10 Juni 2013
PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e-‐PURCHASING KENDARAAN
PANITIA
E-‐PURCHASING KENDARAAN 1
Daftar Isi
1 Pendahuluan .................................................................................................................... 2
1.1 Panitia Pengadaan .............................................................................................................. 3 1.2 Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi ............................. 4
2 Memulai Aplikasi .............................................................................................................. 5
2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah ................................................. 5 3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ........................................................................................... 6
3.1 Menu Halaman Utama ........................................................................................................ 6
3.2 Menu Kelola Paket .............................................................................................................. 6
3.3 Menu Log Akses ................................................................................................................ 19 4 Mengakhiri Aplikasi ....................................................................................................... 19
5 Penutup ........................................................................................................................... 19
E-‐PURCHASING KENDARAAN 2
1 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu
bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu
perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan
dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan
Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan
sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I
wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk
sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor
70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya
diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan
Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana
yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih
meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan
akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya
informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan
terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di
bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang
tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia
Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia
Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan
E-‐PURCHASING KENDARAAN 3
menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara e-
Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam
Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di
dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit),
dan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan kendaraan bermotor pemerintah
dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah,
terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan, download
format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP) kendaraan
bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan proses
pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.
1.1 Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut:
• Membuat paket;
• Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket;
• Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan;
• Men-download format standar kontrak;
• Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan.
E-‐PURCHASING KENDARAAN 4
1.2 Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi
Gambar Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
E-‐PURCHASING KENDARAAN 5
2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE. Setelah
Panitia login ke dalam SPSE, pada halaman “Home” terdapat link ‘Aplikasi e-
Procurement Lainnya’, Klik link tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada
halaman e-Purchasing.
Gambar Halaman Home Panitia
Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik tombol
Masuk Versi Production.
Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor
E-‐PURCHASING KENDARAAN 6
Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
Gambar Halaman e-Purchasing Kendaraan
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur 3.1 Menu Halaman Utama
Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing Kendaraan
Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan dan ketentuan
tersebut. Pada menu ini juga terdapat buku petunjuk penggunaan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh.
3.2 Menu Kelola Paket Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk melakukan e-
Purchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah. Terdapat pengelompokan tampilan
daftar paket yang ingin ditampilkan, apakah semua paket, paket yang masih berupa
draft, paket yang sudah dicetak surat pemesanannya, dan paket yang dibatalkan.
Untuk membuat paket, klik tombol .
E-‐PURCHASING KENDARAAN 7
Gambar Halaman Daftar Paket
Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.
Gambar Halaman Buat Paket – Informasi K/L/D/I
E-‐PURCHASING KENDARAAN 8
Informasi K/L/D/I
• Instansi, adalah nama instansi yang melakukan e-Purchasing Kendaraan
Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada saat cetak Surat
Pesanan;
• Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah;
• Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah;
• Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah;
• Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah;
Gambar Halaman Buat Paket – Persiapan
Persiapan
• Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran;
• NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran;
• Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen;
• NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen;
• Jabatan PPK, adalah jabatan struktural Pejabat Pembuat Komitmen;
• Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang melakukan
proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah. Ditulis dengan format “<nama ulp>
[<nip ulp>]”, misalkan “Ridho Budiharto [13504024]”;
E-‐PURCHASING KENDARAAN 9
Gambar Halaman Buat Paket – Proses e-Purchasing
Proses e-Purchasing
• Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia;
• Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor
yang sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu yang
tersedia;
• Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam kontrak
payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Alamat Penyedia Kendaraan, adalah alamat penyedia kendaraan bermotor/dealer
yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
Penunjukan Penyedia Barang – diisi setelah proses berlangsung
• Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang dilakukan
oleh pihak instansi kepada pihak penyedia;
• Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak penyedia ke
pihak instansi;
• Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor oleh
pihak instansi kepada pihak penyedia;
• Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak
penyedia ke pihak instansi;
• Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia ke
pihak instansi;
• Tanggal BPKB, adalah tanggal serah terima BPKB dari pihak penyedia ke pihak
instansi;
E-‐PURCHASING KENDARAAN 10
• Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data paket.
Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link Daftar
Kendaraan.
Gambar Halaman Kelola Paket
Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Kendaraan
E-‐PURCHASING KENDARAAN 11
Kemudian akan tampil halaman “Tambah Kendaraan”.
Gambar Halaman Tambah Kendaraan
• Model, adalah model kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang
terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Tipe, adalah tipe kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai dengan yang
terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Tahun Kendaraan, adalah tahun produksi kendaraan bermotor yang dipesan;
• Warna Kendaraan, adalah warna kendaraan bermotor yang dipesan;
• Harga Off The Road, adalah harga off the road kendaraan bermotor yang akan
dipesan sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Harga PKB, adalah harga PKB kendaraan bermotor yang akan dipesan sesuai
dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Harga BBN-KB, adalah harga BBNKB kendaraan bermotor yang akan dipesan
sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
E-‐PURCHASING KENDARAAN 12
• Ongkos Kirim, adalah harga ongkos kirim kendaraan bermotor yang akan dipesan
sesuai dengan yang terdapat (jika ada) pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Harga Karoseri, adalah harga Karoseri kendaraan bermotor yang akan dipesan
sesuai dengan yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah;
• Total Harga Satuan, adalah total jumlah harga off the road, harga PKB, harga
BBNKB, harga Karoseri, dan ongkos kirim;
• Jumlah Pesanan, adalah jumlah pesanan kendaraan bermotor yang akan dipesan.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan tampil
halaman “Negosiasi dan Survey”.
Gambar Halaman Negosiasi Harga dan Teknis
Negosiasi Harga dan Teknis
• Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang akan
menyediakan kendaraan bermotor;
• Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses negosiasi
harga dari pihak instansi;
• Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh tim
nego kepada pihak penyedia;
• Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak instansi dan
pihak penyedia.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data survey dan negosiasi.
Untuk mengedit data kendaraan, klik link model kendaraan pada halaman “Daftar
Kendaraan”.
E-‐PURCHASING KENDARAAN 13
Gambar Halaman Daftar Kendaraan
Lalu akan tampil halaman “Edit Kendaraan”. Klik tombol jika telah selesai
mengedit data kendaraan.
Gambar Halaman Edit Kendaraan
Untuk menghapus data kendaraan, klik tombol pada halaman “Edit
Kendaraan”.
E-‐PURCHASING KENDARAAN 14
Gambar Halaman Edit Kendaraan
Untuk mengedit data paket, klik nama paket pada halaman “Daftar Paket”.
Gambar Halaman Daftar Paket
E-‐PURCHASING KENDARAAN 15
Lalu akan tampil halaman “Edit Paket”. Klik tombol jika telah selesai
mengedit data paket.
Gambar Halaman Edit Paket
Untuk membatalkan paket, beri checklist kolom Paket Batal pada halaman ”Edit
Paket” dan isikan alasan pembatalan paket. Kemudian klik tombol .
Gambar Halaman Edit Paket
Untuk mencetak surat pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada paket
yang bersangkutan pada halaman “Daftar Paket”.
E-‐PURCHASING KENDARAAN 16
Gambar Daftar Paket
Lalu akan tampil halaman Pada halaman ini, Panitia dapat
memasukkan informasi kontrak dan surat pesanan.
E-‐PURCHASING KENDARAAN 17
Gambar Halaman Cetak Surat Pemesanan
Data Dokumen Kontrak
Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak antara
PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut:
• Nomor Dokumen Kontrak;
• Tanggal Dokumen Kontrak;
• Harga Total Kontrak;
• Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia);
• Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
Data Dokumen Surat Pesanan
Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat Pesanan.
Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut:
• Nomor Surat Pesanan;
• Tanggal Selesai Pekerjaan;
• Tanggal Terima Barang;
• Alamat Pengiriman Barang;
• Tempat Penandatanganan Dokumen;
E-‐PURCHASING KENDARAAN 18
• Tanggal Penandatanganan Dokumen;
• Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia);
• Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
Klik tombol apabila telah selesai mengisi data kontrak dan surat
pesanan.
Contoh hasil file pdf yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:
Gambar Contoh Surat Pesanan
E-‐PURCHASING KENDARAAN 19
3.3 Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.
Gambar Halaman Log Akses
4 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi
5 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan
Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-Purchasing Kendaraan
Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada
beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi e-Purchasing Kendaraan Pemerintah
yang sedang digunakan. Jika Anda mendapatkan kesulitan dalam pengoperasian e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah, silakan menghubungi nomor Helpdesk LPSE
LKPP di nomor 021 – 7167 3000 / 021 – 2953 9700 atau email ke helpdesk-