Download pdf - humas dalam membangun citra perusahaan fakultas ilmu sosial dan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

HUMAS DALAM MEMBANGUN CITRA PERUSAHAAN

(Studi Deskriptif Kualitatif Peran Humas Kantor Pos Besar Surakarta

dalam Membangun Citra Perusahaan)

SKRIPSI

Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat Guna

Memperoleh Gelar Sarjana di Bidang Sosial pada Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Jurusan Ilmu Komunikasi

oleh :

ULFA WIDYANINGRUM

D1208635

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

PERSETUJUAN

PERAN HUMAS DALAM MEMBANGUN CITRA PERUSAHAAN ( Studi Deskripsi Kualitatif Peran Humas Kantor Pos Besar Surakarta

Dalam Membangun Citra Perusahaan )

Disusun Oleh:

ULFA WIDYANINGRUM

NIM: D1208635

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing I dan Dosen Pembimbing II untuk

diuji dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Skripsi Jurusan Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Pembimbing I

Drs. Adolfo Eko Setyanto, M.Si. NIP : 195806171987021001

Pembimbing II,

Drs. Hamid Arifin, M.Si. NIP : 196005171988031002


commit to user


commit to user

PERSEMBAHAN

Skripsi ini aku persembahkan untuk:

Allah SWT, yang telah memberikan Rahmad dan Ridho- Nya

Ayah dan Ibu yang selalu mendorong dan mendoakanku

Kakak dan Adiku yg selalu mendukungku

Untuk seseorang yang selalu berusaha membantuku

Dan juga sahabat-sahabatku

Trima kasih atas sgala dukungannya, semoga ilmu ini bermanfaat,

Baik dunia maupun akherat


commit to user

MOTTO

v “Allah akan mengangkat (derajat ) orang-orang yang beriman di

antaramu dan orang – orang yang diberi ilmu beberapa derajat”

(Surat Al-Mujadilah : 11)

v “Man sabhara zhafira”, barang siapa yang bersabar pasti

beruntung.

v “Man jada wa jadda”, barang siapa yang bersungguh – sungguh

pasti akan berhasil.


commit to user

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan

rahmat-Nya hingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini, yang

merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Komunikasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dengan bantuan, bimbingan, serta arahan dari berbagai pihak, maka

penulisan skripsi dengan judul : PERAN HUMAS DALAM CITRA

PERUSAHAAN (Studi Deskriptif Kualitatif Peran Humas Kantor Pos Besar

Surakarta dalam Membangun Citra Perusahaan), dapat terselesaikan dengan baik.

Untuk itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku Pembimbing yang dengan sabar

membimbing serta mengarahkan penulis dalam penyusunan skripsi ini.

2. Drs. Hamid Arifin, M.si selaku Pembimbing yang berkenan memberikan

pengarahan, waktu luang serta memberikan berbagai macam masukan

serta kritik yang membangun dalam penyusunan skripsi ini.

3. Drs. Mursito BM, S.U selaku Ketua Panitia sidang skripsi.

4. Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si selaku dosen Penguji dalam sidang skripsi.

5. Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

6. Dra. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph.D selaku ketua Jurusan Ilmu Komunikasi

Fisip UNS

7. Sri Hastjarjo, S.Ss, Ph.D selaku Pembimbing Akademik


commit to user

8. Pihak-pihak dari Kantor Pos Besar Surakarta, yang telah berkenan

memberikan kesempatan untuk mengadakan penelitian, sehingga diperoleh

data yang diperlukan.

9. Seluruh pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah

membantu memberikan motivasi dan sumbangan pemikiran, sehingga

dapat menyelesaikan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari

sempurna, karena keterbatasan penulis dalam berbagai hal. Oleh karena itu saran

dan kritik yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan dari para pembaca.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penulis berharap

semoga skripsi ini dapat bermanfaat serta menambah wawasan bagi pembaca

Surakarta, April 2011

Penulis


commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

Judul ................................................................................................................ i

Lembar Persetujuan ......................................................................................... ii

Lembar Pengesahan ........................................................................................ iii

Lembar Persembahan ...................................................................................... iv

Motto ............................................................................................................... v

Kata Pengantar ................................................................................................ vi

Daftar Isi ......................................................................................................... viii

Daftar Gambar ................................................................................................. xii

Abastrak .......................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN............................................................................. 1

A. Latar Belakang .................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................... 8

C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 8

D. Manfaat Penelitian ............................................................................. 8

E. Tinjauan Pustaka .................................................................................. 9

F. Kerangka Pemikiran ............................................................................ 40

G. Metode Penelitian ............................................................................... 41


commit to user

BAB II DESKRIPSI PT. POS INDONESIA (PERSERO) &

KANTOR POS BESAR SURAKARTA ..................................................... 48

A. ....................................................................................................P

T. Pos Indonesia (Persero) .................................................................. 48

1. ................................................................................................S

ejarah dan Perkembangan PT. Pos Indonesia ............................... 48

2. ................................................................................................K

edudukan Pos dan Giro Indonesia ............................................... 51

3. ................................................................................................T

ujuan didirikannya PT. Pos Indonesia ......................................... 52

4. ................................................................................................T

ugas PT. Pos Indonesia ............................................................... 52

5. ................................................................................................F

ungsi PT. Pos Indonesia .............................................................. 52

6. ................................................................................................V

isi PT. Pos Indonesia .................................................................. 53

7. ................................................................................................M

isi PT. Pos Indonesia ................................................................... 54

8. ................................................................................................S

logan PT. Pos Indonesia .............................................................. 54

9. ................................................................................................L

ambang atau Logo PT. Pos Indonesia ......................................... 54


commit to user

B. Kan

tor Pos Besar Surakarta ................................................................ 56

1. ................................................................................................S

ejarah Perkembangan Kantor Pos Besar Surakarta ...................... 56

2. ................................................................................................L

okasi Kantor Pos Besar Surakarta ............................................... 57

3. ................................................................................................F

asilitas & Sarana Pelayanan ....................................................... 58

4. ................................................................................................P

elayanan di loket ......................................................................... 60

5. ................................................................................................L

ayanan Pos ................................................................................... 61

6. ................................................................................................S

truktur Organisasi ........................................................................ 68

7. ................................................................................................D

eskripsi Tugas Pegawai ............................................................... 68

BAB III PENYAJIAN DATA .................................................................... 75

A. ....................................................................................................K

ondisi Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta ...................... 75

B. ....................................................................................................P

eran Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta ......................... 83


commit to user

C. ....................................................................................................K

egiatan Membangun Citra Kantor Pos Besar Surakarta....................... 121

BAB IV ANALISIS DATA ........................................................................... 124

A. Analisis Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta .................. 124

B. Analisis Peran Public Relations Kantor Pos Besar Surakarta ............ 128

C. Analisis Citra Kantor Pos Besar Surakarta ........................................ 140

BAB V PENUTUP ........................................................................................ 144

A. Kesimpulan ......................................................................................... 144

B. Saran .................................................................................................... 146

DARTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1 Perbandingan penggunaan telepon seluler dengan sura .............. 3

Gambar I.2 Model Pembentukan Citra .......................................................... 35

Gambar 1.3 Skema TeknikAnalisis Interaktif ................................................ 45

Gambar 2.1 Logo PT. Pos Indonesia ............................................................. 53

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) ........................ 77

Gambar 3.2 Kliping koran kegiatan jalan sehat ............................................. 87

Gambar 3.3 Wawancara Kepala Kantor Pos Besar Surakarta ....................... 89

Gambar 3.4 Kumpulan pamphlet ................................................................... 90

Gambar 3.5 Pemasangan spanduk Kantor Pos Besar Surakarta ................... 91

Gambar 3.6 Papan pengumuman Kantor Pos Besar Surakarta ...................... 92

Gambar 3.7 Publikasi bursa filateli ................................................................ 94

Gambar 3.8 Sosialisasi TK Al-Islam 4 Surakarta .......................................... 95

Gambar 3.9 Kunjungan SD Warga Surakarta ................................................ 96

Gambar 3.10 Prangko Prisma Kantor Pos Besar Surakarta ........................... 97

Gambar 3.11 CSR Kantor Pos Besar Surakarta ............................................. 99

Gambar 3.12 Pembukaan gerai Kantor Pos saat Tahun Baru Imlek .............. 102

Gambar 3.13 Kumpulan merchandise ............................................................ 102

Gambar 3.14 Loket Customer Servis ............................................................. 106

Gambar 3.15 Komunitas Merpati Pos saat tampil ......................................... 109


commit to user

Gambar 3.16 Penanda Tanganan Prangko Prisma ......................................... 114

Gambar 3.17 Kepala Kantor Pos Solo, L. Sutadji wawancara dengan

wartawan ....................................................................................................... 117

Gambar 3.18 Kepala Kantor Pos Solo, L. Sutadji saat jumpa

wartawan ........................................................................................................ 118


commit to user

ABSTRAK

Ulfa Widyaningrum, D1208635, PERAN HUMAS DALAM MEMBANGUN CITRA PERUSAHAAN (Studi Deskriptif Kualitatif Peran Humas Kantor Pos Besar Surakarta dalam Membangun Citra Perusahaan), FISIP, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011. Penelitian ini berusaha menggambarkan mengenai bagaimana peran Humas Kantor Pos Besar Surakarta dalam membangun citra perusahaan. Bermula dari berkembang pesatnya teknologi komunikasi seperti (telpon, internet, email, chatting, webcam), membawa dampak ditinggalkanya komunikasi tradisional dan surat menyurat. Hal tersebut mempengaruhi operasional kerja Kantor Pos Besar Surakarta, selaku Badan Usaha di bidang komunikasi distribusi surat. Supaya mampu terus bertahan di era globalisasi dan daya saing tinggi, Kantor Pos Besar Surakarta berusaha meningkatkan pelayanan dalam berbagai bidang usaha dan menggunakan teknologi juga dalam sistem operasionalnya. Peningkatan pelayanan dan pengembangan usaha tersebut memerlukan sosialisasi dan publikasi ke pada masyarakat agar Kantor Pos tetap berada dihati masyarakat. Disinilah peran penting Public Relations sangat diperlukan dalam membangun citra perusahaan. Kerangka pemikiran dalam penelitian ini, mengacu dari teori Public Relations, yaitu Peran Public Relation yang terdiri dari 4 peran: Expert Prescriber (Penasehat Ahli), Facilitator Communication (Komunikasi Fasilitator), Problem Solving Process Fasilitator (Fasilitator Proses Pemecahan Masalah) dan Communication Technician (Teknisi Komunikasi). Proses pengumpulan data ini dilakukan dengan metode wawancara atau interview, observasi atau pengamatan, dan studi pustaka. Teknik penarikan sampel mengguanakan purposive sampling, dengan memilih informan atau narasumber yang dianggap mampu mewakili informasi secara keseluruhan. Pengumpulan data primer sekunder dilakukan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan peran Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta. Data primer dan sekunder yang sudah terkumpul kemudian dianalisa dengan menggunakan metode analisis interaktif. Hasil dari penelitian yang dilakukan adalah dari 4 peran Public Relation yang ada, Kantor Pos Besar Surakarta hanya melakukan 3 peran Public Relation dalam membangun citra perusahaan. Kantor Pos Besar Surakarta melakukan peran Facilitator Communication (Komunikasi Fasilitator) dengan sosialisasi, publikasi, promosi, menggelar events dan memanfaatkan berbagai media massa untuk komunikasi dengan publiknya. Sedangkan dalam peran Problem Solving Process Fasilitator (Fasilitator Proses Pemecahan Masalah), Kantor Pos Besar Surakarta membuka loket customer service, layanan customer service online dan post call 161, dalam membantu menyelesaikan keluhan publiknya. Kemudian dalam peran Communication Technician (Teknisi Komunikasi) Kantor Pos Besar Surakarta, menggunakan metode pendekatan, baik ke karyawan, masyarakat, lingkungan sekitar kantor pos, perusahaan, instansi, komunitas, pemerintah dan juga wartawan, agar terjalin selalu kerja sama yang saling menguntungkan.


commit to user

ABSTRACT

Ulfa Widyaningrum, D1208635, THE ROLE OF PUBLIC RELATIONS IN CORPORATE IMAGE (Qualitative Descriptive Study The Role of Public Relation in Central Post Office Surakarta for Building Image Company), FISIP, University of Sebelas Maret Surakarta, 2011.

The research is to describe how the activities of Public Relations in the Post Office Building Surakarta Company Image. Starting from the rapid growth of communications technology (such as phone calls, internet, email, chatting, webcam), bringing the impact of the abandonment of traditional communication and correspondence. The rapid growth of communications technology given affect the operational work of Surakarta as the Post Office business entities in the distribution of letter.To continue to survive in the era of globalization that have a high competitiveness, Surakarta, Central Post Office trying to improve services in various fields of business and use the technology in its operating system. Service improvement and business development requires dissemination and publication to the community for the Post Office remain in hearts of society. This is where the important role of Public Relations is needed in building the corporate image.

Frame work in this research, Public Relations refers to the theory, namely the role of Public Relation comprised of 4roles: Expert Prescribers , Communication Facilitator, Problem Solving Process Facilitator and Communications Technician

The process of data collection is done by using an interviews, observation, and literature. The sampling technique used purposive sampling, selecting informants or sources that are considered capable of representing in formation as a whole. Primary and secondary data collection conducted to determine how the implementation of the role of Public Relation in the Central Post Office of Surakarta. Primary and secondary data already collected and then analyzed using an interactive analysis.

The results obtained are of the 4 roles of existing Public Relations, Post Office Surakarta only do 3role of public relations in building corporate image. Post Office Surakarta perform the role of Facilitator Communication with dissemination, publicity, promotion, hold events and make use of various mass media for communication with the public. For the role of Problem Solving Process Facilitator, Central Post Office Surakarta opened a customer service counter, customer service online and post service call 161, in helping to resolve public complaints. Later in the role of Communication Technician, Post Office Surakarta, using the method of approach, both to employees, community, neighborhood post offices, companies, institutions, communities, governments, and also journalists, so interactions are always mutually beneficial cooperation.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi saat ini telah menjadi suatu kebutuhan pokok.

Komunikasi selalu dibutuhkan setiap orang dalam kehidupan sehari-hari.

Dengan komunikasi segala hal dapat terselesaikan dengan mudah, cepat

bahkan dapat meraih berbagai keuntungan. Dengan banyaknya manfaat

komunikasi seperti sebagai pembentuk diri, pengungkapan diri atau ekspresi,

digunakan untuk kelangsungan hidup manusia, memupuk hubungan dan

memperoleh kebahagiaan. Manfaat Komunikasi tersebut menjadi pemicu

berkembangnya komunikasi, baik komunikasi intern, antar, maupun secara

berkelompok dan organisasi sebagai faktor penting pendukung keberhasilan

di segala bidang.

Perkembangan komunikasi yang dilakukan banyak pihak untuk

mencapai berbagai tujuan juga harus dibarengi dengan adanya proses

komunikasi yang baik pula. Perkembangan komunikasi ditandai juga dengan

adanya perkembangan tekhnologi komunakasi yang pesat saat ini.

Perkembangan teknologi komunikasi yang pesat, memberikan

banyak pilihan kepada masyarakat dalam menggunakan sarana komunikasi.

Komunikasi melalui telepon seluler dan juga chatting melalui internet secara

tidak langsung menggantikan sarana komunikasi tertulis melalui surat.


commit to user

2

Kondisi ini berdampak pada layanan pos khususnya yang menyangkut surat

menyurat yang semakin kurang populer, karena dianggap layanan dan

pengiriman berita akan lama sampai ke alamat tujuan. Lamanya surat sampai

ketujuan, tentunya salah satu hal yang akan mempengaruhi tingkat

kepercayaan masyarakat terhadap layanan pos.

Adanya perkembangan teknologi tersebut, menyebabkan layanan pos

khususnya surat menyurat menjadi semakin kurang populer. PT. Pos

Indonesia yang layanan utamanya surat menyurat sangat merasakan dampak

dari gejala ini. Masyarakat merupakan pelanggan potensial dimasa datang,

dan diharapkan mampu menjaga keberlangsungan penyelenggaraan jasa

layanan pos. Layanan pos PT. Pos Indonesia difokuskan pada kualitas

pelayaan sehingga mampu terus bertahan dan dapat bersaing dengan

tekhnologi lain.

Dimaksud dengan layanan pos adalah salah satu jasa layanan

komunikasi, yang penyelenggaraannya diatur dalam Undang-undang

Republik Indonesia No.6 Tahun 1984 Tentang Pos. Dalam Bab I Ps 1

menyatakan Pos adalah pelayanan lalulintas suratpos, uang, barang dan

pelayanan jasa lainnya yang ditetapkan oleh Menteri, yang diselenggarakan

oleh Badan yang ditugasi menyelenggarakan pos dan giro dalam hal ini PT.

Pos Indonesia.

Salah satu indikasi beralihnya pola komunikasi dapat dilihat dari

data pertumbuhan surat dan telepon seluler. Data produksi surat PT. Pos

Indonesia tahun 2003 sebanyak 262.178.880 pucuk surat, tahun 2004 naik


commit to user

3

25,38% dari tahun 2003 menjadi sebanyak 328.721.750 pucuk surat namun

tahun 2005 terjadi penurunan produksi (29,75%) dari tahun 2004 menjadi

sebanyak 231.005.570 pucuk surat. Sedangkan data dari Asosiasi

Penyelenggara Telepon Seluler (ATSI) tahun 2007 menyebutkan

pertumbuhan telepon seluler tahun 2003 berjumlah 18.900.000 pengguna,

tahun 2004 naik 53% yaitu sebanyak 290.000.000 pengguna, dan tahun 2005

naik 38% dari tahun 2004 menjadi sebanyak 400.000.000 pengguna. Dengan

naiknya data pengguna seluler dan turunnya produk surat, untuk sementara

ini dapat diartikan, pola komunikasi bergeser dari penyampaian pesan melalui

surat, menjadi komunikasi melalui telepon seluler, atau ada kemungkinan

kecenderungan pemakaian telepon seluler lebih besar. Kedua data tersebut,

yaitu data pengguna seluler dan pengirim surat, tidak mengklasifikasikan usia

pengguna, namun dari pengamatan, di kalangan masyarakat penggunaan

telepon seluler sudah merupakan kebutuhan, sehingga dapat dikatakan

kalangan masyarakat mendominasi penggunaan seluler. Fenomena yang kita

lihat sehari-hari, pengguna telepon seluler, dari kalangan anak-anak sampai

masyarakat sudah menjadi pemandangan umum, dalam lingkup keseharian

maupun sekolah.

Gambar 1.1


commit to user

4

Perbandingan penggunaan telepon seluler dengan surat Sumber : Data produksi surat PT.Pos Indonesia & ATSI (Asosiasi

Penyelenggara Telepon Seluler) Dengan adanya fakta tersebut PT. Pos Indonesia melakukan

perubahan baik dari segi pelayanan, system dan juga ruangan yang

digunakan. Hal ini telah dilakukan dengan meningkatkan pelayanan di bidang

lain yng tidak hanya di bidang pengiriman pos saja, bidang system Kantor

Pos juga menggunakan sistem online, dan juga telah memiliki layanan online

melalui www.posindonesia.co.id diamana pelanggan dapat melihat daftar

biaya pengiriman dan juga melihat daftar kirimannya sudah sampai ditangan

penerima. Selain itu bangunan Kantor Pos yang rata rata merupakan

bangunan peninggalan kolonial Belanda juga sudah banyak dikonversikan ke

dalam bangunan baru agar dapat mengikuti arus globalisasi dan Kantor Pos

dapat mampu bertahan dengan kompetitor lain sebagai perusahaan pelayanan

jasa.

PT. Pos Indonesia terus meningkatkan berbagai fasilitas

pelayanannya di berbagai bidang, dengan meningkatkan pelayanan jasanya

menjadi multi layanan yang disediakan untuk masyarakat umum. Peningkatan

pelayanan tersebut diantaranya adalah :

1. Kiriman International yaitu jasa pengiriman ke dalam negri baik luar negri

yang di harapkan dapat lebih melayani masyarakat umum sehingga

masyarakat dapat kembali menggunakan jasa PT. Pos Indonesia tidak

menggunakan jasa yang didirikan pihak asing seperti DHL, FEDEX yang

sebenarnya jika kita menggunakan jasa pelayanan yang diberikan oleh


commit to user

5

PT. Pos Indonesia berarti kita dapat berbangga dengan jasa layanan yang

dimiliki negara sendiri.

2. Filateli jasa penyedianan barang barang pos, baik prangko, prisma, benda

dan perlengkapan filatelli, philatelic merchandising pos reguler, kartu

ucapan, kartu pos untuk pengiriman dalam atau luar negri maupun

digunakan untuk koleksi.

3. SOPP ( System Online Payment Point ) yaitu dimana pelanggan dapat

melakukan pembayaran berbagai tagihan rekening telpon, internet, flexy,

asuransi, angsuran motor/elektronik, penerimaan pajak, isi ulang pulsa

seluler, pembayaran HP pasca bayar, listrik, kartu kredit, Indovision,

tiket Kereta Api, bahkan juga menabung ke Bank di loket loket yang

disediakan PT. Pos Indonesia.

4. Hybrid Mail yaitu layanan pengiriman surat electronic atau merupakan

jasa penyimpanan surat surat berharga perusahaan.

5. Ritel yaitu tempat pelayanan pos atau Kiospos yang menyediakan produk

pos, formulir, benda pos konsyiyosi dan komoditi ritel (UT, akta

Pertanahan, voucher, materai, kartu share-e) Jasa wartel ticketing,

minimarket. Hal ini digunakan PT. Pos Indonesia sebagai usaha

peningkatan layanan dan juga dalam rangka memperkuat posisi Kiospos

sebagai speciality storen dan business center.


commit to user

6

6. Logistic yaitu layanan penyedia warehousing, inventory management,

tranporting, freight forwarding, real property, rental space, property

development, property management.

PT. Pos Indonesia selain menyediakan layanan yang baru seperti

diatas tetapi juga masih mempertahankan layanan jasanya yaitu Jasa

Keuangan seperti wesel pos yang telah ditingkatkan menjadi Wesel Pos

Instant yaitu sistem pengiriman uang tunai dalam hitungan detik penerima

sudah dapat menerima uangnya, distribusi keuangan, giro pos. Layanan

Pengiriman barang, dan layanan surat menyurat.

PT. Pos Indonesia melakukan berbagai upaya untuk lebih

mengenalkan dan mempermudah layanannya kepada masyarakat , yaitu

menambah titik layanan jasa pos :

1. Program Pos One di pusat-pusat perbelanjaan khususnya mall.

2. Pos Keliling layanan jasa pos yang menggunakan mobile dan

berkeliling ke kecamatan kecamatan

3. SOPP layanan online ini membuka loket loket sendiri di Rumah Sakit

4. KIOSPOS layanan penyedia produk pos (Toko Pos) yang akan di

buka di banyak tempat secara bertahap.

Peningkatan yang dilakukan PT. Pos Indonesia di atas telah

menggeser fungsi Kantor Pos yang semula hanya untuk tempat pengiriman

surat saja menjadi berkembang mengikuti perkembangan teknologi dan


commit to user

7

memiliki multifungsi. Maka dari itu perubahan yang dilakukan oleh Kantor

Pos memerlukan sosialisasi yang harus disebarkan kepada masyarakat, agar

masyarakat dapat mengetahui dan dapat menggunakan sarana jasa yang telah

disediakan oleh Kantor Pos dengan optimal. Dalam membangun citra yang

telah berubah tersebut merupakan tugas dari Bidang Humas (Publik

Relation), sebab humas merupakan bagian yang berhubungan dan

menjembatani antara perusahaan dengan masyarakat, sehingga humas sangat

berperan dalam perubahan dan pemberian informasi kepada masyarakat

dalam membangun citra yang positif perusahaan dalam rangka peralihan

fungsi tersebut.

Bukti dari keberhasilan yang telah dicapai oleh bidang humas kantor

pos tersebut, hingga saat ini Kantor Pos masih menjadi pilihan masyarakat

yang dapat diandalkan. Kantor Pos mampu membuktikan dengan perubahan

fungsi yang telah dilakukan dapat bersaing di dunia usaha dengan

memanfaatkan perkembangan teknologi. Selain itu keunggulan kantor pos

yaitu, memiliki banyak kantor cabang hampir di seluruh indonesia hingga

tingkat kecamatan, mampu menarik perhatian masyarakat untuk

menggunakan jasa layanan Kantor Pos karena lebih dekat, mudah dan cepat.

Hingga tertuang dalam slogan andalannya yaitu “Lebih Dekat, Lebih Mudah,

Lebih Cepat”.

Kantor Pos Besar Surakarta yang merupakan Kantor Pos yang telah

mengikuti seluruh peralihan fungsi dan telah melakukan banyak perubahan

disegala aspek layananannya. Humas Kantor Pos Besar Surakarta telah


commit to user

8

mampu membangun citra kantor baru dihati masyarakat dengan berbagai

kegiatan yang dilakukan, salah satunya kegiatan yang menarik adalah

“Customer Day” yaitu memberikan informasi langsung kepada masyarakat

tentang layanan Kantor Pos Surakarta yang dapat dimanfaatkan oleh

masyarakat. Dengan menyebarkan pamflet, penjelasan ke rumah- rumah, dan

sekolah- sekolah. Selain itu melalui kegiatan Pos Keliling yang rutin

dilakukan hingga daerah- daerah diharapkan mampu memberikan informasi

kepada masyarakat tentang semua akses yang dapat dilayani oleh Kantor Pos.

Berbagai kegiatan yang dilakukan tersebut, mendorong

keberhasilan membangun citra baru yang telah dilakukan Kantor Pos hingga

saat ini, apalagi persaingan dunia usaha yang ketat dan dibarengi kemajuan

teknologi yang semakin pesat menarik hati peneliti untuk meneliti dengan

menggambarkan dan memaparkan pelaksanaan kegiatan humas Kantor Pos

Besar Surakarta dalam perananya membangun citra perusahaan terkait

dengan pergeseran fungsi PT. Pos Indonesia.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah seperti yang telah dipaparkan

dimuka, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

“Bagaimanakah Peran Humas Kantor Pos Besar Surakarta dalam

membangun citra perusahaan terkait pergeseran fungsi PT. Pos Indonesia,

dari penyedia layanan distribusi pos menjadi penyedia multi layanan

(financial service) ?


commit to user

9

C. TUJUAN PENELITIAN

Tujuan yang ingin dicapai oleh peneliti adalah untuk mengetahui

peran humas Kantor Pos Besar Surakarta dalam membangun citra perusahaan

terkait pergeseran fungsi PT. Pos Indonesia, yaitu dari layanan distribusi pos

(layanan pengiriman surat menyurat dan barang) menjadi penyedia multi

layanan (jasa keuangan, layanan bisnis, transaksi pembayaran).

D. MANFAAT PENELITIAN

Dari hasil penelitian diharapkan diperoleh manfaat sebagai berikut ;

a. Dapat menyumbang pengetahuan dan pemikiran yang

bermanfaat di bidang ilmu komunikasi khususnya di bidang

Humas (Public Relation)

b. Dapat digunakan sebagai sarana bagi penulis untuk memperluas

wawasan mengenai ilmu komunikasi khususnya di bidang

Humas (Public Relation)

c. Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat digunakan untuk

menambah masukan bagi perusahaan dalam menentukan

kebijaksanaan program – program bidang Humas (Public

Relation) dimasa yang akan datang.

E. TINJAUAN PUSTAKA

1. Definisi Komunikasi


commit to user

10

Komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin communis

yang artinya sama dengan common, communico, communicatio, atau

communicare yang berarti membuat “sama”. Istilah pertama communis

adalah istilah paling sering disebut asal usul komunikasi. Komunikasi

menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna atau suatu pesan dianut

secara sama. Maka Komunikasi adalah interaksi antara dua makhluk hidup

atau lebih, sehingga para peserta komunikasi ini mungkin termasuk hewan,

tanaman dan bahkan jin (Mulyana, 2005:41-42).

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seseorang

individu (komunikator) kepada individu lain (komunikan). Komunikasi

adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang

mengatur lingkungannya dengan (1) membangun hubungan antar sesama

manusia; (2) melaliu pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap

dan tingkah laku orang lain; (4) serta mengubah sikap dan tingkah laku

orang lain; (4) serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku (Pareno,

2002:3).

Adapun cara yang tepat untuk mengerti tentang komunikasi adalah

dengan menjawab 5 W + 1 H (Who, What, Which, Whom, What Effect,

How). Hal ini dapat diartikan dalam unsur dasar komunikasi : (Pareno,

2002:3)

1. Siapa yang mengatakan ? (komunikator, pengirim, sumber)

2. Apa yang disampaikan ? (pesan, ide, gagasan)

3. Dengan saluran mana ? (media atau sarana penunjang)


commit to user

11

4. Kepada siapa ? (komunikan atau penerima)

5. Apa dampaknya ? (efek atau hasil komunikasi)

6. Bagaimana proses komunikasinya? (hasil proses komunikasi)

Dari unsur-unsur komunikasi di atas dapat diartikan bahwa

komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator

berupa ide, gagasan kepada komunikan dengan menggunakan media

sebagai pendukung dan menghasilkan dampak-dampak tertentu.

Berelson dan Steiner (1964) memfokuskan pada unsur penyampaian

bila mereka memberikan definisi komunikasi sebagai berikut:

“penyampaian informasi, ide, emosi, ketrampilan, dan seterusnya, melalui

penggunaaan simbol-kata, gambar, angka, grafik, dan lain-lain” (Rakhmat,

1978:10).

Pengertian yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam

karyanya, The Structure and Function of Communication in Society.

Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan

komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says

What In Which Channel To Whom With What Effect? bahwa komunikasi

meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan, yaitu:

1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)

2. Pesan (mengatakan apa?)

3. Media (melalui saluran/ channel/media apa?)

4. Komunikan (kepada siapa?)

5. Efek (dengan dampak/efek apa?).


commit to user

12

Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana

proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan

dan menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak

penerima yang menimbulkan efek tertentu (Effendy, 1994:10).

Deddy Mulyana mengkategorikan definisi-definisi tentang

komunikasi dalam tiga konseptual yaitu: (Mulyana, 2005:61-69)

1. Komunikasi sebagai tindakan satu arah.

Suatu pemahaman komunikasi sebagai penyampaian pesan searah

dari seseorang (atau lembaga) kepada seseorang (sekelompok orang)

lainnya, baik secara langsung (tatap muka) ataupun melalui media, seperti

surat (selebaran), surat kabar, majalah, radio, atau televisi. Pemahaman

komunikasi sebagai proses searah sebenarnya kurang sesuai bila

diterapkan pada komunikasi tatapmuka, namun tidak terlalu keliru bila

diterapkan pada komunikasi publik (pidato) yang tidak melibatkan tanya

jawab.

Beberapa definisi komunikasi dalam konseptual tindakan satu arah:

a. Everet M. Rogers: komunikasi adalah proses dimana suatu ide

dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan

maksud untuk mengubah tingkah laku.

b. Gerald R. Miller: komunikasi terjadi ketika suatu sumber

menyampaikan suatu pesan kepada penerima dengan niat yang

disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima.


commit to user

13

c. Carld R. Miller: komunikasi adalah proses yang memungkinkan

seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya

lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain

(komunkate).

d. Theodore M. Newcomb: Setiap tindakan komunikasi dipandang

sebagai suatu transmisi informasi terdiri dari rangsangan yang

diskriminatif, dari sumber kepada penerima.

2. Komunikasi sebagai interaksi.

Pandangan ini menyetarakan komunikasi dengan suatu proses sebab-

akibat atau aksi-reaksi, yang arahnya bergantian. Seseorang

menyampaikan pesan, baik verbal atau nonverbal, seorang penerima

bereaksi dengan memberi jawaban verbal atau nonverbal, kemudian orang

pertama bereaksi lagi setelah menerima respon atau umpan balik dari

orang kedua, dan begitu seterusnya.

Contoh definisi komunikasi dalam konsep ini, komunikasi adalah

bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain,

sengaja atau tidak sengaja dan tidak terbatas pada bentuk pada bentuk

komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni ,

dan teknologi.

3. Komunikasi sebagai transaksi.

Pandangan ini menyatakan bahwa komunikasi adalah proses yang

dinamis yang secara sinambungan mengubah phak-pihak yang

berkomunikasi. Berdasrkan pandangan ini, maka orang-orang yang


commit to user

14

berkomunikasi dianggap sebagai komunikator yang secara aktif

mengirimkan dan menafsirkan pesan. Setiap saat mereka bertukar pesan

verbal dan atau pesan nonverbal.

Beberapa definisi yang sesuai dengan konsep transaksi:

a. Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss: Komunikasi adalah proses

pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.

b. Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson: Komunikasi adalah proses

memahami danberbagi makna.

c. William I. Gordon : Komunikasi adalah suatu transaksi dinamis yang

melibatkan gagasan dan perasaan.

d. Donald Byker dan Loren J. Anderson: Komunikasi adalah berbagi

informasi antara dua orang atau lebih.

William I. Gorden mengkategorikan fungsi komunikasi menjadi

empat, yaitu: (Mulyana, 2005:5-30)

1. Sebagai komunikasi sosial

Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya

mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun

konsep diri kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk

memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan,

antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk

hubungan hubungan orang lain.


commit to user

15

Pembentukan konsep diri. Konsep diri adalah pandangan kita

mengenai diri kita, dan itu hanya bisa kita peroleh lewat informasi

yang diberikan orang lain kepada kita.

a. Pernyataan eksistensi diri

Orang berkomunikasi untuk menunjukkan dirinya eksis. Inilah

yang disebut aktualisasi diri atau lebih tepat lagi pernyataan

eksistensi diri.

b. Untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan

memperoleh kebahagiaan.

Sejak lahir, kita tidak dapat hidup sendiri untuk mempertahankan

hidup. Komunikasi akan sangat dibutuhkan untuk memperoleh

dan memberi informasi yang dibutuhkan, untuk membujuk atau

mempengaruhi orang lain, mempertimbangkan solusi alternatif

atas masalah kemudian mengambil keputusan, dan tujuan-tujuan

sosial serta hiburan.

2. Sebagai komunikasi ekspresif

Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan perasaan-perasaan

(emosi) kita. Perasaan sayang, peduli, rindu, simpati, gembira, sedih,

takut, prihatin, marah dan benci dapat disampaikan lewat kata-kata,

namun bisa disampaikan secara lebih ekpresif lewat perilaku

nonverbal.

3. Sebagai komunikasi ritual


commit to user

16

Suatu komunitas sering melakukan upacara-upacara berlainan

sepanjang tahun dan sepanjang hidup, yang disebut para antropolog

sebaga rites of passage, mulai dari upacara kelahiran, sunatan, ulang

tahun, pertunangan, siraman, pernikahan, dan lain-lain.

4. Sebagai komunikasi instrumental

Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum, yaitu:

menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap,

menggerakkan tindakan, dan juga menghibur.

Berkenaan dengan fungsi komunikasi ini, terdapat beberapa

pendapat dari para ilmuwan yang bila dicermati saling melengkapi. Misal

pendapat Onong Effendy, ia berpendapat fungsi komunikasi adalah

menyampaikan informasi, mendidik, menghibur, dan mempengaruhi.

Sedangkan Harold D Lasswell memaparkan fungsi komunikasi sebagai

berikut: (Effendy, 1994:27)

1. (The surveillance of the environment) Penjajagan/pengawasan lingkungan

yakni penyingkapan ancaman dan kesempatan yang mempengaruhi

nilai masyarakat.

2. (The correlation of the parts of society in responding to the environment)

Menghubungkan bagian-bagian yang terpisahkan dari masyarakat untuk

menanggapi lingkungannya.

3. (The transmission of the social heritage from one generation to the next)

Menurunkan warisan sosial dari generasi ke generasi berikutnya.


commit to user

17

Dari berbagai hal mengenai definisi komunikasi di atas, salah satu

kegiatan komunikasi dalam organisasi yaitu kegiatan Humas (Publik

Relation). Kegiatan Humas merupakan aktivitas penyelenggaraan

penyampaian pesan melalui kumunikasi dua arah timbal balik, antara

lembaga atau organisasi yang diwakilinya dengan publik sasaranya untuk

mencapai tujuan tertentu.

Adapun segi komunikasi dalam sebuah organisasi dapat dilihat 2

bentuk yaitu komunikasi antar manajemen dan komunikasi antar karyawan.

Dengan kata lain terdapat dua unsur peranan komunikasi dalam suatu

organisasi, yaitu pertama; unsur komunikasi manajemen (manajemen

communication) atau sering disebut juga komunikasi organisasional

(organizational communication) dan unsur kedua adalah kokmunikasi antar

manusia (human relations communication).

Dengan adanya dua unsur peranan komunikasi dalam organisasi,

George R. Terry dalam bukunya, P, (6th edition, 1972, Richard D Irving Inc.

Georgetown) menjelaskan, bahwa secara garis besar terdapat 5 (lima) bentuk

komunikasi dalam manajemen yaitu ; (Ruslan, 2007:10 – 11)

a. Komunikasi formal, biasanya adalah bentuk komunikasi dalam jalur

organisasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu

melalui instruksi instruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan

prosedur secara fungsional yang berlaku. Juga memiliki arus

komunikasi atasan ke bawahan atau sebaliknya.


commit to user

18

b. Komunikasi non- formal, yaitu bentuk komunikasi yang secara

fungsional berada di luar komunikasi formal.

c. Komunikasi informal. Komunikasi yang lebih berhubungan antara

sesama manusia, biasanya digunakan bagian personalia ketika

menghadapi suatu masalah dengan karyawan.

d. Komunikasi teknis, komunikasi ini lebih bersifat teknis, hanya

dimengerti oleh para ahli yang bekerja pa bidang tertentu. Misalnya

para arsitek, teknil mesin, teknik industri dan lain sebagainya.

e. Komunikasi prosedural, bentuk komunikasi ini lebih dekat dengan

komunikasi formal. Komunikasi ini biasanya tertuang dalam bentuk

bentuk peraturan, ketentuan tertulis yang telah ditetapkan dan

disepakati.

Bila dikaitkan dengan PR/Humas peran komunikasi sangat penting

dalam penyampaian pesan (messages) demi tercapainya tujuan dan pengertian

bersama dengan publik, khalayak sasaranya. Newson and Sifried, (1981)

mengungkapkan pentingnya peranan komunikasi dalam kegiatan PR/Humas,

”Akhirnya yang terpenting dari semua, seorang pejabat humas haruslah

seseorang yang ahli dalam aspek komunikasi ( Ruslan, 2007:82).

Unsur – unsur pokok dalam proses berkomunikasi, yaitu :

· Source, yaitu individu atau pejabat Humas yang berinisiatif sebagai

sumber atau untuk menyampaikan pesan-pesannya.

· Message, suatu gagasan, dan ide berupa pesan, informasi,

pengetahuan, ajakan, bujukan atau ungkapan bersifat pendidikan,


commit to user

19

emosi dan lain sebagainya yang akan disampaikan komunikator

kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan).

· Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh

komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada

khalayak.

· Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-

pesan tersebut. Dapat berakibat positif maupun negative dari

tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut

(Ruslan, 2007 : 83).

Peran PR/Humas dalam konteks ilmu komunikasi sebagai suatu

metode dan teknik komunikasi atau lembaga yang berperan sebagai

penunjang manajemen, aktivitas organisasi dan demi tercapainya tujuan

bersama dalam suatu organisasi.

PR/Humas merupakan mediator yang berada antara pemimpin

organisasi dengan publiknya, baik dalam upaya membina hubungan

masyarakat internal maupun eksternal. Publik juga memiliki hak untuk

mengetahui rencana kebijaksanaan, aktivitas, program kerja dan rencana-

rencana usaha suatu organisasi/perusahaan berdasarkan keadaan, harapan-

harapan, dan sesuai dengan keinginan publik sasaranya.

2. Definisi Public Relation

Public Relation merupakan kegiatan komunikasi yang melibatkan

seluruh anggotan organisasi untuk menciptakan citra yang baik di mata

public yang dapat mendukung tercapainya tujuan oraganisasi. Hal ini


commit to user

20

seperti yang diungkapkan oleh F.Rachmadi (Rachmadi, 1997:7) bahwa

Public Relations adalah penyelenggara komunikasi timbal balik antara

suatu lembaga dengan publik yang mempengaruhi sukses tidaknya

lembaga tersebut.

Berbagai definisi kehumasan memiliki redaksi yang saling

berbedakan tetapi prinsip dan pengertiannya sama. Sebagai acuan, salah

satu definisi Humas/PR, yang di ambil dari The British Institute of Public

Relations, berbunyi: (Ruslan, 2007:16)

a. “Public Relations activity is management of communications between

an organization and its public”.

(Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara

organisasi dan publiknya)

b. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to

establish and maintain mutual understanding between an organization

and its public”.

(Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan

mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian

antara organisasi dan publiknya)

Terdapat banyak sekali definisi mengenai Publik Relation. menurut

Cutlip adalah: ”Public Relations is management functions that establish

and maintains mutually beneficial relationship between an or ganizations

and publics whom is success or failure depends”

(Humas adalah fungsi manajemen yang membangun dan membina


commit to user

21

hubungan yang saling menguntungkan antara suatu organisasi dengan

publiknya, dimana kesuksesan atau pun kegagalan tergantung kepadanya)

(Cutlip, Center & Brown, 1999:6).

Publik Relation sangat penting untuk kemajuan perusahaan, namun

tidak jarang devisi Publik Relation tidak ada di dalam struktur organisasi.

Di Indonesia hanya perusahaan-perusahaan besar berskala nasional yang

sudah memiliki devisi Publik Relation. Untuk perusahaan berskala lokal,

kegiatan Publik Relation dilaksanakan oleh devisi lain yang tanpa disadari

devisi tersebut sudah melakukan kegiatan tersebut. hal ini disebabkan

karena Publik Relation sebagai fungsi komunikasi mempunyai dua

pengertian :

a. Publik Relation sebagai “method of communication”, merupakan

rangkaian kegiatan komunikasi yang mempunyai cirri khas sebagai

berikut:

1) Komunikasi yang dilaksanakan berlangsung 2 arah secara

timbal balik.

2) Kegiatan yang dilakukan terdiri dari penyebaran informasi,

pelaksanaan persuasi dan pengkajian opini publik.

3) Tujuan yang ingin dicapai adalah tujuan perusahaan itu sendiri.

4) Sasaran yang dituju adalah publik di dalam dan publik di luar

organisasi.

5) Efek yang diharapkan adalah terjadinya hubungan yang

harmonis antara organisasi dengan publik.


commit to user

22

b. Publik Relation sebagai ”state of being” merupakan perwujudan

kegiatan berkomunikasi sehingga melembaga. Perwujudan kegiatan

komunikasi yang dilembagakan dalam bentuk biro, bagian khusus

yang menangani fungsi Publik Relation (Effendy, 1993:94-96).

Perusahan yang mengaplikasikan Publik Relation sebagai method of

communication dalam manajemen kerja berarti tidak membentuk devisi

khusus Publik Relation. Secara terselubung kegiatan Publik Relation

dilaksanakan divisi lain yang sudah mendapatkan kewenangan dari

pimpinan. Hubungan fungsional antara Publik Relation dengan organisasi

ialah bahwa sebagai metode komunikasi, dimana Publik Relation

mengefektifkan dan mengefisiansikan upaya pencapaian tujuan organisasi.

Apabila seorang manajer atau pimpinan perusahaan atau devisi apapun

dari suatu perusahaan melaksanakan kegiatan dengan cirri-ciri diatas,

berarti dia telah melaksanakan fungsi Publik Relation yang sebenarnya.

Meskipun ada perbedaan penekanan pada unsur – unsur pokok

dalam setiap definisi Public Relation, namun secara umum pada Public

Relation melekat dua aspek yang hakiki yang tidak bisa tidak ada. Apabila

tidak ada kedua aspek tersebut maka nama lembaga atau nama kegiatan

tersebut bukanlah Public Relation. Kedua aspek tersebut adalah sebagai

berikut ; (Effendy, 1993:110)

1. Sasaran Public Relations adalah publik internal dan publik eksternal

2. Kegiatan Public Relation adalah komunikasi dua arah timbal balik


commit to user

23

Pada dasarnya tujuan Public Ralation sebuah organisasi adalah

mengembangkan goodwill atau itikad baik dan menciptakan kerjasama

berdasarkan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik. Artinya

bahwa tujuan dari Public Relations adalah untuk menciptakan, membina,

dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau

organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak melalui jalan

komunikasi yang baik dan puas secara timbal balik.

Ada beberapa point penting mengenai Public Relations (Rumanti,

2002:1)

1. Kesuksesan Public Relations terletak pada apakah organisasi dan

produk atau jasanya diakui dan diterima oleh publik.

2. Public Relations secara terus menerus mengadakan komunikasi atau

dialog dengan publik eksternal ataupun publik internal.

3. Public Relations merupakan instrumen dalam manajemen yang

secara kontinu memberikan informasi kepada kelompok publik

terkait.

4. Informasi mengenai peraturan organisasi dan tanggungjawab

terhadap apa yang dilakukan organisasi.

5. Public Relations merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan

pada analisis terhadap pengaruh yang kuat dari lingkungannya. Apa

efek dan dampaknya terhadap publik internal atau eksternal,

peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang nyata untuk

direalisasikan demi keuntungan kedua belah pihak.


commit to user

24

Dari berbagai definisi yang telah dikemukakan Menurut Edward L.

Bernay, dalam bukunya Public Relations (1952, University of Oklahoma

Press), terdapat 3 fungsi utama Humas, yaitu: (Ruslan, 2007:17)

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat

secara langsung

3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan masyarakta

atau sebaliknya

Dari pemaparan definisi dan fungsi Public Relations tersebut di atas,

dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa ciri khas proses dan fungsi

manajemen Humas (Public Relations Managemen) adalah sebagai berikut:

(Ruslan, 2007:18-19)

- Menunjukan kegiatan tertentu (action)

- Kegiatan yang jelas (activities)

- Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different)

- Terdapat suatu kepentingan tertentu (important)

- Adanya kepentingan bersama (common interst)

- Terdapat komunikasi dua arah timbale balik (reciprocal two ways

traffic communication)

Public Relation juga sangat bekaitan dengan media/ alat yang

digunakan untuk menyampaikan, menghubungkan, dan menjadi

perantara antara organisasi dan publiknya. Media PR harus disusun,

direncanakan dan saling memberikan keuntungan antara organisasi


commit to user

25

dengan jurnalis. Hubungan yang saling menguntungkan tersebut akan

mempermudah PR dalam membangun kepercayaan public, meningkatkan

citra organisasi dan menarik simpati dari publiknya. Seperti kutipan dari

salah satu jurnal international dalam PRSA (Public Relation Society Of

America) “Media relations can be defined as the systematic, planned,

purposeful and mutually beneficially relationship between journalists in

the mass media and public relations practitioners. Its goal is to establish

trust, understanding and respect between the two groups” (Supa dan

Zoch, 2009:4)

3. Peranan, Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Humas

Peranan Public Relations dalam suatu organisasi dapat dibagi empat

kategori Dozier&Broom : (Ruslan, 2007:20-21)

1. Penasehat Ahli (Expert prescriber) Seorang praktisi pakar Public

Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat

membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan

dengan publiknya (Public Relationship). Artinya, pihak manajemen

bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah

disarankan atau usulan dari pakar PR (expert prescriber) tersebut

dalam memecahkan dan mengatasi persoalan Public Relations yang

tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.

2. Fasilitator Komunikasi (Communication fasilitator) Dalam hal ini,

praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk


commit to user

26

membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang

diinginkan dan diharapkan oleh publiknya.

3. Fasilitator Proses pemecahan Masalah (Problem solving process

fasilitator) Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan

Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajmen. Hal ini

dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai

penasihat (adviser) hingga mengambil tindak eksekusi (keputusan)

dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara

rasional dan professional.

4. Teknisi Komunikasi (Communication technician) Peranan

communication technician ini menjadikan praktisi PR sebagai

journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis

komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in

organization. Secara teknis komunikasi, baik arus maupun media

komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan

akan berbeda bawahan ke tingkat atasan. Hal yang sama juga berlaku

pada arus dan media komunikasi antara satu level, misalnya

komunikasi antar karyawan satu departemen dengan lainnya (employee

relations and communication media model).

Ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara

lain meliputi aktivitas: (Ruslan, 2007:23)

a. Membina hubungan ke dalam (Public internal)


commit to user

27

Public internal adalah public yang menjadi bagian di

unit/badan/perusahaan atau organisasi. Seorang PR harus mampu

mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran

negative di dalam masyarakat, sebeluim kebijakan itu dijalankan oleh

organisasi.

b. Membina hubungan keluar (Public eksternal)

c. Public eksternal adalah public umum (masyarakat). Mengusahakan

tumbuhnya sikap dan gambaran public yang positif terhadap lembaga

yang diwakilinya.

Dengan demikian, seperti yang dijelaskan di atas, peran Humas/PR

tersebut bersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking),

dan keluar (outward looking). Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan

sasaran PR, adalah : (Ruslan, 2007:23-24)

a. Membangun Identitas dan Citra Perusahaan (Building copporate

identity and image).

- Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang postif

- Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan

berbagai pihak

b. Menghadapi krisis (Facing of Crisis)

- Menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi

dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of image

yang bertugas memperbaiki lost of image and dmage

c. Mempromosikan Aspek kemasyarakatan (Promotion public couses)


commit to user

28

- Mempromosikan yang menyangkut kepentingan public

- Mendukung kegiatan kampanye social anti merokok serta

menghindari obat-obatan terlarang, dan sebagainya.

Tugas - tugas pokok Public Relations: (Rumanti, 2002:39-42)

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian

informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada

publik, supaya public mempunyai pengertian yang benar tentang

organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat

umum masyarakat. Contoh : kritik atau saran masyarakat di surat

kabar yang perlu ditindak lanjuti untuk dapat membentuk dan

mempertahankan citra perusahaan yang baik.

3. Memperbaiki citra organisasi. Bagi Public Relations menyadari citra

yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi,

publikasi, tetapi terletak pada bagaimana organisasi bisa

mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan,

mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu

terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi.

4. Tanggung jawab sosial Public Relations merupakan instrumen

perusahaan untuk memberikan pertanggung jawaban secara jujur dan

terbuka kepada publik maupun pers mengenai informasi yang telah

disampaikan.


commit to user

29

5. Komunikasi. Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang

khusus yaitu komunikasi timbal balik yang mengharapkan adanya

respon atau tanggapan dari publik.

Sementara Astrid S. Sutanto mengutip pendapat Cutlip & Center

menyatakan tugas PR/Humas perusahaan adalah sebagai berikut:

(Kusunastuti, 2002:26)

1. Mendidik melalui kegiatan nonprofit suatu publik untuk

menggunakan barang/jasa instansinya.

2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instasi

dengan publiknya.

3. Meningkatkan penjualan barang/jasa.

4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan

kegiatan masyarakat sehari-hari.

5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat

akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.

6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis

dari pesaing perusahaan oleh konsumen.

Fungsi PR mengalami evolusi dari masa ke masa, mulai dari agen

pers (Press Agentry), publisitas (publicity), dan konsultasi (counselling)

Sedang menurut Edward L. Bernay, dalam bukunya “Public Relations

University of Oklahoma Press, menjelaskan bahwa PR mempunyai tiga

fungsi utama, yaitu: (Suci, 2009:11)


commit to user

30

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan

masyarakat secara langsung

3. Berupaya mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu

badan/lembaga dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau

sebaliknya.

Fungsi PR dalam perusahaan dapat dijabarkan lagi sebagai berikut:

(Suci, 2009:11 - 12)

1. Counseling, konsultasi untuk para karyawan dan pihak manajemen.

2. Research, melakukan riset untuk mengevaluasi fungsi, tugas, dan peran

yang selama ini telah dilakukan.

3. Media relations, membina hubungan dengan para wartawan dari

berbagai media.

4. Publicity, melakukan publikasi untuk setiap acara atau kegiatan yang

dilaksanak an oleh PR.

5. Employee relations, melakukan hubungan dengan semua karyawan

perusahaan.

6. Community relations, membina hubungan dengan masyarakat di

sekitar perusahaan.

7. Public affair, membina hubungan baik dengan semua publik

perusahaan, baik internal maupun eksternal.

8. Government affair, membina hubungan baik dengan politis dan

birokrat.


commit to user

31

9. Issues management, melakukan manajemen isu, baik kecil maupun

besar.

10. Financial relations, membina hubungan baik dengan pemegang saham

dan para donator.

11. Industry relationts, membina hubungan baik dengan industry yang

berhubungan dengan perusahaan.

12. Development/ found rising, melakukan pengembangan atau

peningkatan yang dirasakan perlu bagi kemajuan perusahaan.

13. Multicultural relations/work diversit, membina hubungan baik dengan

setiap kelompok karyawan yang ada di perusahaan.

14. Special event, mengorganisir segala sesuatu yang berhubungan dengan

acara atau kegiatan yang ak an dilaksanakan oleh perusahaan.

15. Marketing communications, melakukan komunikasi pemasaran.

Fungsi PR dalam marketing memiliki ikatan yang kuat. Menurut

Philip Kotler dalam Harvard Business Review, Public Relations

merupakan bagian dalam “mega marketing”. PR merupakan salah satu

unsur dari marketing mix bersama-sama dengan 4p’s lainnya dan Power.

Dalam beberapa hal, pekerjaan PR memang tumpang tindih dengan

pekerjaan marketing (Kasali, 1994:11).

Public relations juga berbeda dengan pemasaran dalam hal

membangun kepercayaan publik terhadap organisasinya seperti kutipan

dari PRSA (Public Relation Society of America) “Public relations

scholars express such strong interest in the concept of trust because of its


commit to user

32

influence on relationships (Oyer, 2010:5). Publik Relations secara ilmiah

mengekspresikan sebuah ketertarikan terhadap sebuah kepercayaan (citra

yang baik) karena akan berpengaruh terhadap hubungan PR dengan

publiknya

Dalam berberapa tahun terakhir, pemasaran lebih personal berkat

kemudahan teknologi atau media baru yang secara cepat menjangkau

konsumen massal. Pada sisi lainnya, gaya penekanan dengan sentuhan

personal lebih menekankan aspek emosi kemanusiaan dan spiritualitas

yang selain memanjakan, juga memuliakan konsumen, bukan hanya

pendekatan rasional. Fenomena baru ini menempatkan akademisi atau

praktisi pemasaran dan kehumasan semakin erat, bahkan pada saat tertentu

sulit membedakan kedua profesi ini karena batasannya yang hampir kabur

dan bidang garapan yang hampir sama (Suci, 2009:14).

Pemasaran bergerak pada sektor pelayanan dan kepuasan konsumen

untuk memperoleh laba. Sedangkan PR dibutuhkan karena bergerak dalam

sektor citra. Sehingga masyarakat mempunyai kesan yang baik terhadap

perusahaan, dan perusahaan memperoleh laba (Kasali, 1994:28).

PR memainkan dua peranan utama dalam program komunikasi :

1. Peran tradisional PR menciptakan goodwill dan menstimulasikan

kepentingan antara organisasi dengan bermacam publiknya, tugasnya

menyediakan rangkaian kegiatan yang mana stakeholders mengenal,

memahami, dan dengan cara tersebut organisasi mendapatkan reputasi

yang kuat.


commit to user

33

2. PR ada untuk mendukung pemasaran produk dan jasa organisasi, dan

tugasnya adalah berintegrasi dengan elemen lain dalam bauran

pemasaran (Suci, 2009:15).

Sebagai konsep yang memadukan bidang pemasaran kehumasan, PR

menggunakan fungsi MPR (Marketing Public Relation) yang penerapanya

dilakukan secara berbeda-beda. Tom Harris mengelompokkan bahwa ada

lima macam model keterkaitan antara kedua bidang tersebut :

1. Separate but equal functions; pemasaran dan kehumasan sebagai

bidang yang terpisah namun masing-masing menjalankan fungsinya

secara sederajat.

2. Equal but overlapping functions; pemasaran dan kehumasan

menjalankan fungsi masing-masing secara setara dan terdapat titik

persinggungan dan koordinasi fungsi keduanya, yakni sama-sama

membangun citra positif.

3. Marketing as the dominant functions; pemasaran korporat lebih

dominan dan mengoordinasi fungsi kehumasan dalam memperkuat

citra perusahaan.

4. PR as the dominant functions; kehumasan justru lebih dominan dan

mengkoordinasikan fungsi pemasaran korporat dan produk.

5. Marketing and PR as the same functions; pemasaran dan kehumasan

melakukan fungsi bersama yakni berkomunikasi dengan publik dan

pasar, mulai dari segmentasi pasar/khalayak, pemetaan persepsi atau


commit to user

34

citra, menetapkan sasaran, merumuskan strategi dan program hingga

evaluasinya (Suci, 2009:16).

Beberapa alasan diatas yang menjadikan latar belakang sebagian

perusahaan besar yang memiliki cabang perusahaan bersifat lokal,

menggabungkan bagian PR dan Marketingnya menjadi satu devisi.

4. Citra Perusahaan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian citra adalah: (1)

kata benda: gambar, rupa, gambaran; (2) gambaran yang dimiliki orang

banyak mengenai pribadi, perusahaan, organisasi atau produk; (3) kesan

mental atau bayangan visual yang ditimbulkan oleh sebuah kata, frase atau

kalimat, dan merupakan unsur dasar yang khas dalam karya prosa atau

puisi; (4) data atau informasi dari potret udara untuk bahan evaluasi.

Pengertian citra menurut Katz adalah cara bagaimana pihak lain

memandang sebuah perusahaan, seseorang , suatu komite, atau suatu

aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra sebanyak jumlah orang yang

memandangnya. Berbagai citra perusahaan datang dari pelanggan

perusahaan, pelanggan potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing,

distributor, pemasok, asosiasi dagang, dan gerakan pelanggan di sektor

perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan (Soemirat,

2004:113).


commit to user

35

Citra adalah kesan yang timbul karena pemahaman akan suatu

kenyataan. Pemahaman yang berasal dari suatu informasi yang tidak

lengkap juga akan menghasilkan citra yang tidak sempurna. Tantangan

utama seorang praktisi Publik relation adalah bagaimana memberikan

informasi yang lengkap kepada publiknya (Kasali, 1994:28).

Biasanya landasan citra berakar dari “nilai-nilai kepercayaan” yang

kongkritnya diberikan secara individual dan merupakan pandangan atau

persepsi. Proses akumulasi kepercayaan yang telah diberikan oleh

individu-individu tersebut akan mengalami suatu proses cepat atau lambat

untuk membentuk suatu opini publik yang lebih luas dan abstrak, yang

kemudian sering disebut citra (image) (Ruslan, 2007:76).

Menurut Frank Jefkins menyebutkan beberapa jenis citra (image).

Berikut ini lima jenis citra yang dikemukakan, yakni : (Ruslan, 2007:77-

79)

1. Citra cermin (mirror image).

Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi

biasanya adalah pemimpinnya mengenai anggapan pihak luar

tentang organisasinya.

2. Citra kini (current image).

Adalah suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar

mengenai suatu organisasi atau hal lain berkaitan dengan produknya.

3. Citra keinginan (wish image).


commit to user

36

Adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen terhadap

lembaga atau perusahaan atau produk yang ditampilkan tersebut

lebih dikenal (good awarness), menyenangkan dan diterima dengan

kesan yang selalu positif diberikan oleh publikny atau masyarakat

umum.

4. Citra perusahaan (corporate image).

Adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan

sekedar citra atas produk dan pelayanannya.

5. Citra serbaneka (multiple image).

Citra ini merupakan pelengkap dari citra perusahaan, misalnya

bagaimana pihak humas akan menampilkan pengenalan akan

identitas perusahaannya, atribut logo, brand’s name , seragam,

banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari

sebuah perusahaan atau organisasi sehingga dapat memunculkan

suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan

tersebut secara keseluruhan.

6. Citra penampilan (performance image).

Citra penampilan ini lebih ditujukan kepada subyeknya bagaimana

kinerja atau penampilan dari profesional pada perusahaan

bersangkutan. Misalnya dalam memberikan berbagai bentuk kualitas

pelayanan, menyambut telpon, tamu dan pelanggan serta publiknya

harus memberikan, kesan yang selalu baik dan menyenangkan.


commit to user

37

Kognisi

Persepsi Sikap

Motivasi

Efek kognitif dari komunikasi sangat mempengaruhi proses

pembentukan citra seseorang. Citra terbentuk berdasarkan pengetahuan

dan informasi-informasi yang diterima seseorang. Komunikasi tidak secara

langsung menimbulkan perilaku tertentu, tetapi cenderung mempengaruhi

cara kita mengorganisasikan citra kita tentang lingkungan. Public

Relations digambarkan sebagai input-output, proses intern dalam model ini

adalah pembentukan citra, sedangkan input adalah stimulus yang diberikan

dan output adalah tanggapan atau perilaku tertentu. Citra itu sendiri

digambarkan melalui persepsi-kognisi-motivasi-sikap.

Berikut ini adalah bagan dari orientasi PR, yakni image building

(membangun citra) sebagai model komunikasi dalam PR yang dibuat oleh

Soemirat dan Ardianto :

Pengalaman mengenai stimulus

Stimulus Respon rangsang perilaku

Gambar I.2 Model Pembentukan Citra Sumber : oleh Semirat dan Elvinaro Ardianto, 2005:115

Empat komponen persepsi-kognisi-motivasi-sikap diartikan sebagai

citra individu terhadap rangsang. Ini disebut sebagai “picture in our head”

oleh Walter Lipman.

- Persepsi diartikan sebagai hasil pengamatan terhadap unsur lingkungan

yang dikaitkan dengan suatu proses pemaknaan. Bahwa individu akan

memberikan makna terhadap rangsang berdasarkan pengalamanya.


commit to user

38

- Kognisi yaitu suatu keyakinan diri dari individu terhadap stimulus.

Keyakinan ini akan timbul apabila individu telah mengerti rangsang

tersebut, sehingga individu harus diberikan informasi informasi yang

cukup yang dapat mempengaruhi kognisinya.

- Kemudian motivasi yang akan menggerakan respons seperti yang

diinginkan oleh pemberi rangsang. Motif adalah keadan dalam pribadi

seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan

kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan.

- Sikap adalah kecenderungan bertindak, berpersepsi, berpikir, dan

merasa dalam menghadapi objek, ide, situasi atau nilai. Sikap

mempunyai daya pendorong atau motivasi dalam menentukan apakah

orang harus pro atau kontra terhadap sesuatu (Soemirat, 2004:115-

116).

Efektivitas PR di dalam pembantukan citra (nyata, cermin dan aneka

ragam) organisasi, erat kaitannya dengan kemampuan (tingkat dasar dan

lanjut) pemimpin dalam menyelesaikan tugas organisasinya, baik secara

individual maupun tim yang dipengaruhi oleh praktek berorganisasi (job

design, reward system, komunikasi dan pengambilan keputusan) dan

manajemen waktu/ perubahan dalam mengelola sumberdaya (materi,

modal dan SDM) untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif, yaitu

mencakup penyampaian perintah, informasi, berita dan laporan, serta

menjalin hubungan dengan orang. Hal ini tentunya erat dengan penguasaan

identitas diri yang mencakup aspek fisik, personil, kultur, hubungan


commit to user

39

organisasi dengan pihak pengguna, respons dan mentalitas pengguna

(Soemirat, 2004:114).

Membangun citra perusahaan adalah melakukan upaya kembali

menimbulkan kesan dan opini positif di masyarakat tentang semua hal

yang menyangkut perusaan tersebut. Biasanya membangun citra dilakukan

ketika perusahaan mengalami kondisi penurunan, sehingga untuk dapat

terus bertahan dihati masyarakat maka peran Public Relation sangat

diperlukan.

Bidang Public Relation merupakan bidang yang sangat luas yang

menyangkut hubungan dengan berbagai pihak. Yakni agar perusahaan

disukai dan dipercaya oleh pihak – pihak yang berhubungan

stakeholders. Pihak-pihak atau target publik yang dapat membentuk opini

di dalam masyarakat dan dapat mengangkat atau menjatuhkan citra

tersebut terdiri atas pemegang saham, manajeman, karyawan, konsumen,

pers, akademis dan sebagainya.

Maka dari itu Public Relation merupakan suatu fungsi strategi dalam

manajeman yang melakukan komunikasi untuk menimbulkan

pemahaman dan penerimaan dari publik. Dalam proses penerimaan

publik ini, perusahaan perlu memperhatikan hubungan yang harmonis

dengan masyarakatnya, seperti terbuka, jujur, fair, konsisten dan tidak

mengasingkan diri.

Keberadaan dan penggunaan media komunikasi akan membantu

Public Relation dalam membangun citra organisasinya. Media


commit to user

40

komunikasi yang atraktif, dinamis dan berbasis teknologi informasi akan

mempermudah tugas PR dalam membangun citra. Penggunaan media

komunikasi yang baru seperti blogs, web, social network, search engine,

sms centre, forum diskusi online akan berefek besar pada penggambaran

citra organisasi pada publiknya (Wright dan Hinson, 2010). Penelitian ini

terkumpul dalam kumpulan jurnal pada PRSA (Public Relation Society of

America).

Citra perusahaan berkaitan erat dengan kepercayaan publiknya

terhadap organisasi tersebut. Semakin organisasi dapat menjaga

kepercayaan publiknya dengan berbagai macam kegiatan PR yang

dilakukan maka citra dari organisasi juga akan semakin terbentuk dengan

baik. Kepercayaan publik juga dapat dibangun dengan memberikan

informasi yang benar dan transparan terhadap publiknya. Informasi dan

transparansi dari organisasi yang benar sesuai kenyataan, tepat sasaran

dan menggunakan media yang tepat akan membentuk citra secara

langsung pada publik (Marcia dan Messner, 2010). Jurnal international

dari PRSA pada vol 4 tahun 2010 tersebut meneliti transparansi

informasi yang disampaikan 10 perusahaan Amerika pada wikipedia

akan berpengaruh terhadap keseringan informasi didownload oleh

pengguna.

F. KERANGKA PEMIKIRAN


commit to user

41

G. METODE PENELITIAN

a. Jenis Penelitian

Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian

deskriptif yang didukung oleh data kualitatif. Metode deskriptif atau

pemaparan mengandung makna sebagai prosedur pemecahan masalah

yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subyek

atau obyek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak (Rakhmat,

1999:20). Sebagai penelitian deskriptif, penelitian ini hanya memaparkan

situasi atau peristiwa, tidak mencari hubungan, tidak menguji hipotesa atau

membuat prediksi sementara data kualitatif diperoleh dari pengolahan

informasi yang didapatkan dari sumber data sekunder melalui dokumen

resmi terkait.

Penelitian kualitatif lebih mementingkan makna tidak ditentukan

oleh kuantitasnya. Data yang terkumpul berwujud kata-kata dalam kalimat


commit to user

42

atau gambar yang memiliki arti lebih dari sekedar angka atau jumlah.

Laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk memberi

gambaran penyajian laporan yang berasal dari naskah wawancara, catatan

lapangan, foto, video tape, dokumen pribadi, catatan atau memo, dan

dokumen resmi lainnya (Moleong, 2004:3).

Maka dengan menggunakan penelitian deskriptif tersebut, peneliti

dapat secara rinci mengumpulkan informasi aktual, serta menggambarkan

situasi yang ada, dan juga memaparkan pelaksanaan peran Public Relation

terkait pergeseran fungsi PT. Pos Indonesia, dari penyedia layanan

distribusi pos menjadi penyedia multi layanan (financial service).

b. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian terfokus pada Kantor Pos Besar Surakarta 57100

yang beralamatkan di Jl. Jendral Sudirman No. 8 Surakarta. Dengan

pertimbangan Surakarta merupakan salah satu kota di Jawa Tengah yang

saat ini semakin berkembang dengan cepatnya menerima perkembangan

tekhnologi yang memberikan banyak kemudahan dan juga aktifitas dunia

usaha yang cukup tinggi, tersediaanya banyak perusahaan yang

menawarkan jasa pelayanan pengiriman barang. Kantor Pos Besar

Surakarta merupakan Kantor Pos pusat yang melakukan peningkatan

fasilitas dan pelayaan di bidang jasa pos secara lengkap, dan mampu

memperlihatkan eksistensinya hingga sekarang.

c. Teknik Penarikan Sampel


commit to user

43

Teknik penarikan sampel dalam penelitian kualitatif sering

dinyatakan sebagai suatu internal sampling, sehingga sampel yang diambil

tidak ditetapkan secara pasti, hal tersebut dikarenakan dari informan yang

sedikit dapat diperoleh informasi secara lengkap dan benar. Teknik sampel

yang paling baik adalah menggunakan purposive sampling. Penarikan

sampel secara purposive yaitu peneliti cenderung memilih informan yang

dianggap tahu dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang

mantap dan mengetahui masalah secara mendalam untuk dijadikan sebagai

sumber informasi data yang valid dan up to date (Sutopo, 2002:56).

Nara sumber tersebut diantaranya adalah :

a. Wakil Kepala Kantor Pos Besar Surakarta

b. Supervisor bagian pemasaran Kantor Pos Besar Surakarta

c. Supervisor bagian SDM Kantor Pos Besar Surakarta

d. Karyawan / staf bagian pemasaran Kantor Pos Besar Surakarta

e. Pengguna layanan jasa Kantor Pos Besar Surakarta

d. Sumber Data

o Data Primer : yaitu dari informan yang memiliki kredibilitas dan

tanggung jawab dalam peningkatan citra perusahaan yaitu bidang

Humas.

o Data Sekunder : yaitu dari file, proposal, perencanaan komunikasi,

struktur organisasi, dan juga data pendukung yang lain.

e. Teknik Pengambilan Data

a. Wawancara Mendalam (In Depth Interview)


commit to user

44

Wawancara secara mendalam kepada narasumber yang memiliki

kredibilitas dalam program tersebut.

b. Observasi

Peneliti mengamati di lapangan secara sistematis dan langsung

gejala-gejala komunikasi terkait dengan persoalan persoalan yang

akan di teliti. Dapat berupa peristiwa, kegiatan, tempat, benda,

gambar.

c. Dokumen

Pengambilan data dapat di dukung dengan dokumentasi yang berupa

foto, arsip, laporan, peraturan, literatur dll.

f. Teknik Validitas Data

Jenis validitas yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah

triangulasi data atau sumber, yaitu cara membandingkan dan mengecek

balik derajat kepercayaan suatu informasi atau data yang diperoleh,

melalui wawancara (data primer) dengan dokumen-dokumen terkait (data

sekunder).

Triangulasi data atau sumber, bisa menggunakan satu jenis sumber

data seperti misalnya informan, namun beberapa informan atau

narasumber yang digunakan harus merupakan kelompok atau tingkatan

yang berbeda-beda. Triangulasi data atau sumber juga memanfaatkan jenis

sumber data yang berbeda-beda untuk menggali data yang sejenis. Disini

tekanannya pada perbedaan sumber data, bukan pada teknik pengumpulan

data atau yang lain. Sumber data itu bisa diperoleh dari :


commit to user

45

1. Menggali informasi dari satu narasumber tertentu, dari kondisi

lokasinya, dari aktivitasnya yang menggambarkan perilaku orang

atau warga masyarakat.

2. Menggali informasi dari sumber yang berupa catatan, arsip atau

dokumen yang memuat catatan yang berkaitan dengan data yang

dimaksud peneliti.

Dengan cara menggali data dari sumber yang berbeda-beda dan juga

teknik pengumpulan data yang berbeda tersebut, data sejenis bisa teruji

kemantapan dan kebenarannya (Sutopo, 2002:79).

g. Teknik Analisis Data

Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

model analisis interaktif. Penelitian ini bergerak diantara tiga komponen,

yaitu reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan, dengan teknik

pengumpulan data selama proses pengumpulan data berlangsung. Aktifitas

keempat komponen tersebut bukanlah linear namun merupakan siklus

dalam struktur kerja interaktif. Untuk menampilkan data yang berserakan

menjadi bentuk laporan yang utuh, menarik, runtut dan logis. Langkah-

langkah tersebut yaitu:

1. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara dengan

para informasi yang telah ditentukan. juga dengan observasi,

dokumentasi, serta didukung oleh adanya data sekunder yang telah

dikemukakan di atas.


commit to user

46

2. Reduksi Data

Setelah data yang diperlukan telah terkumpul, maka dilakukan

seleksi, atau suatu pemilihan, penyederhanaan data yang benar-benar

diperlukan untuk penelitian, dengan tujuan agar data yang disajikan

bisa fokus kepada permasalahan dalam penelitian.

3. Penyajian Data

Penyajian data merupakan hasil dari kegiatan mereduksi. Data yang

sudah direduksi ditampilkan sebagai kumpulan informasi yang telah

tersusun rapi sehingga memudahkan penarikan kesimpulan.

4. Penarikan Kesimpulan

Dalam penelitian ini, peneliti berusaha untuk memberikan makna

yang penuh dari data yang terkumpul. Kesimpulan perlu diverifikasi

agar cukup matang dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan.

Data yang diperoleh diolah, diinterpretasikan atau disimpulkan baik

untuk masing-masing masalah maupun keseluruhan. Apabila

kesimpulan yang didapat dirasa kurang meyakinkan atau

memuaskan, maka cara yang akan ditempuh adalah dengan

mengulangi proses analisis dan pengumpulan data kembali.

Ketiga komponen tersebut aktivitasnya bebentuk interaksi yang

terjadi sebelum, selama, dan sesudah pengumpulan data dengan

menggunakan proses siklus, dimana pengumpulan data menjadi pegangan

utama proses siklus.


commit to user

47

Gambar 1.3 Skema TeknikAnalisis Interaktif Sumber : Sutopo, 1988:37

Pengumpulan Data

Penarikan Kesimpulan

Reduksi

Sajian Data


commit to user

48

BAB II

DESKRIPSI PT. POS INDONESIA (PERSERO) & KANTOR POS

BESAR SURAKARTA

A. PT. Pos Indonesia (Persero)

1. Sejarah dan Perkembangan PT. Pos Indonesia

Pada dasarnya sebuah perusahaan merupakan organisasi, dari waktu

ke waktu mengalami perubahan, baik perubahan jenis, bentuk maupun

strukturnya.

Demikian juga dengan jasa dan giro, tidak terlepas dari perubahan.

Berikut ini adalah sejarah dan perkembangan bentuk usaha Dinas PT. Pos

Indonesia, mulai jawatan sampai dengan persero :

a. Dinas Pos sebagai jawatan

Pada tahun 1875 Dinas Pos disatukan dengan Dinas Telegrap dengan

status jawatan dengan nama Pos En Telegrapdievst (Staatblad 1876

No 4 tanggal 8 November 1876 tentang Alqemeene Bepalingen

Omtrent Net Bcher Van De Groverment Pos En Telegrapdiens)

b. Dinas Pos sebagai perusahaan ICW (Indische Comptabilitelt We)

Dengan Staatblad tahun 1906 Nomor 395 lahir Jawatan Pos,

Telegrap, dan Telepon / Jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang

berada di bawah departemen lalu lintas dan perairan (Departemen

van Verkeze En Water Staat) cara pengurusan dan pertanggung

jawaban keuangan tunduk pada ICW dan disebut juga perusahaan


commit to user

49

ICW. ICW diundangkan pertama kali di Staatblad tahun 1925

Nomor 448 (dengan perubahan terakhir sebutan Indische dirubah

menjadi Indonische dan seterusnya dengan singkatan ICW)

c. Dinas Pos sebagai IBW (Indische Bedrijven Wet)

Status dinas pos sebagai perusahaan ICW dianggap tidak tepat, maka

tahun 1931 dengan Staatblad Tahun 1931 Nomor 524 Jawatan Pos,

Telegrap, dan Telepon atau PTT dirubah statusnya dari perusahaan

ICW menjadi peusahaan IBW.

d. Dinas Pos sebagai perusahaan Negara

Setelah diundangkan UU Nomor 19 PRP Tahun 1960 maka semua

perusahaan yang modalnya untuk seluruhnya merupakan kekayaan

negara, baik yang terjadi karena pemisahan dari kekayaan negara,

maupun yang terjadi karena nasionalisasi berdasarkan UU Nomor 86

Tahun 1960 dan Lembaran Negara UU Nomor 1089 Jawatan Pos,

Telegrap, dan Telepon (PTT) kemudian menjadi perusahaan negara

yang didirikan berdasarkan ordonasi tahun 1931, telah ditetapkan

menjadi perusahaan negara berdasarkan IBW ( Staatblad Tahun 1927

Nomor 419)

e. Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi

PP Nomor 240 Tahun 1961, Perusahaan Negara Pos, Telegrap, dan

Telepon yang diatur dengan ordonasi Tanggal 28 Tahun 1931

(Staatblad Tahun 1927 Nomor 524) tersebut ditunjuk sebagai

perusahaan negara dalam arti pasal 2 IBW dan berkedudukan di


commit to user

50

Bandung dan dilebur dalam perusahaan negara Pos dan

Telekomunikasi (PN Postel). Dalam peleburan ini segala hak dan

kewajiban perlengkapan dan kekayaan serta jawatan usaha dari Pos,

Telegrap, dan Telepon beralih pada PN Postel (Lembaran Negara

Nomor 306 Tahun 1961 pasal 1).

f. Perusahaan Negara Pos dan Giro

Dengan PP Nomor 29 Tahun 1965 (Lembaran Negara Nomor 62

Tahun 1965) didirikan Perusahaan Negara Pos yang terpisah dari

Perusahaan Negara Telekomunikasi didirikan dengan PP Nomor 31

Tahun 1965.

g. Perusahaan umum Pos dan Giro ( Perum Pos dan Giro )

Dinas Pos dan Giro sebagai perusahaan umum berdasarkan PP

Nomor 30 Tahun 1976. Dengan PP Nomor 9 Tahun 1978 (Lembaran

Negara Tahun 1978) perusahaan Pos dan Giro yang didirikan dengan

PP Nomor 29 Tahun 1965 Berdasarkan UU Nomor 60 dilanjutkan

berdirinya dan ditetapkan bentuk usahanya menjadi perusahaan

umum Pos dan Giro seperti yang dimaksud dalam UU Nomor 9

Tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan Giro.

h. Perum Pos dan Giro berdasarkan PP Nomor 24 Tahun 1984

UU Nomor 4 Tahun 1959 tentang Pos dianggap sudah tidak lagi

sesuai dengan tuntutan jaman, maka diganti UU Nomor 6 Tahun

1984 Tentang Pos. Adanya perubahan UU Pos, maka PP Nomor 9


commit to user

51

Tahun 1978 (Perum Pos dan Giro) diganti dengan PP Nomor 24

Tahun 1984 tentang Perum Pos dan Giro.

i. PT. Pos Indonesia (Persero)

Dengan PP Nomor 5 Tahun 1995 Tentang pengalihan bentuk Perum

menjadi Perseroan, maka pada tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan

Giro berubah menjadi perseroan dengan nama PT. Pos Indonesia

(Persero).

2. Kedudukan Pos dan Giro Indonesia

Kedudukan Pos dan Giro Indonesia tercantum dalam UU Nomor 6

Tahun 1984 (UU Pos Nomor 6 Tahun 1984, Lembaran Negara RI Tahun

1984 Nomor 28) dimana dijelaskan bahwa :

“Pos adalah pelayanan lalu lintas surat, uang , barang, dan pelayanan jasa hanya ditetapkan oleh menteri yang diselenggarakan oleh badan yang ditugasi menyelenggarakan Pos dan Giro”

Jelaslah disini bahwa Pos tetap diselenggarakan oleh Negara untuk

melayani lalu lintas surat pos, misalnya pembayaran pajak, tabungan

pembayaran pensiunan. Sebagai BUMN yang berbentuk PT (Persero),

maka segenap penyelenggaranya tetap digunakan bagi pelayanan jasa

dan monopoli secara nasional, sehingga pengawasannya sepenuhnya dari

pusat. Meskipun demikian, PT. Pos Indonesia (Persero) tetap mempunyai

otonomi yaitu mengenai semua pencapaian target harus ditentukan oleh

tiap kantor pos. Sehingga kantor Pos dan Giro juga akan menyetor hasil

keuntungannya kepada pemerintah disamping diharuskan membayar

pajak dengan jumlah tertentu pada tiap tahunnya.


commit to user

52

3. Tujuan didirikannya PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia didirikan dengan tujuan untuk menyelenggarakan

pelayanan jasa bagi masyarakat luas. Namun sebagai sebuah BUMN,

Kantor Pos Besar Surakarta juga mengejar keuntungan bagi perusahaan.

Hal ini secara formal tercantum dalam Lembaran Negara RI Nomor 36

Tahun 1984 yaitu :

“Sifat dan usaha dari perusahaan adalah menyediakan pelayanan kemanfaatan umum sekaligus keuntungan bagi prinsip pengelolaan perusahaan. Maksud perusahaan adalah menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa jasa yang bermutu dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup orang banyak, serta turut aktif melaksanakan dan menunjang pelaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan pada umumnya. Tujuan pelaksanaan adalah untuk membangun, mengembangkan, mengusahakan dalam arti seluas-luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan masyarakat yang menunjang terlaksananya pembangunan”.

4. Tugas PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan jasa

pos dan giro untuk umum dalam dan luar negeri yang meliputi jasa pos,

jasa giro, jasa keuangan, dan jasa keagenan serta usaha-usaha lain yang

menunjang jasa pos dan giro sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

5. Fungsi PT. Pos Indonesia

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, PT. Pos Indonesia

mempunyai fungsi :

· Pengembangan usaha dan pemasaran jasa pos dan giro pos serta

jasa keagenan.

· Pengelolaan SDM dan sarana.


commit to user

53

· Pembangunan sarana dan fasilitas pelayanan pos dan giro.

· Pengelolaan keuangan perusahaan.

· Pelaksanaan penelitian, pengembangan, dan penyusunan rencana

kegiatan perusahaan.

· Pengelolaan pendidikan dan pelatihan.

· Penyelenggaraan usaha-usaha lain yang diperlukan sesuai dengan

lapangan usahanya.

· Penyelenggaraan kerjasama dengan badan atau pihak lain baik

yang dianggap perlu untuk menunjang usaha perseroan.

· Pendirian anak perusahaan.

PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis

(UPT) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi aktivitasnya.

Fungsi-fungsi tersebut antara lain :

a. Sebagai Kantor Pos

b. Sebagai Kantor Sentral Distribusi

c. Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan.

Untuk melaksanakan fungsi yang cukup lengkap tersebut di Kantor

Pos Besar Surakarta dibentuk 13 bagian dimana masing-masing bagian

dipimpin oleh seorang supervisor.

6. Visi PT. Pos Indonesia

2009 - 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure

2011 - 2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services


commit to user

54

2014 - 2018 : ASEAN Champion of Postal Industries

(www.posindonesia.co.id)

7. Misi PT. Pos Indonesia

Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan

jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur

terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.

(www.posindonesia.co.id)

8. Slogan PT. Pos Indonesia

PT. Pos indonesia memiliki beberapa slogan yang diterapkan sebagai

cermin dari perusahaan, beberapa slogan tersebut adalah :

· Untuk Anda , Kami Ada

· Semua mua-mua bisa

terdapat juga slogan yang dijadikan cermin dari produk jasa layanan

yaitu: “Lebih Dekat, Lebih Mudah, Lebih Cepat”. Selain itu PT. Pos

Indonesia juga berusaha meningkatkan kedekatanya kepada masyarakat

untuk lebih dikenal dengan slogan “Ayo ke Kantor Pos”

9. Lambang atau Logo PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia mempunyai lambang atau logo yang dipergunakan

sebagai identitas perusahaan. Hal tersebut berdasarkan Surat Keputusan

Direksi PT. Pos Indonesia Nomor : 166/ Dirut/ 1995 tanggal 13

September 1995 mengenai logo PT. Pos Indonesia adalah sebagai berikut

:


commit to user

55

Gambar 2.1 Logo PT. Pos Indonesia Sumber : Kantor Pos Besar Surakarta

Arti dari logo tersebut adalah :

1. Burung Merpati yang dalam posisi terbang dengan

pandangan lurus ke depan dan lima bulu sayap yang terbentuk garis-

garis kecepatan, melambangkan bahwa PT. Pos Indonesia

menjalankan misinya dengan berlandaskan Pancasila, serta

mengutamakan kecepatan, ketepatan, dan terpercaya.

2. Bola Dunia melambangkan peran PT. Pos Indonesia sebagai

penyelenggara layanan yang mampu menjadi sarana komunikasi di

lingkungan nasional maupun internasional.

3. Bentuk huruf Pos Indonesia memberikan cirri khas kelas

dunia, yang akan membawa PT. Pos Indonesia kea bad yang baru.

4. Warna Orange cemerlang, memberikan kesan modern dan

dinamis dalam penampilanya.

5. Warna abu-abu adalah warna natural dan aman, yang mana

menampilkan kesan modern dalam pendekatan bisnis (business

approach)


commit to user

56

B. Kantor Pos Besar Surakarta

1. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Besar Surakarta

Berdirinya kantor Pos Besar Surakarta tidak terpisahkan dari

perkembangan kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas

pos pada khususnya. Pada dasarnya Kantor Pos Besar Surakarta tidak

terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia secara utuh. Berdirinya Kantor Pos

Besar Surakarta tidak secara pasti diketahui kapan berdirinya, sekitar tahun

1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih

dalam masa penjajahan Belanda karena pada masa tersebut Surakarta

masih suatu kerajaan.

Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan

menjadi satu dengan telegram dan telephon sehingga disebut dengan

jawatan PTT. Pada saat terjadi agresi militer Belanda II, banyak kantor

PTT yang di bumihanguskan termasuk Kantor Pos Besar Surakarta, hal ini

bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri beserta alat-alat

telekomunikasi. Namun diperkirakan juga pada tahu 1945 Kantor Pos

Besar Surakarta dibangun kembali sebagai Kantor Pos Utama (rayon).

Keadaan umum jawatan PTT setelah berakhirnya masa perang

kekemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan

pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai

daerah. Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya

dengan diadakanya seminar Rehabilitation Center di Solo pada tahun

1957. Pada bidang pendidikan diadakan tingkat pendidikan menengah


commit to user

57

yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, pendidikan pengatur pos,

pendidikan perakit pos.

Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam

rangka efsiensi dan efektivitas usaha penyelanggaraan jasa pos dan giro,

utamanya dalam menjalankan peranannya sebagai salah satu pelaku

perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5

Tahun1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakartaberubah menjadi

perusahaan Perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta.

2. Lokasi Kantor Pos Besar Surakarta

Kantor Pos Besar Surakarta terletak ditengah kota Surakarta tepatnya

di Jl, Sudirman N0.8 Surakarta 57100, berdekatan dengan Balai Kota

Surakarta dan merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) serta sebagai

Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau

dari segi aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain :

a. Sebagai Kantor Pos

b. Sebagai Kantor Sentral Distribusi

c. Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan

Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut, di

Kantor Pos Besar Surakarta 57100 dibentuk 13 bagian yang masing-

masing dipimpin oleh seorang supervisor, kecuali bagian pengolahan pos

dipimpin oleh 3 orang supervisor yang bertugas bergantian secara shift.


commit to user

58

3. Fasilitas & Sarana Pelayanan

Untuk meningkatkan pelayanan pada masyarakat, maka Kantor Pos

Besar Surakarta memiliki fasilitas antara lain sebagai berikut :

a. Kantor Pos Besar : 1 buah

b. Kantor Pos Cabang : 22 buah

c. Pos Keliling Desa : 5 buah

d. Pos Desa : 2 buah

e. Pos Sarling : 3 buah

f. Agenpos : 20 buah

g. Depot Benda Pos Materai : 61 buah

h. Pos Sekolah : 8 buah

i. Kotak Pos : 796 buah

j. Tromol Pos : 24 buah

k. Bis Surat : 109 buah

l. Loket di Kantor Pemeriksa : 19 buah

m. Loket di Kantor Pos Cabang : 64 buah

Jangkauan pelayanan di Kantor Pos Surakarta 57100 meliputi

seluruh wilayah kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan

sebagai berikut :

a. Kecamatan sebanyak 5 kecamatan

b. Kelurahan sebanyak 64 kelurahan


commit to user

59

Disamping itu, Kantor Pos Besar Surakarta 57100 juga melayani :

a. Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, meliputi kecamatan

Kartosuro, Bekonang dan Grogol.

b. Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, meliputi kecamatan

Colomadu, Gondangrejo dan Ngrombo.

Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1

buah Kantor Pos Cabang. Kantor Pos Surakarta 57100 memiliki 22 buah

Kantor Pos Cabang yang tersebar diseluruh kota Surakarta, antara lain:

1. Kantor Pos Solo Gading

2. Kantor Pos Solo UNS

3. Kantor Pos Solo Nusukan

4. Kantor Pos Solo Purwosari

5. Kantor Pos Solo Sriwedari

6. Kantor Pos Bekonang

7. Kantor Pos Gondangrejo

8. Kantor Pos Solo UMS

9. Kantor Pos Solo Jajar

10. Kantor Pos Solo Cengklik

11. Kantor Pos Solo Makamhaji

12. Kantor Pos Colomadu

13. Kantor Pos Ngringo

14. Kantor Pos Solo Kerten

15. Kantor Pos Solo Pasarjongke


commit to user

60

16. Kantor Pos Solo Mojosongo

17. Kantor Pos Solo Jebres

18. Kantor Pos Solo Setabelan

19. Kantor Pos Solo Semanggi

20. Kantor Pos Kartasura

21. Kantor Pos Solo Baru

22. Kantor Pos Tipes

4. Pelayanan di loket

Untuk melayani masyarakat Kota Surakarta dan sekitarnya, Kantor

Pos Besar Surakarta menyediakan loket-loket pelayanan baik di kantor

pemeriksa maupun di 22 unit kantor cabang. Loket-loket yang ada di

kantor pemeriksa antara lain :

a. Loket layanan jasa komunikasi prioritas, melayani : kilat

khusus, prima pos, pos express dan express mail service

(EMS)

b. Loket weselpos terima dan kirim

c. Tabanas

d. Loket Giro

e. Loket benda pos materai

f. Loket filateli

g. Loket customer service

h. Loket pensiun

i. Loket layanan logistik/ paket


commit to user

61

Untuk menunjang pelayanan publik, loket-loket pelayanan memiliki

jam buka loket sebagai berikut :

1. Jam buka loket di kantor pemeriksa :

· Senin s.d Sabtu : pukul 07.00-19.00

· Minggu : pukul 09.00-15.00

2. Jam buka loket di kantor cabang adalah :

· Senin s.d Kamis : pukul 07.30-14.00

· Jumat dan Sabtu : pukul 07.30-11.00

· Minggu/Libur : tutup

5. Layanan Pos

Kantor Pos Besar Surakarta 57100 memiliki bagian-bagian atau unit-

unit kerja yang mengurusi produk-produk pos yang dikeluarkan PT. Pos

Indonesia, baik produk asalnya terdahul maupun produk-produk baru yang

telah berkembang. Bagian-bagian atau unit-unit kerja dan produk pos

tersebut adalah sebagai berikut :

1) Kiriman International

a. Express Pos

Layanan pengiriman dokumen dan barang ekspres dengan

jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track & trace.

b. EMS

EMS merupakan layanan Premium PT. Pos Indonesia (Persero)

untuk pengiriman dokumen dan barang dagangan ke Luar Negri.

Pengiriman maupun peneriman dapat dilacak secara elektronik.


commit to user

62

c. Paketpos International

Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik paket pos

International Udara maupun paket pos International Laut.

d. Weselpos International

Layanan pengiriman uang ke 14 negara (Brunai, Hongkong, Iran,

Jepang, Korea Selatan, Malaysia, Philipina, Qatar, Singapura, Uni

Emirat Arab, Australia, Brasil, Taiwan, Thailand) yang dapat

dilayani seluruh Kantor Pos Online Weselpos.

2) Filateli

Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan prangko, tanpa disadari

seorang pengumpul prangko yang menekuni hobinya dengan

sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan luas. Prangko-

prangko yang diterbitkan oleh berbagai Negara biasanya menampilkan

gambar-gambar yang berkaitan dengan sejarah, ekonomi, politik,

kebudayaan, flora, fauna dan lain-lain.

3) Hybrid Mail

Hybrid Mail merupakan surat elektronik atau yang lebih dikenal

dengan nama SMS (Short Message Service) yang meliputi antara lain:

a. Ratron Simpati

Layanan surat dan pemberitahuan singkat berupa ucapan/pesan

simpati dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.


commit to user

63

b. SMS Ratron Simpati

Layanan pengiriman dan pemberitahuan singkat melalui sms

kepada masyarakat yang tidak memiliki pesawat seluler.

c. SMA-Pos

Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh

pemegang pesawat seluler kepada masyarakat dan akan diterima

dalam bentuk ucapan

4) Ritel

Kios pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan

pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan

kantor pos yang dilakukan melaluiproses transformasi dari konsep

”office” menuju ”store” dengan meningkatkan fungsi kios pos

sebagai pasar yang menjembatani interaksi konsumen-konsumen dan

sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan

bertemu antar anggota masyarakat. Seperti membuka Pos One (loket

di mall dan pusat perbelanjaan), Pos keliling, dll.

5) Logistik

Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai

dengan permintaan/kesepakatan.

a. Layanan Kargo

1. Point to point

a. Layanan pengiriman barang dari gudang pengirim langsung

ke gudang penerima


commit to user

64

b. Harga dapat dinegosiasikan

2. Kargo Pos (Paketpos Optima)

a. Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan

berat.

b. Garansi asuransi ongkos kirim dan nilai barang

c. Pengurusan penyelesaian dokumen

d. Tarif kompetitif

b. Layanan Logistik lainya

Layanan logistik lainya yang ditawarkan antara lain ;

a. Warehousing

b. Custom clearance

c. Management inventory

d. Marking & Labelling / Praposting

e. Tracking

6) Keuangan

PT. Pos Indonesia terus meningkatkan pelayanannya agar dapat

terus bersaing di dunia usaha yang semakin ketat. Hal tersebut

tercermin dengan image barunya yang ingin di bangun. Salah satunya

adalah membuka layanan kelas dunia dan handal sehingga kebutuhan

konsumen akan terpenuhi, diantaranya :

a. System Online Payment Point (SOPP)

Merupakan cara termudah, cepat, praktis dalam melakukan setoran

tabungan, pembayaran tagihan, rekening telepon seluler, asuransi,


commit to user

65

kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu seluler. Kerjasama

SOPP di Solo dilakukan dengan kerjasama TELKOM,

TELKOMSEL, INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG,

LIPPO, GE CONSUMER SERVICE. ABN AMRO, FIF, SHARE

–e, PLN, SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT

INDONESIA, BHAKTI FINANCE, NUSAPRO, WANA ARTHA,

KARTU HALO, KARTU MATRIX, DAN FLEXI.

b. Wesel Pos Standart

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai

rumah

c. Wesel Pos Prima

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar

sampai rumah.

d. Wesel Pos Instan

Solusi pengiriman uang secara cepat dan aman karena penerimaan

dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil selurung Kantor Pos dalam

jaringan online.

e. Wesel Pos berlangganan

Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruh Indonesia dalam

jumlah uang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima dirumah.


commit to user

66

f. Wesel Pos Luar Negri

Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan keseluruh

dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor

jaringan.

Produk layanan PT. Pos Indonesia yang terdahulu dan masih

dipertahankan hingga sekarang :

7) Surat Pos

a. Surat pos biasa

Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua

lapisan masyarakat

b. Surat pos kilat khusus

Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat

dengan jaringan terluas.

c. Pos Express

Jasa kurir cepat (express courier service), merupakan layanan

kiriman ritel terdiri dari :

d. Service Level Guarantee Based, memiliki keunggulan :

a. Time certain akurat dan terlacak

b. Layanan dituangkan dalam perjanjian kerja sama/kontrak

berdasarkan service level agreement (SLA) yang telah

disepakati kedua belah pihak


commit to user

67

c. Collecting System yang memberikan kemudahan bagi

pelanggan maupun bagi unit bisnis pos ekspress dalam

memproses kirimin.

d. Penyediaan report status secara cepat.

e. Mailing Room

a. Layanan dituangkan dalan perjanjian kerja sama/kontrak

berdasarkan service level agreement (SLA) yang telah

disepakatikedua belah pihak.

b. Layanan milling room meliputi :

1. Penanganan kiriman antar departemen pada suatu

perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.

2. Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu

perusahaan

3. Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi dalam

satu gedung

f. Suratpos tercatat

Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam

jangkauan terluas.

g. Suratpos kilat

Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat

yang dapat diposkan kapan sja dan dimana saja.


commit to user

68

8) Paket Pos

Merupakan layanan dalam pengiriman paket ke seluruh

Indonesia dan dunia dengan layanan darat, laut maupun udara yang

meliputi :

a. Paket Pos Biasa

Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut :

· Darat/laut dengan berat maksimun 40kg.

· Udara dengan berat maksimum 30kg.

b. Paket Pos Kilat (PPKH)

Layanan prioritas dari unit bisnis logistik PT. Pos Indonesia yang

tersedia di 28 provinsi di Indonesia. Layanan ini

menawarkangaransi waktu tempuh dan ganti rugi jika terjadi

keterlambatan atau hilang.

c. PAKET Pos Optima

6. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta terdapat beberapa

unsur jabatan seperti dalam deskripsi tugas pegawai dibawah ini:

(Dokumen Kantor Pos Solo; Struktur organisasi.data terlampir)

7. Deskripsi Tugas Pegawai

Tugas pegawai Kantor Pos Besar Surakarta berdasarkan uraian

jabatan dan tugas dapat dijabarkan sebagai berikut :


commit to user

69

1. Kepala Kantor Pos

Tugas :

Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan segala

kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi, sebagai penentu,

penggerak dan pengarah dan juga sebagai pengambil keputusan.

2. Wakil Kepala Kantor Pos/ Manajer Operasional

Tugas :

Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional kantor

3. Bagian Quality Control

Tugas :

Bagian ini bersifat independent. Bartanggung jawab dalam mengawasi

seluruh kinerja pegawai dan karyawan, mengontrol seluruh aktivitas

kantor dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi.

Bertugas mengecek laporan kerja para pegawai dan karyawan.

4. Bagian Pelayanan II

Tugas :

a. Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket Wesel, Tabanas,

Kukesra/Takesra, Pensiun.

b. Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian register beharga di

loket.

c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penerimaan / pembayaran

Wesel pos, baik secara manual maupun secara online dan loket-

loket lainya.


commit to user

70

d. Memeriksa neraca loket Wesel, Tabanas, dan pensiun serta neraca

loket lainya.

e. Bertanggung jawab atas penagihan dan penyelesaian fee

pembayaran pensiun dan fee pemotongan uang pensiun, serta fee

loket-loket lain.

5. Supervisor Bagian Antaran

Tugas :

a. Melakukan pengaturan pegawai bagian antaran

b. Bertanggung jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran

c. Melakukan pengaturan perputaran tugas antaran

6. Bagian Pelayanan I

Tugas :

Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket BPM, Express,

SKH, EMS, Kiriman khusus, dan sgala aktivitas yang menyangkut

didalamnya.

7. Supervisor Bagian Akutansi

Tugas :

a. Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan

melapotkanya

b. Bertanggung jawab atas :

1. Kebenaran pertanggungjawaban keuangan pada BKH dan

jurnal-jurnal pertanggungjawaban keuangan lainya.


commit to user

71

2. Laporan meingguan dan bulanan ke Wilpos dan Transpos di

Bandung.

3. Keamanan sarana komputer yang menjadi fasilitasnya.

c. Memeriksa dan menandatangani kebenaran neraca PP – Giro dan

loket.

d. Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di

bagian akutansi.

8. Supervisor Bagian SDM dan Administrasi

Tugas :

a. Mengatur dan mengkoordinasi keperluan organisasi yang

berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM)

b. Melaksanakan pekerjaan administrasi :

§ Mencatat surat masuk dab mengirim surat keluar

§ Menyimpan dan menyusun berkas surat menyurat

§ Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan penting yang

pernah diselenggarakan kantor.

c. Memeriksa konsep surat yang dibuat oleh bawahan

d. Melaksanankan tugas kepegawaian :

1. Membuat absensi dan daftar gaji

2. Mengatur dan mencatat gaji pegawai

3. Mengelola buku perpustakaan


commit to user

72

9. Supervisor Bagian Bisnis Logistik (BISLOG)

Tugas :

Mengawasi dan bertanggung jawab atas terselenggaranya pekerjaan

dinas paket pos dengan baik.

10. Supervisor Bagian Keuangan

Tugas :

a. Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo-saldo

rekening bank.

b. Mengawasi dan mempersiapkan modal kerja

c. Membuat kasir kas

d. Mengawasi penggunaan mesin perangko

11. Supervisor Bagian Sarana

Tugas :

a. Memeriksa dan bertanggung jawab atas :

1. Daftar hadir

2. Pengaturan petugas sopir

3. Kelancaran dan kebersihan alat transportasi

4. Kesiapan dan kehandalan saranan dan prasarana untuk dinas

5. Kebersihan dan kelayakan gedung, halaman kantor, dan

sarana lainya

6. Distribusi BBM


commit to user

73

b. Mengatasi masalah dibagian yang berkaitan dengan sarana dan

prasarana komputer

c. Menyetor uang sewa ruang.

12. Supervisor PKC (Pelayanan Kantor Cabang) atau Unit Pelayanan Luar

Tugas :

1. Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian carik-carik

register berharga oleh kantor-kantor cabang termasuk nomor

urutnya.

2. Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan

kebutuhan yang sesungguhnya, berdasarkan naskah – naskah

pembayaran yang bertalian.

3. Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor

Pos Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi (tidak

berlebihan dan tidak kekurangan)

4. Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor

Pos Cabang.

13. Supervisor Bagian Pemasaran (Merangkap sebagai Public Relations)

Bagian pemasaran bertanggung jawab aksi pemasaran, namun selain

itu bagian pemasaran dalam pelaksanaannya juga bertanggung jawab

terhadap aksi Public Relations atau Humas, meskipun dalam strutur

organisasi tidak tercantumkan, selain itu bagian pemasaran juga

membawahi loket Customer Service (CS) guna mendukung aksi

Public Relations tersebut.


commit to user

74

a. Pemasaran

Tugas :

1. Bertanggungjawab atas pembuatan dan pelaksanaan program

aksi pemasaran.

2. Melaksanakan analisis dan evaluasi terhadap kegiatan

pemasaran yang sudah dan sedang dilaksanakan.

3. Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan

persetujuan dari Kepala Kantor Pos.

4. Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian

piutang kepada para pelanggan.

5. Melakukan promotion produk agar dikenal masyarakat dan

sebagai penunjang aksi pemasaran, baik melalui media radio,

maupun cetak dan melakukan kegiatan Customer Day.

6. Menjalin dan menjaga kerja sama dengan instansi,

komunitas, lembaga, wartawan dan perusahaan.

7. Melaksanakan tugas kedinasan rutin dan yang diperintahkan

oleh atasan baik secara tertulis maupun lisan.

b. CS (Costumer Service)

Tugas :

1. Bertanggung jawab menerima keluhan pelanggan dan

memberikan jalan keluar.

2. Memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan.


commit to user 75

BAB III

PENYAJIAN DATA

A. Kondisi Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta

Dalam suatu perusahaan diperlukan komunikasi dengan publiknya.

Mendekatkan diri dengan public yang menjadi sasaranya dengan memberikan

pelayanan yang baik dan memuaskan sehingga terwujud citra yang positif. Hal inilah

yang melatarbelakangi pelaksanaan kegiatan Public Relations di Kantor Pos Besar

Surakarta. Idealnya kegiatan Public Relations dilaksanakan di satu divisi khusus,

namun untuk negara berkembang khususnya Indonesia hal seperti ini masih jarang

ditemui. Pemisahan divisi terdapat pada perusahaan besar skala nasional atau

internasional. Mayoritas kegiatan Public Relations masih bersinergi dengan divisi

lain seperti pemasaran, HRD, promotion atau lainya. Sama halnya yang dilakukan

oleh Kantor Pos Besar Surakarta.

Kantor Pos Besar Surakarta tidak memiliki bidang khusus yang

mengurusi tentang PR atau humas, sejauh ini secara keseluruhan kegiatan yang

berhubungan dengan humas dilakukan oleh Bidang Pemasaran, namun ada juga

beberapa kegiatan kehumasan yang dilakukan secara fleksibel dan menjadi tanggung

jawab seluruh karyawan Kantor Besar Surakarta. Seperti yang diungkapkan oleh

Sakiman selaku Supervisor SDM Kantor Pos Besar Surakarta :

“..disini tidak terdapat bidang khusus yang mengurusi humas, namun kita gabung dengan bidang pemasaran, hal tersebut dikarenakan


commit to user

76

struktur organisasi dari pusat yang memang tidak mengadakan bidang tersebut.” (wawancara tanggal 11 Oktober 2010).

Supervisor bidang pemasaran Seno Adjie juga membenarkan adanya

pelaksanan kegiatan humas yang digabung dengan bidang pemasaran, mengenai

alasan mengapa tidak terdapatnya bidang PR / Humas di Kantor Pos Besar Surakarta,

beliau menambahkan :

“memang kami bidang pemasaran juga melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan humas mbak, karena bidang pemasaran yang banyak berhubungan dengan pelanggan sehingga dirasa dapat melakukan 2 fungsi tersebut sekaligus, untuk alasanya mungkin agar lebih effisien baik dari segi SDM maupun dari segi financial”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Hal lain juga diungkapkan oleh Djoko Asmoro selaku wakil dari Top

Management Kantor Pos Besar Surakarta yang menjabat sebagai Wakil Kepala

Kantor, tidak adanya bidang humas di Kantor Pos Besar Surakarta, hal tersebut

dipengaruhi juga dengan adanya cakupan wilayah yang menjadi area wilayah

naungan :

“bidang humas hanya terdapat di kantor-kantor pusat, yaitu mulai kantor Divre 1, misalnya Kantor Divre 1 Semarang yang wilayanhnya membawahi daerah DIY dan Jateng, karena wilayahnya sangat luas, maka terdapat bidang humas sebab yang diurusi pasti bermacam-macam, namun untuk Kantor Pos Besar Surakarta yang masih bersifat lokal dan cakupan wilayahnya tidak luas sehingga bidang humas dapat digabung dengan bidang pemasaran”. (Wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Dari hasil pengamatan selama melakukan observasi di Kantor Pos Besar

Surakarta, memang tidak terdapat bagian khusus humas. Hal ini dapat dilihat dari

bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta dari tahun ke tahun yang tidak


commit to user

77

memiliki bidang humas. Seperti pada bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar

Surakarta tahun 2005 pada Bab II. Selain itu, untuk Struktur Organisasi PT. Pos

Indonesia tahun 2010 juga tidak terdapat bidang khusus kehumasan :

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero)

Sumber : www.posindonesia.co.id/struktur_org

Kantor Pos Besar Surakarta meski tidak memiliki Bidang Humas

khusus, namun tetap memiliki berbagai macam program dan aktivitas-aktivitas ke

Humasan yaitu antara lain membangun citra, membangun komunikasi yang baik

antara karyawan, steakholder, masyarakat maupun komunitas yang tertuang dalam

berbagai kegiatan. Hal ini disampaikan oleh Sakiman selaku supervisor SDM sebagai

berikut :

“…tapi meski tidak terdapat humasnya namun untuk membangun citra tetap ada, dan kegiatan-kegiatan kehumasan pasti ada. Kegiatan rutin yang sering kita lakukan misalnya ada, refleksi pagi, customer day kemudian juga event-event seperti kemarin CSR (Corporate Social


commit to user

78

Resposibility), jalan sehat, kemudian kerja sama dengan instansi-instansi guna pembukaan loket, dan juga menjaga hubungan baik dengan para wartawan” (wawancara tanggal 11 Oktober 2010).

Pelaksanaan seluruh kegiatan humas di Kantor Pos Besar Surakarta,

tidak sepenuhnya dilaksanakan oleh bidang pemasaran, beberapa kegiatan Public

Relation ada juga yang menjadi tanggung jawab dan kewenangan bidang SDM.

Komunikasi antara karyawan, atau antara atasan dan bawahan, maupun dari luar

kedalam, pertama kali yang menangani adalah bidang SDM, sehingga pelaksanaan

kegiatan Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta yang bersifat kedalam atau

inward looking dilaksanakan oleh bidang SDM. seperti yang diungkapkan oleh

Sakiman :

“tidak semua pelaksanaan PR menjadi tanggung jawab pemasaran mbak, jika kegiatan PR juga merupakan menjalin komunikasi antar karyawan, misalnya saja Quality Control mempunyai kegiatan Refleksi Pagi, kegiatan untuk bertukar pikiran, saling memberi informasi, dan juga motivasi antara karyawan yang rutin kami laksanakan setiap hari selasa dan kamis. Namun untuk pembicara atau tuntornya bisa siapa saja dan bisanya kita lakukan secara bergantian”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010).

Kegiatan PR lain yang bersifat kedalam atau inward looking yang

dilakukan bidang Quality Control yaitu memberi motivasi karyawan agar

memberikan pelayanan yang baik. Kemudian bagian SDM juga menjadi penghubung

atau penyampai informasi dari pusat kepada para pegawai dan karyawan. Informasi

dari pusat yang disampaikan tersebut biasanya berupa SE (Surat Edaran) atau KP

(Keputusan Direksi). Seperti yang dijelaskan dan ditunjukan oleh Sakiman sebagai

berikut :


commit to user

79

“ini merupakan kumpulan SE dan KP saya, salah satunya ini misalnya, SE mengenai Media Pencitraan Perusahaan yang diterbitkan oleh Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, dan juga SE tentang Peningkatan Kualitas Diri yang diterbitkan oleh Direktur SDM dan Umum, hal tersebut menjadi tanggung jawab saya untuk menyampaikan dan melaksanakan perintah-perintah didalamnya”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010).

Salah satu data KP atau SE yang didapatkan ketika pengumpulan data adalah SE

Nomor : SE.64/DirMBD/0610 mengenai perintah “Pemanfaatan Jejaring Sosial

Facebook dan Twitter sebagai media Pencitraan Perusahaan”, yang dikeluarkan di

Bandung 30 Juli 2010 oleh Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis.

(Dokumen kantor Pos Solo; Kumpulan SE dan KP.data terlampir)

Keterangan dari Sakiman dan data yang didapatkan tersebut, sekaligus

juga memberikan penjelasan bahwa untuk kegiatan pencitraan di PT. Pos Indonesia

menjadi tanggung jawab Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis bukan dari

bagian PR.

Sementara itu, menurut hasil pengamatan dan observasi dilapangan,

kegiatan PR yang bersifat ke luar (outward looking) di Kantor Pos Besar Surakarta,

barulah dilakukan oleh bagian pemasaran yang memang diberikan tanggung jawab

untuk aktivitas PR. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain publikasi, promotion,

pelaksanaan events dan lain-lain. Seperti yang diungkapkan oleh Seno Adjie sebagai

Supervisor pemasaran :

“….memang meski struktur organisasi tidak ada Bagian Pemasaran dan Humas, namun bagian kami yang melaksanakan kegiatan-kegiatan PR tersebut atau sebagai pelaksana PR apabila ada program dari pusat. Kami yang melaksanakan kegiatan PR seperti publikasi, promotion, media relation, sponsorship, dan kami juga yang


commit to user

80

bertanggung jawab jika terdapat events”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Sesuai dengan pengamatan yang dilakukan di lapangan, bagian

pemasaran banyak melakukan kegiatan di luar ruangan, sebab selain bertanggung

jawab dengan aksi pemasaran, bagian ini juga harus menjalin hubungan baik dengan

semua kalangan, hal tersebut dilakukan untuk menumbuhkan kedekatan, dan

kepercayaan sebagai aktivitas humas, namun juga untuk mendukung berlangsungnya

program pemasaran. Seperti yang dijelaskan oleh Seno Adjie sebagai berikut :

“selain kegiatan tersebut, kegiatan humas lain yang kami lakukan yaitu menjalin hubungan baik dengan semua kalangan baik instansi, komunitas, perusahaan itu penting. Misalnya ada pameran buku kami berpartisipasi didalamnya, membantu dan mengikuti kegiatan tersebut, demi menjalin hubungan baik dengan kelompok percetakan buku, hal tersebut berguna untuk pemasaran nantinya, untuk dapat kerja sama di bidang pengiriman misalnya.” (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Ditambahkan juga oleh Wakil Kepala Kantor Pos Besar Surakarta

Djoko Asmoro, bagian pemasaran melakukan kegiatan ke luar, menjalin hubungan

baik dengan berbagai instansi termasuk juga menjalin hubungan baik dengan

pemerintah :

“bagian pemasaran yang melakukan kegiatan kehumasan ke luar, aktif di berbagai pertemuan rutin instansi se-Solo mbak, dan slalu ikut pertemuan humas se-Pemkot Solo, atau di pertemuan-pertemuan lain. Misalnya kita akitif di pertemuan bulanan Bakohumas, itu merupakan pertemuan rutin humas-humas se-Surakarta.” (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Seno Adjie juga menjelaskan bahwa pemasaran dan PR sangat erat

kaitanya, sebab Kantor Pos Besar Surakarta menawarkan jasa, bukan barang maka


commit to user

81

kedekatan dan kepercayaan yang merupakan hasil dari kegiatan PR harus terus

dibangun :

“kegiatan PR, menjalin hubungan baik dengan semua kalangan itu sangat penting mbak, karna kita menjual jasa, jadi perlu pendekatan secara baik agar menimbulkan kepercayaan dan keyakinan, sehingga mereka mau percaya dan menggunakan layanan kami. Makanya kalau di Kantor Pos PR dan pemasaran itu saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Guna mendukung adanya aktifitas PR, Kantor Pos Besar Surakarta

memiliki 1 loket CS (Customer Service) yang bertugas menampung dan

menyelesaikan keluhan-keluhan pelanggan dan memberikan informasi. Loket

tersebut dijaga oleh 1 orang karyawan yang ramah, CS tersebut memberikan

informasi baik langsung maupun melalui telephone di 0271-647223, 647275 pada

jam kerja, yaitu: Senin – Jumat, pukul 07.00 – 15.00 dan Sabtu pukul 07.00-13.00.

Keberadaan CS tersebut juga dibawahi langsung oleh bagian pemasaran.

Seperti yang dijelaskan oleh Sakiman :

“demi mendukung aksi PR bagian pemasaran mbak, kami juga memberikan layanan CS untuk pelanggan agar memudahkan pelanggan jika mendapatkan kesulitan, atau ada masalah dengan layanan kami. Sehingga keluhan dari pelanggan cepat teratasi dan komunikasi dan hubungan baik dengan pelanggan dapat tercipta. Loket CS juga kami letakan di bawah naungan bagian pemasaran langsung karna memang untuk kegiatan yang berhubungan dengan PR dibawah kendali bagian pemasaran”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Seluruh kegiatan PR di Kantor Pos Besar Surakarta bertujuan ingin

kembali mengenalkan eksistensi Kantor Pos Besar Surakarta di Surakarta, dengan

aktif melakukan pendekatan, menjalin hubungan yang harmonis dengan berbagai


commit to user

82

pihak, memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pelanggan, juga menunjang

kegiatan promosi dan pemasaran.

Tujuan atau sasaran utama dari pelaksanaan kegiatan Public Relations di

Kantor Pos Besar Surakarta adalah berorientasi pada upaya untuk membentuk citra

positif mengenai perusahaan. Hal tersebut diungkapkan oleh Sakiman :

“kegiatan PR kita ini sasaran utamanya adalah untuk membangun citra positif di masyarakat. Citra dapat menjadi ujung tombak berlangsungnya perusahaan kita. Persaingan dunia usaha semakin ketat, citra harus terus kita bangun agar tetap bertahan di era globalisasi. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Sakiman juga menjelaskan kegiatan membangun citra tidak mudah,

apalagi ketika suatu perusahaan telah mengalami pergeseran fungsi yang sebelumnya

hanya distribusi pos menjadi multi layanan. Citra positif yang harus dibangun kepada

masyarakat harus mampu menggambarkan pelayanan lain dari pada yang lain dan

terus ditingkatkan kualitasnya :

“melalui berbagai kegiatan PR kami ingin membangun kembali citra perusahaan, misalnya mengingat kesibukan masyakat yang sangat tinggi tentunya menginginkan segala kemudahan. Cukup datang di Kantor Pos Besar Surakarta atau outlet kami yang tersebar di berbagai tempat, mereka dapat melakukan transaksi pembayaran apapun PLN, Telkom, Kredit, Pajak dll sekaligus, mereka dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. Semoga saja akan timbul citra yang baik di benak masyarakat untuk terus percaya kepada kami sesuai dengan slogan kami Lebih Dekat, Lebih Hemat, Lebih Cepat. dan Semua mua bisa”. (wawancara tanggal 05 Oktober 2010)

Berkaitan dengan tujuan utama kegiatan PR yaitu membangun citra

perusahaan, bagian pemasaran Seno Adjie yang merangkap sebagai pelaksana

kegiatan PR, menambahkan :


commit to user

83

”…jika kita menawarkan barang yang kita tunjukan adalah kelebihan. Namun karena kita merupakan perusahaan yang utamanya sebagai penyedia jasa maka hal yang kita tunjukan adalah pembuktian sehingga kita harus terus buktikan kepada relations, tentang mutu, kualitas yang bagus, pelayanan yang cepat, dan biaya yang lebih murah, itu semua adalah citra positif”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

B. Peran Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta

Pelaksanaan PR di Kantor Pos Besar Surakarta tidak dapat terlaksana

seluruhnya sesuai dengan standart ke-PR an, sebab bersifat lokal dan tidak terdapat

divisi khusus PR. Maka aktivitas peran – peran PR dilaksanakan se-fleksibel mungkin

dengan bagian-bagian lain dan dibantu Kantor Wilayah diatasnya untuk pelaksanaan

pengawasan kegiatan PR.

(a) Peran sebagai Expert Prescriber (Penasehat Ahli)

Pelaksanaan peran sebagai Expert Prescriber (Penasehat Ahli) di Kantor

Pos Besar Surakarta tidak dilaksanakan oleh seorang pakar komunikasi, namun

dilaksanakan oleh Top Management, jika Top Management memerlukan

pertimbangan dapat mengkomunikasikan kepada Kantor Wilayah diatasnya,

kemudian Kantor Wilayah yang juga membutuhkan pertimbangan, dapat

mengkomunikasikan kepada Kantor Pusat dan begitu seterusnya. Sehingga

pelaksanaan sebagai Penasehat Ahli dilakukan secara turun temurun, dari

tingkatan teratas ke tingkat bawahnya. seperti yang diungkapkan oleh Sakiman ;

“kalau penasehat ahli untuk PR disini tidak ada mbak…., ya yang menjadi penasehat untuk kegiatan PR adalah Top Management yaitu bapak Kepala Kantor dan Wakil Kepala, mereka yang mengarahkan dan memberikan tugas untuk dilaksanakan oleh bagian pemasaran. Selain itu Kantor Wilayah juga selalau aktif memberikan program PR


commit to user

84

nya yang wajib kita laksanakan, baik pelaksanaan events, bakti masyarakat, ataupun kegiatan pencitraan yang lain “(wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Pelaksanaan Expert Prescriber (Penasehat Ahli) di Indonesia khususnya

masih belum begitu familiar dilakukan, apalagi untuk kantor yang masih bersifat

lokal cakupanya seperti Kantor Pos Besar Surakarta. Selaku pihak dari Top

Management melakukan pengawasan kepada bagian pemasaran sebagai pelaku

pelaksana, seperti yang dijelaskan oleh Djoko Asmoro :

“Kalau penasehat ahli tidak ada, cukup kami melakukan pengawasan dan memberi masukan mana saja yang harus dibenahi. kemudian juga dapat kita komunikasikan ke Kantor Wilayah. Biasanya kita selalu melakukan kontrol, kalau di Kantor Pos Besar Surakarta ini kami melakukan pengawasan melalui buku kegiatan bagian - bagian tersebut yang dilaporkan kepada kami secara berkala, di situ kami dapat melihat apa saja yang telah dilakukan, sehingga dapat kami kasih masukkan ataupun terus kami lakukan peningkatan di dadalamnya.”(wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Dalam observasi dilapangan, tidak ditemukan adanya kerja sama antara

Kantor Pos Besar Surakarta dengan pakar PR tertentu. Pelaksanaan

pengawasan dilakukan oleh Top Management melalui “Buku pengawasan

realisasi program kerja atau aksi berupa data produksi dan pendapatan” yang

diisi oleh bagian pemasaran, setiap bulannya.

(b) Peran PR sebagai Facilitator Communication (Komunikasi Fasilitator)

Pelaksanaan peran PR sebagai komunikasi fasilitator banyak dilakukan

Kantor Pos Besar Surakarta. Peran PR sebagai komunikasi fasilitator tertuang

dalam berbagai program-program pelayananan dan berbagai aktivitas yang


commit to user

85

dilaksanakan setiap hari. Sebagai komunikator maupun mediator Kantor Pos

Besar Surakarta berusaha memberikan pelayanan yang diharapkan dan

dibutuhkan oleh masyarakat, perusahaan dan juga komunitas. Seperti yang

diungkapkan Seno Adjie :

“kami sejak awal berfungsi sebagai satu-satunya perusahaan yang bertugas bertanggung jawab untuk pendistribusian pos, namun kemarin sempat tergerus oleh perkembangan tekhnologi yang pesat. Meski sekarang telah kembali bangun saat ini kami terus berusaha dan kembali menjadi pelayan masyarakat” (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Salah satu wujud adanya komunikasi fasilitator di Kantor Pos Besar

Surakarta terlihat dari adanya loket customer service sebagai sumber informasi,

dari pihak kantor kepada pelanggannya maupun sebaliknya. Seperti yang

diungkapan oleh Seno Adjie ;

“kita punya customer service sebagai tempat atau wadah informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan, makanya seorang CS harus tau semua nya. Namun kita juga selalu menerima apa saja keluhan dari pelanggan juga melalui cs itu. “(wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Selain loket CS yang berada di Kantor Pos Besar Surakarta, secara

umum PT. Pos Indonesia juga memberikan fasilitator komunikasi antara

perusahaan dengan pelanggan melalui “Pos Indonesia online”. Layanan

pelanggan dapat diakses oleh seluruh masyarakat indonesia di alamat website

www.posindonesia.co.id. Disamping itu PT. Pos Indonesia juga mempunyai

program pelayanan pelanggan customer service melalui telepon (call centre)

yang dikenal dengan ‘post call 161’. Pelanggan dapat terhubung dengan post call

hanya dengan menekan 161 pada pesawat telepon mereka. Selain itu kemudahan


commit to user

86

fasilitas juga diakses dengan menggunakan SMS dengan format tertentu, sesuai

informasi yang diinginkan kemudian dikirim ke nomor “8161”, namun untuk

sementara baru dapat untuk nomor Flexi dan Telkomsel. Sebagai contoh apabila

ingin mengetahui kiriman telah sampai, ketik: EXPRESS<spasi><NO.RESI

KIRIMAN>.

Dalam menjalankan perannya sebagai komunikasi fasilitator, Kantor

Pos Besar Surakarta menggunakan beberapa program :

1. Publikasi

Kantor Pos Besar Surakarta biasanya memberikan program

dan layanan yang disediakan dengan menggunakan beberapa media :

a. Surat Kabar

Surat kabar merupakan salah satu media yang digunakan oleh

Kantor Pos Besar Surakarta. Surat kabar yang rutin digunakan

karena sering bekerja sama dan merupakan surat kabar lokal

adalah harian solopos, namun terkadang juga bekerja sama

dengan surat kabar yang lain seperti Joglo Semar, Suara

Merdeka, Radar Solo (Jawa Pos). (Dokumen Kantor Pos Solo;

Kumpulan kliping dari berbagai media cetak.data terlampir)

Publikasi dalam surat kabar dapat dilihat dari banyaknya hasil

kliping yang dikumpulkan oleh Kantor Pos Besar Surakarta

dalam “Map Kliping Kantor Pos Solo 57100”.


commit to user

87

Gambar 3.2 Kliping koran kegiatan jalan sehat Sumber ; Solopos 25 Oktober 2010

b. Majalah Internal

Pembuatan majalah internal dilakukan oleh kantor wilayah

namun cakupannya secara nasional dan menggunakan nama PT

Pos Indonssia. Dari 4 jenis majalah yang diterbitkan terdapat dua

majalah internal di Kantor Besar Surakarta yang sering diterima

dari Kanwil yaitu “Infopos dan Merpati Pos”, majalah tersebut

beredar setiap 3 bulan sekali :


commit to user

88

a) Info Pos : Buletin internal bulanan

Berisi seluruh program terbaru yang dikeluarkan oleh PT.

Pos Indonesia

b) Merpati Pos : Majalah internal bulanan

Berisi liputan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan kantor

Pos seluruh indonesia

c) Kabar dari Pos : Terbitan untuk para pelanggan

d) Sahabat Pena : Terbitan untuk generasi muda.

(Dokumen Kantor Pos Solo; Majalah Internal.data terlampir)

c. Majalah

Selain majalah internal, Kantor Pos Besar Surakarta juga

bekerja sama dengan majalah umum untuk publikasi kepada

pelangganya maupun ber-iklan. Majalah yang dipilih adalah

“Majalah Saudagar”. Majalah saudagar yang memiliki konsep

majalah bisnis dianggap tepat karena memiliki target market

pelaku/peminat bisnis. (Dokumen Kantor Pos Solo; Kwitansi

Bag. Pemasaran No 026/ II /SDGR / 10.data terlampir)

d. Media Elektronik

a. Terang Abadi Televisi (TA Tv)

TA Tv adalah stasiun lokal satu-satunya yang dimiliki oleh

kota surakarta. Kantor Pos Besar Surakarta sering bekerja

sama dengan stasiun televisi ini, karena jangkauan TA Tv


commit to user

89

sama dengan target khalayaknya. Apabila ada program baru

mengadakan kerja sama pada satu acara talk show di televisi,

atau TA Tv meliput kegiatan ketika terdapat events.

Seperti saat event Jalan Sehat Bersama Pak Pos, pada tanggal

24 Oktober 2010. TA Tv ikut andil dalam kegiatan Jalan

Sehat di Manahan dan meliput kegiatanya.

Gambar 3.3 Wawancara Kepala Kantor Pos Besar Surakarta,

L. Sutadji dengan TATv

Sumber ; Dokumentasi Jalan Sehat, Kantor Pos Besar Surakarta

e. Pamflet

Kantor Pos Besar Surakarta menggunakan pamflet untuk

publikasinya, berbagai pamflet dibuat untuk mempermudah

penyebaran informasi. Penyebaranya dilakukan ketika ada

events, atau secara berkala dengan datang ketempat keramaian


commit to user

90

kota solo, juga disediakan di meja CS agar pelanggan dapat

mudah mendapatkanya.

Pamflet-pamflet yang berhasil peneliti dapatkan dilapangan

tersebut adalah, pamflet berupa program-program layanan

Kantor Pos antara lain : Pamflet Pelayanan SOPP, Tata cara

Wesel Pos Instan, Daftar mitra kerja Kantor Pos Solo, dan

juga layanan unggulan lainya.

Gambar 3.4 Kumpulan pamflet Sumber ; Kantor Pos Besar Solo

f. Spanduk dan Umbul-umbul

Spanduk dan umbul-umbul digunakan untuk

menginformasikan pada masyarakat tentang layanan baru, atau


commit to user

91

events yang sedang berlangsung agar mudah diketahui

masyarakat dan dapat menyemarakkan suasana.

Pemasangan spanduk biasanya diletakan di area Kantor Pos

Besar Surakarta sendiri, 1 sepanduk di area parkir, 1 spanduk

besar pintu masuk Kantor Pos Besar Surakarta, dan 1 spanduk

di dalam ruangan Kantor Pos Besar Surakarta yang dapat dilihat

seluruh pelanggan yang datang.

Gambar 3.5 Pemasangan spanduk, di depan pintu masuk Kantor Pos

Besar Solo Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

2. Penyampaian Informasi (Papan Pengumuman)

Papan pengumuman berfungsi sebagai informasi-informasi

baru yang dirasa perlu diketahui oleh pelanggan, sehingga pelanggan

yang datang ke Kantor Pos Besar Surakarta dapat membacanya.


commit to user

92

Penggunaan papan pengumuman di Kantor Pos Besar Surakarta juga

digunakan sebagai mediator/penghubung antara perusahaan yang

mencari karyawan dan para pencari pekerjaan.

Gambar 3.6 Papan pengumuman Kantor Pos Besar Surakarta

Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

Papan pengumuman tersebut telah berkembang pesat karena

didominasi dengan informasi berbagai lowongan pekerjaan yang

dibutuhkan masyarakat. Kantor Pos Besar Surakarta juga

memfasilitasi para pencari kerja dengan tempat untuk menyusun

lamaran berupa meja besar terletak ditengah ruangan Kantor Pos

Besar Surakarta, dan juga disediakan alat pendukung seperti lem.

Untuk saat ini papan pengumuman menjadi layanan dan

media yang banyak peminatnya. Sebagai sumber informasi

lowongan didapatkan dari perusahaan-perusahan yang

membutuhkan, maupun didownloadkan melalui internet, sehingga


commit to user

93

pelamar pekerjaan merasa lebih banyak pilihan dan praktis.

(Dokumen Kantor Pos Solo; Daftar kerja sama dengan perusahaan

yang memasang iklan di papan pengumuman bulan Desember

2010.data terlampir)

3. Program Filateli

Sebagai satu-satunya perusahaan penyedia perangko di

Indonesia, Kantor Pos Besar Surakarta berusaha tetap

mempertahankan Filateli agar tetap diminati masyarakat, sehingga

selalu membuat program baru demi terlaksananya harapan tersebut.

Kantor Pos Besar Surakarta berperan menjadi fasilitor komunikasi,

dalam hal ini menjadi komunikator sebagai pemberi informasi ketika

terdapat produk prangko baru yang dikeluarkan, maupun menjadi

mediator antara para filatelist Surakarta pada khususnya. Program-

program tersebut, terwujud dalam berbagai kegiatan diantaranya :

· Bursa Filateli

Bursa filateli adalah fasilitas yang diberikan kepada filatelist

Surakarta sebagai tempat publikasi prangko baru yang

dikeluarkan PT. Pos Indonesia, berkumpul filatelist, tukar

menukar prangko, maupun jual beli prangko. Bursa filatelli

dilakukan 1 bulan sekali pada minggu ke 4, bertempat di

Kantor Pos Besar Surakarta. Anggota bursa ini kurang lebih 50


commit to user

94

orang. Bursa ini bertujuan untuk memberikan layanan ekstra

kepada pelanggan agar merasa nyaman dengan hobinya filateli.

Gambar 3.7 Publikasi bursa filateli Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

· Sosialisasi ke Sekolah-sekolah

Sosialisasi juga terus dilakukan Kantor Pos Besar Surakarta,

agar terdapat generasi penerus untuk hobi filateli. Sosialisasi

dilaksanakan kepada anak-anak sekolah yang masih muda.

Pihak Kantor Pos bekerja sama dengan pihak sekolah untuk

memberikan sosialisasi menumbuhkan hobi filateli dengan

datang langsung ke Sekolah dasar maupun Taman Kanak-

kanak.


commit to user

95

Seperti saat mengunjungi TK. Al-Islam Surakarta, anak-anak

dikenalkan dengan benda pos, perangko, amplop, dan diajak

menulis surat kemudian mengirimkanya dengan memasukan

surat mereka ke bis surat.

Gambar 3.8 Sosialisasi TK Al-Islam 4 Surakarta. Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

· Kunjungan Anak-anak Sekolah ke Kantor Pos Besar Surakarta.

Selain sosialisasi pengenalan hobi filateli kegiatan lain yang

ingin ditumbuhkan kepada generasi muda adalah kegiatan

pengolahan dan distribusi pos. Pihak Kantor Pos mengajak

kerja sama dengan pihak sekolah untuk mengadakan kunjungan

belajar ke Kantor Pos Besar Surakarta, kemudian anak-anak di

ajak melihat langsung proses pengelolaan pos, perjalanan surat

dari loket hingga dikirimkan oleh Pak Pos.


commit to user

96

Gambar 3.9 Kunjungan SD Warga Surakarta

Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta Seperti SD Warga Surakarta yang berkunjung pada 19 Oktober

2010, dalam kunjungan itu guru pengampu membimbing

siswa-siswi untuk membeli prangko pada surat mereka masing-

masing dan kemudian menyerahkan surat tersebut pada petugas

loket, selain itu pihak Kantor Pos juga member kesempatan

kepada siswa-siswi untuk menempalkan prangko mereka

sendiri dan memberikan cap pos. Bu Ela, salah satu

pembimbing menyatakan bahwa siswa-siswi diarahkan untuk

menulis surat kepada orang terdekat mereka, ayah, ibu, kakak,

adik, atau teman. Bu Ela mengaku kegiatan ini dilakukan agar

pengetahuan murid mengenai pos bertambah.


commit to user

97

· Prangko Prisma

Prangko Prisma adalah adalah prangko yang dapat

menampilkan foto atau identitas lainnya (logo, produk,

lambang perusahaan, tulisan / slogan bahkan tanda tangan atau

apapun) yang dikehendaki oleh pemesan, yang dicetak di atas

security paper seperti halnya kertas berharga. Prangko Prisma

dapat digunakan untuk berkirim surat, juga dapat dijadikan

sebagai cinderamata untuk seseorang yang sangat istimewa.

Demi mempopulerkan prangko prisma Kantor Pos Besar

Surakarta biasanya mencetak Prangko Prisma dengan gambar

gambar khas dari solo seperti sepor klutug, gambar Wali Kota

atau Wakil Wali Kota dll. (Dokumen Kantor Pos Solo; Macam-

macam prangko prisma.data terlampir)

Gambar 3.10

Prangko Prisma Kantor Pos Besar Surakarta Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta


commit to user

98

· Web Filateli

Selain berbagai kegiatan diatas, Kantor Pos Besar Surakarta

yang merupakan bagian dari PT. Pos Indonesia juga

menyediakan situs untuk mempermudah pecinta prangko untuk

berbelanja prangko atau menambah koleksinya. Web tersebut

dapat diakses di “www.posindonesia.co.id/filateli atau www.e-

fila.com”

4. Special Events

Sasaran utama dalam pengadaan events adalah menjaring

sebanyak mungkin pengunjung yang potensial untuk mengenal

layanan yang dimiliki Kantor Pos Besar Surakarta dan kemudian

menggunakanya. Penyelenggaraan event sedapat mungkin dapat

menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Kantor Pos Besar Surakarta

selalu ingin menunjukan aspek “kedekatan” dalam setiap acara yang

diselenggarakan. Seperti yang diungkapkan Seno Adjie:

“penyelengaraan event kita lakukan sebagi bukti eksistensi diri, bahwa Kantor Pos Surakarta masih berada di tengah- tengah masyarakat. Biasanya event yang diselenggarakan adalah sesuatu yang dapat dinikmati seluruh lapisan masyarakat, seperti jalan sehat, sepeda santai, pertandingan olah raga, juga termasuk CSR (Coorporite Social Responsibility) dll“.(wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Selain event yang bersifat menghibur, Kantor Pos Besar

Surakarta juga memperhatikan lingkungan sekitar, dengan

mengadakan event yang bersifat sosial. Dalam menyambut hari bakti


commit to user

99

pos, berikut salah satu dokumentasi acara CSR, pengobatan gratis

dan pembagian sembako petugas kebersihan Kota Solo dan donor

darah, tanggal 4-5 Oktober 2010 :

Gambar 3.11 CSR Kantor Pos Besar Surakarta tanggal, 4-5 Oktober 2010


Seperti yang dijelaskan Sakiman :

“sesering mungkin kami mengadakan event sosial karena memang sebagai perusahaan milik negara telah ada ketentuan, bahwa sebagian dari laba perusahaan disisihkan untuk kegiatan sosial.“(wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Kegiatan sosial lain yang dilakukan secara rutin oleh Kantor Pos

Besar Surakarta adalah :

- Pembangunan Masjid di lingkungan Kantor Pos Besar Surakarta

untuk tempat ibadah karyawan yang bekerja di sekitar kantor pos

terutama digunakan sholat jumat, setiap hari jumat.

- Pembangunan WC umum, untuk orang-orang sekitar kantor pos.


commit to user

100

- Pengangkatan tukang parkir dari salah satu yayasan penyandang

cacat YPAC sebagai sumber penghasilan yayasan tersebut dan

sebagian guna perawatan taman Kantor Pos Besar Surakarta.

(Dokumentasi Kantor Pos Solo; Kumpulan foto lingkungan

sekitar Kantor Pos Solo.data terlampir)

Dalam penyelenggaraan event, adakalanya Kantor Pos Besar

Surakarta melaksanakan secara mandiri dan bekerjasama dengan

Event Organizer (EO). Bila melaksanakan secara mandiri maka

manajemen Kantor Pos Besar Surakarta akan menunjuk tim

pelaksana event. Sedangkan bila bekerjasama dengan Event

Organizer (EO) maka pelaksanaan diserahkan kepada EO dan tetap

diawasi oleh manajemen.

Seperti pada saat event Jalan Sehat 24 Oktober 2010, Kantor

Pos Besar Surakarta bekerja sama dengan “Retro Pro, Exhibition

dan Event Organizer”. (Dokumen Kantor Pos Solo; Kerja sama

event Jalan sehat Kantor Pos dengan Retro Pro, Exhibition dan

Event Organizer.data terlampir)

5. Promotion

Secara umum pelaksanaan promosi di Kantor Pos Besar

Surakarta telah diatur oleh kantor pusat, Kantor Pos Besar Surakarta

hanya meneruskan saja. Kegiatan promosi yang terlihat adalah

adanya iklan di stasiun TV nasional, berbagai slogan yang selalu


commit to user

101

dipakai yaitu gerakan “Ayo ke Kantor Pos”, “Semua mua mua bisa”,

dan “Lebih Dekat, Lebih Hemat, Lebih Cepat”.

Kantor Pos Besar Surakarta juga melakukan promosi atau

beriklan pada media “Yellow Pages” untuk bersaing dengan

penyedia jasa yang lain. Media yang diberikan kepada seluruh

pelanggan Telkom Indonesia wilayah Solo, diharapkan mampu

memudahkan pelanggan untuk mengetahui layanan yang dimiliki

Kantor Pos Solo. (Dokumen Kantor Pos Solo; Panduan Informasi

bisnis Yellow Pages Solo, November 2010 – 2011; hal 40

Caurier.data terlampir)

6. Sponsorship

Kantor Pos Besar Surakarta juga melakukan kegiatan

sponsorships ketika terdapat kegitan yang sedang dilakukan oleh

mitra kerja, perusahaan, komunitas maupun pemerintahan.

Pelaksanaan sponsorship sebagai wujud dukungan pelaksanaan

kegiatan yang dilaksanakan, misalnya dengan pembukaan gerai

Kantor Pos di tempat pelaksanaan events, maupun memberikan

marchandise (bingkisan) untuk hadiah door prize.

Misalnya pada Tahun Baru Imlek 2060, Kantor Pos Besar ikut

membuka gerai di Solo Square dan mengeluarkan prangko edisi

Imlek


commit to user

102

Gambar 3.12

Pembukaan gerai Kantor Pos saat Tahun Baru Imlek Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

Marchandise (bingkisan) untuk hadiah door prize tersebut

biasanya berupa: handuk bertuliskan Kantor Pos Besar Surakarta,

Bolpoin, Stiker, Agenda/Notes, topi, kaos, tas, paying, jam dinding.

Gambar 3.13 Kumpulan merchandise Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta


commit to user

103

(c) Peran PR sebagai Problem Solving Process Fasilitator (Fasilitator Proses

Pemecahan Masalah)

Fasilitator proses pemecahan masalah di Kantor Pos Besar Surakarta

dilakukan oleh Customer Service (CS) yang berada di bawah bagian pemasaran.

CS di Kantor Pos Besar Surakarta bertugas menerima semua keluhan pelanggan

yang datang ke Kantor Pos Besar Surakarta. Bagian CS yang menerima keluhan

yang disampaikan pelanggan, memberikan penjelasan dan sekaligus dituntut

untuk dapat menyelesaikanya. Masalah yang timbul di Kantor Pos Besar

Surakarta rata-rata berhubungan dengan pelayanan, paling dominan adalah

keluhan tentang pengiriman barang maupun surat yang belum sampai, atau

bahkan tidak sampai tujuan. Seperti yang diungkapkan Sakiman berikut :

“syukur alhamdulillah permasalahan sampai saat ini masih bisa kami selesaikan, tidak ada masalah yang begitu berarti, yang dibutuhkan hanya bagaimana bertambahnya pelanggan sebenarnya mbak. Sampai saat ini CS kami dapat menyelesaikan keluhan yang timbul, namun CS juga memiliki batasan, untuk pengambilan keputusan tetap kewenangan bapak Kepala, misalnya untuk keputusan apakah barang pengiriman yang hilang akan diganti atau tidak itu nanti bapak yang memutuskan”.(wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Apabila terdapat keluhan yang tidak dapat diselesaikan oleh CS karena

menyangkut keputusan maka penyelesaian keluhan tersebut mengalami beberapa

tahap penyelesaian, penerima keluhan adalah CS kemudian jika CS belum

mampu menyelesaikan baru diberikan kepada supervisor yang bersangkutan, jika

masih belum selesai maka permasalahan tersebut diajukan kepada Kepala Kantor


commit to user

104

untuk diselesaikan sesuai dengan kebijakan. Selain itu Top Management

bertindak sebagai penasehat di setiap permasalahan yang muncul.

Djoko Asmoro menjelaskan :

“disini penyelesaianya bertahap, dari CS kemudian ke Supervisor, kalau masih belum selesai, supervisor mengajukan ke Kepala. Kita bisa dibilang hanya mengatasi permasalahan lokal, jika ada isu, krisis Kantor Pusat yang nangani mbak, nantinya kita hanya mengikuti program penangananya saja. Secara umum atau skala nasional pelanggan juga bisa menghubungi CS online maupun Call Pos 161”.(wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Penanganan permasalahan atau keluhan maupun isu yang muncul di

media surat kabar, merupakan tanggung jawab dan kewenangan per-Kantor

Wilayah masing-masing. Seperti Kantor Pos Besar Surakarta berada di bawah

Kantor Pos Wilayah Jateng & DIY, jika terdapat keluhan Pos di wilayah Kantor

Pos Besar Surakarta yang muncul di surat kabar maka secara otomatis Kantor

Pos Wilayah Jateng & DIY akan menjawab melalui surat kabar juga

Dalam menangani keluhan di loket CS, terdapat standart operating

procedure pelayanan yang diterapkan Kantor Pos Besar Surakarta. Hasil

pengamatan di lapangan, untuk pengaduan konsumen datang langsung ke Kantor

Pos Besar Surakarta, prosedur dalam menangani keluhan adalah sebagai berikut :

a. Konsumen mengisi formulir di meja CS, yang berisi data kiriman,

data pengirim dan penerima, serta masalahnya.

b. CS mencatat pengaduan di buku pengaduan keluhan. Buku

pengaduan tersebut berisi rincian kapan pengaduan dilakukan, siapa


commit to user

105

nama pengirim dan penerima, data kiriman, alasan pengaduan,

tindak lanjut dan tindak penyelesaian.

c. CS menyampaikan ke unit bisnis terkait, misalnya mengenai wesel,

maka ke bagian Bisnis Keuangan dan Keagenan. Setelah

dikonfirmasikan, maka CS memberikan jawaban kepada konsumen

dan mencatat tindakan penyelesaian di buku pengaduan.

Selain itu Kantor Pos Besar Surakarta mempunyai standart operating

system dalam menangani keluhan pelanggan yaitu selalu bersikap positif, yang

diuraikan dengan cara :

a. Berbicara dengan senyum.

b. Menjawab segera dan obyektif.

c. Suara yang wajar dan artikulasi yang jelas.

d. Sikap sopan dan bersahabat.

e. Pergunakan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti.

f. Berbicara dengan semangat dan sesuai kepribadian.

g. Profesional walaupun berbicara dengan teman sendiri.

Standart penanganan keluhan diatas dengan menggunakan metode

“DEKAT”, yaitu :

a. D berarti dengarkan

b. E berarti empati

c. K berarti komitmen solusi


commit to user

106

d. A berarti aksi solutif

e. T berarti tepati waktu dan janji

Hal tersebut perlu dilakukan kepada konsumen agar mereka tidak

merasa kecewa atau merasa keluhan mereka diabaikan.

Gambar 3.14 Loket Customer Servis Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

(d) Peran PR sebagai Communication Technician (Teknisi Komunikasi)

Pelaksana teknis di Kantor Pos Besar Surakarta adalah bagian

pemasaran, kegiatan yang mereka lakukan menyangkut aktivitas ke PR an sangat

banyak, terutama pelaksanaan menjalin hubungan keluar demi terciptanya

kedekatan dan hubungan yang erat antara Kantor Pos dengan mitra kerja. Seperti

yang diungkapkan Seno Adjie :

“bagian pemasaran sebagai teknis pelaksanana kegiatan PR, apalagi yang berhubungan dengan pemasaran. Kami menjalin hubungan keluar dengan instansi, komunitas, perusahaan, pemerintah itu harus kita jalankan terus. teknis lain misalnya untuk launching produk itu tugas kami, bagaimana pelaksanaanya hingga publikasinya, kemudian juga namanya dunia bisnis untuk permasalahan kerja sama hingga potongan


commit to user

107

harga ketika transaksi itu menjadi kewenangan saya mbak.” (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Kegiatan yang menjalin kedekatan dan hubungan baik keluar kantor

dilakukan di berbagai kalangan sesuai dengan fungsi PR, kegiatan tersebut antara

lain :

1. Menjalin hubungan dengan karyawan

Menjalin hubungan baik dengan karyawan secara umum selalu

dilakukan oleh pihak Kantor Pos Besar Surakarta. Pelaksanaan kegiatan

menjalin kedekatan tersebut diwujudkan dangan adanya :

a) Refleksi pagi

Kegiatan ini dilakukan setiap pagi sebelum melaksanakan tugas

masing-masing selama 30 menit. pelaksanaannya 1 minggu 2 kali,

yaitu setiap hari selasa dan kamis. Pelaksanaan kegiatan refleksi

pagi digunakan untuk menjalin hubungan baik antara top

management dengan karyawan, karyawan dengan karyawan lain

agar terdapat satu visi. Refleksi pagi berisi pemberian semangat dan

motivasi, tempat menyampaikan masukan, bertukar pikiran, Tanya

jawab, maupun sebagai tempat evaluasi. (Dokumen Kantor Pos

Solo; Jadwal kegiatan bulan Desember 2010.data terlampir)

b) Meeting internal per bagian

Pertemuan bersama perbagian juga dilaksanakan bagian masing

masing. Hal ini dilakukan setiap 1 minggu skali tergantung


commit to user

108

kesepakatan per bagian. meeting internal ini biasanya mambahas

tugas-tugas yang akan dilaksanakan setiap bagian sebagai rencana,

menghadapi kendala, maupun juga sebagai wadah evaluasi

pelaksanaan tugas yang telah dilakukan. (Dokumen Kantor Pos

Solo; Jadwal kegiatan bulan Desember 2010.data terlampir)

c) Pelatihan Bersama

Pelatihan juga sering di adakan. Biasanya pelaksanaan pelatihan

dilakukan sebagai peningkatan kinerja karyawan dan juga

pengakraban antara karyawan dari Kantor Pos Besar dengan Kantor

Cabang di kecamatan, maupun sebaliknya antara Kantor Pos Besar

dengan Kantor Pos Besar lain di tingkat Kabupaten maupun Kantor

Wilayah.

Seperti Pelatihan Manajemen Teknis Antaran di Yogyakarta dan

Pelatihan Ipos Kantung di Yogyakarta. (Dokumen; Infopos edisi 38

Tahun V Februari 2010.data terlampir)

d) Penyaluran Hobi

Kantor Pos Besar memiliki sebuah komunitas karyawan yang

dibentuk karena memiliki hobi yang sama, komunitas tersebut

menjadi kegiatan ekstra diluar pekerjaan, yaitu kegiatan ekstra

karawitan dan band. Komunitas dengan nama “Merpati Laras”

berlatih seminggu sekali, setiap hari jumat. Mengenai fasilitas

Kantor Pos Besar Surakarta telah menyediakan lengkap, baik alat


commit to user

109

band maupun gamelan. Biasanya komunitas tersebut nantinya akan

tampil pada saat ada events di Kantor Pos Besar Surakarta.

Gambar 3.15 Komunitas Merpati Pos saat tampil Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakarta

2. Menjalin hubungan dengan Public

Kegiatan menjalin hubungan dengan masyarakat telah dilakukan dengan

berbagai hal :

§ Special event

§ CSR dan bakti sosal

§ Papan pengumuman loker

§ Kegiatan Customer Day


commit to user

110

§ Penyebaran pamflet ke sekolah- sekolah, tempat belanja, kampung.

§ Membuka berbagai outlet : di RS, Kantor Pajak, Pos Keliling, Pos

one (Pelayanan Pos di Pusat perbelanjaan dan Mall), dll

§ Mengkomodir dan mengelola filateli & kartu pos, untuk para

filatelist dan wisatawan asing yang berkunjung ke Surakarta untuk

mengirimkan kartu pos. (Dokumentasi Kantor Pos Solo; Foto

kegiatan berbagai hubungan dengan publik.data terlampir)

3. Menjalin hunbungan dengan lingkungan sekitar

Kegiatan menjalin hubungan dengan lingkungan terlihat dari kegiatan

atau fasilitas yang diberikan oleh Kantor Pos Besar kepada daerah sekitar

Kantor Pos kegiatan tersebut :

- Pembangunan Masjid yang di gunakan untuk umum di belakang

Kantor Pos Besar Surakarta, terutama digunakan untuk Sholat Jumat

baik karyawan bank sekitar, anak sekolah dan instansi lain.

- WC umum yang dapat dipakai orang diluar karyawan Kantor Pos

Besar Surakarta.

- Pemberian ijin masyarakat sekitar berjualan amplop, prangko, materai

atau benda pos lainya di sepanjang pagar barat Kantor Pos Besar

Surakarta.

- Pemberian ijin pungutan uang parkir, untuk pendapatan salah satu

yayasan penyandang cacat.


commit to user

111

- Pelaksanaan hari bakti sosial yang diberikan kepada tukang becak

lingkungan sekitar, dinas kebersihan, maupun pensiunan, sumbangan

kepada korban bencana alam. (Dokumentasi Kantor Pos Solo; Foto

kegiatan berbagai hubungan dengan lingkungan.data terlampir)

4. Menjalin hubungan dengan komunitas

Demi terjalinya hubungan baik antara perusahaan dan pelanggan bidang

pemasaran menjalin kerja sama dengan berbagai komunitas di Solo, maupun

ikut bergabung menjadi komunitas tersebut. Kegitan yang dilaksanakan

bermacam – macam dari saling mendukung dan mengikuti event yang digelar

komunitas, pertisipasi peserta ketika ada kegiatan, atau menjadi sponsorship

kegiatan tersebut. Seperti yang diungkapkan Seno Adjie:

“kita terus menjalin kerja sama tidak hanya perusahaan namun juga

komunitas, bahkan kalau mungkin kita menjadi anggotanya. Dengan

mengetahui apa yang mereka lakukan, maka kita akan mengetahui juga

apa saja yang mereka butuhkan. sehingga secara tidak langsung

mendukung aktivitas pemasaran”. (wawancara tanggal 13 Oktober

2010)

Beberapa komunitas yang pernah bekerja sama :

a) Komunitas Percetakan Buku

b) Komunitas Filateli

c) Komunitas Pejalan Kaki

d) Komunitas Sepada santai dll (Dokumentasi; Foto-foto kerja sama

dengan komunnitas diberbagai acara.data terlampir)


commit to user

112

5. Menjalin hubungan dengan Perusahaan

Hubungan baik juga dijalin dengan perusahaan-perusahan, selain agar

mereka menggunakan layanan jasa Kantor Pos Besar Surakarta, hubungan

baik dilakukan dengan kerja sama sebagai mitra kerja, seperti Adira Finance,

Bank BTN, Bank Syariah, Wom finance, Telkom dll, saat ini Kantor Pos

Besar Surakarta telah memiliki 128 relasi per Desember 2010. (Dokumen

Kantor Pos Solo, Bag. Pemasaran; Daftar kerja sama mitra kerja/ Desember

2010.data terlampir)

Kerja sama lain juga dilaksanakan dalam bidang pengiriman surat

maupun tagihan. Seperti yang dijelaskan Sakiman :

“Sehubungan dengan adanya banyak persaingan dan tekhnologi yang terus berkembang pesat, Kantor Pos mengubah sasaran matketnya mbak, jika dulu target kita person to person, sekarang coorporate to person. Jika dulu tujuan pengiriman dari satu juta pengirim ke satu juta tujuan, sekarang dari satu perusahaan saja ke satu juta tujuan”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Adanya perubahan target market tersebut, Kantor Pos Besar Surakarta

rutin melakukan sosialisasi dengan perusahaan yang berada di Surakarta.

Salah satu langkah yang dilakukan adalah dengan pengiriman buletin bulanan

ke perusahaan. Seperti yang dijelaskan oleh Djoko Asmoro :

“kita selalu berusaha menjalin hugungan baik dengan perusahaan, yang biasanya kami lakukan pengiriman infopos, yang berisi layanan terbaru kami. Selain untuk mengembalikan kepercayaan kami berusaha memberi info terbaru agar corporate yang belum tau menjadi tau layanan kami”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)


commit to user

113

6. Menjalin hubungan dengan pemerintah

Hubungan baik dengan pemerintah menjadi sesuatu yang wajib

dilakukan, karena selain lokasi Kantor Pos Besar Surakarta yang berdekatan

dengan Balai Kota, juga Kantor Pos Besar Surakarta tidak akan berkembang

tanpa campur tangan pemerintah, sebab pelanggan Kantor Pos Surakarta

adalah masyarakat Solo. Hal ini di unkapkan oleh Sakiman :

“Kalau hubungan dengan pemerintah banyak skali mbak, tanpa itu kita akan sulit. Miasalnya saja, saat ini yang paling ramai pengunjung Kantor Pos itu pada saat adanya bukaan CPNS, karena surat lamaranya harus dikirim via pos, animo masyarakat kalau ada event itu luar biasa. Itu yang harus terus kita pertahankan”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Kegiatan yang dijalin Kantor Pos Besar Surakarta dengan Pemkot Solo

antara lain sebagai berikut :

a) Pengiriman surat lamaran ketika pembukaan CPNSD

b) Pembuatan prangko prisma, Prangko bergambar wajah Wali kota

dan Wakil Wali kota ( Joko Wi dan FX Hadi Rudyatmo)

c) Pembuatan prangko bergambar kebudayaan solo atau ciri khas kota

solo, pagelaran kebudayaan seperti SIPA (Solo International

Perfomming Art), SI©EM (Solo International Contemporary Ethnic

Music), Launching Solo Steam Loco Tour (Sepur klutuk Solo) dan

festifal budaya yang lain.

d) Menjadi sponsorship dalam berbagai event yang digelar di solo.


commit to user

114

e) Mengkomodir gerai EMS dan fillateli untuk wisatawan yang

datang.

f) Mengundang wakil pemerintahan dalam acara yang digelar oleh

Kantor Pos Surakarta.

g) Rutin mendatangi undangan acara pemerintahan.

h) Rutin datang pada pertemuan bulanan Bakohumas (Badan

Koordinasi Kehumasan) Pemkot Solo.

(Dokumentasi Kantor Pos Solo; Foto berbagai acara Kedinasan dengan

Pemkot Solo.data terlampir)

Berikut dokumentasi hubungan Kantor Pos Besar Surakarta dan Pemkot

Solo, salah satunya pemberian perangko prisma Balai Kota Solo saat Hari Jadi

Kota Solo ke 265 :

Gambar 3.16

Penanda Tanganan Prangko Prisma pada Hari Jadi Kota Solo Ke-265 oleh Jokowi

Sumber ; Dokumentasi Kantor Pos Besar Surakart


commit to user

115

7. Menjalin hubungan dengan wartawan

(a) Pembuatan pers release

Para wartawan adalah penerima informasi dan menyusunya dalam

berita, juga dapat memberi peluang untuk memperoleh informasi dari

nara sumber. Setiap ada perkembangan atau kebijaksanaan baru dari

perusahaan yang ingin disebarluaskan maka perusahaan tersebut akan

membuat pers release untuk wartawan. (Dokumen Kantor Pos Solo; Press

Realise Kantor Pos Solo.data terlampir)

Kegiatan pembuatan pers release dilakukan oleh bagian pemasaran,

biasanya wartawan datang pada saat digelar event, ataupun adanya

launching produk baru. Seperti yang dijelaskan Sakiman :

“berhubungan dengan wartawan pasti kami lakukan, wartawan kan pencari berita untuk disajikan kepada masyarakat, sedangkan kami ingin wartawan menyebarluaskan peristiwa atau kabar baru yang melibatkan Kantor Pos Besar Surakarta, agar disebarluaskan ke masyarakat. Jadi kerja sama itu terjalin”.(wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

(b) Undangan

Setiap kali terdapat event besar di Kantor Pos Besar Surakarta,

wartawan media cetak dan elektronik diberikan undangan untuk datang

pada acara pembukaan. Undangan tersebut bisa melalui telephone

maupun dengan menyertakan undangan resmi dalam bentuk cetak.

Seperti yang dijelaskan oleh salah satu staf bagian pemasaran :

“jika terdapat event besar atau launching produk kami selalu mengundang wartawan, baik melalui telephone, ada juga yang


commit to user

116

telah kami kenal baik kami hubungi lewat HP, namun terkadang, kami beri undangan cetak langsung ke kantor masing-masing” (wawancara tanggal 15 Oktober 2010)

(Dokumen Kantor Pos Solo; Undangan liputan untuk wartawan.data

terlampir)

(c) Wawancara pers yang bersifat pribadi

Wartawan biasanya ingin mempunyai pemberitaan yang berbeda

dengan wartawan lainya. Walaupun sudah dilakukan konfrensi pers,

wawancara secara pribadi masih sering terjadi. Wawancara ini dilakukan

hanya dengan wartawan dari satu media dengan bagian perusahaan.

Seperti yang di tuturkan Djoko Asmoro :

“wartawan terkadang meski telah mendapat keterangan dari bagian pemasaran, tetap saja minta wawancara dengan bapak kepala maupun saya (Waka Kantor), katanya agar lebih jelas dan kredibel nara sumbernya padahal keteranganya juga akan sama saja. Ya ndak ap-apa terutama dengan wartawan yang sudah sering kerjasama. Mereka ingin ada yang berbeda agar beritanya punya nilai plus”. (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Wawancara bersifat pribadi atau tertutup terkadang dilakukan oleh

wartawan yang ingin menanyakan hal-hal khusus. Apabila terdapat isu

yang tidak baik, atau tentang sesuatu yang menyangkut nama baik Kantor

Pos Besar Surakarta, walaupun tidak meminta wawancara secara pribadi,

yang akan menjawab wawancara adalah Top Management, meski secara

umum adalah tugas bagian pemasaran. Seperti yang dijelaskan Sakiman :

“saat terdapat isu yang tidak baik, atau sesuatu rumor yang ingin dikonfirmasi kebenaranya, yang akan menjawab langsung adalah bapak kepala atau pak wakil kepala, karena beliau berdualah yang


commit to user

117

memiliki hak jawab mbak. Bagian pemasaran hanya yang bersifat teknis saja launching produk, pembukaan event, layanan baru dan lainnya”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Gambar 3.17 Kepala Kantor Pos Solo, L. Sutadji saat di wawancara wartawan


(d) Special Event

Setiap kali diadakan event seperti peresmian, peringatan ulang

tahun, peringatan hari bakti, kerja sama dengan instansi baru dengan

layanan baru, pembukaan outlet baru, selalu melibatkan wartawan.

Seperti diungkapkan oleh Sakiman :

“kegiatan lain untuk wartawan kalau kita ada event besar, peresmian, pembukaan, peringatan, kegiatan sosial, yang kami lakukan untuk menunjukan eksistensipada masyarakat melalui media”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)


commit to user

118

Gambar 3.18 Kepala Kantor Pos Solo, L. Sutadji saat jumpa wartawan


C. Kegiatan Membangun Citra Kantor Pos Besar Surakarta

Membangun citra di Kantor Pos Besar Surakarta merupakan kegiatan

utama yang dilakukan, membangun citra merupakan ujung tombak berlangsungnya

sebuah perusahaan seperti yang diungkapkan Seno Adjie :

“membangun citra mau tidak mau berhubungan dengan pemasaran, kita melukan pencintraan karena ingin memberikan pembuktian, dan kepercayaan dari pelanggan, itu modal utama pemasaran apalagi di bidang jasa. Karena untuk terus bertahan marketing atau untuk penjualan harus kuat, jadi pencitraan juga harus kuat”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Hingga saat ini Kantor Pos terus melakukan kegiatan pencitraan, hal ini

di latar belakangi karena adanya perkembangan tekhnologi yang pesat, persaingan

bisnis yang ketat di Surakarta khususnya. Pelaksanaan kegiatan citra dilakukan di

semua sektor. Semua kegiatan yang dilakukan slalu diorientasikan untuk membangun

citra perusahaan. Dari semua kegiatan yang telah disampaikan diatas adalah bertujuan


commit to user

119

untuk kegiatan citra. Kegiatan membangun citra dilakukan dimana saja dan setiap

saat, setiap melayani masyarakat berarti juga melakukan kegiatan pencitraan.

Sasaran dalam membangun citra adalah masyarakat seluruhnya, namun

saat ini utamanya adalah corporate. Kantor Pos Besar Surakarta mengubah sasaran

marketnya ke coorporate karna dirasa lebih menguntungkan. Seperti yang dijelaskan

Djoko Asmoro :

“Perkembangan zaman dan tekhnologi, membuat kita harus mengikutinya. menciptakan berbagai pelayanan dengan bantuan teknologi. Kantor Pos sekarang sasaran utamanya adalah corporate, karena lebih simple, dan lebih menguntungkan. dari satu sumber, kita kirimankan ke banyak tujuan”. (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Dalam melakukan kegiatan membangun citra Kantor Pos Besar

Surakarta melakukan berbagai upaya, dengan adanya perkembangan teknologi pihak

PT. Pos Indonesia juga meningkatkan pelayanananya termasuk di Kantor Pos Besar

Surakarta dengan menggunakan layanan yang memanfaatkan tekhnologi juga. Seperti

pelayanan SOPP, Wesel Instan, Pos Ekspress dll. Seperti yang dijelaskan Sakiman :

“Kami sekarang terus melakukan peningkatan, saat ini kami memiliki mesin pencetak surat masal, pembayaran online di seluruh indonesia, wesel instan tanpa harus miliki atm, pengiriman barang datang dalam 1 hari, pengiriman dalam dan luar negri cepat. Saat ini surat bisa di cetak secara masal, misal dari satu perusahaan akan mengirimkan surat ke semua nasabahnya perusahaan tersebut dapat mengirimkan soft filenya saja, proses mencetak, mengemas, penyegelan dan pelabelan dan pengiriman, senua dapat kami lakukan”. (wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Saat ini PT. Pos Indonesia juga terdapat web yang dapat digunakan

untuk mengecek barang kiriman apakah telah sampai apa belum. Layanan tersebut

dapat di akses secara online di www.posindonesia.co.id.


commit to user

120

Upaya lain yang dilakukan dalam meningkatkan citra jika dilihat dari

sisi pemasaran, menurut bagian pemasaran Seno Adjie selaku pelaksana aktivitas PR

menjelaskan:

“usaha yang kami lakukan aadalah terus menjaga komitmen, kepercayaan, menjaga kestabilan mutu,kualitas dan harga. selain kerja sama seluruh bagian dari Kantor Pos Besar Surakarta untuk terus menunjukan kinerja yang bagus. Karna untuk mencapai citra yang baik itu adalah tugas bersama, sebuah team work”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Seluruh kegiatan yang dilakukan selalu dilakukan kontrol dan

pengawasan dari top management, selain untuk laporan kepusat tentang kegiatan

yang telah dilakukan juga bertujuan untuk evaluasi baik sejauh mana keberhasilan

kegiatan, kekurangan kegiatan, maupun kendala yang dihadapi saat kegiatan/program

itu dilakukan. Kegiatan evaluasi yang lain biasanya juga dilakukan waktu

pembubaran panitia, saat event yang telah dilakukan selesai.

Pelaksanaan membangun citra tidak luput dari kendala yang

mengganggu kelancaran stabilitas. Hal tersebut dalam pelaksanaan membangun citra

dapat menghambat terbentuknya citra di masyarakat. Selain banyaknya persaingan

perusahaan yang berada pada bidang yang sama, memiliki modal yang besar, dan

peralatan yang canggih, juga kurang adanya campur tangan pemerintah dalam

memberikan kebijakan. Seperti yang dijelaskan Djoko Asmoro :

“sekarang ini persaingan semakin ketat, kalau dulu kami memang satu-satunya perusahaan bidang pos, kini banyak skali perusahaan swata yang bergerak dibidang ini dengan kepemilikan modal yang banyak. Bahkan SDM dari kami pun akhirnya banyak yang memilih bergabung dengan perusahaan swasta dan mengelolanya. Sebenarnya kebijakan pemerintah disini sangat penting, tidak adanya kebijakan untuk


commit to user

121

pembatasan perijinan pendirian bidang usaha yang sama cukup membuat kami kualahan, tidak ada perhatian khusus kepada kami membuat kami harus berusaha sendiri keras untuk membangun citra perusahaan”. (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Djoko Asmoro juga menjelaskan :

“membangun citra PT. Pos Indonesia pada umumnya, membuat fungsi Kantor Pos kini mengalami pergeseran fungsi. yang semula bertugas sebagai satu-satunya perusahaan yang bergerak di bidang pos, menjadi layanan multi finance, saya pribadi sebenarnya merasa sedikit kecewa namun bagaimana lagi”. (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

Dengan adanya berbagai hambatan diatas Djoko Asmoro juga

mengungkapkan harapan yang ingin dicapai demi kemajuan PT. Pos Indonesia pada

umumnya dan Kantor Pos Besar Surakarta pada khususnya ;

“saya berharap adanya perhatian pemerintah untuk kami, misalnya saja mengeluarkan kebijakan yang melindungi kami. Seperti kebijakan pembatasan usaha bidang pos, kebijakan penggunaan jasa pos di kantor pos untuk semua instansi pemerintahan atau hal lain, saya rasa hal tersebut sudah akan membatu kami mengelola perusahaan ini”. (wawancara tanggal 26 Oktober 2010)

D. Citra Kantor Pos Besar Surakarta

Saat peneliti mengajukan pertanyaan mengenai citra Kantor Pos Besar

Surakarta yang melekat di dalam pikiran masyarakat atau pelanggan secara

keseluruhan, citra yang terbentuk tergantung dengan persepsi dan pemahaman yang

dipengaruhi beberapa faktor yang berbada – bada setiap individunya. Berikut jawaban

atas pertanyaan peneliti :

Pandangan seorang mahasiswa berasal dari Jakarta yang sering

menggunakan pelayanan pos setiap bulan :


commit to user

122

“yang saya tau kantor pos kini telah berubah banyak, semua bisa dilakukan disana, yang saya sering gunakan adalah jasa pengiriman barang, karna tidak kalah dengan perusahaan swasta 1 hari pun bisa sampai tapi biayanya dapat lebih murah. Saya paling suka Pos Ekspresnya, saya rasa cukup puas dengan layananya”. (wawancara tanggal 30 Oktober 2010)

Tanggapan dari pemuda yang baru lulus dan sedang mencari kerja :

“Kantor pos tempat mengirim surat, barang, jual barang pos, pembayaran apapun juga bisa disana. Saya ke Kantor Pos buat melihat info loker, karena disana terdapat banyak loker yang di tempelkan, jadi saya tidak usah repot repot beli koran. Jika ada perusahaan yang cocok semua syarat saya masukan dan skalian bisa saya kirim di sana praktis tidak bolak balik. Selain itu pasti yang tidak terlewatkan pengiriman lamaran CPNS kan pasti disanan. Layanan yang sering saya pakai pengiriman pos surat tentunya. Ya cukup puas disana pelayananya cepat”. (wawancara tanggal 06 November 2010)

Pendapat dari Ibu rumah tangga, yang selalu menggunakan layanan pos

setiap bulanya :

“kantor pos buat tempat pembayaran Telkom, ma rekening PLN dan banyak lagi. Saya suka layanan SOPP nya, karna waktu saya cukup hemat cukup datang ke kantor pos, tempatnya jelas tidak terlalu banyak antri atau bahkan pindah tempat, datang ke satu tempat saya bisa bayar listrik, Telkom sama cicilan kredit motor saya. pelayananya puas, komplit sangat membantu saya”. (wawancara tanggal 06 November 2010)

Gambaran Kantor Pos Besar Surakarta menurut seorang karyawan :

“Kantor Pos setahu saya tempat layanan masyarakat dalam pengiriman surat, barang, wesel, dan pembayaran rekening, serta pengambilan pensiun. Layanan yang sering saya gunakan pengiriman surat untuk ngirim lamaran CPNS dan paket barang. Paket barang yang ‘ i like this’ murah dibandingkan yg lainnya. kalau boleh kasih masukan petugasnya kalau musim CPNS antrian banyak kurang senyum. kalau ditanya puas saya merasa puas” (wawancara tanggal 18 November 2010)


commit to user

123

Pandangan seorang bapak kepala rumah tangga mengenai Kantor Pos

Besar Surakarta :

“tempat ngirim surat pastinya, dan membayar sgala tagihan. Saya suka bayar disini tidak repot, untuk semua tagihan bisa langsung saya selesaikan, Telkom, PLN ma Internet. Saya suka bayar disini karena enak tempatnya, kalau mau kemana-mana pasti lewati jalan ini jadi sekalian jalan, tempatnya strategis. jam bukanya juga lama sampai malam, pelayananya puas untuk saya.” (wawancara tanggal 10 November 2010)

Dari pendapat dan jawaban yang diberikan para responden ternyata

secara keseluruhan citra Kantor Pos Besar Surakarta yang melekat pada masyarakat

adalah positif. Hal ini perlu digaris bawahi mengingat citra positif adalah tujuan

utama yang ingin dibangun oleh Kantor Pos Besar Surakarta.


commit to user

124

BAB IV

ANALISIS DATA

Pada penelitian kualitatif, proses analisis data dilakukan sejak awal

bersamaan dengan proses pengumpulan data. Komponen utama proses analisis adalah

reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Data yang direduksi sudah

peneliti sampaikan pada BAB III penyajian data. Pada BAB IV inilah peneliti akan

mencocokan data yang sudah diperoleh dengan teori-teori Public Relations yang ada,

yaitu antara peran Public Relations dan aktivitas membangun citra.

A. Analisis Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta

Kedudukan Kantor Pos Besar Surakarta sebagai salah satu organisasi

besar di Surakarta, pasti memiliki pengaturan manajemen yang kuat didalamnya. Hal

tersebut tidak lepas dari adanya fungsi komunikasi yang baik di dalam manajemenya,

baik antara karyawan dengan perusahaan, maupun perusahaan dengan publiknya.

Terlihat dari berbagai unsur komunikasi yang terdapat pada program-program kantor

pos yang telah disampaikan pada Bab III, misalnya di salah satu program promosi

terdapat unsur komunikasi;

· Source, yaitu pihak kantor pos melalui bidang pemasaran yang

menyampaikan pesan.

· Message, berupa informasi tentang produk yang dimiliki dan

kelebihannya.


commit to user

125

· Channel, menggunakan berbagai media dalam menyampaikan pesan

seperti; pamphlet, spanduk, papan pengumuman, surat kabar dan

majalah.

· Effect, dampak yang terjadi, masyarakat mengetahui apa saja layanan

kantor pos, dapat melakukan berbagai transaksi, dll.

Hal tersebut diatas sesuai dengan pendapat Rosady Ruslan pada Bab I,

bahwa Public Relations/Humas memiliki peran komunikasi yang sangat penting

dalam penyampaian pesan (messages) demi tercapainya tujuan dan pengertian

bersama dengan publik, khalayak sasaranya. Sedangkan aspek dalam berkomunikasi

yang baik harus memiliki unsur komunikasi yaitu Source, Message, Channel, Effect

(Ruslan, 2007:82-83).

Bagian Public Relations/Humas dalam sebuah organisasi memiliki

peran penting dalam berkomunikasi, sebab bagian Public Relations/Humas

merupakan mediator yang berada antara pemimpin organisasi dengan publiknya, baik

dalam upaya membina hubungan masyarakat internal maupun eksternal. Di Kantor

Pos Besar Surakarta sesuai yang diungkapkan pada Bab III, pelaksanaan kegiatan

hubungan internal perusahaan dipegang oleh bagian SDM dan Quality Control.

Kegiatan tersebut terlihat dari pengaturan kesejahteraan karyawan oleh SDM dan

kegiatan refleksi pagi, meeting internal yang menjadi tanggung jawab bagian Quality

Control. Sedangkan hubungan eksternal dilakukan oleh bagian pemasaran, pada

keegiatan-kegiatanya seperti promosi, hubungan dengan wartawan, kerjasama dengan


commit to user

126

berbagai instansi, komunitas, pemerintah, melaksanakan kegiatan event dll. Hal ini

sesuai dengan pendapat Rosady Ruslan di Bab I, bahwa ruang lingkup tugas Public

Relations dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas :

a. Membina hubungan ke dalam (Public internal)

Public internal adalah public yang menjadi bagian di unit/badan/perusahaan atau

organisasi.

b. Membina hubungan keluar (Public eksternal)

Public eksternal adalah public umum (masyarakat) (Ruslan, 2007:23).

Seperti yang telah disampaikan pada Bab III, Kantor Pos Besar

Surakarta tidak terdapat bagian khusus yang menaungi seluruh kegiatan humas.

Kegiatan humas sebagian besar dilaksanakan oleh bagian pemasaran. Hal ini

dilakukan karena keterkaitan fungsi dan tanggung jawab dari pemasaran yang

beririsan dengan inti dari kegiatan humas. Seperti yang dijelaskan di Bab I, bahwa

fungsi Public Relations dalam marketing memiliki ikatan yang kuat. Menurut Philip

Kotler dalam Harvard Business Review, Public Relations merupakan bagian dalam

“mega marketing”. Public Relations merupakan salah satu unsur dari marketing mix

bersama-sama dengan 4p’s lainnya dan Power. Dalam beberapa hal, pekerjaan Public

Relations memang tumpang tindih dengan pekerjaan marketing (Kasali, 1994:11).

Selain itu pengertian Public Relations pada Bab I menurut Cutlip

adalah: ”Public Relations is management functions that establish and maintains

mutually beneficial relationship between an or ganizations and publics whom is


commit to user

127

success or failure depends”. (Humas adalah fungsi manajemen yang membangun dan

membina hubungan yang saling menguntungkan antara suatu organisasi dengan

publiknya, dimana kesuksesan atau pun kegagalan tergantung kepadanya) (Cutlip,

Center & Brown, 1999:6). Selain itu pengertian yang di ambil dari The British

Institute of Public Relations: ‘Public Relations activity is management of

communications between an organization and its public and Public Relations

practice is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual

understanding between an organization and its public’. Hal tersebut telah

menjelaskan, meskipun tidak terdapat bagian khusus yang menangani Public

Relations, namun dalam sebuah organisasi/lembaga Public Relations tetap ada, selama

aktivitas Public Relations mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya dan

kegiatan menjaga nama baik perusahaan, ke dalam maupun keluar tetap dilakukan.

Sesuai dengan data wawancara pada Bab III yang dijelaskan oleh Sakiman, Seno

Adjie, maupun Djoko Asmoro, bahwa Kantor Pos Besar Surakarta tidak memiliki

bagian khusus yang menangani humas, namun tetap melakukan kegiatan ke-humasan

yang dilaksanakan oleh bagian pemasaran.

Kegiatan Public Relations di kantor pos, secara umum bertujuan untuk

menghubungkan kantor pos dengan publiknya melalui beberapa kegiatan yang telah

terstruktur, untuk tercapainya citra yang baik di masyarakat. Ini sesuai dengan

pengertian Public Relations, ‘Public Relations merupakan kegiatan komunikasi yang

melibatkan seluruh anggota organisasi, untuk menciptakan citra yang baik di mata

public yang dapat mendukung tercapainya tujuan oraganisasi’, hal tersebut


commit to user

128

diungkapkan oleh F.Rachmadi (Rachmadi, 1997:7) dan juga dari ‘The British

Institute of Public Relation “Public Relations practice is deliberate, planned and

sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an

organization and its public”.

Dari kedua pengertian diatas, dimaksudkan Public Relations harus

senantiasa menghubungkan organisasi dan publiknya, sehingga tujuan dan citra yang

baik dari kantor pos selalu terbentuk. Dari data hasil wawancara juga banyak

disebutkan oleh nara sumber di Bab III, tentang kondisi dari kehumasan di kantor pos

besar surakarta, seperti yang diungkapkan oleh Sakiman selaku supervisor SDM ;

“…tapi meski tidak terdapat humasnya namun untuk membangun citra tetap ada, dan kegiatan-kegiatan kehumasan pasti ada. Kegiatan rutin yang sering kita lakukan misalnya ada, refleksi pagi, customer day kemudian juga event-event seperti kemarin CSR (Corporate Social Resposibility), jalan sehat, kemudian kerja sama dengan instansi-instansi guna pembukaan loket, dan juga menjaga hubungan baik dengan para wartawan” (wawancara tanggal 11 Oktober 2010).

B. Analisis Peran Public Relations Kantor Pos Besar Surakarta.

1. Peran sebagai Expert Prescriber (Penasehat Ahli)

Peran humas ini berhubungan dengan Public Relations yang melibatkan

seorang pakar komunikasi. Dalam Kantor Pos Besar Surakarta, peran Public

Relations berkaitan dengan ekspert prescriber ini belum bisa dilakukan dengan

sebenarnya. Peran ekspert prescriber ini akan sangat diperlukan apabila kantor

pos mengalami sebuah permasalahan. Kantor Pos Besar Surakarta untuk

sementara jika terjadi suatu masalah maka segala keputusan dipegang top


commit to user

129

manajement atau kemudian diteruskan ke direksi. Secara teori disinilah harusnya

peran ekspert prescriber dapat dilaksanakan dengan baik ketika top manajement

membutuhkan informasi ataupun masukan tentang permasalahan yang dihadapi

dan bagaimana mengendalikan opini publiknya.

Menurut Dazier dan Droom, Penasehat Ahli (Expert prescriber),

seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki

kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian

masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Artinya, pihak

manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah

disarankan atau usulan dari pakar Public Relations (expert prescriber) tersebut

dalam memecahkan dan mengatasi persoalan public relations yang tengah

dihadapi oleh organisasi bersangkutan (Ruslan, 2007:20-21).

Dari uraian Dazier dan Droom diatas, peranan expert prescribe di

Kantor Pos Besar Surakarta belum terlalu kelihatan atau bahkan tidak ada. Hal

tersebut sesuai data yang diperoleh dari hasil wawancara di Bab III, yang

dijelaskan oleh Sakiman selaku supervisor SDM, bahwa pelaksanaan penasehat

ahli (expert prescribe) dalam memberikan masukan yang berhubungan dengan

manajemen dipegang oleh Top Management yaitu Kepala Kantor atau Wakil

Kepala Kantor, namun apabila masih terdapat permasalahan yang belum dapat

terselesaikan dapat diteruskan ketingkat yang lebih tinggi yaitu Kantor Wilayah.

Peran expert prescribe belum dapat dilakukan karena keterbasan Kantor

Pos Besaar Surakarta. Selain itu expert prescribe sendiri, hanya akan bermanfaat


commit to user

130

besar terhadap citra, apabila diperusahaan terdapat permasalahan. Untuk itu

Kantor Pos Besar Surakarta sendiri, lebih mengutamakan peran Public Relations

yang lain yaitu; Facilitator Communication, Problem Solving Process

Fasilitator, dan Communication Technician.

2. Peran sebagai Facilitator Communication (Komunikasi Fasilitator)

Public Relations memiliki peranan lain yaitu sebagai komunikasi

fasilitator, dalam hal ini Public Relations bertindak sebagai fasilitator dan

mediator untuk membantu pihak manajemen, dalam hal mendengar apa yang

diinginkan dan diharapkan publiknya. Dipihak lain juga dituntut mampu

menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, informasi, harapan organisasi kepada

publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik dapat tercipta saling

pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung, saling menguntungkan dan

toleransi yang baik bagi kedua belah pihak. Pihak manajemen perusahaan tentu

memberikan ruang gerak yang lebar kepada bagian pemasaran untuk dapat

mengatur segala langkah dan tindakan dalam memberikan fasilitator maupun

mediator antara perusahaan dengan publiknya, maupun dengan perusahaan lain.

Hal tersebut terwujud dalam berbagai kegiatan yang telah disampaikan pada Bab

III.

Komunikasi fasilitator Kantor Pos Besar Surakarta dibangun melalui

customer service, dengan adanya customer service perusahaan maupun

masyarakat dapat melakukan komunikasi, meminta informasi, maupun


commit to user

131

menyampaikan keluhan yang dialami, sehingga keinginan publik tentang sesuatu

dapat segera dilayani, maupun hal yang dapat membentuk pikiran negatif dapat

segera ditindak lanjuti, sehingga citra dari perusahaan dapat terjaga dengan baik.

Penggunaan media dalam peran sebagai komunikasi fasilitator juga

digunakan oleh Kantor Pos Besar Surakarta, dalam menyampaikan informasi,

menanggapi opini publik, publikasi kegiatan yang dilaksanakan, promosi produk,

informasi layanan terbaru, maupun eksistensi mengenai sosial promosi

perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, media yang

digunakan adalah surat kabar, majalah internal (Kabar dari pos, Infopos, Sahabat

pena, Merpati pos), majalah saudagar, spanduk, pamphlet, yellow pages, TA Tv.

Public Relations dan penggunaan media tidak dapat dipisahkan dalam

membangun citra, Public Relations sangat bekaitan dengan media/alat yang

digunakan untuk menyampaikan, menghubungkan, dan menjadi perantara antara

organisasi dan publiknya. Seperti yang dijelaskan pada Bab I disalah satu jurnal

international, “Media relations can be defined as the systematic, planned,

purposeful and mutually beneficially relationship between journalists in the mass

media and public relations practitioners. Its goal is to establish trust,

understanding and respect between the two groups”(Supa dan Zoch, 2009:4).

Penggunaan media harus disusun, direncanakan dan saling memberikan

keuntungan antara organisasi dengan media masa. Hubungan yang saling

menguntungkan tersebut bertujuan untuk menimbulkan kepercayaan, saling

pengertian dan peduli antara dua group tersebut.


commit to user

132

Peran fasilitator komunikasi juga terlihat dalam program sosialisasi,

yaitu memberikan ruang yang lebar dan juga fasilitas pada kolektor perangko,

dengan mengadakan bursa filateli di Kantor Pos Besar Surakarta setiap 1 bulan

sekali. Selain menghubungkan antara kolektor prangko kegiatan tersebut

sekaligus menjadi sarana komunikasi antara perusahaan dengan para filatelist,

dalam memberikan info prangko-prangko baru yang dikeluarkan PT. Pos

Indonesia.

Kantor Pos Besar Surakarta melakukan peran sebagai mediator atau

penghubung antara publiknya dengan perusahaan lain, yaitu pada papan

informasi yang selalu memberikan informasi lowongan terbaru dari perusahaan-

perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja, sehingga dapat terjalin hubungan

baik antara perusahaan, kantor pos, dan masyarakat. Hal lain juga terlihat saat

adanya penerimaan Calon Pegawai Negri Sipil Daerah (CPNSD), pihak kantor

pos menjadi penghubung antara publik dengan pemerintahan. Adanya kegiatan

tersebut dapat memberikan dampak baik pada Kantor Pos Besar Surakarta, selain

kantor pos dapat dikenal dan dipercaya masyarakat luas, citra kantor pos juga

dapat menjadi positif yaitu sebagai informasi penyedia lowongan pekerjaan.

Media baru dalam fasilitator komunikasi di Kantor Pos Besar Surakarta

juga banyak dimanfaatkan, seperti customer service online yang dapat diakses

melalui www.posindonesia.com, pos call 161, keluhan melalui SMS di “8161”,

belanja perangko online www.posindonesia.co.id/filateli atau www.e-fila.com,

dan juga himbauan membuat jejaring sosial online melalui facebook dan twitter,


commit to user

133

di Pos Indonesia seperti yang tercantum pada Surat Edaran (SE) yang dibahas

pada Bab III. Dengan memanfaatkan berbagai media baru tersebut diharapkan

fasilitator komunikasi dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya, dan dapat

melakukan komunikasi antara manajemen dengan lancar, dengan begitu dapat

membawa dampak positif pada citra yang dibangun oleh Kantor Pos Surakarta.

Penggunaan media baru tersebut sesuai dengan kutipan dari salah satu jurnal

international dalam PRSA (Public Relation Society Of America), Penggunaan

media komunikasi yang baru seperti blogs, web, social network, search engine,

sms centre, forum diskusi online akan berefek besar pada penggambaran citra

organisasi pada publiknya (Wright dan Hinson, 2010).

Seluruh komunikasi fasilitator yang dilaksanakan dalam berbagai

kegiatan oleh Kantor Pos Besar Surakarta. Sesuai dengan pengertian peran

Public Relations dalam komunikasi fasilitator pada Bab I, menurut Dozier &

Broom dalam bukunya Rosady Ruslan ‘Fasilitator Komunikasi (Communication

fasilitator), praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau

mediator untuk membantu pihak manajemen dalam mendengar apa yang

diinginkan dan diharapkan oleh publiknya’ (Ruslan, 2007:20-21). Maka pihak

manajemen kantor pos dalam hal ini dapat dikatakan telah mampu melaksanakan

peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi dengan baik.

3. Peran sebagai Problem Solving Process Fasilitator (Fasilitator Proses

Pemecahan Masalah)


commit to user

134

Peranan Public Relations dalam proses pemecahan masalah merupakan

bagian dari manajemen. Maksudnya untuk membantu pemimpin organisasi baik

sebagai penasehat (adviser) hingga mengambil tindakan keputusan (eksekusi)

dalam mengatasi persoalan atau krisis yang terjadi (Ruslan, 2007:20-21). Namun

sesuai dari data wawancara yang dikumpulkan dilapangan, Kantor Pos Besar

Surakarta belum pernah mengalami krisis manajeman dalam jangka waktu tahun

2005 – 2010, hal tersebut seperti yang diungkapkan Sakiman :

“syukur alhamdulillah permasalahan sampai saat ini masih bisa kami selesaikan, tidak ada masalah yang begitu berarti, yang dibutuhkan hanya bagaimana bertambahnya pelanggan sebenarnya mbak. Sampai saat ini customer service kami dapat menyelesaikan keluhan yang timbul, namun customer service juga memiliki batasan, untuk pengambilan keputusan tetap kewenangan bapak Kepala, misalnya untuk keputusan apakah barang pengiriman yang hilang akan diganti atau tidak itu nanti bapak yang memutuskan”.(wawancara tanggal 11 Oktober 2010)

Mengenai proses pemecahan masalah dilakukan melalui loket customer

service yang berada di bawah bagian pemasaran, jika belum terselesaikan

dilanjutkan ke bagian /supervisor yang membawahi keluhan tersebut. Top

management bertindak sebagai penasehat (adviser) kepada supervisor atau

customer service dan sebagai pengambil keputusan (eksekusi) akhir, apabila

terdapat permasalahan yang belum dapat terselesaikan seperti mengenai

penggantian ganti rugi barang pengiriman yang hilang atau tidak sampai.

Salah satu tantangan yang tengah dihadapi kantor pos adalah adanya

perkembangan tekhnologi yang sangat pesat, sehingga mengakibatkan pelayanan

pos/surat menyurat menjadi tergerus. Tindakan yang dilakukan oleh kantor pos


commit to user

135

adalah dengan mempopulerkan kembali surat menyurat, hobi mengoleksi

prangko, dan juga menambah berbagai pelayanan berbasis teknologi dengan

sistem online, untuk menarik publik kembali agar tetap menggunakan jasa

layanan pos. Membangun citra perusahaan secara terus menerus dilakukan kantor

pos, untuk mempertahankan keberadaanya ditengah masyarakat modern.

Berbagai program pelayanan dikembangkan Kantor Pos Besar

Surakarta, untuk mempopulerkan kembali jasa layanan pos agar tidak terjerumus

ke dalam krisis manajemen, salah satunya dengan mengadakan sosialisasi kepada

anak TK dan SD tentang pengiriman surat dan pengenalan benda-benda pos. Hal

lain yang dilakukan adalah peningkatan dibidang pelayanan, salah satunya

pelayanan ketika menerima keluhan dari pelanggan, Kantor Pos Besar Surakarta

memberikan fasilitator proses pemecahan masalah dengan memberikan loket

pelayanan customer service seperti yang telah dijelaskan di Bab III. Loket

tersebut akan menampung seluruh keluhan, menyelesaikanya, dan memberikan

informasi yang tepat kepada para pelanggan, sehingga masalah yang terjadi cepat

diatasi. Seperti yang dijelaskan pada Bab III, customer service Kantor Pos Besar

Surakarta memiliki standart operating procedure dan standart operating system

yang diterapkan ketika menerima keluhan dari pelanggan agar pelanggan tidak

merasa kecewa atau merasa keluhan mereka diabaikan. Selain membuka loket

fasilitator proses pemecahan masalah melalui customer service juga dilakukan

secara online dengan mengunjungi www.posindonesia.com atau melalui

telephone di Pos Call 161. Dengan tersedianya berbagai fasilitator proses


commit to user

136

pemecahan masalah yang cukup mudah dan lengkap, Kantor Pos Besar Surakarta

dinilai cukup berhasil, melaksanakan peran Public Relations sebagai fasilitator

proses pemecahan masalah.

4. Peran Public Relations sebagai Communication Technician (Teknisi

Komunikasi)

Dalam peran ini, Public Relations menjabat sebagai journalist in

resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi maupun media

komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan,

kemudian bawahan ke tingkat atasan (Ruslan, 2007:20-21).

Bagian pemasaran dalam menjalankan peranannya, harus menerapkan

kamampuan berkomunikasi, dalam melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan

yang berhubungan dengan komunikasi seperti promosi, sosialisasi, membuat

press release. Bagian pemasaran yang juga menjabat sebagai humas harus dapat

melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dengan baik, dengan anak-anak

TK dan SD, instansi, perusahaan, komunitas maupun ketika berada di

pemerintahan.

Adanya perubahan sasaran khalayak kantor pos, dari person to person

menjadi corporate to person, mempengaruhi penggunaan teknik komunikasi

bagian pemasaran yang merangkap sebagai humas. Teknik yang digunakan

dalam berkomunikasi dengan pelangganya, atau berhubungan secara ekternal

dengan masyarakat, yaitu menggunakan metode pendekatan. Kantor Pos Besar


commit to user

137

Surakarta beranggapan dengan melakukan pendekatan secara terus menerus

maka kepercayaan akan tumbuh dan hubungan baik akan terjalin. Seperti data

yang diperoleh dari nara sumber pada Bab III, dijelaskan oleh Seno Adjie ;

“kegiatan PR, menjalin hubungan baik dengan semua kalangan itu sangat penting mbak, karna kita menjual jasa, jadi perlu pendekatan secara baik agar menimbulkan kepercayaan dan keyakinan, sehingga mereka mau percaya dan menggunakan layanan kami. Makanya kalau di Kantor Pos PR dan pemasaran itu saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan”. (wawancara tanggal 13 Oktober 2010)

Pendekatan tersebut bisa berupa mengadakan kegiatan sosial, event,

mengikuti berbagai kegiatan yang diselenggarakan pemerintah, instansi atau

komunitas, bergabung menjadi anggota dalam sebuah komunitas, mengajak

kerjasama berbagai instansi, dan memberikan layanan yang berada dekat dengan

masyarakat sehingga mudah dijangkau. Layanan yang merupakan wujud dari

pendekatan masyarakat adalah adanya pos keliling, Pos One di Solo Square dan

customer day.

Metode pendekatan yang dilakukan Kantor Pos Besar Surakarta,

merupakan perwujudtan dari slogan kantor pos yaitu ‘Lebih Dekat, Lebih Cepat,

Lebih Hemat’. Selain itu usaha yang dilakukan tersebut telah menghasilkan

banyak kerja sama dan hubungan baik dengan berbagai kalangan yang terwujud

dalam kegiatan yang telah disampaikan di Bab III, yaitu :

1. Menjalin hubungan dengan karyawan; refleksi pagi, Meeting

internal, penyaluran hobi, pelatihan.


commit to user

138

2. Menjalin hubungan dengan publik; event, bakti sosial, papan

pengumuman lowker, customer day.

3. Menjalin hunbungan dengan lingkungan sekitar: adanya fasilitas

umum dan lapangan pekerjan.

4. Menjalin hubungan dengan komunitas; bursa filateli, sepeda santai,

jalan sehat, pameran buku.

5. Menjalin hubungan dengan perusahaan; kerja sama berbagai

instansi, pembukaan outlet-outlet di kantor pos (Adira finance,

Share – E, Pembayaran rekening listrik, Telkom dll) .

6. Menjalin hubungan dengan pemerintah: pengiriman lamaran

CPNSD (Calon Pegawai Negri Sipil Daerah), mengkoordinir

prangko dan kartu pos untuk wisatawan asing.

7. Menjalin hubungan dengan wartawan; mengundang ketika terdapat

events, membuat press release, terbuka ketika memberikan

informasi.

Hasil perolehan data diatas, sekaligus merupakan perwujudtan dari

fungsi Public Relations yang dilakukan bagian pemasaran Kantor Pos Besar

Surakarta. hal tersebut sesuai dengan pendapat Edward L. Bernay, dalam

bukunya “Public Relations University of Oklahoma Press pada Bab I, bahwa

fungsi Public Relations dalam perusahaan adalah ;

1. Counseling, konsultasi untuk para karyawan dan pihak manajemen.

2. Research, melakukan riset untuk mengevaluasi fungsi, tugas, dan peran


commit to user

139

yang selama ini telah dilakukan.

3. Media relations, membina hubungan dengan para wartawan dari berbagai

media.

4. Publicity, melakukan publikasi untuk setiap acara atau kegiatan yang

dilaksanak an oleh Public Relations.

5. Employee relations, melakukan hubungan dengan semua karyawan

perusahaan.

6. Community relations, membina hubungan dengan masyarakat di sekitar

perusahaan.

7. Public affair, membina hubungan baik dengan semua publik perusahaan,

baik internal maupun eksternal.

8. Government affair, membina hubungan baik dengan politis dan birokrat.

9. Issues management, melakukan manajemen isu, baik kecil maupun besar.

10. Financial relations, membina hubungan baik dengan pemegang saham

dan para donator.

11. Industry relationts, membina hubungan baik dengan industry yang

berhubungan dengan perusahaan.

12. Development/ found rising, melakukan pengembangan atau peningkatan

yang dirasakan perlu bagi kemajuan perusahaan.

13. Multicultural relations/work diversit, membina hubungan baik dengan

setiap kelompok karyawan yang ada di perusahaan.

14. Special event, mengorganisir segala sesuatu yang berhubungan dengan


commit to user

140

acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan.

15. Marketing communications, melakukan komunikasi pemasaran.

Bardasar fungsi Public Relations dan data yang diperoleh dilapangan,

maka dapat disimpulkan bahwa Kantor Pos Besar Surakarta telah melakukan

peran Public Relations sebagai teknisi komunikasi dengan baik. Semua peran

sebagai teknisi komunikasi dapat dilaksanakan sesuai pedoman fungsi Public

Relations kecuali research. Pelaksanaan research masih jarang dilakukan bagian

pemasaran, sebab adanya banyak tanggung jawab yang bertumpuk antara

pemasaran dan humas.

C. Analisis Citra Kantor Pos Besar Surakarta.

Citra positif merupakan hal yang sangat penting yang harus dimiliki oleh

setiap perusahaan, karena citra yang baik merupakan cermin dari keberhasilan

perusahaan, dalam membangun kepercayaannya terhadap publik. Citra adalah hasil

penginderaan, pengamatan, kesan dan khayal yang dipadukan secara tepat. Semua hal

yang dilakukan oleh perusahaan, baik yang ditujukan untuk internal maupun eksternal

perusahaan, semua dapat mempengaruhi pembangunan citra positif perusahaan.

Citra merupakan cara bagaimana pihak lain memandang sebuah

perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan

mempunyai citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra

perusahaan datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan potensial, bankir, staf

perusahaan, pesaing, distributor, pemasok, asosiasi dagang, dan gerakan pelanggan di


commit to user

141

sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan (Soemirat,

2004:113). Seperti citra yang terbentuk pada Kantor Pos Besar Surakarta yang ingin

dibangun melalui berbagai aktivitas maupun kegiatan yang berhubungan dengan

berbagai kalangan masyarakat yaitu pelanggan, perusahaan, instansi, pemerintahan,

komunitas dan wartawan.

Alasan adanya teknologi yang berkembang pesat, menggantikan

komunikasi surat menyurat, memaksa kantor pos untuk melakukan perubahan. Untuk

membangun kembali citra perusahaan, ditingkatkan pelayanan diberbagai sektor

yaitu, pembangunan fasilitas, penyediaan SDM berkualitas, pelayanan berbasis

teknologi, penggunaan layanan online dan penyediaan pelayanan tambahan yang

mencakup semua kebutuhan masyarakat (financial service). Semua aktifitas dan

kegiatan untuk membangun citra berhubungan dengan peran Public Relations, telah

dilakukan Kantor Pos Besar Surakarta seperti yang di bahas diatas.

Landasan citra berakar dari “nilai-nilai kepercayaan” yang kongkritnya

diberikan secara individual dan merupakan pandangan atau persepsi. Proses

akumulasi kepercayaan yang telah diberikan oleh individu-individu tersebut akan

mengalami suatu proses cepat atau lambat untuk membentuk suatu opini publik yang

lebih luas dan abstrak, yang kemudian sering disebut citra (image) (Ruslan, 2007:76).

Sesuai dengan teori yang dijelaskan diatas, dan data opini publik tentang

citra perusahaan yang telah diperoleh pada Bab III, secara khusus citra mempunyai

penilaian tersendiri mengenai Kantor Pos Besar Surakarta meliputi, pelayanan pada

pelanggan yang diberikan, proses pelayananya, fasilitasnya, dan kegiatan-kegiatan


commit to user

142

yang dilakukan. Dari keseluruhan hasil wawancara dengan responden selaku

pelanggan, citra Kantor Pos Besar Surakarta secara keseluruhan sudah baik dan

mampu memenuhi harapan pelanggan. Hanya saja ada beberapa saran dari pelanggan,

adanya keramahan petugas yang dirasa kurang, senyum sapa agar pelanggan merasa

senang ketika dilayani dan harapan agar terdapat layanan yang sama hingga kantor

pos tingkat kecamatan. Hal ini perlu diperhatikan dan perlu adanya perbaikan oleh

kantor pos agar kedepannya bisa lebih baik.

Sedangkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan masyarakat

sekitar dan data yang diperoleh dilapangan melalui observasi pada Bab III, citra

Kantor Pos Besar Surakarta terbentuk dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

Kegiatan tersebut yaitu pemberian bantuan, CSR, pembangunan fasilitas umum (WC

umum dan Masjid), perijinan lapangan pekerjaan (jualan sepanjang pagar kantor pos

& pungutan parkir), kegiatan promosi, publikasi, penyelenggaraan events, variasi dan

kelengkapan layanan yang disediakan (financial service), pembukaan loket coustomer

service, dan Sosialisasi, dinilai dan direspon baik oleh masyarakat, karena melalui

kegiatan-kegiatan tersebut dapat merangkul masyarakat sekitar untuk ikut serta dan

dapat membina hubungan yang harmonis antara pihak kantor pos dengan masyarakat.

Data diatas sesuai dengan jurnal international dari PRSA pada vol 4 tahun

2010 yang meneliti transparansi informasi yang disampaikan 10 perusahaan Amerika

pada wikipedia akan berpengaruh terhadap keseringan informasi yang didownload

oleh pengguna. Citra perusahaan/organisasi berkaitan erat dengan kepercayaan

publiknya. Semakin organisasi dapat menjaga kepercayaan publiknya dengan


commit to user

143

berbagai macam kegiatan Public Relations yang dilakukan maka citra dari organisasi

juga akan semakin terbentuk dengan baik. Kepercayaan publik juga dapat dibangun

dengan memberikan informasi yang benar dan transparan terhadap publiknya.

Informasi dan transparansi dari organisasi yang benar sesuai kenyataan, tepat sasaran

dan menggunakan media yang tepat akan membentuk citra secara langsung pada

publik (Marcia dan Messner, 2010).

Public Relations digambarkan sebagai input-output, proses intern adalah

pembentukan citra, sedangkan input adalah stimulus yang diberikan dan output

adalah tanggapan atau perilaku tertentu. Citra itu sendiri digambarkan melalui

persepsi-kognisi-motivasi-sikap (Soemirat, 2004:115-116). Berdasarkan teori tersebut

yang dicocokan dengan hasil wawancara pelanggan pada Bab III, bahwa Kantor Pos

Besar Surakarta telah mampu mengubah citra perusahaan melalui peran Public

Relations yang dilaksanakan dengan kegiatan kegiatannya, kemudian berdampak

pada opini publiknya yaitu menggambarkan bahwa Kantor Pos Besar Surakarta yang

semula hanya tempat pengiriman surat dan barang, kini telah dikenal sebagai tempat

yang strategis untuk melakukan pengiriman dokumen, barang dan uang, baik keluar

maupun kedalam negri, dengan tingkat kecepatan melalui Pos Ekspress, dan berbagai

pembayaran tagihan (financial service).


commit to user

144

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pengumpulan data dan analisis di Kantor Pos Besar Surakarta

mengenai peran Public Relations dalam membangun citra perusahaan, diperoleh

beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Kantor Pos Besar Surakarta tidak terdapat bagian khusus yang

melaksanakan seluruh kegiatan Public Relations, kegiatan Public

Relations sebagian besar dilaksanakan oleh bagian pemasaran.

Sehingga Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta bertindak

sebagai method of communication yaitu bahwa setiap pemimpin maupun

karyawan di suatu organisasi (devisi lain), baik kecil maupun besar,

dapat melaksanakan Public Relations.

2. Peran Public Relations sebagai Expert Prescriber (Penasehat Ahli) di

Kantor Pos Besar Surakarta, belum dapat dilaksanakan. Peran sebagai

penasehat ahli, belum banyak dibutuhkan pada pengembangan citra

perusahaan, dikarenakan peran Public Relations tersebut hanya akan

berdampak besar pada citra, apabila pada kantor pos terdapat

permasalahan yang kompleks.


commit to user

145

3. Peran Public Relations sebagai Facilitator Communication (Komunikasi

Fasilitator) di Kantor Pos Besar Surakarta, dilaksanakan untuk

menghubungkan organisasi dengan publik, komunitas, instansi,

pemerintah, wartawan, maupun dengan perusahaan lain. Peran ini

dilakukan oleh Kantor Pos Besar Surakarta dalam berbagai kegiatan,

diantaranya post call 161, pembentukan komunitas filateli, melakukan

promosi produk, mengadakan special events, kunjungan kesekolah –

sekolah, dan menerima kunjungan belajar. Media yang digunakan dalam

membangun hubungan tersebut yaitu media cetak berupa brosur, leaflet,

spanduk, umbul-umbul, surat kabar lokal, beriklan di Majalah Saudagar

dan Yellow Pages, menggunakan majalah internal (Info Pos dan Merpati

Pos) dan majalah eksternal (Kabar dari pos dan Sahabat Pena). Media

lain yang digunakan adalah, pemanfaatan media online website,

facebook, twiter, customer service online dan juga menggunakan papan

lowongan pekerjaan, dan media elektronik seperti TV yang bersifat

lokal.

4. Peran Public Relations sebagai Problem Solving Process Fasilitator

(Fasilitator Proses Pemecahan Masalah) di Kantor Pos Besar Surakarta,

dilakukan untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil

keputusan terhadap permasalahan yang berhubungan dengan publik.

Pada peran Public Relations ini, Kantor Pos Besar Surakarta lebih

menekankan pada permasalahan yang dihadapi oleh publik, terhadap


commit to user

146

pelayanan yang dilakukan. Penyediaan loket customer service, layanan

telepon customer service, post call 161, dan juga peningkatan pelayanan

customer service dengan menggunakan pedoman standart operating

procedure dan standart operating system, merupakan tindakan-tindakan

yang dilakukan untuk menjalankan peran ini.

5. Peran Public Relations sebagai Communication Technician (Teknisi

Komunikasi) di Kantor Pos Besar Surakarta, dilakukan dengan membuat

dan merencanakan seluruh rangkaian kegiatan yang berhubungan

dengan komunikasi, baik komunikasi atasan ke bawahan, maupun

bawahan ke atasan, termasuk juga komunikasi keluar dengan

perusahaan, instansi, komunitas maupun dengan wartawan. Sesuai

dengan slogan Lebih Dekat, Lebih Cepat, Lebih Hemat’, Kantor Pos

Besar Surakarta menggunakan metode pendekatan. Hal tersebut terlihat

pada kegiatannya: refleksi pagi, meeting internal, coustomer day,

pembuatan press realise, publikasi, sosialisasi anak-anak TK dan SD,

dan hubungan baik yang terjalin antara instansi, perusahaan, komunitas

maupun ketika berada di pemerintahan.

6. Citra Kantor Pos Besar Surakarta berdasarkan wawancara diperoleh,

bahwa responden mengetahui di Kantor Pos Besar Surakarta kini dapat

melakukan berbagai macam pembayaran, mencari lowongan pekerjaan,

dan mengirim uang, tidak hanya sebagai tempat mengirim surat dan

barang saja. Berbagai pelayanan financial service yang lengkap, tempat


commit to user

147

yang strategis dan luas, jam buka Kantor yang lebih lama dan harga

yang terjangkau, menjadikan pelanggan merasa puas.

7. Kantor Pos Besar Surakarta melaksanaan 3 peran Public Relations dari

4 peran yang ada, yaitu peran sebagai Facilitator Communication

(Komunikasi Fasilitator), Problem Solving Process Fasilitator

(Fasilitator Proses Pemecahan Masalah) dan Communication Technician

(Teknisi Komunikasi). Peran tersebut melalui berbagai kegiatanya, telah

mampu meningkatkan citra Kantor Pos Besar Surakarta dari layanan

jasa pos konvensional, menjadi layanan jasa pos dengan diversifikasi

produk lebih banyak dan juga adanya financial service.

B. Saran

1. Mengingat arti penting Public Relations, maka pihak manajemen perusahaan

diharapkan dapat membentuk bagian Public Relations dalam bagian

tersendiri, tidak hanya sebagai method of communication tetapi juga state of

being secara utuh. Kantor Pos Besar Surakarta diharapkan mampu

mengusahakan adanya bagian Public Relations, dengan tugas yang lebih

khusus dan tidak bercampur dengan bagian lain, sehingga dapat lebih

dikonsentrasikan dalam upaya membangun citra positif di Kantor Pos Besar

Surakarta.

2. Adanya peran Public Relations yang begitu penting dan memiliki dampak

terhadap citra perusahaan, maka pelaksanaan peran Public Relations


commit to user

148

hendaknya bisa dipenuhi secara keseluruhan, yaitu dijalankanya peran

Expert Prescriber (Penasehat Ahli), sebagai pengawas dari luar intansi yang

memiliki kemampuan ahli dibidangnya. Sehingga kegiatan pencitraan

mendapat pengawasan dan dapat ditingkatkan secara terus menerus dan

berkesinambungan.

3. Dalam aktivitas Public Relations, pelaksanaan research sangat penting

dilakukan guna mengetahui keadaan dan keinginan publiknya, supaya

program yang akan dilakukan tepat sasaran. Maka, Kantor Pos Besar

Surakarta diharapkan dapat melakukan research kepada publiknya secara

berkala.

4. Sebelum melakukan penelitian deskriptif, hendaknya melakukan pendekatan

dan meminta jadwal waktu dengan nara sumber untuk dapat diwawancara,

mengingat kredibilitas dan kesibukan nara sumber di perusahaan.

5. Dalam setiap wawancara dengan nara sumber, keterangan yang diperoleh

sebaiknya segera dicari/meminta data pendukungnya dilapangan, agar

terbukti kebenaranya dan menghindari hilangnya data, agar proses penelitian

tidak berlangsung sangat lama.

6. Penelitian ini, hanya menggambarkan peran Public Relations di Kantor Pos

Besar Surakarta dalam membangun citra perusahaan, sehingga hasil

pencitraan yang dinilai baik, dilihat dari seluruh kegiatan dan program

Public Relations yang telah dilaksanakan, serta wawancara terbatas dari

beberapa pelanggan saja (internal). Maka penelitian selanjutnya diharapkan


commit to user

149

dapat menggunakan metode penelitian yang lain, seperti metode penelitian

survey yang dapat digunakan untuk mengetahui seperti apa citra Kantor Pos

Besar Surakarta di masyarakat Solo (ekternal).