0
TINJAUAN MANAJEMEN
LABORATORIUM SENI DAN DESAIN ARSITEKTUR JURUSAN ARSITEKTUR
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Semester Genap 2014/2015 dan Semester Ganjil 2015/2016
Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Agustus 2016
1
Visi
Menjadi laboratorium terdepan dalam pengembangan keilmuan Seni dan Desain Arsitektur
yang berkelanjutan di bidang pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
pada lingkup Nasional dalam kurun 10 tahun ke depan.
Misi
1. Sebagai wahana pembelajaran di bidang Seni dan Desain Arsitektur pada tataran
bentuk, konsep dan filosofi untuk meningkatkan kualitas keberhidupan manusia,
lingkungan alam dan lingkungan binaan yang berkelanjutan
2. Memberi pelayanan akademik dalam bidang ilmu Seni dan Desain Arsitektur serta
menyelenggarakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat
3. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat
bagi kehidupan bermasyarakat sesuai dengan keahlian Seni dan Desain Arsitektur
dalam berkarya di lingkup Nasional
2
Lembar Pengesahan
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Laboratoriu Seni dan Desain Arsitektur
Jurusan Arsitektur FTUB
3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur
5. Koordinator Penyusun : Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT.
6. Anggota Penyusun : 1) Ir. Chairil B. Amiuza, MSA. 2) Ir. Rinawati P.H., MT. 3) Indyah Martiningrum, ST, MT. 4) Tito Haripradianto, ST, MT. 5) Wulan Astrini, ST, MDs
7. Periode : Januari s.d Desember Tahun 2015
Malang, Agustus 2016
Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur
Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT.
NIP. 19730525 200003 1 004
3
Daftar Isi
I. Pendahuluan _________________________________________________________ 4
II. Lingkup Pembahasan __________________________________________________ 6
III. Pelaksanaan _________________________________________________________ 8
IV. Hasil _______________________________________________________________ 9
3.1 Hasil Audit Internal _______________________________________________ 9
3.2 Hasil Audit Eksternal _____________________________________________ 11
3.3 Umpan Balik Pelanggan __________________________________________ 11
3.4 Kinerja dan Evaluasi Proses _______________________________________ 13
3.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan __ 1Error! Bookmark not defined.
3.6 Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined.
3.6 Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu _______________ 20
3.6 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu ____________ 20
V. Penutup ____________________________________________________________ 22
4
BAGIAN I . PENDAHULUAN
1.1. Profil Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan peleburan dari 2 (dua)
laboratorium yaitu Laboratorium Seni dan Desain Dasar dengan Laboratorium Desain
Arsitektur. Peleburan laboratorium ini dilakukan akhir tahun 2015 seiring dengan upaya
perampingan struktur laboratorium di tingkat Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Pada
awalnya Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan unsur pelaksana jurusan yang
berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan Arsitektur. Akan
tetapi sejak dikeluarkan aturan tata kelola struktur laboratorium yang baru di tingkat Fakultas
awal tahun 2016, maka kedudukan Laboratorium merupakan unsur pelaksana jurusan yang
bertanggung jawab langsung kepada Dekan di tingkat Fakultas.
Laboratorium Seni Dan Desain Arsitektur mempunyai tugas melakukan kegiatan
akademik yang menunjang tugas pokok jurusan dalam bidang seni dan desain Arsitektur.
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan suatu wadah penunjang dan
pengembangan fungsi-fungsi pokok bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta
pengabdian pada masyarakat dalam lingkup ilmu ke-arsitekturan khususnya pada bidang seni
dan desain Arsitektur. Secara fisik, laboratorium ini merupakan suatu wadah yang
menyediakan dan menyiapkan sarana dan prasarana, baik perangkat lunak dan perangkat
keras, guna menunjang fungsi-fungsi pokok tersebut, bagi kepentingan mahasiswa dan
tenaga pengajar. Ada 4 (empat) jenis pelayanan yang diberikan oleh laboratorium Seni dan
Desain Arsitektur yaitu layanan pendidikan, layanan penelitian, layanan pengabdian kepada
masyarakat serta layanan proses pengorganisasian even ilmiah (PPEI).
1.2. Tinjauan Manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur
Pada semester genap 2014/2015 dan semester ganjil 2015/2016 yang berlangsung di
tahun 2015, Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB
melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal satu tahun
sekali bersama dengan Management Representative (MR) serta Unit Jaminan Mutu. Tinjauan
manajemen dilakukan untuk menilai semua proses input sampai output sistem penjaminan
mutu. Tinjauan ini dilakukan dari semua segi dari persyaratan umum, dokumentasi, manual
mutu, pengendalian dan pencatatan dokumen sampai pada tahapan pengukuran, analisis dan
perbaikan. Hasil tinjauan manajemen menjadi feedback bagi Unit Jaminan Mutu untuk
memperbaiki dokumen dan kelengkapannya, perbaikan sistem penjaminan mutu dan
persyaratannya serta kinerja Unit Jaminan Mutu yang telah dilakukan menjadi bagian tugas
utama tinjauan manajemen dalam memantau kinerja sistem manajemen mutu dan identifikasi
peluang dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan memuaskan semua pelanggan.
5
Penilaian ini dilakukan melalui audit internal mutu organisasi. Tinjauan terhadap pencapaian
kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap
rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan
pentahapan target yang disepakati bersama. Peningkatan mutu yang dirasakan oleh
pelanggan menjadi input kinerja. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah
rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan memastikan
sumberdaya yang cukup untuk upaya tersebut
6
BAGIAN II LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Seni dan
Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang
lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
a. Hasil Audit
Audit yang pernah di lakukan pada Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan
Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh
BAN PT pada tahun 2014 melalui kegiatan visitasi akreditasi terintegrasi dalam PS S1
dengan skor akhir 373 dan mendapat akreditas A hingga tahun 2019. Audit Internal
dilakukan secara rutin setiap tahun melalui kegiatan Audit Internal Mutu (AIM). AIM
terakhir adalah pada Siklus 14 di tahun 2015. Berdasar AIM Siklus 14, didapatkan
hasil berupa temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal
Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan
Koreksi.
b. Umpan Balik Pelanggan
Evaluasi kepuasan pelanggan didapatkan melalui hasil penyebaran kuisioner yang
disebarkan pada pelanggan dalam hal ini mahasiswa sebagai pelanggan utama dan
pihak pengguna lulusan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap
proses bisnis yang dilakukan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan
Arsitektur FT UB yaitu pada proses bisnis terkait dengan pelanggan yang
bersangkutan.
c. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan program kerja 2015
Kinerja proses dan kesesuaian produk yang digunakan sebagai acuan untuk
mengukur kinerja proses dan kesesuaian produk adalah manual prosedur dan
instruksi kerja. Dalam data rekaman dijelaskan tentang perubahan yang terjadi
(substansi, format) pada kedua dokumen tersebut. Sasaran Mutu Laboratorium Seni
dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB untuk tahun 2015, merupakan
beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan
target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun. Program kerja Laboratorium Seni
dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB sebagai bagian dari program kerja
Jurusan Arsitektur FTUB di tahun 2015 yang ditetapkan dalam rapat jurusan dan rapat
pimpinan Fakultas pada awal tahun 2015 yang mendukung sasaran mutu Universitas
Brawijaya pada aspek Internasionalisasi (14.01); Kurikulum dan penjaminan mutu
(14.02); PSIK/WEB (14.03); penelitian (14.04); sarana prasarana (14.05); penelitian
7
unggulan (14.06); pengabdian kepada masyarakat (14.07); dan PKM dari hasil
penelitian (14.08).
d. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi
Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi telah dilakukan berdasarkan temuan AIM
Siklus 14 dan umpan balik pelanggan untuk mengetahui status temuan (closed atau
open) sebagai dasar untuk menentukan tindak lanjut dalam tinjauan manajemen.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Kepala
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dan Tim UJM melalui rapat tinjauan
manajemen serta catatan yang perlu mendapat perhatian pada AIM siklus 14.
f. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu sebelumnya
Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Laboratorium Seni
dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang tercantum dalam manual mutu
dan borang kinerja dalam AIM siklus 14 maupun akreditasi BAN PT.
g. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu unit kerja
Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk
peningkatan kinerja dan pengembangan program Laboratorium Seni dan Desain
Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB di tahun-tahun mendatang, khususnya pada
proses bisnis dalam Manual Mutu dan Butir Kinerja Pembiayaan sebagai dasar untuk
penyusunan program kerja periode berikutnya.
8
BAGIAN III. PELAKSANAAN
3.1 Unsur Masukan dalam Tinjauan Manajemen
Unsur masukan dalam tinjauan manajemen meliputi hasil audit, umpan balik dari
pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan
perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat
mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Hasil
audit UJM merupakan rangkaian kegiatan sistem penjaminan mutu dan sudah terdokumentasi
dengan baik oleh UJM dan Manajement Representative (Sekretaris Jurusan Arsitektur FT
UB). Umpan balik dari pelanggan yaitu dari mahasiswa dapat dinilai dari input yang diberikan
melalui isian Open Talk yang berisi mengenai kinerja Dosen dan Fasilitas Layanan Studio
Perancangan. Input tersebut menjadi bahan manajemen untuk melakukan evaluasi dengan
UJM dalam melakukan perbaikan-perbaikan layanan. Input ini sekaligus merupakan evaluasi
dari kinerja proses dan produk yang diberikan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur
Jurusan Arsitektur FT UB, yang ditindak lanjuti dengan pembahasan dengan UJM dalam
perbaikan dan peningkatan mutu dan kinerja.
3.2 Luaran Tinjauan Manajemen
Perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk
yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan merupakan
luaran utama manajemen hasil tinjauan manajemen.Kinerja yang fokus pada faktor yang
menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan
pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi
kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Luaran ini menjadi bahan masukan bagi kepala
laboratorium, Dosen Penanggung Jawab Kelas Studio serta staf administrasi studio di
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dalam rangka melakukan
perbaikan-perbaikan dalam meningkatkan mutu layanan, kualitas belajar mengajar, tindakan
korektif dan pencegahan.
3.3 Waktu Pelaksanaan
Hari, tanggal : Jumat, 5 Februari 2016
Jam : 09.00 s.d 11.00 WIB
Tempat : Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FT UB
Peserta : Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Tim Unit Jaminan Mutu, seluruh
Kepala Laboratorium, serta seluruh dosen PS S1 dan PS S2 ALB
jurusan Arsitektur
9
BAGIAN IV . HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan
Arsitektur FT UB tahun 2015 dapat disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan
manajemen sebagai berikut:
4.1 Hasil Audit Internal
Secara keseluruhan, Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT
UB telah melaksanakan program kerja dengan seoptimal mungkin dan penuh tanggung jawab,
untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Dari audit internal yang
dilakukan pada Jumat, 13 November 2015, didapatkan beberapa temuan yang dirangkum
dalam borang Laporan Audit Internal Mutu (AIM). AIM siklus 14 di selenggarakan di ruang
sidang PS S1 Arsitektur FT UB yang di hadiri oleh Auditor dari PJM UB yaitu :
1. Ketua Auditor : Mas'ud Effendi, STP., MP.
2. Anggota Auditor : M. Fathoni, Ns., Skep., MNS.
Lingkup audit internal siklus 14 meliputi :
1. Struktur organisasi dan tupoksi dalam laman
2. Jenis layanan dan produk labratorium
3. MP laboratorium
4. Siklus PDCA dalam setiap proses layanan
5. Rekaman dan dokumentasi dari kegiatan evaluasi dan tindak lanjut
6. Dokumentasi komunikasi internal
7. Job dan gap analisis
8. Evaluasi dari umpan balik pelanggan dan pengguna
9. Proses pengendalian pengadaan barang dan jasa
10. Kecukupan sarana prasarana
11. Rekaman pada proses kegiatan pengabdian kepada masyarakat
12. Tinjauan manajemen
13. Layanan umpan balik dalam web
14. Pengolahan data umpan balik maupun evaluasi dari pelanggan dan pengguna
Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi seperti
yang disarikan pada Tabel 1.
10
Tabel 1.
Daftar Temuan Audit Temuan Siklus 14
No SiklusKategori / Status / Auditor / Tgl
AuditBidang Audit Uraian Temuan
1 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41a) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41a]
Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi
tampilan di website belum sesuai dengan template
menu web yang ditetapkan Universitas
2 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41b) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41b]
Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di
website belum sesuai dengan template menu web
Universitas
3 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41d) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41d]
Jenis layanan atau produk belum ditetapkan
4 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41f) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41f]
MP belum tersedia untuk semua proses yang
ditangani laboratorium
5 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41g) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41g]
Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk
mendukung kecukupan sarpras
6 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-41h) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [41h]
Setiap proses belum semua mengikuti siklus PDCA
karena belum ada evaluasi dan tindak lanjut
7 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-424) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [424]
Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut dari
setiap proses
8 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-553) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [553]
Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi
internal tersebut
9 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-622) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [622]
Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi
tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.
10 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-622a) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [622a]
Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi
mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat
khusus ditujukan untuk kinerja pengelola
laboratorium
11 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-63) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [63]
Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan
belum ada mekanisme untuk pemeliharaan sarpras
laboratorium
12 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-64) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [64]
Laboratorium belum memiliki alat pemdam
kebakaran untuk mendukung keamanan di
laboratorium
13 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-722) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [722]
Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari
praktikan saja, belum ada evaluasi yang bersumber
dari dosen atau dari pelanggan yang lain
14 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-732) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [732]
Rencana pengembangan laboratorium sudah ada
namun belum terdokumentasi dengan baik
15 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-743) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [743]
Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih bersifat
informal dan belum ada bukti verifikasi pengadaan
alat
16 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-751) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [751]
Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan
17 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-754) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [754]
Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman
milik pelanggan
18 UKPA LAB
Siklus 4
KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov
2015
(IS-L-821) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [821]
Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses
sudah dilakukan tetapi masih bersumber dari
praktikan saja, belum ada yang bersumber dari
dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut hasil
dari pengukuran kepuasan
19 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(PTK-02) A.
Permintaan Tindakan
Korektif (PTK) [02]
Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah
ditindaklanjuti
20 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(IS-L-553) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [553]
Komunikasi internal berupa rapat koordinasi
Laboratorium dilakukan minimal dua kali per
semester dengan rekaman berupa daftar hadir dan
catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih bersifat
informal, sistem dokumentasi belum tertata dengan
baik.
11
4.2 Hasil Audit Ekternal
Audit ekternal Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dilakukan saat visitasi
akreditasi terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT tahun 2012. Nama
assessor yang bertugas adalah Prof. Slamet W dan Dr.Eng Ahmad Sarwadi. Lokasi audit
eksternal bertempat di ruang rapat Fakultas Teknik UB yang mencakup tujuh standar BAN PT
serta evaluasi diri PS S1 Arsitektur FT UB. Temuan yang disampaikan oleh assessor terkait
beberapa nilai dari standar BAN PT yang dianggap masih belum maksimal yaitu: Prosentase
jumlah Doktor, Lektor Kepala dan Guru Besar, Minimnya publikasi internasional serta
penyempurnaan kurikulum yang harus terus dilakukan. Hasil visitasi akreditasi PS S1
Arsitektur FT UB adalah total nilai 373 dan mempertahankan status A seperti akreditasi
sebelumnya dengan penambahan nilai 10 point (sebelumnya 363)
4.3 Umpan Balik Pelanggan
Pelaksanaan evaluasi kepuasan dan keluhan pelanggan dilakukan dengan
menyebarkan kuisioner kepada pelanggan dari setiap proses bisnis di Laboratorium Seni dan
Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, yaitu mahasiswa dalam hal evaluasi kepuasan
terhadap proses belajar mengajar, penelitian dan administrasi. Kepuasan terhadap proses
belajar mengajar dilaksanakan oleh Bagian Akademik, selain itu dilakukan pula analisa
keluhan pelanggan dalam pelayanan penelitian di laboratorium, ruang baca dan administrasi
melalui forum Open Talk.
Untuk mengetahui kepuasan pengguna lulusan terhadap kualitas lulusan
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dilakukan usaha agar
pengguna lulusan dapat mengisi kuisioner kepuasan pengguna lulusan baik secara offline
30 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-42) 4. Layanan
[42]
Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam
satu jurusan, parsial per lab.
28 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-32) 3. Sistem
Dokumen [32]
Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP
atau IK.
29 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-41) 4. Layanan
[41]
Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti
26 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-23) 2. Profil [23] Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan
proses bisnis laboratorium belum ada, dan sedang
ditindaklanjuti
27 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-26) 2. Profil [26] belum ditampilkan
23 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(IS-L-754) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [754]
Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan
kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem
rekaman belum dilaksanakan dengan baik.
24 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(WS-L-12) 1.
Keberadaan Website
Unit Kerja [12]
tidak sesuai
21 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(IS-L-63) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [63]
Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada, tetapi
belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah jadi
temuan sebelumnya dan belum ditindaklanjuti.
22 UKPA LAB
Siklus 3
KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov
2014
(IS-L-64) B.
Persyaratan SMM ISO
9001:2008 [64]
Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi,
namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio
pengguna.
12
maupun online pada alamat http://ars.ft.ub.ac.id/kuisioner pengguna. Pelaksanaan evaluasi
kepuasan pelanggan terdiri atas lima tingkatan dari level 1-5 yaitu : kurang sekali, kurang,
cukup, baik dan baik sekali (5). Standar minimal tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3 atau
cukup. Berdasarkan evaluasi kepuasan pelanggan terhadap kinerja PBM dosen diperoleh
rata-rata tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3,65 atau meningkat di banding tahun
sebelumnya (3.5). Hal ini berarti nilai tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan pada level
4 (baik).
Hasil evaluasi kuesioner yang penting terhadap proses pembelajaran mata kuliah inti
(studio) adalah sebagai berikut. Evaluasi proses pembelajaran ini dilakukan terhadap seluruh
matakuliah inti di Jurusan Arsitektur FT UB oleh peserta matakuliah tersebut (mahasiswa).
Hasil evaluasi ini diperoleh dari kuesioner Semester Genap 2015/2016. Adapun matakuliah
inti yang dievaluasi, yaitu:
1. Desain Arsitektur 1
2. Desain Arsitektur 2
3. Desain Arsitektur 3
4. Desain Arsitektur 4
5. Desain Arsitektur 5
6. Desain Arsitektur Akhir
Setiap matakuliah inti tersebut dievaluasi mengenai:
1. SISTEM PENYELENGGARAAN STUDIO, meliputi 10 (sepuluh) aspek evaluasi yaitu:
a. Pemberian Rencana Perkuliahan Semester (RPS)
b. Kesesuaian beban tugas studio dengan jumlah sks mata kuliah studio
c. Kecukupan alokasi waktu studio untuk mengerjakan tugas di studio
d. Pemberian Kerangka Acuan Kerja/ancangan tugas
e. Kejelasan dan kemudahan pemahaman ancangan tugas yang diberikan
f. Keberadaan ceklis evaluasi untuk membantu pengerjaan tugas
g. Dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas
h. Dukungan mata kuliah lain dalam pengerjaan tugas
i. Pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan tugas
j. Tingkat kepuasan terhadap sistem penyelenggaraan studio
2. KINERJA DOSEN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu:
a. Alokasi waktu dosen untuk pembelajaran di dalam studio
b. Alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di luar studio
c. Kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas
d. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang desain
e. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang pendukung
desain (utilitas,struktur dan konstruksi)
13
f. Pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik
g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja dosen
3. KINERJA PESERTA PEMBELAJARAN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu:
a. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio
b. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di luar studio (rumah, koskosan, dsb)
c. Dapat berkerja dengan efisien pada saat di studio
d. Antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing
e. Memiliki motivasi yang besar untuk menyelesaikan tugas studio
f. Setelah menyelesaikan studio ini, peserta memiliki pengetahuan dan kemampuan
mendesain yang lebih baik
g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja peserta pembelajaran
Secara umum, hasil evaluasi kepuasan pelanggan dari keseluruhan mata kuliah inti
studio yang dinilai kurang, adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan
tugas studio
2. Kurangnya alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di dalam maupun di luar
studio
3. Peserta pada waktu di studio kurang dapat bekerja dengan efisien.
4. Kurang puas terhadap evaluasi kinerja peserta pembelajaran.
5. Kurangnya antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing.
6. Kurang adanya pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik.
7. Kurang menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio.
8. Kurangnya dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas.
9. Kurang kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas.
10. Perlunya evaluasi sistem penyelenggaraan studio.
4.4 Kinerja dan Evaluasi Proses
Secara umum, kinerja dan evaluasi proses Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur
Jurusan Arsitektur FT UB dapat diukur dari capaian sasaran mutu dan capaian program kerja
di tahun 2015. Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT
UB di tahun 2015 terintegrasi dengan sasaran mutu jurusan yang sesuai dengan Rapat Kerja
Fakultas Teknik, terdiri dari delapan hal, yaitu : Internasionalisasi; kurikulum dan penjaminan
mutu; PSIK/WEB; penelitian; sarana prasarana; penelitian unggulan; pengabdian kepada
masyarakat dan PKM dari hasil penelitian. Hasil capaian sasaran mutu Laboratorium Seni
dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur
FTUB sebagai berikut:
14
1. Hasil evaluasi internasionalisasi berupa pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara,
sebagai pengejawantahan visi, dalam aspek pendidikan telah dilakukan sejak
penyempurnaan kurikulum baru tahun 2015 melalui kegiatan perkuliahan (macam mata
kuliah wajib, pokok bahasan beberapa mata kuliah, tematik tugas pada mata kuliah inti,
dan tematik skripsi) dan kegiatan pertemuan ilmiah (diskusi, workshop, dan seminar).
Kegiatan pertemuan ilmiah yang menonjol, antara lain: Visiting Profesor pada bulan April
2015 oleh Prof. Fergus Nicol dan Prof. Susan Rue dari Oxford Inggris. Pada tahun 2015
ini pula diselenggarakan untuk dua seminar nasional yaitu: Seminar Nasional Merah Putih
Nusantara pada bulan Februari 2016 dan Seminar Nasional Semesta Arsitektur Nusantara
yang ke tiga. Pada tahun 2015 juga diselenggarakan acara pameran karya mahasiswa
Open Arch dan Dexorintek , sebagai upaya sosialisasi visi dan misi Jurusan kepada
mahasiswa, alumni, masyarakat dan stake holder secara menyeluruh. Pada tahun 2015
dalam rangka persiapan menuju internasionalisasi, Jurusan Arsitektur FTUB membentuk
tim penyempurnaan kurikulum yang mengarah pada standar internasional KAAB (Korean
Architect Acreditation Board). Hasil tim kurikulum menyempurnakan 27 kompetensi yang
sudah terimplementasikan di buku pedoman baru Jurusan Arsitektur FT UB 2014 serta
adanya peningkatan kompetensi dasar mahasiswa baru 2015 sebagai upaya
pengklasifikasian kompentensi dasar. Berdasarkan Renstra UB di akhir tahun 2012
disebutkan bahwa salah satu indikator untuk aspek internasionalisasi adalah capaian
jumlah mahasiswa asing yang melakukan studi di UB. Pada tahun 2014 telah tercapai
implementasi MoU yaitu dengan Hiroshima University yang memberi kemungkinan besar
untuk melakukan kegiatan-kegiatan penunjang lain, selain yang telah disebut di atas, yaitu
pertukaran mahasiswa baik dari dalam ke luar maupun luar ke dalam.
2. Hasil evaluasi kurikulum dan penjaminan mutu mencakup penyelenggaraan proses
belajar-mengajar di PS S1 yang menggunakan Kurikulum Tahun 2011/2012-2015/2016
yang disusun sesuai dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi, dengan jumlah beban studi
selama 8 semester, 144 sks, dan 47 mata kuliah. Peningkatan kualitas pembelajaran
melalui Student Centered Learning (SCL). Struktur kurikulum mengerucut pada Mata
Kuliah Wajib Keahlian-Inti sebagai kelompok mata kuliah dengan muatan kompetensi
utama merancang, dengan beban studi 38 sks dan 7 mata kuliah. Kurikulum ini berpijak
pada kandungan Visi dan Misi PS, yaitu pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara di
bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan,pengelolaan, dan penelitian lingkungan
binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara. Kriteria lulusan mengacu pada
beberapa kriteria kompetensi yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan pemerintah
yang berlaku (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI dan Surat Keputusan Dirjen
Dikti) dan standar yang telah ditetapkan oleh Union of International Architects (UIA) dan
Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) selama siswa menempuh pendidikan tinggi arsitektur. Rata-
15
rata Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti adalah 2,70, rata-rata IPK lulusan tahun 2014 adalah
3,16, dengan rata-rata masa studi lulusan adalah 4,9 tahun. Pada tahun 2014 terjadi
peningkatan rasio kompetisi antara yang mendaftar dan yang diterima sebesar 1:24.
Jumlah Mahasiswa DO masih pada rerata 14% atau belum memenuhi sasaran 0%. Rapat
Pleno Jurusan sebagai bagian penjaminan mutu pada tahun 2015 telah diadakan 18 kali
dalam satu tahun, untuk membahas koordinasi kegiatan awal semester dan kegiatan akhir
semester, sedangkan rapat internal laboratorium diadakan minimal 1 kali dalam satu bulan
untuk membahas agenda dan evaluasi kegiatan rutin. Tingkat kehadiran dosen pada rapat
pleno sepanjang tahun 2015 adalah sebesar 80%.
3. Hasil evaluasi sistem informasi dan WEB berupa ketersediaan jaringan wifi di seluruh
ruangan di Gedung Baru Arsitektur. Updating web dilakukan setiap bulan dengan informasi
layanan akademik serta adanya penambahan tulisan ilmiah pada web. Sistem informasi
yang dikembangkan di tahun 2015 adalah ruang baca online sehingga mahasiswa bisa
mengakses koleksi pustaka ruang baca secara on line. Sistem informasi pembelajaran di
lakukan dengan adanya jadwal digital tentang pelaksanaan perkuliahan.
4. Hasil evaluasi penelitian berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam penelitian.
Sejak tahun 2013 telah diwajibkan untuk melibatkan mahasiswa dalam kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah penelitian dosen pada tahun 2015 sebesar
16 judul penelitian dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 3 orang per judul. Hal
ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah mahasiswa
(70 orang). Dana untuk melakukan penelitian bersumber pada dana DIPA/Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana penelitian ini meningkat dari
tahun ke tahun. Tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen sedangkan pada tahun
2015 menjadi 5.5 juta pertahun. Selain itu juga terdapat dana hibah penelitian kompetitif
nasional dan BOPTN.
5. Hasil evaluasi sarana prasarana berupa ketersediaan dana sebagai salah satu faktor
utama dalam penyelenggaraan kegiatan Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan
Arsitektur FT UB. Pengelolaan dan alokasi dana tergantung pada dana proporsional
laboratorium pada jurusan Arsitektur FTUB. Kondisi keuangan Jurusan Arsitektur FTUB
dibedakan berdasarkan sumber dana yang diterima dan pengelolaannya, yaitu dana
proporsional Jurusan. Dana Proporsional Jurusan pada tahun 2015 meningkat menjadi
875.000.000 dari dana tahun 2014 (Rp 850.000.000,-). Pada tahun 2015 peningkatan
sarana dan prasarana Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB
berupa penambahan ruang bersama serta peningkatan kualitas ruang yang sudah ada
berupa perbaikan meja, kursi, almari, filling cabinet, komputer, jaringan internet, dan
peralatan laboratorium.
16
6. Hasil evaluasi penelitian unggulan berupa penelitian Arsitektur Nusantara Berkelanjutan
dengan membuat reseach group Jurusan Arsitektur yang melibatkan penelitian dari
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB. Hasil penelitian
Arsitektur Nusantara Berkelanjutan sebagai modal untuk kolaborasi penelitian dengan
Universitas di Luar Negeri serta Pemerintah daerah. Beberapa perguruan Tinggi yang
berhasil di inisasi kerjasama penelitian unggulan adalah dengan TU Wien Austria dan
Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
7. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat berupa prosentase mahasiwa yang
terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat. Jumlah judul pengabdian kepada
masyarakat sejumlah 8 judul pada tahun 2015 dengan keterlibatan rerata mahasiswa
sebesar 4 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih
dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk pengabdian masyarakat bersumber
pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana
pengabdian kepada masyarakat meningkat dari tahun ke tahun, pada tahun 2011
dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen meningkat di tahun 2015 menjadi Rp 3,4 juta.
8. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dari hasil penelitian berupa kegiatan
pendampingan kampung yang sudah berjalan selama lima tahun ini. Pada kegiatan
pendampingan kampung beberapa hasil penelitian dosen terkait dengan kampung ramah
lingkungan telah di jalankan melalui kegiatan mahasiswa Kota dalam Taman 2015 dengan
mengundang wokrshop arsitek nasional Budi Pradono dan kegiatan sayembara desain.
Tabel 2.
Tabulasi Sasaran Mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Terintegrasi dengan Jurusan Arsitektur FTUB
No. Sasaran Mutu Baseline Target
Th.2015
Capaian
Th.2015
%
Capaian
1. Sasaran Mutu 1 (internasionalisasi) 80% 100% 100% 100%
2. Sasaran Mutu 2 (kurikulum dan
penjaminan mutu)
80% 100% 90% 90%
3. Sasaran Mutu 3 (PSIK/WEB) 80% 100% 100% 100%
4. Sasaran Mutu 4 (penelitian) 16 18 18 100%
5. Sasaran Mutu 5 (Sarana Prasarana) 100%
6. Sasaran Mutu 6 (Penelitian
unggulan)
1 1 1 100%
7. Sasaran Mutu 7 (Pengabdian
kepada masyarakat/PKM)
8 8 8 100%
8. Sasaran Mutu 8 (PKM dari hasil
penelitian)
1 1 1 30%
17
Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang
masih belum tercapai adalah kurikulum mata kuliah inti. Kurikulum terkendala pada belum
ada kesepakatan kompetensi lulusan arsitek antara asosiasi perguruan tinggi arsitek
Indonesia dengan organisasi profesi arsitek (ikatan Arsitek Indonesia) seiring belum di
syahkannya UU arsitek Indonesia. Tindak lanjut yang dilakukan adalah selalu meng-up date
informasi tentang kebutuhan kompetensi arsitek Indonesia.
Sasaran mutu yang terkait PKM hasil penelitian terkendala pada hasil penelitian yang
sebagian besar belum implementatif pada produk inovatif di masyarakat. Tindak lanjut yang
dilakukan adalah memilih obyek PKM yaitu kegiatan pendampingan kampong yang dapat
menjadi media untuk terapan hasil penelitian
4.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Berdasar temuan AIM Siklus 14 didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang
dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang
Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. Selanjutnya, pihak manajemen menentukan
tindakan pencegahan dan perbaikan agar dapat mencegah dan memperbaiki ketidaksesuaian
produk.
Tabel 3. Status Tindakan Perbaikan
No. Uraian Ketidaksesuaian dan SaranRencana Tindakan
Perbaikan atas Temuan
Akar Penyebab
Terjadinya Temuan
Rencana Tindakan untuk
Menghilangkan Akar
Penyebab Temuan
1
Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi
tampilan di website belum sesuai dengan
template menu web yang ditetapkan Universitas
Penyesuaian tampilan web Restrukturisasi
laboratorium
Memasukkan struktur
organisasi dan tupoksi yang
baru ke dalam web
2
Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di
website belum sesuai dengan template menu
web Universitas
Penyesuaian tampilan web Belum mensinergikan
tampilan website sesuai
template menu web
universitas
Menyesuaikan tampilan
website sesuai template
menu web universitas
3 Jenis layanan atau produk belum ditetapkan
Penyempurnaan profil lab
terkait dengan jenis dan produk
layanan
Belum disusun jenis dan
produk layanan lab
Penyusunan jenis dan produk
layanan lab
4MP belum tersedia untuk semua proses yang
ditangani laboratorium
Penyusunan MP Restrukturisasi
laboratorium PS-S1
Arsitektur
Penyusunan MP sesuai dengan
struktur lab yang baru
5Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk
mendukung kecukupan sarpras
Tidak relevan dengan kebutuhan
lab
Lab bukan merupakan lab
praktikum
-
6
Setiap proses belum semua mengikuti siklus
PDCA karena belum ada evaluasi dan tindak
lanjut
Penyempurnaan proses evaluasi
dan tindak lanjut mengacu pada
MP evaluasi dan tindak lanjut
Restrukturisasi
laboratorium PS-S1
Arsitektur
Penyempurnaan proses
evaluasi & tindak lanjut
sesuai MP dari struktur lab
yang baru
7Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut
dari setiap proses
Penyempurnaan proses evaluasi
dan tindak lanjut mengacu pada
MP evaluasi dan tindak lanjut
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan proses
evaluasi & tindak lanjut
sesuai MP dari struktur lab
yang baru
18
8Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi
internal tersebut
Penyediaan dokumen absensi
dan berita acara rapat lab
Restrukturisasi
laboratorium
Pendokumentasian hasil
komunikasi internal sesuai
struktur lab yang baru
9Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi
tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.
Penyusunan Job dan gap
analysis personil lab mengikuti
format jurusan
Restrukturisasi
laboratorium
Penyusunan job dan gap
analysis personil dari struktur
lab yang baru mengikuti
format jurusan
10
Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi
mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat
khusus ditujukan untuk kinerja pengelola
laboratorium
Penyempurnaan evaluasi kinerja
pengelola lab
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan evaluasi
kinerja pengelola lab sesuai
struktur & tupoksi lab yang
baru
11
Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan
belum ada mekanisme untuk pemeliharaan
sarpras laboratorium
Tidak relevan dengan kebutuhan
lab
Lab bukan merupakan lab
praktikum
-
12
Laboratorium belum memiliki alat pemdam
kebakaran untuk mendukung keamanan di
laboratorium
Tidak relevan dengan kebutuhan
lab
lab bukan merupakan lab
praktikum, sehingga tidak
memiliki peralatan yang
rentan kebakaran
-
13
Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari
praktikan saja, belum ada evaluasi yang
bersumber dari dosen atau dari pelanggan yang
lain
Penyempurnaan kuesioner
evaluasi dari pelanggan dosen
dan lainnya
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan evaluasi
yang bersumber dari dosen
atau pelanggan lain terhadap
struktur lab yang baru
14Rencana pengembangan laboratorium sudah ada
namun belum terdokumentasi dengan baik
Penyempurnaan program kerja
laboratorium
Restrukturisasi
laboratorium
Pendokumentasian rencana
pengembangan lab sesuai
struktur lab yang baru
15
Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih
bersifat informal dan belum ada bukti verifikasi
pengadaan alat
Perbaikan sistem dokumentasi
verifikasi pengadaan barang
dan jasa
Dokumen verifikasi
tersimpan di bagian
perlengkapan Fakultas
Penyempurnaan sistem
rekaman verifikasi
pengadaan barang dan jasa
16 Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan
Penyempurnaan sistem rekaman
proses kegiatan
Restrukturisasi
laboratorium
Pendokumentasian bukti
rekaman setiap proses
kegiatan
17Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman
milik pelanggan
Penyempurnaan sistem rekaman
proses kegiatan
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan mekanisme
untuk menjaga rekaman
milik pelanggan
18
Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap
proses sudah dilakukan tetapi masih bersumber
dari praktikan saja, belum ada yang bersumber
dari dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut
hasil dari pengukuran kepuasan
Penyempurnaan sistem
pengukuran kepuasan pelanggan
dari dosen atau pelanggan lain
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan sistem
pengukuran kepuasan
pelanggan dari dosen atau
pelanggan lain
19
Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah
ditindaklanjuti
Klarifikasi ke PJM permasalahan
terkait belum ditindaklanjutinya
temuan (seberapa jauh
kejelasan penulisan tektual oleh
auditor PJM)
20
Komunikasi internal berupa rapat koordinasi
Laboratorium dilakukan minimal dua kali per
semester dengan rekaman berupa daftar hadir
dan catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih
bersifat informal, sistem dokumentasi belum
tertata dengan baik.
Penyempurnaan dan penyediaan
dokumentasi rapat
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan sistem
pendokumentasian bukti
rekaman rapat koordinasi lab
yang baru
21
Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada,
tetapi belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah
jadi temuan sebelumnya dan belum
ditindaklanjuti.
Rekaman pengajuan kerusakan
dan perawatan rutin yang
dilakukan oleh penyedia jasa
jurusan
Restrukturisasi
laboratorium
Penyusunan bukti rekaman
pemeliharaan sarana-
prasarana lab
22
Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi,
namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio
pengguna.
Tidak relevan Lingkungan kerja sudah
cukup aman, bersih, dan
rapi serta sesuai rasio
pengguna
-
23
Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan
kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem
rekaman belum dilaksanakan dengan baik.
Penyempurnaan sistem rekaman Pendokumentasian laporan
pengabdian kepada
masyarakat dikelola oleh
Fakultas
Penyempurnaan sistem
rekaman dokumentasi
laporan pengabdian kepada
masyarakat
24
tidak sesuai Perbaikan website unit kerja Restrukturisasi
laboratorium
Perbaikan website unit kerja
sesuai struktur lab yang baru
19
Dari semua temuan yang ada, akar penyebab utama adalah adanya restrukturisasi struktur
organisasi laboratorium di tingkat Fakultas maupun di tingkat internal jurusan, dengan adanya
pergantian kepala laboratorium dan penggabungan laboratorium.
4.6 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Tinjauan manajemen yang dilakukan setelah audit mutu pada siklus sebelumnya
dievaluasi dan dinilai tingkat keberhasilan tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari tinjauan
manajemen sebelumnya dilakukan oleh Pimpinan Jurusan, kepala laboratorium dan Tim UJM
melalui rapat tinjauan manajemen.
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya adalah sebagai berikut:
a. Direncanakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas
Brawijaya yang merupakan implementasi SMM ISO 9001:2008 kepada segenap staf
dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.
b. Setelah pelaksanaan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya akan dilakukan
pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.
c. Perlu dilakukan penajaman dan penjabaran rumusan sasaran mutu sesuai dengan
criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap
fungsi dan jenjang organisasi
d. Perlu dirumuskan mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan
(complaint management).
Tindak lanjut berdasarkan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan UJM
a. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana laboratorium seni dan desain arsitektur ,
yang akan diteruskan kepada pimpinan PS S1 Arsitektur untuk segera ditindak lanjuti.
b. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa oleh karyawan segera diteruskan kepada
pimpinan Jurusan dan Kepala Urusan Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.
25
Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan
proses bisnis laboratorium belum ada, dan
sedang ditindaklanjuti
Penyusunan MP proses bisnis lab Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan bagan dan
proses bisnis dari struktur lab
yang baru
26belum ditampilkan Penyempurnaan web Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan profil dari
struktur lab yang baru
27
Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP
atau IK.
Tinjauan manajemen
laboratorium ada dalam laporan
kegiatan lab
Restrukturisasi
laboratorium
Penyusunan tinjauan
manajemen dalam MP atau IK
sesuai struktur lab yang baru
28Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti Sudah ada dalam bentuk e-
complaint
Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan layanan
melalui e-complaint
29
Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam
satu jurusan, parsial per lab.
Penyempurnaan sistem layanan Restrukturisasi
laboratorium
Penyempurnaan layanan
tanggapan (hasil evaluasi)
dari lab
20
c. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa disampaikan secara individu kepada dosen
bersangkutan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan pembelajaran studio
(mata kuliah inti) kepada mahasiswa
d. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa
selain dari acara Open Talk
e. Rekaman-rekaman dokumentasi dan surat menyurat dilakukan dengan melakukan
scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer dengan folder- folder yang
dibuat agar mudah dalam pencarian data
4.7 Perubahan yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Jurusan yang
tercantum dalam manual mutu. Perubahan tersebut antara lain:
a. Struktur organisasi Jurusan, Program Studi, Laboratorium dan UJM
b. Peta Proses Bisnis Jurusan yang diuraikan dalam siklus PDCA masing-masing
proses, yaitu pada proses layanan akademik (pendidikan), penelitian,pengabdian dan
administrasi.
Dengan adanya perubahan-perubahan pada manual mutu program studi akan mempengaruhi
implementasi sistem manajemen mutu internal Laboratorium Seni dan Desain Arsitekturdi PS
S1 Arsitektur FT UB.
Usulan perubahan yang dilakukan berdasarkan kondisi eksternal berupa
penyempurnaan manual mutu Fakultas terkait tata kelola terbaru yang di tetapkan universitas.
Salah satu penyempurnaan yang ada menyangkut kedudukan laboratorium dan UJM di
bawah Fakultas, Perubahan yang diusulkan antara lain:
a. Kejelasan tupoksi PS, Laboratorium, UJM yang diatur dalam manual mutu, SK
pengangkatan dan operasional kegiatan rutin
b. Operasional kegiatan rutin harus mewujud dalam PDCA sistem manajemen mutu di
tingkat Fakultas (GJM) maupun Universitas (PJM) berupa kegiatan rutin yang
dilaksanakan dan di informasikan kepada unit kerja terkait
4.8 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu
Dari rapat tinjauan manajemen, direkomendasikan beberapa hal untuk peningkatan
kinerja Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur di PS S1 Arsitektur FT UB, antara lain:
a. Penajaman terhadap tupoksi Unit Pelaksana sasaran mutu Universitas Brawijaya di
Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur terintegrasi dengan PS S1 Jurusan Arsitektur
FTUB
b. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.
21
c. Perumusan mekanisme yang efektif dalam operasionalisasi dokumen sistem mutu,
termasuk layanan umpan balik serta upaya korektif dan pencegahannya.
22
BAGIAN V. PENUTUP
Kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang sudah dilakukan antara lain:
1. Tingkat Efektifitas dan Efisien Organisasi Penjaminan Mutu di Laboratorium Seni dan
Desain Arsitektur PS S1 Arsitektur sudah diupayakan seoptimal mungkin dengan
beberapa permasalahan yang masih perlu penyelesaian baik karena aspek internal
maupun eksternal.
2. Hal-hal yang masih menjadi tanggungan terhadap tindakan korektif dan
pencegahanya, akan diupayakan dengan perbaikan secara bertahap sesuai prioritas
yang ada.
23
LAMPIRAN
24