Báo cáo thực tập tại UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và Tên: Đinh Tuấn Phương

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1D

KHÓA 2012 – 2016

Tên cơ quan: Văn phòng HĐND & UBND Huyện Yên Lập

Địa chỉ: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Đinh Thế Anh – Phó Chánh Văn phòng

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

Hà Nội – 2016



Ảnh: Trụ sở UBND huyện Yên Lập

Tên, địa chỉ, số điện thoại của UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ.

Địa chỉ cơ quan: Thị trấn Yên Lập, huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ.

Điện thoại: 0210.3 622 327

Email: [email protected]

Website: http//www.yenlap.phutho.gov.vn



A. LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp đối với mỗi sinh viên.

Đặc biệt, huyện Yên Lập là nơi em được sinh ra và lớn lên, học tập và phát triển. Vì

vậy, việc thực tập tốt nghiệp tại UBND huyện Yên Lập sẽ giúp bản thân hiểu thêm về

lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng như những công việc

chuyên môn của UBND huyện. Qua đó, giúp em củng cố, nâng cao kiến thức đã được

trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ thống hóa được những kiến thức cơ bản

thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực

tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng các kiến thức được học vào

thực tế. Giúp sinh viên làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực

chuyên môn đã được đào tạo.

2. Mục tiêu của đề tài

- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ;

- Khảo sát công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên lập, nắm được chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập;

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng

của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của văn phòng;

- Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng;

- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện;

- Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu điểm – hạn chế về

thực trạng công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên

Lập. Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của

công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập.



3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng của đề tài: Công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND &

UBND huyện Yên Lập.

- Phạm vi của đề tài: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng; công

tác Văn thư – Lưu trữ; công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng; …

4. Nguồn tài liệu tham khảo

Các Văn bản Quy phạm pháp luật như:

Luật Tổ chức chính quyền địa phương, số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm

2015;

Luật Ban hành VBQPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ,

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ,

Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ, Hướng

dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;…

Các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập: Quy chế làm việc của Uỷ ban

nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban hành kèm theo Quyết định số

1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011; Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31

tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện; Quy chế công

tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hành kèm theo Quyết định số

861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014.

Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh Thị Thu Thủy lớp Đại học Quản trị Văn

phòng K1C và một số văn bản tài liệu của UBND huyện Yên Lập.



5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tại UBND

huyện Yên Lập, tuy nhiên mới chỉ có Báo cáo kiến tập của sinh viên Đinh Thị Thu

Thủy lớp Đại học Quản trị Văn phòng K1C trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đề cập đến

lĩnh vực hành chính văn phòng;

6. Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp mô tả

+ Phương pháp phỏng vấn

+ Phương pháp phân tích – tổng hợp

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp điều tra khảo sát

7. Bố cục của đề tài

Gồm 3 phần chính:

Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng tại UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ

Phần 2. Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư

Phần 3. Kết luận về đề xuất, kiến nghị



B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1. Đơn vị hành chính:



Gồm 16 xã: Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Xuân Thủy,

Hưng Long, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc Khánh, Ngọc

Lập, Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và thị trấn Yên Lập.

2. Vị trí địa lý

Yên Lập là huyện miền núi ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ, cách trung tâm

thành phố Việt Trì khoảng 70 km, có toạ độ địa lý từ 21°13’ đến 21°33’ vĩ độ Bắc và

từ 104°52’ đến 105°10’ kinh độ Đông. Tổng diện tích tự nhiên là 43783,62 ha, với 17

đơn vị hành chính (16 xã và 01 thị trấn). Địa giới hành chính giáp các tỉnh, huyện: Phía

Đông giáp huyện Cẩm Khê và huyện Tam Nông (Phú Thọ), phía Tây giáp huyện Văn

Chấn (Yên Bái), phía Nam giáp huyện Thanh Sơn, Tân Sơn (Phú Thọ) và phía Bắc giáp

huyện Hạ Hoà (Phú Thọ).

Trên địa bàn huyện có 55 km đường quốc lộ70B đi qua; 06 tuyến đường tỉnh lộ

là các tuyến đường ĐT313, ĐT313B, ĐT321, ĐT321B, ĐT313D và ĐT321C, toàn bộ

các tuyến đường tỉnh lộ trên địa bàn huyện Yên Lập có chiều dài là 54 km.

3. Địa hình

Yên Lập là huyện miền núi, địa hình đa dạng và phức tạp, có nhiều dãy núi cao,

độ dốc lớn, hệ thống suối, khe, ngòi hẹp và dốc lại phân bố không đều làm cho địa hình

bị phân cách mạnh. Địa bàn huyện có thể phân thành 3 tiểu vùng chính.

Tiểu vùng 1: các xã vùng hạ huyện (vùng thấp): Là vùng địa hình núi thấp, đồi

cao gồm các xã Minh Hoà, Đồng Lạc, Ngọc Đồng, Ngọc Lập, Phúc Khánh phù hợp

cho phát triển các loại cây công nghiệp lâu năm (chè) và cây nguyên liệu giấy, đồng

thời sản xuất chế biến vật liệu xây dựng. Tuy nhiên, do địa hình phân cách nên việc

phát triển hệ thống thuỷ lợi gặp nhiều khó khăn.



Tiểu vùng 2: Các xã vùng Trung huyện (vùng giữa) gồm các xã Xuân Viên, Xuân

Thuỷ, Hưng Long, Đồng Thịnh, Thương Long, Thị trấn Yên Lập. Đây là vùng thung

lũng được tạo bởi hai sườn núi cao phía đông và tây huyện, đất được hình thành do bồi

tụ trong qúa trình phong hoá có thành phần cơ giới chủ yếu là đất thịt trung bình và thịt

nặng, phù hợp cho phát triển sản xuất cây lương thực (lúa, ngô) theo hướng chuyên

canh và thâm canh cao, phát triển những giống lúa chất lượng cao; đồng thời phát triển

công nghiệp chế biến nông sản và dịch vụ.

Tiểu vùng 3: Các xã vùng Thượng huyện, gồm các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương,

Lương Sơn, Xuân An, Nga Hoàng và Trung Sơn. Đây là vùng địa hình bị phân cách

mạnh, một số khu vực đồi núi có độ dốc cao trên 25°, về mùa mưa thường xảy ra lũ

quét, về mùa khô lại hay bị hạn. Trong tiểu vùng có một số khoáng sản và một vài điểm

danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử. Do vậy tiểu vùng này phù hợp với phát triển lâm

nghiệp với các loại cây lấy gỗ và cây đặc sản có giá trị kinh tế cao; phát triển cây ăn

quả, cây công nghiệp; phát triển dịch vụ du lịch và có thể khai thác quặng sắt ở xã

Lương Sơn, Xuân An.

4. Khí hậu, thuỷ văn và sông ngòi

Yên Lập nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, nhiệt độ trung bình năm vào khoảng

22,5°C, cao nhất 39°C và thấp nhất 4 - 5°C. Có hai mùa chính: Mùa đông lạnh và khô

hạn, kéo dài từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau với nhiệt độ trung bình 14,2°-18°; mùa

hè nóng và mưa nhiều, kéo dài từ tháng 6 đến tháng 9 với nhiệt độ trung bình 28 - 30°C.

Lượng mưa trung bình năm là 1.570 mm. Độ ẩm trung bình trong năm là 86 - 89%, cao

nhất lên đến 90% vào tháng 7.8 và thấp nhất xuống đến 62% thường vào tháng 12 hàng

năm.

Chế độ thuỷ văn phụ thuộc vào cấu tạo địa hình. Mực nước trong các suối, khe,

ngòi, hồ chưá nước trong địa bàn huyện lên xuống thất thường, đột ngột phụ thuộc vào

các trận mưa lớn trong mùa mưa. Mực nước tại các suối hàng năm là +25,45m, mực



nước lũ lịch sử từng đạt đến +56,62 m. Hàng năm thường xảy ra lũ ống gây ngập lụt

cục bộ, có thể kéo dài đến 2 ngày tuỳ thuộc vào từng trận mưa lớn.

Trên địa bàn Huyện không có sông chảy qua, chủ yếu có các suối nhỏ đổ ra ngòi

(Ngòi Lao, Ngòi Giành). Ngòi Lao bắt nguồn từ Mũi Kim (tỉnh Yên Bái) chảy qua địa

phận các xã Mỹ Lung, Mỹ Lương. Ngòi Giành bắt nguồn từ Nghĩa Tâm (tỉnh Yên Bái)

chảy qua địa phận các xã Trung Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Lương Sơn, sang xã Phượng

Vĩ (huyện Cẩm Khê) rồi đổ ra sông Thao.

Nhìn chung, chế độ khí hậu và thuỷ văn trên địa bàn tương đối khắc nghiệt, gây

không ít khó khăn cho sản xuất nông nghiệp và cho đời sống của người dân trong

Huyện.

5. Các nguồn tài nguyên thiên nhiên

5.1. Quỹ đất đai

Tổng diện tích tự nhiên của Yên lập là 43.746,5 ha, chiếm 12,41% diện tích tự

nhiên của tỉnh Phú Thọ. Trong tổng diện tích đất tự nhiên đất nông nghiệp là

39.288,26ha chiếm 89,62%. Trong tổng diện tích đất nông nghiệp, đất sản xuất nông

nghiệp là 11.189,42ha chiếm 25,52%; đất lâm nghiệp là 27.086,41ha 61,79% và đất

nuôi trồng thuỷ sản là 1.010,04ha chiếm 2,30%. Trong diện tích đất sản xuất nông

nghiệp, đất trồng cây hàng năm là 5.073,10ha, chỉ chiếm 11,57%. Đất phi nông nghiệp

của Huyện có 4.348,81ha, chiếm 9,92% diện tích đất tự nhiên, trong đó đất ở là

783,32ha chiếm 1,79%; đất chuyên dùng là 2067,32 ha, đất quốc phòng an ninh là

1196,47ha và đất dùng vào mục đích công cộng 777.19 ha. Đất chưa sử dụng của huyện

có diện tích là 200,55 ha chiếm 0,46 % tổng diện tích tự nhiên. Với quỹ đất như trên,

huyện Yên Lập có nhiều thuận lợi trong phát triển nông nghiệp, đặc biệt là cây lâm

nghiệp và cây công nghiệp lâu năm.

5.2. Tài nguyên khoáng sản, nước



Theo số liệu điều tra về địa chất và báo cáo thuyết minh dự án khảo sát đo đạc

xác định khu vực quản lý khai thác và bảo vệ khoáng sản trên địa bàn huyện thì Yên

Lập có tổng số 18 điểm mỏ và điểm quặng nằm rải rác ở các xã trong huyện, trong đó

có 9 mỏ đá (ở xã Phúc Khánh, Ngọc Lập, Mỹ Lung, Mỹ Lương, Trung sơn); 2 mỏ than

bùn (ở Thị trấn Yên Lập và xã Nga Hoàng); 3 mỏ quặng sắt (ở Lương Sơn, Xuân Thuỷ

và Thị trấn Yên Lập); 3 mỏ chì kẽm (ở Đồng Thịnh, Phúc Khánh); 1 mỏ chì bạc (ở

Thượng Long). Các mỏ khoáng sản trên địa bàn huyện hầu hết chưa được điều tra, khảo

sát, đánh giá chính xác trữ lượng và chất lượng. Qua thăm dò ước tính trữ lượng và chất

lượng các mỏ này đều ở mức trung bình và nhỏ, tuy nhiên đây sẽ là nguồn tài nguyên

quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của huyện.

Nguồn tài nguyên nước huyện Yên Lập không lớn kể cả nước mặt và nước ngầm,

nguồn nước ít bị ô nhiễm, nguồn nước ngầm có chất lượng tốt cho sinh hoạt và phục

vụ sản xuất.



Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập

1.1.1. Chức năng:

Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Lập do Hội đồng nhân dân huyện (HĐND)

bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa

phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhà nước cấp

trên.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo

đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần

bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung

ương tới cơ sở.

1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ,

quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân

dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc

thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách

địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa

phương. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng phương;

lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng



nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực

tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân

xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã

về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã.

b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân

huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình khuyến

khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản ở địa phương và tổ chức thực hiện

các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ

cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải

quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;

c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch

phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở

các xã;

d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:



- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng

thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch

xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở

theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp

luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà

thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp

của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

e) Trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc

chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa

bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động

thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch

vụ, du lịch trên địa bàn.

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể

dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;



- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo

dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường

mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù

chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về

văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và

phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản

lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo

vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm

sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y,

dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức

thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.

h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân

dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên

tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất

lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn

chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.

i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân

huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:



- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc

phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực

lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn

luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao

quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo

quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng

lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các

biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp

luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ

khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh,

trật tự, an toàn xã hội.

k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân

dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu,

vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;

quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân

ở địa phương;



- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo

hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính

sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp

hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên

và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các biện

pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức

kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp

pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức

tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn,

chỉ đạo công tác hoà giải ở xã;

m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban

nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân

theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên

môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ

ban nhân dân cấp trên;



- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa

phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dân huyện

thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể xây

dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết

cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng,

chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô

thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên

địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm

trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao trên

địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng

các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành,

an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện thuộc

tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh

do huyện quản lý.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức:

Lãnh đạo UBND huyện Yên Lập gồm: Chủ tịch và các Phó Chủ tịch phụ trách về

lĩnh vực kinh tế và văn hóa - xã hội.

Khối Phòng, Ban chuyên môn Quản lý nhà nước thuộc UBND huyện Yên Lập

gồm có:



Phòng Nội vụ

Phòng Tư pháp

Phòng Tài chính - Kế hoạch

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

Phòng Văn hóa và Thông tin

Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Y tế

Thanh tra huyện

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Phòng Kinh tế và Hạ tầng

Phòng Dân tộc

Khối Đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

- Trạm Khuyến nông

- Đài Phát Thanh và Truyền hình

- Hội Chữ Thập Đỏ

- Kho bạc Nhà nước

- Trung tâm DSKHHGĐ

- Thống kê

- Trung tâm VHTT&DL

- Trung tâm GDTX

- Trung tâm bồi dưỡng Chính trị

- Trung tâm Quản lý thị trường

- Bệnh viện Đa khoa

- Trường PTDT Nội trú

- Ban QLDA ĐTXD



- Văn phòng cấp quyền sử dụng đất

- Ban QLDACCTCC và TTPTCCN

Khối Đơn vị Nội chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có:

- Ban chỉ huy quân sự huyện

- Công an huyện

- Chi cục thuế

- Tòa án nhân dân

- Viện kiểm sát nhân dân

- Hạt kiểm lâm

Khối các Đơn vị Hành chính thuộc UBND huyện Yên Lập gồm có các xã:

Mỹ Lung, Mỹ Lương, Lương Sơn, Xuân An, Xuân Viên, Xuân Thủy, Hưng

Long, Thượng long, Nga Hoàng, Trung Sơn, Đồng Thịnh, Phúc Khánh, Ngọc Lập,

Ngọc Đồng, Minh Hòa, Đồng Lạc và Thị trấn Yên Lập.

- Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Lập: (Xem phụ lục: 01)

1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng

của của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Căn cứ Quyết định số: 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND

huyện Yên Lập về việc ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập. Văn phòng HĐND

& UBND huyện Yên Lập được tổ chức và hoạt động như sau:

1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập được tổ chức, làm việc theo chế độ

Thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm:

a. Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng;



Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và điều

hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND &

UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực HĐND và

UBND huyện;

- Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáo nhanh,

hàng tháng, hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến chỉ đạo công

việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến các cấp, các ngành

trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các ngành đi công

tác trong và ngoài huyện;

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung ương

và địa phương) trong cơ quan Văn phòng;

- Chủ tài khoản của Văn phòng.

Các Phó Chánh Văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm

trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyên viên

được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết định của Trung

ương, UBND tỉnh và UBND huyện;

- Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công;

- Được Chánh Văn phòng ủy quyền cho một Phó Chánh Văn phòng điều hành

công việc chung của Văn phòng và được ủy quyền tài khoản cho Phó Chánh Văn phòng

khi Chánh Văn phòng đi vắng.

- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBND

huyện giao.

b. Các chuyên viên được phân công tổng hợp và theo dõi các lĩnh vực kinh tế,

văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng;



Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theo dõi,

đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn hóa – xã hội,

an ninh, quốc phòng của các nhanh, các cấp được phân công theo dõi trong việc thực

hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng trong việc chấp hành các

văn bản của cấp trên, các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh,

Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời, phục vụ sự chỉ đạo điều

hành của HĐND, UBND huyện;

Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý Nhà

nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo Văn

phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp

thời;

Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và các cuộc

họp với các cấp, ngành trong huyện khi bàn về các việc thuộc phạm vi mình theo dõi;

được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị. Khi được phân công,

có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiết trình

HĐND và UBND huyện ban hành;

Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốt

công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học);

biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm

quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được

phân công;

Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực

mình phụ trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn

nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh Văn

phòng. Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của các

phòng ban trực thuộc;



Chuyên viên Văn phòng do Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phân công làm việc

trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phân

công. Khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các Phó

Chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng về công việc

thực hiện, hoặc sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung.

c. Các Bộ phận trực thuộc Văn phòng:

Bộ phận tổng hợp

Bộ phận hành chính – quản trị, kế toán – tài vụ

- Công tác văn thư – lưu trữ

- Công tác quản trị, kế toán – tài vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính:

d. Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng do Chủ tịch UBND

huyện quyết định.

e. Biên chế hành chính của Văn phòng do UBND huyện quyết định trong tổng

biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao.

f. Chế độ làm việc và quan hệ công tác

Chế độ làm việc

- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ

quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Văn

phòng;

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng

về mọi hoạt động của bộ phận mình theo chức năng nhiệm vụ tại Quy định này và các

nhiệm vụ cụ thể do Lãnh đạo Văn phòng giao;



- Chuyên viên làm việc theo sự chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch,

Thường trực HĐND huyện, theo sự quản lý chuyên môn của Lãnh đạo Văn phòng

huyện trong công tác tổ chức xử lý thông tin, tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội.

Chế độ ban hành văn bản của UBND huyện

- Chánh Văn phòng thống nhất việc ban hành các hình thức văn bản của UBND

huyện từ khâu soạn thảo, trình ký đến khâu ban hành. Người đứng đầu cơ quan soạn

thảo phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản do cơ quan mình

soạn thảo, sau khi soạn thảo phải thông qua Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn

phòng kiểm tra về nội dung, thể thức văn bản và ký tắt vào văn bản mới trình Chủ tịch,

các Phó Chủ tịch huyện ký ban hành. Bộ phận Văn thư chỉ được phép xử lý những văn

bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh, Phó Chánh Văn phòng;

- Các Hội nghị HĐND, UBND huyện, giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch với các

Phó Chủ tịch UBND huyện và Chánh, Phó Chánh Văn phòng do Chuyên viên tổng hợp

ghi biên bản. Các Hội nghị chuyên đề do Chuyên viên theo dõi lĩnh vực chuyên môn

đó ghi biên bản và soạn thảo thông báo kết luận hội nghị, chậm nhất 3 ngày sau phải có

thông báo kết quả Hội nghị.

Chế độ sinh hoạt Văn phòng

- Sáng thứ hai hàng tuần, Chánh, Phó Chánh Văn phòng, Chuyên viên tổng hợp

giao ban với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các ngành;

- Mỗi tháng 1 lần Lãnh đạo Văn phòng sinh hoạt với cán bộ, công chức để thống

nhất công việc nội bộ của Văn phòng;

- Mỗi quý cơ quan Văn phòng phối hợp với Chi ủy, Công đoàn và các đoàn thể

trong cơ quan để thông báo tình hình công tác, sinh hoạt chuyên đề hoặc phổ biến các

chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;

- Cuối năm tổ chức hội nghị cán bộ, công chức để tổng kết công tác chuyên môn,



tổng kết công tác thi đua – khen thưởng và phát động cán bộ công chức thực hiện nhiệm

vụ công tác trong năm tới.

Quan hệ công tác

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy:

- Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựng

chương trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa

ra trong cuộc họp giao ban chung của Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND và

UBND huyện;

- Quan hệ phối hợp để có sự phân công mỗi Văn phòng trong việc nắm bắt tình

hình các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự án trình Thường

trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện;

- Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và

UBND các xã, thị trấn:

- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để giúp Thường trực

HĐND, UBND huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành; đôn đốc các cấp,

các ngành, các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản điều hành của

Thường trực HĐND và UBND huyện; thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định;

- Hướng dẫn giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các phòng

ban, ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp trên

dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.

Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh:

- Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộc Văn

phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý, tiếp nhận

những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị hiện đại về văn



phòng, những quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành

chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn phòng.

1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.2.2.1. Vị trí và chức năng của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là cơ quan chuyên môn trực thuộc

UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc cho UBND huyện

về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành

của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,

UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho

hoạt động của HĐND & UBND.

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập chịu sự chỉ đạo toàn diện của

UBND huyện về tổ chức, biên chế và công tác, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn

và kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc hội

tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài sản riêng

để giao dịch.

1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, UBND,

Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện, giúp Thường trực HĐND & UBND huyện

tổ chức thực hiện chương trình đó.

- Phối hợp với các ban của HĐND để giúp Thường trực HĐND chuẩn bị các báo

cáo về các hoạt động của HĐND; chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổ chức soạn

thảo các văn bản do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND giao.

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND & UBND cấp xã, thị trấn trong việc



chuẩn bị các văn bản đó để HĐND, Thường trực HĐND & UBND huyện xem xét,

quyết định.

- Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND huyện cùng cấp và UBND cấp dưới, trình UBND huyện quyết định hoặc để

UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định.

- Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên,

kịp thời, chính xác phục vụ công tác chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND & UBND,

các ban của HĐND thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên

theo quy định.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản

quy phạm pháp luật, các Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND và các cơ quan

nhà nước cấp trên.

- Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND, Thường trực

HĐND, Chủ tịch UBND và các Ban của HĐND huyện với các đơn vị chuyên môn, các

đoàn thể nhân dân và UBND xã, thị trấn.

- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp

UBND và Chủ tịch UBND huyện.

- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn thuộc UBND, Văn phòng UBND

xã, thị trấn thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng theo quy định.

- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trực HĐND,

các Ban của HĐND & UBND, Chủ tịch UBND huyện.

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, Tư pháp và các phòng chức năng thực hiện nhiệm

vụ cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa” trên địa bản.



- Chủ trì phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND & HĐND huyện

trong việc tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo

quy định của pháp luật.

- Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND & UBND được giao theo quy

định.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giao theo

quy định.

1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng HĐND & UBND huyện

a. Về cơ cấu tổ chức

- Tổ chức và biên chế gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh văn phòng, các

cán bộ, công chức, viên chức.

- Lãnh đạo: Văn phòng HĐND & UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng và

các Phó Chánh Văn phòng.

+ Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm chung, làm

chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trước UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt

động của Văn phòng HĐND & UBND huyện.

+ Các Phó Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện là người giúp Chánh Văn

phòng HĐND & UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND &

UBND huyện và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công.

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện các nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp;

hành chính quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục vụ, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ

chế “một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocoppy, …

- Việc khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Chánh Văn

phòng, Phó Chánh Văn phòng, cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng HĐND &

UBND huyện được thực hiện theo quy định của pháp luật.

b. Về biên chế



Biên chế hành chính của Văn phòng HĐND & UBND huyện được quyết định

trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao.

- Căn cứ vào quy định về định mức biên chế, khối lượng công việc và tính chất

đặc thù công việc của Văn phòng HĐND & UBND huyện, UBND huyện sẽ quyết định

và bố trí biên chế cho Văn phòng HĐND & UBND huyện đảm bảo đủ biên chế, để đáp

ứng yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập:

(Xem phụ lục: 02)

1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn

phòng

Căn cứ Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND

huyện Yên Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng HĐND & UBND huyện; Bản phân công nhiệm vụ số 11/VP-PCNV

ngày 12 tháng 3 năm 2015 về việc phân công nhiệm vụ Lãnh đạo, chuyên viên và cán

bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện. Các vị trí việc làm và mô tả công việc của các

vị trí được xác định như sau:

STT Vị trí việc

làm

Số

lương Mô tả công việc

1 Chánh Văn

phòng 1

- Chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về

toàn bộ hoạt động của Văn phòng được quy định tại Điều 7, Chương

II, Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Thực hiện chức trách nhiệm vụ được quy định tại Điều 8, Chương

II, Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ

tịch UBND huyện trong việc thực hiện quy chế làm việc và chương

trình công tác;

- Phụ trách lĩnh vực hành chính- quản trị, văn thư, nội chính;



- Tham mưu chuẩn bị nội dung họp UBND huyện, chương trình giao

ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch theo chương trình công tác đã ban hành;

- Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ, Uỷ ban MTTQ và các tổ chức

chính trị- xã hội tham mưu đảm bảo hoạt động theo chương trình

làm việc của Thường trực, BTV Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện và

quy chế phối hợp giữa UBND huyện với Uỷ ban MTTQ và các đoàn

thể chính trị - xã hội cấp huyện. Phối hợp với Phòng Tư pháp thẩm

định các văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện, của Chủ

tịch UBND huyện trước khi trình ký ban hành;

- Ký thẩm định các văn bản của các cơ quan trước khi trình Chủ

tịch, phó Chủ tịch UBND huyện ký ban hành;

- Phân loại, xử lý các văn bản, tài liệu gửi đến UBND huyện trình

Chủ tịch UBND huyện quyết định giao cho các Phó Chủ tịch chỉ

đạo cơ quan chuyên môn tham mưu thực hiện;

- Tham mưu với UBND huyện tổng hợp xây dựng báo cáo kiểm

điểm công tác chỉ đạo điều hành 6 tháng, 1 năm của UBND huyện;

- Làm chủ tài khoản Văn phòng;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các thông báo kết luận của Chủ tịch, các

Phó Chủ tịch UBND huyện tại hội nghị UBND huyện, hội nghị giao

ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các hội nghị chuyên đề do Chủ tịch,

các Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì;

- Thừa lệnh Chủ tịch ký các công văn, giấy mời họp các hội nghị do

UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện triệu tập, các văn bản

sao lục và văn bản hành chính khác thuộc thẩm quyền;

- Chỉ đạo cán bộ, công chức Văn phòng trong việc đón tiếp khách

đến liên hệ làm việc tại Uỷ ban nhân dân huyện; thực hiện các nhiệm

vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

và Thường trực HĐND huyện giao.

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, Phó Chủ

tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện phân công.



2

Phó Chánh

Văn phòng

– Tổng hợp

1

- Tổng hợp, giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh vực kinh tế,

an ninh, quốc phòng…, cùng Chánh văn phòng ký thẩm định các

văn bản của các cơ quan chuyên môn trước khi trình Chủ tịch, Phó

Chủ tịch UBND huyện ký ban hành;

- Trực tiếp tham mưu giúp Phó Chủ tịch UBND huyện Phụ trách

khối kinh tế trong thực hiện quy chế làm việc và chương trình công

tác;

- Ký thay Chánh Văn phòng thông báo kết luận các hội nghị UBND

huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, các

hội nghị chuyên đề thuộc khối, lĩnh vực phụ trách khi được phân

công;

- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản hành chính thuộc thẩm

quyền. Đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn trong

việc chuẩn bị các báo cáo theo quy chế làm việc của Uỷ ban nhân

dân huyện và chương trình công tác của Thường trực, Ban Thường

vụ Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện,

hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch; tham mưu kết luận hội

nghị Ủy ban nhân dân huyện;

- Phụ trách tổ “Một cửa”, tổ “Tiếp công dân” (Theo Quyết định số

91/QĐ- UBND ngày 14 tháng 02 năm 2012 của Chủ tịch UBND

huyện);

- Tham mưu chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển

kinh tế - xã hội quý, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm, báo cáo tổng hợp

trả lời kiến nghị của cử tri;

- Báo cáo kết quả thực hiện quy chế phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân

huyện với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân;

- Thường trực điều hành nhiệm vụ của Văn phòng khi Chánh Văn

phòng đi công tác vắng hoặc uỷ quyền;




tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn phòng

phân công.

3

Phó Chánh

Văn phòng

(VH-XH)

1

- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi các lĩnh vực văn hóa - xã hội; ký

thay Chánh Văn phòng các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền;

- Đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND xã, thị trấn trong việc

chuẩn bị các báo cáo theo quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân

huyện và chương trình công tác của Thường trực, Ban Thường vụ

Huyện uỷ, BCH Đảng bộ huyện;

- Trong việc thực hiện các kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện,

hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch;

- Tham mưu kết luận hội nghị Ủy ban nhân dân huyện;

- Ghi biên bản hội nghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch

Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Tổng hợp tham mưu với lãnh đạo Văn phòng dự thảo thông báo

kết luận hội nghị giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch, hội nghị UBND

huyện, các hội nghị chuyên đề của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

huyện khi được phân công;

- Trực tiếp giúp Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực văn

hóa - xã hội trong thực hiện quy chế làm việc và chương trình công

tác;

- Thẩm định các văn bản thuộc khối phụ trách trước khi trình lãnh

đạo Văn phòng ký thẩm định;

- Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần, báo cáo tháng của Uỷ ban nhân

dân huyện, theo dõi việc chấp hành chế độ hội họp của các phòng,

ban chuyên môn và UBND xã, thị trấn;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Chủ tịch, các Phó

Chủ tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn

phòng phân công.



4

Phó Chánh

Văn phòng

(HC-QT)

1

- Làm kế toán Văn phòng, tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong

lĩnh vực hành chính - quản trị, trật tự nội bộ của cơ quan (ban hành

tại Văn bản số 06/NQBV-VP, ngày 14 tháng 4 năm 2011 của Văn

phòng - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn

phòng quản lý;

- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ

quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo

đúng quy định hiện hành;

- Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường

xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND

huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;

- Tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm

việc với huyện;

- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ

sinh trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công

chức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.

- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo

kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND

huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi

tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện

chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;

- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo

đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử

dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh

để xảy ra lãng phí;

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết

bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;

- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và

cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng

phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;



- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng

cơ bản thuộc Văn phòng.

- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo

huyện và Văn phòng;

- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa,

thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp

thời, không bị ách tắc; hỏng hóc.


tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và Chánh Văn phòng

phân công.

5 Chuyên

viên

6

1. Chuyên viên phụ trách tại HĐND huyện:

- Trực tiếp theo dõi, tổng hợp hoạt động của Thường trực HĐND

huyện, tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, các Ban của

HĐND huyên thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

- Dự thảo và thẩm định các văn bản của Thường trực HĐND huyện

trước khi trình ký ban hành;

- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện đôn đốc các cơ quan

chuyên môn trong việc chuẩn bị các văn bản, báo cáo phục vụ

chương trình làm việc của các Ban và các kỳ họp HĐND huyện;

- Tổng hợp các ý kiến kiến nghị của cử tri tại các kỳ tiếp xúc cử tri

của đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND tỉnh, huyện;

- Làm kế toán tài khoản HĐND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi Thường trực HĐND

huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng

phân công.

2. Chuyên viên phụ trách Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ

hành chính:

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực

hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, cơ chế “một cửa” theo

đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận

tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.



- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp

nhận và trả kết qủa theo cơ chế "Một cửa" (gọi tắt là Tổ "Một cửa"

của UBND huyện);

3. Chuyên viên phụ trách mảng CNTT:

- Đảm bảo mạng thông tin nội bộ hoạt động thông suốt, liên tục và

thiết bị họp trực tuyến;

- Ghi biên bản hội nghị UBND huyện, hội nghị giao ban Chủ tịch

Phó Chủ tịch UBND huyện khi đồng chí Phó Chánh Văn phòng

(VH-XH) đi vắng;


tịch UBND huyện, Thường trực HĐND huyện và lãnh đạo Văn

phòng phân công.

6 Cán sự

(Văn thư)

1

- Phụ trách công tác văn thư, kiểm soát hệ thống văn bản đi, đến

UBND huyện; quản lý con dấu của UBND huyện;

- Quản lý con dấu của UBND huyện;

- Tham mưu giúp Chánh Văn phòng về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

(thuộc nhiệm vụ của Văn phòng);

- Phụ trách in sao, gửi các văn bản tài liệu liên quan đảm bảo công

tác lãnh chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch,

Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn khác khi lãnh đạo Văn phòng

phân công.

7

Tạp vụ

1

- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, vệ sinh phòng họp tầng 2,

tầng 4, nhà truyền thống dân tộc huyện, phòng khách, phòng làm

việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;

- Giúp đồng chí văn thư trong công tác quản lý văn bản đi đến, in

sao, gửi văn bản (khi văn thư đi vắng);


phân công.



8 Bảo vệ

2

- Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý và bảo đảm hệ thống

điện, nước phục vụ nhiệm vụ chỉ đạo điều hành của UBND huyện,

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện và việc thực hiện chức năng

nhiệm vụ của các Phòng chuyên môn (trong khuôn viên công sở

UBND huyện);

- Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan UBND huyện (ban hành kèm

theo Văn bản số 06/NQBV- VP ngày 14 tháng 4 năm 2011 của Văn

phòng về Nội quy bảo vệ trật tự nội vụ, tài sản cơ quan Hội đồng

nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập);

- Phối hợp với thường trực tổ “1 cửa”, “tổ tiếp dân” khi đồng chí Tổ

trưởng đi vắng;


phân công.

9 Lái xe

3

- Thực hiện chức năng nhiệm vụ cùng với phương tiện (xe ôtô) được

giao quản lý đảm bảo công tác chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân

dân huyện và của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện;


phân công.

Danh sách cán bộ, công chức Văn Phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập gồm:

STT Họ và Tên Chức vụ

1 Đinh Viết Xuân Chánh Văn phòng

2 Đinh Thế Anh Phó Chánh Văn phòng (Tổng hợp)

3 Đinh Trung Kiên Phó Chánh Văn phòng (HCQT)

4 Nguyễn Văn Khiêm Phó Chánh Văn phòng (VHXH)

5 Bùi Trọng Thiện Chuyên viên



6 Phạm Đức Hải Chuyên viên

7 Trần Xuân Quỳnh Chuyên viên

8 Nguyễn Thị Thức Cán sự

9 Đinh Thị Thoa Chuyên viên

10 Phạm Thị Thoa Chuyên viên

11 Đỗ Thị Lan Hương Nhân viên hợp đồng

12 Nguyễn Huy Phương Lái xe

14 Phan Xuân Hòa Lái xe

15 Nguyễn Văn Phòng Lái xe

16 Phan Quang Đồng Bảo vệ

17 Nguyễn Sỹ Thi Hợp đồng Bảo vệ



Phần II

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN

2.1. Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu

trong công tác văn thư.

2.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Yên Lập quy định về

công công tác Văn thư

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tác Văn

thư, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư tại UBND huyện

Yên Lập; trên cơ sở áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Nội

vụ, … như:

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày

28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của

Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về

thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;



- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng Bộ

Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; …

UBND huyện Yên Lập đã xây dựng và ban hành: Quyết định số: 861/QĐ-UBND

ngày 25 tháng 07 năm 2014 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của

UBND huyện Yên Lập.

2.1.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Yên Lập

Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên lập được xây dựng theo mô

hình tập trung. Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụ trách. Cán

bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và quản lý và sử

dụng con dấu của UBND. Tất cả các văn bản đến và đi đều phải qua bộ phận văn thư

vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi) hoặc chuyển giao đến các đơn vị (đối

với văn bản đến).

Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND được đảm

bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi

cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

2.1.3. Trách nhiệm đối với công tác Văn thư của UBND huyện Yên Lập

a. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện trong quản lý công tác Văn thư

- Xây dựng, ban hành văn bản, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về

công tác văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các

đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác

văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

b. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện

Giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện

công tác văn thư tại cơ quan đơn vị. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về



ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, tổ chức thực hiện công tác văn

thư thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện.

c. Trách nhiệm của Trưởng các cơ quan đơn vị trực thuộc huyện.

Trưởng các phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có trách nhiệm

triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư của UBND huyện. Chỉ

đạo cơ quan, đơn vị do minh phụ trách xây dựng quy định về công tác văn thư, lưu trữ

tại cơ quan, đơn vị; triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư

và Lưu trữ của đơn vị.

Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc huyện trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc có liên quan đến công tác Văn thư và Lưu trữ chịu trách nhiệm thực

hiện các quy định tại Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của huyện và các quy

định khác của pháp luật về công tác Văn thư, Lưu trữ, thực hiện ứng dụng khoa học

công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

2.1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Yên Lập

2.1.4.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND

huyện Yên Lập

Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện và

đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề

án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy giới

thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình

điều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan, đơn vị.

2.1.4.2. Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Yên Lập ban hành

trong 5 năm trở lại đây:



STT Tên loại văn bản

ban hành

Số lượng

Năm

2011

Năm

2012

Năm

2013

Năm

2013

Năm

2015

01 Quyết định 1378 1301 1296 1345 1303

02 Thông báo 374 298 295 376 356

03 Chỉ thị 04 06 04 09 06

04 Kế hoạch 53 48 59 63 58

05 Công văn 2786 2679 2015 2987 3012

06 Báo cáo 164 144 139 178 183

07 Giấy mời 179 211 204 198 237

Tổng 4938 4687 4012 5156 5155

2.1.4.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện

Yên Lập

+ Ưu điểm:

a. Về văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư

liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và

Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn.

b. Về văn bản hành chính



Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, 9 thành phần thể thức

bắt buộc được tuân thuân thủ.

+ Nhược điểm:

Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ theo đúng

quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố: số và ký hiệu văn bản còn nhầm

lẫn về cỡ chữ, trình bày chưa đẹp, viết thiếu từ, thiếu chữ, lỗi font chữ,…

Một số cán bộ, công chức về kỹ thuật soạn thảo văn bản còn chưa thành thạo,

đặc biệt là việc sử dụng bộ phần mềm Office giữa các phiên bản như 2003, 2007, 2010,

2013, 2016 còn nhiều lúng túng, việc cập nhật văn bản còn chậm,…

2.1.4.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ

quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước trong quy trình soạn thảo

văn bản được quy định tại Điều 7 quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện

Yên Lập. Cụ thể:

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theo Luật

ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND & UBND; Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Bộ Nội Vụ và Văn

phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

- Việc soạn thảo văn bản khác đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn

thảo văn bản thực hiện các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;



b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

c) Soạn thảo văn bản;

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo huyện hoặc Thủ trưởng đơn

vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý

kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế công tác Văn thư và

Lưu trữ của UBND huyện.

Đối với việc duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt;

Kiểm tra văn bản trước khi ban hành; Ký văn bản; Bản sao văn bản được tuân thủ theo

các Điều 8, 9,10 và 11 trong Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện

Yên Lập.

Nhận xét và so sánh về quy trình soạn thảo văn bản so với quy định hiện hành

của UBND huyện:

+ Ưu điểm:

Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: Xác định mục đích,

nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin;

xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát

hành.

+ Nhược điểm:

Hiện tại ở các đơn vị Phòng, Ban quản lý nhà nước trực thuộc UBND huyện Yên

Lập, việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã

phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ

thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ ký nháy/tắt của cấp Trưởng nơi

đơn vị soạn thảo, thiếu từ, thiếu chữ, …



Về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cá nhân, đơn vị tại

UBND huyện được thực hiện tốt, nên gần như ít có sai sót. Có chăng chỉ trong quá trình

thu thập và xử lý thông tin có liên quan, cần sự kết hợp của các đơn vị, cá nhân khác

ngoài đơn vị soạn thảo gặp gián đoạn và mất nhiều thời gian do nhiều yếu tố tác động.

2.1.5. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ được thực

hiện theo đúng Quyết định số 861/QĐ-UBND ngày 25 tháng 7 năm 2014 về việc ban

hành Quy chế Công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện Yên Lập. Cụ thể từ Điều

12 đến điều 22 trong quy chế này.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị được quản lý tập trung tại

Văn thư huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký

riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư,

các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ

mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và khẩn phải được

đăng ký và trình chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn

thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo

quy định của pháp luật hiện hạnh về bảo vệ bí mật nhà nước.

2.1.5.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân

nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do huyện phát hành.

Văn bản đi do UBND huyện Yên Lập phát hành được quản lý theo trình tự sau:



Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm

của văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi.

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có).

Lưu văn bản đi.

Đối với việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày

tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của

cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định

khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp

luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,

Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b) Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo

quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định

tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.



3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Đối với việc đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý

văn bản đi trên máy tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức

quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký

bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính.

Tại UBND huyện Yên Lập để quản lý văn bản đi, thì tất cả văn bản khi phát hành

đều được đăng ký vào sổ công văn đi của huyện. Mẫu sổ được thực hiện theo mẫu

chung của UBND tỉnh Phú Thọ quy định. Cụ thể:

- Phần bìa sổ:

UBND TỈNH PHÚ THỌ

SỔ CÔNG VĂN ĐI

Quyển số: …….

Từ ngày …tháng …năm …

Đến ngày …tháng …năm …



- Phần đăng ký văn bản đi:

Ngày,

tháng

gửi

CV

NƠI

NHẬN

CÔNG

VĂN

CÁC LOẠI CÔNG VĂN ĐI TRÍCH

YẾU

CÔNG

VĂN

Người

ký

công

văn

Lệnh Hành

chính

Quyết

định

Chỉ

thị

Nghị

quyết

Thông

báo

Báo

cáo

Mời

họp

Sao

lục

1 2 3 4 5

Ghi chú:

(1) Ngày, tháng đăng ký văn bản đi.

(2) Nơi nhận là nơi văn bản đi được gửi đến để báo cáo, thông báo, giải quyết

công việc

(3) Tên loại văn bản được ban hành

(4) Trích yếu nội dung của văn bản đi

(5) Người ký văn bản

Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn đầu

tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày

làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn đi được dùng thống nhất theo

mẫu sổ đăng ký công văn đi của UBND tỉnh Phú Thọ quy định. Những văn bản có độ

mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy định là không được Fax hay

gửi qua mạng.

Đối với việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản



a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng

tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh

sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ

gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực

hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản;

không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối

tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng

thời gian quy định.

d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo UBND huyện Yên

Lập và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-

CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo

vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên

trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi

theo quy định.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết

định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức huyện

Yên Lập hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm

theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,

trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.



3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA

TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,

Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi

được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng

9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU

KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện

theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Đối với thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư huyện Yên Lập tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành

ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn

bản.

b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG

KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.



c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn

bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận

và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân UBND huyện Yên

Lập hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển

giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát

cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản

chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị

định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại

Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công

an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân

soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu

hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị

thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo

ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

Đối với việc Lưu văn bản đi



1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư huyện và 01

bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư huyện Yên Lập phải được đóng dấu và sắp xếp theo

thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng

bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức.

Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm:

Văn bản đi của UBND huyện Yên Lập được quản lý đúng quy định. Những văn

bản trình lãnh đạo Văn phòng kiểm soát về thể thức.

Văn bản đi tại UBND huyện Yên Lập được quản lý đúng theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi.

- Lưu văn bản đi.

+ Nhược điểm:

Ở một số Phòng ban khi chuyển phát văn bản cho các cơ quan, tổ chức bên ngoài

xong, mới phát hiện một số lỗi về thể thức và nội dung. Nên phải làm thủ tục chuyển

hoàn hoặc đính chính.



Ví dụ: Việc xác định dòng căn cứ pháp lý là “Luật Tổ chức chính quyền địa

phương” bắt đầu áp dụng từ ngày 01 tháng 01 năm 2016. Nhưng tại một số đơn vị soạn

thảo vẫn còn áp dụng “Luật tổ HĐND & UBND” đã hết hiệu lực.

Bên cạnh đó, qua quan thực tế được quan sát và tìm hiểu, thì việc quản lý văn

bản đi tại UBND huyện Yên Lập còn bộc lộ một số hạn chế như sau:

1. Việc quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Lập còn chưa được áp dụng

CNTT, các phần mềm quản lý vào hoạt động. Chủ yếu vẫn còn thực hiện quản lý theo

cách truyền thống là bằng “Sổ đăng ký công văn đi”.

2. Trong việc quản lý bằng sổ cũng có nhiều hạn chế, thiếu sót. Đó là việc mẫu

“Sổ đăng ký công văn đi” do UBND tỉnh Phú Thọ cấp như hiện nay, còn chưa tuân thủ

theo đúng hướng dẫn về mẫu sổ đăng ký văn bản đến trong Phụ lục II của Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý

văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Còn thiếu một số loại sổ quản lý cần thiết như: Sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ

chuyển giao văn bản đi; Sổ gửi văn bản đi bưu điện; Sổ sử dụng bản lưu.

2.1.5.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua

mạng – văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị.

Tất cả văn bản đến UBND huyện Yên Lập được quản lý theo trình tự sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Trình, chuyển giao văn bản đến.

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Đối với việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến



1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số

lượng, tinh trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi

trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với văn bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản

được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ

tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản

chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản

fax, bản chuyển phát quan mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công

chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan,

đơn vị, Chánh Văn phòng để xử lý.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản trên máy tinh.

5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy

tinh thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.

Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả văn bản đến đều được đăng ký vào sổ

công văn đến của huyện và mẫu sổ được thực hiện theo mẫu chung của UBND tỉnh Phú

Thọ quy định. Cụ thể:



- Phần bìa sổ:

- Phần đăng ký văn bản đến:

Số

thứ

tự

NƠI

GỬI

CÔN

G

VĂN

Ngày

tháng

công

văn

CÁC LOẠI CÔNG VĂN ĐẾN TRÍCH

YẾU

CÔNG

VĂN

Nơi

nhận

công

văn

Hành

chính

Chỉ

thị

Quyết

định

Thông

báo

Báo

cáo

Nghị

quyết

Mời

họp

Sao

lục Điện

1 2 3 4 5 6

Ghi chú:

(1) Số thứ tự của văn bản đến được đăng ký và ghi theo số được ghi trên dấu

“Đến”.

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi

đơn, thư.

UBND TỈNH PHÚ THỌ

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

Quyển số: …….

Từ ngày …tháng …năm …

Đến ngày …tháng …năm …



(3) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày

dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối

năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.

(4) Tên loại văn bản đến.

(5) Trích yếu nội dung của văn bản đến.

(6) Người nhận văn bản (Chánh Văn phòng > Chủ tịch)

Mẫu dấu Đến của UBND huyện Yên Lập:

UBND HUYỆN YÊN LẬP

ĐẾN

SỐ:…………………………...

NGÀY:……………………….

CHUYỂN:…………………...

LƯU HỒ SƠ SỐ:……………

Đối với việc trình và chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý

kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp

và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn

bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao

văn bản.

Đối với giải quyết và theo dõi, đôn đôc việc giải quyết văn bản đến



1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải

quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo UBND huyện; theo thời hạn

yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải

quyết được thực theo Quy chế làm việc của UBND huyện.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải

quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối

với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu

hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo UBND huyện về

tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho

các đơn vị liên quan.

- Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm:

Việc chuyển giao văn bản đến ở UBND huyện Yên Lập đã đảm bảo được nguyên

tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất.

+ Nhược điểm:

Quan thực tế được quan sát và tìm hiểu, thì việc quản lý văn bản đến tại UBND

huyện Yên Lập còn bộc lộ một số hạn chế như sau:

1. Việc quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Lập còn chưa được áp dụng

CNTT, các phần mềm quản lý vào hoạt động. Chủ yếu vẫn còn thực hiện quản lý theo

cách truyền thống là bằng “Sổ đăng ký công văn đến”.

2. Trong việc quản lý bằng sổ cũng có nhiều hạn chế, thiếu sót. Đó là việc mẫu

“Sổ đăng ký công văn đến” do UBND tỉnh Phú Thọ cấp như hiện nay, còn chưa tuân

thủ theo đúng hướng dẫn về mẫu sổ đăng ký văn bản đến trong Thông tư số 07/2012/TT-



BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Còn thiếu một số loại sổ quản lý cần thiết như: Sổ chuyển giao văn bản đến; Sổ theo

dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật.

2.1.6. Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND

huyện Yên Lập

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất

định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị thì được nộp

vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà

cá nhân chủ trì giải quyết.

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có

mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc

hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn

và thủ tục quy định.

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên

vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công

việc.

Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Yên Lập:

2.1.6.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ



Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của UBND huyện Yên Lập, và thực tế công việc

được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên

bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình

sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các

văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo

đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là

theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên

chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ

còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để

trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức

phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.



Ảnh: Các văn bản được thu thập vào hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan tại

Phòng Văn thư UBND huyện Yên Lập

2.1.6.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập

Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND

huyện theo thời hạn được quy định. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp

lưu phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận Lưu trữ (thuộc Phòng Nội vụ huyện) biết

và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo UBND huyện, nhưng thời hạn giữ lại không quá

02 năm;

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế

độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBND huyện hoặc cho người kế

nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang

sang cơ quan, tổ chức khác.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;



b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng

cơ bản;

Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu Bộ phận Lưu trữ

huyện (thuộc Phòng Nội vụ) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

2.1.6.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

Lưu trữ UBND huyện Yên Lập

Trách nhiệm của Lãnh đạo UBND huyện

Hàng năm Lãnh đạo UBND huyện Yên Lập có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng

Danh mục hồ sơ của cơ quan, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn

vị mình.

Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân

công theo dõi, giải quyết;

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ



Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và

cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

huyện theo đúng quy định của Nhà nước.


+ Ưu điểm:

Công tác lập hồ sơ công việc của UBND huyện Yên Lập và các đơn vị trực thuộc

được lãnh đạo UBND huyện quan tâm. Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt chế

độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài

liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài ra, công tác

lập hồ sơ của UBND huyện và các đơn vị thuộc còn có những ưu điểm sau:

- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực

hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.

- Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.

- Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn

thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc,

cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo

quy định.

+ Nhược điểm:

- Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức ở các đơn vị đặc biệt là ở các

xã chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm

chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc

chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít

khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn

chế lớn trong công tác văn thư của UBND huyện Yên Lập.

- Việc mượn tài liệu lưu trữ chưa được tuân thủ theo đúng quy định.



2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu

Đối với việc quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý,

sử dụng con dấu của cơ quan. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tich huyện

việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của UBND huyện Yên Lập, con dấu đơn vị được giao cho công

chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao

sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử

dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại Phòng Văn thư huyện. Trường hợp cần đưa

con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND huyện và phải chịu

trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn

trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của

người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải

báo cáo Chủ tịch UBND huyện để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất,

Chủ tịch UBND huyện phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên

bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm

thủ tục xin khắc con dấu mới.

Đối với việc sử dụng con dấu

1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản

của UBND huyện Yên lập.



2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có

chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có

nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các

văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.


+ Ưu điểm:

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại UBND huyện Yên Lập được thực hiện tốt,

tuân thủ pháp luật hiện hành. Con dấu được bảo quản ở nơi an toàn đảm bảo đúng quy

định.

+ Nhược điểm:

Tại UBND huyện Yên Lập, việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt

nên gần như không sảy ra sai sót.



Phần III

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng

tại UBND huyện Yên Lập

3.3.1. Ưu điểm

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm

vụ của mình, luôn đi đầu trong công tác thi đua tại UBND huyện. Tập thể Văn phòng

HĐND & UBND đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo UBND huyện trao tặng cờ thi

đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm công tác Văn

phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Đội ngũ cán bộ, công chức làm

việc trong Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng

nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo chuyên môn bài bản; các trang thiết bị

văn phòng đang được dần hiện đại hóa và trang bị đầy đủ và đã trở thành một trong

những yếu tố đóng góp nên sự thành công trong công việc.Văn phòng cũng đã tạo điều

kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có

phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm túc, năng động, nhanh nhẹn, cởi mở và có

tinh thần trách nhiệm cao.

Công tác Quản trị văn phòng đã hoàn thành được cơ bản chức năng của mình là

tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng HĐND

& UBND huyện đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch

đã có sự phối hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng, có sự xem xét,

theo dõi, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế

hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của cơ quan. Công tác lập

kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch

năm, quý, tháng. Chương trình công tác tuần giúp cho các đơn vị chủ động trong công



việc. Các chương trình, kế hoạch được thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo và các đơn

vị nắm bắt được thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh được công việc.

Các lãnh đạo văn phòng cũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công việc

văn phòng để kịp thời phát hiện ra sai sót, đề xuất các biện pháp điều chỉnh, bổ sung.

Lãnh đạo văn phòng cũng phối hợp với lãnh đạo UBND huyện để ban hành các quy

chế trong cơ quan, của công tác quản lý vào nề nếp.

Việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ trong Văn phòng khoa học, đảm bảo công

việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác được sự sáng tạo ở các cán bộ,

công chức được phân công. Vì vậy, mỗi công việc đều được giải quyết một cách nhanh

chóng, và hiệu quả tốt.

Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan được triển khai hiệu quả,

nhanh chóng và chính xác đảm bảo cho quá trình lãnh đạo, hành được thông suốt.

Công tác tiếp dân tại “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” được tổ chức thực hiện

hiệu quả, giải quyết nhanh chông các đơn, thư của nhân dân trong huyện.

Việc đôn đốc thực hiện quy chế làm việc, quy chế về công tác văn thư, lưu trữ

đã được quan tâm chỉ đạo từ phía Lãnh đạo UBND huyện.

Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc.

Trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những trang

thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hoá phù hợp sự với phát triển của khoa

học kỹ thuật và công nghệ. Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp dụng trong công

tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu,

thiết bị phục vụ họp trực tuyến, … Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải

tiến rõ nét: từ ghế cố định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay. Chính việc đổi mới và tăng

cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp với công việc đã góp phần quan trọng

nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.



Việc đưa các phần mềm ứng dụng vào công tác Văn phòng đã đem lại những hiệu

quả tích cực. Đó là các phần mềm: Bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office; Phần

mềm chuyển đuôi PDF sang WORD; Phần mềm khôi phục dữ liệu Recuva; … Đặc biệt

là việc triển khai công cụ phục vụ họp trực tuyến Radvision và trang thông tin điện tử

huyện: http://yenlap.phutho.gov.vn; trang dịch vụ hành chính công: dichvucong.phutho.

gov.vn đã mang lại nhiều lợi ích.

3.3.2. Hạn chế

Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng tại

UBND huyện Yên Lập vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục:

Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ ở một số đơn vị Phòng, Ban thuộc

huyện còn chưa được đào tạo.

Còn thiếu một số mẫu sổ quản lý văn bản như: Sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ

chuyển giao văn bản đi; Sổ gửi văn bản đi bưu điện; Sổ sử dụng bản lưu; Sổ chuyển

giao văn bản đến; Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật.

Việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn thư, Lưu trữ chưa được triển

khai.

Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ công

việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ trong tủ

tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp

lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại

cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn chế lớn trong

công tác văn thư của UBND huyện Yên Lập.

Công tác soạn thảo và ban hành văn banh văn bản còn gặp nhiều lỗi sai cả về quy

trình lẫn thể thức.



Một số nội quy, quy chế chưa được ban hành như: Nội quy về sử dung tài sản,

trang thiết bị; Quy chế về văn hóa công sở;…

Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở các Phòng,

Ban trực thuộc UBND huyện chưa được quan tâm.

Một số tài sản, trang thiết bị cũ, hỏng chưa được thanh lý nhượng bán.

Vẫn còn hạn chế nhỏ về việc chậm trễ trong công việc, không hoàn thành đúng

chỉ tiêu, thời hạn được giao.

Đặc biệt vẫn còn hiện tượng hút thuốc lá trong giờ hành chính và trong phòng

làm việc, kể cả Lãnh đạo UBND huyện.

Hiện tại trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên Lập chưa được đầu tư

các phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý văn bản; Phần mềm quản lý tài sản; Phần

mềm quản lý công tác lưu trữ,… Nên hiệu quả về quản lý, và việc hiện đại hóa công

tác văn phòng còn hạn chế.

Việc tuân thủ giờ giấc, nội quy làm việc của một số cán bộ công chức còn yếu

kém, tình trạng đi muộn về sớm vẫn còn diễn ra khá thường xuyên.

3.3.3. Nguyên nhân

Công tác Văn phòng tại UBND huyện Yên Lập còn bộc lộ một số hạn chế như

trên là do một số nguyên nhân sau:

- Về công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo

Văn phòng đối với công tác Văn phòng chưa thực sự sát sao.

- Việc chưa ban hành một số nội quy, quy chế về công tác văn phòng cũng đã

ảnh hưởng đến hiệu quả, cũng như nề nếp trong hoạt động.

- Nghiệp vụ của một số cán bộ, công chức trong cơ quan còn chưa vững, đặc biệt

là các nghiệp vụ thực hiện trên máy vi tinh, mạng Internet, và một số trang thiết bị văn

phòng… chưa thực sự thành thạo.



- Việc ứng dụng CNTT vào quản lý, điều hành còn nhiều hạn chế.

- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa được quan tâm đúng mức.

- Thái độ, ý thức, làm việc của một số cán bộ công chức chưa thực sự tốt.

3.2. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những

nhược điểm

Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, các đề xuất

giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại UBND huyện

Yên Lập sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan của bản thân. Chính

vì vậy, để những đề xuất giải pháp được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự

thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của của thầy cô. Về bản thân em xin

mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn về các vấn đề sau:

1. Đối với Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo Văn phòng huyện Yên Lập cần chỉ đạo, quản

lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện,

đồng thời tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,

lưu trữ cho các đơn vị Phòng, Ban và các xã trực thuộc huyện thường xuyên hơn.

2. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc UBND huyện cần triển khai và tổ chức

thực hiện nghiêm túc các quy định của UBND huyện về công tác văn thư, lưu

trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình

về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Đối với các cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có

liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm

túc các quy định tại Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện và quy định

của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Trang bị thêm một số mẫu số trong quản lý văn bản đi đến, theo dõi, đôn đốc

thực hiện như: Sổ đăng ký văn bản mật đi; Sổ chuyển giao văn bản đi; Sổ gửi



văn bản đi bưu điện; Sổ sử dụng bản lưu; Sổ chuyển giao văn bản đến; Sổ theo

dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật.

5. UBND huyện cần đầu tư hơn nữa cho việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại,

phục vụ công tác văn phòng, đặc biệt là ở các phòng làm việc và phòng họp, hội

trường, trang bị máy tính mới cùng với các hệ điều hành tốt. Đặc biệt, là các phần

mềm quản lý trong công tác văn phòng như: Phần mềm Văn phòng điện tử

eOffice; Phần mềm quản lý tài sản FA-BigTime hay MISA Mimosa.NET; Phần

mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE; …

6. Xây dựng văn hóa công sở tại cơ quan. Quan tâm tới đời sống tinh thần của các

cán bộ, công chức giúp hạn chế những căng thẳng trong công việc, từ đó giúp họ

phát huy được những năng lực, sự sáng tạo trong công tác như: tổ chức các

chuyến đi tham quan, nghỉ dưỡng, các hoạt động văn hóa, văn nghệ, TDTT, …

7. UBND huyên cần có hình thức đánh giá năng lực, phẩm chất, hiệu quả trong

công việc của các cán bộ văn phòng. Từ đó, khen thưởng những cá nhân, tập thể

có thành tích, đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình những cá nhân không hoàn

thành nhiệm vụ. Có kế hoạch bổ sung nhân sự khi cần thiết.

8. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu chưa chỉnh lý.

9. Soạn thảo và ban hành một số nội quy, quy chế chưa được ban hành như: Nội

quy về sử dung tài sản, trang thiết bị; Quy chế về văn hóa công sở;…

10. Quan tâm hơn nữa đến việc thanh lý, nhượng bán các tài sản, trang thiết bị cũ,

hoảng.



KẾT LUẬN CHUNG

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Yên Lập, làm một thực tập sinh, được

sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng HĐND &

UBND huyện Yên Lập em đã tiếp thu được những kinh nghiệm và bài học rút ra từ

thực tế.

Sau thời gian 03 tháng tiến hành khảo sát về công tác Văn phòng tại UBND

huyện Yên Lập đã giúp em có cái nhìn rõ nét hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của cơ quan huyện.

Qua quá trình thực tập, em nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm quan trọng,

vị trí của Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức: Vị trí của Văn phòng là cầu nối giữa

các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong cơ quan; là trung tâm xử lý, cung cấp thông tin

tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng cơ quan có những quyết định

đúng đắn góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan. Cùng với sự phát triển của

khoa học - Công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ

thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế thì vấn

đề hiện đại hoá Văn phòng càng trở thành một yêu cầu bức thiết không chỉ riêng của

cơ quan, tổ chức để có thể hội nhập và khẳng định vị trí của mình.

Thực tập tại UBND huyện Yên Lập, em đã được các cô, chú, anh chị là Lãnh

đạo, chuyên viên trong Văn phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình. Đặc biệt là được sự

hướng dẫn trực tiếp của Anh: Đinh Thế Anh – Phó Chánh Văn phòng huyện, giúp em

củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường, hệ

thống hóa được những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành; từng bước gắn liền học

với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập với thực tế; bước

đầu vận dụng các kiến thức được học vào thực tế. Làm quen và tăng cường các kỹ năng

ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo. Qua đó, giúp em có thêm nhiều

kinh nghiệm hơn trong hoạt động làm việc của mình sau này về công tác hành chính



văn phòng. Đây được coi là một bài học quý báu, là cơ hội cho em rèn luyện thêm kĩ

năng làm việc, chuẩn bị hành trang khi sắp ra trường.

Đây cũng là cơ hội để em làm quen với môi trường làm việc mới và hơn thế nữa

quá trình thực tập đã củng cố cho tôi lòng tin và yêu thêm ngành học mình đã chọn, từ

đó có ý thức phấn đấu vươn lên trong học tập.

Với những kiến thức đã được học và với kiến thức được thực hành trực tiếp em

sẽ cố gắng nhiều hơn và cố gắng làm việc thật tốt khi ra trường.

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Lãnh đạo UBND huyện

Yên Lập; đặc biệt là Lãnh đạo và các cán bộ, công chức Văn Phòng HĐND & UBND

huyện Yên Lập; Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình

giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi nhất để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp

này./.

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 13 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Đinh Tuấn Phương



PHẦN PHỤ LỤC

Phụ lục văn bản, tài liệu

Phụ lục ảnh



PHỤ LỤC 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN YÊN LẬP

CHỦ TỊCH

CÁC PHÓ CHỦ TỊCH

KHỐI PHÒNG, BAN QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC

KHỐI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

Phòng Nội vụ Khuyến nông

Thanh tra Đài PT - TH

Phòng Tư pháp Dân số

Phòng Tài chính Hội Chữ thập đỏ

Phòng Kinh tế - Hạ tầng Trung tâm văn hóa

Phòng NN & PTNT BQLDA ĐTXD

Phòng LĐ - TBXH Văn phòng cấp quyền SDĐ

Phòng TN - MT Ban QLDACCTCC và TTPTCCN

Phòng Dân tộc

Phòng GD & ĐT

Phòng VHTT - TT

Phòng Y tế

Văn phòng HĐND & UBNĐ



PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND

HUYỆN YÊN LẬP:

Chánh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

(Tổng hợp)


(HC-QT)


(VH-XH)

Bộ phận

Tổng hợp

Bộ phận tiếp

nhận và trả

kết quả

Bộ phận

Hành chính -

Quản trị

Bộ phận Kế

toán - Tài

vụ



PHỤ LỤC ẢNH

Phòng Khách UBND huyện Yên Lập

Nhà Sàn truyền thống của UBND huyện Yên Lập



Phòng tiếp dân và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả



Phòng họp UBND huyện Yên Lập

Thiết bị phục vụ họp trực tuyến Radvision



Kho Lưu trữ UBND huyện Yên Lập



Một số trang thiết bị văn phòng tại UBND huyện Yên Lập

Máy Photocoppy; máy fax và điện thoại bàn



Một số nội quy, quy chế và bảng thông báo chương trình công tác tuần của Lãnh đạo

UBND huyện Yên Lập



Bài trí Phòng Văn thư UBND huyện Yên Lập



PHỤ LỤC 03: MỘT SỐ VĂN BẢN DO UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND &

UBND HUYỆN YÊN LẬP BAN HÀNH

1. Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện Yên Lập nhiệm kỳ 2011- 2016, ban

hành kèm theo Quyết định số 1025/QĐ-UBND, ngày 26 tháng 9 năm 2011;

2. Quyết định số 1829/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của UBND huyện Yên

Lập về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn

phòng HĐND & UBND huyện;

3. Bản phân công nhiệm vụ số 11/VP-PCNV ngày 12 tháng 3 năm 2015 về việc phân

công nhiệm vụ Lãnh đạo, chuyên viên và cán bộ Văn phòng HĐND&UBND huyện;

4. Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Yên Lập, ban hành kèm

theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng 7 năm 2014;

5. Kế hoạch số 131/KH-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2015, về việc thực hiện công

tác văn thư, lưu trữ huyện Yên Lập năm 2015;

6. Công văn số 894/UBND-VP ngày 14 tháng 12 năm 2015, về việc đôn đốc thực

hiện quy chế làm việc, các quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan

đơn vị trực thuộc;

7. Chương trình công tác của UBND huyện, giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

huyện năm 2016. Ban hành kèm theo Quyết định số 1809/QĐ-UBND ngày 30 tháng

12 năm 2015 của UBND huyện Yên Lập;

8. Nội quy trụ sở tiếp công dân huyện Yên Lập. Ban hành kèm theo Quyết định số

08/QĐ-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2016 của UBND huyện Yên Lập.

9. Quy chế Tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế

một cửa, một cửa liên thông thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập. Ban

hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2016 của UBND

huyện Yên Lập;



Education

Báo cáo thực tập tại UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ