Download pdf - PPT Internal Audit for Food Industrial

การตรวจตดตามภายในโรงงานอาหาร

Copyright © 2013 BSI. All rights reserved. 11

โรงงานอาหาร


It all starts with the Enterprise View

Strategic Management

Initiate a

Project

Develop a

Project Plan

Establish the

Project Site

Complete and

Submit Tenders


HR FinanceRisk

ManagementMaintenance

ITOffice

Administration

Procurement

(Goods)

Sub-contracting

(Services)

Project Site

Execute

and Control the

Project

Close Out and

Review the

Project

Develop Project

Systems / Procedures

Provide Customer Service

Strategic Management

Initiate a

Project

Develop a

Project Plan

Establish the

Complete and

Submit Tenders

ระบบจดวางโดยยดองคกรเรา งานเรา เปนหลก


HR FinanceRisk

ManagementMaintenance

ITOffice

Administration

Procurement

(Goods)

Sub-contracting

(Services)

Establish the

Project Site

Execute

and Control the

Project

Close Out and

Review the

Project

Develop Project

Systems / Procedures

Provide Customer Service

ISO 9001

M S

Management จดการ / บรหาร ไมจดการ = ยถากรรม ( ตามบญตามกรรม, ตามแตจะเปนไป, ไมสนใจ , ไมใสใจ)

System ระบบ


System ระบบไมเปนระบบ = ไมสมาเสมอ ไมเหมอนกน อยากทาอะไรก

ทา ไมอยากทากไมทา ไม repeatable / unconsistancy

สญชาตญาณ :

•ทาไปแกปญหาไป•เปลยนไปเปลยนมา

การจดการ :

•วางแผนกอนลงมอทา•คดและทา•คดถกทาถก

MS หมายถงอะไร?


•เปลยนไปเปลยนมา•ไรจดหมาย•ทาแบบไมคด•แกปญหารายวน•คดผดทาถก•คดถกแตทาผด(อกแลว)

•คดถกทาถก•ใชเหตใชผล•มนคงแนวแน•จดหมายเดนชด•วางแผน ลงมอทา ปรบปรงแผน

ระบบ-บรหาร

Management

จดการใหคนอนทา ปฏบตดวยตวเอง

วางแผน แบงงาน การนา วดผล


Plan

DoCheck

Act•คาดการณ

•เปาหมาย

•ขนตอน

•เวลา

•งบประมาณ

•วธการ

•นโยบาย

•จดรป

•บรรจ

•มอบหมาย

•สมพนธ

•สอสาร

•พฒนา

•จงใจ

•มาตรฐาน

•วดผล

•ประเมน

•แกไข

ผลทไดรบ

เราวางแผน (Plan)ไวทไหนบาง

มาตรฐานการทางาน เชน ระเบยบปฏบตงานคาสงปฏบตงาน คมอสนบสนน

นโยบาย ,คาสง หรอ ประกาศ ของบรษท.ลกคาพอใจ,ตนทนแขงขนได, ดชนวดคณภาพ

แผนการทางานประจาวน ( กาหนดเสรจ )


แผนการทางานประจาวน ( กาหนดเสรจ )

แบบสงงาน จานวนชนงาน

Plan

DoCheck

Act

เราวาง CHECK ไวทไหนบาง

ดไดจากผลการปฏบตงาน

ในบนทกตาง ๆ

ดจากดชนวดสมรรถนะตางๆ

การตรวจตดตาม

การประชมทบทวน


การประชมทบทวน

โดยการตรวจตรา, พดคย สอบถาม , etc.

Plan

DoCheck

Act

สาหรบ ธรกจ แลวจะไมมถก และ ไมมผดจะมเพยงแตสงททาอย

นน

MS หมายถงอะไร?


นนจะทาใหธรกจไดหรอ

เสยตางหาก

ขอกาหนดในมาตรฐานฉบบน เฉพาะเจาะจงสาหรบการระบบบรหารจดการดานความปลอดภยของอาหารทซงองคกรในหวงโซอาหาร ตองการแสดงใหเหนถงการควบคมอนตรายของอาหาร เพอความมนใจวาอาหารนนมความปลอดภยจนถงมอผบรโภค

ทกองคกร ไมวาจะมขนาดใดกตาม หากมสวนเกยวของในหวงโซอาหาร และตองกาปฏบตตามระบบทซงผลตผลตภณฑทปลอดภยอยางสมาเสมอ วธการในการ

FSMS หมายถงอะไร?


กาปฏบตตามระบบทซงผลตผลตภณฑทปลอดภยอยางสมาเสมอ วธการในการทาใหบรรลตามมาตรฐานสากลฉบบน สามารถประยกตนามาตรฐานไปปฏบต โดยใชทรพยากรภายในองคกร และ/หรอ ภายนอก

มาตรฐานสากลฉบบนมขอกาหนดทเฉพาะเจาะจง เพอใหองคกร

a. วางแผน ปฏบต ควบคม ธารงรกษา และทาใหทนสมย ระบบการบรหารจดการดานความปลอดภยของอาหาร เพอใหผลตภณฑ, ตามวตถประสงคการใชงาน และปลอดภยสาหรบผบรโภค

b. แสดงถงความสอดคลองในการปฏบตตามกฎหมาย ขอกาหนด และกฎระเบยบอนๆ ดานความปลอดภยในอาหาร

c. ประมวลผลและประเมนถงความตองการของลกคา และแสดงความสอดคลองตามขอตกลง กบลกคาในดานความปลอดภยของอาหาร เพอใหไดมาทซงความพงพอใจของลกคา



d. มการสอสารขอมลดานความปลอดภยของอาหารอยางมประสทธผล ไปยงผขาย ลกคา และผมสวนไดเสยทเกยวของในหวงโซอาหาร

e. เพอมนใจไดวาองคกรปฏบตไดสอดคลองกบนโยบายดานความปลอดภยของอาหารทกาหนดไว

f. เพอแสดงใหผมสวนไดเสย เหนไดวาองคกรปฏบตไดสอดคลองกบขอกาหนด

g. เพอการรบรองตามระบบมาตรฐานความปลอดภยของอาหาร โดยองคกรภายนอก หรอ เพอการประเมนผลการปฏบตดวยองคกรเอง หรอเพอยนยนความสอดคลองตามาตรฐานสากลฉบบนดวยตนเอง

ขอกาหนดทกขอตามมาตรฐานสากลฉบบนเปนเรองทวไป ทมวตถประสงคเพอใหทกๆ องคกรในหวงโซอาหารสามารถปฏบตได ไมวาองคกรจะมขนาดใด และมความซบซอนเพยงใด ซงรวมถงองคกรทมสวนเกยวของโดยตรง และโดยออม ใน



ความซบซอนเพยงใด ซงรวมถงองคกรทมสวนเกยวของโดยตรง และโดยออม ในขนตอนใดขนตอนหนงในหวงโซอาหาร องคกร ทมความเกยวของโดยตรง รวมถง (แตไมเปนการจากด) ผผลตอาหารสตว การเพาะปลก การเลยงสตว ผผลตสวนผสมอาหาร ผผลตอาหาร ผจดจาหนาย ผใหบรการดานอาหาร ผประกอบอาหารเพอจาหนาย องคกรทใหบรการทาความสะอาด และฆาเชอ ผขนสง จดเกบ และบรการดานการกระจายสนคา เปนตน องคกรทมความเกยวของโดยทางออม รวมถง (แตไมเปนการจากด) ผจาหนายเครองมอ สารทาความสะอาด สารฆาเชอ บรรจภณฑ และวสดอนทสมผสโดยตรงกบอาหาร เปนตน

ขอกาหนดมาตรฐานนยนยอมใหองคกร เชน องคกรขนาดเลก และ/หรอ องคกรดอยพฒนา (เชน ฟารมเลกๆ, ผกระจายสนคารายเลก, ผคาปลกรายเลก หรอ ผใหบรการทางอาหารรายเลก) นามาตรการควบคมรวมภายนอกมาปฏบต

NOTE ขอแนะนาในการประยกตใชมาตรฐานสากลฉบบน ใหไวใน ISO/TS22004.



MR vs Food Safety Team Leader

•อานาจ

•หนาท

•ความรบผดชอบ


ขอกาหนดเหมอนหรอตางกนอยางไร

•ISO 22000 vs ISO 9001

•ISO 22000 vs GMP

•ISO 22000 vs HACCP


•ISO 22000 vs HACCP

ทาไม ตอง Audit

เหตผล & วตถประสงคของการตรวจประเมนโดยทวไป


วตถประสงคของการ Audit

•ISO 22000

•GMP

•HACCP


•ISO9001



1

2

3

4

5

6

ระบปญหา ความปลอดภยในอาหาร ขององคกรทาน


6

7

8




การตรวจตดตามภายใน

เปนการตรวจตดตามทดาเนน การโดยองคกรนนเองโดยผตรวจตดตามอาจจะมาจากคนในองคกรหรอจากภายนอกกได องคกรผขาย

หนวยรบรอง

1

2

3

ลกคา2

ประเภทของการ Audit


25

การตรวจตดตามโดยบคคลท 2

เปนการตรวจตดตามผขายหรอ ผรบเหมาชวง ซงอาจทาโดยตวองคกรเองหรอหนวยงานภายนอกทใหบรการ

ประเภทน

การตรวจตดตามโดยบคคลท 3

เปนการตรวจตดตามโดยหนวยงานทใหการรบรองระบบ

คณภาพ

หรอจากภายนอกกได 1

การตรวจสอบประเมนผลอยางเปนระบบและเปนอสระ เพอแสดงใหเหนวากจกรรมทางดานคณภาพและผลทเกดขนเปนไปตามแผนงานทไดวางไวหรอไม และ เพอแสดงใหเหนวาแผนงานเหลานไดถกนาไปปฏบตอยางมประสทธผล และเหมาะสมทจะบรรลวตถประสงคทวางไวหรอไม

คาจากดความของการตรวจตดตามคณภาพ “ Quality Audit ”

* อางองตามมาตรฐาน ISO 19011 (แนวทางการตรวจประเมนระบบคณภาพ และ หรอ


เปนระบบ เปนอสระ กจกรรมทางดานคณภาพและผลทเกดขน

เปนไปตามแผนงานทไดวางไว ถกนาไปปฏบตอยางมประสทธผล เหมาะสมทจะบรรลวตถประสงคทวางไว

ประเดนสาคญ

* อางองตามมาตรฐาน ISO 19011 (แนวทางการตรวจประเมนระบบคณภาพ และ หรอการจดการสงแวดลอม)

การตรวจตดตาม มวตถประสงคเชงบวก

ตรวจสอบระบบคณภาพตรวจสอบระบบคณภาพ

ไมใช ตรวจคนไมใช ตรวจคน

ตรวจคนหาความบกพรองของระบบตรวจคนหาความบกพรองของระบบ


ไมใช ความบกพรองของคนไมใช ความบกพรองของคน

ตรวจตรวจประสทธผลของประสทธผลของระบบวา ด หรอ ไมระบบวา ด หรอ ไม

การรายงานผลและการปดการตรวจประเมน

การวางแผน

การเตรยมการ


การตรวจประเมนทกประเภทจะม ขนตอนตามทกลาวไวขางตน

การปดการตรวจประเมน การเตรยมการ

การดาเนนการ

วางแผนการตรวจวางแผนการตรวจ

แตงตงทมตรวจแตงตงทมตรวจ

เขาตรวจเขาตรวจ

ออกออก CARCAR

ขนตอนการตรวจตดตามคณภาพภายในขนตอนการตรวจตดตามคณภาพภายใน

Copyright © 2013 BSI. All rights reserved. 29Copyright © 2013 BSI. All rights reserved.

เตรยมตารางตรวจเตรยมตารางตรวจ

เตรยมรายการเตรยมรายการคาถามคาถาม

ทารายงานทารายงาน

ตดตามผลตดตามผล

รายงานผบรหารรายงานผบรหาร

ตองบอยขนาดไหน ตองบอยขนาดไหน ??

การกาหนดความถในการตรวจการกาหนดความถในการตรวจตดตามขนอยกบตดตามขนอยกบ

ปญหาทผานมา

การวางแผนการ Audit


ปญหาทผานมา

ความสาคญของงานทสงผลกระทบตอผลตภณฑ

ผลจากการตรวจครงกอน

30

การวางแผนการตรวจตดตาม

“ เครองมอทใชในการวางแผนคอ แผนการตรวจตดตาม (Internal Audit Plan)”

ในชวงแรกของการทาระบบ - ควรทาการตรวจตดตามในระยะ 3 - 4

เดอนแรกของการทาระบบเพอหาขอบกพรองของระบบและเขยนใบขอใหแกไข (ใบ CAR, Corrective Action Request) และทาการแกไข

ตรวจตดตาม เมอไร


ขอใหแกไข (ใบ CAR, Corrective Action Request) และทาการแกไขใหเรวทสด

ในระยะยาว - มกทาการตรวจตดตามอยางนอยปละ 1-2 ครงในแตละหนวยงาน ซงอาจมากนอยแลวแตลกษณะขององคกร

เปนกรณพเศษ - เมอมเหตการณผดปกตเกดขนในหนวยงานใดหนวยงานหนง อาจทาการตรวจตดตามเปนพเศษทนท

แผนการตรวจตดตามภายในประจาป

หนวยงานทตรวจ / รายละเอยดการตรวจ

ทมผตรวจ

เดอน

มค

กพ

มค

เม

ย

พค

มย

กค

สค

กย

ตค

พย

ธค

1 ผบรหาร MD ทม A

2 MR / DCC ทม B

3 ฝายผลต ทม C

4 ฝายตรวจสอบคณภาพ ทม C


4 ฝายตรวจสอบคณภาพ ทม C

5 ฝายจดซอ ทม A

6 ฝายขาย ทม B

7 ฝายซอมบารง ทม A

8 ฝายคลงสนคา ทม B

9 สรปผลการตรวจครงท 1

10สรปผลการตรวจครงท 2

ทมผตรวจ หวหนาทมผตรวจ ผตรวจ32

การเตรยมการตรวจตดตาม

5 ขนตอนในการเตรยมการตรวจตดตาม

รวบรวมขอมล

ทบทวนเอกสาร

มอบหมายผตรวจตดตาม


เตรยมตารางการตรวจตดตาม

เตรยมใบรายการตรวจตดตาม

Checklist

Auditor

• ตองไดรบการฝกอบรมหลกสตรการตรวจตดตาม

คณภาพภายใน (Internal Quality Audit Program)หรอ หลกสตรทเทยบเทา เชน หลกสตรหวหนาผตรวจประเมน (Lead Assessor Program)

• ตองเปนอสระจากหนวยงานทจะถกตรวจ

คณสมบตของผตรวจตดตาม คณสมบตของผตรวจตดตาม AuditorAuditor


Lead Auditor

• ตองเปนอสระจากหนวยงานทจะถกตรวจ• ตองเปนผทไดรบมอบหมายจากองคกร เชน

มรายชออยในทะเบยนผตรวจตดตามขององคกร

• ไดรบการมอบหมายใหเปนหวหนาผตรวจตดตาม

ในการตรวจตดตามครงนนๆ

มจรยธรรม (จรงใจ , ซอสตย , สขมรอบคอบ)

มใจเปดกวาง

มลกษณะนกการทต เปนนกเจรจาทด

ชางสงเกต ในสงรองตวทเหน

เขาใจในฐานะการเปนผตรวจสอบของตนเอง

คณลกษณะคณลกษณะทดสาหรบผตรวจทดสาหรบผตรวจตดตามตดตาม


เขาใจในฐานะการเปนผตรวจสอบของตนเอง

มความสามารถรอบตว

มความมงมนในการตรวจใหไดตามวตถประสงค

ตดสนใจบนพนฐานของเหต และผล และมการวเคราะหอยางถวนถ

ไมถกชกจงไดโดยงาย

บทบาทอานาจหนาทของผทเกยวของ

ผบรหาร

บทบาทและความรบผดชอบ

ผบรหาร

อนมตแผนการตรวจตดตามภายใน

แกปญหาความไมสอดคลองโดยเฉพาะสวนทเกยวของกบนโยบายหรอทรพยากร


ผบรหาร(Top Management)

เกยวของกบนโยบายหรอทรพยากร

ใหความสาคญกบการตรวจตดตามคณภาพ

ภายใน โดยสนบสนนการตรวจตดตามภายในและจดหาทรพยากรใหเพยงพอตอกจกรรมการ

ตรวจตดตาม

บทบาทและความรบผดชอบ จดเตรยมแผนการตรวจตดตามคณภาพ

ภายในและตารางการตรวจตดตาม

คดเลอกบคลากรทเหมาะสมเพออบรมและ


ตวแทนฝายบรหาร MR


ตวแทนฝายบรหาร(MR)

คดเลอกบคลากรทเหมาะสมเพออบรมและขนทะเบยนในบญชรายชอผตรวจตดตาม

เกบรกษารายงานการตรวจตดตามคณภาพภายใน

สรปและรายงานผลการตรวจตดตามในการประชม ทบทวนของฝายบรหาร

บทบาทและความรบผดชอบ

รบผดชอบในการควบคมใหการตรวจเปนไปตามแผน และไดตามวตถประสงคทตงไว

ทบทวนใบรายการตรวจ Check List


หวหนาผตรวจตดตาม Lead Auditor


หวหนาผตรวจตดตาม

(Lead Auditor)

ทบทวนใบรายการตรวจ Check List

เปนตวแทนของทมผตรวจในการ

ทาหนาทเปดประชม

ทาหนาทรายงานผลการตรวจตดตามตอนการประชมปด

ทาหนาทรวบรวมรายงานผลการตรวจตดตามตอ QMR

บทบาทและความรบผดชอบ ปฏบตหนาทผตรวจตดตามทไดรบมอบหมายจาก

หวหนาทม

ตรวจตดตามคณภาพภายในใหเปนไปตามวตถประสงคทกาหนด

บทบาทอานาจหนาทของผทเกยวของผตรวจตดตาม Team Auditor


ผตรวจตดตาม(Auditor)หรอ

คณะผตรวจตดตาม(Audit Team)

วตถประสงคทกาหนด

จดเตรยมใบรายการตรวจตดตาม Check List

บนทกขอสงเกต ผล และหลกฐานทพบในการตรวจ

วเคราะห และประเมนผลการตรวจรวมกบทมผตรวจ

ออกเอกสารขอใหแกไข กรณพบความบกพรอง

ตดตามผลการแกไขตามระยะเวลาทกาหนด

ชวยอานวยความสะดวกในการตรวจตดตาม โดยการจดเตรยมบนทก, เอกสาร, สถานท และ บคลากรใหพรอมในการตรวจตดตาม

แจงผทเกยวของทราบเกยวกบการตรวจตดตามทจะมขนในหนวยงาน

บทบาทของ “ผถกตรวจตดตาม”


ผถกตรวจตดตาม(Auditee)

แจงผทเกยวของทราบเกยวกบการตรวจตดตามทจะมขนในหนวยงาน

ใหความรวมมอกบทมผตรวจ เพอใหการตรวจตดตามคณภาพภายใน เกดประสทธภาพสงสด

ตรวจสอบใบขอใหแกไข(ใบ CAR) ทผตรวจตดตาม (Auditor)แจงใหทราบและ ระบสาเหตของความบกพรอง , วธการแกไข ระยะเวลาแลวเสรจ สงกลบไป QMR

ดาเนนการแกไข และปองกน ตามแผนทวางไวในใบ CAR

กาหนดการตรวจ

กาหนดการตรวจควรตองครอบคลมถง

• วนทและระยะเวลาของการตรวจประเมน

• ขอบเขต

• บรเวณ/กจกรรม/สวนประกอบของระบบจดการทตองไดรบการตรวจประเมน


ประเมน

• ชอของเจาหนาทตรวจประเมนและทมถงบทบาททเกยวของตามลาดบ

ตารางการตรวจตดตามคณภาพภายในตารางการตรวจตดตามคณภาพภายใน

ตรวจประเมนครงท 1 ประจาป 2552

มาตรฐานอางอง ISO 9001 : 2008

วตถประสงคการตรวจ ตรวจตามแผน พบปญหาในกระบวนการ อน ๆ (ระบ)

ขอบเขตการตรวจ ทงองคกร เฉพาะหนวยงาน (ระบ)

ตารางการตรวจ


42

วน / เวลา รายละเอยดการตรวจ ทมผตรวจ10-2-52

13.00 – 17.30 QMR & DCC ทม B

3-3-52

9.30 – 12.00 ผลต ทม C

7-4-52

9.30 – 12.00 จดซอ ทม C

14.00 – 17.00 ตรวจสอบคณภาพ ทม A

การทา Checklist


ประโยชนของการจดทา รายการตรวจ ประโยชนของการจดทา รายการตรวจ Check ListCheck List

การเตรยมตวใหพรอมกอนการตรวจสอบการเตรยมตวใหพรอมกอนการตรวจสอบ

ทาใหวตถประสงค ในการตรวจสอบชดเจนทาใหวตถประสงค ในการตรวจสอบชดเจน

ชวยเตอนความจาชวยเตอนความจา

การการเตรยมรายการตรวจ เตรยมรายการตรวจ Check ListCheck List


ชวยเตอนความจาชวยเตอนความจา

ใชเปนแบบบนทกการตรวจสอบใชเปนแบบบนทกการตรวจสอบ

คาถามใน Check List ทจดทาจะตอง.........

เหมาะสม และสอดคลองกบงานเหมาะสม และสอดคลองกบงาน

ของหนวยงานทเขาไปตรวจสอบของหนวยงานทเขาไปตรวจสอบ

ตองสอดคลองกบขอกาหนดในตองสอดคลองกบขอกาหนดใน

มาตรฐานทตองการตรวจมาตรฐานทตองการตรวจ


มาตรฐานทตองการตรวจมาตรฐานทตองการตรวจ

ตองเปนไปตามวตถประสงคตองเปนไปตามวตถประสงค

ของการตรวจทวางไวของการตรวจทวางไว

การการเตรยม และการใช เตรยม และการใช Check ListCheck List ใหเกดประโยชนสงสดใหเกดประโยชนสงสด

1. ศกษาขอมลในการทา Check List จาก

ระเบยบปฏบตและเอกสารทเกยวของ

ตารางเมตรกความสมพนธของงานกบขอกาหนด

ผลการตรวจจากครงกอน


ผลการตรวจจากครงกอน

ปญหาดานคณภาพ

2. เตรยม Check List กอนเขาไปตรวจทกครง

3. ใช Check List เปน Guide Line เทานน

ขอมลทนามาเพอใชเพอการเตรยม ขอมลทนามาเพอใชเพอการเตรยม Check ListCheck List

คมอคณภาพ , ระเบยบปฏบต และเอกสารทเกยวของ

ปญหาจากการตรวจครงกอน

การการเตรยมรายการตรวจ เตรยมรายการตรวจ Check ListCheck List


ปญหาจากการตรวจครงกอน

ปญหาทลกคารองเรยน

ตารางเมตรก

แสดงความสมพนธกบงานกบขอกาหนดมาตรฐานทใชตรวจ

การเตรยมคาถาม Check List กอนตรวจ

แนวทางในการจดเตรยมรายการการตรวจ

การจดเตรยมรายการการตรวจทมประโยชนและใชไดเปนอยางดเปนทกษะอยางหนงทเจาหนาทตรวจประเมนควรจะตองฝกฝนใหเชยวชาญ เจาหนาทตรวจประเมนตองพจารณาประเดนสาคญดงตอไปน ในการจดทารายการการตรวจทมประสทธภาพและใหประสทธผลอยางเตมท


ถกตองรายการการตรวจจะตองใชคาและขอความตามระเบยบปฏบตของบรษท ไมใชความคดเหนสวนตวของเจาหนาทตรวจประเมน เพราะไมใชความคดเหนของเจาหนาทตรวจประเมนทจะบอกวาสงใดดหรอสงใดแย

มแนวทางคาตอบรายการการตรวจจะ “กระตนให” เกดคาถามมากมาย ไมจาเปนวาตองเปน

การเตรยมคาถาม Check List กอนตรวจ

ตรวจสอบกลบไดรายการการตรวจควรจะตองมการอางองถงระเบยบปฏบต/เอกสารและสวนของระเบยบปฏบต/เอกสารทมการตรวจสอบกตองนามาอางองประกอบดวยเชนกน ถาไมมการอางองมาประกอบกบหลกฐาน เจาหนาทตรวจประเมนอาจจะเสยเวลาเปลาในการตรวจสอบกลบไปหารายการทนามาอางองตงแตตน


รายการการตรวจจะ “กระตนให” เกดคาถามมากมาย ไมจาเปนวาตองเปนคาถามเกยวกบเรองใดเรองหนง – และในรายการนกจะตองมหลกฐาน – ซงกคอ“คาตอบ” – ตามระเบยบปฏบตแจงไว กควรจะตองมเพอไวคอยตรวจสอบในกรณทนาไปใชปฏบตจรง

รปแบบของรายการการตรวจจะแตกตางกนอยางมากมายสาหรบผใชแตละคน แตขอมลและแนวทางของเจาหนาทตรวจประเมนควรจะเปนไปตามเกณฑพนฐาน นอกเหนอจากนน รปแบบควรจะเออใหเจาหนาทตรวจประเมนสามารถจดบนทกรายละเอยดปลกยอยเพมเตมไดถงหลกฐานทตรวจเจอในระหวางการตรวจเพอสามารถนามาตอบ“คาถาม” ขางตนได.

ตารางเมตรก ขอกาหนด กบหนวยงานตารางเมตรก ขอกาหนด กบหนวยงาน

หนวยงานขอกาหนดMD QMR Sale Pur

4. ระบบบรหาร

คณภาพ 4.1 , 4.2

4.2.2 คมอคณภาพ I R I I4.2.3 การควบคม I R I I


4.2.3 การควบคม

เอกสาร และขอมลI R I I

4.2.4 การควบคม

บนทกคณภาพI R I I

5. ความรบผดชอบ

ของฝายบรหารR I I I

R = รบผดชอบ I = มสวนรวม NA = ไมนามาใช - = ไมเกยวของ

ตารางเมตรก เอกสาร กบหนวยงานตารางเมตรก เอกสาร กบหนวยงาน

หนวยงานเอกสารMD QMR Sale Pur

นโยบายคณภาพ R I I Iวตถประสงคคณภาพ R I I Iคมอคณภาพ I R I I


คมอคณภาพ I R I IQP-QMR-01

การแกไข และปองกนI R I I

QP-PUR-01

จดซอ จดจางI - - R

QP-CS-01

การสารวจความพอใจI I R -

R = รบผดชอบ I = มสวนรวม NA = ไมนามาใช - = ไมเกยวของ

ตะวอยาง รายการคาถาม (Checklist)

รายการตรวจตดตามภายในInternal Audit Checklist

Audit No. ......1....../......47......

วน/เดอน/ป 1 / 01 / 2547 ฝ าย/หนวยงานทถกตรวจ ฝ ายผลต

หวขอทตรวจตดตาม การควบคมกระบวนการ ขอ 7.5.1: ISO9001 และ ขอ 4.4.6 ISO14001

ผตรวจตดตามท 1. นายรกตรวจ หมนตดตาม 2.นางสาวละเอยด หลกฐานด

ลาดะบ คาถามขอแน นา

หมายเหต/หละกฐาน1. เอกสารขนตอนการปฏบตงานควบคมกร

ะบวนการผลตมหรอไมและสอดคลองวธ

ปฏบตจรงอยางไร? จงอธบาย

2. มหลกเกณฑในการตรวจปลอยอยางไร

3. อปกรณเครองมอเหมาะสมหรอไม และอปกรณทใชวด/ตรวจสอบมหลกฐา


52

และอปกรณทใชวด/ตรวจสอบมหลกฐานการสอบเทยบหรอไม

4. เครองมอและอปกรณ

หรอวตถดบทอนตรายมการประเมนปญหาดานสงแวดลอมกอนจดซอหรอไม?

จงอธบาย5. วธการปฏบตงาน สถานท เครองจกร

มการคานงดานผลกระทบสงแวดลอมหร

อไม? จงอธบาย และแสดงหลกฐาน

อนมตโดย : ....................................... ว/ด/ป .....................................................

( Management Representative)

16

ตรวจตดตามAuditing

ประชมเปดOpening Meeting

ขนตอนขนตอนการเขาตรวจการเขาตรวจ


ประชมผตรวจตดตามAuditing Meeting

ประชมปดประชมปดClosing MeetingClosing Meeting

การประชมเปด Opening Meeting

1. แนะนาทมผตรวจ2. แจงวตถประสงคการตรวจ และขอบเขตของการตรวจตดตาม3. แจงวธการตรวจตดตาม4. อธบายถงความบกพรองประเภทตาง ๆ ทตรวจพบ


4. อธบายถงความบกพรองประเภทตาง ๆ ทตรวจพบ5. ยนยนนดหมายตามตารางการตรวจ

เทคนคการตรวจตดตามเทคนคการตรวจตดตาม


มระบบหรอไมมระบบหรอไมมการปฏบตทถกตองมการปฏบตทถกตอง

ของระบบหรอไมของระบบหรอไมระบบมประสทธภาพระบบมประสทธภาพ

หรอไมหรอไม

ININ PUTPUTปจจยนาเขาปจจยนาเขา

OUT PUTOUT PUT

ผลของกระบวนการผลของกระบวนการ

มการรบขอมลอยางไร

มการวางแผนอยางไรมการเฝาตดตาม

กระบวนการอยางไรมการตรวจสอบ /

ทดสอบผลตภณฑ

PROCESSPROCESS

กระบวนการกระบวนการ


มการวางแผนอยางไร

มนใจไดอยางไรวาวตถดบมคณภาพในการนาไปใชในกระบวนการ

มนใจไดอยางไรวาเจาหนาทสามารถปฏบตงานได

กระบวนการอยางไร

มการกาหนดมาตรฐาน /วธการทางานหรอไม

กาหนดวตถประสงคของกระบวนการไวอยางไร

มการดแลเครองจกรอยางไร

ทดสอบผลตภณฑหรอไม

มเกณฑการตรวจสอบอยางไร

พบความบกพรองของผลตภณฑทาอยางไร

อะไรคอหลกฐานการตรวจอะไรคอหลกฐานการตรวจ??

••สงทผตรวจ สงทผตรวจ AuditorAuditor พบเหน หรอ สมพบเหน หรอ สมตวอยางไดตวอยางได


ตวอยางไดตวอยางได

••สงทผบรหารใหเปนขอมลสงทผบรหารใหเปนขอมล

••สงทพนกงานใหเปนขอมลสงทพนกงานใหเปนขอมลสงทพดพาดพงถงผอนสงทพดพาดพงถงผอน

ไมสามารถนามาเปนหลกฐานไดไมสามารถนามาเปนหลกฐานได””

กระดาษบนทก ขอมลดบ แฟม รายงาน : อดตทเหนไดชด

การปฏบต

หลกฐานการตรวจหลกฐานการตรวจ


การปฏบตกจกรรมทเหน : ปจจบนทเหนไดชด

คนความร & ความเขาใจ : อนาคตทเหนไดชด

ทกสงทกอยางควรสอดคลองกนและตรวจสอบความถกตองไดจากขอมลอนๆ ดวย

การทวนสอบขอเทจจรงเพอเขาถงระบบ และกระบวนการทแทจรง

สมภาษณเพอสอบถามขอเทจจรง

ตรวจกบบนทกทม


ขอเทจจรง

สงเกตกจกรรมททาเปรยบเทยบคาตอบจากหลายขอมล

•การสมตวอยางควรเปนไปตามระดบความรดวย

เทคนคการตรวจตดตามการดาเนนการตรวจตดตาม


•การสมตวอยางควรเปนไปตามระดบความรดวย•การสมตวอยางควรเปนไปตามความสาคญของกจกรรม



ผตรวจประเมนมองหาอะไร


ผตรวจประเมนมองหาอะไร











คาถามทควรใชในการสมภาษณ

คาถามนาสการสนทนา

เปนคาถามสาหรบเปดการสนทนา เพอเชอมโยงไปยงเรองอน ๆ เปนการสรางความคนเคยระหวางผตรวจ กบ ผรบการตรวจ

ตวอยางคาถาม


ตวอยางคาถาม

ชวยอธบายหนาทรบผดชอบของหนวยงานชวยอธบายหนาทรบผดชอบของหนวยงาน

ออกแบบหนอยครบ ออกแบบหนอยครบ ??

ผมอยากทราบวาขนตอนในการจดซอ ผมอยากทราบวาขนตอนในการจดซอ

ตงแตเรมจนจบกระบวนการเปนอยางไรครบตงแตเรมจนจบกระบวนการเปนอยางไรครบ??


คาถามทควรใชในการสมภาษณ

คาถามเปด Opening Question

ตวอยางคาถาม ทไหน (Where) เมอไร (When)

เปนคาถามทเปดโอกาสใหมการตอบ เปนคาถามทมกจะขนตนดวย 5W 1 H ผตอบมโอกาสอธบาย


เมอไร (When) อะไร (What) ทาไม (Why) ใคร (Who) อยางไร (How)

มวธการในการตรวจรบเขาวตถดบอยางไรคะ มวธการในการตรวจรบเขาวตถดบอยางไรคะ ??

ใครรบผดชอบในการตรวจคะใครรบผดชอบในการตรวจคะ??

วตถดบทผานการตรวจแลวเกบไวทไหนคะวตถดบทผานการตรวจแลวเกบไวทไหนคะ??

คาถามคาถามทควรหลกเลยง ทควรหลกเลยง

คาถามปดคาถามปด เปนคาถามทผตอบ ตอบไดเพยง ใช /ไมใช มหรอไมม หาก จาเปนตองใชควรตามดวยคาถามเปดเสมอ

คาถามนาคาถามนา เปนคาถามทผถามแทรกคาตอบไวในคาถามแลว ทาใหผตอบทราบไดวาผถามตองการใหตอบอะไร จะทาใหเราไมสามารถทราบขอเทจจรงได


ตองการใหตอบอะไร จะทาใหเราไมสามารถทราบขอเทจจรงได

คาถามลวงคาถามลวง คาถามลวง หรอ กากวม เปนคาถามทควรเลยงเพราะ นอกจากจะสรางบรรยากาศทไมดในการตรวจแลวยงไมกอใหเกดประสทธภาพการตรวจอกดวย

ความสบสน ผทถกตรวจประเมนไมเขาใจคาถาม พวกเขากตอบไมได

การสอสารทไมชดเจน เพอหลกเลยงการสนทนาทหยดชะงก ไมตอเนอง ถามทละหวขอ

หลกเลยงการเสยเวลา ถามในสงทตวเองรบผดชอบ



ตงใจฟง และจบประเดนทสาคญตงใจฟง และจบประเดนทสาคญ มปฏกรยาตอบสนองกบคสนทนามปฏกรยาตอบสนองกบคสนทนา

การฟงการฟง ““ ฟงอยางตงใจเทานนทจะไดรบคาตอบฟงอยางตงใจเทานนทจะไดรบคาตอบ ””


มปฏกรยาตอบสนองกบคสนทนามปฏกรยาตอบสนองกบคสนทนา ฟงการตอบดวยความกระตอรอรนฟงการตอบดวยความกระตอรอรน จดบนทกในสงทตนเองรบฟงจดบนทกในสงทตนเองรบฟง

การดการด “สงเกตสงรอบตว.......พจารณาใหเหนขอเทจจรง”

พจารณาหลกฐานทพบอยางถถวน สงเกตรอบ ๆ ตวเมอเขาไปในจด


สงเกตรอบ ๆ ตวเมอเขาไปในจด

ปฏบตงาน พบสงผดปกต สอบถามเจาของพนท

เพอหาขอเทจจรง หากขอดหลกฐาน อยาสนใจเพยงม

หรอไมม ใหดรายละเอยดภายในดวย

การจดบนทกทด ควรมองคประกอบดงนการจดบนทกทด ควรมองคประกอบดงน ชดเจน ตรงประเดนชดเจน ตรงประเดน กระชบ ไมเยนเยอกระชบ ไมเยนเยอ ครอบคลมในทกประเดนครอบคลมในทกประเดน สะทอนผลการตรวจสอบไดอยางแทจรงสะทอนผลการตรวจสอบไดอยางแทจรง

การจดบนทกผลการตรวจ


สะทอนผลการตรวจสอบไดอยางแทจรงสะทอนผลการตรวจสอบไดอยางแทจรง ไมมอคตไมมอคต ปราศจากขอโตแยงปราศจากขอโตแยง

ควรบนทกใหมรายละเอยดเพยงพอ เชน ระบ ชอผทใหขอมล ระบ ขอมลทไดรบ ระบ ถง ฉบบทของเอกสารทตรวจพบ


ระบ ถง ฉบบทของเอกสารทตรวจพบ ระบ รายละเอยดผลตภณฑทตรวจพบ ระบ จานวนทสมพบ ระบ ตาแหนง , พนทเกบ ระบ วนทของหลกฐานนน ๆ ระบ สภาพแวดลอมทมผล

ตวอยางการบนทกผลการตรวจ

ไมพบเอกสารระเบยบปฏบตไมพบเอกสารระเบยบปฏบต NONO

ไมพบเอกสารระเบยบปฏบต เรองการ ไมพบเอกสารระเบยบปฏบต เรองการ ตรวจสอบ และทดสอบ ในพนททางานของตรวจสอบ และทดสอบ ในพนททางานของ

YeSYeS


ตรวจสอบ และทดสอบ ในพนททางานของตรวจสอบ และทดสอบ ในพนททางานของQCQC

ใบสงซอใบสงซอ POPO ไมไดอนมตไมไดอนมต NONOใบสงซอใบสงซอ POPO วนทวนท 1212 มคมค 4646และวนทและวนท 1313 มคมค 4646 ไมไดลงนามไมไดลงนาม

อนมตอนมต

YeSYeS


พนกงานไมสวมหมวกพนกงานไมสวมหมวก NONO

พบพนกงานพบพนกงาน QCQC ใหม ไมสวมหมวกใหม ไมสวมหมวกขณะกาลงสมตวอยางในหองบรรจเงาะขณะกาลงสมตวอยางในหองบรรจเงาะกระปองกระปอง

YeSYeS


กระปองกระปอง

ไมพบวามการอบรมพนกงานไมพบวามการอบรมพนกงาน NONOไมพบวามบนทกการอบรมพนกงานไมพบวามบนทกการอบรมพนกงานใหม ซงเขามาเมอวนท ใหม ซงเขามาเมอวนท 1212 สงหาคมสงหาคม25452545

YeSYeS


พนกงานทางานไมมประสทธภาพพนกงานทางานไมมประสทธภาพ NONO

พนกงานหนวยงานขนสง ไมตรวจสอบสนคากอนพนกงานหนวยงานขนสง ไมตรวจสอบสนคากอนขนสง ตามวธการทางานเรอง การจดของขนรถ ขนสง ตามวธการทางานเรอง การจดของขนรถ ทาใหเกดการขนสงของผดไปใหลกคาทาใหเกดการขนสงของผดไปใหลกคา

YeSYeS


ทาใหเกดการขนสงของผดไปใหลกคาทาใหเกดการขนสงของผดไปใหลกคา

ควรใหฝายผลตเขามาทบทวนขอตกลงกบลกคาดวยควรใหฝายผลตเขามาทบทวนขอตกลงกบลกคาดวย NONOพบวาการทบทวนขอตกลงกบลกคาไมพบวาการทบทวนขอตกลงกบลกคาไมมขอมลจากฝายผลตมาใชเพอการมขอมลจากฝายผลตมาใชเพอการ

ทบทวนทบทวน

YeSYeS

DoDo

ควรถามพนกงานผปฏบตงานโดยตรง

ตรวจสอบโดยใหเปนไปตาม Check

List

บนทกใหชดเจน และสอบกลบได

Don’tDon’t

ควรรกษาเวลา และไมใชเวลาผดแผน

อยาสอนงานผถกตรวจ Auditee

อยาใหคาแนะนาเพราะอาจไมรจรง

อยาวจารณฝายบรหาร


บนทกใหชดเจน และสอบกลบได

สงบ และควบคมจตใจใหด

มองหาความจรง อยาถกหลอกไดงาย

เลอกสมตรวจอยางสขม และฉลาด

แจงความไมสอดคลองทกครงทตรวจพบปญหา

หากคณผด กยอมรบผดอยางตรงไปตรงมา

อยาวจารณฝายบรหาร

อยาเปรยบเทยบการทางานกบพนกงานทอน

อยายดเยอจดใดนานเกนไป

อยาจองจบผด

อยาดวนตดสนใจ

พบหลกฐานทแสดงใหเหนวา มการปฏบตตามพบหลกฐานทแสดงใหเหนวา มการปฏบตตาม

ผลทไดจากการตรวจตดตามคณภาพภายในผลทไดจากการตรวจตดตามคณภาพภายใน

Conforming เปนไปตามขอกาหนด


พบหลกฐานทแสดงใหเหนวา มการปฏบตตามพบหลกฐานทแสดงใหเหนวา มการปฏบตตาม

ระบบระบบ ,, กฎหมายกฎหมาย ,, เอกสารทวางไว อยางมเอกสารทวางไว อยางม

ประสทธภาพประสทธภาพ

เจาหนาทตรวจประเมนกาลงประเมนหลกฐานการตรวจเพอตรวจสอบถงความสอดคลองกบเกณฑการตรวจประเมน

ผลผลทไดจากการตรวจตดตามคณภาพภายในทไดจากการตรวจตดตามคณภาพภายใน


ตรวจสอบถงความสอดคลองกบเกณฑการตรวจประเมน

หลกฐาน = เกณฑทกาหนด = ความไมสอดคลอง

เมอเจาหนาทตรวจประเมนไดยนยนวามความไมสอดคลองเกดขน กตองทาการ

รายงานอยางเปนทางการไปยงผบรหารขององคกร

ลกษณะทใชอาจอยในรปแบบของ:



ลกษณะทใชอาจอยในรปแบบของ:

ปฏบตการเพอแกไข CAR

รายงานขอบกพรอง NCR

ผลการตรวจประเมน

การเขยนประเดนปญหา

• เวลาเขยน ตองสนใจคนอาน หลกการคอตองเขยนใหคนอานเขาใจ…

•ใครเปนคนอาน ……………………….

• ทตองละเอยดกเพอ ……………………..

•ละเอยดแคไหนพอ ……………….

• เขาตองนารายละเอยดไป ………………


• เขาตองนารายละเอยดไป ………………

เปนประเดนไหน เรองใด สถานทใด •ปญหามากหรอปญหานอย

•มหลกฐานหรอเปนขอสนนฐาน

•ปญหาใหญปญหาเลก

•มนเปนปญหาอยางไร ( ไมเปนไปตาม ไมได


•มนเปนปญหาอยางไร ( ไมเปนไปตาม ไมไดผลด)

•จากสมภาษณ พบเหนกบตาม จากบนทก จากเอกสาร

ตอง Accurate & Specific

EMS/OHSASสรปเกนเลย องคกรไมมโปรแกรมปองกนระบบ

ทางเดนหายใจแผนงานปองกนระบบทางเดนหายใจไมรวมถงการทาการทดสอบการสวมใส และการตรวจสภาพของอปกรณปองกนระบบทางเดนหายใจ

บอกลกษณะของปญหา ให ชดเจน

เครองมอไมได รบการสอบเทยบ อปกรณการวเคราะหนาเสย ทห องทดสอบบาบดนาเสย ไมได รบการสอบเทยบ

ลดถ อยคากากวม แผนฉกเฉนขององคกรไมเพยงพอ แผนฉกเฉนขององคกรไมมรายละเอยดของ การทาสญญาตดตอกบ ชนดและตาแหนงของอปกรณปองกน และหมายเลขโทรศพทฉกเฉน

เขยนหลกฐานเสมอ

พนกงานไมได รบการอบรมในเรองความปลอดภย

จากการทบทวนบนทก 4 ใน 30 ของพนกงานซอมบารง ไมมหลกฐานการอบรม

อยาสรปในเรอง ในป 2555 บรษทไมได ทาตาม ในป 2555 บรษทไมได ทาการทดสอบสมรรถภาพการ


อยาสรปในเรองผดกฏหมาย

ในป 2555 บรษทไมได ทาตามกฏหมายเรอง หลกเกณฑและวธการจดทาโครงการอนรกษการได ยนในสถานประกอบกจการ พ.ศ.2553 สาหรบพนกงานในพนทเสยงดงเกนกาหนด

ในป 2555 บรษทไมได ทาการทดสอบสมรรถภาพการได ยน(Audiometric Testing) แกพนกงานทสมผสเสยงดงทได รบเฉลยตลอดระยะเวลาการทางาน 8ชวโมงตงแต 85 เดซเบลเอ ขนไป ประจาป หลกเกณฑและวธการจดทาโครงการอนรกษการได ยนในสถานประกอบกจการ พ.ศ. 2553 กาหนดให ต องทาการทดสอบสมรรถถภาพการได ยนให กบพนกงานททางานในพนทเสยงดงเกนกาหนด

อยาใช ถ อยคาเชงขมข

ไมมเอกสารวธการเข าทางานในทอบอากาศ ซงอาจกอให เกดอนตรายอยางร ายแรง

องคกรไมมระเบยบปฏบตควบคมการทางานในทอบอากาศ

พยายามอยาใช คายอ

องคกรไมอพเดท MSDS องคกรไมม เอกสารข อมลความปลอดภยเคมภณฑ (MSDS) ททนสมย

อยาเน นทบคคลใดบคคลหนง

พบวา นายสมชายและสมควร ไมได สวมใสหน ากากปองกนระบบหายใจตามทระบ

พบวาพนกงานในสวนงานซอมบารง ไมได สวมใสหน ากากปองกนระบบหายใจตามทระบ

ให ข อมลหลกฐาน สามถงดบเพลงไมมใบบนทกการตรวจสอบ

ได ทาการตรวจสอบถงดบเพลง 50 จาก 300สามถงดบเพลงทพนทพนสมไมใบบนทกการตรวจสอบ

อ างองข อกาหนด กฏเกณฑ

ขยะอนตรายทเกบไว ทพนทโลงหลงโรงงาน34B ตงไว ในพนททไมมขอบกน

ขยะอนตรายทเกบไว ทพนทโลงหลงโรงงาน34Bโดยไมมขอบกน ตามระเบยบปฏบต WI 123

ขาดรายละเอยด ถงกรดซลฟรก ไมตดตงสญญานเตอนภย

ถงกรดซลฟรก ไมมสญญานเตอนล น ตามทระบในมาตรฐานของบรษท 123 ทกาหนดให ถงบรรจกรดต องมการตดตงสญญานเตอน

คาเลาอ าง จากการสมภาษณ ปรากฏวาฝ ายปฏบตการบอกวาถงดบเพลงไมได รบการตรวจสอบรายเดอน

จากใบตรวจสอบพบวา ม 3 ถงดบเพลงในห องเกบส ไม ได รบการตรวจสอบประจาเดอน สามเดอนกอนหน าน

ขาดหลกฐาน พบวาไมมรายงานการตรวจสอบการปลอยมลพษอากาศตามรอบเวลาท

ผลการตดตามรายเดอนของการปลอยมลพษอากาศได ทาลาช า 3 ครงจาก 12 ครง ในป 2554


ปลอยมลพษอากาศตามรอบเวลาทกาหนด

อากาศได ทาลาช า 3 ครงจาก 12 ครง ในป 2554

ไมจาเปนต องใช คาทฟ มเฟอย เพมการโต แย งโดยไมจาเปน

พบวาพนทเกบสารเคมหลงห องผลต ไมม secondary containment ซงอาจกอให เกดการปลอยมลพษกบพนดนและนาผวดนได

พบวาพนทเกบสารเคมหลงห องผลต ไมม secondary containment

ปรากฏวาเปนคาทไมเหมาะในการเขยนประเดน

ปรากฏวาอปกรณตดตามมลพษอากาศไมได สอบเทยบ

องคกรไมได ทาการสอบเทยบอปกรณวดตดตามมลพษอากาศประจาป

การสอสารภายในต องได รบการปรบปรง พบวาไมได มการสอสารในเรองปญหาคณภาพ ให กบพนกงานไมวาชองทางใดๆ ไมวา การประชม พดคย ปดปายบอก ให กบพนกงานในสวนแผนกของตน

โปรแกรมการควบคมขยะอนตรายไมเพยงพอ

รายละเอยดทตองรายงาน

เจาหนาททจดบนทกความไมสอดคลอง เพอรายงานไปยงผบรหารของ

องคกร จะตองมนใจวา :

ผลทไดจากการตรวจตดตามคณภาพภายใน


องคกร จะตองมนใจวา :

ขอกาหนดพนฐานทระบวาควรจะมความไมสอดคลองเกดขนเมอไรไดรบการระบถงหรออางองถง – ระเบยบปฏบต/เลขทเอกสารภายใตระบบการจดการสงนทาใหมนใจไดวาผบรหารขององคกรจะเขาใจอยางชดเจนถงความตองการขนพนฐานทจะตองบรรลตามความตองการนนๆ


หลกฐานจรงทแสดงใหเหนอยางชดเจนวาไมตรงตามขอกาหนดสงนทาใหมนใจวา ผบรหารขององคกรจะยอมรบในทนทวาไดมการชแจงเรอง



หลกฐานจรงทแสดงใหเหนอยางชดเจนวาไมตรงตามขอกาหนดสงนทาใหมนใจวา ผบรหารขององคกรจะยอมรบในทนทวาไดมการชแจงเรองความไมสอดคลองอยางมเหตผลดแลว

สถานท/บรเวณทมการระบถงความไมสอดคลอง สงนทาใหมนใจวาผบรหารขององคกรสามารถเขาเยยมชมบรเวณนนๆ เพอทาการตรวจสอบสาเหตในการปฏบตการเพอแกไข


การรวมเอาสถานท/บรเวณทพบเจอความไมสอดคลองจะชวยใหผทมหนาทรบผดชอบมความเขาใจถามบรเวณอนๆ ทมเหตการณแบบเดยวกนเกดขนได ณ.บรเวณทเชอมโยงและสมพนธกนในกระบวนการจะไดรบผลกระทบในเรองท

เหมอนกนหรอคลายกน



ณ.บรเวณทเชอมโยงและสมพนธกนในกระบวนการจะไดรบผลกระทบในเรองทเหมอนกนหรอคลายกน

สงนทาใหมนใจวาผบรหารขององคกรตระหนกถงความเรงดวนของปฏบตการทจาเปนตองทา

ขอมล “หลกการอยางมออาชพ” ทจาเปนอนๆ :วนทออกชอของเจาหนาทตรวจประเมน

สงทไมเปนไปตามขอกาหนดNon Conforming


สงทไมเปนไปตามขอกาหนดรนแรง (Major)


สงทผดพลาดเปนคราวๆ ไปหรอความผดพลาดของบคคล (Human Error) ซงทาใหไมสอดคลองกบระบบทควรจะเปน ทงน โดยปกตมการดาเนนการอยางถกตองชดเจน เชน ออก PO โดยไมม PR เมอวนท 25 พฤษภาคม2556

สงทไมเปนไปตามขอกาหนดไมรนแรง (Minor)

สงทไมเปนไปตามขอกาหนดรนแรง (Major)ความผดพลาดทแสดงใหเหนวาระบบอาจลมเหลวได เนองจากไมไดมการนาระบบไปใชอยางสนเชง หรอ จดทาระบบไมครบถวนตามขอกาหนด หรอ งานไมปลอดภยตอชวต และทรพยสน การจดซอไมมการประเมนผขาย , ไมมการสวมใสอปกรณปองกนขณะทางานอนตราย


ขอสงเกต(Observation)


สงทไมไดผดพลาดแตอยางใด แตผตรวจตดตามเหนวาสามารถปรบปรงได หรออาจมแนวโนมและโอกาสทจะเกดขอบกพรองไดเชน หองเกบวตถดบมการวางกองวตถดบไวใกลทางระบายนา ซงอาจทาใหเกดเชอราได

(Observation)

แนวทางในการเขยนใบรองขอใหแกไขแนวทางในการเขยนใบรองขอใหแกไข (Corrective Action Report :CAR)(Corrective Action Report :CAR)

แผนกทถกตรวจ : ……………….……………………………………… กรณออก CAR ใหม อางอง CAR เกาเลขท

รายละเอยดของปญหาทพบ

สวนท 1 การแจงปญหาทพบ เลขท

ใบรองขอใหแกไข ( CORRECTIVE ACTION REQUEST ; CAR )

ผแจงปญหา / AUDITOR ผแกไข / AUDITEE QMR

สวนท 2 การระบสาเหต และแนวทางแกไข

หลกฐานรปธรรม ทแสดงใหเหนอยางชดเจนถงความไมสอดคลองขอกาหนดตางๆของระบบฯ

สงนทาใหมนใจวา ผบรหารขององคกรจะยอมรบในทนทวาไดมการชแจงเรองความไมสอดคลองอยางมเหตผลดแลวขอกาหนดฯ พนฐานทแสดงใหถงความไมสอดคลองทเกดขน หรอ

อางองระเบยบปฏบต เอกสารตางๆขององคกรของระบบฯ

สงนทาใหมนใจไดวาผบรหารขององคกร


สาเหตของปญหาทแทจรง

แนวทางการแกไข และปองกนการเกดซา

วนทแกไขแลวเสรจ ……../……../………

สวนท 3 การตดตามผลการแกไข

OK. NO.

OK. NO.

สรป ปด CAR ออก CAR ใหม เลขท

ผแกไข / AUDITEE หวหนาหนวยงานทแกไข QMR


………….………………………………..………………...…………………………

ผลการตดตาม ……………………………………...………………………………

QMR

ครงท 1 วนท ……. / ……. /……..

ผตดตามผลการแกไขผลการตดตาม ……………………………………...………………………………

ผตดตามผลการแกไข

ครงท 2 วนท ……. / ……. /……..

สงนทาใหมนใจไดวาผบรหารขององคกรจะเขาใจอยางชดเจนถงความตองการขนพนฐานทจะตองบรรลตามความตองการนนๆ








ไมพบบนทกการประเมนผลการฝกอบรมบางสวนของการอบรมหลกสตร ผตรวจตดตามภายใน อบรมเมอวนท 06/06/06

ซงไมสอดคลองกบระเบยบปฎบต QP-TN-01 rev.1 เรองการฝกอบรม ขอท 4.5 กาหนดไววา “ ตองมการบนทกการประเมนผลการฝกอบรมทกครง”


101





OK. NO.

OK. NO.


ครงท 1 วนท ……. / ……. /……..



ครงท 2 วนท ……. / ……. /……..

………….………………………………..………………...…………………………

ผลการตดตาม ……………………………………...………………………………

QMR









ระเบยบปฎบต QP-TN-01 rev.1 เรองการฝกอบรม ขอท 4.5กาหนดไววา “ ตองมบนทกการประเมนผลการฝกอบรมทกครง”แตจากการตรวจไมพบบนทกการประเมนผลการฝกอบรมหลกสตร“

ผตรวจตดตามภายใน” อบรมเมอวนท 06/06/06 ซงไมสอดคลองกบระเบยบปฏบตกาหนดไว


102





OK. NO.

OK. NO.



………….………………………………..………………...…………………………

ผลการตดตาม ……………………………………...………………………………

QMR

ครงท 1 วนท ……. / ……. /……..



ครงท 2 วนท ……. / ……. /……..

1. กลาวขอบคณผถกตรวจตดตาม (Auditee)2. บอกวตถประสงคในการตรวจตดตามอก

ครง3. สรปผลการตรวจตดตามครงน4. ยนยนใบขอใหแกไข (ใบ CAR) ทออกไป5.

การประชมปด Closing Meeting


4. ยนยนใบขอใหแกไข (ใบ CAR) ทออกไป5. ตกลงถงวนทจะแกไขแลวเสรจ6. แจงถงกาหนดสงรายงานการตรวจตดตาม

(Audit Report)7. ปดประชม

รายงานผลการตรวจตดตาม

รายงานการตรวจตดตามคณภาพภายในควรระบรายละเอยดดงตอไปนรายงานการตรวจตดตามคณภาพภายในควรระบรายละเอยดดงตอไปน

รายละเอยดการตรวจตดตามรายละเอยดการตรวจตดตาม ((ชอหนวยงาน ชอหนวยงาน ,,วนทตรวจ เปนตนวนทตรวจ เปนตน))

วตถประสงคการตรวจวตถประสงคการตรวจ

ขอบเขตการตรวจขอบเขตการตรวจ


รายละเอยดทมผตรวจรายละเอยดทมผตรวจ

สรปผลการตรวจสรปผลการตรวจ ((จานวนจานวน NCNC // ใบใบ CARCAR))

สรปภาพรวมของการตรวจสรปภาพรวมของการตรวจ

อน ๆอน ๆ

รายงานการตรวจตดตามคณภาพภายในตรวจประเมนครงท

1ประจาป

2556มาตรฐานอางอง

ISO 9001 : 2000

วตถประสงคการตรวจ

ตรวจตามแผน พบปญหาในกระบวนการ อน ๆ(ระบ)


การตรวจ ระบ

วนทตรวจประเมน

12 พค 56หนวยงานถก

ตรวจ

แผนกบคคล

ทมตรวจ หวหนาทม คณ ฤดรตน

ทม A ผรวมทมตรวจ

คณผน , คณรนดา

สรปความบกพรองทตรวจพบทแจงใหดาเนนการแกไขเลขท

เอกสาร

CPAR

ขอกาหนด

ความบกพรอง รายละเอยดโดยยอ

กาหนดวนเสรจ

หมายเหต

NC O

IQA -01 6.2.2 ยงไมไดจดทาแผนการฝกอบรมป 2546 25 พค 56

แบบบนทกการฝกอบรมเปน Version เกา


IQA -02 4.2.3

แบบบนทกการฝกอบรมเปน Version เกากอนแกไข (ไมตรงกบทขนทะเบยนทDDC)

25 พค 56

IQA -03 4.2.4 ไมพบบนทกการฝกอบรมของ นาย เอ 25 พค 56

IQA-04 4.2.4 การจดเรยงแฟมประวตพนกงานไมมหลกเกณฑ

คนหาไมสะดวก มโอกาสสญหาย25 พค 56

สรปรวมจานวน NC

และ O3 1 106

4

6

8

10

12

14

2548

2549


0

2

4

MD QMR PD SALE

เสนอแนะ : เพมความถในการตรวจท PD ในป 2550 เปน 3 ครงตามเอกสารแนบ(แผนการตรวจป 2550)

4

6

8

10

12

14

2549

2548


0

2

4

4.1 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1

เสนอแนะ : อบรมการควบคมเอกสารใหกบผทเกยวของ ตามเอกสารแนบ(แผนการฝกอบรม)

ทมผตรวจพบความบกพรองออกเอกสารขอให

แกไข

สงเอกสารขอใหแกไข ใหกบผรบผดชอบในเรองนน

ขนทะเบยนเอกสารขอใหแกไข ท QMR ลงทะเบยนในCAR Log Sheet

สรปปด CAR จากการ ผรบผดชอบแกไข ระบ ผออก CAR ตดตามผลการ

ขนตอนการแกไข


109

สรปปด CAR จากการตดตามผล หากไมนา

พอใจควรตดตามอกครงCAR

ผรบผดชอบแกไข ระบ สาเหต , วธการแกไข ,กาหนดแลวเสรจในใบ CAR

ผออก CAR ตดตามผลการแกไขตามกาหนด ทระบใน

ใบใบ CAR

CARผมมาตดตาม

ผลการแกไขครบ

หนาทและความรบผดชอบของผจดการทไดรบ CAR

สบสวนเกยวกบปญหา

พจารณาสาเหตของปญหา

ตดสนใจในการแกไขทเหมาะสมและกาหนดวนทจะนาการปฏบตการแกไขนนไปใช โดยปกตแลวระยะแกไขอย

การตดตามผลการปฏบตการแกไข


การปฏบตการแกไขนนไปใช โดยปกตแลวระยะแกไขอย

ทประมาณไมเกน 1 เดอน

สงใบขอใหแกไข (ใบ CAR) ทสมบรณแลวไปให MR

นาเอามาตรการปฏบตการแกไขและปองกนไปใชอยางม

ประสทธภาพและมประสทธผล

CAR

สวนท1

สวนท2

การตดตามผลการปฏบตการแกไข

ขอความของความไมเปนไปตามขอกาหนด

CAR

สาเหต


สวนท4

ระยะเวลาทกาหนดแกไขเสรจ

ผลการตดตามผล

CAR

CAR

สาเหต

สวนท3

การทวนสอบ (Verify) ควรจะมการตรวจสอบการปฏบตการแกไขทตองทาวาแลวเสรจหรอยง และการปฏบตนนไดมประสทธภาพเพยงพอทจะปองกนไมใหเหตการณเดมเกดซาอก

หากการแกไขไมสมบรณผตดตามผลจะระบ

การปด CAR


หากการแกไขไมสมบรณผตดตามผลจะระบวนทจะมาตรวจตดตามอกครงหนง

หากการมาตรวจครงท 2 ไมสมบรณอกจะทาการออก CAR ใหม

หาก CAR ใบใดทมการออกถง 2 ครงแลว ยงไมเรยบรอย กจะสงใหฝายบรหารเพอหาทางแกไขตอไป

การประชมทบทวนโดยฝายบรหาร

ผบรหารดภาพรวมขององคกร

พจารณาแกไขปญหาทมผลตอระบบคณภาพมาก ๆ

ใหนโยบายและใหการสนบสนนเพอใหเกดการพฒนาอยางตอเนอง


ใหเกดการพฒนาอยางตอเนอง

มบนทกการประชมในเรองทเกยวของกบการพจารณาถงเรองการตรวจตดตามคณภาพภายใน

ตรวจตามชวงเวลาทกาหนด

ตรวจความสอดคลองกบขอกาหนด

แผนการตรวจตดตาม (Audit Plan)ตารางการตรวจตดตาม (Audit Schedule)

สมภาษณสงเกตกจกรรมและสภาพการทางานตรวจเอกสาร/บนทก

สรปความสมพนธของบนทกทเกยวของ


114

บนทกหลกฐานทพสจนได

สรปผลการตรวจตดตามและตดตามผล

ตรวจเอกสาร/บนทกใชใบรายการตรวจตดตาม (Audit Checklist) ทเตรยมไว

ใชใบขอใหแกไข (ใบ CAR)

ใชรายงานผลการตรวจตดตาม (Audit Report)ประชมทบทวนของฝายบรหารทะเบยนควบคมใบ CAR (ใบ CAR Status Log)

ตวอยาง Car Summary Log

สรปรายงานคาขอใหจดปฏบตการแกไข ตรวจสอบครงท (Audit No) : 1/47 รายงาน (หวหนาทม) (Report):คณรกตรวจ มนตดตาม

ทมผตรวจสอบ (Auditor Team) : 1. คณละเอยด หลกฐานด 2. คณแมนกฎ ไมมพลาด 3. คณสขม รอบคอบ

วนทตรวจตดตาม 1 - 10 มกราคม 2547

สรปผลการตรวจสอบคณภาพภายใน

เลขทCAR

หนวยงานความไมเปนไปตามขอกาหนด

ทตรวจพบ

กาหนดวนทแกไขเสรจ

กาหนดวนท

จะตดตามผล

กาหนดวนทแกไขเสรจ

กรณการแกไข

ไมสมบรณ

กาหนดวนท

จะตดตามผลกรณการแกไข

ไมสมบรณ

ผตดตามผล วนทปด CAR

1-01 PD พนกงานฝายผลตไมเคย 22/01/47 23/01/47 - - คณพชย 23/01/47


115

1-01 PD พนกงานฝายผลตไมเคย

ไดรบการฝกอบรมเรองการ

ควบคมกระบวนการเลย

22/01/47 23/01/47 - - คณพชย 23/01/47

1 –02 PD แผนการผลตไมไดการ

อนมตกอนใชงาน

22/01/47 23/01/47 29/01/47 29/01/47 คณพชย 29/01/47

1 –03 PD การวางผลตภณฑรน MTF2

มของเสยปะปนกบของด

25/01/47 25/01/47 29/01/47 29/01/47 คณพรศกด ออก CAR

ใหม 1-03/1

1-03/1 PD ไมมหลกฐานการประเมน

ความเสยง สารเคมอนตราย

5/02/47 5/02/47 คณพรศกด

BSI Training AcademyBSI Training Academy

BSI Group (Thailand) Co., Ltd.

127/25 Panjathani Tower, Floor 20th Nonsee Road,

Chongnonsee, Yannawa,Bangkok 10120,Thailand.

0294-4889 to 92


0294-4889 to 92

02 294 4467

089-113-2236

[email protected]

www.bsigroupthailand.com