Click here to load reader

Michael Ekegren: Om anvendelse af Sharepoint til dokumenthåndtering

  • View
    1.705

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

VidenDanmark Seminar: Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009, 2.6.2009. Michael Ekegren fra Netcompany fortæller om Netorganizer som redskab til at få styr på dokumenterne vha. Sharepoint.

Text of Michael Ekegren: Om anvendelse af Sharepoint til dokumenthåndtering

  • 1. GetOrganized for SharePoint Michael Ekegren, Produktchef for GetOrganized, Netcompany A/S VidenDanmark - Elektronisk Dokumenthndtering Best Practice 2009 02.06.2009 Version 1.0 - Endelig ESDH med SharePoint Dette dokument indeholder konfidentiel information. Dokumentet m udelukkende benyttes til at evaluere Netcompany som mulig leverandr af GetOrganized og ingen dele af materialet m cirkuleres, citeres, kopieres eller p anden mde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S.

2. Indhold

  • Sagskonceptet p SharePoint med GetOrganized
  • Udfordringer og lsninger hos kunderne
    • Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S
    • Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S
    • Styr p sagerne hos TV2|Jura
  • Sprgsml & Svar

3. Udfordringen er at kende sit sagskompleks hvor ambits er lsningen? Sag Dokumenter Standard breve Skabeloner Proces beskrivelser/SOP Sagsparter Korrespondance Telefon Email Chat Brev Kalender/opgaver Frister Kontakter Kategorisering Business Intelligence Genfinding Rapportering Sagsforlb Regler Procedurer Status Fax 4. 5. Pragmatisk ESDH tager udgangspunkt iopgavernesom brugerne skal udfre Hvad skal du? Have styr ppersonalesager herunder processer som MUS, mentorordninger og fdselsdage ogrekruttering .. HR medarb. Slger Have styr p detilbudog dialog vi har med vores kunder ift. at lave et salg.. Have styr pkontrakter , deres udlb, korrespondance vi har omkring kontrakt indgelse mv. Juridisk medarb. Projekt medarb. Have overblik over den dokumentation vi genererer igennem etprojektog et flles sted at gemme emails s vi alle har overblik over projektets fremdrift og udestender.. 6. ..istedet for journalplan og arkiv tilgang 7. ..s man samlet set kan understtte hele forretningens behov for sags og dokumenthndtering p een platform 8. Medorganiseringerfr virksomheden et vrktj til at understtte brugernes behov for journalisering og sagsbehandling.. Mails Dokumenter m. metadata Opgaver Relaterede sager andet indhold Mappe m. metadata(sag/projekt/emne) Organisering ? 9. GetOrganized struktureres typisk i en portal struktur, hvor nye omrder kan opst sombehovene og parathedmelder sig 10. Sagsmappen bliverarbejdsfladen med integrerede Office produkter.. 11. s budskabet bliver: Her arbejder og finder du det! HR medarb. Slger Juridisk medarb. Projekt medarb. Personalemapper Rekrutteringssager Tilbud Kontrakter Projekter 12. Fllesnvneren for kunder der har valgt GetOrganized...

  • ..gentagne forsg p at indfre/udskifte ESDH er slet fejl
    • systemet stod der men blev det brugt?
    • dyrt kbte erfaringer
    • tilbage til tegnebordet
    • nske om standard system men samtidig mange tilpasninger
    • IT var en faktor: kan det supporteres af os selv?
  • ..nogle af rsagerne var at brugerne kunne sjlent finde ud af en stor og kompleks journalplan, havde behov for noget der var mere simpelt (der gik for meget bibliotikar i det)
  • ..havde ikke brug for et nyt arkiv skab men et arbejdsredskab

13. 14. Indhold

  • Sagskonceptet p SharePoint med GetOrganized
  • Udfordringer og lsninger hos kunderne
    • Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S
    • Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S
    • Styr p sagerne hos TV2|Jura
  • Sprgsml & Svar

15.

  • Reference slides er ikke tilgngelig i distribueret version kontakt[email_address]for fuld version

16. GetOrganized tilgodeser behov hos TV2|Jura Med GetOrganized har vi fet en applikation, som vores judiske afdeling nemt har kunnet tage i brug, og vi nemt har kunnet vedligeholde. IdetGetOrganized passer perfekt ind i SharePoint, har der ikke vret behov for den store uddannelse af IT personale. Vi har kunnet supportere og udvide applikationen efter juridisk afdelings behov Med GetOrganized har vi fet sat vores sagskompleks i system, og vi kan nu nemt finde frem til sager og dokumentation. Vi brugeri dag meget tid p at registrere dokumenter og sager, men til gengld vil vi spare tid p at finde dokumenter og sager frem senere. Med GetOrganized sikrer vi nu elektronisk den behrige dokumentation, som er krvet i afviklingen af vores sager, hvor vi fr havde den i udprintede papirer. Fordelen er i dag, at vi elektronisk kan f hele den samlede sag og kan relatere sagerne til hinanden. Vi kan nemt f et overblik over en sag, nr vi overtager den fra en anden, og vi sparer meget tid og misforstelser ved dette overblik som den enkelte sag fremstiller. 17. Indhold

  • Sagskonceptet p SharePoint med GetOrganized
  • Udfordringer og lsninger hos kunderne
    • Projekter med adgang til viden og proces hos Per Aarsleff A/S
    • Overblik og adgang til sagsmateriale hos Medlemspension A/S
    • Styr p sagerne hos TV2|Jura
  • Sprgsml & Svar

18. Ls mere p www.getorganized.net Kontakt Michael Ekegren [email_address] Ls om ECM: http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032414730&EventCategory=3&culture=da-DK&CountryCode=DK