Giao tiếp trong nhóm

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

BỘ MÔN KHQL VÀ LUẬT

-------oOo--------

BÀI TẬP NHÓM

Đề tài: Giao tiếp trong nhóm

Giảng viên hướng dẫn: T.S Phạm Thị Kim Ngọc

Thành viên tham gia:

Lớp MSSV

1. Phạm Hồng Thương Kế toán – K58 20136566

2. Nguyễn Thị Linh Kế toán – K58 20135892

3. Nguyễn Thị Thùy Linh QTKD – K58 20135898

4. Hoàng Thị Nga QLCN – K58 20136086

5. Huỳnh Xuân Nam QLCN – K58 20136049

6. Trần Thị Lợi QLCN – K58 20135953

7. Vũ Đình Hoàng QLCN – K58 20135627

8. Nguyễn Phị Phương Kế toán 2 – K56 20114327

9. Lê Thị Tuyết Mai QTKD – K58 20135991

10. Trần Thị Hường QLCN – K58 20135770

Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2015

November 18, 2015 GIAO TIẾP TRONG NHÓM

HÀNH VI TỔ CHỨC – NHÓM 1 2

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xã hội hiện nay, tập thể hóa trong làm việc luôn là một xu hướng tối ưu, có thể tập

hợp được khối óc các thành viên trong nhóm để cùng hoàn thành một mục tiêu nhất định.

Chính vì vậy giao tiếp trong hoạt động nhóm là kĩ năng hết sức quan trọng giúp chúng ta

thiết lập mối quan hệ khăng khít giữa các thành viên trong nhóm lại với nhau.

Giao tiếp là phương tiện để con người hợp tác cùng nhau, hướng tới mục đích bình đẳng,

hạnh phúc. Nhu cầu giao tiếp là nhu cầu quan trọng của con người. Để thỏa mãn nhu cầu

giao tiếp và tiến hành giao tiếp có kết quả, con người cần có kỹ năng giao tiếp.

Trong thực tế nhiều người còn gặp khó khăn khi giao tiếp trong làm việc nhóm bởi còn

mơ hồ về khái niệm “team work”, dẫn đến tình trạng gây bất hòa giữa các thành viên, nhóm

làm việc kém hiệu quả phải giải tán. Vậy làm như thế nào để các thành viên trong nhóm giao

tiếp được với nhau? Cùng nhau làm việc, hoàn thành mục tiêu chung của nhóm? Đấy là

những vấn đề được nhóm chúng e đề cập tới trong bài tập nhóm.

Dựa trên thực tế, nhóm 1 chúng em đã trình bày một số quan điểm quan trọng trong kĩ

năng giao tiếp nhóm. Chúng em hy vọng rằng bài viết này giúp các bạn nâng cao khả năng

giao tiếp trong làm việc nhóm nhằm đem lại kết quả tốt nhất.

“ Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”



MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................................... 2

MỤC LỤC ................................................................................................................................ 3

I. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP .......................................................................................... 4

I.1. Khái niệm và chức năng của giao tiếp: ....................................................................... 4

I.1.1. Giao tiếp là gì? ......................................................................................................... 4

I.1.2. Chức năng của giao tiếp ......................................................................................... 4

I.2. Quá trình giao tiếp ........................................................................................................ 5

I.3. Các hình thức giao tiếp phổ biến trong hành vi tổ chức: .......................................... 8

I.3.1. Giao tiếp theo hướng: ............................................................................................. 8

I.3.2. Giao tiếp ngôn từ ..................................................................................................... 9

I.3.3. Giao tiếp phi ngôn từ. ........................................................................................... 11

I.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp: ........................................................ 12

II. HIỆU QUẢ CỦA GIAO TIẾP TRONG NHÓM .......................................................... 15

II.1. Một số điều cần chú ý khi giao tiếp .......................................................................... 15

II.2. Hiệu quả của việc giao tiếp trong nhóm. ................................................................. 18

II.3. Thái độ ứng xử của các thành viên trong nhóm khi giao tiếp. .............................. 19

KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................... 23



I. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP

I.1. Khái niệm và chức năng của giao tiếp:

I.1.1. Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để đối tượng có thể

hiểu những thông điệp được truyền đi.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc truyền thụ ý muốn nói mà còn bao hàm cả việc hiểu

được những ý đó nữa.

Ví dụ: Trong nhóm làm việc có một chuyên gia. Chuyên gia này chỉ nói tiếng Anh. Các

thành viên khác trong nhóm là người Việt và không ai biết tiếng Anh, vì vậy họ không thể

hiểu những gì mà chuyên gia nói. Trong trường hợp đó, chưa thể có sự giao tiếp. Quá trình

giao tiếp chỉ xảy ra khi những người lao động Việt Nam trong nhóm hiểu được những gì mà

chuyên gia muốn thông báo, giải thích hay truyền đạt.

Trên thực tế một ý tưởng dù lớn hay nhỏ cũng trở nên vô dụng nếu nó không được chuyển

đi và không được người khác hiểu. Quá trình giao tiếp hoàn hảo sẽ xảy ra khi ý nghĩ, hay ý

tưởng của người nhận giống hệt với ý nghĩ hay ý tưởng của người gửi. Tuy nhiên, điều này

rất ít xảy ra trong thực tế.

Điều kiện để có giao tiếp xảy ra:

- Thứ nhất đó là sự trao đổi hai chiều.

- Thứ hai có ít nhất hai đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp.

- Thứ ba thông tin phải được hai bên hiểu rõ.

=> Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì việc giao tiếp chưa hoàn chỉnh.

I.1.2. Chức năng của giao tiếp

Giao tiếp trong một nhóm hay một tổ chức có 4 chức năng cơ bản sau đây: kiểm soát, tạo

động lực, bày tỏ cảm xúc và thu nhận thông tin.



- Giao tiếp có thể thực hiện chức năng kiểm soát hành động của các thành viên theo một

số cách nhất định. Chẳng hạn, các nhà lãnh đạo có thẩm quyền có thể đưa ra một số yêu

cầu mà các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ; hoặc khi người quản lý giao nhiệm vụ cho

nhân viên dưới quyền. Khi đó, giao tiếp giữ chức năng kiểm soát.

Ví dụ: Quá trình giao tiếp không chính thức cũng kiểm soát các hành vi. Khi các thành viên

trong nhóm phê phán một thành viên nào đó không tuân thủ chuẩn mực nhóm (chẳng hạn cố

tình tăng năng suất cá nhân để các thành viên khác ít khả năng hơn có thể bị phê bình hay đuổi

việc) thì họ đã không chính thức giao tiếp với người đó nhưng vẫn kiểm soát hành vi của anh

ta.

- Giao tiếp thúc đẩy động lực bằng cách giải thích rõ cho các nhân viên cách thức tiến hành

công việc, thông báo kết quả công việc của họ trong một thời điểm nhất định, chỉ cho họ

thấy họ cần phải làm gì để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc. Việc hình thành mục tiêu

cụ thể, thông tin phản hồi về sự tiến bộ của cá nhân, tằng cường các hành vi mong muốn,

tất cả đều tạo nên động lực lao động và cần có giao tiếp.

- Đối với nhiều nhân viên, nhóm làm việc là môi trường chính để họ quan hệ. Quá trình giao

tiếp diễn ra trong nhóm là môi trường chủ yếu để các thành viên bày tỏ sự thất vọng, cảm

giác mãn nguyện. Vì vậy, giao tiếp cho phép các thành viên bày tỏ cảm xúc và đáp ứng

các nhu cầu xã hội.

- Chức năng cuối cùng của giao tiếp là cung cấp thông tin mà các cá nhân và các nhóm cần

để đưa ra quyết định.

Trong 4 chức năng này, không có chức năng nào được xem quan trọng hơn các chức năng

khác. Để cho các nhóm hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý cần duy trì một hình thức kiểm

soát đối với các thành viên, khuyến khích các thành viên hoạt động, tạo điều kiện để họ có thể

bày tỏ cảm xúc và lựa chọn. Có thể khẳng định rằng mọi quá trình giao tiếp xảy ra trong một

nhóm hay một tổ chức đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức

I.2. Quá trình giao tiếp

Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng

giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ

và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết. Sự hạn chế này khiến họ gần



như không thể thể hiện được hết khả năng của mình trong công việc cũng như không tiến

thân được.

Như ta đã biết mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá

trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị

mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành

phần khác tham gia vào quá trình này. Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và

giảm hiệu quả.

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi

được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công, những

suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự

sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong

đời tư và trong sự nghiệp.

Các thành phần cấu thành lên quá trình giao tiếp: người gửi, thông điệp, kênh truyền

thông điệp, người nhận và phản hồi.

Người gửi



Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng.

Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ

đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp.

Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn

muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt

thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.

Thông điệp

Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn. Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay

các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn

cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như

phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm

trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để

chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.

Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để làm được

điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông điệp đó là ai, và

thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào. Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung

quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống thực tế hay bối

cảnh văn hóa.

Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận điều

lĩnh hội nó theo cùng một cách.

Kênh truyền đạt thông điệp

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi

điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.

Người nhận thông điệp

Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ

trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham

gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu

thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Để thành công, bạn cũng

nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý.



Phản hồi

Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông

điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc

người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.

Bối cảnh

Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể bao gồm

yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc,

văn hóa quốc tế, vv.).

I.3. Các hình thức giao tiếp phổ biến trong hành vi tổ chức:

Người ta phân biệt 3 hình thức giao tiếp phổ biến: giao tiếp theo hướng, giao tiếp ngôn

từ, giao tiếp phi ngôn từ.

I.3.1. Giao tiếp theo hướng:

Giao tiếp theo chiều dọc có thể chia làm hai loại: giao tiếp theo chiều dọc và giao tiếp theo

chiều ngang.

Giao tiếp theo chiều dọc:

- Giao tiếp theo chiều từ trên xuống.

- Giao tiếp theo chiều từ dưới lên.

Giao tiếp mà ở đó thông tin được chuyển từ một cấp bậc cao xuống một cấp bậc thấp hơn

gọi là giao tiếp theo phương từ trên xuống dưới. Loại giao tiếp này thường xảy ra khi người

lãnh đạo, người quản lý nhóm giao các chỉ tiêu, chỉ dẫn về công việc hoặc thông báo cho cấp

dưới về chính sách và các thủ tục hành chính…

Thông tin cần chuyển tải trong giao tiếp theo phương từ trên xuống dưới thường tồn tại

dưới hình thức văn bản.

Giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thông tin được chuyển

tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức. Hình thức giao tiếp này được

sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo về tiến trình và kết quả thực hiện công

việc, các vấn đề đang tồn tại… Giao tiếp từ dưới lên trên giúp các nhà quản lý nắm được cảm



tưởng của nhân viên về công việc, về đồng nghiệp và về tổ chức nói chung. Các nhà quản lý

cũng dựa vào giao tiếp này để có các ý tưởng nhằm tăng cường hiệu quả của công việc.

Các báo cáo hoạt động của ban quản lý cấp cơ sở trình lên lãnh đạo cấp cao, thư góp ý, các

bản khảo sát thái độ nhân viên, lời kêu ca phàn nàn, thảo luận của cấp dưới… là những ví dụ

về giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên. Ở các nước phát triển, một số công ty đã có chương

trình quản lý thông tin được máy tính hóa dành cho giao tiếp theo phương từ dưới lên trên.

Tất cả nhân viên hàng năm đều phải đưa ra ý kiến nhận xét về ban quản lý.

Giao tiêp theo chiều ngang

Là quá trình giao tiếp diễn ra giữa các thành viên cùng cấp bậc trong nhóm, giữa các nhà

quản lý cùng cấp hoặc giữa bất cứ nhân viên nào có cấp bậc tương đương.

Giao tiếp theo chiều ngang thường cho phép tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho việc

phối hợp công việc. Tuy nhiên các quá trình giao tiếp theo chiều ngang có thể tạo nên các mâu

thuẫn về chức năng khi các kênh chính thức theo chiều dọc bị coi nhẹ, khi các thành viên qua

mặt cấp trên để thực hiện công việc hoặc khi các nhà lãnh đạo phát hiện ra rằng có các hành

động và quyết định được thực hiện mà họ không biết.

I.3.2. Giao tiếp ngôn từ

Giao tiếp ngôn từ là giao tiếp bằng lời, bằng văn bản (chữ viết). Đây là hình thức giao

tiếp rõ ràng, mạch lạc.

Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn

50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định

trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại học Thương

mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết

cũng như khả năng làm việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công trong

nghề nghiệp.



Giao tiếp bằng lời nói Giao tiếp bằng chữ viết

Ưu điểm - Tốc độ và có sự phản hồi

- Một thông điệp bằng lời nói

có thể được chuyển đi và

nhận được phản hồi trong thời

gian tối thiểu

- Nếu người nhận không hiểu rõ

thông điệp, người gửi có thể

phát hiện và điều chỉnh ngay.

- Cho phép người nhận phản

ứng nhanh trước những gì anh

ta nghĩ hoặc nghe thấy

- Cách giao tiếp rõ ràng và phong

phú.

- Thông điệp có thể được lưu lại

trong một thời gian nhất định.

- Nếu có vấn đề gì liên quan đến

nội dung của thông điệp, người

nhận cũng như người gởi có thể

xem lại vào bất cứ lúc nào.

Nhược điểm - Thông tin có thể bị thất thoát

hoặc bóp méo nếu thông điệp

được chuyển đi qua một số

người.

- Số người mà thông điệp được

chuyển qua càng nhiều bao

nhiêu thì khả năng thất thoát

và bóp mèo thông tin càng

lớn bấy nhiêu vì mỗi người

diễn giải thông điệp theo cách

riêng của mình.

- Tốn thời gian

- Sự phản hồi chậm hay thiếu sự

phản hồi

- Không có gì đảm bảo là thông

điệp đã được nhận và nếu được

nhận không có gì đảm bảo là nội

dung thông điệp được hiểu theo

đúng ý định của người gởi.

Kế hoạch tiếp thị cho một sản phẩm mới có thể bao gồm một số nhiệm vụ kéo dài trong

vài tháng. Bằng cách xây dựng và phổ biến kế hoạch đó dưới dạng văn bản, những người lập

ra kế hoạch có thể kiểm tra lại việc thực hiện kế hoạch trong thời gian qui định. Lợi ích cuối

cùng của hình thức giao tiếp qua chữ viết xuất phát từ ngay chính quá trình giao tiếp. Người



gởi thường phải suy nghĩ kỹ hơn, cẩn thận hơn khi chuyển các thông điệp dưới dạng văn bản

hơn là với các thông điệp chuyển bằng lời nói. Vì vậy, hình thức giao tiếp qua chữ viết có

nhiều khả năng trở nên thẳng thắn, logic và rõ ràng.

Ví dụ: Trong một buổi kiểm tra miệng kéo dài một tiếng đồng hồ, sinh viên có thể đề cập

đến nhiều nội dung hơn trong buổi kiểm tra viết với cùng thời gian. Trong một khoảng thời

gian từ 10 phút đến 15 phút, người ta có thể chuyển tải một nội dung mà nếu viết họ có thể

mất đến một tiếng đồng hồ.

Phương tiện chính để chuyển thông điệp đi là giao tiếp bằng lời nói. Trao đổi, thảo luận

giữa người này với người khác trong nhóm và các tin đồn không chính thức là hình thức giao

tiếp bằng lời nói phổ biến.

Chình vì vậy, nội dung của thông điệp khi tới đích thường khác nhiều với nội dung ban đầu.

Trong một tổ chức, nơi các quyết định và các loại thông tin khác nhau được chuyển lên và

xuống giữa các cấp thẩm quyền, khả năng thông điệp bị bóp méo tương đối lớn.

I.3.3. Giao tiếp phi ngôn từ.

Giao tiếp phi ngôn từ là giao tiếp bằng ám hiệu, cử chỉ, ánh mắt, thậm chí ngữ điệu trong

câu.

Giao tiếp phi ngôn từ bao gồm các cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt, vẻ mặt cũng như ngữ điệu và

trọng âm của người nói.

Trong một số hoàn cảnh có những người giao tiếp không chuyển ý muốn của mình bằng

lời nói và chữ viết mà bằng những cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt,… Ví dụ: một cái liếc mắt, cái

nhìn, nụ cười, cái cau mày…

Có thể nói, mọi cử chỉ, động tác đều có nghĩa, không có cử chỉ, động tác nào là ngẫu nhiên.

Người ta dướn mày để bày tỏ sự không tin tưởng, day mũi để thể hiện sự lung túng, nhún vui

để bày tỏ sự khác biệt, vỗ trán thể hiện sự lãng quên. Trong loại hình giao tiếp này, người ta

phải phỏng đoán nhiều về ý nghĩa của các cử chỉ, động tác.

Người ta có thể hiểu sai ý nghĩa cụ thể mà các cử chỉ, động tác diễn tả, nhưng không thể

phủ nhận rằng cử chỉ có thể hỗ trợ hoặc làm phức tạp thêm các giao tiếp ngôn từ. Một cử chỉ,

động tác nếu đứng một mình có thể không mang ý nghĩa chính xác và phổ biến, nhưng khi kết

hợp với ngôn ngữ nói, nó sẽ mang nghĩa đầy đủ hơn trong thông điệp của người gởi.



Nếu đọc biên bản của một cuộc họp, người quản lý sẽ không thể hình dung hết không khí

căng thẳng của nó bởi vì biên bản không cho phép những người ngoài cuộc hiểu rõ quá trình

giao tiếp phi ngôn từ. Để minh họa cho kết luận: ngữ điệu có thể làm thay đổi nghĩa của một

thông điệp, hãy xem một sinh viên hỏi thầy giáo một câu hỏi. Thầy giáo trả lời “em muốn nói

gì?” phản ứng của sinh viên sẽ phụ thuộc vào ngữ điệu trong câu hỏi lại của thầy giáo. Một

giọng điệu êm, nhẹ sẽ tạo nên một ý nghĩa khác so với giọng gay gắt với trọng âm mạnh đặt

vào từ cuối cùng. Vẻ mặt của giáo viên trong ví dụ minh họa trên cũng có ý nghĩa. Một vẻ mặt

cau có nói lên một điều gì đó khác với mộ vẻ mặt tươi cười.

Điều quan trọng đối với người nhận thông tin là phải nhạy cảm với những yếu tố phi ngôn

từ trong giao tiếp. Nên hiểu những dấu hiệu phi ngôn từ và nghĩa đen trong lời nói của người

gởi cũng như nên nhận biết được những mâu thuẫn giữa các thông điệp. Một người lãnh đạo

có thể nói họ đã sẵn sàng để nghe nhân viên trình bày về kế hoạch tuyển dụng trong giai đoạn

tới nhưng nhân viên có thể thấy các dấu hiệu phi ngôn từ của người này thể hiện rằng đây

không phải là lúc bàn về chuyện đó, chẳng hạn không tập trung, thường xuyên liếc nhìn đồng

hồ…

I.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp:

Có một số yếu tố có thể làm chậm hoặc tác động tiêu cực đến quá trình chuyển giao thông

tin một cách hiệu quả. Trong phần này, chúng tôi đề cập đến một số yếu tố chủ yếu như lọc

tin, trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính, sự khác biệt về giới tính, cảm xúc,

khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp, sự xuất hiện của các yếu tố phi ngôn từ.

Lọc tin:

Là quá trình lựa chọn và thay đổi cách chuyển tải thông tin có chủ ý của người gởi để làm

vui lòng người nhận. Ví dụ, khi một nhà quản lý nói với lãnh đạo của mình cái mà anh ta cảm

thấy lãnh đạo muốn nghe, tức là anh ta đang lọc thông tin.

Mức độ lọc tin phụ thuộc vào cấp bậc trong bộ máy của tổ chức. Càng có nhiều cấp bậc trong

hệ thống phân cấp của tổ chức bao nhiêu thì càng có nhiều cơ hội để lọc thông tin bấy nhiêu.

Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo cảm tính:

Người nhận thông tin trong quá trình giao tiếp sẽ nhận và nghe thông tin chuyển đến một

cách chọn lọc căn cứ vào nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, kiến thức và cá tính của anh ta.



Người nhận cũng gởi gắn ý thích và mong muốn của mình vào quá trình giao tiếp khi anh ta

giải mã thông tin. Người phỏng vấn tuyển nhân viên cho rằng một ứng viên nữ thường đặt gia

đình lên trên sự nghiệp và anh ta có thể thấy đó là điểm cần ưu tiên cho các ứng viên nữ, bất

kể ứng viên đó có nghĩ như vậy hay không. Trong nhiều trường hợp, các cá nhân đưa ra phán

xét của mình về thực tế khách quan dựa trên sự diễn giải của họ về thực tế đó.

Sự khác biệt về giới tính:

Giới tính cũng là một yếu tố cản trở quá trình giao tiếp hiệu quả vì giới tính khác nhau tạo

nên những phong cách khác nhau. Các công trình nghiên cứu cho thấy nam giới dùng trò

chuyện để nhấn mạnh địa vị còn phụ nữ dùng nó để tạo mối liên hệ. Vì vậy, đối với nam giới,

giao tiếp là phương tiện để gìn giữ tính độc lập và duy trì địa vị của họ trong xã hội. Đối với

phụ nữ, giao tiếp là cuộc thương lượng, tạo sự gần gũi mà ở đó người ta cố gắng tìm kiếm và

khẳng định sự ủng hộ.

Cảm xúc

Khi nhận thông điệp ảnh hưởng đến cách thức mà cá nhân diễn dịch và hiểu thông điệp

đó.Cùng một thông điệp, khi người nhận đang bực tức và chán nản nó sẽ được diễn dịch ra

khác với khi người đó đang vui.

Các cảm xúc thái quá (quá vui hoặc quá buồn) cản trở nhiều nhất đến quá trình giao tiếp

hiệu quả. Khi đó, người ta thường có khuynh hướng bỏ qua quá trình suy nghĩ logic và thay

thế chúng bằng các phán xét theo cảm xúc.

Khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp:

Khi đối tượng thực hiện quá trình giao tiếp từ các nước khác nhau, trình độ hiểu và vận

dụng ngôn ngữ chung ảnh hưởng nhiều đến kết quả giao tiếp. Ngay cả những người nói chung

một ngôn ngữ thì tuổi tác, trình độ văn hóa… cũng có thể ảnh hưởng đến cách diễn đạt và

trình độ hiểu biết của họ về các vấn đề đang bàn luận. Chẳng hạn, ngôn ngữ của một nhà

nghiên cứu có thể khác với ngôn ngữ của một công nhân, ngôn ngữ của người có học vị tiến

sỹ có thể khác với người mới có bằng tốt nghiệp phổ thông trung học. Trên thực tế, người

công nhân chắc chắc sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu những vấn đề mà nhà nghiên cứu muốn

nói.



Trong một tổ chức, các nhân viên thường có trình độ, kiến thúc khác nhau. Hơn nữa, việc

phân chia người lao động thành các phòng ban chức năng sẽ hình thành một số nhóm mà ở đó

người ta thường sử dụng từ ngữ chuyên môn hay kỹ thuật riêng của mình làm cho người ngoài

cuộc không hiểu. Trong các tổ chức quốc tế, các thành viên có thể đến từ nhiều nước khác

nhau và các cá nhân ở mỗi khu vực địa lý sẽ sử dụng thuật ngữ và ngôn từ duy nhất chỉ có

trong khu vực của mình. Sự tồn tại các cấp bậc theo kiểu quản lý trực tuyến cũng gây nên các

vấn đề về ngôn ngữ.

Nếu chúng ta điều chính được cách sử dụng ngôn ngữ của mỗi người trong nhóm thì những

khó khăn trong giao tiếp sẽ được giảm thiểu. Tuy nhiên, các thành viên trong một tổ chức

thường không biết nên điều chỉnh ngôn ngữ như thế nào. Người gởi luôn mong muốn người

nhận hiểu rõ các từ và thuật ngữ mà họ sử dụng nhưng điều đó không phải bao giờ cũng xảy

ra.



II. HIỆU QUẢ CỦA GIAO TIẾP TRONG NHÓM

II.1. Một số điều cần chú ý khi giao tiếp

Ngôn ngữ dùng để biểu lộ suy nghĩ, ý định hoặc trạng thái của con người và nó có thể dùng

để che giấu, đánh lạc hướng người đối diện. Ngôn ngữ gắn liền với ý thức nên bị ý thức điều

khiển. Bên cạnh đó có một loại “ngôn ngữ” khác ít hoặc không gắn liền với ý thức, nó có thể

được biểu lộ một cách tự động máy móc mà người khác chưa chắc đã hiểu ra. Đó là ngôn ngữ

cơ thể (Body Language). Ngày nay giữa các nền văn hóa khác nhau, nó được ưu tiên hàng đầu

với những lưu ý hết sức riêng biệt.

Các vật dụng chung quanh cơ thể của bạn:

Các vật dụng ở phía trước bạn như tách cà phê, laptop, túi xách vv… có thể cho thấy sự

nhút nhát và ý kháng cự của bạn đang ẩn đằng sau các vật dụng đó, trong một nỗ lực tách

mình khỏi những người khác. Vì thế, thay vì để các vật dụng ở phía trước mặt của bạn, ngăn

cách với người khác, bạn nên mang theo bên cạnh hoặc để dịch sang một bên bất cứ khi nào

có thể.

Xem đồng hồ, ngắm móng tay của bạn:

Không nên nhìn đồng hồ khi bạn đang nói chuyện với một ai đó. Tương tự như vậy, hoàn

toàn tránh những hành động như “ngắm nghía” móng tay của bạn.

Không trực tiếp đối mặt với những người mà bạn đang nói:

Điều này cho thấy một mức độ khó chịu hoặc thiếu quan tâm. Khi chúng ta vui vẻ tham

gia vào một cuộc hội thoại, chúng ta phải đối mặt với những người đang nói chuyện với bàn

chân và thân của chúng ta đối mặt trực tiếp về phía trước. Khi chúng ta cảm thấy không chắc

chắn về người khác, hoặc không hoàn toàn muốn hội thoại, chúng ta có xu hướng để góc bàn

chân và thân sang một bên. Vì thế, đối mặt trực tiếp về phía trước trong một cuộc hội thoại để

cho ra ấn tượng rằng bạn đang thực sự quan tâm đến những gì người khác nói.



Xoa xoa cằm của bạn trong khi nhìn ai đó:

“Tôi đang đánh giá quý vị…!” Mọi người thường xoa cằm trong việc ra quyết định. Vì

vậy, nếu bạn nhìn vào một người nào đó trong khi bạn đang xoa cằm của bạn, họ có thể cho

rằng bạn đang đánh giá về họ, đang phán xét họ.

Thu hẹp mắt của bạn:

Nếu bạn muốn cho ai đó ấn tượng rằng bạn không thích họ (hoặc những ý tưởng của họ),

bạn thu hẹp mắt khi nhìn vào họ. Một số người mắc phải sai lầm là thu hẹp mắt của họ trong

một cuộc trò chuyện như một phản xạ của sự suy nghĩ cao siêu. Đừng gửi cho mọi người thông

điệp sai… không thu hẹp mắt của bạn.

Quá áp sát:

Điều này chỉ khiến mọi người cảm thấy khó chịu (trừ sự thân mật). Khoảng cách giữa hai

người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của họ như thế nào. Khi đứng

quá gần, họ sẽ cảm thấy bị lấn át và tỏ ra không dễ chịu. Bởi vậy, một khoảng cách hợp lý

giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hoà, thoải mái trong buổi nói chuyện.

Nhìn xuống khi giao tiếp:

Thông thường là tỏ ra không quan tâm. Đôi khi nó thậm chí còn xem như là một dấu hiệu

của kiêu ngạo. Nếu bạn liếc xuống quần áo của bạn trong một cuộc hội thoại, đặc biệt là kết

hợp với tìm kiếm gì đó phía dưới, hầu hết mọi người sẽ cho rằng bạn không chấp nhận ý tưởng

của họ và cảm thấy khó chịu. Vì thế, luôn nhìn thẳng về phía trước và giao tiếp ánh mắt khi

bạn gặp một ai đó quen biết. Tư thế là dấu hiệu thể hiện trực tiếp của sự tự tin và bình tĩnh của

bạn.

Sờ, chạm vào mặt trong cuộc hội thoại:

Chạm vào mặt, đặc biệt là trên mũi, thường được hiểu là một dấu hiệu của sự lừa dối. Ngoài

ra, bao che miệng là một cử chỉ phổ biến bị cho là đang nói dối. Vì thế, luôn giữ tay ra khỏi

khuôn mặt của bạn khi bạn đang nói.

Nụ cười giả tạo:



Một dấu hiệu thường thấy trên mặt của sự lừa dối. Một nụ cười chân thật có nếp nhăn ở

các góc của mắt và thay đổi sự biểu hiện của cả khuôn mặt. Trong khi nụ cười giả chỉ liên

quan đến miệng và môi. Thật dễ dàng để phân biệt giữa hai. Vì thế, không nên ép mình vào

nụ cười giả… trừ khi bạn chụp ảnh.

Gãi đầu, gãi cổ:

Một dấu hiệu điển hình của sự nghi ngờ và không chắc chắn. Nó cũng có thể được hiểu là

một dấu hiệu của sự áy náy, muốn từ chối. Cố gắng giữ bàn tay của bạn ra khỏi đầu của bạn

khi bạn đang giao tiếp với người khác.

Không nên khoanh tay:

Khoanh tay trước ngực như thể bạn đang trong tư thế tự vệ. Nó gửi thông điệp rằng bạn

đang bị đe dọa hay không được thoải mái và muốn kết thúc cuộc giao tiếp, hay bạn không

đồng tình những gì người ta đang nói.

Nhấp nháy đôi mắt:

Một dấu hiệu rõ ràng của sự lo lắng. Một số người bắt đầu nhấp nháy đôi mắt của họ nhiều

và nhanh (kết hợp với một nhịp tim tăng lên) khi họ cản thấy không tốt. Vì hầu hết mọi người

thường quan sát đôi mắt, nên nó sẽ trở thành rõ ràng ngay lập tức. Vì thế, phải hiểu thói quen

nhấp nháy của bạn khi bạn đang lo lắng, đặc biệt là nếu một người nào đó nhìn bạn từ khoảng

cách gần.

Duy trì giao tiếp mắt:

Liên tục duy trì giao tiếp mắt cho thấy là biểu hiện của sự trung thực và đáng tin cậy. Tuy

nhiên nhìn chằm chằm sẽ được hiểu như là bực tức hoặc hợm hĩnh. Không nên nhìn chằm

chằm vào người khác quá lâu, sẽ khiến họ cảm thấy không thoải mái và cảm giác như bạn

đang áp bức họ. Ngoài ra, tránh tỏ ra bồn chồn và tuyệt đối tránh ngáp vặt.

Cử động hoặc lắc lư cơ thể quá nhiều:

Trọng lượng cơ thể liên tục chuyển dịch từ chân này đến chân kia. Đây là một cử chỉ thường

thấy khó chịu về thể chất và tâm thần. Người khác có thể thấy điều này và cho rằng bạn đã



sẵn sàng từ bỏ cuộc đàm thoại hoặc nghĩ bạn đang sốt ruột về điều gì đó, muốn nói nhanh cho

xong. Vì thế, không thay đổi chân của bạn xung quanh nhiều lần liên tục.

Ngôn ngữ cử chỉ phải được sử dụng một cách tế nhị và bài bản ngay từ khi bắt đầu mọi

cuộc giao tiếp. Nếu thực hiện đúng, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế những xung

đột không đáng có. Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những

biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và

hành vi của đối phương và điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Tránh

những điều có thể khiến người khác hiểu sai về mình trong giao tiếp.

Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu lầm

hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản ngay trong mỗi

bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ sở có

chuẩn bị chu đáo.

II.2. Hiệu quả của việc giao tiếp trong nhóm.

- Mọi thành viên trong nhóm sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành

công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được

chúng.

- Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách

xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác trong

nhóm. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các thành

viên nhóm

- Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về

bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng.

- Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể biết được điểm nạnh và điểm

yếu của nhau để có sự phân công công việc hiệu quả và mang lại sự hoàn thiện trong làm

bài nhóm.

- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các

quyết định đúng đắn.



II.3. Thái độ ứng xử của các thành viên trong nhóm khi giao tiếp.

Có mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm rõ ràng là sẽ có những ý kiến khác nhau, dẫn đến những tình

huống xung đột. Để đạt được mục tiêu chung, cần có trọng tâm rõ ràng. Vì vậy, điều quan

trọng là cần nhận thức được những mục tiêu của cả nhóm thay vì chú trọng quan điểm của

từng cá nhân và cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.

Cả nhóm cần hiểu rõ mục tiêu và cam kết phấn đấu vì mục tiêu đó. Có định hướng và thống

nhất rõ ràng về sứ mệnh và mục đích là điều rất quan trọng để làm việc nhóm một cách hiệu

quả. Nếu cả nhóm đều có kỳ vọng rõ ràng về công việc, mục tiêu, trách nhiệm và kết quả, hoạt

động nhóm sẽ trở nên suôn sẻ hơn.

Giao tiếp hiệu quả

Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng

tới mục tiêu đạt được thành công cho công việc. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau

và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng

thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.

Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và

các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu

hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác

các thành viên trong nhóm .

Người trưởng nhóm vững mạnh

Tốc độ của người lãnh đạo là tốc độ của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc có

hiệu quả là người có thể làm tấm gương gương mẫu cho cả nhóm. Một trưởng nhóm giỏi là

người có thể đặt tầm quan trọng của mục tiêu nhóm trên mục tiêu cá nhân và có thể đưa ra

định hướng, đảm bảo các thành viên trong nhóm giữ vững sự tập trung vào việc đạt được mục

tiêu đó.

Người trưởng nhóm tham gia vào việc,phân công nhiệm vụ, ghi nhận những quyết định ,

đánh giá tiến độ, đảm bảo trách nhiệm của các thành viên trong nhóm và đưa ra định hướng

cho toàn nhóm.

Phân công hiệu quả



Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần

phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.

Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm

Đây là một trong những điều tiên quyết giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng

và thuận lợi. Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền. Ví dụ nếu như có nguy cơ là

hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất

định, thì phân chia khu vực đó thành hai phần riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng

khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người.

Quản lý xung đột

Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong

nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít

gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến

kết quả làm việc nhóm.

Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong

nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết

phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp

chung.

Sự tin tưởng

Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tin tưởng là

yếu tố rất quan trọng. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của

nhau.

Tôn trọng

Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên

khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo

hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.

Đề cao vai trò cá nhân

Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm,

quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính

là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.



Tránh tiêu cực

Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận

không hiệu quả hoặc không lành mạnh.

Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Không nên sử dụng

những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.

Gương mẫu

Mỗi thành viên trong nhóm, thông qua công việc của mình, nên cho thấy những chỉ dẫn

hoặc ví dụ để người khác làm theo. Có thể thực hiện điều đó bằng cách đạt được mục tiêu, đề

xuất ý tưởng mới về các công việc trong nhóm.

Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác của

các thành viên trong nhóm

Kiểm tra là một trong những mắt xích quan trọng để đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ

của nhóm. Cả nhóm cần thảo luận công khai về những chỉ tiêu trong nhóm và những vấn đề

gây cản trở tốc độ phát triển hoặc thảo luận về tác động đến những nỗ lực, khả năng và chiến

lược của nhóm.



KẾT LUẬN

Đề tài giao tiếp trong hoạt động nhóm là đề tài rất thú vị và bổ ích, qua đề tài này thấy

được tầm quan trọng của giao tiếp trong học tập cũng như cuộc sống hằng ngày. Nó giúp ta

hoàn thiện những khả năng ứng xử của bản thân trong việc ứng xử với mọi người và giải

quyết các tình huống mâu thuẫn trong nhóm làm việc chung. Đồng thời việc nhuần nhuyễn

kĩ năng giao tiếp trong hoạt động nhóm sẽ giúp thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác, tạo

bầu không khí thoải mái khi làm việc nhóm, tiết kiệm được thời gian và công sức.... Đặc biệt

giao tiếp trong hoạt động nhóm là kĩ năng mềm không thể thiếu của mỗi học sinh, sinh viên.

Qua thực hiện nhóm và đóng vai trò, học sinh - sinh viên có điều kiện tập sử dụng ngôn

ngữ để diễn đạt những ý tưởng của mình trước tập thể. Sinh viên được rèn luyện kĩ năng ứng

đáp linh hoạt khi tranh luận hoặc trả lời câu hỏi và sẽ mạnh dạn, tự tin, bình tĩnh trước đám

đông. Thảo luận tạo ra môi trường thuận lợi để mọi người giúp đỡ lẫn nhau, tăng thêm tính

thần đoàn kết, sự hợp.



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bài khái niệm và chức năng của giao tiếp:

http://quantri.vn/dict/details/14219-khai-niem-va-chuc-nang-cua-giao-tiep

2. Bài thuyết trình ngôn ngữ cử chỉ trong giao tiếp:

http://123doc.org/document/2643940-bai-thuyet-trinh-ngon-ngu-cu-chi-trong-giao-

tiep.htm?page=4

3. Giáo trình Hành vi tổ chức - NXB ĐH Kinh tế quốc dân.

http://quantri.vn/dict/details/14219-khai-niem-va-chuc-nang-cua-giao-tiep

http://123doc.org/document/2643940-bai-thuyet-trinh-ngon-ngu-cu-chi-trong-giao-tiep.htm?page=4

http://123doc.org/document/2643940-bai-thuyet-trinh-ngon-ngu-cu-chi-trong-giao-tiep.htm?page=4

Economy & Finance

Giao tiếp trong nhóm