IZVEŠTAJ REVIZIJE UNUTRAŠNJA KONTROLA I …

REPUBLIKA KOSOVA

KANCELARIJA GENERALNOG REVIZORA

Br. Dokumenta: 24.8.8-2012-08

IZVEŠTAJ REVIZIJE

UNUTRAŠNJA KONTROLA I FINANSIJSKO UPRAVLJANJE U

AGENCIJU HRANE I VETERINARSTVA

Priština, Juni 2013 godine

2

Kancelarija Generalnog Revizora (KGR) obavlja revizije

regularnosti i performansu. Generalni Revizor, Lage

Olofsson, upravlja sa KGR-om i ima zaposlenih oko 140

članova osoblja. Generalni Revizor i KGR su nezavisni i

certificira oko 90 Godišnjih Finansijskih Izveštaja svake

godine, istovremeno obavljaju druge vrste revizija.

Naša je misija da doprinosimo pravilnom finansijskom

upravljanju u javnoj administraciji. Mi ćemo izvršiti

kvalitetne revizije u skladu sa međunarodno priznatim

standardima revizije na javnom sektoru i najboljim

evropskim praksama. Mi ćemo izgraditi poverenje u

pravilnom trošenju javnog novca. Mi ćemo odigrati aktivnu

ulogu na obezbeđenju interesa poreskih obveznika i ostalih

interesnih stranaka na povećanju javne odgovornosti.

Izveštaji proizvedeni od strane KGR na direktan način

promovišu pruţanje odgovornosti pošto one pruţaju

osnovu za drţanje odgovornim menadţere pojedinačnih

budţetskih organizacija.

Generalni Revizor je odlučio za mišljenje revizije i izveštaj o

finansijskom upravljanju i kontroli u Agenciji Hrane i

Veterinarstva na osnovu savetovanja sa pomoćnikom

Generalnog Revizora, Ibrahim Gjylderen, koji nadgleda

reviziju.

Izdato mišljenje i izveštaj su rezultat revizije sprovođene pod

upravljanjem direktora revizije Bezad Halilaj podrţan od Ilir

Abazi (vođa tima), Besa Morina i Shqiponja Krasniqi.

KANCELARIJA GENERALNOG REVIZORA –Adresa: Musine Kokollari, No. 16, Prishtina 10000, Kosova

Tel.: +381(0) 38 25 35 /121/262-FAX: +381(0) 38 2535 122 /219 http://oag-rks.org/

http://oag-rks.org/

OFFICE OF THE AUDITOR GENERAL

3

TABELA SADRŢAJA

Misija AHV-a ...................................................................................................................................... 4

Opšti saţetak ...................................................................................................................................... 5

1 Delokrug i metodologija revizije ............................................................................................. 7

2 Upravljanje i linije izveštavanja .............................................................................................. 8

3 Usklađenost sa okvirom izveštavanja .................................................................................... 9

4 Preporuke iz prethodne godine ............................................................................................ 10

5 Finansijsko Upravljanje i Kontrola ....................................................................................... 11

6 Sistem unutrašnje revizije ...................................................................................................... 23

7 Opšti zaključak ........................................................................................................................ 24

Dodatak I: Preporuke iz prethodne godine ................................................................................. 25


4

Misija AHV-a

Agencija Hrane i Veterinarstva (AHV) je Izvršna Agencija. Ona deluje u okviru

kancelarije premijera Republike Kosova.

AHV je vrhunski autoritet za hranu i veterinarstvu. Ona je odgovorna da zaštiti ţivot i

zdravlje ljudi, da garantuje visok nivo bezbednosti hrane, uključujući i hranu ţivotinja,

zdravlje i brigu prema njih, kao kvalitet hrane biljnog i ţivotinjskog porekla.

Kosovska Vlada je delegirala AHV kao autoritet za sprovođenje inspekcija u oblasti

obezbeđenja, higijene, pretraţivanju i etiketiranju hrane u celini. Obim rada AHV-a

prema nacionalnom zakonodavstvu i usklađenom zakonodavstvom EU širi se u oblasti

prerade, pakovanja, distribucije, prodaju na veliko i malo.

Sistem bezbednosti hrane ima za cilj da uspostavi osnove za obezbeđenje visokog nivoa

zaštite zdravlja ljudi i potrošačkih interesa. Ovaj sistem se sprovodi u svim fazama

primarne proizvodnje i tretiranja, preradu i distribuciju ljudske i ţivotinjske hrane.

U oblasti veterinarstva AHV je odgovorna da obezbedi nadgledanje i kontrolu infektivne

bolesti ţivotinja, zoonoze1 i dobrobit ţivotinja. Takođe njen odgovornost je sprečavanje

izbijanja bolesti i njihovo eliminisanje. Primenjivanje svih potrebnih mera kontrole i

dijagnostičkih istraţivanja za sprečavanje unošenja zaraznih bolesti i zoonoza na teritoriji

Kosova.

1 Grupa zarazne bolesti koje se mogu preneti sa ţivotinja na ljude i obrnuto.


5

Opšti saţetak

Uvod

Ovaj izveštaj rezimira glavna pitanja koja proističu sa naše revizije godišnjih finansijskih

izveštaja (GFI) za Agenciju Hrane i Veterinarstva (AHV) za 2012 godinu. Ţeleo bih da se

zahvalim Izvršnom Šefu i njegovom osoblju za njihovu pomoć tokom procesa revizije.

Sistem FUK-a je proces koji se stvara i uspostavlja u funkciji stečaja sigurnosti u

postizanju ciljeva entiteta. Ovo obuhvaća efektivnost i efikasnost operacionalnog

delovanja, pouzdanosti finansijskog izveštavanja i delovanja u skladu sa vaţećim

zakonima i pravilima. Upravljačka Revizija je definisana kao verifikacija ovih procesa.

Ispitivanje godišnjih finansijskih izveštaja AHV-a je pokriven sa revizorskim izveštajem

KP-a.

Naš pristup je uključio testovi i procedure za koje mi smo mislili da su potrebne radi

postizanja do jedne procene nad ovim procesima. U ovoj reviziji mi smo analizirali:

Prikladnost funkcije unutrašnje kontrole i da li one obezbeđuju pravilno

finansijsko upravljanje;

Da li je organizacija postupila u skladu sa osnovnim zakonima, sekundarnog

zakonodavstva i ugovorima;

Da li su obezbeđene pouzdane informacije, sveobuhvatne i blagovremene u vezi

finansijske i operativne performanse i da li se one odgovaraju zahtevima za

unutrašnjoj i spoljnoj izveštavanju;

Da li se adekvatno čuva i upravlja imovina organizacije; i

Ostala pitanja koja proizilaze ili se odnose na reviziju za FUK uglavnom u okviru

organizacije.

Opšti zaključak

Nivo preduzetog rada od strane KGR-a za reviziju 2012 godine je direktan odraz

kvaliteta sredine unutrašnje kontrole sprovedene od strane menadţmenta.

Menadţment AHV-a je stvorio jedan pogodan ambijent unutrašnje kontrole. U većini

oblasti su dizajnirani kontrolni sistemi koji obezbeđuju osnovu za efikasno upravljanje.

Menadţment je bio proaktivan u neprekidnom promociju sistema FUK-a.

Godišnje finansijsko izveštavanje i ostali zakonski zahtevi za spoljno izveštavanje su

obavljene u skladu sa vaţećim zakonskim okvirom. Pripremljen je plan delovanja za

adresiranju preporuka i postignut je napredak u njihovom adresiranju. Osim pripreme


6

godišnjeg operacionalnog izveštaja/performance, menadţment je izvršio i godišnju samo

procenu organizacije.

Mi smo bili u stanju da imamo sigurnost u efektivnom funkcionisanju menadţerskih

kontrola u niz oblasti kontrolnih sistema i finansijskog upravljanja. Međutim,

identifikovali smo i nedostaci na nekima aspektima ovog sistema koji od prirode nemaju

neki materijalni uticaj. Nedostaci su objašnjeni unutar ovog izveštaja.

U glavnom delu razmotrili smo funkcionisanje FUK-a i naše detaljne nalaze revizije u

oblastima u kojima je fokusirana naša revizija.

Preporuke revizije imaju za cilj da podrţe menadţmenta na poboljšanju finansijskih

kontrola i povećanje ostalih aspekata operacionalne aktivnosti. Mi smo smatrali odgovore

nad našim preporukama iz 2011 godine – trenutna pozicija je predstavljena u Dodatak I.

Naše glavne preporuke su sledeće:

Izvršni direktor Agencije treba da obezbedi:

Finansijsko Upravljanje i Kontrola

Jačanje kontrolnih mehanizma radi poboljšanja uočenih nedostataka sistema i radi

unapređenja na jednom efikasnijem upravljanju. Ovo će se realizovati

delegiranjem zadataka i konkretnih aktivnosti odgovornih ljudi;

Pripremu budţeta na osnovu realnih potreba i detaljnih analiza, uključujući u

procesu planiranja i istraţivačke jedinice. Adekvatna paţnja da se posveti

budţetiranju za kapitalne investicije;

Da u saradnju sa MF je produţeno pitanje tretiranja i destinacije godišnjeg

budţeta u adekvatnim ekonomskim linijama. MF treba uzme u obzir budţetske

zahteve AHV-a povodom usvajanja godišnjeg budţeta ;

Da su pojačani mehanizmi kontrole u procesima nabavke od početne faze

planiranja do realizaciju ugovora. Istraţne jedinice da iniciraju zahteve za

kupovinu na vreme i planiranih rokova;

Da menadţeri ugovora obratu potrebnu paţnju upravljanju aktivnosti ugovora.

Plan upravljanja da se primeni za svaki projekat, putem kojeg se nude informacije

za napredak i detalji implementacije; i

Celokupna imovina se registruje na sistemu e-imovina na što kraćom

vremenskom roku.

Sistem unutrašnje kontrole

Menadţment AHV-a da uzme u obzir osnivanje JUR-a.

Menadţment se sloţio sa svim našim revizorskim nalazima i obećao da će adresirati

naše preporuke.


7

1 Delokrug i metodologija revizije

Odgovornost je menadţmenta AHV-a da uspostavi funkcionalni sistem unutrašnje

kontrole i da obezbedi dobro finansijsko upravljanje. Kancelarija Generalnog Revizora

osim ostalih vrsta revizije, obavlja i menadţerske revizije. Menadţerska revizija je

definisana kao verifikacija unutrašnjih kontrola i procena finansijskog upravljanja,

uključujući ispitivanje finansijskih izveštaja i njihovu procenu.

Preduzeti rad revizije je odraţavao procenu našeg rizika revizije za AHV. Mi putem

testiranja smo procenili do koje mere moţemo da se oslonimo u menadţerskim

kontrolama. Procenili smo dali je AHV postupila u skladu sa:

Primenjene odredbe trenutnih relevantnih zakona;

Pravila i procedure FUK-a; i

Dokumenat politike unutrašnje kontrole javnih financija (UKJF).

Donje sekcije pruţaju jedan detaljniji saţetak naših nalaza revizije sa posebnim

naglaskom na zapaţanja i preporuke na svakoj oblasti pregleda. Jedna procena odgovora

Menadţmenta nad datim preporukama u 2011 godini moţete naći u Dodatku I.

Mi smo uključili vaţne nalaze i ostale koje su manje vaţne, a koje proističu sa naše

revizije. U vezi sa potpunošću, mi smo uključili identifikovana pitanja tokom revizije

deveto-mesečnika tamo gde je to bilo relevantno. Naši nalazi su identifikovani kao:

Važna – Glavna pitanja koja trebaju privući paţnju onih koji imaju funkcije upravljanja i

viši menadţment, a što moţe da ima potencijal da rezultiraju materijalnom slabošću u

unutrašnjim kontrolama; i

Ostalo – Identifikovane slabosti na našoj reviziji, gde delovanje će pruţiti potencijal za

poboljšanje efikasnosti i efektivnosti unutrašnjih kontrola.

Naše procedure su uključile jedan pregled unutrašnjih kontrola i sistema računovodstva,

kao i procedure samo u onoj meri koje se smatraju potrebnim za efikasno izvršenje

revizije. Nalazi revizije ne treba da se smatraju kao da predstavljaju jednu sveobuhvatnu

izjavu svih slabosti koje postoje, ili svih poboljšanja koje mogu da se izvrše na sistemima i

procedurama koje su funkcionisale.


8

2 Upravljanje i linije izveštavanja

2.1 Upravljanje

Organizaciona struktura AHV-a je definisana Uredbom br. 03/2010. Agencija se

rukovodi od Izvršnog Direktora. Za efikasno izvršavanje nadleţnosti, dodeljenih

ovlašćenja i duţnosti, AHV se organizuje na Direkcije i Regionalne Kancelarije. Agencija

se sastoji od upravljačkog, nadzornog i savetodavnog organa.

Izvršni Direktor Agencije kao Upravljački Organ – upravlja delatnošću Agencije, zastupa i

deluje na njeno ime. Odgovoran je za njeno dnevno upravljanje i abavlja druge zadatke

unutar nadleţnosti. Izvršni Direktor izveštava Premijeru Kosova.

Upravni odbor ili Nadzorni Organ se sastavlja od (7) sedam članova koji imenuje Vlada

kosova i izveštavaju njuh. Odbor se sastavlja od predstavnika Ministarstva Poljoprivrede,

Šumarstva i Ruralnog Razvoja, Ministarstva Zdravlja, Nacionalnog Instituta za Javno

Zdravlje, Privredne Komore, Udruţenja za zaštitu potrošača i Izvršnog Direktora

Agencije. Mandat članova upravnog odbora traje četiri (4) godine.

Odbor je odgovoran za nadgledanje dugoročne strategije predloţene od strane izvršnog

Direktora Agencije. Nakon konsultovanja sa adekvatnim Ministarstvima i Naučnom

Savetu, osigurava da definisane politike za bezbednost i kvalitet hrane budu u skladu sa

potrebama građana i međunarodnim standardima. Odbor se ne involvira u

svakodnevnom upravljanju Agencije.

Naučni Savet ili Savetodavni Organ je profesionalni organ koji pruţa informacije i naučne

savete u okviru delovanja Agencije. Savet se sastoji od pet (5) članova, koji se imenuju od

strane Vlade. Oni treba da budu istaknuti stručnjaci sa visokom obrazovanjem i naučnom

zvanjem u oblasti hrane i veterinarstva. Njihov mandat traje tri godine, sa mogućnošću

produţenja za još jedan mandat.

2.2 Linije Izveštavanja

AHV, je uspostavio linije izveštavanja, autoritete i potrebne odgovornosti. Menadţment

komunicira i informisan je u svakom trenutku u vezi unutrašnjih razvoja. Organizuju se

redovni radni sastanci sa operativnim menadţerima, razmatraju se planove, izazovi i

postignuti rezultati. Obezbedi informacije i upravljanje uključujući očekivanja ponašanja i

delegiranja autoriteta.

Na osnovu zakonskih zahteva, Upravni Odbor i Naučni Savet pripremili godišnje

Izveštaje Rada. Ovi organi su drţali redovne radne sastanke u skladu sa mandatom i


9

određenim odgovornostima. Jedan izveštaj performanse je pripremljen i od strane AHV-

a.

Na odrţanim sastancima. Upravni Odbor je razmotrio i usvojio godišnji plan aktivnosti

Agencije, predlog programi rada, finansijski izveštaj, predlog budţet Agencije, i ostala

pitanja u interesu.

Komunikacija i izveštavanje postoji i u relaciju sa Vladom odnosu KP. Osim redovnih

sastanaka i saradnjama na visokom menadţerskim nivou, efektivna komunikacija se

dešava i na administrativnom nivou. AHV pripremi finansijske izveštaje koji se

konsoliduju na izveštajima KP-a. U ovoj relaciji obavlja se i redovno izveštavanje

troškova, prihoda, neisplaćenih obaveza i ostalim finansijskim i operativnim izveštajima.

Na kraju, svi ovi izveštaji se konsoliduju od strane KP-a, usklađuju se i izveštavaju u

nadleţnim institucijama.

3 Usklađenost sa okvirom izveštavanja

Opšti zaključak

Godišnji finansijski izveštaj je pripremljen u skladu sa određenim okvirom izveštavanja i

prema međunarodnim standardima računovodstva javnog sektora (MSRJS). Ekonomske

transakcije su registrovane prema principu računovodstva gotovog novca. One su

izrađene na potrebnom formatu za izveštavanje i potpisivane od strane menadţmenta

unutar zakonskog roka.

Opis

AHV nije duţna da dostavlja GFI u MF, nego u KP, jer ona deluje kao njena izvršna

Agencija. Dalje, godišnji finansijski izveštaj KP-a i AHV-a se konsoliduju u jedinstvenom

izveštaju i dostavlja se u MF. Mi smo ocenili celovitost i kvalitet predstavljenih

informacija na ovom izveštaju, i zaključili smo da su one u skladu sa F.P. br. 07/2011 i

zahtevima ZUJFO-a. Ispitivanje godišnjih finansijskih izveštaja AHV-a pokriveno sa

revizorskim izveštajem KP-a.

Pokrenuta pitanja tokom devetomesečne revizije u vezi sa okvirom izveštavanja su

adresirane od strane menadţmenta.

Preporuka

Mi nemamo preporuka na ovom području.


10

4 Preporuke iz prethodne godine

Opšti zaključak o preporukama

Menadţment je posvetio dovoljnu paţnju adresiranju preporuka iz prošle godine. Dve

preporuke su potpuno implementirane. Međutim, pitanja za paţnju ostaje i dalje

izvršenje budţeta. Budţetske politike treba da se poboljšaju u tom smislu, jer procenat

realizacije budţeta i dalje je ispod potrebnog nivoa. Menadţment AHV-a treba da

analizuje uzroke koji su doveli do ne realizacije budţeta na očekivanom nivou.

Opis

Prošle godine, Kancelarija Glavnog Revizora (KGR) izvršila reviziju KP-a uključujući u

ovom slučaju i AHV-a, kao njena izvršna agencija. U tom smislu, KGR je pripremila jedan

zajednički revizorski izveštaj. Od datih preporuka na izveštaju, tri (3) pripadala AHV-a.

Za njihovo adresiranje, menadţment je izradio jedan plan delovanja.

Rezultati naših testiranja pokazuju za dve potpuno adresirane preporuke i za jednu

preporuku u toku adresiranja.

Jedan potpuniji opis preporuka i kako su one adresirane, pogledaj u Dodatak I.

Preporuka



11

5 Finansijsko Upravljanje i Kontrola

5.1 Uvod

Naš pristup revizije je fokusiran na razumevanju i proceni preduzetih delovanja od

strane menadţmenta za osiguranje finansijskog upravljanja i efektivne kontrole. Za

pojedinačne finansijske sisteme mi zahtevamo da identifikujemo nivo na kojem deluju

sadašnje kontrole. To moţe, na primer, da bude aktivnost nadzora preduzet od strane

višeg menadţmenta ili operativne kontrole na niţem nivou. Mi smatramo da su kontrole

dizajnirane dobro, sprovedene su prema planu i funkcionišu na efektivan način.

Programi, operacije i procesi upravljani od strane Agencije su se razvijali prema

pravilima, uredbama i adekvatnim procedurama. Razvijena je efektivna komunikacija u

odnosu na regionalne kancelarije i onima na graničnim prelazima.

Delegiranje zadataka i obaveza je izvršena u svim nivoima i funkcionalnim oblastima.

Ovo s ciljem da operativni menadţeri upravljaju svoje aktivnosti i budţete na taj način da

obezbeđuju transparentnost i odgovornost za svoje postupke. Menadţment je izvršio

procenu struktura, procesa i linijama odgovornosti. Ovo je preuzeto kao zahtev

procedura FUK-a za godišnju samo-procenu organizacije. Ovaj proces je jedan pozitivni

razvoj preuzet od strane menadţmenta.

5.2 Planiranje i izvršenje budţeta

Opšti zaključak

Uprkos prisustva jednog dobro dizajniranog sistema što se tiče FUK-a, AHV nije uspela

da realizuje budţet prema planu. Njegovo korišćenje u odnosu na prošlu godinu je

pokazao progres, međutim još nije na pravom nivou. Neke kapitalne projekte nisu

realizovane prema planu. Budţetske politike, posebno u ovim kategorijama treba da se i

dalje napreduju.

Menadţment treba da ima na stalnom fokusu unapređenje adekvatnih politika i praksa,

da tretira prikazane nedostatke i obezbedi stalni nadzor u realizaciji projekata.

Opis

Mi smo razmatrali izvor budţetskih fondova organizacije, trošenje fondova prema

ekonomskim kategorijama i prikupljene prihode. To je isticano na donjim tabelama.


12

Tabela 1. Izvori budžetskih fondova– izvršenje nad budžetom (u evrima)

Opis Početni budţet

Završni budţet2

2012

Izvršenje

2011

Izvršenje

2010 Izvršenje

Izvori Fondova: 3,894,035 3,971,262 2,873,610 2,931,117 4,406,855

Grant Vlade -Budţet 3,548,438 3,519,290 2,639,989 2,314,137 3,126,025

Prenete sa prethodne godine3 –

- 106,375 - 158,368 129,698

Sopstveni prihodi4 345,597 345,597 233,621 80,854 141,260

Spoljne donacije - - - 377,758 1,009,872

AHV je koristila 72% završnog budţeta što u odnosu na prethodnu godinu kada je ovaj

procenat bio 53%, ove godine je postignuto povećanje performanse.

Završni budţet u odnosu na početnim budţetom je povećan za 77,227€. Ne realizacija

budţeta na očekivanom nivou uglavnom je podstican od zastoja u realizaciji nekoliko

kapitalnih projekata.

U programu za Javne Investicije su obuhvaćeni devet (9) projekata iz prethodne godine i

dva (2) projekata tekuće godine. Projekat “Izgradnja Fabrike za Reciklaţu” u su

finansiranjem sa Evropskom Komisijom nije realizovan u 2012 godini, jer njegova

realizacija još nije počela od strane spoljnog investitora. I fizički progres “Projekata

Bratimljenja IPČ” (Instrument Pre Članstva) nije na očekivanom nivou. Nedostaci u

sprovođenju su evidentni i u nekim projektima započetim pre 2012 godine.

2 Završni Budţet – odobreni budţet od strane Skupštine koja je kontinuirano usklađena od Ministarstva

Finansija 3 Sopstveni prihodi opština koja nisu potrošena u prethodnoj godini preneta u tekućoj godini. 4 Jedan deo planiranih računa i saţetih o Budţetu Kosova u tekućoj godini koja je korišćena od strane entiteta

za finansiranje svog budţeta.


13

Tabela 2. Trošenje fondova prema ekonomskim kategorijama- izvršenje naspram

budžetu (u evrima)


Završni budţet

2012

Izvršenje

2011

Izvršenje

2010 Izvršenje

Troškovi fondova prema ekonomskim kategorijama

3,894,035 3,971,262 2,873,610 2,931,117 4,406,855

Plate i Dnevnice 964,583 945,435 784,421 880,337 852,434

Roba i Usluge 461,452 567,827 359,313 693,111 1,294,547

Komunalije 68,000 68,000 50,459 54,795 63,332

Subvencije - - - - -

Kapitalne Investicije 2,400,000 2,390,000 1,679,417 1,302,874 2,196,542

Budţet za Plate i dnevnice u totalu je smanjen za 19,148€, a za Robu i Usluge povećan za

106,375€. Ovo je uticano od prenošenih prihoda iz prethodne 2011 godine. Završni

budţet za kapitalne investicije u odnosu na početnim je niţi za 10,000€. Pregledanjem

budţeta, projekat Granične Dezinfekcijske Tačke u iznosu od 80,000€, je poništena zbog

zatvaranja ovih tačaka. Iznos od 70,000€ ovog projekta je namenjen za novi projekat

“Izgradnja Fabrike za Reciklažu”.

Tabela 3 Prikupljeni prihodi za budžet Kosova – izvršenje nad budžetom (u evrima)


Završni budţet

2012

Izvršenje

Sopstveni prihodi 3,805,194 3,710,900 3,877,519

Spoljne donacije - 59,087 184,773

Ukupno 3,805,194 3,769,987 4,062,292

Iznos od 3,805,194€ predstavljen u koloni Prijemi 2012, predstavlja godišnje prihode

prikupljene za kosovski budţet. Budţetom 2012 godine, iz fonda sopstvenih prihoda za

potrebe AHV-a je dozvoljeno da se potroše 345,597€.


14

Preporuka

1. Pitanje - Neadekvatno izvršenje Budžeta – Prioritet-važan

Nalaz Godišnji budţet nije realizovan na očekivanom nivou. Posebno ovo se

primećuje kod kapitalnih investicija i robe i usluge.

Ovogodišnji kapitalni projekti i oni u nastavku iz prethodne godine

nisu realizovani u skladu sa budţetskim planom.

Takođe i budţet kategorije robe i usluge je realizovan samo 63% od

planirane vrednosti. Neadekvatno korišćenje budţeta je utican od ne

realizacije kupovina uključene na godišnjem planu nabavke.

Rizik Nepravilno izvršenje budţeta oteţava realizaciju na vreme projekata i

u ovom slučaju i realizaciju planiranih ciljeva organizacije. Ne

izvršenje projekata prema planu uticao da se ne realizuje godišnji

budţet na vreme i na potrebnom nivou.

Preporuka 1 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su izvršene trajne analize i

procene o uzrocima koji utiču na dinamiku realizacije budţeta i da su

preduzete potrebne mere u realizaciji godišnjeg plana. Naročito, fokus

delovanja treba da bude usmeren na kapitalne projekte.

5.3 Zahtevi izveštavanja

Opšti zaključak

AHV, je ispunila sve zakonske zahteve za finansijsko i operativno izveštavanje. Neke od

njih su izveštavane u KP, gde nakon toga konsolidovani izveštaji dostavljeni u MF i

ostalim relevantnim institucijama unutar vremenskih rokova.

Opis

Tokom 2012 godine, AHV je ispunila sledeće zakonske zahteve za spoljno izveštavanje:

Izveštavao pravilno u vezi budţetskih zahteva;

Izdala tromesečni izveštaji, uključujući i devetomesečne finansijske izveštaje na

vreme;

Plan nabavke je pripremljen i dostavljen u CNA, a godišnji izveštaj za javne

potpisivane ugovore je dostavljen u RKJN-u;

Tromesečno izveštavanje za fizički i finansijski progres kapitalnih projekata;


15

Mesečno izveštavanje u MF za dugovanja prema dobavljačima;

Godišnji operacionalni izveštaj;

Izveštaji o unutrašnjim kontrolama, uključujući izveštaj o samo proceni; i

Plan Delovanja za sprovođenje preporuka.

Preporuke


5.4 Prihodi (uključujući sopstvene prihode)

Opšti zaključak o prihodima

AHV, je uspostavila u funkciji adekvatne kontrole u upravljanju prihoda. Njihovo

prikupljanje i upravljanje je izvršeno u skladu sa vaţećim zakonima. Obračuni su bili u

skladu sa određenim tarifama, a isplate su deponovane na sluţbeni račun organizacije.

Ipak je potrebno da menadţment uzima u obzir pronalaţenje alternative da izveštavanje

prihoda iz regionalnih kancelarija i graničnim prelazima u AHV obavlja u razumnom

roku.

Opis

Na osnovu vaţećeg zakonodavstva, AHV ostvaruje prihode od pruţanja usluga i

sluţbenih kontrola u oblasti veterinarskih, fitosanitarnih, sanitarnih inspekcija, itd. Ove

prihode AHV sakuplja u interesu kosovskog Budţeta.

Najveći deo njih je prikupljen od fitosanitarnih i veterinarskih inspekcija. Totalni

prikupljeni prihodi za 2012 godinu su 3,805,193€. Od njih, 345,597€ Budţetskim Zakonom

su posvećene da se potroše od strane AHV-a, od kojih 156,555€ za plate i dnevnice i

189,042€ za robe i usluge.

Tabela br.4 Izvori prihoda (u evrima)

Vrsta prihoda Iznos

Ostale administrativne takse 52,311

Takse za lekarska uverenja 21,410

Prihodi od konfiskacija 50,500

Prihodi od medikamenta 12,323

Sanitarne inspekcije na granici i ruralnim centrima 5,330

Fitosanitarne inspekcije na granici i ruralnim centrima 2,932,633

Veterinarske inspekcije na granici i ruralnim centrima 730,687

Total 3,805,194


16

U okviru ove oblasti mi smo izvršili operativno i finansijsko izvršavanje prihoda od

regionalnih kancelarija i graničnim prelazima, primenu takse, registraciju isplata u ISFUK

i njihovo usklađenosti sa bankarskim izveštajima primljenim od strane Trezora/MF.

Naknade za usluge su bile u skladu sa postavljenim tarifama. Na osnovu bankarskih

izveštaja od Trezora, izvršena je dnevna registracija prihoda u ISFUK u tačnom iznosu i

na adekvatnim ekonomskim kodovima. Usaglašavanje prihoda je izvršeno na redovnim

mesečnim i tromesečnim osnovima sa Trezorom/MF. AHV je pregledao svih opterećenja

i tarife za usluge i sluţbene kontrole, i iste su uključene u relevantnom pravilniku na

snazi.

Regionalne kancelarije i granični prelazi izveštavale o operativnim aktivnostima na

dnevnom osnovu, a finansijske izveštaja zajedno sa fakturama /dostavnicama prihoda

dostavili u Agenciji na mesečnom nivou.

Na osnovu toga, procenjujemo da finansijsko izveštavanje na mesečnom nivou, oteţava

registraciju, verifikaciju i usklađivanju prihoda sa dnevnim bankarskim izveštajima.

Takva izveštavanja treba da budu češća dok se primenjuje jedan finansijski softver on-line

za registraciju prihoda. Ovo bi omogućilo direktan prenos informacija o dnevnim

prihodima realizovanim u graničnim prelazima i u regionalnim kancelarijama. Putem

ovog programa AHV bi osigurala potrebne informacije na vreme.

U vezi ovog, AHV u saradnju sa spoljnim donatorima je bio na procesu instaliranje

jednog finansijskog softvera on-line, koji bi se upotrebio za ovu svrhu. Realizacija ovog

projekta bi eliminisao nedostatke koje su se pojavile. Mi očekujemo da će ova inicijativa

imati konkretne rezultate ne dajući neku preporuku u ovom slučaju.

Takođe, imajući u obzir veliki obim finansijskih transakcija, njihovu registraciju i potrebu

za dnevno usklađivanje prihoda sa bankarskim izveštajima bilo bi potrebno da se u ovom

sektoru povećaju ljudski kapaciteti.

Preporuke

Mi nemamo nijednu preporuku na tom polju.


17

5.5 Troškovi

Opšti zaključak o troškovima

Dalji razvoj kontrola je potreban na nekim oblastima koji su vezani sa troškovima. Pitanje

ne dodele budţeta u adekvatnom kategoriju ostaje nerešena. Kao rezultat toga, AHV-u je

onemogućeno odgovarajuća klasifikacija godišnjih troškova. Uprkos postignutog

progresa, proces planiranja i realizovanja plana nabavke, uključujući i upravljanje

ugovora, je praćen nekim nedostacima.

5.5.1 Upravljanje Nabavke

Opis

AHV, pripremila prethodni i završni plan nabavke. Završnim planom, kupovine za

snabdevanje predviđeno da budu 445,500€, za usluge 526,300€, a za rad 167,042€. Ukupna

vrednost ugovora putem nabavke postigne 757,247€. Za svaki ugovor, menadţment je

imenovao menadţera za nadgledanje sprovođenje ugovora.

Mi smo testirali petnaest (15) aktivnosti nabavke u iznosu od 351,016€. Pored toga, mi

smo izvršili reviziju i isplatama u iznosu od 317,322€.

Revizorske aktivnosti nisu bili u skladu sa vremenskim budţetskim izdvajanjima. Ovo je

izazvao stanje da se budţet ne realizuje na odgovarajućem nivou. Istraţivačke jedinice

nisu pokrenuli na vreme početak ovih aktivnosti. Ne pripremljenje na vreme idejnih

planova za planirane projekte rezultirao da se neki projekti iniciraju sa zakašnjenjem, a

ostale da se ne realizuju uopšte.

Fenomen klasifikacije troškova za robe i usluge u kategoriji kapitalnih investicija traje

nekoliko godina redom. Ovo jer, MF prilikom izrade budţeta namenio budţetske zahteve

za robe i usluge u kategoriji kapitalnih investicija. Reč je o projektima za zaštitu javnog

zdravlja, snabdevanje medicinskim/veterinarskim artiklima, matrikulacija i vakcinisanje

ţivotinja, veterinarske kontrole, dijagnostička istraţivanja i različite laboratorske analize

ţivotinjske hrane.

AHV, pokrenula ovo pitanje u MF odnosno u Komisiju za Budţet i Finanse i traţila da

tokom izrade godišnjeg budţeta, njihove finansijske zahteve namenjuju na

odgovarajućim budţetskim linijama. Uprkos tome, ista situacija i dalje se nastavlja.

U tom smislu, mi nećemo dati vama (AHV) neku preporuku, jer procenimo da

adresiranje ovog pitanja pripada MF-a, tako da se ovaj fenomen tretira prilikom

pripreme i usvojenja godišnjeg budţeta organizacije.


18

Preporuke

2. Pitanje - Ne primena plana upravljanja ugovora (PUU) – Prioritet - ostali

Nalaz U pet (5) slučajeva smo našli da menadţeri koji nadgledaju realizaciju

ugovora nisu primenili Plan Upravljanja Ugovora5 (PUU). Izveštaji o

prijemu radnika, snabdevanja i usluga su pripremljeni ali u nekim

slučajevima predstavljene informacije oko sprovođenja ugovora su

nepotpune.

Rizik Nedostatak PUU-a, oteţava ponudu neophodnih i dovoljnih

informacija za nadgledanje napretka u sprovođenju projekata.

Preporuka 2 Izvršni šef Agencije, treba da obezbedi da menadţeri projekta,

odgovorni za nadgledanje sprovođenja ugovora, izradu plan

upravljanja aktivnosti projekta, i pruţaju dovoljno detalja o napretku

sprovođenja.

3. Pitanje - Obavezivanje sredstava u neadekvatnim ekonomskim kategorijama–

Prioriteti – ostali

Nalaz U dva (2) slučajeva sredstva nisu obavezivana u adekvatnim

ekonomskim kodovima. Priroda potrošnje ne poklapa sa

klasifikacijom u planu računovodstva trezora. Takođe, obavezivanje

sredstava je obavljeno nakon prijema fakture.

Rizik Nepravilna kvalifikacija troškova rezultira na netačne informacije za

vrednost i vrstu troškova. Obavezivanje sredstava sa zakašnjenjem

moţe da rizikuje da organizacija unapred ulazi u obaveze u odsustvu

budţetskih sredstava.

Preporuka 3 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su fondovi obavezani pre

ulaska na obaveze, i tretiranje kupovina se obavlja prema destinaciji i

vrednošću.

5 Prema ZJN-u, zahteva se od ugovorenog autoriteta da izradi jedan plan upravljanja ugovora, uključujući pitanja organizacionih, ekonomskih, tehničkih i zakonskih aspekata. Plan treba da bude usaglašen i potpisivan između ugovorskih stranaka pre početka primene.


19

4. Pitanje - Ne obuhvaćanje potrebnih na tenderskom dosijeu–Prioritet – ostali

Nalaz Kod isplate fakture za “Usluge stavljanja živih životinja u uslovima

karantine”, su uključene usluge koje nisu na tehničkom specifikaciju

tenderske dosije (TD). Reč je o radničkim uslugama na otvaranju i

zatvaranju jame za uništavanje ţivotinja u iznosu od 710€.

Rizik Ne obuhvaćanje svih zahteva u TD, izaziva nejasnost oko planiranih

radova ili usluga na odnosu onih realizovanih.

Preporuka 4 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da su u DT obuhvaćene sve

neophodne usluge kroz koje se namerava da se realizuju postavljeni

ciljevi.

5. Pitanje - Nalog za kupovinu posle prijema fakture i robe – Prioritet – ostali

Nalaz U deset (10) slučajeva nalozi za kupovine su pripremljeni nakon

prijema fakture odnosno nakon prijema robe i usluge.

Rizik Prijem robe i usluge ispred naloga za kupovinu moţe da rezultira da

njihova vrsta, količina i kvalitet ne bude prema realnim potrebama.

Preporuka 5 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da svakoj isporuci za

snabdevanje robom i uslugama prethodi nalog za kupovinu.

5.5.2 Ostali troškovi

Opis

Ostali troškovi su kupovine za koje se ne zahteva S primena procedura nabavki. Ovde se

uključuju troškovi mobilne telefonije, dnevnicama za sluţbeno putovanje, troškovi

reprezentacije, komunalije itd. Od ovih troškova, mi smo izvršili reviziju isplata u iznosu

od 4,831€.

Tokom revizije, stekli smo slučajeve kada su troškovi fiksne telefonije prekoračili

dozvoljene mesečne granice. Kao rezultat ovog, menadţment je preuzeo korektivne

mere. Neopravdani prekoračeni troškovi su se vračali iz plata sluţbenika koji su izazvali.

Preporuka



20

5.5.3 Nadoknade ( plate i dnevnice)

Opis

Na kraju 2012 godine AHV je imala 152 zaposlenih od 175 odobrenih pozicija budţetskim

Zakonom. Bruto godišnji troškovi plata i dnevnice su bile 784,421€, ili 83% budţeta.

AHV, se sastoji od sedam (7) članova Upravnog Odbora i pet (5) članova Naučnog Saveta

koji se plaćaju od budţeta AHV-a. Kompenzacija članova Upravnog Odbora i članova

Naučnog Saveta je regulisana posebnom odlukom izdatu od strane Vlade Republike

Kosova.

Mi smo testirali osamnaest (18) uzoraka u ovoj oblasti, i nismo primetili neki nedostatak

da se ističe. Naša testiranja pokazuju da postoje kontrole u oblasti upravljanja osoblja.

Aktovi imenovanja su primenjeni prema zakonskim zahtevima, isplata plate je u skladu

sa koeficijentima i radnim ugovorima. Dosije osoblja su kompletirane, uz svu potrebu za

bolju sistematizaciju dokumentacije.

Preporuke


5.6 Upravljanje Imovine

Opšti zaključak o imovini

Iako evidentiranje imovine nije obavljeno u registru računovodstva ISFUK-a i ne Exel

formatu, trenutne podatke za imovinu i dalje ne moţe da se smatraju kompletne. AHV

nije uspela da registruje imovinu na elektronskom sistemu upravljanja e-imovina.

Menadţment treba da obezbedi da je povećan nivo evidentiranja i nadgledanja kod

upravljanja imovinom, uključujući i upravljanju sluţbenih vozila. U cilju izbegavanja

trenutnih nedostataka, neophodno je da se preispitaju postojeće kontrole u ovoj oblasti.

5.6.1 Kapitalna i ne kapitalna imovina

Opis

Posebni deo finansijskog upravljanja i kontrole je upravljanje javne imovine. Da bi se

obezbedilo da se imovine upravljaju kako treba, traţi se da organizacija deluje u skladu

sa zahtevima AU UA 21/2009 za upravljanje imovine.


21

Registrovanje kapitalne imovine je izvršeno na registru računovodstva trezora /ISFUK,

čija neto vrednost je bila e 2,981,235€. S druge strane, vrednost ne kapitalne imovine je

bila 470,940€, a vrednost zaliha 233,664€.

Da bi se obezbedilo adekvatno upravljanje imovine, AHV je izradila jedan pravilnik za

upravljanje skladišta. Imajući u vidu posebnu prirodu snabdevanja i usluga, i imenovana

jedna stručna komisija za prijem. Takođe, imenovana je i komisija za inventarizaciju

/fizičko brojanje fiksne imovine i izdat jedan radni izveštaj.

U prvoj fazi revizije mi smo identifikovali nekoliko nedostataka kod registracije i

upravljanje zaliha. Savetovanjem, menadţment je uveo u funkciji dodatne procedure

kontrola. Celokupni potrošni materijal je registrovan na sistemu e-imovina.

Uprkos postizanog napretka, registracija imovine na elektronskom sistemu upravljanja e-

imovina je ispraćen s nekim poteškoćama. Ovo je u početku kao rezultat tehničkih

problema ove aplikacije i zakašnjenja u obučavanje sluţbenika imovine za upotrebu ovog

programa. U nemogućnosti korišćenja ove aplikacije, registracija ne-kapitalne imovine je

obavljena na exel formatu.

Preporuka

6. Pitanje - Imovina nije registrovana u sistemu e-imovina - Prioritet – važan

Nalaz Imovina nije registrovana u elektronskom sistemu upravljanja

imovine e-imovina. Kao rezultat, informacije sa sistema nisu bile

kompletne jer tu nije uključena kupljena imovina tokom godine. Bilo

je slučajeva kada opremi nedostajale identifikacione

oznake/barkodove.

Rizik Ne registrovanje imovine i ne aţuriranje informacija u bazi podataka

sistema e-imovine, oteţava njeno pravilno upravljanje. U ovom

slučaju i postojeće finansijske informacije moţe da ne ispuni zahteve

računovodstva i finansijskog izveštavanja.

Preporuka 6 Izvršni šef Agencije treba da obezbedi da je elektronski sistem

upravljanja imovine postavljen na funkciji i da se evidentira

celokupna ne registrovana imovina. Obratiti paţnju i identifikaciju

imovine sa identifikovanim oznakama /barkodovima.


22

5.7 Tretiranje dugova

Opšti zaključak o tretiranju dugova

AHV, uspela da obezbedi bolje upravljanje dugova u odnosu na prošlu godinu. Ne

isplaćeni dugovi u 2011 godini su bili 46,043€, a ove godine oni su smanjeni na 12,654€.

Trenutna vrednost dugova je razumna i ne smatra se visoka.

Opis

Neizmirene obaveze predstavljene u GFI pripadaju troškovima goriva za grejanje,

prevodu i komunalijama. One očekuju da se izmire u 2013 godinu. Njihovo ne izmirenje

je rezultat prijema fakture u poslednjom mesecu godine.

Preporuke



23

6 Sistem unutrašnje revizije

Opšti zaključak o sistemu unutrašnje revizije

Unutrašnja revizija kao jedna nezavisna i objektivna aktivnost, pomoglo bi organizaciji

na postizanje svojih ciljeva putem sistematskog procenjivanja finansijskog upravljanja i

unutrašnje kontrole.

Pošto AHV nema svoju jedinicu revizije, moţe da se ne pokriva redovno i dovoljno na

ovom aspektu. Ovo zbog činjenice jer jedinica unutrašnje revizije KP-a koja pokriva ovu

agenciju sastoji se samo od jednog sluţbenika. Na osnovu budţetske veličine,

organizacione strukture i delokrug AHV-a, potrebno je da menadţment razmotri opcije i

tretira ovo pitanje.

Opis

Deo organizacione strukture AHV-a je planirano da bude i Jedinica Unutrašnje Revizije,

međutim ova jedinica još nije osnivana. Na odsustvu ove jedinice, AHV je pokrivena od

JUR-a KP-a. Delokrug revizije su bile aktivnosti 2012 godine. Cilj revizije su bile

aktivnosti nabavke, prihodi, sertifikacija isplata i upravljanje imovine. Menadţmentu su

ponuđene informacije i procene o efektivnosti kontrola i finansijskog upravljanja.

Organizaciona struktura JUR-a se organizuje u skladu sa određenim kriterijumima sa

članom 3 UA br. 23/2009, za osnivanje i funkcionisanje JUR-a u javnom sektoru. Kao

kriterijum za osnivanje ove jedinice je finansijsko budţetska veličina, broj zaposlenih, ili

osetljivost aktivnosti organizacije. AHV ispunjava sve ove kriterijume. Prema tome,

imajući u obzir sve ove, menadţment AHV-a u saradnji sa KP-om treba da uzima u obzir

opcije radi obezbeđenja pokrivanje revizije. Ovo moţe da se izvrši na primer sa

povećanjem kapaciteta u KP, osnivanjem JUR-a unutar AHV-a ili ostalim formama.

Unutrašnja revizija kao posebni segment ZUJF-a, nudiće višom menadţmentu

organizacije osiguranje da su rizici procenjeni, i da su upotrebljeni adekvatni sistemi

finansijskog upravljanja i kontrole.

Preporuke



24

7 Opšti zaključak

Naš opšti zaključak odraţava naš pregled kontrola povezane sa GFI, Finansijskim

Upravljanjem i Sistemom Unutrašnje Revizije.

Menadţment AHV-a je uspostavila jednu pogodnu sredinu kontrole i upravljanja.

Redovno je posvećen i angaţovan na adaptaciju i izgradnju jednog adekvatnog okvira

kontrole i finansijskog upravljanja. Ovaj sistem je redovno pregledan radi poboljšanja da

se reflektuju promene u operativnoj sredini. U većini polja su dizajnirani kontrolni

sistemi koji obezbeđuju osnovu za efektivnu i efikasnu upotrebu javnog novca.

Iako AHV operiše u različitim lokacijama, uključujući regionalne kancelarije i granične

prelaze, uspostavila jednu organizacionu strukturu putem kojeg funkcionišu linije

izveštavanja. Postavljeni su potrebni autoriteti i odgovornosti i informisanje i

komunikacija postoje na svim organizacionim nivoima.

Zakonski zahtevi za finansijsko i operativno izveštavanje su ispunjeni unutar vremenskih

rokova. Adresiranje preporuka iz prethodne godine je na zadovoljavajućom nivou. Za

unapređenje operacionalnih radova su izrađene jedan broj pravila.

AHV je izgradila jednu dobru strukturu uprave, međutim prisutnost nekih trenutnih

nedostataka povećava upotrebu da njeni određeni aspekti avanziraju dalje. Ovo jer,

godišnji budţet nije iskorišćen na očekivanom nivou, iako ovogodišnje budţetske politike

izgleda da su efikasnije. Realizacija godišnjeg plana nabavke i upravljanje ugovora

ispraćena nekim nedostacima. Očekivane kontrole nisu funkcionisale kako treba ni kod

upravljanja imovine.

Oblast unutrašnje revizije i dalje je izazov koji prati Agenciju. Ovo pitanje treba da se

tretira zajedno sa KP-om i da se nađe moguća i razumna opcija.

Naš zaključak je da postoji posvećenost menadţmenta za stvaranje efikasnije strukture

kontrola, nadzora i ispunjavanje odgovornosti, kao što se ciljeva dokumentom politika

ZUJFO i procedurama MFK-a.


25

Dodatak I: Preporuke iz prethodne godine

Komponenta

Revizije

Date Preporuke Potpuno

adresirane

preporuke

Preporuke delimično adresirane Ne adresirane

preporuke

4. Realizacija

godišnjeg

budţeta.

Planiranje budţeta na osnovu jedne odrţive procene i u skladu sa potrebama i zahtevima.

Nivo korišćenja budţeta kapitalnih

investicija ove godine je veći.

6.2.2 Troškovi. Da se osniva komisija za prijem robe i

usluge.

Osnovana je

komisija za

prijem.

6.3 Imovina. AHV da izvrši inventarizaciju

imovine na kraju godine.

Izvršena je

inventarizacija

imovine


26

Documents

IZVEŠTAJ REVIZIJE UNUTRAŠNJA KONTROLA I …