5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 1/37
BAB IV
ANALISA PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENERIMAAN
PT. DUNIA KIMIA JAYA
IV. 1 Gambaran Umum Sistem Penerimaan PT Dunia Kimia Jaya
Sistem Penerimaan ( Revenue Cycle) PT. Dunia Kimia Jaya merupakan
serangkaian aktivitas operasi rutin bisnis perusahaan yang berubungan dengan penjualan
barang yang diproduksi (bahan-bahan kimia) oleh perusahaan untuk mendapatkan
pendapatan kas sehigga mampu membiayai aktivitas operasi perusahaan lainnya.
Pergantian sistem sangat mempengaruhi keseluruhan aktivitas bisnis perusahaan
yang membuat Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya berubah menjadi lebih
sistematis dan berhubungan erat dengan sistem-sistem lainnya. Dalam tulisan ini,
penulis akan mencoba menggambarkan bagaimana proses Siklus Penerimaan yang
terjadi sebelum sistem diganti (menggunakan softare bantu akuntansi “General Ledger”
dan sesudah sistem didalam PT. Dunia Kimia Jaya berganti dengan sistem TRADY.
IV. 2 Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya
Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya sebelum menggunakan TRADY
dilakukan dengan sistem manual menggunakan software pembantu yaitu software
“General Ledger”. Siklus Penerimaan lama dapat digambarkan pada gambar 4.1 berikut
23
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 2/37
menggunakan DFD ( Data Flow Diagram) dan lebih jelasnya pada gambar 4.2 dengan
menggunakan diagram alur ( flowchart ).
Siklus Penerimaan Lama – PT. Dunia Kimia Jaya
Customer
Membuat
Delivery Order
(DO)
MembuatFaktur Penjualan
(Invoice)
Membuat
Receipt Voucher
P O
Persediaan
Customer
Customer
Ce k
F a k t
u r
KPP
F a k t
u r
C a t a t a
n G u d a
n g
GL
F a k t u r
GL
R e c e i
p t
V o u c h e
r
D O
D O
F a k t u r
Gambar 4.1 DFD level 1 Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya
24
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 3/37
Revenue Cycle (General Ledger) – PT. Dunia Kimia Jaya
Customer SalesRepresentatives
Customer
Purchase Order (PO) Customer
Mengecek POmasuk
Purchase Order (PO) Customer
Gudang
Penyampaian informasi dar ibagian Marketing kepadabagian Gudang dilakukan
secara internal dengan
menggunakan telepon/email
54
32
DeliveryOrder (DO)
CatatanPersediaan
Gudang
Billing
Customer
Customer
34
DO 2
Kasir /Kurir
63
25
4Faktur Penjualan
DO 2
4DO 2
Menginput JuPeneluara
Barang daPenjualan
Customer
KPP
Bukti PajakKeluaran
Membuat DeliveryOrder (DO)
Membuat SalesInvoice / Faktur
Penjualan
25
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 4/37
Revenue Cycle (General Ledger ) – PT. Dunia Kimia Jaya
Kasir
Customer
Cek/Giro, GiroMudur
ReceiptVoucher
Cek/Giro, GiroMudur
Mencatat Jurnal
Penerimaan Kas
GL
ReceiptVoucher
4DO 2Faktur 6
Billing
Faktur 6
Membuat ReceiptVoucher
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya
Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dimulai dari datangnya Purchase
Order (PO) dari pelanggan ke perusahaan yang diterima oleh Customer Sales
Representative (CSR) perusahaan dalam bentuk dokumen asli, fax, ataupun email. PO
yang datang kemudian dilihat dan diperiksa kelengkapannya seperti tanda tangan
pemesan dan cap pelanggan serta Credit Limit, Gross Margin, dan Nilai Ordernya
apakah masuk akal atau tidak.
Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah seorang customer memiliki piutang
(kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak. Apabila pelanggan tersebut memiliki
piutang lebih daripada yang dibataskan, maka staf CSR akan meminta otorisasi dari
Sales Manager . Kemudian Gross Margin adalah selisih antara harga pokok barang
26
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 5/37
dengan floor price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap
barang karena sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya
tergolong besar sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya.
Jika persentase Gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual
kepada pelanggan dibawah floor price) , maka staf CSR akan meminta otorisasi dari
Sales Manager . Atau lebih ekstrem lagi apabila terjadi Negative Gross margin (harga
jual lebih rendah daripada harga pokok barang), maka staf CSR akan meminta otorisasi
kepada Direktur Marketing. Sedangkan Nilai Sales Order akan berhubungan dengan
proses selanjutnya yakni dalam proses pembuatan dokumen Sales Order .
Nilai Sales Order ditentukan minimum sebesar dua juta rupiah Apabila Nilai
Sales Order ternyata kurang daripada dua juta rupiah maka staf CSR juga akan meminta
otorisasi kepada Sales Manager . PO dari pelanggan tidak dicatat oleh CSR kedalam
catatan atau dokumen yang resmi. PO yang telah selesai diperiksa oleh bagian CSR akan
diarsip rapi menurut nama pelanggan.
Bagian CSR yang menerima PO dari pelanggan kemudian akan menghubungi
bagian Gudang dengan telepon dan bagian CSR akan mengirimkan email yang berisi
pesanan apa yang datang, pelanggannya siapa dan berapa jumlah pesanannya. Staf
Gudang yang menerima pesanan dari CSR segera mempersiapkan barang yang
dimaksud. Pertama kali staf Gudang akan mengecek ke dalam Catatan Gudang apakah
barang yang dimaksud tersedia didalam Gudang atau tidak. Setelah barang yang dipesan
tersedia kemudian staf Gudang akan membuat Delivery Order (DO) lima rangkap. DO
27
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 6/37
ini diberikan nomor secara urut (tetapi tidak prenumbered ) dimana PO yang datang lebih
dahulu akan mendapatkan nomor DO terlebih dahulu pula. Apabila ternyata DO yang
telah dicetak ternyata salah, maka akan dicetak ulang dengan nomor DO yang sama
dengan sebelumnya dan DO yang lama akan disobek-sobek. DO yang telah dicetak akan
diotorisasi oleh manajer Gudang kemudian diperiksa dengan barang yang akan
dikirimkan kepada pelanggan. Dari lima lembar DO yang dicetak dan diotorisasi, hanya
empat lembar yang akan dikirimkan kepada pelanggan bersama barang oleh
transportir /kurir. Lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar kedua (Bukti
Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), dan lembar keempat
(Surat Pengantar) yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Sedangkan lembar kelima
DO (Salinan Bukti Pengeluaran Barang) akan disimpan oleh bagian Gudang sebagai
arsip.
Transportir/kurir yang mengantarkan barang akan meminta tanda tangan dari
pelanggan dan membawa kembali lembar kedua, ketiga, dan keempat saja ke
perusahaan. DO yang kembali ke perusahaan akan diterima oleh bagian Billing
perusahaan. Bagian Billing akan memeriksa kembali apakah DO yang kembali telah
dibubuhi tanda tangan pelanggan atau belum. Juga apabila ternyata DO yang kembali
rusak atau tidak dapat terbaca isinya, maka bagian Billing akan meminta tanda
penerimaan barang kepada pelanggan. Bagian Billing kemudian memberikan lembar
ketiga yakni Surat Penagihan Angkutan kepada Kasir untuk dilakukan pembayaran atas
pengangkutan barang ke pelanggan. Kedua dokumen DO lainnya akan digunakan bagian
Billing untuk membuat Faktur Penjualan (Sales Invoice) dan setelah itu akan digunakan
28
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 7/37
untuk menginput jurnal penjualan dan jurnal pengeluaran barang didalam General
Ledger.
Faktur dibuat berdasarkan DO yang kembali sebanyak enam lembar dimana
faktur akan diberikan nomor faktur secara urut saja (bukan prenumbered ) sehingga
apabila faktur yang dicetak ternyata salah, staf Billing dapat dengan mudah mencetak
lagi dengan nomor yang sama. Faktur Penjualan terdiri dari lembar pertama (Untuk
pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP
yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga
(Untuk KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar
keempat (Pelanggan), lembar kelima (Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Lembar
pertama, keempat dan kelima akan diantarkan kepada pelanggan oleh bagian Billing.
Sedangkan lembar kedua akan disimpan perusahaan sebagai bukti pajak keluaran,
lembar ketiga akan dikumpulkan dan akan diserahkan kepada KPP setempat, dan lembar
keenam akan diarsip bersama dengan dua lembar DO yang kembali menurut urutan
nama pelanggan.
Terdapat empat cara yang dapat dilakukan oleh pelanggan untuk membayar
piutangnya kepada perusahaan. Keempat cara pembayaran tersebut adalah melalui cek,
giro mundur, transfer ke rekening perusahaan dan pembayaran tunai. Dari keempat cara
pembayaran tersebut, yang paling sering dipakai adalah pembayaran dengan
menggunakan cek. Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan mengantarkan cek
kepada perusahaan yang akan diterima oleh bagian Kasir. Bagian kasir kemudian akan
29
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 8/37
memeriksa keaslian dan membandingkan jumlah cek dengan jumlah yang tertera pada
faktur penjualan. Apabila jumlah yang tertera sama atau kurang sedikit (biasanya
pelanggan tidak mau membayar biaya materai) maka kekurangannya akan dihapus saja
dan bagian Kasir akan langsung membuat receipt voucher . Apabila pembayaran
dilakukan oleh giro mundur, maka staf kasir akan menunggu pembuatan receipt voucher
sampai dengan giro mundur tersebut cair. Kemudian kalau pembayaran menggunakan
transfer ke dalam rekening perusahaan maka pembuatan receipt voucher dilakukan
setelah bagian kasir melakukan pemeriksaan terhadap Rekening Koran (R/K) harian atau
Rekening Koran (R/K) bulanan perusahaan. Receipt voucher dicetak satu lembar dimana
setelah receipt voucher tersebut dicetak akan ditandatangani oleh Manajer Keuangan
yang menyatakan bahwa Faktur Penjualan itu telah dilunasi oleh pelanggan. Receipt
voucher juga akan menjadi dokumen bagi bagian Billing untuk memasukkan Jurnal
Penerimaan Kas. Setelah jurnal dimasukkan maka receipt voucher akan dikembalikan
lagi kepada bagian Kasir untuk diarsip menurut pelanggan.
IV.3 Analisa Pengendalian Aplikasi Terhadap Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia
Kimia Jaya
Sebelum menggunakan sistem terintegrasi TRADY, PT. Dunia Kimia Jaya
melakukan proses-proses didalam Sistem Penerimaannya dengan menggunakan cara
manual (menggunakan software office biasa dalam mencetak dokumen-dokumen yang
terkait) serta memakai software bantu akuntansi “General Ledger”. Dengan bagan
30
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 9/37
flowchart Sistem Penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya dapat digambarkan seperti
diatas dengan enam proses penting (dua proses merupakan proses penjurnalan) yaitu :
1. Pengecekan Purchase Order pelanggan
2. Pembuatan Delivery Order (DO)
3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan
4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang
5. Pembuatan Receipt voucher
6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas
Dari keenam proses Sistem Penerimaan lama PT Dunia Kimia Jaya, penulis akan
menganalisa satu persatu pengendalian aplikasi yang terjadi di sistem yang lama :
1. Pengecekan Purchase Order pelanggan
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
- PO yang masuk merupakan
PO palsu.
- PO rusak tidak bisa terbaca.
- Pemeriksaan tanda tangan pejabat
di perusahaan pelanggan beserta
cap perusahaan.
- Konfirmasi langsung ke pelanggan
mengenai pesanannya melalui
telepon.
Pengendalia
n Proses
- Kesalahan pengecekan oleh
petugas CSR.
- Pengecekan ulang walaupun oleh
petugas yang sama.
31
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 10/37
- Tidak adanya otorisasi baik
secara umum maupun untuk
PO yang bermasalah dalam
hal jumlah pesanannya.
- Database pelanggan tidak
update.
- Otorisasi dilakukan oleh petugas
pengecekan untuk PO-PO yang
nilainya wajar. Otorisasi oleh Sales
Manager apabila PO pelanggan
melewati credit limit -nya, gross
margin dibawah yang ditetapkan
dan nilai order kurang dari dua juta.
Sedangkan Otorisasi Direktur
Keuangan apabila ada PO dengan
gross margin negatif.
- Pengecekan database pelanggan
sewaktu-waktu oleh bagian AR
Control.Pengendalia
n Keluaran
- PO tidak terproses oleh
bagian CSR.
- PO hilang karena tidak ada
dokumentasi.
- PO diberi tanda bahwa PO tersebut
telah diproses dan kemudian
diarsip menurut nama pelanggan.
2. Pembuatan Delivery Order (DO)
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
- Misinformasi antara bagian
CSR dengan bagian Gudang.
- Staf Gudang lupa akan DO
- Pengiriman pesanan pelanggan
dengan email dan juga akan
diberitahu dengan telepon.
32
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 11/37
yang akan dibuat.
- Catatan Persediaan Gudang
hilang atau diubah-ubah.
- Staf Gudang dapat menghubungi
bagian CSR untuk konfirmasi
pesanan.
- Catatan Persediaan Gudang hanya
dapat diakses oleh staf Gudang.
Pengendalia
n Proses
- Salah isi dokumen DO
diakibatkan ketidak-telitian
staf Gudang.
- Nomor DO dibuat tidak urut.
- Nomor pada DO digunakan
dua kali untuk pesanan yang
berbeda.
- Penyalahgunaan DO yang
salah cetak.
- Tidak ada otorisasi baik
kepada DO maupun
pengeluaran barang dari
Gudang.
-Persediaan Gudang tidak
cukup dengan pesanan yang
datang.
- Pengisian dengan nomor urut DO
(walau belum prenumbered ) yang
hanya diketahui oleh staf Gudang.
- Pengecekan kembali oleh staf yang
mengisi DO (on-screen
verification).
- Eliminasi DO yang salah cetak
(sobek-sobek) sehingga tidak bisa
digunakan lagi.
- Otorisasi oleh Manajer Gudang
untuk semua DO yang dibuat
karena berhubungan dengan
barang yang keluar juga.
- Pembuatan DO dilakukan sampai
dengan barang yang ada tersedia.
Pengendalia
n Keluaran
- Pemeriksaan ( stock opname)
gudang baik oleh Auditor
- Bagian Gudang mencatat barang
keluar ke Catatan Persediaan
33
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 12/37
internal maupun oleh
Auditor eksternal.
- DO dengan barang yang
akan dikirim tidak sama
secara kuantitasnya.
- DO dan barang yang
dikirimkan tidak sampai ke
pelanggan.
- DO dan barang mengalami
kerusakan saat pengiriman.
Gudang yang hanya dapat diakses
oleh bagian gudang.
- Salah satu lembar DO diarsip
menurut nama pelanggan di bagian
Gudang.
- Pengecekan kembali antara jumlah
pada DO dengan jumlah barang
yang dikirim.
- Perjanjian tertulis dengan
transportir bahwa transportir akan
mengantarkan barang (juga DO
secara tidak langsung) ke
pelanggan dengan baik.
3. Pembuatan Sales Invoice / Faktur Penjualan
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
- DO yang kembali rusak dan
tidak dapat terbaca.
- DO yang kembali tidak ada
tanda tangan pelanggan
(barang tidak sampai).
- Bukti untuk membuat Faktur
- Perlindungan oleh transportir/kurir.
- Apabila masih dapat terbaca, DO
yang kembali masih diakui dan
dipakai untuk membuat Faktur
Penjualan.
- Meminta tanda terima ulang
34
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 13/37
Penjualan hanya berasal dari
DO dari pelanggan
kepada pelanggan.
- Bagian Billing dapat meminta arsip
DO kepada bagian Gudang.
Pengendalia
n Proses
- Kesalahan pengisian atau
pengisian form yang
terlewatkan oleh staf billing
- Nomor faktur tidak urut
dimasukkan.
- Nomor faktur digunakan
oleh beberapa transaksi yang
berbeda.
- Penyalahgunaan Faktur yang
salah cetak.
- Tidak ada otorisasi.
- Pengecekan ulang sebelum dicetak
(on-screen verification) oleh staf
yang sama dengan yang mengisi
faktur.
- Nomor faktur ditulis dengan urut
dan hanya staf billing yang
mengetahui nomor tersebut.
- Eliminasi (sobek-sobek) faktur
yang salah cetak sehingga tidak
bisa dipakai kembali.
- Otorisasi oleh pejabat setingkat
manajer.
Pengendalia
n Keluaran
- Tidak ada bukti faktur
penjualan.
- Pemeriksaan dari kantor
pajak.
- Faktur tidak sampai kepada
pelanggan.
- DO dari pelanggan
hilang/dibuang.
- Salinan keenam faktur disimpan
sebagai arsip bersama DO kembali.
- Perusahaan mencetak lembar
kedua dan ketiga faktur untuk
keperluan pajak perusahaan.
- Staf billing mengantarkan langsung
ke pelanggan.
- Pengarsipan DO yang telah
35
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 14/37
kembali dari pelanggan dan
pemberian tanda bahwa DO telah
digunakan membuat faktur.
4. Penginputan Jurnal Penjualan dan Pengeluaran Barang
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
- DO yang diberikan
pelanggan ternyata tidak
dapat dibaca.
- Meminta keterangan penerimaan
barang kepada pelanggan.
Pengendalia
n Proses
- Kesalahan staf billing dalam
menginput jurnal.
- Verifikasi ulang sebelum jurnal
dimasukkan.
- Jurnal Koreksi apabila jurnal yang
dimasukkan ternyata salah karena
jurnal yang dimasukkan tidak dapat
dihapus.
- Summary dari jurnal penjualan
yang diposting setiap harinya.
Pengendalia
n Keluaran
- Data jurnal hilang/berubah-
ubah.
- DO yang telah digunakan
menginput jurnal hilang.
- Data jurnal penjualan hanya bisa
diakses oleh bagian billing.
- DO diberi tanda bahwa DO
tersebut telah dimasukkan kedalam
jurnal.
- DO dikelompokkan dengan lembar
36
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 15/37
faktur untuk diarsip.
5. Pembuatan Receipt Voucher
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
- Cek yang diterima ternyata
cek palsu.
- Cek yang diterima akan cair
diluar tanggal yang
seharusnya.
- Pemeriksaan detail seperti tanda
tangan pejabat perusahaan
pelanggan pada cek, keaslian cek,
serta tanggal jatuh tempo cek.
- Konfirmasi kepada pelanggan yang
bersangkutan apabila diperlukan.
Pengendalia
n Proses
- Jumlah pada cek berbeda
dengan jumlah pada faktur.
- Kesalahan staf kasir dalam
menginput receipt voucher.
- Penomoran yang tidak urut.
- Nomor yang sama dipakai
untuk beberapa receipt
voucher yang berbeda.
- Penyalahgunaan Receipt
voucher yang salah cetak.
- Tidak ada otorisasi
dokumen.
- Pengecekan terhadap perbedaan
jumlah pada cek dengan pada
invoice.
- Konfirmasi langsung dengan
pelanggan apabila jumlah pada cek
dengan pada faktur berbeda cukup
signifikan.
- Pengecekan ulang oleh pembuat
receipt voucher sendiri (On-Screen
Verification).
- Nomor receipt voucher hanya staf
kasir yang mengetahui urutan
nomor tersebut.
37
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 16/37
- Eliminasi (sobek-sobek) receipt
voucher yang salah cetak sampai
tidak bisa digunakan kembali.
- Pengotorisasian langsung oleh
Direktur Keuangan karena
berhubungan dengan penerimaan
uang.
Pengendalia
n Keluaran
- Bukti penerimaan dari
pelanggan, bukti catatan
perusahaan (receipt voucher )
hilang /rusak.
- Pengarsipan bukti penerimaan kas
dari pelanggan.
6. Pencatatan Jurnal Pengeluaran Kas
Risiko yang Dihadapi Pengendalian yang Dilakukan
Pengendalia
n Masukan
N/A N/A
Pengendalia
n Proses
- Kesalahan staf billing yang
memasukkan jurnal kurang
atau lebih dari yang ada di
receipt voucher yang
jumlahnya bisa signifikan
maupun tidak.
- Pengecekan oleh staf yang sama
sebelum jurnal diinput kedalam
General Ledger.
Pengendalia
n Keluaran
- Report dari Jurnal
Penerimaan Kas atas
- Dokumentasi Receipt voucher yang
telah digunakan menginput Jurnal
38
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 17/37
penerimaan kas tidak sama
dengan jumlah tertera pada
report Jurnal Penjualan dan
Penerimaan Barang.
Penerimaan Kas.
Dari risiko-risiko yang telah dipaparkan pada tabel-tabel sebelumnya, PT. Dunia
Kimia Jaya telah melakukan pengendalian aplikasi dari keenam proses Sistem
Penerimaan yang ada. Menurut pengamatan penulis, PT. Dunia Kimia Jaya
mendapatkan risk exposure yang besar dari kegiatan proses ( processing ) transaksi
dibandingkan dengan kegiatan masukan (input ) dan keluaran (output ) Siklus
Penerimaan.
Risiko pada keenam proses tersebut berhubungan dengan aktivitas yang
dilakukan staf perusahaan (internal). Sebagai contoh pada proses pertama staf yang
memeriksa Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order dapat saja melewatkan PO yang
ternyata Credit Limit -nya melebihi yang ditentukan database Credit Limit dikarenakan
database belum ter-update maupun memang karena kesalahan staf. Hal tersebut dapat
mengakibatkan pelanggan yang terkait akan memiliki saldo piutang yang besar dan akan
membuat perusahaan harus mengalokasikan cadangan Piutang tak Tertagih yang lebih
besar pada Laporan Laba Rugi dan Net Income yang lebih rendah. Kemudian apabila
ternyata Gross margin dari PO tidak diketahui oleh staf CSR, bisa saja PO yang
memiliki margin negatif akan dilewatkan tanpa ada konfirmasi dan otorisasi dari
39
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 18/37
Direktur Marketing. Hal ini dapat berakibat kepada turunnya Laba Kotor perusahaan dan
Laporan Laba Rugi yang tidak baik.
Proses selanjutnya yakni pembuatan DO akan memiliki risiko yang besar apabila
jumlah pesanan yang datang lebih besar daripada jumlah persediaan yang dimiliki
gudang. PT. Dunia Kimia Jaya akan menghadapi risiko keterlambatan pengantaran
pemesanan barang kepada pelanggan sehingga mempengaruhi kepercayaan pelanggan
kepada perusahaan. Selain itu walaupun tidak signifikan, pemborosan kertas dapat
terjadi apabila staf Gudang menginput dan mencetak DO yang salah kedalam form DO.
Pemborosan kertas juga dapat terjadi pada pembuatan Faktur Penjualan dan receipt
voucher . Kemudian pemberiaan nomor DO secara manual yang sama kepada beberapa
pesanan akan membuat bagian Gudang mendapatkan risiko dimana barang yang keluar
akan lebih banyak beberapa kali sesuai dengan banyaknya DO untuk satu pelanggan.
Bagian Gudang yang mengeluarkan persediaan yang berlebihan akan mengalami
kekurangan stok barang atau apabila stock limit barang melebihi batas maka bagian
Gudang akan memproduksi barang lagi. Produksi barang tersebut akan berakibat kepada
peningkatan biaya produksi dan akan dapat mengurangi pendapatan pada Laporan Laba
Rugi Perusahaan.
Hal ini juga dapat terjadi pada pemberian nomor Faktur Penjualan dan receipt
voucher oleh staf billing dan kasir. Pemberian nomor secara manual yang sama pada
beberapa Faktur Penjualan menyebabkan faktur-faktur tersebut hanya merujuk kepada
satu DO. Kalau banyak faktur dikaitkan hanya dengan satu DO, maka perusahaan akan
40
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 19/37
kesulitan untuk dapat melakukan audit trail . Kemudian pada saat pencatatan jurnal
Penjualan dan Pengeluaran Barang, maka jurnal akan mencatat pengeluaran barang dan
penjualan beberapa kali untuk DO yang sama. Akibatnya pelaporan penjualan pada
Laporan Laba Rugi akan meningkat secara fiktif dan persediaan berkurang pada Neraca.
Risiko perusahaan akan lebih besar lagi apabila penomoran yang sama pada
dokumen terjadi pada dokumen receipt voucher yang berakibat pencatatan pada jurnal
Penerimaan Kas yang tidak dapat terlacak darimana sumber dana yang masuk ke
perusahaan.
Selain risiko dari aktivitas proses, risiko dari aktivitas masukan juga bisa menjadi
ancaman bagi perusahaan. Sebagai contohnya adalah bagaimana Purchase Order dari
pelanggan yang masuk dapat berupa PO yang tidak resmi yang kemudian diproses.
Walau akan melewati pemeriksaan yang cukup, tetap ada peluang PO tersebut untuk
terus diproses sehingga akan merugikan perusahaan. Kemudian risiko masukan lainnya
datang dari dasar pembuatan faktur penjualan yang hanya berdasarkan oleh DO yang
telah ditandatangani oleh pelanggan. Pembuatan Faktur berdasarkan dari DO yang
ditandatangani pelanggan saja akan menimbulkan risiko keterlambatan pengiriman
Faktur sehingga pembayarannya menjadi mundur dan mengurangi pemasukan kas yang
seharusnya.
Dari keenam proses Siklus Penerimaan PT. Dunia Kimia Jaya yang telah
dijelaskan risk exposure dan pengendalian aplikasinya, penulis berpendapat bahwa
pengendalian yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya tidak cukup untuk sebuah
41
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 20/37
perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki frekuensi transaksi yang banyak
dengan jumlah yang besar. Sistem Penerimaan dengan menggunakan sistem manual
(manual processing) hanya akan efektif apabila diaplikasikan untuk perusahaan kecil
dengan transaksi yang tidak cukup banyak baik secara frekuensi maupun jumlah dalam
satu transaksinya.
IV.4 Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya
Sejak awal tahun 2007 sistem manual lama yang digunakan oleh PT. Dunia
Kimia Jaya berganti menjadi sistem yang terintegrasi bernama TRADY. TRADY
memiliki beberapa modul transaksi yang salah satunya mendukung proses penerimaan
perusahaan. Sistem baru menggunakan TRADY dapat digambarkan sebagai berikut :
42
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 21/37
Siklus Penerimaan Baru (TRADY) – PT. Dunia Kimia Jaya
Customer
MembuatSales Order (SO)
P O
C u s t o m e r
MembuatDelivery Order
(DO)
Sales Order
S O
S O
Customer
D O
MenginputReturn Delivery Order
(RDO)
R D O
Customer Credit Limit
C C L
Delivery Order
D O
DO
MembuatSales Invoice
(Faktur)
ReturnDelivery Order R D
O
R D O
R D O
D O
Sales
(S
Customer
SI
F a k t
u r
KPP
MembuatReceipt Voucher
(RV)
Fa kt u r
S I
Bank
R / K
Customer
C e k
Customer
R V RV
Vat-Out
S I
Gambar 4.3 DFD Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya
43
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 22/37
Customer
Revenue Cycle (Trady) – PT Dunia Kimia Jaya
Customer Sales Representatives
Purchase Order (PO) Customer Customer Credit
Limit Master File
Purchase Order (PO) Customer
Membuat SalesOrder
Purchase Order (PO) Customer
Enter Order
A
Gudang
A
Inventory Master File
Membuat DeliveryOrder (DO)
Customer
Accounting
54
32
Delivery Order (DO)
TampilanCredit Limit
Memeriksa CreditLimit, Gross
Margin, dan NilaiOrder
Customer
Menginput RDO
Kasir/K
4
DO 2
SalesOrder
SalesOrder
DeliveryOrder
DeliveryOrder
RDOInventory Master
File
44
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 23/37
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Penerimaan TRADY PT. Dunia Kimia Jaya
Siklus Pendapatan baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya dimulai ketika
pelanggan mereka memesan barang dengan mengirimkan Purchase Order (PO) yang
diterima oleh staf Customer Sales Representative (CSR) perusahaan. PO yang
dikirimkan oleh pelanggan dapat berupa fax, email, maupun PO dalam bentuk dokumen
asli. Untuk menjamin keaslian daripada PO tersebut, bagian CSR akan melihat validasi
dari PO dimana PO yang diterima harus ditandatangani bagian pembelian/pejabat lain
serta cap perusahaan pelanggan.
PO yang sudah dicek validasinya kemudian akan dilihat Credit Limit , Gross
margin, dan Nilai Order dari PO tersebut. Credit limit dibutuhkan untuk melihat apakah
seorang pelanggan memiliki piutang (kredit) melebihi batas piutangnya atau tidak.
Apabila pelanggan tersebut memiliki piutang lebih daripada yang dibataskan, sistem
akan meminta otorisasi kepada Sales Manager untuk melakukan otorisasi di TRADY.
Kemudian gross margin adalah selisih antara harga pokok barang dengan floor
price dalam persentase. Gross margin tersebut berbeda-beda bagi setiap barang karena
sebagian besar transaksi perusahaan adalah transaksi yang jumlahnya tergolong besar
sehingga perusahaan harus dapat fleksibel untuk setiap pelanggannya. Jika persentase
gross margin lebih rendah dari yang sudah ditentukan (harga jual kepada pelanggan
dibawah floor price, maka sistem akan meminta otorisasi kepada sales manager ). Lebih
ekstrem lagi, jika gross margin negatif (harga jual lebih rendah dari harga pokok
barang), maka sistem akan minta otorisasi kepada Direktur Marketing.
45
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 24/37
Sedangkan Nilai Sales Order (SO) akan berhubungan dengan proses selanjutnya
yakni dalam proses membuat sales order . Nilai SO ditentukan minimum sebesar dua
juta rupiah. Pada saat membuat SO, sistem akan melakukan pengecekan terhadap nilai
SO tersebut. Apabila lebih rendah dari yang sudah ditentukan, sistem akan meminta
otorisasi kepada sales manager . Apabila telah selesai dilihat ketiga variabel tersebut,
maka PO tersebut akan digunakan untuk menginput SO kedalam sistem.
Penginputan SO dilakukan oleh bagian CSR dimana orang yang menginput SO
kedalam sistem merupakan orang yang berbeda dengan orang memeriksa ketiga variabel
sebelumnya (Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Sales Order ). Sistem dalam TRADY
mengatur secara sistematis bagaimana SO dibuat. Sistem akan menuliskan nomor SO
menggunakan “Computer Generated Running Number ” dimana sistem akan mengisikan
nomor secara urut sehingga nomor yang sama tidak dimungkinkan untuk dipakai dua
kali untuk SO yang berbeda. Penomoran secara otomatis ini tidak hanya berlaku untuk
SO saja, tetapi juga berlaku kepada seluruh dokumen yang dibuat didalam sistem.
Penginput SO akan melalukan verifikasi layar sendiri sebelum menyetujui SO yang
diinput. Setelah diinput, SO akan masuk kedalam database sistem yang dapat digunakan
setiap saat oleh bagian yang lainnya, sedangkan PO yang telah dibuatkan SO-nya akan
diberi tanda bahwa PO tersebut telah diinput serta PO akan dikumpulkan dan
didokumentasikan ( filing ) berdasarkan nama pelanggan. Kadang, bagian CSR juga akan
mengkonfirmasi balik akan PO yang diterima kepada pelanggan setelah PO tersebut
dibuatkan SO-nya.
46
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 25/37
Bagian Gudang setiap hari akan melihat SO yang masuk kedalam sistem.
Apabila ada SO/pesanan baru datang, maka petugas dibagian Gudang akan melihat
barang yang akan dipesan dan melihat database persediaan barang tersedia didalam
Gudang untuk membuat Delivery Order (DO). Pembuatan DO ini dilakukan/ditarik
berdasarkan SO yang telah dibuat sebelumnya yakni satu DO hanya bisa dibuat dari satu
SO atau DO dari satu SO dapat dibagi menjadi beberapa DO asalkan jumlah kuantitas
dalam beberapa DO tersebut tidak melebihi kuantitas yang tercantum didalam SO.
Pembuatan DO yang ditarik dari SO ini meminimalkan risiko kesalahan input yang
terjadi ketika petugas memasukkan data kedalam sistem. DO yang dimasukkan kedalam
database kemudian juga akan dicetak pada form DO sebanyak lima rangkap. Kelima
Delivery Order tersebut adalah lembar pertama (Bukti tanda terima langganan), lembar
kedua (Bukti Pengeluaran Barang), lembar ketiga (Surat Penagihan Angkutan), lembar
keempat (Surat Pengantar), dan lembar kelima (Salinan Bukti Pengeluaran Barang). DO
yang telah dicetak kemudian akan diverifikasi dan diotorisasi dengan stempel dan tanda
tangan oleh pejabat level manajer di bagian gudang. Lembar terakhir (kelima) dari DO
akan diarsip didalam perusahaan berdasarkan nomor urut DO. Sedangkan keempat
lainnya akan dikirimkan kepada customer oleh transportir (kurir) bersama dengan
barang pesanan. Perusahaan memegang kendali terhadap transportir yang membawa
dokumen DO melalui perjanjian karena setelah dokumen tersebut keluar dari
perusahaan, maka timbul risiko dari pengiriman seperti kerusakan dokumen akibat
kehujanan dan hilangnya dokumen.
47
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 26/37
Empat lembar DO yang dikirimkan kepada pelanggan akan dibubuhkan tanda
tangan oleh pelanggan dan dikembalikan tiga rangkap (rangkap 2, 3, dan 4) sedangkan
satu rangkap akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman barang. Satu
dokumen DO lembar ketiga akan diberikan bagian Account Payable ke bagian kasir
untuk dilakukan pembayaran terhadap transportir. Staf bagian Account Payable yang
menerima dokumen DO yang telah ditandatangani pelanggan akan segera memasukkan
kedalam sistem. Sistem TRADY akan membuat Return Delivery Order (RDO)
berdasarkan dari DO yang dikirimkan. Pemasukan oleh staf Account Payable juga
diperlukan apabila barang yang diterima pelanggan ternyata berbeda dengan barang
pada DO (pembuatan RDO dilakukan berdasarkan DO didalam sistem). Dokumen DO
yang kembali kemudian akan disimpan sebagai arsip.
Proses selanjutnya adalah pembuatan Faktur Penjualan (invoicing ) yang
dilakukan oleh bagian billing . Pembuatan Faktur ini juga tidak perlu melakukan input
data kedalam form faktur didalam sistem karena pembuatan faktur ini dilakukan dengan
menarik data dari DO dan RDO yang telah dimasukkan sebelumnya. Kalaupun ada field
yang kosong itupun hanya untuk remark . Faktur kemudian akan dicetak sebanyak 6
(enam) rangkap yakni lembar pertama (Untuk pembeli BKP/penerima JKP sebagai bukti
pajak masukan), lembar kedua (Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar
sebagai bukti pajak keluaran), lembar ketiga (Untuk KPP dalam hal penyerahan
BKP/JKP dilakukan kepada pemungut), lembar keempat (Pelanggan), lembar kelima
(Arsip), dan lembar keenam (Arsip). Keenam faktur tersebut lalu diberi tanda tangan
oleh pejabat yang berwenang serta cap perusahaan. Lembar satu, empat, dan lima dari
48
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 27/37
faktur penjualan akan dikirimkan kepada pelanggan oleh pegawai perusahaan.
Sedangkan lembar kedua akan disimpan oleh perusahaan sebagai bukti PKP yang
menerbitkan faktur pajak standar sebagai bukti pajak keluaran, lembar ketiga akan
diberikan kepada KPP dalam hal penyerahan BKP/JKP dilakukan kepada pemungut
PPN, dan lembar keenam sebagai arsip perusahaan.
Terdapat empat cara pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada
perusahaan. Keempat cara tersebut adalah pembayaran dengan cek, giro mundur,
transfer ke rekening perusahaan, dan pembayaran tunai. Dari keempat cara pembayaran
yang dilakukan oleh pelanggan, cara yang paling umum dilakukan adalah pembayaran
dengan menggunakan cek. Pembayaran yang dilakukan dengan cek akan melibatkan
bagian kasir sebagai penerima cek tersebut. Cek yang datang ke perusahaan akan
dimasukkan oleh bagian kasir tanggal jatuh tempo dari cek tersebut kedalam sistem.
Apabila tanggal jatuh tempo cek yang dimaksud sama dengan tanggal jatuh tempo faktur
didalam sistem maka pada tanggal jatuh tempo tersebut sistem akan mengkredit saldo
AR dan menambah saldo bank. Tetapi apabila berbeda, maka sistem akan masuk kepada
cara pembayaran dengan giro mundur. Kalau menggunakan giro mundur, receipt
voucher yang dibuat tidak akan memotong saldo kredit AR dan menambah saldo debit
bank. Baik pembayaran dengan cek dan giro mundur, pelanggan akan membawakan cek
sendiri atau perusahaan akan menagih ke pelanggan menggunakan Bill Collector .
Pembayaran ketiga menggunakan transfer rekening bank akan membuat perusahaan
harus mengecek rekening koran harian atau rekening koran bulanan dahulu sebelum
mengisi receipt voucher pada TRADY. Sedangkan pembayaran tunai juga sama dimana
49
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 28/37
sebelum dibuatkan receipt voucher , bagian Kasir harus menerima dahulu uang tunai dari
pelanggan. Cara yang ketiga dan keempat ini biasanya jarang dilakukan oleh
perusahaan. Pembuatan receipt voucher ini juga ditarik dari faktur penjualan didalam
sistem. Pelunasan yang dilakukan pelanggan juga dapat seluruhnya dibayarkan ataupun
sebagian-sebagian apabila jumlah transaksinya besar. Untuk itu receipt voucher dapat
dibuat beberapa kali sampai dengan jumlah tagihan pada faktur penjualan terbayar.
Kadang pula, antara jumlah tagihan dengan yang dibayarkan berbeda karena pelanggan
tidak mau membayar materai, dalam kasus ini perusahaan cenderung menghapuskan saja
beban materai tersebut. Receipt voucher yang dibuat kemudian akan dicetak,
ditandatangani oleh manajer keuangan dan kemudian akan diarsip berdasarkan bank dan
tanggal dibuatnya receipt voucher tersebut. Dalam gambaran flowchart, penulis hanya
menggambarkan alur proses pembayaran dengan menggunakan metode yang paling
umum digunakan yakni pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan cek.
IV. 5 Analisa Pengendalian Aplikasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) Terhadap
Siklus Penerimaan Lama PT. Dunia Kimia Jaya
Setelah pergantian sistem dari sistem manual (menggunakan aplikasi office
biasa) menjadi sistem TRADY, siklus penerimaan baru PT. Dunia Kimia Jaya sedikit
banyak mengalami perubahan dan penambahan proses. Dengan DFD, siklus penerimaan
baru (TRADY) PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari lima proses besar yakni : Pembuatan
Sales Order (SO), Pembuatan Delivery Order (DO), Pencatatan Return Delivery Order
50
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 29/37
(RDO), Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice), dan Pembuatan Receipt voucher .
Lebih jelas lagi dengan menggunakan diagram alur ( flowchart ), siklus penerimaan baru
PT. Dunia Kimia Jaya terdiri dari enam proses tanpa adanya proses penjurnalan karena
proses penjurnalan secara langsung dilakukan oleh TRADY. Aktivitas proses siklus
penerimaan menggunakan TRADY adalah :
1. Pemeriksaan Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order
2. Pengisian Sales Order (SO)
3. Pembuatan Delivery Order (DO)
4. Pengisian Return Delivery Order (RDO)
5. Pembuatan Faktur Penjualan (Sales Invoice)
6. Pembuatan Receipt voucher .
Dibandingkan dengan siklus penerimaan lama, siklus penerimaan TRADY
melakukan proses yang sama ditambah dengan dua proses baru yakni pengisian SO dan
RDO dikurangi input jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas karena proses
penjurnalan tidak dilakukan secara langsung melainkan dilakukan seiring dengan
pembuatan dokumen-dokumen lain didalam TRADY.
Proses pertama adalah pemeriksaan Credit Limit , Gross margin, dan Nilai Order.
Untuk input, PO yang datang akan diperlakukan sama seperti siklus penerimaan yang
51
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 30/37
lama dimana PO akan dilihat keaslian, tanda tangan pejabat berwenang dan cap
perusahaan.
Untuk aktivitas proses, pemeriksaan Credit Limit agak sedikit berbeda dimana
pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia Jaya, database Credit Limit pelanggan
menggunakan Microsoft excel biasa, sedangkan database Credit Limit pada TRADY
adalah master file yang sudah ada didalam sistem dimana tanpa adanya master file ini,
sebuah transaksi tidak akan bisa dilakukan. Database Credit Limit TRADY akan terus
ter-update secara otomatis seiring dengan berjalannya transaksi. Apabila Credit Limit
seorang pelanggan sudah mencapai batasnya, maka TRADY akan menolak untuk
dilakukan input SO (kemudian) tanpa adanya otorisasi Sales Manager . Perbedaan ini
mengeliminasi risiko kesalahan staf CSR yang dapat mengizinkan sebuah PO untuk
diproses lebih lanjut dan risiko dari database Credit Limit yang tidak ter-update pada
siklus penerimaan lama perusahaan.
Untuk Gross margin dan Nilai Order, perusahaan masih menggunakan
pemeriksaan manual untuk setiap persediaan yang dijual karena setiap barang
persediaan memiliki persentase gross margin yang berbeda-beda serta nilai order
ditentukan tidak boleh kurang dari dua juta rupiah.
PO yang telah diperiksa Credit Limit , Gross margin dan Nilai Order akan masuk
kedalam proses penginputan SO. Proses ini tidak terdapat pada siklus penerimaan lama
perusahaan. Dengan menggunakan TRADY, semua data pada PO akan dimasukkan
kedalam SO dan disimpan pada transaction file. Apabila staf bagian gudang akan
52
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 31/37
membuat DO, staf Account Payable memasukkan RDO, staf billing membuat faktur
penjualan, dan staf kasir membuat receipt voucher maka data pelanggan tidak perlu
dimasukkan lagi dan hanya tinggal menariknya dari transaction file. Proses ini
mengeliminasi risiko kesalahan staf bagian gudang, Account Payable, billing , dan kasir
dalam memasukkan data transaksi karena data transaksi sudah dimasukkan dan disimpan
didalam transaction file pada saat membuat SO.
Penginputan SO juga akan mencantumkan nomor urut SO yang prenumbered
(Computer Generated Running Number ) sehingga tidak akan ada dua DO memiliki
nomor yang sama. Nomor urut dokumen yang diberikan sistem juga berlaku untuk
semua dokumen yang dibuat baik yang akan dicetak (DO, Faktur Penjualan, dan receipt
voucher ) maupun yang tidak dicetak (RDO). Penomoran urut yang diberikan oleh
TRADY mengeliminasi risiko penomoran yang sama untuk beberapa dokumen sehingga
meminimalisasi risiko pengiriman DO dan barang berkali-kali dengan pelanggan yang
sama, pencatatan penjualan dan pengeluaran barang yang akurat, serta menjamin audit
trail dapat dilakukan dengan baik. PO yang telah digunakan untuk memasukkan data SO
akan diarsip sama seperti yang dilakukan pada sistem lama.
Untuk menghindari risiko miskomunikasi antara bagian CSR dengan bagian
gudang, maka pembuatan DO yang dilakukan bagian gudang hanya tinggal merujuk
kepada SO yang dimasukkan oleh bagian CSR. Informasi yang komplit dimiliki oleh
bagian gudang dimana staf bagian gudang dapat membandingkan langsung persediaan
barang yang ada didalam gudang dengan permintaan barang langsung dari dalam
53
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 32/37
TRADY (penarikan data transaksi dari SO). Pada sistem yang lama, pencatatan
persediaan barang keluar-masuk dibuat menggunakan excel biasa sehingga staf gudang
akan membolak-balik data persediaan untuk dibandingkan dahulu dengan email jumlah
barang pesanan dari bagian CSR. Risiko kesalahan membandingkan akan menjadi
prioritas pertama pada proses ini. Dengan TRADY, walaupun database persediaan
dimasukkan secara manual (modul Produksi belum dikembangkan pada saat penulis
selesai magang ), sistem TRADY akan memberitahu staf gudang mengenai stok
persediaan sebelum DO dibuat dan setelah DO dibuat, jumlah database persediaan akan
otomatis berkurang sejumlah persediaan yang tertera pada DO.
Proses keempat pada TRADY adalah penginputan Return Delivery Order (RDO)
kedalam TRADY yang tidak dimiliki oleh sistem lama perusahaan. Dengan adanya
penginputan RDO ini, perusahaan dapat secara akurat mencatat pesanan barang yang
kembali kepada perusahaan dan menghindari risiko penagihan yang berlebih pada saat
perusahaan membuat faktur penjualan pada siklus penerimaan lama PT. Dunia Kimia
Jaya. Pencatatan RDO kedalam TRADY juga akan meng-update Inventory Master File
gudang secara otomatis sehingga mengurangi risiko tidak tercatatnya persediaan yang
diretur pada sistem lama.
Dari data DO dan RDO didalam TRADY, bagian billing akan membuat faktur
penjualan. Penarikan data pelanggan dari sistem memudahkan staf billing dalam
menginput data pelanggan, menjamin keakuratan data, dan mengurangi risiko salah
input. Kemudian juga sistem akan secara otomatis melakukan jurnal setelah data faktur
54
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 33/37
dibuat sehingga staf billing tidak perlu melakukan penjurnalan langsung. Penjurnalan
secara otomatis akan mengurangi kesalahan input pada saat jurnal dimasukkan pada
sistem lama menggunakan General Ledger.
Dan yang terakhir adalah pembuatan receipt voucher pada TRADY. Sistem
TRADY akan menarik data faktur yang telah dibuat dan dikirimkan kepada pelanggan.
Staf kasir hanya tinggal memasukkan tanggal jatuh tempo cek yang datang dari
pelanggan dan menyetujuinya. Sistem secara otomatis akan mencatat penerimaan kas
pada tanggal jatuh tempo atau apabila tanggal jatuh tempo cek tidak sama dengan
terminnya, maka jurnal akan mencatatkan pada Account Receivable. Dengan adanya
otomatisasi ini, selain keakuratan pada saat melakukan jurnal perusahaan dapat
memberikan data-data maupun laporan keuangan yang akurat kapan saja manajer atau
direktur perusahaan ingin melihat kondisi keuangan perusahaan. Kondisi ini juga
meminimalkan keterlambatan penyusunan laporan keuangan apabila menggunakan
sistem lama.
Secara umum, banyak sekali risiko siklus penerimaan lama yang dapat
diselesaikan atau diminimalisasi dengan diterapkannya siklus penerimaan baru dengan
menggunakan sistem TRADY seperti yang telah dijelaskan diatas. Untuk perusahaan
yang sedang berkembang seperti PT. Dunia Kimia Jaya, pergantian sistem yang belum
terintegrasi dan terkomputerisasi kepada sistem terintegrasi dan terkomputerisasi
membuat pengawasan yang dilakukan menjadi lebih baik dan dapat meminimalisasi
risiko yang diakibatkan dari sistem yang tidak terintegrasi. Penulis menilai bahwa apa
55
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 34/37
yang telah dilakukan oleh PT. Dunia Kimia Jaya dengan mengganti sistem perusahaan
secara keseluruhan memberikan manfaat yang besar terutama dalam mengurangi risiko
yang diakibatkan dari aplikasi sistem sebelumnya.
IV.6 Analisa Risiko Implementasi Siklus Penerimaan Baru (TRADY) PT. Dunia
Kimia Jaya Beserta Pengendaliannya.
Pengaplikasian sistem baru PT. Dunia Kimia Jaya dari sistem lamanya bukan
hanya mengatasi risiko-risiko yang terjadi pada sistem lama melainkan juga
menimbulkan risiko-risiko baru atas sistem yang diaplikasikan saat ini (TRADY).
Risiko-risiko tersebut dapat penulis gambarkan sebagai berikut :
1. Risiko Penginputan
Risiko ini terjadi pada saat petugas awal pemasukan data SO (staf CSR)
atas suatu pesanan. Pada siklus penerimaan lama, perusahaan tidak memiliki
aktivitas memasukkan data SO dan dokumen dimasukkan secara manual.
Dengan sistem TRADY, pengkonversian data dari data manual (dokumen PO
pelanggan) kepada data digital sangat dimungkinkan terjadi kesalahan. Salah isi
field atau salah pilih ID adalah contohnya. Kesalahan tersebut kalau tidak cepat-
cepat diperbaiki sebelum SO dimasukkan akan menyebabkan data input yang
masuk kedalam sistem akan salah. Kesalahan pemasukan data pada saat
pembuatan SO tidak akan berhenti sampai dengan disitu karena data transaksi
56
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 35/37
tersebut akan digunakan staf bagian lainnya untuk membuat DO, RDO, Faktur,
dan receipt voucher sampai kepada penjurnalannya.
Selain kesalahan pada input memasukkan data-data transaksi, risiko
lainnya adalah sistem yang terkomputerisasi seperti TRADY akan memudahkan
setiap orang untuk melakukan transaksi. Transaksi-transaksi yang tidak
terotorisasi (unauthorized ) dapat saja terjadi tanpa ada pengetahuan dari manajer
atau direktur perusahaan. Sebagai contohnya adalah ketika ada kecurangan
antara staf CSR dengan pelanggan untuk meloloskan PO pelanggan yang
bermasalah (Gross margin tidak sesuai atau Nilai Order yang kurang). Didalam
sistem yang lama, setiap petugas yang membuat dokumen akan melihat
kewajaran dari pesanan yang datang. Sedangkan pada sistem baru apabila staf
CSR meloloskan PO yang tidak semestinya dimasukkan kedalam sistem
TRADY, maka proses selanjutnya pesanan tersebut akan susah untuk dideteksi.
2. Risiko Proses
Menggunakan sistem terkomputerisasi dan terintegrasi seperti TRADY
membuat proses membuat dokumen DO, RDO, Faktur, dan receipt voucher
menjadi sangat mudah karena hanya tinggal menarik data dan menyetujui
dokumen. Proses yang terjadi sangat cepat sehingga apabila data yang
dimasukkan ternyata salah, penyebarannya akan sangat luas. Proses dalam
sebuah transaksi yang berhubungan dengan data digital akan menghadapi risiko
57
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 36/37
kesalahan program yang dibuat. Risiko ini terjadi dikarenakan sistem TRADY
merupakan sistem yang baru diaplikasikan kedalam perusahaan sehingga untuk
beberapa saat pengoperasiannya dibutuhkan penyesuaian-penyesuaian yang
berhubungan dengan program pengembangan software TRADY.
3. Risiko Keluaran
Keluaran yang dihasilkan oleh sistem TRADY akan bergantung kepada
masukan yang dimasukkan dan proses atau program yang dimiliki oleh software
TRADY sehingga apabila masukan dan programnya salah maka keluaran seperti
laporan keuangan yang dihasilkan akan menjadi bias juga dan sebaliknya apabila
masukan dan program untuk memproses transaksi itu benar maka laporan
keuangan yang dihasilkan akan menjadi sangat akurat dan relevan.
Risiko-risiko yang datang setelah implementasi sistem baru bukanlah risiko yang
tidak bisa ditangani dan dikendalikan. Untuk mengantisipasi risiko yang terjadi akibat
aplikasi sistem baru, PT. Dunia Kimia Jaya sebaiknya melakukan hal-hal berikut :
1. Pegawai yang melakukan input pertama kali (input SO pada bagian CSR) harus
diberikan pelatihan yang lebih banyak dengan baik sehingga dari sekian banyak
SO yang dimasukkan kedalam sistem, hanya sedikit maupun tidak ada sama
sekali kesalahan yang dilakukan oleh pegawai tersebut. Kemudian untuk
58
5/12/2018 BAB IV-NEW - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/bab-iv-new-55a359edf13bb 37/37
mencegah kebosanan yang dialami oleh petugas penginput, perusahaan dapat
melakukan rotasi pegawai dalam periode-periode tertentu.
2. Untuk menghindari terjadinya kesalahan didalam program, perusahaan dapat
melakukan program percobaan ( pilot project ) yang bisa dijalankan untuk satu
cabang/pabrik dahulu baru kemudian setelah program tersebut diaplikasikan,
dibandingkan antara catatan komputer dan manual (rekonsiliasi akun-akun), dan
tidak ditemukan lagi kesalahan program mulai saat input, proses, dan outputnya
maka sistem TRADY dapat diaplikasikan kepada cabang/pabrik yang lain. Bila
kondisi tersebut tidak dimungkinkan, maka perusahaan dapat melakukan
rekonsiliasi akun-akun terkait secepat mungkin dimana periode yang dianalisa
dapat dipersingkat sehingga kesalahan program yang ada tidak sampai berjalan
terlalu jauh.
59