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DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD
JAVERIANA CALI
María Helena Piedrahita Casañas
Jenny Elisabeth Chávez Enríquez
Gestión Documental II - Grupo 4
Docente: Luz Marina Arias González
INTRODUCCIÓN
Con este trabajo pretendemos evidenciar la visita realizada
al Archivo Central de la Pontificia Universidad Javeriana-
Seccional Cali.
En el vamos a encontrar como está organizada la
documentación de la Institución, si tienen implementado un
PGD (Programa de Gestión Documental), tal como lo rige el
Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000.
Lugar de la visita :
Archivo Central
Pontificia Universidad Javeriana (Cali)
Calle 18 # 118-250 Avenida Cañas Gordas
3218200 Ext. 8536
En la visita nos brindaron información los colaboradores :
José Arlex Molano Muñoz.
Auxiliar de Archivo PUJ
Andrea Parra
Auxiliar de Archivo PUJ
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Componentes del archivo javeriano
Está compuesto por todos los documentos que se producen o
se reciben en razón de las actividades universitarias, sin
importar su fecha, contenido, presentación o soporte material,
y que por su valor merecen la pena conservar.
Sistema de archivos PUJ Cali
Los documentos javerianos forman un sistema archivístico
integrado por:
Los archivos de las oficinas
El Archivo Central de la Universidad
El Archivo Histórico
Los archivos especiales:
Fotográfico Planoteca
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
El proceso de Gestión Documental, implementado por la
Universidad se encuentra basado en el ciclo vital del
documento; políticas institucionales (Sistema de
acreditación, gestión de calidad) y la normatividad
archivística vigente lo que permite el manejo de la
información de manera rápida y eficiente.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
1 etapa: cuando los documentos son creados y finaliza en el
momento del cierre del expediente al cual pertenecen. Son
los archivos de gestión y se encuentran en cada una de las
oficinas administrativas para su continua utilización y consulta
bien sea por ellas mismas o por otras dependencias que lo
requieran (documentos de trámite, asuntos ya iniciados)
II etapa: Es ahí cuando llegan al archivo Central, cuando el
trámite por el cual se inició el expediente, ya su consulta es
mínima, de tal forma que el administrativo o colaborador no
necesita tenerlo cerca.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Para pasar de un archivo a otro se utilizan el formato de
transferencias
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
III etapa: cuando el índice de consulta de la documentación es
nula. este tipo se conserva en los archivos históricos.
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS AMBIENTALES
Las normas ambientales no se cumplen en su totalidad.
El edificio está ubicado (sótano) con riesgo de mucha humedad.
Subterránea.
La documentación ya está ocupando el límite del espacio, está
proyectado reubicar el archivo en el edificio de la biblioteca,
debido a que ésta tendrá una nueva construcción, el problema es
que no se conoce aun la fecha del traslado. (EL edificio de la
Biblioteca aun no ha sido construido)
Los archivadores verticales utilizados en las oficinas se encuentran
en materiales estables para la conservación.
CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS AMBIENTALES
Utilizan un deshumidificador para
condensar la humedad.
CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000
Su cumplimiento está dado en un 90%
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El programa de Gestión Documental se ha venido implementando
desde hace unos 7 años, muchos de los inconvenientes se debe al
desconocimiento de normas y políticas de archivo.
El propósito es contar con un Sistema de Archivo Institucional totalmente
organizado y definido que garantice el flujo y disposición de la
información, ágil y oportunamente.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Se trata de un desarrollo propio eficiente que ha permitido
reducir costos de uso exclusivo del Archivo Central.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO
Bibliotecóloga
Bachiller Estudiante de
Administrador
de Empresas
Estudiante de
Administrador
de Empresas
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Fondo: Nivel superior de agrupación de documentos, del total de las
partes que constituyen la documentación generada por la institución.
Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los
sujetos productores que conforman la estructura.
Subfondo: División del fondo Institucional, es decir las cabezas
principales de su estructura orgánica
Serie: Después del fondo es la más importante de las agrupaciones
documentales. Los documentos son organizados con un sistema de
archivo.
Tipo documental: Se manejan documentos simples y complejos.
Los simples hacen referencia a cartas, informes y registros. Los
complejos tienen que ver expedientes de quejas, expedientes de
solicitudes, expedientes por ejemplo de los consejos Directivos,
Académicos y Administrativos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
SUJETO PRODUCTOR FUNCIÓN TIPO DOCUMENTAL
GESTIÓN HUMANA Administración de personal Expedientes de personal
SERIE DOCUMENTAL
El Archivo de Gestión está organizado de
acuerdo con las funciones, actividades y
trámites que adelanta cada
dependencia de la Universidad
Javeriana Cali, conforme a la estructura
de la entidad y en tal razón le compete a
cada dependencia mantener una
disposición que le permita acceder a la
documentación que produce o recibe,
en forma ágil y oportuna.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Ejemplo para la Dependencia Rectoría
FONDO: FONDO PONTIFICIA UNIVERSIDAD
JAVERIANA CALI.
SUBFONDO: RECTORÍA SECCIONAL
SECCIÓN: OFICINA JURÍDICA
SERIE: ACTAS
CORRESPONDENCIA
INFORMES
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTRATOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
El principio de procedencia permite conocer quien produce
los documentos, para el anterior ejemplo, sería la oficina
jurídica, encargada de la creación por sus funciones. En la
Institución es claro identificar que se ha respetado el Orden
Original en el tránsito administrativo. La Universidad ha
capacitado al personal para lograr ese principio:
Capacitación para los colaboradores sobre las funciones
propias de cada oficina, creación de manuales de
procedimientos, capacitación para los colaboradores sobre la
ubicación correcta de los documentos, con el propósito de
evitar crear series que no soportan tramites y formar series con
expedientes desagregados.
CONCLUSIONES
Este trabajo nos permitió conocer de manera más profunda el
quehacer de las actividades archivísticas, la importancia histórica de
los archivos dentro de las empresas y como se convierte en un
elemento esencial en la toma de decisiones.
Comprendimos la importancia que tiene el archivo dentro de una
organización, hemos visto como el archivo central de la Pontificia
Universidad Javeriana Cali se crea como una necesidad de organizar
y salvaguardar los documentos que surgen por la realización diaria de
sus actividades.
Gracias al desarrollo de este taller aclaramos muchos conceptos
archivísticos ya que tuvimos la oportunidad de observar de cerca la
organización real de un archivo, la manera como se manejan las
funciones diarias, y la organización del fondo documental.
