Wyniki kontroli przeprowadzonej w IZ RPO WK-P przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji

w dniach 19.10.2009r.- 5.11.2009r.

Ustalenia o wysokiej istotnociWrocaw, 4 marca 2010r.

Wrocaw, 4 marca 2010r.

Podstaw prawn przeprowadzenia kontroli stanowi art. 35 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz punktu 4.11 Wytycznych w zakresie warunkw certyfikacji oraz przygotowania prognoz wnioskw o patno do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013.

Podstawa prawna kontroliWrocaw, 4 marca 2010r.


1. Kontrol poprawnoci sporzdzonego Powiadczenia i Deklaracji wydatkw oraz wniosku o patno nr RPKP.IZ.UMWKP-D07/09-01 na prbie dokumentacji znajdujcej si w IZ RPO WK-P, w tym: - Poprawno sporzdzenia dokumentw dotyczcych wydatkw zadeklarowanych do KE. - Nabr i ocena wnioskw o dofinansowanie, kontraktacja. - Przepywy finansowe i weryfikacja wydatkw. - System ksigowy. - System informatyczny KSI SIMIK. 2. Weryfikacj prawidowoci przeprowadzenia oceny merytorycznej projektw w ramach konkursu RPOWKP6/V/5.2.2/2008 na prbie dokumentacji znajdujcej si w IZ RPO WK-P. 3. Realizacj zalece audytu wewntrznego i IPOC.Wrocaw, 4 marca 2010r.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podstaw weryfikacji zgodnoci kontrolowanych dokumentw stanowiy:


Wrocaw, 4 marca 2010r.Kontrola przebiegaa w oparciu o weryfikacj nastpujcych dokumentw:


W efekcie dokonania oceny formalnej i merytorycznej pozytywnie oceniono 185 projektw, ktre umieszczone zostay na licie rankingowej, przyjtej uchwa nr 60/1014/09 Zarzdu Wojewdztwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 3 sierpnia 2009r. w sprawie przyznania dofinansowania w ramach RPO WK-P na lata 2007-2013. W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia 20% projektw z listy rankingowej, tj. 37 wnioskw.Wrocaw, 4 marca 2010r.37 projektw = 20% ogu projektw na licie rankingowej


W zwizku z powyszym do kontroli wybrano projekty znajdujce si na licie projektw wyonionych bezporednio do dofinansowania (19 projektw) oraz na licie projektw rezerwowych (18 projektw), przy czym wikszo projektw kontrolowanych stanowiy wnioski znajdujce si na granicy dofinansowania.Wrocaw, 4 marca 2010r.


Weryfikacji podczas kontroli poddano ocen ekspertw dokonan w ramach poniszych kryteriw mierzalnych:Wrocaw, 4 marca 2010r.


Na potrzeby przeprowadzenia kontroli przyjto jednolity sposb weryfikacji danych zawartych we wnioskach o dofinansowanie w celu przyznawania punktacji w ramach poszczeglnych kryteriw w jednakowy sposb i wedug tych samych zasad wszystkim kontrolowanym projektom. W tym celu wypracowano jednolite metodologie oceny kryteriw mierzalnych.W wyniku kontroli dokonanej przy zastosowaniu przyjtej jednolitej metodologii stwierdzono, i punktacja przyznawana w ramach kryteriw mierzalnych w przypadku 27 projektw na 37 kontrolowanych (73% populacji prby) zostaa przyznana w sposb nieprawidowy.Wrocaw, 4 marca 2010r.


W poszczeglnych kryteriach mierzalnych na 37 kontrolowanych projektw bdy w przyznanej punktacji dotycz:Wrocaw, 4 marca 2010r.


Kryterium B 3.1Wrocaw, 4 marca 2010r.Wpyw projektu na rynek pracyKonstrukcja ostatniego przedziau okrelona w karcie oceny merytorycznej powodowaa, e wnioskodawcy nie byli jednolicie traktowani za utworzenie takiej samej liczby nowych stanowisk, eksperci nie przyznawali punktacji jednolicie w ramach jednego wniosku.

Przewidywana liczba nowych miejsc pracy utworzonych (i utrzymanych min. przez dwa lata) we wspieranym przedsibiorstwie: a) od 0-3; 0-3 wedug ocenyb) od 4-6 4-6 wedug ocenyc) powyej 6 7-10 wedug oceny


Kryterium B 3.1Wrocaw, 4 marca 2010r.Wpyw projektu na rynek pracyPonadto w efekcie tak sformuowanego kryterium wystpiy sytuacje, w ktrych wnioskodawcy tworzcy wiksz liczb nowych miejsc pracy otrzymywali punktacj na niszym poziomie od wnioskodawcw tworzcych mniej nowych stanowisk.Przykad:Wnioskodawca tworzy 15 nowych miejsc pracy. Otrzymuje od 3 ekspertw odpowiednio: 9, 10, 10 pkt. (rednio 9,7 pkt).

Inny wnioskodawca za utworzenie 11 nowych miejsc pracy otrzymuje taka sam punktacj.

Podczas oceny kolejnego wniosku za zatrudnienie 14 osb eksperci przyznali odpowiednio 8, 10 i 10 pkt (rednio 9,3 pkt).

Przewidywana liczba nowych miejsc pracy utworzonych (i utrzymanych min. przez dwa lata) we wspieranym przedsibiorstwie: c) powyej 6 7-10 wedug oceny


Po nadaniu przez Zesp Kontrolujcy nowej punktacji, przyznanej zgodnie z przyjt jednolit metodologi, dokonano zmiany wynikw tylko w ramach kontrolowanych projektw i kryteriw mierzalnych w oparciu o aplikacj dokonujc analizy wielokryterialnej, bdcej narzdziem sucym do wygenerowania rankingu wnioskw dla konkursu nr RPOWKP6/V/5.2.2/2008.

Porwnanie ocen eksperckich oraz ocen dokonanych przez Zesp Kontrolujcy IPOC przedstawia si nastpujco:




lp.Nr projektu RPKP. 05.02.02- 04-poz. na licie rankingowej/rez.kryterium B 2.2kryterium B 2.3kryterium B 2.4kryterium B 2.5ocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroli1.098/0851043,712.354/08456103.335/08524104.101/0862325,33315.280/088576



lp.Nr projektu RPKP. 05.02.02- 04-poz. na licie rankingowej/rez.kryterium B 2.2kryterium B 2.3kryterium B 2.4kryterium B 2.5ocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroli6.295/0886177.308/088904578.286/08902109.058/08916410110.362/08931001,31


Wrocaw, 4 marca 2010r.granica dofinansowania

lp.Nr projektu RPKP. 05.02.02- 04-poz. na licie rankingowej/rez.kryterium B 2.2kryterium B 2.3kryterium B 2.4kryterium B 2.5ocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroli11.097/08941,3112.219/08961012113.222/08970514.150/0898/15715.040/08100/3701,21



lp.Nr projektu RPKP. 05.02.02- 04-poz. na licie rankingowej/rez.kryterium B 2.2kryterium B 2.3kryterium B 2.4kryterium B 2.5ocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroli16.221/08101/4712117.358/08103/77318.064/08104/61219.152/08106/91020.109/08108/116721.197/08109/126414



lp.Nr projektu RPKP. 05.02.02- 04-poz. na licie rankingowej/rez.kryterium B 2.2kryterium B 2.3kryterium B 2.4kryterium B 2.5ocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroliocena ekspertwocena kontroli22.364/08110/13232723.144/08112/15702124.011/08116/191,7125.168/08120/2301026.037/08128/313,3127.264/08143/4650


Na potrzeby kontroli utworzono nowy ranking, w ktrym wprowadzono now punktacj otrzyman wskutek oblicze dokonanych w ramach kontroli.

W efekcie nadania przez Zesp Kontrolujcy nowej punktacji poszczeglne wnioski zmieniy swoje pozycje na licie rankingowej.Spadek oglnej punktacji dotyczy 15 wnioskwWzrost oglnej punktacji dotyczy 12 wnioskwWrocaw, 4 marca 2010r.


W efekcie zmian 7 projektw zostao przesunitych z listy projektw do dofinansowania na list rezerwow projektw, natomiast 6 projektw zostao przesunitych z listy rezerwowej projektw na list projektw do dofinansowania.

7 projektwgranica dofinansowania6 projektw

Projekty zwizane z ww. przesuniciem stanowi 35% kontrolowanych wnioskw.



W trakcie dokonywania czynnoci kontrolnych, przeprowadzono rozmowy z czterema ekspertami ds. oceny strategicznej oraz trzema ekspertami ds. oceny technicznej i trzema ekspertami ds. oceny finansowo ekonomicznej, dokonujcymi oceny projektw poddanych kontroli w ramach konkursu nr RPOWKP6/V/5.2.2/2008.

Stwierdzono brak stosowania jednolitej metodologii dla oblicze bdcych podstaw przyznawania punktacji w ramach kryteriw mierzalnych.

Dotyczy to take stosowania odmiennej metodologii przez tych samych ekspertw przy ocenie rnych wnioskw w ramach powyszego konkursu. Wrocaw, 4 marca 2010r.Ponadto stwierdzono brak samodzielnoci ekspertw ds. oceny strategicznej i ekspertw ds. oceny technicznej przy nadawaniu punktacji w ramach kryteriw mierzalnych z grupy B2.


Analiza kart oceny merytorycznej przeprowadzona w trakcie kontroli pozwala na stwierdzenie, i eksperci czsto nie wypenili obowizku uzasadnienia dokonanych ocen. Stwierdzono brak uzasadnie w 20 na 37 kontrolowanych projektw.

W odniesieniu do kart oceny merytorycznej, ktre zawieray uzasadnienia, stwierdzono, i ich tre nie zawiera odniesienia do wszystkich ocenianych kryteriw, czsto uzasadnienia s sformuowane zbyt oglnie i nie stanowi odzwierciedlenia stopnia wypenienia danego kryterium na przyznan punktacj.Wrocaw, 4 marca 2010r.Uzasadnienia ocen eksperckich


W trakcie weryfikacji dokonanej oceny merytorycznej stwierdzono, e trzy projekty zostay zakwalifikowane do etapu oceny merytorycznej, pomimo niespenienia wymogu zgodnoci z Lini demarkacyjn pomidzy Programami Operacyjnymi Polityki Spjnoci, Wsplnej Polityki Rolnej i Wsplnej Polityki Rybackiej oraz w wyniku oceny zostay umieszczone na licie rankingowej jako projekty wyonione bezporednio do dofinansowania.

Linia demarkacyjnaWrocaw, 4 marca 2010r.Niezgodno z Lini demarkacyjn dotyczy kwoty demarkacji. Zgodnie z zapisami Linii demarkacyjnej kryterium kwotowe demarkacji w ramach krajowych oraz regionalnych programw operacyjnych okrela si na poziomie cakowitej kwoty wydatkw kwalifikowanych.


Linia demarkacyjnaNa licie rankingowej znajduj si trzy projekty, ktre z uwagi na poziom cakowitej kwoty wydatkw kwalifikowanych w wysokoci rwnej 8 mln PLN powinny zosta ocenione negatywnie ju na etapie oceny formalnej.

Demarkacj kwotow naley rozumie w sposb, zgodnie z ktrym projekty w ramach RPO bd realizowane poniej danej kwoty, natomiast programach krajowych w kwocie rwnej lub wyszej od podanej. W przypadku kontrolowanego konkursu kwota ta wynosi 8 mln PLN. Wrocaw, 4 marca 2010r.> = 8 mln PLN< 8 mln PLNdemarkacja kwotowa


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podsumowanie najwaniejszych ustale

Rankingowanie projektw zostao oparte o bdnie ocenione kryteria z grupy B2 i B3. Punktacja przyznawana w ramach kryteriw mierzalnych w przypadku 27 projektw na 37 kontrolowanych (73% populacji prby) zostaa przyznana w sposb nieprawidowy. W wyniku tego na licie rankingowej w czci zawierajcej projekty wyonione bezporednio do dofinansowania znalazy si projekty, ktre powinny zosta umieszczone na licie rezerwowej i odwrotnie. Waciw liczb projektw, ktrych dotycz przesunicia pomidzy granic dofinansowania, pozwoli ustali ponowna ocena w ramach kryteriw mierzalnych wszystkich projektw znajdujcych si na licie rankingowej.Ustalenia o wysokiej istotnoci


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podsumowanie najwaniejszych ustale Trzy projekty zostay zakwalifikowane do etapu oceny merytorycznej pomimo niespenienia wymogu zgodnoci z Lini demarkacyjn oraz w wyniku oceny zostay umieszczone na licie rankingowej, jako projekty wyonione bezporednio do dofinansowania.

Brak samodzielnoci czterech ekspertw ds. oceny strategicznej i dwch ekspertw ds. oceny technicznej przy nadawaniu punktacji w ramach kryteriw mierzalnych z grupy B2.

Brak stosowania jednolitej metodologii dla oblicze bdcych podstaw przyznawania punktacji w ramach kryteriw mierzalnych.

Ustalenia o wysokiej istotnoci


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podsumowanie najwaniejszych ustale Uchwaa Zarzdu Wojewdztwa KujawskoPomorskiego w sprawie dofinansowania projektu jest niezgodna ze wzorem uchway okrelonym w zaczniku do Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WK-P.

Eksperci nie wypenili obowizku uzasadnienia dokonanych ocen w Karcie oceny merytorycznej.

Wycigi bankowe potwierdzajce dokonanie przeleww dla projektw objtych kontrolowanym Powiadczeniem zawieraj bdne oznaczenia numeru wniosku o patno w opisie operacji - dotyczy 5 wnioskw.

Ustalenia o redniej istotnoci


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podsumowanie najwaniejszych ustale W zestawieniu faktur zaczonych do zestawienia zrealizowanych wnioskw o patno, nie podano okresu, ktrego dotyczy zestawienie.

Brak zaparafowania parzystych stron umowy o dofinansowanie projektw przez Wicemarszaka lub czonka Zarzdu Wojewdztwa KujawskoPomorskiego, Skarbnika oraz beneficjenta.

Przekroczono terminy wynikajcych z Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WK-P w zakresie oceny i kontraktacji.

Ustalenia o niskiej istotnoci


Wrocaw, 4 marca 2010r.Podsumowanie najwaniejszych ustale Stwierdzono braki podpisw, piecztek i dat na dokumentach zwizanych z ocena, kontraktacj oraz rozliczaniem projektw.

Nota obcieniowa do faktury nie zostaa opisana zgodnie z Instrukcj wypeniania wniosku beneficjenta o patno.

Ustalenia o niskiej istotnoci


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaZapewnienie spenienia wymogu zgodnoci projektw wyonionych do dofinansowania z Lini Demarkacyjn pomidzy Programami Operacyjnymi Polityki Spjnoci, Wsplnej Polityki Rolnej i Wsplnej Polityki Rybackiej.IZ RPO WK-P wystpia do MRR z proba o usunicie rozbienoci interpretacyjnych w zakresie zapisw Linii demarkacyjnej. MRR przekaza projekt uchway Komitetu Koordynujcego NSRO pod obrady w zakresie usunicia powyszych rozbienoci. Ponadto, Departament Koordynacji Polityki Strukturalnej wyjani, e dla projektw realizowanych w ramach RPO zwrot do 8 milionw naley rozumie wcznie (zgodnie z zapisami Uszczegowienia RPO).


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaStworzenie przez IZ RPO WK-P jednolitych metodologii pozwalajcych dokona oceny w ramach kryteriw mierzalnych z uwzgldnieniem jednakowego traktowania wnioskodawcw, ktra znajdzie zastosowanie we wszystkich ogaszanych konkursach.Uchwa nr 52/2009 Komitetu Monitorujcego RPO WK-P na lata 2007-2013 z dnia 3 grudnia 2009r. przyjto Metodologi oceny kryteriw B.2.3, B.2.4, B.2.5 i B.3.1 dla Dziaania 5.2 Poddziaania 5.2.2 Wsparcie inwestycji przedsibiorstw RPO WK-P na lata 2007-2013 dla konkursu nr 6/V/5.2.2/2008, ktra eliminuje rozbienoci interpretacyjne kryteriw mierzalnych ekspertw oceniajcych wnioski o dofinansowanie projektu.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaW oparciu o przyjte jednolite metodologie oceny merytorycznej naley dokona ponownego przeliczenia wszystkich kryteriw mierzalnych w odniesieniu do projektw, ktre zostay uszeregowane na licie rankingowej w ramach konkursu nr RPOWKP6/V/5.2.2/2008. W przypadku wystpienia rnicy pomidzy punktacj dokonan w ramach pierwotnie przeprowadzonej oceny merytorycznej a punktacj ustalon na podstawie ponownego przeliczenia, zmienione dane naley wprowadzi do aplikacji stanowicej generujcej ranking projektw. Dofinansowaniu powinny podlega wszystkie projekty, ktre w ramach przesuni, po nadaniu waciwej punktacji, zajm na licie rankingowej pozycje plasujce je powyej granicy wyczerpania alokacji na dany konkurs.W oparciu o przyjt Uchwa Nr 52/2009 Komitetu Monitorujcego Regionalny Program Operacyjny Wojewdztwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 z dnia 3 grudnia 2009r. przyjmujc metodologi oceny kryteriw dla Dziaania 5.2 Poddziaania 5.2.2, zostanie przeprowadzona przez ekspertw ponowna ocena merytoryczna w kryteriach mierzalnych projektw zoonych w odpowiedzi na konkurs Nr 6/V/5.2.2/2008.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaWprowadzenie mechanizmw kontrolnych lub takiego sposobu organizacji posiedze zespow oceniajcych, ktre umoliwi wyeliminowanie braku samodzielnoci ekspertw biorcych udzia w ocenie merytorycznej i zapewni zindywidualizowane podejcie do oceny, bazujce na wiedzy i dowiadczeniu kadego z ekspertw.

IZ RPO WK-P dokonaa zmiany systemu oceny merytorycznej projektw przyjtego Uchwa Nr 2/8/10 Zarzdu Wojewdztwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 7 stycznia 2010 r. w sprawie przyjcia Systemu oceny projektw w ramach RPO WK-P na lata 2007-2010. Ponadto Uchwa Nr 2/6/10 Zarzdu Wojewdztwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 7 stycznia 2010r przyjto nowy Regulamin Pracy zespow oceniajcych do oceny merytorycznej projektw. Regulamin zapewnia samodzielno ekspertw i ich indywidualne podejcie do oceny, bazujce na wiedzy i dowiadczeniu.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaDostosowanie zapisw Uchway Zarzdu Wojewdztwa KujawskoPomorskiego w sprawie dofinansowania projektu, w taki sposb aby bya zgodna ze wzorem uchway okrelonym w zaczniku do IW IZ RPO WK-PProjekt zmiany treci Uchway Zarzdu Wojewdztwa KujawskoPomorskiego w sprawie dofinansowania projektu zosta przedoony Zarzdowi Wojewdztwa Kujawsko Pomorskiego w styczniu 2010r.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaPodjcie czynnoci majcych na celu zapewnienie prawidowoci i zgodnoci danych w opisach operacji na wycigach bankowych z danymi wynikajcymi z wnioskw o patno beneficjenta. IZ RPO WK-P opracowaa i przekazaa pismo do Departamentu Finansw Skarbnika Wojewdztwa z prob o zobowizanie pracownikw do zapewnienie prawidowoci i zgodnoci danych w opisach operacji na wycigach bankowych z danymi wynikajcymi z wnioskw o patno beneficjenta lub do wprowadzenia mechanizmu kontrolnego w przedmiotowym zakresie.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaWprowadzenie odpowiednich zapisw w Instrukcji Wykonawczej, okrelajcych procedury przeprowadzania korekty Powiadczenia przez pracownika DPR, w przypadku otrzymania uwag od IC oraz wprowadzenie zapisw w zakresie trybu poprawiania zestawienia zrealizowanych wnioskw o patno przez pracownikw DW RPO, w przypadku uwag IC do powyszego zestawienia.Celem zachowania cieki audytu przekazywanie informacji dotyczcych koniecznoci sporzdzania korekty powinno by dokumentowane notatkami subowymi.

IZ RPO WK-P wprowadzia, uchwa Zarzdu Wojewdztwa KujawskoPomorskiego odpowiednie zapisy w Instrukcji Wykonawczej w styczniu 2010r.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Zalecenia IPOC i ich realizacjaPrzestrzeganie zapisw Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WK-P w zakresie opisanych w niej procedur dotyczcych skadania podpisw, okrelania dat oraz dochowywanie okrelonych terminw.Pismem z dnia 11 stycznia 2010r., IZ RPO WK-P zobowizaa pracownikw do przestrzegania procedur ujtych w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WK-P w zakresie skadania podpisw, okrelania dat oraz dochowywania okrelonych terminw.


Wrocaw, 4 marca 2010r.Dzikuj za uwagWydzia Certyfikacji i Funduszy Europejskich Kujawsko-Pomorski Urzd Wojewdzki w Bydgoszczy

tel.52/34-97-400; fax.52/34-97-402E-mail: [email protected]


***

Documents

Wyniki kontroli przeprowadzonej w IZ RPO WK-P przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji