Riva uniiso20121 31marzo2014

ACCREDIA L’ente italiano di accreditamento

Informativa in merito all’accreditamento per lo

schema di certificazione UNI ISO 20121:2013

Sistemi di gestione sostenibile degli eventi (ESMS)Requisiti e guida per l’utilizzo

Milano, 31 marzo 2014

Dott. Emanuele Riva – DirettoreACCREDIA - Dipartimento Certificazione e Ispezione

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Sommario

1. Introduzione

2. Contesto Normativo

3. Norma e regole di accreditamento

4. Iter di certificazione

5. Processo di accreditamento

6. Mantenimento dell’accreditamento

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1. Introduzione

BS 8901"Specification for a sustainable event management system"

UNI ISO 20121:2013

È rivolta sia ad aziende che si occupano di organizzazioni di eventi come corebusiness, ma anche ad organizzazioni che intendono implementare o migliorarela propria capacità di organizzare i propri eventi aziendali in modo sostenibile.

Necessita di un "analisi iniziale di significatività" (6.1.2), come la normaISO 14001 (identificare gli aspetti di sviluppo sostenibile, e valutarne ilsignificato – rilevanza/importanza - associato alle proprie attività), maconsidera anche la dimensione sociale ed economica dell’evento e non soloquella ambientale.

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Contesto:

La norma si basa sui principi consolidati del sistema di gestione

Include alcuni elementi caratteristici della ISO 26000

È rivolta a varie tipologie di eventi (dalla manifestazione sportiva all'happy hours di un wine bar)

Integra il modello PDCA

Quante volte vengono citate altre Famiglie di norme (esclusa bibliografia)

ISO 26000 12 volte ISO Guide 73 5 volte ISO 9000 4 volte ISO 14001 4 volte

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IMPORTANTE:

La verifica fatta a fronte di questa norma deve prevede l'analisi della normativa applicabile

Esempio:

Il D.Lgs 69/2013 fa rientrare nel campo di applicabilità del testo unico leattività di approntamento e smantellamento di alcune strutture allestite otensostrutture per manifestazioni fieristiche e dà indicazioni pratiche pereseguire la verifica dell'idoneità tecnico-professionale di queste.

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Requisiti:

Politica del sistema di gestione.

Analisi del contesto di riferimento (scopo del sistema, principi di riferimento…).

Impegno della direzione e leadership (responsabilità, ruoli…).

Pianificazione del servizio, obbiettivi, target.

Risorse, competenze, comunicazione, documentazione.

Attività e Controllo operativo.

Valutazione delle performance (compresi audit interni).

Miglioramento.

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IMPORTANTE:

Non è l'evento in se stesso che si può dichiarare conforme alla norma, bensì il sistema di gestione.

Lo scopo di certificazione deve chiarire se il sistema dell'organizzazione è applicabile ad un evento o ad una tipologia ripetitiva di aventi

Le FASI PRINCIPALI dell'iter di certificazione seguono la ISO 17021:

• Verifica di certificazione in due fasi (stage1 e stage2);

• Verifica della conformità del sistema rispetto alla norma di riferimento ed emissione del certificato;

• Verifiche annuali di sorveglianza;

• Rinnovo della certificazione a 3 anni dall'emissione del certificato.

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IMPORTANTE:

ISO/IEC DTS 17021 – 4:2013 "Competence requirements for auditing and certification of event sustainability management".

Tutte le persone coinvolte nella certificazione di sistemi di gestione deglieventi sostenibili dovrebbero avere un livello di conmpetenza che include le compretenze descritte nella ISO 17021 così come le conoscernze riportatenella specifica tecnica riassunte nella tabella successiva.

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ISO/IEC DTS 17021-4:

I requisiti di competenza specifici e le conoscenze che un team di audit dovrebbe avere nell'organizzazione dell'evento riguardano:

L'ambiente:• emissioni / rilasci e di potenziali impatti negativi che si possono avere su

terra, aria e acqua;• tecniche necessarie a monitorare i problemi ambientali;• utilizzo efficace ed efficiente delle risorse necessarie per organizzare

l'evento.

L'economia:• impatti diretti e indiretti, tra cui il ritorni degli investimenti e di altri

benefit per le popolazioni locali e per le parti interessate nell'evento;• tecniche di monitoraggio dei problemi economici.

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ISO/IEC DTS 17021-4:

. Il sociale:

• Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO), che promuove il lavorodignitoso e produttivo in condizioni di libertà, uguaglianza, sicurezza edignità umana per uomini e donne;

• bisogni, aspettative e preoccupazioni della comunità locale e della forzalavoro;

• tecniche utilizzate per monitorare le questioni sociali.

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3. Norme e regole di accreditamento

UNI CEI EN ISO 17021:2011

Criteri di competenza: si rimanda al draft della ISO 17021-4

Competenze del GVI: comprendono la sfera economica e sociale di un organizzazione.

Imparzialità: deve essere valutata con riferimento al singolo evento, inclusi gli sponsor

Tempi di verifica: si rimanda al documento IAF MD 05 per le regole previste per i sistemi di gestione ambientale (SGA) e al documento IAF MD 11 per gli audit di sistemi di gestione integrata

Sorveglianza: 2 visite nel ciclo di certificazione (ogni anno deve essere verificata almeno una edizione di evento on site, se gestito durante l'anno dall’organizzazione.)

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Dipende dal TIPO DI ORGANIZZAZIONE:

1. Società responsabile del sistema di gestione dell'evento (che puògestire eventi ripetitivi, singoli o di prima realizzazione).

2. Società che offrono dei servizi includibili in eventi sostenibili (come società di catering, lavoro interinale, hostess, sicurezza e stewardship, energia e bagni chimici).

3. Strutture e piattaforme dove si possono svolgere eventi (come quartierifieristici, centri congressuali, hotel, stadi, palazzetti sportivi, aree e strutture di proprietà o gestione pubblica)

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Tipo1. Società responsabile del sistema di gestione dell'evento:

PRIMA del rilascio del certificato deve essere verificata l'attività di progettazione di un'edizione dell'evento

Le FASI SUCCESSIVE (monitoraggio durante l'evento e attività di reporting) devono essere verificate quando sono disponibili

Un evento può essere riportato sul certificato solo se è previsto che venganoverificate tutte e 3 le fasi dell'evento (progettazione, monitoraggio e reporting) per almeno una stessa edizione.

Durante il ciclo di sorveglianza di tutti gli eventi riportati sul certificatodevono essere verificate le principali 3 fasi di gestione di un evento, per almeno una edizione

Il certificato deve riprendere il nome dell'evento.

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Tipo2. Società che offrono dei servizi includibili in eventi sostenibili:

PRIMA del rilascio del certificato deve essere verificata almeno una fase traquelle di progettazione, monitoraggio e reporting collegata ad una edizione di un evento

Un evento può essere riportato sul certificato solo se è stata verificataalmeno una delle tre fasi per almeno una edizione.

Durante il ciclo di sorveglianza di tutti gli eventi riportati sul certificatodevono essere verificate le principali 3 fasi di gestione di una edizione di un evento (progettazione, monitoraggio e reporting)

Il certificato deve esplicitare i servizi coinvolti (le "typical event functional activities" riportate nell'allegato A alla ISO 17021-4). Si può far riferimento all'evento o alla serie di eventi più significativi gestitidall'organizzazione

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Tipo3. Strutture e piattaforme dove si possono svolgere eventi:

PRIMA del rilascio del certificato deve essere verificata almeno una fase traquelle di progettazione, monitoraggio e reporting collegata ad una edizionedi un evento

Un evento può essere riportato sul certificato solo se è stata verificataalmeno una delle tre fasi per almeno una edizione.

Durante il ciclo di sorveglianza di tutti gli eventi riportati sul certificatodevono essere verificate le principali 3 fasi di gestione di una edizione di un evento (progettazione, monitoraggio e reporting)

Il certificato deve esplicitare le infrastrutture offerte. Si può far riferimento all'evento o alla serie di eventi più significativi gestitidall'organizzazione.

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I criteri di campionamento devono essere definiti da apposita procedura interna dell’organismo.

Si riporta di seguito una nota al momento inserita al punto 9.3.2.2 del draftdella ISO 17021:2015:

Note: It can be necessary to adjust the periodicity of surveillance audit toaccommodate factors such as seasons or management systems certification ofa limited duration.

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Si devono considerare diverse casistiche in base agli accreditamenti ACCREDIA già posseduti dall'Organismo di Certificazione che presenta la domanda di accreditamento o estensione

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Documentazione da presentare ad ACCREDIA per l'esamedocumentale:

Lista di riscontro o linea guida o istruzioni predisposte dall'ODC per ilGVI;

Curricula degli ispettori e dei Decision Maker;

Modulo del Rapporto di visita;

Attestato/Certificato rilasciato dall'ODC;

Lista dei certificati già emessi e delle prossime attività di verifica.

Procedure/regolamenti contrattuali applicabili alla verifica, nonchè le procedure interne per la gestione della pratica di certificazione;

Per gli ODC NON accreditati ISO/IEC 17021, oltre ai documenti soprariportati, occorre inviare la documentazione richiesta nella domanda di accreditamento.

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6. Mantenimento dell’accreditamento

Durante l'intero ciclo di accreditamento verranno condotte leseguenti verifiche:

Se l'ODC ha emesso meno di 50 certificati nello schema di certificazione, deve essere fatta una verifica in accompagnamento e una verifica in sede;

Se l'ODC ha emesso tra 51 e 200 certificati nello schema di certificazione, devono essere fatte 2 verifiche in accompagnamento e 1 verifica in sede;

Se l'ODC ha emesso più di 201 certificati nello schema, devono esserefatte 2 verifiche in accompagnamento e 2 verifiche in sede

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