Nejčastější pochybení při administraci Monitorovacích zpráv se žádostí o platbu,

monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti

Ústí nad Labem, 25.9.2013

Bc. Miroslava Štefanová, Mgr. Alena Michálková

Základní dokumenty

• Příručka pro příjemce (dále jen PPP)

• Příručka pro příjemce Příloha č.1 Pravidla způsobilých výdajů

• Příručka pro příjemce Příloha č.14 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci IS Benefit 7

• Externí metodické pokyny(dále jen ExtMP)

Monitoring projektu Monitorovací hlášení (dále jen MH), monitorovací zprávy se

žádostí o platbu (dále jen MZ se ŽoP) a monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu (dále jen MZoU) jsou základním zdrojem dat pro věcné, finanční a procedurální monitorování v průběhu realizace projektu.

Předkládání MH, MZ se ŽoP a MZoU:

webová aplikace IS BENEFIT7 a v listinné podobě Územnímu odboru realizace programu osobně nebo poštou v řádném termínu.

Varovná hlášení:

Příjemce je o termínu předkládání informován e-mailem, který je automaticky rozesílán ze systému Monit7+ 20 pracovních dní před termínem předložení.

Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců

• Nedostatečný popis realizace za sledované období

• Chyby v dosažené hodnotě indikátorů

• Popisy výběrových řízení, stavy výběrových řízení, nesoulad mezi popisy výběrových řízení v monitorovacím hlášení a skutečností , názvy výběrových řízení v MH se liší s názvy skutečně vyhlášených výběrových řízení, chybí popis všech výběrových řízení včetně všech uzavřených dodatků

Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců

• Chyby ve finančním plánu, chyby v záložce prioritní téma – částka ke Smlouvě/dodatku někdy není aktualizována dle dodatku.

• Fotodokumentace je nedostatečně doložena (třeba dvě černobílá foto, ze kterých není patrno, kde vůbec vznikla)

• Nedoloženy originály ani ověřené kopie zápisů z kontrolních dnů

Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců

Chyby v objednávkách doložených s Monitorovacím hlášením či zprávou

1. Oslovení méně než tří dodavatelů

2. Na objednávce chybí místo a doba plnění

3. Na objednávce chybí závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel – umožnění zaměstnancům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR atd.

Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců

• Popis realizace projektu za sledované období

- není vyplněn popis realizace

- popsaná realizace není v souladu s doloženými přílohami

• Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období

- přehled není kompletní

• Změny v projektu

- přehled není kompletní nebo je uvedeno chybné datum nahlášení

na ŘO

• Indikátory

- chybně vyplněná dosažená hodnota indikátoru

Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců

• Výběrová řízení

- chybně vyplněný stav výběrového řízení

- nejsou doplněny dodatky ke smlouvě

- je chybně vyplněná cena

- nesouhlasí vyplněná data zahájení/ukončení výběrového řízení

• Rovné příležitosti

- uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v

přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumenace, zápisy)

Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců

• Publicita

- uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v

přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumentace, zápisy)

• Rozpočet etap

- přesouvání financí mezi etapami/položkami bez včas nahlášené

změny

- při přesouvání financí do další etapy přesunout nejen položku bez

DPH, ale i k ní příslušné DPH, které je v jiné položce

Žádost o platbu a časté chyby příjemců

• Částky na žádosti o platbu neodpovídají částkám v rozpočtu

nebo na soupisce účetních dokladů

• Žádost o platbu není finálně uložená v IS BENEFIT 7

• Chybné DUZP, chybné datum úhrady či zdanitelného plnění, chybné IČO dodavatele

• Neshoda výše výdajů mezi soupiskou účetních dokladů a žádostí o platbu

• Opomenutí přiložení elektronické verze soupisky k žádosti o platbu

Soupiska účetních dokladů a časté chyby příjemců

Účetní doklady a častá pochybení

• Účetní doklady neobsahují veškeré povinné náležitosti dle PPP, zejména podpisy příjemce i dodavatele na faktuře nebo akceptačním protokole

• Doklady nejsou označeny číslem projektu

• Předložené doklady musí odpovídat zápisům v soupisce účetních dokladů, případné dělení faktury do více etap nutno označit písmenem D

Ostatní dokumenty a častá pochybení

• Fotodokumentace nedostatečně doložena

• Plnění indikátorů vždy doložit např. partnerskými smlouvami, projektovou dokumentací, prezenčními listinami atd.

• Nezpůsobilé výdaje mají být placeny také ze zvláštního účtu projektu, stejně tak mají být zahrnuty v účetnictví na oddělenou analytiku projektu