TINJAUAN MANAJEMEN - lab-arsitektur.ub.ac.idlab-arsitektur.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/11/TINJAUAN... · Desain Arsitektur yaitu layanan pendidikan, layanan penelitian, ... mutu,

0

TINJAUAN MANAJEMEN

LABORATORIUM SENI DAN DESAIN ARSITEKTUR JURUSAN ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Semester Genap 2014/2015 dan Semester Ganjil 2015/2016

Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

Agustus 2016

1

Visi

Menjadi laboratorium terdepan dalam pengembangan keilmuan Seni dan Desain Arsitektur

yang berkelanjutan di bidang pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

pada lingkup Nasional dalam kurun 10 tahun ke depan.

Misi

1. Sebagai wahana pembelajaran di bidang Seni dan Desain Arsitektur pada tataran

bentuk, konsep dan filosofi untuk meningkatkan kualitas keberhidupan manusia,

lingkungan alam dan lingkungan binaan yang berkelanjutan

2. Memberi pelayanan akademik dalam bidang ilmu Seni dan Desain Arsitektur serta

menyelenggarakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat

3. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat

bagi kehidupan bermasyarakat sesuai dengan keahlian Seni dan Desain Arsitektur

dalam berkarya di lingkup Nasional

2

Lembar Pengesahan

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratoriu Seni dan Desain Arsitektur

Jurusan Arsitektur FTUB

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

5. Koordinator Penyusun : Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT.

6. Anggota Penyusun : 1) Ir. Chairil B. Amiuza, MSA. 2) Ir. Rinawati P.H., MT. 3) Indyah Martiningrum, ST, MT. 4) Tito Haripradianto, ST, MT. 5) Wulan Astrini, ST, MDs

7. Periode : Januari s.d Desember Tahun 2015

Malang, Agustus 2016

Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

Dr. Eng. Herry Santosa, ST, MT.

NIP. 19730525 200003 1 004

3

Daftar Isi

I. Pendahuluan _________________________________________________________ 4

II. Lingkup Pembahasan __________________________________________________ 6

III. Pelaksanaan _________________________________________________________ 8

IV. Hasil _______________________________________________________________ 9

3.1 Hasil Audit Internal _______________________________________________ 9

3.2 Hasil Audit Eksternal _____________________________________________ 11

3.3 Umpan Balik Pelanggan __________________________________________ 11

3.4 Kinerja dan Evaluasi Proses _______________________________________ 13

3.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan __ 1Error! Bookmark not defined.

3.6 Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined.

3.6 Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu _______________ 20

3.6 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu ____________ 20

V. Penutup ____________________________________________________________ 22

4

BAGIAN I . PENDAHULUAN

1.1. Profil Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan peleburan dari 2 (dua)

laboratorium yaitu Laboratorium Seni dan Desain Dasar dengan Laboratorium Desain

Arsitektur. Peleburan laboratorium ini dilakukan akhir tahun 2015 seiring dengan upaya

perampingan struktur laboratorium di tingkat Fakultas Teknik Universitas Brawijaya. Pada

awalnya Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan unsur pelaksana jurusan yang

berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan Arsitektur. Akan

tetapi sejak dikeluarkan aturan tata kelola struktur laboratorium yang baru di tingkat Fakultas

awal tahun 2016, maka kedudukan Laboratorium merupakan unsur pelaksana jurusan yang

bertanggung jawab langsung kepada Dekan di tingkat Fakultas.

Laboratorium Seni Dan Desain Arsitektur mempunyai tugas melakukan kegiatan

akademik yang menunjang tugas pokok jurusan dalam bidang seni dan desain Arsitektur.

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur merupakan suatu wadah penunjang dan

pengembangan fungsi-fungsi pokok bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta

pengabdian pada masyarakat dalam lingkup ilmu ke-arsitekturan khususnya pada bidang seni

dan desain Arsitektur. Secara fisik, laboratorium ini merupakan suatu wadah yang

menyediakan dan menyiapkan sarana dan prasarana, baik perangkat lunak dan perangkat

keras, guna menunjang fungsi-fungsi pokok tersebut, bagi kepentingan mahasiswa dan

tenaga pengajar. Ada 4 (empat) jenis pelayanan yang diberikan oleh laboratorium Seni dan

Desain Arsitektur yaitu layanan pendidikan, layanan penelitian, layanan pengabdian kepada

masyarakat serta layanan proses pengorganisasian even ilmiah (PPEI).

1.2. Tinjauan Manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

Pada semester genap 2014/2015 dan semester ganjil 2015/2016 yang berlangsung di

tahun 2015, Kepala Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB

melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal satu tahun

sekali bersama dengan Management Representative (MR) serta Unit Jaminan Mutu. Tinjauan

manajemen dilakukan untuk menilai semua proses input sampai output sistem penjaminan

mutu. Tinjauan ini dilakukan dari semua segi dari persyaratan umum, dokumentasi, manual

mutu, pengendalian dan pencatatan dokumen sampai pada tahapan pengukuran, analisis dan

perbaikan. Hasil tinjauan manajemen menjadi feedback bagi Unit Jaminan Mutu untuk

memperbaiki dokumen dan kelengkapannya, perbaikan sistem penjaminan mutu dan

persyaratannya serta kinerja Unit Jaminan Mutu yang telah dilakukan menjadi bagian tugas

utama tinjauan manajemen dalam memantau kinerja sistem manajemen mutu dan identifikasi

peluang dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan memuaskan semua pelanggan.

5

Penilaian ini dilakukan melalui audit internal mutu organisasi. Tinjauan terhadap pencapaian

kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap

rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan

pentahapan target yang disepakati bersama. Peningkatan mutu yang dirasakan oleh

pelanggan menjadi input kinerja. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah

rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan memastikan

sumberdaya yang cukup untuk upaya tersebut

6

BAGIAN II LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Seni dan

Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang

lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

a. Hasil Audit

Audit yang pernah di lakukan pada Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan

Arsitektur FT UB mencakup audit ekternal dan internal. Audit eksternal dilakukan oleh

BAN PT pada tahun 2014 melalui kegiatan visitasi akreditasi terintegrasi dalam PS S1

dengan skor akhir 373 dan mendapat akreditas A hingga tahun 2019. Audit Internal

dilakukan secara rutin setiap tahun melalui kegiatan Audit Internal Mutu (AIM). AIM

terakhir adalah pada Siklus 14 di tahun 2015. Berdasar AIM Siklus 14, didapatkan

hasil berupa temuan-temuan yang dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal

Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan

Koreksi.

b. Umpan Balik Pelanggan

Evaluasi kepuasan pelanggan didapatkan melalui hasil penyebaran kuisioner yang

disebarkan pada pelanggan dalam hal ini mahasiswa sebagai pelanggan utama dan

pihak pengguna lulusan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap

proses bisnis yang dilakukan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan

Arsitektur FT UB yaitu pada proses bisnis terkait dengan pelanggan yang

bersangkutan.

c. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan program kerja 2015

Kinerja proses dan kesesuaian produk yang digunakan sebagai acuan untuk

mengukur kinerja proses dan kesesuaian produk adalah manual prosedur dan

instruksi kerja. Dalam data rekaman dijelaskan tentang perubahan yang terjadi

(substansi, format) pada kedua dokumen tersebut. Sasaran Mutu Laboratorium Seni

dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB untuk tahun 2015, merupakan

beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan

target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun. Program kerja Laboratorium Seni

dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB sebagai bagian dari program kerja

Jurusan Arsitektur FTUB di tahun 2015 yang ditetapkan dalam rapat jurusan dan rapat

pimpinan Fakultas pada awal tahun 2015 yang mendukung sasaran mutu Universitas

Brawijaya pada aspek Internasionalisasi (14.01); Kurikulum dan penjaminan mutu

(14.02); PSIK/WEB (14.03); penelitian (14.04); sarana prasarana (14.05); penelitian

7

unggulan (14.06); pengabdian kepada masyarakat (14.07); dan PKM dari hasil

penelitian (14.08).

d. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi telah dilakukan berdasarkan temuan AIM

Siklus 14 dan umpan balik pelanggan untuk mengetahui status temuan (closed atau

open) sebagai dasar untuk menentukan tindak lanjut dalam tinjauan manajemen.

e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya dilakukan oleh Kepala

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dan Tim UJM melalui rapat tinjauan

manajemen serta catatan yang perlu mendapat perhatian pada AIM siklus 14.

f. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu sebelumnya

Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Laboratorium Seni

dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang tercantum dalam manual mutu

dan borang kinerja dalam AIM siklus 14 maupun akreditasi BAN PT.

g. Saran dan masukan untuk perbaikan Sistem Manajemen Mutu unit kerja

Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk

peningkatan kinerja dan pengembangan program Laboratorium Seni dan Desain

Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB di tahun-tahun mendatang, khususnya pada

proses bisnis dalam Manual Mutu dan Butir Kinerja Pembiayaan sebagai dasar untuk

penyusunan program kerja periode berikutnya.

8

BAGIAN III. PELAKSANAAN

3.1 Unsur Masukan dalam Tinjauan Manajemen

Unsur masukan dalam tinjauan manajemen meliputi hasil audit, umpan balik dari

pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan

perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat

mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Hasil

audit UJM merupakan rangkaian kegiatan sistem penjaminan mutu dan sudah terdokumentasi

dengan baik oleh UJM dan Manajement Representative (Sekretaris Jurusan Arsitektur FT

UB). Umpan balik dari pelanggan yaitu dari mahasiswa dapat dinilai dari input yang diberikan

melalui isian Open Talk yang berisi mengenai kinerja Dosen dan Fasilitas Layanan Studio

Perancangan. Input tersebut menjadi bahan manajemen untuk melakukan evaluasi dengan

UJM dalam melakukan perbaikan-perbaikan layanan. Input ini sekaligus merupakan evaluasi

dari kinerja proses dan produk yang diberikan oleh Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

Jurusan Arsitektur FT UB, yang ditindak lanjuti dengan pembahasan dengan UJM dalam

perbaikan dan peningkatan mutu dan kinerja.

3.2 Luaran Tinjauan Manajemen

Perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk

yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan merupakan

luaran utama manajemen hasil tinjauan manajemen.Kinerja yang fokus pada faktor yang

menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan

pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi

kerja dan inovasi secara berkelanjutan. Luaran ini menjadi bahan masukan bagi kepala

laboratorium, Dosen Penanggung Jawab Kelas Studio serta staf administrasi studio di

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dalam rangka melakukan

perbaikan-perbaikan dalam meningkatkan mutu layanan, kualitas belajar mengajar, tindakan

korektif dan pencegahan.

3.3 Waktu Pelaksanaan

Hari, tanggal : Jumat, 5 Februari 2016

Jam : 09.00 s.d 11.00 WIB

Tempat : Ruang Sidang Jurusan Arsitektur FT UB

Peserta : Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Tim Unit Jaminan Mutu, seluruh

Kepala Laboratorium, serta seluruh dosen PS S1 dan PS S2 ALB

jurusan Arsitektur

9

BAGIAN IV . HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan

Arsitektur FT UB tahun 2015 dapat disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan

manajemen sebagai berikut:

4.1 Hasil Audit Internal

Secara keseluruhan, Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT

UB telah melaksanakan program kerja dengan seoptimal mungkin dan penuh tanggung jawab,

untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Dari audit internal yang

dilakukan pada Jumat, 13 November 2015, didapatkan beberapa temuan yang dirangkum

dalam borang Laporan Audit Internal Mutu (AIM). AIM siklus 14 di selenggarakan di ruang

sidang PS S1 Arsitektur FT UB yang di hadiri oleh Auditor dari PJM UB yaitu :

1. Ketua Auditor : Mas'ud Effendi, STP., MP.

2. Anggota Auditor : M. Fathoni, Ns., Skep., MNS.

Lingkup audit internal siklus 14 meliputi :

1. Struktur organisasi dan tupoksi dalam laman

2. Jenis layanan dan produk labratorium

3. MP laboratorium

4. Siklus PDCA dalam setiap proses layanan

5. Rekaman dan dokumentasi dari kegiatan evaluasi dan tindak lanjut

6. Dokumentasi komunikasi internal

7. Job dan gap analisis

8. Evaluasi dari umpan balik pelanggan dan pengguna

9. Proses pengendalian pengadaan barang dan jasa

10. Kecukupan sarana prasarana

11. Rekaman pada proses kegiatan pengabdian kepada masyarakat

12. Tinjauan manajemen

13. Layanan umpan balik dalam web

14. Pengolahan data umpan balik maupun evaluasi dari pelanggan dan pengguna

Daftar Ketidaksesuaian dan borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi seperti

yang disarikan pada Tabel 1.

10

Tabel 1.

Daftar Temuan Audit Temuan Siklus 14

No SiklusKategori / Status / Auditor / Tgl

AuditBidang Audit Uraian Temuan

1 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New / FFD, VDE / 13 Nov

2015

(IS-L-41a) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41a]

Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi

tampilan di website belum sesuai dengan template

menu web yang ditetapkan Universitas

2 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-41b) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41b]

Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di

website belum sesuai dengan template menu web

Universitas

3 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-41d) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41d]

Jenis layanan atau produk belum ditetapkan

4 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-41f) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41f]

MP belum tersedia untuk semua proses yang

ditangani laboratorium

5 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-41g) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41g]

Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk

mendukung kecukupan sarpras

6 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-41h) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41h]

Setiap proses belum semua mengikuti siklus PDCA

karena belum ada evaluasi dan tindak lanjut

7 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-424) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [424]

Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut dari

setiap proses

8 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-553) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [553]

Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi

internal tersebut

9 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-622) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [622]

Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi

tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.

10 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-622a) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [622a]

Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi

mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat

khusus ditujukan untuk kinerja pengelola

laboratorium

11 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-63) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [63]

Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan

belum ada mekanisme untuk pemeliharaan sarpras

laboratorium

12 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-64) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [64]

Laboratorium belum memiliki alat pemdam

kebakaran untuk mendukung keamanan di

laboratorium

13 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-722) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [722]

Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari

praktikan saja, belum ada evaluasi yang bersumber

dari dosen atau dari pelanggan yang lain

14 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-732) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [732]

Rencana pengembangan laboratorium sudah ada

namun belum terdokumentasi dengan baik

15 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-743) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [743]

Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih bersifat

informal dan belum ada bukti verifikasi pengadaan

alat

16 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-751) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [751]

Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan

17 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-754) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [754]

Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman

milik pelanggan

18 UKPA LAB

Siklus 4


2015

(IS-L-821) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [821]

Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses

sudah dilakukan tetapi masih bersumber dari

praktikan saja, belum ada yang bersumber dari

dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut hasil

dari pengukuran kepuasan

19 UKPA LAB

Siklus 3

KTS / Old / SFD, WFA / 20 Nov

2014

(PTK-02) A.

Permintaan Tindakan

Korektif (PTK) [02]

Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah

ditindaklanjuti

20 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(IS-L-553) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [553]

Komunikasi internal berupa rapat koordinasi

Laboratorium dilakukan minimal dua kali per

semester dengan rekaman berupa daftar hadir dan

catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih bersifat

informal, sistem dokumentasi belum tertata dengan

baik.

11

4.2 Hasil Audit Ekternal

Audit ekternal Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur dilakukan saat visitasi

akreditasi terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur FT UB oleh BAN PT tahun 2012. Nama

assessor yang bertugas adalah Prof. Slamet W dan Dr.Eng Ahmad Sarwadi. Lokasi audit

eksternal bertempat di ruang rapat Fakultas Teknik UB yang mencakup tujuh standar BAN PT

serta evaluasi diri PS S1 Arsitektur FT UB. Temuan yang disampaikan oleh assessor terkait

beberapa nilai dari standar BAN PT yang dianggap masih belum maksimal yaitu: Prosentase

jumlah Doktor, Lektor Kepala dan Guru Besar, Minimnya publikasi internasional serta

penyempurnaan kurikulum yang harus terus dilakukan. Hasil visitasi akreditasi PS S1

Arsitektur FT UB adalah total nilai 373 dan mempertahankan status A seperti akreditasi

sebelumnya dengan penambahan nilai 10 point (sebelumnya 363)

4.3 Umpan Balik Pelanggan

Pelaksanaan evaluasi kepuasan dan keluhan pelanggan dilakukan dengan

menyebarkan kuisioner kepada pelanggan dari setiap proses bisnis di Laboratorium Seni dan

Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, yaitu mahasiswa dalam hal evaluasi kepuasan

terhadap proses belajar mengajar, penelitian dan administrasi. Kepuasan terhadap proses

belajar mengajar dilaksanakan oleh Bagian Akademik, selain itu dilakukan pula analisa

keluhan pelanggan dalam pelayanan penelitian di laboratorium, ruang baca dan administrasi

melalui forum Open Talk.

Untuk mengetahui kepuasan pengguna lulusan terhadap kualitas lulusan

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB, dilakukan usaha agar

pengguna lulusan dapat mengisi kuisioner kepuasan pengguna lulusan baik secara offline

30 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-42) 4. Layanan

[42]

Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam

satu jurusan, parsial per lab.

28 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-32) 3. Sistem

Dokumen [32]

Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP

atau IK.

29 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-41) 4. Layanan

[41]

Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti

26 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-23) 2. Profil [23] Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan

proses bisnis laboratorium belum ada, dan sedang

ditindaklanjuti

27 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-26) 2. Profil [26] belum ditampilkan

23 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(IS-L-754) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [754]

Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan

kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem

rekaman belum dilaksanakan dengan baik.

24 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(WS-L-12) 1.

Keberadaan Website

Unit Kerja [12]

tidak sesuai

21 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(IS-L-63) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [63]

Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada, tetapi

belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah jadi

temuan sebelumnya dan belum ditindaklanjuti.

22 UKPA LAB

Siklus 3


2014

(IS-L-64) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [64]

Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi,

namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio

pengguna.

12

maupun online pada alamat http://ars.ft.ub.ac.id/kuisioner pengguna. Pelaksanaan evaluasi

kepuasan pelanggan terdiri atas lima tingkatan dari level 1-5 yaitu : kurang sekali, kurang,

cukup, baik dan baik sekali (5). Standar minimal tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3 atau

cukup. Berdasarkan evaluasi kepuasan pelanggan terhadap kinerja PBM dosen diperoleh

rata-rata tingkat kepuasan mahasiswa adalah 3,65 atau meningkat di banding tahun

sebelumnya (3.5). Hal ini berarti nilai tersebut perlu dipertahankan dan ditingkatkan pada level

4 (baik).

Hasil evaluasi kuesioner yang penting terhadap proses pembelajaran mata kuliah inti

(studio) adalah sebagai berikut. Evaluasi proses pembelajaran ini dilakukan terhadap seluruh

matakuliah inti di Jurusan Arsitektur FT UB oleh peserta matakuliah tersebut (mahasiswa).

Hasil evaluasi ini diperoleh dari kuesioner Semester Genap 2015/2016. Adapun matakuliah

inti yang dievaluasi, yaitu:

1. Desain Arsitektur 1





6. Desain Arsitektur Akhir

Setiap matakuliah inti tersebut dievaluasi mengenai:

1. SISTEM PENYELENGGARAAN STUDIO, meliputi 10 (sepuluh) aspek evaluasi yaitu:

a. Pemberian Rencana Perkuliahan Semester (RPS)

b. Kesesuaian beban tugas studio dengan jumlah sks mata kuliah studio

c. Kecukupan alokasi waktu studio untuk mengerjakan tugas di studio

d. Pemberian Kerangka Acuan Kerja/ancangan tugas

e. Kejelasan dan kemudahan pemahaman ancangan tugas yang diberikan

f. Keberadaan ceklis evaluasi untuk membantu pengerjaan tugas

g. Dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas

h. Dukungan mata kuliah lain dalam pengerjaan tugas

i. Pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan tugas

j. Tingkat kepuasan terhadap sistem penyelenggaraan studio

2. KINERJA DOSEN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu:

a. Alokasi waktu dosen untuk pembelajaran di dalam studio

b. Alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di luar studio

c. Kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas

d. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang desain

e. Kontribusi dosen dalam memberikan wawasan pengetahuan di bidang pendukung

desain (utilitas,struktur dan konstruksi)

13

f. Pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik

g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja dosen

3. KINERJA PESERTA PEMBELAJARAN, meliputi 7 (tujuh) aspek evaluasi yaitu:

a. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio

b. Menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di luar studio (rumah, koskosan, dsb)

c. Dapat berkerja dengan efisien pada saat di studio

d. Antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing

e. Memiliki motivasi yang besar untuk menyelesaikan tugas studio

f. Setelah menyelesaikan studio ini, peserta memiliki pengetahuan dan kemampuan

mendesain yang lebih baik

g. Tingkat kepuasan terhadap kinerja peserta pembelajaran

Secara umum, hasil evaluasi kepuasan pelanggan dari keseluruhan mata kuliah inti

studio yang dinilai kurang, adalah sebagai berikut:

1. Kurangnya pemberian materi penyegaran (refresh) yang mendukung pengerjaan

tugas studio

2. Kurangnya alokasi waktu dosen untuk diskusi dan asistensi di dalam maupun di luar

studio

3. Peserta pada waktu di studio kurang dapat bekerja dengan efisien.

4. Kurang puas terhadap evaluasi kinerja peserta pembelajaran.

5. Kurangnya antusias melakukan asistensi pada dosen pembimbing.

6. Kurang adanya pemberian motivasi oleh dosen untuk melakukan tugas dengan baik.

7. Kurang menyukai dan menikmati mengerjakan tugas di dalam studio.

8. Kurangnya dukungan sarana dan prasarana studio dalam pengerjaan tugas.

9. Kurang kejelasan arahan dosen untuk membantu pengerjaan tugas.

10. Perlunya evaluasi sistem penyelenggaraan studio.

4.4 Kinerja dan Evaluasi Proses

Secara umum, kinerja dan evaluasi proses Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur

Jurusan Arsitektur FT UB dapat diukur dari capaian sasaran mutu dan capaian program kerja

di tahun 2015. Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT

UB di tahun 2015 terintegrasi dengan sasaran mutu jurusan yang sesuai dengan Rapat Kerja

Fakultas Teknik, terdiri dari delapan hal, yaitu : Internasionalisasi; kurikulum dan penjaminan

mutu; PSIK/WEB; penelitian; sarana prasarana; penelitian unggulan; pengabdian kepada

masyarakat dan PKM dari hasil penelitian. Hasil capaian sasaran mutu Laboratorium Seni

dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang terintegrasi dengan PS S1 Arsitektur

FTUB sebagai berikut:

14

1. Hasil evaluasi internasionalisasi berupa pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara,

sebagai pengejawantahan visi, dalam aspek pendidikan telah dilakukan sejak

penyempurnaan kurikulum baru tahun 2015 melalui kegiatan perkuliahan (macam mata

kuliah wajib, pokok bahasan beberapa mata kuliah, tematik tugas pada mata kuliah inti,

dan tematik skripsi) dan kegiatan pertemuan ilmiah (diskusi, workshop, dan seminar).

Kegiatan pertemuan ilmiah yang menonjol, antara lain: Visiting Profesor pada bulan April

2015 oleh Prof. Fergus Nicol dan Prof. Susan Rue dari Oxford Inggris. Pada tahun 2015

ini pula diselenggarakan untuk dua seminar nasional yaitu: Seminar Nasional Merah Putih

Nusantara pada bulan Februari 2016 dan Seminar Nasional Semesta Arsitektur Nusantara

yang ke tiga. Pada tahun 2015 juga diselenggarakan acara pameran karya mahasiswa

Open Arch dan Dexorintek , sebagai upaya sosialisasi visi dan misi Jurusan kepada

mahasiswa, alumni, masyarakat dan stake holder secara menyeluruh. Pada tahun 2015

dalam rangka persiapan menuju internasionalisasi, Jurusan Arsitektur FTUB membentuk

tim penyempurnaan kurikulum yang mengarah pada standar internasional KAAB (Korean

Architect Acreditation Board). Hasil tim kurikulum menyempurnakan 27 kompetensi yang

sudah terimplementasikan di buku pedoman baru Jurusan Arsitektur FT UB 2014 serta

adanya peningkatan kompetensi dasar mahasiswa baru 2015 sebagai upaya

pengklasifikasian kompentensi dasar. Berdasarkan Renstra UB di akhir tahun 2012

disebutkan bahwa salah satu indikator untuk aspek internasionalisasi adalah capaian

jumlah mahasiswa asing yang melakukan studi di UB. Pada tahun 2014 telah tercapai

implementasi MoU yaitu dengan Hiroshima University yang memberi kemungkinan besar

untuk melakukan kegiatan-kegiatan penunjang lain, selain yang telah disebut di atas, yaitu

pertukaran mahasiswa baik dari dalam ke luar maupun luar ke dalam.

2. Hasil evaluasi kurikulum dan penjaminan mutu mencakup penyelenggaraan proses

belajar-mengajar di PS S1 yang menggunakan Kurikulum Tahun 2011/2012-2015/2016

yang disusun sesuai dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi, dengan jumlah beban studi

selama 8 semester, 144 sks, dan 47 mata kuliah. Peningkatan kualitas pembelajaran

melalui Student Centered Learning (SCL). Struktur kurikulum mengerucut pada Mata

Kuliah Wajib Keahlian-Inti sebagai kelompok mata kuliah dengan muatan kompetensi

utama merancang, dengan beban studi 38 sks dan 7 mata kuliah. Kurikulum ini berpijak

pada kandungan Visi dan Misi PS, yaitu pengembangan keilmuan Arsitektur Nusantara di

bidang perencanaan, perancangan, pelaksanaan,pengelolaan, dan penelitian lingkungan

binaan yang berkelanjutan dalam lingkup Asia Tenggara. Kriteria lulusan mengacu pada

beberapa kriteria kompetensi yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan pemerintah

yang berlaku (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI dan Surat Keputusan Dirjen

Dikti) dan standar yang telah ditetapkan oleh Union of International Architects (UIA) dan

Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) selama siswa menempuh pendidikan tinggi arsitektur. Rata-

15

rata Mata Kuliah Wajib Keahlian-Inti adalah 2,70, rata-rata IPK lulusan tahun 2014 adalah

3,16, dengan rata-rata masa studi lulusan adalah 4,9 tahun. Pada tahun 2014 terjadi

peningkatan rasio kompetisi antara yang mendaftar dan yang diterima sebesar 1:24.

Jumlah Mahasiswa DO masih pada rerata 14% atau belum memenuhi sasaran 0%. Rapat

Pleno Jurusan sebagai bagian penjaminan mutu pada tahun 2015 telah diadakan 18 kali

dalam satu tahun, untuk membahas koordinasi kegiatan awal semester dan kegiatan akhir

semester, sedangkan rapat internal laboratorium diadakan minimal 1 kali dalam satu bulan

untuk membahas agenda dan evaluasi kegiatan rutin. Tingkat kehadiran dosen pada rapat

pleno sepanjang tahun 2015 adalah sebesar 80%.

3. Hasil evaluasi sistem informasi dan WEB berupa ketersediaan jaringan wifi di seluruh

ruangan di Gedung Baru Arsitektur. Updating web dilakukan setiap bulan dengan informasi

layanan akademik serta adanya penambahan tulisan ilmiah pada web. Sistem informasi

yang dikembangkan di tahun 2015 adalah ruang baca online sehingga mahasiswa bisa

mengakses koleksi pustaka ruang baca secara on line. Sistem informasi pembelajaran di

lakukan dengan adanya jadwal digital tentang pelaksanaan perkuliahan.

4. Hasil evaluasi penelitian berupa prosentase mahasiwa yang terlibat dalam penelitian.

Sejak tahun 2013 telah diwajibkan untuk melibatkan mahasiswa dalam kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah penelitian dosen pada tahun 2015 sebesar

16 judul penelitian dengan keterlibatan rerata mahasiswa sebesar 3 orang per judul. Hal

ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih dari 10% jumlah mahasiswa

(70 orang). Dana untuk melakukan penelitian bersumber pada dana DIPA/Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana penelitian ini meningkat dari

tahun ke tahun. Tahun 2011 dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen sedangkan pada tahun

2015 menjadi 5.5 juta pertahun. Selain itu juga terdapat dana hibah penelitian kompetitif

nasional dan BOPTN.

5. Hasil evaluasi sarana prasarana berupa ketersediaan dana sebagai salah satu faktor

utama dalam penyelenggaraan kegiatan Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan

Arsitektur FT UB. Pengelolaan dan alokasi dana tergantung pada dana proporsional

laboratorium pada jurusan Arsitektur FTUB. Kondisi keuangan Jurusan Arsitektur FTUB

dibedakan berdasarkan sumber dana yang diterima dan pengelolaannya, yaitu dana

proporsional Jurusan. Dana Proporsional Jurusan pada tahun 2015 meningkat menjadi

875.000.000 dari dana tahun 2014 (Rp 850.000.000,-). Pada tahun 2015 peningkatan

sarana dan prasarana Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB

berupa penambahan ruang bersama serta peningkatan kualitas ruang yang sudah ada

berupa perbaikan meja, kursi, almari, filling cabinet, komputer, jaringan internet, dan

peralatan laboratorium.

16

6. Hasil evaluasi penelitian unggulan berupa penelitian Arsitektur Nusantara Berkelanjutan

dengan membuat reseach group Jurusan Arsitektur yang melibatkan penelitian dari

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB. Hasil penelitian

Arsitektur Nusantara Berkelanjutan sebagai modal untuk kolaborasi penelitian dengan

Universitas di Luar Negeri serta Pemerintah daerah. Beberapa perguruan Tinggi yang

berhasil di inisasi kerjasama penelitian unggulan adalah dengan TU Wien Austria dan

Badan Nasional Penanggulangan Bencana.

7. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat berupa prosentase mahasiwa yang

terlibat dalam pengabdian kepada masyarakat. Jumlah judul pengabdian kepada

masyarakat sejumlah 8 judul pada tahun 2015 dengan keterlibatan rerata mahasiswa

sebesar 4 orang per judul. Hal ini masih telah mencapai target sasaran mutu sebesar lebih

dari 10% jumlah mahasiswa (70 orang). Dana untuk pengabdian masyarakat bersumber

pada dana DIPA/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Fakultas Teknik UB. Jumlah dana

pengabdian kepada masyarakat meningkat dari tahun ke tahun, pada tahun 2011

dianggarkan Rp 1,8 juta per dosen meningkat di tahun 2015 menjadi Rp 3,4 juta.

8. Hasil evaluasi pengabdian kepada masyarakat dari hasil penelitian berupa kegiatan

pendampingan kampung yang sudah berjalan selama lima tahun ini. Pada kegiatan

pendampingan kampung beberapa hasil penelitian dosen terkait dengan kampung ramah

lingkungan telah di jalankan melalui kegiatan mahasiswa Kota dalam Taman 2015 dengan

mengundang wokrshop arsitek nasional Budi Pradono dan kegiatan sayembara desain.

Tabel 2.

Tabulasi Sasaran Mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Terintegrasi dengan Jurusan Arsitektur FTUB

No. Sasaran Mutu Baseline Target

Th.2015

Capaian

Th.2015

%

Capaian

1. Sasaran Mutu 1 (internasionalisasi) 80% 100% 100% 100%

2. Sasaran Mutu 2 (kurikulum dan

penjaminan mutu)

80% 100% 90% 90%

3. Sasaran Mutu 3 (PSIK/WEB) 80% 100% 100% 100%

4. Sasaran Mutu 4 (penelitian) 16 18 18 100%

5. Sasaran Mutu 5 (Sarana Prasarana) 100%

6. Sasaran Mutu 6 (Penelitian

unggulan)

1 1 1 100%

7. Sasaran Mutu 7 (Pengabdian

kepada masyarakat/PKM)

8 8 8 100%

8. Sasaran Mutu 8 (PKM dari hasil

penelitian)

1 1 1 30%

17

Sasaran mutu Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur Jurusan Arsitektur FT UB yang

masih belum tercapai adalah kurikulum mata kuliah inti. Kurikulum terkendala pada belum

ada kesepakatan kompetensi lulusan arsitek antara asosiasi perguruan tinggi arsitek

Indonesia dengan organisasi profesi arsitek (ikatan Arsitek Indonesia) seiring belum di

syahkannya UU arsitek Indonesia. Tindak lanjut yang dilakukan adalah selalu meng-up date

informasi tentang kebutuhan kompetensi arsitek Indonesia.

Sasaran mutu yang terkait PKM hasil penelitian terkendala pada hasil penelitian yang

sebagian besar belum implementatif pada produk inovatif di masyarakat. Tindak lanjut yang

dilakukan adalah memilih obyek PKM yaitu kegiatan pendampingan kampong yang dapat

menjadi media untuk terapan hasil penelitian

4.5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Berdasar temuan AIM Siklus 14 didapatkan hasil berupa temuan-temuan yang

dirangkum dalam borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian dan borang

Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi. Selanjutnya, pihak manajemen menentukan

tindakan pencegahan dan perbaikan agar dapat mencegah dan memperbaiki ketidaksesuaian

produk.

Tabel 3. Status Tindakan Perbaikan

No. Uraian Ketidaksesuaian dan SaranRencana Tindakan

Perbaikan atas Temuan

Akar Penyebab

Terjadinya Temuan

Rencana Tindakan untuk

Menghilangkan Akar

Penyebab Temuan

1

Struktur organisasi dan Tupoksi sudah ada tetapi

tampilan di website belum sesuai dengan

template menu web yang ditetapkan Universitas

Penyesuaian tampilan web Restrukturisasi

laboratorium

Memasukkan struktur

organisasi dan tupoksi yang

baru ke dalam web

2

Informasi Tupoksi sudah ada tetapi tampilan di

website belum sesuai dengan template menu

web Universitas

Penyesuaian tampilan web Belum mensinergikan

tampilan website sesuai

template menu web

universitas

Menyesuaikan tampilan

website sesuai template

menu web universitas

3 Jenis layanan atau produk belum ditetapkan

Penyempurnaan profil lab

terkait dengan jenis dan produk

layanan

Belum disusun jenis dan

produk layanan lab

Penyusunan jenis dan produk

layanan lab

4MP belum tersedia untuk semua proses yang

ditangani laboratorium

Penyusunan MP Restrukturisasi

laboratorium PS-S1

Arsitektur

Penyusunan MP sesuai dengan

struktur lab yang baru

5Laboratorium belum memiliki UPS mandiri untuk

mendukung kecukupan sarpras

Tidak relevan dengan kebutuhan

lab

Lab bukan merupakan lab

praktikum

-

6

Setiap proses belum semua mengikuti siklus

PDCA karena belum ada evaluasi dan tindak

lanjut

Penyempurnaan proses evaluasi

dan tindak lanjut mengacu pada

MP evaluasi dan tindak lanjut

Restrukturisasi

laboratorium PS-S1

Arsitektur

Penyempurnaan proses

evaluasi & tindak lanjut

sesuai MP dari struktur lab

yang baru

7Belum ada rekaman evaluasi dan tindak lanjut

dari setiap proses

Penyempurnaan proses evaluasi

dan tindak lanjut mengacu pada

MP evaluasi dan tindak lanjut

Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan proses

evaluasi & tindak lanjut

sesuai MP dari struktur lab

yang baru

18

8Belum ada dokumentasi dari hasil komunikasi

internal tersebut

Penyediaan dokumen absensi

dan berita acara rapat lab

Restrukturisasi

laboratorium

Pendokumentasian hasil

komunikasi internal sesuai


9Penyediaan SDM sudah sesuai dengan kompetensi

tetapi belum ada job analysis dan gap analysis.

Penyusunan Job dan gap

analysis personil lab mengikuti

format jurusan

Restrukturisasi

laboratorium

Penyusunan job dan gap

analysis personil dari struktur

lab yang baru mengikuti

format jurusan

10

Evaluasi kinerja masih menyatu dengan evaluasi

mata kuliah, belum ada evaluasi yang bersifat

khusus ditujukan untuk kinerja pengelola

laboratorium

Penyempurnaan evaluasi kinerja

pengelola lab

Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan evaluasi

kinerja pengelola lab sesuai

struktur & tupoksi lab yang

baru

11

Laboratorium belum memiliki UPS mandiri dan

belum ada mekanisme untuk pemeliharaan

sarpras laboratorium


lab

Lab bukan merupakan lab

praktikum

-

12

Laboratorium belum memiliki alat pemdam

kebakaran untuk mendukung keamanan di

laboratorium


lab

lab bukan merupakan lab

praktikum, sehingga tidak

memiliki peralatan yang

rentan kebakaran

-

13

Evaluasi yang dilakukan masih bersumber dari

praktikan saja, belum ada evaluasi yang

bersumber dari dosen atau dari pelanggan yang

lain

Penyempurnaan kuesioner

evaluasi dari pelanggan dosen

dan lainnya

Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan evaluasi

yang bersumber dari dosen

atau pelanggan lain terhadap


14Rencana pengembangan laboratorium sudah ada

namun belum terdokumentasi dengan baik

Penyempurnaan program kerja

laboratorium

Restrukturisasi

laboratorium

Pendokumentasian rencana

pengembangan lab sesuai


15

Verifikasi pengadaan barang dan jasa masih

bersifat informal dan belum ada bukti verifikasi

pengadaan alat

Perbaikan sistem dokumentasi

verifikasi pengadaan barang

dan jasa

Dokumen verifikasi

tersimpan di bagian

perlengkapan Fakultas

Penyempurnaan sistem

rekaman verifikasi

pengadaan barang dan jasa

16 Belum ada rekaman untuk setiap proses kegiatan

Penyempurnaan sistem rekaman

proses kegiatan

Restrukturisasi

laboratorium

Pendokumentasian bukti

rekaman setiap proses

kegiatan

17Belum ada mekanisme untuk menjaga rekaman

milik pelanggan

Penyempurnaan sistem rekaman

proses kegiatan

Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan mekanisme

untuk menjaga rekaman

milik pelanggan

18

Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap

proses sudah dilakukan tetapi masih bersumber

dari praktikan saja, belum ada yang bersumber

dari dosen atau pelanggan lain serta tindak lanjut

hasil dari pengukuran kepuasan


pengukuran kepuasan pelanggan

dari dosen atau pelanggan lain

Restrukturisasi

laboratorium


pengukuran kepuasan

pelanggan dari dosen atau

pelanggan lain

19

Sekitar separuh dari temuan AIM 12 sudah

ditindaklanjuti

Klarifikasi ke PJM permasalahan

terkait belum ditindaklanjutinya

temuan (seberapa jauh

kejelasan penulisan tektual oleh

auditor PJM)

20

Komunikasi internal berupa rapat koordinasi

Laboratorium dilakukan minimal dua kali per

semester dengan rekaman berupa daftar hadir

dan catatan hasil rapat. Ditingkat lab. Masih

bersifat informal, sistem dokumentasi belum

tertata dengan baik.

Penyempurnaan dan penyediaan

dokumentasi rapat

Restrukturisasi

laboratorium


pendokumentasian bukti

rekaman rapat koordinasi lab

yang baru

21

Daftar dan kecukupan sarana-prasarana ada,

tetapi belum ada rekaman pemeliharaan. Sudah

jadi temuan sebelumnya dan belum

ditindaklanjuti.

Rekaman pengajuan kerusakan

dan perawatan rutin yang

dilakukan oleh penyedia jasa

jurusan

Restrukturisasi

laboratorium

Penyusunan bukti rekaman

pemeliharaan sarana-

prasarana lab

22

Lingkungan kerja cukup aman, bersih dan rapi,

namun belum mencukupi kapasitas dengan rasio

pengguna.

Tidak relevan Lingkungan kerja sudah

cukup aman, bersih, dan

rapi serta sesuai rasio

pengguna

-

23

Laporan pengabdian pada msyarakat diserahkan

kepeada pemberi atau pemohon. Namun sistem

rekaman belum dilaksanakan dengan baik.

Penyempurnaan sistem rekaman Pendokumentasian laporan

pengabdian kepada

masyarakat dikelola oleh

Fakultas


rekaman dokumentasi

laporan pengabdian kepada

masyarakat

24

tidak sesuai Perbaikan website unit kerja Restrukturisasi

laboratorium

Perbaikan website unit kerja

sesuai struktur lab yang baru

19

Dari semua temuan yang ada, akar penyebab utama adalah adanya restrukturisasi struktur

organisasi laboratorium di tingkat Fakultas maupun di tingkat internal jurusan, dengan adanya

pergantian kepala laboratorium dan penggabungan laboratorium.

4.6 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Tinjauan manajemen yang dilakukan setelah audit mutu pada siklus sebelumnya

dievaluasi dan dinilai tingkat keberhasilan tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari tinjauan

manajemen sebelumnya dilakukan oleh Pimpinan Jurusan, kepala laboratorium dan Tim UJM

melalui rapat tinjauan manajemen.

Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya adalah sebagai berikut:

a. Direncanakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan sasaran mutu Universitas

Brawijaya yang merupakan implementasi SMM ISO 9001:2008 kepada segenap staf

dan pimpinan secara berjenjang dan berkesinambungan.

b. Setelah pelaksanaan pelatihan sasaran mutu Universitas Brawijaya akan dilakukan

pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.

c. Perlu dilakukan penajaman dan penjabaran rumusan sasaran mutu sesuai dengan

criteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, timelines) kesegenap

fungsi dan jenjang organisasi

d. Perlu dirumuskan mekanisme yang efektif dalam menangani keluhan pelanggan

(complaint management).

Tindak lanjut berdasarkan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen dan UJM

a. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana laboratorium seni dan desain arsitektur ,

yang akan diteruskan kepada pimpinan PS S1 Arsitektur untuk segera ditindak lanjuti.

b. Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa oleh karyawan segera diteruskan kepada

pimpinan Jurusan dan Kepala Urusan Tata Usaha untuk ditindaklanjuti.

25

Sudah ada struktur organisasi, tetapi bagan dan

proses bisnis laboratorium belum ada, dan

sedang ditindaklanjuti

Penyusunan MP proses bisnis lab Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan bagan dan

proses bisnis dari struktur lab

yang baru

26belum ditampilkan Penyempurnaan web Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan profil dari


27

Uraian tinjauan manajemen belum ada dalam MP

atau IK.

Tinjauan manajemen

laboratorium ada dalam laporan

kegiatan lab

Restrukturisasi

laboratorium

Penyusunan tinjauan

manajemen dalam MP atau IK

sesuai struktur lab yang baru

28Belum ada, dan sedang ditindaklanjuti Sudah ada dalam bentuk e-

complaint

Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan layanan

melalui e-complaint

29

Tanggapan (hasil evaluasi) masih berkaitan dalam

satu jurusan, parsial per lab.

Penyempurnaan sistem layanan Restrukturisasi

laboratorium

Penyempurnaan layanan

tanggapan (hasil evaluasi)

dari lab

20

c. Evaluasi terhadap dosen oleh mahasiswa disampaikan secara individu kepada dosen

bersangkutan sebagai bahan evaluasi untuk penyempurnaan pembelajaran studio

(mata kuliah inti) kepada mahasiswa

d. Penambahan kotak saran dan kritik untuk menambah peluang input dari mahasiswa

selain dari acara Open Talk

e. Rekaman-rekaman dokumentasi dan surat menyurat dilakukan dengan melakukan

scanning terhadap dokumen dan disimpan dalam komputer dengan folder- folder yang

dibuat agar mudah dalam pencarian data

4.7 Perubahan yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu

Perubahan dilakukan berdasarkan hasil pengukuran kinerja mutu Jurusan yang

tercantum dalam manual mutu. Perubahan tersebut antara lain:

a. Struktur organisasi Jurusan, Program Studi, Laboratorium dan UJM

b. Peta Proses Bisnis Jurusan yang diuraikan dalam siklus PDCA masing-masing

proses, yaitu pada proses layanan akademik (pendidikan), penelitian,pengabdian dan

administrasi.

Dengan adanya perubahan-perubahan pada manual mutu program studi akan mempengaruhi

implementasi sistem manajemen mutu internal Laboratorium Seni dan Desain Arsitekturdi PS

S1 Arsitektur FT UB.

Usulan perubahan yang dilakukan berdasarkan kondisi eksternal berupa

penyempurnaan manual mutu Fakultas terkait tata kelola terbaru yang di tetapkan universitas.

Salah satu penyempurnaan yang ada menyangkut kedudukan laboratorium dan UJM di

bawah Fakultas, Perubahan yang diusulkan antara lain:

a. Kejelasan tupoksi PS, Laboratorium, UJM yang diatur dalam manual mutu, SK

pengangkatan dan operasional kegiatan rutin

b. Operasional kegiatan rutin harus mewujud dalam PDCA sistem manajemen mutu di

tingkat Fakultas (GJM) maupun Universitas (PJM) berupa kegiatan rutin yang

dilaksanakan dan di informasikan kepada unit kerja terkait

4.8 Saran dan Masukan untuk Perbaikan Sistem Manajemen Mutu

Dari rapat tinjauan manajemen, direkomendasikan beberapa hal untuk peningkatan

kinerja Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur di PS S1 Arsitektur FT UB, antara lain:

a. Penajaman terhadap tupoksi Unit Pelaksana sasaran mutu Universitas Brawijaya di

Laboratorium Seni dan Desain Arsitektur terintegrasi dengan PS S1 Jurusan Arsitektur

FTUB

b. Pembenahan ulang dokumentasi sistem mutu agar lebih efektif.

21

c. Perumusan mekanisme yang efektif dalam operasionalisasi dokumen sistem mutu,

termasuk layanan umpan balik serta upaya korektif dan pencegahannya.

22

BAGIAN V. PENUTUP

Kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang sudah dilakukan antara lain:

1. Tingkat Efektifitas dan Efisien Organisasi Penjaminan Mutu di Laboratorium Seni dan

Desain Arsitektur PS S1 Arsitektur sudah diupayakan seoptimal mungkin dengan

beberapa permasalahan yang masih perlu penyelesaian baik karena aspek internal

maupun eksternal.

2. Hal-hal yang masih menjadi tanggungan terhadap tindakan korektif dan

pencegahanya, akan diupayakan dengan perbaikan secara bertahap sesuai prioritas

yang ada.

23

LAMPIRAN

24

Documents

TINJAUAN MANAJEMEN - lab-arsitektur.ub.ac.idlab-arsitektur.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/11/TINJAUAN... · Desain Arsitektur yaitu layanan pendidikan, layanan penelitian, ... mutu,