9
`BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2003,
p15) adalah, accounting information system (AIS) is A subsystem of a
management information system (MIS) that provides accounting and
financial information as well as other information obtained in the routine
processing of accounting transaction. Sistem informasi akuntansi (SIA)
adalah sebuah subsistem dari management information sistem (MIS) yang
menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lainnya yang
dihasilkan dari rutinitas pengolahan transaksi-transaksi akuntansi.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) sistem informasi
akuntansi didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang
untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi istilah sistem
informasi akuntansi lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus
pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi dan pengembangan
sistem informasi.
Menurut Mcleod (2001, p304) tugas pengolahan data perusahaan
dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) untuk mengumpulkan
data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut
10
menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam
maupun di luar perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah
sistem yang mengumpulkan data dan mengubah data tersebut menjadi
informasi keuangan dan akuntansi untuk kemudian dijadikan laporan yang
akan diberikan kepada manager dan pada pihak luar yang membutuhkannya.
Gambar 2.1 menunjukan ruang lingkup dalam mempelajari sistem informasi
akuntansi.
Gambar 2.1 Framework dalam mempelajari SIA (Jones dan Rama, 2003, p1)
Penjelasan dari gambar Framework SIA diatas adalah sebagai berikut :
1. Strategi bisnis adalah bagaimana perusahaan memperoleh competitive
advantage. Perusahaan dapat memperoleh competitive advantage
dengan cara menjual produk dan jasanya dengan harga yang lebih
rendah dari pada perusahaan saingan (cost leadership) dan dengan
menjual produk dan jasa yang unik (differentiation)
Strategi Bisnis
ProseS Bisnis IT Environment
Aplikasi SIA
11
2. Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam bisnis
yaitu, membeli, memproduksi, menjual produk atau jasa.
3. Aplikasi SIA adalah sebuah aplikasi yang digunakan perusahaan untuk
mencatat dan menyimpan data SIA dan membuat laporan. Aplikasi
akuntansi dapat dibuat oleh perusahaan itu sendiri, oleh konsultan, atau
membelinya dari pihak luar.
4. IT environment adalah keseluruhan lingkungan teknologi yang
menerapkan aplikasi SIA. Termasuk didalamnya pandangan perusahaan
dalam menggunakan teknologi informasi. Bagaimana perusahaan
mencatat, memproses, menyimpan dan komunikasi data, membeli dan
membuat sistem informasi, proses bagaimana aplikasi dibangun,
digunakan, dan dipelihara.
2.1.2 Pengertian Analisis Sistem
Pengertian analisis sistem menurut Jones dan Rama (2003, p678)
adalah, systems analysis is the next phase of systems development. The task
in systems analysis are similiar to those in systems investigation. However,
the analysis phase is more detailed and requires more information. Analisis
sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam
analisis sistem sama dengan investigasi sistem. Tetapi, tahap analisis lebih
detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p356) analisis sistem
merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-
aplikasi sistem. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai untuk
12
mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan
tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem.
Menurut Hall (2002, p525) analisis sistem adalah proses dua tahap
yangmeliputi survei sistem berjalan dan kemudian suatu analisis kebutuhan
pemakai.
Menurut Mcleod (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
diperbarui. Langkah-langkah analisis sistem adalah sebagai berikut :
1. Mengumumkan penelitian sistem.
2. Mengorganisasikan tim proyek.
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi.
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem.
5. Menyiapkan usulan rancangan.
6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek.
Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang sudah ada untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang
diperlukan oleh sistem yang baru.
2.1.3 Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Jones dan Rama (2003, p682)
adalah, systems design is the third phase of systems development live cycle.
The tasks in systems design are quite different from the systems investigation
and analysis tasks. Perancangan sistem adalah tahap ketiga pada siklus hidup
pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem berbeda dari tugas
13
investigasi sistem dan analisis sistem. Jones dan Rama (2003, p683) juga
menyebutkan bahwa Systems design focuses on developing a physical
representation of the systems. Perancangan sistem berfokus pada
membangun representasi fisik dari sistem.
Menurut Mulyadi (2001, p51) perancangan sistem adalah proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penentuan
proses dan data serta pendefinisian hardware, software, komponen, modul
dan interface yang diperlukan oleh sistem yang baru.
2.1.4 Sistem Akuntansi
2.1.4.1 Definisi Sistem Akuntansi
Definisi Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001, p3) adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, p3) unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, serta
laporan.
1. Formulir
14
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan
istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi
dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik
kertas.
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system),
media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi
keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form).
Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system)
digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke
dalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard),
optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch
sensors, dan cats.
Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar,
dan cek.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan
dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber
informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam
jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan
15
menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan.
Contoh jurnal adalah : jurnal penerimaan kas, jurnal
pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening
yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar
ini disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak
dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data
keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber
informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang
dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba
yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya
pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang,
daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang
lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan
keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak
komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
16
2.1.5 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem informasi akuntansi (tanpa adanya pengolahan dari bahan baku
ke barang jadi) atau kata lainnya persediaan untuk perusahaan
dagangdigolongkan kedalam siklus koversi (conversion cycle) karena
berdasarkan buku Boockholdt (1999, p523-525) yang dengan jelas
memasukkan persediaan untuk perusahaan dagang kedalam siklus konversi.
2.1.5.1 Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan
untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang
yang akan di konsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual
(Mulyadi, 2002, p261).
Menurut Stice et al (2004, p263), kata persediaan ditujukan
untuk barang-barang yang tersedia untuk di jual dalam kegiatan bisnis
normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini di
tujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan
dalam kegiatan produksi.
Berdasarkan Warren et al (2005, p440), persediaan digunakan
untuk mengindikasi (1) barang dagang yang disimpan untuk kemudian
dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan (2) bahan yang digunakan
dalam proses produksi atau yang di simpan untuk tujuan itu.
Disimpulkan bahwa pengertian untuk perusahaan dagang,
persediaan adalah barang dagang yang tersedia untuk dijual dalam
17
kegiatan bisnis normal perusahaan. Sedangkan pengertian persediaan
untuk perusahaan manufaktur, persediaan adalah bahan atau barang
yang di gunakan dalam kegiatan produksi.
Berdasarkan
Http://harvester.lib.unair.ac.id/index.php/record/view25479 yang
ditulis oleh santoso dan wiwit priyo, sistem informasi akuntansi
persediaan adalah sistem informasi utama dan yang paling penting
dalam menjalakan usaha retail karena persediaan yang begitu banyak
harus dikoordinasi dengan sistem yang memadai. Sistem tersebut harus
dijalankan seefektif dan seefisien mungkin dan juga harus memiliki
pengendalian yang baik untuk menciptakan kinerja yang optimal.
Pengertian sistem informasi akuntansi persediaan berdasarkan
dari pegertian sistem informasi akuntasi dan pengertian persediaan
yang telah dicantumkan di atas adalah sistem yang menghasilkan
informasi akuntasi dan keuangan, serta informasi lainnya yang
diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi, yang berkaitan
dengan persediaan yang dijual dalam kegiatan normal bisnis
perusahaan.
2.1.5.2 Siklus-Siklus Yang Ada Pada Sistem Informasi Akuntansi
Boockholdt (1999, p520-523), membagi siklus transaksi
akuntansi menjadi empat, yaitu sebagai berikut :
1. Finnancial Cycle
18
Terdiri dari akuntansi akuntansi yang mencatat pembelian modal
dari pemilik dan kreditur, penggunaan modal untuk membeli aset
produktif, dan melaporkan kepada pemilik dan kreditur bagaimana
modal tersebut di gunakan.
2. Expenditure Cycle
Terdiri dari transaksi untuk membeli bahan atau material dan
overhed item (barang tidak langsung) untuk proses perubahan atau
konversi (conversion process).
3. Revenue Cyle
Termasuk transaksi akuntansi yang mencatat perolehan pendapatan
dari hasil (output) hasil konversi.
4. Conversion Cycle
Berisi transaksi saat input diubah menjadi barang atau jasa yang
akan di jual.
Siklus yang ada pada SIA menurut Jones dan Rama (2006, p4)
dijabarkan kedalam 3 siklus transaksi yang utama, yaitu :
1. Siklus akuisisi atau pembelian (acquisition / purchasing cycle)
adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang maupun
jasa.
2. Siklus konversi (conversion cycle)
adalah mengubah proses sumber daya yang diperoleh menjadi
barang dan jasa.
19
3. Siklus pendapatan (revenue cycle)
proses penyediaan barang atau jasa ke pelanggan dan
mengumpulkan kas.
2.1.6 Pengertian Object Oriented Design (OOD)
Menurut Britton dan Doake (2000, p268) Object orientation is an
approach to developing software systems that is based on data items and the
attributes and operations that define them. Object Oriented adalah sebuah
pendekatan untuk membangun sebuah sistem software yang berdasarkan
pada item data dan atribut serta operasi yang menjelaskan objek tersebut.
Jadi dapat disimpulkan bahwa object oriented adalah suatu teknik
untuk mengembangan sistem informasi yang mengkombinasikan data dan
proses menjadi sebuah objek untuk menjelaskan item data, atribut, dan
operasi.
2.1.7 Pengertian Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Mathiassen (2000, p14-p15), terdapat 4 aktifitas utama dalam
OOAD, yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis,
Architectural Design, dan Component Design. (Mathiassen, 2000, p14-p15).
Menurut Mcleod (2001, p330) OOAD meliputi semua kegiatan siklus
hidup sistem yaitu perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan
penggunaan. OOAD dibagi menjadi dua kemampuan sistem yang
berorientasi objek, yaitu reusability dan interoperability. Reusability adalah
kemampuan untuk menggunakan kembali pengetahuan dan kode program
20
yang ada, dapat menghasilkan keunggulan saat suatu sistem baru
dikembangkan atau sistem yang ada dipelihara atau direkayasa ulang.
Interoperability adalah kemampuan untuk mengintegrasikan
Berbagai aplikasi dari beberapa sumber, seperti program yang
dikembangkan sendiri dan perangkat lunak jadi serta menjalankan aplikasi-
aplikasi ini di beragam platform perangkat keras. (Mcleod 2001, p339-
p440).
Reusability dan interoperability menghasilkan empat keunggulan kuat:
1. Peningkatan kecepatan pengembangan
2. Pengurangan biaya pengembangan
3. Kode berkualitas tinggi
4. Pengurangan biaya pemeliharaan dan rekayasa ulang sistem
Adapun beberapa kelemahan potensial yang dimiliki OOAD, yaitu :
1. Diperlukan waktu lama untuk memperoleh pengalaman pengembangan.
2. Kesulitan metodologi untuk menjelaskan sistem bisnis rumit.
3. Kurangnya pilihan peralatan pengembangan yang khusus disesuaikan
untuk sistem bisnis.
m
s
2.1.
G
Jadi da
menganalisis
sistem yaitu
.7.1 Rich P
D
rich p
unders
picture
pemah
M
picture
proble
Gambar 2.2 O
apat disimpu
s kebutuhan
perencanaan
Picture
Di dalam bu
icture is an
standing of
e adalah g
haman ilustra
Mathiassen e
e : an overv
ems in the s
OOAD (Math
ulkan bahwa
n suatu sist
n, analisis, r
uku Mathias
n informatio
f a situation
gambaran ti
ator terhadap
et al (2000,p
view of the p
system`s pro
hiassen, 200
a OOAD ada
tem yang di
ancangan, p
ssen et al (20
n drawing t
n. Jadi,dapa
dak resmi
p sebuah situ
p334) juga
people, obje
oblem and
00, p5)
alah teknik p
igunakan pa
enerapan, da
000,p26) dij
that present
at,diartikan,d
yang ditam
uasi.
menjelaskan
ect, processe
application
pemodelan u
ada siklus h
an pengguna
jelaskan bah
t the illustra
definisi dari
mpilkan me
n context of
es, structure
domains. D
21
untuk
hidup
aan.
hwa a
ator`s
rich
enurut
f rich
e, and
Dapat
22
diterjemahkan, isi dari rich picture adalah gambaran dari orang, objek,
proses, struktur dan masalah yang ada di dalam problem domain dan
application domain sistem tersebut.
2.1.7.2 Pengertian Event Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p18), “Event are things that
happen at a point in time”. Event adalah kejadian / peristiwa yang
terjadi pada suatu waktu tertentu.
2.1.7.3 Pengertian Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p87) “workflow is a two-
column table that identifies the actors and actions in a process.”
Workflow adalah menggambarkan 2 kolom table yang menjelaskan
aktor dan actions / kejadian dalam suatu proses.
2.1.8 Unified Modeling Language (UML)
2.1.8.1 Pengertian Unified Modeling Language (UML)
Pengertian UML menurut Jones dan Rama (2003, p68) adalah,
unified modeling language (UML) is a language used for specifying,
visualizing, constructing, and documenting an information system.
UML was developed as a tool for object oriented analysis and design,
it can be used to understand and document any information system.
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa yang digunakan
untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, merekonstruksi dan
mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML digunakan sebagai
23
alat untuk menganalisis dan mendesain sistem dengan metode
pendekatan object oriented, metode ini dapat digunakan untuk
mendokumentasi dan memahami berbagai sistem informasi.
Menurut Britton dan Doake (2000, p39) Unified modeling
language combining the best elements of the main object oriented
methodologies, while at the same time, reflecting best practices in
industry. The UML standard notation has solid foundations, is well-
documented and is already in use, but development of a standard
development process has proved much more difficult. Unified
modeling language mengkombinasikan element yang terbaik dari
metodologi object oriented utama, sementara pada waktu yang sama,
merefleksikan pelatihan yang paling baik dalam industri. Notasi
standar UML memiliki dasar yang kuat, sangat baik bila di
dokumentasikan dan siap untuk digunakan, tetapi pengembangan
dalam proses standar terbukti jauh lebih sulit.
Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modeling
berupa sekumpulan konvensi/notasi-notasi yang digunakan dalam
menganalisis dan mendesain sistem dengan metode pendekatan object
oriented.
2.1.8.2 Pengertian Activity Diagram
Jones dan Rama (2003, p68) menyebutkan bahwa, Activity
diagram play the role of a “map” in understanding business processes
by showing the sequence of activities in the processes. Activity
diagram memiliki aturan yang sama seperti sebuah “peta” dalam
24
memahami proses bisnis dan menunjukan serangkaian aktivitas dalam
proses.
Menurut Bennet, Mcrobb, dan Farmer (2006, p113) Activity
diagram can be used to model different aspects of a system at a high
level, they can be used to model bussiness activities in an existing or
potensial system. Activity diagram dapat digunakan untuk membuat
model tingkat tinggi dari sebuah sistem dengan aspek yang berbeda,
activity diagram dapat digunakan untuk memodelkan aktifitas bisnis
dalam sebuah sistem yang ada atau potensial.
Jadi activity diagram adalah salah satu jenis diagram dalam
unified modelling language yang menggambarkan serangkaian
aktifitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara
berurutan.
2.1.8.2.1 Overview Activity Diagram
Pengertian Overview Activity Diagram menurut Jones dan
Rama (2003, p69) adalah The overview diagram presents a hig-
level view of the business process by documenting the key events,
the sequence of these events, and the information flows among
these events. Overview Activity Diagram mempresentasikan
sebuah proses bisnis secara high-level dengan
mendokumentasikan key events, rangkaian setiap event, dan
informasi yang ada melalui event tersebut.
Sebelum kita membuat overview activity diagram, kita perlu
mengidentifikasi event-event dari sebuah proses bisnis yang bisa
25
sangat kompleks. Kita juga perlu menyederhanakan dan
mengorganisasikan informasi yang kita dapat dari proses bisnis.
Menurut Jones dan Rama (2003, p24) panduan dalam
mengidentifikasi event adalah sebagai berikut :
1. Kenali event pertama dalam sebuah proses yang terjadi ketika
seseorang atau departement dalam organisasi tersebut
bertanggung jawab atas suatu aktivitas.
2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal
agent.
3. Kenali sebuah event baru ketika tanggung jawab berpindah
dari satu internal agen ke internal agent yang lain.
4. Kenali sebuah event yang baru ketika proses terhenti dan
dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama. Setelah
perhentian proses, seseorang di luar organisasi atau proses itu
sendiri akan melanjutkan proses. Atau proses akan dilanjutkan
pada waktu yang telah terjadwal.
5. Gunakan nama event dan deskripsi yang menjelaskan event
secara umum.
Menurut Jones dan Rama (2003, p73) langkah-langkah
dalam mempersiapkan Overview Activity Diagram :
1. Baca narasi dan identifikasi key event.
2. Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan
event dan nama event tersebut.
26
3. Tampilkan agent-agent yang berpartisipasi dalam proses
bisnis dengan menggunakan swimlane.
4. Gambar masing-masing event dan tunjukan urutan –
urutannya (garis penghubung penuh).
5. Gambar dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam
proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari event ke dokumen
dan sebaliknya (garis penghubung putus-putus).
6. Gambar tabel / file yang dibuat atau digunakan dalam proses
bisnis dan tunjukan arus informasi dari event-event ke tabel /
file dan sebaliknya (garis penghubung putus-putus).
2.1.8.2.2 Detailed Activity Diagram
Pengertian Detailed Activity Diagram menurut Jones dan
Rama (2003, p69) adalah, The detailed diagram is similar to a
map of a city or town. It provides a more detailed representation
of the activities associated with one or two events show, on
overview diagram. Detailed activity diagram konsepnya sama
dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menggambarkan secara
lebih rinci aktivitas antara event-event darioverview activity
diagram.
Menurut Jones dan Rama (2003, p90) Langkah-langkah
untuk membuat detailed activity diagram adalah :
1. Tandai pada narasi kasus untuk menentukan aktivitas-
aktivitas.
a. Review data
27
b. Compare document
c. Mencatat data pada dokumen sumber
d. memasukan data pada sistem komputer
e. Mencatat data dalam file transaksi
f. Update file
g. Maintain master file
h. mengirim informasi ke agen lain
2. Siapkan sebuah workflow table
3. Tentukan diagram-diagram terinci yang diperlukan
4. Untuk tiap diagram rinci, lakukan langkah-langkah berikut :
a. Buat swimlane
b. Buat sebuah persegi bersudut bulat untuk setiap event
c. Gunakan garis penghubung penuh untuk menggambarkan
urutan aktivitas
d. Tetapkan dokumen yang akan digunakan
e. Gunakan garis putus-putus sebagai penghubung dokumen
dan event
f. Buat simbol tabel / files dalam kolom komputer
g. Gunakan garis putus-putus sebagai penghubung file-file
dan event.
2.1.8.3 Pengertian UML Class Diagram
Pengertian class diagram menurut Jones dan Rama (2003, p188)
adalah, UML class diagram can be used to document (a) tables in an
AIS, (b) relationships between tables, and (c) atributes of tables.
28
(Jones dan Rama, 2003, p188). UML class diagram dapat digunakan
untuk mendokumentasikan : (a) Tabel dalam sistem informasi
akuntansi, (b) Hubungan relasi antara tabel, and (c) Atribut dari tabel
tersebut.
Menurut Mathiassen (2000, p69-p70) The class diagram
provides a coherent problem-domain overview by describing all
structural relations between the classes and objects in our model.
Class diagram membentuk gambaran problem-domain yang berkaitan
dengan mendeskripsikan semua hubungan struktural antara kelas dan
objek dalam model.
Gambar 2.3 Class Diagram
- N a m e- A d d r e s s
C u s to m e r
+ C a lc T a x ( )+ C a lc T o ta l ( )+ C a lc T o ta lW e ig h t ( )
- D a te- S ta tu s
O r d e r
-A m o u n t
P a y m e n t
1
0 . . *
+ A u th o r iz e d ( )
- N u m b e r- t y p e- e x p D a te
C r e d i t - c a s h T e n d e r e d
C a s h
+ A u th o r iz e d ( )
- N a m e- B a n k ID
C h e c k+ C a lc S u b T o ta l ( )+ C a lc W e ig h t ( )
- Q u a n t i ty- ta x s ta tu s
O r d e r D e ta i l
11 . . *
+ g e tP r ic e F o r Q u a n t it y ( )+ g e tW e ig h t ( )
- S h ip p in g W e ig h t- d e s c r ip t io n
I te m
1
1 . . *
10 . . *
29
Order
Order #
Order_Date
Invoice
Cash
Collection
Gambar 2.4 Class Diagram (Jones dan Rama, 2003, p189)
Menurut Jones dan Rama (2003, p206-p207) langkah-langkah
untuk membuat UML class diagram, yaitu :
1. Tentukan tabel transaksi yang dibutuhkan.
• Mengidentifikasikan event dalam sebuah proses bisnis.
Shipment
Table (File) Name
Attributes (fields)
Relationship
30
• Menentukan event mana yang dibutuhkan oleh tabel transaksi.
Kesampingkan event yang tidak diperlukan oleh sistem
komputer dan kesampingkan juga query, laporan dan
maintenance event.
• Mulai UML class diagram dengan menampilkan sebuah kotak
untuk setiap event yang diperlukan oleh tabel transaksi. Pada
setiap kotak tuliskan nama eventnya.
2. Letakan Master Tabel yang diperlukan pada UML class diagram.
• Pada setiap event pada UML class diagram, determinasikan
hubungan dari setiap barang, servis, atau agen.
• Determinasikan entities yang dibutuhkan master table.
• Pertimbangkan menggunakan master tabel untuk mencari
lokasi kas dan efek dari account balances dalam buku besar.
• Masukan master tabel yang dibutuhkan UML class diagram.
Gambarkan garis penghubung antara master tabel dan transaksi
table.
3. Determinasikan hubungan yang dibutuhkan antara tabel.
• Untuk setiap garis penghubung, determinasikan cardinality dari
hubungan antara tabel.
• Tulis cardinality tersebut pada garis antara entities.
• Jika ada hubungan many-to-many, ubahlah menjadi one-to-
many dengan menggunakan junction tabel. Junction tabel harus
termasuk primary key dari setiap tabel dalam hubungan many
to many.
31
4. Determinasikan atribut yang dibutuhkan.
• Menentukan primary key untuk setiap tabel. Tulis primary key
dalam kotak untuk tabel / entity tersebut
• Hubungkan tabel yang berkaitan dengan menggunakan foreign
key
• Menentukan atribut lain yang diperlukan untuk memberikan
informasi
Jadi dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah diagram
yang digunakan untuk mendeskripsikan struktur dari suatu sistem
dengan menjelaskan tabel, hubungan relasi antara tabel, dan atribut
dari tabel.
2.1.8.3.1 Pengertian Hubungan Dalam Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p165), hubungan dalam
Class Diagram dibagi menjadi bagian, yaitu :
1. Multipicity
Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan
maksimum dari satu objek atau class untuk satu kejadian yang
tunggal dari satu objek atau class yang terkait. Hubungan ini
digambarkan sebagai berikut :
32
a. One to one
Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti
hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam AIS
(Accounting Information System).
b. One to many / Many to one
Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa
digunakan dalam sistem akuntansi.
c. Many to many
Hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua
hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya.
2. Aggregation
Hubungan ini merupakan hubungan dimana satu class
“whole” yang lebih besar berisi satu atau lebih class “part”
yang lebih kecil. Atau, class “part” yang lebih kecil adalah
bagian dari class “whole” yang lebih besar. Aggregation
memiliki berbagai hubungan komposisi, yakni hubungan
aggregation dimana “whole” bertanggung jawab atas
pembuatan dan pengrusakan bagian – bagian. Jika “whole”
rusak, maka “part” juga akan rusak.
3. Generalization
Sebuah teknik dimana attribute dan behaviour yang umum
pada beberapa tipe dari class object, dikelompokan ke dalam
class-nya sendiri yang supertype. Sebuah entitas yang berisi
attribute dan behaviour yang umum bagi satu atau lebih
33
subtype class. Attribute dan metode class object yang
supertype kemudian diwariskan oleh class object yang
mewarisi attribute dan behaviour dari sebuah class supertype
dan kemudian mengisikan attribute dan behaviour unik ke
dalamnya.
2.1.8.3.2 Pengertian Atributte
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p295)
atributte adalah suatu gambaran sifat atau karakteristik dari suatu
entitas.
2.1.8.3.3 Pengertian Behaviour
Menurut Mathiassen (2000, p52) behaviour merupakan urutan
kejadian yang secara aktif menampilkan dan secara pasif
berpengalaman selama masa hidupnya.
2.1.8.4 Pengertian Use Case Diagram
Pengertian use case menurut Jones dan Rama (2003, p321)
adalah A use case is a sequence of steps that occur when an ”actor” is
interacting with the system for a particular purpose. Use case adalah
urutan langkah yang terjadi ketika seorang ”actor” berinteraksi dengan
sistem untuk tujuan khusus.
Menurut Mathiassen (2000, p343) use case diagram adalah, A
use-case diagram shows the relationships among actors and use cases.
Use case diagram menunjukan hubungan antara actors dan use cases.
34
Dengan kata lain, menjelaskan siapa yang akan menggunakan
sistem dan bagaimana user akan berinteraksi dengan sistem. Use Case
Narative digunakan dalam menjelaskan secara tertulis urutan dari tiap
langkah interaksi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa use case diagram adalah salah satu
diagram dalam UML yang terdiri dari actor dan use case yang
menunjukan hubungan atau interaksi antara user dan sistem serta
melihat fungsi sistem dari pandangan pengguna sistem.
2.1.9 Pengertian Database
Pengertian database menurut Jones dan Rama (2003, p186) adalah,
database is a comprehensive collection of related data, is a important
component of many emerging technologies. Database adalah kumpulan dari
banyak data yang saling berhubungan, database adalah komponen yang
penting dari banyak teknologi yang vital.
Menurut Post (2002, p2) database is a collection of data stored in a
standardized format, design to share by multiple users. Database adalah
sekumpulan data yang disimpan dengan format yang telah distandarisasi,
yang didesign untuk disebarkan kepada multiple user.
Awalnya untuk mengatasi kendala memanajemen data usaha yang
dilakukan meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemrograman
komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokan catatan file, serta
indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep
35
database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan
logis antara beberapa file. (Mcleod, 2001, p250).
Jadi dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data atau
files yang saling berhubungan yang dibuat dan diatur oleh database
management system dengan format yang telah distandarisasi untuk kemudian
disebarkan kepada multiple user.
2.1.9.1 Pengertian Database Management System (DBMS)
Pengertian DBMS menurut Jones dan Rama (2003, p241)
adalah, A database management system (DBMS) is a collection of
programs that enable you to enter, organize, and select information
from a database. Database Management System (DBMS) adalah
kumpulan dari program yang memungkinkan kita untuk masuk ke
dalam program, mengatur program, dan memilih informasi dari sebuah
database.
Perangkat lunak yang mengelola database disebut sistem
manajemen database (database management system-DBMS). Semua
DBMS memiliki pengolah bahasa deskripsi data (data description
language processor) yang digunakan untuk menciptakan database,
serta pengelola database yang menyediakan isi database bagi
pemakai. (Mcleod 2001, p250).
Sehingga dapat disimpulkan keuntungan dari sebuah DBMS
adalah :
• Meminimalkan data redundancy.
• Memberikan konsistensi data.
36
• Memberikan integritas dari data.
• Memudahkan pendistribusian data.
• Penetapan standart.
• Memberikan kemudahan dalam membangun sebuah aplikasi
• Pengamanan yang teratur, memberikan privasi, dan integritas
2.1.10 Pengertian Query
Menurut Jones dan Rama (2003, p241) a query is a request for
information from a database. Query adalah permintaan untuk informasi dari
sebuah database.
Menurut Mcleod (2001, p264) query adalah permintaan informasi
dari database.
Menurut Post (2002, p129) query are used to answer business
questions and serve as the foundation for forms and reports. Query
digunakan untuk menjawab pertanyaan bisnis dan menyajikannya untuk
digunakan pada form dan report .
Menurut Hartanto (2003, p5) query adalah permintaan data berupa
bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu
informasi yang bisa dimengerti. Manfaat yang dimiliki query adalah
sebagai berikut :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel.
b. Menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antara tabel
itu memiliki field yang saling berhubungan.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.
37
Jadi dapat disimpulkan bahwa query adalah tabel-tabel yang
dikumpulkan dan digunakan sebagai satu informasi yang bisa dimengerti
untuk menjawab pertanyaan bisnis dan kemudian disajikan pada form dan
report.
2.1.10.1 Pengertian Structured Query Language (SQL)
Pengertian SQL menurut Jones dan Rama (2003, p242) adalah,
structured query language (SQL) is standart language for querying
relational database. Structured query language (SQL) adalah sebuah
bahasa standart untuk mengquerykan database relational.
Menurut Post (2002, p558) Structured query language (SQL) is a
standardized database language, used for data retrieval (queries),
data definition, and data manipulation. Structured query language
(SQL) adalah sebuah standarisasi bahasa dalam database, digunakan
untuk pencarian data (queries), mendefinisikan data, dan manipulasi
data.
Menurut Hall (2002, p12) Structured query language (SQL) telah
menjadi bahasa query standar untuk DBMS mainframe dan komputer-
komputer mikro. SQL merupakan bahasa generasi keempat
menggunakan bahasa nonprosedural dengan banyak perintah yang
sangat berguna untuk menginput, mengambil, dan memodifikasi data
dengan mudahnya.
Jadi dapat disimpulkan SQL adalah bahasa pemrograman yang
digunakan untuk membuat, memodifikasi, mencari dan memanipulasi
data dari relational database.
38
2.1.11 Pengertian Formulir
Menurut Jones dan Rama (2003, p315) A user-friendly system should
not require the user to figure out where all the order data are stored and
then view or record data in three or four tables. This data entry step of
locating information from multiple tables and writing information to
multiple tables can be combined into a single form. Once the user enters
the data into the form, the DBMS automatically stores the data in the
appropriate tables. Sebuah sistem yang user-friendly tidak mengharuskan
user untuk tahu dimana data pemesanan disimpan dan melihat record dari
data dalam tiga atau empat tabel. Langkah dalam mengentry data ini
menempatkan informasi dari multiple table dan menuliskannya pada
multiple table dapat dikombinasikan pada sebuah single form. Form ini
memperlihatkan sebuah interface yang mudah digunakan oleh end-user.
Sekali user memasukan data ke dalam form, DBMS secara otomatis
menyimpan data dalam tabel yang tepat.
Formulir digunakan untuk memasukan data kedalam tabel. Menurut
Jones dan Rama (2003, p316) ada tiga hubungan antara formulir dengan
tabel yang mungkin terjadi, yaitu :
1. Satu formulir untuk mencatat data dalam satu tabel.
2. Satu formulir untuk mencatat data dalam dua tabel atau lebih.
3. Dua formulir untuk mencatat data dalam satu tabel.
39
Menurut Jones dan Rama (2003, p317) berdasarkan entry formnya
formulir dibagi menjadi tiga, yaitu :
1. Single-Record Entry Form. Adalah sebuah entry form yang hanya
menampilkan satu record. Formulir ini digunakan untuk menambah,
menghapus, atau memodifikasi data pada tabel.
2. Tabular Entry Form. Adalah sebuah entry form yang digunakan untuk
mencatat sebauah batch dari event-event. Berbentuk spreadsheet
seperti desain untuk memasukan multiple record dalam sebuah single
table.
3. Multi Table Entry Forms. Entry form jenis ini digunakan untuk
menambahkan data pada lebih dari satu tabel. Menurut Mulyadi (2001,
p82), prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam merancang suatu
formulir adalah :
1. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir,
jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan
salah pengisian.
40
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi
dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan
dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik
akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris,
pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang
lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi
hanya membubuhkan tanda v, atau x, atau dengan menjawab ya
atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau
cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi
menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling
terkait.
Ada sepuluh kontrol yang dapat dilakukan untuk meningkatkan
akurasi dan efisiensi dalam mengentry data (Jones dan Rama, 2003, p330),
kontrol yang dimaksud adalah :
1. Look-Up feature. Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan
pada form dengan sebuah daftar berupa drop down dari sebuah text
box sehingga dapat meningkatkan keakuratan. Fasilitas ini biasanya
ada apabila data yang dimasukan adalah sebuah foreign key.
41
2. Scanning. Apabila data sudah berada pada sebuah form bar codes,
maka kita dapat memasukan data-data yang ada dengan menggunakan
scanner dari pada dengan mengetiknya. Hasilnya kita dapat
mengurangi waktu dalam mengentry data dan juga dapat
meningkatkan keakuratan.
3. Record-Checking. Record-checking melibatkan data yang dimasukan
dengan informasi yang ada pada tabel kemudian membandingkan
apakah data tersebut telah valid dengan informasi yang ada.
4. Confirmation. Apabila data telah melalui proses validasi dengan
menggunakan look-up feature atau dengan record-checking kemudian
sistem akan meng-confirm keakuratan dari data yang dientry dengan
menampilkan informasi yang ada pada data yang telah dientry.
5. Referential Integrity. Kita dapat membuat sistem untuk mengeset
hubungan one-to-many seperti :
- Sebuah parent record dalam satu tabel tidak dapat dihapus jika masih
berhubungan dengan child record dalam satu tabel.
- Child record dalam tabel hanya dapat ditambahkan bila masih
berhubungan dengan parent record dalam satu tabel.
6. Format Checks. Format checks memastikan bahwa tipe, panjang, dan
format data yang kita masukan benar, sehingga hanya data yang
tipenya benar yang dapat dimasukan dalam formulir dan tabel.
7. Validation Rules. Sebuah validation rules menetapkan batas atau kondisi
apa yang dapat dimasukan pada satu atau lebih field. Ketika aturan itu
dilanggar maka sistem akan memberi petunjuk yang membantu
42
pemakai untuk mengerti informasi apa saja yang bisa dan tidak dapat
dimasukan dalam field tersebut. Validation text adalah pesan yang
muncul ketika data yang dimasukan tidak sama dengan validation
rules.
8. Defaults. Tipe lain dari control melibatkan default pada saat data
dimasukan. Sebagai contoh pada saat kita ingin menuliskan tanggal
maka tanggal tersebut dapat diset berdasarkan tanggal event terjadi.
9. Computer-Generated Values. Akurasi dan efesiensi juga dapat
ditingkatkan dengan computer-generated values. Komputer dapat
mengkalkulasi misalnya pajak penjualan, sehingga pemakai tidak perlu
menghitung dan memasukan pajak penjualan tersebut.
10. Prompt User to Accept/Reject Data. Banyak aplikasi yang meminta
pemakainya untuk mereview data yang dimasukan dan menanyakan
apakah pemakai akan menerima, mengedit, atau menolak informasi
yang telah pemakai masukan. Cara seperti ini membuat pemakai dapat
mengidentifikasi kemungkinan kesalahan yang dapat terjadi dan segera
melakukan perbaikan, sehingga dapat meningkatkan akurasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa formulir adalah tempat untuk
memasukan data-data tertentu untuk kemudian dijadikan informasi yang
berguna, formulir dapat berupa secarik kertas yang memiliki ruang untuk
diisi dan bisa juga berupa tampilan layar (form).
43
2.1.12 Pengertian Interface
Menurut Mathiassen (2000, p151) Inteface is facilities that make a
system’s model and functions available to actors. Interface adalah
Fasilitas yang membuat model sistem dan functions dapat berinteraksi
dengan user.
Menurut Jones dan Rama (2003, p326) Form interface element are
objects on forms used for entering information or performing action. All
aspect of the form are controled by the interface element. Some of these
object provide an oportunity to improve internal control over data entry.
Elemen-elemen layar tampilan formulir (form interface element) adalah
objek yang ada pada form yang digunakan untuk memasukan informasi.
Semua aspek dari formulir dikendalikan oleh interface element . Beberapa
dari objek yang ada pada form interface element dapat memberikan
pengendalian intern pada setiap data yang dimasukan.
Menurut Jones dan Rama (2003, p326-327) yang termasuk elemen-
elemen pada layar tampilan formulir (form interface) adalah :
1. Text box. Text box adalah ruang yang terdapat pada formulir yang
digunakan untuk memasukan informasi yang kemudian dimasukan
pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang bersumber dari
tabel.
2. Label menolong agar para pemakai mengerti informasi apa saja yang
harus dimasukan.
3. Look-Up Feature. Sebuah look-up feature biasanya berada pada text
box, digunakan untuk memasukan foreign keys.
44
4. Command Button. Command button digunakan untuk melakukan
suatu tindakan.
5. Radio Button. Radio button digunakan untuk memilih salah satu dari
beberapa pilihan yang tersedia.
6. Check Boxes. Check boxes fungsinya hampir sama dengan radio
button, hanya saja check boxes dapat memilih lebih dari satu pilihan
yang tersedia.
2.1.13 Pengertian Laporan (Report)
Menurut Jones dan Rama (2003, p256) Most reports have a report
header, a page header, a page footer, and report footer. Kebanyakan
reports memiliki sebuah report header, page header, Page footer, dan
report footer.
Menurut Post (2002, p230) report are typically printed on paper,
but they are increasingly being created for direct display on the screen.
Report are used to format the data and present result from complex
analysis. Report biasanya di cetak pada kertas, tapi saat ini banyak report
dibuat pada tampilan layar. Report digunakan untuk memformat data dan
menampilkan hasilnya dari analisis yang kompleks.
Menurut Haryanto (2003, p27) report seperti halnya form,
digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi
yang siap cetak dilembaran kertas.
Menurut Jones dan Rama (2003, p257) report memiliki layout
sebagai berikut :
45
1. Label Boxes dan Text Boxes. Label boxes berfungsi untuk
menampilkan teks dan tidak terpengaruh oleh data pada tabel. Text
boxes berfungsi untuk menampilkan data yang berasal dari tabel.
Informasi yang ditampilkan dalam text box tergantung isi dari tabel
yang mendasarinya.
2. Grouping Attribute. Grouping Attribute berfungsi untuk
mengelompokan report, misalnya suatu report akan menampilkan
informasi tentang suatu produk maka data-data yang terkait dengan
produk dikelompokan berdasarkan produk.
3. Group Header. Group header digunakan untuk menampilkan
informasi yang umum pada group tersebut.
4. Group detail. Group detail digunakan untuk menampilkan informasi
yang berhubungan dengan group tersebut.
5. Group Footer. Group footer dapat digunakan untuk memberikan
informasi yang berguna pada grouped report. Group footer
seringkali digunakan untuk menampilkan ringkasan informasi
group tersebut.
Jadi dapat disimpulkan bahwa report adalah sebuah presentasi dari
data yang telah diformat dan diorganisasikan untuk menampilkan
informasi tertentu sehingga dapat dijadikan acuan terhadap pengambilan
keputusan dimasa yang akan datang.
46
2.1.14 Pengertian Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344), a navigation diagram is a
special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamic of
the user interfaces. Navigation diagram adalah sejenis statechart diagram
yang fokus pada keseluruhan user interface yang dinamis, diagram ini
menunjukan windows yang ada dan transisi yang antara windows-
windows tersebut.
Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari
http://www.opfro.org/index.html?Components/WorkProducts/Diagr
amSet/Architecture/NavigationDiagram/NavigationDiagram.html~Conten
ts, yang dimaksud dengan navigation diagram adalah :
“A navigation diagram is a low-level architecture diagram work
product that documents how to navigate around the presentation
components of an application”.
Navigation diagram adalah sebuah produk kerja low-level
architecture diagram yang mendokumentasikan bagaimana navigasi dari
komponen yang ada pada sebuah aplikasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah suatu
diagram yang menunjukan bagaimana interaksi dari keseluruhan interface
yang ada pada sebuah aplikasi.
47
Gambar 2.5 Navigation Diagram (Mathiassen, 2000, p160)
48
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertian Persediaan
Menurut Usry (2004, p279) Manajemen persediaan yang efektif adalah
penting untuk menyediakan layanan terbaik bagi pelanggan, untuk
melakukan produksi secara efisien, dan untuk mengendalikan investasi
dalam persediaan.
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan
produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan
suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu
golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang
dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001, p553).
Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2002, p350), Inventory is use to
indicate (1) merchandise held for sale in normal course of bussines and (2)
materials in the process of production or held for production. Persediaan
digunakan untuk mengindikasikan (1) barang yang diperoleh untuk dijual
dalam bisnis dan (2) materials dalam proses dari produksi atau diperoleh
untuk produksi.
Disimpulkan bahwa pengertian persediaan suku cadang adalah barang
yang tersedia untuk digunakan dalam menunjang kegiatan bisnis normal
perusahaan.
49
2.2.2 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan: Metode mutasi
persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik
(physical inventory method).
Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan
dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Di bagian
gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan
dan mutasi tia jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang
tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang namun hanya berisi informasi
kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini
disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik
barang di gudang. Selain kartu gudang, bagian gudang juga
menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat
penyimpanan barang. Kartu barang ini berfungsi sebagai identitas barang
yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk
mencatat mutasi kuantitas barang. Di bagian kartu persediaan (fungsi
akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat
kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu
persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang
diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini
merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam
buku besar. (Mulyadi, 2001, p556).
50
2.2.3 Metode Perhitungan Harga Pokok Persediaan
Ketika biaya aktual dicatat dalam sistem persediaan perpeptual, setiap
pengeluaran bahan baku dibebankan sebagai biaya saat bahan baku tersebut
berpindah dari gudang ke barang dalam proses sebagai bahan baku langsung.
Metode yang paling umum untuk menghitung biaya persediaan adalah
metode first in, first out (FIFO); rata-rata tertimbang; dan last in, first out
(LIFO). (Usry, 2004, p302)
2.2.3.1 Metode First-In, First-Out (FIFO)
Ketika bahan baku dikeluarkan, metode FIFO membebankan biaya
bahan baku tersebut sesuai dengan harga persediaan tertua yang ada di
gudang. Metode FIFo adalah mudah apabila hanya ada beberapa
penerimaan bahan baku yang berbeda di catatan bahan baku pada suatu
saat, tetapi akan merepotkan apabila pembelian seringkali dilakukan
dengan harga yang berbeda-beda dan jika unit dari beberapa pembelian
ada di dalam gudang pada saat yang bersamaan. (Usry, 2004, p303)
2.2.3.2 Metode Biaya Rata-Rata Tertimbang
Metode rata-rata tertimbang mengasumsikan bahwa biaya dari setiap
pengeluaran bahan baku merupakan campuran dari semua biaya
pengiriman yang ada di gudang pada saat pengeluaran tersebut terjadi.
Jika persediaan cenderung terdiri atas item-item kecil dengan harga per
unit yang kecil, dan jika harga sering kali mengalami perubahan, metode
perhitungan biaya rata-rata tertimbang akan sangat menarik, karena
praktis dan tidak rumit. (Usry, 2004, p303)
51
2.2.3.3 Metode Last-In, First-Out (LIFO)
Metode LIFO membebankan biaya dari pembelian yang paling
terakir dalam persediaan ke setiap batch bahan baku yang dikeluarkan ke
produksi. Logika di balik metode ini adalah biaya yang paling terkhirlah
yang paling mendekati biaya pergantian unit yang digunakan sehingga
merupakan biaya yang paling berarti untuk dikaitkan dengan pendapatan
dalam menghitung laba. (Usry, 2004, p305) 48
2.2.4 Sistem Dan Prosedur Yang Bersangkutan Dengan Sistem Akuntansi
Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p559) sistem akuntansi persediaan terdiri dari
9 prosedur, yaitu :
1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi. Prosedur ini merupakan salah satu
prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini
dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening
Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening Barang
Dalam Proses.
2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang Dijual.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam system penjualan
disamping prosedur lainnya seperti: prosedur order penjualan, prosedur
persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan,
prosedur pencatatan piutang.
3. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang Diterima
Kembali Dari Pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan
oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi
52
persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam
kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan menambah
kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu
persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan
salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan.
4. Prosedur Pencatatan Tambahan Dan Penyesuaian kembali Harga
Pokok Persediaan Produk Dalam Proses. Pencatatan persediaan
produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir
periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan
keuangan tahunan.
5. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dibeli.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem
pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang
dibeli.
6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dikembalikan
Kepada Pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan
kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi
persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas dan harga
pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu
persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu
prosedur yang membentuk sistem retur pembelian.
7. Prosedur Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang. Prosedur ini
merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya
produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan
53
baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang
dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
8. Prosedur Pencatatan Tambahan Harga Pokok Persediaan Karena
Pengembalian Barang Gudang. Transaksi pengembalian barang
gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.
9. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan. Sistem penghitungan fisik
persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung
secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya
digunakan untuk oleh perusahaan untuk meminta pertanggungjawaban
bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan
pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan
catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan
penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan.
Dalam bagian ini diuraikan sistem penghitungan fisik persediaan yang
merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap
persediaan.
Sistem Perhitungan Fisik Persediaan, yang terdiri dari 4 prosedur :
1. Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini, tiap jenis
persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara
independent yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik.
2. Prosedur Kompilasi. Dalam prosedur ini, pemegang kartu
penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam
bagian ke -3 dan bagian ke -2 kartu penghitungan fisik.
54
3. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini
Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis
persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik
berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
2.2.5 Metode Just In Time
Ketika barang dibutuhkan maka bagian gudang akan mencatat barang
yang dibutuhkan lalu mengecek ke supplier apakah barang yang dibutuhkan
tersedia, apabila tersedia bagian gudang akan memesan barang sesuai
permintaan user dari persetujuan pihak operasional dan pembelian. Metode
Just In Time mudah dan efisien karena apabila user memerlukan berbagai
jenis barang dan ukuran yang berbeda-beda maka barang akan datang ke
pihak gudang dan langsung keluar untuk dipakai,tanpa ada penyimpanan
barang yang segitu banyak jenisnya dan tidak mengurangi nilai barang itu
sendiri. Menurut artikel yang kami peroleh dari
http://id.shvoong.com/business-management/management/1698751-
implementasi-time-dalam-bidang-produksi/
2.2.6 Reoder Point (ROP)
Berdasarkan website http://en.wikipedia.org/wiki/Reorder point,
Reoerder Point adalah level minimum persediaan saat pesanan baru harus
segera dilakukan. Rumus ROP berdasarkan website
http://en.wikipedia.org/wiki/Reorder point, adalah
ROP = average usage per unit of lead time x lead time + safety stock
55
Menurut Keown et al (2000, p755), gambar Reoder Point adalah
sebagai berikut :
Gambar 2.6 Reoder Point (ROP)
2.2.7 Pengertian Safety Stock
Menurut Keown et al (2000, p754), safety stock keamanan adalah
persediaan yang dipegang untuk mengakomodasi pengunaan yang luar biasa
dan tak diharapkan selama waktu pengiriman.