HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGKoha 3.0

GVHD: Nguyễn Thị Thanh ThuỷSV: Phạm Tuấn Anh

Võ Thị Mỹ DungTrương Thị MaiTrần Trọng Thoàng

Nội dung Giới thiệu Koha Các khái niệm

◊ Intranet

◊ Opac

◊ Acquisitions

◊ Catalogue, Marc

◊ Circulation

◊ Patrons

◊ Reports

◊ Authorised values

◊ Lists

Nội dung Demo

◊ Đăng nhập

◊ Cấu hình hệ thống Koha

◊ Nhận và đưa tài liệu vào danh mục

◊ Biên mục tài liệu

◊ Người dùng

◊ Lưu thông tài liệu

◊ Quản lý ấn phẩm định kỳ.

◊ Thống kê, báo cáo

◊ Tìm kiếm

◊ Một số chức năng khác

Giới thiệu KOHA Là một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) mã nguồn mở, cho một

thư viện tự động hoá việc cho mượn sách. Nó có tất cả các tính năng cơ bản cần thiết của một thư viện.

Được phát triển đầu tiên tại New Zealand bởi Katipo communication Ltd và triển khai lần đầu tại Horowhenua Library Trust

Koha hỗ trợ định dạng bản ghi thư mục MARC 21 và UNIMARC . Bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để thiết lập nên thư viện của

bạn với dữ liệu và danh mục thực tế mà bạn có.

Giới thiệu KOHA Các tính năng cơ bản:

◊ Danh mục truy cập công cộng trực tuyến(Opac).

◊ Mượn, trả, đặt trước tài liệu.

◊ Tìm kiếm và yêu cầu tài liệu.

◊ Lưu trữ các đặt mua tài liệu và nhà cung cấp.

◊ Quản lý ấn phẩm định kỳ.

◊ Thống kê báo cáo hoạt động và tài liệu của thư viện

◊ Quản lý ngân sách cho tài liệu và đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

◊ Sự lưu chuyển tài liệu giữa các nhánh trong thư viện.

◊ Và các chức năng khác liên quan đến điều hành một thư viện cho mượn sách.

CÁC KHÁI NIỆM

Intranet:

◊ Địa chỉ : http://127.0.1.1:8080◊ Là danh mục truy cập dùng trong nội bộ thư viện.

◊ Nhân viên thư viện cấu hình hệ thống thư viện, biên mục tài liệu, tìm kiếm tài liệu, thêm người dùng, tiến hành cho thành viên mượn và trả tài liệu, xuất báo cáo,…

Opac:

◊ Địa chỉ : http://127.0.1.1/◊ Là danh mục truy cập công cộng trực tuyến.

◊ Người dùng tìm kiếm tài liệu, đưa yêu cầu nhập tài liệu mới với thư viện, sửa thông tin cá nhân, tạo và quản lý kệ sách ảo,…

CÁC KHÁI NIỆM

Acquisitions Nhận và đưa tài liệu vào danh mục. Quản lý ngân sách, các đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

Catalogue Biên mục tài liệu.

Circulation Mượn, trả, đặt trước tài liệu.

Patrons Người dùng : người mượn, nhân viên thư viện,…

Authorised values

Dùng để chuẩn hóa dữ liệu trong biên mục bản ghi danh mục thư viện của bạn.

Reports Báo cáo thống kê.

Marc Ngôn ngữ đánh dấu dùng để xử lý dữ liệu và siêu dữ liệu mô tả tài liệu thư viện, là chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất cho việc tổ chức thông tin thư mục

Parameters Tham số hệ thống.

DEMO

I. Đăng nhậpĐịa chỉ : http:/127.0.1.1:8080/ hoặc ”intranet” .

Đăng nhập với quyền quản trị hệ thống. Tài khoản mặc định: koha/koha

Chọn nhánh thư viện

I. Đăng nhập Trang chủ Intranet

Các module chính

II. Cấu hình hệ thống Thiết lập các tham số hệ thống cơ bản

◊ Tạo các nhánh thư viện

◊ Qui định các loại tài liệu

◊ Danh mục người mượn

◊ Quy định cho mượn tài liệu và các khoản phí

◊ Quy định loại tiền tệ sử dụng

◊ Stop words

◊ Z39.50 server

1. Tạo các nhánh thư viện Libraries and Groups :

Group : Hệ thống thư viện của bạn được chia thành nhiều nhóm thư viện. Ví dụ bạn có nhóm “Main” gồm thư viện A, B và nhóm “Branch” gồm thư viện D, C.

Library: Một nhánh thư viện – bạn cần mô tả các thông tin liên quan tới thư viện đó và xác định nó thuộc về nhóm thư viện nào.

Home > Koha Administration > Basic parameters > Groups, library and branchs

1. Tạo các nhánh thư viện Tạo nhóm và nhánh thư viện

1. Thiết lập các nhánh thư viện

2. Qui định các loại tài liệu Item types : Loại tài liệu

◊ Sách giáo khoa, DVD, VCD, Tiểu thuyết,……

Định nghĩa một loại tài liệu mới◊ Home > Koha Administration > Basic parameters > Item types

2. Qui định các loại tài liệu

Tài liệu không cho mượn

Số lần mượn lại

3. Danh mục người mượn Borrower categories : Danh mục người mượn

◊ Sinh viên, trẻ em, người lớn, giáo viên,…..

◊ Qui định tuổi đăng ký, số năm đăng ký, phí đặt trước, phí đăng ký, có thông báo nếu mượn quá hạn hay không, …

Home > Koha Administration > Patrons and Circulation > Patron Categories

3. Danh mục người mượn

Giới hạn tuổi

Loại người dùng

Thông báo hay không khi mượn quá hạn

Thời hạn đăng ký tuổi

4. Quy định mượn tài liệu và các khoản phí

Lập ra các quy định mượn và trả sách:◊ Áp dụng với danh mục người dùng nào, loại tài liệu nào◊ Số tiền phạt, số ngày quy định sẽ bị phạt, tần số ngày sẽ bị phạt lại◊ Số lượng tài liệu cho phép mượn◊ Số ngày cho mượn◊ Chọn chính sách đặt giữ tài liệu: không cho đặt giữ, đặt giữ từ thư viện

chính hay từ bất kì nhánh thư viện nào More > Administration > Patrons and circulation > Circulation

and fine rules

4. Quy định mượn tài liệu và các khoản phí

5. Quy định loại tiền tệ sử dụng Định ra tỷ giá cho các nhà cung cấp ở nước khác. More > Administration > Patrons and circulation > Currencies

and exchange rates

6. Stop word Liệt kê tất cả các từ bạn muốn Koha bỏ qua khi thực hiện tìm

kiếm danh mục hoặc xây dựng các chỉ số từ khóa. More > Administration > Others > Stop words

7. Z39.50 server Là tiêu chuẩn quốc tế để tìm kiếm và lấy thông tin từ cơ sở

dữ liệu từ xa. Trong thực tế, nó cung cấp cách thức để thư viện tìm kiếm và lấy bản ghi từ các thư viện khác.

Z39.50 servers trên thế giới có trong trang http://targettest.indexdata.com

Xem thông tin chi tiết các server và điền vào mẫu thêm server

Khi biên mục ta thường tìm các bản ghi có sẵn cho tài liệu đó ở các thư viện khác thông qua Z39.50 server và import bản ghi từ kết quả của tìm kiếm được.

7. Z39.50 server More > Administration > Others > Z39.50 server

7. Z39.50 server Z39.50 servers trên thế giới có trên trang

http://targettest.indexdata.com

8. Authorised values Authorised values là các giá trị được định nghĩa trước, thuận

tiện cho công việc biên mục, thống nhất dữ liệu. Ví dụ: Tạo giá trị cho trường City and town bao gồm:

VN,EN,JP,KR,... Khi biên mục thì trong trường City and town sẽ xổ ra danh sách

các thành phố mà ta đã định nghĩa.

8. Authorised values More > Administration > Catalogue > Authorised values

Tạo danh mục mới

Thêm các giá trị authorised cho danh mục

III. Thu nhận tài liệu Tạo Bookfund và thiết lập Budget Tạo nhà cung cấp Tạo hóa đơn Nhận hóa đơn

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Nếu tham số 'Acquisitions' là ‘simple’ thì bạn không cần quan tâm đến phần này.

Book fund : Tài khoản mà bạn thiết lập để theo dõi chi tiêu của bạn cho tài liệu thư viện.

Budget : Ngân sách dùng để chi tiêu. More > Administration > Basic parameters >

Fund and Budget

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Tạo BookFund

1. Tạo Bookfund và thiết lập Budget

Thiết lập Budget

2. Tạo nhà cung cấp mới Tìm kiếm nhà cung cấp, nếu không có thì tạo mới, nhấp vào nút

New Vendor

Nhập thông tin nhà cung cấp

2. Tạo nhà cung cấp mớiChọn Active nếu muốn thực hiện với nhà cung cấp này

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Tạo đơn đặt mua hàng

Chọn một trong ba cách để tạo đơn đặt hàng mới

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Nhập thông tin hóa đơn

3. Tạo đơn đặt mua tài liệu Đơn hàng tổng quát

4. Nhận hóa đơn đặt mua Nhận hóa đơn : Chọn Receive shipment

Nhập số hóa đơn nhận về

4. Nhận hóa đơn đặt mua Chọn tài liệu muốn nhận về

4. Nhận hóa đơn đặt mua Nhập vào số lượng tài liệu lấy về và các thông tin liên quan

4. Nhận hóa đơn đặt mua Tài liệu nhận về

IV. Biên mục tài liệu More > Cataloging

Tìm kiếm danh mục nếu tài liệu của bạn đã có trong hệ thống

Nếu không có kết quả tìm thấy chọn New record và chọn framework trong menu sổ xuống

1. Tạo bản ghi mới

1. Tạo bản ghi mới Một số trường sẽ tự động tạo dữ liệu nếu ta nhấp vào nó

Leader: Chứa mã thông tin xử lý của bản ghi, nhấp vào dấu “…” nó sẽ xổ ra cửa sổ hướng dẫn bạn tạo Leader Marc của bạn

Chọn các trường thích hợp, Koha sẽ tạo ra dữ liệu Leader mã hóa và chèn vào trường 000@

Nhấp vào dấu + bên phải để thêm trường dữ liệu, nhấp dấu trừ thì nó sẽ bị xóa.

Các trường bên dưới xuất hiện theo thứ tự alpha, nhấp ^ để sắp xếp lại theo đúng thứ tự

Một số trường có plugin Authority, nhấp vào “…”

Bạn có thể tìm kiếm giá trị Authorised và nhấp chọn “choose” để nó tự động điền giá trị vào bản ghi Marc

1. Tạo bản ghi mới

2. Chỉnh sửa cấu trúc Marc Chỉnh sửa cấu trúc MARC

2. Chỉnh sửa cấu trúc Marc Chỉnh sửa cấu trúc MARC

3. Chỉnh sửa bản ghi Edit Edit Record

◊ Khi chỉnh sửa nó chỉ hiển thị các trường bạn nhập dữ liệu vào trước đó

Edit Delete Record◊ Chỉ được xóa các bản ghi khi không có ai đang giữ tài liệu đó

Edit Edit as new (duplicate) Chọn “no” khi hiển thị hộp thoại xác nhận

4. Thêm, xóa tài liệu

Để xóa bạn tới Edit Edit item chọn “delete” gần

bản copy bạn muốn xóa

V. Người dùng Thêm người dùng mới Quyền người dùng Xem thông tin người dùng Chỉnh sửa thông tin người dùng

1. Thêm người dùng mới

2. Quyền người dùng

3. Xem thông tin người dùng

4. Chỉnh sửa thông tin người dùng Chỉnh sửa thông tin người dùng

VI. Lưu thông tài liệu Mượn tài liệu Trả tài liệu Đặt trước tài liệu Chuyển nhánh tài liệu Xem báo cáo Theo dõi hoạt động trong thư viện

1. Mượn tài liệu Circulation > Check out

2. Trả tài liệu Circulation > Check in

3. Đặt trước tài liệu Đặt trước tài liệu

3. Đặt trước tài liệu Đặt trước tài liệu

3. Đặt trước tài liệu Đặt trước tài liệu

4. Chuyển nhánh tài liệu

Chuyển nhánh tài liệu

5. Xem báo cáo Xem báo cáo

5. Xem báo cáo Holds Queue: Liệt kê những đặt giữ chờ đợi kế tiếp Holds to pull: Liệt kê tất cả các tài liệu được đặt giữ lại và cần

phải được lấy ra khỏi kệ sách Holds awaiting pickup: Liệt kê các đặt giữ đang sẵn sàng và chờ

đợi người dùng đến để đưa cho họ Hold ratios: Số lượng tài liệu cần để đặt hàng cho các thư viện

để đáp ứng tỷ lệ đặt giữ cho mỗi tài liệu. Mặc định sẽ thiết lập thư viện cần 3 tài liệu cho một đặt giữ. Báo cáo cho bạn biết cách bổ sung tài liệu cần mua để đáp ứng hạn ngạch này.

5. Xem báo cáo Transfers to receive: Lấy tất cả các tài liệu mà được chuyển qua

một thư viện Overdues: Tất cả các tài liệu quá hạn tính đến ngày hôm nay Overdue fines: Trình bày những tài liệu để lâu quá hạn mà hệ

thống đã đánh dấu chúng là “mất”

6. Theo dõi hoạt động trong thư viện Circulation > Check out Tìm người dùng thống kê Nhập mã tài liệu bạn muốn lưu vết > Check out Bạ sẽ nhận được thông điệp là “Local Use Recorded” và không

cần trả thực hiện việc trả lại, nó chỉ dùng cho mục đích thống kê

VII. Quản lý ấn phẩm định kì Đăng ký đặt mua định kì Nhận hóa đơn đặt mua tài liệu Quản lý các phản hồi về đặt mua tài liệu Kiểm tra các hạn đăng ký mua tài liệu Hiển thị các đặt mua bên Opac

1. Đăng ký đặt mua định kì New Subscription

1. Đăng ký đặt mua định kì

1. Đăng ký đặt mua định kì Tạo đặt mua từ một thư mục đã tồn tại khi bạn ở trang thông tin

một đặt mua > New Subscription > Thông tin tự động điền vào

2. Nhận hóa đơn đặt mua tài liệu Tìm serial bạn muốn đánh dấu là nhận Nhấn “Serial receive” cạnh serial bạn muốn nhận về Thay đổi trạng thái là Arrived và thêm các chú thích bất kì

VIII. Thống kê, báo cáo More > Report Các loại thống kê Tự tạo báo cáo: Chỉnh sửa, thêm, bớt các trường thống kê Từ điển: Tạo ra các ràng buộc cho các trường thống kê

1. Các loại thống kê Các loại thống kê:

◊ Thống kê thu nhận tài liệu

◊ Thống kê người dùng

◊ Thống kê danh mục

◊ Thống kê lưu thông tài liệu

◊ Thống kê ấn phẩm định kì

◊ Người dùng mượn nhiều tài liệu nhất

◊ Tài liệu được mượn nhiều nhất

◊ Người dùng không mượn tài liệu

◊ Tài liệu không được mượn

◊ Thống kê theo loại tài liệu

◊ Tài liệu bị mất

2. Tự tạo báo cáo More > report > Guided Reports Wizard > Guided Reports

2. Tự tạo báo cáo More > report > Guided Reports Wizard > Guided Reports

2. Tự tạo báo cáo More > report > Guided Reports Wizard > Guided Reports

2. Tự tạo báo cáo More > report > Guided Reports Wizard > Guided Reports

IX. Chỉnh sửa bên Opac Các phần bên Opac có thể chỉnh sửa thông qua các tham số hệ

thống:◊ Header (opacheader)

◊ Logo (opacsmallimage)

◊ Side bar (OpacNav)

◊ Main

◊ Footer (opaccredits)

X. Tìm kiếm Tìm kiếm đơn giản

X. Tìm kiếm Tìm kiếm nâng cao

X. Tìm kiếm Tìm kiếm theo Z39.50

X. Tìm kiếm Tìm kiếm bằng Z39.50

XI. Một số chức năng khác Back up Koha

◊ Thường xuyên chạy lệnh: mysqldump --add-drop-table -u<dbusername> -p<dbpassword> koha > koha.sql

◊ Sau đó, bạn nên sử dụng một cron chạy ở trên, tạo một tập tin nén và sao chép nó vào một vị trí ở xa và được sao lưu hàng ngày.

◊ Bạn cũng có thể sử dụng AutoMySQLBackup, xem chi tiết tại http://sourceforge.net/projects/automysqlbackup

Phím nóng dùng trong Koha◊ Alt+Q : Hiển thị form tìm kiếm danh mục

◊ Alt+U : Hiển thị form Check out

◊ Alt+R : Hiển thị form Check in