REPUBLIKA KOSOVA
KANCELARIJA GENERALNOG REVIZORA
Br. Dokumenta: 24.8.8-2012-08
IZVEŠTAJ REVIZIJE
UNUTRAŠNJA KONTROLA I FINANSIJSKO UPRAVLJANJE U
AGENCIJU HRANE I VETERINARSTVA
Priština, Juni 2013 godine
2
Kancelarija Generalnog Revizora (KGR) obavlja revizije
regularnosti i performansu. Generalni Revizor, Lage
Olofsson, upravlja sa KGR-om i ima zaposlenih oko 140
članova osoblja. Generalni Revizor i KGR su nezavisni i
certificira oko 90 Godišnjih Finansijskih Izveštaja svake
godine, istovremeno obavljaju druge vrste revizija.
Naša je misija da doprinosimo pravilnom finansijskom
upravljanju u javnoj administraciji. Mi ćemo izvršiti
kvalitetne revizije u skladu sa međunarodno priznatim
standardima revizije na javnom sektoru i najboljim
evropskim praksama. Mi ćemo izgraditi poverenje u
pravilnom trošenju javnog novca. Mi ćemo odigrati aktivnu
ulogu na obezbeđenju interesa poreskih obveznika i ostalih
interesnih stranaka na povećanju javne odgovornosti.
Izveštaji proizvedeni od strane KGR na direktan način
promovišu pruţanje odgovornosti pošto one pruţaju
osnovu za drţanje odgovornim menadţere pojedinačnih
budţetskih organizacija.
Generalni Revizor je odlučio za mišljenje revizije i izveštaj o
finansijskom upravljanju i kontroli u Agenciji Hrane i
Veterinarstva na osnovu savetovanja sa pomoćnikom
Generalnog Revizora, Ibrahim Gjylderen, koji nadgleda
reviziju.
Izdato mišljenje i izveštaj su rezultat revizije sprovođene pod
upravljanjem direktora revizije Bezad Halilaj podrţan od Ilir
Abazi (vođa tima), Besa Morina i Shqiponja Krasniqi.
KANCELARIJA GENERALNOG REVIZORA –Adresa: Musine Kokollari, No. 16, Prishtina 10000, Kosova
Tel.: +381(0) 38 25 35 /121/262-FAX: +381(0) 38 2535 122 /219 http://oag-rks.org/
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
3
TABELA SADRŢAJA
Misija AHV-a ...................................................................................................................................... 4
Opšti saţetak ...................................................................................................................................... 5
1 Delokrug i metodologija revizije ............................................................................................. 7
2 Upravljanje i linije izveštavanja .............................................................................................. 8
3 Usklađenost sa okvirom izveštavanja .................................................................................... 9
4 Preporuke iz prethodne godine ............................................................................................ 10
5 Finansijsko Upravljanje i Kontrola ....................................................................................... 11
6 Sistem unutrašnje revizije ...................................................................................................... 23
7 Opšti zaključak ........................................................................................................................ 24
Dodatak I: Preporuke iz prethodne godine ................................................................................. 25
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
4
Misija AHV-a
Agencija Hrane i Veterinarstva (AHV) je Izvršna Agencija. Ona deluje u okviru
kancelarije premijera Republike Kosova.
AHV je vrhunski autoritet za hranu i veterinarstvu. Ona je odgovorna da zaštiti ţivot i
zdravlje ljudi, da garantuje visok nivo bezbednosti hrane, uključujući i hranu ţivotinja,
zdravlje i brigu prema njih, kao kvalitet hrane biljnog i ţivotinjskog porekla.
Kosovska Vlada je delegirala AHV kao autoritet za sprovođenje inspekcija u oblasti
obezbeđenja, higijene, pretraţivanju i etiketiranju hrane u celini. Obim rada AHV-a
prema nacionalnom zakonodavstvu i usklađenom zakonodavstvom EU širi se u oblasti
prerade, pakovanja, distribucije, prodaju na veliko i malo.
Sistem bezbednosti hrane ima za cilj da uspostavi osnove za obezbeđenje visokog nivoa
zaštite zdravlja ljudi i potrošačkih interesa. Ovaj sistem se sprovodi u svim fazama
primarne proizvodnje i tretiranja, preradu i distribuciju ljudske i ţivotinjske hrane.
U oblasti veterinarstva AHV je odgovorna da obezbedi nadgledanje i kontrolu infektivne
bolesti ţivotinja, zoonoze1 i dobrobit ţivotinja. Takođe njen odgovornost je sprečavanje
izbijanja bolesti i njihovo eliminisanje. Primenjivanje svih potrebnih mera kontrole i
dijagnostičkih istraţivanja za sprečavanje unošenja zaraznih bolesti i zoonoza na teritoriji
Kosova.
1 Grupa zarazne bolesti koje se mogu preneti sa ţivotinja na ljude i obrnuto.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
5
Opšti saţetak
Uvod
Ovaj izveštaj rezimira glavna pitanja koja proističu sa naše revizije godišnjih finansijskih
izveštaja (GFI) za Agenciju Hrane i Veterinarstva (AHV) za 2012 godinu. Ţeleo bih da se
zahvalim Izvršnom Šefu i njegovom osoblju za njihovu pomoć tokom procesa revizije.
Sistem FUK-a je proces koji se stvara i uspostavlja u funkciji stečaja sigurnosti u
postizanju ciljeva entiteta. Ovo obuhvaća efektivnost i efikasnost operacionalnog
delovanja, pouzdanosti finansijskog izveštavanja i delovanja u skladu sa vaţećim
zakonima i pravilima. Upravljačka Revizija je definisana kao verifikacija ovih procesa.
Ispitivanje godišnjih finansijskih izveštaja AHV-a je pokriven sa revizorskim izveštajem
KP-a.
Naš pristup je uključio testovi i procedure za koje mi smo mislili da su potrebne radi
postizanja do jedne procene nad ovim procesima. U ovoj reviziji mi smo analizirali:
Prikladnost funkcije unutrašnje kontrole i da li one obezbeđuju pravilno
finansijsko upravljanje;
Da li je organizacija postupila u skladu sa osnovnim zakonima, sekundarnog
zakonodavstva i ugovorima;
Da li su obezbeđene pouzdane informacije, sveobuhvatne i blagovremene u vezi
finansijske i operativne performanse i da li se one odgovaraju zahtevima za
unutrašnjoj i spoljnoj izveštavanju;
Da li se adekvatno čuva i upravlja imovina organizacije; i
Ostala pitanja koja proizilaze ili se odnose na reviziju za FUK uglavnom u okviru
organizacije.
Opšti zaključak
Nivo preduzetog rada od strane KGR-a za reviziju 2012 godine je direktan odraz
kvaliteta sredine unutrašnje kontrole sprovedene od strane menadţmenta.
Menadţment AHV-a je stvorio jedan pogodan ambijent unutrašnje kontrole. U većini
oblasti su dizajnirani kontrolni sistemi koji obezbeđuju osnovu za efikasno upravljanje.
Menadţment je bio proaktivan u neprekidnom promociju sistema FUK-a.
Godišnje finansijsko izveštavanje i ostali zakonski zahtevi za spoljno izveštavanje su
obavljene u skladu sa vaţećim zakonskim okvirom. Pripremljen je plan delovanja za
adresiranju preporuka i postignut je napredak u njihovom adresiranju. Osim pripreme
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
6
godišnjeg operacionalnog izveštaja/performance, menadţment je izvršio i godišnju samo
procenu organizacije.
Mi smo bili u stanju da imamo sigurnost u efektivnom funkcionisanju menadţerskih
kontrola u niz oblasti kontrolnih sistema i finansijskog upravljanja. Međutim,
identifikovali smo i nedostaci na nekima aspektima ovog sistema koji od prirode nemaju
neki materijalni uticaj. Nedostaci su objašnjeni unutar ovog izveštaja.
U glavnom delu razmotrili smo funkcionisanje FUK-a i naše detaljne nalaze revizije u
oblastima u kojima je fokusirana naša revizija.
Preporuke revizije imaju za cilj da podrţe menadţmenta na poboljšanju finansijskih
kontrola i povećanje ostalih aspekata operacionalne aktivnosti. Mi smo smatrali odgovore
nad našim preporukama iz 2011 godine – trenutna pozicija je predstavljena u Dodatak I.
Naše glavne preporuke su sledeće:
Izvršni direktor Agencije treba da obezbedi:
Finansijsko Upravljanje i Kontrola
Jačanje kontrolnih mehanizma radi poboljšanja uočenih nedostataka sistema i radi
unapređenja na jednom efikasnijem upravljanju. Ovo će se realizovati
delegiranjem zadataka i konkretnih aktivnosti odgovornih ljudi;
Pripremu budţeta na osnovu realnih potreba i detaljnih analiza, uključujući u
procesu planiranja i istraţivačke jedinice. Adekvatna paţnja da se posveti
budţetiranju za kapitalne investicije;
Da u saradnju sa MF je produţeno pitanje tretiranja i destinacije godišnjeg
budţeta u adekvatnim ekonomskim linijama. MF treba uzme u obzir budţetske
zahteve AHV-a povodom usvajanja godišnjeg budţeta ;
Da su pojačani mehanizmi kontrole u procesima nabavke od početne faze
planiranja do realizaciju ugovora. Istraţne jedinice da iniciraju zahteve za
kupovinu na vreme i planiranih rokova;
Da menadţeri ugovora obratu potrebnu paţnju upravljanju aktivnosti ugovora.
Plan upravljanja da se primeni za svaki projekat, putem kojeg se nude informacije
za napredak i detalji implementacije; i
Celokupna imovina se registruje na sistemu e-imovina na što kraćom
vremenskom roku.
Sistem unutrašnje kontrole
Menadţment AHV-a da uzme u obzir osnivanje JUR-a.
Menadţment se sloţio sa svim našim revizorskim nalazima i obećao da će adresirati
naše preporuke.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
7
1 Delokrug i metodologija revizije
Odgovornost je menadţmenta AHV-a da uspostavi funkcionalni sistem unutrašnje
kontrole i da obezbedi dobro finansijsko upravljanje. Kancelarija Generalnog Revizora
osim ostalih vrsta revizije, obavlja i menadţerske revizije. Menadţerska revizija je
definisana kao verifikacija unutrašnjih kontrola i procena finansijskog upravljanja,
uključujući ispitivanje finansijskih izveštaja i njihovu procenu.
Preduzeti rad revizije je odraţavao procenu našeg rizika revizije za AHV. Mi putem
testiranja smo procenili do koje mere moţemo da se oslonimo u menadţerskim
kontrolama. Procenili smo dali je AHV postupila u skladu sa:
Primenjene odredbe trenutnih relevantnih zakona;
Pravila i procedure FUK-a; i
Dokumenat politike unutrašnje kontrole javnih financija (UKJF).
Donje sekcije pruţaju jedan detaljniji saţetak naših nalaza revizije sa posebnim
naglaskom na zapaţanja i preporuke na svakoj oblasti pregleda. Jedna procena odgovora
Menadţmenta nad datim preporukama u 2011 godini moţete naći u Dodatku I.
Mi smo uključili vaţne nalaze i ostale koje su manje vaţne, a koje proističu sa naše
revizije. U vezi sa potpunošću, mi smo uključili identifikovana pitanja tokom revizije
deveto-mesečnika tamo gde je to bilo relevantno. Naši nalazi su identifikovani kao:
Važna – Glavna pitanja koja trebaju privući paţnju onih koji imaju funkcije upravljanja i
viši menadţment, a što moţe da ima potencijal da rezultiraju materijalnom slabošću u
unutrašnjim kontrolama; i
Ostalo – Identifikovane slabosti na našoj reviziji, gde delovanje će pruţiti potencijal za
poboljšanje efikasnosti i efektivnosti unutrašnjih kontrola.
Naše procedure su uključile jedan pregled unutrašnjih kontrola i sistema računovodstva,
kao i procedure samo u onoj meri koje se smatraju potrebnim za efikasno izvršenje
revizije. Nalazi revizije ne treba da se smatraju kao da predstavljaju jednu sveobuhvatnu
izjavu svih slabosti koje postoje, ili svih poboljšanja koje mogu da se izvrše na sistemima i
procedurama koje su funkcionisale.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
8
2 Upravljanje i linije izveštavanja
2.1 Upravljanje
Organizaciona struktura AHV-a je definisana Uredbom br. 03/2010. Agencija se
rukovodi od Izvršnog Direktora. Za efikasno izvršavanje nadleţnosti, dodeljenih
ovlašćenja i duţnosti, AHV se organizuje na Direkcije i Regionalne Kancelarije. Agencija
se sastoji od upravljačkog, nadzornog i savetodavnog organa.
Izvršni Direktor Agencije kao Upravljački Organ – upravlja delatnošću Agencije, zastupa i
deluje na njeno ime. Odgovoran je za njeno dnevno upravljanje i abavlja druge zadatke
unutar nadleţnosti. Izvršni Direktor izveštava Premijeru Kosova.
Upravni odbor ili Nadzorni Organ se sastavlja od (7) sedam članova koji imenuje Vlada
kosova i izveštavaju njuh. Odbor se sastavlja od predstavnika Ministarstva Poljoprivrede,
Šumarstva i Ruralnog Razvoja, Ministarstva Zdravlja, Nacionalnog Instituta za Javno
Zdravlje, Privredne Komore, Udruţenja za zaštitu potrošača i Izvršnog Direktora
Agencije. Mandat članova upravnog odbora traje četiri (4) godine.
Odbor je odgovoran za nadgledanje dugoročne strategije predloţene od strane izvršnog
Direktora Agencije. Nakon konsultovanja sa adekvatnim Ministarstvima i Naučnom
Savetu, osigurava da definisane politike za bezbednost i kvalitet hrane budu u skladu sa
potrebama građana i međunarodnim standardima. Odbor se ne involvira u
svakodnevnom upravljanju Agencije.
Naučni Savet ili Savetodavni Organ je profesionalni organ koji pruţa informacije i naučne
savete u okviru delovanja Agencije. Savet se sastoji od pet (5) članova, koji se imenuju od
strane Vlade. Oni treba da budu istaknuti stručnjaci sa visokom obrazovanjem i naučnom
zvanjem u oblasti hrane i veterinarstva. Njihov mandat traje tri godine, sa mogućnošću
produţenja za još jedan mandat.
2.2 Linije Izveštavanja
AHV, je uspostavio linije izveštavanja, autoritete i potrebne odgovornosti. Menadţment
komunicira i informisan je u svakom trenutku u vezi unutrašnjih razvoja. Organizuju se
redovni radni sastanci sa operativnim menadţerima, razmatraju se planove, izazovi i
postignuti rezultati. Obezbedi informacije i upravljanje uključujući očekivanja ponašanja i
delegiranja autoriteta.
Na osnovu zakonskih zahteva, Upravni Odbor i Naučni Savet pripremili godišnje
Izveštaje Rada. Ovi organi su drţali redovne radne sastanke u skladu sa mandatom i
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
9
određenim odgovornostima. Jedan izveštaj performanse je pripremljen i od strane AHV-
a.
Na odrţanim sastancima. Upravni Odbor je razmotrio i usvojio godišnji plan aktivnosti
Agencije, predlog programi rada, finansijski izveštaj, predlog budţet Agencije, i ostala
pitanja u interesu.
Komunikacija i izveštavanje postoji i u relaciju sa Vladom odnosu KP. Osim redovnih
sastanaka i saradnjama na visokom menadţerskim nivou, efektivna komunikacija se
dešava i na administrativnom nivou. AHV pripremi finansijske izveštaje koji se
konsoliduju na izveštajima KP-a. U ovoj relaciji obavlja se i redovno izveštavanje
troškova, prihoda, neisplaćenih obaveza i ostalim finansijskim i operativnim izveštajima.
Na kraju, svi ovi izveštaji se konsoliduju od strane KP-a, usklađuju se i izveštavaju u
nadleţnim institucijama.
3 Usklađenost sa okvirom izveštavanja
Opšti zaključak
Godišnji finansijski izveštaj je pripremljen u skladu sa određenim okvirom izveštavanja i
prema međunarodnim standardima računovodstva javnog sektora (MSRJS). Ekonomske
transakcije su registrovane prema principu računovodstva gotovog novca. One su
izrađene na potrebnom formatu za izveštavanje i potpisivane od strane menadţmenta
unutar zakonskog roka.
Opis
AHV nije duţna da dostavlja GFI u MF, nego u KP, jer ona deluje kao njena izvršna
Agencija. Dalje, godišnji finansijski izveštaj KP-a i AHV-a se konsoliduju u jedinstvenom
izveštaju i dostavlja se u MF. Mi smo ocenili celovitost i kvalitet predstavljenih
informacija na ovom izveštaju, i zaključili smo da su one u skladu sa F.P. br. 07/2011 i
zahtevima ZUJFO-a. Ispitivanje godišnjih finansijskih izveštaja AHV-a pokriveno sa
revizorskim izveštajem KP-a.
Pokrenuta pitanja tokom devetomesečne revizije u vezi sa okvirom izveštavanja su
adresirane od strane menadţmenta.
Preporuka
Mi nemamo preporuka na ovom području.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
10
4 Preporuke iz prethodne godine
Opšti zaključak o preporukama
Menadţment je posvetio dovoljnu paţnju adresiranju preporuka iz prošle godine. Dve
preporuke su potpuno implementirane. Međutim, pitanja za paţnju ostaje i dalje
izvršenje budţeta. Budţetske politike treba da se poboljšaju u tom smislu, jer procenat
realizacije budţeta i dalje je ispod potrebnog nivoa. Menadţment AHV-a treba da
analizuje uzroke koji su doveli do ne realizacije budţeta na očekivanom nivou.
Opis
Prošle godine, Kancelarija Glavnog Revizora (KGR) izvršila reviziju KP-a uključujući u
ovom slučaju i AHV-a, kao njena izvršna agencija. U tom smislu, KGR je pripremila jedan
zajednički revizorski izveštaj. Od datih preporuka na izveštaju, tri (3) pripadala AHV-a.
Za njihovo adresiranje, menadţment je izradio jedan plan delovanja.
Rezultati naših testiranja pokazuju za dve potpuno adresirane preporuke i za jednu
preporuku u toku adresiranja.
Jedan potpuniji opis preporuka i kako su one adresirane, pogledaj u Dodatak I.
Preporuka
Mi nemamo preporuka na ovom području.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
11
5 Finansijsko Upravljanje i Kontrola
5.1 Uvod
Naš pristup revizije je fokusiran na razumevanju i proceni preduzetih delovanja od
strane menadţmenta za osiguranje finansijskog upravljanja i efektivne kontrole. Za
pojedinačne finansijske sisteme mi zahtevamo da identifikujemo nivo na kojem deluju
sadašnje kontrole. To moţe, na primer, da bude aktivnost nadzora preduzet od strane
višeg menadţmenta ili operativne kontrole na niţem nivou. Mi smatramo da su kontrole
dizajnirane dobro, sprovedene su prema planu i funkcionišu na efektivan način.
Programi, operacije i procesi upravljani od strane Agencije su se razvijali prema
pravilima, uredbama i adekvatnim procedurama. Razvijena je efektivna komunikacija u
odnosu na regionalne kancelarije i onima na graničnim prelazima.
Delegiranje zadataka i obaveza je izvršena u svim nivoima i funkcionalnim oblastima.
Ovo s ciljem da operativni menadţeri upravljaju svoje aktivnosti i budţete na taj način da
obezbeđuju transparentnost i odgovornost za svoje postupke. Menadţment je izvršio
procenu struktura, procesa i linijama odgovornosti. Ovo je preuzeto kao zahtev
procedura FUK-a za godišnju samo-procenu organizacije. Ovaj proces je jedan pozitivni
razvoj preuzet od strane menadţmenta.
5.2 Planiranje i izvršenje budţeta
Opšti zaključak
Uprkos prisustva jednog dobro dizajniranog sistema što se tiče FUK-a, AHV nije uspela
da realizuje budţet prema planu. Njegovo korišćenje u odnosu na prošlu godinu je
pokazao progres, međutim još nije na pravom nivou. Neke kapitalne projekte nisu
realizovane prema planu. Budţetske politike, posebno u ovim kategorijama treba da se i
dalje napreduju.
Menadţment treba da ima na stalnom fokusu unapređenje adekvatnih politika i praksa,
da tretira prikazane nedostatke i obezbedi stalni nadzor u realizaciji projekata.
Opis
Mi smo razmatrali izvor budţetskih fondova organizacije, trošenje fondova prema
ekonomskim kategorijama i prikupljene prihode. To je isticano na donjim tabelama.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
12
Tabela 1. Izvori budžetskih fondova– izvršenje nad budžetom (u evrima)
Opis Početni budţet
Završni budţet2
2012
Izvršenje
2011
Izvršenje
2010 Izvršenje
Izvori Fondova: 3,894,035 3,971,262 2,873,610 2,931,117 4,406,855
Grant Vlade -Budţet 3,548,438 3,519,290 2,639,989 2,314,137 3,126,025
Prenete sa prethodne godine3 –
- 106,375 - 158,368 129,698
Sopstveni prihodi4 345,597 345,597 233,621 80,854 141,260
Spoljne donacije - - - 377,758 1,009,872
AHV je koristila 72% završnog budţeta što u odnosu na prethodnu godinu kada je ovaj
procenat bio 53%, ove godine je postignuto povećanje performanse.
Završni budţet u odnosu na početnim budţetom je povećan za 77,227€. Ne realizacija
budţeta na očekivanom nivou uglavnom je podstican od zastoja u realizaciji nekoliko
kapitalnih projekata.
U programu za Javne Investicije su obuhvaćeni devet (9) projekata iz prethodne godine i
dva (2) projekata tekuće godine. Projekat “Izgradnja Fabrike za Reciklaţu” u su
finansiranjem sa Evropskom Komisijom nije realizovan u 2012 godini, jer njegova
realizacija još nije počela od strane spoljnog investitora. I fizički progres “Projekata
Bratimljenja IPČ” (Instrument Pre Članstva) nije na očekivanom nivou. Nedostaci u
sprovođenju su evidentni i u nekim projektima započetim pre 2012 godine.
2 Završni Budţet – odobreni budţet od strane Skupštine koja je kontinuirano usklađena od Ministarstva
Finansija 3 Sopstveni prihodi opština koja nisu potrošena u prethodnoj godini preneta u tekućoj godini. 4 Jedan deo planiranih računa i saţetih o Budţetu Kosova u tekućoj godini koja je korišćena od strane entiteta
za finansiranje svog budţeta.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
13
Tabela 2. Trošenje fondova prema ekonomskim kategorijama- izvršenje naspram
budžetu (u evrima)
Opis Početni budţet
Završni budţet
2012
Izvršenje
2011
Izvršenje
2010 Izvršenje
Troškovi fondova prema ekonomskim kategorijama
3,894,035 3,971,262 2,873,610 2,931,117 4,406,855
Plate i Dnevnice 964,583 945,435 784,421 880,337 852,434
Roba i Usluge 461,452 567,827 359,313 693,111 1,294,547
Komunalije 68,000 68,000 50,459 54,795 63,332
Subvencije - - - - -
Kapitalne Investicije 2,400,000 2,390,000 1,679,417 1,302,874 2,196,542
Budţet za Plate i dnevnice u totalu je smanjen za 19,148€, a za Robu i Usluge povećan za
106,375€. Ovo je uticano od prenošenih prihoda iz prethodne 2011 godine. Završni
budţet za kapitalne investicije u odnosu na početnim je niţi za 10,000€. Pregledanjem
budţeta, projekat Granične Dezinfekcijske Tačke u iznosu od 80,000€, je poništena zbog
zatvaranja ovih tačaka. Iznos od 70,000€ ovog projekta je namenjen za novi projekat
“Izgradnja Fabrike za Reciklažu”.
Tabela 3 Prikupljeni prihodi za budžet Kosova – izvršenje nad budžetom (u evrima)
Opis Početni budţet
Završni budţet
2012
Izvršenje
Sopstveni prihodi 3,805,194 3,710,900 3,877,519
Spoljne donacije - 59,087 184,773
Ukupno 3,805,194 3,769,987 4,062,292
Iznos od 3,805,194€ predstavljen u koloni Prijemi 2012, predstavlja godišnje prihode
prikupljene za kosovski budţet. Budţetom 2012 godine, iz fonda sopstvenih prihoda za
potrebe AHV-a je dozvoljeno da se potroše 345,597€.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
14
Preporuka
1. Pitanje - Neadekvatno izvršenje Budžeta – Prioritet-važan
Nalaz Godišnji budţet nije realizovan na očekivanom nivou. Posebno ovo se
primećuje kod kapitalnih investicija i robe i usluge.
Ovogodišnji kapitalni projekti i oni u nastavku iz prethodne godine
nisu realizovani u skladu sa budţetskim planom.
Takođe i budţet kategorije robe i usluge je realizovan samo 63% od
planirane vrednosti. Neadekvatno korišćenje budţeta je utican od ne
realizacije kupovina uključene na godišnjem planu nabavke.
Rizik Nepravilno izvršenje budţeta oteţava realizaciju na vreme projekata i
u ovom slučaju i realizaciju planiranih ciljeva organizacije. Ne
izvršenje projekata prema planu uticao da se ne realizuje godišnji
budţet na vreme i na potrebnom nivou.
Preporuka 1 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su izvršene trajne analize i
procene o uzrocima koji utiču na dinamiku realizacije budţeta i da su
preduzete potrebne mere u realizaciji godišnjeg plana. Naročito, fokus
delovanja treba da bude usmeren na kapitalne projekte.
5.3 Zahtevi izveštavanja
Opšti zaključak
AHV, je ispunila sve zakonske zahteve za finansijsko i operativno izveštavanje. Neke od
njih su izveštavane u KP, gde nakon toga konsolidovani izveštaji dostavljeni u MF i
ostalim relevantnim institucijama unutar vremenskih rokova.
Opis
Tokom 2012 godine, AHV je ispunila sledeće zakonske zahteve za spoljno izveštavanje:
Izveštavao pravilno u vezi budţetskih zahteva;
Izdala tromesečni izveštaji, uključujući i devetomesečne finansijske izveštaje na
vreme;
Plan nabavke je pripremljen i dostavljen u CNA, a godišnji izveštaj za javne
potpisivane ugovore je dostavljen u RKJN-u;
Tromesečno izveštavanje za fizički i finansijski progres kapitalnih projekata;
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
15
Mesečno izveštavanje u MF za dugovanja prema dobavljačima;
Godišnji operacionalni izveštaj;
Izveštaji o unutrašnjim kontrolama, uključujući izveštaj o samo proceni; i
Plan Delovanja za sprovođenje preporuka.
Preporuke
Mi nemamo preporuka na ovom području.
5.4 Prihodi (uključujući sopstvene prihode)
Opšti zaključak o prihodima
AHV, je uspostavila u funkciji adekvatne kontrole u upravljanju prihoda. Njihovo
prikupljanje i upravljanje je izvršeno u skladu sa vaţećim zakonima. Obračuni su bili u
skladu sa određenim tarifama, a isplate su deponovane na sluţbeni račun organizacije.
Ipak je potrebno da menadţment uzima u obzir pronalaţenje alternative da izveštavanje
prihoda iz regionalnih kancelarija i graničnim prelazima u AHV obavlja u razumnom
roku.
Opis
Na osnovu vaţećeg zakonodavstva, AHV ostvaruje prihode od pruţanja usluga i
sluţbenih kontrola u oblasti veterinarskih, fitosanitarnih, sanitarnih inspekcija, itd. Ove
prihode AHV sakuplja u interesu kosovskog Budţeta.
Najveći deo njih je prikupljen od fitosanitarnih i veterinarskih inspekcija. Totalni
prikupljeni prihodi za 2012 godinu su 3,805,193€. Od njih, 345,597€ Budţetskim Zakonom
su posvećene da se potroše od strane AHV-a, od kojih 156,555€ za plate i dnevnice i
189,042€ za robe i usluge.
Tabela br.4 Izvori prihoda (u evrima)
Vrsta prihoda Iznos
Ostale administrativne takse 52,311
Takse za lekarska uverenja 21,410
Prihodi od konfiskacija 50,500
Prihodi od medikamenta 12,323
Sanitarne inspekcije na granici i ruralnim centrima 5,330
Fitosanitarne inspekcije na granici i ruralnim centrima 2,932,633
Veterinarske inspekcije na granici i ruralnim centrima 730,687
Total 3,805,194
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
16
U okviru ove oblasti mi smo izvršili operativno i finansijsko izvršavanje prihoda od
regionalnih kancelarija i graničnim prelazima, primenu takse, registraciju isplata u ISFUK
i njihovo usklađenosti sa bankarskim izveštajima primljenim od strane Trezora/MF.
Naknade za usluge su bile u skladu sa postavljenim tarifama. Na osnovu bankarskih
izveštaja od Trezora, izvršena je dnevna registracija prihoda u ISFUK u tačnom iznosu i
na adekvatnim ekonomskim kodovima. Usaglašavanje prihoda je izvršeno na redovnim
mesečnim i tromesečnim osnovima sa Trezorom/MF. AHV je pregledao svih opterećenja
i tarife za usluge i sluţbene kontrole, i iste su uključene u relevantnom pravilniku na
snazi.
Regionalne kancelarije i granični prelazi izveštavale o operativnim aktivnostima na
dnevnom osnovu, a finansijske izveštaja zajedno sa fakturama /dostavnicama prihoda
dostavili u Agenciji na mesečnom nivou.
Na osnovu toga, procenjujemo da finansijsko izveštavanje na mesečnom nivou, oteţava
registraciju, verifikaciju i usklađivanju prihoda sa dnevnim bankarskim izveštajima.
Takva izveštavanja treba da budu češća dok se primenjuje jedan finansijski softver on-line
za registraciju prihoda. Ovo bi omogućilo direktan prenos informacija o dnevnim
prihodima realizovanim u graničnim prelazima i u regionalnim kancelarijama. Putem
ovog programa AHV bi osigurala potrebne informacije na vreme.
U vezi ovog, AHV u saradnju sa spoljnim donatorima je bio na procesu instaliranje
jednog finansijskog softvera on-line, koji bi se upotrebio za ovu svrhu. Realizacija ovog
projekta bi eliminisao nedostatke koje su se pojavile. Mi očekujemo da će ova inicijativa
imati konkretne rezultate ne dajući neku preporuku u ovom slučaju.
Takođe, imajući u obzir veliki obim finansijskih transakcija, njihovu registraciju i potrebu
za dnevno usklađivanje prihoda sa bankarskim izveštajima bilo bi potrebno da se u ovom
sektoru povećaju ljudski kapaciteti.
Preporuke
Mi nemamo nijednu preporuku na tom polju.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
17
5.5 Troškovi
Opšti zaključak o troškovima
Dalji razvoj kontrola je potreban na nekim oblastima koji su vezani sa troškovima. Pitanje
ne dodele budţeta u adekvatnom kategoriju ostaje nerešena. Kao rezultat toga, AHV-u je
onemogućeno odgovarajuća klasifikacija godišnjih troškova. Uprkos postignutog
progresa, proces planiranja i realizovanja plana nabavke, uključujući i upravljanje
ugovora, je praćen nekim nedostacima.
5.5.1 Upravljanje Nabavke
Opis
AHV, pripremila prethodni i završni plan nabavke. Završnim planom, kupovine za
snabdevanje predviđeno da budu 445,500€, za usluge 526,300€, a za rad 167,042€. Ukupna
vrednost ugovora putem nabavke postigne 757,247€. Za svaki ugovor, menadţment je
imenovao menadţera za nadgledanje sprovođenje ugovora.
Mi smo testirali petnaest (15) aktivnosti nabavke u iznosu od 351,016€. Pored toga, mi
smo izvršili reviziju i isplatama u iznosu od 317,322€.
Revizorske aktivnosti nisu bili u skladu sa vremenskim budţetskim izdvajanjima. Ovo je
izazvao stanje da se budţet ne realizuje na odgovarajućem nivou. Istraţivačke jedinice
nisu pokrenuli na vreme početak ovih aktivnosti. Ne pripremljenje na vreme idejnih
planova za planirane projekte rezultirao da se neki projekti iniciraju sa zakašnjenjem, a
ostale da se ne realizuju uopšte.
Fenomen klasifikacije troškova za robe i usluge u kategoriji kapitalnih investicija traje
nekoliko godina redom. Ovo jer, MF prilikom izrade budţeta namenio budţetske zahteve
za robe i usluge u kategoriji kapitalnih investicija. Reč je o projektima za zaštitu javnog
zdravlja, snabdevanje medicinskim/veterinarskim artiklima, matrikulacija i vakcinisanje
ţivotinja, veterinarske kontrole, dijagnostička istraţivanja i različite laboratorske analize
ţivotinjske hrane.
AHV, pokrenula ovo pitanje u MF odnosno u Komisiju za Budţet i Finanse i traţila da
tokom izrade godišnjeg budţeta, njihove finansijske zahteve namenjuju na
odgovarajućim budţetskim linijama. Uprkos tome, ista situacija i dalje se nastavlja.
U tom smislu, mi nećemo dati vama (AHV) neku preporuku, jer procenimo da
adresiranje ovog pitanja pripada MF-a, tako da se ovaj fenomen tretira prilikom
pripreme i usvojenja godišnjeg budţeta organizacije.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
18
Preporuke
2. Pitanje - Ne primena plana upravljanja ugovora (PUU) – Prioritet - ostali
Nalaz U pet (5) slučajeva smo našli da menadţeri koji nadgledaju realizaciju
ugovora nisu primenili Plan Upravljanja Ugovora5 (PUU). Izveštaji o
prijemu radnika, snabdevanja i usluga su pripremljeni ali u nekim
slučajevima predstavljene informacije oko sprovođenja ugovora su
nepotpune.
Rizik Nedostatak PUU-a, oteţava ponudu neophodnih i dovoljnih
informacija za nadgledanje napretka u sprovođenju projekata.
Preporuka 2 Izvršni šef Agencije, treba da obezbedi da menadţeri projekta,
odgovorni za nadgledanje sprovođenja ugovora, izradu plan
upravljanja aktivnosti projekta, i pruţaju dovoljno detalja o napretku
sprovođenja.
3. Pitanje - Obavezivanje sredstava u neadekvatnim ekonomskim kategorijama–
Prioriteti – ostali
Nalaz U dva (2) slučajeva sredstva nisu obavezivana u adekvatnim
ekonomskim kodovima. Priroda potrošnje ne poklapa sa
klasifikacijom u planu računovodstva trezora. Takođe, obavezivanje
sredstava je obavljeno nakon prijema fakture.
Rizik Nepravilna kvalifikacija troškova rezultira na netačne informacije za
vrednost i vrstu troškova. Obavezivanje sredstava sa zakašnjenjem
moţe da rizikuje da organizacija unapred ulazi u obaveze u odsustvu
budţetskih sredstava.
Preporuka 3 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su fondovi obavezani pre
ulaska na obaveze, i tretiranje kupovina se obavlja prema destinaciji i
vrednošću.
5 Prema ZJN-u, zahteva se od ugovorenog autoriteta da izradi jedan plan upravljanja ugovora, uključujući pitanja organizacionih, ekonomskih, tehničkih i zakonskih aspekata. Plan treba da bude usaglašen i potpisivan između ugovorskih stranaka pre početka primene.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
19
4. Pitanje - Ne obuhvaćanje potrebnih na tenderskom dosijeu–Prioritet – ostali
Nalaz Kod isplate fakture za “Usluge stavljanja živih životinja u uslovima
karantine”, su uključene usluge koje nisu na tehničkom specifikaciju
tenderske dosije (TD). Reč je o radničkim uslugama na otvaranju i
zatvaranju jame za uništavanje ţivotinja u iznosu od 710€.
Rizik Ne obuhvaćanje svih zahteva u TD, izaziva nejasnost oko planiranih
radova ili usluga na odnosu onih realizovanih.
Preporuka 4 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su u DT obuhvaćene sve
neophodne usluge kroz koje se namerava da se realizuju postavljeni
ciljevi.
5. Pitanje - Nalog za kupovinu posle prijema fakture i robe – Prioritet – ostali
Nalaz U deset (10) slučajeva nalozi za kupovine su pripremljeni nakon
prijema fakture odnosno nakon prijema robe i usluge.
Rizik Prijem robe i usluge ispred naloga za kupovinu moţe da rezultira da
njihova vrsta, količina i kvalitet ne bude prema realnim potrebama.
Preporuka 5 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da svakoj isporuci za
snabdevanje robom i uslugama prethodi nalog za kupovinu.
5.5.2 Ostali troškovi
Opis
Ostali troškovi su kupovine za koje se ne zahteva S primena procedura nabavki. Ovde se
uključuju troškovi mobilne telefonije, dnevnicama za sluţbeno putovanje, troškovi
reprezentacije, komunalije itd. Od ovih troškova, mi smo izvršili reviziju isplata u iznosu
od 4,831€.
Tokom revizije, stekli smo slučajeve kada su troškovi fiksne telefonije prekoračili
dozvoljene mesečne granice. Kao rezultat ovog, menadţment je preuzeo korektivne
mere. Neopravdani prekoračeni troškovi su se vračali iz plata sluţbenika koji su izazvali.
Preporuka
Mi nemamo preporuka na ovom području.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
20
5.5.3 Nadoknade ( plate i dnevnice)
Opis
Na kraju 2012 godine AHV je imala 152 zaposlenih od 175 odobrenih pozicija budţetskim
Zakonom. Bruto godišnji troškovi plata i dnevnice su bile 784,421€, ili 83% budţeta.
AHV, se sastoji od sedam (7) članova Upravnog Odbora i pet (5) članova Naučnog Saveta
koji se plaćaju od budţeta AHV-a. Kompenzacija članova Upravnog Odbora i članova
Naučnog Saveta je regulisana posebnom odlukom izdatu od strane Vlade Republike
Kosova.
Mi smo testirali osamnaest (18) uzoraka u ovoj oblasti, i nismo primetili neki nedostatak
da se ističe. Naša testiranja pokazuju da postoje kontrole u oblasti upravljanja osoblja.
Aktovi imenovanja su primenjeni prema zakonskim zahtevima, isplata plate je u skladu
sa koeficijentima i radnim ugovorima. Dosije osoblja su kompletirane, uz svu potrebu za
bolju sistematizaciju dokumentacije.
Preporuke
Mi nemamo preporuka na ovom području.
5.6 Upravljanje Imovine
Opšti zaključak o imovini
Iako evidentiranje imovine nije obavljeno u registru računovodstva ISFUK-a i ne Exel
formatu, trenutne podatke za imovinu i dalje ne moţe da se smatraju kompletne. AHV
nije uspela da registruje imovinu na elektronskom sistemu upravljanja e-imovina.
Menadţment treba da obezbedi da je povećan nivo evidentiranja i nadgledanja kod
upravljanja imovinom, uključujući i upravljanju sluţbenih vozila. U cilju izbegavanja
trenutnih nedostataka, neophodno je da se preispitaju postojeće kontrole u ovoj oblasti.
5.6.1 Kapitalna i ne kapitalna imovina
Opis
Posebni deo finansijskog upravljanja i kontrole je upravljanje javne imovine. Da bi se
obezbedilo da se imovine upravljaju kako treba, traţi se da organizacija deluje u skladu
sa zahtevima AU UA 21/2009 za upravljanje imovine.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
21
Registrovanje kapitalne imovine je izvršeno na registru računovodstva trezora /ISFUK,
čija neto vrednost je bila e 2,981,235€. S druge strane, vrednost ne kapitalne imovine je
bila 470,940€, a vrednost zaliha 233,664€.
Da bi se obezbedilo adekvatno upravljanje imovine, AHV je izradila jedan pravilnik za
upravljanje skladišta. Imajući u vidu posebnu prirodu snabdevanja i usluga, i imenovana
jedna stručna komisija za prijem. Takođe, imenovana je i komisija za inventarizaciju
/fizičko brojanje fiksne imovine i izdat jedan radni izveštaj.
U prvoj fazi revizije mi smo identifikovali nekoliko nedostataka kod registracije i
upravljanje zaliha. Savetovanjem, menadţment je uveo u funkciji dodatne procedure
kontrola. Celokupni potrošni materijal je registrovan na sistemu e-imovina.
Uprkos postizanog napretka, registracija imovine na elektronskom sistemu upravljanja e-
imovina je ispraćen s nekim poteškoćama. Ovo je u početku kao rezultat tehničkih
problema ove aplikacije i zakašnjenja u obučavanje sluţbenika imovine za upotrebu ovog
programa. U nemogućnosti korišćenja ove aplikacije, registracija ne-kapitalne imovine je
obavljena na exel formatu.
Preporuka
6. Pitanje - Imovina nije registrovana u sistemu e-imovina - Prioritet – važan
Nalaz Imovina nije registrovana u elektronskom sistemu upravljanja
imovine e-imovina. Kao rezultat, informacije sa sistema nisu bile
kompletne jer tu nije uključena kupljena imovina tokom godine. Bilo
je slučajeva kada opremi nedostajale identifikacione
oznake/barkodove.
Rizik Ne registrovanje imovine i ne aţuriranje informacija u bazi podataka
sistema e-imovine, oteţava njeno pravilno upravljanje. U ovom
slučaju i postojeće finansijske informacije moţe da ne ispuni zahteve
računovodstva i finansijskog izveštavanja.
Preporuka 6 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da je elektronski sistem
upravljanja imovine postavljen na funkciji i da se evidentira
celokupna ne registrovana imovina. Obratiti paţnju i identifikaciju
imovine sa identifikovanim oznakama /barkodovima.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
22
5.7 Tretiranje dugova
Opšti zaključak o tretiranju dugova
AHV, uspela da obezbedi bolje upravljanje dugova u odnosu na prošlu godinu. Ne
isplaćeni dugovi u 2011 godini su bili 46,043€, a ove godine oni su smanjeni na 12,654€.
Trenutna vrednost dugova je razumna i ne smatra se visoka.
Opis
Neizmirene obaveze predstavljene u GFI pripadaju troškovima goriva za grejanje,
prevodu i komunalijama. One očekuju da se izmire u 2013 godinu. Njihovo ne izmirenje
je rezultat prijema fakture u poslednjom mesecu godine.
Preporuke
Mi nemamo preporuka na ovom području.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
23
6 Sistem unutrašnje revizije
Opšti zaključak o sistemu unutrašnje revizije
Unutrašnja revizija kao jedna nezavisna i objektivna aktivnost, pomoglo bi organizaciji
na postizanje svojih ciljeva putem sistematskog procenjivanja finansijskog upravljanja i
unutrašnje kontrole.
Pošto AHV nema svoju jedinicu revizije, moţe da se ne pokriva redovno i dovoljno na
ovom aspektu. Ovo zbog činjenice jer jedinica unutrašnje revizije KP-a koja pokriva ovu
agenciju sastoji se samo od jednog sluţbenika. Na osnovu budţetske veličine,
organizacione strukture i delokrug AHV-a, potrebno je da menadţment razmotri opcije i
tretira ovo pitanje.
Opis
Deo organizacione strukture AHV-a je planirano da bude i Jedinica Unutrašnje Revizije,
međutim ova jedinica još nije osnivana. Na odsustvu ove jedinice, AHV je pokrivena od
JUR-a KP-a. Delokrug revizije su bile aktivnosti 2012 godine. Cilj revizije su bile
aktivnosti nabavke, prihodi, sertifikacija isplata i upravljanje imovine. Menadţmentu su
ponuđene informacije i procene o efektivnosti kontrola i finansijskog upravljanja.
Organizaciona struktura JUR-a se organizuje u skladu sa određenim kriterijumima sa
članom 3 UA br. 23/2009, za osnivanje i funkcionisanje JUR-a u javnom sektoru. Kao
kriterijum za osnivanje ove jedinice je finansijsko budţetska veličina, broj zaposlenih, ili
osetljivost aktivnosti organizacije. AHV ispunjava sve ove kriterijume. Prema tome,
imajući u obzir sve ove, menadţment AHV-a u saradnji sa KP-om treba da uzima u obzir
opcije radi obezbeđenja pokrivanje revizije. Ovo moţe da se izvrši na primer sa
povećanjem kapaciteta u KP, osnivanjem JUR-a unutar AHV-a ili ostalim formama.
Unutrašnja revizija kao posebni segment ZUJF-a, nudiće višom menadţmentu
organizacije osiguranje da su rizici procenjeni, i da su upotrebljeni adekvatni sistemi
finansijskog upravljanja i kontrole.
Preporuke
Mi nemamo preporuka na ovom području.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
24
7 Opšti zaključak
Naš opšti zaključak odraţava naš pregled kontrola povezane sa GFI, Finansijskim
Upravljanjem i Sistemom Unutrašnje Revizije.
Menadţment AHV-a je uspostavila jednu pogodnu sredinu kontrole i upravljanja.
Redovno je posvećen i angaţovan na adaptaciju i izgradnju jednog adekvatnog okvira
kontrole i finansijskog upravljanja. Ovaj sistem je redovno pregledan radi poboljšanja da
se reflektuju promene u operativnoj sredini. U većini polja su dizajnirani kontrolni
sistemi koji obezbeđuju osnovu za efektivnu i efikasnu upotrebu javnog novca.
Iako AHV operiše u različitim lokacijama, uključujući regionalne kancelarije i granične
prelaze, uspostavila jednu organizacionu strukturu putem kojeg funkcionišu linije
izveštavanja. Postavljeni su potrebni autoriteti i odgovornosti i informisanje i
komunikacija postoje na svim organizacionim nivoima.
Zakonski zahtevi za finansijsko i operativno izveštavanje su ispunjeni unutar vremenskih
rokova. Adresiranje preporuka iz prethodne godine je na zadovoljavajućom nivou. Za
unapređenje operacionalnih radova su izrađene jedan broj pravila.
AHV je izgradila jednu dobru strukturu uprave, međutim prisutnost nekih trenutnih
nedostataka povećava upotrebu da njeni određeni aspekti avanziraju dalje. Ovo jer,
godišnji budţet nije iskorišćen na očekivanom nivou, iako ovogodišnje budţetske politike
izgleda da su efikasnije. Realizacija godišnjeg plana nabavke i upravljanje ugovora
ispraćena nekim nedostacima. Očekivane kontrole nisu funkcionisale kako treba ni kod
upravljanja imovine.
Oblast unutrašnje revizije i dalje je izazov koji prati Agenciju. Ovo pitanje treba da se
tretira zajedno sa KP-om i da se nađe moguća i razumna opcija.
Naš zaključak je da postoji posvećenost menadţmenta za stvaranje efikasnije strukture
kontrola, nadzora i ispunjavanje odgovornosti, kao što se ciljeva dokumentom politika
ZUJFO i procedurama MFK-a.
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
25
Dodatak I: Preporuke iz prethodne godine
Komponenta
Revizije
Date Preporuke Potpuno
adresirane
preporuke
Preporuke delimično adresirane Ne adresirane
preporuke
4. Realizacija
godišnjeg
budţeta.
Planiranje budţeta na osnovu jedne odrţive procene i u skladu sa potrebama i zahtevima.
Nivo korišćenja budţeta kapitalnih
investicija ove godine je veći.
6.2.2 Troškovi. Da se osniva komisija za prijem robe i
usluge.
Osnovana je
komisija za
prijem.
6.3 Imovina. AHV da izvrši inventarizaciju
imovine na kraju godine.
Izvršena je
inventarizacija
imovine
OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL
26