of 47 /47
9 `BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2003, p15) adalah, accounting information system (AIS) is A subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction. Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sebuah subsistem dari management information sistem (MIS) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lainnya yang dihasilkan dari rutinitas pengolahan transaksi-transaksi akuntansi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi istilah sistem informasi akuntansi lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi dan pengembangan sistem informasi. Menurut Mcleod (2001, p304) tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut

BAB 2 LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2009-2-00343-KA Bab 2.pdf2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi

Embed Size (px)

Text of BAB 2 LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2009-2-00343-KA...

9

`BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2003,

p15) adalah, accounting information system (AIS) is A subsystem of a

management information system (MIS) that provides accounting and

financial information as well as other information obtained in the routine

processing of accounting transaction. Sistem informasi akuntansi (SIA)

adalah sebuah subsistem dari management information sistem (MIS) yang

menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lainnya yang

dihasilkan dari rutinitas pengolahan transaksi-transaksi akuntansi.

Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p6) sistem informasi

akuntansi didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang

untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi istilah sistem

informasi akuntansi lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus

pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi dan pengembangan

sistem informasi.

Menurut Mcleod (2001, p304) tugas pengolahan data perusahaan

dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) untuk mengumpulkan

data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut

10

menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam

maupun di luar perusahaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah

sistem yang mengumpulkan data dan mengubah data tersebut menjadi

informasi keuangan dan akuntansi untuk kemudian dijadikan laporan yang

akan diberikan kepada manager dan pada pihak luar yang membutuhkannya.

Gambar 2.1 menunjukan ruang lingkup dalam mempelajari sistem informasi

akuntansi.

Gambar 2.1 Framework dalam mempelajari SIA (Jones dan Rama, 2003, p1)

Penjelasan dari gambar Framework SIA diatas adalah sebagai berikut :

1. Strategi bisnis adalah bagaimana perusahaan memperoleh competitive

advantage. Perusahaan dapat memperoleh competitive advantage

dengan cara menjual produk dan jasanya dengan harga yang lebih

rendah dari pada perusahaan saingan (cost leadership) dan dengan

menjual produk dan jasa yang unik (differentiation)

StrategiBisnis

ProseSBisnis ITEnvironment

AplikasiSIA

11

2. Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam bisnis

yaitu, membeli, memproduksi, menjual produk atau jasa.

3. Aplikasi SIA adalah sebuah aplikasi yang digunakan perusahaan untuk

mencatat dan menyimpan data SIA dan membuat laporan. Aplikasi

akuntansi dapat dibuat oleh perusahaan itu sendiri, oleh konsultan, atau

membelinya dari pihak luar.

4. IT environment adalah keseluruhan lingkungan teknologi yang

menerapkan aplikasi SIA. Termasuk didalamnya pandangan perusahaan

dalam menggunakan teknologi informasi. Bagaimana perusahaan

mencatat, memproses, menyimpan dan komunikasi data, membeli dan

membuat sistem informasi, proses bagaimana aplikasi dibangun,

digunakan, dan dipelihara.

2.1.2 Pengertian Analisis Sistem

Pengertian analisis sistem menurut Jones dan Rama (2003, p678)

adalah, systems analysis is the next phase of systems development. The task

in systems analysis are similiar to those in systems investigation. However,

the analysis phase is more detailed and requires more information. Analisis

sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam

analisis sistem sama dengan investigasi sistem. Tetapi, tahap analisis lebih

detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak.

Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p356) analisis sistem

merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-

aplikasi sistem. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai untuk

12

mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan

tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem.

Menurut Hall (2002, p525) analisis sistem adalah proses dua tahap

yangmeliputi survei sistem berjalan dan kemudian suatu analisis kebutuhan

pemakai.

Menurut Mcleod (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas

sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau

diperbarui. Langkah-langkah analisis sistem adalah sebagai berikut :

1. Mengumumkan penelitian sistem.

2. Mengorganisasikan tim proyek.

3. Mendefinisikan kebutuhan informasi.

4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem.

5. Menyiapkan usulan rancangan.

6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek.

Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian atas

sistem yang sudah ada untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang

diperlukan oleh sistem yang baru.

2.1.3 Pengertian Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem menurut Jones dan Rama (2003, p682)

adalah, systems design is the third phase of systems development live cycle.

The tasks in systems design are quite different from the systems investigation

and analysis tasks. Perancangan sistem adalah tahap ketiga pada siklus hidup

pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem berbeda dari tugas

13

investigasi sistem dan analisis sistem. Jones dan Rama (2003, p683) juga

menyebutkan bahwa Systems design focuses on developing a physical

representation of the systems. Perancangan sistem berfokus pada

membangun representasi fisik dari sistem.

Menurut Mulyadi (2001, p51) perancangan sistem adalah proses

penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan

sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penentuan

proses dan data serta pendefinisian hardware, software, komponen, modul

dan interface yang diperlukan oleh sistem yang baru.

2.1.4 Sistem Akuntansi

2.1.4.1 Definisi Sistem Akuntansi

Definisi Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2001, p3) adalah

organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian

rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001, p3) unsur suatu sistem akuntansi pokok

adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, serta

laporan.

1. Formulir

14

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk

merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan

istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi

dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik

kertas.

Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system),

media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi

keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form).

Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system)

digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke

dalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard),

optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch

sensors, dan cats.

Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar,

dan cek.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan

dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber

informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam

jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan

15

menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan

disajikan dalam laporan keuangan.

Contoh jurnal adalah : jurnal penerimaan kas, jurnal

pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

3. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening

yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar

ini disediakan dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak

dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data

keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber

informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

4. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang

dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba

yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya

pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang,

daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang

lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan

keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak

komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

16

2.1.5 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Sistem informasi akuntansi (tanpa adanya pengolahan dari bahan baku

ke barang jadi) atau kata lainnya persediaan untuk perusahaan

dagangdigolongkan kedalam siklus koversi (conversion cycle) karena

berdasarkan buku Boockholdt (1999, p523-525) yang dengan jelas

memasukkan persediaan untuk perusahaan dagang kedalam siklus konversi.

2.1.5.1 Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan

untuk dijual dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang

yang akan di konsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual

(Mulyadi, 2002, p261).

Menurut Stice et al (2004, p263), kata persediaan ditujukan

untuk barang-barang yang tersedia untuk di jual dalam kegiatan bisnis

normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini di

tujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan

dalam kegiatan produksi.

Berdasarkan Warren et al (2005, p440), persediaan digunakan

untuk mengindikasi (1) barang dagang yang disimpan untuk kemudian

dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan (2) bahan yang digunakan

dalam proses produksi atau yang di simpan untuk tujuan itu.

Disimpulkan bahwa pengertian untuk perusahaan dagang,

persediaan adalah barang dagang yang tersedia untuk dijual dalam

17

kegiatan bisnis normal perusahaan. Sedangkan pengertian persediaan

untuk perusahaan manufaktur, persediaan adalah bahan atau barang

yang di gunakan dalam kegiatan produksi.

Berdasarkan

Http://harvester.lib.unair.ac.id/index.php/record/view25479 yang

ditulis oleh santoso dan wiwit priyo, sistem informasi akuntansi

persediaan adalah sistem informasi utama dan yang paling penting

dalam menjalakan usaha retail karena persediaan yang begitu banyak

harus dikoordinasi dengan sistem yang memadai. Sistem tersebut harus

dijalankan seefektif dan seefisien mungkin dan juga harus memiliki

pengendalian yang baik untuk menciptakan kinerja yang optimal.

Pengertian sistem informasi akuntansi persediaan berdasarkan

dari pegertian sistem informasi akuntasi dan pengertian persediaan

yang telah dicantumkan di atas adalah sistem yang menghasilkan

informasi akuntasi dan keuangan, serta informasi lainnya yang

diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi, yang berkaitan

dengan persediaan yang dijual dalam kegiatan normal bisnis

perusahaan.

2.1.5.2 Siklus-Siklus Yang Ada Pada Sistem Informasi Akuntansi

Boockholdt (1999, p520-523), membagi siklus transaksi

akuntansi menjadi empat, yaitu sebagai berikut :

1. Finnancial Cycle

18

Terdiri dari akuntansi akuntansi yang mencatat pembelian modal

dari pemilik dan kreditur, penggunaan modal untuk membeli aset

produktif, dan melaporkan kepada pemilik dan kreditur bagaimana

modal tersebut di gunakan.

2. Expenditure Cycle

Terdiri dari transaksi untuk membeli bahan atau material dan

overhed item (barang tidak langsung) untuk proses perubahan atau

konversi (conversion process).

3. Revenue Cyle

Termasuk transaksi akuntansi yang mencatat perolehan pendapatan

dari hasil (output) hasil konversi.

4. Conversion Cycle

Berisi transaksi saat input diubah menjadi barang atau jasa yang

akan di jual.

Siklus yang ada pada SIA menurut Jones dan Rama (2006, p4)

dijabarkan kedalam 3 siklus transaksi yang utama, yaitu :

1. Siklus akuisisi atau pembelian (acquisition / purchasing cycle)

adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang maupun

jasa.

2. Siklus konversi (conversion cycle)

adalah mengubah proses sumber daya yang diperoleh menjadi

barang dan jasa.

19

3. Siklus pendapatan (revenue cycle)

proses penyediaan barang atau jasa ke pelanggan dan

mengumpulkan kas.

2.1.6 Pengertian Object Oriented Design (OOD)

Menurut Britton dan Doake (2000, p268) Object orientation is an

approach to developing software systems that is based on data items and the

attributes and operations that define them. Object Oriented adalah sebuah

pendekatan untuk membangun sebuah sistem software yang berdasarkan

pada item data dan atribut serta operasi yang menjelaskan objek tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa object oriented adalah suatu teknik

untuk mengembangan sistem informasi yang mengkombinasikan data dan

proses menjadi sebuah objek untuk menjelaskan item data, atribut, dan

operasi.

2.1.7 Pengertian Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

Menurut Mathiassen (2000, p14-p15), terdapat 4 aktifitas utama dalam

OOAD, yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis,

Architectural Design, dan Component Design. (Mathiassen, 2000, p14-p15).

Menurut Mcleod (2001, p330) OOAD meliputi semua kegiatan siklus

hidup sistem yaitu perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan

penggunaan. OOAD dibagi menjadi dua kemampuan sistem yang

berorientasi objek, yaitu reusability dan interoperability. Reusability adalah

kemampuan untuk menggunakan kembali pengetahuan dan kode program

20

yang ada, dapat menghasilkan keunggulan saat suatu sistem baru

dikembangkan atau sistem yang ada dipelihara atau direkayasa ulang.

Interoperability adalah kemampuan untuk mengintegrasikan

Berbagai aplikasi dari beberapa sumber, seperti program yang

dikembangkan sendiri dan perangkat lunak jadi serta menjalankan aplikasi-

aplikasi ini di beragam platform perangkat keras. (Mcleod 2001, p339-

p440).

Reusability dan interoperability menghasilkan empat keunggulan kuat:

1. Peningkatan kecepatan pengembangan

2. Pengurangan biaya pengembangan

3. Kode berkualitas tinggi

4. Pengurangan biaya pemeliharaan dan rekayasa ulang sistem

Adapun beberapa kelemahan potensial yang dimiliki OOAD, yaitu :

1. Diperlukan waktu lama untuk memperoleh pengalaman pengembangan.

2. Kesulitan metodologi untuk menjelaskan sistem bisnis rumit.

3. Kurangnya pilihan peralatan pengembangan yang khusus disesuaikan

untuk sistem bisnis.

m

s

2.1.

G

Jadi da

menganalisis

sistem yaitu

.7.1 Rich P

D

rich p

unders

picture

pemah

M

picture

proble

Gambar 2.2 O

apat disimpu

s kebutuhan

perencanaan

Picture

Di dalam bu

icture is an

standing of

e adalah g

haman ilustra

Mathiassen e

e : an overv

ems in the s

OOAD (Math

ulkan bahwa

n suatu sist

n, analisis, r

uku Mathias

n informatio

f a situation

gambaran ti

ator terhadap

et al (2000,p

view of the p

system`s pro

hiassen, 200

a OOAD ada

tem yang di

ancangan, p

ssen et al (20

n drawing t

n. Jadi,dapa

dak resmi

p sebuah situ

p334) juga

people, obje

oblem and

00, p5)

alah teknik p

igunakan pa

enerapan, da

000,p26) dij

that present

at,diartikan,d

yang ditam

uasi.

menjelaskan

ect, processe

application

pemodelan u

ada siklus h

an pengguna

jelaskan bah

t the illustra

definisi dari

mpilkan me

n context of

es, structure

domains. D

21

untuk

hidup

aan.

hwa a

ator`s

rich

enurut

f rich

e, and

Dapat

22

diterjemahkan, isi dari rich picture adalah gambaran dari orang, objek,

proses, struktur dan masalah yang ada di dalam problem domain dan

application domain sistem tersebut.

2.1.7.2 Pengertian Event Table

Menurut Jones dan Rama (2006, p18), Event are things that

happen at a point in time. Event adalah kejadian / peristiwa yang

terjadi pada suatu waktu tertentu.

2.1.7.3 Pengertian Workflow Table

Menurut Jones dan Rama (2006, p87) workflow is a two-

column table that identifies the actors and actions in a process.

Workflow adalah menggambarkan 2 kolom table yang menjelaskan

aktor dan actions / kejadian dalam suatu proses.

2.1.8 Unified Modeling Language (UML)

2.1.8.1 Pengertian Unified Modeling Language (UML)

Pengertian UML menurut Jones dan Rama (2003, p68) adalah,

unified modeling language (UML) is a language used for specifying,

visualizing, constructing, and documenting an information system.

UML was developed as a tool for object oriented analysis and design,

it can be used to understand and document any information system.

Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa yang digunakan

untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, merekonstruksi dan

mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML digunakan sebagai

23

alat untuk menganalisis dan mendesain sistem dengan metode

pendekatan object oriented, metode ini dapat digunakan untuk

mendokumentasi dan memahami berbagai sistem informasi.

Menurut Britton dan Doake (2000, p39) Unified modeling

language combining the best elements of the main object oriented

methodologies, while at the same time, reflecting best practices in

industry. The UML standard notation has solid foundations, is well-

documented and is already in use, but development of a standard

development process has proved much more difficult. Unified

modeling language mengkombinasikan element yang terbaik dari

metodologi object oriented utama, sementara pada waktu yang sama,

merefleksikan pelatihan yang paling baik dalam industri. Notasi

standar UML memiliki dasar yang kuat, sangat baik bila di

dokumentasikan dan siap untuk digunakan, tetapi pengembangan

dalam proses standar terbukti jauh lebih sulit.

Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modeling

berupa sekumpulan konvensi/notasi-notasi yang digunakan dalam

menganalisis dan mendesain sistem dengan metode pendekatan object

oriented.

2.1.8.2 Pengertian Activity Diagram

Jones dan Rama (2003, p68) menyebutkan bahwa, Activity

diagram play the role of a map in understanding business processes

by showing the sequence of activities in the processes. Activity

diagram memiliki aturan yang sama seperti sebuah peta dalam

24

memahami proses bisnis dan menunjukan serangkaian aktivitas dalam

proses.

Menurut Bennet, Mcrobb, dan Farmer (2006, p113) Activity

diagram can be used to model different aspects of a system at a high

level, they can be used to model bussiness activities in an existing or

potensial system. Activity diagram dapat digunakan untuk membuat

model tingkat tinggi dari sebuah sistem dengan aspek yang berbeda,

activity diagram dapat digunakan untuk memodelkan aktifitas bisnis

dalam sebuah sistem yang ada atau potensial.

Jadi activity diagram adalah salah satu jenis diagram dalam

unified modelling language yang menggambarkan serangkaian

aktifitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara

berurutan.

2.1.8.2.1 Overview Activity Diagram

Pengertian Overview Activity Diagram menurut Jones dan

Rama (2003, p69) adalah The overview diagram presents a hig-

level view of the business process by documenting the key events,

the sequence of these events, and the information flows among

these events. Overview Activity Diagram mempresentasikan

sebuah proses bisnis secara high-level dengan

mendokumentasikan key events, rangkaian setiap event, dan

informasi yang ada melalui event tersebut.

Sebelum kita membuat overview activity diagram, kita perlu

mengidentifikasi event-event dari sebuah proses bisnis yang bisa

25

sangat kompleks. Kita juga perlu menyederhanakan dan

mengorganisasikan informasi yang kita dapat dari proses bisnis.

Menurut Jones dan Rama (2003, p24) panduan dalam

mengidentifikasi event adalah sebagai berikut :

1. Kenali event pertama dalam sebuah proses yang terjadi ketika

seseorang atau departement dalam organisasi tersebut

bertanggung jawab atas suatu aktivitas.

2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal

agent.

3. Kenali sebuah event baru ketika tanggung jawab berpindah

dari satu internal agen ke internal agent yang lain.

4. Kenali sebuah event yang baru ketika proses terhenti dan

dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama. Setelah

perhentian proses, seseorang di luar organisasi atau proses itu

sendiri akan melanjutkan proses. Atau proses akan dilanjutkan

pada waktu yang telah terjadwal.

5. Gunakan nama event dan deskripsi yang menjelaskan event

secara umum.

Menurut Jones dan Rama (2003, p73) langkah-langkah

dalam mempersiapkan Overview Activity Diagram :

1. Baca narasi dan identifikasi key event.

2. Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan

event dan nama event tersebut.

26

3. Tampilkan agent-agent yang berpartisipasi dalam proses

bisnis dengan menggunakan swimlane.

4. Gambar masing-masing event dan tunjukan urutan

urutannya (garis penghubung penuh).

5. Gambar dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam

proses bisnis. Tunjukan arus informasi dari event ke dokumen

dan sebaliknya (garis penghubung putus-putus).

6. Gambar tabel / file yang dibuat atau digunakan dalam proses

bisnis dan tunjukan arus informasi dari event-event ke tabel /

file dan sebaliknya (garis penghubung putus-putus).

2.1.8.2.2 Detailed Activity Diagram

Pengertian Detailed Activity Diagram menurut Jones dan

Rama (2003, p69) adalah, The detailed diagram is similar to a

map of a city or town. It provides a more detailed representation

of the activities associated with one or two events show, on

overview diagram. Detailed activity diagram konsepnya sama

dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menggambarkan secara

lebih rinci aktivitas antara event-event darioverview activity

diagram.

Menurut Jones dan Rama (2003, p90) Langkah-langkah

untuk membuat detailed activity diagram adalah :

1. Tandai pada narasi kasus untuk menentukan aktivitas-

aktivitas.

a. Review data

27

b. Compare document

c. Mencatat data pada dokumen sumber

d. memasukan data pada sistem komputer

e. Mencatat data dalam file transaksi

f. Update file

g. Maintain master file

h. mengirim informasi ke agen lain

2. Siapkan sebuah workflow table

3. Tentukan diagram-diagram terinci yang diperlukan

4. Untuk tiap diagram rinci, lakukan langkah-langkah berikut :

a. Buat swimlane

b. Buat sebuah persegi bersudut bulat untuk setiap event

c. Gunakan garis penghubung penuh untuk menggambarkan

urutan aktivitas

d. Tetapkan dokumen yang akan digunakan

e. Gunakan garis putus-putus sebagai penghubung dokumen

dan event

f. Buat simbol tabel / files dalam kolom komputer

g. Gunakan garis putus-putus sebagai penghubung file-file

dan event.

2.1.8.3 Pengertian UML Class Diagram

Pengertian class diagram menurut Jones dan Rama (2003, p188)

adalah, UML class diagram can be used to document (a) tables in an

AIS, (b) relationships between tables, and (c) atributes of tables.

28

(Jones dan Rama, 2003, p188). UML class diagram dapat digunakan

untuk mendokumentasikan : (a) Tabel dalam sistem informasi

akuntansi, (b) Hubungan relasi antara tabel, and (c) Atribut dari tabel

tersebut.

Menurut Mathiassen (2000, p69-p70) The class diagram

provides a coherent problem-domain overview by describing all

structural relations between the classes and objects in our model.

Class diagram membentuk gambaran problem-domain yang berkaitan

dengan mendeskripsikan semua hubungan struktural antara kelas dan

objek dalam model.

Gambar 2.3 Class Diagram

- N a m e- A d d r e s s

C u s to m e r

+ C a lc T a x ( )+ C a lc T o ta l ( )+ C a lc T o ta lW e ig h t ( )

- D a te- S ta tu s

O r d e r

-A m o u n t

P a y m e n t

1

0 . . *

+ A u th o r iz e d ( )

- N u m b e r- t y p e- e x p D a te

C r e d i t - c a s h T e n d e r e d

C a s h

+ A u th o r iz e d ( )

- N a m e- B a n k ID

C h e c k+ C a lc S u b T o ta l ( )+ C a lc W e ig h t ( )

- Q u a n t i ty- ta x s ta tu s

O r d e r D e ta i l

11 . . *

+ g e tP r ic e F o r Q u a n t it y ( )+ g e tW e ig h t ( )

- S h ip p in g W e ig h t- d e s c r ip t io n

I te m

1

1 . . *

10 . . *

29

Order

Order #

Order_Date

Invoice

Cash

Collection

Gambar 2.4 Class Diagram (Jones dan Rama, 2003, p189)

Menurut Jones dan Rama (2003, p206-p207) langkah-langkah

untuk membuat UML class diagram, yaitu :

1. Tentukan tabel transaksi yang dibutuhkan.

Mengidentifikasikan event dalam sebuah proses bisnis.

Shipment

Table (File) Name

Attributes (fields)

Relationship

30

Menentukan event mana yang dibutuhkan oleh tabel transaksi.

Kesampingkan event yang tidak diperlukan oleh sistem

komputer dan kesampingkan juga query, laporan dan

maintenance event.

Mulai UML class diagram dengan menampilkan sebuah kotak

untuk setiap event yang diperlukan oleh tabel transaksi. Pada

setiap kotak tuliskan nama eventnya.

2. Letakan Master Tabel yang diperlukan pada UML class diagram.

Pada setiap event pada UML class diagram, determinasikan

hubungan dari setiap barang, servis, atau agen.

Determinasikan entities yang dibutuhkan master table.

Pertimbangkan menggunakan master tabel untuk mencari

lokasi kas dan efek dari account balances dalam buku besar.

Masukan master tabel yang dibutuhkan UML class diagram.

Gambarkan garis penghubung antara master tabel dan transaksi

table.

3. Determinasikan hubungan yang dibutuhkan antara tabel.

Untuk setiap garis penghubung, determinasikan cardinality dari

hubungan antara tabel.

Tulis cardinality tersebut pada garis antara entities.

Jika ada hubungan many-to-many, ubahlah menjadi one-to-

many dengan menggunakan junction tabel. Junction tabel harus

termasuk primary key dari setiap tabel dalam hubungan many

to many.

31

4. Determinasikan atribut yang dibutuhkan.

Menentukan primary key untuk setiap tabel. Tulis primary key

dalam kotak untuk tabel / entity tersebut

Hubungkan tabel yang berkaitan dengan menggunakan foreign

key

Menentukan atribut lain yang diperlukan untuk memberikan

informasi

Jadi dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah diagram

yang digunakan untuk mendeskripsikan struktur dari suatu sistem

dengan menjelaskan tabel, hubungan relasi antara tabel, dan atribut

dari tabel.

2.1.8.3.1 Pengertian Hubungan Dalam Class Diagram

Menurut Jones dan Rama (2006, p165), hubungan dalam

Class Diagram dibagi menjadi bagian, yaitu :

1. Multipicity

Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan

maksimum dari satu objek atau class untuk satu kejadian yang

tunggal dari satu objek atau class yang terkait. Hubungan ini

digambarkan sebagai berikut :

32

a. One to one

Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti

hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam AIS

(Accounting Information System).

b. One to many / Many to one

Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa

digunakan dalam sistem akuntansi.

c. Many to many

Hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua

hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya.

2. Aggregation

Hubungan ini merupakan hubungan dimana satu class

whole yang lebih besar berisi satu atau lebih class part

yang lebih kecil. Atau, class part yang lebih kecil adalah

bagian dari class whole yang lebih besar. Aggregation

memiliki berbagai hubungan komposisi, yakni hubungan

aggregation dimana whole bertanggung jawab atas

pembuatan dan pengrusakan bagian bagian. Jika whole

rusak, maka part juga akan rusak.

3. Generalization

Sebuah teknik dimana attribute dan behaviour yang umum

pada beberapa tipe dari class object, dikelompokan ke dalam

class-nya sendiri yang supertype. Sebuah entitas yang berisi

attribute dan behaviour yang umum bagi satu atau lebih

33

subtype class. Attribute dan metode class object yang

supertype kemudian diwariskan oleh class object yang

mewarisi attribute dan behaviour dari sebuah class supertype

dan kemudian mengisikan attribute dan behaviour unik ke

dalamnya.

2.1.8.3.2 Pengertian Atributte

Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p295)

atributte adalah suatu gambaran sifat atau karakteristik dari suatu

entitas.

2.1.8.3.3 Pengertian Behaviour

Menurut Mathiassen (2000, p52) behaviour merupakan urutan

kejadian yang secara aktif menampilkan dan secara pasif

berpengalaman selama masa hidupnya.

2.1.8.4 Pengertian Use Case Diagram

Pengertian use case menurut Jones dan Rama (2003, p321)

adalah A use case is a sequence of steps that occur when an actor is

interacting with the system for a particular purpose. Use case adalah

urutan langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan

sistem untuk tujuan khusus.

Menurut Mathiassen (2000, p343) use case diagram adalah, A

use-case diagram shows the relationships among actors and use cases.

Use case diagram menunjukan hubungan antara actors dan use cases.

34

Dengan kata lain, menjelaskan siapa yang akan menggunakan

sistem dan bagaimana user akan berinteraksi dengan sistem. Use Case

Narative digunakan dalam menjelaskan secara tertulis urutan dari tiap

langkah interaksi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa use case diagram adalah salah satu

diagram dalam UML yang terdiri dari actor dan use case yang

menunjukan hubungan atau interaksi antara user dan sistem serta

melihat fungsi sistem dari pandangan pengguna sistem.

2.1.9 Pengertian Database

Pengertian database menurut Jones dan Rama (2003, p186) adalah,

database is a comprehensive collection of related data, is a important

component of many emerging technologies. Database adalah kumpulan dari

banyak data yang saling berhubungan, database adalah komponen yang

penting dari banyak teknologi yang vital.

Menurut Post (2002, p2) database is a collection of data stored in a

standardized format, design to share by multiple users. Database adalah

sekumpulan data yang disimpan dengan format yang telah distandarisasi,

yang didesign untuk disebarkan kepada multiple user.

Awalnya untuk mengatasi kendala memanajemen data usaha yang

dilakukan meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemrograman

komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokan catatan file, serta

indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep

35

database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan

logis antara beberapa file. (Mcleod, 2001, p250).

Jadi dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data atau

files yang saling berhubungan yang dibuat dan diatur oleh database

management system dengan format yang telah distandarisasi untuk kemudian

disebarkan kepada multiple user.

2.1.9.1 Pengertian Database Management System (DBMS)

Pengertian DBMS menurut Jones dan Rama (2003, p241)

adalah, A database management system (DBMS) is a collection of

programs that enable you to enter, organize, and select information

from a database. Database Management System (DBMS) adalah

kumpulan dari program yang memungkinkan kita untuk masuk ke

dalam program, mengatur program, dan memilih informasi dari sebuah

database.

Perangkat lunak yang mengelola database disebut sistem

manajemen database (database management system-DBMS). Semua

DBMS memiliki pengolah bahasa deskripsi data (data description

language processor) yang digunakan untuk menciptakan database,

serta pengelola database yang menyediakan isi database bagi

pemakai. (Mcleod 2001, p250).

Sehingga dapat disimpulkan keuntungan dari sebuah DBMS

adalah :

Meminimalkan data redundancy.

Memberikan konsistensi data.

36

Memberikan integritas dari data.

Memudahkan pendistribusian data.

Penetapan standart.

Memberikan kemudahan dalam membangun sebuah aplikasi

Pengamanan yang teratur, memberikan privasi, dan integritas

2.1.10 Pengertian Query

Menurut Jones dan Rama (2003, p241) a query is a request for

information from a database. Query adalah permintaan untuk informasi dari

sebuah database.

Menurut Mcleod (2001, p264) query adalah permintaan informasi

dari database.

Menurut Post (2002, p129) query are used to answer business

questions and serve as the foundation for forms and reports. Query

digunakan untuk menjawab pertanyaan bisnis dan menyajikannya untuk

digunakan pada form dan report .

Menurut Hartanto (2003, p5) query adalah permintaan data berupa

bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel-tabel menjadi satu

informasi yang bisa dimengerti. Manfaat yang dimiliki query adalah

sebagai berikut :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel.

b. Menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antara tabel

itu memiliki field yang saling berhubungan.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

37

Jadi dapat disimpulkan bahwa query adalah tabel-tabel yang

dikumpulkan dan digunakan sebagai satu informasi yang bisa dimengerti

untuk menjawab pertanyaan bisnis dan kemudian disajikan pada form dan

report.

2.1.10.1 Pengertian Structured Query Language (SQL)

Pengertian SQL menurut Jones dan Rama (2003, p242) adalah,

structured query language (SQL) is standart language for querying

relational database. Structured query language (SQL) adalah sebuah

bahasa standart untuk mengquerykan database relational.

Menurut Post (2002, p558) Structured query language (SQL) is a

standardized database language, used for data retrieval (queries),

data definition, and data manipulation. Structured query language

(SQL) adalah sebuah standarisasi bahasa dalam database, digunakan

untuk pencarian data (queries), mendefinisikan data, dan manipulasi

data.

Menurut Hall (2002, p12) Structured query language (SQL) telah

menjadi bahasa query standar untuk DBMS mainframe dan komputer-

komputer mikro. SQL merupakan bahasa generasi keempat

menggunakan bahasa nonprosedural dengan banyak perintah yang

sangat berguna untuk menginput, mengambil, dan memodifikasi data

dengan mudahnya.

Jadi dapat disimpulkan SQL adalah bahasa pemrograman yang

digunakan untuk membuat, memodifikasi, mencari dan memanipulasi

data dari relational database.

38

2.1.11 Pengertian Formulir

Menurut Jones dan Rama (2003, p315) A user-friendly system should

not require the user to figure out where all the order data are stored and

then view or record data in three or four tables. This data entry step of

locating information from multiple tables and writing information to

multiple tables can be combined into a single form. Once the user enters

the data into the form, the DBMS automatically stores the data in the

appropriate tables. Sebuah sistem yang user-friendly tidak mengharuskan

user untuk tahu dimana data pemesanan disimpan dan melihat record dari

data dalam tiga atau empat tabel. Langkah dalam mengentry data ini

menempatkan informasi dari multiple table dan menuliskannya pada

multiple table dapat dikombinasikan pada sebuah single form. Form ini

memperlihatkan sebuah interface yang mudah digunakan oleh end-user.

Sekali user memasukan data ke dalam form, DBMS secara otomatis

menyimpan data dalam tabel yang tepat.

Formulir digunakan untuk memasukan data kedalam tabel. Menurut

Jones dan Rama (2003, p316) ada tiga hubungan antara formulir dengan

tabel yang mungkin terjadi, yaitu :

1. Satu formulir untuk mencatat data dalam satu tabel.

2. Satu formulir untuk mencatat data dalam dua tabel atau lebih.

3. Dua formulir untuk mencatat data dalam satu tabel.

39

Menurut Jones dan Rama (2003, p317) berdasarkan entry formnya

formulir dibagi menjadi tiga, yaitu :

1. Single-Record Entry Form. Adalah sebuah entry form yang hanya

menampilkan satu record. Formulir ini digunakan untuk menambah,

menghapus, atau memodifikasi data pada tabel.

2. Tabular Entry Form. Adalah sebuah entry form yang digunakan untuk

mencatat sebauah batch dari event-event. Berbentuk spreadsheet

seperti desain untuk memasukan multiple record dalam sebuah single

table.

3. Multi Table Entry Forms. Entry form jenis ini digunakan untuk

menambahkan data pada lebih dari satu tabel. Menurut Mulyadi (2001,

p82), prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam merancang suatu

formulir adalah :

1. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.

2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.

4. Masukanlah unsur internal check dalam merancang formulir.

5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan

digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.

7. Beri nomor untuk identifikasi formulir.

8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir,

jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan

salah pengisian.

40

9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi

dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan

dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik

akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris,

pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang

lama.

10. Cantumkan nomor urut tercetak.

11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi

hanya membubuhkan tanda v, atau x, atau dengan menjawab ya

atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya.

12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,

atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau

cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper).

13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi

menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling

terkait.

Ada sepuluh kontrol yang dapat dilakukan untuk meningkatkan

akurasi dan efisiensi dalam mengentry data (Jones dan Rama, 2003, p330),

kontrol yang dimaksud adalah :

1. Look-Up feature. Untuk beberapa atribut, informasi dapat disediakan

pada form dengan sebuah daftar berupa drop down dari sebuah text

box sehingga dapat meningkatkan keakuratan. Fasilitas ini biasanya

ada apabila data yang dimasukan adalah sebuah foreign key.

41

2. Scanning. Apabila data sudah berada pada sebuah form bar codes,

maka kita dapat memasukan data-data yang ada dengan menggunakan

scanner dari pada dengan mengetiknya. Hasilnya kita dapat

mengurangi waktu dalam mengentry data dan juga dapat

meningkatkan keakuratan.

3. Record-Checking. Record-checking melibatkan data yang dimasukan

dengan informasi yang ada pada tabel kemudian membandingkan

apakah data tersebut telah valid dengan informasi yang ada.

4. Confirmation. Apabila data telah melalui proses validasi dengan

menggunakan look-up feature atau dengan record-checking kemudian

sistem akan meng-confirm keakuratan dari data yang dientry dengan

menampilkan informasi yang ada pada data yang telah dientry.

5. Referential Integrity. Kita dapat membuat sistem untuk mengeset

hubungan one-to-many seperti :

- Sebuah parent record dalam satu tabel tidak dapat dihapus jika masih

berhubungan dengan child record dalam satu tabel.

- Child record dalam tabel hanya dapat ditambahkan bila masih

berhubungan dengan parent record dalam satu tabel.

6. Format Checks. Format checks memastikan bahwa tipe, panjang, dan

format data yang kita masukan benar, sehingga hanya data yang

tipenya benar yang dapat dimasukan dalam formulir dan tabel.

7. Validation Rules. Sebuah validation rules menetapkan batas atau kondisi

apa yang dapat dimasukan pada satu atau lebih field. Ketika aturan itu

dilanggar maka sistem akan memberi petunjuk yang membantu

42

pemakai untuk mengerti informasi apa saja yang bisa dan tidak dapat

dimasukan dalam field tersebut. Validation text adalah pesan yang

muncul ketika data yang dimasukan tidak sama dengan validation

rules.

8. Defaults. Tipe lain dari control melibatkan default pada saat data

dimasukan. Sebagai contoh pada saat kita ingin menuliskan tanggal

maka tanggal tersebut dapat diset berdasarkan tanggal event terjadi.

9. Computer-Generated Values. Akurasi dan efesiensi juga dapat

ditingkatkan dengan computer-generated values. Komputer dapat

mengkalkulasi misalnya pajak penjualan, sehingga pemakai tidak perlu

menghitung dan memasukan pajak penjualan tersebut.

10. Prompt User to Accept/Reject Data. Banyak aplikasi yang meminta

pemakainya untuk mereview data yang dimasukan dan menanyakan

apakah pemakai akan menerima, mengedit, atau menolak informasi

yang telah pemakai masukan. Cara seperti ini membuat pemakai dapat

mengidentifikasi kemungkinan kesalahan yang dapat terjadi dan segera

melakukan perbaikan, sehingga dapat meningkatkan akurasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa formulir adalah tempat untuk

memasukan data-data tertentu untuk kemudian dijadikan informasi yang

berguna, formulir dapat berupa secarik kertas yang memiliki ruang untuk

diisi dan bisa juga berupa tampilan layar (form).

43

2.1.12 Pengertian Interface

Menurut Mathiassen (2000, p151) Inteface is facilities that make a

systems model and functions available to actors. Interface adalah

Fasilitas yang membuat model sistem dan functions dapat berinteraksi

dengan user.

Menurut Jones dan Rama (2003, p326) Form interface element are

objects on forms used for entering information or performing action. All

aspect of the form are controled by the interface element. Some of these

object provide an oportunity to improve internal control over data entry.

Elemen-elemen layar tampilan formulir (form interface element) adalah

objek yang ada pada form yang digunakan untuk memasukan informasi.

Semua aspek dari formulir dikendalikan oleh interface element . Beberapa

dari objek yang ada pada form interface element dapat memberikan

pengendalian intern pada setiap data yang dimasukan.

Menurut Jones dan Rama (2003, p326-327) yang termasuk elemen-

elemen pada layar tampilan formulir (form interface) adalah :

1. Text box. Text box adalah ruang yang terdapat pada formulir yang

digunakan untuk memasukan informasi yang kemudian dimasukan

pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang bersumber dari

tabel.

2. Label menolong agar para pemakai mengerti informasi apa saja yang

harus dimasukan.

3. Look-Up Feature. Sebuah look-up feature biasanya berada pada text

box, digunakan untuk memasukan foreign keys.

44

4. Command Button. Command button digunakan untuk melakukan

suatu tindakan.

5. Radio Button. Radio button digunakan untuk memilih salah satu dari

beberapa pilihan yang tersedia.

6. Check Boxes. Check boxes fungsinya hampir sama dengan radio

button, hanya saja check boxes dapat memilih lebih dari satu pilihan

yang tersedia.

2.1.13 Pengertian Laporan (Report)

Menurut Jones dan Rama (2003, p256) Most reports have a report

header, a page header, a page footer, and report footer. Kebanyakan

reports memiliki sebuah report header, page header, Page footer, dan

report footer.

Menurut Post (2002, p230) report are typically printed on paper,

but they are increasingly being created for direct display on the screen.

Report are used to format the data and present result from complex

analysis. Report biasanya di cetak pada kertas, tapi saat ini banyak report

dibuat pada tampilan layar. Report digunakan untuk memformat data dan

menampilkan hasilnya dari analisis yang kompleks.

Menurut Haryanto (2003, p27) report seperti halnya form,

digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi

yang siap cetak dilembaran kertas.

Menurut Jones dan Rama (2003, p257) report memiliki layout

sebagai berikut :

45

1. Label Boxes dan Text Boxes. Label boxes berfungsi untuk

menampilkan teks dan tidak terpengaruh oleh data pada tabel. Text

boxes berfungsi untuk menampilkan data yang berasal dari tabel.

Informasi yang ditampilkan dalam text box tergantung isi dari tabel

yang mendasarinya.

2. Grouping Attribute. Grouping Attribute berfungsi untuk

mengelompokan report, misalnya suatu report akan menampilkan

informasi tentang suatu produk maka data-data yang terkait dengan

produk dikelompokan berdasarkan produk.

3. Group Header. Group header digunakan untuk menampilkan

informasi yang umum pada group tersebut.

4. Group detail. Group detail digunakan untuk menampilkan informasi

yang berhubungan dengan group tersebut.

5. Group Footer. Group footer dapat digunakan untuk memberikan

informasi yang berguna pada grouped report. Group footer

seringkali digunakan untuk menampilkan ringkasan informasi

group tersebut.

Jadi dapat disimpulkan bahwa report adalah sebuah presentasi dari

data yang telah diformat dan diorganisasikan untuk menampilkan

informasi tertentu sehingga dapat dijadikan acuan terhadap pengambilan

keputusan dimasa yang akan datang.

46

2.1.14 Pengertian Navigation Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p344), a navigation diagram is a

special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamic of

the user interfaces. Navigation diagram adalah sejenis statechart diagram

yang fokus pada keseluruhan user interface yang dinamis, diagram ini

menunjukan windows yang ada dan transisi yang antara windows-

windows tersebut.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari

http://www.opfro.org/index.html?Components/WorkProducts/Diagr

amSet/Architecture/NavigationDiagram/NavigationDiagram.html~Conten

ts, yang dimaksud dengan navigation diagram adalah :

A navigation diagram is a low-level architecture diagram work

product that documents how to navigate around the presentation

components of an application.

Navigation diagram adalah sebuah produk kerja low-level

architecture diagram yang mendokumentasikan bagaimana navigasi dari

komponen yang ada pada sebuah aplikasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah suatu

diagram yang menunjukan bagaimana interaksi dari keseluruhan interface

yang ada pada sebuah aplikasi.

47

Gambar 2.5 Navigation Diagram (Mathiassen, 2000, p160)

48

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian Persediaan

Menurut Usry (2004, p279) Manajemen persediaan yang efektif adalah

penting untuk menyediakan layanan terbaik bagi pelanggan, untuk

melakukan produksi secara efisien, dan untuk mengendalikan investasi

dalam persediaan.

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan

produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku,

persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan

suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu

golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang

dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001, p553).

Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2002, p350), Inventory is use to

indicate (1) merchandise held for sale in normal course of bussines and (2)

materials in the process of production or held for production. Persediaan

digunakan untuk mengindikasikan (1) barang yang diperoleh untuk dijual

dalam bisnis dan (2) materials dalam proses dari produksi atau diperoleh

untuk produksi.

Disimpulkan bahwa pengertian persediaan suku cadang adalah barang

yang tersedia untuk digunakan dalam menunjang kegiatan bisnis normal

perusahaan.

49

2.2.2 Metode Pencatatan Persediaan

Ada dua macam metode pencatatan persediaan: Metode mutasi

persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik

(physical inventory method).

Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan

dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Di bagian

gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan

dan mutasi tia jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang

tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang namun hanya berisi informasi

kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini

disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik

barang di gudang. Selain kartu gudang, bagian gudang juga

menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat

penyimpanan barang. Kartu barang ini berfungsi sebagai identitas barang

yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk

mencatat mutasi kuantitas barang. Di bagian kartu persediaan (fungsi

akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat

kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu

persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang

diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini

merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam

buku besar. (Mulyadi, 2001, p556).

50

2.2.3 Metode Perhitungan Harga Pokok Persediaan

Ketika biaya aktual dicatat dalam sistem persediaan perpeptual, setiap

pengeluaran bahan baku dibebankan sebagai biaya saat bahan baku tersebut

berpindah dari gudang ke barang dalam proses sebagai bahan baku langsung.

Metode yang paling umum untuk menghitung biaya persediaan adalah

metode first in, first out (FIFO); rata-rata tertimbang; dan last in, first out

(LIFO). (Usry, 2004, p302)

2.2.3.1 Metode First-In, First-Out (FIFO)

Ketika bahan baku dikeluarkan, metode FIFO membebankan biaya

bahan baku tersebut sesuai dengan harga persediaan tertua yang ada di

gudang. Metode FIFo adalah mudah apabila hanya ada beberapa

penerimaan bahan baku yang berbeda di catatan bahan baku pada suatu

saat, tetapi akan merepotkan apabila pembelian seringkali dilakukan

dengan harga yang berbeda-beda dan jika unit dari beberapa pembelian

ada di dalam gudang pada saat yang bersamaan. (Usry, 2004, p303)

2.2.3.2 Metode Biaya Rata-Rata Tertimbang

Metode rata-rata tertimbang mengasumsikan bahwa biaya dari setiap

pengeluaran bahan baku merupakan campuran dari semua biaya

pengiriman yang ada di gudang pada saat pengeluaran tersebut terjadi.

Jika persediaan cenderung terdiri atas item-item kecil dengan harga per

unit yang kecil, dan jika harga sering kali mengalami perubahan, metode

perhitungan biaya rata-rata tertimbang akan sangat menarik, karena

praktis dan tidak rumit. (Usry, 2004, p303)

51

2.2.3.3 Metode Last-In, First-Out (LIFO)

Metode LIFO membebankan biaya dari pembelian yang paling

terakir dalam persediaan ke setiap batch bahan baku yang dikeluarkan ke

produksi. Logika di balik metode ini adalah biaya yang paling terkhirlah

yang paling mendekati biaya pergantian unit yang digunakan sehingga

merupakan biaya yang paling berarti untuk dikaitkan dengan pendapatan

dalam menghitung laba. (Usry, 2004, p305) 48

2.2.4 Sistem Dan Prosedur Yang Bersangkutan Dengan Sistem Akuntansi

Persediaan

Menurut Mulyadi (2001, p559) sistem akuntansi persediaan terdiri dari

9 prosedur, yaitu :

1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi. Prosedur ini merupakan salah satu

prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini

dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening

Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening Barang

Dalam Proses.

2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang Dijual.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam system penjualan

disamping prosedur lainnya seperti: prosedur order penjualan, prosedur

persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan,

prosedur pencatatan piutang.

3. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang Diterima

Kembali Dari Pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan

oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi

52

persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam

kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan menambah

kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu

persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan

salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan.

4. Prosedur Pencatatan Tambahan Dan Penyesuaian kembali Harga

Pokok Persediaan Produk Dalam Proses. Pencatatan persediaan

produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir

periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan

keuangan tahunan.

5. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dibeli.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang

dibeli.

6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dikembalikan

Kepada Pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan

kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi

persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas dan harga

pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu

persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu

prosedur yang membentuk sistem retur pembelian.

7. Prosedur Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang. Prosedur ini

merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya

produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan

53

baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang

dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.

8. Prosedur Pencatatan Tambahan Harga Pokok Persediaan Karena

Pengembalian Barang Gudang. Transaksi pengembalian barang

gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.

9. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan. Sistem penghitungan fisik

persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung

secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya

digunakan untuk oleh perusahaan untuk meminta pertanggungjawaban

bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan

pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan

catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan

penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan.

Dalam bagian ini diuraikan sistem penghitungan fisik persediaan yang

merupakan salah satu unsur pengendalian intern melekat terhadap

persediaan.

Sistem Perhitungan Fisik Persediaan, yang terdiri dari 4 prosedur :

1. Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini, tiap jenis

persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara

independent yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik.

2. Prosedur Kompilasi. Dalam prosedur ini, pemegang kartu

penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam

bagian ke -3 dan bagian ke -2 kartu penghitungan fisik.

54

3. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini

Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis

persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik

berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan.

2.2.5 Metode Just In Time

Ketika barang dibutuhkan maka bagian gudang akan mencatat barang

yang dibutuhkan lalu mengecek ke supplier apakah barang yang dibutuhkan

tersedia, apabila tersedia bagian gudang akan memesan barang sesuai

permintaan user dari persetujuan pihak operasional dan pembelian. Metode

Just In Time mudah dan efisien karena apabila user memerlukan berbagai

jenis barang dan ukuran yang berbeda-beda maka barang akan datang ke

pihak gudang dan langsung keluar untuk dipakai,tanpa ada penyimpanan

barang yang segitu banyak jenisnya dan tidak mengurangi nilai barang itu

sendiri. Menurut artikel yang kami peroleh dari

http://id.shvoong.com/business-management/management/1698751-

implementasi-time-dalam-bidang-produksi/

2.2.6 Reoder Point (ROP)

Berdasarkan website http://en.wikipedia.org/wiki/Reorder point,

Reoerder Point adalah level minimum persediaan saat pesanan baru harus

segera dilakukan. Rumus ROP berdasarkan website

http://en.wikipedia.org/wiki/Reorder point, adalah

ROP = average usage per unit of lead time x lead time + safety stock

55

Menurut Keown et al (2000, p755), gambar Reoder Point adalah

sebagai berikut :

Gambar 2.6 Reoder Point (ROP)

2.2.7 Pengertian Safety Stock

Menurut Keown et al (2000, p754), safety stock keamanan adalah

persediaan yang dipegang untuk mengakomodasi pengunaan yang luar biasa

dan tak diharapkan selama waktu pengiriman.