TEKNIK AUDIT INTERNAL

Dinkes, 25 April 2016Rita Anggraini

Pokok BahasanPokok Bahasan Pengertian auditPengertian audit Jenis auditJenis audit Pengertian audit internalPengertian audit internal Manfaat audit internalManfaat audit internal Tahapan audit internalTahapan audit internal Kompetensi dan peran auditor internalKompetensi dan peran auditor internal Menyusun rencana audit (audit plan)Menyusun rencana audit (audit plan) Menyusun instrument auditMenyusun instrument audit Menyusun laporan auditMenyusun laporan audit

AUDITAUDIT

Pengertian auditPengertian auditKegiatan mengumpulkan informasi Kegiatan mengumpulkan informasi

faktual dan signifikanfaktual dan signifikan (dapat (dapat dipertanggung jawabkan)dipertanggung jawabkan) melalui melalui

interaksi (pemeriksaan, pengukuran interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada dan penilaian yang berujung pada

penarikan kesimpulan) secara penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian yang berorientasi pada azas penggalian

nilai atau manfaatnilai atau manfaatAudit merupakan instrumen bagai manajemen untukmembantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Beberapa pengertianBeberapa pengertian Kriteria auditKriteria audit::

Kumpulan kebijakanKumpulan kebijakan, , prosedur atau prosedur atau persyaratan persyaratan yang dipakai sebagai acuanyang dipakai sebagai acuan

Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap terhadap bukti auditbukti audit

Bukti audit:Bukti audit: Rekaman, pernyataan fakta atau Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang informasi lain yang

relevan dengan relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasikriteria audit dan dapat diverifikasi Temuan audit:Temuan audit:

Hasil evaluasi Hasil evaluasi bukti audit yang bukti audit yang terkumpulkan terhadap terkumpulkan terhadap kriteria audit kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau kesesuaian atau ketidaksesuaianketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.perbaikan.

Jenis auditJenis audit Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi

oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum

kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertamasebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama

Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitiapanitia

Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi, luar organisasi, Audit pihak kedua (oleh pelangganAudit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit : misalnya audit

yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJSmenjadi mitra kerja sama BPJS) dan ) dan

Audit pihak ketiga (oleh institusi independenAudit pihak ketiga (oleh institusi independen: : survei akreditasi, audit Bawassurvei akreditasi, audit Bawas))

10 Esensi dari audit:10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktifAdalah proses interaktif antara auditor dan auditee antara auditor dan auditee

(pihak yang diaudit)(pihak yang diaudit) Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, Adalah kegiatan sistematis: direncanakan,

dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisiensecara efisien

Dilakukan dengan azas manfaatDilakukan dengan azas manfaat Dilakukan secara objektifDilakukan secara objektif Berpijak pada fakta dan kebenaranBerpijak pada fakta dan kebenaran Melibatkan proses penilaian/pengujianMelibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, , evaluasi,

analisisanalisis Bermuara pada pengambilan keputusanBermuara pada pengambilan keputusan Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentuDilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu Merupakan kegiatan berulangMerupakan kegiatan berulang Menghasilkan laporanMenghasilkan laporan

Aktifitas auditAktifitas auditMemastikan (konfirmasi dan Memastikan (konfirmasi dan

verifikasi)verifikasi)Menilai (mengevaluasi dan Menilai (mengevaluasi dan

mengukur)mengukur)Merekomendasi (memberikan Merekomendasi (memberikan

saran/masukan)saran/masukan)

Kegiatan yang biasa Kegiatan yang biasa dilakukan auditordilakukan auditor

Telaah dokumenTelaah dokumen ObservasiObservasi Meminta penjelasan dari auditeeMeminta penjelasan dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditeeMeminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan dengan staMembandingkan kenyataan dengan stanndar/kriteriadar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksiMeminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitasPemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check)Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang disimpan auditeeMengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditeeMewawancarai auditee Menyampaikan angket surveyMenyampaikan angket survey Menganalisis dataMenganalisis data

Apa tujuan audit Apa tujuan audit internalinternal

Diskusikan !Diskusikan !

Tujuan auditTujuan audit internalinternal

Membantu menyelesaikan Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, permasalahan organisasi,

dalam rangka meningkatkan dalam rangka meningkatkan mutu dan mutu dan kinerja organisasikinerja organisasi

Dasar penetapan tujuan Dasar penetapan tujuan audit internalaudit internal

Prioritas permasalahan yang dihadapi Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasiorganisasi

Rencana pengembangan Rencana pengembangan pelayananpelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen Persyaratan suatu sistem manajemen

yang digunakan sebagai acuanyang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan Persyaratan regulasi atau persyaratan

kontrakkontrak Evaluasi terhadap rekananEvaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan Adanya potensi risiko kegiatan

organisasiorganisasi

Dasar penetapan tujuan audit internal

Contoh tujuan audit internal

Permasalahan prioritas yang dihadapi organisasi

Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan pelayanan

Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system manajemen yang diacu

Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium dengan standar pelayanan lab puskesmas

Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak

Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan

Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan pelayanan

Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

Apa manfaat Apa manfaat audit internalaudit internal

Diskusikan !Diskusikan !Bagi pimpinan ?Bagi pimpinan ?Bagi tim mutu ?Bagi tim mutu ?Bagi unit kerja ?Bagi unit kerja ?Bagi pelaksana ?Bagi pelaksana ?Bagi pelanggan ?Bagi pelanggan ?Bagi rekanan ?Bagi rekanan ?

MANFAAT AUDIT MANFAAT AUDIT INTERNALINTERNAL

Bagi pimpinan: referensi dalam Bagi pimpinan: referensi dalam membuat keputusan, membuat keputusan, mengambil/merubah kebijakanmengambil/merubah kebijakan

Bagi unit operasional: mengidentifikasi dan memahami permasalahan keseluruhan ataupun spesifik pada unit operasional dalam langkah perbaikan

Unit pengelola mutu: membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil

Bagi karyawan: Proses pembelajaran dan Bagi karyawan: Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematissistematis

19

Bagi auditor: Proses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi pelanggan: proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai

Bagi rekananBagi rekananMemberi umpan balik Memberi umpan balik

terhadap kinerja rekananterhadap kinerja rekanan

Auditor internalAuditor internal Katalisator untuk mempercepat perubahan Katalisator untuk mempercepat perubahan

dalam upaya:dalam upaya: Memastikan kebijakan mutu dilaksanakanMemastikan kebijakan mutu dilaksanakan Memberdayakan sistem mutuMemberdayakan sistem mutu Memperbaiki sistem pelayananMemperbaiki sistem pelayanan Meningkatkan kinerja pelayananMeningkatkan kinerja pelayanan

Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen motivasi untuk berperan sebagai agen perubahanperubahan

Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap tidak berbobotdianggap tidak berbobot

Kompetensi apa Kompetensi apa yang perlu yang perlu

dimiliki seorang dimiliki seorang auditor internal ?auditor internal ?

Diskusikan !Diskusikan !

Kompetensi auditorKompetensi auditor Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat auditPaham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat

auditaudit Melaksanakan audit tepat waktuMelaksanakan audit tepat waktu Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas

permasalahanpermasalahan Mengumpulkan informasi melalui: interview, Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsiptermasuk pengelolaan arsip

Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkanMelakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektifbukti-bukti objektif Melakukan penilaian terhadap potensi kerugianMelakukan penilaian terhadap potensi kerugian Teknik samplingTeknik sampling Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerjaMencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja Menyiapkan laporanMenyiapkan laporan Menjaga kerahasiaan informasiMenjaga kerahasiaan informasi KomunikasiKomunikasi

TAHAP-TAHAP AUDIT

INTERNAL

Tahapan audit internalTahapan audit internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan

unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen auditjadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II: pengumpulan data dengan Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentuberdasar standar/kriteria tertentu

Tahap III: analisis data audit, perumusan Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut auditlanjut audit

Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil auditTahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

Perencanaan auditPerencanaan audit internalinternal

Tujuan audit internalTujuan audit internal: contoh: melakukan : contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerjapenilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja

Lingkup auditLingkup audit: : menjelaskan unit kerja yang akan menjelaskan unit kerja yang akan diauditdiaudit

Objek audit:Objek audit: apa saja yang perlu diaudit apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu:Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan berapa lama akan dilakukan Metoda audit:Metoda audit: komunikasi internaksi secara komunikasi internaksi secara

langsung, metoda survei, dsblangsung, metoda survei, dsb Persiapan auditPersiapan audit: persiapan auditor: persiapan auditor, penetapan , penetapan

kriteria audit, penyusunan instrumen auditkriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil auditLaporan hasil audit: perhatikan format laporan: perhatikan format laporan

Unit yang Unit yang diauditdiaudit

JanJan FebFeb MaMarr

AprApr MeiMei JunJun JulJul AgsAgs SptSpt OktOkt NoNovv

DesDes

Jadual Audit Internal

No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Tahun:

Contoh form: Rencana Contoh form: Rencana auditaudit

No Unit/sasaran audit

Auditor

Kegiatan/proses yang diaudit

Standar/kriteria yang digunakan

Tanggal audit I

Tanggal audit II

Tugas diskusiTugas diskusi Susun jadual audit satu tahun (baik Susun jadual audit satu tahun (baik

manajerial, UKM maupun UKP)manajerial, UKM maupun UKP) Susun rencana audit untuk salah Susun rencana audit untuk salah

satu unit pelayana/kegiatan program satu unit pelayana/kegiatan program UKM yang akan diauditUKM yang akan diaudit

Pelaksanaan Pelaksanaan auditaudit

Pengumpulan dataPengumpulan dataAnalisis dataAnalisis data

Pengumpulan dataPengumpulan data Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan

berbagai metoda:berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatanMengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditeeMeminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditeeMeminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan menelaah dokumenMemeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilikMemeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-buktiMencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silangMelakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luarMencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasiMenganalisis data dan informasi Menarik kesimpulanMenarik kesimpulan Memberikan rekomendasiMemberikan rekomendasi

Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan datainstrument pengumpulan data

Contoh form instrumen Contoh form instrumen auditaudit

No Standar/Kriteri audit yang diacu

Daftar pertanyaan/observasi

Fakta di lapangan

Temuan audit

Rekomendasi

Lampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian)Standar akreditasi Bab 8.2SOP penyimpanan Obat

Tugas Diskusi:Tugas Diskusi: Susun satu buah instrument audit : Susun satu buah instrument audit :

bisa berupa check list, pedoman bisa berupa check list, pedoman wawancara, pedoman pengamatan.wawancara, pedoman pengamatan.

Analisis dataAnalisis data Membandingkan fakta yang diperoleh Membandingkan fakta yang diperoleh

pada waktu proses pengumpulan data pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakandigunakan

Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikanmenyusun rencana perbaikan

Laporan audit mutu Laporan audit mutu internalinternal

Hasil audit harus dilaporkan kepada Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.unit yang diaudit.

Hasil audit juga dilaporkan pada Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:saat rapat tinjauan manajemen: Hasil auditHasil audit Tindak lanjut yang telah dilakukanTindak lanjut yang telah dilakukan Kendala pada waktu perbaikanKendala pada waktu perbaikan

Laporan auditLaporan auditI.I. Latar belakangLatar belakangII.II. Tujuan auditTujuan auditIII.III. Lingkup auditLingkup auditIV.IV. Objek auditObjek auditV.V. Standar/kriteria yang digunakanStandar/kriteria yang digunakanVI.VI. AuditorAuditorVII.VII. Proses auditProses auditVIII.VIII. Hasil dan analisis hasil auditHasil dan analisis hasil auditIX.IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian

yang disepakati bersama dengan auditeeyang disepakati bersama dengan auditee

NNoo

Uraian Uraian KetidakKetidaksesuaiansesuaian

Bukti Bukti buktibuktiobjektobjektifif

Ketdk Ketdk sesuaian sesuaian thd thd standar/istandar/instrnstr

StandaStandar / r / Kriteria Kriteria yang yang digunadigunakankan

AnalisisAnalisis TindakTindakan an perbaikperbaikanan

TindakTindakan an pencegpencegahanahan

Waktu Waktu penyelepenyelesaiansaian

Form Ringkasan Temuan Audit dan

Rencana Tindak LanjutNo dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Unit Yang Diperiksa:Tanggal pemeriksaan:

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------

Studi kasusStudi kasus

Tindak lanjut auditTindak lanjut audit Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap

temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikantemuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus

mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikanrencana perbaikan

Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelasRencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat

melakukan monitoring melakukan monitoring Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada

saat pertemuan tinjauan manajemensaat pertemuan tinjauan manajemen Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala

Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internalauditor internal