Raport na temat poziomu usług świadczonych

przez IP/IP2 wobec beneficjentów

realizujących projekty innowacyjne w PO KL

W grudniu 2011 roku Krajowa Instytucja Wspomagająca przeprowadziła wśród wszystkich beneficjentów realizujących projekty innowacyjne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki badanie, którego celem było ustalenie rodzajów i jakości wsparcia udzielanego przez IP/IP2 tej specyficznej grupie realizatorów projektów.

Badanie przeprowadzono metodą ankietową. Wykorzystano ankietę przygotowaną przez KIW we współpracy z p. Alicją Zajączkowską, ekspertem ds. ewaluacji projektów. Ankieta została rozesłana elektronicznie do 149 realizatorów projektów innowacyjnych. Wypełnione ankiety odesłało 56 osób, tak więc uzyskano zwrot ankiet na poziomie 37,58 %.

W ankiecie zadano 18 pytań dotyczących czterech obszarów współpracy beneficjentów z IP/IP2. Były to: wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu; etap oceny projektu; rola opiekuna projektu innowacyjnego oraz współpraca beneficjentów z IP/IP2.

W pierwszej części niniejszego opracowania pokazano rozkład wyników w poszczególnych pytaniach wraz z komentarzami umieszczonymi przez respondentów w pytaniach otwartych. Układ prezentowanych informacji odpowiada strukturze ankiety. W drugiej części podsumowano uzyskane wyniki, a w trzeciej przedstawiono rekomendacje dla opiekunów projektów innowacyjnych w IP/IP2.

I. Rozkład odpowiedzi:

Część A Ankiety: Wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu

1. Czy w trakcie trwania konkursu mieli Państwo możliwość uzyskania odpowiedzi na zadawane przez Państwa pytania dotyczące tematyki projektów innowacyjnych np. przez punkt kontaktowy IP/IP2 etc.?

78,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 17,86% odpowiedzi „nie”.

2. Czy IP/IP2 przeprowadza spotkania promocyjno - informacyjne dotyczące dokumentacji konkursowej (np. omówienie wniosku o dofinansowanie, omówienie tematu konkursu)?

Jeśli tak, to czy zakres merytoryczny spotkań informacyjnych dot. realizacji projektów innowacyjnych jest wystarczający?

66,07% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 33,93 % odpowiedzi „nie”.

W przypadku pytania otwartego uzyskano następujące odpowiedzi: zakres merytoryczny spotkań jest zbyt ogólny; brak informacji nt. komponentu ponadnarodowego; zakres spotkań był niewystarczający ponieważ tematyka projektów innowacyjnych jest niejasna dla kadry IP/IP2. Wskazywano również na potrzebę organizacji szkoleń dla beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie. Jako dobrą praktykę wskazano organizację indywidualnych spotkań z projektodawcami.

3. Czy w Państwa ocenie potrzebne jest organizowanie spotkań dotyczących realizacji projektów innowacyjnych?

Strona 2 z 12

94,64% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 3,57% odpowiedzi „nie”.

Część B Ankiety: Ocena projektu

1. Jak długi okres upłynął od zamknięcia konkursu do dnia otrzymania przez Państwa informacji o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej oraz o uzyskaniu dofinansowania na realizację projektu innowacyjnego?

10,71% respondentów udzieliło odpowiedzi „1-2 miesiące”, 71,43% „do 6 miesięcy”, 14,29% -„ponad 6 miesięcy”. W przypadku tej ostatniej grupy respondenci wskazali, że czas ten wynosił od 8 do 12 miesięcy.

2. Czy w trakcie trwania oceny Państwa projektu mieli Państwo możliwość uzyskania informacji na jakim etapie oceny formalnej lub merytorycznej znajduje się Państwa projekt?

57,14% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 37,50% odpowiedzi „nie”.

Część C Ankiety: Rola opiekuna projektu innowacyjnego

3. Czy po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu opiekun projektu zorganizował spotkanie informacyjne lub szkolenie dotyczące sporządzania wniosku beneficjenta o płatność (WNoP)?

16,07% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 82,14% odpowiedzi „nie”.

4. Czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu opiekun projektu poinformował Państwa o trybie i procedurze składania strategii wdrażania projektu innowacyjnego?

50% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 48,21% odpowiedzi „nie”.

5. Czy otrzymali Państwo pomoc od opiekuna projektu w trakcie przygotowania strategii projektu ?Jeśli tak, proszę opisać, jaka to była pomoc?

28,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 60,71% odpowiedzi „nie”.

W przypadku pytania otwartego uzyskano następujące odpowiedzi: konsultacje zapisów projektu strategii z opiekunem projektu w IP/IP2 (osobiste, telefoniczne i mailowe); organizacja spotkania, na którym omówione zostały podstawowe wymagania w zakresie przeprowadzenia pogłębionej diagnozy i analizy oraz sporządzenia strategii wdrażania (jednak z informacją o braku możliwości bieżącego opiniowania strategii wdrażania przez opiekunów projektów); niektóre IP/IP2 przekazały jedynie informacje proceduralne nt. trybu i terminów składania strategii. Wskazano także, że jedna z IP wraz z RST zorganizowała szkolenie dot. pisania strategii dla beneficjentów, jednak zostało ono zorganizowane zbyt późno (w końcowym etapie pisania strategii). Opiekunowie kontaktowali także beneficjentów z osobami, które pisały strategię i mogły wesprzeć realizatorów w tym procesie. Jeden respondent wskazał też na brak informacji, że taką pomoc od IP/IP2 może uzyskać.

Strona 3 z 12

6. Czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu opiekun poinformował Państwa o obowiązkowych przeglądach okresowych oraz o zasadach ich przeprowadzania?

26,79% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 71,43% odpowiedzi „nie”.

7. Czy opiekun Państwa projektu uczestniczył w spotkaniu Sieci Tematycznych na którym oceniana była strategia Państwa projektu?

53,57% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 25% odpowiedzi „nie”, 17,86% odpowiedzi „nie dotyczy”.

8. Proszę ocenić współpracę z opiekunem projektu w skali 1-5, gdzie 1-niewystarczajaca, 2- raczej niewystarczająca, 3-przeciętna, 4- dobra, 5- bardzo dobra. Proszę uzasadnić opinię.

7,14% respondentów oceniło współpracę z opiekunem projektu jako „niewystarczającą”, 12,50% jako „raczej niewystarczającą”, 19,64% jako „przeciętną”, 26,79% jako „dobrą”, a 30,36% jako „bardzo dobrą”.

Jako uzasadnienie wielu respondentów wskazało na brak możliwości bieżącego kontaktu z opiekunem projektu, duże opóźnienia lub zupełny brak odpowiedzi na pytania dotyczące realizacji projektów ze strony opiekunów, co utrudnia realizację projektu zgodnie z harmonogramem. Podnoszono również kwestię niskiej wiedzy z zakresu PI (cytowanie wytycznych i innych dokumentów zamiast przedstawianie ich przystępnej interpretacji). Wskazano także niskie zaangażowanie opiekunów w realizację projektów (np. brak obecności podczas wydarzeń kluczowych dla realizacji projektu jak np. ocena strategii wdrażania). Beneficjenci zgłaszają także jako problem częstą zmianę opiekuna podczas realizacji projektu, wprowadzanie przez każdego z nich nowych zasad współpracy, brak respektowania ustaleń z poprzednim opiekunem. Niektórzy wskazywali także, że rola opiekuna projektu często sprowadza się wyłącznie do działań kontrolnych związanych z rozliczeniem wniosków o płatność.

9. W jakim stopniu zakres wsparcia opiekuna projektu był elastycznie dostosowywany do Pana/Pani potrzeb i oczekiwań w odniesieniu do wdrażanego projektu innowacyjnego?

21,43% respondentów oceniło stopień w jakim opiekun projektu dostosowuje zakres wsparcia do oczekiwań jako „niski”, 41,07% jako „umiarkowany”, 33,93% jako „wysoki”. 10. Prosimy ocenić, w jakim stopniu jest Pan/Pani usatysfakcjonowany(a) dotychczasowym

wsparciem w ramach wdrażania Projektu innowacyjnego uzyskanym od opiekuna projektu?

10,71% respondentów oceniło swoją satysfakcję z dotychczasowego wsparcia od opiekuna projektu w stopniu bardzo dużym, 39,29% w stopniu dużym, 23,21% w stopniu średnim, 12,5% w stopniu małym, a 12,5% w stopniu bardzo małym.

Część D Ankiety: Współpraca beneficjentów z IP/IP2

11. Jak oceniają Państwo wiedzę i kompetencje (fachowość, znajomość zagadnień merytorycznych i rozwiązań praktycznych w zakresie projektów innowacyjnych) pracowników IP/IP2?Proszę zaznaczyć, jeśli: 1 –nisko, 2- raczej nisko, 3 – przeciętnie, 4 - raczej wysoko, 5 – wysoko

Strona 4 z 12

3,57% respondentów oceniło wiedze i kompetencje pracowników IP/IP2 nisko, 10,71% raczej nisko, 33,93% przeciętnie, 33,93% raczej wysoko, a 12,50% wysoko.

12. Jakiego rodzaju wsparcia w realizacji projektu innowacyjnego oczekują Państwo od IP/IP2 ?Proszę opisać:

Respondenci udzielili następujących odpowiedzi: ułatwienia przejścia przez formalności związane z realizacją PI; bardziej elastycznego podejścia do realizacji PI w szczególności do zmian, które w tych

przedsięwzięciach są nieuniknione; bieżącego i szybkiego wyjaśniania wątpliwości beneficjentów; jednoznacznych i wyczerpujących odpowiedzi na pytania; umożliwienia konsultacji dokumentów przed ich formalnym złożeniem; wsparcia podczas opracowywania strategii i produktu do walidacji; organizacji spotkań roboczych / informacyjnych dotyczących realizacji PI oraz zmian w

Systemie realizacji PO KL; zaangażowania w realizację PI; terminowości procedur; szkoleń z zakresu specyfiki PI, organizowanych z odpowiednim wyprzedzeniem, w

szczególności dotyczących strategii i walidacji; wsparcia w upowszechnianiu i włączaniu (np. organizacji spotkań z decydentami, wsparcia w

docieraniu z informacją o produkcie do środowisk potencjalnych użytkowników); przygotowania i aktualizowania zaleceń dla beneficjentów w zakresie IP); partnerskiego podejścia do realizacji PI; przygotowania i upowszechnienia dobrych praktyk w poszczególnych aspektach realizacji PI; więcej wiedzy merytorycznej nt. PI; jasnych i dobrze sprecyzowanych oczekiwań wobec realizacji PI.

13. Czy i na jakie trudności napotykają Państwo w kontaktach z IP/IP2? Jeśli tak , proszę wskazać, co zmieniliby Państwo w kontaktach z IP/IP2

35,71% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 62,50 % odpowiedzi „nie”.

Respondenci wskazali na następujące trudności w kontaktach z IP/IP2: zmiany interpretacji przez IP zapisów w dokumentacji konkursowej w trakcie realizacji

projektu; nieterminowe odpowiedzi na pytania lub ich brak; opóźnienia weryfikacji wniosków o płatność utrudniające zachowanie płynności finansowej w

projekcie; RST złożone z osób, które nie znają tematu, którego dotyczy PI; brak szkoleń i spotkań informacyjnych; uchylania się przez IP od pisemnych odpowiedzi; brak zaufania do beneficjenta; brak odpowiedniej wiedzy opiekuna projektu; brak współpracy i wsparcia opiekuna podczas obrony strategii; przekazywanych z IP sprzecznych informacji.

14. Jak Państwo oceniają terminowość realizacji zadań IP/IP2 odnośnie co do realizacji projektów innowacyjnych, jeśli : 1-nisko, 2 –raczej nisko, 3 –średnio, 4- raczej wysoko, 5-wysoko

Strona 5 z 12

10,71% respondentów oceniło terminowość realizacji zadań IP/IP2 wobec projektów innowacyjnych nisko, 12,50% raczej nisko, 28,57% średnio, 30,36% raczej wysoko, a 16,07% wysoko.

15. Jak Pan/Pani ocenia jakość współpracy/ kontaktów w ramach Projektu z Pracownikami IP/IP2 w odniesieniu do poniższych kryteriów (uprzejmość i życzliwość; sprawność obsługi – szybkość odpowiedzi na zapytania pisemne i ustne; pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z projektem; wiedza merytoryczna dot. specyfiki wdrażania projektów innowacyjnych). Do oceny prosimy wykorzystać skalę ocen szkolnych: „1” niedostatecznie, „2” miernie, „3” dostatecznie, „4” dobrze, „5” bardzo dobrze, „6” celująco.

3,57% respondentów oceniło uprzejmość i życzliwość pracowników IP/IP2 miernie, 7,14% dostatecznie, 5,36% dobrze, 33,93% bardzo dobrze, a 46,43% celująco. Żaden z respondentów nie ocenił tego kryterium niedostatecznie.

5,36% respondentów oceniło sprawność obsługi przez pracowników IP/IP2 niedostatecznie, 7,14% miernie, 17,86% dostatecznie, 25% dobrze, 30,36% bardzo dobrze, a 8,93% celująco.

5,36% respondentów oceniło pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów jakiej udzielają pracownicy IP/IP2 niedostatecznie, 8,93% miernie, 17,86% dostatecznie, 14,29% dobrze, 33,93% bardzo dobrze, a 14,29% celująco.

3,57% respondentów oceniło wiedzę merytoryczną pracowników IP/IP2 dot. projektów innowacyjnych niedostatecznie, 1,79% miernie, 14,29% dostatecznie, 23,21% dobrze, 39,29% bardzo dobrze, a 10,71% celująco.

16. Proszę ocenić, w jakim stopniu w Pana/Pani opinii IP/IP2 jest organizacją przyjazną dla projektodawców projektów innowacyjnych?

1,79% respondentów oceniło właściwą dla siebie IP/IP2 jako organizację całkowicie nieprzyjazną, 12,50% jako organizację przyjazną w niskim stopniu; 37,50 % jako organizację w umiarkowanym stopniu przyjazną; 46,43% jako organizację w wysokim stopniu przyjazną.

17. W jakim stopniu pomoc uzyskana od IP/IP2 w zakresie opracowania dokumentu strategii wdrażania była użyteczna i ułatwiła Panu/Pani ich przygotowanie?

1,79% respondentów oceniło pomoc jakiej IP/IP2 udzieliła w podczas opracowywania strategii wdrażania jako użyteczną w niskim stopniu, 12,50% jako użyteczną w umiarkowanym stopniu; 37,50 % jako użyteczną w wysokim stopniu. 46,43% wskazało, że z uwagi na etap realizacji projektu nie mogą jeszcze udzielić odpowiedzi na to pytanie.

18. Czy otrzymali Państwo wsparcie IP/IP2 w zakresie działań upowszechniających i włączających do głównego nurtu polityki produkty finalne wypracowane w ramach projektów innowacyjnych ?Jeśli tak, proszę opisać jakie?

21,43% respondentów udzieliło odpowiedzi „tak”, 12,50% odpowiedzi „nie”, 64,29% odpowiedzi „nie dotyczy”. W przypadku pytania otwartego respondenci wskazali, że ten etap realizacji jest jeszcze przed nimi. Jeden beneficjent wskazał, że uzyskano wsparcie w ramach Regionalnej Sieci Tematycznej, wsparcie przy dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych oraz uzyskano informacje o możliwościach promocji projektu podczas wydarzeń organizowanych przez KIW. Podał także, że otrzymał pomoc w promocji projektu wśród innych organizacji realizujących projekty innowacyjne w województwie i poza nim.

Strona 6 z 12

Metryczka

W ostatniej części Ankiety respondenci wypełniali Metryczkę. Udzielili odpowiedzi dot. płci, funkcji w projekcie, Priorytetu w jakim realizowany jest projekt, rodzaju instytucji beneficjenta, statusu prawnego beneficjenta, rodzaju realizowanego projektu innowacyjnego oraz wskazywali oceniane IP i IP2.

Wśród respondentów kobiety stanowiły 57,14 %, mężczyźni 39,29%. Większość osób udzielających odpowiedzi na pytania pełniło w projekcie rolę Koordynatora projektu (75%), pozostali respondenci to współpracownicy zaangażowani w realizację projektu.

Rozkład odpowiedzi pomiędzy beneficjentami w ramach komponentu centralnego i regionalnego PO KL był w miarę równy: komponent centralny – 42,86% odpowiedzi, komponent regionalny – 53,57%.Większość odpowiedzi dotyczyła realizacji projektów innowacyjnych z komponentem (55,36%) oraz projektów innowacyjnych testujących (39,29%), jeden respondent reprezentował projekt innowacyjny systemowy. Wśród respondentów dominowali przedstawiciele organizacji pozarządowych (32,14%), uczelni wyższych i jednostek naukowych (19,64%). Reprezentowane były również firmy biznesowe (17,86%) oraz instytucje rządowe lub samorządowe (7,14%).

II. Podsumowanie wyników:

Z czterech obszarów oceny (wsparcie IP/IP2 podczas trwania konkursu; etap oceny projektu; rola opiekuna projektu innowacyjnego oraz ogólna współpraca beneficjentów z IP/IP2), najsłabiej beneficjenci ocenili opiekunów projektów innowacyjnych.Z przeprowadzonego badania wynika, że ponad ¾ opiekunów nie informuje beneficjentów o zasadach sporządzania WNoP (82,14%). Prawie połowa (48,21%) nie zapoznaje beneficjentów z zasadami składania strategii wdrażania, a ponad połowa (60,71%) w żaden sposób nie wspomaga realizatorów w procesie przygotowywania tego dokumentu. Prawie ¾ opiekunów (71,43%) nie informuje beneficjentów o przeglądach okresowych. Mimo tych zdecydowanych zastrzeżeń, ogólna ocena opiekunów nie jest zła – ponad 50% realizatorów uważa, że współpraca z opiekunami układa się satysfakcjonująco (57,15% po zsumowaniu odpowiedzi „dobrze” i „bardzo dobrze”) oraz 50% jest zadowolona z dotychczas otrzymanego wsparcia (po zsumowaniu odpowiedzi „w stopniu bardzo dużym” i „w stopniu dużym”). Niepokojące jest również to, iż wielu respondentów wskazuje na utrudniony kontakt z opiekunami, co skutkuje brakiem odpowiedzi na zadawane pytania dotyczące realizacji projektów.Na tym tle lepiej wypada ocena ogólna IP/IP2 i jej pracowników. Po zsumowaniu odpowiedzi „dobrze”, „bardzo dobrze” oraz „celująco” 85,72% realizatorów projektów innowacyjnych ocenia pozytywnie uprzejmość i życzliwość pracowników IP/IP2, 64,29% ocenia pozytywnie sprawność obsługi, 62,51% ocenia pozytywnie pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów, a 73,21% satysfakcjonująco ocenia wiedzę merytoryczną pracowników. Również prawie 50% beneficjentów ocenia IP/IP2 jako instytucje wysoce przyjazne wobec realizacji projektów innowacyjnych.Mimo pozytywnych opinii dotyczących otrzymanego wsparcia w trakcie trwania konkursów (możliwość uzyskania pomocy w trakcie przygotowania projektu, udział w spotkaniach informacyjno-promocyjnych, odpowiednio 78,57% oraz 66,07% zadowalających odpowiedzi), prawie wszyscy beneficjenci wskazują na wciąż aktualną potrzebę organizowania jak największej liczby spotkań dotyczących realizacji projektów innowacyjnych. Warto również zaznaczyć, że obowiązkiem każdej instytucji organizującej konkurs jest szerokie informowanie potencjalnych projektodawców o konkursie i zachęcanie ich do

Strona 7 z 12

składania wniosków, m.in. poprzez organizowanie spotkań. Zebrane dane pokazują, że nie wszystkie IP/IP2 wywiązały się z tego obowiązku.W zakresie oceny projektów innowacyjnych można stwierdzić, że większość konkursów (71,43%) zamknęła etap oceny merytorycznej wraz z poinformowaniem beneficjentów o uzyskaniu dofinansowania w okresie pół roku. Jednak ponad 1/3 beneficjentów (37,50%) nie mogła uzyskać informacji, na jakim etapie oceny znajduje się projekt.

III. Rekomendacje:

Biorąc pod uwagę uzyskane wyniki, świadczące o niskiej ocenie pracy opiekunów projektów innowacyjnych, przedstawione zalecenia skupią się głównie na tym aspekcie. W tym miejscu należy jeszcze raz wrócić do zaleceń wskazanych w broszurze KIW „Poradnik opiekuna projektów innowacyjnych PO KL” oraz raporcie z realizacji grantu „Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006”, w ramach sieci współpracy w obszarze tematycznym „Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa” zatytułowanym „Jak skutecznie wdrażać projekty innowacyjne i ponadnarodowe?”.Na podstawie najważniejszych rekomendacji związanych z rolą opiekunów projektów innowacyjnych w wyżej wymienionych publikacjach oraz wniosków z badania, KIW formułuje poniższe zalecenia odnośnie do roli opiekuna projektu innowacyjnego. Rekomenduje się:

1. Stworzenie zespołu opiekunów projektów innowacyjnych.

Ze względu na swoją specyfikę projekty innowacyjne powodują więcej wątpliwości wśród realizatorów niż projekty standardowe. Tym samym wymagają indywidualnego podejścia do każdego projektu, wydelegowania osób, które będą odpowiadały za współpracę z beneficjentami oraz większego zaangażowania opiekunów niż w przypadku projektów standardowych.W związku z tym zaleca się oddelegowanie grupy pracowników do obsługi projektów innowacyjnych. Osoby te powinny specjalizować się w tematyce projektów innowacyjnych oraz skupiać się na znajomości ich specyfiki.W zależności od liczby dofinansowanych projektów innowacyjnych oraz liczby wdrażanych w danej instytucji Priorytetów, możliwe jest powołanie zespołu dwuosobowego lub kilkuosobowego. W zespole dwuosobowym powinien znaleźć się opiekun projektu i „asekurujący” go zastępca. Dla połowy projektów funkcję opiekuna pełni jeden z członków zespołu zadaniowego, a dla pozostałych drugi.W zespole kilkuosobowym liczba osób może być zgodna z liczbą Priorytetów PO KL wdrażanych przez daną IP/IP2 (np. w ramach komponentu regionalnego PO KL cztery osoby – od Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, VII Zatrudnienie i integracja społeczna, VIII Regionalne kadry gospodarki, IX – Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach). Ze względu na ideę stworzenia większej grupy specjalistów w IP/IP2, która będzie zajmować się obsługą projektów innowacyjnych, ważne będzie, aby osoby te śledziły proces wdrażania projektów innowacyjnych – począwszy od etapu naboru, poprzez ocenę formalną, merytoryczną, negocjacje.

2. Wyraźne wskazanie beneficjentom ich opiekunów.

Strona 8 z 12

Dobrą praktyką w kontaktach IP/IP2 z beneficjentami jest wskazanie na samym początku współpracy opiekuna projektu.Każdy beneficjent powinien zostać oficjalnie powiadomiony, kto będzie sprawował obowiązki opiekuna/opiekunów projektu oraz otrzymuje dane kontaktowe tych osób. Formuła informowania beneficjenta o danych jego opiekuna/opiekunów zależy od IP/IP2. Najistotniejsze jest, aby od początku realizacji projektu beneficjent nawiązał kontakt z opiekunem oraz wiedział, z kim ma się kontaktować podczas jego nieobecność. Ważne jest też zapewnienie przepływu informacji między poszczególnymi opiekunami tak, żeby w przypadku ewentualnych zastępstw lub zmiany, poczynione wcześniej ustalenia były uznawane.

3. Po podpisaniu umowy zorganizowanie spotkania / szkolenia z beneficjentem.

Warto zauważyć, że od pierwszych kontaktów w dużej mierze będzie zależał charakter dalszej, często kilkuletniej współpracy IP/IP2 z beneficjentem. We współdziałaniu beneficjenta i opiekuna najistotniejsze jest bowiem dobre zrozumienie sytuacji obu stron.Po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu innowacyjnego IP/IP2 powinna zorganizować dla beneficjentów oraz ich partnerów spotkanie informacyjne/szkolenie z udziałem opiekuna projektu dotyczące sporządzania WNoP, m.in. w celu wyjaśnienia, jak należy rozliczać wydatki związane ze współpracą ponadnarodową, jakie zmiany zaszły w wytycznych i dokumentach programowych. Warto skorzystać z oferty szkoleniowo – doradczej Regionalnego Ośrodka EFS, który mógłby przeprowadzić takie spotkanie/szkolenie wspólnie z opiekunem projektu.Opcjonalnie tego typu spotkanie może zostać zorganizowane w formule dwuczęściowej. W pierwszej części biorą udział wszyscy beneficjenci projektów innowacyjnych, z którymi zawarto umowy w ramach danego konkursu/danej rundy konkursowej. Ta część dotyczyłaby przekazania informacji o WNoP, procedury opiniowania strategii wdrażania, zasadach przeprowadzania przeglądów okresowych, zasadach współpracy IP/IP2 z beneficjentami.W drugiej części spotkania o charakterze konsultacyjnym każdy beneficjent mógłby porozmawiać ze swoim opiekunem/opiekunami oraz stworzyć indywidualny harmonogram działań dla wdrażanego przez siebie przedsięwzięcia. Harmonogram zawierałby informacje o dacie złożenia strategii do oceny, datach przeglądów okresowych, dacie przekazania produktu do walidacji itp. W trakcie tej części zostałyby również ustalone zasady oraz zakres dalszej współpracy. Warto, aby podczas takiego spotkania beneficjent przedstawił opiekunowi założenia/genezę projektu, opiekun zaś określił obszar swojego wsparcia dla beneficjenta. Szczególnie istotne jest właśnie jasne ustalenie granic wsparcia ze strony opiekuna projektu (tzn. precyzyjne określenie jego uprawnień), a także uświadomienie beneficjentowi, że − mimo wsparcia oferowanego przez opiekuna – to na beneficjencie spoczywa odpowiedzialność za realizację projektu. Takie podejście do projektów innowacyjnych ułatwi współpracę obu stronom, ponieważ na samym początku wyjaśnione zostaną wątpliwości oraz ustalone wspólne reguły.

4. Zorganizowanie spotkania dla beneficjenta w sprawie przygotowania strategii wdrażania projektu innowacyjnego.

Jednym z elementów odróżniających projekty innowacyjne od projektów standardowych jest dwukrotna ocena tych przedsięwzięć w trakcie ich realizacji, czyli ocena strategii wdrażania projektu innowacyjnego

Strona 9 z 12

oraz walidacja produktu finalnego. Ten nietypowy etap wymaga wsparcia ze strony IP/IP2, które może przybrać formę spotkania lub szkolenia.

Podczas spotkania informacyjnego można, po pierwsze, zapoznać beneficjenta z następującymi dokumentami: Minimalny wzór strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego; Lista sprawdzająca oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego. Po drugie, podczas spotkania powinien zostać omówiony sam proces składania strategii wdrażania projektu innowacyjnego.Celowe będzie zwrócenie uwagi beneficjenta na: terminy składania strategii; rolę Sieci Tematycznej; wymagania formalne, weryfikowane przez IP/IP2; wymagania merytoryczne; zalecenia KIW odnośnie przygotowania i oceny strategii wdrażania. Na spotkaniu warto również poinformować, że przy opracowaniu strategii beneficjent może korzystać ze wsparcia KIW.Jeśli zorganizowanie takiego spotkania nie jest możliwe, sugeruje się wysłanie pisma do beneficjenta z przypomnieniem terminu złożenia strategii oraz innymi przydatnymi informacjami, np. dotyczącymi konsekwencji wynikających z nieprzedstawienia dokumentu w wyznaczonym terminie lub braku jego akceptacji.

5. Udział opiekuna projektu innowacyjnego jako obserwatora w trakcie posiedzeń Sieci Tematycznej.

Udział opiekuna projektu w posiedzeniach Sieci Tematycznych pozwala na poszerzenie tego forum dialogu o kolejny głos doradczy i ekspercki. Ponadto obecność opiekuna na posiedzeniu dotyczącym oceny strategii wdrażania oraz walidacji produktu skraca sam proces ostatecznego podejmowania decyzji przez IP/IP2.Opiekun projektu nie powinien być członkiem ST, oceniającym dany projekt z ramienia IP/IP2, ponieważ może mieć to negatywny wpływ na obiektywną ocenę efektów realizacji danego projektu. Opiekun podczas tych posiedzeń Sieci Tematycznej powinien pełnić rolę obserwatora, dzięki czemu uzyskuje wiedzę na temat argumentów ST odnośnie strategii i walidacji.Ponadto zaleca się, aby opiekunowie uczestniczyli nie tylko w tych posiedzeniach ST, które dotyczą oceny strategii i walidacji danego projektu, ale również w pozostałych. Dzięki większemu zaangażowaniu opiekunów w posiedzenia ST, ich wiedza na temat projektów, strategii wdrażania, walidacji produktów finalnych, zostanie poszerzona i uzupełniona.

6. Opiekun projektu innowacyjnego jako inicjator przeglądów okresowych projektów innowacyjnych.

Przegląd okresowy stanowi dodatkowe narzędzie weryfikacji postępów w realizacji projektów innowacyjnych. Opiekun projektu powinien poinformować beneficjenta o istnieniu tego obowiązku zaraz po zawarciu umowy o dofinansowanie.Opiekun na podstawie stworzonego na początku indywidualnego harmonogram działań dla danego projektu, w zależności od zmian jaki zaszły w przedsięwzięciu po akceptacji strategii wdrażania, powinien zaktualizować terminarz przeglądów okresowych. Po ustaleniu terminu przeglądu zaleca się poinformowanie beneficjenta o planowanym terminie w ciągu co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem przeglądu. Ponadto należy ustalić zagadnienia konieczne do poruszenia w trakcie przeglądu. Opiekun koordynuje spotkanie oraz w nim uczestniczy. Po zakończeniu przeglądu okresowego

Strona 10 z 12

opiekun powinien sporządzić protokół oraz przekazać go beneficjentowi i Sieci Tematycznej w ciągu 5 dni roboczych od daty spotkania.

7. Zorganizowanie spotkania/szkolenia dla beneficjenta w sprawie przygotowania produktu finalnego do walidacji.

Kolejnym istotnym etapem w realizacji projektu innowacyjnego i w pracy jego opiekuna jest proces walidacji produktu finalnego. Przed tym etapem ważne, aby IP/IP2 wskazała beneficjentowi swoje zalecenia oraz oczekiwania odnośnie przygotowania produktu do walidacji. Dobrym sposobem na realizację tego zamierzenia, umożliwiającym jednocześnie bieżące wyjaśnienie wątpliwości, jest organizacja spotkania lub szkolenia.Podczas spotkania informacyjnego opiekun powinien, po pierwsze, zapoznać beneficjenta z następującymi dokumentami: Minimalny wzór opisu produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z instrukcją; Arkusza oceny produktu finalnego projektu innowacyjnego testującego wraz z objaśnieniem kryteriów. Po drugie, podczas spotkania należy przede wszystkim omówić sam proces walidowania produktu finalnego.Celowe będzie również zwrócenie uwagi beneficjenta na: terminy składania produktu do walidacji; rolę Sieci Tematycznej; wymagania formalne, weryfikowane przez IP/IP2; wymagania merytoryczne. Na spotkaniu warto również poinformować, że przy opracowaniu produktu do walidacji beneficjent może korzystać ze wsparcia KIW.Jeśli zorganizowanie takiego spotkania nie jest możliwe, sugeruje się wysłanie pisma do beneficjenta z przypomnieniem terminu złożenia produktu do walidacji oraz innymi przydatnymi informacjami, np. dotyczącymi konsekwencji wynikających z nieprzedstawienia produktu do walidacji w wyznaczonym terminie lub braku jego akceptacji.

8. Opiekun projektu innowacyjnego i jego pomoc w zakresie działań upowszechniających i włączających

Udział IP/IP2 w procesie upowszechniania i włączania powinien mieć charakter wspierający beneficjenta, a zaangażowanie instytucji zaczyna się w momencie wyboru tematu innowacyjnego, ponieważ wybór ten determinuje obszary, w których IP/IP2 dostrzega potrzebę nowych rozwiązań. Kolejnym istotnym momentem jest decyzja o przyznaniu dofinansowania, dalej ocena strategii wdrażania, a na końcu walidacja produktu finalnego, które wskazują na zasadność realizacji poszczególnych projektów. Wsparcie w zakresie upowszechniania i włączania może przybierać różne formy w zależności od charakteru rozwiązania i kompetencji leżących np. po stronie samorządu województwa lub danego ministerstwa. IP/IP2 powinny wesprzeć beneficjenta przede wszystkim w zakresie ułatwienia kontaktów z różnymi środowiskami, dotarcia do nich z informacją o produkcie.Opiekun projektu jako osoba w IP/IP2 najbardziej zorientowana w specyfice projektów innowacyjnych, które prowadzi, powinien zwrócić uwagę, w jaki sposób IP/IP2 mogą się przyczynić do realizacji procesu włączania i upowszechniania przez beneficjentów. W tym celu może wspierać nawiązywanie kontaktów i wymianę doświadczeń między beneficjentami z tego samego tematu oraz pomagać w nawiązywaniu kontaktów między beneficjentami a komórkami merytorycznymi urzędu, działającymi w obszarze, którego dotyczy projekt. Ponadto zadaniem opiekuna powinno być ułatwianie kontaktów beneficjentów z komórką do spraw promocji i informacji w IP/IP2.

Strona 11 z 12

Opiekun może również zgłaszać beneficjentów projektów innowacyjnych do prezentacji/wystąpień podczas konferencji lub seminariów organizowanych przez IP/IP2 oraz zgłaszać projekty innowacyjne do różnego rodzaju konkursów (np. „Dobre praktyki EFS”, „Innowacja społeczna PO KL”).

IV. Wsparcie KIW

Z racji nadrzędnego celu działań Krajowej Instytucji Wspomagającej, jakim jest kompetentne, skuteczne i przyjazne odbiorcom wspieranie realizacji projektów innowacyjnych oraz projektów współpracy ponadnarodowej realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, KIW wspiera IP/IP2 w efektywnym reagowaniu na problemy, w tym wskazane w przeprowadzonym badaniu.

W ramach swojej działalności, KIW udziela wyjaśnień i odpowiedzi na wszystkie pytania związane ze specyfiką PI oraz PWP. Przedstawiciele IP/IP2, którzy spotykają się z problemami w przedmiotowym zakresie mogą zgłaszać je do KIW, która w porozumieniu z IZ PO KL, zaproponuje rozwiązanie kwestii problemowych (w tym kontekście zostały niedawno zamieszczone na portalu KIW interpretacje dotyczące kwestii finansowych w projektach współpracy ponadnarodowej). Dodatkowo KIW z własnej inicjatywy lub na prośbę IP przygotuje opracowanie dotyczące zagadnień problemowych o charakterze systemowym (w tym kontekście trafią do Państwa wkrótce wytyczne IZ PO KL w obszarze praw autorskich). Wszystkie ww. informacje, KIW upowszechnia wśród zainteresowanych, w szczególności poprzez swoją stronę internetową. Na portalu KIW funkcjonują zakładki: najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz interpretacje IZ PO KL. Obie funkcjonalności są na bieżąco aktualizowane. Na stronie internetowej KIW, zamieszczane są także wypracowane przez KIW rekomendacje, podręczniki, broszury i inne materiały informacyjne, służące upowszechnieniu zagadnień związanych z wdrażaniem projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL.

Ponadto mając na uwadze szczególną rolę opiekunów projektów innowacyjnych oraz wyniki przeprowadzonego badania wśród beneficjentów, KIW opracowała listę mailingową wszystkich osób, które w IP/IP2 pełnią tę funkcję, w celu bieżącego informowania opiekunów o zamieszczanych na portalu KIW interpretacjach IZ PO KL, zagadnień w zakładce FAQ oraz przekazywania im najnowszych publikacji, rekomendacji i zaleceń KIW, a także ważnych informacji związanych z wdrażaniem projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL.

Zapraszamy do korzystania z ww. form wsparcia KIW CPE.

Strona 12 z 12