1. 1. Zarzdzanie wiedz Podrcznik dla firm 2.0 Publikacja powstaa w wyniku projektu zrealizowanego przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu Uczenie si przez cae ycie. Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja Europejska ani Narodowa Agencja nie ponosz odpowiedzialnoci za umieszczon wniej zawarto merytoryczn ani za sposb wykorzystania zawartych w niej informacji
2. 2. Niniejszy podrcznik zosta opracowany w ramach projektu Knowledge Management 2.0 for SMEs wspfinansowanego przez Leonardo da Vinci Lifelong Learning Programme. Konsorcjum wdraajce projekt tworz: Fundacja Obserwatorium Zarzdzania (FOZ) Fakultet organizacije I informatike Sveuilita u Zagrebu (FOI) MFG Baden-Wrttemberg mbH, Public Innovation Agency for ICT and Media (MFG) Nowoczesna Firma S.A. (NF) Instituto Tecnolgico de Aragn (ITA) Autorzy: Marta Mazur (FOZ) Darko Grabar (FOI) Petra Koruga (FOI) Georg Sedlbauer (MFG) Karolina Sikorska (NF) Elena Pallars Beamonte (ITA) Knowledge Management 2.0 for SMEs km20.eu 2014
3. 3. SPIS TRECI WPROWADZENIE 3 O podrczniku 4 Cel podrcznika 4 Struktura podrcznika 4 Grupa docelowa 4 Zarzdzanie wiedz 2.0 5 Czym jest Zarzdzanie wiedz 2.0 5 Korzyci z zarzdzania wiedz dla MP 7 Ograniczenia i trudnoci w zarzdzaniu wiedzoraz jak radzi sobie z tymi problemami 8 Jak motywowa pracownikw 9 PROCESY ZARZDZANIA WIEDZ 11 NARZDZIA ZARZDZANIA WIEDZ 14 Narzdzia mediw spoecznociowych15 Narzdzia wideo 22 Narzdzia wsppracy 31 Inne narzdzia38 STRATEGIA ZARZDZANIA WIEDZ 2.0 46 Stosowane strategie zarzdzaniawiedz 47 Elementy strategii zarzdzaniawiedz 51 Jak wdroy strategi Zarzdzania wiedz 2.0 w organizacji 58 MATRYCA ZARZDZANIA WIEDZ 2.0 61 BIBLIOGRAFIA 62
4. 4. 01 WPROWADZENIE
5. 5. Zarzdzaniewiedz2.0 4 O PODRCZNIKU CEL PODRCZNIKA Zarzdzanie wiedz jest szczeglnie wane w sektorze maych i rednich przedsi- biorstw (MP) i moe znaczco poprawi wyniki biznesowe oraz potencja innowacyjny firm. Tradycyjne metody zarzdzania wiedz czsto s jednak zbyt sformalizowane, skomplikowane, czasochonne i zbyt kosztowne dla MP. Rozwizania Web 2.0, takie jak sieci spoecznociowe, wykorzystywane do komunikacji, wsppracy i dzielenia si wiedz wobrbie firm lub pomidzy nimi oferuj ogromn przewag konkurencyjn w formie wikszej innowacyjnoci, produktywnoci, szybkoci dziaania i oszczdnoci. Wieleprzedsibiorstw korzysta ju z niektrych technologii proponowanych w ramach omawianej metodyki, a przy niewielkim dodatkowym wysiku mona je atwo przeksztaci w praktyczn strategi zarzdzania wiedz. Niniejszy podrcznik Zarzdzania wiedz 2.0 zapewnia solidne podstawy, aby przeprowadzi firmy, ktre chc profesjonalnie zarz- dza wiedz multimedialn, przez proces wdraania Zarzdzania wiedz 2.0. STRUKTURA PODRCZNIKA Podrcznik pokazuje i objania, jak zarzdza treciami multimedialnymi i jak odpowied- nio dostosowywa tradycyjne techniki zarzdzania wiedz w kontekcie multimedialnym. Podrcznik podzielony jest na pi rozdziaw. W rozdziale pierwszym czytelnicy znajd oglne informacje o podrczniku i poznaj podstawy Zarzdzania wiedz 2.0. W rozdziale drugim opisano procesy, w ramach ktrych moliwe jest zastosowanie rnych narz- dzi do zarzdzania wiedz. Narzdzia te przedstawiono w rozdziale trzecim. Kwestie dotyczce strategii zarzdzania wiedz opisano za w rozdziale czwartym. Czytelnicy znajd tam informacje o stosowanych strategiach zarzdzania wiedz i ich elementach oraz dowiedz si, jak opracowa i wdroy strategi Zarzdzania wiedz 2.0 w swoich organizacjach. W ostatnim rozdziale przedstawiono MATRYC Zarzdzania wiedz 2.0. GRUPA DOCELOWA Niniejszy podrcznik ma wspiera firmy i organizacje we wdraaniu systemu zarz- dzania wiedz w oparciu o multimedialne treci tworzone przez uytkownikw oraz narzdzia komunikacji i wsppracy Web 2.0. Podrcznik adresowany jest przede wszyst- kim domaych i rednich przedsibiorstw, ktrym ma pomc skuteczniej stosowa nowetechnologie. Zarzdzanie wiedz 2.0 pomaga firmom wykorzysta szanse zwizane z dzieleniem si wiedz wewntrz i na zewntrz organizacji oraz wspiera wspprac, innowacyjno iniesformalizowan, spoecznociow form nauki. Pozwala to kadej firmie stworzy organizacyjne centrum wiedzy, czce skuteczne przechowywanie, organizacj, klasy- fikacj, udostpnianie i odzyskiwanie treci oraz daje moliwo dzielenia si wiedz zosobami spoza organizacji.
6. 6. Wprowadzenie 5 ZARZDZANIE WIEDZ 2.0 CZYM JEST ZARZDZANIE WIEDZ 2.0 Pierwszym krokiem na drodze do zrozumienia zarzdzania wiedz jest odrnienie jej od danych i informacji. Dane oraz informacje nie s wiedz, cho wiedza nie moe bez nich istnie (Saaristo, 2012). Nowa wiedza powstaje, gdy jaka osoba dokonuje pocze- nia obecnych przekona z informacjami opracowanymi na podstawie danych. Koskinen iPihlanto definiuj dane jako surowe fakty, takie jak liczby i litery, ktre osadzane s wkontekcie, aby stworzy informacje. czenie informacji z istniejcymi przekonaniami, umiejtnociami i postrzeganiem wybranej osoby pozwala stworzy wiedz. Dane, infor- macje i wiedza s zatem odrbnymi elementami (Koskinen i Pihlanto, 2008; Saaristo, 2012). Istnieje wiele definicji zarzdzania wiedz. Seiner definiuje zarzdzanie wiedz jako kon- cepcj, w ktrej przedsibiorstwo gromadzi, organizuje, udostpnia i analizuje wiedz jednostek i grup w obrbie organizacji w sposb, ktry bezporednio wpywa na wyniki (Seiner, 2001). Wedug Levinson zarzdzanie wiedz jest procesem, poprzez ktry organizacje tworz warto ze swoich zasobw intelektualnych i w oparciu owiedz (Levinson, 2007). Inn definicj zarzdzania wiedz przedstawia Sveiby, ktry twierdzi, e zarzdzanie wiedz obejmuje identyfikacj i analiz dostpnych i potrzebnych zaso- bw wiedzy i procesw tak aby osign cele organizacyjne (Sveiby, 1996). Villegas definiuje zarzdzanie wiedz jako proste przekazywanie wiedzy od jednej osoby do drugiej, na skutek czego odbiorca moe korzysta ze zgromadzonej wiedzy bardziej dowiadczonych czonkw organizacji lub grupy (Villegas, 2000). Zarzdzanie wiedz jest systemem cyklicznym, ktry umoliwia organizacji skuteczne osiganie swoich celw dziki moliwoci przeksztacania wiedzy ukrytej i jawnej w zwyczaje, lepsze planowanie i realizacj (Estacio, 2006). Rysunek 1. Rodzaje wiedzy Rodzaje wiedzy Trudno zarzdzania wiedz wzrasta Zoono Odjawnejdoukrytej Wiedza mechaniczna Wiedza dynamiczna Wiedza chaotyczna rdo: Notes from Master in Leadership Experience Team Academy w Euskadi. Rozwj Internetu i jego dojrzewanie w ostatnim dziesicioleciu, dua liczba ludzi, ktrzy maj dostp do Internetu za porednictwem urzdze stacjonarnych i mobilnych, oraz ewolucja sektora programistycznego przeoyy si na fenomen Web 2.0 (Levy, 2009).
7. 7. Zarzdzaniewiedz2.0 6 Web2.0 koncentruje si na ludziach i wprowadza nowy trend, ktry naleaoby zasto- sowa w zarzdzaniu wiedz (Levy, 2009), (Alvarez et al.). Levy przeanalizowaa zasady Web2.0 z perspektywy zarzdzania wiedz i dosza do wniosku, e s one bardzo zbli- one do zasad zarzdzania wiedz (Levy, 2009), (Alvarez et al.). Rysunek 2. Proces zarzdzania wiedz Kapita sieciowy Przepyw wiedzy Zrozumienie rodowiska tworzenia wiedzy Powstanie wiedzy Stosowanie wiedzy w praktyce i nabywanie nowej wiedzy Dokumentowanie wiedzy rdo: Notes from Master in Leadership Experience Team Academy w Euskadi. Zarzdzanie wiedz 2.0 to szereg czynnoci i procesw zaprojektowanych w celu identy- fikowania, rejestrowania, tworzenia, stosowania i udostpniania wiedzy jawnej i ukrytej w obrbie organizacji przy pomocy narzdzi Web 2.0 oraz innych narzdzi zwizanych z nowymi technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi. Zarzdzanie wiedz 2.0 ma charakter spoecznociowy, tj. poszczeglne osoby tworz wiedz razem z innymi (przejcie od jednostki do zbiorowoci) i dziel si swoj wiedz przy pomocy nowych technologii. Celem Zarzdzania wiedz 2.0 jest zwikszenie skutecznoci i efektywnoci pracownikw, osignicie celw organizacyjnych i poprawa konkurencyjnoci organizacji na rynku. Rysunek 3. Transfer wiedzy Poziom sieci Poziom organizacji Poziom zespou Poziom grupy Poziom makro Poziom makroPoziom mikro rdo: Notes from Master in Leadership Experience Team Academy w Euskadi.
8. 8. Wprowadzenie 7 KORZYCI Z ZARZDZANIA WIEDZ DLA MP W Unii Europejskiej MP stanowi 99% wszystkich przedsibiorstw, zapewniaj okoo 65 milionw miejsc pracy i s wanym rdem innowacji (Komisja Europejska, 2006). Przewiduje si, e rozwj MP bdzie gwnym czynnikiem sukcesu w kolejnych deka- dach na caym wiecie. MP s rdem miejsc pracy, udoskonale technologicznych iinnowacyjnoci, a take wysokich dochodw (Valaei i Aziz, 2012). Innowacyjno i szybki rozwj MP wymagaj przyspieszonego wykorzystania wiedzy, ktr naley skutecznie, efektywnie i bezpiecznie zarzdza (Hylton, 2002). Sama wiedza jest towarem, ktry zapewnia jedyn przewag konkurencyjn. Aby utrzyma konkuren- cyjno, firmy musz zyska wiedz, a nastpnie szybko j skoordynowa i wykorzysta. MP musz zatem pozna najpierw swoje zasoby wiedzy, a nastpnie okreli, jak nimi zarzdza i jak je wykorzystywa, aby uzyska jak najwysze zyski (Lee et al., 2005). Do mocnych stron MP nale (Egbu, 2001), (Lee et al., 2005): mniej formalne strategie komunikowanie wiedzy i szybkie podejmowanie decyzji s sprawniejsze, a nieformalne spoecznoci dziaaj skutecznej, nieformalne spoecznoci, ktre zwikszaj zaangaowanie pracownikw i ich otwar- to wobec systemw zarzdzania wiedz, szybsze reagowanie na zmieniajce si wymogi rynkowe oraz wiedza niezbdna do zaspokojenia potrzeb rynkowych. Wedug Egbu i Lee saboci MP obejmuj: niezdolno do finansowania dugookresowych i ryzykownych programw zarzdzania, sabo w zakresie specjalistycznych kompetencji technologicznych, sabo inwestycji w szkolenia i edukacj (Egbu, 2001; Lee et al., 2005). Pozostae sabe strony MP (Rothwell i Dodgson, 1994) polegaj na tym, e MP maj niewielkie dowiadczenie w zarzdzaniu, zajmuj nierwn pozycj podczas wsppracy z duymi firmami oraz maj trudnoci ze skomplikowanymi przepisami (Lee et al., 2005). Obecnie systemy informacyjne su nie tyle zarzdzaniu informacj, co zarzdzaniu wiedz. Aby utrzyma konkurencyjno, MP wprowadzaj zarzdzanie fachow wiedz, ktra stanowi najcenniejszy zasb firmy (Valaei i Aziz, 2012). Poczenie rnych rodza- jw wiedzy moe zapewni przedsibiorstwu przewag konkurencyjn, jeeli spenione zostan trzy kryteria: wiedza musi by cenna z punktu widzenia kluczowej kompetencji firmy (skutecznie tworzy warto dodan do kluczowych zada bd kompetencji), wiedza musi by trudna do naladowania i zastpienia przez konkurencj (patenty wymaga to przejcia od wiedzy ukrytej do jawnej i moe by kosztowne), bd zachowanie wiedzy ukrytej jako takiej i wykorzystywanie jej jako wiedzy osobistej lub spoecznociowej (Krogh et al., 2000; Saaristo, 2012). McAdam i Reid odkryli pewne rnice w zarzdzaniu wiedz: sektor MP wydaje si mniej zaawansowany pod wzgldem tworzenia wiedzy, ma bardziej mechaniczne podejcie do tworzenia wiedzy i w mniejszym stopniu polega na interakcjach spoecznych. Sektor MP okaza si sabszy w prowadzeniu formalnych i systematycznych dyskusji sucych dzieleniu si wiedz ukryt ni due firmy, ktre byy rwnie mocniejsze w formalnych strategiach zarzdzania wiedz (McAdam i Reid, 2001).
9. 9. Zarzdzaniewiedz2.0 8 Na podstawie badania przeprowadzonego wrd 12 MP w Holandii Beijerse stwierdzi brak wyranej polityki ukierunkowanej na strategiczne zarzdzanie wiedz (Beijerse,2000). Corso podkrela, e mae przedsibiorstwa kad zwykle wikszy nacisk na zarzdza- nie wiedz ukryt ni due firmy oraz e kanay komunikacji w MP ustanawiane s czciej pomidzy firmami ni w obrbie organizacji (Corso et al., 2003). Cz bada powicono wykorzystaniu teleinformatyki do zarzdzania wiedz w MP. Dowiedziono, e mniejsze firmy nie dysponuj rodkami finansowymi i wykwalifikowan kadr ani te fachow wiedz i czasem, aby mc inwestowa w zaawansowan teleinformatyk (Edvardsson,2006). Niektrzy autorzy, na przykad Salojarvi, twierdz, e firmy, ktre systematycznie wykorzy- stuj zarzdzanie wiedz, rozwijaj si szybciej (roczny wzrost sprzeday) ni firmy, ktre nie maj strategii ani praktyki zarzdzania wiedz (Salojarvi et al., 2005; Edvardsson,2006). Wedug ODella organizacje stosujce najlepsze praktyki maj rnorodne uzasadnienia biznesowe dla wdroenia inicjatyw zarzdzania wiedz (ODell et al., 2003). Do najpow- szechniejszych nale obnienie kosztw, ponowne wykorzystanie wiedzy i zdobytych dowiadcze, szybko, innowacja, ponowne wykorzystanie know-how z zakresu zarzdza- nia wiedz, kreowanie marki i wyrnialno oraz lepsza jako wiedzy (Edvardsson,2006). Skuteczne zarzdzanie wiedz znaczco poprawia wyniki z uwagi na obnienie kosztw, zapewnienie potencjau do rozwoju i zwikszenia wartoci i/lub dochodowoci przed- sibiorstwa, udoskonalanie produktw i usug oraz szybsze reagowanie. OGRANICZENIA I TRUDNOCI W ZARZDZANIU WIEDZORAZ JAK RADZI SOBIE Z TYMI PROBLEMAMI Oprcz korzyci istnieje te wiele ogranicze w zarzdzaniu wiedz. W badaniach prze- prowadzonych przez Saaristo zidentyfikowano przeszkody we wdraaniu zarzdzania wiedz w firmach. S to: brak zrozumienia zarzdzania wiedz i pyncych z niego korzyci, trudnoci w okreleniu, jak wiedz zarzdza i jak wiedz udostpnia, brak specjalistycznej wiedzy technologicznej, brak zasobw technologicznych, brak szkole, ograniczenia finansowe, brak udziau pracownikw, brak zaufania i brak nagrd za dzielenie si wiedz, niech pracownikw do dzielenia si wiedz oraz fakt, e wdro- enie zarzdzania wiedz jest czasochonne i zbyt kosztowne (Saaristo, 2012). Kolejne dwa problemy w zarzdzaniu wiedz to: nieprzewidywalne rezultaty i brak denia do automatycznej informacji. Wunram twierdzi, e za przeszkod mona uzna wszystko, co wie si z aspektami ludzkimi, organizacyjnymi lub technologicznymi i co utrudnia zarzdzanie wiedz (Wunrametal., 2000). Sab stron MP jest zakres specjalistycznych kompetencji technologicznych (Lee et al., 2005). Nie ma wiadomoci strategii utrwalania wiedzy, afirmy nie wdraaj wyranych strategii zarzdzania wiedz ani nie okrelaj powiza- nych zakresw odpowiedzialnoci. Bardzo czsto pracownicy nie s wiadomi procesu rejestrowania wiedzy i czsto szukaj w swojej pracy szybkich rozwiza, aby zwalczy objawy problemu, a nie jego przyczyny, i tym samym nie wykorzystuj okazji, by zapisa swoje dowiadczenia i przekaza wiedz pozostaym pracownikom. MP mog by take wiadome wagi zarzdzania wiedz i gromadzenia wiedzy w obrbie organizacji, ale czsto uznaj, e inne sprawy i potrzeby s bardziej naglce (Lee et al., 2005). Powszechny jest problem bariery komunikacyjnej, ktra wystpuje, gdy dwch pracownikw tej samej firmy bierze udzia w jednym projekcie, ale naley do rnych dziaw. Ich zrozumienie
10. 10. Wprowadzenie 9 tego, o czym rozmawiaj, moe si znaczco rni. Istnieje te bariera zwizana z kra- dzie pomysw obawa, e jeden pracownik moe przej pomys drugiego pracownika. Innym ograniczeniem, z jakim borykaj si MP, jest znalezienie czasu na utrwalanie wiedzy. Pracownicy s bardzo zajci, a proces rejestrowania wiedzy moe nadmiernie zaburza ich dziaania (Lee et al., 2005). Zgodnie ze studium islandzkim gwne problemy zwizane z zarzdzaniem wiedz to: brak czasu na dzielenie si wiedz, uniemoliwianie pracownikom zapisania ich wiedzy, trudnoci w rejestrowaniu wiedzy ukrytej. W firmach, ktre przyjy strategi zarzdza- nia wiedz, respondenci uwaaj przesyt informacji, brak czasu na dzielenie si wiedz i niewykorzystywanie technologii do udostpniania wiedzy za mniejsze problemy ni respondenci w firmach niestosujcych strategii zarzdzania wiedz (Edvardsson, 2006). Gromadzenie wartociowych treci z caej firmy w ramach inwentaryzacji wiedzy moe by pracochonne, a przeksztacanie wiedzy niejawnej w wiedz jawn stanowi czynno wymagajc specjalnych umiejtnoci, a czsto kreatywnoci. JAK MOTYWOWA PRACOWNIKW Projekty zarzdzania wiedz stanowi bardzo ryzykowne przedsiwzicia. Wiele orga- nizacji rozpoczyna projekty zarzdzania wiedz, ale nastpnie je porzuca. Istnieje wiele przyczyn, dla ktrych projekty takie upadaj realizacja zada zwizanych z zarzdzaniem wiedz wymaga czasu, narzdzia musz by atwe w uyciu, itd. Jednym z najwaniej- szych czynnikw jest jednak zaangaowanie czonkw organizacji. Projekty zarzdzania wiedz bez czynnego udziau pracownikw skazane s na porak. Udzia pracownika jest blisko powizany z jego motywacj. W rezultacie kady kierownik odpowiadajcy za projekt zarzdzania wiedz musi poradzi sobie z kwesti zaangaowania i zmotywowa- nia pracownikw. Oczywicie dotyczy to rwnie Zarzdzania wiedz 2.0. Istniej dwa bardzo rne rodzaje motywacji: zewntrzna i wewntrzna. W przypadku motywacji zewntrznej rdo motywacji pochodzi z zewntrz. Z punktu widzenia zarz- dzania wiedz oznacza to, e pracownik jest zmotywowany np. przez premi przydzielan za wykonanie okrelonego zadania lub e pracownik wykonuje zadanie dla uniknicia kar. W przypadku motywacji wewntrznej rdo motywacji znajduje si w osobie, ktr motywuje samo zadanie, np. dany pracownik chce wspiera swoich wsppracownikw poprzez udostpnianie wiedzy. Oba rda motywacji maj wady i zalety dla organizacji. Motywacja zewntrzna czsto powoduje, e pracownicy wykonuj jedynie wymagane minimum, aby otrzyma premi, natomiast pracownikw zmotywowanych wewntrznie trudniej jest kontrolowa (Whittom and Roy, 2009). Motywacja wewntrzna jest niezbdna zwaszcza do zarzdzania wiedz ukryt. Przy wdraaniu projektu zarzdzania wiedz koniecznie naley by wiadomym (rodzaju) motywacji pracownikw. Wzmocnienie motywacji zewntrznej moe zmniejszy moty- wacj wewntrzn i ograniczy sukcesy. Przykadowo kierownik projektu chce stworzy wiki dla zarzdzania wiedz w firmie. Pracownicy maj wysok motywacj wewntrzn, chc dzieli si swoj wiedz i wierz w wizj projektu. Aby zwikszy motywacj, kie- rownik proponuje premi za stworzenie co najmniej 20 artykuw w wiki. To dziaanie moe jednak zmniejszy motywacj wewntrzn pracownikw. Po pierwsze strac oni poczucie autonomii, poniewa kierownik wyznaczy cel bez konsultacji z nimi. Po drugie 20 le napisanych artykuw zagwarantuje premi, podczas gdy 15 wietnych artyku- w nie, a zatem pracownik, ktry napisa 15 artykuw bdzie mniej zmotywowany. Wreszcie moe prowadzi to do minimalistycznego podejcia i w rezultacie tylko niewielu
11. 11. Zarzdzaniewiedz2.0 10 pracownikw napisze ponad 20 artykuw. Zasadniczo nagrody, zwaszcza finansowe istandardowe, ktre okrelane s bez konsultacji z pracownikami, mog ogranicza motywacj (wewntrzn). Dowodzi to, e nagrody ukierunkowane na zwikszenie moty- wacji zewntrznej maj wpyw na motywacj wewntrzn. eby nie zmniejszy motywacji wewntrznej, pracodawcy i pracownicy powinni wsplnie definiowa kryteria nagradzania. Co wicej, wskazane mog by nagrody niefinansowe, takie jak prezenty. Ich zalet jest to, e nie s bezporednio powizane z poziomem wynikw (Whittom and Roy, 2009). Waniejsze ni oferowanie pracownikom premii jest budowanie ich motywacji wewntrz- nej. W zarzdzaniu motywacj wewntrzn naley uwzgldni cztery czynniki: poczucie sukcesu, poczucie autonomii, poczucie kompetencji i poczucie postpu. Na wszystkie te czynniki mona wpywa. Zwikszenie motywacji wewntrznej przeoy si na wiksze szanse udanego wdroenia Zarzdzania wiedz 2.0. Kierownik projektu musi przy tym uatwia dziaanie. Aby zwikszy poczucie autonomii, kierownik powinien dostarcza pracownikom informacji niezbdnych w celu podejmowania waciwych decyzji, powinien tolerowa bdy i okazywa pracownikom zaufanie. Aby zwikszy poczucie sukcesu, naley ograniczy trywialne zadania typu indeksowanie lub formatowanie, oraz dzieli si wizj projektu i oferowa jak najwiksz moliwo uczestnictwa. Kierownik moe wpywa na poczucie kompetencji poprzez informowanie i szkolenie pracownikw ma suy za wzr i propagowa najlepsze praktyki. Kierownik powinien by zatem bardzo zaangaowany w czynnoci zarzdzania wiedz, np. sam powinien take tworzy artykuy w wiki. Wyznaczanie kamieni milowych, informowanie o ich osigniciu i witowanie sukcesw pomoe wzmocni poczucie postpw (Whittom and Roy, 2009). Podsumowujc, przy wdraaniu Zarzdzania wiedz 2.0 naley skupi si na motywacji wewntrznej pracownikw oraz uwzgldni wymienione cztery czynniki. W niektrych przypadkach pomocne moe by przyznanie premii za osignicie okrelonych celw, ale wane jest, by nie miao to negatywnego wpywu na motywacj wewntrzn. Oczywicie nie ma uniwersalnych rozwiza pozwalajcych zmotywowa pracownikw do udziau w czynnociach z zakresu zarzdzania wiedz. Co wicej, strategia motywowania pra- cownikw musi by spjna z oglnym podejciem do zarzdzania w firmie.
12. 12. 02 PROCESY ZARZDZANIA WIEDZ
13. 13. Zarzdzaniewiedz2.0 12 Zarzdzanie wiedz 2.0 czerpie ze struktury zarzdzania wiedz opracowanej przez Asian Productivity Organisation (APO). Struktura ta podzielona jest na cztery czynniki zarzdza- nia wiedz, czyli Wizj i Misj, Przyspieszacze, Procesy i Wyniki. Zarzdzanie wiedz 2.0 skupia si przede wszystkim na procesach zwizanych z wiedz. W zarzdzaniu wiedz jako dyscyplinie naukowej podstaw jest udostpnianie i tworzenie wiedzy. W ostatnich latach czynnoci zwizane z zarzdzaniem wiedz stay si jednak bardziej zrnicowane. W zwizku z tym Podrcznik Technik i Narzdzi Zarzdzania Wiedz opracowany przez APO (APO, 2010) przedstawia pi procesw (patrz take rozdzia Strategia Zarzdzania wiedz 2.0): Identyfikacja wiedzy, Tworzenie wiedzy, Przechowywanie wiedzy, Udostpnianie wiedzy, Stosowanie wiedzy. Tych pi procesw w podrczniku nazywanych czsto kategoriami stanowi podstaw Zarzdzania wiedz 2.0. Jeeli firma lub organizacja wdraa nowy projekt zarzdzania wiedz lub weryfikuje stary projekt, naley koniecznie by wiadomym, ktrego procesu faktycz- nie on dotyczy. Dla kadego procesu dobra mona odpowiednie narzdzia zMatrycy Zarzdzania Wiedz 2.0 znajdujcej si na kocu podrcznika. W Zarzdzaniuwiedz 2.0 nacisk kadziony jest szczeglnie na narzdzia Web 2.0. Oczywicie istnieje wiele innych narzdzi i naley by wiadomym znaczenia zarwno narzdzi IT, jak i pozostaych. Poniej przedstawiono krtko i opisano pi procesw zwizanych z wiedz: Identyfikacja wiedzy oznacza, e wiedz naley okreli. Na pocztkowym etapie istnieje jako wiedza ukryta wiedza w gowach ludzi. Najpierw naley zatem zidenty- fikowa t wiedz, co obejmuje rwnie ogln analiz wiedzy istniejcej i potrzebnej (Koenig, 2012), Tworzenie wiedzy po zidentyfikowaniu potrzebnej wiedzy naley j stworzy. Proces tworzenia polega na przeksztacaniu wiedzy ukrytej w wiedz niejawn. Wiedza nie- jawna to wiedza, ktra nie jest jeszcze uchwytna, ale ktr mona przeksztaci w wiedz jawn (Koenig, 2012), Przechowywanie wiedzy wiedza niejawna dziki przechowywaniu staje si wie- dz jawn. Wiedza jawna oznacza, e ma ona uchwytn form i jest przechowywana wokrelony sposb. Poniewa w Zarzdzaniu wiedz 2.0 skupiamy si na narzdziach Web 2.0, wiedza zazwyczaj przechowywana jest w postaci danych cyfrowych, Udostpnianie wiedzy po zidentyfikowaniu wiedzy, ujciu jej w formie niejawnej, anastpnie jawnej, naley j udostpni, Stosowanie wiedzy wreszcie wiedz naley zastosowa. Oznacza to zastosowanie odpowiedniej wiedzy do odpowiedniego zadania w odpowiednim miejscu i czasie. Tych pi procesw zazwyczaj realizowanych jest kolejno. Innymi sowy, naley zakoczy proces wczeniejszy, aby mc przej do kolejnego. Przykadowo, niezidentyfikowanej wiedzy nie mona przechowywa, a wiedza, ktra nie zostaa udostpniona, nie moe zosta zastosowana w szerszym kontekcie.
14. 14. Procesyzarzdzaniawiedz 13 We wszystkich wymienionych kategoriach/procesach dotyczcych wiedzy mona uywa odpowiednich narzdzi. Niektre narzdzia przydaj si w wielu rnych kategoriach, podczas gdy inne dostosowane s specjalnie do jednej z nich. Wane jest, by wybrane narzdzia pasoway do strategii zarzdzania wiedz. Korzystanie z narzdzi bez konkretnej strategii prawdopodobnie nie przyniesie adnych rezultatw. W nastpnym rozdziale przedstawiono rne narzdzia zarzdzania wiedz. Rozdzia podzielony jest na cztery podrozdziay: narzdzia mediw spoecznociowych, narzdzia wideo, narzdzia wsp- pracy i pozostae. Narzdzia mediw spoecznociowych bazuj na interakcji pomidzy ludmi np. na forum lub w sieci spoecznociowej. Narzdzia wideo wykorzystuj do zarzdzania wiedz form wideo (i audio) np. wideokonferencje. Narzdzia wsppracy (np. czat) umoliwiaj ludziom wspprac. Przydatne mog by take inne narzdzia (np.systemy zarzdzania dokumentami). Oczywicie podzia ten jest sztuczny i nie zawsze jest oczywiste, do jakiej klasy/podrozdziau naley dane narzdzie. W kolejnym rozdziale przedstawiono i objaniono rne narzdzia. Podano definicje, cele, zastosowania i przykady konkretnego oprogramowania (np. programw do pro- wadzenia forum). Dla kadego narzdzia zaznaczono te odpowiednie procesy dotyczce zarzdzania wiedz (patrz take Matryca Zarzdzania Wiedz 2.0).
15. 15. 03 NARZDZIA ZARZDZANIA WIEDZ
16. 16. Narzdziazarzdzaniawiedz 15 NARZDZIA MEDIW SPOECZNOCIOWYCH BLOG Co to jest blog? Termin blog to poczenie dwch sw: web i log. W uproszczeniu blog to dziennik lub log prowadzony online, zazwyczaj publikowany w Internecie i dostpny dla odbiorcw z caego wiata bd te publikowany wewntrznie i dostpny wycznie dla pracownikw firmy (i upowanionych osb). Blog pozwala samodzielnie publikowa treci i komentowa wpisy. Zazwyczaj blog zawiera teksty, obrazki i linki. Prowadzenie bloga to dziaanie dwukierunkowe, umoliwiajce zarwno publikacj, jak i komentowanie treci. Komunikacja poprzez blog jest asynchroniczna (nie nastpuje w czasie rzeczywistym). Blog przypomina wykad, podczas ktrego w centrum znajduje si mwca, asu- chacze mog komentowa lub zadawa pytania. Oczywicie mona pozwoli wszystkim pracownikom na dokonywanie wpisw na blogu. W takim przypadku blog funkcjonuje bardziej jak forum (patrz te Forum). Oprcz zwyczajnych blogw istniej take mikroblogi. Mikroblog pozwala publiko- wa wycznie krtkie wiadomoci, zblione do wiadomoci tekstowych wysyanych z telefonw komrkowych. Dlaczego warto korzysta zbloga? W przeciwiestwie do pozostaych narzdzi mediw spoecznociowych, posty na blogu maj bardziej trway charakter, W przeciwiestwie do strony (internetowej lub intranetowej) tre jest bardziej dynamiczna i regularnie aktualizowana, Blog wspiera komunikacj wewntrzn midzy pracownikami, Na blogu mona bardzo atwo tworzy i udostpnia wiedz, Blog moe suy jako skuteczne narzdzie komunikacji, Blog jest rwnie wietnym narzdziem do komunikacji zewntrznej (blogbiznesowy). Jak korzysta zbloga? Do celw zarzdzania wiedz suy blog wewntrzny. Informacje dostpne s wycznie w obrbie organizacji. Inn opcj jest umoliwienie dostpu wybranym stronom (np. klientom, dostawcom, itd.). Firmom nie zaleca si raczej prowa- dzenia bloga do celw zarzdzania wiedz w postaci oglnodostpnego bloga wInternecie. Mona jednak skorzysta z usug blogowych w sieci i ograniczy dostp do wybranych osb. Prowadzenie bloga pozwala dzieli si wiedz w mniej ustrukturyzowany sposb (na zasadzie udostpnianego dziennika). Wystarczy zamieci post, ktry moe by wany dla wsppracownikw i dla firmy. Posty (wiadomoci na blogu, forum lub wsieci spoecznociowej) zazwyczaj uporzdkowane s chronologicznie. Blogpowi- nien by zatem wykorzystywany do przekazywania najnowszych wiadomoci, anie staych komunikatw lub oglnych informacji o procesach (doprzechowywania wiedzy w bardziej ustrukturyzowany sposb zalecane jest wiki). Oczywicie pro- wadzenie bloga nie ogranicza si do tekstu. Mona zamieszcza zdjcia, filmy, dokumenty, itd. Poniewa blogi maj charakter dwukierunkowy, wspomagaj wewntrzne dyskusje i udzia wszystkich pracownikw.
17. 17. Zarzdzaniewiedz2.0 16 Kiedy korzysta zbloga? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa blog? Po pierwsze naley zainstalowa na serwerze oprogramowanie do prowadzenia bloga lub wybra blog z hostingiem zewntrznym (patrz Oprogramowanie). Nastpnie naley zdefiniowa, kto ma prawo publikowa na blogu wybrane osoby (na przykad kierownik) czy wszyscy pracownicy. Jak ju wspomniano, jeeli pozwolimy zamieszcza wpisy na blogu wszystkim pracownikom, przypomina on bardziej forum, ale nadal mona korzysta z oprogramowania do prowadzenia blogw. Terminologia nie jest tu najwaniejsza rnica midzy blogami, forami i sieciami spoecznociowymi nie zawsze jest wyrana. Post na blogu powinien mie okrelony temat. Zazwyczaj blog suy do informowania wsppracownikw o wanych sprawach. Tym samym moe stanowi podstaw wewntrznej komunikacji w firmie. Po okreleniu tematu naley wybra dla niego tytu i sposb przedstawienia (tekst, zdjcia lub filmy). Czsto mona przypisa do postu tagi sowa kluczowe uatwiajce wyszukiwanie lub kategorie. To, co warto opublikowa na blogu, zaley w duej mierze od kultury organiza- cyjnej. Naley zapewni, by tre i komentarze byy odpowiednie i zgodne ze standardami firmy. Oprogramowanie do prowadzenia bloga Bezpatne lokalizacje do hostingu blogw: Wordpress.org www.wordpress.org (otwarte oprogramowanie), Drupal https://drupal.org (otwarte oprogramowanie). Mona rwnie korzysta z internetowych serwisw do prowadzenia blogw iogra- niczy dostp dla wybranych osb. Nie trzeba zatem ustawia wasnego bloga na serwerze, ale ma si mniejsz kontrol nad prowadzonym blogiem. Blogger www.blogger.com (wersja patna, bezpatna), Wordpress.com www.wordpress.com (wersja patna, freemium wersja podsta- wowa bezpatna, wersja premium patna). Blogi czsto oferowane s w pakietach oprogramowania biznesowego do zasto- sowa spoecznociowych. Przykady Zrzut ekranu z wewntrznego bloga MFG (15.05.2014)
18. 18. Narzdziazarzdzaniawiedz 17 Wskazwki do korzystania zbloga hh Naley si upewni, e posty na blogu nie s zbyt dugie, hh Konieczne jest wczenie funkcji komentarzy, aby umoliwi komunikacj wewntrzn, hh Zaleca si zamieszczanie najnowszych wiadomoci i ogosze, hh Trzeba stosowa odpowiednie zachty, aby zaangaowa uczestnikw, hh Zawsze naley wyranie okreli cel bloga. FORUM Co to jest forum? Forum to wirtualne miejsce wymiany i archiwizacji myli, opinii i dowiadcze. Komunikacja na forum jest asynchroniczna. Oznacza to, e odpowiedzi na wia- domo nie pojawiaj si bezporednio i natychmiast, tylko w rnym czasie. Naforum mona zamieszcza teksty, linki, zdjcia i filmy. Informacje na forum czsto podzielone s na dziay i wtki. Kady wtek skada si z postw uytkownikw. Fora, podobnie do blogw, mog by oglnodostpne lub o ograniczonym dost- pie. Do celw wewntrznych zaleca si ograniczenie dostpu do danej organizacji i jej wybranych partnerw. Osoby na forum maj rwnorzdn pozycj. Stanowi to najwiksz rnic wporw- naniu z blogiem, ktry skupiony jest wok jednego lub kilku blogerw. Na forach jednak istnieje zazwyczaj pewna hierarchia. Moderatorzy maj wicej uprawnie ni pozostali uytkownicy i nadzoruj oraz monitoruj komunikacj. Dlaczego wartokorzysta z forum? Osoby na forum maj rwnorzdny status, Forum jest zazwyczaj bardziej uporzdkowane ni blog (lub inne narzdzia czy posty w mediach spoecznociowych), Ze wzgldu na uporzdkowan struktur odzyskiwanie informacji na forum jest zazwyczaj atwiejsze ni na blogu, Forum, tak jak blog, ma charakter chronologiczny, nadaje si wic do publiko- wania najnowszych wiadomoci, Forum wspiera komunikacj wewntrzn midzy pracownikami i zwiksza ichzaangaowanie, Na forum mona bardzo atwo tworzy i udostpnia wiedz. Jak korzysta zforum? Forum suce do celw zarzdzania wiedz ma zazwyczaj charakter wewntrzny, poniewa nie naley udostpnia wewntrznych, wraliwych informacji szerokiej grupie odbiorcw. Trzeba zatem upewni si, e informacje dostpne s wycznie w obrbie danej organizacji. Podobnie jak w przypadku bloga mona te udzieli dostpu wybranym stronom zewntrznym (np. klientom, partnerom, itd.). Oczywicie mona take zaoy oglnodostpne forum w Internecie. To podejcie wskazane i waciwe do celw marketingowych lub do celw wsparcia klientw. Na forum warto zaoy rne dziay powicone wszystkim wanym aspektom dziaalnoci. Mona wyznacza je wedug poszczeglnych tematw lub struktury organizacyjnej firmy. Do celw nieformalnych dyskusji warto utworzy tzw. obszar off topic. Na forum naley rwnie zdefiniowa okrelone role i funkcje (moderatorzy).
19. 19. Zarzdzaniewiedz2.0 18 Kiedy korzysta zforum? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa forum? W tym celu naley zainstalowa na serwerze oprogramowanie do prowadzenia forum (patrz Oprogramowanie) lub skorzysta z rozwiza w chmurze. Konieczne jest zdefiniowanie uprawnie poszczeglnych rl (zwyky uytkownik, moderator) istworzenie poszczeglnych dziaw. Zazwyczaj zwyky uytkownik nie moe tworzy wasnych dziaw, a jedynie zakada wtki w obrbie dziau. Naley take okreli oglne zasady forum, mwice, jak powinni zachowywa si uytkownicy. Zaoenie wtku lub udzielenie odpowiedzi w ramach wtku jest bardzo proste. Zazwyczaj wystarczy zatytuowa post, wpisa tre, a czasami doda tagi. Oprogramowanie do tworzenie forum Nastpujce rozwizania s bardzo popularne i atwe w zastosowaniu: vBulletin www.vbulletin.com (wersja patna), phpBB https://www.phpbb.com (otwarte oprogramowanie). Mona rwnie skorzysta z hostingu w Internecie i ograniczy dostp do forum do wybranych osb: Proboards www.proboards.com (wersja patna i wersja darmowa), vBulletin www.vbulletin.com (wersja patna). Fora czsto oferowane s w ramach innych usug programistycznych, mona te zintegrowa forum z blogiem (np. http://bbpress.org/ otwarte oprogramowanie dla wordpress.org). Przykady Zrzut ekranu typowego forum (opartego na phpBB). rdo: Wikimedia, http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/0/01/Phpbb_3.0_prosilver.png (15.05.2014) Wskazwki do korzystania zforum hh Posty na forum powinny by do krtkie, hh Wskazane jest stosowanie odpowiednich zacht, aby zaangaowa uczestnikw, hh Naley wyranie okreli cel forum i opracowa wytyczne, hh Jeeli firma korzysta z forum i z bloga, trzeba upewni si, e ich funkcje i role si nie nakadaj.
20. 20. Narzdziazarzdzaniawiedz 19 SIECI SPOECZNOCIOWE Co to s sieci spoecznociowe? Sie spoecznociowa to spoeczno zoona z rnych stron, midzy ktrymi zachodz powizania. W sieci osoby mog dzieli si informacjami i komunikowa z innymi ludmi. Zalet cyfrowych sieci spoecznociowych w porwnaniu z sie- ciami tradycyjnymi jest to, e widoczne s powizania spoeczne miedzy stronami, co uatwia korzystanie z sieci spoecznociowej. W przeciwiestwie do forw lub blogw, ktre s prowadzone wedug tematw, sie spoecznociowa bazuje na ludziach i powizaniach midzy nimi. Dziki temu sieci spoecznociowe s tak cenne w zarzdzaniu wiedz. Istniej rwnie specjalne sieci spoecznociowe dla firm. Obecnie usugi te s w wikszoci osadzone w chmurze. Oczywicie mona rwnie korzysta ze zwykych sieci spoecznociowych (jak Facebook) i ograniczy dostp do nich do wybranej grupy, jednak ze wzgldu na prywatno i kwestie prawne jest to zalecane tylko w nielicznych przypadkach. Dlaczego warto korzysta zsiecispoeczno- ciowych? Gwn zalet sieci spoecznociowych i ich wyjtkowej struktury jest widoczno wizi spoecznych, co umoliwia lepsze wykorzystanie sieci, Sieci spoecznociowe zawieraj rne funkcje i speniaj rne potrzeby zzakresu zarzdzania wiedz i komunikacji, Sieci spoecznociowe s zwykle bardzo nieformalne i nadaj si do szybkiej wymiany informacji, ale odzyskiwanie treci jest do trudne, Sieci spoecznociowe s dobrym narzdziem do kontaktowania si z ludmi iproszenia o fachow rad, W sieciach spoecznociowych mona bardzo atwo tworzy i udostpnia wiedz, Sieci spoecznociowe zachcaj do wsppracy i tworzenia nowej wiedzy. Jak korzysta zsieci spoeczno- ciowych? Z sieci spoecznociowej mona korzysta na wiele rnych sposobw. Wane jest zatem, by okreli rol sieci spoecznociowych w strategii firmy. Sieci spoecznociowe mog suy przede wszystkim do wspierania komunikacji midzy pracownikami oraz rozpowszechniania (nieformalnych) informacji. Mona korzysta z nich do (nieformalnych) rozmw jako uzupenienie narzdzi komunikacji wewntrznej lub wewntrznych e-maili. Jak ju wspomniano, pomaga to uwidoczni wizi spoeczne, ale w przypadku maych lub mikro przedsibiorstw jest to czsto mniej wane, poniewa pracownicy w wikszoci znaj si nawzajem. Kiedy korzysta z sieci spoeczno- ciowych? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY Jak przygo- towa sieci spoecznociowe? Sieci spoecznociowe s zazwyczaj osadzone w chmurze. Nie trzeba zatem insta- lowa oprogramowania, a jedynie wybra odpowiedniego dostawc, np. Yammer. Nastpnie tworzy si sie i okrela, czy jest ona wewntrzna (dostpna wycznie dla osb z firmy) czy zewntrzna (dla osb spoza firmy). Pniej wystarczy, euyt- kownicy docz do sieci, aby mc uczestniczy w komunikacji. Zamieszczenie posta w sieci spoecznociowej nie wymaga adnego przygoto- wania. Jest to jedna z zalet. Wystarczy napisa to, co si chce i co jest zgodne zwytycznymi firmy.
21. 21. Zarzdzaniewiedz2.0 20 Oprogramowanie do tworzenia sieci spoeczno- ciowych Yammer https://www.yammer.com/ (wersja patna, freemium), Sap Jam http://www.sap.com/pc/tech/cloud/software/enterprise-social- networking/collaboration/index.html (wersja patna i darmowa), Jive http://www.jivesoftware.com/ (wersja patna). Przykady Zrzut ekranu z sieci MFG na platformie Yammer (15.05.2014) Wskazwki do korzystania zsieci spoeczno- ciowych hh Naley stworzy peen profil (stanowisko, zdjcie, itd.) i aktualizowa go, hh Celem sieci spoecznociowych jest zadawanie pyta i prowadzenie dyskusji nie naley ba si z nich korzysta, hh Istotne jest dzielenie si wanymi informacjami z innymi ludmi, hh Warto docza do grup i ledzi wybrane osoby. WIKI Co to jest wiki? Wiki (szybko w jz. hawajskim), czasami zwane rwnie WikiWiki lub WikiWeb, to hipertekstowy system do stron internetowych. Strony te mog by nie tylko czytane przez uytkownikw, ale rwnie edytowane bezporednio w przegldarce. Celem wiki jest zbiorowe gromadzenie dowiadcze i wiedzy oraz dokumentowanie ich w formie zrozumiaej dla grupy docelowej. Najsynniejszym przykadem wiki jest Wikipedia. Na wiki autorzy wsplnie opracowuj tekst, ktremu mog towa- rzyszy zdjcia lub inne media. Jest to moliwe dziki uproszczonemu systemowi zarzdzania treci, ktry stanowi faktyczne oprogramowanie wiki. Wiele firm wykorzystuje wiki rwnie w intranecie. Dlaczego warto korzysta z wiki? Wiki idealnie nadaj si do zapisywania trwaych i uporzdkowanych informacji, dowiadcze, wiedzy, Wiki s bardzo skutecznym uzupenieniem innych narzdzi, takich jak blog czyforum, Wiki s silnie powizane wewntrznie (poprzez hiperlinki), Wiki s rwnie wietnym narzdziem wsppracy, poniewa mona w nich opracowywa tekst razem z innymi osobami, Wiki nie nadaj si do zamieszczania najnowszych wiadomoci i ogosze, Cho wiki wspieraj wspprac, nie s przydatne do komunikacji wewntrznej.
22. 22. Narzdziazarzdzaniawiedz 21 Jak korzysta zwiki? Na og kady moe stworzy nowy artyku na wiki. Jeeli nie mona znale na wiki wpisanego hasa, wiki proponuje napisanie nowego artykuu. Kady uytkow- nik moe rwnie edytowa artykuy. W razie potrzeby opcje edytowania mona jednak ograniczy. System hiperlinkw jest jedn z gwnych zalet wiki, poniewa pomaga powiza wszystkie artykuy na wiki. W trakcie pisania, edytowania, formatowania, linkowania itd. artykuw naley prze- strzega okrelonych zasad narzuconych przez oprogramowanie wiki (np.MediaWiki, patrz rwnie http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki) Kiedy korzysta zwiki? TW O RZENIE WIED ZY PRZECH OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa wiki? Naley pobra Media Wiki (lub podobne oprogramowanie) i zainstalowa je na serwerze. Wiki s ywymi dokumentami. Przy udziale uytkownikw stale rosn. Jak pokazuje Wikipedia, wiki mog by zarzdzane oddolnie. Oczywicie w firmie potrzebne jest bardziej usystematyzowane podejcie. Naley okreli wytyczne mwice, co powinno znale si w wiki i kto jest za to odpowiedzialny. Oprogramowanie do tworzenia wiki MediaWiki www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki (otwarte oprogramowanie). Przykady Zrzut ekranu z wiki MFG (15.05.2014) Wskazwki do korzystania wwiki hh Wiki mog stanowi podstaw systemu zarzdzania wiedz i suy do doku- mentowania dowiadcze, wiedzy, procesw, itd., hh Wiki sprawdza si idealnie w poczeniu z forum lub blogiem, ktre su do przekazywania mniej usystematyzowanych informacji (wiadomoci ogoszenia), hh Wiki s proste w uyciu, ale bardziej skomplikowane ni forum, blog czy sie spoecznociowa naley zatem zaoferowa szkolenia z pisania i edytowania wpisw na wiki.
23. 23. Zarzdzaniewiedz2.0 22 NARZDZIA WIDEO PIGUKI WIEDZY Co to jest piguka wiedzy? Piguka wiedzy to niewielka porcja wiedzy utrwalona w formacie multimedial- nym, ktr mona wykorzysta w szkoleniach typu just-in-time. Podobnie jak tabletki, ktre ykamy, aby uzyska natychmiastow ulg w chorobie, piguki wiedzy umoliwiaj uytkownikom szybkie poradzenie sobie z sytuacj, ktra wymaga natychmiastowego uzupenienia brakw w wiedzy. Dlaczego wartokorzysta zpiguek wiedzy? Piguki wiedzy stanowi szybk, awo dostpn platform do utrwalania iponow- nego dystrybuowania wiedzy posiadanej w obrbie organizacji, Zmieniaj nastawienie pracownikw do dzielenia si wiedz, poniewa czyni to zadanie szybkim i atwym, Umoliwiaj szkolenie pracownikw w miejscu pracy, Uatwiaj dialog z zewntrznymi klientami, dostawcami i partnerami, utrzymu- jcymi relacje z organizacj, W krtkim czasie generuj treci szkoleniowe, Usprawniaj przepyw informacji i komunikacj w organizacji. Jak korzysta zpiguek wiedzy? Istniej rne formaty piguek wiedzy: audio, wideo oraz prezentacje multime- dialne. Piguki wiedzy w formie audio wykorzystuje si do wyjaniania procedur oraz jej poszczeglnych krokw zwaszcza w sytuacji gdy osoba musi wykonywa dane czynnoci bdc w ruchu. Piguki wiedzy w formie wideo sprawdzaj si wsytuacjach wymagajcych instrukcji krok po kroku, ktre atwiej zrozumie wformie wizualnej (na przykad jak obsugiwa maszyny i narzdzia na linii pro- dukcyjnej). Multimedialna piguka wiedzy to forma prezentacji, ktra umoliwia wykonanie zestawu krokw przy pomocy aplikacji komputerowej i ktra objania kroki wmiar ich realizacji. Kiedy korzysta zpiguek wiedzy? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa piguki wiedzy? Najpierw naley zastanowi si, jaki rodzaj treci chcemy przygotowa w formie piguek wiedzy i jaki format bdzie dla nich najlepszy. Po drugie, w przygotowaniu piguek wiedzy, w zalenoci od formatu (audio, wideo lub prezentacja multimedialna), najwaniejsze etapy to: hh Diagnoza okrelenie wymaga i ekspertw, hh Tworzenie treci tworzenie piguek wiedzy i zatwierdzenie ich przez innych pracownikw majcych t sam wiedz, hh Rozpowszechnienie szkolenie i/lub dziaania zwikszajce wiadomo tego, jak korzysta z piguek wiedzy, stworzenie organizacyjnego centrum wiedzy, hh Ocena ocenianie piguek wiedzy i przygotowanie nowych cennych treci.
24. 24. Narzdziazarzdzaniawiedz 23 Piguka wiedzy zawiera zazwyczaj: hh Tytu, ktry powinien jasno okrela cel piguki wiedzy, aby kady czytajcy od razu wiedzia i rozumia, czy znajdzie na niej informacje, ktrych potrzebuje, hh Wyranie i bezporednio zadane pytanie, hh Odpowied udzielon przez kogo dobrze znajcego dane zagadnienie, hh List autorw informacja o tym, kto stworzy piguk wiedzy i kto nadzorowa jej produkcj, hh Tagi sowa kluczowe uatwiajce katalogowanie i wyszukiwanie piguek wiedzy. Filmy o starannie dobranych treciach i formatach mog by niezwykle przydatne jako materiay szkoleniowe oraz jako narzdzia zarzdzania wiedz. Oprogramowanie do tworzenia piguek wiedzy Kluczow cech w zastosowaniu piguek wiedzy jest ich prostota, co musi wpywa rwnie na decyzje odnonie technologii. Dostpnych jest szereg programw: hh Camtasia Studio www.techsmith.com (wersja patna), hh Captivate www.adobe.com (wersja patna), hh Camstudio www.camstudio.org (wersja darmowa), hh Wink www.debugmode.com/wink/ (wersja darmowa). Przykady Zrzuty ekranu piguek wiedzy w formie wideo i multimedialnej, wykorzystywanych przez MOF Wskazwki do korzystania zpiguek wiedzy W przypadku piguek wiedzy wane s: hh Zwizo i precyzyjno przy projektowaniu krtkiej instrukcji lub przeka- zywaniu rad dotyczcych danego tematu, obszaru wiedzy, umiejtnoci lub kompetencji naley skoncentrowa informacje, tak aby byy krtkie, precyzyjne i moliwie zwize. Dugo filmu nie powinna przekracza 4 5 minut, hh Przygotowanie wicej ni jednego filmu, jeli zachodzi taka potrzeba jeeli materia jest tak obszerny, e jeden film nie wystarczy, warto podzieli mate- ria na odcinki. Wielu uytkownikom atwiej obejrze 5 lub 6 filmw po 3 lub 4minuty ni jeden film trwajcy okoo 20 minut, hh Zaoenie i skonfigurowanie kanau na YouTube kana na YouTube uatwia ogl- danie i udostpnianie narzdzi wideo. Naley uruchomi kana na tej platformie i skonfigurowa go wedug rnych playlist celem lepszego uporzdkowania. Naley koniecznie uzupeni opis do kadego filmu, podajc jasny i konkretny tytu oraz sowa kluczowe.
25. 25. Zarzdzaniewiedz2.0 24 WIDEOKONFERENCJA Co to jest wideokonfe- rencja? Wideokonferencja to technologia (sprzt i oprogramowanie), ktra zapewnia dwu- kierunkow komunikacj audio i wideo (wideo i dane), co pozwala ludziom zrnych miejsc komunikowa si w sposb interaktywny i jednoczesny, w czasie rzeczywi- stym, tak jakby przebywali w tym samym miejscu. Dodatkowo wideokonferencja moe obejmowa funkcje telematyczne lub inne funkcje, takie jak wymiana grafik i nieruchomych obrazw, transfer plikw pomidzy komputerami, udostpnianie ekranw, itd. Wymaga to uycia specjalistycznego wyposaenia, umoliwiajcego nawizanie poczenia wszdzie na wiecie, bez potrzeby spotkania si w jednym wybranym miejscu. Dlaczego warto korzysta z wide- okonferencji? Wideokonferencje zapewniaj moliwo uczenia si poprzez uczestniczenie w dwustronnej komunikacji, Umoliwiaj wspprac z osobami z caej firmy, nawet jeeli przebywaj one na drugim kocu wiata, Pozwalaj gromadzi i udostpnia informacje i dowiadczenia online, Wideokonferencje zwikszaj produktywno i pozwalaj utrzyma kontakty midzy pracownikami, klientami i dostawcami, nie wymagajc kosztw i czasu niezbdnego do podry, Umoliwiaj bezporedni interakcj z odlegych miejsc, Wszyscy uczestnicy wideokonferencji widz ten sam ekran komputera. Jak korzysta z wideokonfe- rencji? Wideokonferencje mog by proste i mie form rozmowy pomidzy osobami siedzcymi w swoich prywatnych biurach (dwupunktowo) lub obejmowa kilka (wielopunktowych) lokalizacji w duych pomieszczeniach w wielu miejscach. Oprcz transmisji audio i wideo ze spotkania, technologie zwizane z wideokonferencjami mog suy do wymiany dokumentw i wywietlania informacji na biaych tabli- cach. Wideokonferencje nazywa si rwnie wspprac wizualn, poniewa jest to forma narzdzia pracy grupowej (Wikipedia, 2003). Wideokonferencje maj wiele zastosowa w nauce na odlego i w rodowisku biznesowym. Ze wzgldu na wielofunkcyjno mog wspiera rne czynnoci, odnajprostszych do tych wysoce zoonych, czy to ze wzgldu na liczb poczo- nych lokalizacji, tre, czy wykorzystywane zasoby. Kiedy korzysta zwideokonfe- rencji? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa wideokonfe- rencj? Przed wideokonferencj: Naley zaplanowa i przetestowa prezentacj (lub porzdek obrad), Konieczne jest jak najwierniejsze zasymulowanie wystpienia twarz w twarz, Trzeba zapewni zaangaowanie wszystkich uczestnikw, Naley zwrci szczegln uwag na czas wyznaczony na rejestracj.
26. 26. Narzdziazarzdzaniawiedz 25 W trakcie wideokonferencji: Naley mwi wyranie i stara si utrzymywa sta gono, Trzeba robi regularne przerwy i wykorzystywa je jako czas do zastanowienia si, Warto pozwala uczestnikom na aktywny udzia w wideokonferencji, Trzeba wyranie zaznacza, e kto skoczy mwi i czeka na odpowied, Grafiki, obrazy i inne materiay naley wywietla duej ni zwykle, Warto postara si zaangaowa publiczno i wykorzysta rnorodne sposoby na przycignicie uwagi. Po wideokonferencji: Konieczna jest ocena wydarzenia. Materiay potrzebne do stworzenia wideokonferencji: Nadawanie wideo: kamera wideo lub internetowa, Odbir wideo: monitor, telewizor lub projektor, Nadawanie dwiku: mikrofon, odtwarzacz CD / DVD, magnetofon lub inne przedwzmacniaczowe rdo wyjcia audio, Odbir dwiku: zazwyczaj goniki powizane z wywietlaczem lub telefonem, Transfer danych: analogowa lub cyfrowa sie telefoniczna, LAN, lub Internet, Komputer: jednostka przetwarzania danych, ktra czy pozostae elementy, dokonuje kompresji i dekompresji oraz nawizuje i utrzymuje poczenie danych przez sie. Oprogramowanie do prowadzenia wideokonferencji Istnieje wiele programw i pakietw oprogramowania do wideokonferencji to, ktre programy i/lub pakiety s wykorzystywane, zaley od liczby uczestnikw: Google Hangout https://www.google.com/+/learnmore/hangouts/ (wersja darmowa), Skype www.skype.com (wersja darmowa), Adobe Connecting http://www.adobe.com/es/products/adobeconnect.html (wersja patna), Gotomeeting www.gotomeeting.com (wersja patna), Cisco Webex www.webex.com (wersja patna). Przykady Zrzut ekranu z wideokonferencji CISCO WEBEX Spotkanie KM2S Wskazwki do korzystania zwideokonfe- rencji hh Trzeba zastosowa i odpowiednio skonfigurowa nadzorowany system wide- okonferencji, aby nie pozwoli hakerom na wtargnicie na spotkanie, hh Wany jest dobry przekaz audio i wideo.
27. 27. Zarzdzaniewiedz2.0 26 WEBCAST Co to jest webcast? Webcast to prezentacja medialna rozpowszechniana w Internecie przy pomocy technologii streaming media do dystrybucji jednego rda treci wrd wielu jednoczesnych suchaczy/widzw. Webcast moe by nadawany na ywo lub na danie (Wikipedia, 2014). Zasadniczo webcast to nadawanie w Internecie, tj. dystrybucja treci (audio i wideo) wrd szerokiej publicznoci. Webcast to inaczej streaming na ywo danej czynnoci w Internecie. Terminy takie jak audio webcast, video webcast, audio-streaming ivideo-streaming odwouj si do tej samej koncepcji. Transmisja moe obejmowa te jedynie audio lub jedynie wideo, w zalenoci od wymaga klienta. Dlaczego warto korzysta zwebcastw? Webcast to narzdzie, ktre pozwala na komunikacj w czasie rzeczywistym (naywo) z kadego miejsca na wiecie, z klientami, wsppracownikami i dostaw- cami a take odbiorcami docelowymi. Webcast mona przeprowadzi przy niskich kosztach przy pomocy komputera, kamery internetowej i mikrofonu oraz gonikw i cza internetowego. Webcast to wartociowa inwestycja, biorc pod uwag otrzymywane usugi oraz jako komunikacji. Dodatkowo komunikaty mona kopiowa i zachowywa do pniejszego wykorzystania. Webcast zazwyczaj prowadzony jest przez stacje radiowe i telewizyjne do nadawa- nia programw na ywo przez stron internetow lub link obecnie technologia ta jest dostpna dla wszystkich. Jak korzysta zwebcastw? Webcast ma wiele zastosowa w organizacjach i moe suy rnym dziaom. Bardzo czsto wykorzystywany jest na spotkaniach wewntrznych i zewntrznych oraz jako narzdzie do sprzeday produktw. Moe by wykorzystywany podczas sesji szkoleniowych i do wsparcia stron internetowych. Narzdzia do webcastw pozwalaj zdigitalizowa szkolenia wewntrzne i prze- kazywa wiedz wewntrzn w organizacji. Kiedy korzysta zwebcastw? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa webcast? Tak jak w kadym procesie komunikacji potrzebne s co najmniej: nadajnik, odbiornik, wiadomo oraz nonik. W webcastach nonikiem jest Internet. Proces opracowywania webcastu skada si z kilku moduw wykorzystywanych zgodnie z potrzebami klienta oraz ostateczn konfiguracj usugi: Oglne aspekty webcastu, Data i godzina webcastu (okresowo), Sie szerokopasmowa, Faktyczna lub spodziewana liczba wirtualnych uytkownikw, Przestrze miejsce realizacji webcastu.
28. 28. Narzdziazarzdzaniawiedz 27 Przygotowujc webcast naley zwrci uwag na: Testy przeprowadza si je aby zagwarantowa odpowiednie nagrywanie, konwersj i streaming, Skrypt wskazuje kwestie, ktre mwca chce podkreli podczas nagrywania, Zasoby koordynator dziaa i przedstawiciel dziau technologii musz przed- stawi odpowied na pytania, zdefiniowa skrypt i uczestniczy w testach. Webcast to wietna alternatywa dla duych firm, ktre szkol pracownikw. Organizacje, ktrych misj jest rozpowszechnianie wiedzy i/lub rozwj zawodowy, mog skorzysta z nastpujcych opcji: Webcast na ywo seminarium otwarte dla wszystkich, ktrzy chc uczestniczy, Zamknity webcast na ywo ograniczony wycznie do wczeniej zaangao- wanych osb, Webcasty nagrywane wczeniej lub opnione po otwartej transmisji sesji szkoleniowej, wykadu lub seminarium, Webcasty nagrywane wczeniej lub opnione po transmisji sesji szkoleniowej, wykadu lub seminarium w formie zamknitej, wycznie do osb wczeniej zapisanych jako uczestnicy, Digitalizacja i optymalizacja sieciowa istniejcych filmw, aby mogy by wykorzy- stane przez kadego chtnego lub przez grupy prywatne, zgodnie z potrzebami, Sprzeda towarw webcast pozwala udoskonali poziom obsugi oferowanej klientom, co zachca ich do zakupu produktw. Oprogramowanie do tworzenia webcastw Webex www.webex.com (wersja patna), Adobe Flash Media Live Encoder www.adobe.com/es/products/flash-media- -encoder.html (wersja darmowa). Przykady Webcast telewizyjny i radiowy: http://www.earthmediacenter.com/en/index.html TED: http://www.ted.com/pages/tedxchange_webcast Wskazwki do korzystania zwebcastw hh Webcast powinien trwa nie duej ni 30 60 minut. Typowy format to 40 45 minut treci, po ktrej nastpuje 15- lub 20-minutowa sesja pyta i odpowiedzi, hh Konieczne jest wsparcie online przy pomocy prezentacji w MS PowerPoint, wtym interaktywne ankiety, filmy, biae tablice i elementy innych mediw.
29. 29. Zarzdzaniewiedz2.0 28 WEBINARIUM Co to jest webinarium? Webinarium podobne jest do zebrania pracownikw, poniewa pozwala uczestni- kom na interakcj. Liczba uczestnikw wynosi od co najmniej 2 do ponad 80 osb, dzielcych si dokumentami i aplikacjami. Webinarium to sposb na udostpnianie informacji, wygoszenie mowy lub poprowadzenie kursu w czasie rzeczywistym, na takim samym poziomie co kurs prowadzony w klasie. Istniej aplikacje, w ktrych uytkownicy mog poprosi o mikrofon i rozmawia, zadawa pytania i wchodzi w interakcje z prowadzcymi bd korzysta z czatu w ramach sesji. Podsumowujc: webinarium to konferencja, warsztaty lub seminarium transmi- towane w sieci. Nazwa stanowi poczenie sw web i seminar. Webinaria s nadawane online w czasie rzeczywistym, maj konkretn dat igodzin. Uczestnicy mog czy si z dowolnego komputera lub smartfona na wiecie za pomoc linku przesanego przez organizatora. Czsto istnieje jeden nadawca i wielu uczestnikw, ktrzy widz ekran i prezen- tacj prowadzcego, bd dowolny dokument lub obraz (nie film) i suchaj tego, co mwi prowadzcy. Uczestnicy mog zadawa pytania poprzez czat. Mog rwnie uczestniczy poprzez funkcj gosow, jeeli organizator tak zapewnia, ale taka opcja moe powodowa haas i jest trudna do zarzdzania. Dlaczego warto korzysta zwebinariw? Dziki udostpnionym aplikacjom webinarium ma wielk zalet polegajc na oferowaniu uczestnikom wielu moliwoci do nauki. Mona korzysta z wielu kamer i rde dwiku. Przyciga to uwag publicz- noci, poniewa mona dziki temu widzie rne ujcia i rnych uczestnikw. Wsplny pulpit daje prowadzcemu moliwo udostpniania zada uczestnikom. Nagrywanie sesji nagrania te przekazuj tre osobom, ktre nie mogy uczestniczy w webinarium. Mysz i klawiatura mog zosta przypisane do uczestnikw. Jest to jedno z naj- lepszych narzdzi uywanych podczas webinarium i pozwala prowadzcemu zarzdza jednoczenie urzdzeniami takimi jak mysz i klawiatura. Narzdzie umoliwia obsug dokumentu w taki sposb, by kady mg go zobaczy wodpowiednim czasie. Biaa tablica pozwala na interakcj z uczestnikami i uczenie ich poprawnego wykonywania zada, co generuje lepsze informacje zwrotne. Jak korzysta zwebinariw? Seminaria sieciowe (webinaria) su do szkole online i wydarze online, takich jak konferencje prasowe, i mog mie ponad 100 uczestnikw. Takie rozwizania znacznie usprawniaj proces zapraszania uczestnikw oraz przekazywanie informa- cji duej publicznoci (na zasadzie komunikacji jednego do wielu). Wniektrych krajach technologia ta suy do przedstawiania produktw i usug, a w ten sposb mona dzieli si wiedz. W celu przygotowania webinarium trzeba wybra usug hostingu dla webinarium i okreli prezentowany temat. Przygotowanie treci wywietlanych na ekranie i wypowiadanych musi bazowa na materiaach pomocniczych, ktre zostan rozesane uczestnikom przed webinarium. Koordynator powinien wyznaczy publiczno i przesa zaproszenia klientom. Aby przetestowa prezentacj w caoci, naley sprawdzi cza komputerowe na p godziny przez webinarium.
30. 30. Narzdziazarzdzaniawiedz 29 Kiedy korzysta zwebinariw? TW O RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa webinarium? Naley wybra najbardziej odpowiednie narzdzie wybr zaley od wyko- rzystania, tego, czy sesja bdzie intensywna, od ceny, liczby uczestnikw, itd., Naley wybra temat, ktry jest ciekawy lub przydatny, Konieczne jest okrelenie odbiorcw docelowych, Trzeba wybra dzie wtorek lub roda rano zazwyczaj gwarantuje du publiczno, ale pamitaj o strefach czasowych, jeeli uczestnicy znajduj si w rnych krajach, Niezbdna jest szeroka informacja z wykorzystaniem e-maila i sieci spoeczno- ciowych, takich jak Twitter, Facebook i LinkedIn, ze wskazaniem czasu trwania webinarium, omawianych tematw, uczestnikw i celw, Trzeba wysa przypomnienie e-mailem na dzie przed webinarium do osb, ktre si zapisay przypomnienie mona zaprogramowa na wybranym narz- dziu do realizacji webinariw, poniewa wikszo z nich oferuje t funkcj, Wiadomo tekstow mona przesa na p godziny przed rozpoczciem, Tre webinarium naley przygotowa odpowiednio wczenie webinarium naley traktowa jak konferencj lub seminarium z du liczb uczestnikw, azatem przygotowania musz odbywa si tak samo jak w przypadku sesji off-line, Na godzin przed rozpoczciem webinarium naley sprawdzi, czy wszystko dziaa, Zalecane jest uywanie mikrofonw wpinanych w ubranie, eby lepiej byo sycha przemawiajcych, Zalecany czas trwania webinarium wynosi okoo 45 minut, z otwart sesj pyta i odpowiedzi, Warto udzieli uczestnikom jasnych instrukcji odnonie nawizania poczenia i zadawania pyta, Naley unika wywietlania filmw, chyba e dane narzdzie wyranie oferuje t funkcj, Trzeba sprawdza czas trwania, eby nie przedua webinarium, Jeeli webinarium podzielone jest na czci, pocztek kadej sesji powinien wyznacza jej dalszy kierunek, Na zakoczenie webinarium warto poprosi uczestnikw o wypenienie ankiety badajcej ich satysfakcj, Warto umieci webinarium w Internecie i wysa go uczestnikom, ktrzy chcie- liby wysucha go ponownie, Warto te przekaza webinarium osobom zainteresowanym tematem, ktre nie uczestniczyy w samym webinarium.
31. 31. Zarzdzaniewiedz2.0 30 Oprogramowanie do realizacji webinariw Patne: Gotomeeting http://www.gotomeeting.es/, Gotowebinar http://www.joinwebinar.com/, Meetingburner.com www.meetingburner.com, Livestream: http://new.livestream.com/, Ustream.com http://ustream.com, Anymeeting http://anymeeting.com, Banckle.com http://banckle.com/, Mashme.tv www.mashme.tv, Spontania www.spontania.com, Wiziq.com http://wiziq.com, Bigbluebutton.org http://bigbluebutton.org/, Join.me http://join.me, Adobe Connect: http://www.adobe.com/es/products/connect/, Webex.com www.webex.com, Huddle www.huddle.com/, Meetin.gs http://meetin.gs, Twiddla www.twiddla.com. Darmowe: Facebook: Video Calls: https://es-es.facebook.com/videocalling, Skype: Group Video Calls https://support.skype.com/en/faq/FA2831/ making-a-group-call-windows-desktop, Google+: Hangouts: https://plus.google.com/hangouts, Fuze meeting www.fuze.com. Przykady http://webinar2learn.eu/webinar/multimedia Wskazwki do korzystania zwebinariw hh Przed rejestracj na webinarium naley uzyska dane kontaktowe uczestnikw, np. adresy e-mail, ktre pozwol opracowa baz danych, aby w razie potrzeby mona byo pniej rozesa webinarium, hh Warto zapewni publiczne nadawanie na ywo, nie tylko dla uczestnikw webinarium, hh Transmisja na ywo ekranu prowadzcego wspomaga przekaz, hh Moliwo rejestrowania webinarium w formie audio lub wideo jest bardzo wana, hh Integracja z innymi narzdziami: sieciami spoecznociowymi, Dropboxem iSkypem, co pozwala zorganizowa konferencj poprzez zaoenie wydarzenia na Facebooku, zatweetowanie w aplikacji, itd., hh Moliwo udostpniania plikw uczestnikom jest bardzo istotna podczas webinarium, hh Wana jest te moliwo pracy online na dokumentach wspdzielonych przez uczestnikw.
32. 32. Narzdziazarzdzaniawiedz 31 NARZDZIA WSPPRACY AUDIOKONFERENCJA Co to jest audio- konferencja? Audiokonferencja to rodzaj rozmowy telefonicznej, w ktrej osoba zapocztko- wujca rozmow chce nawiza poczenie z wicej ni jedn osob i vice versa. Audiokonferencja zazwyczaj zaprojektowana jest tak, by osoby dzwonice mogy uczestniczy w komunikacji. Mona j rwnie skonfigurowa tak, aby osoby odbierajce telefon mogy po prostu sucha, a nie mwi. Inne formy audiokonferencji: Pierwszy odbiorca czy nadawca audiokonferencji moe zadzwoni do pozosta- ych uczestnikw i doda ich do rozmowy, Uczestnicy mog sami doczy do audiokonferencji za pomoc specjalnego numeru telefonu, ktry czy ich z mostkiem konferencyjnym (specjalnym urzdzeniem czcym linie telefoniczne). Dlaczego warto korzysta zaudiokonfe- rencji? Audiokonferencja to przydatny sposb kontaktowania si z odlegymi partne- rami, klientami i pracownikami, wewntrz i na zewntrz firmy. Inne powszechne zastosowania to spotkania z klientami, prezentacje produk- tw, spotkania zespow projektowych i aktualizacje, cykliczne spotkania grup, szkolenia oraz komunikacja z pracownikami pracujcymi w rnych lokalizacjach. Audiokonferencje pozwalaj obniy koszty podry. Umoliwiaj wiksz pro- duktywno pracownikw, ktrzy nie musz wychodzi z biura na spotkania, zwaszcza jeeli pracuj w odlegych miejscach. Audiokonferencje zaczynaj rwnie wkracza do wiata podcastw i sieci spoecznociowych, a to z kolei buduje nowe rodzaje wzorw komunikacji. Streaming na ywo lub nadawanie audiokonferencji pozwala szerszej publicz- noci na dostp do rozmowy bez wybierania numeru mostka. Dodatkowo organizatorzy telekonferencji mog wywietla numer do dzwonienia obok transmisji, co umoliwia publicznoci dzwonienie i interakcj (Wikipedia, 2003). Jak korzysta zaudiokonfe- rencji? Audiokonferencje bardzo przydaj si do rozmw z grup ludzi, gdy nie ma potrzeby prezentacji lub wsparcia wizualnego. Audiokonferencje to narzdzie przekazy- wania wiedzy, idei i wnioskw w formie oficjalnej lub nieoficjalnej. Suy rwnie do komunikowania szybko wanych spraw, a informacje zwrotne s dostpne natychmiast w chwili transmisji. Kiedy korzysta zaudiokonfe- rencji? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY
33. 33. Zarzdzaniewiedz2.0 32 Jak przygotowa audiokonfe- rencj? Wane jest, by mie list wszystkich osb (oraz ich dane numery telefonw i adresy mailowe), ktre maj zosta zaproszone, i eby dane te byy aktualne. Zalenie od uywanego oprogramowania, potrzebne s informacje kontaktowe uytkownikw: nazwa w Skype, e-mail, numery telefonw. Zaproszenie mailowe naley rozesa z podaniem celu audiokonferencji i jej przebiegu, tj. krtkiego porzdku obrad, wyznaczajcego temat. W razie potrzeby zaczy mona pisemny dokument, aby uczestnicy wiedzieli, o czym bdzie mowa i mogli przygotowa pytania lub dokumenty do skonsultowania. Aby audiokonferencja bya udana, naley rozesa porzdek obrad do wszystkich uczestnikw. Mona to zrobi za pomoc e-maila lub innych narzdzi komunikacji (patrz pozostae rozdziay i narzdzia do udostpniania wiedzy). Oprogramowanie doaudiokonfe- rencji Cisco Webex www.webex.com (wersja patna), Google Hangout www.google.com/+/learnmore/hangouts/ (wersja darmowa), Skype www.skype.com (wersja darmowa). Przykady Audiokonferencja w ITA Wskazwki do korzystania ztelekonferencji Naley upewni si, e caa grupa jest obecna i e uczestnicy: hh Zapoznali si ze sprztem i technologi, hh Unikaj haasw w tle i zakce, hh Zapewniona jest dobra koordynacja ze strony inicjatora telekonferencji, hh Moderator zapewnia odpowiedni aktywno. W niektrych przypadkach warto nagra audiokonferencj dla innych uczestnikw lub w celu jej pniejszej oceny.
34. 34. Narzdziazarzdzaniawiedz 33 CZAT Co to jest czat? Czat to pisemna komunikacja odbywajca si byskawicznie przy pomocy opro- gramowania przez Internet. Komunikuj si dwie, trzy osoby lub wicej, w formie otwartej poprzez tak zwane publiczne sesje czatw (w ktrych kady uytkownik ma dostp do rozmowy), lub w formie prywatnej midzy dwoma lub wieloma osobami. Sesja czat suy do komunikowania si z grupami ludzi, ktre wyraaj opinie na rne tematy i komunikuj si ze sob. Mona to osign dziki narzdziom takim jak video chat, a uczestnicy przesyaj sobie linki do obejrzenia strony internetowej i zamieszczaj krytyk lub komentarze (Wikipedia, 2003). Dlaczego warto korzysta zczatu? Sesja czatu suy do szybkiego komunikowania si i wymiany plikw bez zakcania codziennej pracy, poniewa narzdzia chat wskazuj, ktrzy uytkownicy, kontakty i znajomi s online, aktywni lub nieaktywni do prowadzenia chatu. Wszystkie te narzdzia pozwalaj uytkownikom okreli, czy s z dala od komputera/ zajci/niewidoczni, itd., jeeli nie chc, by im przeszkadzano. Czat jest rwnie przydatny, poniewa z niemal wszystkich aplikacji do czatu: WhatsApp, Skype, Hangout, Gmail, itd., mona korzysta na smartfonach. Jak korzysta zczatu? Zalenie od rodzaju sesji czatu uytkownicy mog ledzi rozmowy on-line poprzez system przesyania wiadomoci typu chat. Skype pozwala rwnie uytkownikom komunikowa si na pimie prywatnie lub w grupach z utworzon wczeniej grup osb. Sesje czat s przydatne do szybkich rozmw i szybkiego zadawania pyta, ktre nie wymagaj wczeniejszego planowania lub omawiania wyjtkowo wanych kwestii. Wiele narzdzi do czatw przechowuje pisemne zapisy rozmw. Kiedy korzysta zczatu? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY Jak przygotowa czat? Nie s wymagane due przygotowania, naley jedynie zapewni, by osoby uczestni- czce w sesji czat miay dostp do urzdzenia/narzdzia lub kanau chat. Czasami od uczestnikw wymaga si zarejestrowania dostpu jako uytkownikw. Potrzebny jest rwnie: komputer, smartfon lub tablet, a take to samo oprogramowanie zain- stalowane dla wszystkich uczestnikw czatu. Wprzypadku Gmaila wymagane jest konto e-mail. W Skypie i na innych platformach uytkownicy musz stworzy konto. Oprogramowanie do czatw Gmail chat www.gmail.com (wersja darmowa), Facebook www.facebook.com (wersja darmowa), Skype www.skype.com (wersja darmowa), Google Hangout https://plus.google.com/hangouts (wersja darmowa). Niektre firmy produkujce oprogramowanie mog uywa wasnego serwera jako wewntrznego systemu do czatw. Przykadem jest PIDGIN www.pidgin.im (wersja darmowa).
35. 35. Zarzdzaniewiedz2.0 34 Przykady Zrzut ekranu z czatu podczas spotkania wsplnikw Wskazwki do korzystania zczatu hh Naley uywa poprawnych sformuowa, aby zagwarantowa, e konwersacja zostanie waciwie zrozumiana, hh Uywanie emotikonw uatwia zrozumienie w przypadku braku jzyka pozawerbalnego, hh Wysyane pliki nie mog by zbyt due, hh Naley unika komunikatw, ktre s bardzo wane lub prywatne, a ktrych nie mona zapisa lub, wrcz przeciwnie, ktre mona zapisa i pniej zyska do nich dostp, hh Uytkownicy zaznaczaj, e s poza stanowiskiem lub zajci, jeeli nie chc, byinni zaczynali z nimi rozmow, szczeglnie za pomoc tych aplikacji desktopowych, ktre otwieraj si automatycznie po wczeniu komputera, hh Uytkownicy musz zmienia kody dostpu do swoich kanaw czatu, tak aby sesja czatu moga zosta rozpoczta tylko przez te kontakty, ktre zostay poprzednio zaakceptowane, a nie przez dowolnego uytkownika Internetu. SPOECZNO PRAKTYKW Co to jest spoeczno praktykw? Spoeczno praktykw to grupa spoeczna utworzona w celu opracowania specjali- stycznej wiedzy, udostpniania osignitych w trakcie nauki wsplnych przemyle dotyczcych dowiadcze praktycznych. Spoeczno praktykw to maa grupa osb, ktr ponadto cechuje wsplny interes, wysoki stopie spjnoci i silne wzajemne zaangaowanie. Spoeczno praktykw [community of practice] jest samodefiniowalna w trzech wymiarach: wsplne przedsiwzicie rozumiane jest i stale negocjowane na nowo przez czonkw wsplnoty, wsplne zaangaowanie czy czonkw w podmiot spoeczny, a zakres wsplnych zasobw (praktyki, wraliwoci, artefakty, sow- nictwo, style, itd.) jest wypracowywane przez czonkw z czasem. (Wenger, 1998) Dlaczego warto nalee do spoecznoci praktykw? Spoeczno praktykw zoona jest z zespow w obrbie organizacji jest to idealna struktura spoeczna dla administratorw do przydzielania zada i odpo- wiedzialnoci zwizanych z projektami. Gwn jej zalet jest podniesienie poziomu i przepywu wiedzy.
36. 36. Narzdziazarzdzaniawiedz 35 Spoeczno praktykw wprowadza zmian paradygmatu, ktra zachodzi, gdy wiedza skupiona jest w grupie, a nie w osobie, co pozwala wyeliminowa ego, ktre moe by przeszkod w procesie nauki. Informacja i wiedza nale do wsplnoty, a jednostki obdarzane s uznaniem za swj wkad i przywdztwo. Spoeczno praktykw: Poprawia jako decyzji, Jest rdem strategii wdraania, Pozwala na koordynacj i synergi midzy jednostkami, Stanowi pole do rozwizywania problemw, Pozwala zatrzyma wicej talentw, Jest sojuszem opartym o wiedz, Dostarcza potencjau dla projektw rozwoju wiedzy. Jak wyko- rzystywa spoeczno praktykw? Spoeczno praktykw pozwala tworzy i udostpnia wiedz poprzez grupy spoeczne i interakcje pomidzy osobami dzielcymi si wiedz jawn i ukryt. Spoeczno praktykw pozwala przeksztaca wiedz dziki: socjalizacji, ktra jest przeksztaceniem wiedzy ukrytej w dowiadczenie udostpniania; eksterio- ryzacji, wktrej wiedza ukryta staje si wiedz jawn; czeniu, ktre stanowi przeksztacenie wiedzy jawnej w wiedz jawn, oraz interioryzacji, ktra obejmuje przeksztacenie wiedzy jawnej w wiedz ukryt. Kiedy korzysta ze spoecznoci praktykw? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY Jak stworzy spoeczno praktykw? Naley wzi pod uwag nastpujce elementy: Domena zdefiniowanie obszaru wsplnych zainteresowa i kluczowych aspektw do poprawy. Domena to obszar, ktry czy czonkw spoecznoci praktykw i pozwala stworzy wspln tosamo. Domena inspiruje czonkw do uczestnictwa i wkadu, suy jako przewodnik w procesie nauki oraz nadaje znaczenie dziaaniom, Spoeczno zwizki i poczucie przynalenoci ustanowione midzy czonkami. Mocna wsplnota zachca do interakcji i budowana wizi opartych o wsplny szacunek i zaufanie. Wspiera dzielenie si pomysami, ujawnianie wasnej ignorancji, zadawanie niewygodnych lub trudnych pyta przez pozostaych czonkw oraz uwane suchanie, Praktyka cao wiedzy, metody, historie, studia przypadkw, narzdzia idokumenty. Praktyka to cao pomysw, narzdzi, przypadkw, informacji, historii i dokumentw dostpnych dla caej wsplnoty. Oprogramowanie pomocne wspoeczno- ciach praktykw Blogi: blogger www.blogger.com (wersja darmowa), Wordpress https://wordpress.com/ (wersja darmowa/patna). Sieci spoecznociowe: YamMer www.yammer.com (wersja patna), Elgg www.elgg.org (wersja patna), Facebook groups https://www.facebook.com/about/groups (wersja darmowa), Asana https://asana.com/ (wersja darmowa, wersja patna).
37. 37. Zarzdzaniewiedz2.0 36 Przykady Spoeczno praktykw ITAINNOVA na podstawie Elgg Wskazwki do udziau wspoeczno- ciach praktykw hh Brak bezporedniego kontaktu oznacza, e stworzenie rozlegych spoecznoci praktykw wymaga czasu i nieustannej weryfikacji celw i praktyk, aby spoecz- no pozostawaa aktywna, hh Zagroenie powstaje, gdy istniej bierni uczestnicy, ktrzy nigdy nie staj si penymi czonkami, co szkodzi prawidowemu funkcjonowaniu spoecznoci, hh Inny wany dylemat dotyczy sposobu motywowania czonkw spoecznoci do uczestnictwa i otwartego dzielenia si wiedz. MAPA MYLI Co to jest mapa myli? Mapa myli stosowana jest do organizowania sw, idei, zada, wzorw i innych koncepcji w sposb wizualny, poczony i uoony promienicie wok centralnego sowa lub idei. Jest to po prostu wizualny sposb organizowania informacji. Mapa myli czsto tworzona jest wok pojedynczej koncepcji, rysowana jako obraz porodku pustej karty, do ktrego dodawane s powizane reprezentacje idei takie jak obrazy, sowa i czci sw. Gwne idee poczone s bezporednio z centraln koncepcj, a od nich odgaziaj si inne idee (Wikipedia, 2001). Mapa myli pomaga ustrukturyzowa informacje, pozwala na prawidow ich analiz i w razie potrzeby podsumowanie. Mapa myli to wietny sposb pod- sumowywania zoonych prezentacji i koncepcji, utrzymywania zaangaowania osb w generowanie nowych pomysw w trakcie rozwoju projektu. Mapa myli to proste, a zarazem potne narzdzie graficzne. Dlaczego warto korzysta z map myli? Mapa myli suy do przedstawiania projektw w sposb wizualny i graficzny iwymaga od grupy czynnego udziau przy tworzeniu nowych idei oraz zachca do czynnej dyskusji. Generowane reprezentacje graficzne s podobne do reprezentacji generowanych przez ludzki umys. Mapa myli ma pokady analityczne i artystyczne, ktre zwik- szaj zakres moliwoci jej wdroenia.
38. 38. Narzdziazarzdzaniawiedz 37 Mapa myli przydaje si: Do przedstawiania projektw w formacie wizualnym i graficznym oraz do uzyskiwania czynnego udziau grupy, generowania nowych idei i zachcania do czynnej dyskusji, Gdy zadanie naley zrealizowa na zasadzie wsppracy, gdy cay zestaw roz- wiza lub alternatyw jest proponowany w odpowiedzi na centraln potrzeb, problem lub ide, Do uproszczonego przedstawienia struktury zoonego projektu lub idei, W sesjach kreatywnych i w pracy zespoowej, Do zorganizowania idei wok kluczowego tematu i wycigania wnioskw, Do stworzenia diagramu procesw, Do przedstawienia klientom lub zespoowi informacji w sposb uporzdkowany. Jak korzysta zmap myli? Mapy myli opracowa Tony Buzan. To technika zbierania pomysw, ktra czy czynnoci dwch pkul mzgowych: Prawej, generujcej pomysy, Lewej, porzdkujcej, klasyfikujcej i strukturyzujcej pomysy. Wedug Buzana kady fragment informacji, ktry dociera do mzgu, jest przetwa- rzany jako centralna sfera, z ktrej odgazia si kilka powiza informacyjnych. Tepowizania przedstawiaj skojarzenia, ktre z kolei maj swoj wasn, nie- skoczon sie powiza i pocze. Kiedy korzysta zmap myli? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY Jak przygotowa map myli? Naley umieci gwn ide porodku mapy: ustali, co naley opracowa lub jaki jest punkt wyjciowy projektu/potrzeba/dyskusja, Przy pomocy swobodnych skojarze i burzy mzgw naley zapissa, co zostanie wygenerowane: koncepcje, osoby, przedmioty (bez ogranicze) nawet jeli niektre wydaj si absurdalne, Nastpnie trzeba zapisa sowa, ktre opisuj koncepcje wyrastajce z kluczo- wego sowa, Naley narysowa linie czce koncepcje, W kolejnym kroku trzeba doda dalsze koncepcje i obrazy, Rzeczy i pomysy, ktre wydaj si niepowizane, dziki mapie myli nabierajznaczenia, Warto narysowa linie rnymi kolorami, aby zrnicowa powizania. Oprogramowanie do tworzenia map myli Freemind http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page (wersjadarmowa), Freeplane http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page (wersjadarmowa), Xmind http://www.xmind.net/ (commercial), Mindmeister http://www.mindmeister.com/ (wersja komercyjna).
39. 39. Zarzdzaniewiedz2.0 38 Przykady Zrzut ekranu mapy myli wykorzystanej przez MOF Wskazwki do korzystania zmap myli hh Nie naley ogranicza kreatywnoci uczestnikw, hh Warto stworzy przyjazne otoczenie, sprzyjajce generowaniu i przepywowi idei, hh Nie naley krytykowa ani ocenia poprzednich koncepcji, hh Warto wspiera udzia grupy i rnorodno. INNE NARZDZIA INTRANET Czym jest intranet? Intranet trudno okreli jednym zdaniem. Standardowo definiuje si intranet jako sie internetow, ktra uywa technologii protokou internetowego do wsplnego korzystania z informacji, systemw operacyjnych, czy usug informatycznych wewntrz organizacji (Wikipedia, 2002). Zgodnie z t definicj intranet jest czsto przeciwstawiany ekstranetowi, ktry jest sieci czc organizacje lub po prostu sieci publiczn. Jako, e ta definicja jest bardzo oglna, moemy przybliy to pojcie dodajc, eintranet moe zawiera w sobie wszystkie zasoby sieciowe i oprogramowanie dostpne tylko za porednictwem prywatnej sieci organizacji. Zgodnie z ogln definicj intranet moe przybiera bardzo zrnicowane formy od prywatnej strony firmy (lub jakiegokolwiek innego oprogramowania web, takiego jak wiki czy forum) do wsplnych dyskw pamici czy jakichkolwiek innych zasobw dostp- nych za pomoc prywatnej sieci organizacji. Dlaczego warto korzysta zintranetu? Intranet jest wietnym narzdziem zwikszajcym wydajno, ktre nie wymaga inwestowania duych rodkw. Zalenie od potrzeb, moe suy jako narzdzie do przechowywania i wsplnego uywania elektronicznej dokumentacji przedsi- biorstwa, ale mona take korzysta z bardziej zaawansowanych opcji i stworzy cae rodowisko do wsppracy. Intranet pomoe w tworzeniu, przechowywaniu, organizowaniu i przekazywaniu wiedzy firmowej i innych zasobw cyfrowych, a jednoczenie ochroni je przed zagroeniami z zewntrz.
40. 40. Narzdziazarzdzaniawiedz 39 Wedug Jamesa Robertsona ze Step Two Design (Step Two Design, 2014), jednego z liderw wykorzystania intranetu, intranet jest uywany dla poniszych celw: zawarto (np. tworzenie, przechowywanie, przekazywanie dokumentw), komunikacja (np. przekazywanie wewntrznych informacji firmowych), dziaanie (np. wypenianie podania o urlop), wsppraca (np. wsppraca nad projektami przy uyciu wiki), kultura (np. prywatne rozmowy i udostpnianie plikw dotyczcych firmowej druyny pikarskiej), Jak korzysta zintranetu? Zalenie od rnych scenariuszy i przykadw uycia intranetu w rodowisku korpo- racyjnym, mona powiedzie, e jednym z najprostszych sposobw wykorzystania, ktry przynosi due korzyci, jest wsplne korzystanie z zasobw, czyli wsplne foldery/dyski. Jest to oglne i podstawowe znaczenie sowa intranet. Intranet moe take by aplikacj web (lub zespoem aplikacji) dostpn tylko przez prywatn sie. Jakikolwiek przykad uycia intranetu tak naprawd zaley od oprogramowania (np. wiki, forum, blog firmowy, etc.). Wracajc raz jeszcze do podstawowej definicji, mona stwierdzi, e przejcie zzapisywania plikw na komputerach do zapisywania ich na wsplnych dyskach daje kadej organizacji wiele korzyci, poniewa gwarantuje, e wszystkie importo- wane pliki s zawsze dostpne i mog by atwo przekazywane przez pracownikw. Kiedy korzysta zintranetu? TW O RZENIE WIED ZY PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa intranet? Jednym z wymaga do ustanowienia intranetu jest stworzenie bezpiecznej i pry- watnej sieci komputerowej. Dopiero po jej uruchomieniu mona zainstalowa odpowiednie oprogramowanie zalenie od wewntrznie dostpnych zasobw. Oprogramowanie dla intranetu Biorc pod uwag szerok definicj intranetu oraz fakt, e intranet moe opiera si na dowolnym oprogramowaniu dostpnym przez prywatn sie, najwaniejszym oprogramowaniem wspomnianym w tej sekcji jest wanie to oprogramowanie, ktre pozwala na stworzenie prywatnej sieci firmowej. Z tego powodu warto przyjrze si bliej nastpujcym rodzajom oprogramowania i protokoom: standardowy sprzt sieciowy i oprogramowanie, takie jak Ethernet, WiFi, TCP/IP, przegldarki sieciowe i serwery, zapory sieciowe. Przykady Wsplny dysk i zasoby drukarki FOI
41. 41. Zarzdzaniewiedz2.0 40 Wskazwki jak korzysta zintranetu Jednym z kluczowych aspektw intranetu jest to, e wszystkie zasoby s dostpne przez zabezpieczon prywatn sie. Uywajc zasobw dostpnych przez intranet, firma bdzie przechowywaa i przekazywaa poufne informacje, wic trzeba zwrci uwag na zabezpieczenia. SYSTEM ZARZDZANIA DOKUMENTAMI (DMS) Co to jest DMS? System zarzdzania dokumentami jest programem komputerowym, lub zespo- em programw, uywanym do przechowywania i zarzdzania dokumentami elektronicznymi. Na pocztku, DMS byy uywane do ledzenia i rozporzdzania dokumentami papierowymi, a pniej, wraz z rozwojem TIK, systemy te zaczy by uywane do zarzdzania dokumentami elektronicznymi. Z powodw historycznych, ale i czysto praktycznych, systemy te s cile zwizane z systemami obrazowania dokumentw tak, aby mogy obsugiwa, przejmowa, przechowywa, indeksowa i odzyskiwa rne formaty plikw (zeskanowanych dokumentw). Dzisiejsze systemy zarzdzania dokumentami s nowoczesnymi platformami opartymi na modelu przegldarek, ktre pozwalaj na zbiorowe zarzdzanie dokumentami iwspprac, dostarczaj zaawansowane rozwizania w dziedzinach przecho- wywania, tworzenia wersji (versioning), narzdzi do wsppracy, indeksowania, odzyskiwania (wyszukiwania), przepywu pracy i zarzdzania zadaniami. Dlaczego warto korzysta z DMS? Wiele firm przechowuje dokumentacj w rnych miejscach: na komputerach stacjonarnych, laptopach, pamici USB, dyskach sieciowych czy nawet w poczcie elektronicznej. Korzystajc z systemu zarzdzania dokumentami, firma jest wsta- nie atwo zarzdza najwaniejszymi dokumentami biznesowymi (np. kontrakty, oferty, umowy, materiay marketingowe i sprzedaowe). Oprcz zarzdzania dokumentami, standardowa wersja systemu pozwoli na pen kontrol, ktra bdzie gwarantowa, e pracownicy zawsze maj waciw wersj potrzebnego pliku i peny dostp niezalenie od miejsca czy czasu. Oto jakie wane korzyci pyn z korzystania z tego systemu: DMS zazwyczaj obsuguje zaawansowane funkcje zarzdzania dokumentami, takie jak: wysyanie wielu plikw naraz (multiple upload), synchronizacja dysku (folderu), indeksowanie dokumentw i tworzenie wersji, wszystkie dokumenty s indeksowane, wic znalezienie danego dokumentu jest atwe dziki zaawansowanemu wyszukiwaniu, wikszo systemw to platformy oparte o system przegldarek, wic uytkow- nicy mog korzysta z systemy niezalenie od miejsca i platformy (PC, laptop, smartfon, tablet, etc.), oprcz podstawowej funkcjonalnoci, zazwyczaj DMS maj dodatkowe funkcje, takie jak: wsppraca online (wsplne edytowanie dokumentw, fora, wiki), prze- pywy pracy, zarzdzanie zadaniami, przekazywanie zawartoci do zewntrznych systemw (np. portale spoecznociowe), etc.
42. 42. Narzdziazarzdzaniawiedz 41 Jak korzysta zDMS? Ze wzgldu na du rnorodno funkcji, systemy zarzdzania dokumentami mog by wykorzystywane na rne sposoby, zalenie od potrzeb uytkownika. Mimo to, wikszo firm pocztkowo uywa najprostszych i najbardziej podstawowych funkcji, czyli: przechowywania i organizowania wanej dokumentacji, wyszukiwania i przekazywania dokumentw. Potem, stopniowo, zaczynaj korzysta z bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak tworzenie wersji czy wsplne edytowanie. Oglnie, system zarzdzania dokumentami skada si z wielu folderw (repozytoriw) utworzonych zgodnie z wymaganiami uytkownika. Uprawnienia s zazwyczaj ustawiane na danym poziomie folderu (repozytorium) i pliku w katalogu. Kiedy korzysta zDMS? TW O RZENIE WIED ZY PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa DMS? Typowe systemy zarzdzania dokumentami mog by oparte na technologii chmury lub instalowane lokalnie. W przypadku chmury, zazwyczaj nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania, wymagana jest tylko rejestracja. Po zarejestrowaniu, uytkownicy mog utworzy swoje repozytorium i zaprasza innych uytkownikw. Rozwizania oparte na chmurze zazwyczaj nie s darmowe, a cena zaley od iloci uytkownikw, repozytoriw/projektw i wymaganej pamici. Decydujc si na korzystanie z systemu lokalnie, naley go najpierw cign izainstalowa na lokalnym serwerze web. Jest to zazwyczaj do proste, jednak zalenie od danego rozwizania, moe okaza si skomplikowane. Po zainstalo- waniu, system powinien zosta skonfigurowany, by mc korzysta z firmowego mechanizmu uwierzytelniania (np. LDAP) lub rcznie zaimportowa uytkownikw. W obu przypadkach (chmura i instalowanie lokalne), gwny administrator ma uprawnienia by dodawa repozytoria, uytkownikw i nadawa upowanienia. Oprogramowanie dla DMS Alfresco http://www.alfresco.com/ (wersja darmowa), OpenDocMan http://www.opendocman.com/ (wersja darmowa), Google Drive https://drive.google.com/ (wersja darmowa), Microsoft SharePoint http://office.microsoft.com/en-001/sharepoint/ (wersja patna), Documentum http://www.emc.com/domains/documentum/index.htm?id=14 (wersja patna), Mymeedia http://mymeedia.com/ (wersja patna), Confluence https://www.atlassian.com/software/confluence (wersja patna). Przykady Zrzut ekranu DMS FOI (Alfresco Share) 19.05.2014
43. 43. Zarzdzaniewiedz2.0 42 Wskazwki jak korzysta z DMS Przy rozsdnym uytkowaniu, DMS moe by bardzo pomocny dla organizacji. Gwny problem jaki moe powsta, to brak uporzdkowania struktury, jako e typowy DMS nie ogranicza uytkownikw jeli chodzi o korzystanie z systemu. Jeeliuytkownicy systemu nie s dobrze zorganizowani i nie przestrzegaj wyzna- czonych zasad (nazywanie plikw, waciwa struktura folderw), to korzystanie zsystemu moe okaza si do trudne. BAZA WIEDZY Co to jest baza wiedzy? Oglnie mwic, baza wiedzy jest scentralizowanym repozytorium informacji. Mona j porwna do biblioteki publicznej lub bazy danych z informacjami na dany temat. Jeszcze oglniej, baz wiedzy mona okreli jako baz danych gdzie informacje s zbierane, organizowane, przekazywane, wyszukiwane i uywane przez uyt- kownikw lub systemy. Dobrze zorganizowana baza wiedzy moe pomc firmie zaoszczdzi pienidze przez skrcenie czasu, jaki pracownik spdza na szukaniu informacji dotyczcych konkretnych tematw (np. polityki czy procedur firmowych). Jako narzdzie zarz- dzania relacjami z klientami (CRM), baza wiedzy daje klientom atwy dostp do informacji, ktre w innym wypadku wymagayby kontaktu z personelem organi- zacji; z reguy, taka moliwo powinna sprawi, e interakcja stanie si prostsza zarwno dla klienta jak i dla organizacji (TechTarget, 2007). Gwne rozrnienie midzy rozwizaniami bazy wiedzy zaley od tego, kim bd uytkownicy kocowi pracownikami czy klientami firmy. W przypadku gdy baza wiedzy przeznaczona jest dla pracownikw, uznajemy j za prywatn i zazwyczaj bdzie zawieraa poufne dane, takie jak procedury i polityka firmy. Jeeli uytkow- nikami kocowymi ma by szeroka publiczno (klienci firmy), to baza bdzie miaa charakter publiczny i bdzie zawiera takie dane jak czsto zadawane pytania, opis produktw, poradniki i instrukcje obsugi. Dlaczego warto korzysta z baz wiedzy? Baza wiedzy jest wietnym narzdziem, jeli zachodzi potrzeba dostarczenia ustrukturyzowanego i zorganizowanego dostpu do duego zakresu informacji. Narzdzia baz wiedzy prowadz uytkownikw i nadaj funkcjonalnoci pozwalajce na efektywne zbieranie, organizowanie i przekazywanie rnych informacji. Kada informacja w bazie wiedzy stanie si wartociowym skadnikiem firmy i nie dojdzie do utraty informacji (lub bdzie ona minimalna) z powodu migracji pracownikw. Poprzez skuteczne uytkowanie, bazy wiedzy mog pomc w zapewnieniu wolnego przepywu informacji i pomysw wewntrz firmy oraz w budowaniu dobrych relacji z partnerami i klientami, co jest kluczowe dla kadej firmy chccej odnie sukces. Jak korzysta zbaz wiedzy? Niezalenie od wybranych narzdzi, najwaniejszym aspektem bazy wiedzy jest upewnienie si, e wszystkie stosowne informacje s zbierane (i tworzone wrazie ich braku), katalogowane wedle odpowiednich tematw. Publiczne bazy wiedzy s czsto uywane jako dopenienie usug help desku. Podobnie jak FAQ (czsto zadawane pytania), baza wiedzy jest tak zaprojektowana, by organizowa i przed- stawia najczstsze pytanie klientw lub problemy z jakimi si spotykaj wraz zrozwizaniami. Prywatne bazy danych bd prawdopodobnie zawiera najwa- niejsze zasoby firmy, ktre mog mie rnorodn form od instrukcji opisujcej
44. 44. Narzdziazarzdzaniawiedz 43 jak wykona konkretne zadanie do oficjalnej polityki i procedur firmy. W kadym z tych przypadkw najwaniejsze jest to, by wszystkie stosowne informacje byy zbierane, efektywnie organizowane, oraz, aby byy zrozumiae. Kiedy korzysta zbaz wiedzy? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa baz wiedzy? Podstawowym elementem bazy wiedzy jest platforma umoliwiajce atwe iefek- tywne tworzenie oraz dostarczenie dokadnie tej wiedzy, ktrej potrzebujemy. Rozwiania mog si rni w zalenoci od celu, ale kade powinno dostarczy narzdzia do tworzenia, organizowania, zbierania i przekazywania podanych informacji. Zalenie od postawionych wymaga, mona wybra oprogramowanie oparte na technologii chmury bd instalowane lokalnie. Narzdziami mog by proste wiki, albo bardziej wyspecjalizowane rozwizania. Konfiguracja zaley od wybranej opcji. Po zainstalowaniu i konfiguracji wybranych narzdzi, mona korzy- sta z przyjaznego dla uytkownika interfejsu obecnego w wikszoci narzdzi eby tworzy artykuy do bazy wiedzy, dodawa obrazy, linki, multimedia i udostpnia nowoutworzone wpisy uytkownikom kocowym. Oprogramowanie do tworzenia bazwiedzy Google Drive https://drive.google.com/ (wersja darmowa), Zoho Online Knowledge Base http://www.zoho.com/wiki/knowledge-base- software.html (wersja patna), Knowledge Base Made Simple http://www.kbpublisher.com/ (wersja patna). Przykady Baza wiedzy Mozilli (Publiczna) Wskazwki jak korzysta z baz wiedzy Przydatna baza danych musi zawiera jak najwicej stosownych informacji. Pozailo- ci zebranych informacji, wanym aspektem jest rwnie sposb ich organizacji. Aby mogy zosta wykorzystane, informacje w bazie musz by dobrze zorgani- zowane i atwe do zrozumienia. Naley wzi te pod uwag, e informacje nie powinny by obszerne, a zwize, informacyjne i przydatne, tak, aby uytkownicy kocowi mogli znale waciw odpowied we waciwym czasie.