20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah

PENGENALAN

Selamat datang ke Topik 8. Topik ini berkisar kepada alat penyelesaian masalah di mana kita akan melihat pelbagai alat yang selalu digunakan dalam penyelesaian masalah. Alat-alat ini akan membantu anda dalam memahami situasi yang rumit dan sukar. Tanpa alat-alat ini, sesetengah masalah akan menjadi kompleks. Jika digunakan dengan betul, alat-alat ini boleh membantu anda dalam memecahkan masalah kepada komponen-komponen yang boleh dikendali, dan ini seterusnya dapat membantu dalam pembinaan penyelesaian. Terdapat enam alat utama penyelesaian masalah yang anda akan pelajari sebentar lagi. Kita akan mulakan dengan peralatan umum yang paling mudah iaitu

TTooppiikk

88

Alat Penyelesaian Masalah

HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menyenarai alat paling umum yang digunakan dalam penyelesaian masalah;

2. Menghurai percambahan minda, penanda aras, gambar rajah kesan dan sebab, carta alir, analisis SWOT dan matriks senarai keutamaan sebagai alat penyelesaian masalah;

3. Menentukan bila dan bagaimana setiap alat penyelesaian masalah digunakan; dan

4. Mengaplikasi alat bersesuaian secara berkesan pada masalah yang anda hadapi.

TOPIK 8 ALAT PENYELESAIAN MASALAH

168

percambahan minda. Ini diikuti oleh alat yang lebih kompleks iaitu penanda aras, gambar rajah sebab dan kesan, carta alir, analisis SWOT, dan matriks keutamaan. Setiap alat ini secara umumnya akan diterangkan dari segi definisi, dan bagaimana menggunakannya. Sudahkah anda bersedia untuk mempelajari keenam-enam alat ini? Mari kita mulakan!

PERCAMBAHAN MINDA

Kita mulakan topik ini dengan percambahan minda. Pertama sekali, mari kita pelajari apakah itu percambahan minda?

(a) Apakah percambahan minda?

Sedarkah anda bahawa kita sebenarnya menggunakan percambahan minda dalam cara yang tidak formal dalam banyak situasi kehidupan harian. Katakan anda bersama sekumpulan rakan cuba membuat keputusan hendak makan di mana. Anda mungkin terlibat dalam bentuk percambahan minda paling asas iaitu semua orang memberi cadangan hendak makan di mana dan yang mana kebanyakan rakan anda setuju, itulah yang dipilih. Percambahan minda boleh dimulakan oleh sesi „mencambah‰ dengan perkataan-perkataan terpilih secara rawak. Perkataan ini bertindak sebagai pemangkin bagi menjana idea.

Memandangkan idea di sebalik percambahan minda ialah membuka satu kemungkinan tak dijangka bersifat pelbagai dan menghapuskan prekonsepsi yang mungkin dikaitkan dengan masalah, adalah penting tiada kritikan idea semasa percambahan minda. Idea-idea sepatutnya dianalisis dengan kritikal untuk membuang kemungkinan yang kurang berkesan atau praktikal hanya selepas sesi percambahan minda itu selesai.

(b) Siapa menggunanya? Tahukah anda siapa yang menggunakan teknik ini? Sesiapa sahaja patut dijemput bersama menyertai sesi percambahan minda. Umumnya, terdapat had praktikal bagi siapa yang sepatutnya menyertai tetapi dengan alat yang betul (hardware), beratus orang boleh terlibat (seperti sesi atas talian). Lebih ramai yang terlibat, lebih lama idea terkumpul, dan ini kadang kala menyebabkan lebih sukar untuk menentukan satu idea yang terbaik. Namun, ada kebaikannya jika ramai yang terlibat dalam sesi percambahan minda, iaitu terjelmanya idea-idea baru dan radikal. Jika anda menjemput

8.1

Percambahan minda adalah satu teknik yang membantu satu kumpulan menjana sebanyak mungkin idea dalam masa yang singkat.

TOPIK 8 ALAT PENYELESAIAN MASALAH 169

orang dengan perspektif yang berbeza, anda berkemungkinan dapat melihat lebih penjanaan idea inovatif oleh kumpulan itu.

(c) Bagaimana menggunanya? Bagaimanakah caranya untuk kita menggunakan percambahan minda ini? Percambahan minda boleh dilaksanakan dengan mengikuti enam langkah berikut:

(i) Definisikan dan bersetuju dengan objektif. Jelaskan kepada ahli apa tujuan sesi percambahan minda ini dilakukan.

(ii) Jelaskan kaedah yang akan digunakan. Beritahu ahli-ahli yang anda terbuka pada apa jua idea dan pandangan lain supaya ahli-ahli boleh meluahkan banyak idea kreatif.

(iii) Berikan masa untuk merujuk kembali tujuan sesi itu. Minta ahli-ahli memikirkan tentang objektif yang dicadang atau topik dalam satu jangka masa yang ditetapkan.

(iv) Jana idea. Inilah bahagian sesi percambahan minda yang sebenarnya. Ahli-ahli kumpulan akan mencadang idea dan penyelesaian, manakala anda mencatitnya di atas carta flip (flip chart).

(v) Bincangkan idea-idea. Apabila senarai sudah lengkap, berbincanglah dengan ahli-ahli untuk:

• Menjelaskan maksud sesetengah idea,

• Menggabungkan idea-idea yang mengandungi maksud yang sama, dan

• Membuang idea yang keluar dari topik.

(vi) Akhir sekali, capai persetujuan. Semasa anda berbincang dengan yang lain di dalam kumpulan, akan ada yang bercanggah pendapat tentang idea dan pendapat yang diberikan. Walau bagaimanapun, pastikan kumpulan bersetuju dengan idea yang diterima daripada sesi percambahan minda. Benarkan diri anda mengambil masa selama lima hingga 15 minit untuk mencapai kata sepakat. Akhir sekali, anda dan ahli-ahli lain perlu sedar bahawa idea yang dipersetujui ramai adalah penyelesaian terbaik bagi masalah tersebut.

Selain itu, bagi memastikan percambahan minda sebagai teknik yang berguna dan berkesan ketika digunakan, anda perlulah mematuhi beberapa garis panduan.Terdapat lima garis panduan yang boleh diikuti, seperti berikut:

(i) Seorang ketua perlu dicalonkan bagi mengawal sesi percambahan minda. Beliau perlu mendefinisi masalah, menetapkan kriteria dan


170

memantau sesi itu. Beliau juga perlu bertindak sebagai pemangkin untuk memulakan perbincangan dan menggalakkan penyertaan aktif daripada semua yang terlibat. Sebaik mungkin, beliau tidak perlu memberikan ideanya sendiri kerana ini mungkin akan menyekat peluang orang lain memberi idea.

(ii) Sebarang sesi percambahan minda perlu melibatkan individu daripada pelbagai bidang dan kepakaran agar keputusan yang dibuat mengambil kira sudut dan pandangan daripada pelbagai aspek dan bidang.

(iii) Elemen gembira atau lucu boleh dimasukkan ke dalam latihan percambahan minda. Ini dilakukan dengan cara menggalakkan kreativiti seperti membenarkan penjanaan idea-idea yang tidak praktikal. Anda perlu ingat bahawa tiada isu „idea bodoh‰ dalam sesi percambahan minda. Walau bagaimanapun, ketua perlu memastikan ahli berada dalam perspektif dan had yang munasabah. Misalnya, jika sekumpulan ahli perancang bandar duduk bersama memikirkan masalah sampah berlebihan, menghantar sampah ke Marikh bukannya satu idea yang munasabah.

(iv) Sebagaimana dinyatakan tadi, pentingnya tiada kritikan atau penilaian idea semasa sesi dijalankan kerana ini mungkin menghadkan kreativiti.

(v) Sesi sepatutnya direkod untuk penilaian pada masa hadapan. Ini boleh dilakukan dengan mencatat nota tetapi yang adalah lebih ideal merekod secara audio atau video untuk menonjolkan atmosfera kreativiti dan individu yang paling kreatif.

Akhir sekali, tahukah anda bahawa latihan percambahan minda boleh dilaksanakan oleh individu secara berasingan, dalam kumpulan, atau gabungan kedua-duanya? Ini adalah kerana percambahan minda secara individu mungkin boleh menghasilkan lebih kepelbagaian dalam idea tetapi pembinaan idea itu tidak dilakukan dengan baik.

(d) Percambahan minda individu dan kumpulan Sebaliknya, percambahan minda secara berkumpulan pula mungkin kurang menjana idea tetapi cenderung untuk membina idea yang lebih mendalam. Selain itu, tahap kreativiti dan pengetahuan antara ahli kumpulan cenderung membenarkan lebih penerokaan terhadap apa jua idea. Walau bagaimanapun, terdapat satu masalah dengan percambahan minda secara berkumpulan iaitu individu yang amat kreatif tetapi tidak suka bercakap atau malu bercakap cenderung untuk kurang menyumbang. Ini merupakan satu kerugian daripada segi sumbangan idea yang bernas.


PENANDA ARAS

Sekarang kita beralih pula ke penanda aras. Sebelum kita pergi lebih jauh, pertama sekali tahukah anda apakah maksud penanda aras?

(a) Apa dia penanda aras? Penanda aras adalah proses mengukur dan membanding proses-proses dalaman organisasi dengan proses-proses dalaman organisasi lain yang mempunyai amalan terbaik untuk mengkaji cara memperbaiki proses-proses tersebut. Selain itu, ia merupakan satu teknik yang digunakan untuk membina idea-idea baru bagi penambahbaikan dengan cara menentukan, memahami dan mengadaptasi proses-proses terpilih.

(b) Siapa penggunanya? Siapakah yang menggunakan teknik ini? Mana-mana pihak yang mempunyai minat tersendiri boleh menggunakannya. Namun perlu diingat bahawa anda perlu melibatkan individu yang berpengetahuan dalam proses-proses yang sedang dianalisis kerana penglibatan mereka adalah penting dan amat diperlukan.

(c) Bagaimana menggunanya? Bagaimanakah pula cara menggunakannya? Terdapat lapan cara untuk kita menggunakan teknik penanda aras, seperti berikut:

(i) Pilih sebuah organisasi yang anda hendak buat sebagai penanda aras.

(ii) Hubungi organisasi yang hendak ditanda aras bagi menjelaskan keinginan anda.

(iii) Jika boleh, lawati organisasi itu untuk mengumpul data:

8.2

Dalam sesi percambahan minda, selalu terdapat kecenderungan untuk mengenepikan idea-idea yang nampak seolah-seolah tidak/kurang bagus, walau pun terdapat usaha untuk tidak melakukannya. Fikirkan peraturan yang anda boleh pakai untuk menggalakkan perkara seperti ini tidak berlaku semasa sesi percambahan minda (misalnya, „idea-stopper‰ perlu tinggal lebih lama untuk membersih bilik selepas sesi dibuat). Anda mungkin mahu percambahan minda idea tentang hal ini.

AKTIVITI 8.1


172

• Fikirkan maklumat apa yang anda ingin kumpulkan.

• Hantar soalan-soalan ke organisasi yang hendak dilawati terlebih dahulu supaya mereka boleh bersedia dengan lawatan anda.

(iv) Pastikan agenda lawatan anda sudah sedia dan lengkap.

(v) Tentukan mesyuarat, dan kemudian lawati organisasi yang hendak ditanda aras dan kumpulkan jawapan kepada persoalan anda.

(vi) Perkongsian maklumat seharusnya wujud secara bersama, dan anda sepatutnya bersetuju menyediakan data yang boleh dibanding tentang organisasi anda sendiri dengan organisasi yang ditanda aras.

(vii) Analisis perbezaan dalam proses-proses antara organisasi anda dan organisasi yang ditanda aras.

(viii) Bentangkan hasil penemuan kepada ahli kumpulan, kemudian tentukan sasaran baru dan guna hasil dalam proses penambahbaikan tersebut.

GAMBAR RAJAH SEBAB DAN KESAN

Alat penyelesaian ketiga yang akan anda pelajari ialah gambar rajah sebab dan kesan. Pertama sekali, tahukah anda apakah maksud gambar rajah sebab dan kesan ini?

(a) Apakah dia gambar rajah sebab dan kesan? Gambar rajah kesan dan sebab merupakan teknik yang menggabungkan percambahan minda dengan kegunaan satu peta konsep.

Ia berguna dalam membantu kita mengambil kira kesemua sebab masalah lebih jauh dari apa yang boleh kita bayangkan pada mulanya. Terdapat beberapa gambar rajah alternatif berkaitan tentang sebab dan kesan yang termasuklah gambar rajah ikan atau tulang ikan dan gambar rajah ishikawa. Anda boleh merujuk Rajah 8.1 dan Rajah 8.2 yang menunjukkan gambar rajah tulang ikan dan contohnya.

8.3


Rajah 8.1: Komponen utama gambar rajah tulang ikan

Rajah 8.2: Satu contoh gambar rajah tulang ikan yang kompleks


174

Berdasarkan dua rajah tadi, cuba anda perhatikan jumlah sebab atau faktor yang boleh terkandung dalam sesuatu gambar rajah? Bagaimanakah gambar rajah ini boleh membantu dalam mengenal pasti sebab sesuatu masalah? Cuba anda fikirkan.

(b) Bagaimana menggunakan alat ini? Bagaimanakah pula caranya untuk kita menggunakan alat ini? Anda boleh mengikuti lima langkah berikut untuk membina dan menggunakan gambar rajah sebab dan kesan. Kita akan merujuk Rajah 8.2 sebagai contoh untuk menggambarkan bagaimana gambar rajah tulang ikan dibuat berdasarkan lima langkah ini:

(i) Kenal pasti masalah: Pada sebelah kiri kertas, tulis masalah dan kemudian lukis satu garisan secara mendatar merentas kertas bermula daripada masalah.

(ii) Fikirkan faktor-faktor utama yang terlibat: Lukis garisan-garisan berlabel daripada tengah garisan yang dilukis di atas bagi mewakili setiap faktor yang menyumbang kepada masalah. Teroka semua faktor terlibat sehingga semua telah termasuk. Faktor-faktor yang diambil kira mungkin merangkumi keterlibatan orang, sistem, alat, bahan dan sebagainya.

(iii) Kenal pasti sebab-sebab yang mungkin: Ambil kira faktor yang mungkin berkaitan dengan sebab masalah yang anda telah kenal pasti di atas. Lukiskan ini dengan garisan mendatar lebih kecil dari garisan yang dilukis pada bahagian (ii) di atas.

(iv) Analisis gambar rajah anda: Teroka setiap faktor dengan lebih mendalam. Siasat sama ada penilaian anda adalah betul dan sama ada anda perlukan pencarian lebih lanjut tentang sebab-sebab masalah.


CARTA ALIR

Alat penyelesaian masalah keempat yang akan diperkenalkan kepada anda ialah carta alir. Pertama sekali, anda perlu mengetahui apakah yang dimaksudkan dengan carta alir. Tahukah anda apakah maksudnya?

(a) Apa dia carta alir? Carta alir ialah satu bentuk gambar rajah sistem yang dipermudahkan untuk mempamerkan bagaimana langkah-langkah dalam satu proses berkaitan antara satu sama lain. Carta alir merupakan satu alat yang berguna dalam penyelesaian masalah kerana ia membantu kita mendefinisi dan menganalisis masalah. Selain itu, ia juga dapat memberi gambaran langkah demi langkah yang jelas tentang potensi sebab-sebab masalah. Pendekatan langkah demi langkah ini membenarkan kita mereka bentuk penyelesaian bagi bidang-bidang spesifik yang memerlukan penambahbaikan.

(b) Bagaimana menggunakannya? Apakah komponen-komponen dalam carta alir? Berikut adalah komponen-komponen yang terlibat dalam carta alir:

(i) Simbol-simbol yang dikaitkan dengan anak panah mewakili langkah-langkah proses dan hubungan mereka.

8.4

Masalah: Lebih ramai pelajar sekolah pergi ke kafe siber selepas sekolah

Gunakan diagram tulang ikan untuk mengenal pasti punca sebab-sebab masalah. Faktor penyebab dikategorikan kepada 4M (Manpower, Machines, Methods, Materials). Kategori utama lain yang selalu digunakan ialah:

(a) 4P (Place, Procedure, People, Policies)

(b) 4S (Surrounding, Suppliers, Systems, Skills) Anda boleh menggunakan satu daripada kategori di atas, gabungan apa jua cara atau kaedah sendiri. Kategori-kategori ini bukanlah acuan di dalam batu (cast in stone); ia adalah untuk membantu anda mengorganisasikan idea anda dengan lebih tersusun.

SEMAK KENDIRI 8.1


176

(ii) Tiga simbol utama digunakan dalam melukis carta alir.

• Bulatan memanjang digunakan bagi mewakili permulaan atau tamatnya sesuatu proses;

• Segi empat bagi menunjukkan arahan atau tindakan; dan

• Tiga segi mewakili keputusan (lihat Rajah 8.3 dan Rajah 8.4).

Terdapat banyak lagi simbol yang boleh digunakan di dalam carta alir. Anda boleh mencari apakah simbol-simbol tersebut di Internet.

(iii) Setiap simbol dilabel bagi menunjukkan apa yang diwakilinya dan semua adalah berkait antara satu sama lain dengan anak panah bagi menunjukkan kemajuan proses.

Rajah 8.3: Bahagian komponen satu carta alir biasa


Rajah 8.4: Satu carta alir mudah menunjukkan satu proses dan mengenal pasti

bagaimana ia meneruskan/maju

(c) Melukis carta alir Jadi, bagaimanakah caranya melukis carta alir menggunakan komponen-komponen yang telah dibincangkan tadi? Terdapat lima langkah dalam melukis carta alir. Lima langkah tersebut ialah:

(i) Mula dengan menyenaraikan semua tugasan berhubung dengan proses yang anda kaji;

(ii) Lukis dan labelkan 'MULA' di carta alir (di dalam bulatan memanjang);


178

(iii) Teruskan membina carta alir dengan melukis tindakan dan keputusan yang bersesuaian dalam turutan supaya semua ini dapat dihubungkan dengan anak panah. Jangan lupa menggunakan simbol yang betul bagi setiap tugasan.

(iv) Teruskan membuat carta alir sehingga anda sampai ke tamat. Label tugasan akhir sebagai 'TAMAT' (di dalam bulatan memanjang, sama seperti Langkah ii); dan

(v) Cuba sedaya upaya memadankan setiap proses di atas pada SEHELAI kertas sahaja. Jika proses anda terlalu rumit untuk dilukis, cuba lihat semula. Sekiranya carta alir tersebut perlu diteruskan melangkaui keluasan sehelai kertas, anda perlu menggunakan simbol dikenali sebagai 'penyambung'. Penyambung ini adalah berbentuk bulatan nombor dan ianya digunakan untuk menghubungkan carta alir yang berasingan.

Cuba anda perhatikan kegunaan bentuk-bentuk yang telah diterangkan tadi dan bagaimana ia digunakan dalam Rajah 8.4. Adakah anda rasa mudah atau tidak? Mari kita cuba dengan membuat semak kendiri berikut.

ANALISIS SWOT

Sekarang kita beralih pula ke analisis SWOT. Seperti biasa, anda perlu mengetahui apakah itu yang dimaksudkan SWOT. Tahukah anda apakah maksudnya?

(a) Apa dia SWOT? SWOT ialah singkatan bagi KEKUATAN (STRENGTH), KELEMAHAN (WEAKNESSES), PELUANG (OPPORTUNITIES) dan ANCAMAN (TREATS). SWOT merupakan satu teknik yang selalu digunakan dalam konteks perniagaan bagi membolehkan organisasi mengenal pasti bidangnya dalam sesuatu pasaran.

8.5

Proses: Bagaimana hendak membuat tiga cawan kopi yang berbeza:

(a) Tiada susu atau gula;

(b) Mengandungi susu atau gula; dan

(c) Mengandungi susu tetapi tiada gula. Cuba anda lukis satu carta alir bagi proses di atas.

SEMAK KENDIRI 8.2


Selain itu, ia juga boleh digunakan secara peribadi untuk memahami cara terbaik bagi anda mengambil kesempatan terhadap kebolehan dan kelebihan anda sendiri untuk berjaya. Analisis SWOT juga membolehkan anda membuka peluang yang mungkin anda sendiri tidak sedar selain membantu anda bersedia untuk menghadapi ancaman atau bahaya yang akan datang. Bilakah masanya analisis SWOT boleh digunakan? Analisis SWOT boleh digunakan dalam banyak konteks berbeza. Konteks yang paling berkesan adalah apabila digunakan sebagai alat dalam situasi di mana terdapatnya persaingan daripada orang lain. Ini merangkumi bukan sahaja persekitaran perniagaan tetapi juga aktiviti-aktiviti lain seperti sukan (terutamanya sukan berpasukan seperti bolasepak). Anda boleh melihat Rajah 8.5 bagi memahami bagaimana analisis SWOT dilakukan.

Rajah 8.5: Ilustrasi analisis SWOT (analisis menyeluruh tentang keseluruhan situasi)

(b) Bagaimana menggunakannya?

Akhir sekali, bagaimanakah caranya menggunakan SWOT? Berdasarkan Rajah 8.5, anda dapat membuat:

(i) Analisis Dalaman: Kaji kekuatan dan kelemahan organisasi anda, dan nilaikan keupayaan organisasi anda.

(ii) Analisis Luaran: Daripada fakta utama dalam analisis persekitaran, kenal pasti peluang dan ancaman yang terbuka bagi organisasi anda. Maklumat tambahan boleh didapati daripada pengguna atau pelanggan anda dengan cara tinjauan atau menggunakan „lembaran catatan‰ (tally sheet).


180

(iii) Tentukan sama ada data yang terkumpul merangkumi peluang luaran atau ancaman.

(iv) Melalui maklumat yang dikumpul dalam Langkah i dan ii, bentangkan data dalam bentuk jadual.

(v) Maklumat dalam bentuk jadual ini boleh digunakan untuk membina strategi yang dapat:

• memaksimumkan kekuatan dan peluang organisasi anda;

• mengurangkan kelemahan; dan

• meminimumkan ancaman yang dihadapi supaya objektif organisasi boleh tercapai.

MATRIKS KEUTAMAAN

Akhir sekali, mari kita lihat alat penyelesaian terakhir yang akan kita pelajari iaitu matriks keutamaan. Sebelum kita pergi jauh, adakah anda tahu apa maksudnya?

(a) Apa dia matriks keutamaan? Matriks keutamaan ialah satu alat yang berguna untuk mencapai persetujuan dalam satu kumpulan bagi penyelesaian masalah atau pembuatan keputusan. Ia membenarkan anda menyusun isu-isu berdasarkan skor dalam kriteria tertentu yang mengikut kepentingan anda atau pasukan anda. Ini membuatkannya menjadi alat yang berguna bagi masalah mengikut keutamaan.

(b) Bagaimana menggunakannya? Bagaimanakah cara untuk kita menggunakannya? Terdapat lima langkah dalam matriks keutamaan yang perlu anda ikuti. Lima langkah tersebut ialah:

8.6

Cari maklumat lanjut tentang analisis SWOT dari laman sesawang berikut dan bincangkan dengan rakan anda manakah yang lebih bagus penerangannya:

1. http://www.quickmba.com/strategy/swot/

2. http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_05.htm

AKTIVITI 8.2


(i) Jalankan satu sesi percambahan minda dan penuhkan matriks keutamaannya.

(ii) Di dalam lajur pertama, tuliskan masalah yang dinyatakan dalam sesi percambahan minda itu.

(iii) Di dalam lajur kedua hingga keempat, definisikan kriteria anda. Contoh kriteria biasa ialah:

• Kekerapan: Berapa kerap masalah timbul?

• Kepentingan: Masalah mana yang paling penting berdasarkan pada kriteria terpilih?

• Boleh dilaksanakan: Sejauh mana usaha menyelesaikan masalah terpilih adalah praktikal dan realistik?

(iv) Anda boleh membina apa jua kriteria yang anda rasa penting bagi masalah anda. Kriteria lain termasuklah kos, nilai, keselamatan, masa dan tempoh.

(v) Selepas sahaja anda habis mendefinisikan kriteria, biarkan individu yang menyertai dalam pembinaan penyelesaian mengundi. Setiap orang boleh mengundi setiap kriteria (selalunya sebanyak tiga kali). Jumlah undi ini membolehkan anda menyusun masalah anda mengikut keutamaannya.

Jadual 8.1 menunjukkan satu contoh matriks keutamaan yang dibina oleh sekumpulan individu. Ia adalah untuk mendapatkan kata sepakat tentang bagaimana mengendalikan masalah umum yang dihadapi oleh sebuah organisasi hospital tertentu.


182

Jadual 8.1: Menyusun Keutamaan Masalah Menggunakan Matriks Keutamaan

Masalah Kekerapan Kepentingan Boleh Dilaksanakan

Jumlah Markah

Tiada temujanji waktu tenghari 5 0 0 5

Lewat mendaftar 6 1 5 12 Analisis makmal tidak lengkap 9 11 6 26

Jagaan pergigian tidak cukup 10 12 8 30

Doktor tidak mencukupi 6 0 5 11 Tidak cukup bahan makmal 3 0 0 3

Ambulans rosak 0 3 0 3 Pengasingan pesakit 7 12 11 30 Masa menunggu lama 7 14 15 36 Pesakit tidak menghormati staf 4 6 10 20

Akhir kata, anda boleh meneroka Internet untuk mengetahui apakah alat-alat penyelesaian masalah yang lain. Antara alat menarik yang mungkin menarik perhatian anda ialah:

(a) Penghargaan (maklumat lanjut di laman http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_01.htm);

(b) „Drill Down‰ (maklumat lanjut di laman http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_02.htm); dan

(c) Gambar rajah sistem (maklumat lanjut di laman http://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_04.htm).

Sebagai penutup, berikut adalah garis panduan asas yang boleh anda ikuti bagi mencari penyelesaian terhadap sesuatu masalah:

• Jika masalah yang ingin anda selesaikan sudah pun diselesaikan orang lain, pelajarilah terlebih dahulu penyelesaian tersebut, walau pun anda ingin memperbaikinya.

• Mula dengan menyelesaikan versi termudah bagi masalah tersebut.

• Bina penyelesaian anda secara meningkat.

• Elakkan dari menfokus pada satu penyelesaian.

• Elakkan tanggapan tersembunyi.

• Bersabar dan tekun.

• Jangan mengharap untuk menjumpai jawapan yang tekal.


• Alat-alat penyelesaian masalah merangkumi teknik-teknik mudah dan biasa

digunakan seperti gambar rajah alir ke teknik khusus seperti analisis SWOT.

• Alat ini digunakan bagi mengendali analisis terperinci terhadap masalah untuk membantu anda melihat banyak faktor dalam cara berstruktur dan bermetodologi.

• Alat penyelesaian masalah boleh dibahagikan kepada dua kategori. Set pertama mengandungi alat umum yang boleh digunakan untuk menyelesai apa jua situasi. Ini merangkumi: percambahan minda, penanda aras, gambar rajah kesan dan sebab; dan carta alir.

• Set kedua diaplikasikan pada situasi khusus. Ini termasuklah analisis SWOT; meramal dengan spreadsheet; analisis risiko.

• Percambahan minda adalah satu kaedah untuk membina penyelesaian kreatif bagi masalah dengan memikirkan sebanyak mungkin penyelesaian dan dengan menekankan idea sejauh mungkin.

• Penanda aras ialah satu tenik di mana anda membandingkan proses-proses satu organisasi dengan organisasi serupa untuk mengkaji cara bagi memperbaiki proses-proses itu.

• Gambar rajah sebab dan kesan membantu anda memikirkan melalui sebab-sebab masalah dengan teliti. Pendekatan ini menggabungkan percambahan minda dengan penggunaan peta konsep. Gambar rajah sebab dan kesan juga dikenali sebagai gambar rajah tulang ikan dan gambar rajah Ishikawa.

Bina satu matriks keutamaan dengan rakan sekelas, rakan sekerja atau keluarga anda. Apakah isu semasa yang paling penting pada anda dan rakan sekelas/sekerja anda? Pilih apa sahaja isu yang menarik perhatian anda (isu kontemporari dan terkini adalah satu pilihan menarik; cuba cari dalam suratkhabar isu-isu atau masalah yang anda fikirkan perlu diberi perhatian). Kendalikan isu pilihan tersebut melalui satu matriks keutamaan. Adakah anda akan mendapat hasil yang menarik dan tidak terjangka?

AKTIVITI 8.3


184

• Carta alir ialah gambar rajah menunjukkan bagaimana langkah-langkah dalam satu proses sepadan bersama. Ini membuatkannya menjadi alat yang berguna bagi menunjukkan bagaimana proses-proses dijalankan. Ia juga dapat mendokumentasikan secara jelas bagaimana sesuatu kerja itu dilakukan.

• Analisis SWOT ialah satu teknik yang berkesan bagi memahami kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness), dan juga mencari peluang (opportunity) dan ancaman (treat).

• Matriks keutamaan ialah satu teknik yang berguna di mana anda boleh menggunakannya dengan ahli pasukan lain untuk mencapai persetujuan tentang sesuatu isu. Matriks membantu anda menyusun masalah atau isu (selalunya dijana melalui percambahan minda) dengan kriteria tertentu yang penting pada anda.

Alat penyelesaian masalah

Analisis SWOT

Carta alir

Gambar rajah sebab dan kesan

Matriks keutamaan

Penanda aras

Percambahan minda

1. Alat-alat penyelesaian masalah boleh dibahagikan kepada dua kategori.

Apakah DUA kategori ini? Berikan contoh alat dalam setiap kategori ini.

2. Sebelum menyelesaikan masalah dan sebelum memilih alat paling sesuai untuk menyelesaikan masalah, anda terlebih dahulu perlu merancang penyelesaian. Apakah kepentingan merancang proses penyelesaian masalah?

3. Apakah maksud percambahan minda dan berapa kerap ia digunakan?

4. Bagi memastikan kejayaan percambahan minda, terdapat beberapa peraturan yang perlu diikuti. Apakah peraturan-peraturan tersebut?

5. Gambar rajah sebab dan kesan membantu anda memikirkan tentang sebab-sebab masalah secara teliti. Pendekatan ini menggabungkan percambahan minda dengan kegunaan peta konsep. Kebaikan utamanya ialah ia membuatkan anda memikirkan semua sebab masalah, daripada hanya


menfokus pada yang ketara sahaja. Ini dikenali sebagai gambar rajah tulang ikan dan gambar rajah Ishikawa. Bagaimanakah gambar rajah-gambar rajah ini dibina? Huraikan dengan ringkas langkah-langkah yang terlibat dan lukis satu gambar rajah bagi menggambarkannya.

6. Apakah maksud carta alir? Bolehkah anda bina satu carta alir mudah untuk menunjukkan sesuatu proses asas pilihan anda?

7. Apakah maksud analisis SWOT?

8. Matriks keutamaan ialah satu teknik yang berguna untuk anda gunakan bersama ahli pasukan bagi mencapai persetujuan tentang sesuatu isu. Bagaimanakah caranya anda menyusun keutamaan isu-isu yang perlu diberi perhatian?

DeBono, E. (1992). Serious creativity. New York:Harper Business. Harris, R.(1998). Introduction to problem solving. Retrieved December 2, 2011, from http://www.virtualsalt.com/crebook3.htm. MindTools.com. (2010). Problem solving techniques. Retrieved December 2, 2011, from http://www.mindtools.com/pages/main/newMN_TMC.htm.

Education

20140414111308 topik 8 alat penyelesaian masalah