“Herramientas para el trabajo colaborativo”

“Herramientas para el trabajo colaborativo”

Por:

- Santiago Hoyos CC 1.040.751.835

- Milena Arboleda Sánchez CC 1.033.652.083

- Laura Maria Calderon Sanchez CC 1037.634.326

- Juliana Posada Saldarriaga C.C 1.036.641.602

¿Cómo nos ayudan estas herramientas en nuestra empresa?

En la comunicación interna

a. Foros:

Un Foro es una herramienta que favorece las discusiones, las opiniones y la compartición de ideas en línea. Permite proponer un tema de debate concreto, para que los usuarios puedan compartir información relevante, discutir y opinar sobre el asunto tratado, siempre de un modo libre e informal.En un foro se pueden tratar diferentes temas de discusión que son publicados por los usuarios, a los que podemos acceder y aportar nuestras opiniones e ideas, y así mismo es posible recibir comentarios con sugerencias y opiniones


Cuando vamos a hacer uso de un foro, necesitamos contar con:

-Un administrador: que es la persona encargada de otorgar permisos y restringir el acceso a determinados contenidos

-Un moderador: es el encargado de iniciar debates sobre determinados temas, controlar los contenidos que se van publicando. el moderador actúa como un dinamizador a través de la incorporación de nuevos temas. en algunos casos, y si la empresa lo permite el tema del foro puede ser iniciado por alguno de los usuarios que tenga acceso al foro

-Usuarios: son los empleados de la empresa que aportan sus comentarios u opiniones

En conclusión: Los foros son útiles a la hora de crear un espacio de resolución de dudas, ya quepodremos contar con la colaboración de todos los miembros de, por ejemplo, unequipo de proyecto, un departamento, toda le empresa, etc.


En la comunicación interna

b. Microblogs:

Es una combinación entre los blogs y la mensajería instantáneaque consiste en la publicación de mensajes cortos en el perfil del usuario conintención de informar sobre lo que está ocurriendo de forma rápida y efectiva.Un ejemplo por todos conocido es la de red de microblogging Twitter.

Cada usuario puede tener seguidores (followers), que son aquellas personasqué leen los mensajes que el usuario escribe, y seguidos, que son aquellas personasa los que el usuario sigue los mensajes que escribe.los mensajes publicados son almacenados en el perfil de cada usuario, lo que permite disponer de una herramienta de almacenamiento de conocimiento.


¿De que puede ser útil en una empresa?

Las empresas disponen de diferentes sistemas de comunicación interna, como puede ser el caso del correo electrónico o la mensajería instantánea. Esta herramienta no pretende ser su sustituto, sino un complemento, dado que un Microblog es una herramienta de comunicación interna participativa, en la que los usuarios dejan de ser meros receptores de la información de la empresa para ser partícipes de la misma. Asimismo nos ofrece otra serie de ventajas, como es la no recepción de correos no deseados o virus, debido a que el intercambio de información queda restringido a los usuarios de la plataforma.

Ejemplos de herramientas de Microbloggin

Twitter, es la herramienta de microblogging más utilizada, que permite publicar mensajes a nuestros seguidores de una longitud máxima de 140 caracteres (denominados Tweets). Podemos considerar Twitter como un blog en tiempo real, mucho más interactivo, ya que nos permite ver, además de nuestras publicaciones, las publicaciones de los usuarios a quien seguimos.


Marcadores sociales:

Es un espacio en la Web donde tenemos nuestras paginas de interes seleccionadas y se pueden abrir desde cualquier sitio mediante palabras claves llamadas tags. Tambien estos marcadores nos permiten conocer enlaces de los demas usuarios utiles para nosotros, ademas interactuar colocando comentarios.


Para que puedo utilzarno dentro de mi empresa?

Como estos se encuentran en la nube, puede ser una herramienta de mucha utilidad ya que se puede trabajar desde diferente sitios y con cualquier dispositivo electronico.

Para los equipos de proyectos pueden incluirlos en los enlaces de sitios web y pueden ser privados para tener control de la informacion.

Ejemplo de marcadores sociales: DIGG(http://digg.com) Los usuarios pueden enviar recomendaciones de paginas web y noticias a los demas usuarios que deseen interactuar en este, tambien pueden enviar comentarios y valorar el contenido.

http://mo.da


Discos de almacenamiento Online:

Son herramientas con acceso desde cualquier sitio y donde se puede almacenar todo tipo de contenido, podemos la posibilidad de tener el almacenamiento privado o compartirlo mendiante carpetas a usuarios definidos o grups.


Exiten muchas aplicaciones que nos permiten tener nuestros archivos seguros y de facil acceso, para nosotros mismos y todos los usuarios que queramos tener alli.

Dropox es una de las herramientas mas usadas por las personas donde nuestros archivos se sincronizan inmediatamente en todos los dispositivos utilizados y podemos crear un sin numero de carpetas en la nube, tambien realizar cambios a nuestros archivos o eliminarlos para siempre.


En la gestión del conocimiento:

c. Gestión de notas: son herramientas que nos permiten almacenar y segmentar información provechosa de manera organizada y sistematizada

Evernote.

¿Que es? es una aplicación informática cuyo objetivo es la organización de información personal mediante el archivo de notas.

Te permite: - Recolectar de manera ordenada información.- Segmentar la información.- Crear etiquetas para dividir y optimizar la información- Integrar información desde diferentes fuentes- Obtener información de diferentes características: fotos, videos, archivos, etc.


¿ Cómo utilizarlo?

- ingresa a la pagina web www.evernote.com

- Registrate

- Comienza a construir tu primera libreta.

- Añade notas, etiquetas y atajos a tus apuntes.

- ¡Disfruta!

http://www.evernote.com




En la gestión del conocimiento:

d. Mapas colaborativos: son herramientas que permiten ubicar geográficamente la información para un mayor alcance y visualización del entorno. Un ejemplo es:

Google Maps.

Que es? Es un servidor de aplicaciones de Google, que permite el acceso a mapas y su personalización.

Que permite? - Organizar de forma geográfica la información- Visualizar el entorno de la organización - Analizar oportunidades y amenazas en el entorno - Marcar puntos de interés para la empresa


Ejemplos de aplicación de mapas colaborativos:

Grupo exito.

Al ser una gran compañía y estar localizados en diferentes puntos del país, el grupo éxito tiene la necesidad de identificar en qué zonas del país es conveniente anexar una sucursal y bajo qué modelo, debido a que atacan diferentes públicos con diferentes productos como lo son Exito, Ley, Pomona y Carulla; basándose en las necesidades puntuales de cada población en determinada zona.


EN LA PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS.definimos un proyecto como un conjunto de actividades organizadas, donde se involucran varias personas, es por esto que necesitamos varias herramientas que nos colaboren a realizar mejor todas las etapas de dicho proyecto. estas herramientas son:

● tareas y calendarios ● reuniones online● mapas y diagramas● edición colaborativa de documentos● sites para la gestión de proyectos


TAREAS Y CALENDARIOS

para llevar de manera ordenada y adecuada las tareas que debemos seguir dentro del proyecto, la tecnología nos ofrece las siguientes herramientas las cuales podemos utilizar para llevar a cabo nuestros objetivos:

● google calendar: se puede utilizar para llevar de manera cronológica las tareas y pasos a seguir en una empresa, mantener enterados tanto a los trabajadores y directivos de los eventos a realizar y las reuniones próximas.

● remember the milk: es una aplicación que permite recordar las tareas que se deben realizar por medio de tags o compartiendolas con otros contactos, puede operarse desde un ordenador o desde un dispositivo móvil, lo que permite un acceso más fácil a su información.

● en las imágenes se pueden observar otras opciones para la gestión de proyectos


REUNIONES ONLINE

en ocasiones, y por la poca disponibilidad de tiempo de algunos miembros de la empresa, se dificulta la realización de reuniones presenciales en las cuales se encuentran todas la personas que se necesitan. Es por esto que existen unas herramientas para facilitar dichas reuniones:

● join me: es una herramienta que permite compartir pantalla, chat con uno o varios usuarios, videollamadas y demás cosas que facilitan un agradable reunión por medio de la red.

● dimdim: es una herramienta que permite la ejecución de reuniones, videollamadas y la colaboración entre miembros sin la necesidad de un software.

● otras herramientas pueden ser: skype, mikogo, doodle, show document...


ELABORACIÓN DE MAPAS Y DIAGRAMAS

existen varias herramientas que permiten la creación de mapas mentales y diagramas para explicar de manera más fácil un proyecto o los pasos que se deben seguir para la ejecución del mismo, a continuación enunciaremos una lista de las que se pueden utilizar si se tiene esta necesidad.

● gliffy● bubbl.us● dabbleboard● mind42● mindmeister● protonotes● conceptboard● corkboard


EDICIÓN COLABORATIVA DE DOCUMENTOS:

en un proyecto siempre va a ser necesario tener herramientas que nos permitan modificar, realizar, compartir y validar documentos. para esto la web nos ofrece multiplicidad de herramientas para el fácil desarrollo de nuestras actividades y la correcta utilización de estas:

● write board: Permite compartir documentos de texto Web, facilitando la gestión de versiones, la comparación de cambios y el trabajo colaborativo.

● google docs: Es posible crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones online, lo que permite trabajar en la nube desde cualquier lugar. Asimismo permite compartir los documentos con un grupo de personas antes de editarlos definitivamente. Permite anotar, corregir, comentar, modificar, validar directamente sobre el documento

● zoho docs

Education

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