Web Mail-Pro User’s Guidemail.keihin-kttt.com/SkinFiles/keihin-kttt.com/... · บทที่ 5 การก าหนดกฎเกณฑ์ ... ส่วนของการจัดการข้อความ

Web Mail-Pro User’s Guide Version 5.2

PPoowweerreedd BByy PPAACCNNEETT IInntteerrnneett ((TThhaaiillaanndd)) LLttdd..

RReevviissiioonn 11..0000 || MMooddiiffiieedd 1199//1111//22001100

Web Mail User’s Manual Page 2 of 34

สารบญสารบญ

บทท 1 CommuniGate Pro Introduction .............................................................................. 3 การเรยกใชงานในการรบ-สงเมลล ....................................................................................... 3 การเรมตนการใชงาน .......................................................................................................... 5 องคประกอบของ Web E-mail ............................................................................................ 7

บทท 2 Folder / Mailbox .................................................................................................... 10 Account / Additional Folder ........................................................................................... 11 การสราง Mailbox / Folder ............................................................................................... 11 การตงคา Mailbox / Folder .............................................................................................. 13

บทท 3 การรบ-สงอเมลล ................................................................................................... 15 การเรยกดอเมลลใหม ....................................................................................................... 15 การอานอเมลลใหม .......................................................................................................... 16 การเขยนอเมลลใหม (Compose E-mail) ........................................................................... 18

บทท 4 Groupware and MAPI Function ............................................................................ 20 ปฏทนและตารางนดหมาย (Calendar and Schedule) ...................................................... 20 การเรยกดปฏทนและตารางนดหมายใหม .......................................................................... 20 การสรางปฏทนและตารางนดหมาย................................................................................... 21 ระบบงาน (Tasks) ............................................................................................................ 22 การสรางงานใหม ............................................................................................................. 23 สมดโนต (Notes) ............................................................................................................. 24 การสรางขอความโนตใหม................................................................................................. 24 สมดทอย (Address Book) ............................................................................................... 25 การสรางทอยตดตอใหม.................................................................................................... 25

บทท 5 การก าหนดกฎเกณฑ และการตงคาสวนตว ......................................................... 28 การสราง Vacation Message ........................................................................................... 28 การสรางกฎเกณฑ (Rules) ............................................................................................... 29 ตวอยางการสรางกฎเกณฑ ............................................................................................... 31 การเปลยนรหสผาน .......................................................................................................... 33 การใชงาน Foreign Folder ............................................................................................... 33 การก าหนดลายเซน .......................................................................................................... 34


บทท 1 CommuniGate Pro Introduction

CommuniGate Pro Messaging System เปนระบบอเมลลทใหบรการโดยเนนการ

ท างานผานเวบเปนหลก ผใชสามารถเรยกใชงานผานเวบบราวเซอร (Web Users) บนเครอขายทใหบรการ ดวยการท างานผานเวบ แตสามารถท างานตางๆ ไดเสมอนเปนโปรแกรม Clients พรอมดวยฟงกชนทหลากหลาย

การเรยกใชงานในการรบ-สงเมลล

1. โปรแกรม Client เชน Microsoft Outlook, Eudora, Netscape mail เปนตน โดยผานโปรโตคอล POP3 หรอ IMAP4

รปท 1-1 แสดงหนาตาโปรแกรม Microsoft Outlook Express


2. โปรแกรม MAPI Client เชน Microsoft Outlook เปนตน โดยเรยกใชงานผานโปรโตคอล MAPI

รปท 1-2 แสดงหนาตาโปรแกรม Microsoft Outlook

3. โปรแกรม Web Browser เชน Microsoft Explorer, Mozilla Firefox เปนตน ใหสามารถเรยกใชงานในลกษณะ Web Application ได ซงวธนจะเปนวธทสะดวกทสด เพราะผ ใชไมตองท าการ setup คา configuration ใดๆ บนเครองทเรยกใชงาน และโดยทวไปแลวโปรแกรม Microsoft Internet Explorer มกจะถกตดตงมาพรอมๆ กนโปรแกรม Windows

รปท 1-3 แสดงหนาตาของ CommuniGate Pro – Web E-mail


การเรมตนการใชงาน

1. ท าการเปดโปรแกรม Web Browser ทตองการใชงานในเครอง

2. ท Address Bar สามารถใสทอยของระบบเปน http://yourdomain/ เชน

http://mail.abc.com/

รปท 1-5 การเขาสหนา Web 2.0 โดยท าการปอนทอยของระบบ

เขาสหนาแรกของระบบอเมล ท าการปอน Username (ไมตองใส @domain) และ Password แลวเลอก Version เปน Webmail Standard จากนนคลกท Sign in เพอเขาสระบบ

รปท 1-6 หนา Login ของระบบ Web 2.0

รปท 1-4 การเรยกใชงานโปรแกรม Browser Mozilla Firefox

http://yourdomain/

http://mail.abc.com/


3. เขาสหนาแรกระบบ Webmail Standard

รปท 1-7 แสดงหนาแรกของระบบ Webmail Standard


องคประกอบของ Web E-mail 1. Menu Bar

ประกอบดวยป มส าหรบเขาสฟงกชนตางๆ ใน Web E-mail

คลกเพอเขาสกลองขอความ INBOX

คลกเพอเขยนจดหมายใหม

คลกเพอเขาสสมดรายชอผตดตอ หรอ Contacts

คลกเพอเขาสปฏทนเพอดตารางนดหมายหลก

คลกเพอเขาสตารางงานหลก

คลกเพอเขาสรายการสมดโนต

คลกเพอเขาสสวนของการตงคาคอนฟกส าหรบ Web Mail

คลกเพอเขาสการจดการเมลลในสวนของการสรางกฎเกณฑ และขอความตอบกลบอตโนมต (Vacation Message)

คลกเพอออกจากระบบ

รปท 1-8 แสดงหนาตาของ Menu Bar ส าหรบเขาสฟงกชนหลกตางๆ


2. Folder Lists Viewer and Management tool

รปท 1-9 แสดงเครองมอส าหรบดและจดการรายการโฟลเดอร

สวนท 1 Account Folder สวนท 2 Additional Folder

รปท 1-10 แสดงสวนประกอบของรายการโฟลเดอร


3. Sub Menu Sub Menu ทอยในแตละฟงกชน จากรปตวอยางดานลางจะเปน Sub Menu ทอยใน

สวนของการจดการขอความ สวนท 1 ใชในการเปลยนสถานะ, redirect และ forward ขอความ ซงสวนนจะอยดานบน

รปท 1-11 แสดงฟงกชนยอยในสวนบนของ mailbox

สวนท 2 ใชในการเปลยนสถานะ move และ copy ขอความ ซงสวนนจะอยดานลาง

รปท 1-12 แสดงฟงกชนยอยในสวนลางของ mailbox

4. Main Function Button

ป มทใชในทกๆ ฟงกชน ไดแก

- ปดหนาตาง (Close Window) ใชในการออกจากสวนทกระท าอยเพอกลบไปยงหนาตางกอนหนาน

- ตกลง (Ok) หรอ อพเดท (Update) ใชในการยอมรบคาทไดเปลยนแปลง - ยกเลก (Cancel) ใชในการยกเลกการเปลยนแปลงคาทไดกระท าไป - ชวยเหลอ (Help) ใชในการเรยกดคมอการใชงานตนฉบบทมาจาก

Communigate Pro

- บนทก (Save) เกบบนทกขอมล - แกไข (Edit) ท าการแกไขขอมล


บทท 2 Folder / Mailbox

Communigate Pro Folder หรอ Mailbox เปนระบบ Multimailbox ใหผใชสามารถสราง

mailbox ไดหลาย mailbox (multi-mailbox) ตามความตองการ และสามารถใหสราง mailbox ไดหลายระดบ (multi-level)

จากรปท 2-1 ตวเลขในวงเลบขางอเมลลเปนการแสดงบอกใหทราบถงขอความใหมทยงไมไดเปดอาน และตวเลขดานหลงสดเปนตวเลขแสดงจ านวนขอความทงหมดในกลองขอความ

รปท 2-1 แสดงหนาตาของ mailbox ทสามารถสรางไดตามความตองการ และมไดหลายระดบ


Account / Additional Folder ในระบบ Web E-mail ประกอบดวย Folder 2 ประเภทดวยกน 1. Account Folder เปนกลมของ Folder ทถกสรางขนโดยระบบโดยอตโนมต ไม

สามารถลบ, แกไข หรอเปลยนแปลงชอได แตสามารถสราง Sub Folder ได - INBOX: กลองขอความเขา ขอความอเมลลทเขามาใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Calendar: กลองขอความปฏทนหรอตารางนดหมาย - Contacts: กลองขอความทอยตดตอหลก - Drafts: กลองขอความราง ขอความอเมลลทถกเกบบนทกไวเปนขอความราง - Junk: กลองขอความ Junk เปนทส าหรบเกบขอความทเปนสแปม โดยอาจถกจดเกบโดย plug-in spam

- Notes: กลองขอความโนต ขอความโนตใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Sent Items: กลองขอความสงออก ขอความอเมลลทถกสงออกไปจะถกท าส าเนาเกบไวทน

- Tasks: กลองขอความงาน ขอความงานใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Trash: กลองขอความ Trash เปนทส าหรบเกบขอความทเปนขยะ โดยขอความทถกลบแลวจะถกสงมาเกบไวในกลองขอความน สามารถสงใหเคลยรไดดวยการกดป ม Empty Trash

2. Additional Folders เปนกลมของ Folder สวนตวทผใชสรางขนเพอใชเกบขอความหรอขอมลอนๆ ใหเปนหมวดหมตามความตองการ

การสราง Mailbox / Folder ผใชสามารถสราง Mailbox / Folder ไดตามความตองการ ดงตอไปน

1.1. เครองมอทใชในการสราง Mailbox/Folder จะอยใน Folder List Viewer and Management Tool ในหนาตางดานซายมอ


1.2. ท าการปอนชอ Mailbox/Folder ทตองการสราง ประเภทของ Mailbox ทสามารถสรางได ม 5 ประเภทดวยกน

- Mailbox : ส าหรบเกบขอมล E-mail - Address Book : ส าหรบเกบขอมล Contacts - Calendar : ส าหรบเกบขอมลตารางนดหมาย - Notes : ส าหรบเกบขอมลโนต - Tasks : ส าหรบเกบขอมลงาน

รปท 2-3 แสดงการใสชอ Folder เพอสราง mailbox ทตองการ

รปท 2-2 แสดงเครองมอทใชในการสราง mailbox ใหม


1.3. สามารถสราง Sub Folder ไดโดยการใช ‚/‛ คนระหวางชอ Folder เชน Contacts/Friend หมายถงสรางโฟลเดอรชอ Friend ใหอยภายใต Contacts INBOX/School/Friend หมายถงสรางโฟลเดอรชอ Friend ใหอยภายใต School ซงอยภายใต INBOX

รปท 2-4 แสดงการสราง sub mailbox ไดดวยการใชเครองหมาย “/” คน

การตงคา Mailbox / Folder ในแตละ Mailbox / Folder เราสามารถตงคาการใชงานใหแตละกลองขอความไดดวยการคลกทป ม ‚Settings‛ ซงอยดานขวามอใน Sub Menu ของแตละกลองขอความ

รปท 2-5 แสดงป ม “Settings” ใชในการตงคาตางๆ ของกลองขอความ

รปท 2-6 แสดงการก าหนดสทธใหผอนเขาใชงานโฟลเดอรได


Delete All Messages เปนการสงใหลบขอความทงหมดในกลองขอความ Remove Folder เปนการสงใหลบโฟลเดอร สามารถลบ Sub Folder ไดดวยการ enable

ฟงกชน ‚Remove Sub-Folders‛ Rename Folder เปนการสงใหเปลยนชอโฟลเดอร Access Control List เปนการก าหนดสทธใหผใชอนสามารถเขาใชงานโฟลเดอรนนๆ ได ทงน

แตละฟงกชนมความหมาย ดงตอไปน Lookup – ใหสามารถมองเหนกลองขอความได Select – ใหสามารถเลอกขอมลในกลองขอความและอานได Seen – ใหสามารถมองเหนขอมลในกลองขอความได Flags – ใหสามารถเขยนขอมลและท าการ Flags message ได Insert – ใหสามารถเพมขอความในกลองขอความได Post – ใหสามารถโพสขอความในกลองขอความได (ปจจบนไมไดใชแลว) Create – ใหสามารถสราง Sub Folder ในกลองขอความได Delete – ใหสามารถลบขอความในกลองขอความได Admin – ใหสามารถบรหารจดการกลองขอความรวมถงการก าหนดสทธไดดวย


บทท 3 การรบ-สงอเมลล

การเรยกดอเมลลใหม

โดยปกตหลงจากทผใช Log in เขาสระบบแลว ระบบจะรไดเรคเขาสหนาหลกซงจะสามารถเรยกดอเมลลทเขามาใหมไดโดยคลกทลงค ‚Unread‛ ดงรป

รปท 3-1 แสดงอเมลลทเขามาใหมในหนาแรก

หรอสามารถเขาสกลองขอความหลกได โดยเลอกทโฟลเดอร INBOX ใน Folder List

Viewer หรอคลกป ม ‚Mail‛ ซงจะแสดงรายการอเมลลทงใหมและเกา

รปท 3-2 แสดงรายการอเมลลทงใหมและเกา

แตละเมลลจะมสถานะทบงบอกถงการเปดอานเมลล, ความส าคญของเมลล, ไฟลแนบ และการกระท าตอเมลล เชน การตอบกลบ, การสงตอ เปนตน ซงมรายละเอยดดงตอไปน

แสดงสถานะของเมลลทเขามาใหมและยงไมไดเปดอาน แสดงสถานะของเมลลทเปดอานแลว


แสดงสถานะของเมลลทมไฟลแนบ แสดงสถานะของเมลลทมการสงตอ แสดงสถานะของเมลลทมการตอบกลบ แสดงสถานะของเมลลทเพงไดรบเมอไมนานน

แสดงสถานะของเมลลทมการปกธงไวเปนสญลกษณ

การอานอเมลลใหม ท าไดโดยการคลกเลอกรายการขอความทตองการ โดยสามารถคลกทชอผสง (From) หรอหวเรอง (Subject) ได

- Delete: ลบขอความปจจบน - Reply: ตอบกลบขอความ - Reply to All: ตอบกลบทงหมด (รวม Cc ดวย) - Forward: สงตอไปยง - Redirect: รไดเรกไปยง - Previous: ไปยงขอความกอนหนา - Delete & Next Unread: ลบขอความและไปยงขอความทยงไมไดอานถดไป - Next Unread: ไปยงขอความทยงไมไดอานถดไป - Print: เรยกแสดงรปแบบส าหรบพมพขอความ - Unread: ตงคาขอความใหเปน Unread

- Flags: ปกธงแสดงความส าคญของขอความ - Unflag: ถอนธงแสดงความส าคญของขอความ - Take Address คลกเพอเพม email address ของผสงเขาไปใน [address book]

- Show message header: แสดงสวนหวขอความในลกษณะ raw text - Show entire message: แสดงรายละเอยดทงหมดของขอความ - Move: ยายเมลลทก าลงอานอยไปยงโฟลเดอรทเลอกในเมนดานหนาป ม - Copy: คดลอกเมลลทก าลงอานอยไปยงโฟลเดอรทเลอกในเมนดานหนาป ม - Jump to the bottom: เรยกไปยงสวนลางสดของขอความ - Jump to the top: เรยกไปยงสวนบนสดของขอความ


โดยอเมลลทไดรบจะมอย 2 แบบ คอ

1. อเมลลทวไป

รปท 3-3 แสดงการอานขอความอเมลลทวไป

2. อเมลลตารางการนดหมาย เปนขอความทมาจากผสรางตารางการนดหมาย (ในสวนของ Calendar) โดยมผใชเปนผเขารวมในการนดหมายครงนดวย ซงมฟงกชนในการกระท าตออเมลลตารางการนดหมายทเรยกด ดงน

Accept: ยอมรบการนดหมาย

Decline: ปฏเสธการนดหมาย

Tentative: ยงไมแนนอนกบตารางการนดหมายน

รปท 3-4 แสดงการอานขอความอเมลลตารางการนดหมาย


การเขยนอเมลลใหม (Compose E-mail)

ท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar เพอท าการสรางขอความใหม ซงจะประกอบดวยป มทใชงาน ดงตอไปน

- Save in Drafts: บนทกขอความในกลองขอความราง (Drafts) - Send: ท าการสงขอความ (ขอความทสงจะถกบนทกใน Sent Items) - Address Book: เรยกดสมดทอย (ใชในการเลอกทอยอเมลลทตองการสง) - LDAP Search: คนหาขอมลจาก Directory - Settings: ตงคาการสงขอความ - Address Book: เรยกดสมดทอย (ใชในการเลอกทอยอเมลลทตองการสง)

From ระบชอและทอยอเมลลส าหรบผสง To ระบชอและทอยอเมลลส าหรบผรบ Cc ระบชอและทอยอเมลลส าหรบผรบ(ส าเนา) Bcc ระบชอและทอยอเมลลส าหรบผรบ(ส าเนาซอน) Subject ระบหวเรองของขอความ Attachment ระบไฟลแนบทตองการสง Text Encoding ระบภาษาทตองการใชส าหรบขอความ Notify when Delivered ระบใหแจงเตอนเมอขอความสงถงปลายทาง Notify when Read ระบใหแจงเตอนเมอขอความไดถกเปดอาน Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง

(High) และไมก าหนด (Undefined) Rich formatting เรยกใชฟงกชน Rich Text ไดแก ตวหนา, ตวเขม และตว

เอยง Copy Sent In Sent Items ระบใหส าเนาขอความทสงใหบนทกในกลองขอความ Sent

Items


รปท 3-5 แสดงตวอยางการเขยนขอความอเมลล


บทท 4 Groupware and MAPI Function

Communigate Pro Groupware เปนระบบ Unified Messaging ทแทจรงทมฟงกชนการ

ใชงานส าหรบการท างานรวมกนในองคกร ดวยฟงกชนระบบอเมลล ตารางนดหมาย (Calendar) ระบบงาน (Tasks) สมดโนต (Notes) สมดทอย (Address Book) เพอชวยเสรมประสทธภาพการท างานภายในองคกรใหมากยงขน

ปฏทนและตารางนดหมาย (Calendar and Schedule) ส าหรบปฏทนและตารางนดหมายแลวเปรยบเสมอนบนทกชวยจ าในการจดตารางเวลาทงในการท างานและการบรหารทรพยากรใหไดอยางมประสทธภาพ

การเรยกดปฏทนและตารางนดหมายใหม

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ‚Calendar‛ ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความปฏทนและตารางนดหมายหลก ซงสามารถเลอกมมมองของตารางนดหมายเปนวน, สปดาห, เดอน, ตารางเวลา หรอโฟลเดอร โดยคลกทไอคอน , , , หรอ ใน Sub menu ตามล าดบ

รปท 4-1-1 แสดงตวอยางของตารางปฎทนและตารางนดหมาย


การสรางปฏทนและตารางนดหมาย คลกทไอคอน ใน Sub Menu ของฟงกชน Calendar เพอเขาสการสรางตารางนดหมาย Organizer ขอมลผสงหรอผสรางตารางนดหมาย To ระบผรบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายหลก Optional ระบผรบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายรอง Inform ระบผรบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายทตองการแจงใหทราบ Where สถานทส าหรบนดหมาย Subject ระบหวเรองส าหรบการนดหมาย Starts วนท (เรม) นดหมาย Duration ชวงเวลาทใชในการนดหมาย Show Availability แสดงขอมลเกยวกบเวลาวางของผเขารวมแตละราย โดยใชแถบส (

แทนสถานะยง, แทนสถานะวาง, แทนสถานะไมวาง และ แทนสถานะไมแนใจ)

Recurrence การตงคาการนดหมายแบบซ าๆ เชน ทกชวโมง, ทกวน , ทกเดอน เปนตน Add Recurrence เพมคาการนดหมายแบบซ าๆ Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง (High) และไม

ก าหนด (Undefined) Status สถานะของการนดหมาย ไดแก วาง (Free), ยง (Busy), ไมแนใจ

(Tentative), ไมวาง (Unavailable) All-Day Event ตงคาใหส าหรบเหตการณหรอการนดหมายทเกดขนทงวน Send Requests สงค ารองขอเพอใหมการยอมรบ (Approve) Private Item ตงคาเปนไอเทมสวนตว ท าใหผ อนจะมองไมเหนในกรณทมการอนญาต

ผใชอนสามารถเปดดตารางนดหมายได Attachment ระบไฟลแนบทตองการสง


รปท 4-1-2 แสดงตวอยางของการสรางตารางปฎทนและตารางนดหมาย

รปท 4-1-3 แสดงตวอยางของการคลกทป ม “Show Availability” โดยสเขยวแสดงในสวนของเวลาทวางตรงกน

ระบบงาน (Tasks)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอย Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความระบบงานหลก

- แสดงงานทเสรจแลวหรอแสดงทงหมด - แสดงในลกษณะ Folder - สรางขอความงานใหม

รปท 4-2-1 แสดงตารางระบบงาน


การสรางงานใหม คลกทป ม ‚New Task‛ เพอเขาสการสรางงานใหม Organizer ขอมลผสงหรอผสรางตารางนดหมาย To ระบผรบหรอผ เขารวมในงาน Subject หวเรองของงาน Attachments ระบไฟลแนบทตองการสง Starts วนท (เรม) งาน Due วนสนสดงาน Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง

(High) และไมก าหนด (Undefined) Complete เปอรเซนตของงานทส าเรจแลว Send Request สงค ารองขอเพอใหมการยอมรบ (Accept) Private Item ขอความสวนตว

รปท 4-2-2 แสดงการสรางขอความงาน


สมดโนต (Notes)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความโนตหลก

รปท 4-3-1 แสดงรายการขอความโนต

การสรางขอความโนตใหม คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Notes Subject หวเรองของโนต Text Encoding ภาษาทใชในการ Encoding Rich Formatting การใช Rich Text ในการเขยนขอความ เชน ตวหนา, ตวเอยง

เปนตน

รปท 4-3-2 แสดงการสรางขอความโนต


สมดทอย (Address Book)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสสมดทอย

รปท 4-4-1 แสดงขอความทอยตดตอ (Contacts)

การสรางทอยตดตอใหม คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Contacts แลวกรอกรายละเอยดของทอยตดตอใหม คลกทป ม เพออพเดตการสรางทอยตดตอ


รปท 4-4-2 แสดงการสรางขอความทอยตดตอ (Contacts)


การสราง Contact Group

คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Contacts จากนนในชองของ File As ใหท าการใสชอ Group ทจะสราง และในชองของ E-mail ใหเพม Contact ใหมเขาไปในกลม หรอคลกท

เพอน า contact ใน Address Book มาใส จากนนคลกทป ม Add Contact เพอท าการเพมรายชอนลงไปในกลมใหม แลวคลกทป ม

เพออพเดตการสรางกลม

รปท 4-4-3 แสดงการสราง Contact Group


บทท 5 การก าหนดกฎเกณฑ และการตงคาสวนตว

การสราง Vacation Message เปนการสรางขอความตอบกลบอตโนมตส าหรบกรณทไมสามารถตอบขอความไดหรออยในชวงลาพกงาน (Vacation) ซงท าไดโดยการคลกทป ม Mail Control ใน Menu Bar จากนนคลกท ‚Rules‛ ใหกรอกขอความตอบกลบอตโนมตลงในชอง Vacation Message โดยสามารถใชขอความพเศษ เชน ^F แทนชอของผ ทสงเมลลมา และคลกท Enable เพอใชงาน หากตองการยกเลกใหเอาเครองหมายในกลองท าเครองหมายหลงขอความ ‚Enable‛ ออก และคลกทป ม เพออพเดทการตงคา

รปท 5-1 แสดงการเขาใชงาน Vacation Message


การสรางกฎเกณฑ (Rules) เปนการสรางกฎเกณฑเพอใชควบคมและจดการ Message ทเขาสระบบ เพอใหสามารถใชงานไดตามความตองการ การสรางกฎเกณฑสามารถท าไดโดยใสชอ Rule ในสวนของ Add New จากนนคลกทป ม Create และท าการก าหนดเงอนไขและกฎเกณฑ โดยคลกทป ม Edit

รปท 5-2 แสดงตวอยางการตงชอกฎเกณฑ (Rules)

รปท 5-3 แสดงตวอยางการตงคากฎเกณฑ (Rules)


Rules จะประกอบดวย 2 สวนหลกๆ ดวยกน คอ 1. Data เปนการก าหนดเงอนไขของขอมลทปรากฏใน message ใดๆ

From จาก (ผสง) Sender ผสง Return-Path E-mail address ทสงกลบ To ถง (ผรบ) Cc ส าเนา (ผรบ) Any To or Cc ถงใครกตาม หรอ ส าเนา (ผรบ) Each To or Cc ถงใครคนใดคนหนง หรอ ส าเนา (ผรบ) Reply-To ตอบกลบถง (ผรบ) ‘From’ Name จาก (ผสง) ชอ Subject หวเรอง Message-id รหส Message-id Message size ขนาดของ Message Time of Day เวลาของ Message Current Date วนทปจจบน (Monday, Tuesday, Wednesday, etc) Current Day วนทปจจบน Human Generated ถกสรางโดยบคคล (ไมใชคอมพวเตอร) Header Filed ขอความในหว Message Any Recipient ผรบคนใดคนหนง Each Recipient ผรบคนใด Existing Mailbox Mailbox ทถกสรางขนแลว Source ขอมลตนทาง


2. Action เปนการก าหนดใหระบบท าตามทตองการหลงจากทถกเงอนไข If data is [ ] Then Action [ ] ; ถาเงอนไขของขอมลเปนจรง ใหท าตามค าสง

Parameter Store in เกบขอมลใน ชอ Mailbox Store Encrypted in เกบขอมลทไดถกเขารหสใน ชอ Mailbox Mark ท าสญลกษณ Add Header เพมหวขอมล ขอมล Header Tag Subject เพมขอความในหวเรอง ขอความ Reject with ปฏเสธดวย ขอความ Discard ละเวนการท างานใดๆ Stop Processing หยดการประมวลผล Remember ‘Form’ in บนทกผสงใน ชอ Address Book Accept Request ยอมรบการรองขอ ตวอยางการสรางกฎเกณฑ Ex1- การละเวน (ไมรบ) เมลลทไมถกรปแบบ Data: Message-Id is not *@* Action: Discard

Ex2- การละเวน (ไมรบ) เมลลทใหสงกลบไปยง [email protected] Data: Return-Path is <[email protected]> Action: Discard

Ex3- กรณทเมลลทสงมาหลงจาก 8:15 am ใหท าการ Mark ใหเปนขอความส าคญ Data: Time Of Day is greater 8:15am Action: Mark Flagged


Ex4- กรณทเมลลทสงมาม Header แสดงวา X-Spam ใหท าการเพม Header Field X-Color เขาไป และเพมดานหนาของหวเรองวา [SPAM] หมายเหต X-Color เปนการใหแสดงเปนส ซงในทนใหแสดงเปนสแดง Data: Header Field is X-Spam: * Action: Header X-Color: red Action: Tag Subject [SPAM]

Ex5- กรณทเมลลทสงมามหวเรอง *Make*$* ใหบนทกไวใน mailbox ของ postmaster ทชอวา abuse หมายเหต X-Color เปนการใหแสดงเปนส ซงในทนใหแสดงเปนสแดง Data: Subject is *Make*$* Action: Store in ~postmaster/abuse

Ex6- กรณทเมลลทสงมามหวเรอง *list* ให Mark Flagged ส าหรบเมลลฉบบนนๆ ใหเปนขอความส าคญ Data: Sender is *list* Action: Mark Flagged

Ex7- กรณทเมลลทสงมาจาก Softdebut ใหยายไปเกบไวใน mailbox ของ Softdebut ซงเปน Subfolder ของ INBOX Data: From is *@softdebut.com Action: Store in INBOX/Softdebut

Ex8- กรณทเมลลทสงมาจาก user ทชอวา [email protected] ซงเปนหวหนา ใหท าสญลกษณโดยการ Mark Flagged ส าหรบเมลลฉบบนนๆ ใหเปนขอความส าคญ Data: From is [email protected] Action: Mark Flagged


การเปลยนรหสผาน

สามารถท าไดโดยคลกท ‚Setting‛ จากนนเลอกทแทบ Password ใน Sub menu

รปท 5-4 แสดงการเปลยนรหสผาน

การใชงาน Foreign Folder Foreign Folder คอ โฟลเดอรของผใชอนทมการก าหนดสทธใหสามารถเขาถง (Lookup,

Select, Seen, Flags ฯลฯ เปนตน) ได ในกรณทคณไดรบสทธในการเขาถงโฟลเดอรของผใชอน คณสามารถใชงานโฟลเดอร

ดงกลาวไดโดยคลกทป ม Management ในแถบเครองมอทอยบนหนาตางดานซาย ในสวนของ Folder Aliases ใหใสชอทใชอางองโฟลเดอรนนๆ ลงในชอง Alias Name และใสชอของ Foreign folder ในรปแบบ ~username/folder_path ลงในชอง Folder Name

ยกตวอยางเชน ใส Alias Name เปน Global Contacts และใส Folder Name เปน ~service/Contacts เพอเขาใชงานโฟลเดอร Contacts ของผใชทชอ service โดยอางองโฟลเดอรดงกลาวดวยชอ Global Contact เปนตน

รปท 5-5 แสดงการใชงาน foreign folder


การก าหนดลายเซน การก าหนดลายเซนส าหรบแนบทายอเมลลทสงออกไปหาผ อน สามารถท าไดโดยคลกท

ป ม ‚Setting‛ ใน Menu Bar จากนนเลอกแทบ Compose ใน Sub menu จะปรากฏหนาตาง ใหใสขอความลายเซนลงในชองทอยดานหลงขอความ ‚Signature‛ แลวท าการบนทก โดยคลกทป ม

รปท 5-6 แสดงตวอยางการก าหนดลายเซน

Documents

Web Mail-Pro User’s Guidemail.keihin-kttt.com/SkinFiles/keihin-kttt.com/... · บทที่ 5 การก าหนดกฎเกณฑ์ ... ส่วนของการจัดการข้อความ