Espoon työskentelytavat
16.12.2015, ForssaJohanna Pajakoski, @jpajakoski
2
Terveisiä Espoosta!
2015
Asukkaita 265 543Kaupungin henkilöstöä 14 051
Suomen toiseksi suurin kaupunki.
@EspooEsbo
espoonkaupunki
3
Sähköiset työvälineet Espoossa
2015
4
Sähköinen työympäristö
2015
SharePoint-työtilat
Kumppani-työtilat
YammerUutis-kirjeetOutlook
Lync
sähköiset työkalut
Intranet Essi
dokumentinhallinta
ilmoituksetkokoustaminen
verkkokokouksetläsnäolotieto
kokousresurssit
projektien työtilat
Intranet Essi
• Koko henkilöstölle yhteinen
• Sisällöntuottajia n. 100 hlöä
• Omat työtilat etusivulla
• Voi kirjautua millä tahansa laitteella, myös hallinnon verkon ulkopuolelta
2015 5
Työtilat
• Yksiköille, tiimeille, projekteille jne.
• Ilmoituksia voivat lisätä työtilan jäsenet
• Dokumentinhallinta• Jäsenten hallinta
työtilan omistajan vastuulla
• Voi kirjautua hallinnon verkon ulkopuolelta
• Extranet-työtilat kumppanien kanssa työskentelyyn
2015 6
Yammer
• Organisaation sisäinen sosiaalinen media• Voi seurata henkilöitä tai liittyä ryhmiin• Ryhmät avoimia tai suljettuja• Voi käyttää mobiilisovelluksella
2015 7
”Meillähän on jo sähköposti ja työtilat... ” – miksi Yammer?
01.05.2023 8
Avoimet ryhmät kutsuvat
osallistumaan
Tutustu ja verkostoidu
Valitse itse mikä sinua kiinnostaa
Linkitä ja vinkkaa
Kätevä keskustelu
Työyhteisön sisäiset asiat
helposti jakoon
Sähköinen väline käyttötarkoituksen mukaan
2015 9
Yammer
Essi
TekstiviestiWhatsApp
SähköpostiLyncPuhelin
osal
listu
jia
kiireellisyys
paljon
vähän
ei kiireellinenakuutti
Ryhmä-työtilat
Kriisi?
Millaista apua välineistä on?
2015 10
Espoon pelisäännöt
Käytämme Outlookin kalenteria ja pidämme
huolta siitä, että se on ajan tasalla. Kalenterin
tavoitettavuustieto näkyy myös Lyncissä.
Tilavaraukset tehdään Outlookilla.
Dokumentinhallintaan käytetään työtiloja
(Sharepoint).
Lynciä hyödynnetään pikaviestintään ja
verkkokokoustamiseen.
Kysy nopeat kysymykset mieluummin Lyncillä kuin
sähköpostilla!
Kaupungin sisäisesti emme lähetä liitetiedostoja sähköpostitse. Dokumentit
tallennetaan ja jaetaan työtilojen kautta.
Yksiköiden, tiimien ja verkostojen sisäisessä
viestinnässä hyödynnetään työtiloja. Työtilojen
ilmoitukset näkyvät työtilan jäsenten Essi-etusivulla.
Jokainen työyhteisö sopii yhteiset pelisäännöt, jotka parhaiten tehostavat tiimin
sisäistä viestintää, kokoustamista ja
dokumentinhallintaa.
2015 11
2015 12
”Dokumentit eivät olesinun tai minun.
Ne ovat meidän.”
Tehokkaampaa kokoustamista
2015 13
LUPissa Lyncataan
Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen (LUP) viikkokokoukset pidetään Lyncin avulla aiemman fyysisen palaverin sijaan.
Mikäli kaikki työntekijät haluttaisiin tavoittaa ilman Lynciä, kokouksen pitäjän täytyisi matkustaa kokousta varten seitsemälle paloasemalle –
jokaiselle neljä kertaa (neljä työvuoroa vuorokaudessa).
Tästä syntyisi 1 200 kilometrin matka viikoittain ja noin 62 800 kilometriä vuodessa.
Nyt kaikilla on mahdollisuus osallistua viikkokatsaukseen Lyncin välityksellä omalla paloasemallaan ja työvuoronsa
aikana, joko suorana tai tallennettuna lähetyksenä. Osallistumis- ja tiedonsaantimahdollisuudet ovat lisääntyneet
merkittävästi ilman kustannusta tai hiilidioksidipäästöjen kasvua.
Päinvastoin, teoreettisesti laskien nyt on aikaansaatu 6 091 kilon hiilidioksidisäästöt, mikä vastaa 33 henkilön vuosittaista
suihkujen määrää
2015 14
Etätyö
Pelisäännöt• kaupunkitasoise
t ohjeet• sovitaan
esimiehen kanssa
Työvälineet• liikkuvaan
työskentelyyn sopivat välineet, mm. verkkokokouksia varten
• VPN
Tavoitettavuus• Outlook ajan
tasalla• Lync käytössä
2015 15
Työskentelyn tilat muuttuvat
2015 16
Konserniesikunnan monitilatoimisto on kaupungin pilottikohde
• Noin 40 konserniesikunnan työntekijää • 22 nimeämätöntä työpistettä• Erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm.
piipahduspisteet, hiljaisen työn tila sekä neuvotteluhuoneita
2015
17
2015
18
Uudistus on kokonaisuus
Tilat
Ihmiset
Työvälineet
2015
19
2015
20
Uusi tapa tehdä työtä – avainasioita
Luotu yhdessä
Pidetään ajan tasalla
Paperiton ja liikkuva
työskentely mahdollista
Liikkuvan työn sopimukset
kaikille Tavoitettavuu
s säilyy
Osallistuminen
Tiedon jakaminen
Työvälineiden käytön
tehokkuuteen panostettuKoulutusta
kaikille yksiköille
2015
21
2015
23
Kiitos!