Khái niệm ủy quyền

Trình tự ủy quyền

Mức độ ủy quyền

ỦY QUYỀN TRONG QUAÛN TRÒ

NỘI DUNGNỘI DUNG

Quyền hạn

THỰC HÀNH

“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việcthông qua nỗ lực của người khác. Điều này thểhiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phócông việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”

Dickinson

Dành vài phút để suy nghĩ…Vậy theo bạn ủy quyền là gì ?

ỦY QUYỀN

Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc mộtnhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩmquyền để hành động và ra quyết định thay cho nhàquản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thựchiện công việc thông qua người qua người khác”mặc dù đây cũng là một phần của nó.

Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quảcông việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổtrợ nếu anh thấy cần”.

Chú ý !

Ủy quyền không không phải là giao việc. Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”

(dumping) những công việc mà bạn không thíchlàm.

Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm. Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách

nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.

Lợi ích của ủy quyền

Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn. Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên. Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên. Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định. Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng

hái và là nguồn động viên cho nhân viên.

Bạn ủy quyền những gì

Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thờigiúp người khác phát triển.

Các công việc thường nhật. Các công việc cần thiết. Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn

huấn luyện cho người khác. Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp cho

nhân viên phát triển.

Những công việc bạn không nên ủy quyền

Đánh giá thành tích công tác Định hướng hoạt động của đơn vị Động viên nhân viên Giao tiếp với nhân viên Xây dựng ê kíp

Quyền hạn là quyền lực của ai đó mà chúng ta chấp nhận. Quyềnhạn là chính đáng vì nó được thừa nhận một cách hợp pháp.Quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Chịu trách nhiệm tức làbuộc phải giải trình về công việc của mình.

Lịch sử đã cho thấy rằng, những lãnh đạo đóng góp nhiều nhất choxã hội là những người biết sử dụng quyền lực của mình một cáchkhôn ngoan.

Mặc dù quyền lực là điều hiển nhiên đối với các nhà lãnh đạonhưng nó lại rất khó định nghĩa.

Chúng ta chỉ có thể có những từ tương tự để miêu tả nó như ảnhhưởng, tôn ti trật tự, cấp bậc, tối cao, sự tôn trọng, làm chủ và khảnăng thuyết phục.

QUYỀN HẠN

QUYỀN HẠN

Ủy quyền hoàn toàn

Ủy quyền chủ yếu.

Ủy quyền giới hạn

Ủy quyền tối thiểu

Không ủy quyền gì cả.

CÁC MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN

Chuẩn bị

Lựa chọn.

Gặp gỡ

Hợp đồng

Theo dõi.

Kiểm điểm

TRÌNH TỰ ỦY QUYỀN

Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ? Kết quả công việc được đo lường như thế nào ? Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ? Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ? Cần thẩm quyền đến mức độ nào ? Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ? Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay

không ?

CHUẨN BỊ

Ai có thể làm công việc này ? Ai có thể phát triển thông qua công việc này ? Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ? Hiện tại ai có thể làm công việc này ? Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ? Công việc có khẩn cấp hay không ? Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?

LỰA CHỌN

Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ? Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định

thời gian chưa ? Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm

vi quyền hạn của anh / chị ta không ? Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn

đề chưa ? Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị

ta hay không ? Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải

làm công việc như thế nào không ? Còn những điều gì cần phảicân nhắc hay không ?

GẶP GỠ

Bản chất và phạm vi công việc Kết quả mong đợi Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ? Hạn thời gian hoàn thành công việc. Phạm vi thẩm quyền cần thiết.

HỢP ĐỒNG

Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận. Luôn luôn sẵn sàng. Hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. Luôn động viên cổ vũ.

THEO DÕI

Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầuhay không ?

Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không?

Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai tròngười ủy quyền hay không ?

Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ?

KIỂM ĐIỂM

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA

LÃNH ĐẠO

Vấn đề là một tình huống nan giải có liên quan đến cuộcsống của mình hoặc diễn ra xung quanh mà mình cầngiải quyết.

Và ẩn chứa trong chữ vấn đề (PROBLEMS) là nhữngđáp án thú vị: P – Prompt: chúng ta cần giải quyết vấn đề một cách nhanh

chóng, kịp thời. R – Ready: luôn luôn sẵn sàng O – Organized: lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức công việc B – Brainstorming: vận động trí não, tìm cách giải quyết vấn đề L – Listening: lắng nghe, lấy ý kiến mọi người E – Energetic: đầy quyết tâm, nghị lực M – Motivated: thúc đẩy mọi người cùng chung sức để tìm

hướng giải quyết vấn đề S – Solution: đưa ra giải pháp cuối cùng

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1. Nhận ra vấn đề2. Phân tích vấn đề3. Hiểu vấn đề4. Tìm giải pháp5. Thực thi giải pháp6. Đánh giá:

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

GIAÛI QUYEÁT VAÁN ÑEÀ SAÙNG TAÏO

Tìm kieámSöï hoãn ñoän

Tìm kieámSöï kieän,Söï thaät

Tìm kieámVaán ñeà

Tìm kieámYÙ töôûng

Tìm kieámGiaûi phaùp

Tìm kieámSöï chaápnhaän

Sô ñoà döôùi ñaây laøm roõ lieân heä cuûa caùc böôùc cuûa quaù trình

Keát cuïc cuûa moãi böôùc laø cô sôû cho böôùc tieáp theo

Trong moãi böôùc, söï ña daïng ñeå thu thaäp thaät nhieàu caùc khaû naêng coù theå vaø söï hoäi tuï treân caùc thoâng tin ñöôïc taïo ra ñeå choïn löïa moät keát cuïc khaû thi hoaëc saûn phaåm cuûa töøng böôùc

Baùo caùo Vaán ñeà

Tìm kieámsöï hoãn ñoän

Tìm kieámSöï kieän,Söï thaät

Tìm kieámVaán ñeà

Tìm kieámYù töôûng

Tìm kieámGiaûi phaùp

Tìm kieámSöï chaápnhaän

Haønh ñoäng

Moâ taû ngaén goïn

Nhöõng söï kieänquan troïng nhaát (caùc noái keát, lieân heä)

Caùc giaûi phaùpñaày höùa heïn

Giaûi phaùp ñöôïc minh chöùng

Keá hoaïch haønh ñoäng

GIAÛI QUYEÁT VAÁN ÑEÀ SAÙNG TAÏO

RA QUYẾT ĐỊNH

Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyếtđịnh là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhàquản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định vàthực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả củaquyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tíchcực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức củabạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khảnăng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thànhmột nhà quản trị thực sự có hiệu quả.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

Quyết định quản trị là hành visáng tạo cuả nhà quản trị nhằmđịnh ra những đường lối và tínhchất hoạt động cuả một đốitượng (tổ chức) nhằm giảiquyết những vấn đề nảy sinh vàđã chín muồi, trên cơ sở phântích các qui luật khách quanđang vận động, chi phối đốitượng và trên khả năng thựchiện cuả đối tượng (tổ chức)

RA QUYẾT ĐỊNH

Các yêu cầu cơ bản cuả quyết định quản trị Căn cứ khoa học Tính thống nhất Tính thẩm quyền Phải có đối tượng cụ thể Tính thời gian Tính hình thức

RA QUYẾT ĐỊNH (tt)

Các loại quyết định cơ bản cuả quản trị: Quyết định theo chuẩn : các quyết định có

tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn,đã hình thành tiền lệ.

Quyết định cấp thời. Quyết định có chiều sâu : cần suy nghĩ, ra

kế hoạch.

RA QUYẾT ĐỊNH – VÍ DỤ (tt) 1. Chuyến bay đến trễ. Giám đốc hãng hàng

không Vietnam Airlines phải gặp hành kháchvà quyết định xem nên để họ chờ / cho họ vềnhà. (cấp thời)

2. Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vitính. (theo chuẩn)

3. Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm6 kỹ sư & 4 cô thư ký. (có chiều sâu)

Ghi chú : đừng nhầm lẫn vấn đề và giải pháp Cần xác định vấn đề & cơ hội -> “Đằng sau

tất cả vấn đề nào cũng đều có cơ hội”.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định theo chuẩn.Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết địnhhàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặplại. Giải pháp cho những quyết định loại này thườnglà những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quyđịnh sẵn. Quyết định loại này tương đối đơn giảndo đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynhhướng ra những quyết định này bằng cách suyluận logic và tham khảo các qui định có sẵn. Vấnđề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theođúng các qui tắc sẵn có.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định cấp thờiQuyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏitác động nhanh và chính xác và cần phải đượcthực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết địnhthường nảy sinh bất ngờ không được báo trước vàđòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn. Tìnhhuống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thờigian để hoạch định hoặc lôi kéo lôi kéo người khácvào quyết định.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định có chiều sâuQuyết định có chiều sâu thường không phải lànhững quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏiphải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét.Đây là loại quyết định thường liên quan đến việcthiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện cácthay đổi. Chúng cũng là những quyết định gây ranhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Nhữngquyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thờigian và những thông tin đầu vào đặc biệt. Điểmthuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiềuphương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định có chiều sâu (tt)Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọnlọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọnlọc từ những phương án của quyết định cho phépđạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽđược thực hiện và một số giải pháp đã được đemthực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vàoviệc bạn chọn quyết định, quyết định này phải đượcchấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.Quá trình thích ứng buộc bạn phải biết kết hợpnhững giải pháp đã được thực nghiệm với một sốgiải pháp mới và sáng tạo hơn.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định có chiều sâu (tt)Bạn phải có khả năng kiểm tra và rút ra những bàihọc kinh nghiệm trên những công việc đã thànhcông và kết hợp điều đó với một chút cải tiến. Cácquá trình đổi mới buộc bạn phải có những am hiểuđầy đủ những diễn tiến phức tạp và sáng tạo khi raquyết định. Bạn cần đến những kỹ năng này để giảiquyết những tình huống quan trọng, thông thườnglà khó hiểu và không thể dự đoán trước được,những tình huống này đòi hỏi phải có nhữnggiải pháp mới.

RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định có chiều sâu (tt)Quyết định có chiều sâu là loại quyết định có thểlàm gia tăng (hoặc làm giảm giá trị) hình ảnh và tínhhiệu quả về mặt quản trị của bạn.