Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuOdjel za matematiku

Preddiplomski studij matematikeSveučilišni nastavnički studij matematike i informatike

Seminarski rad iz kolegija:Uredsko poslovanje

Naslov rada:Groupware – novosti u dizajniranju organizacije ureda

Studenti:Ivana Bacelj, broj indeksa: 1026, grupa: AInes Burazin, broj indeksa: 981, grupa: A

Osijek, prosinac 2012.

1

Sadržaj:

1. UVOD.....................................................................................................................................32. OBILJEŽJA GROUPWAREA...............................................................................................43. CILJ I SMISAO GROUPWAREA.........................................................................................54. INOVACIJE U OBLIKOVANJU ORGANIZACIJE UREDA..............................................6

4.1. T-OBLIK ORGANIZACIJE............................................................................................64.2. VIRTUALNA ORGANIZACIJA....................................................................................74.3. MREŽNA ORGANIZACIJA..........................................................................................84.4. IZVRNUTA ORGANIZACIJA.......................................................................................84.5. TIMSKA ORGANIZCIJA...............................................................................................84.6. PROCESNA ORGANIZACIJSKA STRUKTURA........................................................9

5. ZAKLJUČAK.........................................................................................................................9LITERATURA.....................................................................................................................10

2

1. UVOD

Rudi Hirschheim rekao je da je ured mjesto gdje se zaposlenik mora nalaziti negdje između vremena, pri čemu mora biti sposoban odgovarati na različite upite. S obzirom da je organizacija ureda bila u stalnoj promjeni, uvodi se novi uredski trend.

Groupware koncept je prvi put spomenut 1960.-ih godina, a ime su uveli Trudy i Peter Johnson-Lenz. 1988. godine Englebart je Groupware definirao kao „..suradnja pomognuta računalom koja povećava produktivnost ili funkcionalnost međuljudskih procesa“.

Groupware u svojoj ideji predstavlja zajedništvo ova tri faktora:o komunikacije – oslanjanje na e-mail sustavo suradnja (kolaboracija) – razmjena ideja i baza podatakao koordinacija – automatizacija poslovnih procesa.

Slika 1. (Groupware map)

3

2. OBILJEŽJA GROUPWAREA

Groupware unosi promjene u automatizaciji ureda s naglaskom na dijeljenje informacija, znanja i vještina. Definicija ureda se usvaja kao grupa ljudi koji određeno vrijeme rade na ostvarivanju nekog cilja. Ta grupa ne mora nužno biti formirana od ljudi iste organizacije, nego se naprotiv potiče timski rad ljudi iz različitih sredina.

Pojam radne grupe obuhvaća skupinu ljudi koji rade zajedno na postizanju zadanog cilja. Sastoji se od dva ili više pojedinaca koji međusobno surađuju radi izvršavanja neke funkcije, a pritom imaju definirane odnose među ulogama i skup normi koje upravljaju funkcioniranjem grupe i svim njezinim članovima. Osnovne aktivnosti grupe obuhvaćaju:

o komunikaciju (interna i eksterna)o zajedničku analizuo nadgledanje i kontrolu rada.

Sve organizacije su sastavljene od: odjela, jedinica, projektnih timova i sl., koje su vezane za neki ured, a u poslovanju se oslanjaju na podršku sustava za automatizaciju ureda. Sustav je zamišljen tako da bude u službi različitih grupa unutar organizacije. Kako grupa komunicira međusobno, tako treba komunicirati s okolinom (kupcima, dobavljačima i sl).

Na groupware možemo gledati kao na novu poslovnu filozofiju jer je to novi princip rada. Taj princip dovodi do novih organizacijskih standarda ponašanja i vrijednosti. Sastoji se od hardwarea, softwarea i kompjutorskih mreža na kojima je temeljen uredski rad. Novost koncepcije je njihovo povezivanje s ciljem da se tehnologijom podrži grupni rad.

3. CILJ I SMISAO GRUPWAREA

4

Smisao ogranizacijske promjene ureda i primjene novih tehnologija usmjeren je na povećanju efikasnosti, cjelokupne vrijednosti znanja i unapređenje procesa koji se oslanjaju na automatizaciju ureda.

Svrha groupwarea u uredu je da potpomaže timovima u ostvarivaju komunikacijskih i organizacijskih ciljeva pomoću kojih se olakšavaju svi modeli grupnog rada te vodi boljoj suradnji. Cilj groupwarea predstavlja napredak u automatizaciji poslovanja, pomažući u nerutinskim, profesionalnim zadacima. Groupware prvenstveno donosi profit visoko obrazovanim djelatnicima.

Groupware je poveznica koja prevladava vremenska i prostorna ograničenja te informacije čini u potpunosti dostupnima. U psihološkom smislu groupware sustavi potiču izražavanje osobne kreativnosti te tako unaprjeđuju komunikaciju između osoba različitih struka i gledišta. Također omogućuje nove oblike interakcije, poput razmjene anonimnih prijedloga i komentara.

Baš kao što je nekada bio rad na daljinu, danas je groupware izazov za menadžere kojima je zadatak pronaći nove načine rukovođenja i nadzora.

Slika 2. Rad na daljinu

4. INOVACIJA U OBLIKOVANJU ORGANIZACIJE UREDA

5

Rudi Hirschheim je definirao ured kao prostor u kojem se nalazi zaposlenik koji mora biti u stanju dati odgovor na različite upite. Zbog stalne promjene pojma ureda, mijenja se i sama organizacija ureda. Novi trendovi u organizaciji ureda mogu se sažeti u nekoliko strateških oblika:

o T-oblik organizacijeo Virtualna organizacijao Mrežna organizacijao Izvrnuta organizacijao Timska organizacijao Procesna organizacijska struktura.

4.1. T-OBLIK ORGANIZACIJE

Zbog utjecaja informacijske i komunikacijske tehnologije organizacija se mijenja, pri čemu postaje ovisna o tehnologiji rada, komuniciranja i povezivanja. Svaki ured postaje organizacija otvorenog tipa. T-oblik organizacije je atraktivniji od drugih zbog međusobnog umrežavanja i povezivanja organizacija.

Slika 3. T-oblik organizacije

T-oblik organizacije je oblik umreženih organizacija: dobavljača, kupaca, strateških partnera i ostalih virtualnih jedinica. Funkcijski odjeli se zamjenjuju projektnim timovima, jednostavni zadaci multidimenzionalnim zadacima te se od zaposlenika traži cjelovita naobrazba, a rad je usmjeren prvenstveno na zadovoljstvo kupaca.

6

4.2. VIRTUALNA ORGANIZACIJA

Virtualna organizacija je prividna organizaciji čiji djelatnici ne rade fizički zajedno, nego svatko radi posao od svoje kuće. Temelji se na telematičkim rješenjima i traži se promjena u načinu rada te rješavanja problema kuća-ured. Značajke su: povećanje konkurentske sposobnosti, povećanje fleksibilnosti i adaptibilnosti na okolinu, povećanje kvalitete proizvoda i usluga, povećanje kvalitete poslovne komunikacije i smanjenje troškova poslovanja. U budućnosti će znatno promijeniti organizaciju poduzeća što će se ogledati u timskim radovima, neodređenom opisu poslova, većoj komunikaciji zaposlenih s dobavljačima i kupcima i većem izazovu s rizicima. Najbolji primjer ove organizacije je mreža kućnih proizvođača te medijska i novinarska industrija.

Slika 4. Virtualna organizacija

7

4.3. MREŽNA ORGANIZACIJA

Mrežna organizacija povezuje mreže i njihove strukture, ali bez uspostave nadstrukture. Sve karakteristike virtualne organizacije vrijede i za mrežnu organizaciju. Oblici mreže mogu biti:

o oblik lanca – samo neki članovi mreže imaju neposredne vezeo oblik kotača – jedan se član mreže ima ključnu uloguo višekanalne mreže – sve članice međusobno povezane.

Slika 5. Oblici mrežne organizacije

4.4. IZVRNUTA ORGANIZACIJA

Izvrnuta organizacija je oblik nehijerarhijske organizacije koja je najpogodnija onda kada individualni stručnjaci imaju najveći dio organizacijskog znanja. Također je prikladna za poduzeća koja se bave direktnom prodajom jednog proizvoda ili asortimana na širokom području (npr. kozmetika i životno osiguranje) te brojne znanstvene, obrazovne i zdravstvene institucije. Ne pokazuje kako organizacija stvarno izgleda, već filozofiju i usmjerenost prema kupcima. Djelotvornost je uvjetovana snažnom potporom svakog člana jer se oslanja na visokoobrazovane stručnjake. Dobar primjer ove organizacije je američka tvrtka NovaCare gdje 5000 terapeuta rade iste poslove pri čemu je svaki od njih samostalan, a druge službe im ne naređuju, nego ih podržavaju.

4.5. TIMSKA ORGANIZACIJA

Timska organizacija u kontekstu organizacijske strukture je zapravo način organizacije u kojoj dominira timska struktura. Tim je grupa dvoje ili više pojedinaca koji za cilj imaju rješavanje nekog zajedničkog problema. Angažman timova pomaže u otklanjanju slabosti strukture klasičnog ureda. Menadžeri pomažu u zajedničkom rješavanju problema.

8

Slika 6. Primjer timske organizacije

4.6. PROCESNA ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

Procesna organizacijska struktura okuplja ljude iz pojedinih poslovnih funkcija u procesne timove koji obavljaju određene funkcije. Karakteristike strukture:

o proces određuje strukturu – najviše 5 ključnih procesa definira proces organizacijeo da bi se povećala efikasnost pojednostavljuju se i obogaćuju radni procesi, eliminiraju

nevažni zadacio važnosti timova – samoupravljački, odgovori za postizanje ciljevao osnovni cilj – zadovoljstvo kupca

5. ZAKLJUČAK

Možemo zaključiti da je groupware budućnost poslovanja. U budućnosti će se morati puno ulagati kako bi se prihvatili trendovi oblikovanja i uvođenja u poslovanja kako u velikim tako i u malim tvrtkama.

9

LITERATURA

1. V. Srića, A. Kliment, B. Knežević, Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti

automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.2. http://autopoiesis.foi.hr/wiki.php?name=KM+-+Tim+32&parent=NULL&page=T-

oblik%20organizacije3. http://organizacija.awardspace.biz/poglavlje_3/glava_3_4.htm 4. http://www.scribd.com/doc/39197920/Skripta-Poslovna-organizacija 5. http://www.scribd.com/doc/82590360/51/PROCESNA-ORGANIZACIJSKA-

STRUKTURA

10