MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIN Y HUMANIDADES
A
(Universidad Nacional del Santa2010MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA FACULTAD DE EDUCACIN Y HUMANIDADESMAPRONUEVO CHIMBOTE - PER)
NDICE
PRESENTACIN3
INTRODUCCIN4
I. DATOS GENERALES5
1.1. Objetivos6
1.2. Alcance6
1.3. Normas Generales6
1.4. Base Legal7
1.5. Responsables7
1.6. Aprobacin y Actualizacin7
II. DATOS DEL PROCEDIMIENTO8
2.1. Descripcin del Procedimiento9
2.2. Descripcin de las Actividades10
2.3. Flujograma 11
III. GLOSARIO DE TRMINOS12
IV. GLOSARIO DE FLUJOGRAMA15
PRESENTACION
El presente documento es un instrumento de carcter descriptivo, de sistematizacin normativa, instructivo e informativo cuyo propsito es contribuir a una gestin institucional dinmica, flexible, justa y racional, a fin de ofrecer al pblico usuario, servicios que satisfagan sus necesidades.
En tal sentido, los alumnos del curso de Reingeniera supervisados por el docente Ing. Hugo Caselli Gismondi en coordinacin con las Escuelas Acadmicas Profesionales de la Facultad de Educacin y Humanidades de la Universidad Nacional del Santa, se ha elaborado el Manual de Procedimientos, que tiene como finalidad uniformizar y controlar las acciones que se siguen en la ejecucin de los procedimientos, para el cumplimiento de las funciones, objetivos y fines institucionales, los mismos que debern guardar coherencia con los dispositivos legales vigentes de las universidad pblicas.
El Manual de Procedimientos contiene en forma detallada y secuencial las etapas, instancias, acciones que se realizan en los procedimientos de la Facultad de Educacin y Humanidades, buscando eliminar los trmites innecesarios, prdida de tiempo y plazos excesivos; es decir, tratando de superar algunas debilidades existentes y mejorar las fortalezas de acuerdo a los cambios y necesidades
INTRODUCCIN
I. DATOS GENERALES
1.1. OBJETIVOS
a) Identificar, determinar las secuencias y sistematizar los procedimientos realizados en la Facultad de Educacin y Humanidades.
b) Contribuir a lograr una gestin eficaz y eficiente del servicio a brindar.
c) Contar con un documento de carcter instructivo e informativo de fcil identificacin y manejo para cualquier usuario.
1.2. ALCANCE
El alcance del presente Manual de Procedimientos es de aplicacin para el funcionamiento de todas las Escuelas Acadmicas Profesionales de la Facultad de Educacin y Humanidades, involucrando a todo el personal acadmico, administrativo y estudiantil en los procedimientos respectivos.
1.3. NORMAS GENERALES
1.3.1. La Jerarqua de las normas de la Universidad Nacional del Santa, para efectos de la presente directiva, es como sigue:
Ley Universitaria N 23733.
Ley Orgnica de Creacin de la Universidad Nacional del Santa.
Estatuto de la Universidad Nacional del Santa.
Reglamento General de la Universidad Nacional del Santa.
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).
Cuadro para Asignacin de Personal (CAP)
Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
1.3.2. El Manual de Procedimientos (MAPRO), es un documento descriptivo y de sistematizacin normativa, a la vez que constituye un documento de instruccin e informacin sobre los procedimientos administrativos que se realizan en la institucin para el cumplimiento de sus fines y objetivos.
1.3.3. Los Manuales de Procedimientos se elaboran por separado en cada una de las unidades orgnicas de la institucin, que se indican:
Rectorado.
Vice Rectorados.
Facultades.
Oficinas Centrales y sus unidades Orgnicas que lo componen.
Direcciones de Escuelas.
Departamentos Acadmicos.
Centros de Produccin y/o Servicios.
1.3.4. El Manual debe guardar coherencia con los documentos normativos de gestin institucional, indicados en la base legal.
1.4. BASE LEGAL
Directiva N 002-77-INAP-DNR, Normas para la formulacin de los Manuales de Procedimientos.
Resolucin N 182-79-INAP/DNR, Normas Generales del Sistema Nacional de Racionalizacin.
Decreto Supremo N 070-89-PCM, Reglamento de Simplificacin Administrativa.
Estatuto de la Universidad Nacional del Santa.
Reglamento General de la Universidad Nacional del Santa.
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).
Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
1.5. RESPONSABLES
Alumnos del Curso de Reingeniera.
Docente: Ing. Hugo Caselli Gismondi.
1.6. APROBACIN Y ACTUALIZACIN
La MAPRO ser revisada por el rgano pertinente para su aprobacin y posteriormente se realizaran las actualizaciones necesarias segn la base legal existente.
II. DATOS DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PR-FEH-01
Denominacin: Reserva de matrcula
Fecha: 10/02/10
Versin:1.0
Pgina:1 de 3
Unidad Administrativa: Facultad de Educacin y Humanidades
rea Responsable: Escuela Acadmica Profesional de Educacin y Humanidades
Descripcin Del Procedimiento: La reserva de matricula se realiza antes ----------- la cual tiene vigencia por un perodo mximo de 3 aos.
Objetivos: Mejorar la eficacia y eficiencia en el proceso para obtener una respuesta rpida de la solicitud.
Otras Unidades Implicadas: Decanatura de Facultad
Base Legal:
Reglamento General de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolucin N 054-2000-CU-R-UNS;
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolucin N 071-2001-CU-R-UNS y sus modificatorias Ns 175-2001 y 109-2002-CU-R-UNS;
Cuadro de Asignacin para Personal de la Universidad Nacional del Santa, aprobado mediante Resolucin N 280-2001-CU-R-UNS.
Disposiciones Generales:
El estudiante que no pudiera continuar sus estudios por razones de trabajo o por otros motivos justificados en toda su carrera profesional, puede acogerse a este beneficio hasta un mximo de dos aos consecutivos o alternados (equivalente a 4 ciclos acadmicos).
Autorizacin para examen de suficiencia y Autorizacin para cuarta matrcula es un acto celebrado entre la Facultad y el estudiante, mediante la cual ste adquiere los derechos y obligaciones correspondientes.
Autorizacin para examen de suficiencia y Autorizacin para cuarta matrcula es personal, salvo casos justificados en que se puede aceptar la representacin mediante carta poder notarial.
Requisitos Del Procedimiento:
Pagar FUT en caja por concepto de derecho de trmite.
Llenar el Oficio por concepto de solicitud de Reserva de matrcula.
Record Acadmico del estudiante solicitante.
Documentos que Genera:
Resolucin para Reserva de matrcula
OBSERVACIONES
2.1. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
2.2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PR-FEH-01
Denominacin: Reserva de matrcula
Fecha: 10/02/10
Versin:1.0
Pgina:2 de 3
N
Etapas
Unidad Operativa
Duracin
Responsable
Horas
Das
1
Presentar FUT, Record acadmico por concepto de tramite a secretaria de Escuela Acadmica Profesional.
Escuela Acadmica Profesional
5
Alumno
2
Verificar documentos en orden.
Escuela Acadmica Profesional
3
Secretaria de Escuela Acadmica Profesional
3
Armar expediente de RM.
Escuela Acadmica Profesional
5
Secretaria de Escuela Acadmica Profesional
4
Revisar expediente de R.M.
Escuela Acadmica Profesional
5
Director de Escuela Acadmica Profesional
5
Enviar expediente de RM a secretaria de Decanatura de Facultad.
Escuela Acadmica Profesional
10
Secretaria de Escuela Acadmica Profesional
6
Recepcionar expediente de RM de Escuela Acadmica Profesional.
Facultad de Educacin y Humanidades
2
Secretaria de Decanatura de Facultad
7
Revisar expediente de RM en Decanatura de Facultad
Decanatura de Facultad
10
Decano de Facultad de Educacin y Humanidades
8
Aprobar o Desaprobar expediente Reserva de matricula.
Decanatura de Facultad
3
Decano de Facultad de Educacin y Humanidades
9
Crear resolucin con V.B del Decano de Facultad.
Decanatura de Facultad
5
Secretaria de Decanatura de Facultad
10
Enviar una copia de resolucin a E.A.P.
Decanatura de Facultad
10
Secretaria de Decanatura de Facultad
Tiempo Total
58
2.3. FLUJOGRAMA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PR-FEH-01
Denominacin: Reserva de matrcula
Fecha: 10/02/10
Versin:1.0
Pgina:3 de 3
III. GLOSARIO DE TERMINOS
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
Denominacin: Anotar el Nombre del Procedimiento.
Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, la segunda sigla en este caso FEH por ser Facultad de Educacin y Humanidades, y la tercera sigla ser el nmero del procedimiento. Ej. PR-FEH-01
Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0
Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc. En este caso sern 3 pginas como mnimo (Descripcin del procedimiento, Descripcin de las Actividades y Flujograma)
Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la direccin general responsable, Ej. Facultad de Educacin y Humanidades.
rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo: Escuela Acadmica Profesional.
Descripcin del procedimiento: Una breve descripcin del procedimiento a desarrollar claro y consigo.
Objetivos: Anotar el(los) objetivo(s) del procedimiento, Describe la finalidad o razn de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantacin.
Otras Unidades Implicadas: Anotar las Unidades que intervienen en el desarrollo del procedimiento.
Base Legal: Son las leyes en que estn sustentados el desarrollo e implantacin del procedimiento.
Requisitos del procedimiento: Anota las condiciones que son requeridas para poder realizar el procedimiento.
Documentos que Genera: Anotar los documentos que son generados por el procedimiento. Ejemplo: Resolucin, oficio, etc.
Disposiciones generales: se guan del benchmarking que aplico en la Fase de Visin.
Observaciones: Indicamos las posibles consideraciones u informacin que es necesaria conocer.
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES:
Denominacin: Anotar el Nombre del Procedimiento.
Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, la segunda sigla en este caso FEH por ser Facultad de Educacin y Humanidades, y la tercera sigla ser el nmero del procedimiento. Ej. PR-FEH-01
Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0
Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc. En este caso sern 3 pginas como mnimo (Descripcin del procedimiento, Descripcin de las Actividades y Flujograma)
N: Anotar el nmero de etapa o actividad.
Etapa: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza
Unidad Operativa: Anotar el nombre de la direccin responsable. Ejemplo: Escuela Acadmica, Decanatura.
Duracin: Anotar la duracin de la etapa o actividad, ya sea en horas o das, ejemplo: 15 minutos
Responsable: Anotar el nombre del cliente responsable de la etapa, ejemplo: Secretaria de Escuela Acadmica Profesional, Director de Escuela Acadmica Profesional
Tiempo Total: Suma de todos los tiempos dados en cada actividad del procedimiento.
FLUJOGRAMA:
Denominacin: Anotar el Nombre del Procedimiento.
Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento, la segunda sigla en este caso FEH por ser Facultad de Educacin y Humanidades, y la tercera sigla ser el nmero del procedimiento. Ej. PR-FEH-01
Fecha: Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0
Pgina: Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc. En este caso sern 3 pginas como mnimo (Descripcin del procedimiento, Descripcin de las Actividades y Flujograma)
IV. GLOSARIO DEL FLUJOGRAMA
SIMBOLO
DESCRIPCIN
Indica Inicio del proceso.
Indica Final del proceso.
Define una actividad a realizar.
Define, Entidad, Cliente Externo o Cliente Externo.
Simboliza una decisin a realizar con resultado verdadero o falso.
Smbolo para indicar destino de una actividad.
Barra para unir dos procesos que generan un proceso o viceversa.
Diagrama para seleccionar simbologa.
Facultad de Educacin y Humanidades - MAPROPgina 9
Escuela Academico
Profesional
Decanatura de
Facultad
Alumno
Secretaria de E.A.P.
Director de E.A.P.
Secretaria de
Decanatura de
Facultad
Decano de Facultad
Presentar FUT, Record
acadmico por concepto
de tramite a secretaria de
Escuela Acadmica
Verificar documentos en orden.
Armar expediente de RM
Revisar expediente de RM
Enviar expediente
de RM a secretaria
de Decanatura de
Facultad
Recepcionar
expediente de
RM de Escuela
Acadmica
Profesional
Revisar expediente
de RM en
Decanatura de
Facultad
Aprobar o
Desaprobar
expediente Reserva
de matricula.
Crear resolucin
con V.B del
Decano de
Facultad
Enviar una copia de
resolucin a E.A.P.
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