Planificación de un Archivo Clínico

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Planificación de un Archivo clínicoRegistros Médicos II

Introducción

Cuando se pregunta a distintas personas que es un archivo dan diferentes respuestas. Hay quien piensa que un archivo no es más que un montón de documentos, otros piensan que es una habitación más o menos grande en algún sótano y los menos creen que es parte de una institución pública a la que se puede ir a solicitar información. La definición más general es de un lugar desordenado, lleno de papeles, y cajas amontonadas donde encontrar una información es algo difícil.

En realidad un Archivo es a grandes rasgos estas tres visiones: un conjunto de documentos organizados, el lugar donde alojarlos y la institución que los gestiona.

Ahora nosotros como funcionarios de Registros Médicos debemos saber cómo proyectar u organizar un Servicio de Archivo de tal manera que su funcionamiento sea de la mayor calidad y a la vez rápido para encontrar los documentos requeridos.

Esto se logra mediante una planificación ordenada de su planta física así como de la normativa para sus funcionarios.

Por el momento nos enfocaremos en su planta física, sus necesidades y el cálculo necesario para su planificación, a largo tiempo.

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EQUIPO E INSUMOS PARA EL ARCHIVO

El área de archivo de historias clínicas necesita, para su adecuado funcionamiento, contar con equipos tales como: estantes o anaqueles, intercomunicadores, teléfonos, preclasificadores de historias clínicas, escaleras, carritos para la distribución de historias, etc.

La identificación y selección de equipo y materiales adecuados para el archivo de historias clínicas es una tarea importante, tiene repercusión tanto en el rendimiento de los empleados como en el aprovechamiento del espacio físico.

Estantes

Se recomienda el uso de estantes para el archivo de historias clínicas porque, en comparación con gaveteros, ahorran espacio y es fácil archivar y retirar historias.

La terminología usada para describir estantería es variada. En este módulo usaremos las palabras "estante," "entrepaño," "cuerpo de estantes" y "estantería" de la siguiente forma:

Estante: • Armario con anaqueles o entrepañosEntrepaño: • Tabla de un estante Estantes de Cuerpo: • Un conjunto de estantes anexosEstantería: • Juego de estantes (un conjunto de cuerpos de

estantes)

Características de los estantes

Los estantes pueden ser de madera o metálicos, siendo estos últimos más livianos y menos propensos a destrucción por insectos.

Existen diferentes marcas comerciales de estantería diseñada para el archivo de historias clínicas y otros expedientes parecidos. También, la estantería puede confeccionarse en el mismo hospital o fuera de él, en cuyo caso es especialmente importante describir las características que debe reunir.

MEDIDAS RECOMENDADAS PARA EL ESTANTE

• El largo de cada entrepaño de 0,90 ó 1.0 m.• El ancho o profundidad de cada entrepaño debe ser

aproximadamente 5 cm menor al de la historia clínica, aproximadamente 25 cm.• El espacio entre entrepaños de 30 cm. Esto incluye

el espacio de luz después del borde superior de la carpeta.• La base del primer entrepaño y el piso (zócalo) 10 cm.• La altura del estante variará de acuerdo con el

número de entrepaños.

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Debe calcularse en dejar unos 5 cm de luz entre el borde superior de la carpeta y la parte inferior del próximo entrepaño. El dejar más espacio de luz resulta en una pérdida de espacio vertical. Dejar mucho menos espacio que 5 cm puede presentar problemas si se modifica la carpeta en el futuro o cuando los entrepaños se llenan demasiado.

En cuanto al número de entrepaños con que el estante debe contar, hay que tomar en cuenta dos factores: es más eficiente archivar (y también ofrece menos posibilidades de accidentes) cuando no es necesario usar bancos o escaleras, lo que limita el número de entrepaños a seis (6); pero, por otra parte, se aprovecha mejor el local del archivo al aumentar el número de entrepaños, pues aumenta la cantidad de historias que se pueden archivar en la misma superficie. Por lo tanto, deben aplicarse criterios diferentes para archivos activos y archivos pasivos. También se pueden obtener estantes de 7 u 8 entrepaños para el archivo, pero se deben reservar los estantes superiores para historias semiactivas.

Cada entrepaño debe estar provisto de divisores, idealmente móviles, que mantengan las historias en posición vertical. Ver figura ejemplo de estante.

Cálculo de estantería

El número de estantes que se necesita depende del número de metros lineales de historias que hay que acomodar y esto, a su vez, depende del número de historias clínicas y el grosor de éstas. Para calcular el número de estantes hay que seguir los siguientes pasos:

Calcule el número de historias que se piensa archivar. Esto será la suma de las historias existentes más las historias que se incorporarán al archivo. Hágase las siguientes preguntas. ¿Estaremos eliminando algunas de las historias existentes, y en caso afirmativo, cuántas y cuándo las eliminaremos? ¿Cuántas historias estaremos abriendo cada año del período para el cual estamos programando? ¿Podemos basarnos en las experiencias de los últimos años o habrá cambios debido a la incorporación de camas o consultorios adicionales o de nuevos servicios o a la eliminación de algunas camas, consultorios o servicios?

Calcule el espacio lineal que ocupan las historias clínicas multiplicando el número de historias por el espacio promedio que cada una de éstas ocupa (el grosor promedio de las historias).

¿Cuánto espacio ocupa, en promedio, cada historia clínica actualmente? Para obtener este dato elija al azar una muestra de entrepaños, mida el espacio que ocupan las historias en el entrepaño, cuente y sume el total de historias, calcule el promedio.

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Entrepaños Número de historias clínicas Espacio lineal en cm

Entrepaño 1 258 81Entrepaño 2 276 86Entrepaño 3 265 88Entrepaño 4 262 90Entrepaño 5 246 85

1.307 H.C. 430 cm.

430 cm + 1.307 H.C. = 0,33 cm

Diferentes estudios han demostrado que se puede utilizar el dato de que en promedio cada historia ocupa 0,33 cm o, dicho de otra manera, se podrán archivar tres historias clínicas por centímetro. Si se calcula que un archivo tendrá 300.000 historias, a razón de tres historias por centímetro, éstas ocuparán 100.000 cm., o sea 1.000 metros lineales. ¿Serán las historias que se abren en el futuro de este mismo tamaño o serán más gruesas o más finas?

Calcule el espacio de trabajo para el aumento del grosor de las historias. Es necesario dejar algún espacio de trabajo libre en cada entrepaño para facilitar el proceso de archivo. Además, una de las características de la historia clínica única, es que aumentan en grosor a medida que el paciente vuelve a ser atendido y se agregan más formularios a la historia. Debe calcularse como mínimo un 10% del espacio que ocupan las historias; si se anticipa que las historias en el futuro serán más gruesas, convendría aumentar esto a un 20%.

Determine el espacio total que se requerirá. Esto es, la suma del espacio requerido para las historias más el espacio de expansión de éstas y trabajo. Ejemplo: 100.000 cm + 10.000 (10%) = 110.000 cm. De este número se restará la capacidad de la estantería existente, si es que la hay, y se haya decidido usarla. Por ejemplo, si actualmente se cuenta con 50 estantes de 6 entrepaños de 90 cm, la capacidad máxima de la estantería existente es de 27.000 cm (90 cm x 6 x 50) y se necesitan 110.000 cm - 27.000 cm u 83.000 cm adicionales.

Determine la capacidad de cada estante que se está considerando comprar o hacer construir. Por ejemplo, si el estante cuenta con 6 entrepaños de 90 cm, su capacidad máxima de archivo es 540 cm. Si piensa hacer construir estantes de 7 entrepaños de 1,0 metro de largo, la capacidad máxima es 700 cm.

Calcule el número de estantes requeridos. Divida los centímetros lineales de estantería requeridos entre la capacidad máxima del estante propuesto. Por ejemplo, si se necesita acomodar 83.000 cm lineales de historias y el estante propuesto tiene una capacidad de 540 cm, se necesitan 154 estantes (83.000/540 = 153,7 ó 154).

Ejemplo:

El hospital X, tipo general, con un alto volumen de consulta externa, 250 camas, desea cambiar todo el equipo de archivo de historias clínicas.

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Sus gaveteros, además de estar muy deteriorados y ser anti funcionales, están ubicados en un lugar muy incómodo. El administrador del hospital desea adquirir estantes abiertos, metálicos de 6 entrepaños, cuyas medidas son de 0,90 m de largo 0,30 de ancho y de 1,92 m de alto.Actualmente el hospital tiene 284.556 historias clínicas y se espera para los próximos cinco años la apertura de 515 historias como promedio mensual. En promedio, tres historias clínicas ocupan 1 cm y se ha estimado el 10% de espacio para el crecimiento interno de las mismas.¿Cuántos estantes necesita comprar el hospital?

Cálculo:

a) Estime el número de historias que se piensa archivar

Historias existentes 284.556Historias futuras (515 x 12 x 5) 30.900

Total de historias 315.456

b) Calcule el espacio que ocuparán las historias(Se estima que se archivarán 3 historias por centímetro)

315.456 3 = 105.152 cm

c) Calcule el espacio de trabajo y para aumento de grosor(Se ha estimado un 10%)

105.152 x 0.10 = 10.515 cm

d) Calcule el espacio total requerido

105.152 cm. + 10.515 cm. = 115.667 cm

e) Calcule la capacidad del estante que se piensa adquirir(El administrador desea estantes de 6 entrepaños de 90 cm de

largo. Observe que éstos son los únicos dos datos que interesan para el cálculo de capacidad del estante).

90 cm x 6 entrepaños = 540 cm por estantef) Calcule el número de estantes requeridos

115.667 = 214.19 ó 215 estantes

NOTA: Este número de estantes no toma en cuenta aquéllos que se pueden precisar para guardar las historias que se han preparado para la consulta externa o para clasificar las historias devueltas al archivo.

Distribución de estantes

Es deseable que los estantes se coloquen perpendiculares a las ventanas para aprovechar al máximo la iluminación y ventilación natural. Conviene también tomar en cuenta los focos de iluminación artificial para

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asegurar, dentro de lo posible, que se esté iluminando el pasillo (lo que facilita la lectura de los números de historia) y no la parte superior del estante.

Los estantes deben, en lo posible, agruparse espalda con espalda. Estos cuerpos de estantes no deben ser demasiado largos para no presentar problemas en el movimiento de personal ya que una persona trabajando puede obstaculizar el pasillo.

Las historias se archivan de izquierda a derecha en los estantes y la secuencia debe ser tal que no hay que retroceder. Es conveniente que los estantes no estén colocados justo contra la pared porque esto dificulta el trabajo de archivo. En el dibujo se puede apreciar que resultaría difícil leer los números de las historias clínicas ubicadas en el punto "A". Por la misma razón no se debe esquinar la estantería; además de dificultar la lectura de los números, también evita que dos personas trabajen en esa sección en el mismo momento.

Distribución de historias clínicas en los estantes

La distribución de las historias clínicas en los estantes se realiza colocándolas de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, de tal manera que se distribuyan en orden ascendente en cada entrepaño de los estantes.

Se archiva de izquierda a derecha porque la mayoría de las personas son diestras y resulta más cómodo ubicar con la mano izquierda el lugar donde se tiene que intercalar o retirar la historia clínica y usar la mano derecha para manipularla. Se archiva de arriba hacia abajo en cada estante en vez de a lo largo del cuerpo de estantes porque esto reduce la distancia entre números de historias clínicas consecutivas.

Esta secuencia determina también la ubicación de las secciones, divisiones y las guías numéricas auxiliares de archivo cuando se usa el método dígito terminal.

Escaleras

Las escaleras serán necesarias si los estantes cuentan con seis o más entrepaños. El número de peldaños deberá guardar relación con la altura de los estantes. Las escaleras deben contar con ruedas para poder moverlas fácilmente y con patas que las inmovilizan mientras están en uso. El número de escaleras depende del tamaño del archivo y la actividad de éste, pero debe ser suficiente para estimular su uso.

Clasificadores

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Los clasificadores se usan para ordenar y mantener ordenadas las historias e informes de laboratorio, etc., hasta que éstos puedan archivarse.

Máquina numeradora

El uso de una máquina numeradora automática (foliadora) permite marcar, al mismo tiempo, el número de historia clínica en la carpeta, la tarjeta índice de pacientes, el carnet de identificación y otros documentos. Esto ayuda a asegurar que la numeración sea igual en toda la papelería del paciente.

Mesas de trabajo

Visto que la entrada al archivo debe estar prohibida a toda persona ajena al servicio, debe haber un mostrador para atender al personal autorizado que se presenta para solicitar y entregar historias. Además, se necesitan mesas de trabajo en donde se pueden revisar las historias clínicas que se devuelven al archivo, prenumerar las historias y compaginar los formularios básicos que las componen, clasificar el material que hay que archivar, etc.

Transporte de historias

El transporte de las historias clínicas fuera del archivo puede realizarse de varias maneras y cada sistema tiene sus ventajas y desventajas. Los tubos neumáticos son rápidos pero no se pueden enviar las historias que son muy gruesas. Son ruidosos y usualmente se tienen que haber incluido en los planes originales del hospital. Los montacargas sirven para transportar historias verticalmente, pero requieren que alguien retire las historias y efectúe el traslado horizontal. En cada uno de estos casos el sistema solamente soluciona el problema de transporte a las áreas servidas por el equipo.

El uso de mensajeros es, a lo mejor, la manera más común de transportar las historias a pesar de todos los inconvenientes que representa: es lento, hay limitaciones físicas, etc. Si el ambiente lo permite, el mensajero debe contar con un carrito donde pueda ordenar las historias que tiene que entregar. Este carrito debería contar con ruedas suficientemente grandes para no presentar dificultades al subir los ascensores, etc. Si no es posible usar carritos, entonces se pueden confeccionar bolsas de lona para facilitar el transporte de las historias y protegerlas.

Carritos

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El uso de carritos con estantes agiliza el trabajo de archivo. Cuando hay muchas historias para retirar o guardar, contribuye a la exactitud de archivo pues permite usar las dos manos para archivar. El estante superior del carrito sirve también como mesa de trabajo. El tamaño del carrito debe ser compatible con el ancho de los pasillos. Las ruedas giratorias del carrito facilitan su manejo.

Materiales de archivo

En este aspecto se dará especial atención al cálculo de guías numéricas que auxilian la ubicación de las historias en el archivo y a las guías de faltante o tarjetón de reemplazo utilizadas para sustituir a la historia cuando ésta se encuentra en préstamo.

Cálculo de guías de archivo

En el método dígito terminal hay 10.000 divisiones (100 divisiones por 100 secciones). Por lo tanto, si se colocara una guía para identificar cada división, se necesitaría 10.000 guías. Esto puede resultar un número excesivo de guías, especialmente al inicio de un archivo; no obstante, se puede comenzar agrupando más divisiones que puedan resultar en 5.000, 1.000 o aún 500 guías. Posteriormente se pueden agregar más, según el archivo vaya aumentando.

El siguiente cuadro es un ejemplo de la numeración ordenada por dígito terminal que se rotularía en las guías para archivar con 10.000, 5.000, 1.000 ó 500 guías.

En el método de archivo correlativo (convencional), para estimar el número de guías que se empleará es necesario tomar en cuenta el número

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de historias clínicas en el archivo y el rango de números para colocar una guía. Ejemplo: cada 200; 500; 1.000; ó 2.000 historias clínicas.

10.000 Guías 5.000 Guías 1.000 Guías 500 Guías00-00 00-00 00-00 00-0001-00 02-00 10-00 20-0002-00 04-00 20-00 40-0003-00 06-00 30-00 60-0004-00 08-00 40-00 80-0005-00 10-00 50-00 00-0106-00 12-00 60-00 20-0007-00 14-00 70-00 40-0008-00 16-00 80-00 60-0009-00 18-00 90-00 80-0010-00 20-00 00-01 00-12

10-0198-99 96-99 80-99 60-1299-99 98-99 90-99 80-99

PLANTA FÍSICA

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Espacio físico

El cálculo del espacio y diseño de planta de área de archivo debe ser una tarea coordinada entre el departamento de arquitectura hospitalaria y el departamento de registros médicos, desde la etapa de la planificación del mismo, para evitar problemas futuros de espacio en el archivo. El técnico en registros médicos debe ser consultado en esta etapa de planificación.

Área

El área requerida para el archivo debe contemplar espacio físico suficiente para la estantería, para los pasillos de circulación y para otro equipo y áreas de trabajo del personal.

Si los estantes se agrupan espalda con espalda, el mismo pasillo sirve dos estantes aprovechando mejor el espacio. Si la altura de la estantería es tal que permite que las historias se archiven sin necesidad de usar un banco o escalera, un pasillo de 80 cm es suficiente. Si hay necesidad de escaleras, entonces los pasillos tienen que ser más anchos. (Al calcular los pasillos hay que recordar que si las historias sobresalen los estantes, las medidas deben tomar esto en cuenta). Los pasillos laterales deben ser entre 1 y 1,5 metros de ancho dependiendo del movimiento de las historias.

Para calcular a groso modo el área en (M2) se multiplica el largo del estante por el ancho del estante más el ancho de la mitad del pasillo. Este producto se multiplica por el número de estantes y se agrega un 15% para los pasillos laterales y para columnas siempre y cuando las columnas no presenten problemas. Las áreas de trabajo se calculan aparte. Por ejemplo: Deseamos calcular el espacio requerido para acomodar 154 estantes de 0,90 M de largo y 0,3 M de ancho. Los pasillos entre los estantes serán de 0,8 M. El largo de los estantes puede ser de 90 cm (0,90 M) o de 95 cm (0,95 M) para dejar 5 cm para los bordes verticales de los estantes).

Cada estante ocupa 0,63 M2

0,9 M. x (0,3 M. + 0,4 M.) = 0,63 M2

154 estantes ocupan 97,02 M2

154 x 0,63 = 97,02 M2

Los pasillos laterales y columnas ocupan 14,55 M2

97,02 x 15% = 14,55 M2

El total de espacio requerido para la estantería = 111.6 M2

97,02 + 14,55 = 111,57 ó 111,6 M2

Condiciones ambientales

El objetivo fundamental del archivo es custodiar y conservar historias clínicas. Por lo tanto, se requieren las siguientes condiciones ambientales y

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de seguridad óptimas para poder contribuir y garantizar el logro de este objetivo

CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL ARCHIVO

• Ventilación adecuada• Humedad controlada• Iluminación natural y artificial suficiente• Pisos suficientemente fuertes para sostener el peso de las historias y de la estantería• Seguridad en el acceso al área• Espacio adecuado para estantes, pasillos y áreas de trabajo

Estas condiciones favorecen el trabajo eficiente de las personas asignadas al área de archivo y contribuyen a evitar el deterioro de las historias.

Conclusión

El Archivo Clínico debe ser ubicado en una zona estratégica del Área de Salud, ebais, Clínica, Hospital; ya que conserva los expedientes de pacientes que acuden a este centro.

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Por lo que debería ser diseñado y estructurado de la manera mas eficaz con estrictas normas de seguridad y a la vez que aseguren la calidad del trabajo realizado.

Hemos repasado los aspectos mas importantes en lo que a su planificación estructural se llama, pero debemos también prestar atención a los funcionarios que trabajan ahí, para que se sientan cómodos, motivados para que así su trabajo sea rápido y eficiente en pro del bienestar del paciente y de la institución donde labora.

Bibliografía

Organización de Archivos Clínicos, Sorribas Vivas, Marta, Editorial Masson 200.

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Registros Médicos y de salud, Modulo 4 El Archivo de Historias Clínicas, OPS, Serie PALTEX para técnicos medios y auxiliares