Yhdistysten pieni viestint¤opas

  • View
    215

  • Download
    1

Embed Size (px)

Text of Yhdistysten pieni viestint¤opas

  • VIESTINTOPASAi niin, tsthn pit tiedottaa!

  • Yhdistysten pieni viestintopas

    1 Saate: Ai niin, tsthn pit tiedottaa! 32 Termit tutuksi 43 Yhdistysten viestint - mit ja miksi viestimme? 64 Viesti meille - sisinen viestint 8 5 Viesti muille - ulkoinen viestint 106 Visuaalisuus ja kuvat 157 Sosiaalinen media yhdistyksen arjessa 168 Viestint suunnitelmalliseksi! 18

    Lhteet 20

    Muistiinpanot 21

    Sislt:

    Nist muistilap-pusista lydt lyhyesti trkettietoiskut!

  • Ai niin, tsthn pit tiedottaa!Viestint on monille yhdistyksille vielkin se pakollinen paha, joka saa-tetaan muistaa usein viime hetkell: Ai niin, tsthn pit tiedottaa, plh!

    Viestint peltn turhaan, sill monilla pienill askeleilla voidaan huo-mattavasti vaikuttaa asioiden sujumiseen yhdistyksess ja samalla ylei-seen tietoisuuteenkin. Samalla viestint nhdn turhaan erillisen asia-na, sill viestint on toimintaa ja toiminta on viestint!

    Viestinnn avulla tiedotetaan jseni yhteisist asioista, tehostetaan yh-dess tekemist ja mik trkeint: tehdn yhdistyksen toiminta nky-vksi.

    Paikallisyhdistysten kannattaa lhte liikkeelle pienin askelin ja mitoittaa tehtvt ja tavoitteet yhdistyksen tilanteen mukaan. Vinkkej suunnitel-malliseen ja nykyaikaiseen yhdistysviestintn lydt tst oppaasta.

    Vetovoimaisessa yhdistyksess on hyv ilmapiiri ja laadukasta toimintaa, johon on helppo tulla mukaan. Niden varmistamiseen tarvitaan aktiivis-ta ja innokasta viestint!

    Riemukkaita viestinnn hetki!

    Jonna Ekroos,viestintsuunnittelijaJAKE-hankePohjois-Karjalan kansanterveyden keskus

    Marleena Laakso, viestintkoordinaattoriKathy-toimintaPohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistys

    3

  • 2. Termit tutuksi

    Sisisell viestinnll tarkoitetaan monisuuntaista tiedonkulkua ja vuorovaikutusta yhdistyksen eri henkiliden, henkilryhmien ja yksiki-den vlill. Joko teidn yhdistyksess kaikilla on omat shkpostiosoit-teensa? Jos ei, olisiko aika jrjest pienimuotoinen koulutus?

    Ulkoisella viestinnll yhdistys voi kertoa, mihin pyrkii toiminnal-laan, miten toimii ja mit on saanut aikaan. Yhdistys voi nin vaikut-taa ihmisten asenteisiin, list tunnettavuuttaan sek saada yhdistyksen toimintaan mukaan lis jseni. Onhan verkkosivuillanne esimerkiksi ajankohtaiset yhteystiedot - niiden tarkistamisesta on paras aloittaa.

    Kohderyhmajattelussa kiinnitetn huomiota siihen, kenelle vies-ti on suunnattu. Onko viesti tarkoitettu sisiseen viestintn vai suurelle medialle? Samasta asiasta voi tarjota erilaista versiota esimerkiksi nuorel-le ja toisaalta varttuneemmalle vastaanottajalle, mutta paras lhtkohta kuitenkin on selke ja ytimeks viesti!

    Verkkoviestint tarjoaa kanavan yhdistyksen sisiselle ja ulkoiselle viestinnlle. Esimerkiksi yhdistyksen verkkosivut tai yhden tai useam-man yhdistysaktiivin kirjoittama blogi (joka on yksinkertainen tapa aloit-taa verkkoviestint) soveltuu molempiin tarkoituksiin.

    4

  • Printtimedialla tarkoitetaan yleisesti kaikkia paperille painettavia tiedotusvlineit. Printtimediaa voi hydynt mys muuten kuin vain tiedotteiden lhettmisen kautta: olisiko aika kirjoittaa mielipidekirjoitus paikalliseen lehteen tai laittaa sivun kulmaan pieni mainos yhdistyksenne toiminnasta?

    Sosiaalinen media tarkoittaa verkkoviestintympristj, joissa jo-kaisella kyttjll tai kyttjryhmll on mahdollisuus olla aktiivinen viestij ja sisllntuottaja. Monissa yhdistyksiss esimerkiksi Facebookin suljettu ryhm on koettu hyvksi keinoksi hoitaa sisist viestint.

    Viestintsuunnitelma mrittelee yhdistyksess viestinnntekijt, vastuut, toimenpiteet sek seurannan. Nm asiat on hyv kirjata yls vaikkapa ranskalaisilla viivoilla ja tydent tarpeen tullen. Viestinns-skin ptee sama snt kuin muuallakin: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

    5

  • 3 Yhdistyksen viestint - Mit ja miksi viestimme?Usein viestint jaetaan turhan mustavalkoisesti sisiseen ja ulkoiseen viestintn, kun kaikki mit teemme on viestint! Esimerkiksi miten yhdistyksen jsen esittelee itsens ja yhteisns, miten yhteistykumppa-nuutta pidetn yll, millaisia tapahtumia jrjestetn, miten aktiivisesti lhetetn jsenkirjeit ja millaisia kuvia yhdistyksest julkaistaan.

    Aika ajoin on hyv pohdiskella yhdess ainakin seuraavia kulmakivi:

    ydinviestit - Mik ja millainen yhdistyksemme on? - Miksi olemme olemassa ja mik meit yhdist? - Mitk ovat tavoitteemme? Mit haluamme kertoa yhdistyksestmme jsenillemme ja muille?toiminta - Mit olemme, mit teemme ja millaisena haluamme yhdistyksemme nhtvn? - Millaista toimintaa haluamme yhdistyksessmme olevan? - Kenelle haluamme kertoa toiminnastamme ja miksi? - Miten ja mihin haluamme toiminnallamme vaikuttaa? - Miten kerromme toiminnasta?

    6

  • Keskeiset kysymykset niin yhdistyksen sisisess kuin ulkoisessa vies-tinnss ovat: Mit? Miksi? Kenelle? Milloin? Kuka? Miten?

    1. Mik on viestinnn tavoite? 2. Mik on kohderyhm tai onko niit useampia?(jsenet, potentiaaliset jsenet, yhteistytahot, suuri yleis)(tiedon/ yhdistyksen tunnettuuden lisminen, toimijoiden osallisuus)3. Miten haluttu kohderyhm tavoitetaan - keinot ja vlineet?

    Viestinnn suunnittelu phkinnkuoressa:

    Seuraavilla asioilla luot jo paljon mieliku-

    via ja viestit itsestsi:

    - Visuaalinen tyyli - esimerkiksi perintei-

    nen, moderni, rvkk, luotettava, iloinen,

    nuorekas

    - Sanavalinnat ja kielenkytn tavat - esi-

    merkiksi asiantunteva, rento, luotettava,

    nykyaikainen, ihmislheinen

    7

  • 4 Viesti meille - sisinen viestintYhdistyksen sisisell viestinnll ja tiedotuksella huolehditaan tiedon-kulusta yhdistyksen toimijoiden vlill. Se mahdollistaa ajantasaisen tie-donkulun, innostaa mukaan sek antaa mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa yhdistyksen toimintaan.

    Vinkkej yhdistyksen sisiseen tiedottamiseen:

    Suunnitelmallisuus:- laaditaan sisisen tiedotuksen periaatteet: kenelle, miten, miksi- mietitn huolella, mist kaikesta yhdistyksen sisll pit tiedottaa- vastuualueet: kuka ilmoittaa mistkin ja kuka laittaa eteenpin mitkin- luodaan tiedotusrutiineja

    Toteutus: - esitetn asiat yksinkertaisesti ja lyhyesti- tsmtiedotus, henkilkohtaistaminen ja viestin kohdennus- tiedotetaan hyviss ajoin, muistutetaan lhempn- kytetn samanaikaisesti useita tiedotuskanavia mys yhdistyksen jsenet seuraavat eri tavoin eri viestintvlineit

    Vuorovaikutuksellisuus:- kertn palautetta tiedotuksen onnistumisesta- kysytn jsenistlt mik tiedotuksessa toimii ja mik ei- kysyk yhdistystoimijoilta itseltn, miten he haluavat saada tiedon yh-distyksen toiminnasta- otetaan oppia ja ideoita muilta yhdistyksilt ja toimijoilta

    8

  • Kanavia ja vlineit:- keskustelut, tapaamiset- erilaiset kokoukset, kokoontumiset, tilaisuudet- jsenkirjeet/tiedotteet- tavallinen posti - puhelin, tekstiviestit- toimintakertomukset, raportit

    Verkkoviestinnn vlineit: - shkposti (shkpostilistat) - yhdistyksen kotisivut- sosiaalinen media: twitter, facebook (ryhm,sivu, tapahtumatiedotus), blogit

    Saavatko yhdistyksenne toiminnassa

    mukana olevat riittvsti tietoa siit,

    mit yhdistyksess tapahtuu, mit

    yhdistys tarjoaa , miten yhdistys toi-

    mi ja mit heilt yhdistyksess yh-

    distyksen toimijoina odotetaan?

    9

  • 5 Viesti muille - ulkoinen viestint

    Ulkoisella viestinnll pyritn tekemn yhdistyst, sen toimintoja, si-sltj ja tuloksia tunnetuksi yhteistytahoille ja laajemmalle yleislle.

    Tiedotuskanava ja tyyli valitaan sen mukaan, mist kerrotaan ja kenelle.

    Ulkoista viestint:

    henkilkohtainen yhteydenpito/ tapaamiset tiedotteet esitteet lehti-ilmoitukset internet lehdet, radio, televisio, tiedotustilaisuudet, avoimet ovet seminaarit, alustukset, esitelmt, artikkelit, raportit ja toimintakertomukset

    - hyv tiedote

    - hyv mielipidekirjoitus

    - hyv painotuote

    - mainostila- kotisivut

    10

  • Kotisivut

    Pivit sivua snnllisesti! Jos sivulla on vanhentunutta materiaalia, vai-kuttaa se sivun uskottavuuteen ja nykyaikaisuuteen. Uudet jutut ja kuvat ja hyv syy lukijoille vierailla uudelleen sivuilla. Kotisivujen kytt voi tehostaa muistuttamalla uusista pivityksist esimerkiksi shkpostilla tai shkisell uutiskirjeell

    Jos sivuja ei ole viel olemassa, mutta sellaisille on havaittu tarvetta: voi omat kotisivut perustaa osoitteessa www.blogger.com, jonne lyt hel-posti mys internetist kyttohjeita.

    Kerro ainakin kotisivuilla:

    Miss ja miten yhdistys toimiimit se tarjoaa jsenilleenkuka toiminnasta vastaamiten voi tulla mukaantapahtumatiedotyhteystiedot

    11

  • Mediaviestint

    Paikallismediat ovat hyv yhteistykumppani, sill nkyvyys vaikuttaa yhdistyksen uskottavuuteen, kiinnostavuuteen, uusien jsenten ja yhteis-tykumppaneiden saantiin.

    Lhtkohtia mediaviestintn:

    A Mrittele trkeimmt kohderyhmt (kuntalaiset, virkamiehet, jsenet)

    B Mieti mill vlineill ja keinoilla tavoitat heidt parhaiten (seminaarit, suorat kontaktit..)

    C Tee vuosittainen viestintsuunnitelma toimintasuunnitelman rinnalle

    Yhteys:

    Lehdisttiedote Tiedotustilaisuus Vierailukutsu Shkposti Soitto Kynti toimituksessa Mielipidekirjoitus/ kirjoitukseen vastaus Keskustelupalstoille kirjoittaminen

    12

  • Hyv tiedote: Tee aiheesta uutinen Tee aiheesta paikallinen Lhesty aihetta ihmisen kautta Tee lyhyt ja ytimeks otsikko Kirjoita selkesti ja lyhyesti Pituus puolikas A4-liuska

    Hyv mielipidekirjoitus: Perustuu faktoihin, mutta mys omiin mielipiteisiin Selke rakenne: alku, keski, loppu Oikeakielisyys, tyylitelty

    Kirjoita itsesi nkyvksiEsimerkki hyvst tiedotteesta

    13

  • Mainokset ja painotuotteet

    Mainosten ja painotuotteiden tulisi jatkaa yhtenist valittua tyylilinjaa.

    Hyv painotuote:

    Visuaalisuus Erottuv