CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL. Qué es un ARCHIVO Qué es un ARCHIVO Qué es un Archivo Público Qué es un Archivo Público Qué es Archivo Total

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  • CONCEPTOS BSICOS DE GESTION DOCUMENTAL

  • Qu es un ARCHIVOQu es un Archivo PblicoQu es Archivo TotalQu es Gestin DocumentalQu es Soporte DocumentalQu es Documento OriginalCONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000

  • ARCHIVOAcumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material

  • ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOSBase para la toma de decisiones en laAdministracin:Gestin y ControlPara los ciudadanosPara la cienciala investigaciny la cultura

  • ProduccinRecepcinDistribucinTramiteorganizacinconsultaconservacindisposicin final de los documentos

    Procesos de la gestin documental, que se desarrollan en las unidades de correspondencia, en involucran las etapas del ciclo vital del documento

  • CICLO VITAL DEL DOCUMENTOHistricoCulturalInvestigacinCientficoARCHIVO DEGESTINARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTRICOAdministrativoLegalFiscalContableTcnicoValores PrimariosValores secundariosDocumentacin ActivaDocumentacin Semi-activaDocumentacin Inactiva

  • PRODUCCION Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

  • RECEPCION Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica

  • DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

  • TRAMITE Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa

  • ORGANIZACIN Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin Y descripcin de los documentos de institucin como parte integral de los procesos archivsticos

  • CONSULTA Acceso de un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen

  • CONSERVACION conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

  • DISPOSICION FINAL Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital , con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las tablas de retencin documental, y / o tablas de valoracin documental

  • TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL TVDES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMIT DE ARCHIVOReglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

  • TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRDEl Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin y Transferencia Documental.CONCEPTO

    LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

  • TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD.

  • PROCESOS TCNICOS

  • Consulta y prstamo del Archivo de Gestin Consulta y prstamo deDocumentosdel Archivo SemiactivoConsulta de las Bases de datos