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ESTRUCTURA FUNCIONAL Y SURGIMIENTO DE
LA GERENCIA FINANCIERA
La Gerencia Financiera fue aprobada por la
Resolución No. 93-154, d/f 5/11/93 del Honorable
Consejo Universitario, con atribuciones y
mandato de reporte a la Rectoría y cuya
estructura orgánica esta conformada por las
siguientes áreas: Tesorería, Contabilidad
Administrativa, Ejecución Presupuestaria y
Control Financiero Docente.
PRICIPALES FUNCIONES DE LA
GERENCIA FINANCIERA
Gestionar en coordinación con las demás autoridades
ante los organismos financieros del Gobierno Central,
la asignación y desembolso de los recursos económicos
y financieros de la institución.
Elaborar la nómina mensual de los servidores
universitarios en coordinación con las demás áreas
financieras de la universidad.
Realizar visitas periódicas a los organismos financieros
del Gobierno Central, con el propósito de darle
seguimiento a la asignación presupuestaria
correspondiente a la Subvención Ordinaria, así como el
requerimiento de partidas especiales o extraordinarias
requeridas por la institución, en determinados
momentos o situaciones especiales, en coordinación con
las autoridades.
Coordinar con la Dirección de la Oficina de
Planificación Universitaria y toda el área financiera la
formulación del presupuesto anual de la institución.
Promover y coordinar el seguimiento y aplicación de las
políticas financieras de la institución.
Servir de organismo asesor y apoyo de la
Rectoría en la aplicación y ejecución de los
recursos financieros.
Supervisión y seguimiento periódico de los
Fondos Generales, así como de las Cuentas
Especializadas de la Universidad,
Facultades, Centros Regionales y
Departamentos.
Garantizar que mensualmente el Departamento de
Ejecución Presupuestaria elabore la misma de
manera eficiente y que a su vez, sea canalizada a
los organismos estatales correspondientes como la
Dirección General de Presupuesto, Ministerio de
Hacienda, Cámara de Cuentas y a la Contraloría
General de la Nación.
Aprobar mediante cheques, previa revisión y
evaluación, la liberación periódica de fondos
requeridos por las Facultades, Centros Regionales,
y los Departamentos como Planta Física, Comedor
Universitario, Labo-UASD, Editora Universitaria,
Inmobiliaria UASD y el Plan de Vivienda.
Participar en las diferentes Comisiones y Consejos de las
distintas dependencias universitarias que manejan fondos
de la institución tales como: Comisión de Compras y
Suministros, Consejos de Administración del Economato
y ARS UASD, Comedor Universitario, Plan de Retiro,
Inmobiliaria UASD, Editora Universitaria, Comisión de
Obras y Concursos, y otras. En cumplimiento a la
Resolución No.2009-038 de fecha 08 de abril, del
Honorable Consejo Universitario.
Dirigir y Coordinar las labores de los Departamentos
Operativos del Área Financiera.
Proponer las políticas financieras por la que deba
guiarse la institución.
Procesar y mantener actualizadas todas lasinformaciones financieras de la institución.
Mantener en custodia, en coordinación con laTesorería todos los valores de la institución.
Administrar conjuntamente con las autoridades losrecursos financieros de la institución.
Proponer políticas y normas para el manejo de losfondos de las unidades descentralizadas y empresasproductivas.
Establecer conjuntamente con las autoridades loscriterios de inversión en los distintos renglones alos que se aplican los fondos.
Mantener informado a las autoridades competentessobre la disponibilidad y uso de los fondos de lainstitución.
Establecer conjuntamente con las autoridades
los criterios para el establecimiento de
prioridades en el manejo de los recursos.
Proponer medidas para el manejo económico y,
racional de los recursos de la institución.
Proponer fuentes alternativas de
financiamiento de las operaciones de la
institución.
Mantener contacto permanente con las
instituciones estatales y privadas, nacionales y
extranjeras que tengan vínculos financieros con
la institución.
Promover las acciones requeridas para el recibo
de los recursos que se adeuden a la institución y
ejecutar los pasos que se deben realizar a través
de las cuentas centralizadas.
Mantener pólizas de seguros para proteger los
bienes de la institución.
Liberar Fondos y otros documentos de la
institución.
Asesorar al Consejo Universitario y demás
autoridades en cuestiones financieras.
Proponer y ejecutar programas que garanticen
para suministrar capital necesario a las
distintas actividades que realiza la
Universidad.
Mantener fuentes de financiamiento a corto,
mediano y largo plazo, para proponerlas a las
autoridades en caso de ser necesario.
Llevar a cabo los arreglos bancarios para
recepción, custodia y desembolso de los valores
de la institución.
Orientar en el otorgamiento de crédito y el
cobro de cuentas y supervisar los arreglos para
el financiamiento de los planes que ponga en
práctica la Universidad.
FUNCIONES DE LA TESORERÍAGestionar conjuntamente con otros funcionarios
del área financiera las subvenciones, tantoordinarias como extraordinarias.
Inclusión en la nómina electrónica de lainstitución a los servidores y estudiantes queperciben pagos mensuales.
Ejecutar todas las solicitudes de transferenciade fondos de la institución.
Hacer las solicitudes de elaboración de girosbancarios de todas las unidades que lo soliciten.
Recepción y emisión al Banco de Reservas de lassolicitudes de préstamos.
Firma de todos los cheques emitidos por lainstitución.
Recepción y registro de asignacionespresupuestarias para programación y ejecuciónde los pagos a proveedores y gastosoperacionales para posterior entrega.
Reintegro de cheques a fondos institucionales.
Atención y verificación de reclamaciones depago.
Ejecución y control de retenciones yautorizaciones de pagos.
Informes disponibilidad de las cuentascentralizadas y descentralizadas.
Informes ingresos y egresos mensuales.
Informes ejecuciones de pago
Recepción, control y entrega cheques dediferentes dependencias para firma tesorero.
Registro, transacciones, actualizaciones einformes Depósitos de Terceros.
Remisión expedientes pagados y emisiones alDepartamento de Contabilidad Administrativa.
Coordinar la ejecución de los cobros.
Recibir y analizar los ingresos de Caja General.
Mantener custodia del efectivo ingresado yenviarlo al Banco de Reservas diariamente,preparar y remitir informes.
Coordinar la distribución de los cajeros a lasdiferentes dependencias.
Mantener fondo menudo y control sobremateriales para el funcionamiento de las cajas.
Distribuir constancias de depósitos a lasdependencias correspondientes.
Cobro de ventas de taquillas en el ComedorUniversitario.
Supervisar en sentido general, todos los cobrosque se realizan en los Centros Regionales ySede Central.
Intervenir y coordinar los diferentes procesos decobros que se ejecutan.
Crear los archivos intermedios en el Sistema deInformación Financiera con el objetivo de procesartodas las transacciones de los ingresos de la SedeCentral y los Centros Regionales.
Analizar y digitar los diferentes ingresoscorrespondientes a la Sede Central y los CentrosRegionales.
Velar que la secuencia de recibos de ingresoscorrespondiente a la Sede y los Centros Regionalesse estén utilizando correctamente de acuerdo a losprocedimientos y políticas establecidas.
Revisar todas las transacciones procesadas en elSistema de Información Financieracorrespondiente a los ingresos.
Realizar los cuadres diarios de efectivos de todoslos cajeros de la Sede Central y los CentrosRegionales.
Ejecutar los cambios en la plataforma del SistemaBanner para los cobros en los periodos dereinscripción y cursos de verano.
Analizar y proporcionar informaciones de losestados de cuentas de los estudiantes, nacionales yextranjeros, por concepto de inscripción y cursos deveranos.
Elaborar los informes de ingresos diarios ymensuales de la Sede Central y Centros Regionalesy remitirlos a los organismos correspondientes(Contabilidad Administrativa, Contraloría yPresupuesto).
Elaborar informes a las autoridades de lorecaudado en todos los procesos.
Ejecutar las exoneraciones remitidas por lasdiferentes Facultades.
Realizar actividades periódicas a los diferentesCentros Regionales con el objetivo de trazar laspautas a seguir en las aplicaciones de métodos yprocedimientos que sirvan para la eficiencia de loscobros de los diferentes servicios.
Ejecutar los diferentes descuentos que se realizan através de la nómina Docentes-Administrativas(Renglón 28, Cuentas por Cobrar) por conceptos deCursos Especiales, Monográficos, Maestrías,Seguros Médicos, Labo UASD, Productos FincaEngombe, Prestamos Personales Banco de Reservas,Faltantes a Cajeros, Raciones AlimenticiasComedor, Editora, Créditos Educativos, centrosRegionales y Otros.
Ejecutar los diferentes descuentos que se
realizan a través de nómina Docentes-
Administrativas (Renglón 23, Cuentas por
Cobrar), por conceptos de financiamiento de
Vehículos, Impuestos Aduanales y Póliza de
Seguro, así como generar los diferentes
informes de los mismos.
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD ADMINISTATIVA
Contabilidad General
Nóminas
Fondos Descentralizados
Activo Fijo
Archivo
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
La Sección de Contabilidad General
Conjuntamente con los FondosDescentralizados, maneja los registros de lascuentas especializadas.
Mantener al día los registros y preparaciónde los estados financieros.
La Sección de Nóminas
Tiene bajo su responsabilidad el pago deservidores: docentes, administrativos,jubilados contratados administrativos, Bet,monitores, grupos culturales y créditoseducativos.
Es importante señalar que la función de esta
sección es el ensamblaje de la nómina, con las
informaciones trabajadas en los sistemas de
información laboral (SIL) para los
administrativos y el sistema de información de
profesores (SIP) para los docentes y el sistema
de información de estudiantes (SIE).
La Sección de Activo Fijo
Supervisa y controla los bienes muebles einmuebles de la institución en general,inventarios, transferencias, descargos,préstamos y todos los movimientosrelacionados con el control de los bienes de lainstitución que están bajo la responsabilidadde las autoridades de cada unidad.
La sección de archivo
Maneja el archivo del área financiera donde seconcentra toda la documentación de laInstitución que da origen a los estadosfinancieros.
EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO
Supervisar la aplicación de todas las
disposiciones universitarias relativas a la
ejecución del presupuesto de la Universidad;
Elaborar y controlar el programa calendario
para la ejecución de los desembolsos de las
partidas rutinarias del presupuesto de la
Institución;
Recomendar la ejecución de los desembolsos
aprobados por las autoridades superiores;
Revisar y velar por el cumplimiento de las
disposiciones y reglamentaciones
relacionadas con el presupuesto;
Suministrar y obtener información de la DirecciónGeneral de Presupuesto del Gobierno Central;
Preparar los informes de los pagos a los Gremios,Cooperativas y ARS-UASD;
Analizar y evaluar los diferentes gastos corrientes,tales como servicios personales y no personales.
Analizar las solicitudes de desembolsos de laspartidas presupuestarias;
Recomendar transferencias de fondos entre losdiversos capítulos del presupuesto;
Preparar los informes financieros relativos alpresupuesto mensualmente, que sean exigidos porla Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES)y por las autoridades universitarias;
Preparar el informe mensual de la ejecución delpresupuesto y remitirlo a las institucionesgubernamentales: Dirección General dePresupuesto; Oficina Nacional de Planificación;Cámara de Cuentas de la RepúblicaDominicana; Banco Central de la RepúblicaDominicana; así como también a lasautoridades universitarias;
Colaborar con la Dirección General dePresupuesto, con las informaciones comunesrelativas a la ejecución presupuestaria;
Coordinar con la Oficina de PlanificaciónUniversitaria (OPLAU) las actividadesrelacionadas con la evaluación, formulación yelaboración del presupuesto.
CONTROL FINANCIERO DOCENTE
Controlar a los profesores (as) que imparten
clases en la sede central y en los Centros
Universitarios Regionales.
Controlar la presencia en aula de cada uno de
los profesores o docentes en horario de 7: AM a
10:P. M. en la Sede y en los Centros
Universitarios Regionales.
Introducir cada día en el módulo de informática
las ausencias por falta a clases.
Recibir de cada una de las Escuelas, las
excusas de los profesores (as).
Recibir de la Dirección del Personal Académico
(OPAC) las licencias de los profesores.
Aplicar el descuento 06, por falta a clases.
Preparar los resúmenes semanales por falta a
clases.
Analizar las excusas y las licencias de los
profesores (as).
Remitir mensualmente al área Financiera, al
Rector, Vicerrectores Administrativo y Docente,
Contabilidad Administrativa, Contraloría y al
Gerente Financiero, el resumen por falta a
clase con monto a descontar.
La oficina de Control Financiero inicia sujornada de trabajo de lunes a sábado, en horariode 7:00 a.m. a 10: p.m., durante ese periodo sereciben todos los reclamos de los docentes y sele da servicios a los demás departamentos.
Al final de cada semestre, se prepara elresumen de inasistencia, por profesores, asícomo también el por ciento de inasistenciageneral y el cuadro resumen semestral de faltaa clase por Escuela y Facultad.
La estructura de la oficina está compuesta porun Director, un Sub-director, un Coordinador delos Centros Regionales, los Supervisores, unaSecretaria, una Mensajera y el cuerpo deBedeles.
El Director le rinde un informe al Señor Rector y alVicerrector Docente antes de aplicar el descuentos 06y al mismo tiempo solicita su autorización paratransferir a nómina el descuento por falta a clase.
Despachar semanalmente a cada uno de los CentroRegionales el control de asistencia de los profesores através del Director de la Coordinación de los Centros.
Recibir de los Directores de cada Centro el control deasistencia ya trabajado para digitar las ausencias.
Solicitarle reembolso a los docentes que se les hayaaplicado descuento por falta a clase, con licencia o conexcusa válida.
Velar a través del personal de los bedeles que cadaedificio se mantenga en orden y en silencio.
Reportar a Planta física las aulas que no tengan
energía eléctrica, a los fines de corregir las
averías.
Fiscalizar con el Director, Sub-director y el
Coordinador de los Centros Regionales el fiel
cumplimiento de los Supervisores y bedeles que
estén asignado en Cada Centro Regional.
Fiscalizar el cumplimiento del trabajo de los
Supervisores de Bedeles de la tanda matutina y
vespertina a los fines de que estos cumplan con
las tareas asignadas.
