1. Zarzdzanie wiedz Podrcznik dla firm 2.0 Publikacja powstaa w
wyniku projektu zrealizowanego przy wsparciu finansowym Komisji
Europejskiej w ramach programu Uczenie si przez cae ycie.
Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja
Europejska ani Narodowa Agencja nie ponosz odpowiedzialnoci za
umieszczon wniej zawarto merytoryczn ani za sposb wykorzystania
zawartych w niej informacji
2. Niniejszy podrcznik zosta opracowany w ramach projektu
Knowledge Management 2.0 for SMEs wspfinansowanego przez Leonardo
da Vinci Lifelong Learning Programme. Konsorcjum wdraajce projekt
tworz: Fundacja Obserwatorium Zarzdzania (FOZ) Fakultet
organizacije I informatike Sveuilita u Zagrebu (FOI) MFG
Baden-Wrttemberg mbH, Public Innovation Agency for ICT and Media
(MFG) Nowoczesna Firma S.A. (NF) Instituto Tecnolgico de Aragn
(ITA) Autorzy: Marta Mazur (FOZ) Darko Grabar (FOI) Petra Koruga
(FOI) Georg Sedlbauer (MFG) Karolina Sikorska (NF) Elena Pallars
Beamonte (ITA) Knowledge Management 2.0 for SMEs km20.eu 2014
3. SPIS TRECI WPROWADZENIE 3 O podrczniku 4 Cel podrcznika 4
Struktura podrcznika 4 Grupa docelowa 4 Zarzdzanie wiedz 2.0 5 Czym
jest Zarzdzanie wiedz 2.0 5 Korzyci z zarzdzania wiedz dla MP 7
Ograniczenia i trudnoci w zarzdzaniu wiedzoraz jak radzi sobie z
tymi problemami 8 Jak motywowa pracownikw 9 PROCESY ZARZDZANIA
WIEDZ 11 NARZDZIA ZARZDZANIA WIEDZ 14 Narzdzia mediw
spoecznociowych15 Narzdzia wideo 22 Narzdzia wsppracy 31 Inne
narzdzia38 STRATEGIA ZARZDZANIA WIEDZ 2.0 46 Stosowane strategie
zarzdzaniawiedz 47 Elementy strategii zarzdzaniawiedz 51 Jak wdroy
strategi Zarzdzania wiedz 2.0 w organizacji 58 MATRYCA ZARZDZANIA
WIEDZ 2.0 61 BIBLIOGRAFIA 62
4. 01 WPROWADZENIE
5. Zarzdzaniewiedz2.0 4 O PODRCZNIKU CEL PODRCZNIKA Zarzdzanie
wiedz jest szczeglnie wane w sektorze maych i rednich przedsi-
biorstw (MP) i moe znaczco poprawi wyniki biznesowe oraz potencja
innowacyjny firm. Tradycyjne metody zarzdzania wiedz czsto s jednak
zbyt sformalizowane, skomplikowane, czasochonne i zbyt kosztowne
dla MP. Rozwizania Web 2.0, takie jak sieci spoecznociowe,
wykorzystywane do komunikacji, wsppracy i dzielenia si wiedz
wobrbie firm lub pomidzy nimi oferuj ogromn przewag konkurencyjn w
formie wikszej innowacyjnoci, produktywnoci, szybkoci dziaania i
oszczdnoci. Wieleprzedsibiorstw korzysta ju z niektrych technologii
proponowanych w ramach omawianej metodyki, a przy niewielkim
dodatkowym wysiku mona je atwo przeksztaci w praktyczn strategi
zarzdzania wiedz. Niniejszy podrcznik Zarzdzania wiedz 2.0 zapewnia
solidne podstawy, aby przeprowadzi firmy, ktre chc profesjonalnie
zarz- dza wiedz multimedialn, przez proces wdraania Zarzdzania
wiedz 2.0. STRUKTURA PODRCZNIKA Podrcznik pokazuje i objania, jak
zarzdza treciami multimedialnymi i jak odpowied- nio dostosowywa
tradycyjne techniki zarzdzania wiedz w kontekcie multimedialnym.
Podrcznik podzielony jest na pi rozdziaw. W rozdziale pierwszym
czytelnicy znajd oglne informacje o podrczniku i poznaj podstawy
Zarzdzania wiedz 2.0. W rozdziale drugim opisano procesy, w ramach
ktrych moliwe jest zastosowanie rnych narz- dzi do zarzdzania
wiedz. Narzdzia te przedstawiono w rozdziale trzecim. Kwestie
dotyczce strategii zarzdzania wiedz opisano za w rozdziale
czwartym. Czytelnicy znajd tam informacje o stosowanych strategiach
zarzdzania wiedz i ich elementach oraz dowiedz si, jak opracowa i
wdroy strategi Zarzdzania wiedz 2.0 w swoich organizacjach. W
ostatnim rozdziale przedstawiono MATRYC Zarzdzania wiedz 2.0. GRUPA
DOCELOWA Niniejszy podrcznik ma wspiera firmy i organizacje we
wdraaniu systemu zarz- dzania wiedz w oparciu o multimedialne treci
tworzone przez uytkownikw oraz narzdzia komunikacji i wsppracy Web
2.0. Podrcznik adresowany jest przede wszyst- kim domaych i rednich
przedsibiorstw, ktrym ma pomc skuteczniej stosowa nowetechnologie.
Zarzdzanie wiedz 2.0 pomaga firmom wykorzysta szanse zwizane z
dzieleniem si wiedz wewntrz i na zewntrz organizacji oraz wspiera
wspprac, innowacyjno iniesformalizowan, spoecznociow form nauki.
Pozwala to kadej firmie stworzy organizacyjne centrum wiedzy, czce
skuteczne przechowywanie, organizacj, klasy- fikacj, udostpnianie i
odzyskiwanie treci oraz daje moliwo dzielenia si wiedz zosobami
spoza organizacji.
6. Wprowadzenie 5 ZARZDZANIE WIEDZ 2.0 CZYM JEST ZARZDZANIE
WIEDZ 2.0 Pierwszym krokiem na drodze do zrozumienia zarzdzania
wiedz jest odrnienie jej od danych i informacji. Dane oraz
informacje nie s wiedz, cho wiedza nie moe bez nich istnie
(Saaristo, 2012). Nowa wiedza powstaje, gdy jaka osoba dokonuje
pocze- nia obecnych przekona z informacjami opracowanymi na
podstawie danych. Koskinen iPihlanto definiuj dane jako surowe
fakty, takie jak liczby i litery, ktre osadzane s wkontekcie, aby
stworzy informacje. czenie informacji z istniejcymi przekonaniami,
umiejtnociami i postrzeganiem wybranej osoby pozwala stworzy wiedz.
Dane, infor- macje i wiedza s zatem odrbnymi elementami (Koskinen i
Pihlanto, 2008; Saaristo, 2012). Istnieje wiele definicji
zarzdzania wiedz. Seiner definiuje zarzdzanie wiedz jako kon-
cepcj, w ktrej przedsibiorstwo gromadzi, organizuje, udostpnia i
analizuje wiedz jednostek i grup w obrbie organizacji w sposb, ktry
bezporednio wpywa na wyniki (Seiner, 2001). Wedug Levinson
zarzdzanie wiedz jest procesem, poprzez ktry organizacje tworz
warto ze swoich zasobw intelektualnych i w oparciu owiedz
(Levinson, 2007). Inn definicj zarzdzania wiedz przedstawia Sveiby,
ktry twierdzi, e zarzdzanie wiedz obejmuje identyfikacj i analiz
dostpnych i potrzebnych zaso- bw wiedzy i procesw tak aby osign
cele organizacyjne (Sveiby, 1996). Villegas definiuje zarzdzanie
wiedz jako proste przekazywanie wiedzy od jednej osoby do drugiej,
na skutek czego odbiorca moe korzysta ze zgromadzonej wiedzy
bardziej dowiadczonych czonkw organizacji lub grupy (Villegas,
2000). Zarzdzanie wiedz jest systemem cyklicznym, ktry umoliwia
organizacji skuteczne osiganie swoich celw dziki moliwoci
przeksztacania wiedzy ukrytej i jawnej w zwyczaje, lepsze
planowanie i realizacj (Estacio, 2006). Rysunek 1. Rodzaje wiedzy
Rodzaje wiedzy Trudno zarzdzania wiedz wzrasta Zoono
Odjawnejdoukrytej Wiedza mechaniczna Wiedza dynamiczna Wiedza
chaotyczna rdo: Notes from Master in Leadership Experience Team
Academy w Euskadi. Rozwj Internetu i jego dojrzewanie w ostatnim
dziesicioleciu, dua liczba ludzi, ktrzy maj dostp do Internetu za
porednictwem urzdze stacjonarnych i mobilnych, oraz ewolucja
sektora programistycznego przeoyy si na fenomen Web 2.0 (Levy,
2009).
7. Zarzdzaniewiedz2.0 6 Web2.0 koncentruje si na ludziach i
wprowadza nowy trend, ktry naleaoby zasto- sowa w zarzdzaniu wiedz
(Levy, 2009), (Alvarez et al.). Levy przeanalizowaa zasady Web2.0 z
perspektywy zarzdzania wiedz i dosza do wniosku, e s one bardzo
zbli- one do zasad zarzdzania wiedz (Levy, 2009), (Alvarez et al.).
Rysunek 2. Proces zarzdzania wiedz Kapita sieciowy Przepyw wiedzy
Zrozumienie rodowiska tworzenia wiedzy Powstanie wiedzy Stosowanie
wiedzy w praktyce i nabywanie nowej wiedzy Dokumentowanie wiedzy
rdo: Notes from Master in Leadership Experience Team Academy w
Euskadi. Zarzdzanie wiedz 2.0 to szereg czynnoci i procesw
zaprojektowanych w celu identy- fikowania, rejestrowania,
tworzenia, stosowania i udostpniania wiedzy jawnej i ukrytej w
obrbie organizacji przy pomocy narzdzi Web 2.0 oraz innych narzdzi
zwizanych z nowymi technologiami informacyjnymi i komunikacyjnymi.
Zarzdzanie wiedz 2.0 ma charakter spoecznociowy, tj. poszczeglne
osoby tworz wiedz razem z innymi (przejcie od jednostki do
zbiorowoci) i dziel si swoj wiedz przy pomocy nowych technologii.
Celem Zarzdzania wiedz 2.0 jest zwikszenie skutecznoci i
efektywnoci pracownikw, osignicie celw organizacyjnych i poprawa
konkurencyjnoci organizacji na rynku. Rysunek 3. Transfer wiedzy
Poziom sieci Poziom organizacji Poziom zespou Poziom grupy Poziom
makro Poziom makroPoziom mikro rdo: Notes from Master in Leadership
Experience Team Academy w Euskadi.
8. Wprowadzenie 7 KORZYCI Z ZARZDZANIA WIEDZ DLA MP W Unii
Europejskiej MP stanowi 99% wszystkich przedsibiorstw, zapewniaj
okoo 65 milionw miejsc pracy i s wanym rdem innowacji (Komisja
Europejska, 2006). Przewiduje si, e rozwj MP bdzie gwnym czynnikiem
sukcesu w kolejnych deka- dach na caym wiecie. MP s rdem miejsc
pracy, udoskonale technologicznych iinnowacyjnoci, a take wysokich
dochodw (Valaei i Aziz, 2012). Innowacyjno i szybki rozwj MP
wymagaj przyspieszonego wykorzystania wiedzy, ktr naley skutecznie,
efektywnie i bezpiecznie zarzdza (Hylton, 2002). Sama wiedza jest
towarem, ktry zapewnia jedyn przewag konkurencyjn. Aby utrzyma
konkuren- cyjno, firmy musz zyska wiedz, a nastpnie szybko j
skoordynowa i wykorzysta. MP musz zatem pozna najpierw swoje zasoby
wiedzy, a nastpnie okreli, jak nimi zarzdza i jak je wykorzystywa,
aby uzyska jak najwysze zyski (Lee et al., 2005). Do mocnych stron
MP nale (Egbu, 2001), (Lee et al., 2005): mniej formalne strategie
komunikowanie wiedzy i szybkie podejmowanie decyzji s sprawniejsze,
a nieformalne spoecznoci dziaaj skutecznej, nieformalne spoecznoci,
ktre zwikszaj zaangaowanie pracownikw i ich otwar- to wobec systemw
zarzdzania wiedz, szybsze reagowanie na zmieniajce si wymogi
rynkowe oraz wiedza niezbdna do zaspokojenia potrzeb rynkowych.
Wedug Egbu i Lee saboci MP obejmuj: niezdolno do finansowania
dugookresowych i ryzykownych programw zarzdzania, sabo w zakresie
specjalistycznych kompetencji technologicznych, sabo inwestycji w
szkolenia i edukacj (Egbu, 2001; Lee et al., 2005). Pozostae sabe
strony MP (Rothwell i Dodgson, 1994) polegaj na tym, e MP maj
niewielkie dowiadczenie w zarzdzaniu, zajmuj nierwn pozycj podczas
wsppracy z duymi firmami oraz maj trudnoci ze skomplikowanymi
przepisami (Lee et al., 2005). Obecnie systemy informacyjne su nie
tyle zarzdzaniu informacj, co zarzdzaniu wiedz. Aby utrzyma
konkurencyjno, MP wprowadzaj zarzdzanie fachow wiedz, ktra stanowi
najcenniejszy zasb firmy (Valaei i Aziz, 2012). Poczenie rnych
rodza- jw wiedzy moe zapewni przedsibiorstwu przewag konkurencyjn,
jeeli spenione zostan trzy kryteria: wiedza musi by cenna z punktu
widzenia kluczowej kompetencji firmy (skutecznie tworzy warto dodan
do kluczowych zada bd kompetencji), wiedza musi by trudna do
naladowania i zastpienia przez konkurencj (patenty wymaga to
przejcia od wiedzy ukrytej do jawnej i moe by kosztowne), bd
zachowanie wiedzy ukrytej jako takiej i wykorzystywanie jej jako
wiedzy osobistej lub spoecznociowej (Krogh et al., 2000; Saaristo,
2012). McAdam i Reid odkryli pewne rnice w zarzdzaniu wiedz: sektor
MP wydaje si mniej zaawansowany pod wzgldem tworzenia wiedzy, ma
bardziej mechaniczne podejcie do tworzenia wiedzy i w mniejszym
stopniu polega na interakcjach spoecznych. Sektor MP okaza si
sabszy w prowadzeniu formalnych i systematycznych dyskusji sucych
dzieleniu si wiedz ukryt ni due firmy, ktre byy rwnie mocniejsze w
formalnych strategiach zarzdzania wiedz (McAdam i Reid, 2001).
9. Zarzdzaniewiedz2.0 8 Na podstawie badania przeprowadzonego
wrd 12 MP w Holandii Beijerse stwierdzi brak wyranej polityki
ukierunkowanej na strategiczne zarzdzanie wiedz (Beijerse,2000).
Corso podkrela, e mae przedsibiorstwa kad zwykle wikszy nacisk na
zarzdza- nie wiedz ukryt ni due firmy oraz e kanay komunikacji w MP
ustanawiane s czciej pomidzy firmami ni w obrbie organizacji (Corso
et al., 2003). Cz bada powicono wykorzystaniu teleinformatyki do
zarzdzania wiedz w MP. Dowiedziono, e mniejsze firmy nie dysponuj
rodkami finansowymi i wykwalifikowan kadr ani te fachow wiedz i
czasem, aby mc inwestowa w zaawansowan teleinformatyk
(Edvardsson,2006). Niektrzy autorzy, na przykad Salojarvi, twierdz,
e firmy, ktre systematycznie wykorzy- stuj zarzdzanie wiedz,
rozwijaj si szybciej (roczny wzrost sprzeday) ni firmy, ktre nie
maj strategii ani praktyki zarzdzania wiedz (Salojarvi et al.,
2005; Edvardsson,2006). Wedug ODella organizacje stosujce najlepsze
praktyki maj rnorodne uzasadnienia biznesowe dla wdroenia inicjatyw
zarzdzania wiedz (ODell et al., 2003). Do najpow- szechniejszych
nale obnienie kosztw, ponowne wykorzystanie wiedzy i zdobytych
dowiadcze, szybko, innowacja, ponowne wykorzystanie know-how z
zakresu zarzdza- nia wiedz, kreowanie marki i wyrnialno oraz lepsza
jako wiedzy (Edvardsson,2006). Skuteczne zarzdzanie wiedz znaczco
poprawia wyniki z uwagi na obnienie kosztw, zapewnienie potencjau
do rozwoju i zwikszenia wartoci i/lub dochodowoci przed-
sibiorstwa, udoskonalanie produktw i usug oraz szybsze reagowanie.
OGRANICZENIA I TRUDNOCI W ZARZDZANIU WIEDZORAZ JAK RADZI SOBIE Z
TYMI PROBLEMAMI Oprcz korzyci istnieje te wiele ogranicze w
zarzdzaniu wiedz. W badaniach prze- prowadzonych przez Saaristo
zidentyfikowano przeszkody we wdraaniu zarzdzania wiedz w firmach.
S to: brak zrozumienia zarzdzania wiedz i pyncych z niego korzyci,
trudnoci w okreleniu, jak wiedz zarzdza i jak wiedz udostpnia, brak
specjalistycznej wiedzy technologicznej, brak zasobw
technologicznych, brak szkole, ograniczenia finansowe, brak udziau
pracownikw, brak zaufania i brak nagrd za dzielenie si wiedz, niech
pracownikw do dzielenia si wiedz oraz fakt, e wdro- enie zarzdzania
wiedz jest czasochonne i zbyt kosztowne (Saaristo, 2012). Kolejne
dwa problemy w zarzdzaniu wiedz to: nieprzewidywalne rezultaty i
brak denia do automatycznej informacji. Wunram twierdzi, e za
przeszkod mona uzna wszystko, co wie si z aspektami ludzkimi,
organizacyjnymi lub technologicznymi i co utrudnia zarzdzanie wiedz
(Wunrametal., 2000). Sab stron MP jest zakres specjalistycznych
kompetencji technologicznych (Lee et al., 2005). Nie ma wiadomoci
strategii utrwalania wiedzy, afirmy nie wdraaj wyranych strategii
zarzdzania wiedz ani nie okrelaj powiza- nych zakresw
odpowiedzialnoci. Bardzo czsto pracownicy nie s wiadomi procesu
rejestrowania wiedzy i czsto szukaj w swojej pracy szybkich
rozwiza, aby zwalczy objawy problemu, a nie jego przyczyny, i tym
samym nie wykorzystuj okazji, by zapisa swoje dowiadczenia i
przekaza wiedz pozostaym pracownikom. MP mog by take wiadome wagi
zarzdzania wiedz i gromadzenia wiedzy w obrbie organizacji, ale
czsto uznaj, e inne sprawy i potrzeby s bardziej naglce (Lee et
al., 2005). Powszechny jest problem bariery komunikacyjnej, ktra
wystpuje, gdy dwch pracownikw tej samej firmy bierze udzia w jednym
projekcie, ale naley do rnych dziaw. Ich zrozumienie
10. Wprowadzenie 9 tego, o czym rozmawiaj, moe si znaczco rni.
Istnieje te bariera zwizana z kra- dzie pomysw obawa, e jeden
pracownik moe przej pomys drugiego pracownika. Innym ograniczeniem,
z jakim borykaj si MP, jest znalezienie czasu na utrwalanie wiedzy.
Pracownicy s bardzo zajci, a proces rejestrowania wiedzy moe
nadmiernie zaburza ich dziaania (Lee et al., 2005). Zgodnie ze
studium islandzkim gwne problemy zwizane z zarzdzaniem wiedz to:
brak czasu na dzielenie si wiedz, uniemoliwianie pracownikom
zapisania ich wiedzy, trudnoci w rejestrowaniu wiedzy ukrytej. W
firmach, ktre przyjy strategi zarzdza- nia wiedz, respondenci uwaaj
przesyt informacji, brak czasu na dzielenie si wiedz i
niewykorzystywanie technologii do udostpniania wiedzy za mniejsze
problemy ni respondenci w firmach niestosujcych strategii
zarzdzania wiedz (Edvardsson, 2006). Gromadzenie wartociowych treci
z caej firmy w ramach inwentaryzacji wiedzy moe by pracochonne, a
przeksztacanie wiedzy niejawnej w wiedz jawn stanowi czynno
wymagajc specjalnych umiejtnoci, a czsto kreatywnoci. JAK MOTYWOWA
PRACOWNIKW Projekty zarzdzania wiedz stanowi bardzo ryzykowne
przedsiwzicia. Wiele orga- nizacji rozpoczyna projekty zarzdzania
wiedz, ale nastpnie je porzuca. Istnieje wiele przyczyn, dla ktrych
projekty takie upadaj realizacja zada zwizanych z zarzdzaniem wiedz
wymaga czasu, narzdzia musz by atwe w uyciu, itd. Jednym z
najwaniej- szych czynnikw jest jednak zaangaowanie czonkw
organizacji. Projekty zarzdzania wiedz bez czynnego udziau
pracownikw skazane s na porak. Udzia pracownika jest blisko
powizany z jego motywacj. W rezultacie kady kierownik odpowiadajcy
za projekt zarzdzania wiedz musi poradzi sobie z kwesti
zaangaowania i zmotywowa- nia pracownikw. Oczywicie dotyczy to
rwnie Zarzdzania wiedz 2.0. Istniej dwa bardzo rne rodzaje
motywacji: zewntrzna i wewntrzna. W przypadku motywacji zewntrznej
rdo motywacji pochodzi z zewntrz. Z punktu widzenia zarz- dzania
wiedz oznacza to, e pracownik jest zmotywowany np. przez premi
przydzielan za wykonanie okrelonego zadania lub e pracownik
wykonuje zadanie dla uniknicia kar. W przypadku motywacji
wewntrznej rdo motywacji znajduje si w osobie, ktr motywuje samo
zadanie, np. dany pracownik chce wspiera swoich wsppracownikw
poprzez udostpnianie wiedzy. Oba rda motywacji maj wady i zalety
dla organizacji. Motywacja zewntrzna czsto powoduje, e pracownicy
wykonuj jedynie wymagane minimum, aby otrzyma premi, natomiast
pracownikw zmotywowanych wewntrznie trudniej jest kontrolowa
(Whittom and Roy, 2009). Motywacja wewntrzna jest niezbdna zwaszcza
do zarzdzania wiedz ukryt. Przy wdraaniu projektu zarzdzania wiedz
koniecznie naley by wiadomym (rodzaju) motywacji pracownikw.
Wzmocnienie motywacji zewntrznej moe zmniejszy moty- wacj wewntrzn
i ograniczy sukcesy. Przykadowo kierownik projektu chce stworzy
wiki dla zarzdzania wiedz w firmie. Pracownicy maj wysok motywacj
wewntrzn, chc dzieli si swoj wiedz i wierz w wizj projektu. Aby
zwikszy motywacj, kie- rownik proponuje premi za stworzenie co
najmniej 20 artykuw w wiki. To dziaanie moe jednak zmniejszy
motywacj wewntrzn pracownikw. Po pierwsze strac oni poczucie
autonomii, poniewa kierownik wyznaczy cel bez konsultacji z nimi.
Po drugie 20 le napisanych artykuw zagwarantuje premi, podczas gdy
15 wietnych artyku- w nie, a zatem pracownik, ktry napisa 15
artykuw bdzie mniej zmotywowany. Wreszcie moe prowadzi to do
minimalistycznego podejcia i w rezultacie tylko niewielu
11. Zarzdzaniewiedz2.0 10 pracownikw napisze ponad 20 artykuw.
Zasadniczo nagrody, zwaszcza finansowe istandardowe, ktre okrelane
s bez konsultacji z pracownikami, mog ogranicza motywacj
(wewntrzn). Dowodzi to, e nagrody ukierunkowane na zwikszenie moty-
wacji zewntrznej maj wpyw na motywacj wewntrzn. eby nie zmniejszy
motywacji wewntrznej, pracodawcy i pracownicy powinni wsplnie
definiowa kryteria nagradzania. Co wicej, wskazane mog by nagrody
niefinansowe, takie jak prezenty. Ich zalet jest to, e nie s
bezporednio powizane z poziomem wynikw (Whittom and Roy, 2009).
Waniejsze ni oferowanie pracownikom premii jest budowanie ich
motywacji wewntrz- nej. W zarzdzaniu motywacj wewntrzn naley
uwzgldni cztery czynniki: poczucie sukcesu, poczucie autonomii,
poczucie kompetencji i poczucie postpu. Na wszystkie te czynniki
mona wpywa. Zwikszenie motywacji wewntrznej przeoy si na wiksze
szanse udanego wdroenia Zarzdzania wiedz 2.0. Kierownik projektu
musi przy tym uatwia dziaanie. Aby zwikszy poczucie autonomii,
kierownik powinien dostarcza pracownikom informacji niezbdnych w
celu podejmowania waciwych decyzji, powinien tolerowa bdy i okazywa
pracownikom zaufanie. Aby zwikszy poczucie sukcesu, naley ograniczy
trywialne zadania typu indeksowanie lub formatowanie, oraz dzieli
si wizj projektu i oferowa jak najwiksz moliwo uczestnictwa.
Kierownik moe wpywa na poczucie kompetencji poprzez informowanie i
szkolenie pracownikw ma suy za wzr i propagowa najlepsze praktyki.
Kierownik powinien by zatem bardzo zaangaowany w czynnoci
zarzdzania wiedz, np. sam powinien take tworzy artykuy w wiki.
Wyznaczanie kamieni milowych, informowanie o ich osigniciu i
witowanie sukcesw pomoe wzmocni poczucie postpw (Whittom and Roy,
2009). Podsumowujc, przy wdraaniu Zarzdzania wiedz 2.0 naley skupi
si na motywacji wewntrznej pracownikw oraz uwzgldni wymienione
cztery czynniki. W niektrych przypadkach pomocne moe by przyznanie
premii za osignicie okrelonych celw, ale wane jest, by nie miao to
negatywnego wpywu na motywacj wewntrzn. Oczywicie nie ma
uniwersalnych rozwiza pozwalajcych zmotywowa pracownikw do udziau w
czynnociach z zakresu zarzdzania wiedz. Co wicej, strategia
motywowania pra- cownikw musi by spjna z oglnym podejciem do
zarzdzania w firmie.
12. 02 PROCESY ZARZDZANIA WIEDZ
13. Zarzdzaniewiedz2.0 12 Zarzdzanie wiedz 2.0 czerpie ze
struktury zarzdzania wiedz opracowanej przez Asian Productivity
Organisation (APO). Struktura ta podzielona jest na cztery czynniki
zarzdza- nia wiedz, czyli Wizj i Misj, Przyspieszacze, Procesy i
Wyniki. Zarzdzanie wiedz 2.0 skupia si przede wszystkim na
procesach zwizanych z wiedz. W zarzdzaniu wiedz jako dyscyplinie
naukowej podstaw jest udostpnianie i tworzenie wiedzy. W ostatnich
latach czynnoci zwizane z zarzdzaniem wiedz stay si jednak bardziej
zrnicowane. W zwizku z tym Podrcznik Technik i Narzdzi Zarzdzania
Wiedz opracowany przez APO (APO, 2010) przedstawia pi procesw
(patrz take rozdzia Strategia Zarzdzania wiedz 2.0): Identyfikacja
wiedzy, Tworzenie wiedzy, Przechowywanie wiedzy, Udostpnianie
wiedzy, Stosowanie wiedzy. Tych pi procesw w podrczniku nazywanych
czsto kategoriami stanowi podstaw Zarzdzania wiedz 2.0. Jeeli firma
lub organizacja wdraa nowy projekt zarzdzania wiedz lub weryfikuje
stary projekt, naley koniecznie by wiadomym, ktrego procesu
faktycz- nie on dotyczy. Dla kadego procesu dobra mona odpowiednie
narzdzia zMatrycy Zarzdzania Wiedz 2.0 znajdujcej si na kocu
podrcznika. W Zarzdzaniuwiedz 2.0 nacisk kadziony jest szczeglnie
na narzdzia Web 2.0. Oczywicie istnieje wiele innych narzdzi i
naley by wiadomym znaczenia zarwno narzdzi IT, jak i pozostaych.
Poniej przedstawiono krtko i opisano pi procesw zwizanych z wiedz:
Identyfikacja wiedzy oznacza, e wiedz naley okreli. Na pocztkowym
etapie istnieje jako wiedza ukryta wiedza w gowach ludzi. Najpierw
naley zatem zidenty- fikowa t wiedz, co obejmuje rwnie ogln analiz
wiedzy istniejcej i potrzebnej (Koenig, 2012), Tworzenie wiedzy po
zidentyfikowaniu potrzebnej wiedzy naley j stworzy. Proces
tworzenia polega na przeksztacaniu wiedzy ukrytej w wiedz niejawn.
Wiedza nie- jawna to wiedza, ktra nie jest jeszcze uchwytna, ale
ktr mona przeksztaci w wiedz jawn (Koenig, 2012), Przechowywanie
wiedzy wiedza niejawna dziki przechowywaniu staje si wie- dz jawn.
Wiedza jawna oznacza, e ma ona uchwytn form i jest przechowywana
wokrelony sposb. Poniewa w Zarzdzaniu wiedz 2.0 skupiamy si na
narzdziach Web 2.0, wiedza zazwyczaj przechowywana jest w postaci
danych cyfrowych, Udostpnianie wiedzy po zidentyfikowaniu wiedzy,
ujciu jej w formie niejawnej, anastpnie jawnej, naley j udostpni,
Stosowanie wiedzy wreszcie wiedz naley zastosowa. Oznacza to
zastosowanie odpowiedniej wiedzy do odpowiedniego zadania w
odpowiednim miejscu i czasie. Tych pi procesw zazwyczaj
realizowanych jest kolejno. Innymi sowy, naley zakoczy proces
wczeniejszy, aby mc przej do kolejnego. Przykadowo,
niezidentyfikowanej wiedzy nie mona przechowywa, a wiedza, ktra nie
zostaa udostpniona, nie moe zosta zastosowana w szerszym
kontekcie.
14. Procesyzarzdzaniawiedz 13 We wszystkich wymienionych
kategoriach/procesach dotyczcych wiedzy mona uywa odpowiednich
narzdzi. Niektre narzdzia przydaj si w wielu rnych kategoriach,
podczas gdy inne dostosowane s specjalnie do jednej z nich. Wane
jest, by wybrane narzdzia pasoway do strategii zarzdzania wiedz.
Korzystanie z narzdzi bez konkretnej strategii prawdopodobnie nie
przyniesie adnych rezultatw. W nastpnym rozdziale przedstawiono rne
narzdzia zarzdzania wiedz. Rozdzia podzielony jest na cztery
podrozdziay: narzdzia mediw spoecznociowych, narzdzia wideo,
narzdzia wsp- pracy i pozostae. Narzdzia mediw spoecznociowych
bazuj na interakcji pomidzy ludmi np. na forum lub w sieci
spoecznociowej. Narzdzia wideo wykorzystuj do zarzdzania wiedz form
wideo (i audio) np. wideokonferencje. Narzdzia wsppracy (np. czat)
umoliwiaj ludziom wspprac. Przydatne mog by take inne narzdzia
(np.systemy zarzdzania dokumentami). Oczywicie podzia ten jest
sztuczny i nie zawsze jest oczywiste, do jakiej klasy/podrozdziau
naley dane narzdzie. W kolejnym rozdziale przedstawiono i objaniono
rne narzdzia. Podano definicje, cele, zastosowania i przykady
konkretnego oprogramowania (np. programw do pro- wadzenia forum).
Dla kadego narzdzia zaznaczono te odpowiednie procesy dotyczce
zarzdzania wiedz (patrz take Matryca Zarzdzania Wiedz 2.0).
15. 03 NARZDZIA ZARZDZANIA WIEDZ
16. Narzdziazarzdzaniawiedz 15 NARZDZIA MEDIW SPOECZNOCIOWYCH
BLOG Co to jest blog? Termin blog to poczenie dwch sw: web i log. W
uproszczeniu blog to dziennik lub log prowadzony online, zazwyczaj
publikowany w Internecie i dostpny dla odbiorcw z caego wiata bd te
publikowany wewntrznie i dostpny wycznie dla pracownikw firmy (i
upowanionych osb). Blog pozwala samodzielnie publikowa treci i
komentowa wpisy. Zazwyczaj blog zawiera teksty, obrazki i linki.
Prowadzenie bloga to dziaanie dwukierunkowe, umoliwiajce zarwno
publikacj, jak i komentowanie treci. Komunikacja poprzez blog jest
asynchroniczna (nie nastpuje w czasie rzeczywistym). Blog
przypomina wykad, podczas ktrego w centrum znajduje si mwca, asu-
chacze mog komentowa lub zadawa pytania. Oczywicie mona pozwoli
wszystkim pracownikom na dokonywanie wpisw na blogu. W takim
przypadku blog funkcjonuje bardziej jak forum (patrz te Forum).
Oprcz zwyczajnych blogw istniej take mikroblogi. Mikroblog pozwala
publiko- wa wycznie krtkie wiadomoci, zblione do wiadomoci
tekstowych wysyanych z telefonw komrkowych. Dlaczego warto korzysta
zbloga? W przeciwiestwie do pozostaych narzdzi mediw
spoecznociowych, posty na blogu maj bardziej trway charakter, W
przeciwiestwie do strony (internetowej lub intranetowej) tre jest
bardziej dynamiczna i regularnie aktualizowana, Blog wspiera
komunikacj wewntrzn midzy pracownikami, Na blogu mona bardzo atwo
tworzy i udostpnia wiedz, Blog moe suy jako skuteczne narzdzie
komunikacji, Blog jest rwnie wietnym narzdziem do komunikacji
zewntrznej (blogbiznesowy). Jak korzysta zbloga? Do celw zarzdzania
wiedz suy blog wewntrzny. Informacje dostpne s wycznie w obrbie
organizacji. Inn opcj jest umoliwienie dostpu wybranym stronom (np.
klientom, dostawcom, itd.). Firmom nie zaleca si raczej prowa-
dzenia bloga do celw zarzdzania wiedz w postaci oglnodostpnego
bloga wInternecie. Mona jednak skorzysta z usug blogowych w sieci i
ograniczy dostp do wybranych osb. Prowadzenie bloga pozwala dzieli
si wiedz w mniej ustrukturyzowany sposb (na zasadzie udostpnianego
dziennika). Wystarczy zamieci post, ktry moe by wany dla
wsppracownikw i dla firmy. Posty (wiadomoci na blogu, forum lub
wsieci spoecznociowej) zazwyczaj uporzdkowane s chronologicznie.
Blogpowi- nien by zatem wykorzystywany do przekazywania najnowszych
wiadomoci, anie staych komunikatw lub oglnych informacji o
procesach (doprzechowywania wiedzy w bardziej ustrukturyzowany
sposb zalecane jest wiki). Oczywicie pro- wadzenie bloga nie
ogranicza si do tekstu. Mona zamieszcza zdjcia, filmy, dokumenty,
itd. Poniewa blogi maj charakter dwukierunkowy, wspomagaj wewntrzne
dyskusje i udzia wszystkich pracownikw.
17. Zarzdzaniewiedz2.0 16 Kiedy korzysta zbloga? PRZEC H
OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak
przygotowa blog? Po pierwsze naley zainstalowa na serwerze
oprogramowanie do prowadzenia bloga lub wybra blog z hostingiem
zewntrznym (patrz Oprogramowanie). Nastpnie naley zdefiniowa, kto
ma prawo publikowa na blogu wybrane osoby (na przykad kierownik)
czy wszyscy pracownicy. Jak ju wspomniano, jeeli pozwolimy
zamieszcza wpisy na blogu wszystkim pracownikom, przypomina on
bardziej forum, ale nadal mona korzysta z oprogramowania do
prowadzenia blogw. Terminologia nie jest tu najwaniejsza rnica
midzy blogami, forami i sieciami spoecznociowymi nie zawsze jest
wyrana. Post na blogu powinien mie okrelony temat. Zazwyczaj blog
suy do informowania wsppracownikw o wanych sprawach. Tym samym moe
stanowi podstaw wewntrznej komunikacji w firmie. Po okreleniu
tematu naley wybra dla niego tytu i sposb przedstawienia (tekst,
zdjcia lub filmy). Czsto mona przypisa do postu tagi sowa kluczowe
uatwiajce wyszukiwanie lub kategorie. To, co warto opublikowa na
blogu, zaley w duej mierze od kultury organiza- cyjnej. Naley
zapewni, by tre i komentarze byy odpowiednie i zgodne ze
standardami firmy. Oprogramowanie do prowadzenia bloga Bezpatne
lokalizacje do hostingu blogw: Wordpress.org www.wordpress.org
(otwarte oprogramowanie), Drupal https://drupal.org (otwarte
oprogramowanie). Mona rwnie korzysta z internetowych serwisw do
prowadzenia blogw iogra- niczy dostp dla wybranych osb. Nie trzeba
zatem ustawia wasnego bloga na serwerze, ale ma si mniejsz kontrol
nad prowadzonym blogiem. Blogger www.blogger.com (wersja patna,
bezpatna), Wordpress.com www.wordpress.com (wersja patna, freemium
wersja podsta- wowa bezpatna, wersja premium patna). Blogi czsto
oferowane s w pakietach oprogramowania biznesowego do zasto- sowa
spoecznociowych. Przykady Zrzut ekranu z wewntrznego bloga MFG
(15.05.2014)
18. Narzdziazarzdzaniawiedz 17 Wskazwki do korzystania zbloga
hh Naley si upewni, e posty na blogu nie s zbyt dugie, hh Konieczne
jest wczenie funkcji komentarzy, aby umoliwi komunikacj wewntrzn,
hh Zaleca si zamieszczanie najnowszych wiadomoci i ogosze, hh
Trzeba stosowa odpowiednie zachty, aby zaangaowa uczestnikw, hh
Zawsze naley wyranie okreli cel bloga. FORUM Co to jest forum?
Forum to wirtualne miejsce wymiany i archiwizacji myli, opinii i
dowiadcze. Komunikacja na forum jest asynchroniczna. Oznacza to, e
odpowiedzi na wia- domo nie pojawiaj si bezporednio i natychmiast,
tylko w rnym czasie. Naforum mona zamieszcza teksty, linki, zdjcia
i filmy. Informacje na forum czsto podzielone s na dziay i wtki.
Kady wtek skada si z postw uytkownikw. Fora, podobnie do blogw, mog
by oglnodostpne lub o ograniczonym dost- pie. Do celw wewntrznych
zaleca si ograniczenie dostpu do danej organizacji i jej wybranych
partnerw. Osoby na forum maj rwnorzdn pozycj. Stanowi to najwiksz
rnic wporw- naniu z blogiem, ktry skupiony jest wok jednego lub
kilku blogerw. Na forach jednak istnieje zazwyczaj pewna
hierarchia. Moderatorzy maj wicej uprawnie ni pozostali uytkownicy
i nadzoruj oraz monitoruj komunikacj. Dlaczego wartokorzysta z
forum? Osoby na forum maj rwnorzdny status, Forum jest zazwyczaj
bardziej uporzdkowane ni blog (lub inne narzdzia czy posty w
mediach spoecznociowych), Ze wzgldu na uporzdkowan struktur
odzyskiwanie informacji na forum jest zazwyczaj atwiejsze ni na
blogu, Forum, tak jak blog, ma charakter chronologiczny, nadaje si
wic do publiko- wania najnowszych wiadomoci, Forum wspiera
komunikacj wewntrzn midzy pracownikami i zwiksza ichzaangaowanie,
Na forum mona bardzo atwo tworzy i udostpnia wiedz. Jak korzysta
zforum? Forum suce do celw zarzdzania wiedz ma zazwyczaj charakter
wewntrzny, poniewa nie naley udostpnia wewntrznych, wraliwych
informacji szerokiej grupie odbiorcw. Trzeba zatem upewni si, e
informacje dostpne s wycznie w obrbie danej organizacji. Podobnie
jak w przypadku bloga mona te udzieli dostpu wybranym stronom
zewntrznym (np. klientom, partnerom, itd.). Oczywicie mona take
zaoy oglnodostpne forum w Internecie. To podejcie wskazane i waciwe
do celw marketingowych lub do celw wsparcia klientw. Na forum warto
zaoy rne dziay powicone wszystkim wanym aspektom dziaalnoci. Mona
wyznacza je wedug poszczeglnych tematw lub struktury organizacyjnej
firmy. Do celw nieformalnych dyskusji warto utworzy tzw. obszar off
topic. Na forum naley rwnie zdefiniowa okrelone role i funkcje
(moderatorzy).
19. Zarzdzaniewiedz2.0 18 Kiedy korzysta zforum? IDENT
YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO
STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa forum? W tym
celu naley zainstalowa na serwerze oprogramowanie do prowadzenia
forum (patrz Oprogramowanie) lub skorzysta z rozwiza w chmurze.
Konieczne jest zdefiniowanie uprawnie poszczeglnych rl (zwyky
uytkownik, moderator) istworzenie poszczeglnych dziaw. Zazwyczaj
zwyky uytkownik nie moe tworzy wasnych dziaw, a jedynie zakada wtki
w obrbie dziau. Naley take okreli oglne zasady forum, mwice, jak
powinni zachowywa si uytkownicy. Zaoenie wtku lub udzielenie
odpowiedzi w ramach wtku jest bardzo proste. Zazwyczaj wystarczy
zatytuowa post, wpisa tre, a czasami doda tagi. Oprogramowanie do
tworzenie forum Nastpujce rozwizania s bardzo popularne i atwe w
zastosowaniu: vBulletin www.vbulletin.com (wersja patna), phpBB
https://www.phpbb.com (otwarte oprogramowanie). Mona rwnie
skorzysta z hostingu w Internecie i ograniczy dostp do forum do
wybranych osb: Proboards www.proboards.com (wersja patna i wersja
darmowa), vBulletin www.vbulletin.com (wersja patna). Fora czsto
oferowane s w ramach innych usug programistycznych, mona te
zintegrowa forum z blogiem (np. http://bbpress.org/ otwarte
oprogramowanie dla wordpress.org). Przykady Zrzut ekranu typowego
forum (opartego na phpBB). rdo: Wikimedia,
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/0/01/Phpbb_3.0_prosilver.png
(15.05.2014) Wskazwki do korzystania zforum hh Posty na forum
powinny by do krtkie, hh Wskazane jest stosowanie odpowiednich
zacht, aby zaangaowa uczestnikw, hh Naley wyranie okreli cel forum
i opracowa wytyczne, hh Jeeli firma korzysta z forum i z bloga,
trzeba upewni si, e ich funkcje i role si nie nakadaj.
20. Narzdziazarzdzaniawiedz 19 SIECI SPOECZNOCIOWE Co to s
sieci spoecznociowe? Sie spoecznociowa to spoeczno zoona z rnych
stron, midzy ktrymi zachodz powizania. W sieci osoby mog dzieli si
informacjami i komunikowa z innymi ludmi. Zalet cyfrowych sieci
spoecznociowych w porwnaniu z sie- ciami tradycyjnymi jest to, e
widoczne s powizania spoeczne miedzy stronami, co uatwia
korzystanie z sieci spoecznociowej. W przeciwiestwie do forw lub
blogw, ktre s prowadzone wedug tematw, sie spoecznociowa bazuje na
ludziach i powizaniach midzy nimi. Dziki temu sieci spoecznociowe s
tak cenne w zarzdzaniu wiedz. Istniej rwnie specjalne sieci
spoecznociowe dla firm. Obecnie usugi te s w wikszoci osadzone w
chmurze. Oczywicie mona rwnie korzysta ze zwykych sieci
spoecznociowych (jak Facebook) i ograniczy dostp do nich do
wybranej grupy, jednak ze wzgldu na prywatno i kwestie prawne jest
to zalecane tylko w nielicznych przypadkach. Dlaczego warto
korzysta zsiecispoeczno- ciowych? Gwn zalet sieci spoecznociowych i
ich wyjtkowej struktury jest widoczno wizi spoecznych, co umoliwia
lepsze wykorzystanie sieci, Sieci spoecznociowe zawieraj rne
funkcje i speniaj rne potrzeby zzakresu zarzdzania wiedz i
komunikacji, Sieci spoecznociowe s zwykle bardzo nieformalne i
nadaj si do szybkiej wymiany informacji, ale odzyskiwanie treci
jest do trudne, Sieci spoecznociowe s dobrym narzdziem do
kontaktowania si z ludmi iproszenia o fachow rad, W sieciach
spoecznociowych mona bardzo atwo tworzy i udostpnia wiedz, Sieci
spoecznociowe zachcaj do wsppracy i tworzenia nowej wiedzy. Jak
korzysta zsieci spoeczno- ciowych? Z sieci spoecznociowej mona
korzysta na wiele rnych sposobw. Wane jest zatem, by okreli rol
sieci spoecznociowych w strategii firmy. Sieci spoecznociowe mog
suy przede wszystkim do wspierania komunikacji midzy pracownikami
oraz rozpowszechniania (nieformalnych) informacji. Mona korzysta z
nich do (nieformalnych) rozmw jako uzupenienie narzdzi komunikacji
wewntrznej lub wewntrznych e-maili. Jak ju wspomniano, pomaga to
uwidoczni wizi spoeczne, ale w przypadku maych lub mikro
przedsibiorstw jest to czsto mniej wane, poniewa pracownicy w
wikszoci znaj si nawzajem. Kiedy korzysta z sieci spoeczno-
ciowych? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY Jak
przygo- towa sieci spoecznociowe? Sieci spoecznociowe s zazwyczaj
osadzone w chmurze. Nie trzeba zatem insta- lowa oprogramowania, a
jedynie wybra odpowiedniego dostawc, np. Yammer. Nastpnie tworzy si
sie i okrela, czy jest ona wewntrzna (dostpna wycznie dla osb z
firmy) czy zewntrzna (dla osb spoza firmy). Pniej wystarczy, euyt-
kownicy docz do sieci, aby mc uczestniczy w komunikacji.
Zamieszczenie posta w sieci spoecznociowej nie wymaga adnego
przygoto- wania. Jest to jedna z zalet. Wystarczy napisa to, co si
chce i co jest zgodne zwytycznymi firmy.
21. Zarzdzaniewiedz2.0 20 Oprogramowanie do tworzenia sieci
spoeczno- ciowych Yammer https://www.yammer.com/ (wersja patna,
freemium), Sap Jam
http://www.sap.com/pc/tech/cloud/software/enterprise-social-
networking/collaboration/index.html (wersja patna i darmowa), Jive
http://www.jivesoftware.com/ (wersja patna). Przykady Zrzut ekranu
z sieci MFG na platformie Yammer (15.05.2014) Wskazwki do
korzystania zsieci spoeczno- ciowych hh Naley stworzy peen profil
(stanowisko, zdjcie, itd.) i aktualizowa go, hh Celem sieci
spoecznociowych jest zadawanie pyta i prowadzenie dyskusji nie
naley ba si z nich korzysta, hh Istotne jest dzielenie si wanymi
informacjami z innymi ludmi, hh Warto docza do grup i ledzi wybrane
osoby. WIKI Co to jest wiki? Wiki (szybko w jz. hawajskim), czasami
zwane rwnie WikiWiki lub WikiWeb, to hipertekstowy system do stron
internetowych. Strony te mog by nie tylko czytane przez uytkownikw,
ale rwnie edytowane bezporednio w przegldarce. Celem wiki jest
zbiorowe gromadzenie dowiadcze i wiedzy oraz dokumentowanie ich w
formie zrozumiaej dla grupy docelowej. Najsynniejszym przykadem
wiki jest Wikipedia. Na wiki autorzy wsplnie opracowuj tekst,
ktremu mog towa- rzyszy zdjcia lub inne media. Jest to moliwe dziki
uproszczonemu systemowi zarzdzania treci, ktry stanowi faktyczne
oprogramowanie wiki. Wiele firm wykorzystuje wiki rwnie w
intranecie. Dlaczego warto korzysta z wiki? Wiki idealnie nadaj si
do zapisywania trwaych i uporzdkowanych informacji, dowiadcze,
wiedzy, Wiki s bardzo skutecznym uzupenieniem innych narzdzi,
takich jak blog czyforum, Wiki s silnie powizane wewntrznie
(poprzez hiperlinki), Wiki s rwnie wietnym narzdziem wsppracy,
poniewa mona w nich opracowywa tekst razem z innymi osobami, Wiki
nie nadaj si do zamieszczania najnowszych wiadomoci i ogosze, Cho
wiki wspieraj wspprac, nie s przydatne do komunikacji
wewntrznej.
22. Narzdziazarzdzaniawiedz 21 Jak korzysta zwiki? Na og kady
moe stworzy nowy artyku na wiki. Jeeli nie mona znale na wiki
wpisanego hasa, wiki proponuje napisanie nowego artykuu. Kady
uytkow- nik moe rwnie edytowa artykuy. W razie potrzeby opcje
edytowania mona jednak ograniczy. System hiperlinkw jest jedn z
gwnych zalet wiki, poniewa pomaga powiza wszystkie artykuy na wiki.
W trakcie pisania, edytowania, formatowania, linkowania itd.
artykuw naley prze- strzega okrelonych zasad narzuconych przez
oprogramowanie wiki (np.MediaWiki, patrz rwnie
http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki) Kiedy korzysta zwiki? TW O
RZENIE WIED ZY PRZECH OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO
SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa wiki? Naley pobra Media Wiki (lub
podobne oprogramowanie) i zainstalowa je na serwerze. Wiki s ywymi
dokumentami. Przy udziale uytkownikw stale rosn. Jak pokazuje
Wikipedia, wiki mog by zarzdzane oddolnie. Oczywicie w firmie
potrzebne jest bardziej usystematyzowane podejcie. Naley okreli
wytyczne mwice, co powinno znale si w wiki i kto jest za to
odpowiedzialny. Oprogramowanie do tworzenia wiki MediaWiki
www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki (otwarte oprogramowanie). Przykady
Zrzut ekranu z wiki MFG (15.05.2014) Wskazwki do korzystania wwiki
hh Wiki mog stanowi podstaw systemu zarzdzania wiedz i suy do doku-
mentowania dowiadcze, wiedzy, procesw, itd., hh Wiki sprawdza si
idealnie w poczeniu z forum lub blogiem, ktre su do przekazywania
mniej usystematyzowanych informacji (wiadomoci ogoszenia), hh Wiki
s proste w uyciu, ale bardziej skomplikowane ni forum, blog czy sie
spoecznociowa naley zatem zaoferowa szkolenia z pisania i
edytowania wpisw na wiki.
23. Zarzdzaniewiedz2.0 22 NARZDZIA WIDEO PIGUKI WIEDZY Co to
jest piguka wiedzy? Piguka wiedzy to niewielka porcja wiedzy
utrwalona w formacie multimedial- nym, ktr mona wykorzysta w
szkoleniach typu just-in-time. Podobnie jak tabletki, ktre ykamy,
aby uzyska natychmiastow ulg w chorobie, piguki wiedzy umoliwiaj
uytkownikom szybkie poradzenie sobie z sytuacj, ktra wymaga
natychmiastowego uzupenienia brakw w wiedzy. Dlaczego wartokorzysta
zpiguek wiedzy? Piguki wiedzy stanowi szybk, awo dostpn platform do
utrwalania iponow- nego dystrybuowania wiedzy posiadanej w obrbie
organizacji, Zmieniaj nastawienie pracownikw do dzielenia si wiedz,
poniewa czyni to zadanie szybkim i atwym, Umoliwiaj szkolenie
pracownikw w miejscu pracy, Uatwiaj dialog z zewntrznymi klientami,
dostawcami i partnerami, utrzymu- jcymi relacje z organizacj, W
krtkim czasie generuj treci szkoleniowe, Usprawniaj przepyw
informacji i komunikacj w organizacji. Jak korzysta zpiguek wiedzy?
Istniej rne formaty piguek wiedzy: audio, wideo oraz prezentacje
multime- dialne. Piguki wiedzy w formie audio wykorzystuje si do
wyjaniania procedur oraz jej poszczeglnych krokw zwaszcza w
sytuacji gdy osoba musi wykonywa dane czynnoci bdc w ruchu. Piguki
wiedzy w formie wideo sprawdzaj si wsytuacjach wymagajcych
instrukcji krok po kroku, ktre atwiej zrozumie wformie wizualnej
(na przykad jak obsugiwa maszyny i narzdzia na linii pro-
dukcyjnej). Multimedialna piguka wiedzy to forma prezentacji, ktra
umoliwia wykonanie zestawu krokw przy pomocy aplikacji komputerowej
i ktra objania kroki wmiar ich realizacji. Kiedy korzysta zpiguek
wiedzy? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE
WIE D ZY Jak przygotowa piguki wiedzy? Najpierw naley zastanowi si,
jaki rodzaj treci chcemy przygotowa w formie piguek wiedzy i jaki
format bdzie dla nich najlepszy. Po drugie, w przygotowaniu piguek
wiedzy, w zalenoci od formatu (audio, wideo lub prezentacja
multimedialna), najwaniejsze etapy to: hh Diagnoza okrelenie wymaga
i ekspertw, hh Tworzenie treci tworzenie piguek wiedzy i
zatwierdzenie ich przez innych pracownikw majcych t sam wiedz, hh
Rozpowszechnienie szkolenie i/lub dziaania zwikszajce wiadomo tego,
jak korzysta z piguek wiedzy, stworzenie organizacyjnego centrum
wiedzy, hh Ocena ocenianie piguek wiedzy i przygotowanie nowych
cennych treci.
24. Narzdziazarzdzaniawiedz 23 Piguka wiedzy zawiera zazwyczaj:
hh Tytu, ktry powinien jasno okrela cel piguki wiedzy, aby kady
czytajcy od razu wiedzia i rozumia, czy znajdzie na niej
informacje, ktrych potrzebuje, hh Wyranie i bezporednio zadane
pytanie, hh Odpowied udzielon przez kogo dobrze znajcego dane
zagadnienie, hh List autorw informacja o tym, kto stworzy piguk
wiedzy i kto nadzorowa jej produkcj, hh Tagi sowa kluczowe
uatwiajce katalogowanie i wyszukiwanie piguek wiedzy. Filmy o
starannie dobranych treciach i formatach mog by niezwykle przydatne
jako materiay szkoleniowe oraz jako narzdzia zarzdzania wiedz.
Oprogramowanie do tworzenia piguek wiedzy Kluczow cech w
zastosowaniu piguek wiedzy jest ich prostota, co musi wpywa rwnie
na decyzje odnonie technologii. Dostpnych jest szereg programw: hh
Camtasia Studio www.techsmith.com (wersja patna), hh Captivate
www.adobe.com (wersja patna), hh Camstudio www.camstudio.org
(wersja darmowa), hh Wink www.debugmode.com/wink/ (wersja darmowa).
Przykady Zrzuty ekranu piguek wiedzy w formie wideo i
multimedialnej, wykorzystywanych przez MOF Wskazwki do korzystania
zpiguek wiedzy W przypadku piguek wiedzy wane s: hh Zwizo i
precyzyjno przy projektowaniu krtkiej instrukcji lub przeka-
zywaniu rad dotyczcych danego tematu, obszaru wiedzy, umiejtnoci
lub kompetencji naley skoncentrowa informacje, tak aby byy krtkie,
precyzyjne i moliwie zwize. Dugo filmu nie powinna przekracza 4 5
minut, hh Przygotowanie wicej ni jednego filmu, jeli zachodzi taka
potrzeba jeeli materia jest tak obszerny, e jeden film nie
wystarczy, warto podzieli mate- ria na odcinki. Wielu uytkownikom
atwiej obejrze 5 lub 6 filmw po 3 lub 4minuty ni jeden film trwajcy
okoo 20 minut, hh Zaoenie i skonfigurowanie kanau na YouTube kana
na YouTube uatwia ogl- danie i udostpnianie narzdzi wideo. Naley
uruchomi kana na tej platformie i skonfigurowa go wedug rnych
playlist celem lepszego uporzdkowania. Naley koniecznie uzupeni
opis do kadego filmu, podajc jasny i konkretny tytu oraz sowa
kluczowe.
25. Zarzdzaniewiedz2.0 24 WIDEOKONFERENCJA Co to jest
wideokonfe- rencja? Wideokonferencja to technologia (sprzt i
oprogramowanie), ktra zapewnia dwu- kierunkow komunikacj audio i
wideo (wideo i dane), co pozwala ludziom zrnych miejsc komunikowa
si w sposb interaktywny i jednoczesny, w czasie rzeczywi- stym, tak
jakby przebywali w tym samym miejscu. Dodatkowo wideokonferencja
moe obejmowa funkcje telematyczne lub inne funkcje, takie jak
wymiana grafik i nieruchomych obrazw, transfer plikw pomidzy
komputerami, udostpnianie ekranw, itd. Wymaga to uycia
specjalistycznego wyposaenia, umoliwiajcego nawizanie poczenia
wszdzie na wiecie, bez potrzeby spotkania si w jednym wybranym
miejscu. Dlaczego warto korzysta z wide- okonferencji?
Wideokonferencje zapewniaj moliwo uczenia si poprzez uczestniczenie
w dwustronnej komunikacji, Umoliwiaj wspprac z osobami z caej
firmy, nawet jeeli przebywaj one na drugim kocu wiata, Pozwalaj
gromadzi i udostpnia informacje i dowiadczenia online,
Wideokonferencje zwikszaj produktywno i pozwalaj utrzyma kontakty
midzy pracownikami, klientami i dostawcami, nie wymagajc kosztw i
czasu niezbdnego do podry, Umoliwiaj bezporedni interakcj z
odlegych miejsc, Wszyscy uczestnicy wideokonferencji widz ten sam
ekran komputera. Jak korzysta z wideokonfe- rencji?
Wideokonferencje mog by proste i mie form rozmowy pomidzy osobami
siedzcymi w swoich prywatnych biurach (dwupunktowo) lub obejmowa
kilka (wielopunktowych) lokalizacji w duych pomieszczeniach w wielu
miejscach. Oprcz transmisji audio i wideo ze spotkania, technologie
zwizane z wideokonferencjami mog suy do wymiany dokumentw i
wywietlania informacji na biaych tabli- cach. Wideokonferencje
nazywa si rwnie wspprac wizualn, poniewa jest to forma narzdzia
pracy grupowej (Wikipedia, 2003). Wideokonferencje maj wiele
zastosowa w nauce na odlego i w rodowisku biznesowym. Ze wzgldu na
wielofunkcyjno mog wspiera rne czynnoci, odnajprostszych do tych
wysoce zoonych, czy to ze wzgldu na liczb poczo- nych lokalizacji,
tre, czy wykorzystywane zasoby. Kiedy korzysta zwideokonfe- rencji?
IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY
STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa wideokonfe- rencj? Przed
wideokonferencj: Naley zaplanowa i przetestowa prezentacj (lub
porzdek obrad), Konieczne jest jak najwierniejsze zasymulowanie
wystpienia twarz w twarz, Trzeba zapewni zaangaowanie wszystkich
uczestnikw, Naley zwrci szczegln uwag na czas wyznaczony na
rejestracj.
26. Narzdziazarzdzaniawiedz 25 W trakcie wideokonferencji:
Naley mwi wyranie i stara si utrzymywa sta gono, Trzeba robi
regularne przerwy i wykorzystywa je jako czas do zastanowienia si,
Warto pozwala uczestnikom na aktywny udzia w wideokonferencji,
Trzeba wyranie zaznacza, e kto skoczy mwi i czeka na odpowied,
Grafiki, obrazy i inne materiay naley wywietla duej ni zwykle,
Warto postara si zaangaowa publiczno i wykorzysta rnorodne sposoby
na przycignicie uwagi. Po wideokonferencji: Konieczna jest ocena
wydarzenia. Materiay potrzebne do stworzenia wideokonferencji:
Nadawanie wideo: kamera wideo lub internetowa, Odbir wideo:
monitor, telewizor lub projektor, Nadawanie dwiku: mikrofon,
odtwarzacz CD / DVD, magnetofon lub inne przedwzmacniaczowe rdo
wyjcia audio, Odbir dwiku: zazwyczaj goniki powizane z wywietlaczem
lub telefonem, Transfer danych: analogowa lub cyfrowa sie
telefoniczna, LAN, lub Internet, Komputer: jednostka przetwarzania
danych, ktra czy pozostae elementy, dokonuje kompresji i
dekompresji oraz nawizuje i utrzymuje poczenie danych przez sie.
Oprogramowanie do prowadzenia wideokonferencji Istnieje wiele
programw i pakietw oprogramowania do wideokonferencji to, ktre
programy i/lub pakiety s wykorzystywane, zaley od liczby
uczestnikw: Google Hangout
https://www.google.com/+/learnmore/hangouts/ (wersja darmowa),
Skype www.skype.com (wersja darmowa), Adobe Connecting
http://www.adobe.com/es/products/adobeconnect.html (wersja patna),
Gotomeeting www.gotomeeting.com (wersja patna), Cisco Webex
www.webex.com (wersja patna). Przykady Zrzut ekranu z
wideokonferencji CISCO WEBEX Spotkanie KM2S Wskazwki do korzystania
zwideokonfe- rencji hh Trzeba zastosowa i odpowiednio skonfigurowa
nadzorowany system wide- okonferencji, aby nie pozwoli hakerom na
wtargnicie na spotkanie, hh Wany jest dobry przekaz audio i
wideo.
27. Zarzdzaniewiedz2.0 26 WEBCAST Co to jest webcast? Webcast
to prezentacja medialna rozpowszechniana w Internecie przy pomocy
technologii streaming media do dystrybucji jednego rda treci wrd
wielu jednoczesnych suchaczy/widzw. Webcast moe by nadawany na ywo
lub na danie (Wikipedia, 2014). Zasadniczo webcast to nadawanie w
Internecie, tj. dystrybucja treci (audio i wideo) wrd szerokiej
publicznoci. Webcast to inaczej streaming na ywo danej czynnoci w
Internecie. Terminy takie jak audio webcast, video webcast,
audio-streaming ivideo-streaming odwouj si do tej samej koncepcji.
Transmisja moe obejmowa te jedynie audio lub jedynie wideo, w
zalenoci od wymaga klienta. Dlaczego warto korzysta zwebcastw?
Webcast to narzdzie, ktre pozwala na komunikacj w czasie
rzeczywistym (naywo) z kadego miejsca na wiecie, z klientami,
wsppracownikami i dostaw- cami a take odbiorcami docelowymi.
Webcast mona przeprowadzi przy niskich kosztach przy pomocy
komputera, kamery internetowej i mikrofonu oraz gonikw i cza
internetowego. Webcast to wartociowa inwestycja, biorc pod uwag
otrzymywane usugi oraz jako komunikacji. Dodatkowo komunikaty mona
kopiowa i zachowywa do pniejszego wykorzystania. Webcast zazwyczaj
prowadzony jest przez stacje radiowe i telewizyjne do nadawa- nia
programw na ywo przez stron internetow lub link obecnie technologia
ta jest dostpna dla wszystkich. Jak korzysta zwebcastw? Webcast ma
wiele zastosowa w organizacjach i moe suy rnym dziaom. Bardzo czsto
wykorzystywany jest na spotkaniach wewntrznych i zewntrznych oraz
jako narzdzie do sprzeday produktw. Moe by wykorzystywany podczas
sesji szkoleniowych i do wsparcia stron internetowych. Narzdzia do
webcastw pozwalaj zdigitalizowa szkolenia wewntrzne i prze- kazywa
wiedz wewntrzn w organizacji. Kiedy korzysta zwebcastw? PRZEC H
OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak
przygotowa webcast? Tak jak w kadym procesie komunikacji potrzebne
s co najmniej: nadajnik, odbiornik, wiadomo oraz nonik. W
webcastach nonikiem jest Internet. Proces opracowywania webcastu
skada si z kilku moduw wykorzystywanych zgodnie z potrzebami
klienta oraz ostateczn konfiguracj usugi: Oglne aspekty webcastu,
Data i godzina webcastu (okresowo), Sie szerokopasmowa, Faktyczna
lub spodziewana liczba wirtualnych uytkownikw, Przestrze miejsce
realizacji webcastu.
28. Narzdziazarzdzaniawiedz 27 Przygotowujc webcast naley zwrci
uwag na: Testy przeprowadza si je aby zagwarantowa odpowiednie
nagrywanie, konwersj i streaming, Skrypt wskazuje kwestie, ktre
mwca chce podkreli podczas nagrywania, Zasoby koordynator dziaa i
przedstawiciel dziau technologii musz przed- stawi odpowied na
pytania, zdefiniowa skrypt i uczestniczy w testach. Webcast to
wietna alternatywa dla duych firm, ktre szkol pracownikw.
Organizacje, ktrych misj jest rozpowszechnianie wiedzy i/lub rozwj
zawodowy, mog skorzysta z nastpujcych opcji: Webcast na ywo
seminarium otwarte dla wszystkich, ktrzy chc uczestniczy, Zamknity
webcast na ywo ograniczony wycznie do wczeniej zaangao- wanych osb,
Webcasty nagrywane wczeniej lub opnione po otwartej transmisji
sesji szkoleniowej, wykadu lub seminarium, Webcasty nagrywane
wczeniej lub opnione po transmisji sesji szkoleniowej, wykadu lub
seminarium w formie zamknitej, wycznie do osb wczeniej zapisanych
jako uczestnicy, Digitalizacja i optymalizacja sieciowa istniejcych
filmw, aby mogy by wykorzy- stane przez kadego chtnego lub przez
grupy prywatne, zgodnie z potrzebami, Sprzeda towarw webcast
pozwala udoskonali poziom obsugi oferowanej klientom, co zachca ich
do zakupu produktw. Oprogramowanie do tworzenia webcastw Webex
www.webex.com (wersja patna), Adobe Flash Media Live Encoder
www.adobe.com/es/products/flash-media- -encoder.html (wersja
darmowa). Przykady Webcast telewizyjny i radiowy:
http://www.earthmediacenter.com/en/index.html TED:
http://www.ted.com/pages/tedxchange_webcast Wskazwki do korzystania
zwebcastw hh Webcast powinien trwa nie duej ni 30 60 minut. Typowy
format to 40 45 minut treci, po ktrej nastpuje 15- lub 20-minutowa
sesja pyta i odpowiedzi, hh Konieczne jest wsparcie online przy
pomocy prezentacji w MS PowerPoint, wtym interaktywne ankiety,
filmy, biae tablice i elementy innych mediw.
29. Zarzdzaniewiedz2.0 28 WEBINARIUM Co to jest webinarium?
Webinarium podobne jest do zebrania pracownikw, poniewa pozwala
uczestni- kom na interakcj. Liczba uczestnikw wynosi od co najmniej
2 do ponad 80 osb, dzielcych si dokumentami i aplikacjami.
Webinarium to sposb na udostpnianie informacji, wygoszenie mowy lub
poprowadzenie kursu w czasie rzeczywistym, na takim samym poziomie
co kurs prowadzony w klasie. Istniej aplikacje, w ktrych uytkownicy
mog poprosi o mikrofon i rozmawia, zadawa pytania i wchodzi w
interakcje z prowadzcymi bd korzysta z czatu w ramach sesji.
Podsumowujc: webinarium to konferencja, warsztaty lub seminarium
transmi- towane w sieci. Nazwa stanowi poczenie sw web i seminar.
Webinaria s nadawane online w czasie rzeczywistym, maj konkretn dat
igodzin. Uczestnicy mog czy si z dowolnego komputera lub smartfona
na wiecie za pomoc linku przesanego przez organizatora. Czsto
istnieje jeden nadawca i wielu uczestnikw, ktrzy widz ekran i
prezen- tacj prowadzcego, bd dowolny dokument lub obraz (nie film)
i suchaj tego, co mwi prowadzcy. Uczestnicy mog zadawa pytania
poprzez czat. Mog rwnie uczestniczy poprzez funkcj gosow, jeeli
organizator tak zapewnia, ale taka opcja moe powodowa haas i jest
trudna do zarzdzania. Dlaczego warto korzysta zwebinariw? Dziki
udostpnionym aplikacjom webinarium ma wielk zalet polegajc na
oferowaniu uczestnikom wielu moliwoci do nauki. Mona korzysta z
wielu kamer i rde dwiku. Przyciga to uwag publicz- noci, poniewa
mona dziki temu widzie rne ujcia i rnych uczestnikw. Wsplny pulpit
daje prowadzcemu moliwo udostpniania zada uczestnikom. Nagrywanie
sesji nagrania te przekazuj tre osobom, ktre nie mogy uczestniczy w
webinarium. Mysz i klawiatura mog zosta przypisane do uczestnikw.
Jest to jedno z naj- lepszych narzdzi uywanych podczas webinarium i
pozwala prowadzcemu zarzdza jednoczenie urzdzeniami takimi jak mysz
i klawiatura. Narzdzie umoliwia obsug dokumentu w taki sposb, by
kady mg go zobaczy wodpowiednim czasie. Biaa tablica pozwala na
interakcj z uczestnikami i uczenie ich poprawnego wykonywania zada,
co generuje lepsze informacje zwrotne. Jak korzysta zwebinariw?
Seminaria sieciowe (webinaria) su do szkole online i wydarze
online, takich jak konferencje prasowe, i mog mie ponad 100
uczestnikw. Takie rozwizania znacznie usprawniaj proces zapraszania
uczestnikw oraz przekazywanie informa- cji duej publicznoci (na
zasadzie komunikacji jednego do wielu). Wniektrych krajach
technologia ta suy do przedstawiania produktw i usug, a w ten sposb
mona dzieli si wiedz. W celu przygotowania webinarium trzeba wybra
usug hostingu dla webinarium i okreli prezentowany temat.
Przygotowanie treci wywietlanych na ekranie i wypowiadanych musi
bazowa na materiaach pomocniczych, ktre zostan rozesane uczestnikom
przed webinarium. Koordynator powinien wyznaczy publiczno i przesa
zaproszenia klientom. Aby przetestowa prezentacj w caoci, naley
sprawdzi cza komputerowe na p godziny przez webinarium.
30. Narzdziazarzdzaniawiedz 29 Kiedy korzysta zwebinariw? TW O
RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak
przygotowa webinarium? Naley wybra najbardziej odpowiednie narzdzie
wybr zaley od wyko- rzystania, tego, czy sesja bdzie intensywna, od
ceny, liczby uczestnikw, itd., Naley wybra temat, ktry jest ciekawy
lub przydatny, Konieczne jest okrelenie odbiorcw docelowych, Trzeba
wybra dzie wtorek lub roda rano zazwyczaj gwarantuje du publiczno,
ale pamitaj o strefach czasowych, jeeli uczestnicy znajduj si w
rnych krajach, Niezbdna jest szeroka informacja z wykorzystaniem
e-maila i sieci spoeczno- ciowych, takich jak Twitter, Facebook i
LinkedIn, ze wskazaniem czasu trwania webinarium, omawianych
tematw, uczestnikw i celw, Trzeba wysa przypomnienie e-mailem na
dzie przed webinarium do osb, ktre si zapisay przypomnienie mona
zaprogramowa na wybranym narz- dziu do realizacji webinariw,
poniewa wikszo z nich oferuje t funkcj, Wiadomo tekstow mona przesa
na p godziny przed rozpoczciem, Tre webinarium naley przygotowa
odpowiednio wczenie webinarium naley traktowa jak konferencj lub
seminarium z du liczb uczestnikw, azatem przygotowania musz odbywa
si tak samo jak w przypadku sesji off-line, Na godzin przed
rozpoczciem webinarium naley sprawdzi, czy wszystko dziaa, Zalecane
jest uywanie mikrofonw wpinanych w ubranie, eby lepiej byo sycha
przemawiajcych, Zalecany czas trwania webinarium wynosi okoo 45
minut, z otwart sesj pyta i odpowiedzi, Warto udzieli uczestnikom
jasnych instrukcji odnonie nawizania poczenia i zadawania pyta,
Naley unika wywietlania filmw, chyba e dane narzdzie wyranie
oferuje t funkcj, Trzeba sprawdza czas trwania, eby nie przedua
webinarium, Jeeli webinarium podzielone jest na czci, pocztek kadej
sesji powinien wyznacza jej dalszy kierunek, Na zakoczenie
webinarium warto poprosi uczestnikw o wypenienie ankiety badajcej
ich satysfakcj, Warto umieci webinarium w Internecie i wysa go
uczestnikom, ktrzy chcie- liby wysucha go ponownie, Warto te
przekaza webinarium osobom zainteresowanym tematem, ktre nie
uczestniczyy w samym webinarium.
31. Zarzdzaniewiedz2.0 30 Oprogramowanie do realizacji
webinariw Patne: Gotomeeting http://www.gotomeeting.es/,
Gotowebinar http://www.joinwebinar.com/, Meetingburner.com
www.meetingburner.com, Livestream: http://new.livestream.com/,
Ustream.com http://ustream.com, Anymeeting http://anymeeting.com,
Banckle.com http://banckle.com/, Mashme.tv www.mashme.tv, Spontania
www.spontania.com, Wiziq.com http://wiziq.com, Bigbluebutton.org
http://bigbluebutton.org/, Join.me http://join.me, Adobe Connect:
http://www.adobe.com/es/products/connect/, Webex.com www.webex.com,
Huddle www.huddle.com/, Meetin.gs http://meetin.gs, Twiddla
www.twiddla.com. Darmowe: Facebook: Video Calls:
https://es-es.facebook.com/videocalling, Skype: Group Video Calls
https://support.skype.com/en/faq/FA2831/
making-a-group-call-windows-desktop, Google+: Hangouts:
https://plus.google.com/hangouts, Fuze meeting www.fuze.com.
Przykady http://webinar2learn.eu/webinar/multimedia Wskazwki do
korzystania zwebinariw hh Przed rejestracj na webinarium naley
uzyska dane kontaktowe uczestnikw, np. adresy e-mail, ktre pozwol
opracowa baz danych, aby w razie potrzeby mona byo pniej rozesa
webinarium, hh Warto zapewni publiczne nadawanie na ywo, nie tylko
dla uczestnikw webinarium, hh Transmisja na ywo ekranu prowadzcego
wspomaga przekaz, hh Moliwo rejestrowania webinarium w formie audio
lub wideo jest bardzo wana, hh Integracja z innymi narzdziami:
sieciami spoecznociowymi, Dropboxem iSkypem, co pozwala zorganizowa
konferencj poprzez zaoenie wydarzenia na Facebooku, zatweetowanie w
aplikacji, itd., hh Moliwo udostpniania plikw uczestnikom jest
bardzo istotna podczas webinarium, hh Wana jest te moliwo pracy
online na dokumentach wspdzielonych przez uczestnikw.
32. Narzdziazarzdzaniawiedz 31 NARZDZIA WSPPRACY
AUDIOKONFERENCJA Co to jest audio- konferencja? Audiokonferencja to
rodzaj rozmowy telefonicznej, w ktrej osoba zapocztko- wujca rozmow
chce nawiza poczenie z wicej ni jedn osob i vice versa.
Audiokonferencja zazwyczaj zaprojektowana jest tak, by osoby
dzwonice mogy uczestniczy w komunikacji. Mona j rwnie skonfigurowa
tak, aby osoby odbierajce telefon mogy po prostu sucha, a nie mwi.
Inne formy audiokonferencji: Pierwszy odbiorca czy nadawca
audiokonferencji moe zadzwoni do pozosta- ych uczestnikw i doda ich
do rozmowy, Uczestnicy mog sami doczy do audiokonferencji za pomoc
specjalnego numeru telefonu, ktry czy ich z mostkiem konferencyjnym
(specjalnym urzdzeniem czcym linie telefoniczne). Dlaczego warto
korzysta zaudiokonfe- rencji? Audiokonferencja to przydatny sposb
kontaktowania si z odlegymi partne- rami, klientami i pracownikami,
wewntrz i na zewntrz firmy. Inne powszechne zastosowania to
spotkania z klientami, prezentacje produk- tw, spotkania zespow
projektowych i aktualizacje, cykliczne spotkania grup, szkolenia
oraz komunikacja z pracownikami pracujcymi w rnych lokalizacjach.
Audiokonferencje pozwalaj obniy koszty podry. Umoliwiaj wiksz pro-
duktywno pracownikw, ktrzy nie musz wychodzi z biura na spotkania,
zwaszcza jeeli pracuj w odlegych miejscach. Audiokonferencje
zaczynaj rwnie wkracza do wiata podcastw i sieci spoecznociowych, a
to z kolei buduje nowe rodzaje wzorw komunikacji. Streaming na ywo
lub nadawanie audiokonferencji pozwala szerszej publicz- noci na
dostp do rozmowy bez wybierania numeru mostka. Dodatkowo
organizatorzy telekonferencji mog wywietla numer do dzwonienia obok
transmisji, co umoliwia publicznoci dzwonienie i interakcj
(Wikipedia, 2003). Jak korzysta zaudiokonfe- rencji?
Audiokonferencje bardzo przydaj si do rozmw z grup ludzi, gdy nie
ma potrzeby prezentacji lub wsparcia wizualnego. Audiokonferencje
to narzdzie przekazy- wania wiedzy, idei i wnioskw w formie
oficjalnej lub nieoficjalnej. Suy rwnie do komunikowania szybko
wanych spraw, a informacje zwrotne s dostpne natychmiast w chwili
transmisji. Kiedy korzysta zaudiokonfe- rencji? IDENT YFIKOWANIE W
IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY
33. Zarzdzaniewiedz2.0 32 Jak przygotowa audiokonfe- rencj?
Wane jest, by mie list wszystkich osb (oraz ich dane numery
telefonw i adresy mailowe), ktre maj zosta zaproszone, i eby dane
te byy aktualne. Zalenie od uywanego oprogramowania, potrzebne s
informacje kontaktowe uytkownikw: nazwa w Skype, e-mail, numery
telefonw. Zaproszenie mailowe naley rozesa z podaniem celu
audiokonferencji i jej przebiegu, tj. krtkiego porzdku obrad,
wyznaczajcego temat. W razie potrzeby zaczy mona pisemny dokument,
aby uczestnicy wiedzieli, o czym bdzie mowa i mogli przygotowa
pytania lub dokumenty do skonsultowania. Aby audiokonferencja bya
udana, naley rozesa porzdek obrad do wszystkich uczestnikw. Mona to
zrobi za pomoc e-maila lub innych narzdzi komunikacji (patrz
pozostae rozdziay i narzdzia do udostpniania wiedzy).
Oprogramowanie doaudiokonfe- rencji Cisco Webex www.webex.com
(wersja patna), Google Hangout www.google.com/+/learnmore/hangouts/
(wersja darmowa), Skype www.skype.com (wersja darmowa). Przykady
Audiokonferencja w ITA Wskazwki do korzystania ztelekonferencji
Naley upewni si, e caa grupa jest obecna i e uczestnicy: hh
Zapoznali si ze sprztem i technologi, hh Unikaj haasw w tle i
zakce, hh Zapewniona jest dobra koordynacja ze strony inicjatora
telekonferencji, hh Moderator zapewnia odpowiedni aktywno. W
niektrych przypadkach warto nagra audiokonferencj dla innych
uczestnikw lub w celu jej pniejszej oceny.
34. Narzdziazarzdzaniawiedz 33 CZAT Co to jest czat? Czat to
pisemna komunikacja odbywajca si byskawicznie przy pomocy opro-
gramowania przez Internet. Komunikuj si dwie, trzy osoby lub wicej,
w formie otwartej poprzez tak zwane publiczne sesje czatw (w ktrych
kady uytkownik ma dostp do rozmowy), lub w formie prywatnej midzy
dwoma lub wieloma osobami. Sesja czat suy do komunikowania si z
grupami ludzi, ktre wyraaj opinie na rne tematy i komunikuj si ze
sob. Mona to osign dziki narzdziom takim jak video chat, a
uczestnicy przesyaj sobie linki do obejrzenia strony internetowej i
zamieszczaj krytyk lub komentarze (Wikipedia, 2003). Dlaczego warto
korzysta zczatu? Sesja czatu suy do szybkiego komunikowania si i
wymiany plikw bez zakcania codziennej pracy, poniewa narzdzia chat
wskazuj, ktrzy uytkownicy, kontakty i znajomi s online, aktywni lub
nieaktywni do prowadzenia chatu. Wszystkie te narzdzia pozwalaj
uytkownikom okreli, czy s z dala od komputera/ zajci/niewidoczni,
itd., jeeli nie chc, by im przeszkadzano. Czat jest rwnie
przydatny, poniewa z niemal wszystkich aplikacji do czatu:
WhatsApp, Skype, Hangout, Gmail, itd., mona korzysta na
smartfonach. Jak korzysta zczatu? Zalenie od rodzaju sesji czatu
uytkownicy mog ledzi rozmowy on-line poprzez system przesyania
wiadomoci typu chat. Skype pozwala rwnie uytkownikom komunikowa si
na pimie prywatnie lub w grupach z utworzon wczeniej grup osb.
Sesje czat s przydatne do szybkich rozmw i szybkiego zadawania
pyta, ktre nie wymagaj wczeniejszego planowania lub omawiania
wyjtkowo wanych kwestii. Wiele narzdzi do czatw przechowuje pisemne
zapisy rozmw. Kiedy korzysta zczatu? IDENT YFIKOWANIE W IEDZY UDO
STPNIANIE W I EDZY Jak przygotowa czat? Nie s wymagane due
przygotowania, naley jedynie zapewni, by osoby uczestni- czce w
sesji czat miay dostp do urzdzenia/narzdzia lub kanau chat. Czasami
od uczestnikw wymaga si zarejestrowania dostpu jako uytkownikw.
Potrzebny jest rwnie: komputer, smartfon lub tablet, a take to samo
oprogramowanie zain- stalowane dla wszystkich uczestnikw czatu.
Wprzypadku Gmaila wymagane jest konto e-mail. W Skypie i na innych
platformach uytkownicy musz stworzy konto. Oprogramowanie do czatw
Gmail chat www.gmail.com (wersja darmowa), Facebook
www.facebook.com (wersja darmowa), Skype www.skype.com (wersja
darmowa), Google Hangout https://plus.google.com/hangouts (wersja
darmowa). Niektre firmy produkujce oprogramowanie mog uywa wasnego
serwera jako wewntrznego systemu do czatw. Przykadem jest PIDGIN
www.pidgin.im (wersja darmowa).
35. Zarzdzaniewiedz2.0 34 Przykady Zrzut ekranu z czatu podczas
spotkania wsplnikw Wskazwki do korzystania zczatu hh Naley uywa
poprawnych sformuowa, aby zagwarantowa, e konwersacja zostanie
waciwie zrozumiana, hh Uywanie emotikonw uatwia zrozumienie w
przypadku braku jzyka pozawerbalnego, hh Wysyane pliki nie mog by
zbyt due, hh Naley unika komunikatw, ktre s bardzo wane lub
prywatne, a ktrych nie mona zapisa lub, wrcz przeciwnie, ktre mona
zapisa i pniej zyska do nich dostp, hh Uytkownicy zaznaczaj, e s
poza stanowiskiem lub zajci, jeeli nie chc, byinni zaczynali z nimi
rozmow, szczeglnie za pomoc tych aplikacji desktopowych, ktre
otwieraj si automatycznie po wczeniu komputera, hh Uytkownicy musz
zmienia kody dostpu do swoich kanaw czatu, tak aby sesja czatu moga
zosta rozpoczta tylko przez te kontakty, ktre zostay poprzednio
zaakceptowane, a nie przez dowolnego uytkownika Internetu. SPOECZNO
PRAKTYKW Co to jest spoeczno praktykw? Spoeczno praktykw to grupa
spoeczna utworzona w celu opracowania specjali- stycznej wiedzy,
udostpniania osignitych w trakcie nauki wsplnych przemyle
dotyczcych dowiadcze praktycznych. Spoeczno praktykw to maa grupa
osb, ktr ponadto cechuje wsplny interes, wysoki stopie spjnoci i
silne wzajemne zaangaowanie. Spoeczno praktykw [community of
practice] jest samodefiniowalna w trzech wymiarach: wsplne
przedsiwzicie rozumiane jest i stale negocjowane na nowo przez
czonkw wsplnoty, wsplne zaangaowanie czy czonkw w podmiot spoeczny,
a zakres wsplnych zasobw (praktyki, wraliwoci, artefakty, sow-
nictwo, style, itd.) jest wypracowywane przez czonkw z czasem.
(Wenger, 1998) Dlaczego warto nalee do spoecznoci praktykw?
Spoeczno praktykw zoona jest z zespow w obrbie organizacji jest to
idealna struktura spoeczna dla administratorw do przydzielania zada
i odpo- wiedzialnoci zwizanych z projektami. Gwn jej zalet jest
podniesienie poziomu i przepywu wiedzy.
36. Narzdziazarzdzaniawiedz 35 Spoeczno praktykw wprowadza
zmian paradygmatu, ktra zachodzi, gdy wiedza skupiona jest w
grupie, a nie w osobie, co pozwala wyeliminowa ego, ktre moe by
przeszkod w procesie nauki. Informacja i wiedza nale do wsplnoty, a
jednostki obdarzane s uznaniem za swj wkad i przywdztwo. Spoeczno
praktykw: Poprawia jako decyzji, Jest rdem strategii wdraania,
Pozwala na koordynacj i synergi midzy jednostkami, Stanowi pole do
rozwizywania problemw, Pozwala zatrzyma wicej talentw, Jest
sojuszem opartym o wiedz, Dostarcza potencjau dla projektw rozwoju
wiedzy. Jak wyko- rzystywa spoeczno praktykw? Spoeczno praktykw
pozwala tworzy i udostpnia wiedz poprzez grupy spoeczne i
interakcje pomidzy osobami dzielcymi si wiedz jawn i ukryt.
Spoeczno praktykw pozwala przeksztaca wiedz dziki: socjalizacji,
ktra jest przeksztaceniem wiedzy ukrytej w dowiadczenie
udostpniania; eksterio- ryzacji, wktrej wiedza ukryta staje si
wiedz jawn; czeniu, ktre stanowi przeksztacenie wiedzy jawnej w
wiedz jawn, oraz interioryzacji, ktra obejmuje przeksztacenie
wiedzy jawnej w wiedz ukryt. Kiedy korzysta ze spoecznoci praktykw?
IDENT YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY UDO STPNIANIE W I EDZY
Jak stworzy spoeczno praktykw? Naley wzi pod uwag nastpujce
elementy: Domena zdefiniowanie obszaru wsplnych zainteresowa i
kluczowych aspektw do poprawy. Domena to obszar, ktry czy czonkw
spoecznoci praktykw i pozwala stworzy wspln tosamo. Domena
inspiruje czonkw do uczestnictwa i wkadu, suy jako przewodnik w
procesie nauki oraz nadaje znaczenie dziaaniom, Spoeczno zwizki i
poczucie przynalenoci ustanowione midzy czonkami. Mocna wsplnota
zachca do interakcji i budowana wizi opartych o wsplny szacunek i
zaufanie. Wspiera dzielenie si pomysami, ujawnianie wasnej
ignorancji, zadawanie niewygodnych lub trudnych pyta przez
pozostaych czonkw oraz uwane suchanie, Praktyka cao wiedzy, metody,
historie, studia przypadkw, narzdzia idokumenty. Praktyka to cao
pomysw, narzdzi, przypadkw, informacji, historii i dokumentw
dostpnych dla caej wsplnoty. Oprogramowanie pomocne wspoeczno-
ciach praktykw Blogi: blogger www.blogger.com (wersja darmowa),
Wordpress https://wordpress.com/ (wersja darmowa/patna). Sieci
spoecznociowe: YamMer www.yammer.com (wersja patna), Elgg
www.elgg.org (wersja patna), Facebook groups
https://www.facebook.com/about/groups (wersja darmowa), Asana
https://asana.com/ (wersja darmowa, wersja patna).
37. Zarzdzaniewiedz2.0 36 Przykady Spoeczno praktykw ITAINNOVA
na podstawie Elgg Wskazwki do udziau wspoeczno- ciach praktykw hh
Brak bezporedniego kontaktu oznacza, e stworzenie rozlegych
spoecznoci praktykw wymaga czasu i nieustannej weryfikacji celw i
praktyk, aby spoecz- no pozostawaa aktywna, hh Zagroenie powstaje,
gdy istniej bierni uczestnicy, ktrzy nigdy nie staj si penymi
czonkami, co szkodzi prawidowemu funkcjonowaniu spoecznoci, hh Inny
wany dylemat dotyczy sposobu motywowania czonkw spoecznoci do
uczestnictwa i otwartego dzielenia si wiedz. MAPA MYLI Co to jest
mapa myli? Mapa myli stosowana jest do organizowania sw, idei,
zada, wzorw i innych koncepcji w sposb wizualny, poczony i uoony
promienicie wok centralnego sowa lub idei. Jest to po prostu
wizualny sposb organizowania informacji. Mapa myli czsto tworzona
jest wok pojedynczej koncepcji, rysowana jako obraz porodku pustej
karty, do ktrego dodawane s powizane reprezentacje idei takie jak
obrazy, sowa i czci sw. Gwne idee poczone s bezporednio z centraln
koncepcj, a od nich odgaziaj si inne idee (Wikipedia, 2001). Mapa
myli pomaga ustrukturyzowa informacje, pozwala na prawidow ich
analiz i w razie potrzeby podsumowanie. Mapa myli to wietny sposb
pod- sumowywania zoonych prezentacji i koncepcji, utrzymywania
zaangaowania osb w generowanie nowych pomysw w trakcie rozwoju
projektu. Mapa myli to proste, a zarazem potne narzdzie graficzne.
Dlaczego warto korzysta z map myli? Mapa myli suy do przedstawiania
projektw w sposb wizualny i graficzny iwymaga od grupy czynnego
udziau przy tworzeniu nowych idei oraz zachca do czynnej dyskusji.
Generowane reprezentacje graficzne s podobne do reprezentacji
generowanych przez ludzki umys. Mapa myli ma pokady analityczne i
artystyczne, ktre zwik- szaj zakres moliwoci jej wdroenia.
38. Narzdziazarzdzaniawiedz 37 Mapa myli przydaje si: Do
przedstawiania projektw w formacie wizualnym i graficznym oraz do
uzyskiwania czynnego udziau grupy, generowania nowych idei i
zachcania do czynnej dyskusji, Gdy zadanie naley zrealizowa na
zasadzie wsppracy, gdy cay zestaw roz- wiza lub alternatyw jest
proponowany w odpowiedzi na centraln potrzeb, problem lub ide, Do
uproszczonego przedstawienia struktury zoonego projektu lub idei, W
sesjach kreatywnych i w pracy zespoowej, Do zorganizowania idei wok
kluczowego tematu i wycigania wnioskw, Do stworzenia diagramu
procesw, Do przedstawienia klientom lub zespoowi informacji w sposb
uporzdkowany. Jak korzysta zmap myli? Mapy myli opracowa Tony
Buzan. To technika zbierania pomysw, ktra czy czynnoci dwch pkul
mzgowych: Prawej, generujcej pomysy, Lewej, porzdkujcej,
klasyfikujcej i strukturyzujcej pomysy. Wedug Buzana kady fragment
informacji, ktry dociera do mzgu, jest przetwa- rzany jako
centralna sfera, z ktrej odgazia si kilka powiza informacyjnych.
Tepowizania przedstawiaj skojarzenia, ktre z kolei maj swoj wasn,
nie- skoczon sie powiza i pocze. Kiedy korzysta zmap myli? IDENT
YFIKOWANIE W IEDZY TW O RZENIE WIED ZY Jak przygotowa map myli?
Naley umieci gwn ide porodku mapy: ustali, co naley opracowa lub
jaki jest punkt wyjciowy projektu/potrzeba/dyskusja, Przy pomocy
swobodnych skojarze i burzy mzgw naley zapissa, co zostanie
wygenerowane: koncepcje, osoby, przedmioty (bez ogranicze) nawet
jeli niektre wydaj si absurdalne, Nastpnie trzeba zapisa sowa, ktre
opisuj koncepcje wyrastajce z kluczo- wego sowa, Naley narysowa
linie czce koncepcje, W kolejnym kroku trzeba doda dalsze koncepcje
i obrazy, Rzeczy i pomysy, ktre wydaj si niepowizane, dziki mapie
myli nabierajznaczenia, Warto narysowa linie rnymi kolorami, aby
zrnicowa powizania. Oprogramowanie do tworzenia map myli Freemind
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
(wersjadarmowa), Freeplane
http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
(wersjadarmowa), Xmind http://www.xmind.net/ (commercial),
Mindmeister http://www.mindmeister.com/ (wersja komercyjna).
39. Zarzdzaniewiedz2.0 38 Przykady Zrzut ekranu mapy myli
wykorzystanej przez MOF Wskazwki do korzystania zmap myli hh Nie
naley ogranicza kreatywnoci uczestnikw, hh Warto stworzy przyjazne
otoczenie, sprzyjajce generowaniu i przepywowi idei, hh Nie naley
krytykowa ani ocenia poprzednich koncepcji, hh Warto wspiera udzia
grupy i rnorodno. INNE NARZDZIA INTRANET Czym jest intranet?
Intranet trudno okreli jednym zdaniem. Standardowo definiuje si
intranet jako sie internetow, ktra uywa technologii protokou
internetowego do wsplnego korzystania z informacji, systemw
operacyjnych, czy usug informatycznych wewntrz organizacji
(Wikipedia, 2002). Zgodnie z t definicj intranet jest czsto
przeciwstawiany ekstranetowi, ktry jest sieci czc organizacje lub
po prostu sieci publiczn. Jako, e ta definicja jest bardzo oglna,
moemy przybliy to pojcie dodajc, eintranet moe zawiera w sobie
wszystkie zasoby sieciowe i oprogramowanie dostpne tylko za
porednictwem prywatnej sieci organizacji. Zgodnie z ogln definicj
intranet moe przybiera bardzo zrnicowane formy od prywatnej strony
firmy (lub jakiegokolwiek innego oprogramowania web, takiego jak
wiki czy forum) do wsplnych dyskw pamici czy jakichkolwiek innych
zasobw dostp- nych za pomoc prywatnej sieci organizacji. Dlaczego
warto korzysta zintranetu? Intranet jest wietnym narzdziem
zwikszajcym wydajno, ktre nie wymaga inwestowania duych rodkw.
Zalenie od potrzeb, moe suy jako narzdzie do przechowywania i
wsplnego uywania elektronicznej dokumentacji przedsi- biorstwa, ale
mona take korzysta z bardziej zaawansowanych opcji i stworzy cae
rodowisko do wsppracy. Intranet pomoe w tworzeniu, przechowywaniu,
organizowaniu i przekazywaniu wiedzy firmowej i innych zasobw
cyfrowych, a jednoczenie ochroni je przed zagroeniami z
zewntrz.
40. Narzdziazarzdzaniawiedz 39 Wedug Jamesa Robertsona ze Step
Two Design (Step Two Design, 2014), jednego z liderw wykorzystania
intranetu, intranet jest uywany dla poniszych celw: zawarto (np.
tworzenie, przechowywanie, przekazywanie dokumentw), komunikacja
(np. przekazywanie wewntrznych informacji firmowych), dziaanie (np.
wypenianie podania o urlop), wsppraca (np. wsppraca nad projektami
przy uyciu wiki), kultura (np. prywatne rozmowy i udostpnianie
plikw dotyczcych firmowej druyny pikarskiej), Jak korzysta
zintranetu? Zalenie od rnych scenariuszy i przykadw uycia intranetu
w rodowisku korpo- racyjnym, mona powiedzie, e jednym z
najprostszych sposobw wykorzystania, ktry przynosi due korzyci,
jest wsplne korzystanie z zasobw, czyli wsplne foldery/dyski. Jest
to oglne i podstawowe znaczenie sowa intranet. Intranet moe take by
aplikacj web (lub zespoem aplikacji) dostpn tylko przez prywatn
sie. Jakikolwiek przykad uycia intranetu tak naprawd zaley od
oprogramowania (np. wiki, forum, blog firmowy, etc.). Wracajc raz
jeszcze do podstawowej definicji, mona stwierdzi, e przejcie
zzapisywania plikw na komputerach do zapisywania ich na wsplnych
dyskach daje kadej organizacji wiele korzyci, poniewa gwarantuje, e
wszystkie importo- wane pliki s zawsze dostpne i mog by atwo
przekazywane przez pracownikw. Kiedy korzysta zintranetu? TW O
RZENIE WIED ZY PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO
SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa intranet? Jednym z wymaga do
ustanowienia intranetu jest stworzenie bezpiecznej i pry- watnej
sieci komputerowej. Dopiero po jej uruchomieniu mona zainstalowa
odpowiednie oprogramowanie zalenie od wewntrznie dostpnych zasobw.
Oprogramowanie dla intranetu Biorc pod uwag szerok definicj
intranetu oraz fakt, e intranet moe opiera si na dowolnym
oprogramowaniu dostpnym przez prywatn sie, najwaniejszym
oprogramowaniem wspomnianym w tej sekcji jest wanie to
oprogramowanie, ktre pozwala na stworzenie prywatnej sieci
firmowej. Z tego powodu warto przyjrze si bliej nastpujcym rodzajom
oprogramowania i protokoom: standardowy sprzt sieciowy i
oprogramowanie, takie jak Ethernet, WiFi, TCP/IP, przegldarki
sieciowe i serwery, zapory sieciowe. Przykady Wsplny dysk i zasoby
drukarki FOI
41. Zarzdzaniewiedz2.0 40 Wskazwki jak korzysta zintranetu
Jednym z kluczowych aspektw intranetu jest to, e wszystkie zasoby s
dostpne przez zabezpieczon prywatn sie. Uywajc zasobw dostpnych
przez intranet, firma bdzie przechowywaa i przekazywaa poufne
informacje, wic trzeba zwrci uwag na zabezpieczenia. SYSTEM
ZARZDZANIA DOKUMENTAMI (DMS) Co to jest DMS? System zarzdzania
dokumentami jest programem komputerowym, lub zespo- em programw,
uywanym do przechowywania i zarzdzania dokumentami elektronicznymi.
Na pocztku, DMS byy uywane do ledzenia i rozporzdzania dokumentami
papierowymi, a pniej, wraz z rozwojem TIK, systemy te zaczy by
uywane do zarzdzania dokumentami elektronicznymi. Z powodw
historycznych, ale i czysto praktycznych, systemy te s cile zwizane
z systemami obrazowania dokumentw tak, aby mogy obsugiwa,
przejmowa, przechowywa, indeksowa i odzyskiwa rne formaty plikw
(zeskanowanych dokumentw). Dzisiejsze systemy zarzdzania
dokumentami s nowoczesnymi platformami opartymi na modelu
przegldarek, ktre pozwalaj na zbiorowe zarzdzanie dokumentami
iwspprac, dostarczaj zaawansowane rozwizania w dziedzinach przecho-
wywania, tworzenia wersji (versioning), narzdzi do wsppracy,
indeksowania, odzyskiwania (wyszukiwania), przepywu pracy i
zarzdzania zadaniami. Dlaczego warto korzysta z DMS? Wiele firm
przechowuje dokumentacj w rnych miejscach: na komputerach
stacjonarnych, laptopach, pamici USB, dyskach sieciowych czy nawet
w poczcie elektronicznej. Korzystajc z systemu zarzdzania
dokumentami, firma jest wsta- nie atwo zarzdza najwaniejszymi
dokumentami biznesowymi (np. kontrakty, oferty, umowy, materiay
marketingowe i sprzedaowe). Oprcz zarzdzania dokumentami,
standardowa wersja systemu pozwoli na pen kontrol, ktra bdzie
gwarantowa, e pracownicy zawsze maj waciw wersj potrzebnego pliku i
peny dostp niezalenie od miejsca czy czasu. Oto jakie wane korzyci
pyn z korzystania z tego systemu: DMS zazwyczaj obsuguje
zaawansowane funkcje zarzdzania dokumentami, takie jak: wysyanie
wielu plikw naraz (multiple upload), synchronizacja dysku
(folderu), indeksowanie dokumentw i tworzenie wersji, wszystkie
dokumenty s indeksowane, wic znalezienie danego dokumentu jest atwe
dziki zaawansowanemu wyszukiwaniu, wikszo systemw to platformy
oparte o system przegldarek, wic uytkow- nicy mog korzysta z
systemy niezalenie od miejsca i platformy (PC, laptop, smartfon,
tablet, etc.), oprcz podstawowej funkcjonalnoci, zazwyczaj DMS maj
dodatkowe funkcje, takie jak: wsppraca online (wsplne edytowanie
dokumentw, fora, wiki), prze- pywy pracy, zarzdzanie zadaniami,
przekazywanie zawartoci do zewntrznych systemw (np. portale
spoecznociowe), etc.
42. Narzdziazarzdzaniawiedz 41 Jak korzysta zDMS? Ze wzgldu na
du rnorodno funkcji, systemy zarzdzania dokumentami mog by
wykorzystywane na rne sposoby, zalenie od potrzeb uytkownika. Mimo
to, wikszo firm pocztkowo uywa najprostszych i najbardziej
podstawowych funkcji, czyli: przechowywania i organizowania wanej
dokumentacji, wyszukiwania i przekazywania dokumentw. Potem,
stopniowo, zaczynaj korzysta z bardziej zaawansowanych funkcji,
takich jak tworzenie wersji czy wsplne edytowanie. Oglnie, system
zarzdzania dokumentami skada si z wielu folderw (repozytoriw)
utworzonych zgodnie z wymaganiami uytkownika. Uprawnienia s
zazwyczaj ustawiane na danym poziomie folderu (repozytorium) i
pliku w katalogu. Kiedy korzysta zDMS? TW O RZENIE WIED ZY PRZEC H
OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak
przygotowa DMS? Typowe systemy zarzdzania dokumentami mog by oparte
na technologii chmury lub instalowane lokalnie. W przypadku chmury,
zazwyczaj nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania,
wymagana jest tylko rejestracja. Po zarejestrowaniu, uytkownicy mog
utworzy swoje repozytorium i zaprasza innych uytkownikw. Rozwizania
oparte na chmurze zazwyczaj nie s darmowe, a cena zaley od iloci
uytkownikw, repozytoriw/projektw i wymaganej pamici. Decydujc si na
korzystanie z systemu lokalnie, naley go najpierw cign izainstalowa
na lokalnym serwerze web. Jest to zazwyczaj do proste, jednak
zalenie od danego rozwizania, moe okaza si skomplikowane. Po
zainstalo- waniu, system powinien zosta skonfigurowany, by mc
korzysta z firmowego mechanizmu uwierzytelniania (np. LDAP) lub
rcznie zaimportowa uytkownikw. W obu przypadkach (chmura i
instalowanie lokalne), gwny administrator ma uprawnienia by dodawa
repozytoria, uytkownikw i nadawa upowanienia. Oprogramowanie dla
DMS Alfresco http://www.alfresco.com/ (wersja darmowa), OpenDocMan
http://www.opendocman.com/ (wersja darmowa), Google Drive
https://drive.google.com/ (wersja darmowa), Microsoft SharePoint
http://office.microsoft.com/en-001/sharepoint/ (wersja patna),
Documentum http://www.emc.com/domains/documentum/index.htm?id=14
(wersja patna), Mymeedia http://mymeedia.com/ (wersja patna),
Confluence https://www.atlassian.com/software/confluence (wersja
patna). Przykady Zrzut ekranu DMS FOI (Alfresco Share)
19.05.2014
43. Zarzdzaniewiedz2.0 42 Wskazwki jak korzysta z DMS Przy
rozsdnym uytkowaniu, DMS moe by bardzo pomocny dla organizacji.
Gwny problem jaki moe powsta, to brak uporzdkowania struktury, jako
e typowy DMS nie ogranicza uytkownikw jeli chodzi o korzystanie z
systemu. Jeeliuytkownicy systemu nie s dobrze zorganizowani i nie
przestrzegaj wyzna- czonych zasad (nazywanie plikw, waciwa
struktura folderw), to korzystanie zsystemu moe okaza si do trudne.
BAZA WIEDZY Co to jest baza wiedzy? Oglnie mwic, baza wiedzy jest
scentralizowanym repozytorium informacji. Mona j porwna do
biblioteki publicznej lub bazy danych z informacjami na dany temat.
Jeszcze oglniej, baz wiedzy mona okreli jako baz danych gdzie
informacje s zbierane, organizowane, przekazywane, wyszukiwane i
uywane przez uyt- kownikw lub systemy. Dobrze zorganizowana baza
wiedzy moe pomc firmie zaoszczdzi pienidze przez skrcenie czasu,
jaki pracownik spdza na szukaniu informacji dotyczcych konkretnych
tematw (np. polityki czy procedur firmowych). Jako narzdzie zarz-
dzania relacjami z klientami (CRM), baza wiedzy daje klientom atwy
dostp do informacji, ktre w innym wypadku wymagayby kontaktu z
personelem organi- zacji; z reguy, taka moliwo powinna sprawi, e
interakcja stanie si prostsza zarwno dla klienta jak i dla
organizacji (TechTarget, 2007). Gwne rozrnienie midzy rozwizaniami
bazy wiedzy zaley od tego, kim bd uytkownicy kocowi pracownikami
czy klientami firmy. W przypadku gdy baza wiedzy przeznaczona jest
dla pracownikw, uznajemy j za prywatn i zazwyczaj bdzie zawieraa
poufne dane, takie jak procedury i polityka firmy. Jeeli uytkow-
nikami kocowymi ma by szeroka publiczno (klienci firmy), to baza
bdzie miaa charakter publiczny i bdzie zawiera takie dane jak czsto
zadawane pytania, opis produktw, poradniki i instrukcje obsugi.
Dlaczego warto korzysta z baz wiedzy? Baza wiedzy jest wietnym
narzdziem, jeli zachodzi potrzeba dostarczenia ustrukturyzowanego i
zorganizowanego dostpu do duego zakresu informacji. Narzdzia baz
wiedzy prowadz uytkownikw i nadaj funkcjonalnoci pozwalajce na
efektywne zbieranie, organizowanie i przekazywanie rnych
informacji. Kada informacja w bazie wiedzy stanie si wartociowym
skadnikiem firmy i nie dojdzie do utraty informacji (lub bdzie ona
minimalna) z powodu migracji pracownikw. Poprzez skuteczne
uytkowanie, bazy wiedzy mog pomc w zapewnieniu wolnego przepywu
informacji i pomysw wewntrz firmy oraz w budowaniu dobrych relacji
z partnerami i klientami, co jest kluczowe dla kadej firmy chccej
odnie sukces. Jak korzysta zbaz wiedzy? Niezalenie od wybranych
narzdzi, najwaniejszym aspektem bazy wiedzy jest upewnienie si, e
wszystkie stosowne informacje s zbierane (i tworzone wrazie ich
braku), katalogowane wedle odpowiednich tematw. Publiczne bazy
wiedzy s czsto uywane jako dopenienie usug help desku. Podobnie jak
FAQ (czsto zadawane pytania), baza wiedzy jest tak zaprojektowana,
by organizowa i przed- stawia najczstsze pytanie klientw lub
problemy z jakimi si spotykaj wraz zrozwizaniami. Prywatne bazy
danych bd prawdopodobnie zawiera najwa- niejsze zasoby firmy, ktre
mog mie rnorodn form od instrukcji opisujcej
44. Narzdziazarzdzaniawiedz 43 jak wykona konkretne zadanie do
oficjalnej polityki i procedur firmy. W kadym z tych przypadkw
najwaniejsze jest to, by wszystkie stosowne informacje byy
zbierane, efektywnie organizowane, oraz, aby byy zrozumiae. Kiedy
korzysta zbaz wiedzy? PRZEC H OWYWANIE W IEDZY UDO STPNIANIE W I
EDZY STO SOWANIE WIE D ZY Jak przygotowa baz wiedzy? Podstawowym
elementem bazy wiedzy jest platforma umoliwiajce atwe iefek- tywne
tworzenie oraz dostarczenie dokadnie tej wiedzy, ktrej
potrzebujemy. Rozwiania mog si rni w zalenoci od celu, ale kade
powinno dostarczy narzdzia do tworzenia, organizowania, zbierania i
przekazywania podanych informacji. Zalenie od postawionych wymaga,
mona wybra oprogramowanie oparte na technologii chmury bd
instalowane lokalnie. Narzdziami mog by proste wiki, albo bardziej
wyspecjalizowane rozwizania. Konfiguracja zaley od wybranej opcji.
Po zainstalowaniu i konfiguracji wybranych narzdzi, mona korzy- sta
z przyjaznego dla uytkownika interfejsu obecnego w wikszoci narzdzi
eby tworzy artykuy do bazy wiedzy, dodawa obrazy, linki, multimedia
i udostpnia nowoutworzone wpisy uytkownikom kocowym. Oprogramowanie
do tworzenia bazwiedzy Google Drive https://drive.google.com/
(wersja darmowa), Zoho Online Knowledge Base
http://www.zoho.com/wiki/knowledge-base- software.html (wersja
patna), Knowledge Base Made Simple http://www.kbpublisher.com/
(wersja patna). Przykady Baza wiedzy Mozilli (Publiczna) Wskazwki
jak korzysta z baz wiedzy Przydatna baza danych musi zawiera jak
najwicej stosownych informacji. Pozailo- ci zebranych informacji,
wanym aspektem jest rwnie sposb ich organizacji. Aby mogy zosta
wykorzystane, informacje w bazie musz by dobrze zorgani- zowane i
atwe do zrozumienia. Naley wzi te pod uwag, e informacje nie
powinny by obszerne, a zwize, informacyjne i przydatne, tak, aby
uytkownicy kocowi mogli znale waciw odpowied we waciwym
czasie.