Embed Size (px)
Citation preview
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 1
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUẬN 1
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Quận 1, 24 tháng 12 năm 2013
2
Mục lục
I. QUẢN LÝ VĂN THƯ ĐẾN ........................................................................................................................... 3
1. Tổng quan .................................................................................................................................................... 3
2. Danh sách thư mục ..................................................................................................................................... 3
3. Nhập mới văn bản ....................................................................................................................................... 3
4. In danh sách ................................................................................................................................................ 4
II. QUẢN LÝ VĂN THƯ ĐI ........................................................................................................................... 5
1. Tổng quan .................................................................................................................................................... 5
2. Danh sách thư mục: .................................................................................................................................... 5
3. Cập nhật văn bản ........................................................................................................................................ 5
III. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC ............................................................................................................................ 7
1. Tổng quan .................................................................................................................................................... 7
2. Danh sách thư mục ..................................................................................................................................... 7
3. Tiếp nhận văn bản đến ............................................................................................................................... 7
4. Tiếp nhận công việc được phân công ........................................................................................................ 9
5. In danh sách: ............................................................................................................................................. 10
IV. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ GIAO ...................................................................................................... 12
1. Tổng quan .................................................................................................................................................. 12
2. Danh sách thư mục ................................................................................................................................... 12
3. Duyệt báo cáo ............................................................................................................................................ 12
4. Tiếp nhận công việc được phân công ...................................................................................................... 15
5. In danh sách .............................................................................................................................................. 17
V. TRA CỨU VĂN BẢN ................................................................................................................................... 19
1. Tổng quan .................................................................................................................................................. 19
2. Các thao tác tìm kiếm ............................................................................................................................... 19
3. Chia sẻ văn bản ......................................................................................................................................... 20
VI. THỐNG KÊ ............................................................................................................................................... 21
1. Thống kê theo người dùng ....................................................................................................................... 21
3
I. QUẢN LÝ VĂN THƯ ĐẾN
1. Tổng quan
Nhằm quản lý tất cả các văn bản từ các đơn vị khác gửi đến; cấp số văn bản và lưu vào
sổ văn bản đến.
2. Danh sách thư mục
- Soạn thảo: Hiển thị những văn bản đang trong quá trình soạn
thảo.
- Chờ vào sổ: Hiển thị những văn bản do đơn vị khác chuyển
đến và chờ cấp số thứ tự.
- Thùng rác: Hiển thị các văn bản không cần thiết và đã bị xóa,
có thể phục hồi.
- Văn bản được quan tâm: Hiển thị các văn bản được đánh dấu
quan tâm.
Cập nhật văn bản
3. Nhập mới văn bản
a. Nhập mới văn bản
- Click chọn để nhập mới một văn bản.
- Màn hình soạn thảo văn bản xuất hiện
o Thông tin văn bản: các thông tin văn bản cần nhập
o Văn bản liên quan: danh sách các văn bản liên quan đến văn bản đang nhập
4
- Những tiêu chí có dấu (*): bắt buộc phải nhập đầy đủ.
- File đính kèm:
- Sau khi đã nhập xong các thông tin văn bản, click một trong các nút trên thanh Toolbar
Lưu soạn thảo: lưu văn bản đang soạn thảo vào thư mục soạn thảo.
Lưu vào sổ văn bản: lưu văn bản đang soạn thảo vào thư mục Sổ văn bản đến
Lưu và nhập tiếp văn bản mới: Lưu văn bản đang soạn thảo và tiếp tục sọan
thảo văn bản mới.
Thoát: kết thúc quá trình cập nhật văn bản.
b. Văn bản chờ cấp số thứ tự:
- Những văn bản ở thư mục Chờ vào sổ do các đơn vị khác chuyển đến, đang trong quá
trình chờ cấp số thứ tự và lưu vào sổ văn bản đến. Số thứ tự văn bản sẽ do văn thư đơn vị
đó tiếp nhận và cấp số.
- Chọn văn bản nằm trong thư mục Chờ vào sổ, click vào nút , Form
cấp số hiển thị, người dùng sẽ cấp số thứ tự cho văn bản đó.
c. Lưu sổ văn bản đến:
Sau khi lưu văn bản vào thư mục Soạn thảo, muốn lưu văn bản vào Sổ văn bản đến,
người dùng chọn văn bản cần chuyển và click vào nút
4. In danh sách
Cho phép người dùng in danh sách tất cả các văn bản đến.
Click nút Select để chọn tập tin
dạng Word, PDF, Excel
Click nút Add để chọn thêm tập
tin cần đính kèm
5
II. QUẢN LÝ VĂN THƯ ĐI
1. Tổng quan
Nhằm quản lý tất cả các văn bản do đơn vị phát hành đến các đơn vị khác; cấp số cho văn bản
và lưu vào sổ văn bản đi.
2. Danh sách thư mục:
- Soạn thảo: Hiển thị những văn bản đang trong quá trình
soạn thảo.
- Chờ duyệt: Hiển thị những văn bản đang chờ duyệt.
- Phát hành: Hiển thị những văn bản đã phát hành.
- Thùng rác: Hiển thị các văn bản đã bị xóa, có thể phục
hồi.
- Văn bản được quan tâm: Hiển thị các văn bản được đánh
dấu quan tâm.
3. Cập nhật văn bản
a. Nhập mới
1. Soạn thảo văn bản:
- Click nút để soạn văn bản mới
- Form Soạn thảo hiển thị
Chọn ký
tự đuôi
Nhập số phát hành
Chọn nơi nhận văn bản (ngoài quận,
trong quận, trong đơn vị) Chọn file văn bản đi
(gốc) được scan vào
máy
Nhập nội dung trích yếu của
văn bản đi.
6
- Những tiêu chí có dấu (*): bắt buộc phải nhập đầy đủ.
- File đính kèm:
- Sau khi đã nhập xong các thông tin văn bản, click một trong các nút trên thanh công
cụ
Lưu: lưu văn bản đang soạn thảo vào thư mục soạn thảo.
Lưu và nhập tiếp văn bản mới: Lưu văn bản đang soạn thảo và tiếp tục sọan
thảo văn bản mới.
Đóng: kết thúc quá trình cập nhật văn bản.
b. Trình duyệt
Vào thư mục Soạn thảo, chọn văn bản cần trình duyệt và nhấp vào để văn
bản chuyển vào thư mục Chờ duyệt để đánh dấu cho biết văn bản đó đang trình lãnh đạo xem
trước khi phát hành.
c. Phát hành:
Click nút trên thanh công cụ để chuyển văn bản sang thư mục Phát hành
4. In danh sách
Cho phép người dùng in danh sách tất cả các văn bản phát hành đi
Click nút Select để chọn
tập tin dạng Word, PDF,
Excel
7
III. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
1. Tổng quan
Chức năng chính của module này là phân công theo dõi báo cáo công việc .
2. Danh sách thư mục
- Tất cả: Tất cả những văn bản và nội dung công việc.
- Văn bản đến: Tất cả những văn bản được chuyển đến cho
mình, từ đây có thể phân công giao việc hoặc lưu.
- Đã chuyển xử lý: Những văn bản,công việc đã được phân
công giao việc.
- Chờ xử lý: Những công việc lãnh đạo, cấp trên giao thực
hiện phải làm báo cáo công việc.
- Đã báo cáo: Những công việc đã báo cáo cho lãnh đạo.
- Hoàn tất: Những báo cáo công việc đã được lãnh đạo duyệt.
- Công việc quá hạn: Những công việc quá hạn chưa hoàn tất.
3. Tiếp nhận văn bản đến
a. Giao việc/chuyển xử lý: Chọn văn bản trên danh sách “Văn bản đến”, click nút
trên thanh công cụ
Nhập thông tin công việc: Văn bản đính kèm, nội dung trích yếu, người nhận, ngày
hoàn tất… Sau đó chọn Lưu để phân công công việc
8
Sau khi phân công, lãnh đạo có thể theo dõi công việc để đốc thúc nhân viên.
Khi công việc được phân công đã báo cáo hoàn thành thì hệ thống sẽ tự chuyển công
việc đó xuống tình trạng hoàn tất.
b. Đánh dấu lưu văn bản: Đối với những văn bản được chuyển đến chỉ để xem không
cần phải giao việc hay báo cáo công việc, chúng ta chọn văn bản cần xử lý và click
nút trên thanh công cụ
c. Chia sẻ thông tin văn bản
Click vào nội dung bút
phê nội dung bút phê tự
động copy vào ô nhập
bên dưới
9
4. Tiếp nhận công việc được phân công
a. Phân công lại/chuyển xử lý:
Chọn văn bản hoặc công việc trên danh sách “chờ xử lý”, sao đó click nút
trên thanh công cụ để phân công công việc cho nhân viên dưới
cấp.
Nhập thông tin công việc: Văn bản đính kèm, văn bản có bút phê, nội dung trích yếu,
người nhận, ngày hoàn tất… Sau đó chọn Lưu để phân công công việc
b. Soạn báo cáo công việc
10
Chọn văn bản hoặc công việc trên danh sách “chờ xử lý”, sao đó click nút
trên thanh công cụ để soạn báo cáo công việc cần thực hiện.
Đính kèm báo cáo, nội dung sau đó chọn Lưu hoặc chọn báo cáo của công việc đã
phân công lại cho nhân viên cấp dưới.
c. Trình báo cáo công việc
Chọn văn bản hoặc công việc trên danh sách “chờ xử lý”, sao đó click nút
trên thanh công cụ để trình báo cáo công việc cho lãnh đạo/cấp trên.
5. In danh sách:
Để theo dõi hoặc thống kê văn bản, công việc.
11
Chọn in văn bản để cấu hình trang in
Chọn Đồng ý để xuất file danh sách
DANH SÁCH CÔNG VIỆC - TẤT CẢ
STT Được chuyển
từ Thông tin văn bản
Bút phê/nội
dung thực
hiện
Thời gian thực
hiện Tiến độ
Từ
ngày
Đến
ngày
1
Trung tâm
CNTT Q1 Văn
thư
-Số hiệu: 123/CV Văn bản
được
chuyển đến
Chưa
xác
định
-Ngày PH: 24/12/2013
-Phát hành: UBND
TPHCM
V/v: tra công tác xya
tại....
2
Trung tâm
CNTT Q1 Văn
thư
-Số hiệu: 321 Văn bản
được
chuyển đến
Chưa
xác
định
-Ngày PH: 24/12/2013
-Phát hành: Trung tâm
CNTT Quận 1
V/v: Kiểm tra phần
mềm
12
IV. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ GIAO
1. Tổng quan
Giao diện tổng quan
2. Danh sách thư mục
Giao diện tên các thư mục (bên trái giao diện tổng quan)
3. Duyệt báo cáo
a. Duyệt hoàn tất công việc
Bước 1: Chọn hồ sơ cần duyệt hoàn tất
Bước 2: Chọn nút “Duyệt hoàn tất“ như hình vẽ
Danh sách báo cáo chờ duyệt
của các công việc đã giao
Danh sách các công việc
đã giao, chờ xử lý
Danh sách báo cáo công việc
yêu cầu xử lý lại
Danh sách công việc đã hoàn
tất
Danh sách các công việc
đã giao, nhưng đã quá
hạn vẫn chưa báo cáo
Danh sách các công việc
đã giao và đã hoàn tất
Danh sách tất cả các
công việc đã giao bao
gồm cả chờ xử lý, quá
hạn và hoàn tất
Danh sách
thư mục
Danh sách các nút lệnh
trên thanh công cụ
Danh sách các công việc đã giao
13
Bước 3: Sau khi duyệt hoàn tất, công việc sẽ được chuyển xuống thư mục Hoàn
tất như hình bên dưới
Giao diện duyệt hoàn tất công việc
b. Yêu cầu xử lý lại
Bước 1: Chọn hồ sơ cần yêu cầu báo cáo/xử lý lại
Bước 2: Chọn nút “Yêu cầu xử lý lại“ như hình vẽ
Bước 3: Nhập nội dung yêu cầu xử lý lại vào khung và chọn ngày thời gian bắt
đầu, kết thúc (như hình vẽ bên dưới)
14
Bước 4: Nhấn nút “Lưu và chuyển xử lý”
Giao diện yêu cầu xử lý lại công việc đã giao
c. Hủy bỏ công việc
Bước 1: Chọn công việc cần hủy bỏ
Bước 2: Chọn “Hủy bỏ công việc” như hình vẽ
Bước 3: Màn hình hiển thị thông tin yêu cầu lựa chọn “Bạn có chắc xóa nội dung
đã chọn không?”.
Nếu chọn “Cancel”, thao tác đã thực hiện sẽ không có hiệu lực. Nếu chọn “OK”, công việc
được chọn sẽ bị xóa. Danh sách công việc còn lại như hình bên dưới.
15
4. Tiếp nhận công việc được phân công
a. Phân công lại/chuyển xử lý
Bước 1: Chọn công việc cần phân công lại/chuyển xử lý
Bước 2: Chọn “Giao việc/ Phân công lại” như hình vẽ
Bước 3: Nhập nội dung công việc cần giao và danh sách người nhận công việc.
Lưu ý: sau khi chọn người nhận nhớ chọn nút “Lưu vào danh sách” để lưu lại người nhận việc.
Bước 4: Chọn nút “Lưu” để hoàn thành quá trình phân công lại / chuyển xử lý.
16
b. Soạn báo cáo công việc
Bước 1: Chọn công việc cần soạn báo cáo
Bước 2: Chọn “Soạn báo cáo” như hình vẽ
Bước 3: Nhập nội dung cần báo cáo và chọn File đính kèm (nếu có) như hình bên
dưới
Bước 4: Chọn “Lưu” để hoàn thành quá trình soạn báo cáo
c. Trình báo cáo công việc
Bước 1: Chọn công việc cần trình báo cáo.
Bước 2: Chọn nút “Trình báo cáo” như hình vẽ
Sau khi trình báo cáo, công việc sẽ được chuyển xuống thư mục Hoàn tất. Danh mục bên trái sẽ
thay đổi như hình bên dưới
17
5. In danh sách
Bước 1: Chọn nút “In danh sách” như hình vẽ
Bước 2: Chọn các thông tin cần in và nhấn “Đồng ý” như hình bên dưới để in
danh sách. Nếu chọn “Hủy” thì thao tác vừa thực hiện không có hiệu lực.
Sau đó, màn hình sẽ hiển thị như sau:
- Đối với trình duyệt Chrome:
18
- Đối với trình duyệt Fire Fox: nhấn chọn “OK” để lưu file.
- Đối với trình duyệt IE: chọn “Save” để lưu file
File đã được lưu
19
V. TRA CỨU VĂN BẢN
1. Tổng quan
Tra cứu văn bản là một trong những chức năng cần thiết nhất. Chức năng này giúp người
sử dụng tìm kiếm các văn bản đến và văn bản đi đã phát hành. Người sử dụng có thể tìm kiếm
văn bản nhanh nhất nhờ chức năng tra cứu này.
Trong phần tìm kiếm nhanh, để tìm chính xác cụm từ trong phần trích yếu, cần thêm dấu
nháy kép trước cụm từ tìm kiếm
2. Các thao tác tìm kiếm
a. Danh sách thư mục
SỔ VĂN BẢN CÁ NHÂN
- Được chuyển đến: Tất cả các văn bản được chuyển đến từ các
đơn vị khác mà User có thể xem
TRA CỨU VĂN BẢN ( Chỉ những User thuộc cấp lãnh đạo,
thủ trưởng đơn vị mới xem được chức năng này)
- VB đến đơn vị: Tất cả các văn bản được chuyển đến đơn vị
mình từ các đơn vị khác mà User có thể xem
- VB đến UB Quận: Tất cả các văn bản đến UBND Quận từ
các đơn vị khác mà liên quan đến đơn vị của User đang đăng nhập
- VB UB Quận phát hành: Tất cả các văn bản UBND Quận
phát hành đến các đơn vị khác mà mà liên quan đến đơn vị của User
đang đăng nhập
TRA CỨU VB CŨ
- VB trước 03/2013: chứa tất cả các văn bản được phát hành
của các đơn vị từ trước tháng 3/2013
b. Lọc theo tiêu chí cụ thể ( tìm kiếm nhanh)
Tìm kiếm nhanh
Tìm kiếm theo đơn vị
chuyển đến
20
c. Chế độ tìm kiếm
Ngoài các tiêu chí tìm kiếm bên trên, người sử dụng cũng xó thể tìm kiếm văn bản theo
thời gian phát hành văn bản cới chức năng chế độ tìm kiếm
Màn hình hiển thị danh sách các văn bản thỏa các tiêu chí tìm kiếm ở phía trên
3. Chia sẻ văn bản
Chức năng này cho phép người sử dụng chia sẻ thông tin, nội dung văn bản với những
người khác. Khi được chia sẻ văn bản, cán bộ được chia sẻ văn bản sẽ xem nội dung văn bản và
thao tác giống như văn bản đến đối với người sử dụng. Các bước thực hiện:
Trên màn hình hiển thị, chọn văn bản muốn chia sẻ với cán bộ khác
Chọn danh sách người cần được chia sẻ nội dung văn bản
Check vào văn bản cần chia sẽ và nhấn
nút “Chia sẻ thông tin văn bản”
21
Sau khi chọn người chia sẻ, nhấn nút để chia sẻ văn bản đế những cán bộ được
chọn
VI. THỐNG KÊ
1. Thống kê theo người dùng
Chức năng này giúp lãnh đạo các phòng ban thống kê theo dõi tình hình thực hiện và báo
cáo công việc của các CBNV của đơn vị trong khoảng thời gian xác định.
Chọn danh sách những
người được chia sẻ nội
dung văn bản
