Facultad de Ciencias y Tecnología Nombre de la Carrera
Licenciatura en Ciencias Informáticas
Trabajo Proyecto de Análisis y Diseño
de Sistemas Informáticos I
Sistema de Control de Stock
Nombre del Profesor
Lic. Jose Talavera
Integrantes:
LUIS CARLOS MENCIA CUBILLA [email protected]
Asunción – Paraguay
Julio 2015
2 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
Tabla de contenidos
1. PRESENTACION ........................................................................................... 3 1.1.Introducción ...............................................................................................3 1.2.Breve reseña de la empresa ........................................................................3 1.3.Origen del proyecto de OyPE .....................................................................3 1.4.Justificativos ..............................................................................................3
2.OJETIVO Y LIMITACIONES ......................................................................... 4
2.1.Objetivo general .........................................................................................4 2.2.Objetivos específicos..................................................................................4 2.3.Limitaciones del sistema ............................................................................4
3.DOCUMENTACIÓN ....................................................................................... 5 3.1.Organigrama estructural .............................................................................6 3.2.Presentación de las técnicas de relevamiento de datos utilizadas .................7 3.3.Relevamiento de datos................................................................................8 3.4.Formularios ..............................................................................................16 3.5.Documentos .............................................................................................25 3.6.Otros ........................................................................................................28
4.RESUMEN DEL CASO ................................................................................. 29 4.1.Narrativa del caso.....................................................................................29
5.MODELO PRELIMINAR.............................................................................. 31
5.1.Declaración de objetivos ..........................................................................31 5.2.Diagrama de contexto...............................................................................33 5.3.Lista de eventos........................................................................................33 5.4.Diagrama de flujo de datos .......................................................................34 5.5.Diccionario de Datos ................................................................................39 5.6.Especificación de procesos .......................................................................41
6.RESUMEN DEL CASO ................................................................................. 46
6.1.Conclusión ...............................................................................................46
3 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
1. PRESENTACIÓN
1.1. Introducción El presente trabajo documenta el relevamiento de datos para la elaboración o diseño de
un sistema de control de stock, que satisfaga los requerimientos del usuario;incluyendo
los documentos resultantes del relevamiento y los provistos por la empresa “Date El
Gusto” Restaurant.
1.2. Breve Reseña de la Empresa Restaurant DATE EL GUSTO, es una empresa unipersonal que se inicia en el campo,
en el rubro gastronómico, salón comedor ubicado en el centro de la ciudad de Asunción
(calles 25 de mayo y Caballero, número 503) y con horario de atención de 07:00 hs a 14:00 hs, cuya actividad es la venta de productos terminados, como ser: buffet de comidas, minutas, postres, golosinas y bebidas en general, provistos en su totalidad por proveedores seleccionados por el departamento de compras. Además, la empresa realiza ventas solamente al contado. El local, que no posee sucursales, cuenta con la capacidad para albergar a 45 personas (6 mesas con 4 sillas y una mesada con 6 butacas), además de otros numerosos clientes
atendidos a distancia (40 personas promedio) ya que también ofrece servicio de delivery
con un mínimo recargo en el precio de la consumición.
1.3. Origen del Proyecto OyPE La necesidad de contar con un adecuado, confiable y seguro control del stock en la
empresa, fue vista y deducida por el dueño de la misma, Lic. Darío Santacruz, a partir
de los resultados y las experiencias vividas en el local, por lo que decidió contrat arnos
para la elaboración de un sistema que permita optimizar los procesos para así obtener
mejores resultados.
1.4. Justificativos Sistema de Control de Stock Aparte de la ausencia de un sistema para el control del stock, estos son algunos puntos por los que se hace necesario dicho sistema:
La desorganización y la precariedad en la administración y control de los productos a la hora de la documentación.
La ausencia de un control detallado de las entradas y de las salidas de los productos durante la ejecución de las operaciones mencionadas.
La necesidad de contar en todo momento con información del stock de productos, en forma precisa, para la toma de decisiones.
4 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
2. OBJETIVOS Y LIMITACIONES
2.1. Objetivo General Mantener un seguro, preciso y óptimo control del stock de los productos.
2.2. Objetivos Específicos Disponer de información precisa del stock actual, en el menor tiempo posible,
para la reposición oportuna de productos.
Brindar respuesta a consultas sobre la existencia de determinados productos para la venta, de manera sencilla.
Optimizar los procesos involucrados con el flujo de los productos, mediante la practicidad y sencillez del uso del sistema, brindando así resultados óptimos para la empresa.
Conocer en temporal de los productos las existencias, las entradas, las salidas, transferencias, etc.
Limitar los efectos negativos de imprevistos en ventas, rupturas de stock, etc.
Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.
Sustituir el movimiento de documentación por el de información.
Asegurar y comunicar la información necesaria para que la imputación y cálculo de costos sea la correcta.
Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado evitando olvidos, una imposición de plazos a los suministradores que no puedan cumplir y los consiguientes retrasos en las entregas (procedimientos).
2.3. Limitaciones El sistema no contempla el manejo de sucursales.
No contempla el control de los productos sustitutos ni de los complementarios.
5 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3. Documentación
3.1. Organigrama Estructural
RESTAURANT “DATE EL GUSTO”
Gerencia General
Departamento de Administración
Departamento de Logística
RR.HH MARKETING
COMPRAS
DELIVERY
TESORERÍA
DEPÓSITO
VENTAS
PRODUCCIÓN
SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO
CONTABILIDAD
ELABORADO APROBADO CARLOS VILLAR SAMUDIO 20-06-12 LIC. DARIO SANTACRUZ 17-07-12
6 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
Organigrama de Distribución de Puestos
RESTAURANT “DATE EL GUSTO”
GERENCIA GENERAL
1 Gerente General
1 Secretaria
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
1 Jefe de Administración
1 Secretaria
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA
1 Jefe de Logística
1 Secretaria
RR.HH
1 Jefe de RR.HH
1 Empleado
MARKETING
1 Jefe de Márketing
1 Empleado
COMPRAS
1 Jefe de Compras
1 Empleado
DELIVERY
3 Repartidores
TESORERÍA
1 Jefe de Tesorería
1 Cajero
DEPOSITO
1 Empleado de Depósito
VENTAS
1 Jefe de Ventas
1 Empleado
PRODUCCION
2 Empleado de Producción
1 Cocinera
SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO
1 Técnico
2 Limpiadoras
CONTABILIDAD
1 Contador
1 Auxiliar
ELABORADO APROBADO CARLOS VILLAR SAMUDIO 20-06-12 LIC. DARIO SANTACRUZ 17-07-12
7 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3.2. .Presentación de las técnicas de relevamiento de datos utilizadas
TÉCNICA LUGAR FECHA DURACION USUARIOS RESPONSABLE
INVESTIGACION
Restaurant
Date el gusto
8/jun/2012 1 día Carlos Villar
Entrevista
Restaurant
Date el gusto
9/jun/2012 1 día Jefe de Ventas Carlos Villar
10/jun/2012 1 día Jefe de Compras
Hector Lopez
11/jun/2012 1 día Jefe de
Depositos
Osmar Sosa
8 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3.3. Relevamiento de Datos
INVESTIGACION
Resumen: Empresa unipersonal que se inicia en el campo, en el rubro gastronómico, cuya, actividad es la venta de productos terminados, como ser: buffet de comidas, minutas, postres, golosinas y bebidas en general, cobrándose solo en efectivo. No consta de sucursales
PROCEDIMIENTOS: Procedimiento de Compras.
Procedimiento de Recepción de Mercaderías.
Despacho de Mercaderías.
Procedimiento de Compras:
Las compras sólo son nacionales. En el Depósito, de acuerdo a la lista de movimientos o
de existencias, en coordinación con el Jefe de Compras se elabora una requisición1. El
original es enviado a la División de Compras y la copia archivada. El Jefe de Compras verifica el listado de productos y consta los proveedores que tienen capacidad de suministrarlos. El Jefe de Compras solicita una cotización de los productos de acuerdo a la normativa de la empresa, una vez recibida las cotizaciones el Jefe de Compras escoge la más adaptada a las necesidades de la empresa. Ya por ultimo la División de Compras
mite el orden compras en original y dos copias. El original se envía al proveedor, la
primera copia se envía a División de Depósito y la segunda copia se archiva con la
original de requisición.
Informe Final: Este proceso es el adecuado en un control interno, ya que la División de Compras o la persona encargada de realizarla no puede ser la responsable de tanto de ordenar, la compra, confirmar la llegada de tal, aprobar su pago y autorizar su despacho, ya que
tal mezcla de funciones hace entrar en acuerdos extraños e ocultando irregularidades
en la recepción y el despacho de la mercadería.
Procedimiento de Recepción de Mercaderías:
Comienza el proceso de llegada de mercaderías, y las descargas en las zonas
establecidas para el fin, el Jede de Depósito junto a un depositero2, proceden a verificar
la mercadería contra la factura y el orden de compra. Los artículos que se reciben se inspeccionan en calidad y cantidad para luego elaborar un reporte de recepción que se
convierte en parte de la documentación necesaria para realizar el pago. Si existe
conformidad en la recepción, el Jefe de Depósito firma y sella la factura y el Orden de
Compras, en caso contrario se notifica a la División de Compras y se espera alguna
1
Requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. 2
Persona encargada del mantenimiento del Depósito.
9 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
respuesta del Jefe de Compras, por último el Jefe de Depósito envía la factura del
proveedor y la copia del Orden de Compra para su registro en el auxiliar de inventario
junto con el reporte de recepción.
Informe Final: Función crítica de la empresa, ya que ésta es donde se reconoce por primera vez la
adquisición de la mercadería. Se considera impráctica la preparación de reportes de
recepción, tan solo basta la factura y el original de orden de compras, así el empleado
encargado firma y sella en señal de haber recibido la mercadería y las distribuye las
mercaderías en los lugares correspondientes.
Despacho de Mercaderías
Con la factura de venta, el depositero procede a ubicar las cantidades registradas en la
factura para proceder al despacho, el Jefe de Depósito, chequea con el almacenista la
cantidad despachada contra la respectiva factura en caso de estar conforme firma y sella
la factura. El despacho se realiza en el transporte de la compañía o el que disponga el
cliente.
Informe Final: Los procedimientos de despachos deben asegurar a la compañía que las salidas de mercancías sean previstos y que estén autorizados por funcionarios competentes. El uso de órdenes de despacho sería importante ya que permitiría un mejor control en el mismo.
Documentos Adjuntos:
Requisición de compra de la empresa.
Sección Solicitante:
Fecha:
COD. PRODUCTO
DESCRIPCIÓN CANTIDAD CONCEPTO
Recibido por: Emitido por:
10 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
EXPLORACIÓN DE LA COMPETENCIA
P ar t e del pr o ceso del s ist e ma de co nt ro l de inve nt ar io s de l r est aur
ant “Buen S a bo r ”.
La frecuencia con la que se establecerá la toma de inventario será semestral, teniendo
como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del año y como segunda fecha el
cierre de los últimos 6 meses del año en curso. Adicional a la toma de inventario
semestral, el supervisor del almacén podrá realizar muestreos aleatorios en cualquier
momento como medida de control interno para todas aquellas existencias de bienes con
mayor rotación en el Almacén o cuando se desee obtener información sobre el
inventario de bienes específicos. La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2
personas como mínimo, con la finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar
si la toma de la muestra coincide o tiene diferencias en el preciso momento que se
realiza, minimizando el porcentaje de error al cierre de la toma total del inventario. El
personal de Almacén asumirá el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que
se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad
y al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacén
habrá podido validar dicha información durante todo el proceso con los diferentes
grupos. Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea
convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en
su momento defina la Dirección Administrativa.
INFORME FINAL DE LA INVESTIGACIÓN
La búsqueda del Mejor método de valuación del inventario presenta dificultades porque
la cifra del inventario se usa tanto en el balance general como en el estado de ingresos, y
estos dos estados financieros se utilizan para propósitos diferentes. En el estado de
ingreso la función de la cifra del inventario es permitir una asociación de los costos y el
ingreso. En el balance General el inventario y otros activos corrientes se ven como una
medida de habilidad en la empresa para cumplir con sus obligaciones corrientes.
Conocida ya la empresa, su actual sistema, y sus respectivas falencias se toma por
culminado el proceso de investigación de manera satisfactoria
11 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
ENTREVISTAS
Entrevista a: Juan Díaz Rol: Jefe de Compras Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 09/junio/2012 Hora: 09:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio
¿Cuál es su procedimiento para el abastecimiento de productos en la empresa?
Mediante las compras nos abastecemos con los productos que necesitamos, soy el
encargado de responder a las solicitudes de productos o requisición de productos
realizadas por el jefe de depósito, realizo la solicitud de cotizaciones y posteriormente
la orden de compra, que si es aprobada y firmada por el gerente, la envío a los
proveedores para que nos traigan los productos, además de registrarlos, a los
proveedores, en un formulario, que le entregaré como modelo.
¿Requiere usted de algún tipo de informe sobre los procedimientos llevados a cabo para el control interno del stock?
Si
¿Cuál o cuáles?
(ENTREGÓ MODELO DE INFORME, VER APARTADO DE
FORMULARIOS DE SALIDA)
Especialmente un informe:
Informe de valorización de productos obtenidos por proveedor que nos muestra en la cabecera los datos del proveedor: nombre, ruc, dirección, teléfono y abajo como detalle todos los productos que el proveedor nos vendió con todos los datos del producto: código, descripción, precio, cantidad, sub total, que es precio por la cantidad y el total. Además me permite ver los productos que el proveedor puede ofrecerme.
Solo me encargo de realizar las compras de los productos.
¿Nada más que eso?
No, nada más, es todo.
Firma: ……………………
12 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
Entrevista a: Juan Díaz
Rol: Jefe de Ventas Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 09/junio/2012 Hora: 11:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio
¿Cuál es su participación en el sistema de control de stock interno en la empresa?
Solo me limito a realizar consultas de disponibilidades para realizar mejor mi trabajo de ventas de los productos
¿Qué tipo de consultas? ¿Qué informe arroja?
Realizamos las consultas de la hoja o planilla de control diario para saber la
disponibilidad del momento, la que es cargada por los que atienden y van entregando
los productos. Solemos realizar informes sobre el stock de los productos pero al final
del día, no en el momento de las ventas.
(ENTREGÓ MODELO DE INFORME, VER APARTADO DE
FORMULARIOS DE SALIDA)
El informe de stock actual de producto es el que al momento me interesa,
muestra los datos del producto como código del producto y su descripción, su unidad de medida, su precio y su disponibilidad.
Además del de la lista de productos para saber lo que tenemos.
¿Nada más que eso?
No, nada más, es todo.
Firma: ……………………
13 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
Entrevista a: Roque González
Rol: Jefe de Depósito Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 10/junio/2012 Hora: 15:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio
¿De qué funciones específicamente se encarga a la hora del control interno del stock de los productos; usted, como jefe del depósito?
Me encargo del control de los productos, ver que no falten, controlar las entradas, las
salidas, recibir los pedidos a proveedores, solicitar abastecimiento, cargar formularios
¿Qué acontecimientos llevan al crecimiento o decrecimiento del stock de los productos?
Al ver faltas, debido al control que tengo de los productos, realizo la solicitud de los
productos, o requisición de compras como le decimos, al jefe de compras, y al recibirlos
me encargo de que todo lo recibido este en orden corroborándolo con la orden de
compra, y si no, esperar recibir la nota de débito o de crédito correspondiente.
(Entregó muestras de notas de débito y de crédito, ver apartado documentos)
Esas notas también hacen que disminuya o aumente el stock, todo lo anotamos en un
formulario de registro de entradas y de salidas de productos, lo hacen los depositeros,
que me ayudan nada más a realizar las labores.
En el mismo también anotamos cualquier entrada o salida ya sea por robo o por rotura,
pérdida, donación, promoción, transferencia entre depósitos, etc... Cualquier entrada o
salida de productos, anotando la razón de entrada o de salida, como ya verá en nuestro
formulario, le entregaré una muestra.
Un caso particular es que por un descuento del 100% el proveedor podría darnos una factura de monto cero.
¿Los documentos mencionados como factura de compra y las notas de débito y de crédito, pueden ser anulados?
Si, por parte de quien la expidió, y es cuestión de marcarlas como anuladas y realizar un
reajuste del stock de los productos que intervienen. Para ello la planilla de registro.
¿Algo más para agregar? ¿Algún informe utilizada o requerido?
Ah sí, tengo varios informes, les pasaré unas muestras.
14 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
¿Podría explicarme sus usos? ¿Datos utilizados?
Los informes que suelo necesitar y realizar para tomar decisiones son los de existencia
y valorización de productos por depósito (entrega ejemplo)
Describa los datos que hacen al informe
Informe de stock actual de producto muestra los datos del producto como
código del producto y su descripción, su unidad de medida, su precio y su disponibilidad.
Informe de Movimientos de productos por Depósito lleva o muestra los
datos del depósito como código y descripción del depósito, en la cabecera; y
como detalle, código y descripción del producto, la cantidad, la operación (que
puede ser entrada o salida), fecha de la operación, el concepto "que es la razón
por la que salió
entró ese producto, ejemplo: “compra según
factura nro. 45575”, y el usuario o empleado (usuario que realizó la operación)
Informe de Productos con existencia por debajo del mínimo nos muestra los
datos del producto que nos permiten identificarlo, y además, son los que están
por debajo de la cantidad mínima de existencia.
Informe de lista de productos para visualizar todos los datos de los productos, además de ver su disponibilidad
Informe de valorización de productos obtenidos por proveedor nos muestra
en la cabecera los datos del proveedor: nombre, ruc, dirección, teléfono
y abajo como detalle todos los productos que el proveedor nos vendió con todos los datos del producto: código, descripción, precio, cantidad, sub total, que es precio por la cantidad y el total.
Informe de valorización de entradas de productos por rango de fechas tiene las fechas: fecha inicio, fecha fin del rango que cubre el informe, en la cabecera y como detalle los datos de los
productos: (código, descripción, precio unitario, cantidad, razón de entrada (que
produjo u ocasionó su entrada), el sub total, y en el pie del informe el total que
es el precio por la cantidad)
Informe de valorización de salidas de productos por rango de fechas tiene
las fechas: fecha inicio, fecha fin del rango que cubre el informe, en la cabecera
y como detalle los datos de los
productos: (código, descripción, precio unitario, cantidad, razón de salida (que
produjo u ocasionó su salida), el sub total, y en el pie del informe el total que es
el precio por la cantidad)
Informe de cantidad de productos por debajo de stock de seguridad para informar de productos de los que se haya utilizado hasta el stock de seguridad,
15 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
mostrando los datos del mismo: código y descripción del producto, su unidad de
medida, la cantidad, y la cantidad de stock de seguridad)
¿Nada más para agregar?
No, nada más, es todo.
Firma: ……………………
16 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3.4 Formularios 3.4.1De Entrada
Estos son los modelos de formularios de entrada, que los empleados utilizan para registrar datos.
Para Registrar Proveedor
PROVEEDOR CODIGO PROVEEDOR
RUC
NOMBRE COMERCIAL
NOMBRE FISCAL
CIUDAD
DIRECCION
TELEFONO
FAX
CODIGO DEL PRODUCTO
PRECIO_PRODUCTO
Para Registrar Producto
PRODUCTO CODIGO DEL PRODUCTO
DESCRIPCION
FAMILIA O GRUPO
STOCK MINIMO
STOCK INICIAL
STOCK SEGURIDAD
PRECIO COSTO
IVA
PRECIO COSTO CON IVA
PORCENTAJE RENTABILIDAD
PRECIO VENTA
UNIDAD MEDIDA
DIAS PARA CADUCIDAD
Para Registrar Depósito
DEPOSITO CODIGO DEPOSITO
DESCRIPCION DEPOSITO
CANTIDAD MAXIMA DE PRODUCTOS
CODIGO PRODUCTO
DESCRIPCION
CANTIDAD
Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I 17
28 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3.6 Otros Documentos proveídos por la empresa, que podrían servir para una mejor
comprensión de las funciones dentro de la misma
29 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
4. Resumen del caso 4.1. Narrativa del Caso
El restaurant Date El Gusto es una empresa dedicada a la venta de comidas y bebidas, como ser jugos, gaseosas, minutas, buffet, etc. La misma no posee sucursales. Además de la venta en su local propio, ubicado estratégicamente en una zona céntrica, también cuenta con deliveristas encargados de repartir, sin costo, los productos vendidos, a sus respectivos compradores, que anteriormente reservaron pedidos o personalmente o por teléfono.
El restaurant ha tenido mucho éxito, y ya que carece de tecnología alguna a
excepción de uso de planillas electrónicas para elaborar informes, ha decidido
automatizar, para empezar, su sistema de control de stock, y para el efecto ha
requerido de nuestros servicios como analistas de sistemas.
El sistema debe ser capaz de mantener un control seguro, confiable y eficiente de los
productos; lo esencial es poder determinar en cualquier momento y rápidamente la
existencia de los productos para una venta, para el abastecimiento oportuno y a
tiempo, etc.
Las funciones a tener en cuenta para el control interno del stock son los siguientes:
Compras, recepción, almacenaje, despacho y registro del inventario.
Para las compras, el jefe de depósito, luego de revisar las anotaciones, los informes y
según su experiencia realiza la solicitud de productos, que remite al jefe de compras;
el mismo la recibe y realiza o solicita la cotización de los productos a sus
respectivos proveedores. Luego, emite la correspondiente orden de compra y la envía
adjuntando de nuevo la solicitud de productos que él mismo recibió además de la
cotización de los productos recibida. El administrador recibe los documentos y
verifica los datos de los mismos y si todo está correcto firma la orden de compra y
envía el mismo junto con los demás documentos al gerente general. El gerente, los
recibe y los verifica, y si todo está correcto los remite en su totalidad al jefe de
compras, que al recibirlosverifica su correcta autorización y procede a enviar la
orden de compra original al proveedor, archiva la solicitud de productos y la
cotización enviada por el mencionado proveedor; el duplicado de la orden de compra
lo envía al jefe de depósito para que este lo archive.
Para la recepción, cuando el proveedor procede a la entrega de los productos
requeridos, el depositero revisa el duplicado de la orden de compra para comprobar
que todo esté en orden, cuidando de que no haya faltante o rotura o descomposición,
y posterior revisión de los productos por parte del cocinero también en caso de ser
necesario, los acomoda en sus respectivos depósitos dentro del local.
Cuando un departamento o sección dentro de la empresa solicita algún producto, el
depositero se lo envía previa autorización y control por parte del jefe de depósito,
haciendo uso de una planilla de control.
30 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
En el salón, también los ayudantes del cocinero o meseros deben registrar en una
hoja, así como el cocinero, los productos que van saliendo, para mantener un stock
actualizado en todo momento, tarea difícil debido al excesivo número de clientes en
ocasiones; y además de las salidas también las entradas de los productos claro.
Las entradas y las salidas de los productos ocurren muchas veces, y no solo por
ventas y compras, sino por otras razones inesperadas en ocasiones como roturas,
devoluciones, promociones, donaciones, etc.,
es tarea del jefe de depósito controlar estos percances, para tener a tiempo
información para el abastecimiento por ejemplo, por lo que llevar un control de todos
los movimientos, o mejor dicho, llevar un mejor control, se hizo necesario.
El sistema además debe estar preparado para responder a las solicitudes de los
distintos niveles de usuarios, como consultas de existencia en el momento, brindar
informes a gerencia, mantener al jefe de depósito al tanto de todo lo ocurrido con los
productos, como transferencias de los mismos, ajustes realizados por bajas o por
altas, también realizar consultas de productos con stock bajo para prever su ruptura,
etc.
El control físico de inventario es fundamental según el gerente, ya que ya se han
registrado muchas variaciones en el control cruzado de la existencia de productos, no
coinciden las anotaciones con el control físico que realizan.
Todos estos puntos mencionados mejoraran en cuanto al control de los mismos, con
el ahorro de tiempo y la rápida respuesta a requerimientos, que ellos esperan el
sistema pueda brindarles.
31 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5. MODELO PRELIMINAR
5.1. Declaración de objetivos
Gestionar el control de las entradas y de las salidas de los productos de la
empresa Date El GustoRestaurant.
33 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5.3. Lista de eventos
1. Proveedor remite factura 2. Proveedor anula factura 3. Proveedor remite nota de crédito 4. Proveedor anula nota de crédito 5. Proveedor remite nota de débito 6. Proveedor anula nota de débito 7. Proveedor mantiene datos personales 8. Es tiempo de confirmar una venta para actualizar existencia 9. Usuario realiza transferencia de mercaderías de depósito a otro 10. Usuario realiza ajuste de inventario 11. Usuario mantiene tablas menores 12. Usuario mantiene datos personales 13. Usuario realiza consulta de existencia y valorización de productos por
depósito 14. Usuario realiza consulta de stock actual 15. Usuario realiza consulta movimientos de productos por depósito 16. Usuario realiza consulta de productos con existencia por debajo del
mínimo 17. Usuario realiza consulta de valorización de productos obtenidos por
proveedor 18. Usuario realiza consulta de valorización de entradas de productos por
rango de fechas 19. Usuario realiza consulta de valorización de salidas de productos por
rango de fechas 20. Usuario realiza consulta de productos por debajo de stock de seguridad 21. Usuario realiza consulta de informe de toma de inventario 22. Usuario realiza consulta de lista de proveedores con sus productos en
venta 23. Usuario realiza consulta de compras realizadas por rango de fechas
34 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5.4. Diagrama de flujo de datos
1. PROVEEDOR REMITE FACTURA
FACTURAS_COMPRA
PROVEEDOR
datos_proveedor
+ factura_compra
1
Registrar
compra
PRODUCTOS
DEPOSITOS PROVEEDORES
CIUDADES
FAMILIA_PRODUCT
O
NIVEL 2
PROVEEDOR
1.1 Verificar datos
compra
FAMILIA_PRODUCT
1.2 Verificar datos
proveedor
FACTURAS_COMPR
PROVEEDORE CIUDADES
CIUDADES
PRODUCTOS
1.3 Actualizar
datos
35 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
OS
DOR
TOS
OVEEDORES
2.PROVEEDOR ANULA FACTURA
FACTURAS_COMPRA
PROVEEDOR factura_compra 2
Anular
Factura
Compra
PRODUCTOS
FAMILIAS_PRODUCTO
DEPOSIT
PROVEEDORES
NIVEL 2
PROVE
factura_compra
2.1
Verificar
datos factura
FAMILIAS_PRODUCTO
PRODUCTOS
FACTURAS_COMPRA
DEPOSI
PR
2.2 Actualizar
datos factura
36 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
P
no
ta_cred
ito
3.PROVEEDOR REMITE NOTA DE CREDITO
PROVEEDORES
PROVEEDOR
nro_nota_credito
3
Registrar
Nota de
Crédito
DEPOSITOS
RODUCTOS
NOTAS_CREDITO
FACTURAS_COMPRAS
NIVEL 2
PROVEEDORES
PROVEEDOR
nro_nota_credito 3.1 Verificar
datos nota
FACTURAS_COMPRAS
DEPOSITOS
NOTAS_CREDITO
PRODUCTOS
3.2
Actualizard
atos
37 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
4.PROVEEDOR ANULA NOTA DE CREDITO
estad
o_
nota
_cred
ito
+ can
tidad
PROVEEDORES
PROVEEDOR
nro_nota_credito
4 Anular nota
de crédito
FACTURAS_COMPRAS
DEPOSITOS
NOTAS_CREDITO
PRODUCTOS
NIVEL 2
PROVEEDOR
nro_nota_credito
4.1
Verificar
PROVEEDORES
datos FACTURAS_COMPRAS
DEPOSITOS
PRODUCTOS
NOTAS_CREDITO
4.2 Actualizar
datos
38 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5.PROVEEDOR MANTIENE DATOS PERSONALES
dato
s_pro
veed
or
PROVEEDOR
datos_proveedor
5
Mantener
datos
proveedor
PROVEEDORES
CIUDADES
NIVEL 2
PROVEEDOR
datos_proveedor
5.1 Verificar
datos
PROVEEDORES
CIUDADES
5.2 Actualizar
datos
5.5. Diccionario de datos
alfanumérico =[“a” – “z” | “A” – “Z” | 0-9 | “ “ | “*” ]
cantidad ={numeric} cantidad_max_compra ={numeric} cant_max_productos ={numeric} causa_nota_credito ={alfanumérico} causa_nota_debito ={alfanumérico} ciudad_id ={numeric} CIUDADES ={ciudades} ciudades =@ciudad_id+nombre_ciudad condición_venta ={alfanumérico} datos_proveedor = proveedor DEPOSITOS ={deposito} deposito =@deposito_id+descripcion_deposito+cant_max_productos
+{producto_id}+{cantidad}
deposito_id ={numeric} descripción_familia ={alfanumérico} descripción_deposito ={alfanumérico} descripcion_producto ={alfanumérico} dias_validez ={numeric} dirección ={alfanumérico} email ={alfanumérico} estado_factura_compra =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] estado_nota_credito =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] estado_nota_debito =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] FACTURAS_COMPRA ={factura_compra} factura_compra =@nro_factura_compra+proveedor_id+fecha_factura_compra
+condición_venta+importe_factura+estado_factura_compra +{producto_id}+{cantidad}+{precio_venta}+{deposito_id}
FAMILIAS_PRODUCTO ={familia_producto} familia_producto =@familia_producto_id+descripción_familia familia_producto_id ={numeric} fax ={numeric} fecha_factura_compra ={numeric} fecha_nota_credito ={numeric} fecha_nota_debito ={numeric} importe_factura ={numeric} iva_producto ={numeric} nombre_comercial ={alfanumérico} nombre_fiscal ={alfanumérico}
NOTAS_CREDITO ={nota_credito}
nota_credito
=@nro_nota_credito+nro_factura_compra+proveedor_id +fecha_nota_credito+causa_nota_credito_id+total_importe +estado_nota_credito+{producto_id}+{cantidad_producto} +{precio_producto}
NOTAS_DEBITO ={nota_debito}
Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I 39
nota_debito
=@nro_nota_debito+{nro_factura_compra}+{proveedor_id} +fecha_nota_debito+{causa_nota_debito_id}+total_importe +estado_nota_debito+{producto_id}+{cantidad_producto}+{precio_ producto}
nro_factura_compra ={numérico} nro_nota_credito ={numérico} nro_nota_debito ={numérico} numérico =[0-9] porcentaje_rentabilidad ={numérico} precio_coste ={numérico} precio_coste_con_iva ={numérico} precio_producto ={numérico} precio_venta ={numérico} PRODUCTOS ={productos}
PRODUCTOS
=@producto_id+descripcion_producto+familia_producto.id +stock_minimo+stock_inicial+stock_seguridad+precio_coste +precio_coste_con_iva+porcentaje_rentabilidad+precio_venta +unidad_medida.id
producto_id ={numérico} PROVEEDORES ={proveedor}
proveedor
=@proveedor_id+ruc_proveedor+nombre_comercial+nombre_fiscal +ciudades_id+dirección+teléfono+fax+mail+{producto_id} +{precio_producto}
proveedor_id ={numérico} ruc_proveedor ={numérico} stock_inicial ={numérico} stock_minimo ={numérico} stock_seguridad ={numérico}
teléfono ={numérico}
total_importe ={numérico} UNIDADES_MEDIDA ={unidad_medida} unidad_medida =@unidad_medida_id+descripcion_unidad_medida unidad_medida_id ={numérico}
Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I 40
41 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5.6. Especificación de procesos
1.1 Verificar datos compra
Verificar y validar factura compra
Mostrar proveedor
Loop
Verificar y validad producto
Mostrar familia productoFin Loop
1.2 Verificar datos proveedor
Verificar y validar proveedor
Mostrar ciudad
1.3 Actualizar datos
Actualizar proveedor
Actualizar ciudad
Loop
Actualizar producto
Actualizar familia productoFin Loop
Actualizar depósito Actualizar factura compra
42 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
2.1 Verificar datos factura
Ingresar y validar numero factura
Mostrar factura compra
Mostrar familia producto
Mostrar producto
Mostrar proveedor
Mostrar depósito
2.2 Actualizar datos factura
Actualizar factura compra
Actualizar depósito
43 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
3.1 Verificar datos nota Ingresar y validar datos nota de crédito
Mostrar proveedor
Mostrar depósito
Mostrar producto
Mostrar factura compra
3.2 Actualizar datos Actualizar
depósito Actualizar
factura compra Actualizar
nota crédito
44 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
4.1 Verificar datos
Verificar y validar nota de crédito
Mostrar datos nota de crédito
Mostrar datos proveedor Mostrar datos factura compra Mostrar datos depósito Mostrar datos producto
4.2 Actualizar datos
Actualizar estado de factura compra
Actualizar estado nota de crédito
Actualizar cantidad depósito
45 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
5.1 Verificar datos Verificar y validar datos personales Verificar y validar datos ciudad Mostrar datos ciudad
5.2 Actualizar datos
Actualizar datos proveedor Actualizar datos ciudad
46 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I
6. CONCLUSIÓN 6.1. Conclusión
Para concluir podemos decir que esta experiencia nos ha servido de mucho no solo
para esta materia sino para toda la carrera en adelante, ahora sí podemos llegar a
comprender lo que realmente significa esta carrera, lo que realmente es, significado
desconocido para nosotros hasta antes de entrar a este curso. Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I nos ha mostrado lo que se hace en la carrera, y nos ha demostrado que si no te gusta, si no lo sientes, en vano piensas continuar. Especificando más, hablando del proyecto realizado para la materia, estamos consientes de que no lo abordamos como debimos, no supimos dimensionar la real magnitud de tal trabajo, que fuimos descubriéndolo a medida que íbamos aprendiendo, lastimosamente ya fue un poco tarde. Nos esforzamos en demasía, tratando de al menos no estar tan lejos de lo que el profesor pretendía de nuestro trabajo, aprendimos muchísimo, y no hablo solamente del contenido de la materia o del proyecto, sino de lo que conlleva y de lo que se requiere para seguir el paso. Cabe mencionar que hubiera sido una experiencia más interesante la de trabajar con personas extrañas, una empresa desconocida en lugar de optar por una que conozcamos, ya que de eso se trata nuestro trabajo, ofrecer nuestros servicios a personas extrañas, pudiendo toparnos con cualquier tipo de dificultad, que como profesionales tendremos que saber y poder confrontar. Esperamos haber llegado de alguna forma a todos aquellos compañeros que aún no han tomado rumbo recto y seguro hacia la conclusión de la carrera, porque nosotros,
luego de esta experiencia, ya podemos saber si en verdad nos gusta y queremos
seguir, o si esta carrera no es para nosotros; en si es un gran desafío, y cabe en cada
uno de nosotros ya el querer tomarlo y seguir adelante.
Nos retiramos satisfechos pero aun así con la sensación de no haber aprovechado la
oportunidad que no supimos ver, esperamos que no esa tarde.
En fin, buen curso, y excelente experiencia, esperamos que el trabajo presentado haya alcanzado sus expectativas.
Muchas Gracias…