Hướng dẫn sử dụng word

i

TIN HỌC CĂN BẢN

C¬ b¶n vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n

NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC

Microsoft®

381-2006/CXB/6-748/GD Mã số: PTK65B6

iii

Mục lục Làm quen với Word ................................................................................ 5

Khởi động Word............................................................................... 5 Cửa sổ Word.................................................................................... 7 Nhập nội dung văn bản.................................................................. 10 Lưu văn bản................................................................................... 11 Đóng văn bản và thoát khỏi Word.................................................. 13 Tổng kết bài học ............................................................................ 14 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 14 Thực hành...................................................................................... 15

Biên tập văn bản ................................................................................... 16 Mở tập tin văn bản hiện có ............................................................ 16 Di chuyển trong văn bản ................................................................ 18 Hiển thị các phần văn bản ............................................................. 19 Chèn nội dung vào văn bản ........................................................... 20 Chọn văn bản................................................................................. 20 Xóa và khôi phục nội dung đã xóa................................................. 22 Tạo thư mục................................................................................... 24 Lưu văn bản với tên khác .............................................................. 25 Tổng kết bài học ............................................................................ 25 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 26 Thực hành...................................................................................... 26

Mẫu và sử dụng mẫu ............................................................................ 28 Sử dụng mẫu trong Word .............................................................. 28 Tạo mẫu cho riêng bạn .................................................................. 31 Tạo mẫu từ một mẫu ..................................................................... 34 Tổng kết bài học ............................................................................ 35 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 35 Thực hành...................................................................................... 35

Định dạng văn bản ................................................................................ 36 Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản ................................... 36 Áp dụng các định dạng ký tự khác................................................. 39 Căn thẳng hàng đoạn văn bản....................................................... 40 Sao, cắt và dán văn bản ................................................................ 42 Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao............................ 43 Sử dụng Office Clipboard .............................................................. 44 Áp dụng kiểu .................................................................................. 47 Xem trước văn bản ........................................................................ 50 In văn bản ...................................................................................... 51 Tổng kết bài học ............................................................................ 52 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 52 Thực hành...................................................................................... 53

Định dạng đoạn văn.............................................................................. 54 Định dạng đoạn văn....................................................................... 54 Thiết đặt điểm dừng....................................................................... 59 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự ........................... 64

iv Cơ bản về soạn thảo văn bản

Định dạng văn bản theo cột ........................................................... 67 Tổng kết bài học ............................................................................ 75 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 76 Thực hành...................................................................................... 76

Thiết kế trang......................................................................................... 78 Đặt lề trang .................................................................................... 79 Chèn số trang ................................................................................ 81 Chèn đầu trang và chân trang ....................................................... 82 Thay đổi hướng của trang ............................................................. 84 Tổng kết bài học ............................................................................ 85 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 85 Thực hành...................................................................................... 86

Các công cụ hỗ trợ biên tập ................................................................ 87 Kiểm tra chính tả ............................................................................ 87 Kiểm tra lỗi ngữ pháp..................................................................... 90 Tìm kiếm trong văn bản ................................................................. 92 Thay thế ......................................................................................... 94 Chèn ngày và giờ........................................................................... 96 Chèn ký tự đặc biệt ........................................................................ 98 Thêm chú thích .............................................................................. 99 Tổng kết bài học .......................................................................... 102 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 102 Thực hành.................................................................................... 102

Đồ họa trong văn bản ......................................................................... 103 Chèn ảnh từ tập tin ...................................................................... 103 Chèn ảnh từ Clip Gallery ............................................................. 105 Chỉnh sửa kích thước ảnh ........................................................... 106 Điều chỉnh vị trí ảnh ..................................................................... 109 Tổng kết bài học .......................................................................... 110 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 110 Thực hành.................................................................................... 110

Tạo và làm việc với bảng ................................................................... 111 Tạo bảng...................................................................................... 112 Di chuyển và chọn trong bảng ..................................................... 116 Gộp các ô trong bảng .................................................................. 118 Chèn và xóa các cột và hàng....................................................... 121 Tổng kết bài học .......................................................................... 123 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 124 Thực hành.................................................................................... 124

Word và web........................................................................................ 125 Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử ............................. 125 Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview ........................... 128 Lưu văn bản Word dưới dạng trang web..................................... 129 Tổng kết bài học .......................................................................... 131 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 131 Thực hành.................................................................................... 131

5

Làm quen với Word Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Khởi động Word và quen thuộc với cửa sổ của Word.

� Nhập nội dung văn bản.

� Lưu tài liệu.

� Đóng tài liệu và ra khỏi Word.

Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyên môn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý văn bản. Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ dàng và chính xác hơn.

Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy. Với Microsoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạn cũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trình Microsoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word. Word không chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn cho phép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in. Không còn phải gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi. Word cho phép chỉnh sửa nhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp.

Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phần trong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ.

Khởi động Word Cũng như với các chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word. Một cách đơn giản là bạn bắt đầu bằng việc nháy nút Start bên trái thanh công việc.

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn khởi động Word.

1. Nháy Start trên thanh công việc. Bảng chọn Start xuất hiện.

2. Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs. Bảng chọn Programs xuất hiện, hiển thị tất cả các chương trình trên máy tính, kể cả Word.

6 Cơ bản về soạn thảo văn bản

3. Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word.

Sau khi Word được khởi động, chương trình xuất hiện trong cửa sổ riêng của nó với một văn bản mới, trống. Cửa sổ là một miền của màn hình được dùng để hiển thị chương trình hay văn bản. Mọi cửa sổ đều có các thành phần chung, bao gồm các thanh cuốn và thanh công cụ. Văn bản là một phần công việc độc lập được tạo ra bằng chương trình.

Nói cách khác, cửa sổ Word và từng văn bản đều được hiển thị trong các cửa sổ tách biệt. Có thể dùng Word để mở nhiều tài liệu (do đó nhiều cửa sổ tài liệu) một lúc. Như với mọi chương trình chạy trên Microsoft Windows, bạn có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổ Word và cửa sổ văn bản bằng các nút Minimize và Restore Down/Maximize và đóng cửa sổ Word hay cửa sổ văn bản bằng nút Close .

Khi tối thiểu hóa cửa sổ tài liệu bằng nút Minimize , cửa sổ tài liệu thu lại thành một nút trên thanh công việc. Tài liệu này vẫn mở, bạn chỉ không thấy nó.

Làm quen với Word 7

Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng chương trình, kể cả bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh. Làm quen với các thành phần trong cửa sổ Word sẽ tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc.

Lưu ý

Bạn cũng có thể bắt đầu Word bằng cách nháy đúp vào biểu tượng tắt Word trên màn hình. Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start, trỏ vào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vào Send To và nháy Desktop. Biểu tượng tắt là một biểu tượng với mũi tên cong ở góc trái.

Cửa sổ Word Nhiều thành phần trong cửa sổ Word giống như các thành phần trong cửa sổ của chương trình Windows khác. Hình sau đây minh họa các yếu tố trong cửa sổ Word.


� Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề. Nó được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và tên của tài liệu hiện thời. (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại).

� Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có trong Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn có. Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề.

� Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy nhập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng. Chẳng hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn lưu văn bản có biểu tượng đĩa mềm . Thanh công cụ chuẩn được đặt ngay dưới thanh bảng chọn.

� Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng định dạng thường dùng. Tên của các nút lệnh được hiển thị khi con trỏ chuột được đặt trên chúng.

� Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn bản chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím.

� Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên trái của văn bản. Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháy chuột để chọn toàn bộ dòng văn bản. Con trỏ đổi thành mũi tên trỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn.

� Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để thay đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để trống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng của cột. Thước được chia theo đơn vị thường là cm.

� Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các vùng khác nhau của văn bản. Thanh cuốn đứng được đặt dọc theo cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặt dưới cửa sổ, ngay ở trên thanh trạng thái.

� Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn đứng được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo những cách khác nhau.

� Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh của chương trình.


� Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ thành một nút trên thanh công việc Windows.

� Nút Maximize/Restore Down: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ chuyển đổi giữa việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại và phục hổi cửa sổ về kích thước trước đó.

� Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa sổ hay ứng dụng hiện thời.

� ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi để con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình.

� Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới một công việc chung trong các ngăn công việc. Đó là cửa sổ nhỏ ngay bên phải vùng hiển thị văn bản. Chẳng hạn, khi bắt đầu Word, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc mở và tạo văn bản được hiển thị. Bạn có thể cho hiện hay ẩn bất kỳ ngăn công việc nào khi bạn muốn bằng cách mở bảng chọn View, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn công việc.

Lưu ý

Ngăn công việc được mở mỗi lần bắt đầu Word và tự động đóng lại khi bạn mở văn bản. Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện mỗi lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup trong ngăn đó.


Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word.

1. Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài giây, nhưng không nháy. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị các từ New Blank Document.

2. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save.


3. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn đứng. ScreenTip xuất hiện.

4. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page . ScreenTip xuất hiện.

5. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype . Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ

Overtype. Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị xóa và thay bằng các ký tự gõ mới.

Nhập nội dung văn bản Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím. Khi gõ các ký tự vào văn bản, bạn không phải nhấn Enter ở cuối mỗi dòng. Word tự

động xuống dòng sang dòng tiếp khi điểm chèn đạt tới lề phải. Bạn nhấn Enter chỉ khi bạn muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống. Ngầm định, Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch, lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định, tuy nhiên, các khoảng cách lề trang có thể đặt lại.

Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người


Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải − vị trí của ký tự tiếp theo. Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa các ký tự ở bên trái của điểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự ở bên phải điểm chèn.


Trong bài tập này, bạn đưa nội dung vào văn bản.

1. Gõ Công nghệ thông tin và giao tiếp (ICT) được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người vào văn bản trống đang được hiển thị trong cửa sổ (văn bản trống được hiển thị khi bắt đầu Word).

2. Gõ dấu chấm và nhấn Enter. Tiếp tục gõ câu sau: Sự phát triển của xã hội tri thức tùy thuộc vào sự hình thành các kiến thức mới và được truyền bá qua giáo dục và đào tạo nhờ công cụ ICT truyền tải. Văn bản này được hiển thị trong cửa sổ văn bản, điểm chèn tự động chuyển sang dòng tiếp khi đạt tới lề phải.

Giữ nguyên tập tin này mở cho bài học tiếp theo.

Lưu văn bản Nội dung vừa được đưa vào văn bản được cất giữ tạm thời trong bộ nhớ máy tính. Muốn lưu giữ văn bản này để sử dụng trong tương lai, cần phải cất giữ vào đĩa cứng dưới dạng tập tin. Tập tin là tập hợp các dữ liệu hay thông tin liên quan được gán tên riêng và được lưu giữ trên đĩa. Nếu không, khi kết thúc Word, văn bản sẽ bị xóa. Ta lưu giữ văn bản bằng việc nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Khi lưu văn bản, cần đặt tên duy nhất cho tập tin để có thể truy xuất về sau.

Khi một văn bản được lưu lần đầu, hộp thoại Save As xuất hiện để cho tên văn bản và chọn thư mục lưu. Thư mục là một “ngăn” chứa để cất giữ các tập tin (văn bản, chương trình, đồ họa, …). Nếu thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với một văn bản đã có tên và cần lưu các thay đổi đó, nháy nút Save sẽ lưu phiên bản mới nhất của văn bản, nhưng hộp thoại Save As không xuất hiện.


Lưu ý

Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự. Word dùng các từ đầu tiên của văn bản, cho tới dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn nên xóa tên tập tin được Word gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin. Vì có thể sử dụng tới 255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiều nhất nội dung có thể được. Tên tập tin không được chứa bất kỳ ký tự nào trong những ký tự sau đây: * \ / < > ? : ; “

Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếng Việt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điều khiển của hệ thống.


Trong bài tập này, bạn lưu giữ văn bản mới lên đĩa cứng và lưu văn bản này lần nữa sau khi thực hiện những thay đổi nội dung.

1. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Save As.

2. Gõ Thuchanh01 trong ô File name.


3. Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng (cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mục sẵn có).

4. Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice. Hộp Save in hiển thị Word Practice và nội dung của thư mục Word Practice.

5. Nháy đúp thư mục Lesson01 và nháy Save trên hộp thoại. Tập tin được lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên mới được hiển thị trong thanh tiêu đề.

6. Nháy vào cuối của đoạn thứ nhất để đặt điểm chèn ở đó.

7. Nhấn Spacebar và gõ câu sau: Sức mạnh của ICT có thể đóng góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của thiên niên kỷ.

8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Lưu ý Word tự động lưu giữ văn bản để phục hồi trong trường hợp chương trình ngừng phản hồi hay mất điện nguồn. Ngăn Document Recovery liệt kê tất cả các văn bản được phục hồi và cho phép mở các văn bản này, xem nội dung sửa và so sánh với phiên bản gốc. Quãng thời gian Word lưu giữ phục hồi được thiết đặt trong tùy chọn AutoRecover. Để bật tùy chọn AutoRecover và đặt khoảng thời gian này, trên bảng chọn Tools, nháy Options. Trên trang Save đánh dấu ô Save AutoRecover info, đặt khoảng thời gian và nháy OK.

Đóng văn bản và thoát khỏi Word Có thể đóng cửa sổ văn bản hay ra khỏi Word sau khi tập tin được lưu trên đĩa cứng. Nếu những thay đổi trong văn bản còn chưa được lưu, Word sẽ nhắc lưu tập tin này trước khi đóng cửa sổ.

Khi có một văn bản mở trong Word, có hai nút Close được hiển thị ở góc trên bên phải cửa sổ. Nút Close bên dưới được dùng để đóng cửa sổ văn bản, còn nút Close trên được dùng để đóng văn bản, đồng thời thoát khỏi Word.


Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ văn bản. Word vẫn chạy sau khi đóng cửa sổ văn bản. Chương trình Word chỉ thoát hẳn khi nháy Exit trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình.


Trong bài tập này, bạn đóng văn bản hiện thời, ra khỏi Word và khởi động lại Word.

1. Nháy Close trên bảng chọn File. Văn bản đóng lại, Word vẫn mở nhưng không có văn bản được mở.

2. Nháy Exit trên bảng chọn File. Word đóng lại.

3. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc, trỏ vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word khởi động.

4. Nháy nút Close trên ngăn New Document.

Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách bắt đầu và ra khỏi Word, cách dùng thanh công cụ, cách đưa nội dung vào văn bản và lưu giữ văn bản, đóng và mở văn bản.

Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để lưu một bản sao của văn bản hiện thời mà

không thay đổi bản gốc?

2. Nêu hai cách đóng một văn bản.

3. Điều gì xảy ra khi nháy nút ở góc trên bên phải của cửa sổ Word?

4. Làm thế nào để hiển thị các thanh công cụ chuẩn và định dạng trên hai dòng khác biệt?

5. Bảng chọn Start được dùng để làm gì?


Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở Word bằng cách dùng bảng chọn Start. Trong văn bản trống, nháy đúp chuột tại một phần tư chiều trang từ trên xuống và chèn tiêu đề sau (tính năng này được gọi là Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu.

Sử dụng Click And Type lần nữa để định vị đoạn căn lề trái dưới tiêu đề. Gõ thông tin sau:

Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền phụ cấp đi đường và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo mục về hóa đơn khách sạn,... Lưu văn bản trong thư mục Lesson01 nằm ở thư mục Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau đó đóng văn bản này.

Bài tập 2: Dùng Office Assistant để tìm thông tin trợ giúp về các cách hiển thị văn bản khác nhau. Tìm hiểu các cách hiển thị.

Bài tập 3: Sử dụng tính năng Click And Type của Word để tạo ra trang bìa cho báo cáo chi tiêu. Gõ từ Báo cáo Chi tiêu tại đỉnh trung tâm của trang. Gõ từ Báo cáo năm 2006 ở giữa trang. Sau đó gõ tên bạn tại trung tâm phần dưới của trang. Lưu văn bản với tên Bao cao Chi tieu nam 2006 trong thư mục Lesson01 nằm trong thư mục Word Practice.

Bài tập 4: Mở văn bản trống mới trong Word và thực hành cách sử dụng dùng các tùy chọn khác nhau để cá nhân hóa các bảng chọn theo các tính năng đang dùng. Đóng văn bản mà không lưu bất kỳ thay đổi nào.

16

Biên tập văn bản Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Mở tập tin.

� Di chuyển trong văn bản, sử dụng thanh cuốn để hiển thị văn bản.

� Lưu văn bản.

� Lựa chọn văn bản và chèn nội dung vào văn bản.

� Biên tập văn bản bằng việc xóa và khôi phục văn bản.

� Tạo thư mục và lưu tập tin bằng tên khác.

Bài học này sẽ trình bày cách mở tập tin đã tạo ra. Vì cửa sổ Word thường chỉ hiển thị được một phần văn bản, bạn sẽ biết cách sử dụng thanh cuốn để xem các phần khác nhau của văn bản, dùng con trỏ chuột và các phím trên bàn phím để di chuyển điểm chèn trong văn bản.

Sau đó bạn sẽ bắt đầu soạn thảo. Để soạn thảo, trước hết cần nhận diện văn bản muốn thay đổi. Word cung cấp nhiều cách để có thể chọn văn bản theo từ, dòng, câu, đoạn, hay toàn bộ văn bản. Sau khi chọn văn bản mong muốn, bạn có thể xóa phần văn bản đó. Khi kết thúc soạn thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin.

Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữ tập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác.

Mở tập tin văn bản hiện có

Sau khi lưu văn bản Word, ta có thể mở lại để xem nội dung của nó hay thực hiện những thay đổi. Bạn cần biết thư mục chứa văn bản đó và sau đó mở bản thân văn bản.

Ngầm định Word lưu tên của bốn văn bản được mở gần đây nhất ở phía dưới bảng chọn File và chỉ cần nháy chuột để mở chúng. Muốn mở một tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open. Word còn liệt kê các tập tin nói trên ở đầu ngăn New Document khi lần đầu tiên mở Word hay mở một văn bản.

Biên tập văn bản 17


Trong bài tập này, bạn mở một tập tin đang có.

1. Nếu cần, khởi động Word.

2. Trên ngăn New Document, tại đáy của phần Open a document, nháy More documents. Hộp thoại Open xuất hiện.

3. Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy đúp thư mục PiL, tiếp đó nháy đúp vào thư mục Word Practice và cuối cùng nháy đúp thư mục Lesson02. Nội dung của thư mục Lesson02 xuất hiện trong hộp thoại Open.

4. Nháy tập tin PiL 02 và nháy Open trên hộp thoại. Tập tin PiL 02 xuất hiện trong Word và hộp thoại Open đóng lại.


Di chuyển trong văn bản Để thay đổi nội dung hiện có trong văn bản (soạn thảo), trước hết cần chuyển điểm chèn về vị trí cần thay đổi. Con trỏ chuột và các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuốn đều là các công cụ giúp bạn di chuyển điểm chèn trong văn bản.

Để di chuyển điểm chèn bằng việc dùng chuột, chỉ cần di chuyển con trỏ (con trỏ trông như chữ I hoa) tới vị trí muốn điểm chèn xuất hiện và nháy chuột.

Quan trọng

Điểm chèn không thể di chuyển bằng các phím mũi tên trong văn bản trống (không có nội dung). Với các phím mũi tên bạn chỉ có thể di chuyển điểm chèn tới các chỗ có nội dung văn bản. Tuy nhiên có thể dùng tính năng Click And Type để di chuyển điểm chèn vào văn bản trống.

Bảng sau liệt kê các phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím là các phím được nhấn đồng thời để thực hiện một chức năng).

Nh�n Đ� di chuy�n đi�m chèn

Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự.

Phím mũi tên phải Sang phải một ký tự.

Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.

Phím mũi tên lên Lên một dòng.

Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ.

Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ.

Home Về đầu dòng hiện thời.

End Về cuối dòng hiện thời.

Ctrl+Home Về đầu văn bản.

Ctrl+End Về cuối văn bản.

Page Up Lên một màn hình đầy.

Page Down Xuống một màn hình đầy.

Ctrl+Page Up Về đầu trang trước.

Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.


Hiển thị các phần văn bản Thông thường cửa sổ chỉ hiển thị được một phần văn bản. Nếu văn bản có nhiều trang, ta có thể sử dụng thanh cuốn để xem các phần khác của văn bản. Thanh cuốn đứng dùng để di chuyển văn bản lên và xuống. Thanh cuốn ngang dùng để di chuyển văn bản sang trái và phải.

Bảng sau liệt kê các công cụ cuốn sẵn có và chức năng của chúng.

Th�c hi�n Di chuy�n văn b�n

Nháy mũi tên cuốn lên . Lên một dòng.

Nháy mũi tên cuốn xuống . Xuống một dòng.

Nháy mũi tên cuốn trái . Sang trái một khoảng.

Nháy mũi tên cuốn phải . Sang phải một khoảng.

Nháy trên hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Lên một màn hình.

Nháy dưới hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Xuống một màn hình.


Nháy bên trái hộp cuốn ở thanh cuốn ngang.

Sang trái một màn hình.

Nháy bên phải hộp cuốn ở thanh cuốn ngang.

Sang phải một màn hình.

Kéo hộp cuốn đứng. Liên tục lên hay xuống.

Kéo hộp cuốn ngang. Liên tục sang trái hay phải.

Nháy nút Previous Page . Về đầu trang trước.

Nháy nút Next Page . Về đầu trang tiếp.

Chèn nội dung vào văn bản Một trong những bước đầu tiên để soạn thảo văn bản là học chèn nội dung vào văn bản. Word cung cấp hai chế độ chèn thêm văn bản. Chế độ chèn được đặt ngầm định. Trong chế độ chèn, khi gõ văn bản mới, văn bản hiện có chuyển sang bên phải. Trong chế độ

thay thế (Overtype), văn bản hiện có bị xóa và được thay bằng văn bản gõ vào, kể cả khoảng trống.

Nháy đúp nút Overtype trên thanh trạng thái để chuyển đổi giữa chế độ chèn và chế độ thay thế.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn chèn nội dung vào văn bản.

1. Trên dòng đầu của đoạn thứ ba, nháy ngay trước cụm từ các

hoạt động để đặt điểm chèn ở đó.

2. Gõ văn bản cần chèn và nhấn dấu cách. Văn bản tiếp được thêm vào tại điểm chèn, chuyển văn bản hiện có sang bên phải. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Chọn văn bản Để thực hiện các thao tác với phần nội dung của văn bản, trước hết cần phải chọn phần văn bản đó. Một cách để chọn văn bản là nhấn giữ nút chuột và kéo thả điểm chèn qua phần văn bản muốn chọn. Khi đã chọn, nếu muốn bỏ chọn, bạn nháy chuột vào bất kỳ đâu


ngoài vùng chọn trong cửa sổ văn bản. Văn bản đã chọn được hiển thị dưới dạng chữ trắng trên nền đen. Bất kỳ mọi thay đổi đều ảnh hưởng tới văn bản được chọn.

Nên dùng miền chọn để chọn các khối văn bản nhanh chóng. Miền chọn là miền ở lề trái của văn bản. Đưa con trỏ chuột lên miền chọn, con trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải.

Để chọn các khối văn bản không liền kề trong văn bản, bạn chọn khối văn bản đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản tiếp. Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ, dòng hay đoạn kề nhau. Bạn đặt điểm chèn vào một đầu vùng cần chọn, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột ở cuối vùng muốn chọn.

Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản.

Đ� chn Th�c hi�n

Một từ Nháy đúp từ đó.

Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng.

Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu.

Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này.

Toàn bộ văn bản

Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa chọn, hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn.

Lưu ý

Bạn cũng có thể chọn văn bản bằng việc dùng bàn phím. Đặt điển chèn trước văn bản muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng. Chú ý rằng nếu nhấn Shift+mũi tên xuống khi điểm chèn ở giữa dòng, văn bản được chọn sẽ bao gồm một phần của dòng tiếp. Bạn cũng có thể nháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím Shift và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản.


Xóa và khôi phục nội dung đã xóa Để xóa một ký tự, đặt điểm chèn vào bên trái của ký tự đó và nhấn Delete, hay vào bên phải của ký tự đó và nhấn Backspace. Để xóa một từ bằng bàn phím, hãy đặt vị điểm chèn vào bên trái của từ đó và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ đó và nhấn Ctrl+Backspace.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng việc chọn miền văn bản lớn cần xóa, thay vì xóa từng ký tự một. Để xóa một phần văn bản, chọn phần văn bản đó và nhấn phím Delete hay phím Backspace.

Lưu ý

Nếu điểm chèn ở bên trong một từ, dùng các tổ hợp phím này sẽ xóa một phần của từ trước hay sau điểm chèn.

Có thể dùng chế độ thay thế để vừa xóa vừa gõ nội dung mới của văn bản.

Word lưu những thay đổi thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản để có thể dễ dàng phục hồi nội dung văn bản trước đó trong trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa đúng ý muốn. Sau khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vô tình hay cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ chuẩn.

Mỗi khi cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, hãy nháy chuột ở nút Undo. Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo. Như vậy, giả sử như cần xóa phần bị “bôi đen”, ta nhấn phím Delete, nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, nháy chuột ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ. Muốn xóa trở lại, nháy chuột ở nút Redo.

Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit→→→→Undo hay Edit→→→→Redo để được cùng một kết quả. Nháy vào các mũi tên bên phải các nút Undo và Redo, một danh sách các thao tác trước đó


được hiển thị. Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thao tác đã được thực hiện trước đó. Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo.


Trong bài tập này, bạn xóa và phục hồi văn bản để sửa vài lỗi trong văn bản.

1. Nháy điểm chèn vào bên trái chữ ô trong từ sai chính tả Công ở dòng 1 đoạn cuối cùng.

2. Nhấn phím Delete. Chữ ô bị xóa và văn bản còn lại được dịch sang bên trái. Sau đó gõ ộ.

3. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn vào bên phải của chữ d trong từ dào tạo. Nhấn Backspace. Chữ d bị xóa đi.

4. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn ở trước chữ a trong từ sai chính tả giang. Trên thanh trạng thái, nháy đúp nút

Overtype . Chế độ Overtype được bật.

5. Gõ ả. Từ này được thay đổi và nháy đúp trên thanh trạng thái. Chế độ Overtype được tắt đi.

6. Nháy đúp từ quy trong đoạn thứ hai. Từ quy được chọn. Gõ chương. Từ quy được thay thế bằng từ chương và phần còn lại của văn bản chuyển sang phải khi gõ.

7. Nháy đúp miền chọn ở bên trái của đoạn đầu tiên. Đoạn này được chọn. Nhấn Delete. Đoạn này được xóa.

8. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Undo (ScreenTip Undo

Clear được hiển thị). Đoạn bị xóa được phục hồi và cũng được chọn.

9. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Redo (ScreenTip Redo

Clear được hiển thị). Đoạn này lại bị xóa.

10. Nháy nút Undo lần nữa. Đoạn bị xóa được phục hồi và cũng được chọn.

11. Nhấn phím mũi tên xuống. Đoạn này được bỏ chọn.

12. Nháy vào từ nghiệp trong dòng cuối cùng và nhấn Ctrl+Backspace. Từ nghiệp bị xóa.


13. Nhấn Ctrl+mũi tên phải hai lần để chuyển điểm chèn vào từ trường.

14. Nhấn Ctrl+Delete. Từ trường bị xóa.

15. Nháy nút Undo để khôi phục lại từ trường. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Tạo thư mục Sau khi tạo văn bản, bạn cần lưu văn bản vào thư mục. Thư mục là một phần trên đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng. Mạng là hệ thống các máy tính được kết nối. Khi máy tính được nối qua mạng, có thể dùng máy tính để truy nhập vào đĩa cứng của máy tính khác trên mạng. Bạn có thể tạo ra các thư mục để cất giữ các tập tin theo dự án, theo chủ đề, ...

Hộp thoại Save As của Word cũng cho phép tạo thư mục một cách dễ dàng. Với các tính năng quản lý tập tin của Word, bạn có thể dễ dàng tổ chức, tạo ra các thư mục để cất giữ văn bản hoặc lưu giữ tập tin với tên khác. Bạn cũng có thể xóa các tập tin và thư mục ngay bên trong hộp thoại Open và Save As. Để xóa tập tin và thư mục, chọn tệp muốn xóa và nhấn phím Delete.


Trong bài tập này, bạn tạo thư mục mới.

1. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As xuất hiện và hiển thị nội dung của thư mục Lesson02, là thư mục cuối cùng đã dùng.

2. Nháy nút Create New Folder . Hộp thoại New Folder xuất hiện.

3. Gõ My Exercises vào ô Name và nháy OK. Hộp thoại New Folder đóng lại và hộp thoại Save As xuất hiện trở lại và hiển thị thư mục My Exercises. Tên tập tin đang mở được hiển thị trong ô File.


4. Nháy nút Cancel. Hộp thoại Save As đóng lại và tập tin không được lưu giữ.

Lưu văn bản với tên khác Nhiều trường hợp bạn cần lưu văn bản gốc để an toàn hay để so sánh và thực hiện các thay đổi với bản sao.


Trong bài tập này, bạn lưu văn bản hiện thời với tên khác trong thư mục My Exercises.

1. Nháy Save As trên bảng chọn File, xuất hiện hộp thoại Save As và toàn bộ nội dung của thư mục Lesson02.

2. Nháy đúp thư mục My Exercises. Thư mục My Exercises mở ra.

3. Nháy vào sau PiL 02 trong ô File Name.

4. Nhấn dấu cách và gõ Da sua.

5. Nháy nút Save. Hộp thoại Save As đóng lại và văn bản được lưu với tên PiL 02 Da sua. Tên mới của tệp xuất hiện ở thanh tiêu đề.

Lưu ý

Bạn nên tạo bản sao lưu của các tập tin quan trọng để bảo vệ khỏi bị mất do hỏng máy tính, vi rút, thay đổi ngẫu nhiên, hay xóa. Có thể lưu các bản sao của tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa được đặt về mặt vật lý trên máy tính khác, nhưng chia sẻ cho người dùng trên cùng mạng). Cách tốt nhất để bảo vệ các tập tin là sao

lưu vào đĩa CD.

Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách mở tập tin đã có và di chuyển điểm chèn trong văn bản bằng việc dùng các thanh cuốn, các phím mũi tên. Bạn cũng biết cách soạn thảo văn bản bằng việc chèn, chọn và xóa văn bản và cách quản lý các tập tin bằng việc tạo thư mục và lưu tập tin bằng tên khác.


Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để xóa một phần văn bản trong Word?

2. Ba cách có thể sử dụng thanh cuốn để hiển thị các phần văn bản là gì?

3. Gặp lỗi khi soạn thảo văn bản, bạn có thể làm gì để khắc phục?

4. Nhấn phím nào để chọn văn bản ở bên phải của điểm chèn?

5. Cho biết ba cách mở văn bản mới mở gần đây?

6. Lệnh nào trên bảng chọn, nút nào trên thanh công cụ dùng để mở tập tin đã có?

7. Sự khác biệt giữa kéo thanh cuốn và chuyển điểm chèn là gì?

8. Làm thế nào để chọn một câu trong một đoạn văn bản?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở tập tin Sua loi 02 trong thư mục Lesson02 có đường dẫn PiL\Word Practice và thực hiện các thao tác soạn thảo sau đây.

Gõ từ provides trước từ sai chính tả comprejensive trong câu thứ nhất.

Thay thế lần xuất hiện đầu tiên của từ for bằng từ to trong câu thứ nhất của đoạn thứ nhất.

Xóa lần xuất hiện thứ hai của từ has trong câu bắt đầu bằng A full

service agency.

Thay thế tên tại cuối thư bằng tên riêng của bạn.

Chọn và xóa câu cuối trong đoạn thứ ba, bắt đầu bằng We believe.

Thêm ba dòng trống sau Sincerely để có chỗ cho chữ ký.

Đổi ngày tháng thành 01/01/2006.

Thực hiện sửa chính tả nếu cần.

Bài tập 2: Tạo ra thư mục con có tên My Letters trong thư mục Lesson02 và rồi cất giữ tập tin đã soạn thảo từ Bài tập 1 trong thư mục mới là Sua loi 02 Edited.

Bài tập 3: Tiếp tục biên tập văn bản Sua loi 02 Edited.

Chọn và xóa toàn bộ đoạn bắt đầu With a philosophy.


Chọn từ Sincerely và thay thế bằng Regards.

Bạn nhận ra rằng cả hai lần sửa cuối cùng đều bị lỗi. Khôi phục lại văn bản như trước khi chỉnh sửa.

Đóng tập tin mà không lưu những thay đổi vừa rồi.

Bài tập 4: Nếu có văn bản dài hơn một trang, cách nhanh nhất để chuyển lên đầu văn bản là gì? Cách nhanh nhất để chuyển xuống cuối văn bản là gì? Tại sao đây lại là tính năng có ích trong văn bản dài?

Bài tập 5: Khi dùng thanh cuốn di chuyển văn bản thì có di chuyển điểm chèn không? Thực hành với thanh cuốn nếu không chắc chắn. Tại sao đây lại là tính năng có ích?

28

Mẫu và sử dụng mẫu Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Sử dụng mẫu có sẵn trong Word.

� Tạo mẫu mới.

Sử dụng các mẫu có sẵn của Microsoft® Word sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi soạn thảo văn bản. Ví dụ bạn có trách nhiệm quản lý thư từ trong nội bộ cơ quan. Công việc của bạn gồm việc gửi bản thông báo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới các nhân viên, gửi fax cập nhật thông tin tới các bộ phận phòng ban khác nhau và viết các thông báo mỗi tháng. Thay vì phải thiết kế mới các mẫu cho mỗi bản ghi nhớ hay các thông báo, bạn chỉ cần điền thông tin mới vào các mẫu có sẵn. Mẫu có sẵn là một văn bản bao gồm các định dạng về phông chữ, kiểu chữ, cũng như là các định dạng khác được sử dụng để tạo ra các văn bản khác có chung các định dạng cơ bản.

Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các văn bản có sẵn để tạo ra các mẫu theo ý mình. Việc tạo các mẫu có định dạng đúng ý người sử dụng thực sự hữu ích nếu bạn đã bỏ nhiều công sức và thời gian để tạo ra các định dạng vừa ý về phông, kiểu chữ, định dạng về đoạn văn, hình ảnh để sử dụng lại cho các văn bản sau này. Việc tạo mẫu lưu từ các văn bản có sẵn giúp tránh phải thực hiện các thao tác định dạng lặp lại. Bạn có thể lưu lại văn bản dưới dạng một mẫu theo ý mình, chỉnh sửa lại mẫu đó để sử dụng.

Bài này trình bày cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và cách tạo một mẫu mới.

Sử dụng mẫu trong Word Mẫu (template) là tập hợp các tham số về trang in, các kiểu và cả nội dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn bản phục vụ một mục đích nào đó. Mẫu là một dạng văn bản được thiết kế để sử dụng (nhiều lần) trong tương lai. Chúng được lưu với đuôi .dot. Mẫu xác định các tính chất định dạng cơ bản của văn bản, ví dụ như lề hay bố cục (văn bản được thể hiện trên giấy như thế nào). Mẫu đồng thời cũng xác định tính chất của ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ và phông chữ.

Mẫu và sử dụng mẫu 29

Một văn bản phải được tạo trên cơ sở một mẫu nào đó. Khi mở một văn bản trống bằng cách nháy nút lệnh New , văn bản này được tạo trên một mẫu có sẵn trong Word với tên Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nó là tệp Normal.dot. Mẫu này chỉ chứa các thông số về thiết kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không chứa bất kỳ nội dung nào. Đây là mẫu mặc định trong Word.

Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các kiểu, các tham số về trang in và các phần nội dung trên đó được sao đầy đủ vào văn bản mới. Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu cũng như sửa đổi trên mẫu cũng không ảnh hưởng tới văn bản.

Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kèm và các mẫu này được phân loại theo từng nhóm, cho phép tạo các văn bản với các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ. Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định

dạng trước và vùng nội dung văn bản sẽ được chèn vào sau đó gọi là vùng văn bản giữ chỗ. Phần văn bản được định dạng trước bao gồm tiêu đề và các thông số khác bạn không cần phải thay đổi. Ví dụ, mẫu cho bản ghi nhớ sẽ có tiêu đề là Memorandum được thể hiện với phông chữ, cỡ chữ, dạng chữ riêng. Vùng diện tích thông tin mới sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vì có thể xóa đi và điền thông tin mới vào. Vùng này thường có một hướng dẫn ngắn gọn về những thông tin có thể điền vào thay cho phần làm mẫu có sẵn. Ví dụ, một mẫu bản ghi nhớ có thể gồm một vùng để điền thông tin được ghi là [Tên của bạn].


Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu có sẵn của Word để tạo một bản fax, điền nội dung và sau đó lưu văn bản mới này.

1. Trên bảng chọn File, nháy New. Ngăn New Document xuất hiện.

2. Nháy General Templates trong khung Create new from template. Hộp thoại Templates xuất hiện

3. Nháy chọn trang Letters and Faxes.


4. Nháy đúp lên biểu tượng Contemporary Fax. Mẫu Contemporary Fax xuất hiện.

5. Tại góc trên bên trái của văn bản, nhập vào vùng điền thông tin của mục địa chỉ. Vùng điền thông tin được chọn và có thể điền thông tin vào.

6. Gõ Trường THPT Ba Đình và nhấn Enter

7. Gõ 45 Trần Hưng Đạo và nhấn Enter


8. Nháy vào vùng để điền bên cạnh từ To: Vùng điền thông tin được chọn và sẵn sàng để bạn điền thông tin.

9. Gõ Lê Thanh Phong

10. Điền phần thông tin còn lại vào vùng được chọn như sau:

Fax: 303-555-0100

From: Nguyễn Mai Hoa

Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi

Trang: 2

CC: Hoàng Mai Vân

11. Đánh dấu chọn trong ô Please Reply.

12. Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vùng văn bản từ phía bên trái từ Notes:

13. Gõ Vui lòng xem bức thư đính kèm để biết trước thông tin tóm tắt về nội dung cuộc họp.

14. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Save As xuất hiện.

15. Trong ô File name, gõ BaDinh Fax 03.


16. Nếu cần, nháy mũi tên trong ô Save in, chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổ cứng.

17. Nháy Save. Word đã lưu văn bản của bạn.

18. Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản. Nếu như được yêu cầu lưu những thay đổi, chọn No.

Tạo mẫu cho riêng bạn Một mẫu được tạo ra từ một văn bản sẽ có tính chất, định dạng, nội dung giống hệt văn bản gốc. Bạn tạo ra một mẫu mới bằng cách lưu một văn bản dưới dạng một mẫu, chỉnh sửa các đặc điểm định dạng của mẫu và lưu các thay đổi này. Lần sau, khi mở mẫu này, mẫu sẽ sẵn sàng để soạn thảo.

Lưu ý

Nếu lưu mẫu trong thư mục Templates thì mẫu đó sẽ xuất hiện trên thanh General của hộp thoại Templates. Để tạo những thanh theo ý muốn cho các mẫu trên hộp thoại Templates, hãy tạo một thư mục con trong thư mục Templates và lưu các mẫu vào trong thư mục này.


Trong bài tập này, bạn sẽ tạo một mẫu từ một văn bản có sẵn, sau đó tạo một tập tin từ mẫu này.

1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open xuất hiện.

2. Nháy mũi tên bên cạnh ô Look in, chọn ổ cứng, nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice và cuối cùng nháy đúp vào thư mục Lesson03. Nội dung thư mục Lesson03 xuất hiện trong hộp thoại Open.

3. Nháy tập tin Giay_moi_03 và nháy Open. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Giay_moi_03 xuất hiện trong cửa sổ Word.

4. Chọn Save As trên bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất hiện.

5. Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy mũi tên ở ô Save As và chọn Document Template. Lưu ý: khi lưu mẫu,


Word tự động chọn thư mục Templates để lưu, vì vậy hãy chọn thư mục thích hợp để lưu.

6. Nháy nút Save. Mẫu đã được tạo.

7. Chọn từ Tháng 1 trên dòng thứ 3 của tiêu đề chính và gõ Tháng. Sau đó chọn ngày 23 tháng Một và gõ Ngày. Ngày tháng đã được thay thế với dạng văn bản cùng loại.

8. Chọn tiêu đề Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giảng dạy

phổ thông, rồi gõ Tiêu đề.

9. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ để nhìn thấy những dấu hiệu định dạng trên văn bản.

10. Chọn vùng văn bản sau đây, nhưng nhớ không chọn cả ký tự ¶ ở cuối câu, GS Lê Minh Hoàng sẽ thuyết trình các vấn đề ứng

dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy phổ thông, sau đó nhấn Delete.

11. Chọn vùng văn bản dạng danh sách dấu chấm đầu câu, nhưng không chọn ký tự ¶ ở cuối câu, sau đó nhấn nút Delete.

12. Nháy nút Show/Hide ¶ để dấu đi các dấu hiệu định dạng. Văn bản sẽ giống như trong hình dưới đây.

13. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn và đóng văn bản.


14. Nháy lệnh New trên bảng chọn File. Ngăn Create a New Document xuất hiện.

15. Nháy General Templates, sau đó nếu cần nháy trang General trên hộp thoại.

16. Nháy đúp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template. Một văn bản mới được hình thành trên định dạng của mẫu này.

17. Nháy đúp vào từ Tháng và gõ Tháng Hai.

18. Nháy đúp vào từ ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai.

19. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Trong ô File name gõ Giay_moi Thang_2. Nháy mũi tên trong ô Save in và chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổ cứng. Nháy Save.

20. Đóng tập tin Giay_moi Thang_2. Nếu như được hỏi có lưu thay đổi không, nháy No.

Tạo mẫu từ một mẫu Để tạo một mẫu từ một mẫu sẵn có, trên bảng chọn File, chọn Save As, gõ tên của mẫu vào trong hộp thoại Save As, nháy hình mũi tên bên cạnh ô Save as type, chọn Document Template, sau đó nháy Save. Mẫu bạn mới lưu sẽ xuất hiện trên trang General trong hộp thoại Templates.


Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và cách tạo một mẫu.

Câu hỏi kiểm tra 1. Bạn mở một mẫu bằng hộp thoại nào?

2. Nêu sự khác biệt giữa mẫu có sẵn và văn bản?

3. Bạn cần tạo một mẫu cho riêng mình trong trường hợp nào?

4. Nêu tên ba mẫu có sẵn trong Word.

5. Khi tạo một văn bản mới từ một mẫu, làm thế nào để đảm bảo lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Lê Thanh Phong, số fax 303-555-0188. Chọn dạng Contemporary Fax bao gồm tên và địa chỉ sau: Trường Đại học Quốc gia, 67 Lê Lợi, 80227, 404-555-0100.

Lưu bản fax dưới tên DHQG trong thư mục Lesson03 trong thư mục Word Processing Practice.

Bài tập 2: Tạo một mẫu từ bản fax kết quả của bài tập trước. Mở văn bản DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax:. Lưu văn bản dưới dạng mẫu với tên DHQG Template và đóng lại.

Bài tập 3: Bạn quyết định sau khi fax sẽ gửi lại nội dung bản fax nhưng theo đường bưu điện. Tạo một phong bì với Envelop Wizard. Sử dụng các địa chỉ tùy ý làm địa chỉ gửi đến và địa chỉ Trường THPT Ba Đình ở bài tập 1 một làm địa chỉ gửi đi. In phong bì, sau đó đóng văn bản mà không lưu các thay đổi.

Bài tập 4: Khám phá hộp thoại Templates hay sử dụng công cụ trợ giúp của Word để khám phá cách tạo một trang web.

36

Định dạng văn bản Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Dùng thanh công cụ định dạng để định dạng văn bản.

� Áp dụng định dạng ký tự cho văn bản và căn hàng đoạn văn bản.

� Cắt và dán văn bản.

� Dùng tính năng kéo và thả để sao chép văn bản.

� Sử dụng Office Clipboard.

� Áp dụng kiểu.

� Xem trước văn bản và in văn bản.

Trong bài này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn bản đậm, gạch dưới và nghiêng, bạn sẽ học cách đổi kích cỡ, kiểu dáng phông chữ và căn thẳng hàng đoạn văn. Khi soạn thảo một văn bản, bạn thường cần chuyển hay sao văn bản hoặc các đối tượng khác từ một vị trí sang vị trí khác. Trong bài này, bạn cũng sẽ biết các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng.

Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản Mặc dầu trong Word ta có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác nhau, sử dụng thanh công cụ định dạng là cách nhanh nhất và dễ nhất. Thanh công cụ định dạng có nhiều nút lệnh có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản. Thuộc tính là những đặc trưng như như đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng của ký tự), cỡ phông chữ và thậm chí cả màu văn bản.

Trên thanh công cụ định dạng, từ trái sang phải, là ô Style, ô Font và ô Font Size, như được nêu trong minh họa sau. Các ô này cho biết tên của kiểu, tên của phông chữ và cỡ của phông chữ hiện đang dùng (kiểu sẽ được trình bày sau trong mục này).

Định dạng văn bản 37

Khi văn bản có định dạng được chọn, phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn xuất hiện trong các ô Font và Font Size - nếu phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn là như nhau. Nếu phông chữ, kiểu dáng phông chữ, hay cỡ phông chữ trong văn bản được chọn khác nhau, các ô Font, Font Size và Font Style sẽ là các ô trống. Nếu văn bản được chọn có kiểu đậm, nghiêng, hay gạch dưới, các nút liên quan trên thanh công cụ định dạng xuất hiện dạng lõm xuống hoặc có biên bao quanh.

Bạn cũng có thể dùng thanh công cụ định dạng để loại bỏ định dạng. Chẳng hạn, nếu muốn loại bỏ định dạng đậm khỏi tiêu đề, chỉ cần chọn văn bản tiêu đề và nháy nút Bold .

Khi định dạng văn bản, bạn có thể mở ngăn Reveal Formatting (từ bảng chọn Format) để hiển thị định dạng của văn bản được chọn, như phông chữ và hiệu ứng phông chữ. Ngăn Reveal Formatting cho phép hiển thị, thay đổi hay xóa định dạng của văn bản được chọn. Cũng có thể dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn bản dựa trên định dạng để so sánh định dạng đã dùng trong văn bản được chọn với định dạng được dùng ở các phần khác của văn bản.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn dùng các nút trên thanh công cụ định dạng để làm cho văn bản đậm, nghiêng và gạch dưới và thay đổi phông và cỡ chữ của tiêu đề.

1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Open xuất hiện.

2. Trong ô Look in, chọn thư mục PiL, nháy đúp vào thư mục Word Practice, tiếp đó nháy đúp thư mục Lesson04. Nội dung của thư mục Lesson04 xuất hiện trong hộp thoại Open.

3. Chọn tập tin CNTT va giang day và nháy Open. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin CNTT va giang day xuất hiện trong Word.

4. Chọn dòng đầu đề, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào

giảng dạy.

5. Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công cụ định dạng. Tiêu đề xuất hiện kiểu đậm và nghiêng.

6. Chon các từ Kế hoạch. Nháy nút Underline trên thanh công cụ định dạng.


7. Nháy vào bất kỳ đâu ngoài vùng chọn. Văn bản không còn được chọn và từ Kế hoạch được gạch dưới.

8. Nháy ba lần vào miền chọn (miền ở bên trái của văn bản). Tất cả văn bản được chọn.

9. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font

. Danh sách các phông chữ có sẵn xuất hiện.

10. Cuốn xuống, nếu cần và nháy chọn Century Schoolbook. Văn bản đổi sang phông chữ Century Schoolbook.

11. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font Size

(ở bên phải của số 12). Danh sách các cỡ phông chữ xuất hiện.

12. Nháy chọn 10. Văn bản được chọn được hiển thị theo cỡ phông chữ nhỏ hơn, cỡ 10 point.

13. Nháy ngoài vùng chọn. Văn bản không còn được chọn. Nháy lệnh Reveal Formatting trên bảng chọn Format. Ngăn Reveal Formatting xuất hiện, hiển thị định dạng của văn bản được chọn. Lưu ý tới thông tin được hiển thị trong ngăn này cũng như các liên kết tới các hộp thoại khác như hộp thoại Font và hộp thoại Paragraph.

14. Nháy nút Close trong ngăn Reveal Formatting. Ngăn Reveal Formatting đóng lại.

15. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As xuất hiện.

16. Lưu văn bản với tên CNTT va giang day_dasua.


Áp dụng các định dạng ký tự khác Ta có thể áp dụng các thuộc tính và hiệu ứng định dạng không sẵn có trên thanh công cụ định dạng, như chỉ số trên, chỉ số dưới, gạch ngang và chữ hoa nhỏ từ hộp thoại Font. Khi sử dụng hộp thoại Font, ta có thể thay đổi nhiều thuộc tính một lúc. Các thuộc tính khác chỉ có trong hộp thoại Font gồm các hiệu ứng đặc biệt như văn bản có bóng, chạm nổi và màu sắc các ký tự.


Để dùng hộp thoại Font, hãy chọn văn bản muốn định dạng và nháy Font trên bảng chọn Format. Nếu nháy Font trên bảng chọn Format trước khi bắt đầu gõ văn bản, tất cả văn bản được gõ sau đó sẽ xuất hiện theo định dạng đã chọn trong hộp thoại Font cho tới khi đổi định dạng lần nữa.

Căn thẳng hàng đoạn văn bản Theo mặc định, nội dung được gõ vào văn bản được căn thẳng lề trái (Align Left). Tuy nhiên, có thể áp dụng các thuộc tính Center, Align Right, hay Justify để căn giữa lề trái và lề phải, căn thẳng lề phải và căn thẳng hai bên lề trái và phải. Để căn thẳng đoạn hiện có với các thuộc tính, ta chọn đoạn đó và nháy một trong những nút

lệnh sau đây trên thanh công cụ định dạng: , , , . Toàn bộ đoạn văn sẽ được căn thẳng.

Lưu ý rằng không cần phải chọn tất cả đoạn văn trước khi áp dụng việc căn thẳng, chỉ cần đặt điểm chèn trong đoạn văn.

Hình sau minh họa bốn kiểu căn thẳng:



Trong bài tập này, bạn căn giữa, căn phải, căn trái và căn thẳng hai lề.

1. Chọn dòng đầu đề thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin

vào giảng dạy.

2. Nháy nút Center trên thanh công cụ định dạng. Dòng tiêu đề chuyển vào giữa trang văn bản.

3. Đặt điểm chèn trong đoạn thứ nhất. Nháy nút Align Right trên thanh công cụ định dạng. Đoạn này chuyển sang căn thẳng lề phải.

4. Nháy nút Align Left trên thanh công cụ định dạng. Đoạn này chuyển sang căn thẳng lề trái.

5. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Justify . Các dòng trong đoạn bây giờ kéo dãn về cả hai lề trái và phải, ngoại trừ dòng cuối cùng của đoạn, không mở rộng sang lề phải vì nó ngắn hơn các dòng khác.

6. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Align Left để đưa văn bản trở lại căn thẳng lề trái.

7. Lưu và đóng văn bản này. Giữ Word mở cho bài tập tiếp.


Sao, cắt và dán văn bản Khi cắt và dán một phần văn bản, ta di chuyển phần văn bản đó từ một vị trí sang vị trí khác của văn bản hay vào văn bản khác. Khi sao và dán, văn bản được sao sẽ được nhân bản tại vị trí được dán.

Có nhiều phương pháp để cắt và dán văn bản. Ta có thể nháy Cut và Paste trên bảng chọn Edit, dùng con trỏ chuột để kéo và thả văn bản, hay nháy nút Cut và nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Tương tự, để sao và dán văn bản, ta có thể nháy Copy và Paste trên bảng chọn Edit, nhấn giữ phím Ctrl và dùng con trỏ chuột để kéo và thả văn bản, hay nháy vào Copy và nút Paste trên thanh công cụ chuẩn.

Khi sao hoặc cắt phần văn bản, nội dung đó được sao vào bộ nhớ

đệm (Clipboard) của Windows. Nếu dán nội dung từ Clipboard, nút Paste Options xuất hiện bên cạnh nội dung được dán. Nháy nút Paste Options sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn để thực hiện các thao tác với nội dung được dán. Những tùy chọn này cho phép nhanh chóng và dễ dàng định dạng văn bản được dán để tương thích với văn bản hiện có.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn sao văn bản được chọn từ văn bản này sang văn bản khác và cắt và dán văn bản được chọn vào trong cùng văn bản.

1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open xuất hiện với nội dung của thư mục Lesson04 được hiển thị.

2. Chọn tập tin có tên Gioi_thieu_PiL 04 và nháy Open. Word mở tập tin này.

3. Chọn đoạn cuối của văn bản và nháy nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. Không có gì thay đổi trên màn hình, nhưng văn bản đã được sao. Đoạn văn bản vẫn còn được chọn.

4. Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản. Nội dung tệp CNTT va giang day được hiển thị lại trên màn hình.

5. Nháy vào cuối dòng thứ nhất và nhấn Enter hai lần. Hai dòng trống được chèn và điểm chèn đi xuống hai dòng dưới.


6. Nháy nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Nội dung được sao vào bộ nhớ đệm được dán vào vị trí điểm chèn.

7. Nháy nút Paste Options. Bảng chọn ngắn có các tùy chọn được hiển thị.

8. Nháy Match Destination Formatting. Cỡ phông chữ đổi thành 10.

9. Chọn đoạn thứ tư, bắt đầu từ Chỉ với một chiếc máy tính.

10. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn và nhấn Delete để loại bỏ dòng trống phụ. Đoạn này bị loại khỏi văn bản và được sao vào bộ nhớ đệm.

11. Nháy dòng trống sau đoạn thứ hai và nhấn Enter để tách đoạn này bằng một dòng trống. Nháy nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Đoạn văn xuất hiện ở vị trí mới.

12. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao Để sao, cắt và dán, bạn còn có thể dùng tính năng kéo-và-thả. Kéo và thả nghĩa là đưa con trỏ chuột lên trên văn bản được chọn, nhấn giữ nút chuột trái và chuyển con trỏ chuột vào vị trí mới và thả nút chuột.


Trong bài tập này, bạn dùng tính năng kéo và thả để di chuyển văn bản bên trong văn bản.

1. Nháy miền chọn ở bên trái đoạn thứ ba Chỉ với một chiếc máy

tính để chọn toàn đoạn văn.


2. Đưa con trỏ chuột lên đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ nút chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện bên dưới con trỏ chuột.

3. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột, sau đó thả phím Ctrl. Văn bản sao vào vị trí mới. Nội dung văn bản vẫn còn ở vị trí cũ.

4. Nháy nút lệnh Undo để khôi phục trạng thái trước đó. Đoạn văn bản vẫn còn được chọn.

5. Đưa con trỏ chuột trở lại đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ nút chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện bên dưới con trỏ chuột.

6. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột (không nhấn giữ phím Ctrl). Văn bản chuyển vào vị trí mới. Nội dung văn bản không còn ở vị trí cũ.

7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng Office Clipboard

Office XP thực tế dùng hai bộ nhớ đệm - Windows Clipboard (đã dùng trong bài học này) và Office Clipboard. Tại mỗi thời điểm, Windows Clipboard chỉ có thể cất giữ một nội dung được sao. Khi sao nội dung mới, nội dung cũ bị xóa đi. Trong khi đó, Office Clipboard có thể giữ tới 24 nội dung và ta có thể dán bất kỳ nội dung nào trong số đó vào văn bản - không chỉ nội dung mới sao hay cắt gần nhất vào Clipboard. Bạn cần xem ngăn Office Clipboard để biết có thể dán nội dung nào.

Ngăn Clipboard xuất hiện tự động khi sao chép hay cắt hai khoản mục kế tiếp. Nếu ngăn không xuất hiện tự động, bạn có thể mở thủ công bằng cách nháy Office Clipboard trên bảng chọn Edit.

Office Clipboard có thể giữ tới 24 nội dung. Nếu nội dung thứ 25 được sao, nôi dung mới được sao và nội dung cũ nhất, nội dung thứ nhất sẽ bị xóa. Trước đó chương trình sẽ hiển thị cảnh báo để bạn có thể khẳng định điều này. Lưu ý rằng các nội dung được sao vẫn


còn được lưu trong Office Clipboard chừng nào một chương trình Office XP (có thể không phải Word) vẫn còn được mở.

Nháy vào nút Options tại đáy của Clipboard để có các lựa chọn điều chỉnh cách thức hoạt động của Office Clipboard:


Trong bài tập này, bạn mở ngăn Clipboard, tìm hiểu cách Office Clipboard xử lý nhiều nội dung được sao.

1. Nháy Office Clipboard trên bảng chọn Edit. Ngăn Clipboard hiển thị.

2. Nháy nút . Nếu có bất kỳ nội dung nào đã được cắt hay sao trong Clipboard, chúng đều bị xóa đi.


3. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Trong hộp thoại Open, chọn tập tin có tên Logo 04 và nháy Open. Word mở tập tin này.

4. Nháy biểu tượng Partners in Learning. Các vòng nhỏ xuất hiện quanh biểu tượng, chỉ ra rằng biểu tượng này được chọn.

5. Nháy nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. Biểu tượg được sao và đặt vào trong Clipboard. ScreenTip xuất hiện trên thanh công cụ chỉ ra rằng khoản mục này đã được sao:

6. Đóng văn bản Logo 04. Văn bản này đóng lại và văn bản cũ xuất hiện.

7. Nháy đúp vào miền lựa chọn cạnh đoạn Tầm nhìn chung.

8. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn. Đoạn này bị loại bỏ khỏi văn bản và được đặt vào trong Office Clipboard. Ngăn Clipboard bây giờ chứa hai khoản mục.


9. Cuốn lên đầu văn bản và nháy vào phía trước của chữ K trong tiêu đề Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy.

10. Nhấn Enter nhiều lần để chuyển tiêu đề xuống và nháy vào đỉnh của văn bản để định vị điểm chèn. Sau đó trên ngăn Clipboard, nháy mục biểu tượng Partners in Learning. Biểu tượng Partners in Learning xuất hiện ở đầu văn bản (nháy và kéo, nếu cần, để định vị biểu tượng vào vị trí thích hợp).

11. Nháy dòng trống sau tiêu đề (đoạn thứ nhất, Kế hoạch đưa công

nghệ thông tin vào giảng dạy) và nhấn Enter để chèn thêm dòng trống khác.

12. Trên ngăn Clipboard, nháy Tầm nhìn chung. Đoạn này được chèn vào đáy của phần thứ nhất trong văn bản.

13. Nháy nút trên ngăn Clipboard và nháy nút Close ở góc trên bên phải của ngăn Clipboard. Ngăn Clipboard đóng lại.

14. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản. Word lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Áp dụng kiểu Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới

một tên kiểu.

Mỗi đoạn văn trong văn bản đều phải được định dạng theo một kiểu nào đó. Đoạn văn có mọi đặc trưng định dạng của kiểu được

áp dụng cho nó.


Trên thanh công cụ định dạng, ô ngoài cùng, bên trái là ô kiểu

. Nếu di chuyển điểm chèn đến đoạn văn bản nào thì ô này hiển thị tên của kiểu áp dụng cho đoạn văn đó.

Kiểu giúp tiết kiệm thời gian khi định dạng văn bản và giúp duy trì cách trình bày nhất quán trong văn bản (thậm chí từ văn bản nọ sang văn bản kia). Chẳng hạn, giả sử ta đang tạo ra một văn bản có chứa nhiều đầu đề con. Ta muốn những đầu đề này đều màu lục và có phông chữ khác với văn bản. Thay vì định dạng từng tiêu đề con một, ta có thể tạo ra một kiểu và áp dụng cho mọi đoạn văn sẽ là tiêu đề con.

Để áp dụng kiểu, chỉ cần đặt điểm chèn đoạn cần áp dụng kiểu và nháy ô Style , sau đó chọn kiểu thích hợp.

Khi mở một văn bản mới và gõ nội dung, nội dung này được áp dụng kiểu mặc định gọi là Normal. Các từ được định dạng theo phông chữ Times New Roman, cỡ 12 điểm và được căn thẳng lề trái. Mẫu Normal có nhiều kiểu thiết kế sẵn, trong đó một số để dùng như tiêu đề. Tên của kiểu được hiển thị trong ô Style, như được minh họa sau đây:



Trong bài tập này, bạn áp dụng kiểu cho các đoạn văn.

1. Nháy chuột tại vị trí bất kỳ trong đoạn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy.

2. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công cụ định dạng và nháy Heading 2. Kiểu Heading 2 được áp dụng cho đoạn hiện thời - trong trường hợp này, chỉ một đoạn văn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy.

3. Chọn các đoạn từ Có tầm nhìn chung đến hỗ trợ môi trường học

tập mới. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công cụ định dạng và nháy Heading 3. Kiểu Heading 3 được áp dụng cho tất cả các đoạn trong danh sách này.

4. Nháy bên ngoài danh sách để khử chọn các đoạn. Danh sách này sẽ trông giống như danh sách trong minh họa sau.

5. Nháy ở phía trước của dòng tiêu đề thứ nhất Tầm nhìn chung. Trên thanh công cụ định dạng, nháy ô Style và nháy Heading 1. Kiểu dáng này được áp dụng cho dòng tiêu đề.

6. Chọn C trong từ Có tầm nhìn chung. Nháy ô Style và nháy Heading 1. Ký tự này trở thành lớn hơn.

7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn để loại bỏ việc định dạng vừa áp dụng.

8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.


Xem trước văn bản Để xem dáng vẻ văn bản trước khi in, bạn dùng công cụ Print Preview. Cửa sổ Print Preview hiển thị chính xác các trang giống như khi chúng được in ra và chỗ ngắt trang sẽ xuất hiện ở đâu. Nếu chưa hài lòng với bố cục, bạn có thể điều chỉnh trước khi in. Việc dùng Print Preview có thể giúp nhận diện các thay đổi định dạng mong muốn mà không tốn phí giấy in.


Trong bài tập này, bạn xem trước một văn bản trước khi in nó.

1. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn.

2. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Multiple Pages và nháy nút thứ hai trong hàng trên cùng để xem hai trang một lúc.

3. Nháy nút One Page để trở về cách hiển thị một trang.

4. Nháy nút Close trên thanh công cụ Print Preview để đóng chế độ xem trước khi in. Print Preview đóng lại và Word trở về cách hiển thị trước. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.


In văn bản Có thể sử dụng hai phương pháp để in văn bản trong Word. Một cách là dùng nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn để in tất cả các trang trong văn bản hiện thời bằng việc dùng máy in mặc định. Phương pháp này thuận tiện khi muốn in toàn bộ văn bản. Phương pháp thứ hai là dùng lệnh Print trong bảng chọn File để hiển thị hộp thoại Print. Cách này cho phép in nhiều bản sao của văn bản, in từ máy in khác, in văn bản được chọn, hay in một số trang nhất định. Chẳng hạn, thay vì việc in ra toàn bộ văn bản để duyệt và soạn thảo trang 6, bạn có thể dùng hộp thoại Print để chỉ in mỗi trang 6.


Trong bài tập này, bạn thực hành in văn bản bằng việc dùng cả nút lệnh Print và hộp thoại Print, sau đó in theo một vài tùy chọn.

1. Nháy nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản hiện thời được in ra trên máy in mặc định.

2. Nháy vào bất kỳ đâu trên trang đầu của văn bản này. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra.

3. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Current page và sau đó nháy OK. Chỉ trang thứ nhất của văn bản được in ra.


4. Chọn một đoạn bất kỳ. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra.

5. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Selection và nháy OK. Chỉ phần văn bản được chọn sẽ được in.

Lưu ý

Bạn cũng có thể in một trang khác trang hiện tại bằng cách gõ số trang muốn in vào ô Pages trong hộp thoại Print. Để in nhiều trang, nhưng không phải toàn bộ văn bản, bạn có thể gõ các số trang, chèn thêm dấy phẩy giữa các số trang cho các trang không tuần tự hay dùng dấu gạch ngang để chỉ ra miền liên tục các trang tuần tự. Chẳng hạn: 1,3,5 hay 4-6.

Tổng kết bài học Trong bài này, bạn đã học các cách định dạng văn bản cơ bản. Bạn cũng đã biết cách cắt hay sao và dán văn bản, cách dùng Clipboard để dán nhiều lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng nắm được cách áp dụng kiểu, xem trước văn bản và in văn bản.

Câu hỏi kiểm tra 1. Tổ hợp phím nào cho phép áp dụng kiểu cho nhiều đoạn không

liên tiếp?

2. Các phương pháp để cắt và dán một phần văn bản đã chọn là gì?

3. Trước khi in văn bản, làm thế nào để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày đúng như bạn mong muốn?

4. Kiểu là gì?

5. Nêu hai cách có thể áp dụng định dạng đậm cho văn bản được chọn?

6. Sự khác biệt giữa cắt và sao văn bản là gì?


Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Invitation 04 từ thư mục Lesson04. Căn giữa tất cả đoạn trong văn bản. Thay đổi từ đoạn thứ hai đến phần cuối thành cỡ phông 20 điểm, theo chữ hoa nhỏ, màu xanh da trời và đậm. Chọn các dòng văn bản Xin

trân trọng kính mời các thành viên tới dự…, Thời gian, Địa điểm và đổi phông thành 16 point và đậm. Đổi tất cả văn bản thành phông Garamond. Cuối cùng, chuyển ba đoạn cuối lên đầu văn bản. In hai bản sao của văn bản. Lưu giữ văn bản với tên Invitation 04 Edited vào thư mục Lesson04.

Bài tập 2: Mở một trong các văn bản đã làm việc trong bài học này và xem trong chế độ Print Preview. Dùng thước để điều chỉnh lề,

dùng nút Magnifier và sử dụng ô để phóng to và thu nhỏ văn bản. Xem bản in trước khi in theo khổ toàn màn hình và sau đó trở về màn hình xem trước khi in. Dùng các thông tin Trợ giúp của Word để xác định mục đích của nút Shrink to Fit . Tính năng đó có ích trong văn bản đang được mở không? Nếu có, hãy sử dụng nút Shrink to Fit .

Bài tập 3: Chọn và sao vài đoạn trong văn bản (nếu cần, mở Office Clipboard). Khi sao văn bản, lưu ý tới thứ tự các nội dung được sao vào Clipboard. Nội dung nào ở trên đỉnh của danh sách? Nếu nháy vào mũi tên bên cạnh nội dung này, ta thấy có các tùy chọn gì? Tùy chọn Paste All trên Office Clipboard có ích khi nào?

Bài tập 4: Trong bài học này ta đã khám phá sơ lược ngăn Reveal Formatting. Mở lại ngăn này và nháy vào các liên kết để xác định có thể mở các hộp thoại nào qua ngăn này. Hãy suy nghĩ về lợi ích sử dụng ngăn này khi soạn thảo văn bản với Word. Dùng các thông tin Trợ giúp của Word để biết thêm về Reveal Formatting. Viết giải thích tóm tắt về các tính năng có sẵn qua ngăn này và cách sử dụng chúng. Đóng văn bản đã mở cho các Bài tập này mà không lưu bất kỳ thay đổi nào.

54

Định dạng đoạn văn Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Thiết lập thụt lề và khoảng cách giữa các đoạn văn bản.

� Thiết đặt và xóa điểm dừng.

� Tạo cột, điều chỉnh độ rộng cột và khoảng cách cột.

� Chèn dấu ngắt cột.

Thay vì sử dụng các thiết lập ngầm định do Word cung cấp, bạn có thể sử dụng những thiết đặt và công cụ khác để thay đổi hình thức hiển thị của các văn bản. Một trong những cách thức để nhanh chóng tùy chỉnh một văn bản là thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trên trang bằng cách thay đổi các lề trang, thiết lập lại căn chỉnh của đoạn, thay đổi thiết lập của tab và tạo các đầu trang và chân trang. Khi bạn tạo một văn bản, bạn không chỉ định dạng văn bản mà còn có khả năng thay đổi bố cục trang của văn bản bằng cách thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trong trang.

Định dạng đoạn văn Word định nghĩa một đoạn văn bản là một phần văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Mỗi khi nhấn phím Enter, Word chèn vào văn bản một ký tự định dạng ẩn để xác định kết thúc của một đoạn. Dấu đó được gọi là dấu ngắt đoạn hay dấu ngắt dòng cứng. Dấu ngắt đoạn là một ký tự đặc biệt đóng vai trò như là một ký tự điều khiển. Dấu ngắt đoạn chỉ có thể nhìn thấy nếu chế độ hiển thị các ký tự không được in (hoặc các dấu định dạng) được bật lên bằng cách nháy nút trên thanh công cụ chuẩn. Bình thường những dấu ngắt đoạn không được hiển thị nhưng chúng luôn luôn tồn tại. Thậm chí một dòng trắng cũng được xem là một đoạn vì nó kết thúc bằng một dấu xuống dòng cứng.

Các lệnh định dạng đoạn văn tác động đến toàn bộ đoạn văn. Toàn bộ định dạng liên quan đến một đoạn văn được lưu trữ trong dấu ngắt đoạn. Định dạng lựa chọn cho đoạn được áp dụng cho đoạn tiếp theo sẽ được gõ vào. Khi bắt đầu một đoạn mới, đoạn sẽ mang những đặc điểm định dạng của đoạn trước đó. Hoặc khi xóa một dấu ngắt đoạn, đoạn trước sẽ mang các đặc điểm định dạng của đoạn tiếp theo.

Định dạng đoạn văn 55

Hình dưới minh họa các đặc trưng định dạng đoạn văn:

Theo mặc định, các đoạn được thiết lập giãn cách đơn, căn lề trái và không có thụt lề. Bạn có thể thay đổi các thiết lập mặc định của các đoạn bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph trên bảng chọn Format.


Giống như hầu hết các lệnh định dạng trong Word, ta có thể lựa chọn các đoạn muốn thay đổi và sau đó áp dụng định dạng hoặc áp dụng định dạng trước, sau đó mới gõ văn bản muốn định dạng. Bảng dưới đây liệt kê các thuộc tính định dạng đoạn văn:

Căn lề � Căn thẳng lề phải

� Căn thẳng lề trái

� Căn thẳng giữa hai lề

� Căn thẳng cả hai lề

Thụt lề � Thụt lề trái � Thụt lề phải

Khoảng cách giữa các đoạn văn

� Khoảng cách tới đoạn trên

� Khoảng cách tới đoạn dưới

Dáng vẻ dòng đầu tiên

� Thụt lề dòng đầu � Đoạn “treo”

Khoảng cách giữa các dòng

� Đơn

� 1,5 dòng

� Kép

� Khoảng cách chính xác,...


Trong bài tập này, bạn thay đổi giãn cách đoạn và tạo thụt lề treo bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph.

1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 (có đường dẫn PiL\Word Practice).

2. Hãy cuốn đến đầu mục Các nhóm lương, sau đó lựa chọn đầu mục này và toàn bộ văn bản dưới đầu mục.

3. Trên bảng chọn Format, nháy Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện.

4. Nháy trang Indents and Spacing, nếu cần. Trong ô After ở phần Spacing, nháy vào mũi tên chỉ xuống hai lần. Giãn cách giữa hai đoạn được đổi thành 12 pt.

5. Nháy OK và nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. Hộp thoại Paragraph đóng lại và giãn cách 12 pt được thêm sau mỗi đoạn trong văn bản.


6. Chọn các đoạn văn từ sau đoạn Những định nghĩa sau đây liên

quan đến…

7. Nháy Paragraph trên bảng chọn Format. Hộp thoại Paragraph xuất hiện.

8. Nháy vào mũi tên xuống trong ô Special, nháy chọn Hanging và sau đó nháy OK. Word tạo thụt lề treo cho các đoạn, dòng đầu tiên không thụt lề còn các dòng tiếp theo sẽ thụt lề với giá trị mặc định là 0,5 inch.


9. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ lựa chọn văn bản. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng thước để đặt mức thụt lề

Để tạo nhanh thụt lề treo hoặc thụt lề dòng đầu tiên, ta có thể sử dụng thước đo. Thước đo gồm các vạch dấu cho cả hai dạng thụt lề này cùng với thụt lề bên phải, như được hiển thị trong hình dưới đây.

Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho các đoạn bằng cách lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chèn trên đó) và kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp.

Đ� Th�c hi�n

Thụt lề toàn bộ một đoạn Hãy kéo vạch dấu Left Indent . Toàn bộ ba vạch dấu định dạng đều dịch chuyển.

Chỉ thụt lề dòng đầu tiên Chỉ kéo vạch dấu First Line Indent .

Tạo thụt lề treo Chỉ kéo vạch dấu Hanging Indent .

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thay đổi các thiết lập thụt lề bằng cách sử dụng thước đo.

1. Dưới câu Những định nghĩa sau đây liên quan đến…, lựa chọn bảy đoạn văn còn lại.

2. Đặt vị trí của con trỏ chuột trên vạch dấu Hanging Indent trên thước đo (tam giác dưới cùng). Chú ý ScreenTip Hanging

Indent.


3. Nhấn giữ phím Alt và kéo vạch dấu Hanging Indent sang bên phải cho đến số .75” xuất hiện ở bên trái vạch dấu. Thả nút chuột, nhưng không bỏ lựa chọn văn bản. Các đoạn được thụt lề 0,75 inch từ dòng đầu tiên của mỗi đoạn. Lưu ý: Mặc dù không cần nhấn giữ phím Alt khi kéo các vạch dấu nhưng như vậy sẽ giúp thấy kích thước rõ hơn.

4. Thả phím Alt, các đoạn vẫn đang được chọn. Kéo vạch dấu Left Indent (hình vuông) sang phải đến 2 inch trên thước đo. Lưu ý rằng cả ba vạch dấu đều dịch chuyển và toàn bộ các đoạn đều được thụt lề.

5. Các đoạn vẫn được chọn. Kéo vạch dấu Right Indent (tam giác ở bên phải thước đo) lên mức 5,5 inch. Lề bên phải của các đoạn được dịch chuyển sang trái.

6. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng chọn văn bản.

7. Cuốn văn bản để xem định dạng của các đoạn khác nhau. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Lưu giữ tập tin này để mở cho bài tập lần sau.

Thiết đặt điểm dừng Word tự động căn lề trái cho các điểm dừng (tab) và giãn cách chúng theo khoảng cách ngầm định nửa inch. Mỗi khi nhấn phím Tab, điểm chèn sẽ di chuyển sang điểm dừng tiếp theo trên dòng


hiện thời. Theo ngầm định, Word chèn một điểm dừng trái mỗi khi nhấn phím Tab (căn thẳng bên trái). Bảng sau giải thích về các dạng tab có thể được áp dụng.

Loi Tab Nút Tác d�ng

Trái

Căn chỉnh văn bản thẳng bên trái của tab.

Phải

Căn chỉnh văn bản thẳng bên phải của tab.

Giữa

Đặt văn bản ở giữa hai bên của tab.

Thập phân

Căn chỉnh các số dọc một vị trí thập phân.

Thanh

Chèn một thanh dọc tại điểm dừng tab.

Giãn cách tự động giữa các điểm dừng có thể chấp nhận được trong hầu hết trường hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi giãn cách này. Ví dụ, bạn đang làm việc với một văn bản có một vài cột dữ liệu, bạn có thể thay đổi thiết lập của tab để đủ khoảng cách hiển thị dữ liệu.


Trong bài tập này, bạn mở rộng các cột bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs để thay đổi thiết lập của điểm dừng.

1. Cuốn đến đầu mục Lương Trung bình ở Mỹ theo Mã Bưu điện

Hai số và lựa chọn toàn bộ các dòng có mã số bưu điện ở dưới đề mục (từ 01 đến 98).

2. Nháy lệnh Tabs trên bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện.


3. Trong ô Tab stop position, gõ 1.

4. Nháy Set. Số này xuất hiện trong danh sách Tab stop position.

5. Gõ 2.5 và nháy vào nút Set. Khi điểm dừng thứ hai được thiết đặt, số đó xuất hiện trong danh sách Tab stop position.

6. Nháy OK để đóng hộp thoại Tabs. Như trong hình minh họa dưới đây, các cột thông tin được giãn cách và căn chỉnh theo đúng các điểm dừng tab mà bạn vừa mới chèn.

7. Nháy chuột để bỏ chọn văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.


Thiết lập và xóa các điểm dừng cụ thể

Khi tạo các danh sách, biểu đồ hoặc những phần văn bản yêu cầu cao về định dạng, bạn có thể tạo các điểm dừng tại những khoảng trống nhất định để chia thông tin sao cho thu hút nhất đối với người nhìn. Bạn cũng có thể tạo một tab dẫn hiển thị dòng các dấu chấm từ điểm chèn đến điểm dừng tiếp theo. Tab dẫn có thể căn chỉnh bên trái, bên phải, ở giữa hoặc thập phân.


Trong bài tập này, bạn thiết lập điểm dừng bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs. Sau đó, nhập văn bản để xem kết quả định dạng.

1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn bản.

2. Nháy Tabs trên bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện.

3. Trong ô Tab Stop Position, gõ 1 và sau đó nháy nút Set.

4. Trong ô Tab Stop Position, gõ 3 và sau đó nháy vào nút Set.

5. Trong hộp Tab stop position, gõ 4. Trong vùng Alignment, nháy chọn Decimal, nháy nút Set và sau đó nháy OK. Hai tab căn chỉnh bên trái và một tab căn chỉnh thập phân được hiển thị trên thước đo. Hộp thoại Tabs đóng lại.

6. Nhấn phím Tab, gõ Mức công việc. Nhấn phím Tab một lần nữa, gõ Cơ sở và nhấn phím Tab.

7. Gõ Trung bình và nhấn Enter. Các tiêu đề cột đã được tạo.

8. Để nhập hàng thông tin đầu tiên, nhấn phím Tab và gõ những nội dung sau đây (chú ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mới vào, 52, $36,100.00. Thông tin cho hàng đầu tiên của bảng đã được nhập.

9. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những nội dung sau đây (vẫn chú ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mức Trung bình, 207, $42,410.00. Thông tin cho hàng thứ hai của bảng đã được nhập. Hãy lưu ý rằng số được căn chỉnh tại điểm thập phân chứ không phải ở dạng mặc định là bên trái.


10. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những thông tin sau (nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập): Mức Cao cấp, 186, $55,500. Nhấn Enter. Hãy lưu ý rằng mặc dù bạn không gõ dấu thập phân, số vẫn được căn chỉnh hợp lý.

11. Nháy Tabs trên bảng chọn Format.

12. Nháy chọn thiết đặt 3” trong danh sách Tab Stop Position và nháy nút Clear. Thiết đặt điểm dừng 3” bị xóa.

13. Lưu ý rằng Word tự động chọn thiết đặt 4” trong danh sách Tab Stop Position. Khi thiết đặt 4" đã được chọn, nháy vào tùy chọn 2 trong phần Leader.

14. Nháy vào nút Set và nháy OK.

15. Nhấn phím Tab và gõ Trung bình. Sau đó nhấn phím Tab và gõ $44,670. Các dấu chấm dẫn được điền vào khoảng trống trước điểm dừng thứ hai.

16. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng thước đo để thiết lập và xóa các điểm dừng

Bạn cũng có thể thiết lập nhanh và xóa nhanh các điểm dừng bằng cách sử dụng thước đo. Phương pháp này rất hữu ích và trực quan.

Để thiết lập điểm dừng sử dụng thước đo, bạn hãy lựa chọn (các) đoạn sẽ áp dụng. Sau đó, bạn hãy nháy vào nút Tab Align ở phía bên trái của thước đo để xác định dạng căn chỉnh tab. Hãy nháy vào thước đo ở vị trí mong muốn để đặt vạch dấu của điểm dừng tab. Một vạch dấu của điểm dừng tab xuất hiện ở vị trí đó.


Trong bài tập này, bạn thiết lập các điểm dừng bằng cách sử dụng thước đo.

1. Nháy đúp chuột để đặt điểm chèn vào dòng trống cuối cùng và nhấn phím Enter hai lần.


2. Gõ bốn dòng thông tin sau, sử dụng phím Tab để dịch chuyển đến mỗi điểm dừng và nhấn phím Enter sau mỗi dòng.

Tuổi Cơ sở Trung bình

20-29 82 $37,800

30-44 178 $47,290

Từ 45 trở lên 200 $50,440

Với nhiều nội dung hơn, kết quả căn chỉnh được hiển thị rõ ràng hơn.

3. Hãy chọn tất cả các hàng trong trang này, ngoại trừ hàng cuối cùng (có nhãn là Trung bình).

4. Kéo thả dấu điểm dừng thứ hai (ở mốc 3 inch) ra khỏi thước đo. Điểm dừng bị xóa và văn bản bị hiệu chỉnh.

5. Nháy nút Tab Align bên trái thước đo (có thể nhiều lần) cho

đến khi xuất hiện dưới dạng Center Tab . Nút Tab Align thay đổi thành nút Center Align.

6. Nháy trên thước đo ở mốc 3 inch. Một điểm dừng căn giữa được thiết lập và văn bản được căn chỉnh lại.

7. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này.

Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự Các danh sách liệt kê thường có hai dạng: dạng ký hiệu và dạng số

thứ tự như hình dưới đây. Dạng thứ nhất thường để liệt kê những


thành phần như nhau, còn trong dạng thứ hai thứ tự liệt kê cũng đóng vai trò nhất định.

Các khái niệm cơ bản

• Ký tự;

• Từ;

• Câu;

• Dòng;

• Đoạn.

Mục tiêu

1. Phát hiện và bồi dưỡng sinh viên có tài năng.

2. Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.

3. Bổ sung đội ngũ cán bộ giảng dạy.

Để tạo phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, như minh họa ở hình trên, chúng ta sử dụng các nút Bullet và Numbering trên thanh công cụ định dạng hoặc lệnh Format→→→→Bullets and Numbering trong bảng chọn Format.

Để tạo nhanh danh sách các khoản mục, bạn chọn các dòng cần đưa vào danh sách và thực hiện một trong hai thao tác sau:

� Nháy Bullets trên thanh công cụ định dạng khi muốn đặt dấu chấm đen trước các khoản mục.

� Nếu muốn đánh số thứ tự, hãy nháy chuột ở nút Numbering trên thanh công cụ định dạng.

Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, chỉ cần đặt dấu chèn ở đó và nháy lại nút tương ứng.

Cách thứ hai với nhiều khả năng tùy chỉnh hơn là chọn lệnh Format→→→→Bullets and Numbering. Trước hết chọn các dòng cần đưa vào danh sách và nháy lệnh Format→→→→Bullets and Numbering trên bảng chọn Format và nháy trang Bulleted khi muốn đặt dấu đặc biệt trước các khoản mục (hoặc nếu muốn đánh số thứ tự, nháy trang Numbered), sau đó chọn ô tương ứng với kiểu định dạng cần thiết và nháy nút OK.


Để sửa đổi kiểu của các khoản mục, ví dụ như không dùng dấu • mà dùng dấu ♣ hay dấu � hoặc 1., 2. thành dạng 1), 2) chẳng hạn, hãy nháy chuột ở nút Customize trên các trang trên. Có thể thực hiện các sửa đổi trên hộp thoại hiện ra sau đó. Để chọn các ký tự làm dấu, hãy chọn phông chữ và chọn các ký tự trong phông chữ đó cũng như vị trí của ký tự dấu đối với văn bản. Đối với nhãn đánh số còn có thể cho thêm các ký tự khác vào trước hay sau số thứ tự, ví dụ nếu không thích 1., thì có thể sửa đổi thành [1].

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn định dạng phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục.

1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open hiện ra.

2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice.

3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word.

4. Chọn các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin

vào giảng dạy đến cuối văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Bullets . Các đoạn văn bản được định dạng với dấu chấm phía trước.

5. Đặt dấu chèn vào đoạn Thư tín trực tiếp và nháy nút Bullets lần nữa. Đoạn này trở lại định dạng ban đầu, không có dấu chấm.


6. Chọn các đoạn từ Phỏng vấn/Xuất hiện trên TV/Radio đến cuối văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Numbering

. Các đoạn văn bản được định dạng với các số thứ tự ở phía trước, bắt đầu từ số 1.

7. Đặt điểm chèn vào trong đoạn Phỏng vấn/Xuất hiện trên

TV/Radio.

8. Chọn Bullets and Numberings trên bảng chọn Format và nháy trang Numbered.

9. Nháy Customize. Nháy mũi tên trong ô Number Style và chọn A, B, C,... Nháy mũi tên trong ô Start At cho đến khi xuất hiện chữ I.

10. Nháy nút Fonts và trên hộp thoại hiện ra chọn kiểu chữ đậm. Nháy OK.

11. Nháy OK lần nữa. Các đoạn đánh số thứ tự được định dạng lại với thứ tự các chữ, bắt đầu bằng I với kiểu chữ đậm.

12. Chọn các lại các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy đến cuối văn bản.

13. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Bullets . Các đoạn văn bản được định dạng trở lại với dấu chấm phía trước.

14. Lưu và đóng văn bản.

Định dạng văn bản theo cột Nhiều nghiên cứu cho thấy con người có xu hướng đọc văn bản kỹ hơn trên các dòng ngắn hơn. Đó là lý do giải thích tại sao hầu hết các tờ báo và tạp chí thường định dạng văn bản theo các cột không rộng quá 3 inch.

Bạn có thể sử dụng Word để định dạng văn bản theo cột một cách dễ dàng. Mặc dù sử dụng cột không phải lúc nào cũng phù hợp (không nên sử dụng trong thư, bản ghi nhớ và báo cáo công việc) nhưng trong các dạng văn bản như thông báo, tờ rơi, mục lục hay danh sách thì cột là tính năng rất hữu ích. Trong một số trường hợp, cột có thể giúp rút ngắn độ dài văn bản, đặc biệt là khi hầu hết các dòng trong văn bản thường ngắn.

Tùy thuộc vào thiết đặt lề trang trong văn bản, có thể tạo khoảng 12 cột mỗi trang. Trong mục này, bạn sẽ học cách chuyển văn bản


trong một tờ rơi thành các cột và điều chỉnh định dạng cho các phần khác nhau trong tờ rơi.

Tạo cột

Trước khi bắt đầu sửa đổi một văn bản thành dạng cột, nên suy nghĩ trước về hình thức hiển thị của các cột trong trang, số cột muốn tạo và định dạng của các cột.

Để tạo các cột có độ rộng bằng nhau, hãy chọn văn bản sẽ được định dạng theo cột. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Columns

và nháy chọn số cột muốn tạo hoặc sử dụng lệnh Columns trong bảng chọn Format. Khi đó hộp thoại Columns cho phép nhiều tùy chọn hơn để định dạng theo cột.

Để tạo các cột có độ rộng không bằng nhau, ta phải sử dụng lệnh Columns trong bảng chọn Format. Trong phần Presets, nháy vào Left để làm cho cột bên trái hẹp hơn hoặc nháy vào Right để làm cho cột bên phải hẹp hơn.

Nếu không lựa chọn bất kỳ phần văn bản nào, Word sẽ định dạng toàn bộ văn bản theo cột. Nếu chỉ muốn một phần văn bản được định dạng theo cột, hãy lựa chọn phần văn bản đó trước khi chọn định dạng cột. Word tự động chèn các dấu ngắt phần tại nơi bắt đầu và kết thúc văn bản được chọn và dàn văn bản vào các cột. Trong Word, phần là một phần văn bản có định dạng trang riêng, độc lập với định dạng của các phần khác trong cùng một văn bản.


Trong bài tập này, bạn định dạng toàn bộ văn bản thành các cột bằng cách sử dụng nút Columns, sau đó định dạng một vùng văn bản theo các cột không bằng nhau bằng cách sử dụng hộp thoại Columns.

1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open hiện ra.

2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice.

3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word.


4. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ nếu cần, để hiển thị các ký tự định dạng. Các ký tự định dạng xuất hiện trong văn bản.

5. Nháy nút Columns trên thanh công cụ chuẩn. Bảng chọn Columns xuất hiện.

6. Nháy vào cột thứ ba trong bảng chọn. Nội dung của toàn bộ văn bản được sắp xếp vào ba cột. Đối tượng WordArt nằm trên một phần văn bản ở phần trên cùng của trang.

7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản trở lại bố cục ban đầu.

8. Đặt điểm chèn ở bên trái của dấu dưới tiêu đề Câu lạc bộ PiL.

9. Chọn dấu ngắt phần và toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Câu lạc bộ

PiL. Chọn cả dấu ngắt phần cuối phần này nhưng không chọn tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL hoặc bất kỳ văn bản nào dưới tiêu đề này.


10. Nháy nút Columns trên thanh công cụ chuẩn và trong bảng chọn Columns, nháy vào cột thứ hai. Văn bản được chọn sẽ được định dạng theo hai cột.

11. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản.

12. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom

và nháy chọn Whole Page.

13. Chọn toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL.

14. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất hiện.

15. Nháy Right trong vùng Presets và nháy OK. Văn bản được chọn được định dạng theo hai cột và cột bên trái rộng hơn cột bên phải.

16. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng lựa chọn văn bản. Trên

thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy chọn 75%. Bố cục văn bản xuất hiện ở tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực của nó.

17. Nháy Save As trên bảng chọn File và lưu văn bản trong thư mục Lesson05 với tên Brochure 05 Edited. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.


Xác định độ rộng của cột

Trong bài tập trước, ta đã sử dụng vùng Presets của hộp thoại Columns để tạo các cột có độ rộng không bằng nhau. Các độ rộng này có thể sửa đổi được bằng cách sử dụng thước đo hoặc thiết đặt độ rộng trong hộp thoại Columns. Tùy theo độ rộng, hẹp của các cột, khoảng cách giữa các cột có thể tự động điều chỉnh.

Ví dụ, nếu năm cột được quy định trong hộp thoại Columns, các cột sẽ có độ rộng và giãn cách bằng nhau. Nếu tăng độ rộng của một trong số các cột, độ rộng của tất cả các cột còn lại sẽ thu hẹp lại. Nên kiểm tra khu vực Preview trong hộp thoại Columns khi thay đổi thiết đặt để biết những ảnh hưởng do sửa đổi gây ra.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn tùy chỉnh độ rộng của cột bằng hộp thoại Columns và thước đo.

1. Nháy vào bất cứ vị trí nào dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc

bộ PiL.


3. Gõ 4.5 trong ô Width của cột đầu tiên và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột 2 tự động thay đổi thành 2,5 inch để giữ khoảng cách cho trước giữa các cột.

4. Nháy OK. Độ rộng của các cột được điều chỉnh dựa trên kích thước được nhập vào.


5. Trên thước đo, hãy đặt vị trí của con trỏ trên vạch dấu Move Column cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên hai đầu. Nhấn giữ phím Alt và kéo thả vạch dấu sang bên trái sao cho cột bên trái rộng 4,25 inch (cột bên phải sẽ rộng 2,75 inch).

6. Thả phím Alt. Độ rộng của các cột được điều chỉnh.

7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột

Nếu muốn thay đổi khoảng cách giữa các cột, ta có thể sử dụng thước đo hoặc hộp thoại Columns.

Để thay đổi khoảng cách giữa cột bằng thước đo, nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần chứa các cột muốn sửa đổi. Đưa con trỏ chuột lên trên vạch dấu Move Column cho đến khi thấy ScreenTip Left Margin hay Right Margin và kéo vạch dấu đến vị trí mới.


Trong bài tập này, bạn thay đổi khoảng cách giữa giữa các cột bằng hộp thoại Columns.

1. Nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần văn bản dưới tiêu đề Câu

lạc bộ PiL.


3. Xóa đánh dấu trong ô Equal column width, nếu cần. Gõ .1 trong ô Spacing và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột thứ hai chuyển thành 3,9 inch.

4. Gõ 3.7 trong ô Width của cột thứ nhất và nhấn phím Tab. Độ rộng của hai cột được điều chỉnh thành 3,7 inch.

5. Nháy OK. Hộp thoại Columns đóng lại và khoảng cách giữa các cột thay đổi.

6. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom

và nháy chọn Whole Page. Bố cục của văn bản được hiển thị trên toàn bộ trang trên màn hình.


7. Nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần hai cột dưới tiêu đề Hoạt

động Câu lạc bộ PiL.


9. Gõ .1 trong ô Spacing và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột thứ hai chuyển thành 3,15 inch.

10. Nháy OK. Hộp thoại Columns đóng lại và giãn cách giữa các cột thay đổi.

11. Chọn 75% trong ô Zoom . Văn bản xuất hiện ở tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực của nó.

12. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.


Chèn dấu ngắt cột

Khi nội dung văn bản trong một cột dàn đến lề dưới của trang hoặc ngắt đoạn tiếp theo, văn bản sẽ tiếp tục sang cột tiếp theo. Khi văn bản dàn đến phần cuối của cột cuối cùng trong một trang, văn bản sẽ dàn sang cột đầu tiên của trang tiếp theo. Bạn có thể chèn một dấu ngắt cột thủ công để thay thế dấu ngắt cột tự động Word đã tạo ra.

Để chèn dấu ngắt cột thủ công, đặt vị trí của điểm chèn tại vị trí muốn chèn. Nháy Break trên bảng chọn Insert và nháy Column break trong hộp thoại Break. Để xóa dấu ngắt cột, nhớ chọn nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn, nháy chọn vạch dấu Column Break và nhấn phím Delete.


Trong bài tập này, bạn chèn dấu ngắt cột tại cột thứ hai để xem kết quả, sau đó xóa dấu ngắt cột đó.

1. Trong phần cuối cùng, nháy chuột để đặt vị trí của điểm chèn ở đầu đoạn thứ ba (bắt đầu bằng Với phương châm...).

2. Nháy Break trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Break xuất hiện.

3. Nháy Column break và nháy OK. Cột thứ nhất kết thúc tại vị trí của dấu ngắt cột.


4. Nháy vạch dấu Column Break và nhấn Delete. Dấu ngắt cột bị loại bỏ và các cột được định dạng giống như trước khi chèn dấu ngắt cột.

5. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu.

Tổng kết bài học Bài này đã trình bày cách định dạng các đoạn văn bản, thiết lập và thay đổi các điểm dừng, cũng như định dạng các đoạn văn bản theo kiểu danh sách liệt kê. Bạn cũng đã học cách sử dụng các tính năng định dạng cột của Word như tạo cột, điều chỉnh độ rộng và giãn cách của cột, chèn và xóa các dấu ngắt cột thủ công.


Câu hỏi kiểm tra 1. Sự khác nhau giữa vạch dấu Left Indent và vạch dấu Left

Page Margin trên thước đo là gì?

2. Làm cách nào để xóa một điểm dừng?

3. Khi xóa một dấu phân đoạn, đoạn đó sẽ mang theo những đặc điểm định dạng nào?

4. Cách nhanh nhất để tạo các cột có độ rộng bằng nhau là gì?

5. Nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau, bạn cần phải xóa đánh dấu trong ô nào trên hộp thoại Columns?

6. Nêu hai cách có thể tùy chỉnh độ rộng của cột trong một văn bản.

7. Nếu định dạng văn bản thành dạng cột và sau đó không muốn sử dụng các cột này nữa, bạn có thể bỏ định dạng cột bằng cách nào?

8. Lề trang bên trái và bên phải sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các cột?

9. Khi thay đổi khoảng cách giữa hai cột, các cột sẽ thay đổi như thế nào?

10. Điều gì sẽ xảy ra nếu định dạng theo cột nhưng không chọn bất cứ văn bản nào?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Word mới. Chèn các điểm dừng ở mức 1.5 inch, 3 inch và 4.5 inch. Điểm dừng 3 inch là thập phân còn điểm dừng 4.5-inch là căn phải. Gõ những đầu mục dưới đây ở dòng đầu tiên:

Năm Kinh nghiệm, Cơ sở, Trung bình và 90%.

Chèn một dòng mới, tạo đầu mục in đậm và sau đó lưu văn bản này với tên Practice 05. Bạn sẽ sử dụng Bài tập 1 để hoàn thành bài tập tiếp theo.

Bài tập 2: Gõ những thông tin dưới đây trên hai dòng sau, nhấn Tab sau khi nhập mỗi mục.


Ít hơn 2 năm 37 $37,940 $43,250

2-5 năm 164 $41,650 $55,000

Hãy tạo một đầu mục căn giữa với tiêu đề Kết quả Khảo sát, lưu tập tin này vào thư mục Lesson05 và đóng văn bản.

Bài tập 3: Mở văn bản mới và lập danh sách các nghệ sỹ âm nhạc mà bạn yêu thích. Trong cột 1 nhập tên nhóm nhạc hoặc nhạc sỹ và nhập tên đĩa CD của nghệ sỹ. Nếu có nhiều CD của cùng nhóm nhạc hoặc nhạc sỹ, nhấn Enter và nhấn phím Tab hai lần để nhập tên từng CD trên các dòng riêng biệt. Ngoài ra thiết lập cột xếp hạng CD theo thang điểm từ 1 đến 10. Lưu tập tin vào thư mục Lesson05 và đóng văn bản.

Bài tập 4: Hãy tìm hiểu hộp thoại Paragraph hoặc sử dụng thông tin trợ giúp Help của Word để hiểu hơn về giãn cách đoạn và giãn cách dòng.

Bài tập 5: Tạo một tệp để quảng cáo về quá trình phát triển của trường bạn. Tệp quảng cáo cần được chia thành ba cột có chiều rộng bằng nhau (để cho có thể được gấp làm ba một cách dễ dàng). Hãy đảm bảo đủ khoảng trống giữa mỗi cột để dễ đọc văn bản. Nội dung của quảng cáo bao gồm tên của trường, những thành tựu giáo viên và học sinh trường bạn đã đạt được, các hoạt động giảng dạy của nhà trường và những thông tin khác. Định dạng một số đoạn văn theo dạng danh sách liệt kê. Lưu, in và đóng tập quảng cáo.

Bài tập 6: Word cung cấp một tính năng khác để hỗ trợ bố trí văn bản trên một trang. Tính năng này được gọi là ranh giới cột. Hãy gõ từ Column trong hộp Ask A Question và sau đó chọn Display or hide newsletter-style column boundaries. Đọc những thông tin do Help của Word cung cấp để tìm hiểu cách bật/tắt tính năng này. Mở một văn bản bạn đã tạo, bật tính năng ranh giới cột và khám phá cách sử dụng các ranh giới này. Khi hoàn thành, đóng văn bản mà không lưu.

78

Thiết kế trang Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Điều chỉnh thiết lập lề trang.

� Chèn số trang vào văn bản.

� Tạo đầu trang và chân trang.

� Thay đổi hướng giấy của trang.

Các tham số cho trang được thiết đặt tối ưu cho một khổ giấy thông dụng nhất. Mặc dù vậy, có thể thay đổi các đặc trưng này bất cứ lúc nào.

Các tham số đặc trưng cho trang in được thiết đặt một lần và đúng cho mọi trang trong tệp văn bản. Có thể thiết đặt các tham số được minh họa trên hình sau đây:

� Khổ giấy và hướng giấy (đứng hay nằm).

� Lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải của trang (không nên nhầm với lề của đoạn văn bản). Lề trang là khoảng cách từ mép giấy đến phần thân văn bản.

Thiết kế trang 79

� Độ cao của đầu trang và chân trang. Đầu trang và chân trang có thể chứa các đối tượng bất kỳ như trong phần thân văn bản, nhưng xuất hiện trên mọi trang.

� Phân biệt trang chẵn và trang lẻ hay không.

Sau khi mở tệp văn bản, có thể cho tất cả các tham số này thông qua lệnh Page Setup trong bảng chọn File. Khi nháy lệnh này, hộp thoại Page Setup xuất hiện. Hộp thoại này có nhiều trang dùng để nhập các nhóm tham số khác nhau.

Đặt lề trang Theo mặc định, Word đặt lề trang bên trái và bên phải là 1,25 inch, lề trang trên cùng và dưới cùng là 1 inch. Bạn sử dụng hộp thoại Page Setup để điều chỉnh các thiết lập của lề trang trên cùng, dưới cùng, bên trái và bên phải, xác định vị trí của đầu trang và chân trang và lựa chọn vùng văn bản chịu ảnh hưởng bởi các thiết lập này.


Trong bài tập này, bạn có thể thay đổi các thiết lập của lề trang bằng cách sử dụng hộp thoại Page Setup.


1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice.

2. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Thiết lập Top hiện thời (1”) được chọn.

3. Gõ 1.5 trong ô Top và sau đó nhấn Tab. Trong phần Preview trên hộp thoại, lề trang trên cùng di chuyển xuống dưới.

4. Gõ 1.5 trong ô Bottom và sau đó nhấn Tab. Trong phần Preview, lề trang dưới cùng dịch chuyển lên.

5. Nháy OK. Lề trang trên cùng và dưới cùng hiện thời là 1,5 inch thay vì 1 inch.

6. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As được hiển thị.

7. Lưu tệp văn bản với tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua. Giữ tập tin mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng thước đo để thay đổi lề trang

Lề trang cũng có thể thay đổi bằng cách sử dụng thước đo. Thước đo là một thước kẻ hiển thị trong cửa sổ văn bản, được chia theo đơn vị inch hoặc đơn vị đo khác. Thước đo ngang được hiển thị trong các chế độ hiển thị Normal và Print Layout, còn thước đo dọc chỉ được hiển thị trong chế độ Print Layout.

Để sử dụng thước đo, bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Print Layout, còn chế độ xem Normal chỉ nên dùng để xem các thiết lập ngầm định về lề trang. Ngoài ra sử dụng chế độ hiển thị Print Preview để xem văn bản trước khi in và cũng có thể thay đổi các lề trang trong chế độ này.

Thước đo ngang nằm ở trên cùng của cửa sổ văn bản. Thước đo dọc

nằm dọc mép bên trái của văn bản.



Trong bài tập này, bạn phải thay đổi các lề trang của văn bản bằng cách sử dụng thước đo.

1. Nháy Print Layout trên bảng chọn View. Văn bản được hiển thị trong chế độ hiển thị Print Layout. Thiết lập của lề trang trên cùng 1,5 inch được phản ánh trên thước dọc.

2. Đặt vị trí của con trỏ chuột lên trên dấu vạch Left Margin trên thước đo ngang cho đến khi con trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều như hình dưới đây:

3. Nhấn giữ phím Alt. Kéo vạch dấu sang bên trái cho đến số 6.5” hiển thị trong phần màu trắng của thước đo. Lề trang bên trái dịch chuyển sang trái và toàn bộ văn bản của văn bản được điều chỉnh. Lưu ý rằng các điểm dừng và các cột trong văn bản sẽ bị thay đổi.

4. Thả phím Alt. Đặt vị trí của con trỏ chuột trên vạch dấu Right Margin , khi con trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều.

5. Nhấn giữ phím Alt, sau đó kéo vạch dấu sang bên phải cho đến khi phép đo 7’’ được hiển thị ở phần màu trắng của thước đo. Lề trang bên phải dịch chuyển sang phải và văn bản được hiệu chỉnh. Cả lề trang bên phải và lề trang bên trái hiện thời là 0,75 inch. Thả phím Alt khi lề trang được thiết lập.

6. Lưu văn bản. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Chèn số trang Các số trang rất hữu ích đối với các văn bản dài. Các số trang nhắc cho bạn biết đang ở phần nào của văn bản.

Bạn có thể chèn số của trang vào một văn bản bằng cách sử dụng lệnh Page Numbers trên bảng chọn Insert. Theo mặc định, số trang được hiển thị ở góc phía dưới bên phải mỗi trang. Tuy nhiên có thể thay đổi vị trí của số trang (đặt lên trên hoặc dưới trang, bên trái,


bên phải hoặc giữa trang). Ngoài ra còn có tùy chọn cho hiện hay không hiện số trang của trang đầu tiên.


Trong bài tập này, bạn thêm các số trang vào văn bản.

1. Nháy Ctrl+Home để di chuyển điểm chèn đến đầu văn bản.

2. Nháy Page Numbers trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Page Numbers xuất hiện và vị trí ngầm định của số trang được hiển thị ở phần Preview.

3. Nháy mũi tên trong ô Alignment và nháy chọn Center. Số trang được đặt ở giữa (xem phần Preview).

4. Nháy OK và cuốn xuống dưới trang để xem số của trang. Văn bản được tự động chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout, do đó, có thể thấy số trang vừa thêm vào chân trang. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Chèn đầu trang và chân trang Cùng với số trang, các đầu trang và chân trang là những thông tin rất hữu ích đối với văn bản nhiều trang, nhất là các văn bản có nhiều chương hoặc nhiều phần, vì có thể sử dụng thông tin đầu trang và chân trang để người đọc biết đang ở phần nào của văn bản.

Bạn có thể thêm nội dung đầu trang hoặc chân trang trong các lề trên và lề dưới của trang.

Đầu trang và chân trang là những phần văn bản xuất hiện trên mọi trang. Trong chế độ xem bình thường (Normal) đầu trang và chân


trang của văn bản không được hiển thị, còn trong chế độ Print Layout chúng được hiển thị dưới dạng mờ.

Đầu trang hoặc chân trang được chèn và soạn thảo trong một chế độ riêng thông qua lệnh Header and Footer trong bảng chọn View. Khi chọn lệnh này, thanh công cụ di động Header and Footer xuất hiện. Văn bản chính sẽ bị mờ đi và phần đầu trang và chân trang được nổi rõ trong một khung vạch. Ta có thể nhập nội dung và định dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn bản bình thường.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn tạo đầu trang cho văn bản.

1. Nháy lệnh Header and Footer trên bảng chọn View. Thanh công cụ Header and Footer và các ô Header and Footer xuất hiện. Lưu ý rằng ô Header nằm ở đầu trang và ô Footer nằm ở cuối trang. Điểm chèn nằm ở ô Header.

2. Trên thanh công cụ Header and Footer, nháy vào nút Switch

Between Header and Footer . Điểm chèn sẽ dịch chuyển từ đầu trang tới chân trang.

3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer một lần nữa. Điểm chèn sẽ trở lại đầu trang.

4. Gõ tên bạn. Tên của bạn xuất hiện ở góc bên trái phía trên của đầu trang.

5. Cuốn đến trang thứ hai và nhìn vào đầu trang. Tên của bạn cũng xuất hiện ở đó.

6. Nháy nút trên thanh công cụ Header and Footer. Văn bản chuyển sang chế độ hiển thị bình thường. Giữ tập tin mở cho bài tập tiếp.


Thay đổi hướng của trang Bạn có thể sắp xếp bố cục của văn bản trong một trang theo hai hướng: Hướng dọc và hướng ngang. Hướng dọc là hướng trang mặc định trong Word. Các chứng chỉ hay giải thưởng thường được đặt theo hướng ngang.

Các hình sau đây minh họa hướng dọc và hướng ngang.

Bạn có thể thay đổi hướng kể cả sau khi vừa bắt đầu tạo văn bản.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thay đổi hướng trang từ hướng dọc sang hướng ngang.

1. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup xuất hiện.

2. Nháy trang Margins, nếu cần.


3. Nháy tùy chọn Landscape, xem hộp Preview và nháy OK. Văn bản xuất hiện theo hướng ngang.

4. Nháy chọn Whole Page trong ô Zoom . Trang đầu tiên của văn bản phải được hiển thị như sau:

Tổng kết bài học Trong bài này, bạn đã học cách thay đổi các lề trang, tạo đầu trang và chân trang, chèn số trang và thay đổi hướng giấy của văn bản.

Câu hỏi kiểm tra 1. Nêu ba cách để thay đổi lề trang trong Word.

2. Căn dọc giống và khác với căn ngang như thế nào?

3. Bạn hiển thị các số đo của lề trang bằng cách nào?

4. Bạn hiển thị thanh công cụ Header And Footer bằng cách nào?


5. Sự khác nhau giữa vạch dấu Left Indent và vạch dấu Left Page Margin trên thước đo là gì?

6. Làm thế nào để chèn số trang ở góc trên cùng bên phải của văn bản?

7. Nêu hai cách để chuyển giữa đầu trang và chân trang khi các ô đầu trang và chân trang được hiển thị.

8. Khi bạn xóa một dấu ngắt phần, phần đó sẽ mang theo những đặc điểm định dạng nào?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Practice 05. Điều chỉnh lề trái và lề phải của trang thành 2 inch và thay đổi hướng giấy theo khổ ngang. Tạo thông tin trong chân trang với ngày hiện tại ở lề trái và Trang X của Y ở lề phải (X là trang hiện thời còn Y là số trang). Lưu tập tin và đóng văn bản.

Bài tập 2: Trên thanh công cụ Header and Footer, có nút Insert AutoText. . Mở một văn bản mới và thử nghiệm với nhiều tùy chọn khác nhau có trong tính năng này. Lưu tập tin vào thư mục Lesson05 và đóng văn bản.

87

Các công cụ hỗ trợ biên tập

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trong văn bản.

� Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.

� Tìm kiếm và thay thế trong văn bản.

� Chèn ngày và giờ theo dạng văn bản hoặc theo trường.

� Chèn các ký tự đặc biệt.

� Chèn, xem và soạn thảo các chú thích.

Không ai có thể tránh được lỗi khi gõ nội dung văn bản bằng bàn phím. Vì vậy cần phải kiểm tra văn bản một cách cẩn thận, cả về chính tả, ngữ pháp và nội dung. Chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word có thể hỗ trợ trong việc này, nhất là đối với những văn bản dài.

Word có thể kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của văn bản được soạn thảo trên nhiều ngôn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Việc kiểm tra dựa trên các từ điển được cài đặt cùng với Office. Thậm chí nếu có một từ điển mới, ta có thể cài đặt bổ sung để sử dụng.

Ngoài ra, Word còn có nhiều công cụ hỗ trợ biên tập khác như tìm và thay thế nhanh các cụm từ trong văn bản và thêm những ý kiến nhận xét mà không làm thay đổi nội dung ban đầu của văn bản.

Kiểm tra chính tả Khi có lỗi chính tả trong văn bản, Word đánh dấu bằng một đường gạch dưới lượn sóng màu đỏ, còn các cụm từ hay câu sai ngữ pháp được đánh dấu bằng đường gạch dưới lượn sóng màu xanh.

Có ba cách để kiểm tra chính tả trong một văn bản, tùy thuộc vào việc bạn muốn sửa lỗi trong khi gõ nội dung hoặc kiểm tra chính tả toàn bộ văn bản sau khi soạn thảo xong.

� Nháy chuột phải vào từ có một đường gạch dưới lượn sóng màu đỏ, sau đó chọn một từ đúng trong danh sách gợi ý.


� Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn để kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho toàn bộ văn bản.

� Nháy lệnh Spelling and Grammar trên bảng chọn Tools để kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho toàn bộ văn bản.

Khi kiểm tra chính tả cho toàn bộ văn bản, Word so sánh các từ trong văn bản với từ điển chuẩn của Word. Nếu phát hiện ra lỗi, lỗi sẽ được hiển thị, kể cả những từ được đề nghị thay thế được liệt kê trong danh sách Suggestions của hộp thoại Spelling and Grammar. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau đây:

Nút Ch�c năng

Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất hiện đó của từ được chọn.

Ignore All Bỏ qua tất cả mọi lần xuất hiện của từ.

Add to Dictionary Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh.

Change Thay thế từ được chọn bằng một từ trong danh sách Suggestions.

Change All Thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ bằng từ được chọn trong danh sách Suggestions.

Suggestions Liệt kê các từ có thể thay thế từ bị sai chính tả.

AutoCorrect Thêm từ vào danh sách để Word sử dụng tự động sửa các lỗi chính tả.

Undo Khôi phục thao tác chỉnh sửa chính tả.

Delete Xuất hiện nếu một từ xuất hiện hai lần liên tiếp và được sử dụng để xóa từ xuất hiện lần thứ hai.

Options Các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp.


Trong bài tập này, bạn sẽ sử dụng tính năng sửa lỗi chính tả khi gõ nội dung văn bản, kiểm tra toàn bộ văn bản để tìm lỗi chính tả, sau đó sửa hoặc bỏ qua các lỗi được Word phát hiện.

1. Mở tệp văn bản Integrating ICT trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiL\Word Practice.

Các công cụ hỗ trợ biên tập 89

2. Trong dòng đầu tiên của đoạn thứ nhất, nháy chuột phải vào từ bị sai chính tả efectively và nháy effectively trong danh sách xuất hiện. Từ đó được chỉnh sửa trong văn bản.

3. Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện với từ ICT được chọn trong văn bản. Word có nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ này và các từ gợi ý này rõ ràng không phải là từ thay thế đúng.

4. Xóa đánh dấu ở ô Check grammar nếu nó đang được đánh dấu.

5. Nháy nút Ignore All. Từ này và tất cả các lần xuất hiện về sau của từ này trong văn bản đều được bỏ qua.

6. Tiếp theo từ compjuter được chọn. Word chỉ có một gợi ý chỉnh sửa cho từ này là computer và đây là từ gợi ý đúng. Nháy Change và từ sai chính tả được sửa.

7. Tiếp theo từ in được chọn. Do đây là lỗi một từ xuất hiện hai lần liên tiếp chứ không phải là lỗi chính tả nên không có từ gợi ý.

8. Nháy Delete. Từ in xuất hiện lần thứ hai bị xóa.

9. Word tiếp tục kiểm tra văn bản để tìm các lỗi chính tả. Khi một lỗi xuất hiện, hãy chọn lựa chọn phù hợp nhất trong danh sách Suggestions và nháy nút Change. Tiếp tục thực hiện những chỉnh sửa cần thiết trong văn bản. Khi Word hoàn tất việc xác định tất cả các lỗi chính tả, hộp thoại Spelling and Grammar đóng lại và hộp thông báo sau đây xuất hiện.


10. Nháy OK. Lưu văn bản với tên Integrating ICT da_sua. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi

Việc xác định nguyên nhân của một lỗi ngữ pháp phức tạp hơn. Bạn có thể nháy chuột phải vào cụm từ nào bị đánh dấu bằng đường gạch dưới lượn sóng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau đó chọn đề nghị sửa theo ý muốn. Mục đầu tiên của bảng chọn thường là mô tả tóm tắt về lỗi ngữ pháp đó. Nháy About This Sentence trên bảng chọn, Word sẽ hiển thị một giải thích chi tiết hơn về lỗi ngữ pháp và đề xuất các cách để chỉnh sửa.

Nếu từ mà bạn cho là đúng chính tả bị đánh dấu màu đỏ bên dưới (ví dụ như tên riêng), có thể thêm từ đó vào từ điển. Để thêm một từ vào từ điển, nháy chuột phải vào từ đó để hiển thị một bảng chọn tắt, sau đó nháy Add to Dictionary.

Kiểm tra lỗi ngữ pháp Thông thường, Word đồng thời kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp. Tuy nhiên, nếu xóa đánh dấu ô Check grammar with spelling, Word sẽ chỉ kiểm tra các lỗi chính tả. Trong bài tập trước ô này đã bị xóa đánh dấu, vì vậy, các lỗi ngữ pháp có thể vẫn xuất hiện trong văn bản.

Để kiểm tra ngữ pháp trong một văn bản (sau khi đánh dấu chế độ kiểm tra ngữ pháp), nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Spelling and Grammar. Nháy Ignore Once để bỏ qua một lỗi, nháy nút Ignore All để bỏ qua lỗi đó trong toàn bộ văn bản hoặc nháy nút Change để hiển thị từ gợi ý trong danh sách Suggestions. Nháy Change All, Word sẽ xem lại văn bản và tìm bất cứ từ hay cụm từ nào có dạng chính tả giống nhau và thay thế bằng cụm từ đề nghị trong danh sách Suggestions.


Nếu Word phát hiện một vấn đề ngữ pháp không thể chỉnh sửa bằng một từ hay cụm từ đơn giản (ví dụ như ngắt câu hoặc các từ không nằm đúng thứ tự), nút Change sẽ chuyển thành màu xám (không dùng được). Tuy nhiên, hộp thoại sẽ đề nghị xem xét việc chỉnh sửa câu.


Trong bài tập này, bạn kiểm tra ngữ pháp trong văn bản.

1. Nháy Ctrl+Home để đặt điểm chèn ở đầu văn bản.

2. Nháy Options trên bảng chọn Tools. Hộp thoại Options xuất hiện. Trong hộp thoại Options, nháy trang Spelling & Grammar, nếu cần.


3. Trong phần Grammar, đánh dấu ô Check grammar with spelling và nháy OK.

4. Nháy chuột phải trên cụm từ A combination of essential

conditions create được đánh dấu màu xanh. Word hiển thị bảng chọn tắt trong đó hiện các chỉnh sửa gợi ý cũng như truy cập đến các thông tin khác.

5. Trên bảng chọn tắt, nháy About This Sentence. Office Assistant xuất hiện và giải thích ý nghĩa về tính phù hợp giữa chủ ngữ và động từ và gợi ý các cách để chỉnh sửa lỗi ngữ pháp.

6. Nháy sau từ Create, gõ thêm s. Lỗi được sửa và đường lượn sóng màu xanh không còn xuất hiện. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Tìm kiếm trong văn bản Khi soạn các văn bản dài, ta cần di chuyển nhanh tới một vị trí cụ thể nào đó trong văn bản để xem lại hoặc chỉnh sửa vị trí đó. Nếu


không biết vị trí cụ thể của một từ hoặc một cụm từ, ta có thể sử dụng hộp thoại Find and Replace để xác định nhanh vị trí.

Nút More trên hộp thoại Find and Replace được sử dụng để thiết đặt các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, ví dụ như tìm theo định dạng, các đối tượng đặc biệt như dấu ngắt hoặc có sử dụng ký tự đại diện hay không.

Một ký tự đại diện là viết tắt cho bất kỳ ký tự nào xuất hiện tại một hoặc nhiều vị trí trong một từ hoặc một chuỗi ký tự. Để sử dụng ký tự đại diện, trong hộp thoại Find and Replace, nháy nút More và đánh dấu ô Use Wildcards. Sử dụng dấu hỏi (?) để đại diện cho một ký tự bất kỳ tại một vị trí trong chuỗi ký tự. Ví dụ, chuỗi h?t sẽ tìm


các từ như hat, hit, hot và hut. Sử dụng dấu sao (*) để đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ, chuỗi h*t sẽ tìm các từ như hat, hurt

và thậm chí là had sent.

Ngoài ra có thể sử dụng tùy chọn Sounds like để tìm các từ phát âm giống như chuỗi ký tự đang được tìm nhưng có thể được đánh vần khác. Ví dụ, khi sử dụng tính năng Sounds like cho từ meet, Word sẽ nhận dạng các từ meet, meat và mete.


Trong bài tập này, bạn tìm một chuỗi ký tự trong văn bản và mở rộng hộp thoại Find and Replace để hiển thị các tùy chọn tìm kiếm bổ sung.

1. Nháy Ctrl+Home để đặt vị trí điểm chèn ở đầu văn bản.

2. Nháy Find trên bảng chọn Edit. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

3. Gõ school trong ô Find What và nháy Find Next. Từ school ở đoạn thứ hai được chọn. Hộp thoại Find and Replace vẫn hiển thị.

4. Nháy Find Next để tìm từ school thứ hai. Từ school thứ hai được chọn.

5. Nháy nút Find Next một lần nữa. Word tiếp tục tìm kiếm từ school và sau đó hiển thị thông báo rằng Word đã hoàn tất tìm kiếm trong văn bản.

6. Nháy OK. Hộp thông báo đóng lại.

7. Nháy More trên hộp thoại Find and Replace. Hộp thoại được mở rộng để hiện phần Search Options.

8. Nháy Cancel. Hộp thoại đóng lại. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Thay thế Lệnh Replace cho phép nhanh chóng tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào, sau đó chuỗi ký tự nếu được tìm thấy sẽ được thay thế bằng một chuỗi ký tự khác cho trên hộp thoại Find and Replace.

Ví dụ, trong văn bản chuyên nghiệp chỉ nên để một dấu cách giữa các từ. Để bảo đảm là chỉ có một dấu cách được sử dụng, bạn có thể


sử dụng chức năng Find and Replace để thay thế nhanh. Gõ hai dấu cách trong ô Find và gõ một dấu cách trong ô Replace. Word sẽ tìm hai dấu cách liền nhau trong toàn bộ văn bản và thay thế chúng bằng một dấu cách.


Trong bài tập này, bạn sẽ tìm và thay thế trong văn bản.

1. Nháy Replace trên bảng chọn Edit. Hộp thoại Find and Replace mở ra với trang Replace và ô Find what có từ school được chọn.

2. Nhấn phím Delete. Từ school bị xóa. Gõ IT.

3. Nhấn phím Tab, hoặc nháy ô Replace with và gõ technology.

4. Nháy Find Next. Từ IT xuất hiện đầu tiên được chọn. Từ IT xuất hiện lần đầu tiên là đúng, do đó nháy Find Next. Từ IT xuất hiện tiếp theo được chọn.

5. Tiếp tục nháy Replace để thay thế tất cả các từ IT tiếp theo. Sau lần thay thế cuối cùng, Word sẽ hiển thị một bảng thông báo rằng Word đã hoàn thành tìm kiếm.

6. Nháy Close để đóng hộp thoại Find and Replace. Hộp thoại Find and Replace đóng lại.


7. Lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Lưu ý

Hãy cẩn thận khi sử dụng chức năng Replace All vì có thể vô tình thay thế những từ mà bạn không có ý định thay thế. Ví dụ, nếu thay thế từ the bằng từ a và bạn nháy vào Replace All, bạn có thể vô tình thay thế từ the bằng từ a vào mỗi lần từ này xuất hiện ở giữa một từ khác. Ví dụ, lithe sẽ trở thành lia và weather sẽ trở thành weaar.

Chèn ngày và giờ Bạn có thể chèn ngày và giờ hiện thời vào văn bản. Thông tin về ngày và giờ hiện có trong nhiều định dạng và có thể được chèn theo dạng văn bản hoặc theo trường. Nếu ngày và giờ được chèn theo trường, nó sẽ được tự động cập nhật khi mở, lưu hay in văn bản.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn chèn ngày hiện thời vào văn bản dưới dạng văn bản và dưới dạng trường.

1. Nháy Ctrl+Home để đưa điểm chèn về đầu văn bản. Nháy Header and Footer trên bảng chọn View. Thanh công cụ Header and Footer hiển thị.

2. Nháy nút Switch Between Header and Footer trên thanh công cụ Header and Footer. Ô Footer ở cuối trang đầu tiên được hiển thị.

3. Trên thanh công cụ Header and Footer, nháy Insert và nháy Date and Time. Hộp thoại Date and Time xuất hiện, hiện ra các định dạng ngày và giờ trong danh sách Available formats.

4. Nháy chọn dạng thứ ba (tháng được viết bằng chữ, tiếp đến là ngày và năm), sau đó nháy OK. Ngày hiện thời đã được chèn và hộp thoại đóng lại.


5. Nhấn phím Tab hai lần để di chuyển đến cạnh bên phải của chân trang, gõ Last update on, sau đó nhấn phím cách.

6. Nháy Field trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Field xuất hiện.

7. Nháy vào Date and Time trong danh sách Categories. Danh sách Field names hiển thị các tùy chọn của Date and Time.

8. Trong danh sách Field names, nháy SaveDate và nháy OK. Ngày và giờ mà văn bản được lưu sẽ được chèn vào phía bên


phải của chân trang. Mỗi khi văn bản được lưu, ngày sẽ được cập nhật tự động.

9. Nháy Close trên thanh công cụ Header and Footer.


Chèn ký tự đặc biệt Ký tự đặc biệt là những biểu tượng và ký tự không gõ được từ bàn phím, ví dụ như một nét gạch dài (—), dấu ba chấm (...), biểu tượng bản quyền (©), hoặc biểu tượng nhãn hiệu (™). Bạn có thể chèn những ký tự đặc biệt này bằng cách sử dụng lệnh Symbol trên bảng chọn Insert. Nhiều biểu tượng cũng có phím tắt được liệt kê bên cạnh biểu tượng trong hộp thoại.


Trong bài tập này, bạn chèn biểu tượng bản quyền vào văn bản.

1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn bản.

2. Nháy chuột để định điểm chèn giữa chữ t và Partners.

3. Nháy Symbol trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Symbol xuất hiện.

4. Nháy trang Special Characters. Nội dung của trang Special Characters xuất hiện.


5. Nháy Copyright, sau đó nháy nút Insert. Biểu tượng bản quyền được chèn vào văn bản tại vị trí hiện thời của điểm chèn.

6. Nháy Close. Hộp thoại đóng lại. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Thêm chú thích Ta có thể thêm các ghi chú giải thích, được gọi là comments vào văn bản mà không làm thay đổi phần thân của văn bản.

Để chèn chú thích, bạn chọn vị trí hay nội dung văn bản cần chú thích, sau đó nháy Comment trên bảng chọn Insert. Khi chèn chú thích lần đầu tiên vào văn bản, Word tự động mở thanh công cụ Reviewing nếu trước đó nó chưa được hiển thị. Gõ chú thích vào vùng chú thích hoặc ngăn Reviewing Pane. Word chèn các dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn bản chú thích và hiển thị các chú thích trong vùng chú thích ở bên lề phải văn bản hoặc trong Reviewing Pane.

Bạn xem các chú thích trong các vùng chú thích. Nếu đưa con trỏ chuột lên cùng chú thích, tên người tạo ra chú thích và ngày, giờ tạo chú thích được hiển thị. Để chỉnh sửa hoặc xóa chú thích, hãy nháy chuột phải vào văn bản chú thích và sau đó nháy vào Edit Comment hoặc Delete Comment. Để xem lần lượt các chú thích, nháy vào các nút Next Comment và Previous Comment trên thanh công cụ Reviewing để di chuyển từ chú thích này đến chú thích khác. Để trả lời cho một chú thích, nháy vùng chú thích hoặc văn bản được chú thích và sau đó nháy vào nút New Comment và gõ trả lời của mình vào vùng chú thích mới xuất hiện.

Nếu Word không thể hiển thị toàn bộ nội dung chú thích trong vùng chú thích, nháy nút Reviewing Pane để xem toàn bộ chú thích trong ngăn riêng. Để hiện hoặc ẩn các vùng chú thích (nếu chúng gây phiền toái), trên bảng chọn Tools, nháy vào Options để mở hộp thoại Options, nháy vào trang Track Changes và sau đó chọn hoặc xóa Use balloons in Print and Web Layout.


Trong bài tập này, bạn thêm các chú thích vào văn bản, xem các chú thích và sau đó hiệu chỉnh lại.

1. Nhấn Ctrl+Home. Điểm chèn được đặt tại đầu văn bản.


2. Trong câu đầu tiên của đoạn thứ hai, chọn phần văn bản effectively integrate IT.

3. Nháy Comment trên bảng chọn Insert. Word hiển thị thanh công cụ Reviewing, đặt các dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn bản được chọn và đặt điểm chèn ở trong vùng chú thích.

4. Trong vùng chú thích, gõ Có cách nào khác diễn đạt tốt hơn không? Word sẽ thêm chú thích này vào vùng chú thích.

5. Đưa con trỏ chuột lên vùng chú thích hoặc trên văn bản trong ngoặc đơn. Một ScreenTip xuất hiện với tên của người và ngày, giờ chú thích.


6. Di chuyển con trỏ chuột ra khỏi văn bản trong ngoặc đơn hoặc vùng chú thích. ScreenTip không xuất hiện nữa.

7. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing. Ngăn Reviewing mở ra ở cuối màn hình.

8. Chọn cụm từ A combination of essential conditions create trong câu đầu tiên của đoạn thứ ba và sau đó nháy nút New Comment

trên thanh công cụ Reviewing. Các dấu ngoặc đơn màu được đặt xung quanh văn bản được chọn, điểm chèn xuất hiện trong bóng vùng chú thích và một dòng chú thích mới xuất hiện với tên của người duyệt, ngày và giờ của chú thích xuất hiện trong ngăn Reviewing.

9. Gõ Câu này sai ngữ pháp tiếng Anh! Văn bản vừa gõ xuất hiện đồng thời trong vùng chú thích và trong ngăn Reviewing.

10. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing để đóng ngăn Reviewing.

11. Nháy vào chú thích thứ nhất để lựa chọn chú thích này, sau đó nháy vào nút Reject Change/Delete Comment trên thanh công cụ Reviewing. Chú thích bị xóa và các ngoặc đơn bị loại bỏ khỏi văn bản.

12. Lưu văn bản và đóng văn bản.


Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng một số công cụ soạn thảo và kiểm tra của Word, chẳng hạn như cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong một văn bản, tìm và thay thế văn bản, chèn ngày, giờ và các ký tự đặc biệt.

Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để định dạng ngày khi chèn ngày hiện thời vào

một văn bản?

2. Khi tìm kiếm một chuỗi ký tự trong văn bản, làm thế nào để tìm một từ có phát âm giống như từ đang tìm kiếm?

3. Nếu thường sử dụng một từ bị xem là mắc lỗi chính tả, lệnh nào trên bảng chọn tắt cho phép nhập từ này vào từ điển thông dụng?

4. Trong một văn bản, đường gạch dưới lượn sóng màu đỏ và màu xanh biểu thị điều gì?

5. Làm thế nào để thay thế một chuỗi ký tự trong toàn bộ văn bản mà không cần phải xác nhận cho mỗi lần thay?

6. Sử dụng hộp thoại Find and Replace như thế nào để hiển thị một trang cụ thể trong văn bản hiện thời?

7. Nêu cách chèn biểu tượng nhãn hiệu ™ vào văn bản?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Ruffles Article 06 trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiL\Word Practice. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp và chỉnh sửa bất cứ sai sót nào. Hãy tự quyết định sai sót nào có thể bỏ qua và sai sót nào cần sửa đổi. Sau đó tìm kiếm từ material và thay thế tất cả các từ material bằng từ fabric.

Bài tập 2: Ở câu cuối cùng của đoạn thứ hai kết thúc với cụm từ purchasing your fabric, thêm văn bản sau: Then when you place an order, you’ll be sure to purchase the correct amount. Chọn câu vừa thêm vào và chèn chú thích có nội dung là Tôi đã thêm vào câu này để làm rõ thêm. Tìm bất cứ trường hợp nào có hai dấu cách liền nhau sau một dấu chấm và thay thế bằng một dấu chấm và một dấu cách. Lưu văn bản.

103

Đồ họa trong văn bản Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Chèn ảnh từ các tập tin.

� Chèn ảnh từ Microsoft Clip Gallery.

� Chỉnh sửa kích cỡ và vị trí của ảnh.

Văn bản chỉ chứa thông tin dạng ký tự có thể cung cấp khối lượng thông tin lớn, tuy nhiên, về mặt trực quan chúng chưa hấp dẫn. Với Word bạn dễ dàng chèn ảnh và các đồ họa khác vào văn bản. Ảnh là bất kỳ ảnh đồ họa nào được tạo bằng một chương trình khác, được chụp từ máy quét hoặc máy ảnh/quay phim kỹ thuật số hoặc được tải xuống từ web. Ảnh bao gồm bức vẽ, bức ảnh và tất cả các ảnh có sẵn trong Microsoft Clip Gallery.

Chèn ảnh từ tập tin Có rất nhiều chương trình để tạo và chỉnh sửa ảnh trên máy tính, điển hình là Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Paint Shop Pro, ... Những chương trình này cho phép tạo, chỉnh sửa và lưu ảnh. Ta cũng có thể dùng máy quét hoặc máy ảnh/quay phim kỹ thuật số để quét hoặc chụp ảnh và sau đó lưu vào máy tính. Ngoài ra, có hàng triệu tệp ảnh có thể tải xuống từ web.

Nếu có sẵn các tệp ảnh trên đĩa cứng, đĩa mềm hoặc đĩa CD-ROM, bạn có thể dễ dàng chèn ảnh vào văn bản Word. Ảnh được chèn ở vị trí điểm chèn. Để làm việc với ảnh cần hiển thị văn bản trong chế độ Print Layout hoặc Web Layout. Trong chế độ Normal ảnh sẽ không được hiển thị.


Trong bài tập này, bạn chèn ảnh vào một văn bản Word từ một tệp có trên đĩa cứng.

1. Mở văn bản Le_khai_truong 07 trong thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiL\Word Practice).

2. Nháy vào dòng trắng ở trên dòng Bay cao, bay cao và bay xa.


3. Nháy Picture trên bảng chọn Insert và nháy From File. Hộp thoại Insert Picture xuất hiện.

4. Chọn thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiL\Word Practice) trong ô Look in. Các tệp ảnh trong thư mục xuất hiện trong hộp thoại Insert Picture.

5. Chọn Balloon và nháy Insert. Ảnh được chèn tại vị trí của điểm chèn.

6. Lưu văn bản với tên Le_khai_truong 07 Da_sua. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp theo.

Đồ họa trong văn bản 105

Chèn ảnh từ Clip Gallery Microsoft Office cung cấp hàng trăm ảnh tạo sẵn từ Clip Gallery của Microsoft. Clip Gallery gồm các ảnh thuộc nhiều thể loại, từ phong cảnh cho tới bản đồ, tòa nhà, con người, ... Tùy theo cách cài đặt Word, có khoảng vài trăm ảnh có thể được cài đặt vào ổ đĩa cứng. Hãy sử dụng các ảnh này để tăng thêm sự hấp dẫn trực quan của văn bản hoặc để minh họa các điểm chính trong văn bản.

Rất nhiều ảnh trong Clip Gallery được lưu trữ theo dạng WMF (Windows Metafile), nghĩa là bạn có thể tách nhóm hình ảnh. Khi tách nhóm một ảnh, mỗi phần của ảnh sẽ được xem là một đối tượng vẽ riêng biệt và có thể chỉnh sửa chúng một cách độc lập.


Trong bài tập này, bạn xem trước các ảnh của Clip Gallery, sau đó chèn một ảnh vào văn bản.

1. Nhấn Ctrl+Home để đặt điểm chèn tại đầu văn bản.

2. Nháy Picture trên bảng chọn Insert và nháy chọn Clip Art. Ngăn Insert Clip Art xuất hiện

3. Nháy mũi tên trong ô Results và chỉ đánh dấu chọn Clip Art.


4. Gõ fireworks trong ô Search và nháy nút Search. Ngăn tác vụ Insert ClipArt hiển thị một số ảnh ở dạng nhỏ phù hợp với từ khóa tìm kiếm.

5. Đưa con trỏ chuột lên ảnh pháo hoa và nháy mũi tên bên phải vừa xuất hiện. Một bảng chọn xuất hiện.

6. Nháy Insert trên bảng chọn.

7. Nháy nút Close ở góc trên bên phải của ngăn Insert ClipArt. Ảnh được chèn vào góc phía trên bên trái của văn bản.


Chỉnh sửa kích thước ảnh Sau khi chèn ảnh vào văn bản Word, ta có thể dễ dàng tăng hoặc giảm kích cỡ của ảnh.

Bắt đầu bằng cách chọn ảnh bằng cách nháy chuột trên nó. Sau khi được chọn, tám nút điều khiển kích cỡ được hiển thị (là các hộp nhỏ màu trắng hoặc màu đen) xung quanh đường viền ảnh.

Bạn có thể kéo ô điều khiển kích cỡ bên trái hoặc bên phải để thay đổi độ rộng ngang của ảnh, kéo ô điều khiển trên cùng hoặc dưới cùng để thay đổi chiều cao đứng của ảnh, hoặc ô điều khiển ở góc để đồng thời thay đổi độ rộng và chiều cao. Ngoài ra có thể sử dụng hộp thoại Format Picture để đặt kích cỡ chính xác cho ảnh. Trên hộp thoại Format Picture, nháy trang Size và cho kích thước trong các ô Height và Width.


Thông thường, khi chèn ảnh, ngầm định văn bản sẽ bao xung quanh ảnh. Ta có thể thay đổi dạng bao của văn bản bằng cách sử dụng thanh công cụ Picture hoặc thanh công cụ Drawing. Thanh công cụ Picture xuất hiện bất cứ khi nào ta chọn một ảnh.

Để thay đổi dạng bao của văn bản, nháy vào nút Text Wrapping trên thanh công cụ Picture và lựa chọn dạng bao văn bản thích hợp

Những dạng bao của văn bản sau đây có sẵn trên thanh công cụ Drawing hoặc Picture:

Dng bao Nút Tác d�ng

In Line With Text

Đặt đối tượng tại điểm chèn cùng dòng với văn bản trong văn bản (như là một ký tự).

Square

Văn bản bao xung quanh tất cả bốn đường viền của ảnh.

Tight

Văn bản bao xung quanh ảnh, thông thường là trong các đường viền của ảnh.

Behind Text

Văn bản được hiển thị trên nền ảnh.

In Front of Text

Ảnh được hiển thị trên nền văn bản.

Top and Bottom

Văn bản nằm trên và dưới ảnh, nhưng không xuất hiện bên trái và bên phải của ảnh.

Through

Văn bản bao quanh ảnh tương tự như Tight, nhưng văn bản sẽ có ở bất kỳ khu vực mở nào của ảnh.


Edit Wrap Points

Cho phép điều chỉnh các điểm góc cụ thể.

Lưu ý

Hình mờ là những hình ảnh hoặc văn bản xuất hiện bị mờ trên nền của văn bản in. Bạn có thể sử dụng một ảnh như logo của công ty dưới dạng một hình mờ hoặc có thể sử dụng các từ như Mật, hoặc Bản thảo dưới dạng một hình mờ.


Trong bài tập này, bạn thu hẹp kích cỡ của ảnh đã được chèn vào văn bản bằng cách sử dụng các nút điều khiển kích cỡ, sau đó bạn thay đổi dạng bao bọc văn bản cho hình ảnh này.

1. Nháy chọn hình pháo hoa ở góc phía trên bên trái của văn bản. Tám nút điều khiển kích cỡ xuất hiện xung quanh đường viền của ảnh.

2. Đặt vị trí của con trỏ chuột ở trên nút điều khiển phía dưới bên phải cho đến khi con trỏ chuột trở thành hình mũi tên chéo hai đầu, sau đó kéo thả chuột lên trên hoặc sang trái cho đến khi cỡ của ảnh pháo hoa bằng một nửa kích cỡ gốc, như minh họa trong hình dưới.


3. Nháy nút Text Wrapping trên thanh công cụ Picture. Một bảng chọn xuất hiện.

4. Nháy nút In Front of Text . Văn bản trở lại đầu văn bản và hình pháo hoa vẫn ở vị trí cũ.

5. Nháy vào vị trí ngoài ảnh để bỏ chọn ảnh. Phần trên cùng văn bản gần giống với hình minh họa sau.

6. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản xuất hiện trong cửa sổ Print Preview cho thấy hình thức hiển thị của văn bản khi in.

7. Nháy nút trên thanh công cụ Print Preview. Văn bản trở lại chế độ Print Layout.

8. Lưu văn bản và tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Điều chỉnh vị trí ảnh Nếu ảnh được chèn vào vị trí không thích hợp trong văn bản, thay vì xóa ảnh và chèn lại, ta có thể tiết kiệm thời gian và chỉ cần kéo hình ảnh đến các vị trí mới. Bạn cũng có thể gắn ảnh vào một vị trí nào đó trên văn bản để khi vị trí bị chuyển đổi, hình ảnh cũng tự động dịch chuyển theo.


Để di chuyển với các khoảng cách nhỏ ta có thể sử dụng các phím mũi tên. Nếu muốn di chuyển theo chiều ngang hoặc dọc, chỉ cần nhấn phím Shift khi kéo thả ảnh.

Để đặt vị trí của ảnh trong tương quan với trang, đoạn,... chọn ảnh cần đặt lại vị trí và nháy Picture trên bảng chọn Format. Trong hộp thoại Format, nháy trang Layout và nháy nút Advanced. Trong hộp thoại Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position và chọn các tùy chọn thích hợp.

Lưu ý rằng có thể sử dụng phương pháp này để đặt vị trí của các đối tượng khác bao gồm cả WordArt và AutoShapes.

Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách chèn và đặt lại cỡ cho hình ảnh từ tập tin hoặc từ Clip Gallery.

Câu hỏi kiểm tra 1. Hãy nêu hai cách có thể sử dụng để đặt lại kích thước cho

ảnh.

2. Từ hộp thoại Insert Clip Art, bạn có thể sử dụng hai lệnh nào để chèn ảnh?

3. Khi chọn một ảnh, các nút nhỏ xuất hiện xung quanh đường viền. Những nút này được dùng để làm gì?

4. Cần sử dụng lệnh bảng chọn nào để chèn một ảnh hiện có trong một tập tin khác?

5. Bạn sử dụng lệnh nào để chèn một ảnh từ Clip Gallery?

Thực hành Bài tập 1: Mở một văn bản trống mới và tạo một thư mời. Sử dụng Clip Gallery để thêm vào một hình ảnh và đặt hình ảnh đó dưới thư mời.

111

Tạo và làm việc với bảng Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Tạo bảng.

� Di chuyển và lựa chọn các ô trong bảng.

� Gộp ô trong bảng.

� Chèn và xóa các cột và hàng.

Bảng là một công cụ hữu ích để lập nhóm, tổ chức và định dạng các dữ liệu giống nhau. Bạn xem và sử dụng bảng thường xuyên trong công việc hàng ngày. Ví dụ, một lịch biểu là một văn bản dạng bảng, có chứa các đầu mục ở hàng trên cùng về các tên ngày trong tuần. Mỗi hàng tiếp theo chỉ các ngày trong một tuần. Hóa đơn cũng là một dẫn chứng khác về văn bản dạng bảng thường được sử dụng.

Bố trí các thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng tức là sắp xếp chúng dưới dạng các hàng và cột. Nơi cắt nhau của một hàng và cột được gọi là một ô. Ngoài phần văn bản ta còn có thể đưa các đối tượng khác, chẳng hạn hình vẽ vào mỗi ô. Việc soạn thảo cũng như định dạng nội dung trong mỗi ô được thực hiện y hệt như trên một trang bình thường.

Bảng gồm các ô được sắp xếp đồng thời theo các hàng và các cột. Cuối mỗi ô và mỗi hàng có các dấu kết thúc ô và dấu kết thúc hàng. Chúng là các ký tự ẩn , bình thường ta không nhìn thấy chúng trên màn hình trừ khi nháy nút để hiển thị các ký tự ẩn. Cũng như các dấu ngắt đoạn, chúng lưu các thông tin định dạng của mỗi ô và mỗi hàng. Các thao tác thực hiện trên bảng rất phụ thuộc vào việc các ký tự này có được chọn hay không. Tùy theo chúng có được chọn hay không mà các lệnh trong bảng chọn Table (Bảng) cũng được cho khác nhau. Hình dưới đây minh họa các thành phần cơ bản của bảng.

Word cho phép tạo bảng theo bốn cách:


� Sử dụng con trỏ chuột để vẽ các hàng, cột và ô theo ý muốn.

� Nháy nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn để quy định số cột và hàng muốn tạo trong bảng.

� Sử dụng hộp thoại Insert Table để quy định số cột và số hàng trong bảng, cùng với những định dạng khác của bảng.

� Chuyển đổi nội dung văn bản đã có thành một bảng.

Sau khi tạo một bảng, có thể tiếp tục chỉnh sửa cấu trúc của bảng bằng cách kết hợp các ô, chèn và xóa các cột hoặc hàng, đặt lại kích cỡ của hàng và cột, hoặc áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng hay các hàng, cột hoặc ô được lựa chọn.

Tạo bảng Một trong các cách để tạo bảng là vẽ bảng tự do. Khi nháy vào nút Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ Tables and Borders xuất hiện và con trỏ chuột chuyển thành hình bút chì . Sau đó, có thể kéo thả chuột để vẽ đường viền cho các ô, hàng và cột - giống như đang vẽ bảng trên một tờ giấy.

Đầu tiên vẽ đường khung ngoài của bảng, sau đó tiếp tục vẽ các đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọc phân chia cột. Kết thúc việc vẽ bằng cách nháy lại nút . Hình dưới minh họa các bước vẽ bảng tự do.

Cách nhanh nhất để tạo bảng là sử dụng nút Insert Table . Sau đó chọn số hàng và số cột của bảng.

Tạo và làm việc với bảng 113

Mặc dù phương pháp này nhanh nhưng không cho phép thiết lập trước bất kỳ định dạng nào - ví dụ như độ rộng của các cột. Nếu muốn quy định độ rộng của cột hoặc những định dạng khác của bảng, ta cần sử dụng hộp thoại Insert Table bằng cách chọn Insert trên bảng chọn Table.

Mỗi ô của bảng chứa một dấu cuối ô và mỗi hàng chứa một dấu cuối hàng (đều có dạng ). Các đấu này chứa mọi thông tin định dạng của ô và của hàng tương ứng. Để xem những dấu kết thúc này trong bảng, trên thanh công cụ chuẩn, hãy nháy vào nút Show/Hide ¶. Những dấu kết thúc này chỉ xuất hiện trên màn hình, chứ không xuất hiện trên trang in.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn tạo các bảng bằng cách sử dụng nút Insert Table , nút Tables and Borders và hộp thoại Insert Table.

1. Nháy nút New Blank Document trên thanh công cụ chuẩn để mở văn bản mới.

2. Nháy nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn. Bảng chọn Insert Table xuất hiện.

3. Chỉ đến ô ở cột thứ ba của hàng thứ ba, sau đó nháy chuột vào ô đó. Một bảng trống với ba cột và ba hàng xuất hiện trong cửa sổ văn bản.

4. Nhấn phím mũi tên xuống ba lần cho đến khi điểm chèn không còn nằm trong bảng, sau đó nhấn Enter. Một dòng trắng được chèn sau bảng.

5. Nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn. Con trỏ chuột chuyển thành hình bút chì và thanh công cụ Tables and Borders xuất hiện.


6. Dưới bảng vừa tạo, đưa con trỏ hình bút chì tới lề trang bên trái và kéo thả xuống sang phải cho đến khi tạo được một hình chữ nhật rộng khoảng 2,5 inch và cao 3,5 inch. Đường viền bên ngoài của bảng được tạo.

7. Đặt con trỏ hình bút chì dọc đường viền bên trái của bảng, cách đường viền trên cùng của bảng khoảng 0,5 inch.

8. Kéo thả chuột theo hướng thẳng ngang qua đường viền bên phải của bảng, sau đó thả nút chuột. Hàng đầu tiên của bảng đã được tạo.

9. Lặp lại các bước 7 và 8 để tạo thêm hai dòng ngang nữa dưới dòng kẻ vừa tạo, giãn cách giữa các dòng là 0,5 inch, như minh họa ở hình dưới.

10. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ đáy của hàng đầu tiên, cách đường viền bên trái của bảng khoảng 0,1 inch và kéo thả thẳng xuống dưới đến đường viền dưới cùng của bảng. Cột đầu tiên đã được tạo, nhưng không bao gồm hàng đầu tiên.


11. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ của hàng đầu tiên, cách đường kẻ dọc vừa tạo khoảng 1 inch về bên phải, sau đó kéo thả thẳng xuống đến khi bút chì chạm đáy của hàng thứ hai.

12. Nháy nút Distribute Rows Evenly trên thanh công cụ Tables and Borders. Các hàng trong bảng đã được giãn cách đều nhau.

13. Nháy nút Draw Table trên thanh công cụ Tables and Borders và nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn. Con trỏ chuyển thành điểm chèn và thanh công cụ Tables and Borders không còn xuất hiện.

14. Nhấn Ctrl+End, sau đó nhấn Enter. Điểm chèn di chuyển đến cuối văn bản và một dòng trắng được chèn sau bảng.

15. Nháy lệnh Insert trên bảng chọn Table và nháy Table. Hộp thoại Insert Table xuất hiện.


16. Gõ 3 trong ô Number of columns, nhấn Tab và gõ 4 trong ô Number of rows. Nháy OK. Hộp thoại Insert Table đóng lại và bảng được chèn vào văn bản.

17. Lưu tập tin với tên Tao_bang 09. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Di chuyển và chọn trong bảng Có nhiều cách để di chuyển trong một bảng, ví dụ như nhấn các phím mũi tên, nháy chuột hoặc nhấn phím Tab.

Nếu sử dụng chuột, bạn có thể nháy vào ô tùy ý đặt điểm chèn trong ô này. Nếu sử dụng bàn phím, bạn có thể sử dụng một số tổ hợp phím để di chuyển và đặt điểm chèn trong bảng.

Bảng sau đây giải thích cách sử dụng các phím:

S d�ng phím Đ� di chuy�n

Tab

Đến ô tiếp theo hoặc thêm vào một hàng mới nếu điểm chèn nằm ở ô phía dưới bên phải của bảng. Nháy phím Tab để chọn dữ liệu của ô tiếp theo.

Shift+Tab Đến ô trước đó.

Phím mũi tên lên Đến hàng trước đó.

Phím mũi tên xuống Đến hàng tiếp theo.

Phím mũi tên trái Đến ký tự trước đó.

Phím mũi tên phải Đến ký tự tiếp theo.

Alt+Home Đến ô đầu tiên trong hàng.

Alt+End Đến ô cuối cùng trong hàng.

Alt+Page Up Đến ô đầu tiên trong cột.

Alt+Page Down Đến ô cuối cùng trong cột.

Để định dạng một ô, cột hoặc hàng nào đó, ví dụ như thay đổi phông chữ trong các ô, cần chọn phần của văn bản muốn thay đổi


định dạng. Bạn có thể thực hiện những lựa chọn sau đây bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột.

Đ� chn Th�c hi�n

Toàn bộ bảng Nhấn Alt+5 (sử dụng vùng phím số và phím Num Lock tắt) hoặc nháy chuột vào ô điều khiển di chuyển bảng .

Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên hoặc kéo thả con trỏ chuột qua các ô.

Một hàng Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng.

Một cột Nháy chuột vào đỉnh của cột khi mũi tên chỉ xuống xuất hiện.

Nhiều hàng Nháy chuột vào thanh chọn ở bên trái của hàng đầu tiên, sau đó kéo thả chuột lên hoặc xuống.

Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh của cột đầu tiên khi mũi tên chỉ xuống xuất hiện, sau đó kéo thả chuột sang phải hoặc sang trái.

Một ô Nháy vào góc phía dưới bên trái của ô khi con trỏ chọn ô (mũi tên nghiêng) xuất hiện.

Hình minh họa sau đây cho thấy cần nháy vào vị trí nào để chọn toàn bộ bảng, các hàng, các cột hoặc một ô.

Ô điều khiển di chuyển bảng là một hình vuông có các mũi tên chéo nhau, nằm ở ngay ngoài góc phía trên bên trái của bảng. Có thể nháy vào ô điều khiển này để chọn toàn bộ bảng hoặc kéo ô điều khiển để di chuyển bảng.



Trong bài tập này, bạn chèn văn bản vào một bảng và thực hành di chuyển trong bảng. Sau đó, chọn các vùng trong bảng và định dạng văn bản trong các ô.

1. Nháy vào ô phía trên bên trái của bảng thứ ba đã tạo trong bài tập trước. Đây là bảng có ba cột và bốn hàng.

2. Gõ Mã vùng và nhấn phím Tab. Văn bản được nhập vào ô và điểm chèn di chuyển sang ô tiếp theo của hàng.

3. Gõ Tỉnh và nhấn phím Tab.

4. Gõ Mức cước và nhấn phím mũi tên xuống, sau đó nhấn giữ phím Shift khi nhấn phím Tab hai lần. Điểm chèn di chuyển đến ô cuối cùng của hàng thứ hai và sau đó di chuyển trở lại ô đầu tiên của hàng đó.

5. Nhập những thông tin như trong bảng sau đây, nhấn phím Tab sau mỗi lần nhập để di chuyển từ ô này sang ô khác.

6. Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng. Hàng đầu tiên của bảng đã được chọn.

7. Nháy nút Bold trên thanh công cụ định dạng. Văn bản trong hàng đầu tiên được định dạng đậm.

8. Lưu và đóng văn bản.

Gộp các ô trong bảng

Sau khi tạo một bảng, bạn có thể thấy rằng một số dữ liệu trong bảng không trong hàng và cột như mong muốn. Ví dụ như bảng sau đây:


Lớp 10A Điểm tổng kết năm học

Văn Toán

Sinh học

Trung bình

KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm

Nguyễn Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75

Trần Thị Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14

Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86

Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81

Phạm Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Hàng tiêu đề sẽ dễ dọc và dễ định dạng hơn nếu tiêu đề được chứa trong một ô dài qua hết độ rộng của bảng, thay vì được chia trong các ô nhỏ hơn của hàng như minh họa trên bảng dưới đây:

Điểm tổng kết năm học

Văn Toán Sinh học Trung bình Lớp 10A

KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm

Nguyễn Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75

Trần Thị Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14

Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86

Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81

Phạm Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Bạn có thể gộp ô để định dạng bảng chuyên nghiệp hơn. Gộp ô là một quá trình kết hợp nhiều ô thành một ô lớn hơn. Ta có thể kết hợp nhiều ô trong một hàng hoặc nhiều ô trong một cột để tạo thành một ô. Cũng có thể chọn nhiều ô trong nhiều cột và gộp chúng thành một ô. Để gộp ô, chọn các ô muốn gộp, sau đó nháy Merge Cells trên bảng chọn Table.


Trong bài tập này, bạn kết hợp các ô để tạo đầu mục của bảng.


1. Mở tệp văn bản Dieu_tra Luong 09 trong thư mục Lesson09 (có đường dẫn PiL\Word Practice).

2. Nháy vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng. Hàng đầu tiên của bảng được chọn (bạn có thể biết khi nào con trỏ ở trong vùng chọn vì nó chuyển thành hình mũi tên chỉ sang phải).

3. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng đầu tiên không còn được chia theo tám ô. Văn bản trong ô đầu tiên được trải ở toàn bộ hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.

4. Cuốn xuống hàng chứa tiêu đề Năm Kinh nghiệm và chọn toàn bộ hàng.

5. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng này không còn được chia theo tám ô. Văn bản trong hàng được trải ở toàn bộ hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.

6. Chọn hàng tiếp theo (chứa nội dung Trong lĩnh vực quan hệ công chúng) và nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Các ô được chọn được gộp thành một ô.

7. Chọn hai hàng vừa gộp – Năm Kinh nghiệm và (Trong lĩnh vực

quan hệ công chúng) – và nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hai hàng được hợp nhất thành một hàng.

8. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định dạng xuất hiện trên toàn bộ bảng.

9. Xóa dấu ngắt đoạn ¶ ở cuối văn bản Năm Kinh nghiệm và nhấn phím cách. Dòng (Trong lĩnh vực quan hệ công chúng) di chuyển dọc theo dòng Năm Kinh nghiệm và một dấu cách được chèn giữa văn bản. Dòng được hợp nhất vẫn là một dòng trống.

10. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định dạng không xuất hiện nữa.

11. Lưu văn bản với tên Dieu_tra Luong 09 Dasua. Giữ tập tin mở cho bài tập tiếp.


Lưu ý

Có thể gộp các ô bằng cách chọn một hàng hoặc cột, nháy chuột phải và nháy Merge Cells trên bảng chọn tắt, hoặc nháy nút Merge Cells trên thanh công cụ Tables and Borders (nháy Toolbars trên bảng chọn View và chọn nháy chọn Tables and Borders để hiển thị thanh công cụ Tables and Borders).

Ngược lại, cũng có thể tách một ô thành nhiều ô. Khi tách một ô, bạn chia ô thành nhiều hàng và nhiều cột. Hãy chọn các ô cần tách và nháy Split Cells trên bảng chọn Table. Trong hộp thoại Split Cells, chọn số cột hoặc số hàng mà bạn muốn chèn vào ô.

Chèn và xóa các cột và hàng Sau khi đã tạo một bảng, nhiều trường hợp cần thêm các cột và hàng mới hoặc xóa những cột và hàng không cần thiết.

Để chèn các cột và hàng vào một bảng, đặt vị trí của điểm chèn ở trong ô phía trên hoặc dưới của hàng hay cột cần chèn thêm. Sau đó nháy Insert trong bảng chọn Table và nháy chọn một trong các tùy chọn, tùy thuộc vào muốn chèn cột hay hàng và vị trí cột hoặc hàng sẽ được chèn vào. Nếu chọn nhiều hàng hoặc nhiều cột, số hàng hoặc số cột được chèn thêm sẽ bằng số hàng hoặc số cột được chọn.

Ví dụ, nếu chọn Columns to the Left, Word sẽ chèn cột vào bên trái cột có điểm chèn. Nếu lựa chọn Rows Above, hàng sẽ được chèn trên hàng chứa điểm chèn.

Để xóa các cột hoặc hàng trong một bảng, chọn cột hoặc hàng cần xóa. Sau đó nháy Delete trong bảng chọn Table và nháy Columns hoặc Rows.

Lưu ý Sau khi chọn hàng hay cột, bạn không thể đơn giản nhấn phím Delete để xóa các hàng đó. Nhấn phím Delete chỉ xóa nội dung trong các ô.



Trong bài tập này, bạn sẽ thêm vào một hàng trong bảng và xóa một hàng không cần thiết.

1. Cuốn đến phần trên cùng của bảng, nháy vào ô chứa văn bản Mới vào, dưới tiêu đề Mức Công việc.

2. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Insert và nháy Rows Above. Một hàng mới được chèn vào bảng trên hàng có ô chứa điểm chèn.

3. Gõ các nội dung sau đây vào các ô của hàng mới được chèn, nhấn phím Tab sau mỗi lần nhập.

Tập sự

15

15,000

8,000

12,000

15,500

18,000

21,000

4. Chọn hàng trống ở trên hàng có tiêu đề Mức Công việc.

5. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Delete và nháy Rows. Hàng trống bị xóa.

6. Tiếp tục lựa chọn và xóa tất cả các hàng trống ở trong bảng. Bảng vừa được chỉnh sửa sẽ giống như hình minh họa sau đây:


7. Lưu văn bản.

Lưu ý Có thể lựa chọn và xóa nhiều cột hoặc nhiều hàng liền kề với nhau. Tuy nhiên, mặc dù có thể lựa chọn nhiều hàng và cột không liền kề với nhau, nhưng không thể xóa các hàng và cột không liền kề nhau cùng một lúc.

Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách tạo bảng, chỉnh sửa và định dạng bảng trong Word. Bạn đã biết cách chèn, kết hợp và xóa các ô, cột và hàng.


Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để lựa chọn toàn bộ bảng mà không cần phải

kéo thả trên bảng?

2. Nêu cách xóa một cột của bảng.

3. Số hàng và số cột tối đa có thể tạo được bằng cách sử dụng nút Insert Table là bao nhiêu?

4. Nêu ba cách để chèn một bảng vào văn bản.

5. Có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt nào để di chuyển điểm chèn đến ô đầu tiên trong bảng?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Tạo một văn bản trống mới và tạo một bảng có bốn hàng và ba cột. Điều chỉnh cỡ của bảng với chiều rộng xấp xỉ 4 inch và chiều cao 3 inch, sau đó phân bố đều các hàng và các cột. Xóa cột cuối cùng.

Bài tập 2: Kết hợp các ô ở hàng đầu tiên của bảng mà bạn đã tạo trong Bài tập 1, hãy nhập tiêu đề là Khách hàng theo Lĩnh vực, sau đó thu hẹp hàng đầu tiên xuống còn 0,75 inch. Lưu bảng theo tên Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.

Bài tập 3: Tạo một văn bản trống mới và sử dụng hộp thoại Insert Table để tạo một bảng có 6 cột và 10 hàng. Nháy vào nút AutoFormat trên hộp thoại Insert Table. Từ hộp thoại Table AutoFormat, chọn tùy chọn kiểu bảng Table Colorful 1. Lưu văn bản với tên More Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.

125

Word và web Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

� Gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm thư điện tử.

� Xem một văn bản trong Web Page Preview.

� Lưu một văn bản Word dưới dạng một trang web.

Trong nhiều năm qua, Word đã, đang và sẽ là công cụ phần mềm phổ biến nhất để tạo văn bản. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, một dạng văn bản mới đang ngày càng được nhiều người ưa chuộng và sử dụng. Internet tiếp tục được phổ biến rộng rãi nên các văn bản có thể được xem trên web ngày càng tăng. Ở đây thuật ngữ web được sử dụng để mô tả công nghệ chuyển tải văn bản, đồ họa, âm thanh và thậm chí video trên Internet. Mặc dù các thông tin đa phương tiện đang được sử dụng rộng rãi trên các trang web nhưng hầu hết các văn bản web vẫn chủ yếu bao gồm văn bản và đồ họa.

Do đó, sẽ rất hữu ích nếu có thể sử dụng Microsoft Word để tạo các văn bản web. Trong các phiên bản trước đây của Word, bạn đã có thể chuyển đổi văn bản Word sang văn bản web, gọi là trang web. Văn bản web sử dụng hệ thống mã hóa gọi là HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) để định dạng văn bản và đồ họa trên màn hình. Hệ thống mã hóa để định dạng văn bản và đồ họa trong Word để hiển thị và in văn bản phức tạp hơn nhiều. Do đó, với những phiên bản trước của Word văn bản phải chuyển đổi sang định dạng HTML rút gọn hơn nhiều. Các trang web được lưu từ văn bản Word thường không giống với văn bản gốc.

Phiên bản Word XP hiện nay đã có thể chuyển đổi văn bản Word thành trang web với rất ít hoặc không hề mất định dạng ban đầu. Thậm chí bạn có thể gửi các văn bản Word như thư điện tử - mà không cần phải thoát ra khỏi Word.

Bài học sẽ giới thiệu cách sử dụng những tính năng này và những tính năng web khác của Word.

Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử Các văn bản có thể được gửi qua thư điện tử ngay từ trong Word. Bằng cách sử dụng một chương trình thư điện tử (ví dụ như Microsoft Outlook hoặc Microsoft Outlook Express), ta có thể gửi


văn bản dưới dạng tập tin đính kèm một thư điện tử hoặc Word có thể chuyển văn bản theo một định dạng mà các chương trình thư điện tử có thể đọc được, trong trường hợp đó văn bản trở thành phần thân của một thư điện tử. Tập tin đính kèm là một tập tin có thể được gửi dưới dạng một phần của thư điện tử. Khi người nhận nhận được thư điện tử, người đó có thể mở và xem tập tin đính kèm trong Word.

Để gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm trong một thư điện tử, mở văn bản cần gửi và kết nối tới Internet. Trên bảng chọn File, trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient (as Attachment). Khi nháy Mail Recipient, Outlook, Outlook Express hoặc chương trình thư điện tử mặc định trên máy tính sẽ được mở. Nhập tên của người nhận trong hộp To, gõ nội dung trong phần thân thư và sau đó nháy Send.

Để gửi một văn bản Word dưới dạng nội dung của thư điện tử chứ không phải dưới dạng tập tin đính kèm, mở văn bản cần gửi và nháy vào nút E-mail trên thanh công cụ chuẩn. Word sẽ chuyển văn bản thành một thư điện tử được mã hóa dưới dạng HTML. Một cửa sổ thư xuất hiện để bạn nhập địa chỉ và gửi thư điện tử.

Trong trường hợp sau, người nhận sẽ không phải mở tập tin đính kèm để đọc, tuy nhiên, nếu văn bản gửi có định dạng không thể chuyển đổi thành HTML thì người nhận có thể nhận văn bản không được hiển thị đúng. Vì thế, tốt nhất là hãy gửi văn bản dưới dạng tập tin đính kèm để không mất định dạng trong quá trình chuyển đổi.


Trong bài tập này, bạn gửi văn bản này dưới dạng tập tin gửi kèm của một thư điện tử.

1. Mở văn bản tập tin Brochure 10 trong thư mục Lesson10 (có đường dẫn PiL\Word Practice).

2. Nháy Save As trên bảng chọn File để lưu văn bản với tên Brochure 10 Edited trong thư mục Lesson10.

3. Trên bảng chọn File, trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient (As Attachment). Chương trình thư điện tử mặc định sẽ khởi động.

Word và web 127

4. Trong ô To, gõ [email protected]. Địa chỉ thư điện tử được nhập.

5. Gõ nội dung chủ đề thư trong ô Subject.

6. Nháy vào khu vực viết thư và gõ Theo như chúng ta đã thảo luận, đây là văn bản giới thiệu các Câu lạc bộ PiL.


7. Nháy nút Send trong cửa sổ thư điện tử. Làm theo những hướng dẫn trong chương trình thư điện tử của bạn để gửi thư. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview Trước khi chuyển đổi văn bản word thành trang web, bạn có thể xem trước hình thức hiển thị của văn bản dưới dạng trang web. Tính năng này rất hữu ích vì định dạng có thể thay đổi khi chuyển một tệp văn bản Word sang định dạng HTML (trang web). Chế độ Web Page Preview được dùng để kiểm tra văn bản có hiển thị giống như mong muốn trước khi lưu văn bản dưới dạng trang web.

Để xem trước văn bản Word dưới dạng trang web, nháy Web Page Preview trên bảng chọn File. Trình duyệt web khởi động và hiển thị văn bản dưới dạng trang web. Bạn cũng có thể nháy vào nút Web Layout View để xem văn bản dưới dạng tập tin HTML mà không cần phải khởi động trình duyệt web.


Trong bài tập này, bạn xem trước tờ rơi giới thiệu Câu lạc bộ PiL dưới dạng văn bản HTML trong Web Page Preview và Web Layout.

1. Nháy Web Page Preview trên bảng chọn File. Trình duyệt web mở ra và hiển thị tờ rơi dưới dạng trang web.

Word và web 129

2. Cuốn văn bản để xem có định dạng nào bị thay đổi không. Lưu ý rằng đường viền của trang không hiển thị nữa và nội dung không còn được định dạng trong hai cột.

3. Nháy vào nút Close ở góc bên phải phía trên cửa sổ trình duyệt web để đóng lại và văn bản Word lại xuất hiện.

4. Nháy vào nút Web Layout View ở phía bên trái của thanh cuốn ngang dưới cùng màn hình. Word hiển thị văn bản giống như văn bản đã hiển thị trong trình duyệt web dưới dạng tập tin HTML.

5. Cuốn văn bản để xem có bất kỳ định dạng nào bị thay đổi không. Lưu ý rằng độ rộng và độ dài của các đoạn rộng hơn, phông chữ nhỏ hơn và có thể chỉnh sửa trong chế độ Web Layout View. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Lưu văn bản Word dưới dạng trang web Có thể dễ dàng lưu bất kỳ văn bản Word nào dưới dạng một trang web. Khi lưu văn bản Word dưới dạng trang web, Word thay đổi các định dạng không được hỗ trợ, ví dụ như đường viền của bảng, định dạng nhiều cột, ... Sau đó, có thể được lưu trữ tập tin này trên máy chủ web (xuất bản lên web) để mọi người có thể mở văn bản trong trình duyệt web. Máy chủ web là một máy tính chứa hệ thống phần mềm đặc biệt để nhận những yêu cầu hiển thị các trang web từ Internet.

Để xuất bản một văn bản Word lên một máy chủ web, máy tính cần phải truy cập tới máy chủ web bằng cách sử dụng Internet hoặc kết nối mạng. Sau khi kết nối, có thể sử dụng biểu tượng Web Folders trong hộp thoại Save As để truy nhập máy chủ web và sau đó lưu


văn bản web giống như lưu văn bản vào ổ cứng. Tập tin HTML sẽ sao chép hầu hết các kiểu, định dạng và nội dung của văn bản Word. Lợi ích của việc chuyển đổi một văn bản Word sang một tập tin HTML là tất cả các trình duyệt web có thể đọc một tập tin HTML nhưng không thể đọc một văn bản Word.

Trước khi tạo ra những thay đổi đối với một văn bản và lưu nó dưới dạng tập tin HTML, nên nhớ lưu lại dưới dạng tập tin Word. Điều này cho phép giữ lại những thay đổi trong cả văn bản HTML và văn bản Word với những phiên bản khác nhau.

Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn lưu văn bản dưới dạng trang web.

1. Nháy Save as Web Page trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As xuất hiện và ô Save as type chứa dòng chữ Web Page.

2. Gõ Brochure10Web trong ô File name.

3. Chọn thư mục thích hợp trong ô Save.

4. Nháy Save. Văn bản được lưu dưới dạng tập tin HTML và được hiển thị trong chế độ Web Layout view.

Lưu ý

Nếu mở cửa sổ Explorer, bạn sẽ nhận thấy một thư mục có tên Brochure10Web_files xuất hiện bên cạnh tập tin HTML. Thư mục này chứa những tập tin phụ trợ Word đã tạo ra sau khi lưu văn bản dưới dạng trang web. Ví dụ, đối tượng WordArt ở đầu tờ rơi được lưu như một tập tin đồ họa riêng biệt. Các hình xuất hiện trên trang web được lưu trữ trong một thư mục để khi trang web được xuất bản lên máy chủ web, các hình sẽ xuất hiện tại những vị trí đã được chỉ định trên trang web.

Word và web 131

Tổng kết bài học Bài học này đã trình bày cách gửi một văn bản Word dưới dạng tập tin đính kèm thư điện tử, xem trước và lưu một văn bản Word dưới dạng một trang web.

Câu hỏi kiểm tra 1. Sự khác nhau giữa Web Page Preview và Web Layout View

là gì? 2. Nêu hai cách để gửi thông tin trong một văn bản Word đến

một người nhận thư điện tử. 3. Khi lưu một văn bản dưới dạng một trang web, văn bản sẽ

được chuyển đổi theo định dạng hoặc ngôn ngữ nào? 4. Trình duyệt web được sử dụng để làm gì?

Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Web Practice 10 trong thư mục Word Processing Practice. Gửi văn bản này như tập tin đính kèm thư điện tử gửi đến địa chỉ [email protected] với lời nhắn ngắn gọn về nội dung của tập tin đính kèm. Lưu văn bản theo tên Web Practice 10 Edited trong thư mục Word Processing Practice.

Bài tập 2: Xem văn bản được sử dụng ở Bài tập 1 trong Web Page Preview để kiểm tra nội dung định dạng phù hợp nếu chuyển đổi văn bản sang dạng trang web. Xem văn bản trong Word bằng cách sử dụng Web Layout View. Lưu văn bản dưới dạng một trang web bằng cách sử dụng một tên thích hợp của tập tin HTML và sau đó đóng văn bản lại.

Bài tập 3: Xem xét hai cách gửi một văn bản qua thư điện tử như đã đề cập trong bài học này. Khi nào thì gửi một văn bản dưới dạng lời nhắn trong thư điện tử đơn giản là thích hợp và thuận lợi? Trong những trường hợp nào bạn nên gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm trong thư điện tử? Bạn dự kiến sẽ sử dụng cách nào thường xuyên hơn trong trao đổi thư tín hàng ngày của bạn?

Bài tập 4: Dùng các thông tin Help của Word để biết thêm về Web archives. Bạn muốn sử dụng tính năng Web archive khi nào? Viết một báo cáo tóm tắt về những tìm hiểu của bạn, bao gồm cả giải thích về MIME là gì.

132

ChÞu tr¸ch nhiÖm xuÊt b¶n:

Chñ tÞch H§QT kiªm Tæng Gi¸m ®èc NG¤ TrÇn ¸i

Phã Tæng Gi¸m ®èc kiªm Tæng Biªn tËp NguyÔN Quý Thao

Biªn tËp néi dung vµ chÕ b¶n:

Ban Biªn tËp s¸ch Tin häc (NXB gi¸o dôc t¹i Hµ néi)

Tin häc c¨n b¶n C¬ b¶n vÒ So¹n th¶o v¨n b¶n

M· sè: PTK65B6

In ... cuèn (Q§....), khæ 17 x 24 cm, t¹i ......

Sè in: ... Sè xuÊt b¶n: .... In xong vµ nép l−u chiÓu th¸ng .... n¨m 2006.

Entertainment & Humor

Hướng dẫn sử dụng word