Upload
lamxuyen
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: COI-ZAK.262.8.2018
Uwaga: Formy porozumiewania się między Zamawiającym a Wykonawcami określono w pkt. 29 SIWZ
„Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM”
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
(SIWZ)
POSTĘPOWANIE
PROWADZONE W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY OKREŚLONEJ NA PODSTAWIE
PRZEPISÓW WYDANYCH ZGODNIE Z ART. 11 UST. 8 Ustawy
przeprowadzanego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku poz. 1986, z późn. zm.)
Warszawa dnia 19 października 2018 roku
ZATWIERDZAM
Dyrektor
Centralnego Ośrodka Informatyki
Marcin Walentynowicz
Strona | 2 z 75
CZĘŚĆ I – INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW
1. Nazwa i adres Zamawiającego
Centralny Ośrodek Informatyki
Aleje Jerozolimskie 132-136
02-305 Warszawa
2. Oznaczenie Wykonawcy
2.1 Na potrzeby niniejszego postępowania Wykonawcę – należy rozumieć jako osobę fizyczną, osobę
prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się
o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia
publicznego.
2.2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają
Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby
Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2.2.1 Ilekroć w SIWZ znajdują się zapisy dotyczące Wykonawcy, stosuje się je odpowiednio do
Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2.2.2 Za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uznaje się
wspólników spółki cywilnej.
2.2.3 Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z ustanowionym
Pełnomocnikiem.
2.2.4 Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu
elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Tryb udzielania zamówienia
Przetarg nieograniczony
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego
na podstawie art. 39-46 Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r.
poz. 1986, z późn. zm.) zwanej w dalszej części SIWZ „ustawą”.
4. Przedmiot zamówienia
4.1 Przedmiotem zamówienia w niniejszym postępowaniu jest:
4.1.1. Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM, szczegółowo opisane w Części II SIWZ –
Opis Przedmiotu Zamówienia.
4.2 Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
CPV:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
Strona | 3 z 75
72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
4.3 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Zamówienia podobne
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1
pkt 6 ustawy.
6. Informacja o ofercie wariantowej
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
7. Aukcja elektroniczna
Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
8. Termin wykonania zamówienia
8.1 Świadczenie usług wsparcia technicznego dla oprogramowania i sprzętu IBM wskazanych w
Tabelach nr 1 i 2 Opisu przedmiotu zamówienia do dnia wskazanego dla każdego oprogramowania
indywidualnie w ww. tabelach. Okres obowiązywania umowy na podstawie niniejszego przedmiotu
zamówienia rozpoczyna się w dniu podpisania umowy i obowiązuje do dnia 31.12.2021 r.
9. Warunki udziału w postępowaniu
9.1 Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne winien spełniać niżej wymienione warunki
udziału w postępowaniu wynikające z art. 22 ustawy:
9.1.1 posiadać kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności
zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
9.1.2 znajdować się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej potwierdzającej zdolność
wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,
9.1.3 dysponować zdolnością techniczną lub zawodową potwierdzającą zdolność wykonawcy
do należytego wykonania zamówienia, przejawiającą się następującym minimalnym
poziomem zdolności, tj.:
9.1.3.1 Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania
ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał,
a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej 2 usługi wsparcia
oprogramowania IBM wraz z usługą wsparcia technicznego trwającego co najmniej 12
miesięcy każda o wartości co najmniej 2 000 000,00 (słownie: dwa miliony złotych 00/100)
złotych brutto każda.
UWAGA !!! - W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, których wykonywania jeszcze nie zakończono, Zamawiający uzna spełnienie warunku, gdy dotychczas wykonana wartość usługi będzie nie mnie mniejsza niż kwota wskazana w pkt. 9.1.3.1. a okres świadczenia usługi nie którszy niż 12 miesięcy. UWAGA !!! - Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości umów w celu
potwierdzenia spełniania powyższego warunku udziału.
Strona | 4 z 75
9.2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia
dla potwierdzenia spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.1 – 9.1.3 SIWZ, Zamawiający będzie
oceniał łącznie ich kompetencje lub uprawnienia, zdolność ekonomiczną lub finansową,
zdolność techniczną lub zawodową.
9.3 Wykonawca na podstawie art. 22a ustawy może w celu potwierdzenia spełniania warunków
udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego
zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji
finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących
go z nim stosunków prawnych. W tym celu wykonawca wraz z ofertą przedstawia
Zamawiającemu oryginał w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym
podpisem elektronicznym zobowiązania tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji
niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
9.4 Zamawiający oceni czy udostępnione wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub
zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez
wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zbada również czy
wobec podmiotu udostępniającego zasoby na podstawie art. 22a ustawy nie zachodzą przesłanki
wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz w pkt 10 SIWZ.
9.5 Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu,
o którym mowa w pkt 9.3 SIWZ, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału
w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, zamawiający
wezwie Wykonawcę do:
9.5.1 Zastąpienia tego podmiotu innym podmiotem lub podmiotami lub,
9.5.2 zobowiązania się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli
wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną,
o których mowa w pkt 9.3 SIWZ.
9.6 W przypadku gdy w niniejszym postepowaniu podmiot, który udostępnia na podstawie art. 22a
ustawy zasoby takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie, wówczas
zobowiązany jest on do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie jakim udostępnia
wykonawcy zdolności, o których mowa powyżej.
9.7 Wykonawca który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów,
odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę
poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba
że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
10 Wykluczenie Wykonawcy
Strona | 5 z 75
10.1 Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu wykonawcę, wobec którego zachodzi, co
najmniej jedna z przesłanek wykluczenia określonych w art. 24 ust. 1 ustawy.
10.2 Zamawiający wykluczy również wykonawcę spełniajacego następujące przesłanki określone
w art. 24 ust. 5 ustawy:
10.2.1 w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie
w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez
likwidacje jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku, w trybie
art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne
(Dz.U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy,
który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym
postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez
likwidację majątku upadłego, chyba, że sąd zarządził likwidacje jego majątku w trybie
art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r.
poz. 233 z późn. zm.),
10.2.2 który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na
ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, co zamawiający jest w stanie wykazać za
pomocą stosownych środków dowodowych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa
w art. 24 ust. 1 pkt 15 ustawy, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych
podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz
z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych
należności,
10.2.3 będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za wykroczenie przeciwko
prawom pracownika lub wykroczenie przeciwko środowisku, jeżeli za jego popełnienie
wymierzono karę aresztu, ograniczenia wolności lub karę grzywny nie niższą niż 3000
złotych,
10.2.4 jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika
spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce
komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za
wykroczenie, o którym mowa w pkt powyżej.
10.3 Zamawiajacy podejmując decyzję o wykluczeniu wykonawcy z udziału w postępowaniu,
uwzgledniał będzie okoliczności wymienione w art. 24 ust. 7 – ust. 11 ustawy.
10.4 Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
11 Dokumenty jakie składa wykonawca, celem potwierdzenia spełniania warunków udziału
w postępowaniu, wykazania braku podstaw do wykluczenia, potwierdzenia, że oferowane
Strona | 6 z 75
dostawy lub usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego określone
w SIWZ
W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku
podstaw do wykluczenia określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca załącza
do oferty, aktualne na dzień składania ofert:
11.1.1. Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia dalej jako
„JEDZ” - o którym mowa w art. 25a ust 1 ustawy sporządzone na podstawie załącznika
nr 2 do SIWZ:
Należy przesłać w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część
skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP).
W części IV Kryteria kwalifikacji Wykonawca wypełnia tylko sekcję α.
Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania
wobec nich braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim
powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa także JEDZ
dla każdego z tych podmiotów.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz podmioty
udostępniające potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę
dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem
elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności,
o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy
JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy
Pzp
Oświadczenie, o którym mowa w pkt 11.1.1 SIWZ winno:
zostać wypełnione przez Wykonawcę stosując postanowienia instrukcji Urzędu
Zamówień Publicznych, która zamieszczona jest pod niżej wskazanym adresem
internetowym: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-
dokument-zamowienia
zostać wypełnione w narzędziu znajdującym się pod adresem:
https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=pl
Uwaga!! Celem realizacji powyższego Wykonawca pobiera JEDZ w formacie .xml zamieszczony na
stronie internetowej Zamawiającego, wypełnia w narzędziu, o którym mowa powyżej.
Strona | 7 z 75
zawierać informacje konieczne do potwierdzenia spełniania warunków udziału
w postepowaniu
zawierać informacje konieczne do wykazania braku podstaw do wykluczenia
UWAGA! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie
stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
po stworzeniu lub wygenerowaniu go przez wykonawcę zostać podpisane
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę
kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi
certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa
określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji
elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579)
złożone w jednym z następujących formatów przesyłanych danych: .pdf, .doc,
.docx, .rtf, .xps, .odt.
Przekazanie JEDZ:
zostać dołączony do Oferty Wykonawcy, tj. razem z innymi plikami stanowiącymi
ofertę skompresowany do jednego pliku archwiuem (ZIP)
obowiązek złożenia JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym
podpisem elektronicznym
sposób określony powyżej dotyczy również JEDZ składanego na wezwanie w trybie
art. 26 ust. 3 ustawy Pzp – w takim przypadku Zamawiający nie wymaga
szyfrowania tego dokumentu.
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, oraz braku podstaw do wykluczenia
określonych przez Zamawiającego w pkt 9 i 10 SIWZ wykonawca na wezwanie Zamawiającego,
o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy składa aktualne na dzień złożenia oświadczenia i
dokumenty:
11.2.1 W celu oceny spełniania warunków opisanych w pkt 9.1.3 SIWZ Wykonawca zobowiązany
jest przedłożyć następujące dokumenty:
11.2.1.1. wykaz wykonanych/wykonywanych dostaw określonych w pkt 9.1.3 SIWZ w okresie
ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem wartości, przedmiotu, dat
wykonania i odbiorców – sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ,
Strona | 8 z 75
11.2.1.2. dowody, że dostawy wymienione w wykazie zostały wykonane należycie, w tym:
a) referencje bądź inne dokumenty wydane przez odbiorcę dostaw
wskazanych w wykazie, o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ, w przypadku
świadczeń o charakterze okresowym lub ciągłym, które na dzień upływu
terminu składania ofert są nadal wykonywane referencje powinny być
wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania
ofert;
b) oświadczenie Wykonawcy składającego ofertę – jeżeli z uzasadnionych
przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie
uzyskać referencji, o których mowa w pkt 11.2.1.2 lit. a) SIWZ;
Uwaga!! Zamawiający nie uzna jako dowodu faktur itp. dokumentów,
z uwagi na fakt, iż ich treść nie potwierdza należytego wykonania
zamówienia.
c) Zamawiający nie dopuszcza sumowania wartości zrealizowanych
zamówień o którym mowa w pkt 11.2.1.1 SIWZ w celu potwierdzenia
spełniania powyższego warunku. W przypadku gdy w ramach realizacji
wskazanej w ofercie dostawy, poza zakresem wymaganym przez
Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana
musi zostać wyrażona w złotych wartość dotycząca tej części dostawy oraz
łączna kwota zrealizowanego/realizowanego przez Wykonawcę
zamówienia.
11.2.1.3 W razie konieczności, szczególnie gdy wykazy, oświadczenia lub inne dokumenty o których
mowa w pkt 11.2.1.1 i 11.2.1.2 SIWZ będą budziły wątpliwości, Zamawiający może zwrócić się
bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego zamówienie było wykonane, a w
przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywane o dodatkowe informacje lub
dokumenty w tym zakresie.
11.2.2. W celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu z postępowania Wykonawca
zobowiązany jest przedłożyć następujące dokumenty:
11.2.2.1 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym
w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na
karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art.
24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert;
Strona | 9 z 75
11.2.2.2 aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym
w art. 24 ust. 1 pkt 21 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert;
11.2.2.3 aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego
potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków,
wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania
ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł
porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych
należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności
uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty
zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego
organu;
11.2.2.4 aktualne zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo
innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem
składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie
wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego
dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie
z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi
odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem
zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub
wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
11.2.2.5 aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji
o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do
rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na
podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy
w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww. dokumenty dla każdego z nich oddzielnie.
11.2.2.6 oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego
wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu
z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub
zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji –
dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz
z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcia wiążącego
Strona | 10 z 75
porozumienia w sprawie spłaty tych należności - zgodnie ze wzorem
stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.7 oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka
zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne - zgodnie ze
wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.8 oświadczenia wykonawcy o braku wydania prawomocnego wyroku sądu
skazującego za wykroczenie na karę ograniczenia wolności lub grzywny
w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5
i 6 ustawy - zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;
11.2.2.9 oświadczenie Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat
lokalnych,o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach
i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445) - zgodnie ze wzorem
stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ
w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia
przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone ww
dokumenty dla każdego z nich oddzielnie.
11.2.2.10 Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w pkt
9.1.3 SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych
w art. 22a ustawy, zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia
w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt 11.2.2.1
– 11.2.2.5 SIWZ przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
11.2.3. W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiajacego informacji
z otwarcia ofert, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy wykonawcy przekazują
Zamawiającemu:
11.2.3.1. oświadczenia o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy
kapitałowej, w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym
podpisem elektronicznym. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej
wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje
potwierdzające, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia
konkurencji w postępowaniu.
11.3 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w:
pkt 11.2.2.1 – 11.2.2.2 - składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku
braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ
sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce
Strona | 11 z 75
zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo
dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 oraz ust. 5 pkt 5 i 6
ustawy,
pkt 11.2.2.3 – 11.2.2.5 SIWZ - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju,
w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
11.3.2.1 nie zalega z opłacaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne
lub zdrowotne albo że zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie
spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami,
w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub
rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania
decyzji właściwego organu;
11.3.2.2 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,
Dokument, o którym mowa w pkt 11.3.1. i 11.3.2.2 SIWZ, powinien być wystawiony nie
wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokumenty, o których
mowa w pkt 11.3.2.1 SIWZ, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed
upływem terminu składania ofert.
Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce
zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów,
o których mowa w pkt 11.3 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym
odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych
do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone
przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem
samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub
miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Przepis pkt 11.3.3
SIWZ stosuje się odpowiednio.
11.4 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenia
wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych
przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.
12 Wymagania dotyczące wadium
12.1 Wysokość wadium
Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości:
150 000,00 zł [słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych],
Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium na cały okres związania
ofertą.
12.2 Forma wadium.
Strona | 12 z 75
Wadium może być wniesione w następujących formach:
12.2.1.1 pieniądzu;
12.2.1.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy
oszczędnościowo–kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze
poręczeniem pieniężnym;
12.2.1.3 gwarancjach bankowych;
12.2.1.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;
12.2.1.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt
2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości (tekst jednolity: Dz. U. z 2016, poz. 359, z późn. zm.).
12.3 W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji, gwarancja powinna być
sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać następujące elementy:
nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji (Zamawiającego, oraz
jednostki prowadzącej postępowanie), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej
udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją,
kwotę gwarancji,
termin ważności gwarancji,
zobowiązanie gwaranta, do zapłacenia kwoty gwarancji bezwarunkowo, na pierwsze
pisemne żądanie Zamawiającego, w sytuacji gdy Wykonawca:
12.3.5.1 w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a ustawy,
z przyczyn leżących po jego stronie nie złożył oświadczeń lub dokumentów
potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy,
oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy, pełnomocnictw, lub
nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2
pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez
Wykonawcę jako najkorzystniejszej;
12.3.5.2 którego ofertę wybrano: odmówił podpisania umowy na warunkach
określonych w ofercie, lub nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania
umowy lub zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po
stronie Wykonawcy.
12.4 Miejsce i sposób wniesienia wadium.
Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek
Zamawiającego:
Strona | 13 z 75
Bank Gospodarstwa Krajowego
numer rachunku: 73 1130 1017 0020 1468 8790 0001
Na dowodzie wpłaty należy zamieścić adnotację
„wadium: COI-ZAK.262.8.2018”
Dowód wniesienia wadium należy złożyć wraz z ofertą.
Jeśli wadium zostało wniesione w pieniądzu, to wymagany jest oryginał lub
elektronicznie poświadczona za zgodność z oryginałem kopia dowodu wniesienia
wadium (dokonania przelewu bankowego) załączona do oferty.
Jeśli wadium zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu, to do oferty należy
załączyć oryginał dowodu wniesienia wadium.
Jeśli Wykonawca po upływie terminu związania ofertą będzie żądał zwrotu oryginału
dowodu wniesienia wadium, do oferty należy załączyć kserokopię poświadczoną za
zgodność z oryginałem, natomiast oryginał należy załączyć do oferty w sposób
uniemożliwiający jego zaginiecie, pozwalający jednak na jego zwrot bez
dekompletowania oferty – oryginał nie może być na trwałe zespolony z ofertą.
W przypadku niezastosowania się do powyższego zwrot oryginału będzie niemożliwy.
W powyższym przypadku w spisie treści oferty należy wyszczególnić zarówno oryginał
jak i kserokopię dowodu wniesienia wadium.
12.5 Termin wniesienia wadium.
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia
wadium w formie pieniężnej termin wniesienia wadium jest terminem uznania wpłaty
na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
12.6 Zatrzymanie i zwrot wadium.
12.7 Zamawiający zatrzyma wadium, lub dokona jego zwrotu na zasadach określonych
w art. 46 ustawy
13 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
14 Waluta w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia
publicznego
Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy SIWZ
dokonywane będą w złotych polskich (PLN).
15 Opis sposobu przygotowania oferty
15.1 Wymagania podstawowe.
Strona | 14 z 75
15.1.1 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP
ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do
formularza do komunikacji.
15.1.2 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
15.1.3 Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w SIWZ.
15.1.4 Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy
(Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli
z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub
pełnomocnictwa(pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów)
upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być
podpisane przez wszystkie te osoby.
15.1.5 Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów
dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost
z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru)
to do oferty należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do
tego upoważnione.
15.1.6 Zaleca się, by wzory dokumentów dołączonych do SIWZ były wypełnione przez
Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę, w zgodnej
z SIWZ formie.
15.1.7 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
15.1.8 Oferta ma być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w
formacie danych .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. i podpisana kwalifikowanym podpisem
elektronicznym. Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w
Regulaminie korzystania z miniPortalu. Ofertę należy złożyć w oryginale. Zamawiający
nie dopuszcza możliwości złożenia skanu oferty opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym
15.2 Forma oferty.
15.2.1 Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania
oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu.
Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez Wykonawcę jest dostępny dla
wykonawców na miniPortalu. W formularzu oferty. Wykonawca zobowiązany jest
podać adres skrzynki ePUAP, na którym prowadzona będzie korespondencja związana
z postępowaniem.
Strona | 15 z 75
15.2.2 Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy
z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca
zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku
wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę
przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część
skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP).
15.2.3 Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane tylko w formie
oryginałów w postaci dokumentów elektronicznych lub poświadczonych elektronicznie
przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii – z zastrzeżeniem punktów 2.2.4 i
15.1.5 SIWZ. Oświadczenia, w tym sporządzane na podstawie wzorów stanowiących
załączniki do SIWZ powinny być złożone w oryginale. Zgodność z oryginałem wszystkich
stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez
osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest kilka osób)
podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status
prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
15.2.4 Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot,
na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie
ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie
dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
15.2.5 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii
dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia jest nieczytelna lub
budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
15.2.6 W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę
mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca
zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce
zamieszkania z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących
przedłożonego dokumentu.
15.3 Zawartość oferty:
15.3.1 wypełniony Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego Załącznik
nr 1 do SIWZ;
Strona | 16 z 75
15.3.2 Załącznik nr 2 do SIWZ obejmujący oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków
udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia o którym mowa w art. 25a
ust 1 ustawy w formie JEDZ zgodnie z ust. 11.1.1 SIWZ;
15.3.3 oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych
przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ;
15.3.4 zobowiązanie innego podmiotu, na zasobach którego polega Wykonawca zgodnie z art.
22a, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji
zamówienia;
15.3.5 stosowne Pełnomocnictwo(a) w formie opisanej w pkt 15.1.5 SIWZ – w przypadku, gdy
upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie
odpisu z właściwego rejestru. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania
ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego – w formie opisanej
w pkt 2.2.4 SIWZ;
15.3.6 w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie
art. 8 ust. 3 ustawy Wykonawca winien załączyć do oferty stosowne wyjaśnienia mające
wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu
przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
15.3.7 dowód wniesienia wadium.
15.4 Zalecane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem nazw
dokumentów oraz liczby stron wchodzących w skład oferty.
15.5 Wykonawca, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza składa na wezwanie
Zamawiającego, o którym mowa w pkt 11.2 SIWZ, następujące dokumenty:
15.5.1 Załącznik nr 3 do SIWZ – obejmujący wykaz dostaw;
15.5.2 Załącznik nr 6 do SIWZ – obejmujący oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust.
1 pkt 15,22 oraz ust. 5 pkt. 5,6 i 8 ustawy Prawo zamówień publicznych
15.5.3 pozostałe dokumenty wymienione w pkt 11 SIWZ z wyłączeniem Załącznika nr 4 do
SIWZ.
15.6 W terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji
z otwarcia ofert Wykonawca składa:
15.6.1 Załącznik nr 4 do SIWZ – obejmujący listę podmiotów należących do tej samej grupy
kapitałowej, albo braku przynależności do grupy kapitałowej.
16 Wyjaśnianie i zmiany w treści SIWZ
16.1 Wyjaśnianie treści SIWZ.
Strona | 17 z 75
16.1.1 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ.
Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed
upływem terminu składania ofert – pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ
wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym, upływa połowa
wyznaczonego terminu składania ofert.
16.1.2 Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku,
o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić
wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
16.1.3 Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania ww wniosku.
16.1.4 Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom bez
ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści na stronie internetowej
http://coi.ssdip.bip.gov.pl i www.coi.gov.pl.
16.2 Zmiany w treści SIWZ.
16.2.1 W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania
ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ zamawiający przekaże niezwłocznie
wszystkim Wykonawcom oraz zamieści na stronie internetowej
http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl.
16.2.2 Zmiany są każdorazowo wiążące dla Wykonawców.
17 Zebranie Wykonawców
17.1 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwołania zebrania wszystkich Wykonawców w celu
wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ. Informację o terminie zebrania Zamawiający
przekaże Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej http://coi.ssdip.bip.gov.pl/
i www.coi.gov.pl.
17.2 Zamawiający sporządzi informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie
treści SIWZ, oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania
Zamawiający doręczy niezwłocznie Wykonawcom i zamieści na stronie internetowej
http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl.
18 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
18.1 Ofertę należy złożyć za pośrednictwem formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub
wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu nieprzekraczalnym
terminie:
do dnia 26/11/2018 r. do godz. 11:00
18.2 Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za:
18.2.1 złożenie przez Wykonawcę oferty po terminie składania ofert,
18.2.2 złożenie oferty w innej niż określona w pkt 18.1 froma,
Strona | 18 z 75
18.3 Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Centralnego Ośrodka Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-
136, 02-305 Warszawa, sala konferencyjna.
W dniu 26/11/2018 r. o godz. 15:00
19 Zmiany lub wycofanie złożonej oferty
19.1 Skuteczność zmian lub wycofania złożonej oferty.
19.1.1 Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać
ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku
dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i
wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu.
19.1.2 Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany
ani wycofać złożonej oferty.
20 Tryb otwarcia ofert
20.1 Otwarcie ofert następuje poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na miniPortalu
i dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert za pomocą klucza prywatnego.
20.2 Otwarcie ofert jest jawne, Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert.
20.3 Oferty będą otwierane w kolejności wpływu.
20.4 W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda informacje, o których mowa w art. 86 ust. 3-4
ustawy.
20.5 Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej
http://coi.ssdip.bip.gov.pl/ i www.coi.gov.pl informacje z otwarcia ofert podając informacje
o których mowa w art. 86 ust. 5 ustawy.
21 Termin związania ofertą
Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą
rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
22 Opis sposobu obliczenia ceny
22.1 Cenę należy rozumieć jako cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja
2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915, z późn. zm.).
22.2 Podana w ofercie cena musi być wyrażona w złotych polskich. Cena musi uwzględniać wszystkie
wymagania SIWZ oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej
oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
22.3 Ceną oferty jest kwota wymieniona w Formularzu Oferty.
22.4 Zamawiajacy zastrzega, że cena za realizację przedmiotu zamówienia wskazana przez
Wykonawcę w formularzu ofertowym, a także żadna cena jednostkowa nie może mieć wartości
0,00 złotych.
Strona | 19 z 75
22.5 Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację zamówienia, określone zostały w części III SIWZ (wzorze
umowy w sprawie zamówienia publicznego).
22.6 Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się,
a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się
o jednostkę), zgodnie z art. 106 e ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów
i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1221)
23 Kryteria oceny ofert
23.1 Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny
ofert określonych w SIWZ.
23.2 Ocenie punktowej zostaną poddane oferty wykonawców, którzy nie podlegają wykluczeniu,
a ich oferty nie zostały odrzucone.
23.3 W niniejszym postępowaniu Zamawiający oceniał będzie oferty na podstawie następujących
kryteriów i przyznanej im wagi:
Lp. Nazwa kryterium Waga
1. Cena 60%
2. Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego
objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu 40%
23.4 Oferty będą oceniane według powyższych kryteriów w skali od 0 do 100 pkt.
23.5 Zasady oceny kryterium „Cena” (C).
23.5.1 W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po
przecinku liczbę punktów wynikających z działania:
Pi (C) = C(min) / C(i) x 60
gdzie:
Pi (C) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium „Cena” (C),
C (min) = najniższa cena spośród wszystkich ważnych ofert,
C(i) = cena oferty badanej,
60 = oznacza wagę.
Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 60 pkt.
23.6 Zasady oceny kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego
objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu” (T).
Strona | 20 z 75
23.6.1 W przypadku kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia Producenta
potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu”
(T) oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów
wynikających z działania:
Pi (T) = T(min) / T(i) x 40
gdzie:
Pi (T) = liczba punktów jakie otrzyma oferta badana za kryterium „Termin dostarczenia
oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym
Oprogramowania i Sprzętu”,
T(min) = oznacza najkrótszy termin dostarczenia oświadczenia Producenta
potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu,
T(i) = oznacza termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie
wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu zaoferowany w badanej ofercie,
40 = oznacza wagę.
Uwaga!!! – Zamawiający zastrzega, że najdłuższy termin dostarczenia oświadczenia Producenta
potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu może wynieść 3
dni robocze od dnia podpisania umowy.
UWAGA !!! – Wykonawca może oferować termin dostarczenia oświadczenia Producenta
potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu wyłącznie
w pełnych dniach roboczych.
UWAGA !!! – W przypadku nie wskazania w ofercie oferowanego Termin dostarczenia
oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania
i Sprzętu. Zamawiający przyjmuje, iż wykonawca oferuje termin wynoszący 3 dni robocze.
Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 40 pkt.
23.7 Obliczenie łącznej liczby punktów uzyskanych przez Wykonawcę (spośród ofert podlegających
ocenie) zostanie dokonane na podstawie sumy uzyskanych punktów w kryterium „Cena”,
„Termin dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem
technicznym Oprogramowania i Sprzętu” zgodnie ze wzorem:
R = C + T
Strona | 21 z 75
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Cena”,
T – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Termin dostarczenia oświadczenia
Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu”,
R – łączna liczba punktów (suma) przyznanych Wykonawcy w ramach wszystkich kryteriów.
23.8 Zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę
punktów w ocenie punktowej.
23.9 Jeżeli nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert
przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ (otrzymały
taką samą ilość punktów), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną,
a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców,
którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert
dodatkowych.
23.10 Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane
w złożonych ofertach.
24 Sposób oceny ofert
24.1 Ocena złożonych ofert odbędzie się wyłącznie na podstawie wymaganych w treści SIWZ
oświadczeń i dokumentów.
24.2 Zamawiający dokona weryfikacji ofert, badając czy oferty:
a) nie podlegają odrzuceniu,
b) zawierają rażąco niską cenę.
24.3 Zamawiający dokona wstępnej oceny braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania warunków
udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy.
24.4 Sporządzi wstępny ranking ofert przyznając punkty w kryteriach określonych w SIWZ.
24.5 Następnie do Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona jako najkorzystniejsza Zamawiający
skieruje wezwanie do złożenia w terminie nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia
oświadczeń lub dokumentów wymienionych w pkt 11 SIWZ mających potwierdzać spełnianie
warunków udziału w postępowaniu, brak podstaw do wykluczenia, spełnianie przez oferowane
dostawy wymagań zamawiającego określonych w treści SIWZ.
24.6 W przypadku potwierdzenia przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu,
braku podstaw do wykluczenia oraz spełniania przez oferowane dostawy wymagań
Zamawiającego określonych w treści SIWZ Zamawiający przestąpi do wyboru oferty
najkorzystniejszej.
Strona | 22 z 75
24.7 W przypadku braku potwierdzenia przez Wykonawcę, do którego Zamawiający skieruje
wezwanie, o którym mowa w pkt 25.5 SIWZ spełniania warunków udziału w postępowaniu,
spełnieniu którejkolwiek z przesłanek wykluczania, nie wykazaniu, że oferowane dostawy
spełniają wymagania Zamawiającego określone w SIWZ Zamawiający powtórzy procedurę
opisaną w pkt 25.5 SIWZ, kierując wezwanie do wykonawcy, który uzyskał kolejny wynik
w rankingu ofert.
24.8 Zamawiający przewiduje przeprowadzenie procedury, o której mowa w art. 24aa ustawy Pzp.
24.9 Zamawiający działając odpowiednio dla każdego etapu postępowania, mając na uwadze jego
prawidłowy przebieg prowadził będzie czynności mające na celu wyjaśnienie lub uzupełnienie
oferty, o ile wymagają tego przepisy ustawy.
24.10 W przypadku omyłek w obliczeniu ceny Zamawiający za podstawę poprawy przyjmie liczbę
jednostek miary i wskazaną przez Wykonawcę cenę jednostkową.
25 Odrzucenie oferty
25.1 Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy.
25.2 Zamawiajacy podejmując decyzję o odrzuceniu oferty, uwzgledniał będzie okoliczności
wymienione w art. 89 ust. 3 – ust. 5 ustawy.
26 Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowania
26.1 Przy dokonywaniu wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający stosował będzie wyłącznie
zasady i kryteria określone w ustawie i SIWZ.
26.2 Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za
najkorzystniejszą.
26.3 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi jednocześnie
Wykonawców, którzy złożyli oferty, o:
26.3.1 wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę
albo miejsce zamieszkania i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie
jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca
zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną
ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;
26.3.2 wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, powodach odrzucenia oferty,
a w przypadkach, o których mowa w art. 89 ust. 4 i 5, braku spełniania wymagań
dotyczących wydajności lub funkcjonalności, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;
26.3.3 wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia,
podając uzasadnienie faktyczne i prawne;
26.3.4 unieważnieniu postępowania
Strona | 23 z 75
26.4 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację, o których
mowa w pkt 27.3.1. albo 27.3.4 również na stronie internetowej http://www.coi.ssdip.bip.gov.pl
i www.coi.gov.pl.
27 Dokumenty, jakie musi dostarczyć Wykonawca Zamawiającemu przed podpisaniem umowy:
27.1 Pełnomocnictwo dla osób podpisujących umowę, jeśli ich umocowanie do podpisania umowy
nie wynika z dokumentów załączonych do oferty.
28 Środki ochrony prawnej
28.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał
interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku
naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
28.2 Odwołanie – przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego
podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której
Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia
odwołań uregulowane zostały w art. 180-186 ustawy.
28.3 Skarga do sądu - przysługuje stronom, oraz uczestnikom postępowania odwoławczego na
orzeczenie Izby. Szczegółowo zasady i terminy wnoszenia skargi do sądu uregulowane zostały
w art. 198a-198g ustawy;
29 Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
29.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu
https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.
29.2 Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są:
Paweł Woźniak – Specjalista, Zespół Zakupów – tel.: 22 250 17 48
29.3 W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (zwanymi
dalej ogólnie „korespondencją”) Zamawiający i Wykonawcy przekazują powołując się na numer
ogłoszenie (TED) lub numerem referencyjnym postępowania COI-ZAK.262.8.2018:
za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego
przez miniPortal (Formularz do komunikacji),
drogą elektroniczną na adres: [email protected]
29.4 Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń
składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.
Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych,
oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń za pomocą poczty
elektronicznej, na wskazany w pkt 29.3 adres email. Sposób sporządzenia dokumentów
elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
Strona | 24 z 75
zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca
2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych
oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów,
jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
29.5 Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych,
elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu
opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP.
29.6 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do:
złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
29.7 Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń
lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę
ich przekazania na ePUAP.
29.8 Identyfikator postępowania i klucz publiczny dla danego postępowania o udzielenie zamówienia
dostępne są na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu oraz stanowi załącznik do niniejszej
SIWZ.
30 Podwykonawstwo
30.1 Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie
zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę firm podwykonawców.
Wskazanie niniejszego ma nastąpić w Formularzu Oferty.
30.2 W przypadku zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca
powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w celu wykazania spełniania
warunków udziału w postepowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu,
iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie
mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
30.3 Jeżeli powierzenie podwykonawcy wykonania części zamówienia następuje w trakcie jego
realizacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi oświadczenie, o którym mowa
w art. 25a ust. 1 ustawy lub oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw
wykluczenia wobec podwykonawcy.
30.4 Jeżeli Zamawiający stwierdzi, że wobec danego podwykonawcy zachodzą przesłanki
wykluczenia, wykonawca obowiązany jest zastąpić tego podwykonawcę lub zrezygnować
z powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy.
30.5 Pozostałe postanowienia dotyczące podwykonawców zostaną każdorazowo określone w cz. III
SIWZ – wzór umowy (w zależności od rodzaju postępowania).
Strona | 25 z 75
31 Ochrona danych osobowych
Tabela RODO nr 1 - INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH
- WYKONAWCÓW W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO ORAZ
W TOKU WYKONYWANIA UMOWY
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych Centralny
Ośrodek Informatyki z siedzibą w Warszawie (dalej: ,,my“).
Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305
Warszawa;
- przez e-mail: [email protected]; [email protected];
- telefonicznie: 22 250 28 83, 22 250 28 85;
- osobiście w naszej siedzibie.
Inspektor ochrony danych
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba,
z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach
dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz
korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Z inspektorem ochrony danych możesz się kontaktować
w następujący sposób:
- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305
Warszawa;
- przez e-mail: [email protected].
Cele przetwarzania danych oraz
podstawa prawna przetwarzania
W ramach postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe,
aby:
- przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia
publicznego pn: „Wsparcie techniczne oprogramowania
i sprzętu IBM” - COI-ZAK.262.8.2018 , w tym weryfikacji
spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku
podstaw do wykluczenia z postępowania, potwierdzenia
wymogów zamawiającego dotyczących wykonania
przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert. Podstawą
prawną przetwarzania danych są nasze prawne obowiązki
wynikające z Prawa zamówień publicznych, w tym
weryfikacja spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
braku podstaw do wykluczenia, spełnienia kryteriów oceny
ofert.
- bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić
ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem
Strona | 26 z 75
o udzielenie zamówienia publicznego – jeżeli powstanie
spór. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz
prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości
obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.
Ponadto, jeżeli zawrzemy z Tobą umowę, będziemy
przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:
Zawrzeć z Tobą umowę sprzedaży/świadczenia
usług i realizować jej warunki, w tym kontaktować
się z Tobą w bieżących sprawach biznesowych.
Podstawą prawną przetwarzania jest zawierania
umowa.
Wypełniać obowiązki związane z rachunkowością
i płaceniem podatków, w tym prowadzenie
i przechowywanie ksiąg rachunkowych,
przechowywanie dowodów księgowych,
dokumentacji podatkowej. Podstawą prawną
przetwarzania danych są obowiązki prawne
wynikające z przepisów o rachunkowości (ustawa
o rachunkowości) oraz przepisów podatkowych.
Bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub
dochodzić ewentualnych roszczeń związanych
z umową – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz
prawnie uzasadniony interes polegający na
możliwości obrony przed roszczeniami lub
dochodzenia roszczeń.
Okres przechowywania danych
Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres
5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego.
W przypadku zawarcia umowy, będziemy przechowywać
Twoje dane osobowe przez cały czas trwania umowy oraz
przez 10 lat od zakończenia realizacji umowy.
Odbiorcy danych
Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe:
- osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96
ust. 3 Prawa zamówień publicznych, w tym innym
podmiotom biorącym udział w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego i innym osobom żądającym
dostępu do dokumentacji postępowania;
- Ministrowi Cyfryzacji w zakresie postępowań o udzielnie
zamówienia publicznego, prowadzonych w imieniu i na rzecz
Ministra Cyfryzacji;
Strona | 27 z 75
- organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków
prawnych.
Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Obowiązek podania danych wynika z przepisów Prawa
zamówień publicznych.
Twoje prawa
Masz następujące prawa:
a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych;
b. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych;
c. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych
osobowych;
d. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich
danych osobowych ze względu na szczególną sytuację.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub
z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe
w wierszu 1 i 2 niniejszej tabeli).
Prawo wniesienia sprzeciwu
W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie
naszego prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo
zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu
na Twoją szczególną sytuację.
Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu
nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj.
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH OSÓB FIZYCZNYCH KTÓRYCH DANE SĄ
PRZEKAZYWANE ZAMAWIAJĄCEMU PRZEZ WYKONAWCĘ W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE
ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO ORAZ W TOKU WYKONYWANIA UMOWY
Klauzula informacyjna do zastosowania przez zamawiającego w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie zamówienia publicznego
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Strona | 28 z 75
Administrator
danych
Administratorem Twoich danych osobowych Centralny Ośrodek
Informatyki z siedzibą w Warszawie (dalej: ,,my“).
Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305
Warszawa;
- przez e-mail: [email protected]; [email protected];
- telefonicznie: 22 250 28 83, 22 250 28 85;
- osobiście w naszej siedzibie.
Inspektor ochrony
danych
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą
możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących
przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw
związanych z przetwarzaniem danych.
Z inspektorem ochrony danych możesz się kontaktować
w następujący sposób:
- listownie na adres: ul. Aleje Jerozolimskie 132/136, 02-305
Warszawa;
- przez e-mail: [email protected].
Cele przetwarzania
danych oraz
podstawa prawna
przetwarzania
W ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:
- przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
pn: „Wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM” - COI-
ZAK.262.8.2018, w tym weryfikacji spełniania warunków udziału
w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania,
potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania
przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert. Podstawą prawną
przetwarzania danych są nasze prawne obowiązki wynikające
z Prawa zamówień publicznych, w tym weryfikacja spełnienia
warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia,
spełnienia kryteriów oceny ofert.
- bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić
ewentualnych roszczeń związanych z postępowaniem o udzielenie
zamówienia publicznego – jeżeli powstanie spór. Podstawą prawną
przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes
polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub
dochodzenia roszczeń.
Ponadto, jeżeli zawrzemy umowę z wykonawcą, który przekazał
nam Twoje dane osobowe, będziemy je przetwarzać, aby:
Kontaktować się z Tobą w bieżących sprawach biznesowych,
w tym w sprawie wykonywania umowy między nami
a wykonawcą (czyli Twoim pracodawcą lub podmiotem,
Strona | 29 z 75
z którym współpracujesz). Podstawą prawną przetwarzania
danych jest:
o W przypadku postępowań związanych ze
statutowymi zadaniami COI (wykonywaniem zadań
realizowanych w interesie publicznym) –
niezbędność przetwarzania do naszych zadań
realizowanych w interesie publicznym (naszych
zadań statutowych),
o W przypadku postępowań prowadzonych w celach
obsługowych COI - nasz prawnie uzasadniony interes
polegający na możliwości bieżącego kontaktu
z naszymi kontrahentami (tj. ich
pracownikami/współpracownikami) w sprawach
biznesowych.
Bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić
ewentualnych roszczeń związanych z umową z wykonawcą
(czyli Twoim pracodawcą lub podmiotem, z którym
współpracujesz) – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie
uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed
roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.
Okres
przechowywania
danych
Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres 5 lat od
dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
W przypadku zawarcia umowy, z wykonawcą, który przekazał nam
Twoje dane, będziemy je przetwarzać przez cały czas trwania umowy
oraz przez 10 lat od zakończenia realizacji umowy.
Źródło danych i
kategorie danych
Otrzymaliśmy Twoje dane osobowe od wykonawcy biorącego udział
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - Twojego
pracodawcy, podmiotu, z którym współpracujesz lub podmiotu,
który zwrócił się do Ciebie w związku z chęcią wzięcia udziału
w postępowaniu.
Wykonawca przekazał nam Twoje imię i nazwisko, służbowe dane
kontaktowe, informacje dotyczące Twojego doświadczenia
zawodowego, wykształcenia, umiejętności, uprawnień, publikacji
i inne informacje wymagane do wzięcia udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego.
Odbiorcy
danych
Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe:
- osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie
dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3
Prawa zamówień publicznych, w tym innym podmiotom biorącym
udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i innym
osobom żądającym dostępu do dokumentacji postępowania;
Strona | 30 z 75
- Ministrowi Cyfryzacji w zakresie postępowań o udzielnie
zamówienia publicznego, prowadzonych w imieniu i na rzecz
Ministra Cyfryzacji;
- organom władzy publicznej w wykonaniu obowiązków prawnych.
Twoje prawa Masz następujące prawa:
a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych;
b. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych;
c. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych
osobowych;
d. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych
osobowych ze względu na szczególną sytuację.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub
z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe w wierszu
1 i 2 niniejszej tabeli).
Prawo wniesienia sprzeciwu
W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie naszego
prawnie uzasadnionego interesu – masz prawo zgłoszenia sprzeciwu
wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację.
Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych.
31.1 W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
31.2 Wykonawca składający ofertę w postępowaniu ma obowiązek złożenia oświadczenie
wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych
w art. 13 lub art. 14 RODO, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.
32 Wykaz załączników do SIWZ
Załącznikami do SIWZ są następujące wzory:
Lp. Oznaczenie Załącznika Nazwa Załącznika
1. Załącznik nr 1 Wzór Formularza Oferty
2. Załącznik nr 2
Wzór oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia, o którym
mowa w art. 25a ust 1 ustawy w formie JEDZ
Strona | 31 z 75
3. Załącznik nr 3 Wzór wykazu zrealizowanych dostaw
4. Załącznik nr 4 Wzór listy podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy
kapitałowej albo braku przynależności do grupy kapitałowej
5. Załącznik nr 5
Oświadczenie wymagane od wykonawcy w zakresie wypełnienia
obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art.
14 RODO
6. Załącznik nr 6 Wzór oświadczeń Wykonawcy na podstawie z art. 24 ust. 1 pkt
15, 22 oraz ust. 5 pkt. 5, 6 i 8 ustawy
Wskazane w tabeli powyżej załączniki Wykonawca wypełnia stosownie do treści pkt 15 SIWZ.
Zamawiający dopuszcza zmiany wielkości pól załączników oraz odmiany wyrazów wynikające ze
złożenia oferty wspólnej. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać treści załączników.
Strona | 32 z 75
CZĘŚĆ II – OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
72250000-2 Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów
Przedmiotem zamówienia jest:
Świadczenie usług wsparcia technicznego dla oprogramowania i sprzętu IBM wskazanych w Tabelach
nr 1 i 2 poniżej do dnia wskazanego dla każdego oprogramowania indywidualnie w ww. tabelach. Okres
obowiązywania umowy na podstawie niniejszego przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu
podpisania umowy i obowiązuje do dnia 31.12.2021 r.
Na potrzeby niniejszego dokumentu wprowadza się następujące pojęcia:
1. Awaria – oznacza nieprawidłowe działanie Sprzętu lub Oprogramowania, niezależnie od przyczyny
takiej nieprawidłowości, w szczególności sytuację w której nie jest możliwe używanie Sprzętu lub
Oprogramowania w sposób zgodny z jego przeznaczeniem oraz działanie Sprzętu lub
Oprogramowania w sposób niezgodny z dokumentacją Producenta.
2. Czas Naprawy – czas rozwiązania Awarii liczony od momentu Zgłoszenia. W przypadku
dostarczenia Obejścia (w przypadku Sprzętu) gwarantowany Czas Naprawy może ulec
przedłużeniu na warunkach określonych w Umowie oraz OPZ.
3. Dni robocze – wszystkie dni od poniedziałku do piątku, oprócz dni ustawowo wolnych od pracy.
4. Lokalizacja – oznacza miejsce zainstalowania Sprzętu lub Oprogramowania mieszczące się na
terenie m. st. Warszawy, wskazane przez Zamawiającego (lokalizacja zostanie podana po
podpisaniu Umowy).
5. Obejście – przywrócenie działania Sprzętu, z możliwymi ograniczeniami sposobu korzystania
z niego, nieuniemożliwiającymi jednak realizacji funkcji obsługiwanych przez Sprzęt. Obejście nie
stanowi rozwiązania Awarii i nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku jej usunięcia. Jako Obejście
rozumiana jest również czasowa wymiana Sprzętu.
6. Oprogramowanie – oprogramowanie posiadane przez Zamawiającego wraz z licencjami na
oprogramowanie określonymi w Tabeli nr 1 oraz w Tabeli nr 2 w wierszach 3, 4, 5 i 10.
7. OPZ – niniejszy Opis Przedmiotu Zamówienia.
8. Producent – producent Oprogramowania i Sprzętu określonego w Tabelach nr 1 i 2.
9. Sprzęt – urządzenia określone w Tabeli nr 2 z wypełnionym polem „SN”.
Strona | 33 z 75
10. Umowa – umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w wyniku rozstrzygnięcia
postępowania o udzielenie zamówienia.
11. Zgłoszenie – poinformowanie Wykonawcy o wystąpieniu Awarii w sposób wskazany w Umowie
i OPZ.
SZCZEGÓŁOWE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
1. Wykonawca zobowiązuje się w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do dostarczenia
Zamawiającemu w terminie wskazanym ……….. dni od dnia zawarcia Umowy (stanowi kryterium
oceny ofert):
1.1. drogą elektroniczną na adres email [email protected] niezbędnych danych dostępowych
umożlwiających skorzystanie z usług serwisu i wsparcia technicznego,
1.2. do siedziby Zamawiającego pisemnego oświadczenia Producenta w formie certyfikatu,
potwierdzającego objęcie Oprogramowania i Sprzętu wsparciem technicznym.
2. Szczegółowe warunki świadczenia usług wsparcia technicznego Oprogramowania:
2.1. Wykonawca w ramach świadczonych usług zapewni aktualizacje Oprogramowania, w tym
nowe wersje Oprogramowania (upgrade), niższe wersje (downgrade), wydania uzupełniające,
poprawki programistyczne (patche), aktualne wersje Oprogramowania, a także nowe wydania
Oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są w ramach udzielanej
uprzednio licencji na Oprogramowanie.
2.2. Wykonawca zapewni dostęp za pośrednictwem serwisu www Producenta do obrazów
(plików) do pobrania, zawierających aktualizacje Oprogramowania wymienione w pkt 2.1,
niezwłocznie po ich udostępnieniu przez Producenta.
2.3. Usługa wsparcia technicznego świadczona będzie w języku polskim.
2.4. Wykonawca zapewni udzielenie wsparcia technicznego dla licencji i dostarczy na prośbę
Zamawiającego niezbędną dokumentację dla aktualizacji Oprogramowania, o ile taką
dokumentację dostarcza Producent (m.in. instrukcja obsługi i eksploatacji Oprogramowania).
Dostęp do aktualizacji będzie realizowany z uwierzytelnionej strony internetowej Producenta
lub poprzez dostarczanie aktualizacji do siedziby Zamawiającego na nośnikach danych takich
jak płyty CD/DVD lub pamięci flash.
2.5. Dostarczone przez Wykonawcę aktualizacje Oprogramowania będą wolne od mechanizmów
celowo blokujących jego funkcje i wolne od wirusów, koni trojańskich, robaków i innych
szkodliwych programów.
2.6. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego w sposób
zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania tych
Strona | 34 z 75
obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało się z ryzykiem
utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed
przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.
2.7. Zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę przez 24 godziny na dobę w ciągu 7 dni
w tygodniu (również w dni ustawowo wolne od pracy) na adres e-mail, telefonicznie lub
faksem, lub przez system informatyczny.
2.8. Za chwilę przyjęcia Zgłoszenia uważa się chwilę przesłania Zgłoszenia do Wykonawcy.
2.9. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwości korzystania z usług specjalistów pomocy
technicznej telefonicznie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach 9:00 – 17:00
lub poprzez e-mail 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
2.10. Wykonawca zapewni całodobowy (7 dni w tygodniu) dostęp do wszelkich serwisów
elektronicznych udostępnianych przez Producenta w tym: repozytoria oprogramowania, fora
dyskusyjne i bazy wiedzy Producenta, zawierających wykazy znanych symptomów
nieprawidłowego działania oraz sposobów naprawy.
3. Zasady świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu IBM:
3.1. Obsługa serwisowa świadczona będzie w języku polskim.
3.2. Zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę przez 24 godziny na dobę w ciągu 7 dni
w tygodniu (również w dni ustawowo wolne od pracy) na adres e-mail, telefonicznie lub
faksem, lub przez system informatyczny.
3.3. Gwarantowany Czas Naprawy wynosi 24 godziny od chwili Zgłoszenia Awarii.
3.4. Wsparcie techniczne świadczone będzie drogą telefoniczną lub elektroniczną za
pośrednictwem poczty e-mail lub strony www lub zgodnie z pkt 3.5 w Lokalizacjach.
3.5. W przypadku Awarii uniemożliwiającej korzystanie ze Sprzętu dla systemów utrzymywanych
przez Zamawiającego wsparcie techniczne świadczone przez Wykonawcę obejmuje również
świadczenie wsparcia przez pracowników Wykonawcy bądź Producenta w Lokalizacjach.
3.6. Za chwilę przyjęcia Zgłoszenia uważa się chwilę przesłania Zgłoszenia do Wykonawcy.
3.7. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia dysku twardego, będzie on wymieniony przez
Wykonawcę na nowy dysk twardy, wolny od wad, bez konieczności zwrotu uszkodzonego
dysku twardego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania ekspertyzy
uszkodzonego dysku twardego poza miejscem instalacji naprawianego urządzenia.
3.8. W razie nieusunięcia Awarii Sprzętu w terminach, o których mowa powyżej, Wykonawca
dostarczy na Czas Naprawy urządzenie zastępcze, o parametrach technicznych nie gorszych
od parametrów technicznych Sprzętu naprawianego oraz zapewniających nie gorszy poziom
bezpieczeństwa.
Strona | 35 z 75
3.9. W przypadku braku możliwości naprawy Sprzętu w terminie naprawy, w miejsce Sprzętu,
które nie może być przez Wykonawcę naprawione, Wykonawca zobowiązany jest w ramach
realizacji zobowiązań wynikających z Umowy, do dostarczenia do Lokalizacji i przekazania
Zamawiającemu, bez dodatkowego wynagrodzenia, innego Sprzętu, o parametrach
technicznych nie gorszych od parametrów technicznych Sprzętu uszkodzonego, a następnie
świadczenia Usługi w stosunku do tego Sprzętu przez okres obowiązywania Umowy.
3.10. Czas Naprawy uważa się za dochowany z chwilą Zgłoszenia dokonania naprawy, jeżeli Awaria
została faktycznie usunięta. Jeżeli okaże się podczas weryfikacji usunięcia Awarii, że Awaria
nie została usunięta, Czas Naprawy jest dochowany dopiero z chwilą Zgłoszenia poprawki
faktycznie usuwającej Awarię.
3.11. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwości korzystania z usług specjalistów pomocy
technicznej telefonicznie w Dni robocze w godzinach 9:00 – 17:00 lub poprzez e-mail 24
godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
3.12. W przypadku opóźnień powstałych z winy Zamawiającego, powstały czas opóźnienia nie jest
wliczany do gwarantowanego Czasu Naprawy.
3.13. Wykonawca w ramach świadczonych usług zapewni aktualizacje oprogramowania
systemowego (firmware), w tym nowe wersje (upgrade), niższe wersje (downgrade), wydania
uzupełniające, poprawki programistyczne (patche), aktualne wersje oprogramowania
systemowego, a także nowe wydania oprogramowania systemowego, będącego kontynuacją
linii produktowej.
3.14. Wykonawca zapewni całodobowy (7 dni w tygodniu) dostęp do wszelkich serwisów
elektronicznych udostępnianych przez Producenta w tym: repozytoria oprogramowania, fora
dyskusyjne i bazy wiedzy Producenta, zawierających wykazy znanych symptomów
nieprawidłowego działania oraz sposobów naprawy.
3.15. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego w sposób
zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania tych
obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało się z ryzykiem
utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed
przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.
3.16. Osoby, które będą świadczyć usługi wsparcia technicznego w siedzibie Zamawiającego,
o których mowa w pkt 3.5 muszą posiadać: poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do
dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej POUFNE lub aktualne zaświadczenie
o niekaralności (informacja z Krajowego Rejestru Karnego).
3.17. W przypadku zastosowania Obejścia może być ono stosowane do chwili właściwego
rozwiązania Awarii. Rozwiązanie Awarii w przypadku zastosowania Obejścia musi nastąpić
Strona | 36 z 75
w ciągu 30 dni od momentu Zgłoszenia, ale nie później niż do końca trwania Umowy.
Obejściem jest w szczególności zapewnienie urządzenia zastępczego zgodnie z pkt 3.8.
Ogólne warunki świadczenia przedmiotu zamówienia:
1. Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał najwyższy status partnerstwa przyznawany przez
Producenta rozwiązania potwierdzony poświadczeniem Producenta.
2. Zamawiający wymaga aby usługa wsparcia technicznego świadczona była przez Producenta lub
autoryzowanego partnera Producenta posiadającego najwyższy status partnerstwa przyznawany
przez Producenta rozwiązania potwierdzony poświadczeniem Producenta.
Tabela nr 1. Szczegółowy wykaz oprogramowania
Lp. PN Oprogramowanie Liczba licencji
Data końca wsparcia
Data przedłużenia wsparcia
1 E0LLXLL IBM Security Access Manager for Web Processor Value Unit (PVU)
700 31.12.2018 31.12.2021
2 E0M57LL IBM Security Directory Suite Standard Edition Processor Value Unit (PVU) LDAP
1620 31.12.2018 31.12.2021
3 E024RLL IBM DB2 Workroup Server Edition Processor Value Unit (PVU)
580 31.12.2018 31.12.2021
4 E0HP3LL IBM DB2 Advanced Workgroup Server Edition Processor Value Unit (PVU)
1780 31.12.2018 31.12.2021
5 E026GLL IBM Web Content Manager Processor Value Unit (PVU) 3360 31.12.2018 31.12.2021
6 E025SLL IBM WebSphere Application Server Network Deployment Processor Value Unit (PVU)
5740 31.12.2018 31.12.2021
7 E02Z1LL IBM WebSphere Portal Server Processor Value Unit (PVU) 3360 31.12.2018 31.12.2021
8 E0LUWLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (1-100) License Annual SW Subscription & Support Renewal
100 31.12.2019 31.12.2021
9 E0LUXLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License Annual SW Subscription & Support Renewal
49 31.12.2019 31.12.2021
10 E0LUXLL IBM Spectrum Protect Suite - Front End Terabyte (101-250) License Annual SW Subscription & Support Renewal
16 31.10.2018 31.12.2021
11 E0NEGLL IBM QRadar Software Node Install Annual SW Subscription & Support Renewal
7 30.11.2020 31.12.2021
12 E0ELFLL InfoSphere Guardium Aggregator Software Appliance Install Annual SW Subscription & Support Renewal
1 31.03.2020 31.12.2021
13 E0ELGLL InfoSphere Guardium Collector Software Appliance Install Annual SW Subscription & Support Renewal
2 31.03.2020 31.12.2021
Strona | 37 z 75
14 E0MQKLL IBM Security Guardium Data Protection for Databases Resource Value Unit (MVS) Annual SW Subscription & Support Renewal
8 31.03.2020 31.12.2021
15 E0L05LL IBM InfoSphere Guardium Vulnerability Assessment for Databases Managed Virtual Server Annual SW Subscription & Support Renewal
8 31.03.2020 31.12.2021
Tabela nr 2. Szczegółowy wykaz Sprzętu i oprogramowania sprzętowego
Lp. PN Oprogramowanie na Sprzęt SN Liczba licencji
Data końca wsparcia
Data przedłużenia wsparcia
1 E0KM9LL IBM MQ Appliance M2000B Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
7801521
7801520
7801527
7801517
7801532
7801511
6 31.10.2018 31.12.2021
2 E0KPZLL IBM MQ Appliance M2000B Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade
7801521 7801520 7801527 7801517 7801532 7801511
6 31.10.2018 31.12.2021
3 E0HI7LL Database Connectivity for WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 Application instance
4 31.12.2018 31.12.2021
4 E0KHQLL IBM DataPower Gateway Virtual Edition for Non Production Environment Processor Value Unit (PVU)
280 31.12.2018 31.12.2021
5 E0KGVLL Integration Module for IBM DataPower Gateway Application Instance Annual Software Subscription & Support Renewal
2 31.10.2018 31.12.2021
6 E0KFTLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
8436-53X-7801248
1 31.10.2018 31.12.2021
7 E0KFVLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade
8436-53X-7801248
1 31.10.2018 31.12.2021
8 E0KFTLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
8436-53X-7801249
1 31.10.2018 31.12.2021
9 E0KFVLL IBM DataPower Gateway with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade
8436-53X-7801249
1 31.10.2018 31.12.2021
10 E0HIALL Tivoli Access Manager for WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 Application instance
4 31.12.2018 31.12.2019
11 E0HI0LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
2426-43X-6806634
1 31.12.2018 31.12.2019
12 E0HI7LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months
2426-43X-6806634
1 31.12.2018 31.12.2019
Strona | 38 z 75
13 E0HI0LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
2426-43X-7833282
1 31.12.2018 31.12.2019
14 E0HI7LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months
2426-43X-7833282
1 31.12.2018 31.12.2019
15 E0HI0LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
2426-43X-6806664
1 31.12.2018 31.12.2019
16 E0HI7LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months
2426-43X-6806664
1 31.12.2018 31.12.2019
17 E0HI0LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Annual Appliance Maintenance + Subscription and Support Renewal
2426-43X-6808207
1 31.12.2018 31.12.2019
18 E0HI7LL
IBM WebSphere DataPower Integration Appliance XI52 with HSM Card Appliance Install Subsequent Appliance Hard Drive Retention Service Upgrade 12 Months
2426-43X-6808207
1 31.12.2018 31.12.2019
Pozostałe zasady realizacji niniejszego zamówienia określone zostały w części III SIWZ wzór umowy
Strona | 39 z 75
CZĘŚĆ III – WZÓR UMOWY
Umowa nr COI/U/PZP/…../ /2018 (COI–ZAK……..2018)
na wsparcie techniczne oprogramowania i sprzętu IBM posiadanego przez Zamawiającego
zwana dalej „Umową”, zawarta dnia ………. 2018 roku w Warszawie pomiędzy:
Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 132-136, 02-305
Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez
Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod
numerem KRS 0000372110, NIP 7252036863, REGON 100999489, reprezentowanym przez:
……………………
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
…………………… z siedzibą w ………………………, wpisanym/ą do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd ……………………, pod numerem KRS ………………., NIP
……………………., REGON ………………………, kapitał zakładowy w wysokości………………….,
reprezentowanym/ą przez:
…………………………………………….
zwanym/ą dalej „Wykonawcą”
zwanymi łącznie „Stronami”, lub każda z osobna „Stroną”
W związku z rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wsparcie
techniczne oprogramowania i sprzętu IBM posiadanego przez Zamawiającego, przeprowadzonego w
trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej równowartość kwoty 144 000,00 euro
prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(t.j.Dz. U. z 2018 r. poz. 1986) („Pzp”) została zawarta Umowa o następującej treści:
§ 1.
Definicje
1. Poniższym zwrotom lub skrótom użytym w Umowie odpowiednio w liczbie pojedynczej lub
mnogiej nadaje się następujące znaczenie:
Strona | 40 z 75
Awaria nieprawidłowe działanie Sprzętu lub Oprogramowania,
niezależnie od przyczyny takiej nieprawidłowości,
w szczególności sytuację w której nie jest możliwe
używanie Sprzętu lub Oprogramowania w sposób zgodny
z jego przeznaczeniem oraz działanie Sprzętu lub
Oprogramowania w sposób niezgodny z dokumentacją
Producenta;
Czas Naprawy czas rozwiązania Awarii liczony od momentu Zgłoszenia.
W przypadku dostarczenia Obejścia (w przypadku Sprzętu)
gwarantowany Czas Naprawy może ulec przedłużeniu na
warunkach określonych w Umowie oraz OPZ;
Dni robocze Wszystkie dni od poniedziałku do piątku, oprócz dni
ustawowo wolnych od pracy;
Lokalizacja Miejsce zainstalowania Sprzętu lub Oprogramowania
mieszczące się na terenie m.st. Warszawy, wskazane przez
Zamawiającego;
Obejście przywrócenie działania Sprzętu, z możliwymi
ograniczeniami sposobu korzystania z niego,
nieuniemożliwiającymi jednak realizacji funkcji
obsługiwanych przez Sprzęt. Obejście nie stanowi
rozwiązania Awarii i nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku
jej usunięcia. Jako Obejście rozumiana jest również
czasowa wymiana Sprzętu.
Oferta Oferta Wykonawcy stanowiąca Załącznik nr 1 do Umowy;
Oprogramowanie Oprogramowanie posiadane przez Zamawiajacego wraz
z licencjami na oprogramowanie określonymi w Tabeli nr
1 w OPZ oraz w Tabeli nr 2 w wierszach 3,4,5 i 10;
OPZ Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący Załącznik nr 2
do Umowy;
Producent producent Oprogramowania i Sprzętu określonego
w Tabelach nr 1 i 2 zawartych w OPZ;
Sprzęt Urządzenia określone w Tabeli nr 2 do OPZ z wypełnionym
polem „SN”;
Umowa niniejsza Umowa;
Strona | 41 z 75
Zgłoszenie Poinformowanie Wykonawcy o wystąpieniu Awarii
w sposób wskazany w Umowie i OPZ.
§ 2.
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług wsparcia technicznego dla posiadanego przez
Zamawiającego Oprogramowania i Sprzętu:
2. Realizacja Przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1 powyżej odbywać się będzie na zasadach
i warunkach opisanych w Umowie, w Ofercie i w OPZ.
§ 3.
Termin realizacji Przedmiotu Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie
wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy w terminie
….1 Dni roboczych od dnia podpisania Umowy.
2. Potwierdzeniem świadczenia usług wsparcia technicznego oraz dostarczenia oświadczenia
Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym Oprogramowania i Sprzętu
Zamawiającego stanowił będzie protokół odbioru certyfikatu, którego wzór stanowi Załącznik nr 5
do Umowy (dalej „Protokół odbioru certyfikatu”).
3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego dla wszystkich
elementów, o których mowa w § 2 ust. 1 Umowy od dnia określonego w OPZ jako „Data końca
wsparcia” do dnia „Data przedłużenia wsparcia”.
§ 4.
Warunki realizacji świadczenia wsparcia technicznego Oprogramowania
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę wsparcia technicznego dla
Oprogramowania w zakresie:
1) aktualizacji Oprogramowania w ramach licencji na Oprogramowanie bez dodatkowych opłat
licencyjnych, w szczególności:
a) wystawienie serwisu www Producenta, udostępniającego nowe wersje Oprogramowania,
wydania uzupełniające, poprawki programistyczne, aktualne wersje Oprogramowania,
1 Termin dostawy oświadczenia producenta oprogramowania stanowi kryterium oceny ofert, dlatego zostanie uzupełniony zgodnie z Ofertą przed podpisaniem Umowy
Strona | 42 z 75
a także nowe wydania Oprogramowania, będącego kontynuacją linii produktowej, o ile są
w ramach udzielanej uprzednio licencji na Oprogramowanie;
b) dostarczanie aktualizacji funkcjonalnych i wspierających dla Oprogramowania oraz
poprawek bezpieczeństwa;
c) dostarczanie nowych wersji Oprogramowania i technologii, obejmujących m.in. poprawki
serwisowe, wersji wyższych (upgrade), wersji niższych (downgrade), wydań
uzupełniających oraz poprawek Oprogramowania wybranych wersji programów;
d) dostęp za pośrednictwem serwisu www do aktualnej dokumentacji technicznej
publikowanej i udostępnianej przez Producenta;
e) dostęp za pośrednictwem serwisu www do obrazów (plików), zawierających
poprawki/aktualizacje/nowe wersje Oprogramowania niezwłocznie po ich udostępnieniu
przez Producenta;
f) zapewnienie prawa do przenoszenia Oprogramowania na inną platformę systemową.
2) wsparcie w korzystaniu z Oprogramowania, w szczególności:
a) świadczenie całodobowej obsługi Zgłoszeń we wszystkie dni tygodnia (również w dni
ustawowo wolne od pracy) w modelu 365/24/7 w formie elektronicznej (poprzez
internetowy serwis www) oraz w formie telefonicznej pod numerem wskazanym przez
Wykonawcę w godzinach 9.00 – 17.00 w Dni robocze,
b) zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji w zakresie posiadanego
Oprogramowania, biuletynów technicznych, poprawek programistycznych oraz bazy
danych zgłoszonych problemów technicznych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu
przez internetowy serwis wsparcia technicznego pod adresem ________ [podać adres
www].
3) przekazywanie ostrzeżeń o zagrożeniach bezpieczeństwa w formie mailowej na adres _______
[podać adres e-mail]
4) w przypadku niedostępności internetowego serwisu wsparcia technicznego Wykonawca
zobowiązuje się każdorazowo do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres
skrzynki mailowej nadawcy Zgłoszenia potwierdzenia wpływu Zgłoszenia, zmiany statusu oraz
powiadomienia o sposobie jego rozwiązania. W przypadku braku możliwości potwierdzenia
przyjęcia lub powiadomienia o sposobie rozwiązania Zgłoszenia pocztą elektroniczną,
Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego telefonicznie.
2. Wsparcie techniczne Oprogramowania świadczone będzie na poziomie Podstawowych usług
wsparcia technicznego (Software Subscription and Support) zgodnie z zasadami opisanymi
w Załączniku nr 4 do Umowy, „Międzynarodowa Umowa Passport Advantage”.
Strona | 43 z 75
3. Wykonawca oświadcza, że posiada najwyższy status partnerstwa przyznawany przez Producenta
potwierdzony poświadczeniem producenta oprogramowania, o którym mowa w § 6.
4. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Oprogramowania
z najwyższą starannością, zgodnie z najlepszymi standardami obowiązującymi w branży
informatycznej zgodnie z postanowieniami Umowy, Oferty oraz OPZ.
5. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania w formie elektronicznej, na każde żądanie
Zamawiającego złożone przez serwis internetowy najnowszych, poprawionych, zaktualizowanych
wersji Oprogramowania w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego żądania.
§ 5.
Warunki realizacji świadczenia wsparcia technicznego Sprzętu
1. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć na rzecz Zamawiającego usługę wsparcia technicznego dla
Sprzętu w zakresie:
1) wsparcie w korzystaniu ze Sprzętu, w szczególności:
a) świadczenie całodobowej obsługi Zgłoszeń we wszystki dni tygodnia (również w dni
ustawowow wolne od pracy) w modelu 365/24/7 w formie elektronicznej (poprzez
internetowy serwis wwww) oraz w formie telefonicznej pod numerem wskazanym przez
Wykonawcę w godzinach 9.00 – 17:00 w Dni robocze;
b) zapewnienie elektronicznego dostępu do informacji w zakresie posiadanego Sprzętu,
biuletynów technicznych, poprawek programistycznych oraz bazy danych zgłoszonych
problemów technicznych przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez internetowy
serwis wsparcia technicznego pod adresem ___________ [podać adres www].
c) świadczenie wsparcia technicznego drogą telefoniczną lub eletkroniczna za
pośrednictwem poczty e-mail lub strony www oraz świadczenie wsparcia technicznego
w Lokalizacjach;
2) w przypadku niedostępności internetowego serwisu wsparcia technicznego Wykonawca
zobowiązuje się każdorazowo do przesłania Zamawiającemu drogą elektroniczną na adres
skrzynki mailowej nadawcy Zgłoszenia potwierdzenia wpływu Zgłoszenia, zmiany statusu oraz
powiadomienia o sposobie jego rozwiązania. W przypadku braku możliwości potwierdzenia
przyjęcia lub powiadomienia o sposobie rozwiązania Zgłoszenia pocztą elektroniczną,
Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego telefonicznie.
3) aktualizacji oprogramowania systemowego (firmware) Sprzętu, w szczególności poprzez
wystawienie serwisu www Producenta, udostępniającego nowe wersje oprogramowania
Strona | 44 z 75
systemowego, wydania uzupełniające, poprawki programistyczne, aktualne wersje, a także
nowe wydania oprogramowania systemowego, będącego kontynuacją linii produktowej;
2. Wykonawca oświadcza, że posiada najwyższy status partnerstwa przyznawany przez Producenta
potwierdzony poświadczeniem Producenta, o którym mowa w § 6.
3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu z najwyższą
starannością, zgodnie z najlepszymi standardami obowiązującymi w branży informatycznej zgodnie
z postanowieniami Umowy, Oferty oraz OPZ.
4. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania w formie elektronicznej, na każde żądanie
Zamawiającego złożone przez serwis internetowy najnowszych, poprawnionych, zaktualizowanych
wersji oprogramowania systemowego (firmware) Sprzętu w terminie 7 dni od dnia otrzymania
takiego żądania.
§ 6.
Warunki dostarczenia oświadczenia Producenta
1. W terminie wskazanym w § 3 ust. 1 Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu
pisemnego oświadczenia Producenta, potwierdzającego objęcie go usługą wsparcia technicznego
Oprogramowania i Sprzętu, zawierającego co najmniej nazwy produktów, numery PN, liczbę
licencji oraz daty obowiązywania usługi wsparcia. Dostarczenie oświadczenia Zamawiającemu
zostanie potwierdzone podpisanym przez Strony bez zastrzeżeń Protokołem odbioru certyfikatu.
2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenia Producenta, o których mowa w § 3 ust. 1
Umowy na własny koszt i ryzyko.
3. Zasadniczym kryterium odbioru przedmiotu Umowy w zakresie wsparcia technicznego
Oprogramowania i Sprzętu będzie jego zgodność z OPZ i Ofertą.
4. Wykonawca dostarczy oświadczenia Producenta, np. w formie certyfikatu „Proof of Entitlement”
na adres email [email protected].
5. Potwierdzeniem odbioru wsparcia technicznego Oprogramowania i Sprzętu będzie podpisany
przez Strony bez zastrzeżeń Protokół odbioru certyfikatu.
6. Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o terminie dostawy oświadczeń Producenta najpóźniej
jeden dzień przed planowaną ich dostawą.
7. Odbiór oświadczenia Producenta potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym
Oprogramowania nastąpi w dniu roboczym, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. w godzinach od
9:00 do 16:00, w siedzibie Zamawiającego lub w inny sposób ustalony i zaakceptowany uprzednio
przez obie Strony.
Strona | 45 z 75
8. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie czynności odbiorcze przedmiotu Umowy w zakresie
wsparcia technicznego Oprogramowani i Sprzętu, w tym podpisanie Protokołu odbioru certyfikatu
zostały zakończone w terminie określonym w § 3 ust. 1 Umowy.
§ 7.
Oświadczenia Stron
1. Wykonawca oświadcza, że:
1) posiada zasoby, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonywania
przedmiotu Umowy,
2) wykona przedmiot Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, w sposób
profesjonalny, z uwzględnieniem najlepszych praktyk,
3) w ramach swojego personelu dysponuje osobami posiadającymi niezbędną wiedzę
i umiejętności konieczne do właściwego wykonania Umowy, a w szczególności, że dysponuje
personelem o wszystkich wymaganych profilach kompetencji zawodowych niezbędnych do
realizacji przedmiotu Umowy,
4) wykonanie Umowy nie będzie prowadzić do wypełnienia przesłanek czynu nieuczciwej
konkurencji, w szczególności nie stanowi naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa osoby
trzeciej.
2. Wykonawca zapewnia, że w wyniku zawarcia Umowy nie dojdzie do naruszenia praw osób trzecich.
W przypadku zgłoszenia wobec Zamawiającego roszczeń o naruszenie praw osób trzecich objętych
powyższym zapewnieniem, Wykonawca podejmie na swój koszt wszelkie środki obrony
Zamawiającego przed takimi roszczeniami lub zarzutami i spowoduje, że Zamawiający będzie od
nich zwolniony, a także Wykonawca pokryje wszelkie koszty i straty, jakie poniesie Zamawiający
z tego tytułu.
3. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia we własnym zakresie i w ramach wynagrodzenia,
o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy wszystkich ewentualnych pozwoleń, zgód, certyfikatów
wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji
Umowy.
4. Wykonawca oświadcza, że ma prawo do korzystania z własności intelektualnej twórcy
oprogramowania, w tym nieograniczoną możliwość korzystania z narzędzi serwisowych i diagnostyki
realizowanej na poziomie kodu oprogramowania, a jeżeli Umowę wykonuje z podwykonawcą, to że
takie uprawnienia posiada podwykonawca.
5. Wykonawca oświadcza, że korzystanie przez niego i przez Zamawiającego z udzielonych w ramach
Umowy lub związanych z przedmiotem Umowy praw autorskich, licencji, praw własności
przemysłowej i intelektualnej nie narusza przepisów prawa, prawem chronionych dóbr osobistych lub
Strona | 46 z 75
majątkowych osób trzecich ani też praw na dobrach niematerialnych, w szczególności praw
autorskich, praw pokrewnych, praw rejestracji wzorów przemysłowych oraz praw ochronnych na
znaki towarowe.
6. Przetwarzanie danych osobowych podlega obowiązującym przepisom prawa, w szczególności
przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
7. Strony zgodnie oświadczają, że w ramach realizacji Umowy nie dochodzi do powierzenia
przetwarzania danych osobowych lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych. W
przypadku gdyby w toku realizacji Umowy konieczne było powierzenie lub dalsze powierzenie
przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego Wykonawcy, Strony zawrą umowę, której
wzór stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.
§ 8.
Podwykonawcy
1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy
podwykonawcom, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
2. Wykonawca wykona przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców:
[wskazanie firmy, danych kontaktowych, osób reprezentujących podwykonawcę]
3. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o każdej
zmianie danych dotyczących podwykonawców, jak również o ewentualnych nowych
podwykonawcach, którym zamierza powierzyć prace w ramach realizacji Umowy.
4. Informacja o zmianie danych dotyczących podwykonawców zostanie przekazana Zamawiającemu
w terminie 2 Dni roboczych od dokonania zmiany.
5. Informacja o zamiarze powierzenia prac nowemu podwykonawcy zostanie przekazana
Zamawiającemu nie później niż na 2 dni robocze przed planowanym powierzeniem mu realizacji
prac.
6. Niezależnie od powyższego, Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania
z podwykonawcą, o udziale którego w wykonaniu Umowy nie uzyskał informacji, do czasu
przekazania przez Wykonawcę niezbędnych danych, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe
wskutek braku współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.
7. Jeżeli Wykonawca zrezygnuje z posługiwania się podwykonawcą, na zasoby którego powoływał się
w toku postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy, wskazanego w Ofercie, to jest
zobowiązany do wykazania Zamawiającemu, że nowy podwykonawca spełnia warunki
postępowania lub kryteria w stopniu nie mniejszym, niż podwykonawca dotychczasowy.
Strona | 47 z 75
Zamawiający jest uprawniony do odmowy współdziałania z nowym podwykonawcą, co do którego
Wykonawca nie wykazał spełnienia warunków lub kryteriów kwalifikacji, do czasu wykazania przez
Wykonawcę ich spełnienia, a opóźnienie w wykonaniu Umowy, powstałe wskutek braku
współdziałania z takim podwykonawcą, stanowi zwłokę Wykonawcy.
8. W przypadku powierzenia wykonania części Umowy podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za
czynności wykonane przez podwykonawcę/ów oraz jego/ich personel oraz ich zaniechania, jak za
działania i zaniechania własne.
9. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez podwykonawcę części przedmiotu Umowy
upoważnia Zamawiającego do żądania od Wykonawcy odsunięcia podwykonawcy od realizacji
przedmiotu Umowy w sposób stały lub czasowy. W przypadku powstania z tego powodu
opóźnienia w realizacji Umowy, odpowiedzialność za nie na zasadzie ryzyka ponosi Wykonawca.
10. Zamawiający nie jest odpowiedzialny za zobowiązania Wykonawcy wobec osób trzecich.
§ 9.
Zasady bezpieczeństwa przy realizacji Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności w okresie trwania Umowy jak i w okresie
3 lat od dnia jej wygaśnięcia (bez względu na przyczynę wygaśnięcia) wszelkich informacji i danych,
jakie uzyskał w związku z wykonywaniem Umowy oraz informacji, co do których może powziąć
podejrzenie, iż są poufnymi informacjami albo danymi lub są jako takie traktowane przez
Zamawiającego, w szczególności:
1) nieujawniania i niezezwalania na ujawnienie informacji poufnych w jakiejkolwiek formie
w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego
wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności,
2) zapewnienia prawidłowej ochrony informacji poufnych przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem,
zgubieniem lub dostępem osób trzecich nieupoważnionych do uzyskania informacji,
3) przejęcia na siebie wszelkich roszczeń osób trzecich w stosunku do Zamawiającego,
wynikających z wykorzystania przez Wykonawcę informacji poufnych uzyskanych w czasie
wykonywania Umowy w sposób naruszający jej postanowienia,
4) niewykorzystywania informacji poufnych do innych celów niż wykonywanie czynności
wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod
rygorem nieważności.
2. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru danej informacji lub danych, przed ich
ujawnieniem lub uczynieniem dostępną, Wykonawca zwróci się na piśmie do Zamawiającego
o wskazanie, czy informację tę ma traktować jako poufną.
Strona | 48 z 75
3. Wszelkie informacje o Zamawiającym uzyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją prac
będących przedmiotem Umowy mogą być wykorzystane tylko w celu wykonania tych prac.
4. Wykonawca obowiązany jest dołożyć najwyższej staranności w celu przestrzegania postanowień
niniejszego paragrafu przez swoich pracowników oraz osoby działające na jego zlecenie lub w jego
interesie, bez względu na podstawę prawną związku tych osób ze Stroną.
5. Obowiązki określone w tym paragrafie nie dotyczą:
1) informacji publicznie dostępnych,
2) informacji, które były znane Wykonawcy przed otrzymaniem ich od Zamawiającego i nie
podlegają ochronie na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa,
3) obowiązku ujawnienia wynikającego z obowiązujących przepisów prawa.
6. Dane i informacje pozyskane w trakcie realizacji przedmiotu Umowy mogą być udostępniane na
uprawnione żądanie sądu lub organu administracji, po uprzednim pisemnym poinformowaniu
Zamawiającego o żądaniu ujawnienia.
7. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy oraz w przypadku odstąpienia od Umowy,
Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu lub do zniszczenia za pisemną zgodą
Zamawiającego wszelkich materiałów, jakie otrzymał w związku z wykonywaniem tej Umowy.
8. Wykonawca zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani w jakikolwiek sposób nie
rozpowszechniać, jakichkolwiek informacji, danych i materiałów, za wyjątkiem przypadków,
w jakich jest to konieczne w celach realizacji Umowy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie,
wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew
postanowieniom Umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po jej rozwiązaniu,
wygaśnięciu lub odstąpieniu od niej, bez względu na przyczynę.
10. W razie wystąpienia przez osobę trzecią z jakimikolwiek roszczeniami skierowanymi do
Zamawiającego z tytułu naruszenia poufności przekazanych Wykonawcy informacji, jak również
dóbr osobistych, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów związanych
z dochodzeniem roszczeń przez osoby trzecie, w tym zasądzonych kwot odszkodowania oraz
kosztów obsługi prawnej, w terminie 14 dni od daty doręczenia Wykonawcy wezwania do zapłaty.
11. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług wsparcia technicznego Sprzętu
i Oprogramownia w sposób zapobiegający utracie danych, do których będzie miał dostęp w trakcie
wykonywania tych obowiązków. W przypadku, gdy wykonywanie świadczenia usług będzie wiązało
się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego
przed przystąpieniem do prac oraz umożliwić wykonanie kopii zapasowych danych.
Strona | 49 z 75
12. Osoby, które będą świadczyć usługi wsparcia technicznego Sprzętu w siedzibie Zamawiajacego lub
w Lokalizacjach będą realizować te usługi w sposób uzgodniony z Zamawiającym, w szczególności
pod nadzorem przedstawicieli Zamawiającego.
§ 10.
Wynagrodzenie
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca otrzyma łączne maksymalne wynagrodzenie
w wysokości ……… zł brutto (słownie: ………….) zł, tj. netto ……………. zł (słownie: ……………), w tym
podatek VAT ……………. zł (słownie: …………..) zgodnie z obowiązującą stawką VAT.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 powyżej obejmuje wszystkie składniki Przedmiotu Umowy
wyszczególnione w § 1 ust. 1 Umowy, wszelkie obciążenia związane z realizacją Umowy oraz
wynikające z przepisów prawa, jak również wszystkie koszty, opłaty, wydatki Wykonawcy, w tym
koszty związane z licencjami lub sublicencjami oraz prawami zależnymi, a także podatki, jeśli są
należne.
3. Faktura VAT może zostać wystawiona nie wcześniej niż w dniu podpisania Protokołu odbioru
certyfikatu, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.
4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, płatne będzie w terminie 21 dni od daty otrzymania
przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, na konto Wykonawcy wskazane na
fakturze VAT.
5. Faktura VAT powinna zawierać, oprócz wymaganych danych, także numer Umowy, z której
realizacją wiąże się wypłata wynagrodzenia.
6. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej na
adres e-mail: [email protected]
7. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.
8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy
na osoby trzecie, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności.
§ 11.
Licencje na oprogramowanie i dokumentację
1. W przypadku dostarczenia w ramach Umowy w zakresie dopuszczonym przez Zamawiającego
oprogramowania lub nowych wersji oprogramowania objętych licencjonowaniem, z chwilą
dokonania odbioru, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, Wykonawca
udziela Zamawiającemu nieograniczonych terytorialnie, bezterminowych, przenoszalnych
i niewyłącznych licencji na korzystanie z oprogramowania na następujących polach eksploatacji:
1) wykorzystanie w zakresie wszystkich funkcjonalności w dowolny sposób,
Strona | 50 z 75
2) wprowadzenie i zapisywanie w pamięci komputerów, odtwarzanie, utrwalanie,
przekazywanie, przechowywanie, wyświetlanie i stosowanie,
3) instalowanie i deinstalowanie pod warunkiem zachowania liczby udzielonych licencji,
4) sporządzanie kopii zapasowej (kopii bezpieczeństwa),
5) przystosowywanie, tłumaczenie, wprowadzenie zmian, dokonywanie zmian układu lub
jakiekolwiek inne zmiany, rozporządzanie i korzystanie z tych zmian, z zachowaniem praw
osoby, która tych zmian dokonała oraz z zachowaniem wszystkich określonych w niniejszej
Umowie pól do eksploatacji na części zmienione,
6) publikacja i wyświetlanie w Internecie i innych mediach oraz publiczne udostępnianie w taki
sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w celu wykorzystania w miejscu i czasie przez
siebie wybranym,
7) korzystanie z produktów powstałych w wyniku eksploatacji oprogramowania, w szczególności
danych, raportów, zestawień oraz innych dokumentów kreowanych w ramach tej eksploatacji
oraz modyfikowania tych produktów i dalszego z nich korzystania.
2. Z chwilą dokonania odbioru licencji, w ramach wynagrodzenia określonego w § 10 ust. 1 Umowy,
Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji do dokumentacji dołączonej do
dostarczonego oprogramowania, uprawniającej Zamawiającego do korzystania z ww.
dokumentacji bezterminowo, bez ograniczeń terytorialnych na następujących polach eksploatacji:
1) stosowanie, utrwalanie, wyświetlanie, przekazywanie, rozpowszechnianie i przechowywanie
niezależnie od formatu, systemu lub standardu,
2) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek
środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym
wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie
takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie
i rozporządzanie tymi kopiami,
3) użyczanie oryginału albo egzemplarzy,
4) publiczne rozpowszechnianie, w tym udostępnianie w ten sposób, aby każdy mógł mieć do
niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne
udostępnianie na żądanie,
5) zezwolenie na tworzenie opracowań i przeróbek dokumentacji oraz rozporządzanie
i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszej
Umowie,
6) prawo do korzystania z dokumentacji do celów edukacyjnych lub szkoleniowych.
3. Wykonawca oświadcza, że licencje dostarczone w ramach Umowy zapewniają pełną realizację
funkcjonalności zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. W przypadku, gdy w trakcie trwania
Strona | 51 z 75
Umowy okaże się, że licencje nie zapewniają pełnej funkcjonalności zgodnie z wymaganiami,
Wykonawca jest zobowiązany uzupełnić brakujące licencje bez dodatkowego wynagrodzenia.
4. W ramach wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, Zamawiający będzie
uprawniony zgodnie z warunkami licencji do przeniesienia całości lub części uprawnień
wynikających z licencji na oprogramowanie, aktualizacji oprogramowania, poprawek i nowych
wersji lub udzielenia analogicznych sublicencji na rzecz Ministra Cyfryzacji.
§ 12.
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w okolicznościach i wysokościach ustalonych
poniżej:
1) w przypadku opóźnienia w terminie dostarczenia oświadczenia producenta oprogramowania
potwierdzającego objęcie wsparciem technicznym, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy,
Wykonawca zapłaci Zmawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto,
o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
2) w przypadku opóźnienia wobec Gwarantowanego Czasu Naprawy Sprzętu, o którym mowa w
pkt 3.3 OPZ, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 300,00 zł
(słownie: trzysta złotych 00/100), za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia,
3) w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia przez Zamawiającego z przyczyn
leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną
w wysokości 20% łącznego maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 10 ust.
1 Umowy,
4) w przypadku, gdy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy nie będzie możliwe korzystanie
przez Zamawiającego z uprawnień, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lub § 5 ust. 1 pkt 1)
Umowy przez okres dłuższy niż 4 godziny, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną
w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdą godzinę niemożności
korzystania z uprawnień,
5) w przypadku opóźnienia w terminie określonym w § 4 ust. 5 lub § 5 ust. 4 Umowy, Wykonawca
zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych
00/100) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
6) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 8 ust. 4, Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za
każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji,
Strona | 52 z 75
7) w przypadku niewykonania zobowiązania, o którym mowa w § 8 ust. 5, Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu karę umową w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych 00/100) za każdy
rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu informacji.
2. Kara umowna będzie płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego,
w terminie 14 dni kalendarzowych od daty doręczenia noty Wykonawcy.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
4. Jeżeli szkoda przewyższa wysokość kary umownej, Zamawiającemu przysługuje roszczenie
o zapłatę odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach
ogólnych.
5. Wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wyrządzone
Zamawiającemu przy wykonywaniu lub w związku z wykonywaniem postanowień Umowy.
§ 13.
Wypowiedzenie i odstąpienie od Umowy
1. Zamawiający może odstąpić od części lub całości Umowy w przypadkach określonych
w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności kodeksu cywilnego oraz określonych
w Umowie.
2. Zamawiający może:
1) wypowiedzieć Umowę w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania
jakiegokolwiek zobowiązania przez Wykonawcę. W takim przypadku Zamawiający wezwie
Wykonawcę do wykonania lub należytego wykonania Umowy wyznaczając mu termin 3 dni,
a po upływie tego terminu ma prawo wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym,
2) wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy w realizacji
jakiegokolwiek obowiązku określonego w Umowie powstaną opóźnienia przekraczające 14 dni,
3) wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Wykonawca nie jest
w stanie usunąć lub nie zdoła usunąć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wad
przedstawionego do odbioru Przedmiotu Umowy,
4) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży
w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub
dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub
bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od
dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
3. Oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy powinno zawierać uzasadnienie oraz być
sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności, a także powinno być niezwłocznie
dostarczone drugiej Stronie Umowy na adres korespondencyjny wskazany w § 16 ust. 2 Umowy.
Strona | 53 z 75
4. Wykonawca, niezwłocznie po doręczeniu mu pisemnego oświadczenia Zamawiającego
o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy, powstrzyma się od dalszego wykonywania przedmiotu
Umowy oraz dokona protokolarnej inwentaryzacji prac w toku z udziałem przedstawiciela
Zamawiającego, według stanu na dzień odstąpienia od Umowy lub wypowiedzenia Umowy.
§ 14.
Zmiany postanowień zawartej Umowy
1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w szczególności:
1) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż
zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e ustawy Prawo zamówień publicznych;
2) stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający
przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:
a) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym
odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub
zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa,
b) w przypadku powstałej po zawarciu Umowy sytuacji braku środków Zamawiającego na
sfinansowanie wykonania Umowy zgodnie z pierwotnie określonymi warunkami,
Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian polegających na ograniczeniu zakresu
przedmiotowego Umowy, co nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego
do wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w sytuacjach przewidzianych Umową lub
przepisami prawa,
c) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku
uzasadnionych przyczyn technicznych lub funkcjonalnych powodujących konieczność
zmiany sposobu wykonania Umowy lub terminu realizacji Umowy,
d) w zakresie sposobu realizacji Umowy lub terminu realizacji Umowy w przypadku
zaistnienia siły wyższej.
3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności,
z zastrzeżeniem przypadków, gdy Umowa wyraźnie zastrzega inną formę dla dokonania zmiany.
§ 15.
Zmiana Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy
Strona | 54 z 75
1. Strony zobowiązują się dokonać zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy,
o którym mowa w § 10 ust. 1 Umowy, w formie aneksu, każdorazowo w przypadku wystąpienia
jednej z następujących okoliczności:
a. zmiany stawki podatku od towarów i usług,
b. zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki
godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku
o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c. zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub
wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- na zasadach i w sposób określony w ust. 2 – 12 niniejszego paragrafu, jeżeli wskazane
okoliczności będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.
2. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki,
o której mowa w ust. 1 lit. a, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której
zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług po dniu wejścia w życie
przepisów zmieniających stawkę podatku.
3. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. a), wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się,
a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 lit.
b lub c, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu
do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku
z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia
za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad
podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie
wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. b, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie
o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości
wynagrodzeń pracowników świadczących usługi na rzecz Zamawiającego na podstawie Umowy
do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości
minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od
kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia.
6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie
o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą
wynagrodzenia pracownikom świadczącym usługi na podstawie Umowy. Kwota odpowiadająca
zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników
Strona | 55 z 75
świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi,
w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.
7. W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 1, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony
z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy wraz
z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką
wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła
bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy, uzasadniająca zmianę wysokości
wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
8. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 lit. b lub lit. c, jeżeli z wnioskiem występuje
Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać,
w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:
a. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników
świadczących usługi (bez ujawniania tzw. „danych wrażliwych”), wraz z określeniem zakresu,
w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części
wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust.
1 lit. b, lub
b. pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników
świadczących usługi (bez ujawniania tzw.” danych wrażliwych”), wraz z kwotami składek
uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim
wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części
wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi – w przypadku zmiany, o której mowa w ust.
1 lit. c.
9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. c, jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest
on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie
krótszym niż 10 dni roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiana
ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym
mowa w ust. 8 lit. b.
10. W terminie do 30 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 7, Strona,
która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza
wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie,
albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.
11. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym
zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust.
7. W takim przypadku przepisy ust. 8 - 10 stosuje się odpowiednio.
Strona | 56 z 75
12. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia
wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
§ 16.
Przedstawiciele Stron
1. Przedstawicielem ze strony Zamawiającego w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:
……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….
2. Przedstawicielem ze strony Wykonawcy w zakresie realizacji obowiązków umownych jest:
……………………………………………………….. e-mail: ………………………………………., tel. ……………………………….
3. Osoby wymienione w ust. 1 i 2 odpowiedzialne są merytorycznie za nadzór nad prawidłowością
i terminowością realizacji Umowy, w szczególności upoważnione są do monitorowania należytego
wykonania Umowy.
4. Zmiana osoby wskazanej w ust. 1 lub ust. 2 nie wymaga zmiany Umowy, a jedynie poinformowania
drugiej Strony w formie pisemnej. Zawiadomienie takie powinno zostać podpisane przez osoby
uprawnione do reprezentacji Stron.
§ 17.
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może, bez zgody Zamawiającego, przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków
wynikających z Umowy.
2. Wszelka korespondencja, zawiadomienia oraz inne oświadczenia, dla których w Umowie została
przewidziana forma pisemna, składane będą osobiście przez Stronę za pokwitowaniem odbioru
lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres korespondencyjny
Wykonawcy lub Zamawiającego, pod rygorem uznania za niedoręczoną. Wszelkie zmiany adresów
Strony będą komunikować sobie niezwłocznie pod tym samym rygorem. Strony oświadczają, że ich
aktualne adresy korespondencyjne są następujące:
Zamawiający: Centralny Ośrodek Informatyki, Aleje Jerozolimskie 132-136, Warszawa (02-305)
Wykonawca: …………………………………………………………………….……
3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie w szczególności przepisy ustawy
Prawo zamówień publicznych, Kodeksu Cywilnego.
4. Spory wynikłe na tle wykonywania Umowy rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną część Umowy stanowią Załączniki:
Załącznik nr 1 – Oferta Wykonawcy,
Załącznik nr 2 – Opis Przedmiotu Zamówienia,
Strona | 57 z 75
Załącznik nr 3 – Szczegółowy wykaz posiadanego Oprogramowania i Sprzętu objętego usługą
wsparcia technicznego,
Załącznik nr 4 – Międzynarodowa Umowa Passport Advantage
Załącznik nr 5 – Wzór Protokołu odbioru certyfikatu,
Załącznik nr 6 – Wzór umowy dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Strona | 58 z 75
Załącznik nr 3 do Umowy
Szczegółowy wykaz posiadanego Oprogramowania i Sprzętu objętego usługą wsparcia technicznego do Umowy nr COI/U/PZP/……/…../2018 (COI-…….…...2018)
z dnia ……… r.
Strona | 59 z 75
Załącznik nr 5 do Umowy
WZÓR PROTOKÓŁ ODBIORU CERTYFIKATU do Umowy nr COI/U/PZP/…../…../2018 (COI-ZAK. .2018)
z dnia … r.
Wykonawca
Zamawiający
………………………………….. ……………………………………………………………..
Centralny Ośrodek Informatyki Al. Jerozolimskie 132-136, 02-305 Warszawa
1. Wyszczególnienie:
Lp. Rodzaj
1. Oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie wsparciem technicznym
2. Decyzja o odbiorze
Zamawiający stwierdza, że oświadczenie zostaje / NIE zostaje odebrane* 3. Przyczyny nieprzyjęcia oświadczenie producenta oprogramowania potwierdzające objęcie
wsparciem technicznym (w przypadku odrzucenia odbioru)
……………………………….. ……………………………….. 4. Dotrzymanie terminu
Dostawa oświadczenia została wykonana w terminie* Dostawa oświadczenia NIE została wykonana w terminie* 5. Uwagi i postanowienia dodatkowe
……………………………….. 6. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu
dla każdej Strony.
Wykonawca Zamawiający
……………………………… ……………………………… * niepotrzebne skreślić
Strona | 60 z 75
UMOWA DALSZEGO POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w [***] dnia [***] pomiędzy:
1. Centralnym Ośrodkiem Informatyki z siedzibą w Warszawie, adres: Aleje Jerozolimskie
132-136, 02-305 Warszawa, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru
Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII
Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000372110,
NIP: 725-203-68-63, REGON: 100999489, zwanym dalej: „Procesorem”,
reprezentowanym przez:
1) [imię i nazwisko] – [funkcja];
2) [imię i nazwisko] – [funkcja]
oraz
2. [***] z siedzibą w [***], ul. [***], kod pocztowy [***], wpisaną do rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla
[***] w [***], [***] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem
KRS: [***], NIP: [***], REGON: [***], kapitał zakładowy w wysokości [***] złotych,
opłacony w całości/do kwoty [***] złotych, zwanym dalej „Dalszym Procesorem”,
reprezentowaną przez:
1) [imię i nazwisko] – [funkcja];
2) [imię i nazwisko] – [funkcja];
Procesor i Dalszy Procesor są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”.
Strona | 61 z 75
1. PRZEDMIOT UMOWY
Procesor i Dalszy Procesor zawierają umowę podpowierzenia przetwarzania
danych osobowych, zwaną dalej “Umową”, na mocy której Procesor powierza
Dalszemu Procesorowi przetwarzanie danych osobowych, rozumianych jako
informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej
(„osobie, której dane dotyczą”), w zakresie wskazanym w Załączniku A („Dane
osobowe”). Procesor przetwarza Dane osobowe w celu wykonania umów z
Ministrem Cyfryzacji jako administratorem Danych osobowych („Administrator”).
Powierzenie Danych osobowych Dalszemu Procesorowi następuje w celu
wykonania umowy nr ………………….. zawartej pomiędzy Stronami w dniu ………………
roku (dalej jako „Umowa główna”).
Dane osobowe będą przetwarzane przez Dalszego Procesora na terenie
wskazanym w Załączniku A.
Zakres powierzenia, wskazany w Załączniku A, może zostać w każdym momencie
rozszerzony lub ograniczony przez Procesora.
Dalszy Procesor może przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu
określonym w Umowie oraz w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usług
określonych w Umowie głównej. Przetwarzanie Danych osobowych przez Dalszego
Procesora odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy.
2. OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI DALSZEGO PROCESORA
Dalszy Procesor niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne,
doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie
umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z obowiązującymi
przepisami prawa. W szczególności Dalszy Procesor oświadcza, że znane mu są
zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych osobowych wynikające z:
2.1.1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych, dalej jako: „RODO”);
2.1.2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z
2018 r., poz. 1000, dalej jako: „Ustawa”);
2.1.3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z
2016 r., poz. 922 ze zm., dalej jako: „Ustawa”) oraz rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w
sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i
systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.
Strona | 62 z 75
U. z 2004 r. 100, poz. 1024, dalej jako: „Rozporządzenie”) - których Dalszy
Procesor zobowiązany był przestrzegać przed 25 maja 2018 r.
Dalszy Procesor jest zobowiązany:
2.2.1. przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w
celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa,
Umową oraz instrukcjami Procesora. Instrukcje (polecenia) są przekazywane
przez Procesora drogą elektroniczną (przesyłane na adres e-mail Dalszego
Procesora wskazany w Załączniku A); z zastrzeżeniem postanowień rozdziału 3,
Dalszy Procesor powinien wdrożyć instrukcje niezwłocznie, jednak nie później niż
w terminie 7 Dni Roboczych od ich otrzymania; jeżeli w ocenie Dalszego Procesora
termin 7-dniowy jest zbyt krótki na realizację instrukcji, powinien poinformować
o tym fakcie Procesora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-
mail Procesora wskazany w Załączniku A) wskazując uzasadnienie dla takiej
oceny; w takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin wdrożenia
instrukcji. Instrukcje nie będą rozszerzać zakresu obowiązków Dalszego Procesora
wynikających z Umowy ani Umowy głównej;
2.2.2. przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie
Procesora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo
krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych
przez Dalszego Procesora wynika z przepisów prawa, informuje on Procesora
drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku
prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na
ważny interes publiczny;
2.2.3. przetwarzać Dane osobowe wyłączenie w miejscu ustalonym w Umowie
głównej oraz na urządzeniach zarządzanych przez Dalszego Procesora i jego
personel lub Procesora, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa i
ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
2.2.4. udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na
zakres wykonywanych zadań otrzymały od Dalszego Procesora upoważnienie do
ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających
z Umowy oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba
fizyczna działająca z upoważnienia Dalszego Procesora, która ma dostęp do
Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Procesora, chyba że
przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;
2.2.5. zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych
zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że są to osoby podlegające
odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
2.2.6. wdrożyć, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w rozdziale 3 Umowy,
odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień
Strona | 63 z 75
bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób
fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie
Umowy oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie
projektowania oraz domyślnej ochrony danych (określonych w art. 25
RODO);
2.2.7. wspierać Procesora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich
środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku
odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie
wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Współpraca
Dalszego Procesora z Procesorem, w zakresie wskazanym w zdaniu
poprzedzającym, powinna odbywać się w formie i terminie
umożliwiającym realizację tych obowiązków Procesora; w związku z
realizacją tego obowiązku Dalszy Procesor jest w szczególności
zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia powierzonych
danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Procesora w terminie 2 Dni
Roboczych w formie określonej przez Procesora; Dalszy Procesor powinien
również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 Dnia Roboczego,
poinformować Procesora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby,
której dane dotyczą, złożonym u Dalszego Procesora; Dalszy Procesor nie
będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub
wyraźnego polecenia Procesora;
2.2.8. pomagać Procesorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–
36 RODO, tj. w szczególności w zakresie:
- zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez
wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych;
- dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi
nadzorczemu (w rozumieniu art. 4 pkt 21 RODO) oraz zawiadamiania osób,
których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Dalszego Procesora w
odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w rozdziale 8
Umowy);
- dokonywania przez Procesora oceny skutków dla ochrony danych oraz
przeprowadzania konsultacji Procesora z organem nadzorczym;
2.2.9. prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich
kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Procesora,
zawierający informacje o:
- nazwie oraz danych kontaktowych Dalszego Procesora oraz innych
podmiotów przetwarzających (w przypadku podpowierzenia danych
osobowych, o którym mowa w rozdziale 4 Umowy) oraz Procesora, a także
inspektora ochrony danych, gdy ma to zastosowanie;
Strona | 64 z 75
- kategoriach przetwarzań dokonywanych w imieniu Procesora;
- gdy ma to zastosowanie – przekazywaniu danych osobowych do państwa
trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwie tego państwa
trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
- ogólnym opisie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa,
służących do zabezpieczenia powierzonych danych osobowych;
2.2.10. udostępniać Procesorowi, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie
1 Dnia Roboczego, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia
przez Procesora obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa,
w szczególności z RODO, w tym przekazywać informacje o stosowanych
zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w
obszarze ochrony danych osobowych;
2.2.11. umożliwiać Procesorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Procesora
przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w rozdziale 6 Umowy;
2.2.12. niezwłocznie informować Procesora, jeżeli jego zdaniem wydane mu
polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub
unijnych o ochronie danych; informacja w tym przedmiocie przekazana
powinna zostać Procesorowi w formie elektronicznej (na adres e-mail
wskazany w Załączniku A) oraz powinna zawierać stosowne uzasadnienie i
wskazanie przepisu prawa, który zdaniem Dalszego Procesora został
naruszony;
2.2.13. niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 Dnia Roboczego, informować
(o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa)
Procesora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności
administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych
osobowych przez Dalszego Procesora, o jakiejkolwiek decyzji
administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych,
skierowanej do Dalszego Procesora, o wszelkich kontrolach i inspekcjach
dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora,
w szczególności prowadzonych przez organ nadzoru, a także o wszelkich
skargach osób, których dane dotyczą związanych z przetwarzaniem ich
Danych Osobowych;
2.2.14. przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Procesor, a
także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać,
anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane
osobowe zgodnie z wytycznymi Procesora i Umową główną;
2.2.15. prowadzić prace określone w Umowie głównej pod nadzorem osób
wskazanych przez Procesora.
Strona | 65 z 75
3. ŚRODKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE
Dalszy Procesor zapewni w okresie obowiązywania Umowy głównej ochronę
danych osobowych oraz zgodność z wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi
przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności, w
zakresie adekwatnym i związanym z realizowanym przedmiotem Umowy głównej,
określonym w Umowie głównej.
Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w pkt. 3.1 jest
odpowiedni, Dalszy Procesor jest zobowiązany uwzględnić ryzyko wiążące się z
przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z
prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub
nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych,
przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
Dalszy Procesor powinien również wdrożyć – zarówno przy określaniu sposobów
przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – odpowiednie środki
techniczne i organizacyjne, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad
ochrony danych określonych w RODO oraz w celu ochrony praw osób, których
dane dotyczą (zasada ochrony danych osobowych w fazie projektowania
określona w art. 25 ust. 1 RODO), a także odpowiednie środki techniczne i
organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe,
które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania
określonego w Załączniku A (zasada domyślnej ochrony danych określona w art.
25 ust. 2 RODO).
Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Dalszy
Procesor:
3.4.1. przestrzega wytycznych Procesora w zakresie sposobu zabezpieczenia
procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami
obowiązującego prawa, o których mowa w pkt. 2.1.1 oraz 2.1.2;
3.4.2. powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej oraz charakter, zakres,
kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności
osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie
Umowy.
W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do
rozpoznanych zagrożeń, Dalszy Procesor informuje o tym Procesora i w
porozumieniu z Procesorem dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia
przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Stron zakresu, sposobu i
terminu takich działań oraz rozliczenia związanych z nimi kosztów.
Strona | 66 z 75
W przypadku stwierdzenia przez Procesora konieczności zastosowania
dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin
ich wdrożenia oraz rozliczenie kosztów wdrożenia.
4. PODPOWIERZENIE
Procesor wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Dalszego Procesora
przetwarzania Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym
wskazanym w Załączniku B do Umowy w zakresie oraz celu zgodnym z Umową.
Dalszy Procesor jest zobowiązany do informowania o wszelkich zamierzonych
zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia dalszych podmiotów
przetwarzających. Procesor może sprzeciwić się dalszemu powierzeniu przez
Dalszego Procesora danych osobowych, w terminie 7 Dni Roboczych od
otrzymania informacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. W przypadku
wyrażenia sprzeciwu przez Procesora, Dalszy Procesor nie jest uprawniony do
powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu,
którego dotyczy sprzeciw.
Dalszy Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych
podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje
wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by
przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z
zakresu ochrony danych osobowych, wskazanych w pkt. 2.1.2, a także zapewniało
ochronę praw osób, których dane dotyczą.
Dalszy Procesor zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na
podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Dalszego
Procesora określonym w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia
wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych
i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
Dalszy Procesor zapewni również w umowie z dalszym podmiotem
przetwarzającym możliwość realizacji przez Procesora bezpośredniej kontroli
względem dalszego podmiotu przetwarzającego (w tym możliwość
przeprowadzania audytów, o których mowa w rozdziale 6 Umowy). Dalszy
Procesor jest zobowiązany poinformować dalszy podmiot przetwarzający, że
informacje, w tym dane osobowe, na temat tego podmiotu przetwarzającego
mogą być udostępnione Procesorowi w celu wykonania przez niego uprawnień, o
których mowa w zdaniu poprzedzającym.
Dalszy Procesor jest w pełni odpowiedzialny przed Procesorem za spełnienie
obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Dalszym
Procesorem a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot
przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony
Strona | 67 z 75
danych, pełna odpowiedzialność wobec Procesora za wypełnienie obowiązków
tego dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Dalszym Procesorze.
Dalszy Procesor zobowiązany jest zapewnić, by umowy z dalszymi podmiotami
przetwarzającymi ulegały rozwiązaniu w każdym wypadku rozwiązania Umowy,
niezależnie od przyczyny.
5. TRANSFER DANYCH OSOBOWYCH
Dalszy Procesor nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do
państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym,
chyba że Procesor udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem bezskuteczności,
zgody zezwalającej na taki transfer.
Jeśli Procesor udzieli Dalszemu Procesorowi uprzedniej zgody na przekazanie
Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim
Obszarem Gospodarczym, Dalszy Procesor może dokonać transferu tych danych
osobowych tylko wtedy, gdy:
5.2.1. państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych
osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
5.2.2. Prcoesor i Dalszy Procesor lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli
umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny
mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych
do państwa trzeciego.
6. AUDYT
Administrator lub Procesor (dalej każdy z nich zwany „podmiotem audytującym”)
jest w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności
przetwarzania danych osobowych przez Dalszego Procesora z Umową oraz
obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności podmiot audytujący może
przeprowadzić weryfikację zgodności i adekwatności środków technicznych i
organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych
przez Dalszego Procesora.
Podmiot audytujący poinformuje Dalszego Procesora co najmniej na 1 Dzień
Roboczy przed planowaną datą audytu o zamiarze jego przeprowadzenia, chyba
że z uwagi na wysokie ryzyko zagrożenia praw i wolności osób, których dane
dotyczą, audyt powinien być przeprowadzony niezwłocznie. Jeżeli w ocenie
Dalszego Procesora audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym
terminie Dalszy Procesor powinien poinformować o tym fakcie podmiot
audytujący drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail Procesora
wskazany w Załączniku A) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim
przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
Strona | 68 z 75
Dalszy Procesor ma obowiązek współpracować z podmiotem audytującym i
upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do
pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o
sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej
oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów
przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Dalszego Procesora.
Podmiot audytujący będzie prowadzić audyt z poszanowaniem tajemnic
przedsiębiorstwa Dalszego Procesora.
Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel podmiotu audytującego sporządza
protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele podmiotu audytującego i
Dalszego Procesora. Dalszy Procesor zobowiązuje się w rozsądnym czasie, w
terminie uzgodnionym z podmiotem audytującym, dostosować do zaleceń
pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i
poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdy
wdrożenie tych zaleceń będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, Dalszy
Procesor i podmiot audytujący wspólnie ustalą sposób ich ponoszenia przez
Strony.
Podmiot audytujący ma także prawo żądać od Dalszego Procesora składania
pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Dalszy Procesor zobowiązuje
się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 Dzień Roboczy,
na każde pytanie podmiotu audytującego dotyczące przetwarzania powierzonych
mu na podstawie Umowy Danych osobowych.
Dalszy Procesor jest zobowiązany zapewnić w umowie z dalszym podmiotem
przetwarzającym możliwość przeprowadzania przez podmiot audytujący audytu
zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot przetwarzający
z Umową na zasadach określonych w pkt. 6.1. – 6.4. powyżej.
Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi Dalszy Procesor i podmiot
audytujący we własnym zakresie, przy czym Dalszy Procesor nie ma prawa do
żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty jakiegokolwiek dodatkowego
wynagrodzenia z tytułu poniesienia takich kosztów.
7. POUFNOŚĆ
Dalszy Procesor ma obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy
ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:
7.1.1. powierzone przez Procesora Dane Osobowe, w tym szczególne kategorie
danych osobowych (w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);
7.1.2. informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Procesora (w
rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji);
Strona | 69 z 75
7.1.3. informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów
Procesora, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe i handlowe,
materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one
utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w
jakiejkolwiek formie i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Procesora, lub
jego kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące usług,
polityki cenowej, sprzedaży, wynagrodzeń pracowników, które Dalszy
Procesor otrzymał w okresie obowiązywania Umowy, lub o których
dowiedział się, czy też do których miał dostęp lub będzie w ich posiadaniu,
w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są
powszechnie znane.
Dalszy Procesor w szczególności zapewnia, że:
7.2.1. wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione mu przez Procesora
informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób
zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami
Umowy;
7.2.2. uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w
celu, w jakim zostały przekazane, udostępnione lub ujawnione;
7.2.3. posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej
osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków
przewidzianych w Umowie) – bez uprzedniej zgody Procesora, wyrażonej
w formie pisemnej;
7.2.4. będzie chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie
najwyższego poziomu staranności.
Dalszy Procesor zobowiązuje się nie kopiować, ani w inny sposób nie powielać
dostarczonych przez Procesora informacji poufnych lub ich części, z wyjątkiem
przypadków, kiedy jest to konieczne w celu, dla jakiego zostały przekazane lub w
innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie
wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych,
utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami
elektronicznymi, pozostają własnością Procesora i zostaną wydane, zniszczone lub
skutecznie usunięte z nośników informacji na jego żądanie.
Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom
Dalszego Procesora, osobom zatrudnionym przez Dalszego Procesora na
podstawie umów cywilnoprawnych, podwykonawcom Dalszego Procesora, którzy
z uwagi na zakres swych obowiązków, bądź zadania im powierzone będą
zaangażowani w wykonanie Umowy na rzecz Procesora, i którzy zostaną wcześniej
wyraźnie poinformowani o charakterze informacji poufnych oraz o
zobowiązaniach Dalszego Procesora do zachowania ich w tajemnicy wynikających
Strona | 70 z 75
z Umowy oraz zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji
poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących
przepisów prawa i Umowy głównej. Procesor upoważnia Dalszego Procesora do
udzielania dalszych upoważnień do przetwarzania informacji poufnych. Dalszy
Procesor ponosi całkowitą odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób.
Dalszy Procesor będzie zwolniony z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji
poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać
będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego
orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu
informacji o takim obowiązku Dalszy Procesor jest zobowiązany niezwłocznie, nie
później niż w terminie 24 godzin od dowiedzenia się o nim, powiadomić Procesora.
W takim przypadku Dalszy Procesor obowiązany jest do:
7.5.1. ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana
przez prawo;
7.5.2. podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione
informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane
tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.
Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu Umowy i jest
nieograniczone w czasie. W przypadku gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się
nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez
okres 10 lat od dnia wygaśnięcia Umowy głównej, niezależnie od przyczyny.
8. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ
Dalszy Procesor jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących
wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych
środków naprawczych.
Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych mu danych osobowych Dalszy
Procesor, bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 8 godzin od wykrycia
naruszenia, zgłasza je Procesorowi. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej
informacje o:
8.2.1. dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych
osobowych;
8.2.2. charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i
przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i
przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy
naruszenie;
8.2.3. systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli
naruszenie nastąpiło w związku z przetwarzaniem danych w systemie
informatycznym);
Strona | 71 z 75
8.2.4. przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej
naruszeniem;
8.2.5. charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;
8.2.6. kategoriach osób, których dotyczą dane osobowe objęte naruszeniem, a w
razie możliwości także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło
naruszenie;
8.2.7. możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji
dla osób, których dane dotyczą;
8.2.8. środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia
oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;
8.2.9. danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o
naruszeniu.
Jeżeli Dalszy Procesor nie jest w stanie w tym samym czasie przekazać Procesorowi
wszystkich informacji, o których mowa powyżej, powinien je udzielać
sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.
Dalszy Procesor bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające
na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
Dalszy Procesor jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń
ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia
ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych.
Dalszy Procesor jest zobowiązany na każde żądanie Procesora niezwłocznie
udostępnić mu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzednim.
Dalszy Procesor nie będzie bez wyraźnej instrukcji Procesora powiadamiał o
naruszeniu:
8.6.1. osób, których dane dotyczą; ani
8.6.2. organu nadzorczego.
9. CZAS TRWANIA UMOWY ORAZ ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI
Umowa zostaje zawarta na czas określony i przestaje obowiązywać wraz z
zakończeniem obowiązywania Umowy głównej.
Procesor uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem
natychmiastowym w przypadku zaistnienia ważnych powodów, w tym także w
razie naruszenia przez Dalszego Procesora lub dalszy podmiot przetwarzający
przepisów RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a w
szczególności, gdy:
Strona | 72 z 75
9.2.1. organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych
osobowych stwierdzi, że Dalszy Procesor lub dalszy podmiot
przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych,
9.2.2. prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Dalszy Procesor
nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
9.2.3. podmiot audytujący, w wyniku przeprowadzenia audytu, o którym mowa
w rozdziale 6 Umowy stwierdzi, że Dalszy Procesor nie przestrzega zasad
przetwarzania danych osobowych wynikających z Umowy lub
obowiązujących przepisów prawa lub Dalszy Procesor nie zastosuje się do
zaleceń pokontrolnych, o których mowa w pkt. 6.4.
Naruszenie przez Dalszego Procesora postanowień Umowy, RODO lub innych
obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych stanowi
podstawę do wypowiedzenia Umowy głównej.
W dniu zakończenia obowiązywania Umowy Dalszy Procesor powinien zgodnie z
dyspozycją Procesora zwrócić lub zniszczyć, w sposób odrębnie ustalony z
Procesorem, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa
krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych Danych osobowych.
Na prośbę Procesora Dalszy Procesor przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia
Danych osobowych w terminie przez niego wskazanym.
W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Procesora, w
trybie określonym w Umowie, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się
odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być
przetwarzane przez Dalszego Procesora.
W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych Dalszy
Procesor zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami
przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi umowy dalszego przetwarzania
danych będą ulegały automatycznemu rozwiązaniu w razie zakończenia
obowiązywania Umowy.
Dalszy Procesor odpowiada za szkody, jakie powstaną u Procesora, osób, których
dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub
przepisami prawa przetwarzania przez Dalszego Procesora Danych osobowych, a
w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobowych osobom
nieupoważnionym.
Dalszy Procesor ponosi względem Procesora odpowiedzialność na zasadach
ogólnych do wysokości rzeczywistej szkody, z wyłączeniem utraconych korzyści.
Procesor jest uprawniony do naliczenia Dalszemu Procesorowi kary umownej z
tytułu opóźnienia w zgłoszeniu naruszenia w terminie określonym w pkt 8.2, w
wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych i 00/100) za każdy przypadek
Strona | 73 z 75
opóźnienia w zgłoszeniu naruszenia. Wysokość kar umownych należnych
Procesorowi od Dalszego Procesora w toku realizacji Umowy nie przekroczy
całkowitej kwoty wynagrodzenia brutto przewidzianego w Umowie głównej.
Naliczenie kary umownej nie wyłącza odpowiedzialności Dalszego Procesora w
pełnej wysokości jeżeli wyrządzona szkoda przekracza wartość kary umownej.
10. ADRESY STRON I DANE OSÓB
Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana na
adresy Stron wskazane w Załączniku A.
Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem oraz Procesora w kontaktach z
Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy reprezentować będą osoby
wskazane w Załączniku A. Zmiana adresów i danych tych osób nie stanowi zmiany
Umowy. O każdej zmianie powyższych danych Strony powiadomią się na piśmie,
za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną. Osoby wskazane w Załączniku
A nie są uprawnione do zmiany Umowy, jej wypowiedzenia lub rozwiązania, chyba
że co innego wynika z treści okazanego przez nie pełnomocnictwa.
11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu. Umowa została sporządzona w
dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.
Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem
bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje
inną formę dokonywania zmian.
Dalszy Procesor nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy
bez uprzedniej zgody Procesora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem
bezskuteczności.
Wszelkie spory w związku z Umową zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu
powszechnego miejscowo właściwego zgodnie z Umową główną.
Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część. Lista Załączników jest
następująca:
11.5.1. Załącznik A – Zakres powierzenia danych osobowych;
11.5.2. Załącznik B – Lista dalszych podmiotów przetwarzających.
PODPISY:
_________________ ___________________
Procesor Dalszy Procesor
Strona | 74 z 75
ZAŁĄCZNIK A
ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH
ORAZ DANE KONTAKTOWE STRON
1) Charakter oraz cele przetwarzania: (…)
2) Kategorie osób, których dane dotyczą: (…)
3) Rodzaj danych osobowych: (…)
4) Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: (…)
5) Dane kontaktowe stron:
a. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana
do Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel. [xxx], email
[xxx];
b. Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana
do Dalszego Procesora na następujące dane kontaktowe: adres [xxx], tel.
[xxx], email [xxx].
6) Dane przedstawicieli Stron:
a. Dalszego Procesora w kontaktach z Procesorem w zakresie ustaleń Umowy
reprezentować będą następujące osoby: [xxx];
b. Procesora w kontaktach z Dalszym Procesorem w zakresie ustaleń Umowy
reprezentować będą następujące osoby: [xxx].
Strona | 75 z 75
ZAŁĄCZNIK B
WYKAZ DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH
Lp. Nazwa podmiotu, któremu
powierzono przetwarzanie Dane kontaktowe, dane IOD
Zakres i cel powierzonego
przetwarzania