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Los Congresos y sus Etapas

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Los Congresos y sus Etapas

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CONGRESO

Acontecimiento programado que

responde a una finalidad específica, en el

cual el sujeto fundamental es el hombre y

sus relaciones con el medio ambiente.

Los congresos responden a

situaciones de grupo y se realizan en

espacios y tiempos determinados. Tienen

Objetivos pre-fijados, cuidadosamente

desarrollados y seguidos a conciencia

durante todas las etapas de su planificación.

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RUSSIA

ASIA

EUROPE

MIDDLE EAST

AFRICA

USA

SOUTH

AMERICA

AUSTRALIA

CANADA

ANTARCTICA

GREENLAND

CLASIFICACIÓN DE LOS CONGRESOS

Page 4: Congresos clase completa

Etapas de un Congreso

Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo

Pre-Congreso Planificación

Organización

Congreso Dirección

Post-Congreso Evaluación

*

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Pre-Congreso

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Pre-Congreso 1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.

Determinar QUÉ se quiere

alcanzar con la realización

del Congreso

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El nombre debe ser:

• Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del

Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el

contexto, local, regional, nacional o internacional

Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

Pre-Congreso 1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.

Page 8: Congresos clase completa

Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador

Coordinador General

Es el responsable general del

desarrollo del evento.

Supervisa las labores de las

Comisiones, y es el enlace de

éstas con la máxima autoridad

de la institución responsable

del Evento

Comisiones de Trabajo

Son equipos de personas

que contribuyen a cumplir

los pasos del Evento

sistematizadamente

200

195

190

185

180

175

170

165

160

155

150

Million

s o

f D

ollars

199219911990

Production Costs

Unit Price

Profits

Page 9: Congresos clase completa

Comisión de Logística

Transporte

Alojamiento

Alimentación

Secretaría

Servicios Generales

Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador

Comisiones de Trabajo

Se encarga de todas

aquellas actividades

inherentes al apoyo que

operativisa y hace posible

la ejecución del evento

Page 10: Congresos clase completa

Comisión Técnico-Académica

Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en

el evento, y seleccionarlos en función de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución

de las ponencias.

Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador

Comisiones de Trabajo

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Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo

• Atiende las actividades que abarcan

la promoción y difusión del evento.

• Se encarga de las relaciones

interinstitucionales que derivan de la

ejecución del Evento.

•Todo lo relacionado con protocolo y

asistencia a lo participantes en el

evento.

Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador

Comisiones de Trabajo

Page 12: Congresos clase completa

Comisión de Festejos y Recreación

Planifica y coordina:

• Lo relativo a la celebración de

cócteles y fiestas.

• Los tours y excursiones para los

participantes en el evento.

• La presentación de grupos artísticos

y culturales en el evento.

Pre-Congreso 2.- Nombrar Comité Organizador

Comisiones de Trabajo

Page 13: Congresos clase completa

Se debe tener en cuenta:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la

organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad

similar o dirigida al mismo tipo de público.

•Horario y frecuencia de los transportes.

• Si es mejor programar las actividades durante la

semana o a finales de ésta.

Pre-Congreso 3.- Seleccionar la Fecha 1989

1

1989

25

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Delegados:

Asisten al evento en

representación de una

empresa, institución o grupo

particular.

Participantes:

Personas que asisten al

evento en calidad de

público.

Invitados Especiales:

Personas que por su

prestigio, reconocimiento

científico, social o político ,le

confieren notoriedad al evento

Expositores o Ponentes:

Son los encargados de

hacer las disertaciones

durante el evento.

Acompañantes:

No están directamente

relacionados con el

evento, acompañan a

ponentes, delegados o

invitados especiales.

Pre-Congreso 4.- Determinar el Número y el

Tipo de Asistentes al Evento

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Pre-Congreso 5.- Seleccionar el Lugar o

Lugares de Realización.

• Ciudad Sede.

• Instalaciones específicas

donde se realizará el evento:

Capacidad

Comodidad

Iluminación

Equipos

Acceso

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DURACIÓN

OBJETIVOS

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Pre-Congreso 6.- Elaborar Cronograma de

Actividades

Page 17: Congresos clase completa

HUMANOS:

Personal

profesional, especializado

y obrero que se requiere

para la realización del

evento

TÉCNICOS:

Equipos de

sonido, grabación, interpretación

simultánea, apoyo

audiovisual, computación, comunic

aciones y reproducción; así como

formatos, fichas, programas, crono

gramas, etc.

MATERIALES:

Implementos necesarios

(Ejemplo: lápices, carpetas,

mesas, sillas), y las

instalaciones a utilizar.

Recursos

Pre-Congreso 7.- Estimación de Recursos

Page 18: Congresos clase completa

Pre-Congreso 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar

Fuentes de Financiamiento

Ingresos:

•Espacios Publicitarios

•Actividades especiales

•Venta de comidas y bebidas

•Concesiones para venta

•Cuotas de registro al evento

•Donativos y patrocinios

•Venta de boletos paraactividadessociales, artísticas, Culturalesy Deportivas.

Egresos:•Publicidad y Promoción

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones

•Transporte

•Eventos Sociales

•Recursos Humanos

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

•Otros

•Imprevistos

*M

M- =

+M

-M

12

3

45

6

78

9

000

¥

%

Ö

+

=x

ON

CE

C

.991.75

3.16

28.03

7.15

2.90

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Pre-Congreso 9.- Promoción del Evento

Medios de Comunicación

Correo Directo

Publicidad Impresa

Aviso de PrensaVolante

Page 20: Congresos clase completa

Pre-Congreso 10.-Diseño y Elaboración de

Impresos

Page 21: Congresos clase completa

Pre-Congreso 11.- Selección y Capacitación del

Personal

Page 22: Congresos clase completa

Pre-Congreso 12.- Adquisición o Contratación

de Materiales, Equipos y

Servicios

Page 23: Congresos clase completa

CONGRESO

Page 24: Congresos clase completa

Congreso 1.- Recepción de los

Participantes y traslado

Alojamiento

Page 25: Congresos clase completa

Congreso

2.- Registro de los Participantes

3.- Realización del Acto de Inauguración

4.- Realización Cóctel de Bienvenida

5.- Implantación del Programa General

de Actividades

6.- Clausura del Evento

7.- Realización Evento Social de

Despedida

8.- Traslado de los participantes a los

Terminales de Transporte

Page 26: Congresos clase completa

Post-Congreso

Page 27: Congresos clase completa

Post-Congreso 1.- Recopilación y Archivo de la

Información Pertinente al

Evento.

Conclusiones

Elaboración de la Memoria

Información de Tipo Académica y Administrativa

Page 28: Congresos clase completa

EVALUACIÓN

Comparación cualitativa y

cuantitativa entre lo

programado, lo ejecutado y

lo alcanzado

OPINIÓN

•Participantes

•Expositores o Ponentes

•Comité Organizador

Post-Evento 2.- Evaluación

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de EventosEtapas de un evento

Page 29: Congresos clase completa

•Auspiciantes

•Patrocinantes

•Ponentes

•Otros Colaboradores

Post-Congreso 3.- Agradecimientos

Page 30: Congresos clase completa

•Cancelación de Obligaciones con

proveedores.

•Pago recurso humano contratado

para trabajar durante el congreso.

•Devolución de cualquier material o

equipo que se haya solicitado en

préstamo.

Post-Congreso 4.- Cumplimiento de

Compromisos

$$

$

$

$

Page 31: Congresos clase completa

Gracias…

GRACIAS