Sesión planificación

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

SESIÓN PLANIFICACIÓN

Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad Seguridad y Medio Ambiente.

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Organización 2

¿Cómo se va a hacer?

Planificación 1

¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?

Control 4

¿Cómo se ha realizado?

Dirección 3

Ver que se haga

PROCESO ADMINISTRATIVO

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Para

Dónde

Voy?

Cómo

Trabajo?

Qué he

logrado

Planificar

Planificar

Organizar

Dirigir

Evaluar

Quién soy

Y qué hago?

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS


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Quién soy Y qué hago?

Para dónde voy? Cómo Trabajo? Qué he logrado?

Diagnóstico Historia de la institución Estatutos legales (ordenanza) Misión Visión Estructura Organizativa programas de mi competencia Instalaciones a mi cargo Proyectos Personal convenios

Objetivo general Anual Objetivos específicos Proyectos específicos por cada objetivo planteado Indicadores Metas

Procedimientos internos. Manual de cargos Formatos de proyectos Registros de condiciones de instalaciones Registro de instancia debidamente registradas Medios de evaluación Canales de comunicación Medios de financiamientos Población Presupuesto

Indicadores de gestión Metas Productos

INTRODUCCIÓN

La planificación toma diferentes formas en la medida en que varia su objetivo y las condiciones

en que se desenvolverá.

Así la planificación en los países del oriente es metodológica y formalmente distinta de la de

nuestros países entre los cuales también existen variantes.

El proceso de planificación constituye una alternativa y una necesidad encaminada a controlar

la trayectoria de los sistemas socioculturales en su ruta a estadios cualitativamente superiores

y diferentes. De otro modo, la planificación se convierte en una herramienta de enajenación,

respecto de las posibilidades evolutivas de los grupos humanos.

El ámbito de planificación esta constituido por el espacio físico y económico sobre el cual el

deporte ejerce su acción directa.


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PLANEACIÓN


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Selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas, programas y procedimientos, para

lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias opciones.

LA MISÓN

LA VISIÓN

LOS VALORES

LAS POLÍTICAS

OBJETIVOS

LAS ESTRATÉGIAS

LOS PLANES

LOS PROGRAMAS

LOS PROYECTOS

EL PRESUPUESTO

LOS PROCEDIMIENTOS

LAS REGLAS


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PLANIFICACION

A través de la planeación se posibilita la organización y dirección de un nuevo evento

deportivo con mayor grado de eficacia, sea cual fuere la modalidad disciplinar o

tamaño del mismo.

Algunos autores definen la Planeación de la siguiente manera:

Robins: Planeación es el acto de definir las metas de la organización, determinar las

estrategias para alcanzar y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la

organización.

Terry G.R.: Planeación es la selección y relación de los hechos, así como la formulación

y uso de suposiciones, con respecto al futuro de la visualización y formulación de las

actividades propuestas, que se crean sean necesarias para alcanzar los resultados

dados.


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PLANIFICACION ESTRATEGICA

Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la

consecución de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de

unas necesidades y ajustándose a los medios disponibles.

La Planificación Estratégica se fundamenta en el análisis continuo, interno y

externo, de:

¡Dónde estamos!

¡Qué tenemos!

¡A dónde queremos llegar!

¡Qué necesitamos para conseguirlo!


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Formulación

y selección de estrategias

Mantener el control estratégico

PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Evaluar factores ambientales

META: Identificar la visión, misión actual y Los objetivos estratégicos

Evaluar factores organizacionales

Análisis del entorno:

Fuerzas Debilidades Oportunidades Amenazas

Llevar a cabo planes estratégicos

Implementación de estrategias Formulación de estrategias


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DETERMINAR LA MISIÓN. Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los

miembros de la organización. La Misión es lo que queremos conseguir y la

Visión es lo que queremos ser. La misión no debe ser estática sino avanzar con

la sociedad y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la

organización, estar escrita y redactada en términos amplios que aseguren la

perdurabilidad, estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.


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OBJETIVOS GENERALES Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados,

destacándose por aspectos muy amplios como la participación, los resultados a

conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc.

Los objetivos (García Fernández, Jesús, 2.001) deben estar reflejados por escrito

y se clasifican en: estratégicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y

operativos – a corto plazo-.


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ESTRATEGIAS

Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misión y los

objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para

conseguir un buen resultado, una buena organización de la actividad.

NÚMERO DE PARTICIPANTES Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de

alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países,

comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc.

Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces

y árbitros, técnicos, preparadores, asistentes técnicos, directivos,

acompañantes, conductores, etc.


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DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de

alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

ESPACIOS DEPORTIVOS NECESARIOS. Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las

instalaciones.

MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.

GÉNERO

CATEGORÍAS

Necesitamos saber las categorías deportivas y las edades de los participantes a

quienes va dirigida la Actividad. Niños, jóvenes, adultos, mayores. Las

características son diferentes según las edades.


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SISTEMA DE COMPETICIÓN Si es una Actividad oficial vendrá impuesto al sistema de competición. Si no lo es,

tendremos los organizadores que establecer el sistema de participación en la misma.

IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la organizativa.

Cuántas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel deportivo pero

organizativamente es un desastre. O está bien organizado pero las marcas, los

resultados son muy bajos.

Además de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos

responsabilidades económico-administrativas, tecnológicas, de alojamientos, de

transportes, de alimentación; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y

subvenciones. También tendremos responsabilidades de protocolo, medios de

comunicación, seguridad, asistencia médica, limpieza, seguros, etc.


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DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES

Tomar las decisiones es lo más complicado. Se debe establecer un acuerdo al respecto

para concretar qué decisiones toma cada miembro del Equipo que conforman la

Estructura, cuáles de manera individual y cuáles de forma colectiva, sin perder el

control en ningún caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de

responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la

organización de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipo de decisiones que son

necesario tomar:

Organizativas.

Deportivas.

Económicas.

Disciplinarias.


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COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN

Hay que establecer los mecanismos de Comunicación y Coordinación entre los

miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre

aquellos y el entorno.

Los eventos deportivos suelen tener: Comité de Honor, Comité Organizativo, que

tienen que comunicarse entre ellos y con los demás.


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ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Los Recursos Humanos que participan en la organización de una Actividad deportiva suelen

ser:

Director/ a Coordinador/ a Profesores Monitores Voluntarios Médicos Azafatas Policías, Defensa Civil, Bomberos Auxiliares Administrativos Técnicos Jueces Implementación deportiva Infraestructura Deportiva


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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO

1. ANTES DEL EVENTO

• Determinar el objetivo

• Establecer el tiempo disponible y las fechas de realización

• Solicitar los permisos necesarios para el evento

• Elaborar los cronogramas

• Determinar el factor de Talento Humano:(COORDINADORES, MONITORES,

ÁRBITROS, VEEDORES, AUXILIARES, PROTOCOLO, ADMINISTRATIVOS Y DEMÁS).

• Determinar los recursos materiales: (INSTALACIONES DEPORTIVAS, IMPLEMENTOS

DEPORTIVOS)

• Celebrar los contratos que sean necesarios (PERFECCIONAR)

• Determinar los Organismos Directivos: (DIRECTOR, GERENTE, COMISIONES,

SUBCOMISIONES Y DEMÁS).


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1. ANTES DEL EVENTO

•Proyectar el reglamento a emplearse en las competencias (REFORMAS O ADICIONES

AL REGLAMENTO OFICIAL DEL DEPORTE)

• Elaborar el reglamento interno del Torneo el cual se debe contemplar los siguientes

capítulos: AUTORIDADES DEL EVENTO, FUNCIONES DE CADA UNO. DIRECTOR,

COMISIÓN TÉCNICA, CÓDIGO DE DISCIPLINA, PARTICIPANTES, UNIFORMES Y

NÚMEROS. DE LOS DEPORTES, DE LAS CATEGORIAS Y GÉNERO. ESCENARIOS A

UTILIZAR, HORARIOS DE PROGRAMACIÓN. SISTEMA DE COMPETICIÓN, COMO DEFINIR

UNA CLASIFICACIÓN EN CASO DE EMPATE, MANEJO DEL W.O, SUSPENSIÓN DE

PARTIDOS, APLAZAMIENTOS. DEMANADAS, REPOSICIONES Y APELACIONES.

PREMIACIÓN Y DISPOSICIONES VARIAS


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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO 1. ANTES DEL EVENTO

•Determinar el calendario general del evento

•Promoción y difusión del evento

• Elaborar planillaje de inscripción y llevar a cabo las mismas

•Definir los arbitrajes de acuerdo a tres cotizaciones (para Juegos Nacionales,

mundiales y demás, cada delegación envía listado de jueces árbitros)

•Citar a reunión informativa, donde se llevan a cabo los sorteos, se socializa el

reglamento y demás aspectos relacionados con el evento

•Efectuar las visitas técnicas a los escenarios deportivos con el propósito de verificar

el estado e implementación en general, para visualizar que hace falta para ponerlos a

tope antes del inicio de competencias.


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La Planeación Deportiva

1. Reduce la incertidumbre 2. Relaciona el presente con el futuro

3. Aprovecha oportunidades y evita amenazas

4. Delimita Responsabilidades

5. Mejora la información

6. Facilita el Control

7. Racionaliza el uso de los Recursos

8. Mejora la Coordinación

9. Mejora la Toma de Decisiones

10. Es un Sistema de aprendizaje


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IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Es esencial y vital contar con una meta, un objetivo.

En ocasiones es la diferencia entre sobrevivir o perecer.

Las empresas con éxito planean adecuadamente.

La planeación es una de las más importantes funciones de la administración a

cualquier nivel.


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PRINCIPALES FALLAS DE UN EJECUTIVO DEL DEPORTE:

No cuenta con metas, planes y objetivos.

Generalmente vive al día y no se proyecta, ni proyecta a su

organizaciónón.

Administra por crisis!!!


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2. DURANTE EL EVENTO

•Supervisar la programación (ASISTIR A LOS ENCUENTROS)

•Control y seguimiento del desempeño arbitral

•Llevar las estadísticas del evento

•Llevar a cabo las reuniones semanales de las diferentes Comisiones establecidas

•Preparar, emitir y entregar los boletines de resultados a los delegados.

• Prepara y difundir los boletines de prensa.

• Programar las competiciones incluyendo los partidos suspendidos o aplazados.

•Ir elaborando y archivando la memoria técnica del evento (REGISTRO FOTOGRAFICO,

VIDEOS, BOLETINES, RESOLUCIONES, ESTADISTICAS Y DEMÁS)

•Llevar a cabo el seguimiento y control del evento

•Planear el programa de premiación y clausura para su ejecución tan pronto termine

el evento.


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PASOS A SEGUIR EN LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO 3. DESPUÉS DEL EVENTO

•EVALUAR EL EVENTO CON TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LAS DIFERENTES

COMISIONES

•VERIFICAR SI SE CUMPLIO EL OBJETIVO PROPUESTO.

•HACER BALANCE DE GASTOS Y EFECTUAR LOS PAGOS CORRESPONDIENTES.

•HACER ENTREGA A LAS DIFERENTES COMISIONES DE LOS INFORMES FINALES.

•DEVOLUCIÓN DE IMPLEMENTOS (SI LOS HAY)

•ENVIAR CARTAS DE AGRADECIMIENTOS.

•DIFUNDIR LOS RESULTADOS FINALES DEL EVENTO

•HACER ENTREGA A LOS DELEGADOS DE LA MEMORIA TÉCNICA DEL EVENTO.

•CONSIGNAR LA EVALUACIÓN DE TAL FORMA QUE SEA CLARA PARA UN NUEVO

EVENTO.


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•¿Qué es un indicador?

Un indicador es la medida utilizada para evaluar o comparar los resultados obtenidos en la

ejecución de un programa, con los previstos.

¿Qué funciones cumplen los indicadores?

Informan sobre el grado de consecución del objetivo, valorando de la forma más precisa y

objetiva posible el desempeño del programa.

IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES


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¿Qué requisitos deben cumplir los indicadores?

Indicador

Comparable: Se conocen los valores de referencia.

Inequívoco: Es entendido por todos del mismo modo, no permitiendo distintas interpretaciones.

Ofrece información fiable y es fácil de obtener en términos de coste, tiempo y esfuerzos.

Pertinente: Se refiere a los servicios propios de la unidad y

son adecuados para medir el cumplimiento de sus objetivos.


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INDICADORES

Los responsables de elaborar un presupuesto, tendrán en cuenta que la

información necesaria para la medición del indicador no sólo debe ser

fiable y ofrecer un alto grado de precisión, sino que además:

“debe ser fácil de obtener, en términos de costo, tiempo y esfuerzo”.


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¿Qué tipo de indicadores deben considerarse?

Se han definido seis tipos de indicadores clasificados en función de las dimensiones de la gestión pública.

EFICACIA

GESTIÓN

• Indicadores de Recursos

• Indicadores de Volumen de Servicio

• Indicadores de Impacto

• Indicadores de Eficiencia

• Indicadores de Calidad Objetiva

• Indicadores de Calidad Percibida

DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD



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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES



Dimensión de la gestión relativa al conjunto de medios materiales y humanos disponibles, necesarios para que la unidad pueda prestar servicios.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES



Dimensión de la gestión relativa a la ejecución de las acciones previstas y de su incidencia en la población.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES



Dimensión de la gestión que indica la relación entre los servicios prestados y recursos utilizados.


33

EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES


IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES Dimensión de la gestión relativa a la capacidad para responder de forma rápida y correcta a las necesidades y expectativas de los usuarios.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS CALIDAD


EFICACIA EFICIENCIA

Aquellos que miden la cantidad de recursos materiales y humanos disponibles. No se relacionan tanto con la actividad y resultados de la unidad, sino más bien con los bienes de que ésta dispone para prestar los servicios correspondientes.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS CALIDAD


EFICACIA EFICIENCIA

Aquellos que miden el volumen de trabajo y las tareas realizadas.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS CALIDAD


EFICACIA EFICIENCIA

Aquellos que miden la incidencia de las acciones y resultados logrados con el programa presupuestario, cuantificando sus efectos en el bienestar social de los ciudadanos y en su entorno.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS CALIDAD


EFICACIA EFICIENCIA

Cuantifican el grado de cumplimiento de unos criterios establecidos previamente, que otorgan valor para responder a las necesidades, demandas y expectativas de los destinatarios (criterios como: utilidad, accesibilidad, fiabilidad, estética, rapidez, corrección, etc.); factores que determinan un sentimiento de aprecio y estima según el grado en que se alcancen.


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EFICACIA

GESTIÓN







DIMENSIONES

INDICADORES

RECURSOS CALIDAD


EFICACIA EFICIENCIA

Aquellos que están relacionados con las expectativas y percepciones de la ciudadanía.


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¿Cómo se deben definir los indicadores? El indicador debe responder a la pregunta: Cada objetivo debe tener asociado al menos un indicador que

mida el grado de consecución del mismo. Sin embargo, en la medida en que para un objetivo se definan varios indicadores relacionados con las distintas dimensiones, la evaluación del resultado obtenido será más completa.

Para cada indicador se establecerá la magnitud o unidad de

medida.

¿Cómo puede medirse si se ha cumplido el objetivo?


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Recursos

Impacto

Impacto

Volumen de Servicios



Recursos

Indicadores Magnitud

Presupuesto deportes/por habitante Porcentaje

Nuevos Centros Deportivos

Número

Incremento presupuesto de ayudas a clubes Porcentaje

Cobertura del servicio respecto al total de población Porcentaje

Numero de servicios deportivos Número por año

Quejas y reclamaciones por cada 1000 servicios Porcentaje

Cobertura del servicio respecto al total de la población infantil.

porcentaje

Ejemplo: Servicios Deportivos

Education

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