© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 1
GetOrganized for SharePoint
Michael Ekegren, Produktchef for GetOrganized, Netcompany A/S
VidenDanmark - Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009
02.06.2009Version 1.0 - Endelig
Dette dokument indeholder konfidentiel information. Dokumentet må udelukkende benyttes til at evaluere Netcompany som mulig leverandør af GetOrganized og ingen dele af materialet må cirkuleres, citeres, kopieres eller på anden måde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S.
ESDH med SharePoint
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 2
Indhold
• Sagskonceptet på SharePoint med GetOrganized• Udfordringer og løsninger hos kunderne
– Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S– Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S– Styr på sagerne hos TV2|Jura
• Spørgsmål & Svar
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 3
Udfordringen er at kende sit sagskompleks – hvor ambitøs er løsningen?
Sag
Dokumenter
StandardbreveSkabeloner
Proces beskrivelser/
SOP
Sagsparter
Korrespondance
Telefon
Chat
Brev
Kalender/opgaver
Frister
KontakterKategoris
ering
Business Intelligence
Genfinding
Rapportering
Sagsforløb
Regler
Procedurer
Status
Fax
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 4
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 5
Pragmatisk ESDH tager udgangspunkt i opgaverne som brugerne skal udføre
Hvad skal du?
”Have styr på
personalesager – herunder processer som MUS, mentorordninger og fødselsdage og
rekruttering..”
HR medarb. Sælger
”Have styr på de
tilbud og dialog vi har med vores kunder ift. at lave et salg..”
”Have styr på
kontrakter, deres udløb, korrespondance vi har omkring kontrakt indgåelse mv.”
Juridisk medarb. Projekt medarb.
”Have overblik over den dokumentation vi genererer igennem et
projekt og et fælles sted at gemme emails så vi alle har overblik over projektets fremdrift og udeståender..”
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 6
..istedet for journalplan og arkiv tilgang
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 7
..så man samlet set kan understøtte hele forretningens behov for sags og dokumenthåndtering på een platform
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 8
Med organiseringer får virksomheden et værktøj til at understøtte brugernes behov for journalisering og sagsbehandling..
Mails
Dokumenter m. metadata
Opgaver
Relaterede sager
…andet indhold…
Mappe m. metadata (sag/projekt/emne)
Organisering
?
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 9
GetOrganized struktureres typisk i en portal struktur, hvor nye områder kan
opstå som behovene og parathed melder sig
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 10
Sagsmappen bliver arbejdsfladen – med integrerede Office produkter..
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 11
så budskabet bliver:
Her arbejder og finder du det!
HR medarb. Sælger Juridisk medarb. Projekt medarb.
Personalemapper
Rekrutteringssager
Tilbud Kontrakter Projekter
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 12
Fællesnævneren for kunder der har valgt GetOrganized...
• ..gentagne forsøg på at indføre/udskifte ESDH er slået fejl– systemet stod der – men blev det brugt?– dyrt købte erfaringer– tilbage til tegnebordet– ønske om standard system men samtidig mange tilpasninger– IT var en faktor: kan det supporteres af os selv?
• ..nogle af årsagerne var at brugerne kunne sjælent finde ud af en stor og kompleks journalplan, havde behov for noget der var mere simpelt (der gik for meget ”bibliotikar” i det)
• ..havde ikke brug for et nyt arkiv skab – men et arbejdsredskab
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 13
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 14
Indhold
• Sagskonceptet på SharePoint med GetOrganized• Udfordringer og løsninger hos kunderne
– Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S– Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S– Styr på sagerne hos TV2|Jura
• Spørgsmål & Svar
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 15
• Reference slides er ikke tilgængelig i distribueret version – kontakt [email protected] for fuld version
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 16
GetOrganized tilgodeser behov hos TV2|Jura
”Med GetOrganized har vi fået en applikation, som vores judiske afdeling nemt har kunnet tage i brug, og vi nemt har kunnet vedligeholde. Idet GetOrganized passer perfekt ind i SharePoint, har der ikke været behov for den store uddannelse af IT personale. Vi har kunnet supportere og udvide applikationen efter juridisk afdelings behov”
”Med GetOrganized har vi fået sat vores sagskompleks i system, og vi kan nu nemt finde frem til sager og dokumentation. Vi bruger i dag meget tid på at registrere dokumenter og sager, men til gengæld vil vi spare tid på at finde dokumenter og sager frem senere.”
”Med GetOrganized sikrer vi nu elektronisk den behørige dokumentation, som er krævet i afviklingen af vores sager, hvor vi før havde den i udprintede papirer. Fordelen er i dag, at vi elektronisk kan få hele den samlede sag og kan relatere sagerne til hinanden. Vi kan nemt få et overblik over en sag, når vi overtager den fra en anden, og vi sparer meget tid og misforståelser ved dette overblik som den enkelte sag ”fremstiller.”
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 17
Indhold
• Sagskonceptet på SharePoint med GetOrganized• Udfordringer og løsninger hos kunderne
– Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S– Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S– Styr på sagerne hos TV2|Jura
• Spørgsmål & Svar
© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 18
Læs mere på www.getorganized.net
Kontakt Michael Ekegren – [email protected]æs om ECM:http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032414730&EventCategory=3&culture=da-DK&CountryCode=DK
Recommended
