8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
1/40
anajemen
Persediaan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
2/40
Definisi
Persediaan diterjemahkan dari kata inventory yangmerupakan timbunan barang (bahan baku, komponen,
produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara
sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-
stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat prosesproduksi sedang berlangsung.
Manajemen persediaan adalah kegiatan pengelolaan
persediaan suatu perusahaan untuk memelihara dan
mengendalikan, juga suatu teknik pemesanan danpemantauan barang-barang persediaaan dalam kuantitas,
jumlah dan waktu sesuai dengan yang direncanakan.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
3/40
FungsiPersediaan
FungsiDecoupling
FungsiEconomicLot Sizing
FungsiAntisipasi
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
4/40
Tujuan penyimpanan persediaan dalambidang kefarmasian :
1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesananatau perencanaan dan biaya penyimpanan(carrying cost).
2. Untuk memuaskan permintaan pelanggan(misalnya, untuk memenuhi jatuh tempopengiriman).
3. Untuk mengambil keuntungan daridiskon-diskon
4. Untuk berjaga-jaga jika terjadikenaikan harga di masa mendatang.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
5/40
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
6/40
Persediaan dalam pelayanan
pelayanan di rumah sakit
1. Berdasarkanpemanfaatannya
Persediaan Farmasi
a. Persediaan obat
b. Persediaan bahan kimiac. Persediaan gas medis
d. Peralatan kesehatan
Persediaan Makanan
Persiapan Logisti2. Berdasarkan tata cara
pengadaanya
Persediaan Medik
Persediaan Non-medik
3. Berdasarkan tingkatpengolahannya
Bahan baku
Bahan yang harus diolah
menjadi suatu produk.Misalnya: bahan antibiotikuntuk pembuatan salep.
Bahan pembantu
Bahan yang ditambahkan
kepada bahan baku dalamproses membuat suatuproduk. Misalnya: vaselinuntuk membuat salep.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
7/40
Pencatatan persediaan
Tujuan: memonitor transaksi persediaan yang keluardan masuk di lingkungan IFRS
Prosedur yangdianjurkanpenggunaankartupersediaan/
kartu stok
Kartu stokdisimpan
bersamadengan barangdi atas rak
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
8/40
Kartu stok
Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau
kadaluwarsa)
Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data
mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu)sumber anggaran.
Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu)
kejadian mutasi obat.
Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai
pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanannya.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
9/40
Informasi
Jumlah obat yang tersedia
Jumlah obat yang diterima
Jumlah obat yang keluar
Jumlah obat yanghilang/rusak/kadaluwarsa
Jangka waktu kekosonganobat
Manfaat informasi
mengetahui dengan cepatjumlah persediaan obat
Penyusunan laporan
Perencanaan pengadaandan distribusi
Pengendalian persediaan
Alat bantu kontrol kepalaIFRS
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
10/40
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
11/40
Kartu stok induk
Sebagaipencerminanobat-obat yangada di gudang
Alat pembantubagi ordonaturuntukpengeluaran
obat
Alat pembantudalammenentukankebutuhan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
12/40
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
13/40
Metode Pengendalian Persediaan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
14/40
Metode ABC (PARETO)
metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkanperingkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah.
Untuk menetapkan prioritas pengawasan
Kriteria :
Kelas A : sekitar 70 % dari nilai total persediaan,jumlahnya sekitar 20 % dari seluruh itempengawasan ketat
Kelas B : sekitar 20 % dari nilai total persediaan,
jumlahnya sekitar 30 % dari seluruh item pengawasan sedang
Kelas C : sekitar 10 % dari nilai total persediaan,jumlahnya sekitar 50 % dari seluruh item pengawasan ringan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
15/40
Tabel : Pengendalian Barang
berdasarkan analisis ABC
Kelompok A Kelompok B Kelompok C
Pengendalian Ketat Moderat Longgar
Laporan Ketat dan Rinci Ketat dan Rinci Biasa
Penyimpanan Rapat Baik Biasa
Monitoring Terus Menerus Kekurangan
Persediaan
Sedikit dilakukan
Pengecekan Ketat Dasar pada
perubahan
kebutuhan
Tak perlu atau
sedikit dilakukan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
16/40
Gambar : Diagram Analisis ABC
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Category 1
Jumlah Barang
20 30 50
N
I
L
A
I
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
17/40
Metode VEN
pengelompokan obat berdasarkan kepadadampak tiap jenis obat terhadap kesehatan
1. VITAL
Kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital) Yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :
obat penyelamat (life saving drug),
obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok
obat-obatan untuk mengatasi penyakitpenyebab kematian terbesar.
Contoh obat yang termasuk jenis obat Vitaladalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
18/40
2. ESENSIAL
Perbekalan yang banyak diminta untukdigunakan dalam tindakan
Obat yang sering diresepkan
antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID
3. NON ESENSIAL
Perbekalan pelengkap agar tindakanatau pengobatan menjadi lebih baik.
Obat untuk penyakit ringan
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
19/40
Metode Kombinasi
Analisis ini menggabungkan keduakelompok di atas dalam satu matrikssehingga analisis menjadi lebihtajam.
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
20/40
Cont
Analisis VEN ABC digunakan untuk menetapkan prioritas
untuk pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak
sesuai dengan kebutuhan
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan
pengurangan obat. Mekanismenya adalah:
a. Obat yang masuk kategori NCmenjadi prioritas pertama
untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan.Bila dana masih kurang, maka obat kategori NBmenjadi
prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA
menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan
pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kuranglakukan langkah selanjutnya.
b. Pendekatan yang sama dengan pada saat pengurangan
obat pada kriteria NC, NB, NAdimulai dengan pengurangan
obat kategori EC, EB, dan EA.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
21/40
Pengendalian Persediaan
Model sistem pengendalian yang umum adalah:
a. Annual Purchasing: Periode 1 levelinterval 1x
pertahun
b. Scheduled Purchasing : model periodic review. Berisi
variasi 1 level-2 levelpemesanan tergantung jadwal(interval mingguan, bulanan, 4 bulanan, 6 bulanan)
c. Pepertual Purchasing: model 2 levellevel stock di
review setiap waktuorder dilakukan jika stock berada
pada level minimum.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
22/40
Annual Purchasing
(Pembelian Tahunan)
Usaha mendapatkan supply terlaksana 1 tahun sekaliuntuk semua barang dalam skala besar.
Kontrak dengan supplier dapat melayani pengiriman
barang yang di jeda selama setahun itu jika ada masalah
dengan ruang penyimpanan, kondisi kondisipenyimpanan, atau keamanan.
Cocok untuk program-program baru dimana belum ada
manajemen persediaan.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
23/40
Alasan Penggunaan Annual
Purchasing
1x pengadaan lebih mudah diatur daripada pembelianyang berkali-kali (tetapi tergantung juga dengan kapasitas
staf dan ketersediaan informasi)
Tradisi dan inertia mungkin menjadi alasan kelanjutan
annual purchasing karena sudah terbiasa selesai dengancara ini
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
24/40
Kerugian Annual Purchasing
Konsumsi sesungguhnya seringnya berbeda dari ramalantahunan, bisa menyebabkan kekurangan atau kelebihan.
Jika kekuranga: pemesanan darurat mahal. Jika
kelebihan: bisa rusak atau kadaluarsa.
Dibutuhkan tempat penyimpanan yang lebih, kecualipengiriman dari supplier bisa dijeda (dicicil) dalam kurun
tahun tersebut.
Beban kerja tim pengadaan dan penerimaan tidak
seimbang.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
25/40
Scheduled Purchasing
(Pembelian Terjadwal)
Pemesanan regular yang terjadwalMisal: setiap 1 bulan, 4 bulan, 6 bulan atau interval yang lain.
Pekerjaan bagian pengadaan dan bagian keuangan dalam
pembelian obat menyebar dalam kurun waktu tersebut.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
26/40
Keuntungan dan Kekurangan
Keuntungan Lebih sedikit tempat yang
dibutuhkan dibanding denganannual purchasing.
Barang dengan kebutuhan tidak
tetap dapat dibeli lebih seringdalam jumlah yang sedikit,menurunkan penimbunanbarang (kelebihan) jugapemesanan darurat yang mahal.
unitpengadaan dapat
merespon dengan cepat danlebih baik dalam menggunakananggaran obat yang terbatas.
Beban kerja pengadaan meratasepanjang tahun.
Kekurangan
Ketika pesanan berada di
akhir tahun, siklus
pembelian tidak akanselesai sebelum akhir
tahun. Dapat
menyebabkan konflik
dengan peraturan
mengenai batas waktu.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
27/40
PERPETUAL PURCHASING
Pengadaan rutin untuk tiap barang yang dilakukansetidaknya setiap minggu untuk transaksi/pembayarannya.
Kapanpun stok menipis maka akan dilakukan pemesanan
Jumlah pemesanan dapat bervariasi.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
28/40
Kelebihan kemampuan utk memberikan respon ygcepat apabila ada perubahan dalam konsumsi barang
karena inventory position ditinjau secara
berkesinambungan dan pemesanan dilakukan secara rutin
Kerugian tidak cocok utk diterapkan disemua sistemsuplai obat sektor publik.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
29/40
Hal-hal yang dibutuhkan utk melaks.modelperpetual
purchasing:
Stock recordslangsung dan akurat
Komputer yang mampu mengelola inventori lebih dari
beberapa jenis item
Akses yg mudah dan komunikasi yg baik thdp supplier
dan pengguna dengan lead time 1 bulan
Selalu siap membayar, kec.supplier mau menunggu
untuk pembayaran
Kontrak yg sudah diperkirakan kuantitasnya
Kombinasi
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
30/40
Kombinasi
Annual , Schedu led dan
Perpetual Purchasing
Kombinasi dapat meningkatkan cost-effectiveness
Penggunaan model ini terutama pada item fast-moving
dan mahal yang akan berdampak pada inventory cost
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
31/40
RUMUS STANDAR
PEMESANAN
1. Level stok minimum-maksimum Kontrol persediaan yang baik diperoleh dengan
perhitungan yang fleksibel untuk setiap item, berikut
adalah parameter standar pemesanan:
Rata-rata konsumsi bulanan (CA) Supplier lead time (LT)
Periode pembelian (PP)
Safety stock (SS)
Stok penyimpanan (SI)
Stok yang dipesan, namun belum diterima (So)
Jumlah pemesanan stok untuk tingkat lebih rendah (SB)
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
32/40
Rumus dasar untuk menentukan level stok minimum ialahsebagai berikut:
Minimum stock = (LT x CA) + SS
Sedangkan level stok maksimum (target) dikalkulasikan
dengan:Smax= Smin+ (PP x CA)
Ketika level stok ditemukan pada keadaan level minimum,
jumlah pemesanan dihitung sebagai berikut:
Qo = (Smax+ SB)(SI+ So)
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
33/40
2. Pemesanan berdasarkan konsumsi Dengan rumus ini pemesanan dapat dilakukan kapan pun
tanpa menunggu level safety stock. Metode ini cocok
untuk perpetual purchasing. Keuntungan dari rumus ini
dapat digunakan saat terjadi pemesanan darurat.Qo = CAx (LT + PP) + SS(SI + So)
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
34/40
Model matematika
pemesanan
Keterangan:U = penggunaan tahunan (unit)
O = biaya pemesanantambahan
H = persentase rata-rata nilaipersediaan
C = proyeksi perolehan bersih
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
35/40
Exponential Smoothing
= + [ ]
Dimana :
D = demand (permintaan)
CL = konsumsi lead timeCA = konsumsi bulan lalu
= faktor alpha
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
36/40
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
37/40
Bufer Stock ( Safety Stock )/ PersediaanPengaman
Merupakan persediaan barang yang harus ada untuk
menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan
karena perubahan pada permintaan, misalkan karenaadanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-
tiba (karena adanya wabah penyakit) atau untuk
mengatasi pemesanan barang yang terlambat datang
Buffer stock dapat dihitung dengan rumus :SS = LT x AU
SS = Safety stock
LT = Lead Time
AU = Konsumsi Rata-rata
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
38/40
Reorder Poin t ( ROP/ Tit ik Pemesanan) Merupakan suatu titik dimana harus dilakukan pemesanan
lagi sehingga penerimaan barang yang dipesan tepat
waktunya. Dengan demikian waktu datangnya barang
yang telah dipesan tidak akan melewati waktu danmelanggar buffer stock yang telah ditentukan
Cara menentukan ROP adalah :
ROP = SS + LT
Keterangan :
ROP = Reorder Point
SS = Safety Stock
LT = Lead Time
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
39/40
Daftar Pustaka
Departemen Kesehatan RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasidi Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI
Departemen Kesehatan RI. 2007. Pedoman Pengelolaan Obat dan
Perbekalan Kesehatan di Daerah Kepulauan. Jakarta : Depkes RI.
Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI. 2008. Pedoman
Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit JICA. Jakarta: Depkes
RI.
Freddy, Rangkuti. 2007. Manajemen Persediaan. Jakarta : PT. Raja Grafindo
Persada.
Maimun, Ali. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi
Metode Konsumsi dengan Analisa ABC dan Reorder Point terhadap
Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi DarulIstiqomah. Tesis UNDIP Semarang.
Quick, Jonathan D, et. al. 1997. Managing Drug Supply. USA : Kumarin Press.
8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan
40/40