การใชงานระบบงานสารบรรณ

หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร กองบรหารงานทวไป

(ภาคปฏบต)

คมอ

เอกสารเลมน เปนคมอการใชงานระบบงานสารบรรณ โดยมวตถประสงคเพอใชเปนคมอแสดงวธ

ปฏบตงาน สำาหรบผปฏบตงานประจำาภายในหนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร โดยสามารถหมนเวยนหรอ

ปฏบตงานแทนกนได และจะเปนประโยชนอยางยง สำาหรบผปฏบตงานใหม

เนอหาภายใน ประกอบดวย Work flow วธปฏบต และขนตอนการทำางานในหนวยยอย ๆ ภายในงาน

สารบรรณ ทงระบบ Manual และระบบอเลกทรอนกส

ผจดทำาหวงเปนอยางยงวา คมอปฏบตงานเลมน จะเปนประโยชน และอำานวยความสะดวกใหแกผปฏบต

งานดานสารบรรณใหสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพยงขน

นางสาวรจนา คงสข

หวหนางานบรหารเอกสาร

นายเอกสทธ เผาวฒนา

นกวชาการสารสนเทศ

คมอการใชงานระบบสารบรรณ

Contentรจกงานสารบรรณ 6

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 10

(1) การรบและลงทะเบยนรบหนงสอ 12

(2) การออกเลขทหนงสอ 22

(3) การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ 30

(4) การเวยนหนงสอ 36

(5) การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย 42

(6) Note 43

(7) ภาคผนวก

อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ 44

ประกาศ นโยบายและแนวทางการปฏบตงาน 45

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (MUSIS)

76

รจก งานสารบรรณ

การรบและ

ลงทะเบยนรบหนงสอ

(1) (2) (3) (4)

(5)

การออกเลขทหนงสอ

การรบและสงหนงสอ

ทางเมลมหาวทยาลย

การเวยนหนงสอการออกเลขทคำาสง

ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

เ ม อ ม ห น ง ส อ จ า ก

ห น ว ย ง า น ภ า ย ใ น / ภ า ย น อ ก

ส ง ถ ง ผ บ ร ห า ร ม ห า ว ท ย า ล ย

หนวยสารบรรณ งานบรหารเอกสาร

จะดำาเนนการลงทะเบยนรบหนงสอดง

กลาว ผานระบบ MUSIS

งานสารบรรณสามารถ

แบงการดำาเนนงานหลกได

ดงน

การกำาหนดเลขทหนงสอสงออก

ซงผ บรหารลงนามแลว ผานระบบ

MUSIS

การออกเลขทคำาส ง ประกาศ

ระเบยบ และขอบงคบ ตามสงการ ผาน

ระบบ MUSIS

ร บ - ส ง ห น ง ส อ ภ า ย ใ น

มหาวทยาลยทาง เมลมหาวทยาลย

รวมถงการรบ-สงหนงสอภายนอก

มหาวทยาลยทางไปรษณย ตลอดจน

คดแยกจดหมายและพสดไปรษณย

การเวยนหนงสอ และเอกสาร

ซ ง ผ บ ร ห า ร ส ง ก า ร แ ล ว ผานระบบ

อเลกทรอนกส ไดแก ระบบ MUSIS

และระบบ Lotus Note รวมทงการเวยน

โดยสำาเนาเอกสาร

98

ระบบสารบรรณWork Flow

สวนงานตาง ๆ

หนวยงาน

ตามสงการ

ผบรหาร

การรบและ

ลงทะเบยนรบหนงสอ

การออกเลขทหนงสอ

การออกเลขทคำาสง

ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

การเวยนหนงสอ

สวนงาน/

ไปรษณย

เอกส

ารเข

า

ส งกา

รออก

เลขท

ส งกา

รออก

เลขท

คำาส ง

เอกส

ารออ

กเลข

ท

แจงเวยนหนงสอ

หนงสอเวยน

คำาสงออกเลขท

แจงเ

วยน

หน

งสอ

เอกส

ารออ

กเลข

ท รบ

กองตาง ๆ

สวนงานตาง ๆ

หนวยงาน

ตามสงการ

ผบรหาร

การรบและ

ลงทะเบยนรบหนงสอ

การออกเลขทหนงสอ

การออกเลขทคำาสง

ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

การเวยนหนงสอ

สวนงาน/

ไปรษณย

เอกส

ารเข

า

ส งกา

รออก

เลขท

ส งกา

รออก

เลขท

คำาส ง

เอกส

ารออ

กเลข

ท

แจงเวยนหนงสอ

เวยนหนงสอ

คำาสงออกเลขท

แจงเ

วยน

หน

งสอ

เอกส

ารออ

กเลข

ท รบ

กองตาง ๆ

การรบและสงหนงสอ

ทางเมลมหาวทยาลย

รบห

นงส

อ

สงหน

งสอ

1110

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

MUSIS

หนาหลกของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

เขาสหนาหลก

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เปนสวน

หนงของระบบสารสนเทศเพอการบรหารและการ

ดำาเนนงานภายในมหาวทยาลยมหดล (MUSIS

: Mahidol University Shared Information

Service System) เปนระบบชวยบนทกการรบ-

สงเอกสารผานทางอเลกทรอนกสและบนทก

เลขทใหอตโนมต สามารถคนหาหนงสอได

สะดวก รวดเรว ตดตามเอกสารไดตงแตเรมตน

จนถงสนสด

โดยปฏบตงานผาน Browser ท URL :

http://dcumusis.mahidol/ (เปน URL ของหนวย

สารบรรณ งานบรหารเอกสาร) ซงผใชงานตอง

ทำาการ log in กอน จงจะใชงานได

ร ะ บ บ แ ส ด ง ช อ

ผ ใช งานระบบท

มมบนดานขวามอ

1312

การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ

วเคราะห/ลงทะเบยนรบ

เอกสาร (กระดาษ)จาก

หนวยงานภายนอกประทบตรา

“มหาวทยาลย”

ออกเลขทรบ

เอกสาร (ไฟลอเลกทรอนกส)

จากสวนงานภายใน

กรอกขอมลเขา

ระบบ MUSIS

เอกสารเขาจาก

สวนงาน/ไปรษณย

สงกองทเกยวของ

(ภารกจกอง)

เรองถงผบรหาร

โดยตรง

หวหนางานบนทก

ถงผบรหาร

Work Flow

(1)

1514

1. เปดซองตรวจสอบหนงสอและเอกสารตาง ๆ

2. วเคราะหเรอง/คดแยกและพจารณาจดลำาดบความสำาคญของหนงสอ เพอดำาเนนการ

กอน-หลง โดยดำาเนนการเรอง “ดวนทสด” หรอ เรองทใกลหมดอายกอน

1. ประทบตรา “มหาวทยาลย” ลงวนทรบหนงสอ

2. กำาหนดหนวยงานและหมวดเอกสารทไดจากการวเคราะหเรอง กรอกมมบน

ขวามอใตประทบตรา “มหาวทยาลยมหดล”

เอกสารเขาจาก

สวนงาน/ไปรษณย

การรบและลงทะเบยนหนงสอรบ

วธปฏบต ประทบตรา

“มหาวทยาลย”

ออกเลขทรบ

1. เขาระบบ MUSIS ในหนาแรก เลอก Tab งานบรหารเอกสาร(....)

ลงทะเบยนรบ หมายถง เมอม

หน งสอจากภายนอกส งมาย ง

มหาวทยาลย กรณเปนเอกสาร

(กระดาษ) ใหทำาการลงทะเบยน

รบหนงสอดงกลาว ดงน

ลงทะเบยนรบ

ดวยระบบ MUSIS

2. เลอกแถบดานซาย หวขอ

“เอกสารเขา/ลงทะเบยนรบ”

A การลงทะเบยนรบหนงสอ

( ก ร ะ ด า ษ ) จ า ก ห น ว ย ง า น

ภายนอก

(1)

16

กรอกขอมลเขา

ระบบ MUSIS

หนงสอเขา (ลงทะเบยนรบ) ประกอบดวย

เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก

เพอทำาการลงทะเบยนรบ ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทรบให

โดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะไปยง

“รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอนน

ตอไป

หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก

1. สวนขอมลเจ�หน�ท ลงทะเบยนรบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน โทรศพท

และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนรบ โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต

3. หมวดเอกส�ร ผลงทะเบยนรบ ระบประเภทของเอกสารรบเขา โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน

3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ

3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย

3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร

3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน

2. สวนขอมลหนงสอ ผลงทะเบยนรบ ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน

2.1 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)

2.2 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)

2.3 เลขทหนงสอ : ระบเลขทของหนงสอภายนอกฉบบนน

2.4 ลงวนท : ระบวนทของหนงสอภายนอกนน (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)

2.5 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ

2.6 เรอง : ระบเรองของหนงสอ

2.7 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง

2.8 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ

2.9 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย

2.10 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ

2.12 ตนฉบบหนงสอ : ระบตนฉบบหนงสอ โดยเลอก (ตนฉบบ(ตวจรง) โทรสาร อเมล หรอสำาเนา)

2.13 วนทลงรบตนฉบบ : ระบวนทรบตนฉบบ (คลก แสดงปฏทนเพอเลอกวนท)(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)

OK

Cancel

1918

1. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยนรบ” อตโนมตให

นำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา “มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ

3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”

เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน

การภายในวนท

3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ

3.2 เลอก ปม

3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)

3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ

4. คลก เสรจสนการสง ระบบจะกลบไปทหนา “รอลงทะเบยนรบ”

2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอภายนอก และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟลเอกสารแนบ

และคลก เพอแนบไฟล

Browse...

Add

>

หนงสอเขา (รอดำาเนนการ)

21782

หมายถง สถานะ

หนงสอททำาการลงทะเบยนรบ

หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ

สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง

หนวยงานอน ระบบแสดงรายการหนงสอทลงทะเบยนรบแลว

ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก

จะเขาสหนา “หนงสอเข� (รอดำ�เนนก�ร)”

1

2

3

3.1

3.2 3.3

3.4

4 OK

2120

B การลงทะเบยนรบหนงสอ

(ไฟลเอกสาร) จากสวนงานภายใน

1. จากเอกสาร (กระดาษ) ของสวนงานทจะลงทะเบยนรบ ใหสงเกตวาสวนงาน

จะระบ “E” ไวบนเอกสาร (กระดาษ) ซงหมายถง สวนงานไดสงรายละเอยดของ

เอกสารดงกลาว พรอมทง scan เอกสารสงมาทางระบบ MUSIS แลว

2. ระบบ MUSIS เลอกเมน “รอลงทะเบยนรบหนงสอ”

3. ระบบแสดงรายการหนงสอใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก

จะเขาสหนา “หนงสอออก”

4. หนา “หนงสอออก” ระบบ

จะแสดงรายละเอยดทสวนงาน

ไดบนทกขอมลไวแลว ซงไม

สามารถแกไขได (ตวอกษรสเทา)

พรอมทงไฟลทแนบมา

4.1 ระบวนทรบหนงสอ

4.2 ระบหมวดเอกสาร

และการปฏบต

4.3 คลก

4.14.2

4.3

OK

5. ระบบแสดงเลขทะเบยนรบ และรายละเอยดตาง ๆ อตโนมตใหนำาเลขทรบและเวลาใสในประทบตรา

“มหาวทยาลย” มมบนขวาของหนงสอ และระบหมวด และการปฏบตใหตรงกบระบบ

21782

7. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดง [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ”

เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนน

การภายในวนท

7.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ

7.2 เลอก ปม

7.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)

7.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ

8. คลก เสรจสนการสง

6. หากสวนงานไดแนบไฟลแสกนมาแลว กไมตองแสกนหนงสอฉบบนแลว ใหดำาเนนการสงตอไปยงหนวยงานตาม

ภารกจไดเลย

>

7.1

7.2 7.3

7.4

OK

(1)

2322

การออกเลขทหนงสอWork Flow

ประทบรบเรองคน

(ระบวนท/เวลา)จายงานนำาเอกสารเขาสระบบ

MUSIS (หกเรอง)

ออกเลขทหนงสอ

ดวยระบบ MUSIS

เอกสาร (กระดาษ)

มเลขทหนงสอ

ระบบ MUSIS สถานะ

“รอดำาเนนการ”

รบเอกสารคนจากกอง

(ผบรหารสงการแลว)

สงคนเจาของเรอง

MUSIS สง

กองเจาของเรอง

สงเองทางไปรษณย(เจาของเรองมอบหมาย

ใหสงแทน)

เวยนหนงสอ

ผานระบบ MUSIS

เวยนหนงสอ

เอกสารตนฉบบ

สงคนเจาของเรอง

เอกสารตนฉบบ

เกบไวทงานจดเกบ

(2)

2524

การออกเลขทหนงสอวธปฏบต

ประทบรบเรองคน

(ระบวนท/เวลา)

1. ประทบ “งานบรหารเอกสารรบเรองคน” ไวดานลางของหนงสอ

2. ลงวนทและเวลาทไดรบเรองคน

1. เขาระบบ MUSIS เลอกหวขอ “เอกสารเขา” ระบบแสดงหนา “หนงสอเขา

ทงหมด”

2. เลอกสญลกษณ ดานขวาของหนาจอ ระบบจะแสดงแถบรบขอมล เพอ

คนหาหนงสอ ตามเลขทลงรบ

3. ระบเลขทหนงสอทตองการในชองรบขอมล (ดอกจน (*) ตามดวยเลขทลงรบ)

กด Enter ระบบจะแสดงรายการหนงสอทคนหา

4. เลอกสญลกษณ เพอดำาเนนการ ระบบจะแสดงหนา “หนงสอเขา

(ตดตามการดำาเนนการ)”

5. ไปยงหมวดเอกสาร/การปฏบตการ เพมขอมลการดำาเนนงานตามผบรหารสงการ

6. คลก

นำาเอกสารเขาสระบบ

MUSIS (หกเรอง)...

1

2

5

6

3

4OK

(2)

2726

ออกเลขทหนงสอ

ดวยระบบ MUSIS1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/

ลงทะเบยน”

2. ระบบแสดงหนา “หนงสอ

ออก (ลงทะเบยนสง) ”

หนงสอออก (ลงทะเบยนสง) ประกอบดวย

1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกหนงสอออก จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง สวนงาน หนวยงาน

โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดงขอมลโดยอตโนมต

3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน

3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ

3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย

3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร

3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน

2. สวนขอมลหนงสอ ผบนทกหนงสอออก ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน

2.1 ประเภทหนงสอ : เลอกประเภทของหนงสอ (ทวไปหรอเวยน)

2.2 ชนความเรว : ระบชนความเรวของหนงสอ (ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด)

2.3 ชนความลบ : ระบชนความลบของหนงสอ (ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด)

2.4 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ

2.5 เรอง : ระบเรองของหนงสอ

2.6 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง

2.7 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ

2.8 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย

2.9 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ

2.10 แนบไฟลเอกสาร : แนบไฟลเอกสาร (ยงไมตองดำาเนนการในขนตอนน)

(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)

เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก

เพอทำาการสรางหนงสอออก ซงระบบจะทำาการกำาหนดเลขทหนงสอ

ออกใหโดยอตโนมต จากนนหนงสอฉบบดงกลาวจะเปลยนสถานะ

ไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ เกยวกบหนงสอ

นน ตอไป

หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก

OK

Cancel

2928

เอกสาร (กระดาษ)

มเลขทหนงสอ

ระบบ MUSIS สถานะ

“รอดำาเนนการ”

เอกสารออก (รอดำาเนนการ) หมายถง สถานะ

ห น ง ส อ ท ทำ า ก า ร อ อ ก เ ล ข ท

หนงสอแลว แตยงไมไดทำาการ

สงตอ หรอสงออกหนงสอไปยง

หนวยงานอน

ระบบแสดงรายการหนงสอทออกเลขแลว

ใหเลอกหนงสอทตองการดำาเนนการตอคลก

จะเขาสหนา “หนงสอออก(รอดำ�เนนก�ร)” 1. ระบบแสดงเลขทหนงสอ วนท โดยอตโนมต และรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอทกรอกในหนา “ลงทะเบยน

สง” ใหนำาเลขทหนงสอและวนทใสในเอกสาร (กระดาษ)

4. คลก เสรจสนการสง

2. แนบไฟลเอกสารโดยแสกนหนงสอทออกเลขทจากขอ 1 และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก เลอกไฟล

เอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล

Browse...

Add

OK

1 1

2

3

4

3. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)

และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ

พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท

3.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ

3.2 เลอก ปม

3.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)

3.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ

>

3.1

3.2 3.3

3.4

3130

การออกเลขทคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

Work Flow

ออกเลขทคำาสง ประกาศ

ระะเบยบ ขอบงคบ ผาน

ระบบ MUSIS

ดำาเนนการ(กระดาษ)

ออกเลขท หรอ วนท

รบเอกสารคนจากกอง

(ผบรหารสงการแลว)

สงเรองให

หนวยงานท

เกยวของตามสงการ

เวยนหนงสอ

(3)

3332

ออกเลขทคำาสง ประกาศ

ระะเบยบ ขอบงคบ

ผาน ระบบ MUSIS

1. สวนขอมลเจ�หน�ท บนทกคำ�สง ประก�ศ ระเบยบ ขอบงคบ จะแสดงขอมล ชอ-สกล ตำาแหนง

สวนงาน หนวยงาน โทรศพท และ e-mail ของผดำาเนนการลงทะเบยนสง โดยในสวนนระบบจะแสดง

ขอมลโดยอตโนมต

3. หมวดเอกส�ร ผบนทกหนงสอออก ระบประเภทของเอกสารสงออก โดยเลอกรายการตามหมวด ดงน

3.1 หมวดใหญ : เลอกรายการหมวดใหญ

3.2 หมวดยอย : เลอกรายการหมวดยอย

3.3 แฟมเอกสาร : เลอกรายการแฟมเอกสาร

3.4 การปฏบต : ระบการดำาเนนการของหนงสอฉบบนน

2. สวนขอมล ผบนทกขอมล ตองบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของหนงสอ ดงน

2.1 ลำาดบท : - (คำาสง) ใหพมพเลขทคำาสง โดยเรยงตามหนงสอออกเลขทคำาสง ใหด

เลขในหนงสอออกเลขทคำาสง

- (ประกาศ ระเบยบ และขอบงคบ) ระบบจะออกเลขใหอตโนมต

2.2 ลงวนท : ระบวนทออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ (คลก แสดงปฏทน

เพอเลอกวนท)

2.3 จาก : ระบหนวยงานภายนอกทสงหนงสอ

2.4 เรอง : ระบเรองของหนงสอ

2.5 เรยน : ระบหนวยงาน/บคคลทหนวยงานภายนอกตองการสงถง

2.6 อางถง : ระบการอางถงเลขทหนงสอทเกยวของ

2.7 สงทสงมาดวย : ระบชอเอกสารแนบทหนวยงานภายนอกสงมาดวย

2.8 เนอหาสรป : ระบเนอหาสำาคญโดยสรปของหนงสอ

2.9 แนบไฟลเอกสาร : แสกนคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และแนบไฟลดงกลาว โดยคลก

เลอกไฟลเอกสารแนบ และคลก เพอแนบไฟล(หมายเหต : ขอทม * สแดง หมายถง จำาเปนตองระบขอมล)

คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ประกอบดวย

เมอทำาการกรอกรายละเอยดขอมลเรยบรอยแลวใหคลก

เพอทำาการออกคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ จากนนเรองดงกลาว

จะเปลยนสถานะไปยง “รอดำ�เนนก�ร” เพอใหผใชดำาเนนการตาง ๆ

เกยวกบเรองนน ตอไป

หากตองการยกเลกการกรอกขอมลใหคลก

OK

Cancel

Browse... Add

การออกเลขทคำาสง ประกาศ ขอบงคบ ระเบยบ

วธปฏบต

1. เลอกหวขอ “เอกสารออก/คำาสง/

ประกาศ/...”

2. ระบบแสดงหนา “คำาสงทวไป”

3. เลอกประเภทรายการทตองการ

ดำาเนนการ (คำาสงทวไป/ประกาศ/

ขอบงคบ/ระเบยบ)

(3)

3534

คำาสง ประกาศ ระเบยบ

ขอบงคบ (รอดำาเนนการ)

หมายถง สถานะคำาสง

ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบททำา

การออกเลขท หรอวนทแลว แต

ยงไมไดทำาการดำาเนนการตอ

ระบบแสดงรายการคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบท

ออกเลขทหรอวนทแลว ใหเลอกเรองทตองการดำาเนน

การตอคลก จะเขาสหนา “คำ�สง ประก�ศ

ระเบยบ ขอบงคบ (รอดำ�เนนก�ร)”

1. ระบบแสดงรายละเอยดตาง ๆ ของคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ ทกรอกไว พรอมไฟลเอกสารทแนบ

3. คลก เสรจสนการสง OK

2. เลอกสงออกหนวยงานในมหาวทยาลย ระบบจะแสดงสถานะของหนงสอ (ตดตามดำาเนนการ/หนงสอเวยน)

และ [สงออก] รายชอหนวยงานใหเลอก และ “สงตนฉบบ” เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ

พจารณา อนมต อนเคราะห สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท

2.1 เลอกหนวยงานทตองการสงหนงสอ

2.2 เลอก ปม

2.3 รายชอหนวยงานทเลอกจะปรากฏ ณ ชอง ผรบ (To)

2.4 เลอกประเภทของการดำาเนนการ

>

2.1

2.2 2.3

2.4

3736

การเวยนหนงสอWork Flow

เวยนหนงสอ

เวยนหนงสอผาน

ระบบอเลกทรอนกส

ระบบ MUSIS

เวยนหนงสอ

โดยการสงถาย

ระบบ Lotus Note

ผบรหาร/กองสงการให

เวยนหนงสอ

ผบรหาร/กองสงการให

เวยนหนงสอ

เอกสารตนฉบบ

สงคนเจาของเรอง

เอกสารตนฉบบเกบไว

ทงานจดเกบ

(4)

3938

ประเภทหนงสอทเวยน1. หนงสอทผบรหารสงการใหเวยน

2. หนงสอออกเลขทและสงการใหเวยน

3. คำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

เวยนหนงสอ

การเวยนหนงสอผาน

ระบบ MUSIS

1. เขาระบบ MUSIS เลอกหนงสอทตองการเวยน ไปยงหมวดเอกสาร : การดำาเนนงาน

คลกเลอก “สงออกหนวยงานใน ม.มหดล”

2. ระบบแสดงสถานะหนงสอ คลกเลอก “หนงสอเวยน”

3. ระบบแสดงรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ

4. เลอกรายชอสวนงานทตองการเวยนหนงสอ

5. เลอกประเภทของการดำาเนนงาน (ทราบ ดำาเนนการ พจารณา อนมต อนเคราะห

สงการ และลงนาม) และดำาเนนการภายในวนท

6. คลก เสรจสนการเวยนหนงสอ

1

3

4

5

6

2

OK

การเวยนหนงสอวธปฏบต

(4)

4140

การเวยนหนงสอผาน

ระบบ Lotus Note

1. เขาโปรแกรม Lotus Note

4. เลอก New Memo เพอดำาเนนการเวยนหนงสอ

5. บนทกรายละเอยดตาง ๆ ดงน

- To : หนวยงานทจะเวยนหนงสอ/คำาสง

- Subject : ชอเรองทเวยน

6. แนบไฟลเอกสาร ทเมน File : Attach

7. สงหนงสอเวยน คลกปม Send

3. ใสรหสการใชงาน

2. โปรแกรมแสดง Folder ตาง ๆ

- หากตองการเวยนหนงสอทวไป ใหเลอก Folder “หนงสอเวยน”

- หากตองการเวยนคำาสง ประกาศ ตางๆ ใหเลอก Folder “คำาสง”

4342

การรบและสงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย

Note

การรบ-สงหนงสอทางเมลมหาวทยาลย ระหวาง

• ศาลายา-พญาไท

• ศาลายา-บางกอกนอย

โดยรบ-สงหนงสอวนละ 2 เวลา คอ

• รอบเชา 9.00 น.

• รอบบาย 13.00 น.

หนงสอทผานการลงทะเบยนรบ การออกเลขทหนงสอ และคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ และได

ทำาการสงหนงสอดงกลาวไปยงหนวยงานทเกยวของผานระบบ MUSIS แลว

จะปรากฏปม “แสดงรายละเอยดสงออก”

วธคนหาเอกสารผานระบบ MUSIS

เมอคลกปม จะปรากฏหนาตางแสดงรายละเอยดการสงของหนงสอฉบบดงกลาว ซงประกอบดวย เลขท

ลงรบ ผลงทะเบยนสงหนงสอ หนวยงานทสงหนงสอผานระบบ วนทและเวลาทสง หนวยงานทรบหนงสอ วน

ทและเวลาทเปดอาน ประเภทของการสง และรายละเอยดอน ๆ

ซงผใชงานสามารถตดตามเอกสารไดวา อยระหวางดำาเนนงานอย ณ สวนงานใด

เลอกสญลกษณ ระบบจะแสดงแถบรายการสำาหรบคนหา ซงสามารถคนหาตามรายการ ดงน

- เลขทลงรบ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทลงรบทตองการคนหา เชน *22551

- วนทลงรบ : สามารถคนหาตามชวงเวลาได เชน 01/01/2555- 31/01/2555

- เลขทหนงสอ : ใชสญลกษณ * นำาหนาเลขทหนงสอทตองการคนหา เชน *0421

- เรอง : ใชสญลกษณ * นำาหนาคำาสำาคญในเรองทตองการคนหา เชน *เงนเดอน, *อนมต

- หนวยงานทสง : ระบหนวยงานเจาของเอกสาร

(5) (6)

...

การตดตามเอกสารผานระบบ MUSIS

4544

ภาคผนวก

1. เครองคอมพวเตอร ประกอบดวยโปรแกรมดงน

Browser (Internet Exporer/Firefox/Chome/) : สำาหรบใชงานระบบ MUSIS

PaperPort : สำาหรบใชทำาความสะอาดภาพไฟลเอกสารแสกน กอนแนบไฟลสง

Acrobat Reader : สำาหรบอานไฟลเอกสาร (ไฟล PDF)

2. เครองแสกนเอกสาร (Scanner)

3. เครองพมพผล (Printer)

4. ตรายาง ประเภทตาง ๆ

มหาวทยาลยมหดล

วนท

ชอ/ตำาแหนงผบรหาร

5. แทนประทบตรา

6. ปากกาเมจก (ควรใชสดำา)

7. การแสกนไฟล ควรแสกนไฟลเปนไฟล PDF

อปกรณและเครองมอการปฏบตงานดานสารบรรณ

(7)

46