Cas d’utilisation – Archive de

délibérations

Sommaire

• Application métier – Création de l’archive

• Application métier – Transfert de l’archive

• GED Sas - Préparation du versement

• GED Sas - Versement

Création de l’archive – Les échanges

Les échanges avec les autres applications

Application

métier ou GEDGED/Sas As@lae

Le référentiel

PREMIS

Création de la délibération dans l’application métier – Création de l’archive

Création de l’archive dans l’application métier par l’agent Pascal ROMAIN. L’archive est composée de 4 dossiers et d’un fichier.

L’arborescence des dossiers est la suivante :

Le fichier « acte_00015808_D.pdf » se trouve dans le répertoire « délib pour un nouveau stade ». Les métadonnées « Nom » et

« Description » du document et des dossiers ont été renseignées manuellement.

Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS

Lors de la création du fichier, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l’objet, description de l’agent , description de l’

évènement et description des permissions)

1) Description de l’agent

Demandé au référentiel

Récupéré dans l’application

Récupéré dans l’application. L’identifiant du dossier parent est

connu car le référentiel a déjà donné l’identifiant lors de la

création du dossier « délib pour un nouveau stade » grâce aux

fichiers PREMIS

Récupéré dans l’application

Récupéré grâce à un outil comme FITS

Récupéré grâce à un script de Hachage (MD5, SHA1, SHA256, …)

Fixe pour chaque application (paramètre système)

Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS

2) Description de l’agent

Le fichier PREMIS est généré uniquement si l’agent n’est pas déjà présent dans le référentiel.

Demandé au référentiel

Récupéré dans l’application

3) Description de l’évènement

Demandé au référentiel

Généré par l’application

Donnée fixe par évènement

Récupéré dans l’application.

Les descriptions de l’agent et de l’objet sont déjà présentes dans

le référentiel

Création de la délibération dans l’application métier – Génération PREMIS

4) Description des droits

Demandé au référentiel

Donnée par l’application

Récupéré dans l’application.

Les descriptions de l’agent et de l’objet sont déjà présentes dans

le référentiel

Création de la délibération dans l’application métier – Taux de remplissage de

la Mind Map

1 Evènement:

- Création

1 Droit:

- P.Romain (R/W)

1 Agent:

- P.Romain

Rempli lors de

cette étape

Création de la délibération dans l’application métier – Données

Transfert de l’archive – Les échanges

Les échanges avec les autres applications

Application

métier ou GEDGED/Sas As@lae

Le référentiel

SEDA

PREMISSEDA

Transfert de l’archive – Génération du bordereau SEDA

Lors d’un transfert d’archive, les documents doivent être accompagné d’un bordereau SEDA. Ce bordereau est généré

par l’application métier ou une GED.

Donnée fixe par évènement

Donnée générée par l’application

Demandé au référentiel

Données récupérées dans l’application. Chaque identifiant est

connu car tous les dossiers et fichiers ont déjà été identifiés par

le référentiel.

Le champ « ArchivalProfile » est fixe pour chaque flux. Il peut

être un paramètre de l’application métier ou de la GED

Le champ OriginatingAgency est fixe pour chaque flux. Il peut

être un paramètre de l’application métier ou de la GED.

L’identifiant est celui du service producteur « Secrétariat

général. Direction administrative » ayant déjà sa notice

d’autorité dans le référentiel.

Transfert de l’archive – Génération du fichier PREMIS

Lors de la création du fichier dans la GED Sas, quatre fichiers PREMIS sont créés (description de l’objet, description de l’agent , description de l’ évènement

et description des permissions).

On suppose que la description de l’agent « Secrétariat général. Direction administrative » a déjà été faite dans l’outil ICA-Atom et envoyée au référentiel.

L’agent est à la fois service versant et service producteur.

1) Description de l’objet

Donnée déjà présente dans le référentiel (voir slide 5)

Fixe pour chaque application (paramètre système)

Transfert de l’archive – Génération du fichier PREMIS

2) Description de l’évènement

2) Description des droits

Demandé au référentiel

Généré par l’application

Donnée fixe par évènement

Récupéré dans l’application.

Les descriptions de l’agent (service producteur Secrétariat

général. Direction administrative ) et de l’objet sont déjà

présentes dans le référentiel

Demandé au référentiel

Récupéré dans l’application.

Les descriptions des agents (service producteur et versant) et de

l’objet sont déjà présentes dans le référentiel

Donnée par l’application

Transfert de l’archive – Taux de remplissage de la Mind Map

3 Evènements:

-Création

-Transfert

-Création dans la GED Sas

2 Droits:

- Services Producteurs (R/W)

2 Agents:

-P.Romain

-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)

Rempli via un

autre outilDéjà rempli

Remplis lors de

cette étape

Transfert de l’archive – Données

Préparation du versement – Les échanges

Les échanges avec les autres applications

Application

métier ou GEDGED/Sas As@lae

Le référentiel

PREMIS

Préparation SEDA

Préparation du versement – Génération du fichier PREMIS

Lors de la préparation du versement, la GED Sas prépare le bordereaux SEDA (qui sera envoyé uniquement lors du versement) et génère des fichiers

PREMIS lors de la modification des fichiers, dossiers ou métadonnées (description de l’objet, description de l’ évènement) car les permissions et les agents

existent déjà dans le référentiel.

1) Description de l’objet

Donnée déjà présente dans le référentiel (voir slide 12)

Description des modifications apportées sur les métadonnées du

fichier

Préparation du versement – Génération du fichier PREMIS

2) Description de l’évènement

Demandé au référentiel

Généré par l’application

Donnée fixe par évènement

Récupéré dans l’application.

Les descriptions de l’agent (service versant Secrétariat général.

Direction administrative ) et de l’objet sont déjà présentes dans

le référentiel

Préparation du versement – Préparation du fichier SEDA

Donnée fixé par le profil d’archivage ou grâce au formulaire

Donnée généré par l’application

Demandé au référentiel

L’application connaît les identifiants des services. Toutes les

autres métadonnées sont remplies automatiquement grâce aux

données déjà présentes dans le référentiel

Préparation du versement – Préparation du fichier SEDA

Toutes les métadonnées des dossiers et des documents sont

alimentées automatiquement grâce au profil d’archivage ou

manuellement via le formulaire de préparation de versement sur

la GED Sas.

Préparation du versement – Taux de remplissage de la Mind Map

4 Evènements:

-Création

-Transfert

-Création dans la GED Sas

-Modification

2 Droits:

- Services Producteurs (R/W)

2 Agents:

-P.Romain

-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)

-Service d’Archive (remplis via ICA - Atom

Rempli via un

autre outilDéjà rempli

Rempli lors de

cette étape

Préparation du versement – Données

Versement de l’archive

Les échanges avec les autres applications

Application

métier ou GEDGED/Sas As@lae

Le référentiel

SEDA

Le versement d’archive possède le même scénario que le transfert dans la GED Sas.

SEDA

PREMIS

Versement de l’archive – Taux de remplissage

4 Evènements:

-Création

-Transfert

-Création dans la GED Sas

-Modification

-Transfert dans As@lae

2 Droits:

- Services Producteurs (R/W)

2 Agents:

-P.Romain

-Service Producteur (remplis via ICA-Atom)

-Service d’Archive (remplis via ICA - Atom

Rempli via un

autre outilDéjà rempli

Rempli lors de

cette étape

Versement – Données