Facultad de Ciencias y Tecnología Integrantes

Facultad de Ciencias y Tecnología Nombre de la Carrera

Licenciatura en Ciencias Informáticas

Trabajo Proyecto de Análisis y Diseño

de Sistemas Informáticos I

Sistema de Control de Stock

Nombre del Profesor

Lic. Jose Talavera

Integrantes:

LUIS CARLOS MENCIA CUBILLA [email protected]

Asunción – Paraguay

Julio 2015

mailto:[email protected]

2 Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I

Tabla de contenidos

1. PRESENTACION ........................................................................................... 3 1.1.Introducción ...............................................................................................3 1.2.Breve reseña de la empresa ........................................................................3 1.3.Origen del proyecto de OyPE .....................................................................3 1.4.Justificativos ..............................................................................................3

2.OJETIVO Y LIMITACIONES ......................................................................... 4

2.1.Objetivo general .........................................................................................4 2.2.Objetivos específicos..................................................................................4 2.3.Limitaciones del sistema ............................................................................4

3.DOCUMENTACIÓN ....................................................................................... 5 3.1.Organigrama estructural .............................................................................6 3.2.Presentación de las técnicas de relevamiento de datos utilizadas .................7 3.3.Relevamiento de datos................................................................................8 3.4.Formularios ..............................................................................................16 3.5.Documentos .............................................................................................25 3.6.Otros ........................................................................................................28

4.RESUMEN DEL CASO ................................................................................. 29 4.1.Narrativa del caso.....................................................................................29

5.MODELO PRELIMINAR.............................................................................. 31

5.1.Declaración de objetivos ..........................................................................31 5.2.Diagrama de contexto...............................................................................33 5.3.Lista de eventos........................................................................................33 5.4.Diagrama de flujo de datos .......................................................................34 5.5.Diccionario de Datos ................................................................................39 5.6.Especificación de procesos .......................................................................41

6.RESUMEN DEL CASO ................................................................................. 46

6.1.Conclusión ...............................................................................................46


1. PRESENTACIÓN

1.1. Introducción El presente trabajo documenta el relevamiento de datos para la elaboración o diseño de

un sistema de control de stock, que satisfaga los requerimientos del usuario;incluyendo

los documentos resultantes del relevamiento y los provistos por la empresa “Date El

Gusto” Restaurant.

1.2. Breve Reseña de la Empresa Restaurant DATE EL GUSTO, es una empresa unipersonal que se inicia en el campo,

en el rubro gastronómico, salón comedor ubicado en el centro de la ciudad de Asunción

(calles 25 de mayo y Caballero, número 503) y con horario de atención de 07:00 hs a 14:00 hs, cuya actividad es la venta de productos terminados, como ser: buffet de comidas, minutas, postres, golosinas y bebidas en general, provistos en su totalidad por proveedores seleccionados por el departamento de compras. Además, la empresa realiza ventas solamente al contado. El local, que no posee sucursales, cuenta con la capacidad para albergar a 45 personas (6 mesas con 4 sillas y una mesada con 6 butacas), además de otros numerosos clientes

atendidos a distancia (40 personas promedio) ya que también ofrece servicio de delivery

con un mínimo recargo en el precio de la consumición.

1.3. Origen del Proyecto OyPE La necesidad de contar con un adecuado, confiable y seguro control del stock en la

empresa, fue vista y deducida por el dueño de la misma, Lic. Darío Santacruz, a partir

de los resultados y las experiencias vividas en el local, por lo que decidió contrat arnos

para la elaboración de un sistema que permita optimizar los procesos para así obtener

mejores resultados.

1.4. Justificativos Sistema de Control de Stock Aparte de la ausencia de un sistema para el control del stock, estos son algunos puntos por los que se hace necesario dicho sistema:

La desorganización y la precariedad en la administración y control de los productos a la hora de la documentación.

La ausencia de un control detallado de las entradas y de las salidas de los productos durante la ejecución de las operaciones mencionadas.

La necesidad de contar en todo momento con información del stock de productos, en forma precisa, para la toma de decisiones.


2. OBJETIVOS Y LIMITACIONES

2.1. Objetivo General Mantener un seguro, preciso y óptimo control del stock de los productos.

2.2. Objetivos Específicos Disponer de información precisa del stock actual, en el menor tiempo posible,

para la reposición oportuna de productos.

Brindar respuesta a consultas sobre la existencia de determinados productos para la venta, de manera sencilla.

Optimizar los procesos involucrados con el flujo de los productos, mediante la practicidad y sencillez del uso del sistema, brindando así resultados óptimos para la empresa.

Conocer en temporal de los productos las existencias, las entradas, las salidas, transferencias, etc.

Limitar los efectos negativos de imprevistos en ventas, rupturas de stock, etc.

Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

Sustituir el movimiento de documentación por el de información.

Asegurar y comunicar la información necesaria para que la imputación y cálculo de costos sea la correcta.

Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado evitando olvidos, una imposición de plazos a los suministradores que no puedan cumplir y los consiguientes retrasos en las entregas (procedimientos).

2.3. Limitaciones El sistema no contempla el manejo de sucursales.

No contempla el control de los productos sustitutos ni de los complementarios.


3. Documentación

3.1. Organigrama Estructural

RESTAURANT “DATE EL GUSTO”

Gerencia General

Departamento de Administración

Departamento de Logística

RR.HH MARKETING

COMPRAS

DELIVERY

TESORERÍA

DEPÓSITO

VENTAS

PRODUCCIÓN

SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

CONTABILIDAD

ELABORADO APROBADO CARLOS VILLAR SAMUDIO 20-06-12 LIC. DARIO SANTACRUZ 17-07-12


Organigrama de Distribución de Puestos

RESTAURANT “DATE EL GUSTO”

GERENCIA GENERAL

1 Gerente General

1 Secretaria

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

1 Jefe de Administración

1 Secretaria

DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

1 Jefe de Logística

1 Secretaria

RR.HH

1 Jefe de RR.HH

1 Empleado

MARKETING

1 Jefe de Márketing

1 Empleado

COMPRAS

1 Jefe de Compras

1 Empleado

DELIVERY

3 Repartidores

TESORERÍA

1 Jefe de Tesorería

1 Cajero

DEPOSITO

1 Empleado de Depósito

VENTAS

1 Jefe de Ventas

1 Empleado

PRODUCCION

2 Empleado de Producción

1 Cocinera

SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

1 Técnico

2 Limpiadoras

CONTABILIDAD

1 Contador

1 Auxiliar

ELABORADO APROBADO CARLOS VILLAR SAMUDIO 20-06-12 LIC. DARIO SANTACRUZ 17-07-12


3.2. .Presentación de las técnicas de relevamiento de datos utilizadas

TÉCNICA LUGAR FECHA DURACION USUARIOS RESPONSABLE

INVESTIGACION

Restaurant

Date el gusto

8/jun/2012 1 día Carlos Villar

Entrevista

Restaurant

Date el gusto

9/jun/2012 1 día Jefe de Ventas Carlos Villar

10/jun/2012 1 día Jefe de Compras

Hector Lopez

11/jun/2012 1 día Jefe de

Depositos

Osmar Sosa


3.3. Relevamiento de Datos

INVESTIGACION

Resumen: Empresa unipersonal que se inicia en el campo, en el rubro gastronómico, cuya, actividad es la venta de productos terminados, como ser: buffet de comidas, minutas, postres, golosinas y bebidas en general, cobrándose solo en efectivo. No consta de sucursales

PROCEDIMIENTOS: Procedimiento de Compras.

Procedimiento de Recepción de Mercaderías.

Despacho de Mercaderías.

Procedimiento de Compras:

Las compras sólo son nacionales. En el Depósito, de acuerdo a la lista de movimientos o

de existencias, en coordinación con el Jefe de Compras se elabora una requisición1. El

original es enviado a la División de Compras y la copia archivada. El Jefe de Compras verifica el listado de productos y consta los proveedores que tienen capacidad de suministrarlos. El Jefe de Compras solicita una cotización de los productos de acuerdo a la normativa de la empresa, una vez recibida las cotizaciones el Jefe de Compras escoge la más adaptada a las necesidades de la empresa. Ya por ultimo la División de Compras

mite el orden compras en original y dos copias. El original se envía al proveedor, la

primera copia se envía a División de Depósito y la segunda copia se archiva con la

original de requisición.

Informe Final: Este proceso es el adecuado en un control interno, ya que la División de Compras o la persona encargada de realizarla no puede ser la responsable de tanto de ordenar, la compra, confirmar la llegada de tal, aprobar su pago y autorizar su despacho, ya que

tal mezcla de funciones hace entrar en acuerdos extraños e ocultando irregularidades

en la recepción y el despacho de la mercadería.

Procedimiento de Recepción de Mercaderías:

Comienza el proceso de llegada de mercaderías, y las descargas en las zonas

establecidas para el fin, el Jede de Depósito junto a un depositero2, proceden a verificar

la mercadería contra la factura y el orden de compra. Los artículos que se reciben se inspeccionan en calidad y cantidad para luego elaborar un reporte de recepción que se

convierte en parte de la documentación necesaria para realizar el pago. Si existe

conformidad en la recepción, el Jefe de Depósito firma y sella la factura y el Orden de

Compras, en caso contrario se notifica a la División de Compras y se espera alguna

1

Requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. 2

Persona encargada del mantenimiento del Depósito.


respuesta del Jefe de Compras, por último el Jefe de Depósito envía la factura del

proveedor y la copia del Orden de Compra para su registro en el auxiliar de inventario

junto con el reporte de recepción.

Informe Final: Función crítica de la empresa, ya que ésta es donde se reconoce por primera vez la

adquisición de la mercadería. Se considera impráctica la preparación de reportes de

recepción, tan solo basta la factura y el original de orden de compras, así el empleado

encargado firma y sella en señal de haber recibido la mercadería y las distribuye las

mercaderías en los lugares correspondientes.

Despacho de Mercaderías

Con la factura de venta, el depositero procede a ubicar las cantidades registradas en la

factura para proceder al despacho, el Jefe de Depósito, chequea con el almacenista la

cantidad despachada contra la respectiva factura en caso de estar conforme firma y sella

la factura. El despacho se realiza en el transporte de la compañía o el que disponga el

cliente.

Informe Final: Los procedimientos de despachos deben asegurar a la compañía que las salidas de mercancías sean previstos y que estén autorizados por funcionarios competentes. El uso de órdenes de despacho sería importante ya que permitiría un mejor control en el mismo.

Documentos Adjuntos:

Requisición de compra de la empresa.

Sección Solicitante:

Fecha:

COD. PRODUCTO

DESCRIPCIÓN CANTIDAD CONCEPTO

Recibido por: Emitido por:


EXPLORACIÓN DE LA COMPETENCIA

P ar t e del pr o ceso del s ist e ma de co nt ro l de inve nt ar io s de l r est aur

ant “Buen S a bo r ”.

La frecuencia con la que se establecerá la toma de inventario será semestral, teniendo

como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del año y como segunda fecha el

cierre de los últimos 6 meses del año en curso. Adicional a la toma de inventario

semestral, el supervisor del almacén podrá realizar muestreos aleatorios en cualquier

momento como medida de control interno para todas aquellas existencias de bienes con

mayor rotación en el Almacén o cuando se desee obtener información sobre el

inventario de bienes específicos. La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2

personas como mínimo, con la finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar

si la toma de la muestra coincide o tiene diferencias en el preciso momento que se

realiza, minimizando el porcentaje de error al cierre de la toma total del inventario. El

personal de Almacén asumirá el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que

se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad

y al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacén

habrá podido validar dicha información durante todo el proceso con los diferentes

grupos. Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea

convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en

su momento defina la Dirección Administrativa.

INFORME FINAL DE LA INVESTIGACIÓN

La búsqueda del Mejor método de valuación del inventario presenta dificultades porque

la cifra del inventario se usa tanto en el balance general como en el estado de ingresos, y

estos dos estados financieros se utilizan para propósitos diferentes. En el estado de

ingreso la función de la cifra del inventario es permitir una asociación de los costos y el

ingreso. En el balance General el inventario y otros activos corrientes se ven como una

medida de habilidad en la empresa para cumplir con sus obligaciones corrientes.

Conocida ya la empresa, su actual sistema, y sus respectivas falencias se toma por

culminado el proceso de investigación de manera satisfactoria


ENTREVISTAS

Entrevista a: Juan Díaz Rol: Jefe de Compras Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 09/junio/2012 Hora: 09:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio

¿Cuál es su procedimiento para el abastecimiento de productos en la empresa?

Mediante las compras nos abastecemos con los productos que necesitamos, soy el

encargado de responder a las solicitudes de productos o requisición de productos

realizadas por el jefe de depósito, realizo la solicitud de cotizaciones y posteriormente

la orden de compra, que si es aprobada y firmada por el gerente, la envío a los

proveedores para que nos traigan los productos, además de registrarlos, a los

proveedores, en un formulario, que le entregaré como modelo.

¿Requiere usted de algún tipo de informe sobre los procedimientos llevados a cabo para el control interno del stock?

Si

¿Cuál o cuáles?

(ENTREGÓ MODELO DE INFORME, VER APARTADO DE

FORMULARIOS DE SALIDA)

Especialmente un informe:

Informe de valorización de productos obtenidos por proveedor que nos muestra en la cabecera los datos del proveedor: nombre, ruc, dirección, teléfono y abajo como detalle todos los productos que el proveedor nos vendió con todos los datos del producto: código, descripción, precio, cantidad, sub total, que es precio por la cantidad y el total. Además me permite ver los productos que el proveedor puede ofrecerme.

Solo me encargo de realizar las compras de los productos.

¿Nada más que eso?

No, nada más, es todo.

Firma: ……………………


Entrevista a: Juan Díaz

Rol: Jefe de Ventas Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 09/junio/2012 Hora: 11:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio

¿Cuál es su participación en el sistema de control de stock interno en la empresa?

Solo me limito a realizar consultas de disponibilidades para realizar mejor mi trabajo de ventas de los productos

¿Qué tipo de consultas? ¿Qué informe arroja?

Realizamos las consultas de la hoja o planilla de control diario para saber la

disponibilidad del momento, la que es cargada por los que atienden y van entregando

los productos. Solemos realizar informes sobre el stock de los productos pero al final

del día, no en el momento de las ventas.

(ENTREGÓ MODELO DE INFORME, VER APARTADO DE

FORMULARIOS DE SALIDA)

El informe de stock actual de producto es el que al momento me interesa,

muestra los datos del producto como código del producto y su descripción, su unidad de medida, su precio y su disponibilidad.

Además del de la lista de productos para saber lo que tenemos.

¿Nada más que eso?


Firma: ……………………


Entrevista a: Roque González

Rol: Jefe de Depósito Lugar: Local de la empresa Restaurant Date El Gusto Fecha: 10/junio/2012 Hora: 15:00 Entrevistador: Carlos Villar Samudio

¿De qué funciones específicamente se encarga a la hora del control interno del stock de los productos; usted, como jefe del depósito?

Me encargo del control de los productos, ver que no falten, controlar las entradas, las

salidas, recibir los pedidos a proveedores, solicitar abastecimiento, cargar formularios

¿Qué acontecimientos llevan al crecimiento o decrecimiento del stock de los productos?

Al ver faltas, debido al control que tengo de los productos, realizo la solicitud de los

productos, o requisición de compras como le decimos, al jefe de compras, y al recibirlos

me encargo de que todo lo recibido este en orden corroborándolo con la orden de

compra, y si no, esperar recibir la nota de débito o de crédito correspondiente.

(Entregó muestras de notas de débito y de crédito, ver apartado documentos)

Esas notas también hacen que disminuya o aumente el stock, todo lo anotamos en un

formulario de registro de entradas y de salidas de productos, lo hacen los depositeros,

que me ayudan nada más a realizar las labores.

En el mismo también anotamos cualquier entrada o salida ya sea por robo o por rotura,

pérdida, donación, promoción, transferencia entre depósitos, etc... Cualquier entrada o

salida de productos, anotando la razón de entrada o de salida, como ya verá en nuestro

formulario, le entregaré una muestra.

Un caso particular es que por un descuento del 100% el proveedor podría darnos una factura de monto cero.

¿Los documentos mencionados como factura de compra y las notas de débito y de crédito, pueden ser anulados?

Si, por parte de quien la expidió, y es cuestión de marcarlas como anuladas y realizar un

reajuste del stock de los productos que intervienen. Para ello la planilla de registro.

¿Algo más para agregar? ¿Algún informe utilizada o requerido?

Ah sí, tengo varios informes, les pasaré unas muestras.


¿Podría explicarme sus usos? ¿Datos utilizados?

Los informes que suelo necesitar y realizar para tomar decisiones son los de existencia

y valorización de productos por depósito (entrega ejemplo)

Describa los datos que hacen al informe

Informe de stock actual de producto muestra los datos del producto como

código del producto y su descripción, su unidad de medida, su precio y su disponibilidad.

Informe de Movimientos de productos por Depósito lleva o muestra los

datos del depósito como código y descripción del depósito, en la cabecera; y

como detalle, código y descripción del producto, la cantidad, la operación (que

puede ser entrada o salida), fecha de la operación, el concepto "que es la razón

por la que salió

entró ese producto, ejemplo: “compra según

factura nro. 45575”, y el usuario o empleado (usuario que realizó la operación)

Informe de Productos con existencia por debajo del mínimo nos muestra los

datos del producto que nos permiten identificarlo, y además, son los que están

por debajo de la cantidad mínima de existencia.

Informe de lista de productos para visualizar todos los datos de los productos, además de ver su disponibilidad

Informe de valorización de productos obtenidos por proveedor nos muestra

en la cabecera los datos del proveedor: nombre, ruc, dirección, teléfono

y abajo como detalle todos los productos que el proveedor nos vendió con todos los datos del producto: código, descripción, precio, cantidad, sub total, que es precio por la cantidad y el total.

Informe de valorización de entradas de productos por rango de fechas tiene las fechas: fecha inicio, fecha fin del rango que cubre el informe, en la cabecera y como detalle los datos de los

productos: (código, descripción, precio unitario, cantidad, razón de entrada (que

produjo u ocasionó su entrada), el sub total, y en el pie del informe el total que

es el precio por la cantidad)

Informe de valorización de salidas de productos por rango de fechas tiene

las fechas: fecha inicio, fecha fin del rango que cubre el informe, en la cabecera

y como detalle los datos de los

productos: (código, descripción, precio unitario, cantidad, razón de salida (que

produjo u ocasionó su salida), el sub total, y en el pie del informe el total que es

el precio por la cantidad)

Informe de cantidad de productos por debajo de stock de seguridad para informar de productos de los que se haya utilizado hasta el stock de seguridad,


mostrando los datos del mismo: código y descripción del producto, su unidad de

medida, la cantidad, y la cantidad de stock de seguridad)

¿Nada más para agregar?


Firma: ……………………


3.4 Formularios 3.4.1De Entrada

Estos son los modelos de formularios de entrada, que los empleados utilizan para registrar datos.

Para Registrar Proveedor

PROVEEDOR CODIGO PROVEEDOR

RUC

NOMBRE COMERCIAL

NOMBRE FISCAL

CIUDAD

DIRECCION

TELEFONO

FAX

E-MAIL

CODIGO DEL PRODUCTO

PRECIO_PRODUCTO

Para Registrar Producto

PRODUCTO CODIGO DEL PRODUCTO

DESCRIPCION

FAMILIA O GRUPO

STOCK MINIMO

STOCK INICIAL

STOCK SEGURIDAD

PRECIO COSTO

IVA

PRECIO COSTO CON IVA

PORCENTAJE RENTABILIDAD

PRECIO VENTA

UNIDAD MEDIDA

DIAS PARA CADUCIDAD

Para Registrar Depósito

DEPOSITO CODIGO DEPOSITO

DESCRIPCION DEPOSITO

CANTIDAD MAXIMA DE PRODUCTOS

CODIGO PRODUCTO

DESCRIPCION

CANTIDAD

Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I 17

Para Registro de entradas y de salidas de productos


Planilla de control diario


3.4.2De Salida






3.5 Documentos





3.6 Otros Documentos proveídos por la empresa, que podrían servir para una mejor

comprensión de las funciones dentro de la misma


4. Resumen del caso 4.1. Narrativa del Caso

El restaurant Date El Gusto es una empresa dedicada a la venta de comidas y bebidas, como ser jugos, gaseosas, minutas, buffet, etc. La misma no posee sucursales. Además de la venta en su local propio, ubicado estratégicamente en una zona céntrica, también cuenta con deliveristas encargados de repartir, sin costo, los productos vendidos, a sus respectivos compradores, que anteriormente reservaron pedidos o personalmente o por teléfono.

El restaurant ha tenido mucho éxito, y ya que carece de tecnología alguna a

excepción de uso de planillas electrónicas para elaborar informes, ha decidido

automatizar, para empezar, su sistema de control de stock, y para el efecto ha

requerido de nuestros servicios como analistas de sistemas.

El sistema debe ser capaz de mantener un control seguro, confiable y eficiente de los

productos; lo esencial es poder determinar en cualquier momento y rápidamente la

existencia de los productos para una venta, para el abastecimiento oportuno y a

tiempo, etc.

Las funciones a tener en cuenta para el control interno del stock son los siguientes:

Compras, recepción, almacenaje, despacho y registro del inventario.

Para las compras, el jefe de depósito, luego de revisar las anotaciones, los informes y

según su experiencia realiza la solicitud de productos, que remite al jefe de compras;

el mismo la recibe y realiza o solicita la cotización de los productos a sus

respectivos proveedores. Luego, emite la correspondiente orden de compra y la envía

adjuntando de nuevo la solicitud de productos que él mismo recibió además de la

cotización de los productos recibida. El administrador recibe los documentos y

verifica los datos de los mismos y si todo está correcto firma la orden de compra y

envía el mismo junto con los demás documentos al gerente general. El gerente, los

recibe y los verifica, y si todo está correcto los remite en su totalidad al jefe de

compras, que al recibirlosverifica su correcta autorización y procede a enviar la

orden de compra original al proveedor, archiva la solicitud de productos y la

cotización enviada por el mencionado proveedor; el duplicado de la orden de compra

lo envía al jefe de depósito para que este lo archive.

Para la recepción, cuando el proveedor procede a la entrega de los productos

requeridos, el depositero revisa el duplicado de la orden de compra para comprobar

que todo esté en orden, cuidando de que no haya faltante o rotura o descomposición,

y posterior revisión de los productos por parte del cocinero también en caso de ser

necesario, los acomoda en sus respectivos depósitos dentro del local.

Cuando un departamento o sección dentro de la empresa solicita algún producto, el

depositero se lo envía previa autorización y control por parte del jefe de depósito,

haciendo uso de una planilla de control.


En el salón, también los ayudantes del cocinero o meseros deben registrar en una

hoja, así como el cocinero, los productos que van saliendo, para mantener un stock

actualizado en todo momento, tarea difícil debido al excesivo número de clientes en

ocasiones; y además de las salidas también las entradas de los productos claro.

Las entradas y las salidas de los productos ocurren muchas veces, y no solo por

ventas y compras, sino por otras razones inesperadas en ocasiones como roturas,

devoluciones, promociones, donaciones, etc.,

es tarea del jefe de depósito controlar estos percances, para tener a tiempo

información para el abastecimiento por ejemplo, por lo que llevar un control de todos

los movimientos, o mejor dicho, llevar un mejor control, se hizo necesario.

El sistema además debe estar preparado para responder a las solicitudes de los

distintos niveles de usuarios, como consultas de existencia en el momento, brindar

informes a gerencia, mantener al jefe de depósito al tanto de todo lo ocurrido con los

productos, como transferencias de los mismos, ajustes realizados por bajas o por

altas, también realizar consultas de productos con stock bajo para prever su ruptura,

etc.

El control físico de inventario es fundamental según el gerente, ya que ya se han

registrado muchas variaciones en el control cruzado de la existencia de productos, no

coinciden las anotaciones con el control físico que realizan.

Todos estos puntos mencionados mejoraran en cuanto al control de los mismos, con

el ahorro de tiempo y la rápida respuesta a requerimientos, que ellos esperan el

sistema pueda brindarles.


5. MODELO PRELIMINAR

5.1. Declaración de objetivos

Gestionar el control de las entradas y de las salidas de los productos de la

empresa Date El GustoRestaurant.

5.2. Diagrama de contexto



5.3. Lista de eventos

1. Proveedor remite factura 2. Proveedor anula factura 3. Proveedor remite nota de crédito 4. Proveedor anula nota de crédito 5. Proveedor remite nota de débito 6. Proveedor anula nota de débito 7. Proveedor mantiene datos personales 8. Es tiempo de confirmar una venta para actualizar existencia 9. Usuario realiza transferencia de mercaderías de depósito a otro 10. Usuario realiza ajuste de inventario 11. Usuario mantiene tablas menores 12. Usuario mantiene datos personales 13. Usuario realiza consulta de existencia y valorización de productos por

depósito 14. Usuario realiza consulta de stock actual 15. Usuario realiza consulta movimientos de productos por depósito 16. Usuario realiza consulta de productos con existencia por debajo del

mínimo 17. Usuario realiza consulta de valorización de productos obtenidos por

proveedor 18. Usuario realiza consulta de valorización de entradas de productos por

rango de fechas 19. Usuario realiza consulta de valorización de salidas de productos por

rango de fechas 20. Usuario realiza consulta de productos por debajo de stock de seguridad 21. Usuario realiza consulta de informe de toma de inventario 22. Usuario realiza consulta de lista de proveedores con sus productos en

venta 23. Usuario realiza consulta de compras realizadas por rango de fechas


5.4. Diagrama de flujo de datos

1. PROVEEDOR REMITE FACTURA

FACTURAS_COMPRA

PROVEEDOR

datos_proveedor

+ factura_compra

1

Registrar

compra

PRODUCTOS

DEPOSITOS PROVEEDORES

CIUDADES

FAMILIA_PRODUCT

O

NIVEL 2

PROVEEDOR

1.1 Verificar datos

compra

FAMILIA_PRODUCT

1.2 Verificar datos

proveedor

FACTURAS_COMPR

PROVEEDORE CIUDADES

CIUDADES

PRODUCTOS

1.3 Actualizar

datos


OS

DOR

TOS

OVEEDORES

2.PROVEEDOR ANULA FACTURA

FACTURAS_COMPRA

PROVEEDOR factura_compra 2

Anular

Factura

Compra

PRODUCTOS

FAMILIAS_PRODUCTO

DEPOSIT

PROVEEDORES

NIVEL 2

PROVE

factura_compra

2.1

Verificar

datos factura

FAMILIAS_PRODUCTO

PRODUCTOS

FACTURAS_COMPRA

DEPOSI

PR

2.2 Actualizar

datos factura


P

no

ta_cred

ito

3.PROVEEDOR REMITE NOTA DE CREDITO

PROVEEDORES

PROVEEDOR

nro_nota_credito

3

Registrar

Nota de

Crédito

DEPOSITOS

RODUCTOS

NOTAS_CREDITO

FACTURAS_COMPRAS

NIVEL 2

PROVEEDORES

PROVEEDOR

nro_nota_credito 3.1 Verificar

datos nota

FACTURAS_COMPRAS

DEPOSITOS

NOTAS_CREDITO

PRODUCTOS

3.2

Actualizard

atos


4.PROVEEDOR ANULA NOTA DE CREDITO

estad

o_

nota

_cred

ito

+ can

tidad

PROVEEDORES

PROVEEDOR

nro_nota_credito

4 Anular nota

de crédito

FACTURAS_COMPRAS

DEPOSITOS

NOTAS_CREDITO

PRODUCTOS

NIVEL 2

PROVEEDOR

nro_nota_credito

4.1

Verificar

PROVEEDORES

datos FACTURAS_COMPRAS

DEPOSITOS

PRODUCTOS

NOTAS_CREDITO

4.2 Actualizar

datos


5.PROVEEDOR MANTIENE DATOS PERSONALES

dato

s_pro

veed

or

PROVEEDOR

datos_proveedor

5

Mantener

datos

proveedor

PROVEEDORES

CIUDADES

NIVEL 2

PROVEEDOR

datos_proveedor

5.1 Verificar

datos

PROVEEDORES

CIUDADES

5.2 Actualizar

datos

5.5. Diccionario de datos

alfanumérico =[“a” – “z” | “A” – “Z” | 0-9 | “ “ | “*” ]

cantidad ={numeric} cantidad_max_compra ={numeric} cant_max_productos ={numeric} causa_nota_credito ={alfanumérico} causa_nota_debito ={alfanumérico} ciudad_id ={numeric} CIUDADES ={ciudades} ciudades =@ciudad_id+nombre_ciudad condición_venta ={alfanumérico} datos_proveedor = proveedor DEPOSITOS ={deposito} deposito =@deposito_id+descripcion_deposito+cant_max_productos

+{producto_id}+{cantidad}

deposito_id ={numeric} descripción_familia ={alfanumérico} descripción_deposito ={alfanumérico} descripcion_producto ={alfanumérico} dias_validez ={numeric} dirección ={alfanumérico} email ={alfanumérico} estado_factura_compra =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] estado_nota_credito =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] estado_nota_debito =[“APROBADA”| “ANULADA”| “BORRADOR”] FACTURAS_COMPRA ={factura_compra} factura_compra =@nro_factura_compra+proveedor_id+fecha_factura_compra

+condición_venta+importe_factura+estado_factura_compra +{producto_id}+{cantidad}+{precio_venta}+{deposito_id}

FAMILIAS_PRODUCTO ={familia_producto} familia_producto =@familia_producto_id+descripción_familia familia_producto_id ={numeric} fax ={numeric} fecha_factura_compra ={numeric} fecha_nota_credito ={numeric} fecha_nota_debito ={numeric} importe_factura ={numeric} iva_producto ={numeric} nombre_comercial ={alfanumérico} nombre_fiscal ={alfanumérico}

NOTAS_CREDITO ={nota_credito}

nota_credito

=@nro_nota_credito+nro_factura_compra+proveedor_id +fecha_nota_credito+causa_nota_credito_id+total_importe +estado_nota_credito+{producto_id}+{cantidad_producto} +{precio_producto}

NOTAS_DEBITO ={nota_debito}


mailto:@ciudad_id+nombre_ciudad

mailto:@deposito_id+descripcion_deposito+cant_max_productos

mailto:@nro_factura_compra+proveedor_id+fecha_factura_compra

mailto:@familia_producto_id+descripción_familia

mailto:@nro_nota_credito+nro_factura_compra+proveedor_id

nota_debito

=@nro_nota_debito+{nro_factura_compra}+{proveedor_id} +fecha_nota_debito+{causa_nota_debito_id}+total_importe +estado_nota_debito+{producto_id}+{cantidad_producto}+{precio_ producto}

nro_factura_compra ={numérico} nro_nota_credito ={numérico} nro_nota_debito ={numérico} numérico =[0-9] porcentaje_rentabilidad ={numérico} precio_coste ={numérico} precio_coste_con_iva ={numérico} precio_producto ={numérico} precio_venta ={numérico} PRODUCTOS ={productos}

PRODUCTOS

=@producto_id+descripcion_producto+familia_producto.id +stock_minimo+stock_inicial+stock_seguridad+precio_coste +precio_coste_con_iva+porcentaje_rentabilidad+precio_venta +unidad_medida.id

producto_id ={numérico} PROVEEDORES ={proveedor}

proveedor

=@proveedor_id+ruc_proveedor+nombre_comercial+nombre_fiscal +ciudades_id+dirección+teléfono+fax+mail+{producto_id} +{precio_producto}

proveedor_id ={numérico} ruc_proveedor ={numérico} stock_inicial ={numérico} stock_minimo ={numérico} stock_seguridad ={numérico}

teléfono ={numérico}

total_importe ={numérico} UNIDADES_MEDIDA ={unidad_medida} unidad_medida =@unidad_medida_id+descripcion_unidad_medida unidad_medida_id ={numérico}


mailto:@nro_nota_debito+

mailto:@producto_id+descripcion_producto+familia_producto.id

mailto:@proveedor_id+ruc_proveedor+nombre_comercial+nombre_fiscal

mailto:@unidad_medida_id+descripcion_unidad_medida


5.6. Especificación de procesos

1.1 Verificar datos compra

Verificar y validar factura compra

Mostrar proveedor

Loop

Verificar y validad producto

Mostrar familia productoFin Loop

1.2 Verificar datos proveedor

Verificar y validar proveedor

Mostrar ciudad

1.3 Actualizar datos

Actualizar proveedor

Actualizar ciudad

Loop

Actualizar producto

Actualizar familia productoFin Loop

Actualizar depósito Actualizar factura compra


2.1 Verificar datos factura

Ingresar y validar numero factura

Mostrar factura compra

Mostrar familia producto

Mostrar producto

Mostrar proveedor

Mostrar depósito

2.2 Actualizar datos factura

Actualizar factura compra

Actualizar depósito


3.1 Verificar datos nota Ingresar y validar datos nota de crédito

Mostrar proveedor

Mostrar depósito

Mostrar producto

Mostrar factura compra

3.2 Actualizar datos Actualizar

depósito Actualizar

factura compra Actualizar

nota crédito


4.1 Verificar datos

Verificar y validar nota de crédito

Mostrar datos nota de crédito

Mostrar datos proveedor Mostrar datos factura compra Mostrar datos depósito Mostrar datos producto


Actualizar estado de factura compra

Actualizar estado nota de crédito

Actualizar cantidad depósito


5.1 Verificar datos Verificar y validar datos personales Verificar y validar datos ciudad Mostrar datos ciudad


Actualizar datos proveedor Actualizar datos ciudad


6. CONCLUSIÓN 6.1. Conclusión

Para concluir podemos decir que esta experiencia nos ha servido de mucho no solo

para esta materia sino para toda la carrera en adelante, ahora sí podemos llegar a

comprender lo que realmente significa esta carrera, lo que realmente es, significado

desconocido para nosotros hasta antes de entrar a este curso. Análisis y Diseño de Sistemas Informáticos I nos ha mostrado lo que se hace en la carrera, y nos ha demostrado que si no te gusta, si no lo sientes, en vano piensas continuar. Especificando más, hablando del proyecto realizado para la materia, estamos consientes de que no lo abordamos como debimos, no supimos dimensionar la real magnitud de tal trabajo, que fuimos descubriéndolo a medida que íbamos aprendiendo, lastimosamente ya fue un poco tarde. Nos esforzamos en demasía, tratando de al menos no estar tan lejos de lo que el profesor pretendía de nuestro trabajo, aprendimos muchísimo, y no hablo solamente del contenido de la materia o del proyecto, sino de lo que conlleva y de lo que se requiere para seguir el paso. Cabe mencionar que hubiera sido una experiencia más interesante la de trabajar con personas extrañas, una empresa desconocida en lugar de optar por una que conozcamos, ya que de eso se trata nuestro trabajo, ofrecer nuestros servicios a personas extrañas, pudiendo toparnos con cualquier tipo de dificultad, que como profesionales tendremos que saber y poder confrontar. Esperamos haber llegado de alguna forma a todos aquellos compañeros que aún no han tomado rumbo recto y seguro hacia la conclusión de la carrera, porque nosotros,

luego de esta experiencia, ya podemos saber si en verdad nos gusta y queremos

seguir, o si esta carrera no es para nosotros; en si es un gran desafío, y cabe en cada

uno de nosotros ya el querer tomarlo y seguir adelante.

Nos retiramos satisfechos pero aun así con la sensación de no haber aprovechado la

oportunidad que no supimos ver, esperamos que no esa tarde.

En fin, buen curso, y excelente experiencia, esperamos que el trabajo presentado haya alcanzado sus expectativas.

Muchas Gracias…

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Facultad de Ciencias y Tecnología Integrantes