Cas d’utilisation – Archive de
délibérations
Sommaire
• Application métier – Création de l’archive
• Application métier – Transfert de l’archive
• GED Sas - Préparation du versement
• GED Sas - Versement
Création de l’archive – Les échanges
Les échanges avec les autres applications
Application
métier ou GEDGED/Sas As@lae
Le référentiel
PREMIS
Création de la délibération dans l’application métier – Création de l’archive
Création de l’archive dans l’application métier par l’agent Pascal ROMAIN. L’archive est composée de 4 dossiers et d’un fichier.
L’arborescence des dossiers est la suivante :
Le fichier « acte_00015808_D.pdf » se trouve dans le répertoire « délib pour un nouveau stade ». Les métadonnées « Nom » et
« Description » du document et des dossiers ont été renseignées manuellement.
Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS
Lors de la création du fichier, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l’objet, description de l’agent , description de l’
évènement et description des permissions)
1) Description de l’agent
Demandé au référentiel
Récupéré dans l’application
Récupéré dans l’application. L’identifiant du dossier parent est
connu car le référentiel a déjà donné l’identifiant lors de la
création du dossier « délib pour un nouveau stade » grâce aux
fichiers PREMIS
Récupéré dans l’application
Récupéré grâce à un outil comme FITS
Récupéré grâce à un script de Hachage (MD5, SHA1, SHA256, …)
Fixe pour chaque application (paramètre système)
Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS
2) Description de l’agent
Le fichier PREMIS est généré uniquement si l’agent n’est pas déjà présent dans le référentiel.
Demandé au référentiel
Récupéré dans l’application
3) Description de l’évènement
Demandé au référentiel
Généré par l’application
Donnée fixe par évènement
Récupéré dans l’application.
Les descriptions de l’agent et de l’objet sont déjà présentes dans
le référentiel
Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS
4) Description des droits
Demandé au référentiel
Donnée par l’application
Récupéré dans l’application.
Les descriptions de l’agent et de l’objet sont déjà présentes dans
le référentiel
Création de la délibération dans l’application métier – Taux de remplissage de
la Mind Map
1 Evènement:
- Création
1 Droit:
- P.Romain (R/W)
1 Agent:
- P.Romain
Rempli lors de
cette étape
Création de la délibération dans l’application métier – Données
Transfert de l’archive – Les échanges
Les échanges avec les autres applications
Application
métier ou GEDGED/Sas As@lae
Le référentiel
SEDA
PREMISSEDA
Transfert de l’archive – Génération du bordereau SEDA
Lors d’un transfert d’archive, les documents doivent être accompagné d’un bordereau SEDA. Ce bordereau est généré
par l’application métier ou une GED.
Donnée fixe par évènement
Donnée générée par l’application
Demandé au référentiel
Données récupérées dans l’application. Chaque identifiant est
connu car tous les dossiers et fichiers ont déjà été identifiés par
le référentiel.
Le champ « ArchivalProfile » est fixe pour chaque flux. Il peut
être un paramètre de l’application métier ou de la GED
Le champ OriginatingAgency est fixe pour chaque flux. Il peut
être un paramètre de l’application métier ou de la GED.
L’identifiant est celui du service producteur « Secrétariat
général. Direction administrative » ayant déjà sa notice
d’autorité dans le référentiel.
Transfert de l’archive – Génération du fichier PREMIS
Lors de la création du fichier dans la GED Sas, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l’objet, description de l’agent , description de l’ évènement
et description des permissions).
On suppose que la description de l’agent « Secrétariat général. Direction administrative » a déjà été faite dans l’outil ICA-Atom et envoyée au référentiel.
L’agent est à la fois service versant et service producteur.
1) Description de l’objet
Donnée déjà présente dans le référentiel (voir slide 5)
Fixe pour chaque application (paramètre système)
Transfert de l’archive – Génération du fichier PREMIS
2) Description de l’évènement
2) Description des droits
Demandé au référentiel
Généré par l’application
Donnée fixe par évènement
Récupéré dans l’application.
Les descriptions de l’agent (service producteur Secrétariat
général. Direction administrative ) et de l’objet sont déjà
présentes dans le référentiel
Demandé au référentiel
Récupéré dans l’application.
Les descriptions des agents (service producteur et versant) et de
l’objet sont déjà présentes dans le référentiel
Donnée par l’application
Transfert de l’archive – Taux de remplissage de la Mind Map
3 Evènements:
-Création
-Transfert
-Création dans la GED Sas
2 Droits:
- Services Producteurs (R/W)
2 Agents:
-P.Romain
-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)
Rempli via un
autre outilDéjà rempli
Remplis lors de
cette étape
Transfert de l’archive – Données
Préparation du versement – Les échanges
Les échanges avec les autres applications
Application
métier ou GEDGED/Sas As@lae
Le référentiel
PREMIS
Préparation SEDA
Préparation du versement – Génération du fichier PREMIS
Lors de la préparation du versement, la GED Sas prépare le bordereaux SEDA (qui sera envoyé uniquement lors du versement) et génère des fichiers
PREMIS lors de la modification des fichiers, dossiers ou métadonnées (description de l’objet, description de l’ évènement) car les permissions et les agents
existent déjà dans le référentiel.
1) Description de l’objet
Donnée déjà présente dans le référentiel (voir slide 12)
Description des modifications apportées sur les métadonnées du
fichier
Préparation du versement – Génération du fichier PREMIS
2) Description de l’évènement
Demandé au référentiel
Généré par l’application
Donnée fixe par évènement
Récupéré dans l’application.
Les descriptions de l’agent (service versant Secrétariat général.
Direction administrative ) et de l’objet sont déjà présentes dans
le référentiel
Préparation du versement – Préparation du fichier SEDA
Donnée fixé par le profil d’archivage ou grâce au formulaire
Donnée généré par l’application
Demandé au référentiel
L’application connaît les identifiants des services. Toutes les
autres métadonnées sont remplies automatiquement grâce aux
données déjà présentes dans le référentiel
Préparation du versement – Préparation du fichier SEDA
Toutes les métadonnées des dossiers et des documents sont
alimentées automatiquement grâce au profil d’archivage ou
manuellement via le formulaire de préparation de versement sur
la GED Sas.
Préparation du versement – Taux de remplissage de la Mind Map
4 Evènements:
-Création
-Transfert
-Création dans la GED Sas
-Modification
2 Droits:
- Services Producteurs (R/W)
2 Agents:
-P.Romain
-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)
-Service d’Archive (remplis via ICA - Atom
Rempli via un
autre outilDéjà rempli
Rempli lors de
cette étape
Préparation du versement – Données
Versement de l’archive
Les échanges avec les autres applications
Application
métier ou GEDGED/Sas As@lae
Le référentiel
SEDA
Le versement d’archive possède le même scénario que le transfert dans la GED Sas.
SEDA
PREMIS
Versement de l’archive – Taux de remplissage
4 Evènements:
-Création
-Transfert
-Création dans la GED Sas
-Modification
-Transfert dans As@lae
2 Droits:
- Services Producteurs (R/W)
2 Agents:
-P.Romain
-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)
-Service d’Archive (remplis via ICA - Atom
Rempli via un
autre outilDéjà rempli
Rempli lors de
cette étape
Versement – Données