PROCESO DE DECISIONESINTRODUCCION
Lebi Perez
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INTRODUCCION
� Esta ponencia ha sido diseñada para dar una revisión y
refrescamiento a los procedimientos establecidos para evaluar
expedientes de certificacion por el CDT.
� El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicación
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� El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicación
de los principios básicos para la toma de decisiones de acuerdo con las
necesidades de cada norma y procedimiento utilizado como referencia.
CONTENIDOS
1. El concepto de gestión2. La Auditoria o Inspeccion3. La Información4. La Evidencia5. Los Hallazgos6. La Descripción de la No Conformidad7. Ejercicio de practica
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7. Ejercicio de practica8. Los procedimientos de debido procesoa. Decisiones Básicasb. Factores que afectan la decisiónc. Detalles de las Instrucciones de trabajo9. Cartas/ Notas/Avisos10. Glosario11. Referencias
“Actividades “Actividades coordinadas para dirigir y para dirigir y controlar una organización”.controlar una organización”.
ISO 9000:2005 PÁRRAFO 3.2.6
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PREVENIR Estandarización
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PREVENIR
DETECTAR
Estandarización
OPTIMIZAR
* Acciones para mejorar la eficiencia de los procesos
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencia de documentado para obtener evidencia de
auditoría y evaluarla objetivamente para
determinar la extensión en la cual se cumplen
los criterios de auditoría.
ISO 9000:2000, ISO 9000:2000, párrafopárrafo. 3.9.1. 3.9.1
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FASES DE LA INSPECCIÓN
HallazgosHallazgos
CDT
DECISIONES
Calidad
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ConformidadesConformidadesNo ConformidadesNo ConformidadesObservacionesObservacionesOportunidades de mejoraOportunidades de mejora
ProgramaProgramaPlanPlanLista de ver oLista de ver oNotas.Notas.
Necesidad de Evaluar Planear Realizar Revisar Informar InformeCDT
CDT
Calidad
RECOLECCION DE LA INFORMACION
La información debe:
� Recopilarse mediante un proceso de muestreoapropiado
� Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los
criterios de la auditoría
� Ser verificable para que se constituya en
evidencia de auditoría
� Ser registrada en el informe de inspección
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FUENTES DE INFORMACION
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Documentos
““Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables”.
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auditoría y que son verificables”.
NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o
cuantitativa.
Fuentes de Información
Información
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Recopilación por muestreoy verificación
Evaluación frente a losCriterios de auditoría
Revisión
Conclusiones de Auditoría
Evidencia de Auditoría
Hallazgo de Auditoría
Hallazgo de Auditoría
“Resultados“Resultados dede lala evaluaciónevaluación dede lala evidenciaevidencia dede lala
auditoría/inspección,auditoría/inspección, recopiladarecopilada frentefrente aa loslos
criterioscriterios dede auditoría”auditoría”..criterioscriterios dede auditoría”auditoría”..
NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
ISO 19011 : 3.4
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� Conformidad
� No Conformidad
� Observación/Punto de Información
� Oportunidad de mejora
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“Incumplimiento a un requisito”.“Incumplimiento a un requisito”.
ISO 9001:2008 : 3.6.2ISO 9001:2008 : 3.6.2
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1.1. No Conformidad MayorNo Conformidad Mayor
2.2. No Conformidad MenorNo Conformidad Menor2.2. No Conformidad MenorNo Conformidad Menor
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““Incumplimiento total a a un requisito”.”.
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““Incumplimiento parcial a un a un requisito”.”.
LOS TIPOS DE NO CONFORMIDADLOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD
1. No Conformidad Mayor: Asociado a:
� Un incumplimiento total de los procedimientos de la norma,
procedimiento documentado ,,(sistema de documentos).
� Ausencia total de cumplimiento a un requisito.
� Conjunto de fallas menores que indican una falla total del
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� Conjunto de fallas menores que indican una falla total del
sistema inspeccionado o auditado.
� Daño inmediato a la calidad del producto o servicio.
LOS TIPOS DE NO CONFORMIDADLOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD
2. No Conformidad Menor Asociado a:
� Una falla parcial, aislada observada en un procedimiento,
instrucción, documentación o requisito de la norma.
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PREAMBULO:
Las no conformidades deben ser registradas en el
informe de inspección y respaldadas por la información
utilizada como evidencia (inspector).(inspector).(inspector).(inspector).
El reconocimiento por parte del representante indica la
precisión de la evidencia y la comprensión de la no
conformidad. (inspector). (inspector). (inspector). (inspector)
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Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarse
formalmente en la reunión de cierre y Entrevista de salida (inspector)
Si se tiene toda la certeza de la no conformidad, esta se debe registrar
en el informe de inspección final (inspector).
La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá en La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá en
gran parte de la calidad de la información y la evidencia presentada en
el reporte de inspección (CDT)
Las no conformidades reportadas deben ser revisadas y evaluadas
por el CDT, en función del alcance de la norma y los criterios de la
inspección (CDT)
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La redacción de una no conformidad debe contener:
����una visión general del hallazgo, describiendo la ����una visión general del hallazgo, describiendo la
deficiencia y dando ejemplos de la evidencia de
auditoría; y
� un resumen o cita del requisito incumplido.
� * Ver especificaciones de las cartas
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1. Descripción de la falla
2. Descripción del requisito incumplido
3. Precisa
4. Concisa
5. Consistente y sin juicios de valor5. Consistente y sin juicios de valor
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1. La no conformidad debe ser inobjetable.
2. Debe ser descrita de tal forma que no deje lugar a dudas
3. Es la fuente de información para la toma de acciones
correctivas.
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Detección, Definición y Redacción de No Conformidades
(DDRNC)
Instrucciones para el ejercicio de practica:
1. Estudie cada uno de los casos presentados. Cada uno de estos ocurrió
en una auditoria/inspección de certificación para NOP.
2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar 2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar
una no conformidad, entonces declare que es una observación,
oportunidad de mejora o punto de información.
3. Si considera que el caso cuenta con suficiente evidencia para generar
una no conformidad, entonces declare la categoría de la no conformidad
(Mayor o Menor) y el requisito incumplido.
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Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de No ConformidadesNo ConformidadesNo ConformidadesNo Conformidades
4. Seleccione dos de los casos categorizados como no conformidades y redacte formalmente ambos de acuerdo a sus 5 características de calidad.
5. Considere que todos los casos han sido verificados por el Inspector como verídicos y de igual manera descritos en el informe Inspector como verídicos y de igual manera descritos en el informe de inspección.
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CASO No. 1
El Inspector fue a verificar las prácticas de cosecha en el campo de una
Cooperativa de producción de Cacao. Al estar entrevistando a los obreros,
notó un fuerte olor a estiércol en el campo. Al observar con mayor
detenimiento, notó que recientemente se había añadido en un área de
aproximadamente 400 metros cuadrados una buena cantidad de estiércol
de animal (ganado vacuno). En dicho lugar se estaba cosechando Cacao
en ese momento. Al preguntar al Supervisor de la cosecha el motivo de la
presencia del estiércol, el Supervisor declaró que es debido a la falta de
lluvia en las últimas semanas y al fuerte nivel de erosión en esa porción de
terreno.27
CASO No. 2
En una finca productora de cítricos (limones), el Inspector fue a comprobar el
estado que guarda uno de los campos de producción de naranja. Al arribar al
lugar, en un automóvil, por un camino aledaño a los campos, notó que varios
de ellos no poseían zonas apropiadas de amortiguamiento y otros sí.
Posteriormente, cuando estaba inspeccionando físicamente los campos, notó
que a una avioneta estaba aplicando una sustancia a los campos vecinos de
producción de banano. Al preguntar al Supervisor de Campo, que sustancia
estaba aplicando la avioneta, éste llamó por radio al Gerente de la Finca para
investigar. Al poco rato, le indicó al Inspector que estaba aplicando algún
fungicida para combatir la Sigatoka. Adicionalmente mencionó que los
campos son propiedad de otra finca y que es muy difícil que la deriva llegue a
los campos de su finca.
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CASO No. 3
Durante la inspección a una Cooperativa de producción de Mango, se encontró que se estaba aplicando el cebo GF120 (spinosad) en los campos de mango orgánico.
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CASO No. 4
En una empresa hortícola el Inspector estaba verificando la
implementación del Plan del Sistema Orgánico. Al estar entrevistando
al Capataz de Campo, responsable del control de insumos agrícolas
para la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12 para la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12
sustancias para el control o manejo de los problemas fitosanitarios y
de fertilidad de suelo. Indicó que todos ellos están autorizados y tiene
como demostrarlo. Al inspector solicitar la lista de dichos insumos
agrícolas, el Capataz replicó que “no había necesidad de tenerla
debido al buen control que se tiene en el almacén de dichos
insumos”.
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CASO No. 5
El Inspector estaba realizando la verificación de aplicación de
fertilizantes en el campo de producción a un afiliado de una
cooperativa de producción de café orgánico. Notó inmediatamente
que una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espeso que una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espeso
color negro. Al preguntar al dueño de la parcela, éste contesto que es
un lodo proveniente de un contenedor de sedimentación de las aguas
sanitarias del pueblo cercano. En el contenedor se sedimenta el lodo y
se aplica como fertilizante y que es una práctica normal y efectiva.
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CASO No. 6
Un inspector durante su rutina de verificación en campo notó una gran
columna de humo en un lugar cercano a donde se encontraba. Solicitó
al Capataz que lo llevara al lugar de origen del humo. Se encontró que
el personal de la finca auditada estaba quemando la pulpa de seca de
café cereza con otros restos de arboles y hojas de la sombra caídas
del suelo en el campo 3 y 5. Al preguntar al Capataz si ésta era una
práctica normal en la finca éste contesto que sí y que tenía varios años
de llevarse a cabo de esa manera.
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CASO No. 7
Durante la auditoria de trazabilidad, el inspector encuentra que las
cantidades de cosecha y las cantidades vendidas no se pueden
reconciliar, debido a la falta de registros consistentes, y mas aun que
tratando de ordenar la información encontrada, se observa que no
hay los registros de los últimos 5 años, lo cual le permitió concluir que
no había suficiente información para realizar la trazabilidad del
producto orgánico, por lo menos en los últimos 3 años. Al solicitar la
información necesaria, el inspector fue informado que tales registros
habían sido extraviados por el capataz anterior y que no hubo
respaldo para mantener la información.
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LOS PROCEDIMIENTOS DE DEBIDO PROCESO
OCIA Internacional, Inc.Febrero 2010
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DECISIONES BASICAS
� Diferimiento o Aplazamiento
� Conversión- programa OCIA solamente
� Aprobación
� Nota de Incumplimiento� Nota de Incumplimiento
� Denegación- para solicitantes nuevos
� Nota de Propuesta de Suspensión
� Nota de Propuesta de Revocación
� Nota de Suspensión
� Nota de Revocación
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FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LA DECISION EN EL DEBIDO PROCESO DE CERTIFICACION
1. Conocimiento del Inspector para detectar fallas en el sistema
inspeccionado.
2. Interpretación del problema potencial encontrado- Norma
3. La descripción y redacción del tipo de falla o No 3. La descripción y redacción del tipo de falla o No
conformidad encontrada
4. Soportes documentales y evidencias sobre las fallas
encontradas.
5. Calidad de la información presentada en el informe final de
inspección y sus conclusiones.
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2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para
completar la primera etapa del
proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente
emitidos para nuevos solicitantes u operadores existentes
DECISIONES BASICAS-DETALLES
emitidos para nuevos solicitantes u operadores existentes
que piden alcances o programas de certificación
adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance o
programa. OCIA señalará un fecha límite para la
información adicional. Si la información no es recibida, un
aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento o
denegación. 37
DECISIONES BASICAS-DETALLES
2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para completar la primera
etapa del proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente emitidos
para nuevos solicitantes u operadores existentes que piden alcances o
programas de certificación adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance
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o programa.
OCIA señalará una fecha límite para la información adicional. Si la información
no es recibida, un aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento
(existente) o denegación (nuevos).
2.22 Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Una notificación enviada a un operador,
identificando un incumplimiento mayor o un incumplimiento menor (?????)(?????)(?????)(?????)
que afecta la integridad orgánica del producto.
DECISIONES BASICAS-DETALLES
2.27 Revocación. Una decisión que revoca una certificación otorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTV y/o JAS.
2.28 Suspensión. Una decisión que discontinua temporalmente la certificación otorgada previamente bajo
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temporalmente la certificación otorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTV y/o JAS.
6.6 Cuando se emita un requisito para el incumplimiento menor que se ha identificado, se debe estipular una
fecha límite específica (mes/día/año) para que el
operador responda.
DECISIONES BASICAS-DETALLES
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6.7 Los asuntos que sean identificados y que no requieran
una fecha límite específica para que el operador responda,
para que se reciban declaraciones de mejora y/o información
importante que le gustaría al Especialista en Certificación
DECISIONES BASICAS-DETALLES
que el operador utilice o que se preste atención a algo en
particular deben ser anotados en el espacio para
“Oportunidad de Mejora” o “Punto de Información.”
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7.1.3 Las cartas de Aviso de Incumplimiento se emiten cuando la
información indica que la operación no es capaz de cumplir o no cumple
con los estándares relevantes, los estatutos de OCIA y/o requisitos
previamente impuestos. La información puede ser recibida del solicitante,
un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, una
DECISIONES BASICAS-DETALLES
un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, una
autoridad reguladora, un asociado de OCIA, un miembro del público o
cualquier otra fuente confiable. Para más información vea Revisión de
Operaciones Certificadas y Política sobre la Condición de
Certificación.
Corrección-debe ser: [Política de Revisión de Operaciones
Certificadas y Condiciones para la Certificacion-SP-QS-P-074] 42
7.1.3.2. El Aviso de Incumplimiento generado por el
Especialista en Certificación que realiza la revisión debe
incluir:
�una descripción de cada incumplimiento;
DECISIONES BASICAS-DETALLES
�una descripción de cada incumplimiento;
� mención del estándar(es) orgánico(s) correspondiente(s),
�los hechos en los cuales se basa el aviso de incumplimiento;
� la fecha en la cual la operación debe rebatir o corregir cada
incumplimiento
;� y las opciones para la operación de retirar la petición de certificación
(si es nueva) o renunciar (si ya está certificada), según corresponda.
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7.1.5. Un Aviso de Propuesta de Suspensión se da a
las operaciones certificadas bajo NOP, JAS y/o CARTV
si no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,
DECISIONES BASICAS-DETALLES
si no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,
cuando corresponda, Aviso de Incumplimiento Aún
Vigente o el incumplimiento no es exitosamente
corregido o rebatido.
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CARTAS/NOTAS/AVISOSCARTAS/NOTAS/AVISOS
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NOTAS DE INCUMPLIMIENTO
EN QMS: Las notas de incumplimiento se consigue de la siguiente
manera:
O tambien : ver próxima diapositiva
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NOTAS DE INCUMPLIMIENTO
Nota de incumplimiento
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AVISO DE DENEGACION
En QMS:
50
PROPUESTA DE SUSPENSION
1. Aviso Propuesta de Suspensión (corregir no es posible)
2. Aviso Propuesta de Suspensión (no respuesta)
3. Aviso Propuesta de Suspensión (sin solicitud de renovación)
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AVISO DE SUSPENSION:
AVISOS
AVISO DE REVOCACION:
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GLOSARIO
2.5. Equipo de decisión de certificación (CDT). La entidad en OCIA encargada de tomar las decisiones de certificación.
2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece de información necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dicha
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2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece de información necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dicha información todavía no se ha recibido.
2.11. Denegación. Una decisión que descontinúa la certificación de una operación previamente certificada por OCIA bajo el programa de OCIA/IFOAM.También hay la posibilidad de que se emita esta decisión para nuevos solicitantes bajo el programa de NOP, JAS y/o CARTV. También conocido como Aviso de denegación.
GLOSARIO
2.15. Incumplimiento mayor. Una violación de los estándares de certificación que afecte la integridad orgánica del producto ,,,,,,,(Un Aviso de una Posible Suspensión puede acompañar a una No Conformidad si la violación no puede ser corregida por el operador)
2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares de
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2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares de certificación que no afecte la integridad orgánica del producto.
2.17 Oportunidad de mejora. Una acción o situación que actualmente no viola los estándares de certificación o la integridad orgánica del producto.
2.18 Punto de información. Una sugerencia dada para mejorar el cumplimiento de prácticas orgánicas
REFERENCIAS:
1. Instrucciones de Trabajo para el Especialista de
Certificacion- SP-QS-P-038, Revisión M, Fecha
Efectiva: 29 de octubre 2009.
2. Política de Revisión de Operaciones Certificadas y
Condiciones para la Certificacion SP-QS-P-074
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GRACIAS
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