Klubska Administracija - Bane Randjelovic - P.E.T.S

ROTARY INTERNATIONALROTARI DISTRIKT 2483 – Srbija i Crna Gora

P.E.T.S. – Sesija 4: Club Administration –Bane Randjelović – District Secretary 01/36

TemaTema 4: 4:Klupska administracijaKlupska administracija

Bane RandjelovicBane RandjelovicPP2007-08, RC Nis-Konstantin VelikiPP2007-08, RC Nis-Konstantin Veliki



Klupska administracijaKlupska administracija




Sesija 4: Club Administration –Bane Randjelović – District Secretary 04/36

SUPER-SEKRETARSUPER-SEKRETAR

… … on the road again…on the road again…



“Udžbenici” za sekretara1. Manual of Procedure,2. Rules of Procedure (part VI of MoP),3. Club Secretarys Manual,4. Club Administration Committee manual.



Manual of Procedure 2012



Standard Rotary Club Constituion



“Udžbenik” na srpskom



Table of contents:

• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom sedmice,• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom meseca,• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom 6-

tomesečnog perioda (Semi-Annual period),• Bitni termini tokom rotarijanske godine,• Komunikacija (Zurich, Evanstone),• Member Acess-a na www.rotary.org ,• Distriktni sajt www.rotarydistrict2483.org .

http://www.rotary.org/

http://www.rotarydistrict2483.org/







1. Poslovi i zadaci sekretara tokom sedmice

• proslediti zapisnik (“minutes of meeting”) svim članovima, e-mailomDan posle sastanka

• vodi evidenciju o prisutnosti• vodi skraćeni zapisnik (“minutes of meeting”) • objavi imena opravdano odsutnih članova• pročita klupsku poštu od prethodnih 7 dana• najavi događaje u Klubu, sub-distriktu, distriktu u sledeđih 7 dana

za vreme sastanka

• poslati sms-poziv za sastanak svim članovima; • sekretar => (Komitet za klupsku delatnost =>) član koji dovodi gosta

na dan sastanka

• sekretar => (Komitet za klupsku delatnost =>) proveriti da li je sve o.k. sa gostujućim speaker-om;• poslati e-mail poziv za sastanak svim članovima

1 dan pre sastanka

• kontaktirati Predsednika Kluba i/ili Komitet za klupsku delatnost, u vezi planiranog dnevnog reda i/ili gostujućeg speaker-a.

3 dana pre sastanka

RADNJATERMIN



2. Poslovi i zadaci sekretara tokom meseca

• pripremiti Monthly Attendance Report (M.A.R.) i proslediti ga Distrikt sekretaru (najkasnije do 5. u sledećem mesecu)• pripremiti mesečni klupski bilten

poslednji dan u mesecu

• sms-poziv članovima Board-apred sastanak Board-a

• pripremiti mesečni plan sastanaka sa spiskom najavljenih speaker-a• sekretar => (Komitet za klupske delatnosti =>) najavljeni speaker-I zbog preliminarne potvrde dolaska• proslediti mesečni plan svim članovima• pripremiti (sa predsednikom) redovan sastanak Board-a

prvi dan u mesecu

RADNJATERMIN



Monthly Attendance Report - example



3. Poslovi i zadaci sekretara tokom 6-tomesečja

• proveriti, ažurirati u uskladiti podatke o članstvu na sajtu RI=> 31.maj

=> 30. novembar

• proveriti, uneti u bazu RI podatke o dolazećim funkcionerima Kluba=> 31.decembar

• opomenuti predsednika i blagajnika da se bliži deadline za plaćanje semi-annual-dues u Rotary International

=> 15.mart

=> 15. septembar

• downloadovati sa sajta www.rotary.org šestomesečno zaduženje (semi-annual-dues) i proslediti ga blagajniku

01.-05. januar

01.-05. jul

RADNJATERMIN




4. Bitni termini za sekretara

• organizacija odlaska na P.E.T.S.mart

• obaveštavanje članstva o akcijama (mail, sms);• izveštaj članstvu o svakoj obavljenoj akciji (mail);

povodom svake klupske akcije

• prosleđivanje svih mailova koje stizu od distrikt sekretara;• ažuriranje klupskog web-sajta;• izdavanje članskih kartica novim članovima;• vođenje računa o blagovremenoj nabavci rotarijanskih insignia ;

svakodnevno

• organizacija odlaska na membership seminarseptembar

• organizacija odlaska na Rotary Foundation seminarnovembar

• organizacija odlaska na District Conferenceapril

• redovna godišnja skupština Klubadecembar

RADNJATERMIN



5. Communication with RI Headquarter in Zurich

• sve informacije vezane za plaćanje prema RI (S.A.R.)[email protected]

• sve informacije vezane za rotary fondaciju (PHF)[email protected]

• za sve što ne znate kome da pišete, Dear Reto će znati kome treba da prosledi

[email protected]

• sve informacije vezane za čarterovanje novih [email protected]

POVOD ZA KOMUNIKACIJUKOME SE ŠALJE



www.rotary.org – home page




www.rotary.org – member acess




www.rotary.org – regular member - login




www.rotary.org – regular member - login




www.rotary.org – Search On-Line directory




www.rotary.org – president/secretary login





Sesija 4: Club Administration –Bane Randjelović – District Secretary

www.rotary.org – president/secretary login – home page




www.rotary.org – update membership data




www.rotary.org – on-line Reports




www.rotarydistrict2483.org



Table of contents:

• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom sedmice,• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom meseca,• Redovni zadaci klupskog sekretara tokom 6-

tomesečnog perioda (Semi-Annual period),• Bitni termini tokom rotarijanske godine,• Komunikacija (Zurich, Evanstone),• Member Acess-a na www.rotary.org ,• Distriktni sajt www.rotarydistrict2483.org .











CD sa svim korisnim fajlovima:





Internal Networking….





Internal Networking….





=>






=> =>






=> =>






=> =>

CD sa svimkorisnimfajlovima:





HVALA na pažnji!!!

Pitanja ?



… Peace through service...



… Peace through service...

… mir, brate, mir… kroz sluzenje …

Education

Klubska Administracija - Bane Randjelovic - P.E.T.S