LOGINmis.thanuongbi.vn/AdUserFiles/TemplateFile/MIS_user... · Web view1.5 Danh mục đơn vị 35 1.5.1 Danh sách chuyên viên 35 1.5.2 Danh mục vị trí lưu trữ văn bản

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM - VNPT

CÔNG TY ĐIỆN TOÁN VÀ TRUYỀN SỐ LIỆU - VDC

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM

HỆ THỐNG THÔNG TIN TRỢ GIÚP TÁC NGHIỆP MIS

(Phiên bản tài liệu: Dự thảo)

Hà Nội 2010

Giới thiệu sản phẩm

Tên sản phẩm: Phần mềm Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp tác nghiệp

Nhà cung cấp: Công ty điện toán và truyền số liệu VDC

Phiên bản: 1.1

Địa chỉ: Tòa nhà Internet Lô IIA Làng quốc tế Thăng Long

MỤC LỤC

2Giới thiệu sản phẩm

41Hướng dẫn sử dụng

41.1Đăng nhập

41.1.1Mục đích :

41.1.2Đối tượng thực hiện:

41.1.3Hoạt động:

81.2Văn bản đơn vị

81.2.1Văn bản đến

121.2.2Văn bản đi

151.2.3Văn bản trình

191.3Văn bản công ty

191.3.1Văn bản đến

231.3.2Văn bản đã ban hành

241.3.3Văn bản nội bộ

261.3.4Văn bản chờ ban hành

291.3.5Sổ trình ký văn bản

311.4Lịch tuần

311.4.1Đăng ký lịch tuần

341.4.2Tra cứu lịch tuần

351.5Danh mục đơn vị

351.5.1Danh sách chuyên viên

371.5.2Danh mục vị trí lưu trữ văn bản

411.6Danh mục sổ văn bản

411.6.1Mục đích

411.6.2Đối tượng thực hiện

411.6.3Hoạt động

421.7Quản lý thông tin danh mục Danh bạ nội bộ

421.7.1Mục đích:



441.8Quản lý Tin tức/Thông báo




501.9Quản lý Báo cáo tuần, tháng




541.10Quản lý tổng hợp báo cáo tuần




551.11Quản lý Thông báo giao ban




1 Hướng dẫn sử dụng

Mô tả chung: Sau khi đăng nhập vào chương trình, người sử dụng sẽ thao tác trên các Menu để sử dụng các chức năng của chương trình: Thêm, sửa, xóa các bảng danh mục, sử dụng các chức năng sẵn có của chương trình.

Các nhóm người sử dụng theo chức năng:

· Nhóm chuyên viên: Nhóm chuyên viên là nhóm người dùng có quyền hạn ở mức chuyên viên thông thường. Mỗi chuyên viên có thể đăng nhập vào MIS để nhận gửi thông tin, đối với các thông tin gửi đi ở cấp đơn vị (văn bản, đăng ký lịch tuần, báo cáo tuần, tin tức,..) thì chuyên viên không thể thực hiện việc kiểm duyệt nếu không được cấp quyền. Nghĩa là đối với chuyên viên thông thường thì các thông tin muốn phát hành ra bên ngoài đơn vị thì cần được sự đồng ý (kiểm duyệt) của lãnh đạo đơn vị hoặc người được lãnh đạo đơn vị ủy quyền (lãnh đạo đơn vị cấp quyền cho chuyên viên trên hệ thống).

· Nhóm lãnh đạo đơn vị: Nhóm này là những người dùng có chức danh là Trưởng, Phó các phòng ban có toàn quyền quản lý kiểm duyệt thông tin trong đơn vị mình. Lãnh đạo đơn vị có thể tạo thêm danh sách người sử dụng trong đơn vị mình cũng như thực hiện cấp quyền cho họ. Đồng thời lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền (cấp quyền) cho người sử dụng nào đó trong đơn vị mình để thực hiện chức năng kiểm duyệt thông tin như: Văn bản, lịch tuần, báo cáo tuần, tin tức, …

· Nhóm văn thư công ty: Nhóm này ngoài chức năng như các chuyên viên thông thường còn có các chức năng quản lý chung về công tác văn thư của công ty như: Cấp số văn bản, thực hiện trình văn bản, cấp số hợp đồng, kiểm duyệt tin tức chung, quảnn lý chung danh bạ,..

· Nhóm Lãnh đạo công ty: Nhóm này có thể thực hiện các chức năng của Văn thư công ty và chức năng của Lãnh đạo đơn vị. Có thể nhận và phân phối lại văn bản cho các đơn vị khác trong công ty, theo dõi quá trình xử lý văn bản của các đơn vị và cá nhân….

1.1 Đăng nhập

1.1.1 Mục đích :

Cho phép người sử dụng đăng nhập vào chương trình.

1.1.2 Đối tượng thực hiện:

Đối tượng thực hiện là người sử dụng và các nhà quản trị hệ thống.

1.1.3 Hoạt động:

- Để đăng nhập vào chương trình người sử dụng nhập đúng địa chỉ ip đăng nhập vào hệ thống và phải điền đúng và đầy đủ các thông tin sau:

+ User name : Tên người sử dụng truy cập.

+ Password : Mật khẩu đăng nhập.

+ Người sử dụng nhập đầy đủ thông tin và ấn vào nút Sign in. Hệ thống sẽ chuyển người sử dụng vào giao diện chương trình

Đổi mật khẩu:

Để đổi mật khẩu bạn bấm chuột vào liên kết Acount (Tài khoản) trên banner (phía trên thanh menu), khi đó hiển thị trang như sau:

Bạn bấm chuột vào liên kết Change password tại dòng Password của phần thông tin chi tiết người dùng, khi đó chuyển đến trang thay đổi mật khẩu như sau:

Nhập vào mật khẩu cũ và mật khẩu mới phù hợp, sau đó bấm nút Change password để thay đổi mật khẩu.

Cập nhật thông tin cá nhân:

Tại trang thông tin cá nhân như ở trên, bạn bấm vào liên kết Edit tạo dòng cuối cùng bảng thông tin chi tiết người dùng, khi đó bảng thông tin chi tiết cho phép bạn cập nhật các thông tin sau đó bấm nút Update để ghi lại, bấm Cancel để bỏ qua.

Chú ý: Tại phần Personalize cho phép bạn lựa chọn theme và ngôn ngữ, bạn nên lựa chọn theme là misSkin và ngôn ngữ Vietnamese.

Cập nhật danh sách chuyên viên trong Đơn vị:

Trưởng phòng là người có quyền quản lý và cấp quyền cho các chuyên viên trong đơn vị mình, để thực hiện việc này truy cập vào menu Danh mục ( Danh sách chuyên viên:

Để tạo mới người sử dụng, bấm vào nút Tạo mới, để sửa thông tin thành viên nào thì bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin của người dùng ấy, khi đó chuyển đến trang:

Thay đổi thông tin rồi ghi lại.

Chú ý: Trong các mục thông tin nhập vào cho một người dùng thì Đơn vị, Chức danh, Tên đăng nhập, Mật khẩu, Họ và tên, Email…là các mục bắt buộc phải nhập.

Cấp quyền cho người sử dụng:

Sau khi tạo ra người sử dụng thì phải cấp quyền cho họ, trên danh sách chuyên viên bấm chuột vào tên của người muốn cấp quyền, khi dó danh sách các quyền sẽ hiển thị, đánh dấu vào mục nào thì người sử dụng sẽ có quyền tương ứng.

1.2 Văn bản đơn vị

1.2.1 Văn bản đến

1.2.1.1 Mục đích

Theo dõi thông tin các văn bản đến đơn vị, các văn bản này có thể đến từ công ty hoặc đến từ các đơn vị khác trong công ty.

1.2.1.2 Đối tượng hoạt động

Người sử dụng chương trình có chức năng theo dõi các văn bản đến của đơn vị

1.2.1.3 Hoạt động

Truy cập vào menu Văn bản đơn vị ( Văn bản đến. Bạn sẽ đến trang như sau:

Trang danh sách này chứa các văn bản đến của một đơn vị, trong đó bao gồm cả văn bản đến của công ty mà đơn vị này được nhận và văn bản đến từ các đơn vị khác trong công ty gửi cho đơn vị này. Trong đó có các ký hiệu màu sắc như sau:

Màu vàng (Mức 1) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách nhiệm xử lý chính văn bản đó tức.

Màu xanh nhạt (Mức 2) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách nhiệm xử lý liên quan văn bản đó.

Màu trắng chỉ ra rằng các văn bản tương ứng là văn bản mang tính tham khảo.

Để xem thông tin một văn bản bạn bấm chuột trái lên dòng chứa thông tin văn bản muốn xem. Khi đó thông tin một văn bản hiện ra có thể như sau:

Sau khi văn bản đến đơn vị, trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền có thể phân công xử lý văn bản đó cho các thành viên trong đơn vị. Để thực hiện việc phân công, bấm vào mục Phân công xử lý văn bản, khi đó xuất hiện nội dung chỉ đạo và danh sách thành viên trong đơn vị để phân công như sau:

Sau khi ghi ý kiến xử lý nếu cần và đánh dấu tên thành viên muốn phân công, bấm vào nút Phân công để thực hiện phân công xử lý. Sau khi phân công xử lý thì văn bản này sẽ xuất hiện trong danh sách văn bản cần xử lý của mỗi người sau khi đăng nhập như sau:

Trong quá trình xử lý văn bản, những người liên quan có thể ghi ý kiến xử lý đối với văn bản đó, để thực hiện việc ghi ý kiến này tại trang danh sách văn bản bấm vào liên kết Xử lý có biểu tượng như sau:

Khi đó sẽ chuyển đến trang như sau:

Để tạo mới một ý kiến bấm vào nút Tạo mới, khi đó đến trang như sau:

Nhập thông tin ý kiến xử lý và ghi lại, ở đây có mục Phạm vi ý kiến xử lý nhằm phân biệt ý kiến này là với Văn thư công ty hay là với các thành viên trong đơn vị.

Mục Tìm kiếm phía góc trên bên phải của danh sách văn bản đến cho phép bạn tìm kiếm văn bản đến theo các tiêu chí được chỉ ra, để thực hiện tìm kiếm bạn bấm vào liên kết Tìm kiếm khi đó sẽ hiển thị vùng tìm kiếm như sau:

Tùy theo các thông tin bạn muốn tìm mà cung cấp, sau đó bấm nút Tìm kiếm để thực hiện.

1.2.2 Văn bản đi


Chứa danh sách các văn bản đi của đơn vị, bao gồm các văn bản gửi nội bộ trong công ty và văn bản gửi ra bên ngoài công ty.

1.2.2.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý văn bản đi của đơn vị.


Văn bản đi nội bộ công ty là văn bản do các đơn vị bên trong công ty phát hành nội bộ mà không cần trình lấy ý kiến của lãnh đạo công ty. Để thực hiện tạo và gửi văn bản nội bộ, truy cập vào menu Văn bản đơn vi ( Văn bản đi, khi đó chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản đi do đơn vị phát hành, để tạo mới bấm nút Tạo mới, để chỉnh sửa bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản muốn sửa, để xóa đánh dấu vào văn bản và bấm liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới văn bản đi nội bộ không thông qua trình ký tức là văn bản gửi thẳng đến các đơn vị nội bộ mà không cần trình lãnh đạo công ty. Khi bấm vào nút Tạo mới sẽ chuyển đến trang sau:

Cung cấp các thông tin cần thiết cho văn bản. Mục Sổ văn bản nhằm quản lý đánh số tự động cho văn bản, sau khi chọn Sổ văn bản trong danh sách thì số kí hiệu của văn bản sẽ được đánh tự động. Văn bản đi nội bộ sẽ được đánh số theo đơn vị, văn bản đi ra bên ngoài công ty sẽ đánh số theo số ký kiệu của công ty.

Chú ý: Bạn phải thực hiện việc gắn kèm tệp (nếu có) trước khi cập nhật thông tin của văn bản, điều này để đảm bảo rằng tệp gắn kèm đã được upload lên máy chủ thành công trước khi ghi lại thông tin của văn bản nhằm tránh trường hợp nếu upload đồng thời với ghi thông tin văn bản thì có thể quá trình upload không thành công thì văn bản cũng ko được ghi lại.

Mục Văn bản liên quan: để chỉ ra các văn bản mà văn bản này có liên quan. Để thực hiện gắn văn bản liên quan bạn bấm vào liên kết Văn bản liên quan, khi đó xuất hiện vùng tìm kiếm văn bản liên quan, tìm kiếm văn bản liên quan cần thiết rồi bấm vào nút Chọn ngược lại bấm nút Đóng để hủy bỏ.

Chú ý: Đối với các đơn vị thì giới hạn tìm kiếm văn bản liên quan là các văn bản do đơn vị tạo ra và các văn bản đến đơn vị.

Mục Đơn vị nhận văn bản: Là các đơn vị nội bộ trong công ty sẽ nhận văn bản:

Sau khi một văn bản đi được phát hành thì văn bản này trở thành văn bản đến đối với các đơn vị nhận đã được chỉ ra ở trên.

Hiệu chỉnh thông tin: Bấm chuột vào dòng chứa thông tin văn bản muốn chỉnh sửa rồi làm tương tự như khi tạo mới.

Xóa văn bản: đánh dấu văn bản muốn xóa (đánh dấu vào ô check bên trái văn bản) và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

1.2.3 Văn bản trình


Tạo văn bản trình lãnh đạo công ty về nội dung nào đó. Đối với những văn bản phát hành ra bên ngoài hoặc trong nội bộ công ty mà cần xin ý kiến của lãnh đạo công ty thì sẽ tuân theo quy trình trình ký, sau khi kết thúc quy trình trình ký thì văn bản trở thành văn bản đi.


Người sử dụng chương trình có chức năng tạo văn bản trình của đơn vị.


Để tạo văn bản đi trình lãnh đạo, bạn truy cập vào menu Văn bản đơn vi ( Văn bản trình, khi đó sẽ đến trang như sau:

Trang này chứa các văn bản của đơn vị đang trình lên lãnh đạo. Để thêm mới văn bản trình bạn bấm vào nút Tạo mới, để chỉnh sửa bạn bấm chuột trái vào dòng chứa văn bản muốn sửa, để xóa văn bản trình bạn đánh dấu văn bản đó và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới văn bản trình:

Để thực hiện bạn bấm vào nút Tạo mới, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết cho văn bản trình, trong đó:

Mục văn bản liên quan: Để chỉ ra các văn bản đã có mà văn bản này có liên quan để tiện theo dõi. Bấm vào liên kết Văn bản liên quan để tìm kiếm và gắn văn bản liên quan vào văn bản này.

Mục Vị trí lưu trữ văn bản giấy: Là mục bạn chọn ngăn tủ hồ sơ chứa văn bản dạng giấy của văn bản này (ví dụ trong một tủ hồ sơ có 3 ngăn đánh số từ ngăn 1 đến ngăn 3).

Mục Chi tiết lưu trữ: Là mục bạn mô tả chi tiết vị trí của văn bản đó trong ngăn tủ (ví dụ Kẹp công văn đi từ 1 đến 300 nghĩa là văn bản được để trong kẹp công văn đánh số từ 1 đến 300).

Mục Đơn vị nhận nội bộ: Là nơi bạn chọn các đơn vị nội bộ công ty sẽ nhận văn bản này. Bấm vào liên kết Đơn vị nhận nội bộ sẽ hiện ra danh sách các đơn vị để chọn.

Mục Găn kèm tệp: để gắn kèm các tệp cho văn bản trình tương ứng, để thực hiện bạn bấm vào liên kết Găn kèm tệp.

Bạn chọn tệp cần gắn kèm sau đó bấm vào nút Upload để thực hiện.

Mục Thông tin trình ký: cung cấp thông tin lãnh đạo đơn vị duyệt văn bản, lãnh đạo công ty sẽ trình văn bản lên và thông tin liên hệ với người trình văn bản.

Sau khi cung cấp các thông tin, bấm Cập nhật để ghi lại, bấm Xóa bỏ để xóa thông tin, bấm Quay lại để trở về trang danh sách.

Sau khi văn bản trình được tạo ra, tổ thư ký sẽ xem xét và chuyển văn bản cho lãnh đạo ký duyệt văn bản.

Trong quá trình trình ký văn bản nào đó, tổ thư ký có thể ghi ý kiển chỉ đạo của lãnh đạo công ty và thay đổi trạng thái của văn bản trình; các đơn vị có thể thấy sự thay đổi thông tin này trên trang danh sách văn bản trình của đơn vị mình.

Sau khi lãnh đạo ký thì văn bản được chuyển đến văn thư để đóng dấu và cấp số trở thành văn bản đi của công ty.

1.3 Văn bản công ty

Menu văn bản công ty dùng cho cán bộ văn thư của công ty quản lý các văn bản của công ty như công văn đến, công văn đi, văn bản trình ký.

1.3.1 Văn bản đến

Văn bản đến bao gồm các văn bản đến từ bên ngoài Công ty, do văn thư cập nhật và phân phối cho các đơn vị.


Cập nhật thông tin văn bản đến công ty và phân phối văn bản cho các đơn vị liên quan.


Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý văn bản đến của công ty.


Truy cập vào menu Văn bản công ty ( Văn bản đến, khi đó sẽ chuyển đến trang danh sách như sau:

Danh sách hiện ra chứa các văn bản đến của công ty, để thêm mới văn bản bạn bấm vào nút Tạo mới, để sửa một văn bản bạn bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản đó, để xóa văn bản bạn đánh dấu vào văn bản muốn xóa và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Thêm mới một văn bản:

Sau khi bạn bấm vào nút Tạo mới, sẽ chuyển đến cửa sổ sau đây:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết cho một văn bản, sau khi hoàn tất bạn bấm nút Cập nhật để ghi lại, nút Hủy bỏ để bỏ qua, nút Quay lại để trở về trang trước đó.

Mục Văn bản liên quan cho phép bạn gắn các văn bản mà văn bản hiện tại có liên quan đến. Để thực hiện, bạn bấm vào liên kết Văn bản liên quan. Khi đó hiển thị một vùng dữ liệu cho phép bạn tìm kiếm các văn bản liên quan:

Để chọn văn bản nào bạn đánh dấu vào văn bản đó và bấm nút Chọn, ngược lại bấm nút Đóng để thoát.

Mục Phân văn bản để thực hiện phân phối văn bản này cho các đơn vị được chọn. Để thực hiện bạn bấm vào liên kết Phân văn bản, khi đó một vùng dữ liệu sẽ hiện ra:

Bạn đánh dấu vào các đơn vị cần thiết. Trong đó phần Phân công xử lý để chỉ ra các đơn vị có trách nhiệm xử lý văn bản này, trong các đơn vị đó thì đơn vị nào chủ trì đơn vị nào liên quan. Phần Đơn vị được phép xem để đánh dấu các đơn vị ngoài các đơn vị xử lý được phép xem văn bản này.

Mục Gắn kèm tệp thực hiện việc gắn kèm các tệp dữ liệu cho văn bản. Sau khi chọn các tệp đính kèm tương ứng, bạn bấm vào nút Upload để thực hiện việc upload tệp lên server. Chú ý là bạn thực hiện việc upload này trước khi cập nhật văn bản để đảm bảo rằng tệp đã được upload lên server hoàn thành trước khi việc cập nhật thông tin văn bản diễn ra.

1.3.2 Văn bản đã ban hành


Theo dõi danh sách các văn bản đã ban hành của công ty.


Người sử dụng chương trình có chức năng theo dõi, in danh sách văn bản đi của công ty.


Văn thư có thể dựa vào danh sách văn bản để in ra thành sổ theo dõi văn bản.

Để thực hiện bạn truy cập vào menu Văn bản công ty ( Văn bản đã ban hành, khi đó hiện ra trang danh sách như sau:

Tại vùng tìm kiếm bạn có thể giới hạn số lượng văn bản in ra bằng các cung cấp các tham số tìm kiếm hoặc giới hạn bằng ngày tháng khi nhập tham số Từ ngày và tham số Đến ngày. Sau đó để in danh sách ra tệp Excel bạn bấm vào nút Xuất báo cao.

1.3.3 Văn bản nội bộ


Theo dõi danh sách các văn bản gửi nội (tức là các phòng ban gửi ngang cấp cho nhau) bộ trong công ty.


Người sử dụng có chức năng theo dõi các văn bản gửi nội bộ trong công ty.


Menu Văn bản công ty ( Văn bản nội bộ cung cấp cho văn thư danh sách các văn bản gửi nội bộ giữa các đơn vị trong công ty dùng để tham khảo.

Để xem chi tiết một văn bản bạn bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin văn bản muốn xem, khi đó sẽ hiện ra thông tin chi tiết văn bản như sau:

Để xem văn bản này được gửi cho những đơn vị nào bạn bấm vào liên kết Đơn vị nhận VB.

1.3.4 Văn bản chờ ban hành


Sử dụng để cấp số ký hiệu cho văn bản đi đang chờ cấp số để ban hành của công ty.


Người sử dụng có chức năng cấp số ký hiệu cho văn bản đi của công ty.


Sau khi văn bản được lãnh đạo ký, nó sẽ chuyển đến danh sách các văn bản chờ văn thư cấp số để chính thức thành văn bản đi của công ty. Để thực hiện truy cập vào menu Văn bản công ty ( Văn bản chờ ban hành, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt, chờ văn thư cấp số. Sau khi cấp số thì văn bản hoàn thành qui trình để trở thành văn bản đi, và nó sẽ chuyển đến trang dách văn bản đã ban hành.

Để tạo mới văn bản đi bấm vào nút Tạo mới, để sửa thông tin bấm vào dòng chứa thông tin văn bản, để xóa đánh dấu vào văn bản muốn xóa rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Cấp số cho văn bản, bấm vào dòng chứa thông tin văn bản, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Cán bộ văn thư lưu ý nhập các thông tin sau đây:

Loại văn bản, chọn loại văn bản phù hợp để có các đánh số ký hiệu tương ứng.

Sổ văn bản và số ký hiệu, chọn sổ văn bản đi của công ty, khi đó số ký hiệu của văn bản tự động được sinh ra theo qui tắc số ký hiệu của các loại văn bản tương ứng đã chọn.

Trạng thái, cho biết trạng thái văn bản là ban hành hay chưa ban hành.

Vị trí lưu trữ văn bản giấy là nơi văn thư lưu trữ bản sao của văn bản đi.

Ngoài ra văn thư cũng có thể gắn kèm thêm tệp cho văn bản, hoặc gửi văn bản này đến các đơn vị nội bộ. Sau khi điền đầy đủ các thông tin và để trạng thái là Đã ban hành thì văn bản chính thức được ban hành và chuyển sang danh sách văn bản đã ban hành.

1.3.5 Sổ trình ký văn bản


Theo dõi và trình các văn bản của các đơn vị gửi cho lãnh đạo công ty.


Người sử dụng chương trình có chức năng xử lý các văn bản trình của công ty.


Sau khi đơn vị tạo văn bản và trình lên lãnh đạo, bộ phận chuyên môn chuyển văn bản đó lên lãnh đạo ký, lãnh đạo ký thì văn bản đó đã trình thành công và khi đó chuyển sang danh sách văn bản chờ văn thư cấp số.

Để thực hiện trình văn bản, truy cập vào menu Văn bản công ty ( Sổ trình ký văn bản, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Danh sách này chứa các văn bản mà các đơn vị trình lãnh đạo ký. Để xem và duyệt văn bản bạn bấm chuột trái vào dòng chứa văn bản tương ứng, để xóa văn bản trình bạn đánh dấu văn bản đó và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Duyệt văn bản: Bấm vào dòng chứa thông tin văn bản tương ứng, sẽ chuyển đến trang sau:

Xem văn bản gốc: Để xem văn bản gốc của đơn vị trình, bấm vào liên kết trích yếu văn bản tại mục Văn bản gốc.

Mục Sổ trình ký bạn chọn sổ trình ký văn bản, khi đó mã số sẽ được tự động sinh ra. Bấm nút Cập nhật đẻ ghi lại các thay đổi thông tin nhưng chưa duyệt văn bản này, bấm nút Duyệt để duyệt văn bản này (duyệt ở đây hiểu là lãnh đạo đã đồng ý nội dung văn bản trình), bấm Quay lại để trở về trang danh sách.

1.4 Lịch tuần

Lịch tuần là chức năng để các đơn vị có thể đăng ký hoặc tra cứu lịch làm việc hàng tuần.

1.4.1 Đăng ký lịch tuần


Đăng ký lịch tuần lên bộ phận văn phòng.


Người sử dụng chương trình có chức năng đăng ký lịch tuần cho đơn vị.


Truy cập vào menu Lịch tuần ( bấm vào nút Đăng ký lịch, khi đó chuyển đến trang như sau:

Bạn cung cấp các thông tin cần thiết để đăng ký, sau đó bấm nút Cập nhật để ghi lại các thông tin của lịch đã có, bấm nút Tạo mới để ghi lại nếu là thông tin tạo mới, bấm nút Xóa bỏ để xóa thông tin, bấm nút Hủy bỏ để hủy bỏ đăng ký lịch.

Chú ý:

Tại mục Lãnh đạo để chọn lãnh đạo tham gia vào công việc đăng ký trong lịch, để chọn bạn chọn tên lãnh đạo sau đó bẫm vào nút chuyển theo chiều mũi tên để thêm vào hoặc bớt đi khỏi danh sách lãnh đạo.

Tại mục Địa điểm có nút Kiểm tra nhằm thực hiện việc kiểm tra xem tình trạng sẵn sàng của địa điểm diễn ra công việc đăng ký trong lịch. Bạn chọn phòng mong muốn và bấm nút kiểm tra để thực hiện, khi đó sẽ hiển thị kết quả như sau:

Các phòng có màu đánh dấu là xanh thì chưa sử dụng, màu đỏ là phòng đã được đăng ký sử dụng.

Tại mục Máy chiếu để kiểm tra tình trạng sẵn sàng của máy chiếu, để thực hiện bạn chọn máy chiếu sau đó bấm vào nút Kiểm tra khi đó sẽ hiển thị kết quả như sau:

Xem lịch, bạn có thể xem lịch của tuần nào đó đã có bằng cách nhập vào số thứ tự của tuần trong năm và bấm vào nút Xem lịch, khi đó nội dung lịch sẽ hiển thị phía bên phải của trang như sau:

1.4.2 Tra cứu lịch tuần


Tra cứu lịch đã đăng ký.


Người sử dụng có chức năng tra cứu lịch tuần.


Truy nhập vào menu Lịch tuần ( bấm vào nút Xem lịch, khi đó sẽ chuyển đến trang như sau:

Bạn nhập vào thứ tự của tuần muốn tra cứu, năm muốn tra cứu, sau đó bấm vào nút Xem lịch, khi đó bạn sẽ có kết quả.

1.5 Danh mục đơn vị

1.5.1 Danh sách chuyên viên


Quản lý danh sách chuyên viên trong phòng ban.


Người sử dụng chương trình có chức năng quản lý danh sách chuyên viên.


Truy nhập vào menu Danh mục ( Danh sách chuyên viên, khi đó chuyển đến trang như sau:

Trang này chứa danh sách cán bộ của một phòng ban nào đó, để thêm mới bẫm vào nút Tạo mới, để hiệu chỉnh thông tin bấm vào dòng chứa thông tin của chuyên viên muốn sửa, để xóa chuyên viên đánh dấu vào ô check tương ứng và bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới:

Bấm vào nút Tạo mới khi đó chuyển đến trang như sau:

Cung cấp các thông tin cần thiết, bấm nút Tạo mới để ghi lại, bấm nút Hủy bỏ để xóa thông tin, bấm nút Quay lại để trở về trang danh sách.

Hiệu chỉnh:

Bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin người muốn sửa, làm tương tự như khi thêm mới.

Phân quyền cho chuyên viên:

Để thực hiện phân quyền cho chuyên viên, bấm vào tên của chuyên viên, khi đó vùng phân quyền hiển thị ra như sau:

Đánh dấu vào ô check tương ứng đối với mỗi mục quyền hạn được cấp.

1.5.2 Danh mục vị trí lưu trữ văn bản

Văn bản giấy được lưu trữ tại các tủ hồ sơ của mỗi đơn vị, các đơn vị khác nhau thì có thể định nghĩa các vị trí lưu trữ khác nhau. Cấu trúc của vị trí lưu trữ được quản lý như sau: Một đơn vị có nhiều tủ hồ sơ, một tủ hồ sơ có nhiều ngăn lưu trữ. Nghĩa là ở đây quản lý vị trí lưu trữ đến cấp thứ 2, còn trong các ngăn lưu trữ có thể mô tả chi tiết hơn về vị trí văn bản, ví dụ một công văn đi được lưu trữ trong tủ công văn đi năm 2008, tại ngăn hồ sơ thứ nhất, tại kẹp công văn có số thứ tự công văn từ 1 đến 300.


Quản lý các vị trí lưu trữ văn bản của đơn vị.


Người sử dụng có chức năng quản lý các vị trí lưu trữ của đơn vị.


Để định nghĩa vị trí lưu trữ cho đơn vị hiện tại.

Truy cập vào menu Danh mục ( Vị trí lưu trữ văn bản, khi đó sẽ chuyển đến trang danh sách sau:

Tại đây liệt kê các vị trí lưu trữ của đơn vị, để tạo mới một vị trí bấm vào nút Tạo mới, để hiệu chỉnh thông tin vị trí đã có bấm chuột trái vào dòng chứa vị trí muốn sửa, để xóa bỏ một vị trí đánh dấu vị trí đó rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới vị trí lưu trữ:

Bấm nút Tạo mới trong trang danh sách, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Nhập vào các thông tin cần thiết cho vị trí lưu trữ rồi bấm Tạo mới để ghi lại.

Chú ý: Nếu vị trí đang định nghĩa là vị trí con của vị trí nào đó thì chọn vị trí cấp cha cho nó, ví dụ Ngăn hồ sơ 1 là vị trí con của Tủ công văn đi năm 2008.

Hiệu chỉnh thông tin vị trí lưu trữ:

Bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin vị trí, muốn sửa và làm tương tự như khi thêm mới.

Xóa vị trí lưu trữ:

Đánh dấu vào ô check bên trái vị trí muốn xóa rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đánh dấu để xóa.

Thêm vị trí lưu trữ con cho một vị trí đã có:

Tại mỗi dòng chứa thông tin vị trí lưu trữ có liên kết Vị trí lưu trữ con với biểu tượng bạn bấm vào biểu tượng để thêm mới vị trí con cho vị trí hiện tại, khi đó chuyển đến trang sau:

Trang này chứa danh sách các vị trí con của vị trí được chọn trươc đó. Để thêm mới, hiệu chỉnh, xóa bỏ thực hiện tương tự như trên.

Phía bên phải mỗi vị trí lưu trữ, tại cột Lưu trữ các văn bản có liên kết Danh sách văn bản, bấm vào liên kết để xem danh sách văn bản được lưu trữ tại vị trí đó.

Tìm kiếm văn bản trong các vị trí lưu trữ:

Để tìm kiếm văn bản được lưu trữ tại vị trí nào, bạn truy cập vào menu Danh mục ( Vị trí lưu trữ văn bản, khi đó tại mỗi vị trí lưu trữ sẽ có liên kết Lưu trữ các văn bản, bạn bấm vào liên kết Danh sách văn bản để biết vị trị đó lưu trữ các văn bản nào.

Sau khi bấm vào lưu trữ văn bản sẽ thấy trang sau:

Tại mỗi dòng chứa thông tin văn bản, có liên kết Nơi lưu trữ sẽ chỉ ra vị trí mà văn bản đó được lưu trữ, bấm vào biểu tượng sẽ thấy thông tin chi tiết lưu trữ hiển thị phía trên:

1.6 Danh mục sổ văn bản

1.6.1 Mục đích

Tạo, quản lý các sổ văn bản của đơn vị nhằm thực hiện việc đánh số thứ tự văn bản tự động.

1.6.2 Đối tượng thực hiện

Người sử dụng có quyền lãnh đạo đơn vị hoặc được lánh đạo đơn vị ủy quyền.

1.6.3 Hoạt động

Để định nghĩa sổ văn bản cho đơn vị hiện tại.

Truy cập vào menu Danh mục ( Sổ văn bản đơn vị, khi đó sẽ chuyển đến trang danh sách sau:

Tại đây liệt kê các sổ văn bản của đơn vị, để tạo mới một sổ văn bản bấm vào nút Tạo mới, để hiệu chỉnh thông tin sổ văn bản đã có bấm chuột trái vào dòng chứa sổ muốn sửa, để xóa bỏ một sổ đánh dấu sổ đó rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đã chọn.

Tạo mới sổ văn bản:

Bấm nút Tạo mới trong trang danh sách, khi đó sẽ chuyển đến trang sau:

Nhập vào các thông tin cần thiết cho sổ rồi bấm Cập nhật để ghi lại.

Chú ý: Mã sổ để tiện việc tìm kiếm, tên sổ là tên gợi mở để khi lựa chọn sẽ dễ hiểu, số Sổ là số thứ tự của văn bản. Ví dụ số Sổ là 105 nghĩa là văn bản đi gần đây nhất có số thứ tự 104, văn bản đi tiếp theo có số thứ tự là 105. Tương tự cho sổ văn bản đến hay các sổ khác.

Hiệu chỉnh thông tin sổ văn bản:

Bấm chuột trái vào dòng chứa thông tin sổ muốn sửa và làm tương tự như khi thêm mới.

Xóa sổ văn bản:

Đánh dấu vào ô check bên trái sổ văn bản muốn xóa rồi bấm vào liên kết Xóa thông tin đánh dấu để xóa.

1.7 Quản lý thông tin danh mục Danh bạ nội bộ

1.7.1 Mục đích:

- Tạo danh bạ chứa các thông tin cá nhân của nhân viên trong công ty.


- Nhân viên tất cả các phòng ban trong công ty.

- Phòng Tổ chức Hành chính có quyền quản lý thông tin danh bạ nội bộ của toàn cơ quan.


1.7.3.1 Danh bạ nội bộ

- Tại giao diện chương trình khi đăng nhập vào, người sử dụng nhấn vào menu Danh bạ ( Danh bạ nội bộ màn hình sau sẽ xuất hiện:

- Tại màn hình danh sách Danh bạ nội bộ, người sử dụng sẽ thấy thông tin nhân viên các phòng trực thuộc công ty. Người sử dụng nhấn vào biểu tượng ngoài cùng bên trái mục Họ và tên của nhân viên một phòng ban sẽ xem được thông tin chi tiết của thành viên đó.

- Tại màn hình Danh bạ nội bộ, người sử dụng muốn tìm kiếm các thông tin cá nhân của nhân viên thuộc phòng ban nào đó thì người sử dụng nhấn vào nút Tìm kiếm và chọn các tiêu chí để tìm kiếm.

- Người sử dụng nhấn nút Tạo mới để tạo mới danh bạ, màn hình sau sẽ hiện ra:

- Tại màn hình này, người sử dụng nhập các thông tin cần thiết và nhấn nút Thêm mới hoặc người sử dụng có thể nhấn nút Hủy Bỏ hoặc Quay lại để về danh sách danh bạ chờ duyệt.

- Người sử dụng có thể sửa chữa các thông tin trong danh bạ bằng cách nhấp vào thông tin mình cần sửa. Sau khi sửa các thông tin cần chọn và nhấn nút Update để cập nhật thông tin vừa sửa hoặc nhấn nút Xóa để xóa thông tin đó.

Chú ý : ngoại trừ phòng TCHC có thêm quyền hc_danhba sẽ có quyền sửa, xóa hay thêm mới thông tin cá nhân của tất cả các nhân viên trong các đơn vị trực thuộc công ty.

1.8 Quản lý Tin tức/Thông báo

1.8.1 Mục đích:

Quản lý, cập nhật các thông báo, tin tức trong công ty.


- Nhân viên các phòng ban trong công ty.

- Những người sử dụng có quyền duyệt tin tức (là người sử dụng có thêm vài trò quantri_tin) hay thông báo để đưa các tin tức lên trang.


1.8.3.1 Quản lý chuyên mục tin:

- Tại menu tin tức, người sử dụng nhấn vào menu Quản lý danh mục tin màn hình sau sẽ hiện ra:

- Tại màn hình này, người sử dụng sẽ xem được các tất cả các chuyên mục tin. Người sử dụng có thể nhấn vào nút Chọn tất cả hoặc Huỷ sự lựa chọn để chọn nhiều danh mục tin trên lưới. Nếu người sử dụng đã tích vào các ô checkbox trên lưới và nhấn vào nút Xóa thông tin đã chọn, hệ thống sẽ đưa ra hộp thông báo:

+ Nếu người sử dụng nhấn vào nút OK, danh mục tin đó sẽ được xóa khỏi hệ thống và hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Bạn đã xóa thành công!”.

+ Nếu người sử dụng nhấn vào nút Tạo mới, màn hình nhập danh mục tin sẽ hiện ra như sau:

+ Tại màn hình này, người sử dụng bắt buộc nhập hai thông tin là Danh mục cha và Tên danh mục. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin người sử dụng nhấn nút Tạo mới, hệ thống sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình Danh mục tin.

+ Tại màn hình này, người sử dụng nhấn vào nút Hủy bỏ để xóa bỏ hết các thông tin đã nhập hay nhấn vào nút Quay lại để quay trở lại màn hình Danh mục tin.

- Tại màn hình Danh mục tin, người sử dụng kích vào bất kỳ vị trí nào trên lưới thì hệ thống sẽ hiện thị màn hình Cập nhật danh mục tin để người sử dụng có thể sửa đổi các thông tin.

+ Sau khi sửa xong thông tin, người sử dụng nhấn vào nút Cập nhật thì thông tin sẽ được cập nhật vào hệ thống và sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình Danh mục tin.

+ Tại màn hình này, người sử dụng ấn vào nút Xóa bỏ thì sẽ hiện ra hộp thông báo hỏi người sử dụng có chắc chắn muốn xóa không. Nếu người sử dụng nhấn Cancel thì hệ thống sẽ bỏ qua hành động này, nếu người sử dụng nhấn vào nút OK thì danh mục tin đó sẽ được xóa bỏ khỏi hệ thống và sẽ đưa người dùng trở về màn hình Danh mục tin.

+ Nếu người sử dụng nhấn vào nút Quay lại thì hệ thống sẽ đưa người sử dụng quay trở lại màn hình Danh mục tin.

1.8.3.2 Quản lý tin tức/Thông báo:

- Tại menu Quản lý tin tức/Thông báo người sử dụng nhấn vào menu Quản lý tin tức màn hình sau sẽ hiện ra:

- Tại màn hình Quản lý tin tức người sử dụng nhấn vào liên kết Tìm kiếm thì màn hình sau sẽ hiện ra:

+ Người sử dụng có thể chọn các điều kiện tìm kiếm theo Danh mục cha, theo Ngày bắt đầu hoặc Ngày kết thúc sau đó nhấn vào nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ trả lại các tin tức theo các điều kiện tìm kiếm mà người sử dụng lựa chọn.

- Tại màn hình Quản lý tin tức, người sử dụng có thể nhấn vào Chọn tất cả hay Hủy sự lựa chọn để đánh dấu (hay hủy đánh dấu) các tin tức trên lưới. Khi các ô checkbox được chọn, người sử dụng nhấn vào liên kết Xóa thông tin đã chọn thì sẽ xuất hiện hộp thông báo “Bạn có chắc chắn muốn xóa?”.

+ Nếu người sử dụng chọn Cancel thì hành động sẽ được huỷ bỏ còn nếu người sử dụng chọn OK thì sẽ xuất hiện thông báo “Bạn đã xóa thành công” khi tin tức đó chưa được duyệt còn nếu tin tức đã được duyệt thì sẽ xuất hiện thông báo “Đã có tin được duyệt. Bạn không được phép xóa tin đó”.

- Tại màn hình này, khi người sử dụng là người có quyền duyệt tin sẽ xuất hiện cột “Duyệt tin”. Khi người sử dụng kích vào biểu tượng ở cột Duyệt tin, tin tức đó sẽ được duyệt và được quyền hiển thị.

- Tại màn hình này để tạo mới tin tức người sử dụng nhấn vào nút Tạo mới màn hình sau sẽ xuất hiện:

- Tại màn hình tạo mới tin tức, người sử dụng nhập các thông tin bắt buộc : Danh mục tin, Tiêu đề và các thông tin khác. Nếu người sử dụng chọn ảnh để upload vào tin thì làm tương tự như bên Danh bạ nội bộ.

+ Người sử dụng nhấn nút Tạo mới thông tin sẽ được cập nhật vào hệ thống và đưa người sử dụng trở về màn hình danh mục Tin tức.

+ Tại màn hình này, sau khi đã nhập người sử dụng nhấn nút Huỷ bỏ thì các thông tin được nhập sẽ được làm trống hoặc người sử dụng nhấn nút Quay lại, hệ thống sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình danh sách Tin tức.

- Tại màn hình danh sách Tin tức, người sử dụng nhấn vào bất cứ vị trí nào trên lưới tin tức, hệ thống sẽ đưa người sử dụng đến trang Cập nhật tin tức như hình:

- Tại đây người sử dụng có thể sửa chữa các thông tin trên Form tin tức sau đó nhấn nút Cập nhật hệ thống sẽ cập nhật các thông tin đó và chuyển người sử dụng về màn hình danh sách Tin tức.

- Nếu người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ, hệ thống sẽ đưa ra câu hỏi “Bạn có chắc chắn muốn xóa không?”. Nếu người sử dụng nhấn Cancel, hệ thống sẽ hủy bỏ hành động đó còn nếu người sử dụng nhấn nút OK thì hệ thống sẽ xóa tin tức đó khỏi hệ thống và đưa người sử dụng trở lại màn hình danh sách Tin tức.

- Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại thì hệ thống sẽ đưa về màn hình danh sách Tin tức.

1.9 Quản lý Báo cáo tuần, tháng1.9.1 Mục đích:

Quản lý công việc báo cáo tuần, tháng phục vụ cho cuộc họp giao ban và báo cáo công việc cho lãnh đạo công ty của phòng TCHC đồng thời gửi cho lãnh đạo các đơn vị.


- Phòng TCHC hoặc phòng được phân công.

- Lãnh đạo các đơn vị.


- Tại giao diện chương trình, người sử dụng nhấn vào menu Giao ban và chọn Báo cáo tuần, màn hình sau sẽ xuất hiện:

- Trong màn hình này, người sử dụng sẽ thấy các thông tin về các báo cáo tuần của đơn vị mình. Khi người sử dụng muốn xóa thông tin các báo cáo tuần mình đã lập, người sử dụng nhấn vào nút Chọn tất cả hay check vào các ô checkbox trên lưới sau đó nhấn vào liên kêt Xóa thông tin đã chọn.

+ Hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Bạn có chắc chắn muốn xóa?”, nếu người sử dụng nhấn vào Cancel thì hệ thống sẽ hủy bỏ hành động đó, nếu người sử dụng nhấn OK hệ thống sẽ tự động kiểm tra nếu báo cáo tuần đó đã được phòng TCHC tổng hợp thành báo cáo tuần thì sẽ đưa ra thông báo “Báo cáo tuần này đã được tổng hợp nên bạn không được phép xóa báo cáo tuần nữa!”

+ Nếu báo cáo tuần đó chưa được phòng TCHC tổng hợp thì hệ thống sẽ tự động xóa báo cáo tuần đó khỏi hệ thống và đưa ra thông báo “Bạn đã xóa thành công!”.

Tại trang danh sách người sử dụng nhấn vào liên kết Tìm kiếm để tìm kiếm theo tuần, năm.

+ Người sử dụng có thể chọn lựa tìm kiếm theo tuần, theo năm hoặc theo cả 2 tiêu chí trên, hệ thống sẽ tự động lọc các dữ liệu thích hợp và hiển thị trên lưới.

+ Nếu người sử dụng nhấn vào Thôi tìm kiếm, phần Tìm kiếm sẽ được hệ thống tự động ẩn đi.

- Tại màn hình này, người sử dụng nhấn vào biểu tượng ở phần Chi tiết sẽ hiện ra màn hình hiển thị chi tiết báo cáo tuần đã được lập:

- Khi người sử dụng muốn thêm mới báo cáo tuần, người sử dụng sẽ nhấn vào nút Tạo mới màn hình sau sẽ hiển thị

- Tại màn hình này, người sử dụng nhập các thông tin bắt buộc bao gồm Tiêu đề, Tuần và Năm của báo cáo tuần. Khi người sử dụng nhấn vào checkbox để chọn các thông tin cần nhập thì các ô checkbox sẽ được chuyển sang màu đỏ và sau khi đã nhập thông tin người sử dụng có thể bỏ check ở ô checkbox..

+ Nếu đã có dữ liệu thì ô checkbox sẽ có màu đỏ và người sử dụng có thể biết để nhập các thông tin khác. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin người sử dụng nhấn nút Tạo mới, hệ thống sẽ tự động kiểm tra dữ liệu hợp lệ và chuyển người sử dụng về màn hình danh sách Báo cáo tuần.

+ Nếu người sử dụng nhấn nút Hủy bỏ, hệ thống sẽ làm trống tất cả các dữ liệu được nhập. Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại, hệ thống sẽ đưa người sử dụng về màn hình danh sách Báo cáo tuần.

- Tại màn hình danh sách Báo cáo tuần, nếu người sử dụng nhấn vào báo cáo tuần trên lưới màn hình sau sẽ hiện ra:

- Tại màn hình này, người sử dụng sửa đổi các thông tin trên Form và sau đó nhấn vào nút Cập nhật. Hệ thống sẽ cập nhật thông tin và đưa người sử dụng trở về màn hình danh sách Báo cáo tuần.

- Nười sử dụng nhấn nút Xóa bỏ hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Bạn có chắc chắn muốn xóa?”. Nếu người sử dụng nhấn nút Cancel thì hành động sẽ được hủy bỏ, nếu người sử dụng nhấn nút OK thì báo cáo tuần này sẽ được xóa khỏi hệ thống và quay trở về màn hình danh sách Báo cáo tuần.

- Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống sẽ đưa người sử dụng về màn hình danh sách Báo cáo tuần.

- Nếu người sử dụng nhấn nút Chi tiết sẽ hiển thị ra màn hình mới là kết xuất báo cáo dạng Word của tuần đó của phòng mình:

- Tại màn hình này, người sử dụng nhấn nút Dạng Word báo cáo tuần này sẽ được kết xuất dưới dạng file word và người sử dụng có thể xem trước báo cáo tuần của phòng mình.

- Tại màn hình này, người sử dụng nhấn nút Quay lại thì hệ thống sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình Cập nhật thông tin báo cáo tuần.

1.10 Quản lý tổng hợp báo cáo tuần

1.10.1 Mục đích:

Tổng hợp báo cáo tuần phục vụ cuộc họp giao ban, báo cáo lãnh đạo công ty và gửi cho lãnh đạo các đơn vị.


Phòng quản trị đối ngoại.


- Tại menu chương trình, người sử dụng chọn menu Giao ban và nhấn vào menu Tổng hợp báo cáo tuần.

- Tại danh sách này, người sử dụng chọn tuần và năm sau đó nhấn vào nút Chi tiết thì chương trình sẽ chuyển người dùng sang màn hình để tổng hợp ra báo cáo tuần đã chọn:

- Tại giao diện chương trình, người sử dụng xem thông tin chi tiết các đơn vị đã báo cáo công việc trong tuần và năm vừa chọn. Nếu người sử dụng nhấn nút Dạng Word thì báo cáo tuần đó sẽ được kết xuất dưới dạng file word cho người sử dụng.

+ Nếu người sử dụng tích chọn vào ô checkbox Không được phép sửa thì tất cả các báo cáo tuần của các đơn vị trong tuần đó sẽ không được phép xóa hay sửa nữa.

+ Nếu người sử dụng nhấn nút Quay lại thì hệ thống sẽ đưa người sử dụng về màn hình Tổng hợp báo cáo tuần.

1.11 Quản lý Thông báo giao ban

1.11.1 Mục đích:

Tạo lập thông báo giao ban gửi cho lãnh đạo công ty đồng thời gửi cho lãnh đạo các đơn vị.


Phòng quản trị đối ngoại.


1.11.3.1 Phòng TCHC

- Tại giao diện chương trình người sử dụng chọn menu Giao ban sau đó kích chọn menu Thông báo giao ban, màn hình sau sẽ hiện ra:

- Tại màn hình Thông báo giao ban người sử dụng nhấn vào liên kết Tìm kiếm thì có thể tìm kiếm theo các tiêu chí đưa ra.

- Người sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm: Tiêu đề hoặc Ngày tạo sau đó nhấn nút Tìm kiếm, hệ thống sẽ lọc theo các điều kiện tìm kiếm của người sử dụng và trả lại kết quả trên lưới. Nếu người sử dụng nhấn liên kết Thôi tìm kiếm, phần tìm kiếm sẽ được ẩn đi.

- Tại giao diện chương trình, người sử dụng sẽ xem được danh sách các thông báo giao ban các tuần. Người sử dụng có thể nhấn vào nút Chọn tất cả hoặc Huỷ sự lựa chọn để chọn nhiều thông báo giao ban trên lưới. Nếu người sử dụng đã tích vào các ô checkbox trên lưới và nhấn vào liên kết Xóa thông tin đã chọn, hệ thống sẽ đưa ra hộp thông báo:

+ Nếu người sử dụng nhấn vào nút OK, danh mục tin đó sẽ được xóa khỏi hệ thống và hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Bạn đã xóa thành công!”. Nếu người sử dụng chọn Cancel hệ thống sẽ hủy bỏ hành động đó.

- Khi người sử dụng muốn thêm mới thông báo giao ban, người sử dụng sẽ nhấn vào nút Tạo mới màn hình sau sẽ hiển thị:

- Tại màn hình này, người sử dụng nhập các thông tin bao gồm: Tiêu đề, Nội dung và Tệp gắn kèm. Người sử dụng nhấn nút Browse và chọn file cần upload sau đó nhấn nút Upload thì file đó sẽ được đẩy lên trên hệ thống.

+ Sau khi đã nhập đủ các nội dung người sử dụng nhấn nút Tạo mới thì hệ thống sẽ cập nhật các thông tin vừa tạo và chuyển người sử dụng về màn hình danh sách Thông báo giao ban.

+ Nếu người sử dụng muốn nhập lại các thông tin trên, người sử dụng nhấn nút Hủy bỏ thì tòan bộ form nhập sẽ được làm trống.

+ Nếu người sử dụng nhấn vào nút Quay lại, hệ thống sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình danh sách Thông báo giao ban.

Tại màn hình Thông báo giao ban, người sử dụng nhấn vào thông báo giao ban trên lưới thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình sau:

- Tại màn hình này, người sử dụng thay đổi các thông tin trên form nhập sau đó nhấn nút Cập nhật thì các thông tin sẽ được cập nhật và hệ thống sẽ chuyển về màn hình danh sách Thông báo giao ban.

+ Người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ thì thông báo giao ban này sẽ được xóa khỏi hệ thống và đưa người sử dụng trở về màn hình Thông báo giao ban.

+ Người sử dụng nhấn nút Quay lại thì hệ thống sẽ đưa người sử dụng về màn hình Thông báo giao ban.

- Tại màn hình này nếu người sử dụng chọn nút Gửi mail thì màn hình sau sẽ hiện ra:

Nếu người sử dụng nhấn nút Tạo Email sẽ hiện ra cửa sổ mới như sau:

- Tại màn hình tạo mới mail, người sử dụng có thể xóa bỏ hay xem các mail người sử dụng đã tạo. Nếu người sử dụng nhấn nút Tạo mới thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình sau:

- Tại màn hình này người sử dụng cập nhật Họ và tên, Email của người cần gửi sau đó nhấn nút Tạo mới thì hệ thống sẽ cập nhật thông tin và chuyển người sử dụng về màn hình danh sách mail người sử dụng.

+ Người sử dụng có thể hủy các thông tin đã nhập bằng cách nhấn nút Hủy bỏ hoặc chọn nút Quay lại để trở về màn hình danh sách mail người sử dụng.

- Tại màn hình danh sách mail người sử dụng, nếu nhấn vào các bất kỳ một thông tin nào trên lưới thì hệ thống sẽ đưa người sử dụng sang màn hình cập nhật thông tin:

- Tại màn hình này người sử dụng có thể sửa đổi thông tin sau đó nhấn nút Cập nhật thì hệ thống sẽ quay trở về màn hình danh sách mail người sử dụng.

+ Khi người sử dụng nhấn nút Xóa bỏ thì thông tin mail của người sử dụng sẽ được xóa khỏi hệ thống và quay trở về màn hình danh sách mail người sử dụng.

+ Người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống sẽ đưa người sử dụng trở về màn hình danh sách mail người sử dụng.

- Khi đã tạo được các mail người dùng cần thiết, người sử dụng nhấn nút Đóng hệ thống sẽ đóng cửa sổ đó lại và chuyển về màn hình Gửi mail.

- Tại màn hình này người sử dụng chọn các mail người gửi trong danh sách và nhấn vào nút Chọn thì danh sách mail được chọn sẽ được đẩy xuống mục Người nhận.

+ Người sử dụng nhập các nội dung bao gồm: Người gửi, Chủ đề và Nội dung mail cần gửi sau đó nhấn vào nút Gửi. Hệ thống sẽ tự động gửi mail với các nội dung trên đến người nhận.

+ Người sử dụng nhấn nút Quay lại hệ thống sẽ trở về màn hình Cập nhật thông báo giao ban.

1.11.3.2 Các phòng ban khác:

- Khi người sử dụng nhấn vào menu Giao ban và chọn menu Thông báo giao ban sẽ xuất hiện màn hình sau:

- Người sử dụng có thể tìm kiếm các giao ban theo tiêu chí chọn Tiêu đề, Ngày tạo và nhấn liên kết Tìm kiếm. Hệ thống sẽ lọc các dữ liệu thích hợp và hiển thị trên lưới.

- Nếu người sử dụng nhấn nút Chi tiết sẽ xuất hiện ra cửa sổ mới để xem chi tiết thông báo giao ban tuần đó.

- Tại màn hình này người sử dụng có thể tải thông báo giao ban về để xem bằng cách nhấn vào tên của Thông báo giao ban đó. Sau đó người sử dụng nhấn nút Đóng hệ thống sẽ đóng cửa sổ này lại và chuyển về màn hình Thông báo giao ban.

1

Copyright © 2010. Edited by [email protected]

Documents

LOGINmis.thanuongbi.vn/AdUserFiles/TemplateFile/MIS_user... · Web view1.5 Danh mục đơn vị 35 1.5.1 Danh sách chuyên viên 35 1.5.2 Danh mục vị trí lưu trữ văn bản