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MANUAL DE PROCEDIMIENTOSCLAVE

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III.1. Adquisiciones PO32P0301

Objetivo

Establecer los mecanismos de control para gestionar y surtir las solicitudes internas de materiales, suministros, bienes muebles y contratación de servicios de las diferentes áreas de la Universidad dando cumplimiento a la normatividad.

Políticas

Para las adquisiciones con recursos estatal de materiales, suministros, bienes muebles y contratación de servicios de las diferentes áreas de la Universidad se atenderá lo establecido por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad.

Para las adquisiciones con recursos federal de materiales, suministros, bienes muebles y contratación de servicios de las diferentes áreas de la Universidad se atenderá lo establecido por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad.

Las adquisiciones de bienes y contrataciones se servicios se harán en base a la suficiencia presupuestal de esta casa de estudios.

Las solicitudes de adquisiciones de bienes y servicios deberán realizarse mediante el formato DAF-FSI-04 Solicitud Interna.

Las solicitudes deberán venir bien especificadas sin mencionar la marca del producto a adquirir, autorizadas y debidamente justificadas por el jefe directo, cuando se trate de diseños deberá venir acompañada del diseño impreso y digital y con el visto bueno de Rectoría y el Departamento de Prensa, Difusión y Actividades Culturales.

De ser necesario adquirir una marca o contratar con una empresa determinada según la necesidad del área con la justificación plena, así mismo deberán entregar la carta de exclusividad del proveedor de quien lo amerite.

Las solicitudes deberán venir debidamente separadas por articulo requerido en su misma categoría y/o servicio a solicitar.

Las adquisiciones se realizaran de acuerdo al calendario de sesiones autorizadas por el comité respectivo dado a conocer al personal de esta casa de estudios.

Las cotizaciones que se soliciten a los proveedores de bienes y servicios podrán recabarse de manera personal o por correo electrónico debidamente firmadas.

Los proveedores que se consideren deberán estar dados de alta en el padrón de proveedores de la UTC o del poder ejecutivo del estado de Querétaro. Cuando se trate de cadenas de autoservicio que ofrezcan el mejor costo se les podrá asignar el servicio o adquisición solicitado sin estar dados de alta en el padrón de proveedores de la UTC o poder ejecutivo del Estado de Querétaro.

Cuando en la requisición interna se soliciten bienes o servicios especializados, se le pedirá apoyo al área solicitante, para que presente una cotización del prestador del servicio solicitado.

El número de cotizaciones que se presentarán ante el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios se ajustará a lo siguiente:

o Para compras menores a 17 veces el salario mínimo general vigente, se podrán realizar a través del fondo fijo.

ELABORO: ING. S. ANAHI IBARRA NAVARRETE

TÉCNICO EN PLANEACIÓN

REVISÓ: C.P. FABIOLA VELÁZQUEZ CHAPARRODIRECTORA DE ADMÓN. Y FINANZAS /

AUTORIZÓ:M. EN E. ARTURO A. VALLEJO CASANOVA

RECTOR




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o Para compras hasta 50 salarios mínimos se deberán presentar al menos dos cotizaciones.

o Para compras mayores de 50 salarios mínimos se deberán presentar tres cotizaciones. Se notificara mediante el mismo formato de solicitud interna cuando no proceda. Cuando se trate de adquisiciones o contratación de servicios de para difusión deberá estar

presente en la sesión de comité el Jefe de Departamento de Prensa y Difusión.

Descripción de actividadesActividad Descripción Responsable

1 Presenta solicitud interna DAF-FSI-04. Conforme a las políticas establecidas al Técnico de Recursos Materiales. solicitante

2Reúne solicitudes y revisaSi cumple…. Pasa a punto 3No cumple…. Termina proceso

Técnico en Recursos Materiales

3

Revisa y realiza corte al día jueves de las solicitudes recibidas para presentarlas al Jefe de Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales y al Director de Administración y Finanzas para el análisis de la viabilidad de la adquisición.


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Analiza con el Rector si proceden o no las solicitudes recibidasSi procede…. Pasa a punto 5No procede…. Termina proceso

Directora de Administración y

Finanzas

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Si no proceden se devuelven al área usuaria… Fin del procedimiento.Si procede se analiza conforme a las políticas si se pasa a comité adquisiciones.No pasa por comité, se adquieren por caja chica o se hace el tramite mediante el procedimiento de pago. Si pasa por comité pasa al punto 4


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El técnico en Recursos Materiales realiza el estudio de mercado con los proveedores conforme a las políticas de este procedimiento y las presenta 6 días hábiles posteriores a la fecha limite de entrega de requisiciones al Jefe de Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales y al Director de Administración y Finanzas para el análisis de suficiencia presupuestalSi no existe suficiencia presupuestal se devuelve al solicitante mediante el formato.Si es a través del comité pasa al punto 5.

Técnico en Recursos Materiales.

7 Elabora cuadros comparativos conforme al estudio de mercado y prepara anexo 1 para envío al Departamento de Recursos Financieros, Programación y Contabilidad para que determine la fuente de financiamiento, el objeto del gasto, las combinaciones contables y la suficiencia presupuestal.

Técnico de Recursos Materiales





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8Envía anexo 1, 8 días hábiles posteriores a la fecha límite de entrega de requisiciones al Departamento de Recursos Financieros, Programación y Contabilidad.


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El Departamento de Recursos Financieros, Programación y Contabilidad tendrá 2 días hábiles a partir del día de la recepción para entregar anexo 1 con los datos solicitados y la suficiencia presupuestal en el sistema Oracle y lo turna al Departamento de Recursos Humanos Materiales y Servicios Generales.Emite oficio de suficiencia presupuestal a la Dirección de Administración y Finanzas para su autorización.

Jefa del Departamento de Recursos Financieros,

Programación y Contabilidad.

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El Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales emite convocatoria al comité mediante oficio y se entrega, posteriormente recibe acuse mediante el proceso de mensajería.

Jefe del Departamento de Recursos

Humanos, Materiales y Servicios Generales.

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Elabora proyecto de acta conforme al estudio de mercado y documentación necesaria para la celebración de la sesión del comité.



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Se lleva a cabo la sesión de comité conforme a la convocatoria y se desahogan los puntos del orden del día, en caso de tratarse alguna adquisición o servicio especializado se le pedirá al área solicitante que asista para defender el punto y validar la adquisición o servicio, se levanta un acta de los acuerdos tomados por el comité, la cual se firma por todos los miembros del comité. De ser necesario se solicitara el contrato al área jurídica proporcionando teléfono y correo electrónico del proveedor mediante oficio.



13Solicita la información al proveedor y realiza el contrato. Entrega a la Dirección de Administración y Finanzas copia del contrato debidamente firmado.

Abogado General

14 Se procede a realizar las órdenes de compra en sistema Oracle, conforme a los acuerdos aprobados por el comité.


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La orden de compra la aprueba primero el Jefe de Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales validando los montos y el proveedor asignado conforme al acta del comité.



16Se pasa a una segunda aprobación por la Directora de Administración y Finanzas misma que detonara el proceso de validación en el sistema Oracle.

Directora de Administración y

Finanzas17 Una vez aprobadas las órdenes de compra en el sistema

Oracle se procede a imprimir la Orden de Compra y recabar firmas del Departamento de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales y con la Directora de Administración y






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Finanzas, misma que le da validez al documento para envío a el proveedor adjudicado.

18Se envían las órdenes de compra debidamente firmadas a los proveedores adjudicados mediante correo electrónico institucional.


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En caso de requerir anticipo se solicitara la factura al proveedor para realizar el trámite mediante el procedimiento de pagos.


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Se recibe el material solicitado del proveedor adjudicado y se procede a la entrega del mismo con el área que realizo la solicitud interna mediante el formato DAF-FEI-03.Se solicita realicen la evaluación al usuario del servicio recibido.


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En caso de la adquisición de activos fijos se le entregara la factura y el activo al Jefe de Oficina de Servicios Generales para que realice el resguardo correspondiente a la persona que se le entregara el activo.


22Realizara el resguardo cotejando los números de serie y factura correspondiente del activo. Jefe de oficina de

Servicios Generales

23

Se entrega el activo con formato DAF-FEI-03 y recaba firma del resguardante.Se solicita realicen la evaluación al usuario del servicio recibido.

Jefe de oficina de Servicios Generales, Técnico de Recursos

Materiales

24Realiza el oficio y la documentación soporte de acuerdo a las políticas del procedimiento de pago al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Programación y Contabilidad.


25

Reviso y firmo el oficio para que tramite de pago con el área de contabilidad.



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Se identifica el pago y se envía al proveedor con copia a contabilidad para solicitar la factura de pago cuando aplique de acuerdo a la normatividad, una vez recibida se turna al departamento de contabilidad.






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Diagrama de flujo





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Documentos de referencia

DocumentosLey de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios

Registros

RegistrosTiempo de Retención Responsable Ubicación Código de registro

Solicitud interna

3 años Técnico en Recursos

Materiales

Portal de la Universidad SGC

DAF-FSI-04

Cuadro Comparativo


Materiales


DAF-FCC-05

Orden de Compra


Materiales

Sistema Oracle N/A

Entrega de Insumos

3 años Jefe del Departamento de

RH. M. y SG.


DAF-FEI-03





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AnexosSolicitud interna - DAF-FSI-04





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Cuadro Comparativo - DAF-FCC-05





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Orden de Compra





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Entrega de Insumos - DAF-FEI-03





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Documents

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