Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen
Stadsarchief Antwerpen
Situering stadsarchief Antwerpen
• FelixArchief: nieuw gebouw sinds 2006 (23 km van 33 km volzet)
• Digitaal depot (omvang + aangroei)
• 6 consulenten voor toezicht op archieven
Situering administratie stad Antwerpen
Stedelijke back-office in 1 gebouw in 2010: denBell
Principes:
1. Werken “optimaal digitaal”- Unieke digitale dossiers
- Mappenstructuren
2. Papieren archieven- Statisch => stadsarchief
- Semi-statisch => kelder den Bell
- Vernietigen: op basis van bestemmingsaanvragen
3. Informatiebeheersplannen in 2007- financiën, personeelsmanagement, integrale veiligheid
- => IBP 1.0
Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: ad hoc
Ad hoc
Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: proactief met IBP
Pro-actief
Intern:
1. Goede digitale dossiervorming stimuleren
2. Zelfredzaamheid archiefvormers
Extern:
3. Uitvoeren archiefdecreet (nieuw)
4. Actieve openbaarheid (nieuw)
Doelstellingen IBP 2.0: multi-inzetbaar
•Digitaal archief => veel schaduwarchief
•Wie beheert het unieke dossier?
•Vermijden ad hoc beslissingen zonder overzicht
dossiervorming
•Automatiseren overdrachten en vernietigingen
•Bewaking digitale veroudering
1. Goede digitale dossiervorming stimuleren
2. Zelfredzaamheid van de archiefvormer
•Zelf de beslissingen kunnen opzoeken
•Zelf structureren van dossiers
•Zelf dubbels opsporen
•Zelf de dossierbeheerder detecteren
3. Uitvoering Archiefdecreet
•Archiefdecreet (o.v.v. uitvoeringsbesluit)
•Vernietigen op basis officiële selectielijsten
•Indien niet in lijsten => voorleggen commissies
•Registreren vernietigingen
•Gevolg:
•Selectielijst = uitgangspunt voor structuur IBP
•Elke IBP beslissing gekoppeld
4. Actieve openbaarheid
•IBP geeft aan waar documenten zich bevinden
•Werking IBP meenemen naar burgers
=> mogelijkheid om actieve openbaarheid te
bevorderen, door publicatie IBP
=> Kennis over documentvorming vergroten
Welke gegevens bevat een Informatiebeheersplan (IBP)?
1. ISAD(G) als basis
Archiefvormer ziet:
•Beschrijving (=Titel)
•Toelichting (=Bereik/inhoud)
•Datering
•Ordening beschrijvingen van IBP kunnen later gebruikt worden wanneer de dossiers daadwerkelijk overkomenStadsarchief ziet: ook andere ISAD-velden
2. Selectievelden
Archiefvormer ziet:
•Bestemming: Archiveren, Vernietigen of Selecteren
•Uitvoeringstermijn
•Criteria: toelichting en voorschriften
Stadsarchief ziet:
•Link naar selectielijst
•Link naar bestemmingsaanvraag = goedkeuring
3. Koppelingen
Administratie zoekt op:
•Lijst met IBP’s
•Bedrijfseenheid/afdeling (= Archiefvormer)
•Functie (= Functionele Classificatie)
•Informatiesysteem
•Digitale klassementen (zie verder)
Beschikbaar stellen van IBP:Records Management Toolbox
Problemen en oplossingen
Probleem 1: instabiliteit IBP’s
Instrumenten van de administratie vaak niet stabiel of niet bruikbaar om IBP’s te ordenen:
•Mappenstructuren: instabiel
•Papieren archief: verouderd als uitgangspunt
•Organogrammen: instabiel, geen band met
documentvorming
•Informatiesystemen: onbekend wat erin zit
•Procesmodellering: instabiel
•Productenbomen: instabiel
•Selectielijsten: stabiel maar onbekend en moeilijk
Probleem 1: Instabiliteit IBP’s: Oplossing
•IBP structureren dmv stabiele structuur: selectielijsten / functionele classificatie
•IBP is opvraagbaar via koppelingen (zie boven)
19
Functionele Classificatie
20
Probleem 2: zelfredzaamheid archiefvormer
•Helpt het wel? Verloopt het vlotter?
•Wordt het IBP gebruikt?
•Is het niet onleesbaar?
•Is het opstellen van IBP geen werkverschaffing
voor archivarissen?
•Is structuur IBP (selectielijsten) te begrijpen?
Terechte vragen!
Probleem 2: Oplossing:Extra zoekfunctie: mappenstructuren
•Voordelen:•Herkenbaarheid•Niet theoretisch: dit is hun klassement•Van hieruit rechtstreeks overdrachten en vernietigingen te monitoren
•Nadelen:•Vaak onstabiel•Concept dossiervorming vaak niet goed gevolgd•Onderscheid interne en primaire taken moet duidelijk zijn
Conclusie
IBP 2.0 stadsarchief Antwerpen:Combineren van
goede, stabiele en onderhoudsvriendelijke structuur met
werkbaarheid en herkenbaarheid